К заголовочной части документа относятся реквизиты мвд

5.1 Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными актами органов местного самоуправления.

Изображение герба (Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) муниципального образования) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.2 Эмблема организации, разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках: документов федеральных органов государственной власти (за исключением случаев, предусматривающих использование изображения Государственного герба Российской Федерации), территориальных органов федеральных органов государственной власти, государственных и негосударственных организаций. Изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.3 Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном законодательством порядке, воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа или слева на уровне наименования организации — автора документа (допускается захватывать часть левого поля).

Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.

5.4 Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода.

Пример

5.5 Наименование организации — автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах (уставе или положении). Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением).

Над наименованием организации — автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

5.6 Наименование структурного подразделения — автора документа (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений (органов) в соответствии с локальными нормативными актами и указывается под наименованием организации.

5.7 Наименование должности лица — автора документа используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием организации или наименованием территории (края, области, автономной области и др.), если документ издает руководитель органа власти субъекта Российской Федерации, муниципального образования. Наименование должности лица — автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.

5.8 Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.

В состав справочных данных, за исключением бланков документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, включаются: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).

5.9 Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности) (см. рис. В.6).

5.10 Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа записывается в последовательности — день месяца, месяц, год — одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.

5.11 Регистрационный номер документа — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

5.12 Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.

5.13 Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения. Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.

5.14 Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Пример

Коммерческая тайна

Экз. N 2

5.15 Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указывается в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица.

Пример

Руководителю Федерального

архивного агентства

Фамилия И.О.

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

Пример

Федеральное архивное

агентство

или

Росархив

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения.

Пример

Федеральное архивное

агентство

Отдел государственной

службы, кадров и наград

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.

Пример

АО «Профиль»

Руководителю договорно-

правового отдела

Фамилия И.О.

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.

Пример

	г-ну Фамилия И.О.
или
	г-же Фамилия И.О.

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации адресат указывается обобщенно.

Пример

Руководителям дочерних

обществ АО «Профиль»

или

Руководителям управлений

Росархива

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)».

Пример

Руководителям дочерних

обществ АО «Профиль»

(по списку)

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234.

Пример

Всероссийский научно-

исследовательский институт

документоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82,

Москва, 117393

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовый адрес.

Пример

Фамилия И.О.

ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

г. Люберцы, Московская обл.,

301264

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).

Пример

Всероссийский научно-

исследовательский институт

документоведения и архивного дела

mail@vniidad.ru

5.16 Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Пример

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель Федерального

архивного агентства

Подпись

Дата

И.О. Фамилия

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера.

Пример

(Регламент)

УТВЕРЖДЕН

приказом АО «Профиль»

от 5 апреля 2016 г. N 82

или

(Правила)

УТВЕРЖДЕНЫ

приказом АО «Профиль»

от 6 апреля 2016 г. N 83

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указываются наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).

Пример

(Положение)

УТВЕРЖДЕНО

Советом директоров

АО «Профиль»

(протокол от 12.12.2016 N 12)

5.17 Заголовок к тексту — краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?»):

приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;

приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания;

письмо (о чем?) о предоставлении информации.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центруется относительно самой длинной строки.

Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 — 5 строк.

5.18. Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. В органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных учреждениях республик наряду с государственным языком Российской Федерации могут употребляться государственные языки республик. В деятельности государственных органов, организаций, предприятий и учреждений Российской Федерации используются государственный язык Российской Федерации, государственные языки республик и иные языки народов Российской Федерации.

(в ред. Изменения N 1, утв. Приказом Росстандарта от 14.05.2018 N 244-ст)

(см. текст в предыдущей редакции)

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

— наименование вида документа, наименование организации — автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;

— наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю»).

В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («коллегия… постановляет», «собрание… решило»).

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции…», «в состав управления входят…», «комиссия провела проверку…»).

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

В деловых (служебных) письмах используются формы изложения:

— от первого лица множественного числа («просим направить…», «представляем на рассмотрение…»);

— от третьего лица единственного числа («министерство не возражает…», «общество считает возможным…»);

— от первого лица единственного числа («считаю необходимым…», «предлагаю рассмотреть…»), если письмо оформлено на должностном бланке.

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

В деловых (служебных) письмах могут использоваться:

— вступительное обращение:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый господин Прохоров!

Уважаемая госпожа Захарова!

Уважаемый Николай Петрович!

Уважаемая Ольга Николаевна!

Уважаемые господа!

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

— заключительная этикетная фраза:

С уважением, …

(Измененная редакция, Изм. N 1).

5.19 Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах — приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:

— если приложение названо в тексте:

Приложение:

на 2 л. в 1 экз.

— если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения:

Приложение:	1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.
	2. Справка о кадровом составе Управления регионального кредитования на 2 л. в 1 экз.

— если приложение (приложения) сброшюровано:

Приложение:

отчет о НИР в 2 экз.

— если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

Приложение:

письмо Росархива от 05.06.2015 N 02-6/172 и приложения к нему, всего на 5 л.

— если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

— в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: … (приложение) или … (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: … (приложение N 2);

— на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Пример

Приложение N 2

к приказу АО «Профиль»

от 15.08.2015 N 112

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.

Пример

Приложение 1

УТВЕРЖДЕНО

приказом АО «Профиль»

от 18.05.2015 N 67

5.20 Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

— на первом листе документа (если документ имеет титульный лист — на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);

— на последнем листе документа под текстом;

— на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.

Пример

СОГЛАСОВАНО

Директор ВНИИДАД

(подпись)

Дата

И.О. Фамилия

Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указывают: вид документа, организацию — автора документа, дату и номер письма.

Пример 1

СОГЛАСОВАНО

Советом директоров

АО «Профиль»

(протокол от _________ N ____)

Пример 2

СОГЛАСОВАНО

письмом Росархива

от _________ N ____

5.21 Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.

Пример

Руководитель юридического отдела

Подпись

Дата

И.О. Фамилия

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Пример

Замечания прилагаются.

Руководитель юридического отдела

Подпись

Дата

И.О. Фамилия

В организациях, применяющих системы электронного документооборота, согласование может проводиться в электронной форме согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1.

В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.

По усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений.

5.22 Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Пример

Генеральный директор

Подпись

И.О. Фамилия

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Допускается центровать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Пример

Генеральный директор

АО «Профиль»

Подпись

И.О. Фамилия

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

Пример

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.

Пример

Директор института	Подпись	И.О. Фамилия
Главный бухгалтер	Подпись	И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Пример

Заместитель директора по финансовым вопросам		Заместитель директора по административным вопросам
Подпись	И.О. Фамилия		Подпись	И.О. Фамилия

В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии.

Пример

Председатель комиссии

Подпись

И.О. Фамилия

Члены комиссии

Подпись

И.О. Фамилия

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением).

Пример

И.о. генерального директора

Подпись

И.О. Фамилия

или

Исполняющий обязанности генерального директора

Подпись

И.О. Фамилия

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

5.23 Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

Пример

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ ┌──────────────────────────────────────────┐ │

│ │ ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН │ │

│ │ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ │ │

│ Наименование│ │ │

│ должности │ Сертификат 1а111ааа000000000011 │ Н.Н. Николаев │

│ │ Владелец Николаев Николай Николаевич │ │

│ │ Действителен с 01.12.2012 по 01.12.2017 │ │

│ └──────────────────────────────────────────┘ │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

5.24 Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

5.25 Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, на оборотной стороне внизу слева.

Пример

Забелин Иван Андреевич, Контрольное управление, ведущий специалист

+7(495) 924-45-67, Zabelin@gov.ru

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

5.26 Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Пример

Верно

Инспектор службы кадров

Дата

Подпись

И.О. Фамилия

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N … за … год») и заверяется печатью организации.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

5.27 Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

5.28 Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости — срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.

Пример

Фамилия И.О.

Прошу подготовить предложения к 10.11.2016.

Подпись

Дата

5.29 Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа.

5.30 Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.

Пример

В дело N 01-18 за 2016 г.

Зав. отделом корпоративных проектов

Подпись

Дата

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.

Источник

приказа МВД России от04.12.2006 г. № 987 «О документационном обеспечении управления в системе органов внутренних дел Российской Федерации».

При подготовке документов необходимо руководствоваться следующими основными требованиями: левое поле – 30 мм; правое, верхнее и нижнее поля – по 20 мм. Длина стандартной строки равняется примерно 70 знакам.

Подготовка текстов может осуществляться через один, полтора и два интервала. Через один интервал печатают тексты документов формата А5. В этом случае абзац от абзаца необходимо отделять дополнительным интервалом. Текстовые документы на бумаге формата А4 печатаются в основном через полтора интервала. При подготовке документов к изданию типографским способом их тексты печатаются через два интервала. Документы сроком хранения до трех лет разрешается печатать на двух сторонах листа. Отдельные документы внутреннего обращения допускается писать от руки(рапорт, заявление, объяснительная записка).

Все документы оформляются на бланках или стандартных листах бумаги формата А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм), использование формата А3 (297×420 мм) и А6 (105х148 мм).

Документы изготавливаются на белой бумаге или в исключительных случаях бумаге светлых тонов и печатаются в текстово редактореWord, шрифтом размером № 14, через 1, 1,5, 2 межстроч-

ных интервала.

Вдокументе каждую законченную мысль выделяют в отдельный абзац.

Вдокументах, оформленных на двух и более страницах, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова «страница» и знаков препинания.

При переходе на следующую страницу не рекомендуется:

–отрывать одну строку текста или слово от предыдущего абзаца;

–начинать одну строку нового абзаца на заканчивающейся странице;

–начинать печатать в конце последней строки слово с переносом

(лучше перенести это слово целиком на новую страницу).

Заголовок к тексту выражает краткое содержание документа, согласовывается с наименованием вида документа, его пишут пропис-

ными буквами, подзаголовок – строчными. Длина строки заголовка (подзаголовка) должна быть не более40 знаков. Переносы слов в заголовке (подзаголовке) не делают. Точка в конце заголовка (подзаголовка) не ставится, подчеркивание не допускается. Нельзя заканчивать строку заголовка предлогом или союзом– их переносят на следующую строку. Если заголовок или подзаголовок большой, его делят по смыслу на несколько строк, которые печатаются через один интервал. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок не указывается.

При оформлении документа заголовки и подзаголовки могут располагаться центрированным (посередине текста) и флаговым (от левого поля) способом.

Заголовок может отвечать на вопросы: о чем? (о ком?), например, О создании аттестационной комиссии, чего? (кого?), например, Должностная инструкция ведущего эксперта. Точку в конце заголовка не ставят.

Текст документа отражает его основное смысловое содержание– управленческое действие, решение.

Текст документа составляется, как правило, на русском языке. Допускается составление текста документа на государственном языке субъекта Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках. Тексты документов, направляемых в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, на предприятия, в организации и учреждения, не находящиеся в ведении субъектов Российской Федерации, в обязательном порядке составляются на русском языке. Тексты документов, направляемых зарубежным партнерам, могут составляться на языке страны адресата, на русском или английском языке1.

Тексты документов оформляются в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других органов внутренних дел(организаций) или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование документа,

1 Приказ МВД России от4 декабря 2006 г. № 987 «О документационном обеспечении управления в системе органов внутренних дел Российской Федерации».

наименование органа внутренних дел(организации) – автора документа, его дата и регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит информацию по нескольким вопросам, то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

Враспорядительных документах, подготовленных на принципе единоначалия, текст излагается от первого лица единственного числа («предлагаю», «прошу», «требую»). В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («постановляет», «решила», «решило»). В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа(«требуем», «решили»).

Внекоторых случаях в тексте документа необходимо дать примечания.

Внутритекстовые примечания различают двух видов:

–помещаемые в строку с основным текстом в виде вводных фраз

вкруглых скобках;

–выделяемые отдельными строками и обозначаемые специальной рубрикой «Примечание(я)». Слово «Примечание» пишут строчными буквами (первая буква заглавная) от левого поля, затем ставят двоеточие. Текст примечаний печатают через один интервал. Если примечаний несколько, то после слова «Примечания» ставят двоеточие и нумеруют их последовательно арабскими цифрами.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именами существительными в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и др.).

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные

именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах в отдельной строке приводятся только номера этих граф.

Отметка о наличии приложения, названного в тексте, оформляется с начала строки через один интервал от основного текста следующим образом:

Приложение: по тексту, на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указываются его наименование, число листов и число экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют. Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывается.

Если к документу прилагается другой документ, акже имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от05.06.2009 № 02-6/172 и приложение к нему, н/вх. № 1345 от 10.06.2009, всего на 3 л.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

Вприложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» строчными или прописными буквами с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. Допускается этот реквизит центрировать относительно самой длинной строки.

Всоответствии с ГОСТ Р6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» при подготовке и оформлении документов в установленном порядке используются следующие реквизиты:

1 – Государственный герб Российской Федерации;

2 – герб субъекта Российской Федерации; 3 – геральдический знак – эмблема органов внутренних дел Рос-

сийской Федерации и внутренних войск Министерства внутренних дел Российской Федерации;

4 – код организации;

5 – основной государственный регистрационный номер(ОГРН) юридического лица;

6 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

7 – код формы документа;

8 – наименование органа внутренних дел;

9 – справочные данные об органе внутренних дел;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 – место составления или издания документа; 15 – адресат;

16– гриф утверждения документа;

17– резолюция;

18– заголовок к тексту;

19– отметка о контроле;

20– текст документа;

21– отметка о наличии приложения;

22– подпись;

23– гриф согласования документа;

24– визы согласования документа;

25– оттиск печати;

26– отметка о заверении копии;

27– отметка об исполнителе;

28– отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29– отметка о поступлении документа в орган внутренних дел;

30– идентификатор электронной копии документа.

Всвязи с ограничением доступа к некоторым документам в системе МВД России приказом МВД России от4 декабря 2006 г. № 987

квышеперечисленным реквизитам добавлен гриф ограничения доступа к документу.

Все реквизиты условно можно разделить на три части: заголовочной части, к ним относятся с1 по 17, 19 и 31 реквизиты, основной – 18, 20, 21 реквизиты и оформляющей части – с 22 по 30 реквизиты.

Реквизиты основной части были подробно рассмотрены выше. Рассмотрим реквизиты заголовочной части.

Государственный герб Российской Федерации в одноцветном варианте помещается только на документах МВД России, подписываемых Министром внутренних дел, его заместителями или главным го-

сударственным инспектором безопасности дорожного движения Российской Федерации1. Герб субъекта Российской Федерации помещается на документах субъектов Российской Федерации.

Геральдический знак – эмблема ОВД России, внутренних войск МВД России помещается на угловых штампах или бланках с угловы-

1Федеральный конституционный закон«О Государственном гербе Российской Федерации» // Собр. законодательства Рос. Федерации. – 2000. – № 52 (ч. 1),

ст. 5021.

ми штампами органов внутренних дел. Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляются в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Наименование автора документа должно соответствовать наименованию, закрепленному в его статусных документах. Сокращенное наименование ОВД помещается в скобках ниже полного или после него, если оно закреплено в его статусных документах.

Над наименованием подразделения Центрального аппарата МВД России или непосредственно подчиненного МВД России указывается полное наименование – «Министерство внутренних дел Российской Федерации» и строкой ниже в скобках сокращенное – «МВД России».

Над наименованием других органов внутренних дел указывается сокращенное наименование – «МВД России», а при его отсутствии – полное наименование вышестоящего органа внутренних дел.

Наименование филиала, территориального отделения указывается в том случае, если они являются авторами документа, и располагается ниже наименования органа внутренних дел.

Справочные данные об органе внутренних дел содержат сведения, необходимые при информационных контактах, и могут включать: почтовый или юридический адрес; место нахождения; номера телефонов; код по ОКПО; код по ОКУД; номера телефаксов, счетов в банке, ОГРН, идентификационный номер ИНН/КПП; адрес электронной почты и другие сведения по усмотрению органа внутренних дел.

Наименование вида документа, составленного или изданного органом внутренних дел, регламентируется положением о нем и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД. В письме наименование вида документа не указывается.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата составления. Если авторами документа являются несколько подразделений ор-

гана внутренних дел, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Проставлять ноль в датах обязательно (05.02.2011). Допускается словесно-цифровой способ оформления даты (05 февраля 2011 г.). Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который может быть дополнен по усмотрению ОВД индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и другими сведениями. Регистрационный номер документа, составленный совместно двумя и более подразделениями органа внутренних дел, состоит из регистрационных номеров документа каждого подразделения, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа обязательна, используется преимущественно при оформлении писем, которые являются ответами на поступивший запрос. Наличие этого реквизита исключает необходимость его упоминания в тексте письма.

Место составления или издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам«Наименование ОВД» и «Справочные данные об ОВД». Место составления или издания указывается с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

В качестве адресата могут быть указаны органы внутренних дел, органы управления, соединения и части внутренних войск МВД России, организации, не входящие в систему МВД России, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

При адресовании документа в орган внутренних дел указывается его сокращенное наименование и через два интервала– наименование подразделения в именительном падеже.

через два интервала – специальное (воинское) звание, через один интервал – инициалы, фамилия. Допускается центрировать каждую строку реквизита по отношению к самой длинной строке.

МВД России	Начальнику УВД
Государственное учреждение	по Смоленской области

«Всероссийский научно-	генерал-майору полиции
исследовательский институт	В. И. Сидорову
Министерства внутренних дел
Российской Федерации»

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.

Если документ направляется в несколько органов внутренних дел или в несколько структурных подразделений одного и того же органа внутренних дел, то наименования должностей лиц, которым адресован документ, могут указываться обобщенно. Если письмо адресуется организации, не входящей в систему МВД России, указывается ее наименование, а затем почтовый адрес в соответствии с правилами ока-

зания услуг почтовой связи: наименование адресата (для граждан – фамилия, имя, отчество); название улицы, номера дома, корпуса, квартиры; название населенного пункта(города, поселка); района; республики, края, области, автономной области, автономного округа; почтовый индекс.

Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу документа и состоит из слова УТВЕРЖДАЮ(без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, и ее принадлежности, специального (воинского) звания, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки. При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагаются на одном уровне.

1 Постановление Правительства Российской Федерации от15 апреля 2005 г. № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» // Собр. законодательства Рос. Федерации. – 2005. – № 17, ст. 1556.

При утверждении документа решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН(УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Резолюция пишется должностным лицом на свободном от текста месте документа и включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату. Допускается оформление резолюции на отдельном листе или специальном бланке, с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому она относится.

Отметка о контроле за исполнением документа обозначает, что документ поставлен на контроль. Проставляется штамп «Взято на контроль», «Контроль» либо буква «К».

Гриф ограничения доступа к документу является реквизитом официального документа, свидетельствующим об особом характере информации, ограничивающим круг пользователей документа. Гриф ограничения доступа к документу(«Особой важности», «Совершенно секретно», «Секретно», помета «Для служебного пользования») проставляется без кавычек на первом листе документа. Состав реквизита определяется иными нормативными правовыми актами МВД России.

Реквизиты оформляющей части документа прописываются следующим образом.

Реквизит «Подпись» печатается от нулевого положения табулятора. В его состав в общем случае входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке органа внутренних дел, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Инициалы и фамилия в реквизите«Подпись» печатаются с пробелом на уровне последней строки реквизита. Допускается центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. При направлении документа в подразделения системы МВД России, а также должностным лицам других организаций, имеющим специальные (воинские) звания, в его состав включается специальное (воинское) звание лица, подписавшего документ. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей. При подписании

документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне в алфавитном порядке фамилий.

В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии, специальное (воинское) звание, инициалы, фамилии в алфавитном порядке.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности(временно исполняющим обязанности) должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии(И.о. начальника, Врио начальника). Запрещается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

Гриф согласования документа пишется с левой стороны вверху или внизу документа и состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование органа внутренних дел), специального (воинского) звания, личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. Возможно осуществление согласования письмом, протоколом и подобным документом.

СОГЛАСОВАНО	СОГЛАСОВАНО
Начальник ФЭД МВД России	Письмо Министерства финансов
генерал-майор полиции	Российской Федерации
личная подпись Н. В. Головин	от 30.01.2011 № 345/24
23.03.2011

Виза согласования документа включает подпись и должность визирующего документ, специальное (воинское) звание, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа или лицевой стороны экземпляра, который остается в ОВД. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования с указанием заголовка документа. Допускается, по усмотрению руководителя органа внутренних дел, полистное визирование документа.

Оттиск печати проставляется на документе, захватывая левый край реквизита «Подпись», и заверяет ее подлинность.

При заверении копии документа ниже реквизита«Подпись» проставляется надпись «Верно», должность лица, заверившего ее, его лич-

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

#
#
#
#
#
#
#
#
#
#
07.01.2021195.29 Кб416.pdf
#

Источник

19. Оформление документов должно осуществляться с соблюдением следующих правил:

обеспечение юридической силы документов;

оперативное и качественное их исполнение и поиск;

возможность обработки с помощью средств вычислительной техники;

создание как исторического источника информации.

20. Текст документа отражает его основное смысловое содержание – управленческое действие, решение.

21. Составление проекта документа должно начинаться с изучения существа вопроса, подлежащего урегулированию, действующего по этому вопросу законодательства Российской Федерации, нормативных правовых, организационно-распорядительных актов и иных материалов информационно-справочного характера.

22. При подготовке документов необходимо руководствоваться следующими основными требованиями:

22.1. Документ не должен противоречить законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и нормативным правовым актам МВД России.

22.2. Документ должен быть написан официально-деловым стилем.

22.3. Изложение содержания документа должно быть логичным, кратким и точным, исключающим неоднозначное толкование.

22.4. Применяемые термины должны соответствовать терминологии, используемой в законодательных и иных нормативных правовых актах Российской Федерации и нормативных правовых актах МВД России, и употребляться в одном и том же значении.

22.5. Документ должен основываться на фактах и содержать конкретные и реальные предложения или указания.

22.6. Документ не должен дублировать положения ранее изданных нормативных правовых актов.

22.7. Документ должен быть оформлен в соответствии с существующими государственными стандартами и требованиями настоящей Инструкции, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов с соблюдением порядка их расположения.

22.8. В документе не должно быть помарок и исправлений.

23. Документирование информации в органах внутренних дел Российской Федерации осуществляется с использованием технических средств*(15), в том числе средств вычислительной техники.

Отдельные документы внутреннего обращения допускается писать от руки (рапорт, заявление, объяснение).

24. При оформлении документов рекомендуется применять текстовый редактор Microsoft Word версии 2003 и выше или другой, совместимый с ним, с использованием шрифтов Times New Roman (Times New Roman Cyr) размером № 13 – 15 через 1 – 1,5 межстрочных интервала. Шрифт в документе должен быть единым по размеру, за исключением особенностей, предусмотренных пунктом 28 настоящей Инструкции.

Для выделения части текста документа, его наименования могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.

25. Документы оформляются на бланках установленной формы, на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов с определенным их расположением и оформлением. Для отдельных видов документов допускается использование бумаги форматов АЗ (297 х 420 мм) и А6 (105 х 148 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, за исключением нормативных правовых актов, должен иметь поля, мм:

30 – левое;

10 – правое;

20 – верхнее;

20 – нижнее.

26. Документы изготавливаются на белой бумаге или в исключительных случаях бумаге светлых тонов.

27. В проектах законодательных и иных нормативных правовых актов, проектах приказов, распоряжений и указаний Министерства рекомендуется употреблять полные наименования федеральных органов исполнительной власти, в протоколах совещаний, заседаний, коллегий, служебных письмах, а также в документах справочного характера и текстовых приложениях к документам – установленные сокращенные наименования федеральных органов исполнительной власти.

28. При подготовке и оформлении документов в установленном порядке могут использоваться следующие реквизиты:

01 – Государственный герб Российской Федерации;

03 – геральдический знак – эмблема органов внутренних дел Российской Федерации и внутренних войск Министерства внутренних дел Российской Федерации*(16);

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование органа внутренних дел;

09 – справочные данные об органе внутренних дел;

10 – вид документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

13 – ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа адресанта;

14 – место составления (издания) документа;

15 – адресат;

16 – гриф утверждения документа;

17 – указания по исполнению документа;

18 – наименование либо аннотация документа;

19 – отметка о контроле;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати;

26 – отметка о заверении копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа в орган внутренних дел;

30 – идентификатор электронной копии документа;

31 – гриф ограничения доступа к документу.

28.1. Государственный герб Российской Федерации воспроизводится в одноцветном варианте и помещается только на бланках документов Министерства, подписываемых Министром внутренних дел Российской Федерации*(17) или его заместителями*(18). Размер герба составляет 19 x 21 мм.

28.2. Геральдический знак – эмблема органов внутренних дел Российской Федерации и внутренних войск Министерства внутренних дел Российской Федерации*(19) помещается на штампах или бланках органов внутренних дел. Иные случаи использования эмблемы МВД России на штампах и бланках документов устанавливаются Министром внутренних дел Российской Федерации. Размер эмблемы МВД России составляет 35 х 17 мм.

Эмблему МВД России не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации.

При оформлении документов за подписью заместителя Министра – главнокомандующего внутренними войсками МВД России, заместителя Министра – начальника Следственного департамента МВД России, начальника ГУ МВД России по Северо-Кавказскому федеральному округу, пользующегося правами заместителя Министра*(20), используются:

бланк с Государственным гербом Российской Федерации – при реализации ими полномочий заместителя Министра;

бланк с эмблемой МВД России – при реализации ими полномочий руководителей соответствующих подразделений Министерства.

28.3. Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

28.4. Основной государственный регистрационный номер ОГНР юридического лица проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

28.5. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

28.6. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

28.7. Наименование органа внутренних дел, являющегося автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в его статусных документах.

Над наименованием структурного подразделения Министерства указывается полное наименование – «Министерство внутренних дел Российской Федерации» и строкой ниже в скобках сокращенное – «МВД России».

Над полным наименованием органов внутренних дел указывается сокращенное наименование вышестоящего органа внутренних дел, а при его отсутствии – полное наименование.

Сокращенное наименование органа внутренних дел приводится в тех случаях, когда оно закреплено в его статусных документах и помещается в скобках ниже полного или после него.

Наименование территориального органа указывается в соответствии:

с Указом Президента Российской Федерации от 1 марта 2011 г. № 249 «Об утверждении Типового положения о территориальном органе Министерства внутренних дел Российской Федерации по субъекту Российской Федерации»*(21);

с Приказом МВД России от 21 апреля 2011 г. № 222 «Об утверждении Типового положения о территориальном органе Министерства внутренних дел Российской Федерации на районном уровне»*(22).

Например: Министерство внутренних дел по Республике Дагестан (МВД по Республике Дагестан), Главное управление МВД России по г. Москве (ГУ МВД России по г. Москве) или Управление Министерства внутренних дел Российской Федерации по городскому округу Домодедово Московской области (УМВД России по г.о. Домодедово).

Оформляется шрифтом Times New Roman (Times New Roman Cyr) размером № 12 полужирным начертанием через один межстрочный интервал.

28.8. Справочные данные об органе внутренних дел

Справочные данные об органе внутренних дел содержат сведения, необходимые при информационных контактах, и могут включать: почтовый или юридический адрес; место нахождения; номера телефонов; код по ОКПО; код по ОКУД; номера телефаксов, счетов в банке; ОГРН; идентификационный номер ИНН/КПП; адрес электронной почты и другие сведения по усмотрению органа внутренних дел.

Оформляется шрифтом Times New Roman (Times New Roman Cyr) размером № 10 – 12 через один межстрочный интервал.

28.9. Вид документа, составленного или изданного органом внутренних дел, регламентируется его положением (уставом) и должен соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД.

В письме наименование вида документа не указывается.

28.10. Дата документа

Датой документа является дата его регистрации (приказы, распоряжения, письма, докладные и служебные записки) или утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет, методические рекомендации), для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата составления.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами*(23). Например: дату «5 февраля 2012 г.» следует оформить следующим образом: «05.02.2012». Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, – обязательно.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например «5 февраля 2012 г.».

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны содержать дату и подпись должностного лица, ознакомившегося с документом. Документы, изданные совместно двумя или более структурными подразделениями органов внутренних дел, должны иметь единую дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания документа.

28.11. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа формируется в соответствии с системой регистрации, принятой в Министерстве (органе внутренних дел), и проставляется в документе на предусмотренном для данного реквизита месте.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который может быть дополнен по усмотрению органа внутренних дел индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и других необходимых сведениях.

Регистрационный номер документа, подготовленный совместно двумя и более подразделениями органа внутренних дел, состоит из регистрационных номеров каждого подразделения. При этом регистрационные номера распределяются в порядке указания (перечисления) подразделений, подготовивших данный документ.

28.12. Ссылка на исходящий номер и дату документа

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа обязательна при оформлении писем, которые являются ответами на поступивший запрос (письмо, заключение и другие). Сведения в данный реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют его регистрационному номеру и дате.

28.13. Место составления (издания) документа

Место составления (издания) документа указывается в бланках документов Министерства и органов внутренних дел, за исключением бланков писем. Например: Москва, Саратов.

Место составления (издания) документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование органа внутренних дел» и «Справочные данные об органе внутренних дел». Место составления или издания указывается с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

28.14. Адресат

Документы адресуют в органы власти, организации, структурные подразделения, должностным лицам, гражданам.

Текст реквизита «Адресат» размещается в правом верхнем углу первого листа документа, в пределах от центра текстового поля до его правой границы.

Строки реквизита «Адресат» центруются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правой границей текстового поля, или выравниваются по левому краю.

Первая строка реквизита 15 «Адресат» на угловом бланке печатается на одном уровне с полным наименованием подразделения (реквизит 08).

При адресовании документа в орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:

Правительство

Российской Федерации

или

Министерство юстиции

Российской Федерации

Департамент организации и контроля

При адресовании документа в орган внутренних дел указываются сокращенное наименование органа внутренних дел и через 2 интервала наименование подразделения в именительном падеже, например:

МВД России	или	МВД России
Федеральное государственное казенное учреждение «Всероссийский научно- исследовательский институт Министерства внутренних дел Российской Федерации»		Главное управление уголовного розыска

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу – после фамилии.

При адресовании документа конкретному должностному лицу указываются в дательном падеже наименование должности этого лица, полное или сокращенное наименование органа внутренних дел, через 2 интервала специальное (воинское) звание, через 1 интервал инициалы, фамилия. Допускается центрировать каждую строку реквизита по отношению к самой длинной строке, например:

Начальнику УМВД России

по Смоленской области

специальное звание

И. О. Фамилия

или

Начальнику Главного управления

уголовного розыска МВД России

специальное звание

И. О. Фамилия

Министрам внутренних дел

по республикам, начальникам ГУ,

УМВД России по субъектам

Российской Федерации

или

Начальникам управлений,

отделов МВД России

по районам, городам и иным

муниципальным образованиям

Ивановской области

(по списку)

Если письмо адресуется организации, не входящей в систему МВД России, указывается ее наименование, а затем почтовый адрес.

Почтовый адрес в составе реквизита «Адресат» указывается в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи*(24): наименование адресата (для граждан – фамилия, имя, отчество); название улицы, номер дома, номер корпуса, номер квартиры; название населенного пункта (города, поселка и другие); название района; название республики, края, области, автономной области, автономного округа; почтовый индекс, например:

Государственное учреждение

«Всероссийский научно-исследовательский

институт документоведения и архивного дела»

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Фамилия И. О.

ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

г. Липки, Киреевский р-н,

Тульская обл., 301264

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в субъектах Российской Федерации.

В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

28.15. Гриф утверждения

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу документа и состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, специального (воинского) звания, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ

Начальник ГУУР МВД России

специальное звание

личная подпись*(25) И. О. Фамилия

«7» марта 2012 г.

или

УТВЕРЖДАЮ

Начальник УМВД России

по Липецкой области

специальное звание

личная подпись И. О. Фамилия

«15» июня 2012 г.

При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагаются на одном уровне. Утверждаемый документ должен быть подписан.

При утверждении документа решением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например:

УТВЕРЖДЕН

протоколом заседания

экспертной комиссии

от 15.06.2012 № 14

28.16. Указания по исполнению документа пишутся на свободном от текста месте документа соответствующим руководителем (начальником) и включают в себя инициалы и фамилии исполнителей, содержание поручения и срок его исполнения (при необходимости), подпись, ее расшифровку и дату, например:

инициалы и фамилия

инициалы и фамилия

──────────────────────────────────

Прошу подготовить проект ответа

в УМВД России по Рязанской области

к 17.07.2011.

Личная подпись И. О. Фамилия

05.07.2011

Допускается оформление указаний по исполнению документов на отдельном листе либо на специальном бланке с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому они относятся.

28.17. Наименование либо аннотация документа – краткое содержание документа, которое составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 5 строк).

Аннотация оформляется под реквизитами бланка от левой границы текстового поля, может занимать до 5 строк по 28 – 30 знаков в строке шрифтом размера № 10 – 12 и через 1 межстрочный интервал.

Аннотация составляется исполнителем, готовящим проект документа, и должна точно передавать содержание документа, быть краткой и согласованной с наименованием вида документа. Точку в конце аннотации не ставят.

Например:

приказ (о чем?): Об утверждении Положения о территориальном органе внутренних дел Российской Федерации

письмо (о чем?): О согласовании проекта приказа

правила (чего?): Правила подготовки нормативных правовых актов

Аннотация может отвечать на вопросы: о чем? (о ком?), например:

О создании аттестационной комиссии

чего? (кого?), например:

Должностная инструкция ведущего эксперта

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, аннотация не указывается.

28.18. Отметка о контроле за исполнением документа обозначает, что документ поставлен на контроль.

Отметка о контроле документа проставляется посредством штампа «КОНТРОЛЬ» справа на свободном месте верхнего поля первого листа документа.

28.19. Текст документа

В органах внутренних дел документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации.

Текст документа излагается с соблюдением правил русского языка, с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа, его назначения в управленческой деятельности и оформляется в виде связного текста, анкеты, таблицы или их соединения.

Тексты документов, направляемых зарубежным партнерам, могут составляться на языке страны адресата, на русском или английском языке.

Официальное обращение к адресату (словосочетание, выражающее уважение к адресату) отделяется от других частей текста восклицательным знаком. Обращения должны соответствовать обычаям официального этикета, которые предусматривают обращение к адресату, состоящее из имени собственного (имени и отчества) и прилагательного, наиболее соответствующего случаю обращения, например:

Уважаемый Матвей Сергеевич!

При обращении к нескольким адресатам допустимо обращение:

Уважаемые коллеги!;

Уважаемые граждане!

Обращение к адресату располагается на 2 – 3 межстрочных интервала ниже реквизита «Наименование либо аннотация документа».

Служебные письма, имеющие нескольких адресатов, могут оформляться без обращений.

Вступительная фраза (предложение, включающее благодарность адресату, а также пояснение мотивов, целей и просьб служебного письма), в которой используются фразеологические формулы подтверждения, обоснования действия, предложения, благодарности и другие, например:

подтверждение:

Ваше письмо от … № … получено;

МВД России Ваше письмо от… № … получено;

В подтверждение … направляем в Ваш адрес …;

обоснование действия:

В соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации…;

В связи с… (переносом сроков исполнения, проведением совместных мероприятий)…;

На основании (подписанного договора, утвержденного протокола)…;

В порядке оказания (содействия, помощи)…»;

В целях (совершенствования контроля, использования полномочий)…;

благодарность:

Мы благодарны Вам за содействие в организации профессионального обучения работников …;

Мы были бы Вам признательны за поддержку нашей инициативы…;

просьба:

Обращаемся к Вам с просьбой …;

Просим (направить, исключить, оказать содействие)…;

Убедительно просим (предоставить возможность…, провести экспертизу…, дать заключение…, дать согласие…)…;

Просим (оформить, организовать исполнение, сообщить сведения)…; сопровождение:

Направляем копию служебного контракта…;

Высылаем (методические пособия, инструкцию, техническую документацию, проект приказа)…;

напоминание:

Напоминаем, что в соответствии с предварительной договоренностью Вам необходимо представить следующие сведения…;

Напоминаем Вам, что срок исполнения контрольного документа истекает 21.02.2012;

предложение:

Рекомендуем исключить данный абзац из текста проекта;

Мы можем предложить Вам различные варианты решения названной проблемы.

Текст печатается в установленных границах полей и отделяется от обращения одним дополнительным межстрочным интервалом. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 – 1,5 см от левой границы текстового поля.

Текст состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения; докладные записки – оценку фактов, выводы).

Если текст содержит несколько решений, выводов, предложений, замечаний, то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В организационно-распорядительных документах текст излагается от первого лица единственного числа («предлагаю», «прошу», «требую»),

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («постановляет», «решила», «решило»),

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («требуем», «решили»),

В документах, устанавливающих права и обязанности должностных лиц, а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «комиссия установила»).

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»),

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «управление считает возможным»),

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, документов, ранее изданных органом власти, исполнителем, указывается вид документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также аннотация, заключенная в кавычки, например:

«В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»…».

Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов, то в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.

Текст документа может содержать фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты (например, в текстах приложений).

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и другое). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, то графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Заключительная формула вежливости (словосочетание, подчеркивающее особо уважительное отношение к адресату) используется по усмотрению подписывающего служебное письмо руководителя (начальника) органа внутренних дел, предшествует подписи, располагается на один межстрочный интервал ниже текста письма и может выполняться собственноручно подписывающим его должностным лицом, например:

С уважением,… ;

С глубоким уважением, … ;

С благодарностью и уважением, ….

28.20. Отметка о наличии приложения

Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к распоряжениям, указаниям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.

В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля и отделяется от основного текста 1 – 2 дополнительными межстрочными интервалами. Если приложение названо в тексте письма, то в отметке о приложении указываются количество листов в приложении и количество экземпляров приложения, например:

Приложение: по тексту, на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указываются его наименование, число листов и число экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложения:

1. Сведения (форма ЗЕ), на 5 л. в 1 экз.

2. Справочные материалы по работе подразделений тыла, на 3 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывается, например:

Приложение: Методические рекомендации в 2 экз.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение:

Письмо Росархива от 05.06.2012 № 02-6/172

и приложение к нему, н/вх. № 1345 от 10.06.2012, всего на 3 л.

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишется «Приложение № ___» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. Допускается выражение «Приложение № ___» печатать прописными буквами («ПРИЛОЖЕНИЕ № ___»), а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

к Распоряжению начальника

ГУОООП МВД России

от 15.01.2012 № 319

или

Приложение № 3

к Распоряжению МВД России

от 25.02.2012 № 15

28.21. Подпись

Реквизит «Подпись» отделяется от предыдущего реквизита 1-2 дополнительными межстрочными интервалами.

В состав реквизита «Подпись» в общем случае входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке органа внутренних дел, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Инициалы и фамилия в реквизите «Подпись» печатаются с пробелом на уровне последней строки реквизита, например:

Начальник Договорно-правового департамента

МВД России

личная подпись

И. О. Фамилия

или:

Заместитель начальника

ГУ МВД по Ставропольскому

краю – начальник полиции

специальное звание

личная подпись

И. О. Фамилия

Допускается центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки, например:

Начальник Договорно-правового департамента

MВД России

личная подпись

И. О. Фамилия

При направлении документа в системе МВД России, а также должностным лицам других организаций, имеющим специальные (воинские) звания, в состав реквизита «Подпись» включается специальное (воинское) звание лица, подписавшего документ, например:

Начальник Договорно-правового департамента

МВД России

специальное звание

личная подпись

И. О. Фамилия

или на бланке

Начальник специальное звание

личная подпись

И. О. Фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемой должности, например:

Начальник ОАД МВД России специальное звание

личная подпись

И. О. Фамилия

Помощник начальника по кадрам специальное звание

личная подпись

И. О. Фамилия

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне в алфавитном порядке следования фамилий, например:

Заместитель Министра

внутренних дел

Российской Федерации

личная подпись И. О. Фамилия

Заместитель Министра финансов

Российской Федерации

личная подпись И. О. Фамилия

При подписании документов, составленных комиссией, указываются должности лиц в составе комиссии (а не их должности по основному месту службы, работы), специальное (воинское) звание, инициалы, фамилия в алфавитном порядке, например:

Председатель комиссии	специальное звание	личная подпись	И. О. Фамилия
Члены комиссии:
	специальное звание	личная подпись	И. О. Фамилия
	специальное звание	личная подпись	И. О. Фамилия
	специальное звание	личная подпись	И. О. Фамилия

Документ может быть подписан исполняющим обязанности (временно исполняющим обязанности) должностного лица, например:

И. О. начальника ГУ МВД России

по Ставропольскому краю

специальное звание

личная подпись

И. О. Фамилия

или:

Врио начальника

специальное звание

личная подпись

И. О. Фамилия

Запрещается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

Факсимильная подпись руководителя (начальника) органа внутренних дел может проставляться на рассылаемых приглашениях, поздравлениях, бланках почетных грамот, благодарностей и других подобных документах.

28.22. Гриф согласования

Согласование проекта документа с другими государственными органами власти и организациями, структурными подразделениями органа внутренних дел, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования.

Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

Гриф согласования документа пишется с левой стороны вверху или внизу документа и состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек, прописными буквами), должности лица, которым согласовывается документ (включая наименование органа внутренних дел), специального (воинского) звания, личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО Начальник ФЭД МВД России специальное (воинское) звание
личная подпись 23.03.2012	И. О. Фамилия

Если согласование осуществляется письмом, протоколом и подобным документом, гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Министерства финансов

Российской Федерации

от 30.01.2012 № 345/24

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

ФСТЭК России

от 12.01.2012 № 3

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций либо структурных подразделений органов внутренних дел, грифы согласования могут располагаться под реквизитом «Подпись» (при отсутствии подписи – ниже текста документа), либо на отдельном листе согласования, с проставлением под реквизитом «Подпись» отметки «Лист согласования прилагается».

В зависимости от вида и содержания документа его согласование осуществляется:

с вышестоящими органами в случаях, предусмотренных законодательством;

с федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

с органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области деятельности (экологический, пожарный и другие);

со структурными подразделениями органа внутренних дел; с подведомственными организациями; с общественными организациями (при необходимости).

28.23. Виза согласования документа*(26) включает подпись и должность лица, визирующего документ, специальное (воинское) звание, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания, например:.

Начальник отдела правового обеспечения специальное (воинское) звание	или	личная подпись 04.02.2012	И. О. Фамилия
личная подпись 04.02.2012	И. О. Фамилия

При наличии замечаний к документу виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются.

Начальник Правового управления

специальное (воинское) звание

личная подпись

И. О. Фамилия

11.02.2012

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Для документа, подлинник которого остается в органе внутренних дел, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляется из органа внутренних дел, визы проставляются на лицевой стороне второго экземпляра отправляемого документа.

Допускается полистное визирование документа и его приложения.

28.24. Оттиск печати

Печать является средством подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Печать проставляется на свободном от текста месте, так чтобы была видна вся информация на оттиске печати. При этом оттиск должен захватывать часть наименования должности лица, подписывающего документ, и не закрывать его личной подписи.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП».

28.25. Отметка о заверении копии

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляются: заверительная надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения, например:

Начальник

специальное звание

личная подпись

И. О. Фамилия

Верно

Референт отдела

делопроизводства и режима

02.03.2012

личная подпись

И. О. Фамилия

Допускается копию документа заверять печатью.

При изготовлении многостраничных копий (выписок из документа) все листы нумеруются и прошиваются. На оборотной стороне последнего листа, в месте скрепления, накладывается бумажная наклейка с заверительной надписью и указанием наименования подразделения, количества пронумерованных и скрепленных листов, подписью, инициалами и фамилией должностного лица. Данная наклейка опечатывается печатью, оттиск которой должен захватывать часть этой наклейки.

28.26. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе включает в себя количество экземпляров, адресование экземпляров, инициалы и фамилию исполнителя, номер его телефона, дату, когда был отпечатан документ. Отметка об исполнителе располагается на оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра документа в левом нижнем углу, например:

отп. 2 экз.

1 – в адрес

2 – в дело (подразделения-исполнителя)

исп. И. О. Фамилия

667 03 26

07.02.2012

или

отп. 3 экз.

1 – в адрес

2 – в ДДО МВД России

3 – в дело (подразделения-исполнителя)

исп. И. О. Фамилия

667 03 26

07.02.2012

На оборотной стороне первого экземпляра письма допускается проставление только инициалов и фамилии исполнителя и его номера телефона.

При тиражировании документа, предназначенного для рассылки, в левом нижнем углу лицевой стороны его последнего листа в обязательном порядке проставляются инициалы и фамилия исполнителя, служебный телефон и наименование структурного подразделения, сотрудником которого он является.

28.27. Отметка об исполнении документа

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа – краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Данные об исполнении документа подписываются и датируются исполнителем, слова «В дело» и номер дела, в котором будет храниться документ, – начальником (заместителем начальника) подразделения органа внутренних дел, в котором исполнен документ.

Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа, а при отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении поручения, содержать слово «Доложено» и краткие сведения об исполнении.

28.28. Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа в орган внутренних дел (подразделение органа внутренних дел) проставляется в виде штампа на оборотной стороне с указанием наименования органа внутренних дел, получившего документ, регистрационного (входящего) номера, даты регистрации (при необходимости – часов и минут), количества листов основного документа и приложений к нему.

Допускается отметку о поступлении документа наносить на документ в виде штрих-кода, а также проставлять от руки.

28.29. Идентификатор электронной копии документа

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на электронном носителе, дату его создания и другие поисковые данные.

28.30. Гриф ограничения доступа к документу

Отметка проставляется на документах, содержащих информацию, составляющую служебную тайну, иную конфиденциальную информацию (в том числе персональные данные)*(27).

Отметка о конфиденциальности документа является его реквизитом, свидетельствующим об особом характере информации и ограничивающим круг пользователей документа. Гриф ограничения доступа к документу («Особой важности», «Совершенно секретно», «Секретно», пометка «Для служебного пользования») проставляется без кавычек на первом листе документа. Состав реквизита определяется иными нормативными правовыми актами МВД России. Реквизит может дополняться данными, предусмотренными законодательством Российской Федерации об информации, информационных технологиях и защите информации, нормативными правовыми актами МВД России (например – «Лично», «Литер «М» и другие).

29. При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют арабскими цифрами по центру верхнего поля.

30. Печатание документов осуществляется непосредственно исполнителями в структурных подразделениях органа внутренних дел на соответствующих бланках или стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).

31. Вычитка отпечатанных документов производится исполнителем.

Источник

#Lbl19

19. Оформление документов должно осуществляться с соблюдением следующих правил:

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

обеспечение юридической силы документов;

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

оперативное и качественное их исполнение и поиск;

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

возможность обработки с помощью средств вычислительной техники;

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

создание как исторического источника информации.

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl20

20. Текст документа отражает его основное смысловое содержание — управленческое действие, решение.

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl21

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl22

22. При подготовке документов необходимо руководствоваться следующими основными требованиями:

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl2201

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl2202

22.2. Документ должен быть написан официально-деловым стилем.

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl2203

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl2204

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl2205

22.5. Документ должен основываться на фактах и содержать конкретные и реальные предложения или указания.

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl2206

22.6. Документ не должен дублировать положения ранее изданных нормативных правовых актов.

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl2207

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl2208

22.8. В документе не должно быть помарок и исправлений.

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl23

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Отдельные документы внутреннего обращения допускается писать от руки (рапорт, заявление, объяснение).

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl24

24. При оформлении документов рекомендуется применять текстовый редактор Microsoft Word версии 2003 и выше или другой, совместимый с ним, с использованием шрифтов Times New Roman (Times New Roman Cyr) размером № 13 — 15 через 1 — 1,5 межстрочных интервала. Шрифт в документе должен быть единым по размеру, за исключением особенностей, предусмотренных пунктом 28 настоящей Инструкции.

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl25

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

30 — левое;

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

10 — правое;

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

20 — верхнее;

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

20 — нижнее.

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl26

26. Документы изготавливаются на белой бумаге или в исключительных случаях бумаге светлых тонов.

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl27

27. В проектах законодательных и иных нормативных правовых актов, проектах приказов, распоряжений и указаний Министерства рекомендуется употреблять полные наименования федеральных органов исполнительной власти, в протоколах совещаний, заседаний, коллегий, служебных письмах, а также в документах справочного характера и текстовых приложениях к документам — установленные сокращенные наименования федеральных органов исполнительной власти.

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl28

28. При подготовке и оформлении документов в установленном порядке могут использоваться следующие реквизиты:

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl1000101 — Государственный герб Российской Федерации;

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl1000303 — геральдический знак — эмблема органов внутренних дел Российской Федерации и внутренних войск Министерства внутренних дел Российской Федерации*(16);

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl1000404 — код организации;

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl1000505 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl1000606 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl1000707 — код формы документа;

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl1000808 — наименование органа внутренних дел;

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl1000909 — справочные данные об органе внутренних дел;

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl1001010 — вид документа;

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl1001111 — дата документа;

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl1001212 — регистрационный номер документа;

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl1001313 — ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа адресанта;

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl1001414 — место составления (издания) документа;

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl1001515 — адресат;

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl1001616 — гриф утверждения документа;

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl1001717 — указания по исполнению документа;

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl1001818 — наименование либо аннотация документа;

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl1001919 — отметка о контроле;

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl1002020 — текст документа;

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl1002121 — отметка о наличии приложения;

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl1002222 — подпись;

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl1002323 — гриф согласования документа;

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl1002424 — визы согласования документа;

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl1002525 — оттиск печати;

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl1002626 — отметка о заверении копии;

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl1002727 — отметка об исполнителе;

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl1002828 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl1002929 — отметка о поступлении документа в орган внутренних дел;

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl1003030 — идентификатор электронной копии документа;

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl1003131 — гриф ограничения доступа к документу.

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl2801

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl2802

28.2. Геральдический знак — эмблема органов внутренних дел Российской Федерации и внутренних войск Министерства внутренних дел Российской Федерации*(19) помещается на штампах или бланках органов внутренних дел. Иные случаи использования эмблемы МВД России на штампах и бланках документов устанавливаются Министром внутренних дел Российской Федерации. Размер эмблемы МВД России составляет 35 х 17 мм.

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

При оформлении документов за подписью заместителя Министра — главнокомандующего внутренними войсками МВД России, заместителя Министра — начальника Следственного департамента МВД России, начальника ГУ МВД России по Северо-Кавказскому федеральному округу, пользующегося правами заместителя Министра*(20), используются:

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

бланк с Государственным гербом Российской Федерации — при реализации ими полномочий заместителя Министра;

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

бланк с эмблемой МВД России — при реализации ими полномочий руководителей соответствующих подразделений Министерства.

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl2803

28.3. Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl2804

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl2805

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl2806

28.6. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl2807

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Над наименованием структурного подразделения Министерства указывается полное наименование — «Министерство внутренних дел Российской Федерации» и строкой ниже в скобках сокращенное — «МВД России».

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Над полным наименованием органов внутренних дел указывается сокращенное наименование вышестоящего органа внутренних дел, а при его отсутствии — полное наименование.

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Наименование территориального органа указывается в соответствии:

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

с приказом МВД России от 21 апреля 2011 г. № 222 «Об утверждении Типового положения о территориальном органе Министерства внутренних дел Российской Федерации на районном уровне»*(22).

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl2808

28.8. Справочные данные об органе внутренних дел

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Справочные данные об органе внутренних дел содержат сведения, необходимые при информационных контактах, и могут включать: почтовый или юридический адрес; место нахождения; номера телефонов; код по ОКПО; код по ОКУД; номера телефаксов, счетов в банке; ОГРН; идентификационный номер ИНН/КПП; адрес электронной почты и другие сведения по усмотрению органа внутренних дел.

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Оформляется шрифтом Times New Roman (Times New Roman Cyr) размером № 10 — 12 через один межстрочный интервал.

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl2809

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

В письме наименование вида документа не указывается.

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl2810

28.10. Дата документа

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Датой документа является дата его регистрации (приказы, распоряжения, письма, докладные и служебные записки) или утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет, методические рекомендации), для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата составления.

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами*(23). Например: дату «5 февраля 2012 г.» следует оформить следующим образом: «05.02.2012». Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, — обязательно.

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например «5 февраля 2012 г.».

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl2811

28.11. Регистрационный номер документа

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl2812

28.12. Ссылка на исходящий номер и дату документа

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl2813

28.13. Место составления (издания) документа

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl2814

28.14. Адресат

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Документы адресуют в органы власти, организации, структурные подразделения, должностным лицам, гражданам.

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Правительство

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Российской Федерации

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

или

Министерство юстиции

Российской Федерации

Департамент организации

и контроля

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

МВД России

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

или

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

МВД России

Федеральное государственное

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

казенное учреждение

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

«Всероссийский научно-

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

исследовательский институт

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Министерства внутренних дел

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Российской Федерации»

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Главное управление

уголовного розыска

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу — после фамилии.

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Начальнику УМВД России

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

по Смоленской области

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

специальное звание

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

И.О. Фамилия

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

или

Начальнику Главного управления

уголовного розыска МВД России

специальное звание

И.О. Фамилия

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Министрам внутренних дел по

республикам, начальникам ГУ,

УМВД России по субъектам

Российской Федерации

или

Начальникам управлений,

отделов МВД России по

районам, городам и иным

муниципальным образованиям

Ивановской области

(по списку)

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Почтовый адрес в составе реквизита «Адресат» указывается в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи*(24): наименование адресата (для граждан — фамилия, имя, отчество); название улицы, номер дома, номер корпуса, номер квартиры; название населенного пункта (города, поселка и другие); название района; название республики, края, области, автономной области, автономного округа; почтовый индекс, например:

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Государственное учреждение

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

«Всероссийский научно-исследовательский

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

институт документоведения и архивного дела»

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Фамилия И.О.

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

г. Липки, Киреевский р-н,

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Тульская обл., 301264

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl2815

28.15. Гриф утверждения

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

УТВЕРЖДАЮ

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Начальник ГУУР МВД России

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

специальное звание

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

личная подпись*(25) И.О. Фамилия

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

«07» марта 2012 г.

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

или

УТВЕРЖДАЮ

Начальник УМВД России

по Липецкой области

специальное звание

личная подпись И.О. Фамилия

«15» июня 2012 г.

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

УТВЕРЖДЕН

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

протоколом заседания

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

экспертной комиссии

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

от 15.06.2012 № 14

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl2816

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

инициалы и фамилия

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

инициалы и фамилия

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

──────────────────────────────────

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Прошу подготовить проект ответа

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

в УМВД России по Рязанской области

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

к 17.07.2011.

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Личная подпись И.О. Фамилия

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

05.07.2011

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl2817

28.17. Наименование либо аннотация документа — краткое содержание документа, которое составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 5 строк).

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Аннотация оформляется под реквизитами бланка от левой границы текстового поля, может занимать до 5 строк по 28 — 30 знаков в строке шрифтом размера № 10 — 12 и через 1 межстрочный интервал.

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Например:

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

приказ (о чем?): Об утверждении Положения о территориальном органе внутренних дел Российской Федерации

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

письмо (о чем?): О согласовании проекта приказа

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

правила (чего?): Правила подготовки нормативных правовых актов

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Аннотация может отвечать на вопросы: о чем? (о ком?), например:

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

О создании аттестационной комиссии

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

чего? (кого?), например:

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Должностная инструкция ведущего эксперта

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, аннотация не указывается.

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl2818

28.18. Отметка о контроле за исполнением документа обозначает, что документ поставлен на контроль.

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl2819

28.19. Текст документа

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Уважаемый Матвей Сергеевич!

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

При обращении к нескольким адресатам допустимо обращение:

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Уважаемые коллеги!;

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Уважаемые граждане!

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Обращение к адресату располагается на 2-3 межстрочных интервала ниже реквизита «Наименование либо аннотация документа».

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Служебные письма, имеющие нескольких адресатов, могут оформляться без обращений.

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

подтверждение:

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Ваше письмо от … № … получено;

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

МВД России Ваше письмо от… № … получено;

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

В подтверждение … направляем в Ваш адрес …;

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

обоснование действия:

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

В соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации…;

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

В связи с… (переносом сроков исполнения, проведением совместных мероприятий)…;

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

На основании (подписанного договора, утвержденного протокола)…;

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

В порядке оказания (содействия, помощи)…»;

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

В целях (совершенствования контроля, использования полномочий)…;

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

благодарность:

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Мы благодарны Вам за содействие в организации профессионального обучения работников …;

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Мы были бы Вам признательны за поддержку нашей инициативы…;

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

просьба:

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Обращаемся к Вам с просьбой …;

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Просим (направить, исключить, оказать содействие)…;

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Убедительно просим (предоставить возможность…, провести экспертизу…, дать заключение…, дать согласие…)…;

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Просим (оформить, организовать исполнение, сообщить сведения)…; сопровождение:

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Направляем копию служебного контракта…;

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Высылаем (методические пособия, инструкцию, техническую документацию, проект приказа)…;

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

напоминание:

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Напоминаем Вам, что срок исполнения контрольного документа истекает 21.02.2012;

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

предложение:

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Рекомендуем исключить данный абзац из текста проекта;

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Мы можем предложить Вам различные варианты решения названной проблемы.

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Текст печатается в установленных границах полей и отделяется от обращения одним дополнительным межстрочным интервалом. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 — 1,5 см от левой границы текстового поля.

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Текст состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения; докладные записки — оценку фактов, выводы).

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («требуем», «решили»),

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»),

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

В письмах используют следующие формы изложения:

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «управление считает возможным»),

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

«В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»…».

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

С уважением,… ;

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

С глубоким уважением, … ;

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

С благодарностью и уважением, ….

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl2820

28.20. Отметка о наличии приложения

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля и отделяется от основного текста 1-2 дополнительными межстрочными интервалами. Если приложение названо в тексте письма, то в отметке о приложении указываются количество листов в приложении и количество экземпляров приложения, например:

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Приложение: по тексту, на 5 л. в 2 экз.

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Приложения: 1. Сведения (форма ЗЕ), на 5 л. в 1 экз.

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

2. Справочные материалы по работе подразделений тыла,

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

на 3 л. в 1 экз.

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывается, например:

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Приложение: Методические рекомендации в 2 экз.

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2012 № 02-6/172 и приложение

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

к нему, н/вх. № 1345 от 10.06.2012, всего на 3 л.

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 или Приложение № 3

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

к распоряжению начальника к распоряжению МВД России

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

ГУОООП МВД России от 25.02.2012 № 15

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

от 15.01.2012 № 319

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl2821

28.21. Подпись

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Реквизит «Подпись» отделяется от предыдущего реквизита 1-2 дополнительными межстрочными интервалами.

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

В состав реквизита «Подпись» в общем случае входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке органа внутренних дел, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Инициалы и фамилия в реквизите «Подпись» печатаются с пробелом на уровне последней строки реквизита, например:

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Начальник Договорно-правового

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

департамента МВД России личная подпись И.О. Фамилия

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

или:

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Заместитель начальника

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

ГУ МВД по Ставропольскому

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

краю — начальник полиции

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

специальное звание личная подпись И.О. Фамилия

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Начальник Договорно-правового

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

департамента MВД России личная подпись И.О. Фамилия

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Начальник Договорно-правового

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

департамента МВД России

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

специальное звание личная подпись И.О. Фамилия

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

или на бланке

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Начальник

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

специальное звание личная подпись И.О. Фамилия

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Начальник ОАД МВД России

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

специальное звание личная подпись И.О. Фамилия

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Помощник начальника по кадрам

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

специальное звание личная подпись И.О. Фамилия

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Заместитель Министра Заместитель Министра финансов

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

внутренних дел Российской Федерации

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Российской Федерации

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

личная подпись И.О. Фамилия

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

личная подпись И.О. Фамилия

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Председатель личная

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

комиссии специальное звание подпись И.О. Фамилия

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Члены комиссии: личная

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

специальное звание подпись И.О. Фамилия

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

личная

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

специальное звание подпись И.О. Фамилия

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

личная

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

специальное звание подпись И.О. Фамилия

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

И.о. начальника ГУ МВД России

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

по Ставропольскому краю

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

специальное звание личная подпись И.О. Фамилия

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

или:

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Врио начальника

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

специальное звание личная подпись И.О. Фамилия

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Запрещается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl2822

28.22. Гриф согласования

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

СОГЛАСОВАНО

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Начальник ФЭД МВД России

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

специальное (воинское) звание

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

личная подпись И.О. Фамилия

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

23.03.2012

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

СОГЛАСОВАНО

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Письмо Министерства финансов

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Российской Федерации

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

от 30.01.2012 № 345/24

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

или

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

СОГЛАСОВАНО

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Протокол заседания

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

ФСТЭК России

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

от 12.01.2012 № 3

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций либо структурных подразделений органов внутренних дел, грифы согласования могут располагаться под реквизитом «Подпись» (при отсутствии подписи — ниже текста документа), либо на отдельном листе согласования, с проставлением под реквизитом «Подпись» отметки «Лист согласования прилагается».

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

В зависимости от вида и содержания документа его согласование осуществляется:

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

с вышестоящими органами в случаях, предусмотренных законодательством;

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

с федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl2823

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Начальник отдела правового или личная подпись И.О. Фамилия

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

обеспечения 04.02.2012

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

специальное (воинское) звание

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

личная подпись И.О. Фамилия

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

04.02.2012

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

При наличии замечаний к документу виза оформляется следующим образом:

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Замечания прилагаются.

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Начальник Правового управления

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

специальное (воинское) звание

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

личная подпись И.О. Фамилия

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

11.02.2012

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Допускается полистное визирование документа и его приложения.

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl2824

28.24. Оттиск печати

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl2825

28.25. Отметка о заверении копии

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Начальник

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

специальное звание личная подпись И.О. Фамилия

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Верно

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Референт отдела

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

делопроизводства и режима личная подпись И.О. Фамилия

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

02.03.2012

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Допускается копию документа заверять печатью.

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl2826

28.26. Отметка об исполнителе

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

отп. 2 экз.

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

1 — в адрес

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

2 — в дело (подразделения-исполнителя)

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

исп. И.О. Фамилия

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

667 03 26

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

07.02.2012

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

или

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

отп. 3 экз.

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

1 — в адрес

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

2 — в ДДО МВД России

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

3 — в дело (подразделения-исполнителя)

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

исп. И.О. Фамилия

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

667 03 26

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

07.02.2012

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl2827

28.27. Отметка об исполнении документа

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа — краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Данные об исполнении документа подписываются и датируются исполнителем, слова «В дело» и номер дела, в котором будет храниться документ, — начальником (заместителем начальника) подразделения органа внутренних дел, в котором исполнен документ.

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl2828

28.28. Отметка о поступлении документа

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Отметка о поступлении документа в орган внутренних дел (подразделение органа внутренних дел) проставляется в виде штампа на оборотной стороне с указанием наименования органа внутренних дел, получившего документ, регистрационного (входящего) номера, даты регистрации (при необходимости — часов и минут), количества листов основного документа и приложений к нему.

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl2829

28.29. Идентификатор электронной копии документа

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl2830

28.30. Гриф ограничения доступа к документу

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Отметка о конфиденциальности документа является его реквизитом, свидетельствующим об особом характере информации и ограничивающим круг пользователей документа. Гриф ограничения доступа к документу («Особой важности», «Совершенно секретно», «Секретно», пометка «Для служебного пользования») проставляется без кавычек на первом листе документа. Состав реквизита определяется иными нормативными правовыми актами МВД России. Реквизит может дополняться данными, предусмотренными законодательством Российской Федерации об информации, информационных технологиях и защите информации, нормативными правовыми актами МВД России (например — «Лично», «Литер «М» и другие).

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl29

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl30

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl31

31. Вычитка отпечатанных документов производится исполнителем.

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Источник

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрено документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объясняем, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показываем, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Бланк приказа

С 1 июля 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», где представлены правила оформления и бланка приказа. Они практически не изменились.

Локальными актами организации может быть предусмотрено выделение полужирным шрифтом:

реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись»,
а также отдельных фрагментов текста.

В новом стандарте уточняется, что приказы по основной деятельности и по личному составу изготавливаются на бланках формата А4 и должны иметь поля:

20 мм – левое (30 мм, если срок хранения документа свыше 10 лет или «Постоянно»);
10 мм – правое;
20 мм – верхнее;
20 мм – нижнее.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 рекомендует бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливать на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.

Пример 1. Бланк приказа организации

Фрагмент документа

Рисунок В.7 «Образец бланка конкретного вида документа должностного лица» в ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

В случае составления документа на должностном бланке приказа можете взять за основу Рисунок В.7 из ГОСТ Р 7.0.97-2016, при этом:

заменив вид документа «РАСПОРЯЖЕНИЕ» на «ПРИКАЗ» и
подставив наименование своей организации и ее местоположение (населенный пункт).

Если в компании до этого такой бланк не использовался, то необходимо сначала его утвердить распорядительным документом или внести соответствующие дополнения в инструкцию по делопроизводству.

Состав реквизитов приказа

Приказ содержит следующие реквизиты (из установленных в ГОСТ Р 7.0.97-2016):

Герб Российской Федерации, или Герб субъекта Российской Федерации, или эмблему либо товарный знак (знак обслуживания);
наименование организации – автора документа;
вид документа (ПРИКАЗ);
дата документа;
регистрационный номер документа;
место составления или издания документа;
заголовок к тексту;
текст;
подпись.

При этом факультативными реквизитами приказа являются:

визы / грифы согласования;
отметка об исполнителе;
отметка о контроле;
отметка о направлении в дело.

Отметка об ознакомлении хотя и может оформляться на приказе, реквизитом не считается.

Обратите внимание, по общему правилу печать на приказе не проставляется. Это связано с тем, что он является внутренним распорядительным документом. Однако банки иногда требуют подлинники приказов, а не заверенные копии. В этом случае появление оттиска печати, заверяющего подпись на приказе, автоматически снимает множество потенциальных вопросов.

Реквизиты бланка приказа

Герб Российской Федерации или субъекта Российской Федерации, а также эмблема (товарный знак, знак обслуживания) организации оформляются на верхнем поле документа независимо от того, какое расположение бланка распорядительного документа используется в компании: продольное или угловое. В новом ГОСТ герб / эмблема всегда центрируется по отношению к наименованию организации-автора. См. Примеры 1–3.

Наименование организации – автора документа на бланке приказа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах и, соответственно, в ЕГРЮЛ. Под официальным полным наименованием организации в скобках указывается ее сокращенное наименование, если оно предусмотрено учредительными документами. См. Пример 1 и Рисунок В.7 в ГОСТ 7.0.97-2016.

Пример 2. Расположение эмблемы на угловом бланке приказа

Пример 3. Расположение эмблемы на продольном бланке приказа

Если у автора документа есть вышестоящая организация, то она должна указываться над ним. Новый ГОСТ ввел в виде самостоятельных реквизитов такие, как наименование структурного подразделения – автора документа и должностного лица – автора. Они и раньше могли располагаться на бланках документов, но не считались реквизитами.

Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем. Оно располагается под наименованием организации. Обратите внимание, что как ранее (согласно ГОСТ Р 6.30-2003), так и сейчас (по ГОСТ 7.0.97-2016) вид документа указывается прописными буквами (например, ПРИКАЗ).

Дата документа соответствует дате его подписания, а не дате регистрации. Но по правилам делопроизводства приказ должен быть зарегистрирован в день подписания, поэтому у него эти даты всегда совпадают.

Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год – одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016, или
словесно-цифровым способом: 5 июня 2016 г. (обратите внимание, что при таком способе в дате до 10 цифра «0» теперь не проставляется).

Часто в бланке приказа пишут дату словесно-цифровым способом и перед цифрой дня указывают предлог «от» или берут эту цифру в кавычки: «2» сентября 2018 г. В новом ГОСТ таких вариантов написания нет, но и делать это не запрещается. См. Пример 6.

Регистрационный номер документа – это идентификатор документа, состоящий:

из порядкового номера документа,
который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (например: индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

В Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76; далее – Методические рекомендации) сказано, что приказы регистрируются по порядку номеров в пределах календарного года, начиная с 1 января и заканчивая 31 декабря. Этот принцип регистрации приказов используют все организации.

Только каждый массив разновидностей приказов регистрируется отдельно, следовательно, имеет собственную валовую нумерацию в течение календарного года. Чтобы отделить один массив разновидностей приказов от другого, им и присваивают разные индексы. Во-первых, приказы подразделяют на следующие виды:

по основной деятельности,
административно-хозяйственным вопросам и
личному составу.

Во-вторых, дополнительно их можно классифицировать в пределах каждой разновидности на еще более мелкие группы, чтобы группировать по правилам архивного хранения в разные дела с учетом сроков хранения. Например, приказы по личному составу удобно разделить на имеющие длительный срок хранения 50 лет (до 2003 года – 75 лет) и те, что должны храниться 5 лет (первым можно присваивать индекс «л/с», вторым – «л»; часто еще в качестве индекса используют номер дела по номенклатуре дел, в которое подшивается документ). К индексу (группы) всегда добавляют порядковый номер документа (внутри этой группы).

Указание места составления (издания) в приказе обязательно. Только фактически им становится населенный пункт из официального адреса организации, указанного при регистрации в ЕГРЮЛ. Он пишется в соответствии с принятым административно-территориальным делением. Указывается на строчку ниже даты и номера документа.

Данный реквизит может не оформляться в приказе в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения (например: Московский городской педагогический университет).

Текст с заголовком

Заголовок к тексту приказа выражается словосочетанием, в котором опорным словом является имя существительное в предложном падеже («о чем?»). Как правило, опорное слово является отглагольным существительным, т.е. указывает на конкретное действие (назначение, создание), например: «О назначении сотрудника, ответственного за работу с обращениями граждан». Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа.

При правильном выборе существительного, определяющего тему приказа, оно будет являться стержневым идентификатором при поиске документа.

Пример 4. Заголовок к тексту приказа (по общим правилам и согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016)

По рекомендациям ведущих специалистов Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) заголовок должен:

занимать не более 5 строк общей длиною до 150 знаков;
печататься без абзацного отступа через одинарный межстрочный интервал без кавычек и не подчеркиваться;
начинаться с прописной буквы и заканчиваться без использования точки.

В Методических рекомендациях заголовок к тексту предлагается центрировать и выделять полужирным шрифтом при оформлении приказа на продольном бланке (Пример 5). Видимо, для устранения конфликта между новым ГОСТ и Методическими рекомендациями в ГОСТ Р 7.0.97-2016 и было включено пояснение для федеральных органов власти: «В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центрируется относительно самой длинной строки».

Пример 5. Заголовок текста приказа органа власти на продольном бланке

О повышении доступности бесплатной медицинской помощи
гражданам Российской Федерации

Можно оформлять заголовок к тексту и прописными буквами (Пример 6), поскольку все указания по оформлению распорядительных документов носят рекомендательный характер. Однако использование того или иного способа оформления, применения шрифтов нужно отразить в локальном нормативном акте организации (ЛНА), определяющем правила оформления и составления документов (это может быть инструкция, правила, порядок или регламент).

Пример 6. «Шапка» приказа федерального агентства

«Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4–5 строк» – это формулировка из п. 5.17 нового ГОСТ. В таком случае текст документа можно полностью перенести в СЭД в поле «Заголовок к тексту», по которому обычно работает поиск. В утратившем силу ГОСТ Р 6.30-2003 условие отсутствия заголовка было сформулировано иначе: «К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать».

Текст приказа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа). Приведем здесь те фрагменты п. 5.18 нового ГОСТ, которые имеют отношение к оформлению текста именно приказа:

Фрагмент документа

Пункт 5.18 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

5.18. Текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации или государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации в соответствии с законодательством республик в составе Российской Федерации.

наименование документа, наименование организации – автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту или наименование вида документа;
наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дату утверждения документа.

В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю»)… В совместных документах… от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»)…

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии…

Пронумерованные пункты распорядительной части текста приказа могут форматироваться как обычные абзацы (см. фрагмент Методических рекомендаций далее) или как нумерованный список, в котором номера пунктов располагаются друг под другом левее текста (как в Примере 7). Здесь вы также можете увидеть разницу в написании ключевого слова: «ПРИКАЗЫВАЮ:» с новой строки или «п р и к а з ы в а ю:» в конце последнего абзаца констатирующей части текста.

Распорядительные документы могут иметь приложения. Они оформляются не под текстом отдельным реквизитом «отметка о приложении» (как, например, в письмах), а в виде ссылок в тексте. При первом упоминании прилагаемого документа в тексте приказа следом в скобках пишут слово «(приложение)». А если таких документов несколько, то их нумеруют с использованием знака «№» или без него: «(приложение 1)» и «(приложение 2)» либо «(приложение № 1)» и «(приложение № 2)» – см. Пример 7.

Если приложение утверждается приказом, то в тексте перед его наименованием может указываться и прилагательное «прилагаемый» без скобок – этот вариант приводится в Методических рекомендациях (см. «!» во фрагменте Методических рекомендаций ниже).

Пример 7. Указание наличия приложения в тексте приказа (по ГОСТ Р 7.0.97-2016)

Фрагмент документа

Образец приказа из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76)

В соответствии с новым ГОСТ на первом листе утверждаемого документа в правом верхнем углу размещаем (Пример 8):

слово «Приложение» и
гриф утверждения с указанием данных распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение. Причем указываем, что утверждение произведено не приказом генерального директора, а именно приказом организации, если генеральный директор единственный имеет право издавать приказы (это самая распространенная схема работы и в примерах в ГОСТ Р 6.30-2003 и в ГОСТ Р 7.0.97-2016 представлен именно такой вариант).

Если же документ лишь прилагается к приказу, но не утверждается им, то на приложении оформляем иную отметку – как в Примере 9.

Пример 8. Отметка о приложении на утвержденном нормативном документе

Пример 9. Отметка на неутверждаемом приложении

Приказ подшивается в дело вместе со своими приложениями. А вот основания к приказам по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам (докладные и служебные записки, рапорты и пр.) формируются отдельно.

Согласование и подписание

Перед подписанием документа он может быть отправлен на согласование. Не путайте процедуру согласования приказа с процедурой ознакомления, которая происходит уже после подписания приказа.

Если в организации установлен порядок визирования (внутреннего согласования) проекта приказа заинтересованными лицами, определен их состав для каждого вида приказа, то наличие визы на документе обязательно.

Виза свидетельствует о рассмотрении проекта документа согласующим лицом (и не всегда о согласии с ним). Она включает (см. Примеры 10–12):

должность лица, визирующего документ;
его подпись с расшифровкой (инициалами и фамилией);
дату визирования;
если к проекту документа есть замечания, то они излагаются здесь же либо прилагаются отдельно (о чем делается пометка).

Если подлинник документа остается в организации, рекомендуется проставлять визы в нижней части оборотной стороны его последнего листа или на отдельном листе согласования. Визирование документа может осуществляться и в автоматизированной системе. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование нормативных актов, приложений для защиты от возможной замены листов.

Вариант расположения виз на документе выбирает сама организация и закрепляет в инструкции по делопроизводству или ином ЛНА.

Если в процессе визирования в проект текста документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному согласованию. Оно не требуется, если при доработке в проект документа внесены лишь уточнения, не меняющие его сути.

Пример 10. Виза внутреннего согласования на проекте документа (без замечаний)

Пример 11. Виза внутреннего согласования на проекте документа (с замечаниями)

Пример 12. Виза внутреннего согласования на проекте документа (с замечаниями)

Если проект приказа должен быть согласован с должностными лицами, которые не являются сотрудниками организации, то это считается внешним согласованием и оформляется грифом согласования. В нем присутствуют те же элементы, что и в визе, только добавлено слово «СОГЛАСОВАНО» (все буквы прописные, без кавычек, в конце двоеточие не ставится):

Пример 13. Гриф внешнего согласования на проекте документа (без замечаний)

Грифы согласования могут оформляться на отдельном листе согласования или на лицевой стороне подлинника документа ниже реквизита «подпись» слева.

Единых правил оформления листа согласования не существует, поэтому приведем наиболее распространенный вариант (Пример 14). Заполненный лист согласования подписывается и датируется руководителем делопроизводственной службы или ответственным исполнителем. Лист согласования прилагается к проекту документа.

В соответствии с приложением к п. 3.3.2 Методических рекомендаций, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. Но при этом на основном документе (в тексте приказа) в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования (под реквизитом «подпись» слева) делается отметка «Лист согласования прилагается».

Пример 14. Лист согласования с грифами внешнего согласования (в образце не были использованы реальные должности и Ф.И.О. чиновников)

При внутреннем согласовании визы тоже часто располагают на листе согласования (напомним, что в визе не будет слова «СОГЛАСОВАНО» и в должности будет отсутствовать наименование организации).

Согласование – это выражение согласия или несогласия, частичного согласия с проектом текста документа, т.е. возможна его корректировка до идеального состояния. При наличии замечаний к документу визу / гриф согласования оформляют:

прямо с текстом этого короткого замечания (см. Примеры 12 и 17) либо
пишут, что замечания прилагаются, чтобы подробно изложить их на отдельном листе (Пример 11). Но как их тогда оформить? Единых правил не существует, поэтому предлагаем вам возможные варианты в Примерах 15 и 16.

Пример 15. Замечания к проекту документа (в образце не использовалось реальное Ф.И.О. чиновника)

Пример 16. Замечания к проекту документа

При несогласии с текстом проекта документа согласующее лицо не может отказаться от его визирования, т.к. это является его обязанностью, закрепленной либо в должностной инструкции, либо в регламенте прохождения документа, либо в инструкции по делопроизводству, но можно объяснить свое несогласие:

Пример 17. Ситуация и пример визы согласования

Допустим, в приказе есть пункт об утверждении состава рабочей группы по проверке документации. При визировании документа начальник юридического отдела высказал свое несогласие на проекте приказа собственной визой, мотивируя это так:

Коммерческая организация может воспользоваться правилом, которое применяется при согласовании проектов нормативных правовых актов федеральными органами исполнительной власти:

Фрагмент документа

Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (утв. постановлением Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009)

3…При наличии возражений проект нормативного правового акта визируется с замечаниями, которые оформляются на бланке федерального органа исполнительной власти, подписываются соответствующим руководителем (его заместителем) и прилагаются к указанному проекту (его копии) либо создаются в форме электронного документа и подписываются руководителем (его заместителем) с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи.

Если согласование происходит внутри СЭД, то его результаты можно распечатать, как и любой другой отчет (см. Пример 18).

Если визирование или внешнее согласование оформлялось на листе согласования, то он является неотъемлемой частью того документа, к которому относится, и храниться должен вместе с ним в течение того же срока, что и основной документ.

Если согласование происходит в электронной форме, а приказ подписывается на бумаге традиционным рукописным способом, то лист согласования необходимо распечатать и приложить к документу (Пример 18).

Если приказ подписывается электронной подписью и визируется также в электронной форме, то приказ и лист согласования формируются в электронное дело. Данный вопрос нормативно не урегулирован, потому единого мнения по нему нет. Но принимая во внимание, что лист согласования является неотъемлемой частью документа, хранить части документа в разных системах автору статьи представляется нелогичным.

Пример 18. Лист согласования, сформированный в СЭД

Тут стоит прояснить еще один нюанс. ГОСТ Р 7.0.97-2016 ввел новый реквизит «отметка об электронной подписи», при этом в п. 5.23 говорит, что она «используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью… место размещения отметки… должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи на аналогичном документе на бумажном носителе». Данная отметка может быть использована только в реквизите «подпись». Кстати, в ГОСТ Р 7.0.97-2016 приводится единственный пример оформления такой отметки (см. ниже), который подразумевает отображение номера сертификата, выданного удостоверяющим центром, но он есть только у усиленных квалифицированных подписей, его получение стоит денег.

Поэтому «для внутреннего потребления», в т.ч. при согласовании документа внутри организации, обычно используют простую электронную подпись, поддерживаемую СЭД совершенно бесплатно. Вход в систему при помощи пароля и логина уже может использоваться СЭД для идентификации пользователя. Если согласование будет проходить в электронной форме именно таким способом, это необходимо закрепить в ЛНА компании.

В Примере 18 показано, что в распечатке из СЭД может просто содержаться информация о факте прохождения согласования в СЭД (отмечено «1»), а вот подпись будет стоять того лица, кто уполномочен подтверждать эти сведения («2» там же).

Фрагмент документа

Пример отметки об электронной подписи из п. 5.23 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

После согласования со всеми заинтересованными лицами приказ подлежит рассмотрению руководителем. В случае одобрения он его подписывает. Реквизит «подпись» включает:

наименование должности;
собственноручную подпись (которая в случае подписания электронного оригинала заменяется на отметку об электронной подписи);
расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

Пример 19. Подпись на бумажном документе

В Примере 20 показано, как оформить отметку об электронной подписи, если эта подпись является усиленной квалифицированной, поэтому у нее есть сертификат. Если же документ был подписан простой электронной подписью, то визуализировать это придется иначе, например, это можно сделать так, как показано в Примере 21.

Пример 20. Визуализация усиленной квалифицированной электронной подписи на электронном документе (по ГОСТ Р 7.0.97-2016)

Пример 21. Визуализация простой электронной подписи на электронном документе (не по ГОСТ Р 7.0.97-2016)

Возможность проведения данной процедуры согласования подтверждают и Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти:

Фрагмент документа

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477)

40. Электронные документы, направляемые в органы государственной власти и органы местного самоуправления, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица федерального органа исполнительной власти в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи».

41. В системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых используются иные виды электронных подписей в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи».

Единоличный исполнительный орган (обычно это гендиректор) может делегировать свое право подписи приказов иным лицам, что оформляется документально (обычно приказом).

Право передачи полномочий по подписанию приказов единоличным исполнительным органом общества другому лицу также может быть отражено в уставе общества. Однако и в этом случае обычно право издания приказов если и делегируется, то лицам, занимающим конкретные должности, в ведении которых находятся конкретные вопросы деятельности.

При подписании документа лицом, назначенным исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием этого статуса (см. Примеры 22–23). Обратите внимание: на вакантную должность назначить работника исполняющим обязанности нельзя. Единственное исключение – должность, назначение на которую производится вышестоящим органом управления (в настоящее время чаще всего бюджетными организациями) в течение не более 2-х месяцев (п. 2 разъяснений Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 29.12.1965 № 30/39 «О порядке оплаты временного заместительства»).

Пример 22. Оформление подписи исполняющего обязанности гендиректора

Пример 23. Оформление подписи исполняющего обязанности гендиректора

Но бывает и иначе – человек уже работает в организации на какой-то должности (например, финансовым директором), но во время отсутствия генерального директора (по причине болезни или отпуска) назначается временно исполняющим его обязанности (т.е. к его основному функционалу добавили дополнительный, а должность осталась прежней). Тогда подпись, по мнению автора статьи, может быть оформлена так, как показано в Примере 24 (хотя обычно организации используют в этой ситуации вариант из Примера 22).

Пример 24. Оформление подписи лицом, исполняющим обязанности временно отсутствующего работника (в данном примере – генерального директора)

Если же подписание распорядительного документа входит в состав основных полномочий должностного лица (делегировано ему), то в реквизите «подпись» указывается только его «обычная» должность по трудовому договору:

Пример 25. Подписание документа лицом, имеющим право подписи в соответствии с распределением обязанностей или по доверенности

В п. 5.22 ГОСТ Р 7.0.97-2016 сказано, что при подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности подписывающего приказ и расшифровку личной подписи (Ф.И.О.) вносятся от руки (способ не определен, возможно путем зачеркивания¹) или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед первоначально напечатанным наименованием должности лица, если документ подписывает иное должностное лицо.

Пример 26. Внесение изменений в реквизит «подпись» в уже распечатанный документ или на унифицированной форме

При подписании документа на бланке должностного лица наименование должности в реквизите «подпись» не указывается, т.к. оно «перемещается» выше в бланк (см. отметки «1» и «2» в Примере 28).

Пример 27. Подпись на документе, оформленном на должностном бланке

Отметки

Реквизит «отметка об исполнителе» в приказах оформлять не принято, однако и не запрещено (в т.ч. новым ГОСТ Р 7.0.97-2016). Фамилия, инициалы и подпись ответственного исполнителя, подготовившего проект приказа, проставляются в первой визе согласования приказа. Однако сотрудникам-исполнителям может потребоваться консультация именно того коллеги, кто работал над текстом приказа, а лист согласования документа им не рассылался (если визы собирались не на самом документе), поэтому проставление в приказе отметки об исполнителе автор статьи считает оправданным.

При ее оформлении самая распространенная ошибка – включение в нее сокращения «Исп.» или слова «Исполнитель». Этого делать не нужно, т.к. названия реквизитов не указывают при их оформлении на документах.

В соответствии с п. 5.25 ГОСТ Р 7.0.97-2016 отметка об исполнителе оформляется под реквизитом «подпись» с левой стороны листа. В новом стандарте данная отметка дополнена элементами (они указываются по желанию организации, образец показан в Примере 30 и отмечен «2»):

наименование должности,
структурного подразделения и
электронного адреса исполнителя.

На приказах может проставляться в правом верхнем углу отметка о контроле (отмечено «1» там же). Снятие с контроля и направление документа в дело оформляется отметкой о направлении документа в дело («3» там же).

После подписания приказ передается в службу делопроизводства для регистрации, рассылки по исполнителям и их ознакомления, а также подшивки подлинника документа в дело.

Если ознакомление с приказом происходит непосредственно на документе, то отметка об ознакомлении² оформляется на лицевой или оборотной стороне и может выглядеть (единых требований нет) как в Примерах 28 и 30 (см. «4»).

Пример 28. Отметка об ознакомлении

Обратите внимание: оформлять ознакомление исполнителей с приказами по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам непосредственно на документе не принято, поэтому если вы хотите придерживаться этого подхода, то его необходимо закрепить в ЛНА. А вот ознакомление с приказами по личному составу как раз принято оформлять на лицевой стороне ниже подписи и виз (если таковые были). Чтобы не спутать отметку об ознакомлении с визой, первую из них и начинают словами «С приказом ознакомлены:».

Итак, чаще всего с приказом по основной или административно-хозяйственной деятельности знакомят следующим способом:

традиционным: снимают бумажную копию и рассылают исполнителям (без ее заверения), либо
более современным образом: рассылают электронную копию приказа по электронной почте или транслируют ее с использованием СЭД.

Это не касается приказов, с которыми работник должен быть ознакомлен под личную подпись (в силу требований законодательства). В этом случае придется либо сделать лист ознакомления, либо дать работнику поставить свою подпись и дату ознакомления в оригинале приказа.

Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа, поэтому не надо включать в приказ пункт «Приказ довести до сведения…». Унифицированной формы указателя (списка, листа) рассылки нормативными документами не предусмотрено, поэтому предложим его возможный вариант в Примере 29. Обратите внимание: исполнитель подписывает указатель рассылки (см. «!»).

Пример 29. Указатель рассылки документа

После ознакомления всех заинтересованных лиц на приказе оформляется отметка о направлении документа в дело (см. «3» в Примере 30) и он подшивается в дело, например: «Приказы генерального директора по основной деятельности».

Такая отметка определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает:

фразу «В дело» и индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года;
должность лица, оформившего отметку, подпись и дату.

Приказы по основной деятельности в организациях, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, хранятся постоянно до передачи на хранение в государственный или муниципальный архив. В остальных организациях они хранятся до ликвидации организации. Именно так надо понимать срок «Пост. » в п. «а» ст. 19 Перечня³ с учетом текста в сноске .

Пример 30. Приказ по основной деятельности

Источник

В прошлом номере журнала мы опубликовали материал о видах приказов и сроках их хранения . В этой статье мы расскажем о составе и основных правилах оформления реквизитов приказов по основной деятельности и по личному составу, а также поговорим о необходимости согласования проектов приказов и способах оформления этой процедуры.

Правила оформления реквизитов приказов

Правила оформления реквизитов документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», а также изложены в Приложении № 11 к п. 3.3.2 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 (далее – Методические рекомендации). Состав и правила оформления реквизитов приказов подробно описаны в Приложении № 15 к п. 3.3.5.2 Методических рекомендаций.

Рассмотрим состав и основные правила оформления реквизитов приказа, основанные на требованиях ГОСТ Р 6.30-2003, Методических рекомендаций и многолетней делопроизводственной практике.

Наименование организации – автора документа. Согласно рис. Б.5 приложения Б к ГОСТ Р 6.30-2003 и Приложению № 15 к п. 3.3.5.2 Методических рекомендаций на бланках приказов указывается полное и сокращенное наименование организации – автора документа. Полагаем, что в организациях, не относящихся к органам исполнительной власти, с учетом того, что приказ является внутренним документом, может быть указано полное или, при наличии, сокращенное наименование организации – автора документа. Если организация считает нужным, на бланках приказов могут быть указаны оба варианта. Сокращенное наименование организации указывается в круглых скобках ниже полного наименования.

Наименование организации – автора документа может быть оформлено полужирным шрифтом.

Примечание. На общем бланке организации, а также на бланке письма указывается и полное, и сокращенное наименование организации.

Наименование вида документа оформляется, как правило, прописными буквами: ПРИКАЗ или РАСПОРЯЖЕНИЕ.

Наименование вида документа может быть выделено полужирным шрифтом.

Ограничительные отметки для даты документа и его регистрационного номера. Датой приказа является дата подписания документа, в этот же день приказ должен быть зарегистрирован. Дата приказа оформляется, как правило, в цифровом формате, например: 05.06.2012. Указание нулей в приведенном примере является обязательным с целью защиты от фальсификации.

Согласно п. 3.12 ГОСТ Р 6.30-2003 регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера по журналу регистрации и может быть дополнен по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Иных требований к формированию регистрационных номеров документов действующее законодательство не содержит.

В соответствии с системой регистрации, принятой в организации, порядковый номер приказа также может быть дополнен буквенными индексами. При небольшом объеме документооборота приказы по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам, как правило, не нуждаются в дополнительном индексировании, а к номерам приказов по личному составу добавляется буквенный индекс «л/с» или «к» – по выбору организации. Можно использовать оба индекса: для приказов со сроком хранения 75 лет – индекс «л/с», а для приказов с 5-летним сроком хранения – индекс «к».

В организациях с большим объемом документооборота могут применяться буквенные индексы, указывающие на содержание приказа и облегчающие идентификацию документов.

В приказах по основной деятельности это могут быть индексы «ф» (вопросы финансирования), «шр» (утверждение штатного расписания и внесение в него изменений и дополнений), «ла» (утверждение локальных нормативных актов, внесение в них изменений, их отмена) и др.

В приказах по административно-хозяйственным вопросам можно использовать такие индексы, как «р» (ремонт, реконструкция), «тр» (транспортное обслуживание), «з» (закупка мебели, канцтоваров и пр.) и др.

В приказах по личному составу применяются индексы «км» (командирование), «у» (увольнение), «пр» (прием на работу и перемещение), «оо « («отпуск оплачиваемый» – предоставление ежегодных оплачиваемых отпусков), «бо» («без оплаты» – предоставление отпусков без сохранения заработной платы) и др.

Место составления или издания документа, согласно п. 3.14 ГОСТ Р 6.30-2003, указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, с использованием только общепринятых сокращений.

Несмотря на то что на бланках приказов справочные данные об организации не указываются, а из наименования организации далеко не всегда возможно определить ее местонахождение, полагаем, что во внутренних документах организации этот реквизит можно не указывать. Однако при наличии обособленных структурных подразделений, расположенных в других населенных пунктах, реквизит следует оформить.

В случае если организация зарегистрирована в одном городе, а осуществляет свою деятельность и издает распорядительные документы в другом, в реквизите приказа «Место составления или издания документа» указывается фактическое место издания документа.

Заголовок к тексту приказа включает в себя краткое содержание документа, формулируется в предложном падеже и начинается с предлога «О» или «Об», например:

о назначении ответственного за организацию обработки персональных данных (в приказе по основной деятельности);

о закреплении автотранспортных средств за структурными подразделениями организации (в приказе по административно-хозяйственным вопросам);

об аннулировании трудового договора (в приказе по личному составу).

На угловых бланках приказов с флаговым расположением реквизитов заголовок к тексту печатается непосредственно от левого поля документа в границах зоны, отведенной для реквизитов заголовочной части документа, при центрированном расположении реквизитов – по центру этой зоны; если приказы оформляются на продольных бланках с центрированным расположением реквизитов, заголовок к тексту печатается по центру рабочей строки.

Текст документа. Текст приказа может состоять из двух частей – констатирующей (преамбулы) и распорядительной, разделенных распорядительным словом «приказываю». Констатирующая часть может отсутствовать, и тогда приказ начинается с распорядительного слова.

Согласно Приложению № 15 к п. 3.3.5.2 Методических рекомендаций в констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «во исполнение» и др. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту.

Если в приказах по основной деятельности констатирующая часть встречается достаточно часто, то в приказах по личному составу она, как правило, отсутствует. Однако в некоторых приказах по личному составу ее рекомендуется оформить: например, в констатирующей части приказа о применении дисциплинарного взыскания привести дату и подробное описание дисциплинарного проступка или допущенного работником нарушения должностных (профессиональных) обязанностей, а также детально изложить результаты расследования по данному факту.

Как оформлять распорядительное слово «приказываю», должна решить сама организация при проектировании бланка приказа:

как продолжение последнего абзаца констатирующей части или на отдельной строке;

если на отдельной строке, то непосредственно от левого поля или с красной строки;

прописными буквами или строчными буквами в разрядку.

В распорядительной части приказа перечисляются поручения (задания) с указанием исполнителей и сроков исполнения.

Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные работники организации.

Обратите внимание! Внесение изменений в подписанный приказ, распоряжение, а также в согласованный проект документа не допускается.

Если тот или иной пункт приказа адресован руководителям всех структурных подразделений организации, можно использовать обобщенную формулировку без указания конкретных должностей и фамилий, например:

2. Руководителям структурных подразделений Общества представить в отдел кадров до 10 декабря 2012 г. заполненные листы опроса работников о времени предоставления отпуска в 2013 году согласно приложению.

В последнем пункте распорядительной части могут быть указаны должность, фамилия и инициалы работника, на которого возлагается контроль за исполнением приказа. Если руководитель организации оставляет контроль за исполнением приказа за собой, указывать это в приказе не следует. Не следует включать в приказ и пункт о необходимости доведения приказа до сведения определенных работников, для этого оформляются визы ознакомления – на лицевой или, при недостатке места, на оборотной стороне последнего листа приказа либо на отдельном листе ознакомления. Виза ознакомления одного работника может быть оформлена по образцу:

Ознакомлен (а): ______________________ « ____ » _________________________ 20 __ г.
подпись (разборчиво) месяц прописью

В унифицированных формах приказов по личному составу, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, виза ознакомления имеет аналогичную структуру:

С приказом (распоряжением)
работник ознакомлен: _______________________ « ____ » ______________________ 20 __ г.
подпись (разборчиво) месяц прописью

Если с приказом нужно ознакомить несколько человек, для оформления ознакомительных виз можно использовать универсальную форму, позволяющую сократить или увеличить количество строк:

С приказом ознакомлены:

________________________ _______________________ « ____ » ___________________ 20 __ г.

________________________ _______________________ « ____ » ___________________ 20 __ г.
фамилии, инициалы подпись (разборчиво) месяц прописью

В унифицированных формах многосубъектных приказов по личному составу для ознакомления работников с приказом предусмотрена графа, в заголовке которой указано: «С приказом (распоряжением) работник ознакомлен. Личная подпись. Дата».

Отметка о наличии приложения. В пункте 3.21 ГОСТ Р 6.30-2003 речь идет об оформлении этого реквизита в письмах, а в отношении приложений к распорядительным документам сказано только, что в приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. Далее приводится пример такой надписи:

Приложение № 2

к приказу Росархива

от 05.06.2003 № 319

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки.

В Методических рекомендациях также ничего не сказано об оформлении в приказах и распоряжениях отметки о наличии приложения. В Приложении № 11 к п. 3.3.2 Методических рекомендаций предусмотрено использование отметки о приложении при оформлении приложений к приказам и распоряжениям, но под отметкой о приложении имеется в виду отметка, которая проставляется в правом верхнем углу на самом приложении к распорядительному документу (см. выше).

В данном Приложении также приводятся разъяснения, дополняющие и уточняющие правила оформления приложений к приказам, приведенные в ГОСТ Р 6.30-2003. Так, например, уточняется, что отметка о приложении проставляется на первом листе приложения справочного характера к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам. Если же приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, а ниже – гриф утверждения документа, например:

Приложение № 1

Утверждено

приказом Росархива

от 12.11.2009 № 125

Отсутствие в ГОСТ Р 6.30-2003 и Методических рекомендациях упоминания об отметке о наличии приложения в распорядительных документах позволяет сделать следующий вывод: в распорядительных документах этот реквизит не оформляется, а ссылки на приложения даются непосредственно в тех пунктах приказа, к которым эти приложения относятся. Например:

Приказываю:

1. Отделу материально-технического обеспечения до 01.01.2013 закупить офисную мебель для канцелярии согласно перечню, приведенному в приложении № 1 к приказу.

Ответственный – заведующий отделом материально-технического обеспечения Шаров Н.С.

[…]

Подпись состоит из трех элементов: наименования должности, личной подписи и ее расшифровки. Расшифровка подписи состоит из инициалов и отделенной от них одним пробелом фамилии, например: Н.Г. Федоров.

На бланках приказов можно заранее предусмотреть форму для этого реквизита, например:

____________________________ ____________________ ___________________________

наименование должности подпись расшифровка подписи

Реквизит «Отметка об исполнителе» оформляется в приказах, если организация считает это нужным. Реквизит включает в себя инициалы, фамилию и номер телефона исполнителя документа. Согласно п. 3.27 ГОСТ Р 6.30-2003 отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа приказа в левом нижнем углу непосредственно от левого поля, например:

Н.Е. Шарапова
8-495-123-45-67

На унифицированных формах приказов по личному составу отметка об исполнителе Госкомстатом России не предусмотрена, но его можно добавить, конечно, если организация считает это нужным. Согласно Порядку применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденному постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20 (далее – Порядок применения унифицированных форм), вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Параметры шрифтов и абзацев, используемые при оформлении приказов. Организация самостоятельно определяет:

тип шрифта, используемый при оформлении приказов;

размер шрифта для отдельных реквизитов приказа;

возможность использования полужирного начертания для выделения отдельных реквизитов;

размер междустрочных интервалов;

способ выравнивания абзацев (по ширине или по левому краю);

необходимость и размер дополнительных интервалов между абзацами.

При оформлении организационно-распорядительных документов обычно используют шрифт Times New Roman, Arial либо другой по выбору организации.

По сложившейся практике при наборе текста приказа, заголовка к нему, наименования должности и расшифровки подписи в реквизите «Подпись» устанавливают размер шрифта 12 пт, но при необходимости его можно уменьшить до 11 пт или увеличить до 14 пт.

Наименование организации – автора документа, наименование вида документа можно выделить шрифтом на 2–3 пт больше, чем шрифт текста документа.

Размер междустрочного интервала устанавливают в интервале от одинарного до двойного. Через одинарный интервал обычно оформляют заголовок к тексту и отметку об исполнителе. Текст приказа, как правило, печатают через полуторный интервал. Может быть установлен одинаковый междустрочный интервал для оформления всех реквизитов приказа. При необходимости можно использовать промежуточные (дробные) значения междустрочного интервала, например установить его равным 1,25.

Требования ГОСТ Р 6.30-2003 к формату и правилам написания даты относятся только к реквизиту «Дата документа», написание даты в тексте документа, в т.ч. и в приказах, нормативными документами не регламентируется. Дата в тексте может быть написана и в цифровом, и в словесно-цифровом формате, например: 06.12.2012 или 6 декабря 2012 г., при этом вместо «г.» может быть написано слово «года», ноль перед цифрой «6» не обязателен.

Страницы приказов нумеруются в соответствии с правилами, изложенными в п. 4.9 ГОСТ Р 6.30-2003: при изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют (первая страница не нумеруется), номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

Организация вправе установить свои правила набора текста и других реквизитов приказов и закрепить их в инструкции по делопроизводству или другом локальном нормативном акте.

Согласование проектов приказов

Внутреннее согласование проекта документа, т.е. согласование его с должностными лицами и специалистами организации – автора документа, оформляется визой согласования.

Правила оформления реквизита приведены в п. 3.24 ГОСТ Р 6.30-2003, а также в Методических рекомендациях, в которых с учетом требований ГОСТ Р 6.30-2003 и особенностей оформления документов в федеральных органах исполнительной власти не только приведены правила оформления визы согласования, но и достаточно подробно описана процедура согласования. Однако нормативных документов, обязывающих проводить согласование проектов документов и регламентирующих эту процедуру, не существует. В связи с этим необходимость и порядок согласования проектов документов устанавливаются организацией – автором этих документов. Организация самостоятельно определяет:

виды документов, которые нуждаются в согласовании;

должностных лиц и специалистов организации, с которыми должны быть согласованы те или иные документы;

сроки согласования;

очередность получения виз согласования.

Ответственность за согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами организации возлагается на конкретного работника, которому поручена подготовка проекта документа, или руководителя структурного подразделения – исполнителя документа.

Порядок согласования рекомендуется закрепить в локальном нормативном акте (инструкции по делопроизводству) или распорядительном документе организации, с которым должны быть ознакомлены под роспись все работники организации, чья работа может быть связана с подготовкой проектов документов.

Если организация считает необходимым проводить согласование проектов приказов по основной деятельности, для оформления визы согласования можно использовать форму, в которой имеются все элементы, предусмотренные п. 3.24 ГОСТ Р 6.30-2003, например:

__________________________________________
наименование должности
______________ _________________________
подпись расшифровка подписи
______________
дата

Такая же форма может быть предусмотрена и на бланках приказов по личному составу, которые нуждаются в согласовании по мнению руководства организации. Реквизит может быть предусмотрен как в случае оформления приказов на бланках, спроектированных в организации, так и при использовании унифицированных форм, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. В последнем случае, согласно Порядку применения унифицированных форм, вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

В соответствии с п. 3.24 ГОСТ Р 6.30-2003 при наличии замечаний выше наименования должности работника, визирующего проект документа, пишут: «Замечания прилагаются». Методические рекомендации предлагают дополнительные варианты этой надписи: «Имеются замечания», «Согласен с учетом замечаний» (см. Приложение № 11 к п. 3.3.2). Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Согласно п. 3.24 ГОСТ Р 6.30-2003 для документа, подлинник которого остается в организации (например, приказа), визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Полагаем, что при наличии свободного места визы согласования могут быть оформлены и на лицевой стороне последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляют из организации (например, исходящее письмо), визы проставляют в нижней части лицевой стороны последнего листа копии отправляемого документа, т.е. визируется копия документа. При недостатке места на лицевой стороне виза проставляется на обороте последнего листа копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования, который может быть оформлен следующим образом:

Лист согласования
проекта приказа «О внесении изменений в штатное расписание»
наименование вида документа, краткое содержание (заголовок к тексту)

Должность, фамилия, инициалы	Замечания	Подпись и дата согласования
1	2	3
…	…	…
Главный бухгалтер	Нет замечаний	Гусева
Гусева И.П.		24.12.2012
…	…	…

Лист согласования проекта приказа после его подписания и регистрации подшивается в дело вместе с подлинником приказа.

Допускается по усмотрению организации полистное визирование документа и его приложения.

Продолжение следует.

* Журавлева М.В. О видах приказов и сроках их хранения // Секретарь-референт. 2012. № 11. С. 35–40.

Автор: М.В. Журавлева, специалист по кадровому учету

Источник:
http://www.profiz.ru/sr/12_2012/oforml_prikazov/#_ftn1

Источник