Как использовать свободное время на работе

Микропотери времени сильно влияют на общую эффективность. Кажется, что 5 минут — это немного. Но если каждый час в течение 8-часового рабочего дня отвлекаться на 5 минут, а затем сложить эти перерывы — получится 40 минут. Уже ощутимо.

И обратная сторона: если в течение активного дня нужно найти дополнительное время — можно сократить обычные дела на те же 5 минут. Спим 8 часов, бодрствуем 16. 16 умножаем на 5, получаем дополнительные 1,5 часа в день.

Правда, далеко не всегда можно объединить эти минуты в единый блок. Тогда в такие короткие промежутки можно закрывать небольшие дела: ответить на сообщения, свериться с планами, заказать доставку, сделать гимнастику, то есть провести время с пользой.

Значение →

Количество минут

Семейные и прочие обязанности →

120

Дорога до офиса и обратно →

60

Остаток — свободное время →

210

Последнее время всё в мире меняется быстрыми темпами, поэтому актуальность навыков тайм-менеджмента только возрастает. Ещё 10 лет назад дополнительное обучение было опцией, которая особо не влияла на жизнь, работу и востребованность специалистов на рынке труда. Сегодня учиться, расширять и обновлять свои компетенции — это необходимость.

Но не у всех людей получается грамотно спланировать день и выделить время на учёбу. Самая распространённая ошибка — использование отдельных инструментов тайм-менеджмента. Например, только списков задач или календаря. Либо другой вариант — человек может использовать и списки, и календарь, но при этом не придерживаться правил работы с входящей информацией.

Отдельные инструменты помогают решать локальные задачи, но чтобы использовать всё своё время эффективно, необходимо выстраивать систему тайм-менеджмента. Расстановка приоритетов, планирование задач и времени по сферам жизни, организация рабочего пространства, отдыха, работы с информацией — всё это части элементов системы.

Делегировать — действительно полезно. Поделитесь своими долгосрочными целями с близкими и объясните, почему какое-то время не сможете уделять достаточно времени домашним делам. Не стесняйтесь попросить помощи.

Делегировать можно не только домашние обязанности, но и некоторые рабочие моменты. Возможно, какие-то задачи вы готовы отдать на аутсорс, чтобы высвободить время на более важные дела.

Полностью исключить отвлекающие факторы невозможно. Тем более, они бывают разные по своему весу. Например, звонок от ребёнка вроде и отвлекающий фактор, но проигнорировать его нельзя. Здесь просто нужно выделить время и принять решение, что делать в той или иной ситуации. Создать свои правила и чётко им следовать.

Можно начать с того, чтобы выстроить иерархию на основе ценностей. Допустим, жизнь и здоровье человека — безусловный приоритет, семейные ценности и воспитание ребёнка — тоже. И так по нисходящей.

Потом какое-то время нужно позаниматься фиксацией всего, что отвлекает. Телефонные звонки, сообщения в мессенджерах, всплывающая реклама, почтовые уведомления, информация из работающего фоном телевизора, домашние питомцы, шум — кто или что из этого списка заставляет вас отрываться от дел больше всего и почему?

Следующий шаг — на каждое событие придумать варианты действий. Например, с семьёй, знакомыми, коллегами можно договориться. Сказать, что в такое-то время вы заняты, но готовы обсудить возникающие у них вопросы в другое время.

Как ещё можно минимизировать отвлекающие факторы:

• Выключайте телефон или ставьте режим «Не беспокоить», предварительно создав исключение для важных абонентов.
• Домашние смотрят телевизор, не лишать же их этого удовольствия. Сделайте плейлист музыки для работы или учёбы и занимайтесь делами в наушниках.
• Смартфон всё равно нет-нет да моргнёт экраном — уберите его так, чтобы он лежал не в поле зрения.
• Создайте на компьютере отдельный профиль, где на рабочем столе не будет ничего, кроме работы или учёбы.
• Питомцы бывают очень настойчивы, когда хотят есть. Прежде чем заняться делами, налейте им воды и положите корм.
• Заранее подумайте, чем можно занять ребёнка на время, пока вы будете заняты. Безусловно, здесь нужно ориентироваться на то, как долго он может играть самостоятельно.
• Отключите ненужные почтовые рассылки и уведомления, удалите неактуальные для вас чаты в мессенджерах. Просматривайте сообщения только в определённое время.

Вариантов много. Главное — понимать, что отвлекает и с какой периодичностью. Тогда можно подбирать решения под конкретные ситуации.

Мой любимый способ получать пару часов тишины — вставать в 5 утра и спокойно заниматься своими делами, пока все спят. И здесь важно именно вставать раньше, а не ложиться позже, потому что это сильно влияет на работоспособность.

Главное правило при планировании отдыха — регулярность. Обычно люди напрягаются до тех пор, пока не упадут от усталости. Перегружают себя, живут большими циклами. И в какой-то момент даже долгожданного отпуска не хватает, чтобы восстановиться. Но ориентироваться нужно не на отпуск или длинные выходные, вроде новогодних каникул или майских праздников, а на каждый конкретный день.

Очень важно высыпаться. Порой нам кажется, что если сегодня мы ляжем позже, то успеем больше сделать. Да, сегодня это, скорее всего, будет так, а вот завтра уже нет. Даже одна бессонная ночь может выбить из рабочего ритма на несколько дней. Вряд ли это сильно скажется на физической активности, но на способности к интеллектуальной деятельности отразится обязательно. Организм человека рационален. Он сделает всё возможное, чтобы спасти себя от перегруза. Сегодня передавили, завтра он по чуть-чуть начнёт экономить энергию.

В идеале ложиться спать нужно в промежутке с 22 до 23 часов, а вставать в 6–7 часов. Продолжительность сна должна быть в пределах 8 часов. Это время крайне необходимо, чтобы организм отдохнул и подготовился к следующему дню.

Также важно чередовать виды деятельности. Позанимались интеллектуальным трудом — переключитесь на физические упражнения. Это своего рода микроотдых, который позволяет поддерживать хороший уровень активности в течение дня. При высоких нагрузках отлично помогает короткий послеобеденный сон. 20–30 минут вполне достаточно, чтобы восстановить силы.

Когда человек высыпается в течение всей недели, то активные выходные дни со сменой обстановки, выездом на природу, прогулками по городу, походами в театр, кино, выставки, музей, в гости отлично разгружают и помогают зарядиться энергией на предстоящую рабочую неделю.

Прокрастинация не возникает на пустом месте, для неё есть предпосылки. Обычно люди начинают прокрастинировать, когда:

• нет необходимых навыков;
• есть много вариантов действий, или не видно их вовсе;
• не очевидны, не понятны результаты предстоящих действий;
• стоит новая задача, но не понятно, как её решать;
• мешают эмоции;
• у задач заниженная или завышенная важность;
• не хватает ресурсов;
• есть непринятые решения.

И все эти предпосылки легко закрываются при развитом навыке планирования. На этапе постановки цели решаются вопросы важности и результатов, как следствие — появляется первичный эмоциональный настрой. На этапе составления плана прогнозируются варианты действий: как решать новые задачи, что делать с ресурсами, в том числе и навыками, которых не хватает. На этапе реализации плана постоянно анализируется ситуация и принимаются необходимые решения, что в процессе выравнивает возникающие перекосы.

Я бы даже сказал, что отсутствие прокрастинации — это признак хороших, жизнеспособных планов.

Архив rb.ru

04 марта 2009

Архив rb.ru

04 марта 2009

1. Принесите на работу бензопилу и положите ее на стол рядом с собой. Если кто-то спросит, загадочно прошепчите: «На всякий случай».
2. Истерически смейтесь в течение 3 минут, а потом внезапно прекратите и пристально подозрительно посмотрите на тех, кто на вас смотрит.
3. Принеси на работу пластилин и начни лепить из него человечков. Делай это очень кропотливо и старайся, чтобы каждый внешне напоминал твоих коллег. Когда сотрудники станут интересоваться, чем ты занимаешься, отвечай им, что таким образом — через творчество, по рекомендации врача, ты снимаешь стресс и улыбайся. Сотрудники должны понять, что ты лепишь их, для чего ты должен намекать им на это. В конце рабочего дня, когда ты закончишь с лепкой, начни с злорадным выражением лица издеваться над фигурками (тыкать иголки, поджигать ноги, отрывать головы и т.д.), приговаривая, что-то вроде: теперь тебе не так весело, Петров (используй фамилии коллег).
4. Принеси на работу пластилин (светлых оттенков) и начни разминать его. Потом молча оденься, возьми размятый пластилин и начни прилеплять его к двери (как в фильмах пластид прикрепляют). Когда коллеги обратят внимание, с серьезным выражением лица предложи им не отвлекаться от работы, и, воткнув проводки в пластилин, скройся за дверью со словами «шутить со мной вздумали»….
5. Делайте вид, что разговариваете с коллегой, в то время как вы просто бесшумно открываете рот, как глухонемой. Начните безумно злиться, что он не отвечает.
6. Когда ваш коллега заходит в кабинет, сделайте вид, что вы заканчиваете телефонный разговор с дикими криками, руганью и фразой «Никогда больше не смей сюда звонить, паскуда, он сам тебе наберет!». Через 30 секунд объясните, что звонила его мама, и вы сказали, что он ей перезвонит.
7. Старайтесь написать что-то обратной стороной ручки и начните возмущаться, что эти идиотские гелевые ручки не работают. Когда коллега вас поправит, хлопните себя по лбу, поблагодарите его, извинитесь за глупость, переверните страницу и начните заново.
8. Представьтесь на работе своим братом-близнецом и скажите, что заменяете брата, пока он болеет.
9. Уроните ручку недалеко от коллеги. Когда он захочет поднять и передать ее вам, бросьтесь к ней с криками «Это моё!!!». Рассказывайте всем, как ваш коллега пытался украсть у вас ручку.
10. В разговоре с коллегой, где бы ты ни находился, внезапно скажи: «По-моему, у меня телефон звонит» и подойти к окну, мурлыкая «Мурку».
11. При выступлении на собрании периодически изображай нервный тик, дергаясь, как упырь.
12. На любые вопросы коллег, даже если спросят: «Почему в вашем отчете по потребительской удовлетворенности отсутствуют графики, а вместо них отсканированные кроссворды?», отвечай, прищурившись: «Посмотрел бы я на Вас в сорок пятом».
13. Приди в офис с утра, медленно иди, и только кто-то откроет рот, чтобы поздороваться, крикнуть: «Не смей орать на меня!», после чего улыбнуться и пожелать хорошего дня.
14. Подойди к абсолютно лысому сотруднику и начни спрашивать про мелирование и химическую завивку. После того, как он намекнет на то, что он не знает, т.к. он лысый, сделай испуганное лицо и скажи: «Господи, извини, я думал ты специально так стрижешься. Я правда не знал. Мне очень жаль. Искренне соболезную» и убеги в слезах.
15. Подойди к застенчивому сотруднику и спроси: «Ты ел бобы?», чтобы он ни ответил, утверждай: «А мне кажется, ты ел бобы, понимаешь, о чем я?» и по-детски захихикай.
16. Ходи за коллегой по офису и брызгай на все, к чему он прикаснется освежителем воздуха.
17. Когда кто-то вернется из туалета, сморщись и с криками «Фу, Фу — какой ужас!» выбеги из офиса.
18. Разговаривай со всеми коллегами так, будто ты хитрый детектив, расследывающий убийство, а они все подозреваемые. Периодически произноси фразу «Круг сужается».
19. Когда к тебе в офисе обращаются, отвечай нормально, а сразу после ответа пробормочи тихо себе под нос «48-й» и захихикай. И так с каждым, кто к тебе обратится, меняя соответственно номер.
20. Когда к тебе в офисе кто-нибудь обратится, демостративно достань огромные наушники для музыки и надень их.
21. Когда к тебе в офисе кто-нибудь обратится, возмущенно спроси: «Это у меня дежавю или это такая идиотская шутка?»
22. К концу рабочего дня, когда все уходят домой, оденься быстрее всех и, ни с кем не прощаясь, выбеги из офиса, при этом прихватив чью-нибудь шапку и бросив её в противоположную от двери сторону. Выбежав за дверь, гогочи, что есть сил.
23. Ни с того ни с чего заткни пальцами уши и начни громко петь «улю лю люлю, улю лю люлю».
24. Сидя за столом, периодически поднимать голову и гневно кричать: «Кто?! Кто это был!?». В ответ на недоуменные взгляды сотрудников обиженно пробормотать «Дикари», всхлипнуть и закрыть голову руками.
25. Ходи по офису походкой робота и говори как робот.
26. Ходи по офису на коленях и бормочи что-то про мины на полу.
27. На переговорах внимательно слушай выступавшего и, как только он делает паузу в речи, кричи ему: «Почему ты замолчал!? Это важно, черт подери!»
28. Проходя мимо сидящих за столом коллег, заглядывай под стол и, глупо похихикав, уходи с фразой: «Хи-хи-хи, я так и думал».
29. Начни храпеть на совещании и делай вид, что это кто-то сидящий рядом, а не ты.
30. На переговорах на все вопросы отвечай: «Только не надо здесь ни на кого орать».
31. Подойди утром к коллеге, улыбнись, по доброму попроси рассказать, что ему снилось, и, как только тот начнет рассказывать, громко крикни: «Извращенец!» и выбеги из кабинета.
32. Сними ботинки и носки и положи их на край стола.
33. Упоминай начальника в разговоре, называя его наш Фюрер.
34. Подойди к рабочему месту коллеги, когда он работает на компьютере, и молча выключи ему монитор. Когда он возмутится, отвечай ему по-испански (по-немецки) и выдерни провод клавиатуры из компьютера, после чего вернись за свой стол.
35. Делай вид, что звонишь по телефону, и начни говорить всякую тарабарщину, будто по-кавказски — периодически громко смейся и хитро прищуривайся. Главное — вставлять в эту тарабарщину фамилии сидящих рядом колег. После разговора, если спросят, куда ты звонил, говори: «Не понимаю, о чем ты» и делай вид, что ты очень занят. Если ничего не спросят — повторить более эмоционально.
36. Ходи по офису, натыкаясь на всех. На недуменные взгляды говори: «Это от грибов. Сейчас пройдет».
37. Принеси погремушку или трещотку и начни трещать каждый раз, когда коллеги начинают общаться или говорить по телефону. Если попросят перестать, надо сказать «Вы ей тоже не нравитесь».
38. Подойди к сидящему коллеге, который чем-то занят, протяни руку в сантиметре от его головы, тела и начни по-детски хихикать. Когда он спросит, что такое, сказать: «А что, а что, я же не трогаю».
39. Подойди к человеку с линейкой и начни измерять его лицо. Если спросят, говори, что ты лицемер.
40. Подойди поочередно к двум-трем рядом сидящим коллегам и попроси помощи в поисках закатившейся запонки. При этом физически помогай им встать и наклониться к полу, указывая, где посмотреть. Когда все вместе будут увлечены поисками твоей запонки, вернись на свое место и начни заниматься своими делами. Когда к тебе обратятся, скажи, что ты занят, и эта сраная запонка не стоит твоих усилий.
41. В разговоре с коллегой периодически делать оскорбленное лицо после абсолютно безобидной фразы, затем спросить: «ЧТО ВЫ СКАЗАЛИ?», будто бы он твою маму оскорбил. Потом в ответ на изумленный взгляд сказать: «Послышалось» и с милым видом продолжить беседу. Повторить через минуту.
42. Ходить по офису что-то ища и спрашивать, не видел ли кто пробегавшего карлика с большим носом.
43. Сидя у себя за столом начни громко принюхиваться, оглядываясь по сторонам. Когда на тебя обратят внимания, вскочи с места, развяжи галстук и, с раздражением в голосе заявив, что не можешь больше терпеть эту вонь, направляйся к выходу, по пути принюхиваясь к коллегам. Через некоторое время вернись с освежителем воздуха и, распыляя его в воздух, начни безумно хохотать. Потом резко сделайся серьезным и вернись на место, а когда к тебе кто-нибудь обратится, ответь фразой «не мешайте мне работать, я очень занят» и начни звонить по телефону.
44. Зайдя в офис, загадочно крутись вокруг столов коллег, мурлыкая что-то себе под нос, а как только кто-то из них сделает зрительный контакт, остановись и уставься ему в глаза с самым серьезным лицом.
45. Отвечай на все вопросы и приветствия коллег на немецком, португальском, датском, в общем, на каком-нибудь наименее известном в офисе языке.
46. При разговоре с коллегами внезапно взрывайся хохотом, а потом с серьезным лицом скажи «Я не знал, что ты тоже», развернись и уходи.
47. Обращайся к коллегам по отчеству. Только по чужому.
48. Прицепи скрепку или бумагодержатель к уху и ходи по офису. Когда кто-то тебе на это укажет или спросит, улыбнись добро, смущенно скажи: «я слышал-слышал» и уходи.
49. Растрепав волосы и расстегнув рубашку, ходи по офису, прищурив глаз и хитро улыбаясь. Любому, кто сделает тебе замечание, говори, что «он будет следующим», и смейся, как маразматик.
50. Каждый час ровно в 23 минуты вставай и изображай кукушку — главное, чтобы число кукований не соответствовало часу.
51. При разговоре с коллегой с позволения возьми его ручку (желательно паркер) и начни ковырять ею в носу/ухе.
52. Подойди к коллеге и начни с ним абсолютно нормальный деловой разговор, только шепча ему вопросы на ухо и прося его говорить шепотом.
53. Позвони себе с мобильного на рабочий и, пока он звонит, громко начни возмущаться, что кто-то не берет трубку, и что ты не можешь работать в такой нервной обстановке.