К основным программам для бизнеса относятся

Современные технологии офисной автоматизации

Автоматизация офиса – это способ повысить эффективность деятельности фирмы за счет внедрения новых технологий из сферы ИТ в канцелярскую деятельность. Рассмотрим подробнее возможности.

Содержание

Интеграция информационных продуктов не влечет за собой замену традиционной офисной структуры, она всего лишь дополняет существующий режим компании:

• во внутрифирменном взаимодействии персонала;
• в отношении различных методов коммуникаций с внешним миром и муниципальными департаментами.

Компьютерные сети, программное оборудование и прочие средства передачи, статистики и обработки информации помогают организовывать и поддерживать коммуникативные офисные процессы.

Главные задачи офиса

Офис компании – это связующее звено отделов в составе предприятия вне зависимости от его размера. Если кратко, то к главным конторским функциям относятся:

• профессиональное делопроизводство и документооборот (в случае применения IT-технологий и программных компонентов идет речь о системе автоматизированного делопроизводства OAS);
• контроль исполнения промежуточных (в т. ч. ежедневных) и генеральных целей фирмы;
• составление и оформление квартальных, годовых и прочих отчетов (например, для налоговой инспекции);
• поиск необходимых сведений и эффективного инструментария;
• контролирование бэк-офиса;
• обновление информации, замена старых идентификационных данных на новые;
• финансовое и производственное планирование;
• упорядоченность деятельности (САО – система автоматической оптимизации, структурирования и координирования);
• специализированная техническая поддержка производственных объектов в удаленном режиме;
• автоматическая организация совместного и синхронного функционирования подразделений (складов, магазинов и т. д.).

Компоненты генеральной системы комплексной автоматизации офиса

Единое информационное пространство, полученное в результате развития автоматизации фирмы, представляет собой базу:

• оперативных детальных сведений, получаемых в режиме реального времени по каждому конкретному процессу;
• накопленной аналитической информации о деятельности организации;
• личных дел персонала;
• разработок на производстве;
• данных о партнерах и клиентах.

Оно предназначено для повышения эффективности функционирования предприятия и автоматизации рабочего места (АРМ) каждого сотрудника.

Классификация и функции базы данных

База данных – это ядро автоматической идентификационной системы (АИС) офиса. Вне зависимости от структуры и направления деятельности предприятия она выполняет следующие характерные функции:

• сбор информации из разных источников, включая лаборатории об оценке качества и статей независимых аналитиков;
• интеграцию известных сведений в упорядоченные модели;
• структурирование, защита и хранение данных.

Поскольку сегодня в офисах приходится структурировать большое количество информации, работа с бумажными носителями сводится к минимуму, уступая место интегрированным автоматизированным информационным технологиям (АИТ).

Компьютерные средства

Технология автоматизации современного офиса базируется внедрение компьютерных сетей и IT-технологий в повседневную работу фирм. Именно они решают большинство проблем конторских служащих.

Виды компьютерных офисных средств для малого и крупного бизнесов:

• табличный и текстовый процессоры;
• электронная почта (внутренняя и расположенная на внешних почтовых сервисах);
• аудиопочта и видеотекст;
• хранение большого объема информации;
• программы для управленческой деятельности и т. д.

Некомпьютерные офисные средства

Современные информационные технологии автоматизации офиса предполагает использование различного некомпьютерного оборудования.

Предназначение конференц-связи заключается в поддержании коммуникации для территориально удаленных сотрудников одного предприятия. Осуществляется в форматах аудио и видео. А также важную роль в документообороте офиса играет оргтехника и различные элементы ремонта (к примеру, дополнительная звукоизоляция).

Характеристика программного обеспечения

Чтобы продуктивно и эффективно выполнять ежедневные задачи, офис должен быть оборудован только платными программами. В случае скачивания «пиратской» версии (бесплатно) может нарушиться деятельность всего сервера. Комплексная офисная автоматизация заключается в использовании только лицензионной IT-продукции.

К основным программам для бизнеса относятся:

• операционная система:
  • Microsoft Windows (бюджетный вариант);
  • Apple;
  • Linux;
• офисные программные компоненты:
  • Microsoft Office (в т. ч. для Mac);
  • Siag Office для Unix;
  • iWork и т. д.;
• прикладное ПО (зависит от деятельности предприятия):
  • Adobe Acrobat;
  • Photoshop;
  • LeaderTask (для составления планов для бизнеса);
  • Autocad;
  • Coreldraw;
  • TestXML (полезна для строителей и кадастровых инженеров);
  • Finereader;
  • Brotherhood of Steel Compressed File (для открытия файлов типа bos)
  • Expert-Ease;
  • Eng-Lang-Trainer (и прочие программы для изучения английского языка);
  • логистические программы системы ЭТРАН (актуально для оформления заявок по перевозкам грузов на железной дороге);
  • Columbis (для турбизнеса);
  • Ventura Publisher;
  • Lexicon и т. д.;
• антивирусы:
  • Kaspersky;
  • Webroot;
  • Norton;
  • Avast;
  • McAfee;
  • Panda и т. д.

Далеко не каждый офис нуждается в специализированных программах из-за небольшого количества задач, но для ведения стандартной канцелярской деятельности (хотя бы для элементарного бухгалтерского учета) требуется иметь операционную систему Windows с пакетом стандартных офисных программ (Excel, Word).

Информационные облачные технологии автоматизации офиса. Сущность, методы и инструментарий

Возможность работы в дистанционном режиме характерна не только для творческо-креативных и технических профессий. Сегодня в удаленном режиме могут функционировать многие работники, в т. ч. менеджеры по продажам и PR-специалисты.

Набор полезных инструментов для успешной дистанционной работы автоматизированной системы управления (АСУП)

Облачные технологии позволяют оптимизировать финансовую составляющую офиса лишь в случае полной автоматизации и четкой структуры. Удаленная работа предполагает доступ к:

• корпоративной почте с домашнего компьютера;
• офисной сети CRM (обеспечивает продуктивное сотрудничество с клиентами);
• внутреннему комплексу ERP (ее главное назначение – построение отношений с коллегами).

Автоматизированные виртуальные офисы пользуются популярностью во всем мире, поскольку помогают привлекать к проектам профессионалов из разных стран, оптимизируя расходы на их перемещение в нужное место. Современные автоматизированные информационные технологии и программы управления позволяют обустроить рабочее пространство в удаленном режиме:

• виртуальная АТС на основе IP-телефонии помогает общаться с коллегами и клиентами вне зависимости от физического местонахождения (записываются телефонные разговоры и собирается аналитическая статистика об их продолжительности, игнорировании звонков сотрудником, а также об использовании рабочего номера в личных целях);
• технология автоматизированного облачного офиса типа Mango Office позволяют переключать звонки со стационарных телефонов на компьютерные номера без последствий для абонентов с моментальным оповещением удаленных специалистов;
• Remote Expert от Cisco – профессиональная альтернатива Skype, которая обеспечивает высокое качество изображения и звукового ряда;
• программа WebEx дает возможность провести совещание любого масштаба (конференция может содержать до 500 участников);
• Zoho Project и Wrike – примеры программ для совместной синхронной правки текстовых документов и графических изображений (картинок, схем, таблиц, графиков и т. д.) различными способами в режиме реального времени и закрепления промежуточного результата;
• Realtime Board – оцифрованная маркерная доска, необходимая для совещания в удаленном режиме;
• базовые программы учета рабочего времени (ОфисМетрика, ManicTime) для слежения за подчиненными (с элементами шпионского ПО), которые призваны контролировать персонал;
• Yaware.Online позволяет включать веб-камеры сотрудников, чтобы узнать, чем они занимаются в рабочее время;
• служба vPro от Intel обеспечивает круглосуточную техническую поддержку для удаленных сотрудников (ведь при неполадках с компьютером они не могут обратиться к штатному системному администратору);
• новая технология защиты данных от Intel «Я и есть пароль», которая сканирует биометрические данные пользователя и только после этого запускает компьютер (в 2018 году подобных информационных решений для идентификации пользователя по звуку голоса, особенностям мимики или рисунку сетчатки глаза в перспективе будет еще больше);
• GPS-трекеры относятся не напрямую к офисным разработкам, но позволяют отследить на карте передвижения сотрудника, выехавшего на какой-либо заказ.

Недостатки менеджмента виртуального офиса подразделения

К сожалению, пока невозможен полный переход деятельности всех компаний в удаленный режим, поскольку облачные технологии имеют ряд следующих недостатков:

• трудности в управлении и контролировании надомных работников (особенно если их число постоянно растет);
• возможность утечки коммерческой тайны вне зависимости от подписанных обязательств сотрудниками (списывается на некачественные электронные каналы связи);
• элементарное снижение оперативности, поскольку удаленный сотрудник может находиться не на рабочем месте, когда его понадобится вызвать при появлении новой заявки;
• снижение эффективности работы (не все способны трудиться вне коллектива из-за слабой самоорганизации, некоторые нуждаются в удовлетворении коммуникативных потребностей);
• актуальные законодательные ограничения для удаленной трудовой деятельности (особенно в случае необходимости сотрудничества с иностранными специалистами).

Информационные технологии автоматизации управления в режиме удаленного доступа будут успешны в том случае, если руководитель осознает, что структура виртуального офиса существенно отличается от традиционного. Эффективная управленческая деятельность предполагает иное координирование и функционирование: сейчас топ-менеджер должен ставить себя не начальником-распорядителем технических заданий, а заказчиком-координатором проекта.

---

С этим файлом связано 60 файл(ов). Среди них: 31 декбря Старт.docx, LL_Int_SB_Unit-1-1.docx, Редиссон блу белорусская инф об отеле.docx, к разделам Osnovy_gostepriimstva.docx, 4.docx, 2.docx, 1.docx, английский предлоги.docx, Документ Microsoft Word.docx, 5.ppt, 2.pptx, Презентация на тему _Кейс — стади _.ppt, 10 Старт.docx, 10 Премьер.docx, 111111.ppt, kazedu_13717.docx, титул реферат к практическая 2 бж.docx, 728694.ppt, FOS.docx, 299869.ppt, 463769.pptx, 1_пз История индустрии туризма и гостеприимства в России и за ру, эссе бжд (автовосстановление).docx, титул эссе.docx, титул итоговый контроль.docx, гггггггггггггггггггггггггггггггггггггггггггггггггггггггггггггггг, вввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввввв, ббббббббббббббббббббббббббббббббббббббббббббббббббб.docx, ааааааааааааааапрропрр.docx, МАТЕРИАЛЬНАЯ_ПОМОЩЬ.docx, RK1.docx, Doc1.docx, Пз 4.docx, на 13.10.2022. тема 10 СОВРЕМЕННОЕ СОСТОЯНИЕ И ПЕРСПЕКТИВЫ РАЗВ, на 18.10.2022 тема 23 Без барьерная среда в сфере гостеприимства, титул практическое задание (1).docx, PZ1.docx, ИТПД.docx, эссе бжд.docx, На 11.10.2022 Вторник.docx, На 12.09.2022 Среда.docx, На 13.09.2022 Четверг.docx, На 14.09.2022 Пятница.docx, На 15.10.2022 Суббота.docx, На 16.10.2022 Воскресенье .docx, На 10.10.2022 Понедельник.docx, 10,14,16 Старт.docx, 10,14,16 Премьер.docx, 1275138.ppt и ещё 50 файл(а).
Показать все связанные файлы

---

Подборка по базе: Конспект урока по теме_ _ Общественный строй и церковная организ, Основные задачи воспитательной работы.doc, Задания для практической работы.docx, План работы классного руководителя 2.docx, Глава 2. Планирование и контроль работы отдела продаж. 1 задание, Методические материалы по организации работы социальных педагого, Реферат Организация работы турфирмы.rtf, Промышленный транспорт — индивидуальные задания для контрольной , Экономика и управление организациями 3.docx, Экономика и управление организациями 2.docx

---

РАЗДЕЛ 4.

АВТОМАТИЗАЦИЯ ОФИСА. ОРГАНИЗАЦИЯ СОВМЕСТНОЙ РАБОТЫ.

Современные технологии автоматизации офиса

Автоматизация офиса – это способ повысить эффективность деятельности фирмы за счет внедрения новых технологий из сферы ИТ в канцелярскую деятельность. Рассмотрим подробнее возможности.

Интеграция информационных продуктов не влечет за собой замену традиционной офисной структуры, она всего лишь дополняет существующий режим компании:

• во внутрифирменном взаимодействии персонала;
• в отношении различных методов коммуникаций с внешним миром и муниципальными департаментами.

Компьютерные сети, программное оборудование и прочие средства передачи, статистики и обработки информации помогают организовывать и поддерживать коммуникативные офисные процессы.

Главные задачи офиса

Офис компании – это связующее звено отделов в составе предприятия вне зависимости от его размера. Если кратко, то к главным конторским функциям относятся:

• профессиональное делопроизводство и документооборот (в случае применения IT-технологий и программных компонентов идет речь о системе автоматизированного делопроизводства OAS);
• контроль исполнения промежуточных (в т. ч. ежедневных) и генеральных целей фирмы;
• составление и оформление квартальных, годовых и прочих отчетов (например, для налоговой инспекции);
• поиск необходимых сведений и эффективного

инструментария;

• контролирование бэк-офиса;
• обновление информации, замена старых

идентификационных данных на новые;

• финансовое и производственное планирование;
• упорядоченность деятельности (САО – система

автоматической оптимизации, структурирования и координирования);

• специализированная техническая поддержка

производственных объектов в удаленном режиме;

• автоматическая организация совместного и синхронного функционирования подразделений (складов, магазинов и т. д.).

Компоненты генеральной системы комплексной автоматизации офиса

Единое информационное пространство, полученное в результате развития автоматизации фирмы, представляет собой базу:

• оперативных детальных сведений, получаемых в режиме реального времени по каждому конкретному процессу;
• накопленной аналитической информации о деятельности организации;
• личных дел персонала;  разработок на производстве;  данных о партнерах и клиентах.

Оно предназначено для повышения эффективности функционирования предприятия и автоматизации рабочего места (АРМ) каждого сотрудника.

Классификация и функции базы данных

База данных – это ядро автоматической идентификационной системы (АИС) офиса. Вне зависимости от структуры и направления деятельности предприятия она выполняет следующие характерные функции:

 сбор информации из разных источников, включая

лаборатории об оценке качества и статей независимых аналитиков;  интеграцию известных сведений в упорядоченные модели;  структурирование, защита и хранение данных.

Поскольку сегодня в офисах приходится структурировать большое количество информации, работа с бумажными носителями сводится к минимуму, уступая место интегрированным автоматизированным информационным технологиям (АИТ).

Компьютерные средства

Технология автоматизации современного офиса базируется внедрение компьютерных сетей и IT-технологий в повседневную работу фирм. Именно они решают большинство проблем конторских служащих.

Виды компьютерных офисных средств для малого и крупного бизнесов:

• табличный и текстовый процессоры;
• электронная почта (внутренняя и расположенная на

внешних почтовых сервисах);

• аудиопочта и видеотекст;
• хранение большого объема информации;
• программы для управленческой деятельности и т. д.

Некомпьютерные офисные средства

Современные информационные технологии автоматизации офиса предполагает использование различного некомпьютерного оборудования.

Самым простым средством такого плана является всем известный телефон, который позволяет одновременно участвовать в разговоре сразу нескольким абонентам.

Предназначение конференц-связи заключается в поддержании коммуникации для территориально удаленных сотрудников одного предприятия. Осуществляется в форматах аудио и видео. А также важную роль в документообороте офиса играет оргтехника и различные элементы ремонта (к примеру, дополнительная звукоизоляция).

Характеристика программного обеспечения

Чтобы продуктивно и эффективно выполнять ежедневные задачи, офис должен быть оборудован только платными программами. В случае скачивания «пиратской» версии (бесплатно) может нарушиться деятельность всего сервера. Комплексная офисная автоматизация заключается в использовании только лицензионной IT-продукции.

К основным программам для бизнеса относятся:

• операционная система:
  • Microsoft Windows (бюджетный вариант);
  • Apple; o Linux;
• офисные программные компоненты:
  • Microsoft Office (в т. ч. для Mac);
  • Siag Office для Unix; o iWork и т. д.;
• прикладное ПО (зависит от деятельности предприятия):
  • Adobe Acrobat; o Photoshop;
  • LeaderTask (для составления планов для бизнеса); o Autocad; o Coreldraw;
  • TestXML (полезна для строителей и кадастровых

инженеров); o Finereader;

• Brotherhood of Steel Compressed File (для открытия

файлов типа bos) o Expert-Ease;

• Eng-Lang-Trainer (и прочие программы для изучения

английского языка); o логистические программы системы ЭТРАН (актуально для оформления заявок по перевозкам грузов на железной дороге); o Columbis (для турбизнеса); o Ventura Publisher; o Lexicon и т. д.;  антивирусы: o Kaspersky; o Webroot; o Norton; o Avast; o McAfee;

• Panda и т. д.

Далеко не каждый офис нуждается в специализированных программах из-за небольшого количества задач, но для ведения стандартной канцелярской деятельности (хотя бы для элементарного бухгалтерского учета) требуется иметь операционную систему Windows с пакетом стандартных офисных программ (Excel, Word).

Информационные облачные технологии автоматизации офиса. Сущность, методы и инструментарий

Возможность работы в дистанционном режиме характерна не только для творческо-креативных и технических профессий. Сегодня в удаленном режиме могут функционировать многие работники, в т. ч. менеджеры по продажам и PR-специалисты.

С развитием всеобщей компьютеризации теряется необходимость в постоянном нахождении сотрудника на рабочем месте, а потому все большее количество предприятий интегрируют систему облачных технологий в свою деятельность.

Набор полезных инструментов для успешной дистанционной работы автоматизированной системы управления (АСУП)

Облачные технологии позволяют оптимизировать финансовую составляющую офиса лишь в случае полной автоматизации и четкой структуры. Удаленная работа предполагает доступ к:

• корпоративной почте с домашнего компьютера;
• офисной сети CRM (обеспечивает продуктивное

сотрудничество с клиентами);

• внутреннему комплексу ERP (ее главное назначение – построение отношений с коллегами).

Автоматизированные виртуальные офисы пользуются популярностью во всем мире, поскольку помогают привлекать к проектам профессионалов из разных стран, оптимизируя расходы на их перемещение в нужное место. Современные автоматизированные информационные технологии и программы управления позволяют обустроить рабочее пространство в удаленном режиме:

• виртуальная АТС на основе IP-телефонии помогает общаться с коллегами и клиентами вне зависимости от физического местонахождения (записываются телефонные разговоры и собирается аналитическая статистика об их продолжительности, игнорировании звонков сотрудником, а также об использовании рабочего номера в личных целях);
• технология автоматизированного облачного офиса типа Mango Office позволяют переключать звонки со стационарных телефонов на компьютерные номера без последствий для абонентов с моментальным оповещением удаленных специалистов;
• Remote Expert от Cisco – профессиональная альтернатива Skype, которая обеспечивает высокое качество изображения и звукового ряда;
• программа WebEx дает возможность провести совещание любого масштаба (конференция может содержать до 500 участников);
• Zoho Project и Wrike – примеры программ для совместной синхронной правки текстовых документов и графических изображений (картинок, схем, таблиц, графиков и т. д.) различными способами в режиме реального времени и закрепления промежуточного результата;
• Realtime Board – оцифрованная маркерная доска, необходимая для совещания в удаленном режиме;
• базовые программы учета рабочего времени (ОфисМетрика, ManicTime) для слежения за подчиненными (с элементами шпионского ПО), которые призваны контролировать персонал;
• Yaware.Online позволяет включать веб-камеры

сотрудников, чтобы узнать, чем они занимаются в рабочее время;

• служба vPro от Intel обеспечивает круглосуточную техническую поддержку для удаленных сотрудников (ведь при неполадках с компьютером они не могут обратиться к штатному системному администратору);
• новая технология защиты данных от Intel «Я и есть пароль», которая сканирует биометрические данные пользователя и только после этого запускает компьютер (в 2018 году подобных информационных решений для идентификации пользователя по звуку голоса, особенностям мимики или рисунку сетчатки глаза в перспективе будет еще больше);
• GPS-трекеры относятся не напрямую к офисным разработкам, но позволяют отследить на карте передвижения сотрудника, выехавшего на какой-либо заказ.

Недостатки менеджмента виртуального офиса подразделения

К сожалению, пока невозможен полный переход деятельности всех компаний в удаленный режим, поскольку облачные технологии имеют ряд следующих недостатков:

• трудности в управлении и контролировании надомных

работников (особенно если их число постоянно растет);

• возможность утечки коммерческой тайны вне зависимости от подписанных обязательств сотрудниками (списывается на некачественные электронные каналы связи);
• элементарное снижение оперативности, поскольку удаленный сотрудник может находиться не на рабочем месте, когда его понадобится вызвать при появлении новой заявки;
• снижение эффективности работы (не все способны трудиться вне коллектива из-за слабой самоорганизации, некоторые нуждаются в удовлетворении коммуникативных потребностей);
• актуальные законодательные ограничения для удаленной трудовой деятельности (особенно в случае необходимости сотрудничества с иностранными специалистами).

Информационные технологии автоматизации управления в режиме удаленного доступа будут успешны в том случае, если руководитель осознает, что структура виртуального офиса существенно отличается от традиционного. Эффективная управленческая деятельность предполагает иное координирование и функционирование: сейчас топ-менеджер должен ставить себя не начальником-распорядителем технических заданий, а заказчиком-координатором проекта.

Направления автоматизации деятельности офисов

Обеспечение совместной деятельности

Прежде всего офис — это группа людей, поэтому на первый план выдвигаются средства организации внутрикорпоративного взаимодействия. Конкретный состав этих средств, их содержание и наполнение во многом зависят от специфики деятельности компании. Так, например, торговой организации необходима система автоматизации коммерческой деятельности (торговли); компании, занимающейся выполнением различных проектных работ, — развитые средства управления проектами и задачами. Практически перед любой фирмой встает вопрос автоматизации канцелярии.

Таким образом, при организации внутрикорпоративных деловых процессов внутри компании (а значит, и ее офисов) возникает потребность в автоматизации различных видов деятельности ее сотрудников. Наиболее общими из них являются нижеследующие.

Документооборот

В принципе, весь документооборот сводится к присвоению документу номера (регистрации документа в канцелярии) и к его исполнению, возможно, сопровождаемому контролем. Документооборот охватывает все структурные подразделения компании — от канцелярии до руководства — и является важной частью системы управления фирмой.

Если регистрация документа достаточно однотипна для всех компаний, то процессы его исполнения и контроль над его прохождением формализуются трудно и во многом зависят от административного устройства организации. Исходя из этого система документооборота должна содержать развитые средства адаптации к административной структуре компании и порядку работы с документами, принятому в ней.

Система автоматизации документооборота должна поддерживать рассылку и визирование документов, что является отражением реальных процессов работы с бумагами в любой организации. Также при автоматизации документооборота должна быть обеспечена и другая типичная операция при работе с бумагами — контроль над прохождением документов. Кроме того, данная система должна обеспечивать: ввод в систему документов из различных источников: бумажная документация, сообщения электронной почты, факсы, файлы различных прикладных программ.

Планирование работ и управление ими

Планирование работ включает в себя составление регламента работ, калькуляцию затрат по ним и планирование ресурсов. Планирование работ неразрывно связано с планированием мероприятий как для отдельных сотрудников, так и для рабочих групп.

Автоматизация коммерческой деятельности (торговли)

В отличие от документооборота все производственные процессы, связанные с торговлей, формализуются значительно проще. Хотя, как показывает практика разработки, продажи и внедрения пакетов автоматизации коммерческой деятельности, у каждой компании есть свои нюансы, но это не мешает широкому распространению подобных систем.

В целом система автоматизации коммерческой деятельности должна выполнять следующие функции:

• Обеспечение полного контроля поступления и продажи товара. Торговля включает в себя покупку или производство товара, его хранение и продажу. Весь этот процесс сопровождается различными бумагами: накладными, счетами, счетами-фактурами, которые необходимы для бухгалтерской отчетности. Соответственно, система торговли должна автоматизировать все операции по движению товара и предоставлять соответствующие им бухгалтерские документы.
• Взаимодействие с системой автоматизации бухгалтерского учета необходимо для наиболее полной автоматизации финансовой деятельности компании. В идеальном случае программа бухгалтерского учета должна являться составной частью системы автоматизации торговли. На самом деле, учитывая разнообразие бухгалтерских программ, давно используемых компаниями, система автоматизации торговли должна, по меньшей мере, обеспечивать сохранение необходимой информации в форматах этих программ.
• Разграничение доступа к информации в системе автоматизации коммерческой деятельности не только является мерой для обеспечения секретности, но и служит для более четкого распределения функций между сотрудниками.
• Максимальная автоматизация операций служит для повышения эффективности работы сотрудников и позволяет избежать многих ошибок, следствием которых могут стать финансовые потери.
• Регулярное обновление и поддержка системы фирмойпроизводителем необходимы для обеспечения устойчивого функционирования торговой компании. Действительно, система автоматизации торговли должна отвечать всем требованиям финансового учета, принятым в стране, и всем реалиям рынка. Ярким примером тому может служить ситуация в начале 1997 года, когда было введено требование обязательной выписки счетов-фактур. После этого многие доморощенные системы автоматизации торговли и пакеты, лишенные поддержки разработчика, попросту оказались бесполезными. Другим событием, повлиявшим на судьбу подобных систем, стала деноминация рубля.

Связь с внешним миром

Деятельность любой компании немыслима без средств удаленного взаимодействия между ее офисами и без связи с другими компаниями.

Следовательно, любой компании необходимы:

• средства электронной почты;
• автоматизация службы факсимильных сообщений;
• средства для организации удаленного доступа и взаимодействия между офисами компании.

Защита данных

Самой ценной составляющей любой информационной системы, тем, во имя чего она и существует, являются хранящиеся в ней данные. Даже при самом надежном решении всегда существует риск потери информации, жизненно важной для предприятия.

Защита корпоративных данных является комплексной задачей, частями которой являются:

• Предотвращение несанкционированного доступа к данным. Разграничение доступа к информации, с одной стороны, необходимо для обеспечения ее секретности и защиты от умышленного разрушения, а с другой — служит для более четкого разграничения обязанностей между сотрудниками.
• Антивирусная защита. Не следует преуменьшать опасность проникновения вирусов в информационную среду. В условиях бурного развития локальных и глобальных сетей и технологий, связанных с Интернетом, один вирус, попавший в сеть, может принести компании катастрофические убытки.
• Резервное копирование данных. Какой бы надежной ни была информационная среда компании, всегда существует вероятность потери данных. В этом случае уменьшить связанные с этим потери поможет развитая система резервного копирования. Как показывает практика внедрения информационных систем, редко кто из IT-менеджеров не устанавливает систему резервного копирования, но при этом далеко не всегда используются современные технологии, предлагаемые для этих систем.

Средства коллективной работы

Средства коллективной работы позволяют современному предприятию упростить процесс обмена информацией между сотрудниками и партнерами, сократить время на совещания и обсуждения, снабжать руководство оперативной информацией о текущих проектах и операциях, предоставлять возможность удаленным пользователям участвовать в совместной работе коллектива.

Системы документооборота

При построении сложных распределенных систем электронного документооборота Элайд делает ставку на индустриальные платформы, такие как Documentum. В рамках направления Элайд осуществляет:

• планирование и разработку концепции документооборота;
• построение систем автоматизации делопроизводства;
• построение систем электронного документооборота (ECM-

системы);

• построение систем автоматизации основных и вспомогательных технологических процессов предприятия;
• построение архивных, информационно-справочных систем и банков данных;
• построение систем динамического управления информационным содержанием корпоративных интернет- и интранет-ресурсов;
• интеграцию систем электронного документооборота в существующую инфраструктуру.

Корпоративные порталы

Ускорить поиск необходимой информации, создать единую точку входа и агрегировать данные из корпоративных бизнес-приложений, вовлечь сотрудников в создание и публикацию информации позволяют корпоративные порталы. Решение реализуется на базе Microsoft SharePoint Portal Server и IBM WebSphere Portal Server. В рамках направления Элайд осуществляет:

• разработку концепции портала и структуры хранения данных;
• интеграцию разрозненных данных в единую базу знаний;
• масштабирование аппаратных платформ для портала в Центре решений Элайд;
• развертывание решения и обучение сотрудников работе с

порталом;

• интеграцию с существующими информационными системами и, при необходимости, с B2B и B2C порталами;
• техническую поддержку портала в режиме 24*7*365.

Корпоративные системы управления проектами

Корпоративные системы управления проектами позволяют автоматизировать управление в масштабе всего предприятия. Они решают задачи по централизации проектной документации, обеспечению согласованного планирования и управления ресурсами, обеспечению руководства аналитической информацией для принятия управленческих решений, предоставлению средств отчетности исполнителям, выполняющим работы по проектам. Решение реализуется на платформе Microsoft Enterprise Project Management и может быть интегрировано с Windows SharePoint Services 2.0, SharePoint Portal Server 2003 и с электронной почтой.

Электронное обучение

Система электронного обучения решает вопросы создания и управления информационным содержимым в рамках образовательного процесса, создания целевых аудиторий и распространение по ним актуальной учебной информации, сбора и обработки результатов заданий, коллективной работы над заданиями. Решить данную задачу специалисты Элайд предлагают на основе учебного портала, на базе Microsoft SharePoint Portal Server 2003 — Microsoft Learning Gateway, служащего единой точкой входа в электронную образовательную среду. Решение создает единое рабочее пространство, в котором можно обучаться, находясь как непосредственно внутри образовательного учреждения, так и извне. Оно может быть интересно и корпоративным заказчикам, внедряющим систему профессионального обучения на предприятии.

Корпоративные системы электронной почты

Преимущества электронной почты перед традиционными способами доставки очевидны: оперативность, доступность, надежность и безопасность, универсальность форматов писем и вложений, широкие возможности по обработке корреспонденции, низкая стоимость почтового сервиса. Элайд предлагает решения на базе технологий Microsoft Exchange и IBM Lotus Domino, оказывает консалтинговые услуги по выбору почтовой системы, осуществляет интеграцию почтовых программ с инструментами сетевой операционной системы, средствами информационной безопасности, антивирусным ПО, системой документооборота, офисными приложениями, системой управления электронным контентом и другими элементами корпоративной информационной среды.

Электронные архивы

Системы электронного архива на предприятии решают задачи создания распределенных хранилищ «центр-филиал», хранения объектов электронной почты и бизнес-систем, обеспечения общей точки поиска, возможности удаленного доступа, пакетной обработки данных, автоматического анализа. Элайд предлагает систему IBM Content Manager — решение корпоративного уровня для хранения, управления и распространения всех видов информации, включая текст, файлы XML и HTML, рисунки, документы системы электронного документооборота, аудио- и видеофайлы. Интеграция Content Manager с ЕRP/CRM системами и почтовыми серверами позволяет автоматизировать ввод документов в архив и обеспечить управление архивными данными. IBM Content Manager CommonStore предоставляет механизм для переноса старых и редко используемых электронных сообщений в архив. Для архивации электронной почты внедряется система архивации IBM для широко используемых почтовых серверов – Lotus Domino и Microsoft Exchange Server.

Автоматическое преобразование документов в электронный вид

Системы автоматического преобразования документов в электронный вид востребованы в компаниях со значительным объемом бумажных документов (в виде текущего потока или накопленных данных). Системы позволяют обрабатывать и структурировано хранить информацию. Решение Элайд представляет собой программно-аппаратный комплекс, в котором могут использоваться как промышленные сканеры со стандартным интерфейсом, так и собственные разработки компании. Прикладное ПО реализовано на базе оригинальной технологии распознавания FlyRead, разработанной Элайд.

Многофункциональность и мобильность

«Закрепленные» за конкретными сотрудниками рабочие места постепенно уходят в прошлое. Все перегородки можно передвигать и убирать, команды могут быстро собираться в одном удобном для работы месте и снова расходиться, переговорные для клиентов и для рабочих встреч могут спонтанно возникать в разных местах офиса, при этом вся система легко масштабируется и «настраивается» под потребности каждого.

Ориентация на человека

Офис для каждого – в какой-то степени дом, по крайней мере в период рабочей недели многие проводят в офисном пространстве гораздо больше времени, чем в собственной квартире. Поэтому уют, комфорт и забота о здоровье – это уже не дополнительные плюсы, а обязательная данность. Мягкие диваны и кресла, места для отдыха, климат-контроль, настройка освещения, места для занятий спортом – элементы, которые обязательно нужно интегрировать в дизайн современного офиса.

Непрерывность бизнеса

Умный офис призван наладить бесперебойную работу компании, включив в себя все автоматические системы безопасности, управления электричеством и связью дистанционным общением. Даже когда никого из сотрудников нет на месте, правильный умный офис продолжает трудиться.

Коммуникативность

Умный офис должен способствовать правильным коммуникациям как способу повышения эффективности работы. Это касается и общения с внешним миром: в дизайне должны быть предусмотрены все современные варианты использования беспроводных технологий, и при этом сам внешний вид офиса – это «послание» социуму, говорящее о миссии компании, ее задачах и концепции бизнеса. Кроме того, правильный умный офис помогает налаживать коммуникации внутри команды, не позволяя людям замыкаться в отдельных «ячейках» рабочих мест.

«Война за таланты» делает дизайн по максимуму антропоцентричным. В нем господствует подчеркнутая ориентация на поддержание здорового образа жизни: только экологически чистые и натуральные материалы, дизайн, позволяющий как можно больше двигаться, умные настраиваемые рабочие места, за которыми можно как стоять, так и сидеть, зоны здорового питания и занятий йогой. Явное уменьшение жесткой субординации и переход к проектному управлению приводит к тому, что практически все рабочие места становятся мобильными.

Виртуальный мир зачастую сливается с реальным, и дизайн «пропитывается» искусственным интеллектом – например, предусматриваются отдельные «рабочие места» для роботов-помощников.

В завершение еще одна тенденция, которую нельзя не упомянуть – чем больше появляется женщин-руководителей, тем больше дизайн офисов становится «женственным», мягким и уютным, с преобладанием спокойной и естественной цветовой гаммы и без всякого намека на брутальность.

Даже при создании интерьеров в любимом в России стиле лофт, интерьер преображается, становится более респектабельным и спокойным.

Как выглядит «умный офис»

Основной задачей такой системы является оптимальное сочетание инновационных технологий, современных инженерных решений и интеллектуальных механизмов для обеспечения комфортных условий для эффективной работы.

Благодаря популяризации экологических материалов строительства и отделки, инновационные офисные пространства обычно оформлены в стиле hi-tech с использованием натуральных материалов. На входе, как правило, установлена система распознавания лиц или отпечатков пальцев для контроля посещаемости сотрудников.

Технологии современного офиса

Для того, чтобы офис мог считаться «умным», существует ряд технологичных особенностей, которыми «интеллектуальное» рабочее пространство должно быть наделено:

• Интернет вещей – это, по сути, автоматизация рабочих процессов. Современный вариант специалиста по управлению офиса (офис менеджера). Технологии позволяют отправлять счета, подготавливать конференц-зал к переговорам или регулировать температуру без вмешательства в эти процессы человека.
• Искусственный интеллект – это функция офиса, которая может зять на себя рутинную работу: поиск и сортировка документов, составление календарного расписания и даже консультации в юридических или какихлибо других вопросах.
• Параллельная работа с документами позволит гораздо быстрее решать различные задачи или работать командой над одним проектом, при том, что каждый сотрудник может находиться на своем рабочем месте.
• Удаленная работа, благодаря технологии одновременного использования документов, станет более доступной. Уже сейчас многие крупные компании отдали часть работы «дистанционным» сотрудникам.
• Облачное хранение позволяет компании располагать большими объемами данных без использования дополнительных материалов и физических мест для их содержания. К тому же, вероятность сохранить данные на длительный срок выше, нежели если они будут находиться непосредственно в офисе.
• VR и AR (виртуальная и дополненная реальность) – огромный шаг к развитию для любого бизнеса. Медицина, ритейл, сфера досуга, инженерия, строительство и многие другие отрасли – все может работать эффективнее и точнее с применением виртуальной или дополненной реальности.
• 3-D печать не заменит обыкновенную печать, но может стать отличной альтернативой производства.
• Экономичность – самый важный для предпринимателей пункт. Ведь система «умного офиса» создана не только для упрощения работы и «разгрузки рук», но и для экономии средств на содержание бизнеса. Система способна регулировать все затраты на обслуживания офиса, включая электроэнергию, отопление и даже человеческий ресурс.

Конечно, все возможности «умного офиса» трудно не оценить. Однако, возникает вопрос: «А что это дает непосредственно работодателю и сотрудникам?».

Мы выделили пять главных преимуществ:

Во-первых, интеллектуальные системы обслуживания рабочего пространства позволят работникам уделять больше времени поставленным задачам и меньше отвлекаться на менее важные вопросы.

Во-вторых, коммуникация между сотрудниками будет более отлаженной, благодаря современным средствам коммуникации в режиме онлайн и совместной работе в одном документе.

В-третьих, климат в помещении всегда будет соответствовать нормам, автоматически подстраиваясь под людей в зависимости от внешних шумов, дневного света и температуры на улице.

В-четвертых, чем больше мы будем переводить данные в электронный формат, тем больше сохраним лесов, а значить и кислорода на Земле.

И, в-пятых, снижение затрат на обслуживание офиса и лишнюю работу позволит вкладывать больше средств в мотивацию для сотрудников.

Уже сегодня многие российские компании используют систему «умного офиса» в своих помещениях, так как данная технология становится все более доступной для большинства. И не за горами то будущее, когда большинство процессов будут автоматизированы, а роботы перестанут быть исключительно удачным сюжетом для научной фантастики.

Умный офис – это не только средство сбережения ресурсов, но и мощный инструмент для бизнеса, помогающий повысить эффективность работы компании. Его главная задача – стимулировать творчество, способствовать инновационным подходам к работе, экономить время и ресурсы компании, улучшать имидж и помогать продвижению бренда работодателя. Дизайн правильного умного офиса нужен всем отделам компании: и отделу по работе с персоналом, и финансистам, и маркетологам, и производственникам. Если в дизайне жилых помещений новые тренды – это цветовые решения, мебель, отделка и декор, которые можно добавлять в классический дизайн, если это нравится заказчику, то в случае офисов, тенденции – это обязательное присутствие тех или иных элементов, без которых современное рабочее место уже не может обойтись. Все качества, которые в нынешнем году стали тенденциями дизайна умного офиса, параллельно являются важными составляющими эффективной работы современной компании.

Какой офис можно считать «умным»

Существует устоявшийся набор составляющих «умного офиса», который можно найти буквально в каждой статье, посвященной данной теме. В материалеAppcessories, опубликованном в конце прошлого года, перечислены 9 технологических трендов «умного» рабочего пространства.

Искусственный интеллект (ИИ, англ. Artificial intelligence, AI) будет играть ведущую роль в работе современного офиса, позволяя значительно увеличивать производительность компании. Примером может служить робот-адвокат ROSS, недавно разработанный на основе системы IBM’s Watson AI. Программа анализирует данные юридической компании за последние 10 лет, самообучается, после чего готова выдавать рекомендации уже по текущей практике фирмы. На искусственного «коллегу» можно будет взвалить многие рутинные обязанности в компании: составление календарного плана, организацию встреч, поиск документов в базе.

Совместная работа с документами в реальном времени. Данная технология в разы увеличивает продуктивность офисного труда. Сегодня можно работать несколькими удаленными командами, не просто редактируя документы, но создавая дизайнерский проект, подключая виртуальную реальность.

Новые варианты коммуникации. Электронная почта и телефон попрежнему остаются основными каналами делового общения. Разработчики уже готовы предложить офисные коммуникационные пакеты, позволяющие интегрировать видео чат, обмен графикой, голосовой чат и традиционную переписку в одной платформе.

3-D печать. До сих пор 3-D печать остается, скорее, уделом энтузиастов, технология еще не нашла широкого применения. Эксперты прогнозируют революционные изменения в офисном пространстве, как только 3-D печать удастся полностью интегрировать в рабочий процесс компаний. Инструмент может частично заменить реальное производство или, по крайней мере, позволит быстро получать нужные детали, когда это необходимо.

Удаленные сотрудники. Недавнее исследованиепоказало, что 34% крупных компаний по всему миру планируют перевести половину своего штата на удаленную работу к 2020 году. Четверть опрошенных руководителей была еще более радикальной: они намерены довести эту цифру до 75%. С помощью технологий «умного офиса» (коммуникационные платформы, облачные вычисления, виртуальная реальность) это вполне реально осуществить.

Виртуальная и дополненная реальность. Пока эти технологии использовали в основном в сфере развлечений и обучения. На очереди — профессии дизайнеров, архитекторов и врачей. Некоторые эксперты предрекаютэру без рабочих ПК. Большинство стандартных процессов можно будет проделывать в виртуальном мире, экспонируя результаты в мир реальный, или в дополненном пространстве, интегрированном в реальное окружение.

Интернет вещей. В упрощенном варианте IoT можно описать как систему автономного взаимодействия нескольких машин. Уже сам этот принцип позволяет в теории сэкономить массу времени офисным работникам, сняв с них обязанности передачи данных с одного устройства на другое. Представьте, что в компании запланировано совещание на 10 часов. Без вмешательства человека система самостоятельно подготовит оборудование для презентации, включит кондиционер и даже приготовит кофе.

Облачные вычисления. Самый понятный инструмент повышения эффективности бизнеса. Облако позволяет компаниям масштабировать процессы без покупки дополнительного оборудования и увеличения площади самого рабочего пространства. Все приложения хранятся и взаимодействуют онлайн. В теории офис полностью может управляться через web.

Энергетическая эффективность. Современные технологии позволяют эффективно решать задачи экономии электроэнергии. Возобновляемые источники могут быть интегрированыв сами офисные здания. Чаще всего в рабочее пространство монтируют системы искусственного интеллекта, проводящие мониторинг энергозатрат и принимающие самостоятельно решения по их снижению.

Прагматичный подход. Последний пункт самый интересный. Можно бесконечно рассуждать о комфорте внутри рабочей среды, о новых гаджетах, бизнес волнует в первую очередь прибыль. Российские компании, привыкшие существовать в условиях постоянной мобилизации ресурсов, не говорят на языке технических футурологов, им интересны две вещи: повышение качества административного управления и снижение операционных издержек.

Технологии «умного офиса» появилисьв России более 10 лет назад. Уже тогда на рынке было порядка 7 компаний, готовых предоставить комплексные решения для интеграции интеллектуальных инженерных систем, систем безопасности, климатконтроля и связи в административные здания.

На внутреннем рынке сложился прагматичный подход к понятию «умный офис». Встроенные системы должны удешевлять управление помещением, помогать экономить на электроэнергии и обеспечении безопасности. В идеале smart office также помогает снижать страховые выплаты, но пока это, скорее, практика западных компаний.

Окупаемость первых проектов внедрения технологий «умного офиса» оценивалась в интервале 5-7 лет. Поэтому основными заказчиками являлись госучреждения, крупные банки, представительства зарубежных корпораций.

Сегодня «умные» технологии доступны среднему и малому бизнесу, способны в короткое время принести ощутимую выгоду.

На портале VC.ru можно ознакомитьсяс примером установки системы управления электросетью Hidden.Energy одного московского офиса через мобильные устройства. Эта система использует специализированный протокол для передачи данных по стандартным линиям. В зависимости от настроек она передает сигналы, управляющие мощностью всех осветительных и электрических приборов здания. Для монтажа требуется установка датчиков и блока управления. Данные могут выводиться на обычный планшет. По заверениям разработчиков, подобная система на IoT помогает экономить 30-60% электроэнергии.

Организация совместной работы в web.

Что такое HTML и как строятся сайты.

Основными языками, с помощью которых создаются сайты, являются:

• HTML
• CSS
• Javascript
• серверные языки (PHP, Ruby и другие)

Например, попробуйте записать следующий код в блокнот и сохранить его как файл с расширением html (во время сохранения не забудьте выбрать Тип файла: Все файлы, для сохранения с расширением html достаточно добавить в конце имени файла «.html»), после чего открыть в браузере:

браузера и для поисковиков —>

форматирования)—>

Этот текст будет полужирным,

а этот — ещё и курсивным

идентификатором first—>

…..

Автоматизация офиса

Характеристика и назначение. К офисным относятся следующие задачи: делопроиз-водство, управление, контроль управления, создание отчетов, поиск, ввод и обновление информации, составление расписаний, обмен информацией между отделами офиса, между офисами предприятия и между предприятиями. Типовые процедуры, выполняемые в перечисленных выше задачах следующие:

· обработка входящей и исходящей информации (чтение и ответы на письма, написание отчетов, циркуляров и прочей документации, которая может включать также рисунки и диаграммы);

· сбор и последующий анализ данных (отчетность за определенные периоды времени по различным подразделениям в соответствии с различными критериями выбора);

· хранение поступившей информации (быстрый доступ к информации и поиск необходимых данных).

Основные компоненты автоматизации офиса представлены на рисунке 3.3.

Рис. 3.3. Основные компоненты автоматизации офиса

Информационная технология автоматизированного офиса
— организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.

Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специалистами, секретарями и конторскими служащими. Они позволяют повысить производительность труда и дают возможность справляться с возрастающим объемом работ.

Однако это преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем. Улучшение принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы.

Электронным офисом
называется программно-аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления.

В состав электронного офиса входят следующие аппаратные средства: компьютеры, возможно, объединенные в сеть; печатающие устройства; средства копирования документов; модем (если компьютер подключен к глобальной сети или территориально удаленной ЭВМ). Дополнительно в состав аппаратных средств могут входить сканеры, используемые для автоматического ввода текстовой и графической информации непосредственно с первичных документов; стримеры, предназначенные для создания архивов на мини-кассетах на магнитной ленте; проекционное оборудование для проведения презентаций.

Основными программными продуктами, обеспечивающими технологию автоматизации офиса являются:

· текстовый редактор;

· электронная таблица;

· система управления базами данных.

В состав программного обеспечения офиса могут также входить:

· программа анализа и составления расписаний;

· программа презентации;

· графический редактор;

· программа обслуживания факс-модема;

· сетевое программное обеспечение: электронная почта, компьютерные и телеконференции и др.;

· программы перевода;

· специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за исполнением приказов и др.

Офисные программные продукты используются как самостоятельно, так и в составе интегрированных пакетов.

Также широко используются некомпьютерные средства: аудио- и видеоконференции, факсимильная связь, ксерокс и другие средства оргтехники.

Основные компоненты.База данных
. Обязательным компонентом любой технологии является база данных. В автоматизированном офисе база данных концентрирует в себе данные о деятельности фирмы. Информация в базу данных может также поступать из внешнего окружения фирмы.

Информация из базы данных поступает на вход компьютерных приложений (программ), таких, как текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, компьютерные конференции и пр. Любое компьютерное приложение автоматизированного офиса обеспечивает работникам связь друг с другом и с другими фирмами.

Текстовый процессор.
Это вид прикладного программного обеспечения, предназначенный для создания и обработки текстовых документов. Регулярное получение подготовленных с помощью текстового процессора писем и докладов дает возможность менеджеру постоянно оценивать ситуацию на фирме.

Электронная почта.
Электронная почта (E-mail), основываясь на сетевом использовании компьютеров, дает возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети.

Аудиопочта.
Это почта для передачи сообщений голосом. Она напоминает электронную почту, за исключением того, что вместо набора сообщения на клавиатуре компьютера вы передаете его через телефон. Система включает в себя специальное устройство для преобразования аудиосигналов в цифровой код и обратно, а также компьютер для хранения аудиосообщений в цифровой форме. Преимуществом аудипочты является то, что она проще — при ее использовании не нужно вводить данные с клавиатуры.

Табличный процессор.
Он так же, как и текстовый процессор, является базовой составляющей информационной культуры любого сотрудника и автоматизированной офисной технологии. Без знания основ технологии работы в нем невозможно полноценно использовать персональный компьютер в своей деятельности. Функции современных программных сред табличных процессоров позволяют выполнять многочисленные операции над данными, представленными в табличной форме.

Электронный календарь
. Он предоставляет еще одну возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации.

Компьютерные конференции и телеконференции
. Компьютерные конференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему. Количество участников компьютерной конференции может быть во много раз больше, чем аудио- и видеоконференций.

В литературе часто можно встретить термин телеконференция. Телеконференция включает в себя три типа конференций: аудио, видео и компьютерную.

Аудиоконференции.
Они используют аудиосвязь для поддержания коммуникаций между территориально удаленными работниками или подразделениями фирмы. Наиболее простым техническим средством реализации аудиоконференций является телефонная связь, оснащенная дополнительными устройствами, дающими возможность участия в разговоре более чем двум участникам. Создание аудиоконференций не требует наличия компьютера, а лишь предполагает использование двухсторонней аудиосвязи между ее участниками.

Видеоконференции.
Они предназначены для тех же целей, что и аудиоконференции, но с применением видеоаппаратуры. Их проведение также не требует компьютера. В процессе видеоконференции ее участники, удаленные друг от друга на значительное расстояние, могут видеть на телевизионном экране себя и других участников. Одновременно с телевизионным изображением передается звуковое сопровождение.

Хотя видеоконференции позволяют сократить транспортные и командировочные расходы, большинство фирм применяет их не только по этой причине. Эти фирмы видят в них возможность привлечь к решению проблем максимальное количество менеджеров и других работников, территориально удаленных от главного офиса.

Факсимильная связь
. Эта связь основана на использовании факс-аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом.

Факсимильная связь вносит свой вклад в принятие решений за счет быстрой и легкой рассылки документов участникам группы, решающей определенную проблему, независимо от их географического положения.

Автоматизация офиса – это способ повысить эффективность деятельности фирмы за счет внедрения новых технологий из сферы ИТ в канцелярскую деятельность. Рассмотрим подробнее возможности.

Интеграция информационных продуктов не влечет за собой замену традиционной офисной структуры, она всего лишь дополняет существующий режим компании:

• во внутрифирменном взаимодействии персонала;
• в отношении различных методов коммуникаций с внешним миром и муниципальными департаментами.

Компьютерные сети, программное оборудование и прочие средства передачи, статистики и обработки информации помогают организовывать и поддерживать коммуникативные офисные процессы.

Главные задачи офиса

Офис компании – это связующее звено отделов в составе предприятия вне зависимости от его размера. Если кратко, то к главным конторским функциям относятся:

• профессиональное делопроизводство и документооборот (в случае применения IT-технологий и программных компонентов идет речь о системе автоматизированного делопроизводства OAS);
• контроль исполнения промежуточных (в т. ч. ежедневных) и генеральных целей фирмы;
• составление и оформление квартальных, годовых и прочих отчетов (например, для налоговой инспекции);
• поиск необходимых сведений и эффективного инструментария;
• контролирование бэк-офиса;
• обновление информации, замена старых идентификационных данных на новые;
• финансовое и производственное планирование;
• упорядоченность деятельности (САО – система автоматической оптимизации, структурирования и координирования);
• специализированная техническая поддержка производственных объектов в удаленном режиме;
• автоматическая организация совместного и синхронного функционирования подразделений (складов, магазинов и т. д.).

Компоненты генеральной системы комплексной автоматизации офиса

Единое информационное пространство, полученное в результате развития автоматизации фирмы, представляет собой базу:

• оперативных детальных сведений, получаемых в режиме реального времени по каждому конкретному процессу;
• накопленной аналитической информации о деятельности организации;
• личных дел персонала;
• разработок на производстве;
• данных о партнерах и клиентах.

Оно предназначено для повышения эффективности функционирования предприятия и автоматизации рабочего места (АРМ) каждого сотрудника.

Классификация и функции базы данных

База данных – это ядро автоматической идентификационной системы (АИС) офиса. Вне зависимости от структуры и направления деятельности предприятия она выполняет следующие характерные функции:

• сбор информации из разных источников, включая лаборатории об оценке качества и статей независимых аналитиков;
• интеграцию известных сведений в упорядоченные модели;
• структурирование, защита и хранение данных.

Поскольку сегодня в офисах приходится структурировать большое количество информации, работа с бумажными носителями сводится к минимуму, уступая место интегрированным автоматизированным информационным технологиям (АИТ).

Компьютерные средства

Технология автоматизации современного офиса базируется внедрение компьютерных сетей и IT-технологий в повседневную работу фирм. Именно они решают большинство проблем конторских служащих.

Виды компьютерных офисных средств для малого и крупного бизнесов:

• табличный и текстовый процессоры;
• электронная почта (внутренняя и расположенная на внешних почтовых сервисах);
• аудиопочта и видеотекст;
• хранение большого объема информации;
• программы для управленческой деятельности и т. д.

Некомпьютерные офисные средства

Современные информационные технологии автоматизации офиса предполагает использование различного некомпьютерного оборудования.

Внимание:
самым простым средством такого плана является всем известный телефон, который позволяет одновременно участвовать в разговоре сразу нескольким абонентам.

Предназначение конференц-связи заключается в поддержании коммуникации для территориально удаленных сотрудников одного предприятия. Осуществляется в форматах аудио и видео. А также важную роль в документообороте офиса играет оргтехника и различные элементы ремонта (к примеру, дополнительная звукоизоляция).

Характеристика программного обеспечения

Чтобы продуктивно и эффективно выполнять ежедневные задачи, офис должен быть оборудован только платными программами. В случае скачивания «пиратской» версии (бесплатно) может нарушиться деятельность всего сервера. Комплексная офисная автоматизация заключается в использовании только лицензионной IT-продукции.

К основным программам для бизнеса относятся:

• операционная система:
  • Microsoft Windows (бюджетный вариант);
  • Apple;
  • Linux;
• офисные программные компоненты:
  • Microsoft Office (в т. ч. для Mac);
  • Siag Office для Unix;
  • iWork и т. д.;
• прикладное ПО (зависит от деятельности предприятия):
  • Adobe Acrobat;
  • Photoshop;
  • LeaderTask (для составления планов для бизнеса);
  • Autocad;
  • Coreldraw;
  • TestXML (полезна для строителей и кадастровых инженеров);
  • Finereader;
  • Brotherhood of Steel Compressed File (для открытия файлов типа bos)
  • Expert-Ease;
  • Eng-Lang-Trainer (и прочие программы для изучения английского языка);
  • логистические программы системы ЭТРАН (актуально для оформления заявок по перевозкам грузов на железной дороге);
  • Columbis (для турбизнеса);
  • Ventura Publisher;
  • Lexicon и т. д.;
• антивирусы:
  • Kaspersky;
  • Webroot;
  • Norton;
  • Avast;
  • McAfee;
  • Panda и т. д.

Далеко не каждый офис нуждается в специализированных программах из-за небольшого количества задач, но для ведения стандартной канцелярской деятельности (хотя бы для элементарного бухгалтерского учета) требуется иметь операционную систему Windows с пакетом стандартных офисных программ (Excel, Word).

Информационные облачные технологии автоматизации офиса. Сущность, методы и инструментарий

Возможность работы в дистанционном режиме характерна не только для творческо-креативных и технических профессий. Сегодня в удаленном режиме могут функционировать многие работники, в т. ч. менеджеры по продажам и PR-специалисты.

Важно:
с развитием всеобщей компьютеризации теряется необходимость в постоянном нахождении сотрудника на рабочем месте, а потому все большее количество предприятий интегрируют систему облачных технологий в свою деятельность.

Набор полезных инструментов для успешной дистанционной работы автоматизированной системы управления (АСУП)

Облачные технологии позволяют оптимизировать финансовую составляющую офиса лишь в случае полной автоматизации и четкой структуры. Удаленная работа предполагает доступ к:

• корпоративной почте с домашнего компьютера;
• офисной сети CRM (обеспечивает продуктивное сотрудничество с клиентами);
• внутреннему комплексу ERP (ее главное назначение – построение отношений с коллегами).

Автоматизированные виртуальные офисы пользуются популярностью во всем мире, поскольку помогают привлекать к проектам профессионалов из разных стран, оптимизируя расходы на их перемещение в нужное место. Современные автоматизированные информационные технологии и программы управления позволяют обустроить рабочее пространство в удаленном режиме:

• виртуальная АТС на основе IP-телефонии помогает общаться с коллегами и клиентами вне зависимости от физического местонахождения (записываются телефонные разговоры и собирается аналитическая статистика об их продолжительности, игнорировании звонков сотрудником, а также об использовании рабочего номера в личных целях);
• технология автоматизированного облачного офиса типа Mango Office позволяют переключать звонки со стационарных телефонов на компьютерные номера без последствий для абонентов с моментальным оповещением удаленных специалистов;
• Remote Expert от Cisco – профессиональная альтернатива Skype, которая обеспечивает высокое качество изображения и звукового ряда;
• программа WebEx дает возможность провести совещание любого масштаба (конференция может содержать до 500 участников);
• Zoho Project и Wrike – примеры программ для совместной синхронной правки текстовых документов и графических изображений (картинок, схем, таблиц, графиков и т. д.) различными способами в режиме реального времени и закрепления промежуточного результата;
• Realtime Board – оцифрованная маркерная доска, необходимая для совещания в удаленном режиме;
• базовые программы учета рабочего времени (ОфисМетрика, ManicTime) для слежения за подчиненными (с элементами шпионского ПО), которые призваны контролировать персонал;
• Yaware.Online позволяет включать веб-камеры сотрудников, чтобы узнать, чем они занимаются в рабочее время;
• служба vPro от Intel обеспечивает круглосуточную техническую поддержку для удаленных сотрудников (ведь при неполадках с компьютером они не могут обратиться к штатному системному администратору);
• новая технология защиты данных от Intel «Я и есть пароль», которая сканирует биометрические данные пользователя и только после этого запускает компьютер (в 2018 году подобных информационных решений для идентификации пользователя по звуку голоса, особенностям мимики или рисунку сетчатки глаза в перспективе будет еще больше);
• GPS-трекеры относятся не напрямую к офисным разработкам, но позволяют отследить на карте передвижения сотрудника, выехавшего на какой-либо заказ.

Недостатки менеджмента виртуального офиса подразделения

К сожалению, пока невозможен полный переход деятельности всех компаний в удаленный режим, поскольку облачные технологии имеют ряд следующих недостатков:

• трудности в управлении и контролировании надомных работников (особенно если их число постоянно растет);
• возможность утечки коммерческой тайны вне зависимости от подписанных обязательств сотрудниками (списывается на некачественные электронные каналы связи);
• элементарное снижение оперативности, поскольку удаленный сотрудник может находиться не на рабочем месте, когда его понадобится вызвать при появлении новой заявки;
• снижение эффективности работы (не все способны трудиться вне коллектива из-за слабой самоорганизации, некоторые нуждаются в удовлетворении коммуникативных потребностей);
• актуальные законодательные ограничения для удаленной трудовой деятельности (особенно в случае необходимости сотрудничества с иностранными специалистами).

Информационные технологии автоматизации управления в режиме удаленного доступа будут успешны в том случае, если руководитель осознает, что структура виртуального офиса существенно отличается от традиционного. Эффективная управленческая деятельность предполагает иное координирование и функционирование: сейчас топ-менеджер должен ставить себя не начальником-распорядителем технических заданий, а заказчиком-координатором проекта.

На протяжении последних десятилетий автоматизация офисной деятельности является одним из основных стимулов развития мировой информационной индустрии. Пожалуй, каждый из мировых гигантов — разработчиков аппаратного и программного обеспечения внес свою лепту в развитие этой части рынка информационных технологий.

Спектр решений, предлагаемых для автоматизации офисной деятельности, включает офисные пакеты, средства организации коллективной работы и обмена информацией, решения для автоматизации управления компанией и многое другое. Благодаря этим решениям сам офис и организация труда его сотрудников за последнее время изменились до неузнаваемости.

При создании новой компании любого масштаба перед ее организаторами уже не встает вопрос о необходимости автоматизации деятельности ее офисов или подразделений — возникает лишь проблема выбора средств для этой автоматизации среди многообразия продуктов, представленных на рынке.

В этой статье рассматривается один из вариантов выбора средств для автоматизации деятельности офиса компании любого масштаба. В принципе, автоматизация деятельности офиса или подразделения компании тесно связана с автоматизацией всей фирмы, поэтому в предлагаемой статье они также будут представлены в неразрывной связи.

Задачи автоматизации офисной деятельности

Задачи, решаемые при автоматизации деятельности компании, во многом зависят от характера ее бизнеса, инфраструктуры, административного устройства и многих других факторов. Но вне зависимости от специфики каждой отдельной фирмы существует ряд общих требований к системам автоматизации офисной деятельности. Поэтому для того, чтобы определить эти требования, необходимо понять, что общего имеется в задачах автоматизации деятельности офисов различных компаний.

Обеспечение совместной деятельности

Прежде всего офис — это группа людей, поэтому на первый план выдвигаются средства организации внутрикорпоративного взаимодействия. Конкретный состав этих средств, их содержание и наполнение во многом зависят от специфики деятельности компании. Так, например, торговой организации необходима система автоматизации коммерческой деятельности (торговли); компании, занимающейся выполнением различных проектных работ, — развитые средства управления проектами и задачами. Практически перед любой фирмой встает вопрос автоматизации канцелярии.

Таким образом, при организации внутрикорпоративных деловых процессов внутри компании (а значит, и ее офисов) возникает потребность в автоматизации различных видов деятельности ее сотрудников. Наиболее общими из них являются нижеследующие.

Документооборот

В принципе, весь документооборот сводится к присвоению документу номера (регистрации документа в канцелярии) и к его исполнению, возможно, сопровождаемому контролем. Документооборот охватывает все структурные подразделения компании — от канцелярии до руководства — и является важной частью системы управления фирмой.

Если регистрация документа достаточно однотипна для всех компаний, то процессы его исполнения и контроль над его прохождением формализуются трудно и во многом зависят от административного устройства организации. Исходя из этого система документооборота должна содержать развитые средства адаптации к административной структуре компании и порядку работы с документами, принятому в ней.

Система автоматизации документооборота должна поддерживать рассылку и визирование документов, что является отражением реальных процессов работы с бумагами в любой организации. Также при автоматизации документооборота должна быть обеспечена и другая типичная операция при работе с бумагами — контроль над прохождением документов. Кроме того, данная система должна обеспечивать: ввод в систему документов из различных источников: бумажная документация, сообщения электронной почты, факсы, файлы различных прикладных программ.

Автоматизация коммерческой деятельности (торговли)

В отличие от документооборота все производственные процессы, связанные с торговлей, формализуются значительно проще. Хотя, как показывает практика разработки, продажи и внедрения пакетов автоматизации коммерческой деятельности, у каждой компании есть свои нюансы, но это не мешает широкому распространению подобных систем.

В целом система автоматизации коммерческой деятельности должна выполнять следующие функции:

• Обеспечение полного контроля поступления и продажи товара. Торговля включает в себя покупку или производство товара, его хранение и продажу. Весь этот процесс сопровождается различными бумагами: накладными, счетами, счетами-фактурами, которые необходимы для бухгалтерской отчетности. Соответственно, система торговли должна автоматизировать все операции по движению товара и предоставлять соответствующие им бухгалтерские документы.
• Взаимодействие с системой автоматизации бухгалтерского учета необходимо для наиболее полной автоматизации финансовой деятельности компании. В идеальном случае программа бухгалтерского учета должна являться составной частью системы автоматизации торговли. На самом деле, учитывая разнообразие бухгалтерских программ, давно используемых компаниями, система автоматизации торговли должна, по меньшей мере, обеспечивать сохранение необходимой информации в форматах этих программ.
• Разграничение доступа к информации в системе автоматизации коммерческой деятельности не только является мерой для обеспечения секретности, но и служит для более четкого распределения функций между сотрудниками.
• Максимальная автоматизация операций служит для повышения эффективности работы сотрудников и позволяет избежать многих ошибок, следствием которых могут стать финансовые потери.
• Регулярное обновление и поддержка системы фирмой-производителем необходимы для обеспечения устойчивого функционирования торговой компании. Действительно, система автоматизации торговли должна отвечать всем требованиям финансового учета, принятым в стране, и всем реалиям рынка. Ярким примером тому может служить ситуация в начале 1997 года, когда было введено требование обязательной выписки счетов-фактур. После этого многие доморощенные системы автоматизации торговли и пакеты, лишенные поддержки разработчика, попросту оказались бесполезными. Другим событием, повлиявшим на судьбу подобных систем, стала деноминация рубля.

Защита данных

Самой ценной составляющей любой информационной системы, тем, во имя чего она и существует, являются хранящиеся в ней данные. Даже при самом надежном решении всегда существует риск потери информации, жизненно важной для предприятия.

Защита корпоративных данных является комплексной задачей, частями которой являются:

• Предотвращение несанкционированного доступа к данным. Разграничение доступа к информации, с одной стороны, необходимо для обеспечения ее секретности и защиты от умышленного разрушения, а с другой — служит для более четкого разграничения обязанностей между сотрудниками.
• Антивирусная защита. Не следует преуменьшать опасность проникновения вирусов в информационную среду. В условиях бурного развития локальных и глобальных сетей и технологий, связанных с Интернетом, один вирус, попавший в сеть, может принести компании катастрофические убытки.
• Резервное копирование данных. Какой бы надежной ни была информационная среда компании, всегда существует вероятность потери данных. В этом случае уменьшить связанные с этим потери поможет развитая система резервного копирования. Как показывает практика внедрения информационных систем, редко кто из IT-менеджеров не устанавливает систему резервного копирования, но при этом далеко не всегда используются современные технологии, предлагаемые для этих систем.

Решение

Рассмотрим одно из решений для автоматизации деятельности компании и ее офисов с учетом требований, изложенных выше. Предлагаемое решение базируется на многолетнем опыте внедрения подобных систем и, по мнению автора, является сбалансированным с точки зрения цены и потребительских характеристик.

Ядром предлагаемого решения является сервер коллективной работы Lotus Domino/Notes компании IBM; рассмотрим его более подробно.

Основой сервера Lotus Notes является встроенная база данных, имеющая нереляционную структуру, что, в отличие от систем управления реляционными базами данных (SQL-серверов), позволяет наиболее просто и эффективно строить системы хранения документов с целью их коллективного использования. Следует отметить, что, несмотря на нереляционную структуру баз данных сервера Lotus Notes, к ним можно обращаться и посредством ODBC-драйвера.

Другими чертами системы Lotus Notes являются:

• технология «клиент-сервер» с поддержкой широкого спектра серверных и клиентских платформ, в частности: Windows 2000, Windows NT, Macintosh, AS/400, Windows 95/98/3.x, OS/2, различные клоны UNIX. Все приложения, разработанные на основе системы Lotus Notes, в том числе те, о которых далее пойдет речь, выполняются на всех поддерживаемых ею платформах без каких-либо модификаций;
• поддержка удаленных баз данных, обеспечение синхронизации между ними. Это позволяет организовать глобальную корпоративную сеть, где каждый офис будет либо работать с центральным сервером Lotus удаленно, либо содержать на своем локальном сервере актуальную копию корпоративных баз данных;
• встроенные Интернет-сервер и система электронной почты;
• интерфейс с другими источниками данных через ODBC;
• развитые визуальные средства разработки приложений и интерфейс с популярными системами разработки приложений.

Таким образом, Lotus является не только средством хранения данных, но и Интернет-сервером, а также обеспечивает функционирование электронной почты. Как интегрированная система коллективной работы сервер Lotus Notes позволяет организовать:

• совместную систему обработки документов внутри компании, отдела, рабочей группы;
• взаимодействие между удаленными компаниями или офисами;
• обмен информацией внутри предприятия любого масштаба;
• коллективную обработку данных из различных источников: реляционных серверов, ресурсов Интернета, офисных приложений.

Система Lotus Notes легко настраивается на все популярные сетевые протоколы и содержит развитые средства организации удаленного доступа и взаимодействия по глобальным сетям.

Пакет Lotus Notes содержит развитые средства защиты информации, о которых будет рассказано далее.

Все эти и многие другие достоинства делают систему Lotus Notes самым популярным средством построения корпоративных систем совместной работы. Так, в течение 1999 года во всем мире было продано почти 22 млн. лицензий на Notes, что превысило аналогичный показатель 1998 год на 62%. К концу 1999 года в мире насчитывалось около 56 млн. пользователей Lotus Notes.

Собственно, только приобретение и развертывание системы Lotus Notes позволяет решить следующие задачи:

• реализацию электронной почты;
• создание Интернет-сервера;
• поддержку индивидуального и группового планирования мероприятий.

Но только этим использование сервера Lotus не ограничивается. Как уже говорилось выше, сервер Lotus Notes предназначен в первую очередь для организации коллективной работы над документами, что определяется архитектурой его баз данных и развитыми встроенными средствами создания приложений для их обработки. Безусловно, компания, владеющая системой Lotus, может самостоятельно разработать приложения под свои нужды, но на рынке уже имеются готовые. Два из них, предназначенные для организации документооборота и автоматизации коммерческой деятельности (торговли), предлагаются вниманию читателей.

Исторически
автоматизация началась на производстве
и затем распространилась на офис, имея
вначале целью лишь автоматизацию
рутинной
секретарской работы. По мере развития
средств коммуникаций автоматизация
офисных технологий заинтересовала
специалистов и управленцев,
которые увидели в ней возможность
повысить
производительность
своего труда.

Автоматизация
офиса призвана не заменить существующую
традиционную
систему коммуникации персонала (с ее
совещаниями, телефонными
звонками и приказами), а лишь дополнить
ее. Совместное использование
этих систем обеспечивает рациональную
автоматизацию управленческого
труда и наилучшее обеспечение управленцев
информацией.

Автоматизированный
офис привлекателен для менеджеров всех
уровней управления в фирме не только
потому, что поддерживает внутрифирменную
связь персонала, но также потому, что
предоставляет им
новые средства коммуникации с внешним
окружением.

Информационная
технология автоматизированного офиса

—
организация
и поддержка коммуникационных процессов
как внутри организации,
так и с внешней средой на базе компьютерных
сетей
других
современных средств передачи и работы
с информацией

Офисные
автоматизированные технологии
используются управленцами,
специалистами, секретарями и конторскими
служащими, особенно
они привлекательны для группового
решения проблем. Они позволяют
повысить производительность труда
секретарей и конторских работников
и дают им возможность справляться с
возрастающим объемом
работ. Однако это преимущество является
второстепенным по сравнению
с возможностью использования автоматизации
офиса в качестве
инструмента для решения проблем.
Улучшение и ускорение принимаемых
менеджерами решений в результате их
более совершенной
коммуникации способно обеспечить
экономический рост фирмы.

В
настоящее время известно несколько
десятков программных продуктов
для компьютеров и некомпьютерных
технических средств, обеспечивающих
технологию автоматизации офиса: текстовый
процессор,
табличный процессор, электронная почта,
электронный календарь,
аудиопочта, компьютерные и телеконференции,
видеотекст, хранение
изображений, а также специализированные
программы управленческой
деятельности: ведения документов,
контроля за исполнением
приказов и т.д.

Автоматизацию
офиса дополняют некомпьютерные средства:
аудио и
видеоконференции, факсимильная связь,
ксерокс и другие средства оргтехники.

Основные
компоненты

База
данных является обязательным компонентом
любой информационной
технологии. В автоматизированном офисе
база данных концентрирует
в себе данные о производственной системе
фирмы так же,
как в технологии обработки данных на
операционном уровне. Информация
в базу данных может также поступать из
внешнего окружения
фирмы. Специалисты должны владеть
основными технологическими
операциями по работе в среде баз данных.

Пример.

В базе данных собираются сведения о
ежедневных продажах,
передаваемые торговыми агентами фирмы
на главный компьютер,
или сведения о еженедельных поставках
сырья. Могут ежедневно
по электронной почте поступать с биржи
сведения о курсе валют
или котировках ценных бумаг, в том числе
и акций этой фирмы, которые
ежедневно корректируются в соответствующем
массиве базы данных.

Информация
из базы данных поступает на вход
компьютерных приложений
(программ), таких, как текстовый процессор,
табличный процессор, электронная почта,
компьютерные конференции и пр. Любое
компьютерное приложение автоматизированного
офиса обеспечивает работникам
связь друг с другом и с другими фирмами.

Текстовый
процессор

— это вид прикладного программного
обеспечения,
предназначенный для создания и обработки
текстовых документов.
Таким
образом, в распоряжении
менеджера имеется эффективный вид
письменной коммуникации. Регулярное
получение подготовленных с помощью
текстового
процессора писем и докладов дает
возможность менеджеру постоянно
оценивать ситуацию на фирме.

Электронная
почта

(E-mail),
основываясь на сетевом использовании
компьютеров,
дает возможность пользователю получать,
хранить и отправлять
сообщения своим партнерам по сети. Здесь
имеет место только
однонаправленная связь. Это ограничение,
по мнению многих исследователей,
не является слишком важным, поскольку
в пятидесяти случаях
из ста служебные переговоры по телефону
имеют целью лишь получение
информации. Для обеспечения двухсторонней
связи придется
многократно посылать и принимать
сообщения по электронной почте
или воспользоваться другим способом
коммуникации.

Электронная
почта может предоставлять пользователю
различные возможности
в зависимости от используемого
программного обеспечения.
Чтобы посылаемое сообщение стало
доступно всем пользователям
электронной почты, его следует поместить
на компьютерную доску объявлений, при
желании можно указать, что это частная
корреспонденция.
Вы также можете послать отправление с
уведомлением
о его получении адресатом.

Аудиопочта
— это почта для передачи сообщений
голосом. Она напоминает
электронную почту, за исключением того,
что вместо набора сообщения
на клавиатуре компьютера вы передаете
его через телефон. Также
по телефону вы получаете присланные
сообщения. Система включает
в себя специальное устройство для
преобразования аудиосигналов
в цифровой код и обратно, а также компьютер
для хранения
аудиосообщений в цифровой форме.
Аудиопочта также
реализуется
в сети.
Система
будет периодически
обзванивать всех указанных сотрудников
для передачи им сообщения.

Табличный
процессор

так же, как и текстовый процессор,
является базовой
составляющей информационной культуры
любого сотрудника и
автоматизированной офисной технологии.
Без знания основ технологии
работы в нем невозможно полноценно
использовать персональный
компьютер в своей деятельности. Функции
современных программных
сред табличных процессоров позволяют
выполнять многочисленные
операции над данными, представленными
в табличной форме.
Объединяя эти операции по общим признакам,
можно выделить наиболее
многочисленные и применяемые группы
технологических операций:

ввод
данных как с клавиатуры, так и из баз
данных;

обработка
данных (сортировка, автоматическое
формирование итогов,
копирование и перенос данных, различные
группы операций по
вычислениям, агрегирование данных и
т.д.);

вывод
информации в печатном виде, в виде
импортируемых файлов
в другие системы, непосредственно в
базу данных;

качественное
оформление табличных форм представления
данных;

многоплановое
и качественное оформление данных в
виде диаграмм
и графиков;

проведение
инженерных, финансовых, статистических
расчетов;

проведение
математического моделирования и ряд
других вспомогательных
операций.

Любая
современная среда табличного процессора
имеет средства пересылки
данных по сети.

Электронный
календарь

предоставляет еще одну возможность
использовать
сетевой вариант компьютера для хранения
и манипулирования
рабочим расписанием управленцев и
других работников
организации. Менеджер (или его секретарь)
устанавливает дату
и время встречи или другого мероприятия,
просматривает получившееся
расписание, вносит изменения при помощи
клавиатуры. Техническое
и программное обеспечение электронного
календаря полностью
соответствует аналогичным компонентам
электронной почты. Более
того, программное обеспечение календаря
часто является составной
частью программного обеспечения
электронной почты.

Система
дополнительно дает возможность получить
доступ также и к
календарям других менеджеров. Она может
автоматически согласовать
время
встречи с их собственными расписаниями.

Использование
электронного календаря оказывается
особенно эффективным
для менеджеров высших уровней управления,
рабочие дни
которых расписаны надолго вперед.

Компьютерные
конференции

используют компьютерные сети для обмена
информацией между участниками группы,
решающей определенную
проблему. Естественно, круг лиц, имеющих
доступ к этой технологии,
ограничен. Количество участников
компьютерной конференции может быть
во много раз больше, чем аудио- и
видеоконференций.

Телеконференция

включает в себя три типа конференций:
аудио, видео и
компьютерную.
Видеотекст
основан на использовании компьютера
для получения отображения
текстовых и графических данных на экране
монитора.

Обмен
каталогами и ценниками (прайс-листами)
своей продукции между
компаниями в форме видеотекста приобретает
сейчас все большую
популярность. Что же касается компаний,
специализирующихся на
продаже видеотекста, то их услуги
начинают конкурировать с такой печатной
продукцией, как газеты и журналы. Так,
во многих странах сейчас можно заказать
газету или журнал в форме видеотекста,
не говоря
уже о текущих сводках биржевой информации.

Хранение
изображений
.
В любой фирме необходимо длительное
время
хранить большое количество документов.
Их число может быть так
велико, что хранение даже в форме файлов
вызывает серьезные проблемы.
Поэтому возникла идея хранить не сам
документ, а его образ (изображение),
причем хранить в цифровой форме.
Хранение
изображений (imaging)
является перспективной офисной
технологией
и основывается на использовании
специального устройства

оптического
распознавателя образов, позволяющего
преобразовывать
изображение документа или фильма в
цифровой вид для
дальнейшего хранения во внешней памяти
компьютера. Сохраненное
в цифровом формате изображение может
быть в любой момент
выведено в его реальном виде на экран
или принтер. Для хранения
изображений используются оптические
диски

Идея
хранения изображений не нова и
реализовывалась раньше на
основе микрофильмов. Созданию данной
технологии способствовало появление
нового технического решения — оптического
диска в комбинации
с цифровой записью изображения.

Аудиоконференции

используют аудиосвязь для поддержания
коммуникаций
между территориально удаленными
работниками или подразделениями
фирмы. Наиболее простым техническим
средством реализации
аудиоконференций является телефонная
связь, оснащенная
дополнительными устройствами, дающими
возможность участия
в разговоре более чем двум участникам.
Создание аудиоконференций
не требует наличия компьютера, а лишь
предполагает
использование двухсторонней аудиосвязи
между ее участниками.
Использование
аудиоконференций облегчает принятие
решений, оно
дешево и удобно.

Видеоконференции

предназначены для тех же целей, что и
аудиоконференций,
но с применением видеоаппаратуры. Их
проведение
также не требует компьютера. В процессе
видеоконференции
ее участники, удаленные друг от друга
на значительное
расстояние, могут видеть на телевизионном
экране себя и
других участников. Одновременно с
телевизионным изображением передается
звуковое сопровождение.

Хотя
видеоконференции позволяют сократить
транспортные и командировочные расходы,
большинство фирм применяет их не только
по
этой причине. Эти фирмы видят в них
возможность привлечь к решению
проблем максимальное количество
менеджеров и других работников,
территориально удаленных от главного
офиса.

Факсимильная
связь
основана
на использовании факс-аппарата, способного
читать документ на одном конце
коммуникационного канала и
воспроизводить его изображение на
другом.
Факсимильная
связь вносит свой вклад в
принятие
решений за счет быстрой и легкой рассылки
документов участникам группы, решающей
определенную проблему, независимо от
их географического положения.

Наиболее
популярным набором программ для офисной
автоматизации
является
Microsoft
Office.
Продукты
Microsoft
Office
тесно интегрированы между собой, они
имеют более 50% общего программного кода.
Это является основой однотипной
работы со всеми приложениями.

Характеристика и назначение
. К офисным относятся следующие задачи: делопроизводство, управление, контроль управления, создание отчетов, поиск, ввод и обновление информации, составление расписаний, обмен информацией между отделами офиса, между офисами предприятия и между предприятиями. Типовые процедуры, выполняемые в перечисленных выше задачах:

 обработка входящей и исходящей информации (чтение и ответы на письма, написание отчетов, циркуляров и прочей документации, которая может включать также рисунки и диаграммы);

 сбор и последующий анализ данных (отчетность за определенные периоды времени по различным подразделениям в соответствии с различными критериями выбора);

 хранение поступившей информации (быстрый доступ к информации и поиск необходимых данных).

Это требует выполнения следующих условий: работа между исполнителями должна быть скоординирована; движение документов по возможности оптимизировано; предоставлена возможность взаимодействия подразделений в рамках предприятия и предприятий в рамках объединения.

Автоматизированный офис привлекателен для менеджеров всех уровней управления в фирме не только потому, что поддерживает внутрифирменную связь персонала, но также потому, что предоставляет им новые средства коммуникации с внешним окружением.

Информационная технология автоматизированного офиса
– это организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.

Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специалистами, секретарями и конторскими служащими, особенно они привлекательны для группового решения проблем. Они позволяют повысить производительность труда секретарей и конторских работников и дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ. Однако это преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем. Улучшение принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы.

Основные компоненты
автоматизированного офиса представлены на рис. 6.3. В настоящее время известно несколько десятков программных продуктов для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса: текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, электронный календарь, аудиопочта, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранение изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за исполнением приказов и т.д.

Автоматизация офисной деятельности осуществляется на основе программно-аппаратного комплекса, называемого электронным офисом.

Электронный офис
– программно-аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления.

Рис. 6.3. Автоматизация офиса

В состав электронного офиса входят следующие аппаратные средства: одна или несколько ЭВМ, возможно, объединенные в сеть; печатающие устройства; средства копирования документов; модем (если компьютер подключен к глобальной сети или территориально удаленной ЭВМ). Дополнительно в состав аппаратных средств могут входить сканеры, используемые для автоматического ввода текстовой и графической информации непосредственно с первичных документов; стримеры, предназначенные для создания архивов на мини-кассетах на магнитной ленте; проекционное оборудование для проведения презентаций.

Основными программными продуктами, входящими в офис, являются:

 текстовый редактор;

 электронная таблица;

 система управления базами данных.

В состав программного обеспечения офиса могут также входить:

 программа анализа и составления расписаний;

 программа презентации;

 графический редактор;

 программа обслуживания факс-модема;

 программы перевода.

Офисные программные продукты используются как самостоятельно, так и в составе интегрированных пакетов.

В интегрированный пакет (ИП) для офиса входят взаимодействующие между собой программные продукты. Основу пакета составляют текстовый редактор, электронная таблица и СУБД. Кроме них в ИП могут входить другие офисные продукты, перечисленные выше. Главной отличительной чертой программ, составляющих ИП, является общий интерфейс пользователя, позволяющий применять одни и те же (или похожие) приемы работы с различными приложениями пакета. Взаимодействие программ осуществляется на уровне документов. Это означает, что документ, созданный в одном приложении, можно вставить в другое приложение и при необходимости изменить его. Общность интерфейса уменьшает затраты на обучение пользователей. Кроме того, цена комплекта из трех и более приложений, поддерживаемых одним и тем же производителем, значительно ниже, чем суммарная цена (если приобретать их по отдельности).

В настоящее время на рынке офисных продуктов доминируют три комплекта: Borland Office for Windows фирмы Novell, SmartSuite фирмы Lotus Development и Microsoft Office фирмы Microsoft.

Также широко используются некомпьютерные средства: аудио- и видеоконференции, факсимильная связь, ксерокс и другие средства оргтехники.

Обязательным компонентом любой технологии является база данных. В автоматизированном офисе база данных концентрирует в себе данные о производственной системе фирмы так же, как в технологии обработки данных на оперативном уровне управления. Информация в базу данных может также поступать из внешнего окружения фирмы. Специалисты должны владеть основными технологическими операциями по работе в среде баз данных.

Например, в базе данных собираются сведения о ежедневных продажах, передаваемые торговыми агентами фирмы на главный компьютер, или сведения о еженедельных поставках сырья. Могут ежедневно по электронной почте поступать с биржи сведения о курсе валют или котировках ценных бумаг, в том числе и акций этой фирмы, которые ежедневно корректируются в соответствующем массиве базы данных.

Информация из базы данных поступает на вход компьютерных приложений (программ), таких как текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, компьютерные конференции и пр. Любое компьютерное приложение автоматизированного офиса обеспечивает работникам связь друг с другом и с другими фирмами.

Полученная из баз данных информация может быть использована и в некомпьютерных технических средствах для передачи, тиражирования, хранения.

Кроме того, для организации офисной деятельности используют электронную почту, телеконференции и компьютерные конференции, технологию видеотекста, технологии хранения изображений, аудио и видеоконференции, факсимильную связь.

Электронная почта (E-mail), основываясь на сетевом использовании компьютеров, дает возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети. Здесь имеет место только однонаправленная связь. Для обеспечения двухсторонней связи придется многократно посылать и принимать сообщения по электронной почте или воспользоваться другим способом коммуникации.

Электронная почта может предоставлять пользователю различные возможности в за­висимости от используемого программного обеспечения. Чтобы посылаемое сообщение стало доступно всем пользователям электронной почты, его следует поместить на компьютерную доску объявлений, при желании можно указать, что это частная корреспонденция. Вы также можете послать отправление с уведомлением о его получении адресатом.

Когда фирма решает внедрить у себя электронную почту, у нее имеются две возможности. Первая – купить собственное техническое и программное обеспечение и создать собственную локальную сеть компьютеров, реализующую функцию электронной почты. Вторая возможность связана с покупкой услуги использования электронной почты, которая предоставляется специализированными организациями связи за периодически вносимую плату.

Аудиопочта
. Это почта для передачи сообщений голосом. Она напоминает электронную почту, за исключением того, что вместо набора сообщения на клавиатуре компьютера вы передаете его через телефон. Также по телефону вы получаете присланные сообщения. Система включает в себя специальное устройство для преобразования аудиосигналов в цифровой код и обратно, а также компьютер для хранения аудиосообщений в цифровой форме. Аудиопочта также реализуется в сети.

Почта для передачи аудиосообщений может успешно использоваться для группового решения проблем. Для этого посылающий сообщение должен дополнительно указать список лиц, которым данное сообщение предназначено. Система будет периодически обзванивать всех указанных сотрудников для передачи им сообщения.

Главным преимуществом аудиопочты по сравнению с электронной является то, что она проще: при ее использовании не нужно вводить данные с клавиатуры.

Электронный календарь. Он предоставляет еще одну возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации. Менеджер (или его секретарь) устанавливает дату и время встречи или другого мероприятия, просматривает получившееся расписание, вносит изменения при помощи клавиатуры. Техническое и программное обеспечение электронного календаря полностью соответствует аналогичным компонентам электронной почты. Более того, программное обеспечение календаря часто является составной частью программного обеспечения электронной почты.

Система дополнительно дает возможность получить доступ также и к календарям других менеджеров. Она может автоматически согласовать время встречи с их собственными расписаниями.

Использование электронного календаря оказывается особенно эффективным для менеджеров высших уровней управления, рабочие дни которых расписаны надолго вперед.

Компьютерные конференции и телеконференции. Компьютерные конференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему. Естественно, круг лиц, имеющих доступ к этой технологии, ограничен. Количество участников компьютерной конференции может быть во много раз больше, чем аудио- и видеоконференций.

В литературе часто можно встретить термин телеконференция. Телеконференция включает в себя три типа конференций: аудио, видео и компьютерную.

Видеотекст. Он основан на использовании компьютера для получения отображения текстовых и графических данных на экране монитора. Для лиц, принимающих решение, имеется три возможности получить информацию в форме видеотекста:

1) создать файлы видеотекста на своих собственных компьютерах;

2) заключить договор со специализированной компанией на получение доступа к разработанным ею файлам видеотекста. Такие файлы, специально предназначенные для продажи, могут храниться на серверах компании, осуществляющей подобные услуги, или поставляться клиенту на магнитных или оптических дисках;

3) заключить договоры с другими компаниями на получение доступа к их файлам видеотекста.

Обмен каталогами и ценниками (прайс-листами) своей продукции между компаниями в форме видеотекста приобретает сейчас все большую популярность. Что же касается компаний, специализирующихся на продаже видеотекста, то их услуги начинают конкурировать с такой печатной продукцией, как газеты и журналы. Так, во многих странах сейчас можно заказать газету или журнал в форме видеотекста, не говоря уже о текущих сводках биржевой информации.

Хранение изображений. В любой фирме необходимо длительное время хранить большое количество документов. Их число может быть так велико, что хранение даже в форме файлов вызывает серьезные проблемы. Поэтому возникла идея хранить не сам документ, а его образ (изображение), причем хранить в цифровой форме.

Хранение изображений (imaging) является перспективной офисной технологией и основывается на использовании специального устройства – оптического распознавателя образов, позволяющего преобразовывать изображение документа или фильма в цифровой вид для дальнейшего хранения во внешней памяти компьютера. Сохраненное в цифровом формате изображение может быть в любой момент выведено в его реальном виде на экран или принтер. Для хранения изображений используются оптические диски, обладающие огромными емкостями. Так, на пятидюймовый оптический диск можно записать около 200 тыс. страниц.

Аудиоконференции используют аудиосвязь для поддержания коммуникаций между территориально удаленными работниками или подразделениями фирмы. Наиболее простым техническим средством реализации аудиоконференций является телефонная связь, оснащенная дополнительными устройствами, дающими возможность участия в разговоре более чем двум участникам. Создание аудиоконференций не требует наличия компьютера, а лишь предполагает использование двухсторонней аудиосвязи между ее участниками.

Использование аудиоконференций облегчает принятие решений, оно дешево и удобно.

Видеоконференции предназначены для тех же целей, что и аудиоконференции, но с применением видеоаппаратуры. Для их проведения также не требуется компьютер. В процессе видеоконференции ее участники, удаленные друг от друга на значительное расстояние, могут видеть на телевизионном экране себя и других участников. Одновременно с телевизионным изображением передается звуковое сопровождение.

Хотя видеоконференции позволяют сократить транспортные и командировочные расходы, большинство фирм применяет их не только по этой причине. Эти фирмы видят в них возможность привлечь к решению проблем максимальное количество менеджеров и других работников, территориально удаленных от главного офиса.

Факсимильная связь. Эта связь основана на использовании факс-аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом.

Факсимильная связь вносит свой вклад в принятие решений за счет быстрой и легкой рассылки документов участникам группы, решающей определенную проблему, независимо от их географического положения.

ПО для бизнеса. Что это такое и как выбирать

О том, что такое BPMS системы, т.е. программы для управления бизнесом, я уже писал ранее. Также я подробно рассматривал, что такое CRM-системы и как их правильно выбирать. А сейчас я хочу поговорить о программном обеспечении для бизнеса в общем. О том, какие программы относятся к этой категории, а какие — нет, как их отличать и на что обращать внимание при выборе.

Что такое ПО для бизнеса

Четкого определения ПО для бизнеса, наверное, не существует. А потому попробуем его создать самостоятельно.

Программное обеспечение для бизнеса – это любые программы и сервисы, благодаря которым компания, которая их использует, извлекает прибыль.

Бизнес создается, в первую очередь, для получения прибыли. А любой программный продукт, созданный для решения тех или иных бизнес вопросов, который при этом прямо или косвенно способствует увеличению прибыли, является продуктом для бизнеса. И также, если программа никак не влияет на прибыль компании, ее можно будет отнести к любой категории, кроме программного обеспечения для бизнеса. Чуть ниже я продемонстрирую эту разницу на примерах.

Увеличение прибыли можно получить двумя способами:

1. Увеличить оборот при неизменных затратах. К такому программному обеспечению относятся, в первую очередь, различные CRM системы, а также программы ERP. В результате грамотного внедрения CRM, отдел продаж начинает работать эффективнее, заявки и запросы от клиентов не теряются, средний чек растет просто за счет повышения контроля качества каждого менеджера. А внедрение ПО помогает руководителю выявить «тонкие» места в построении бизнес-процессов, исключить дублирование функций, оптимизировать работу, повысить эффективность всех процессов и увеличить в итоге прибыль при неизменных затратах.
2. Сократить расходы при сохранении оборота. Здесь самым ярким примером будут helpdesk системы, внедрение которых позволяет эффективнее работать с клиентами и партнерами, автоматизировать процессы оформления заявок, создания пакета документов и т.д. В результате с тем же объемом работы, что и ранее успешно может справляться меньше количество сотрудников. И даже при увеличении объемов продаж дополнительные рабочие места создавать не придется.

Теперь рассмотрим правила выбора по для бизнеса детальнее, исходя из того, с какими именно ситуациями вы можете столкнуться.

Что НЕ является ПО для бизнеса

Очевидно, что различные игровые и развлекательные программы, служебные утилиты для обслуживания компьютеров, заставки, «оптимизаторы», виджеты не имеют никакого отношения к программам для бизнеса.

Немного сложнее с другими видами программ. Например, электронные ежедневники, предназначенные для личного использования, всевозможные мессенджеры и многие другие программные продукты могут прямо или косвенно способствовать увеличению прибыли, но на самом деле, к программам для бизнеса они не имеют никакого отношения, так как создавались совсем для других целей.

Какие программы чаще всего «маскируются» под продукты для бизнеса, но не являются такими?

Полезность именно для вашего бизнеса, или что будет, если использовать ПО не для вашего бизнеса

Существуют программные продукты, которые создавались действительно для извлечения прибыли, но их работа эффективна совсем в другом сегменте.

Например, различные специализированные helpdesk и системы управления проектами, предназначенные для IT-компаний, иногда пытаются приспособить для сопровождения продаж совсем в других секторах экономики.

Лично я не единожды видел, как программный продукт Microsoft Project пытаются применить для контроля продаж самых разных товаров, начиная от сектора B2B и оканчивая продуктами народного потребления. Казалось бы, все очень похоже: начало и финал сделки, заказчик, ответственный менеджер и т.д. Но если для сопровождения проектов эта программа подходит идеально, ведь именно для этой цели она и создавалась, то в продажах проявляется значительный перечень недочетов. Например, в Microsoft Project вы не сможете зафиксировать цену и сумму сделки, а также разные этапы и взаимодействия, которые происходят в процессе заключения сделки по продаже товара.

Результат такого нецелевого использования:

• Контроль работы отдела продаж – недостаточен, так как руководство не может своевременно получить и отследить полную информацию по каждой сделке. Нет нужных отчетов, часть важной информации отсутствует.
• Менеджер (продавец) вынужден вручную вносить в систему или записывать отдельно важную информацию. Недостаточная автоматизация приводит к неэффективному использованию рабочего времени и к различным проблемам, связанным с человеческим фактором.

Оценить, насколько такая система может повысить эффективность бизнеса также крайне затруднительно. Наряду с плюсами имеется много минусов, а потому и назвать подобное применение системы программой для бизнеса нельзя.

Продукты, которые позиционируют себя как ПО для бизнеса, но не являются таковыми

Сейчас самые разные системы, предназначенные для управления задачами, хранения файлов и многие другие предлагают бизнес-тарифы. Они так и позиционируют свой продукт: тарифы для физических и юридических лиц.

На самом деле, эта бизнес-модель строится на обычном заблуждении, корни которого уходят в повседневную жизнь.

Помните, чем обычная мясорубка отличается от промышленной? Размерами, мощностью, применением более прочных материалов и т.д. Аналогичное правило действует для бытового и профессионального электроинструмента и во многих других случаях.

Это же привычное правило разработчики программного обеспечения переносят на тарифы в своих продуктах. Так, при покупке бизнес-тарифа в сервисе хранения паролей вы получаете возможность сохранить большее число сайтов, подключить к своему аккаунту других пользователей. А при выборе бизнес-тарифа для хранения файлов вам предоставляется больший объем дискового пространства «в облаках», отсутствие ограничений на максимальный размер файлов, более высокая скорость обмена данными.

На самом деле, это все – не более чем маркетинговый ход, призванный привлечь внимание к расширенным пакетам. В реальности дополнительные возможности правильно было бы назвать тарифом «Премиум», так как к бизнесу они имеют очень малое отношение, все эти функции просто позволяют эффективнее использовать продукт.

Например, многие органайзеры и планировщики задач, бесплатные версии которых применяют для личных целей, пишут, что в случае приобретения бизнес-тарифа вы получите возможность управлять командой.

При выборе такого планировщика нужно понимать, что любой бизнес – это, прежде всего, деньги. И любые действия, связанные с движением денежных средств, должны четко регламентироваться, логироваться и контролироваться.

Планировщик должен иметь высокую степень защиты данных, систему прав доступа разных пользователей, инструменты контроля и отчетности и т.д. Если всего этого нет, то программу недопустимо использовать в бизнесе, это просто игрушка, которая прекрасно подойдет для команды друзей, студенческого коллектива и других подобных целей.

Как выбирать программное обеспечение для бизнеса

При выборе любого программного обеспечения нужно очень четко понимать, какие задачи оно должно решать в обязательном порядке, каким критериям соответствовать, какие параметры для вас являются ключевыми.

Давайте разберемся, на основе каких параметров чаще всего производится выбор программного обеспечения, и какие «подводные камни» могут ждать при выборе по тому или другому параметру.

Какую задачу вы будете решать

При выборе любого программного обеспечения очень важно выбирать, в первую очередь, не красивую или интересную программу, а искать решение той или иной проблемы. Это может быть автоматизация управления продажами, управление производством, создание удобной системы учета товаров, автоматизация работы бухгалтерии и т.д.

Итак, первым делом нужно четко сформулировать задачу, которую будет решать программный продукт.

Определяем класс системы

Важно понимать, что для решения разных типов задач следует использовать различные программные продукты. Так, если перед вами стоит задача, получать в любой момент времени актуальные остатки товаров и совершать продажи со склада, вам потребуется система складского и товарного учета. Если вы хотите оптимизировать работу с клиентами, нужно внедрять CRM-систему. Бухгалтерии потребуются программы для автоматизации движения средств и отчетности. А для получения актуальной аналитики управления производственными процессами, выбирать программу производственного учета.

Здесь очень важно понимать, что именно вам нужно, и ограничивать выбор программными продуктами, которые относятся к подходящему для ваших целей классу систем.

Важно понимать, что не существует эффективных программных систем, которые идеально совмещали бы все и сразу. Некоторые крупные проекты пытаются позиционировать себя как универсальные системы, но на самом деле, попытки объединить в себе слишком много направлений, снижают качество и гибкость работы с каждой отдельно взятой задачей.

А потому лучше всего ограничить выбор программами, которые предназначены для решения поставленной вами задачи, а не гнаться за универсальностью или широким набором функций.

Конечно, вы можете включить в список подходящих программ и такие, «универсальные» продукты, но всегда надо помнить, что они имеют собственные ограничения.

Ярким примером таких программ можно назвать популярный сервис LastPass, популярное online-хранилище паролей. Бесплатная версия доступна каждому, и в 99% случаев ее более чем достаточно для удобной работы. Премиум дает чуть больше возможностей и требуется премуещственно любителям мобильного интернета. Но сервис пошел дальше и создал LastPass Enterprise – сервис для корпоративных клиентов, который позволяет объединять все корпоративные пароли в общее хранилище, где разные пользователи получают доступ только к своим паролям, а руководство может назначать, менять пароли или органичивать через применение паролей права доступа. Казалось бы, удобно. Но, как показывает практика:

• Если вы отключили доступ сотруднику к определенным ресурсам, потребуется также удалить учетную запись или сменить пароль на этом ресурсе, так как любой пользователь LastPass может посмотреть и скопировать себе доступные пароли, т.е. простое отключение в LastPass не дает нужный уровень безопасности. Как итог, применение корпоративного LastPass не только не сокращает, но даже увеличивает объем работы человека, ответственного за информационную безопасность.
• LastPass Enterprise – приложение платное, т.е. компания сама оплачивает программу, которая требует дополнительных затрат времени ответсвенного специалиста, но не дает никаких преимуществ в сравнении с привычной схемой: пароль создается в нужной программе и передается лично сотруднику, который, в свою очередь, сам решает, запоминает он этот пароль, пишет в блокнотике или пользуется бесплатным вариантом LastPass.

Конечно, бывают случаи, когда и LastPass Enterprise может стать приложением для бизнеса. Например, для крупной компании, которая занимается созданием и наполнением сайтов. Возможность из одного места создавать в больших количествах доступы для контент-менеджеров и других специалистов позволяет экономить время проект-менеджера, что, понятно, повышает эффективность работы и прибыль компании. Но эти случаи – единичные. Чаще всего применение LastPass Enterprise оказывается лишними затратами.

Еще один яркий пример такого ПО не для бизнеса – это также популярное хранилище Dropbox, которое также имеет платный пакет для бизнеса. Да, само по себе хранилище удобное, многим нравится. Но очень сложно представить себе такой бизнес, которому потребуется «в облаках» на чужих серверах хранить террабайты информации и обмениваться ею в таких объемах. Т… е. все возможности, коорыми пользуются покупатели бизнес-пакетов Dropbox, можно реализовать в бесплатной версии или через другие какие-то сервисы, которые уже имеются в распоряжении компании.

Рассмотрим еще один пример, это таск-менеджер Asana. В определенный период времени я столкнулся с этим сервисом, так как руководитель бизнеса нуждался в средствах для совместной работы и контроля выполнения различных задач, и для этих целей рассматривал три варианта: Asana, Битрикс 24 и Redmine. Причем, заказчик склонялся к Asana просто потому, что ему понравился интерфейс.

На самом деле, применение этой системы в условиях бизнеса крайне нежелательно. Да, в платной версии этот таск-менеджер позволяет работать командой. Но здесь нет качественного и продуманного логирования, нет возможности каким-то образом дорабатывать систему и адаптирвоать ее под особенности конкретного бизнеса, нет API, т.е. возможности интегрировать систему с другими программными продуктами. В результате я убедил руководство компании, что в качестве ПО для бизнеса Asana не подходит. И мы в результате внедряли Redmine.

Важно: при выборе ПО для бизнеса ничто не может заменить опыт специалиста, который знаком с разным программным обеспечением. Даже IT-специалист, если он не изучал различные варианты ПО для тех или иных бизнес-задач, может не заметить вовремя важные для будущей работы недостатки. А потому при любом сомнении лучше получить профессиональную консультацию. Это выгоднее, чем потом заново внедрять другую систему

.

Выбор программного продукта

К этому этапу у вас уже должен быть составлен некий перечень программных продуктов, которые могут подойти для решения поставленной задачи. Критериев отбора той или иной программы может быть очень много, о них я расскажу немного ниже.

Лучше всего выбирать ПО для бизнеса, основываясь на тех факторах, которые важнее всего именно для вашего коллектива. Например, если многие ваши сотрудники уже умеют работать с той или иной программой, на нее стоит обратить особое внимание, так как вы сэкономите время и средства на обучении.

Также очень важно, чтобы программа без доработок могла решать как можно больше задач в рамках поставленной перед вами проблемы. Кроме того, стоит обращать внимание на цену, ведь бизнес – это, прежде всего, деньги, и ни один бизнесмен не станет платить больше, если можно получить то же самое, за меньшую сумму.

Какими бы принципами вы ни руководствовались при выборе конкретной программы, помните самое главное: время на воплощение в жизнь этого этапа должно быть строго ограничено!

Многие компании допускают большую ошибку, затягивая процесс выбора ПО для бизнеса практически до бесконечности. Конечно, хочется выбрать лучшее. Понятно, что сложно делать выбор, в том случае если вы не разбираетесь в вопросе. Но на самом деле, если вы проводили отбор по методу, который я вам предложил в этой статье, т.е. двигались от проблемы к ее решению, то какой бы продукт из составленного списка вы ни выбрали, он будет помощником в вашем бизнесе. И лучше воплотить в жизнь нужное, пусть даже не идеальное решение и получать с его помощью больше прибыли, чем тратить время на многочисленные сравнения, консультации, размышления, при этом каждый день, теряя реальную прибыль.

Выбор исполнителя или компании-исполнителя

Самое главное, что вы должны понимать: выбор самого продукта и выбор исполнителя для его внедрения – равнозначны. Выбрав хороший программный продукт и не совсем компетентного поставщика услуг, вы можете столкнуться с разными неприятными ситуациями, например, не сможете полностью провести внедрение программного обеспечения и адаптацию его к условиям работы вашего бизнеса. В итоге получится, что средства на покупку программы были потрачены впустую, так как пользоваться ей вы не сможете.

А если вы выбрали хорошего исполнителя, но при этом программный продукт подобрали неверно, затраты, которые вы понесли на покупку программы, скорее всего, также окажутся ненужными, так как хороший добросовестный исполнитель объяснит вам, в чем недостатки той или иной системы для вашего бизнеса и предложит оптимальный вариант.

А потому при выборе исполнителя нужно ориентироваться, прежде всего, на его знания и опыт, которые подтверждаются репутацией. Кроме того, очень важно, чтобы этот специалист хорошо знал выбранный вами программный продукт и сумел настроить его таким образом, чтобы система могла решать весь необходимый вам перечень задач.

Не совершайте ошибки многих бизнесменов: не устраивайте кастинги и не пытайтесь выбирать исполнителя, ориентируясь исключительно на цену.

Если вы собрались внедрять какую-то специфическую систему, казалось бы, оптимальным будет решение воспользоваться услугами специалиста из числа разработчиков или партнеров этого продукта, просто потому, что эти люди знают программу и сумеют ее настроить. На самом деле, это далеко не всегда верно.

В России сложилась парадоксальная ситуация, можно сказать, «азиатская». Бизнесмены при выборе исполнителя очень часто ориентируются на значки (медальки), которые студии выкладывают на сайтах и в портфолио: партнер того, партнер этого, золотой серебряный партнер. Но надо понимать, что значок получает компания, а сдает экзамены определенный человек. И далеко не факт, что именно тот, кто сдавал экзамены, будет работать с вами. А значит, высок риск связаться с человеком не компетентным.

Популярные программные продукты изучает широкий круг программистов, здесь выбор хороших специалистов будет шире. И все же обязательно уточните, есть ли в портфеле исполнителя успешный опыт внедрения выбранной вами системы, знание нужной программы и опыт – самые
главные составляющие успеха.

Помните: качество не бывает дешевым, а вы не столь богаты, чтобы покупать услуги по заниженным ценам.

Критерии выбора программного обеспечения для бизнеса

Как я уже упоминал, программное обеспечение выбирают по самым разным параметрам, начиная от перечня конкретных возможностей и оканчивая ценой и методом оплаты программного продукта. Но перед тем как разобраться с каждым критерием отдельно, я бы хотел уберечь вас от некоторых распространенных ошибок.

Аббревиатуры: доверяй, но проверяй

Сегодня очень популярными стали английские аббревиатуры, которые используют как в названиях, так и в описаниях программных продуктов. Если речь заходит об автоматизации бизнеса, то чаще всего это:

CRM (Customer Relationship Management) — прикладное программное обеспечение для организаций, предназначенное для автоматизации стратегий взаимодействия с заказчиками (клиентами), в частности, для повышения уровня продаж, оптимизации маркетинга и улучшения обслуживания клиентов путём сохранения информации о клиентах и истории взаимоотношений с
ними, установления и улучшения бизнес-процессов и последующего анализа результатов. Википедия

ERP (англ. Enterprise Resource Planning, планирование ресурсов предприятия) — организационная стратегия интеграции производства и операций, управления трудовыми ресурсами, финансового менеджмента и управления активами, ориентированная на непрерывную балансировку и оптимизацию ресурсов предприятия посредством специализированного интегрированного пакета прикладного программного обеспечения, обеспечивающего общую модель данных и процессов для всех сфер деятельности. ERP-система — конкретный программный пакет, реализующий стратегию ERP. Википедия

При этом за красивыми названиями с этими популярными аббревиатурами может скрываться что угодно. Так, под заголовком «CRM-система» очень часто прячется программный продукт, совмещающий систему планирования проектов и обмена данными между сотрудниками, т.е. некий виртуальный офис, в котором непосредственно работе с продажами уделяется не так много внимания, как это предполагается в настоящей CRM-системе.

А когда пишут о выборе ERP-системы, во многих случаях вообще подразумевают многопрофильную систему учета, в которой объединяются CRM, управление проектами и другие функции, не смотря на то, что на самом деле, все это не имеет к понятию ERP никакого отношения. Как следует из приведенного выше определения, ERP-система предназначена для аналитики и общего управления бизнесом на уровне предприятием в целом.

И если удобную для работы CRM-систему может выбрать непосредственно руководитель бизнеса из нескольких сходных по функционалу продуктов, то грамотный выбор ERP-системы возможен только силами опытного специалиста.

Открытый и закрытый код

Любые программные системы делятся на несколько категорий:

1. Система с закрытым кодом, т.е. программный продукт, доработки в котором возможны только силами разработчиков.
2. Система с открытым кодом, т.е. программа, дорабатывать которую может любой программист.
3. Система с частично открытым кодом, т.е. продукт, в котором ядро и некоторые ключевые компоненты имеют закрытый код и могут дорабатываться только разработчиками, а большая часть пользовательских компонентов может быть доработана любым программистом.

Самыми непрактичными лично я считаю системы с закрытым кодом, в который только разработчик может вносить правки. Даже если сейчас вы получили программу, идеально соответствующую вашим потребностям, при любых, даже самых мелких изменениях в работе вашего бизнеса программный продукт придется менять.

Удобнее всего работать с программными системами с открытым кодом. Такие программы можно идеально настроить под особенности того или иного бизнеса, а в случае необходимости вам также будут доступны любые корректировки, для чего достаточно просто выбрать хорошего исполнителя.

С подобными системами я сталкивался при работе с зарубежными партнерами. В последние годы я активно работал с финнами, итальянцами, немцами. И везде наблюдал очень старые системы автоматизации бизнеса. Первое время я ужасался, ведь в сравнении с отечественными разработками, которые обновляются по нескольку раз в год, эти программы выглядели не слишком привлекательно и казались «морально устаревшими».

Настоящую причину применения столь старых систем я понял далеко не сразу. А ведь она проста и полностью подчинена требованиям целесообразности:

Каждая из этих старых систем идеально настроена под требования определенного бизнеса.

И не важно, насколько современно выглядит интерфейс программного продукта, как давно компания начала его использовать и насколько она нравится сотрудникам. Важно, что система идеально подходит под все нужды компании, а руководство получает всю необходимую для эффективного управления информацию.

Частично открытый код — самый распространенный вариант. Многие системы позволяют настраивать сделки, процессы, задачи, интегрировать программный продукт с другими системами и многое другое. Этот подход позволяет разработчикам контролировать продажи и распространение программы, т.е. получать прибыль и бороться с «пиратством», а покупателям достаточно гибко настраивать программу для нужд компании.

Цена и тип программного продукта: Saas и Standalone

Любое программное обеспечение сегодня делится на два вида по типу лицензии и особенностям дальнейшей работы с продуктом:

1. Saas – это «облачные» технологии, при которых программный продукт находится на серверах разработчика. Чаще всего там же хранятся и данные клиента. В этом случае оплата производится ежемесячно небольшими суммами. При этом вы получаете постоянное техническое обслуживание и обновления от разработчика, помощь, место на серверах и т.д.
2. Standalone – это покупка «коробочного» решения, т.е. вы один раз покупаете программный продукт, получаете к нему полный доступ, но установка программы на компьютеры, покупка и поддержка серверов для хранения данных становятся зоной ответственности покупателя. Также и возможные доработки производятся либо силами покупателя, либо – за отдельную плату.

Чтобы рассчитать, какой из программных продуктов окажется выгоднее, нужно учитывать не только стоимость программы, но также и возможные сопутствующие расходы, в число которых при выборе решения Standalone нужно обязательно включить покупку или аренду серверов, а также техническое обслуживание оборудования и программы (резервное копирование, проверка целостности баз данных и пр.). В результате ежемесячная оплата Saas-решений зачастую оказывается более привлекательной. Впрочем, случаи бывают разные, да и не всегда решение зависит только от цены. Иногда важнее конфиденциальность, возможность работать без подключения к сети Интернет или еще какие-то соображения.

Возможности интеграции системы

Этот параметр во многом связан с наличием открытого кода, но все же его стоит выделить отдельно, так как интеграция – это очень важно. Суть в том, чтобы вы смогли наладить совместную работу и автоматический обмен данными между разными системами, которые вы уже применяете и планируете применять в компании. Это может быть обмен списком клиентов, а также информацией о заказах между системой CRM и системой учета 1С, может быть получение заявок с сайта в автоматическом режиме, работа с телефонией через CRM-систему и т.д.

Надежность программного продукта

Лучше всего выбирать один из широко известных программных продуктов, которые имеют собственную историю. Чем моложе программа, тем выше вероятность, что в ней будет много не выявленных ошибок. Чем большее число людей пользуется программным продуктом, тем меньше недочетов в нем остается, тем больше ошибок уже исправлено.

Безопасность и настройка доступов

Любое ПО для бизнеса должно иметь настраиваемый уровень доступа для разных сотрудников, а также отличаться высокой степенью безопасности хранения и передачи данных. Сегодня значительное число пользователей передают информацию через Интернет и пользуются для решения бизнес-задач «облачными» SAAS-решениями. А потому вопросы безопасности должны быть на одном из первых мест.

Формирование отчетности

Любая управленческая отчетность необходима для принятия решений. И возможность формировать все необходимые отчеты, а также создавать в сжатые сроки новые, которые помогут посмотреть на работу компании с другой точки зрения, очень важна для эффективной работы. Даже самая удобная система, в которой не предусмотрен широкий перечень отчетов, будет проигрывать менее красочной, но с хорошо развитой аналитикой.

Качественная работа на мобильных устройствах

Любой современный программный продукт должен эффективно работать не только на стационарных десктопах, но и на различных мобильных устройствах. Этого требует современный ритм жизни и стиль ведения бизнеса. Конечно, в определенных случаях это требование не является обязательным, но лучше, чтобы мобильная версия была уже сегодня.

Наличие сообщества продукта

Качественный программный продукт обычно имеет хорошо развитое сообщество. Наличие сообщества позволяет быстро найти специалиста в случае необходимости, а также получить совет и решение многих проблем.

Резюме

ПО для бизнеса обязательно должно приносить прибыль либо при помощи повышения объемов продаж, либо благодаря снижению расходов компании. А потому грамотное внедрение подобных программ всегда окупается и даже становится прибыльным.

Очень важно при этом не только подобрать хорошую систему, но и качественно настроить ее, чтобы она действительно помогала автоматизировать бизнес-процессы, свойственные той или иной компании.

Многие системы не плохи сами по себе, а плохи тем, что их не до конца внедрили. А потому, какую бы систему и исполнителя вы ни выбрали, необходимо всегда планировать все этапы внедрения и доводить процесс до конца. Только в этом случае ваши затраты на автоматизацию работы будут окупаться и приносить прибыль.

Идеи

30 российских сервисов для малого и среднего бизнеса в 2023 году

Поделиться

СВЕЖИЕ СТАТЬИ

Другие материалы из этой рубрики

Не пропускайте новые статьи

Подписывайтесь на соцсети

Делимся новостями и свежими статьями, рассказываем о новинках сервиса

«Честно» — авторская рассылка от редакции Unisender

Искренние письма о работе и жизни. Свежие статьи из блога. Эксклюзивные кейсы
и интервью с экспертами диджитала.

Ведение бизнеса — очень сложная задача, требующая различных инструментов для обеспечения работы всех процессов.

Есть ряд полезных инструментов, которые сделают рабочий процесс более эффективным и плавным, пока повышение производительности различных команд.

Использование технологий приносит много преимуществ любому бизнесу, поскольку обеспечивает множество улучшений практически для каждого важного процесса.

Существуют различные типы программных инструментов, которые позволяют владельцам бизнеса лучше управлять своими активами.

К ним относятся программное обеспечение онлайн-комнаты данных, программное обеспечение для платежных транзакций, программное обеспечение для связи и многое другое.

Типы программного обеспечения, необходимого каждому бизнесу

Ниже приведены 8 типов самых популярных программ для бизнеса для организованного рабочего процесса и повышения эффективности.

Бухгалтерское программное обеспечение

Этот тип программного обеспечения обычно используется финансовыми консультантами для мониторинга эффективности.

Бухгалтерское программное обеспечение отслеживает всю необходимую информацию, включая доходы, расходы в режиме реального времени и другие важные данные.

Имея актуальную информацию, бухгалтеры отслеживают, остается ли бизнес прибыльным и есть ли у него какие-либо финансовые проблемы.

Бухгалтерское программное обеспечение играет огромную роль в бизнес-операциях, поэтому очень важно выбрать лучшее программное обеспечение, которое удовлетворит потребности вашего бизнеса.

При правильно подобранном учет программного обеспечения, вы сможете сэкономить много ресурсов и облегчить постоянный контроль движения денежных средств, расходов и других финансовых данных.

Есть также некоторые облачное программное обеспечение для бухгалтерского учета (также известное как программное обеспечение для онлайн-бухгалтерии или веб-программное обеспечение для бухгалтерского учета), которое вы можете использовать, чтобы позволить пользователям отправлять свои данные на ваши онлайн-веб-серверы и получать к ним доступ из любого места, где есть подключение к Интернету.

Программное обеспечение для управления документами

Мы используем программное обеспечение для управления документами daily, поскольку это одна из самых распространенных компьютерных программ.

Google Drive, DropBox и Microsoft Office Suite — самые популярные программы, которые почти каждый имел возможность использовать в какой-то момент своей карьеры.

Эти инструменты позволяют создавать и хранить различные типы документов, такие как электронные таблицы, презентации, текстовые документы, а также делиться ими с другими пользователями.

Программное обеспечение для управления сделками

Программное обеспечение для управления сделками, вероятно, является наиболее важным и ресурсосберегающим инструментом, который может использовать бизнес.

И виртуальные комнаты данных, безусловно, являются удобным инструментом в этом отношении.

Виртуальная комната данных — это онлайн-хранилище, которое позволяет пользователям безопасно хранить важные файлы и обмениваться ими.

Электронная комната данных обеспечивает доступ к документам для авторизованных пользователей через специальную платформу или приложения защищенного агента.

Программное обеспечение Virtual Data Room считается самым популярным решением для управления сделками.

Многие профессионалы выбирают его для обработки сложных сделок, таких как слияния и поглощения и комплексная проверка комнаты данных.

Есть много поставщиков виртуальных комнат данных, которые также предлагают множество полезных функций управления документами и проектами.

Эти функции включают индексирование, поиск в документе, пакетную загрузку и т. Д.

Все они предназначены для того, чтобы все процессы в комнате данных выполнялись более плавно и быстро.

Когда вы сравниваете виртуальные комнаты данных, вы лучше понимаете, какие провайдеры популярны на рынке, а какие функции предпочитают профессионалы из различных отраслей.

Помимо предоставления безопасного места для хранения данных, лучшие провайдеры комнат данных предлагают дополнительные функции безопасности для совместного использования, включая водяные знаки, разрешения пользователей, детальный доступ, двухэтапную аутентификацию и многое другое.

Безопасность является наивысшим приоритетом для авторитетных поставщиков VDR, и именно поэтому их услугами пользуются профессионалы во всем мире.

Большим преимуществом использования программного обеспечения для управления сделками является наличие контролируемой среды для документов, в которой действия пользователя легко отслеживать.

Для M&A важно, чтобы у команд были определенные функции, которые будут генерировать точные отчеты о деятельности в режиме реального времени.

Программное обеспечение для связи

Этот тип программного обеспечения помогает поддерживать внутреннюю и внешнюю коммуникацию внутри компании.

Это улучшает сотрудничество и взаимодействие между членами команды.

Это программное обеспечение позволяет командам общаться независимо от того, в каком месте мира они находятся.

Коммуникационное программное обеспечение также помогает компаниям расширять свое присутствие на рынке и взаимодействовать с клиентами, партнерами и инвесторами.

Эффективная внутренняя и внешняя коммуникация жизненно важна для бизнеса любого размера.

При использовании вместе с другим программным обеспечением для бизнеса, коммуникационные программы позволяют предприятиям оставаться организованными и высокоэффективными.

Независимо от того, в какой отрасли вы работаете, общение остается одной из важнейших частей бизнес-операций.

Вот почему использование коммуникационного программного обеспечения положительно повлияет на все аспекты вашего бизнеса.

Система управления расписанием

Программное обеспечение для планирования позволяет руководителям и сотрудникам лучше распоряжаться своим временем.

Это позволяет сотрудникам взаимодействовать и создавать подходящий график работы.

Это программное обеспечение упрощает подтверждение смены смен и отпусков, что помогает избежать прогулов и путаницы с расписанием.

Системы управления расписанием также могут обрабатывать трудовые бюджеты и помогать выявлять наиболее эффективных сотрудников.

Программное обеспечение для создания веб-сайтов

В настоящее время присутствие в Интернете играет огромную роль в успехе бизнеса.

Стоит установить разные каналы в Интернете, чтобы продвигать бизнес среди аудитории.

Один из лучших способов сделать это — создание функционального сайта.

Это помогает продвигать бренд компании, улучшать продажи и расширять рынок.

Создать профессиональный многофункциональный веб-сайт с нуля может быть довольно сложно, поскольку для этого требуется помощь профессионалов, таких как разработчики, дизайнеры или инженеры-программисты.

Существуют различные типы программного обеспечения, которые позволяют предприятиям создавать привлекательные веб-страницы, демонстрирующие продукты или услуги компании.

Самым популярным программным обеспечением для создания веб-сайтов является WordPress, где с помощью шаблонов вы можете быстро создать уникальный веб-сайт, продвигающий свой бренд.

Программное обеспечение для платежных операций

Программное обеспечение платежных транзакций помогает автоматизировать и оптимизировать транзакции, чтобы сделать рабочий процесс проще и быстрее.

С помощью этого программного обеспечения вы можете значительно упростить весь процесс выставления счетов.

Вы можете отслеживать все расходы, платежи и счета.

Автоматические платежи снижают вероятность того, что клиенты не оплатят счета и не выполнят другие финансовые обязательства.

Программное обеспечение для продаж, маркетинга и PR

С помощью программного обеспечения для продаж, маркетинга и PR вы можете лучше управлять своими маркетинговыми усилиями и анализировать их результаты.

Это помогает сохранить все хорошо структурированным и организованным, что значительно упрощает анализ.

С помощью этого инструмента вы можете работать с улучшение продаж и маркетинговых стратегий вашей компании.

Путем тщательного анализа данных о конверсиях вы увидите, что лучше всего работает для ваших клиентов, а что следует улучшить или изменить.

Программное обеспечение для маркетинга позволяет получить максимальную отдачу от бюджета на маркетинг.

Кроме того, это программное обеспечение позволяет значительно упростить дальнейший сбор данных, поскольку этот процесс можно автоматизировать, чтобы обеспечить организацию данных.

Все эти инструменты могут упростить управление бизнесом.

Вы сможете автоматизировать многие важные процессы, поэтому вместо этого вы можете больше сосредоточиться на развитии своего бизнеса.

Организованность, способность концентрироваться на важных задачах, самодисциплина – важнейшие качества каждого делового человека. Они дают массу преимуществ на рынке труда, помогают быстрее продвигаться по карьерной лестнице и достигать серьёзных успехов в бизнесе.

В напряжённом рабочем ритме сложно держать все процессы под контролем. Чтобы не оказаться под завалом незавершённых дел, использовать свое время грамотно и продуктивно, важно научиться грамотно и профессионально им распоряжаться. Для этого удобно использовать специальные программы для бизнеса. В них можно хранить любую информацию, составлять планы, вести проекты, переводить деньги и эффективно работать в команде. С помощью современных цифровых приложений можно автоматизировать рутинные процессы в бизнесе. Они избавляют от необходимости хранить большой объём информации в голове, позволяя сконцентрироваться на действительно важных и серьёзных задачах.

В нашей подборке мы собрали лучшие программы для ведения бизнеса, большинство из которых можно скачать, установить и использовать бесплатно. С их преимуществами, возможностями, популярными тарифными планами ознакомимся подробнее.

В рейтинг вошли популярные сервисы, получившие положительные оценки пользователей, на которые стоит обратить внимание в 2023 году.

1. ЛидерТаск – лучшее приложение для планирования

Уникальный софт от российских разработчиков, помогающий эффективно вести дела, организовывать совместную работу над проектами, составлять планы и отслеживать их выполнение. Приложение отличается продвинутым функционалом, работает с любых устройств, в том числе, без подключения к интернету. Синхронизируется со многими популярными платформами и сервисами.

В LeaderTask есть удобный календарь и ежедневник с почасовым расписанием для ежедневного распределения задач. Задания можно поручать сотрудникам, отслеживать результативность каждого работника на удобном графике. Добавлять к задачам метки, комментарии, прикреплять документы, аудио, видеофайлы. Распределять задачи по важности, срокам, приоритетности. Создавать статусы и напоминания для участников команды, совместно работающих над проектом.

Уведомления в программе реализованы в виде всплывающих сообщений. Они своевременно уведомят о новом поручении, напомнят о важном событии или запланированной встрече. Поддерживается функция автоматической настройки регулярно повторяющихся задач.

Преимущества

• Удобные настройки, позволяющие адаптировать программу в соответствии с потребностями любого бизнеса;
• Поддержка всех инструментов и методик тайм-менеджмента, включая GTD, Pomodoro, системы Брайана Трэйси, Стивена Кови и многие другие;
• Настройка индивидуального доступа к задачам;
• Цветовые метки для выделения задач;
• Чек-листы для пошагового выполнения заданий;
• Встроенный чат для общения в рамках проекта.

Платформы

• iOS;
• MacOS;
• Android;
• Web;
• Windows.

Тарифы

1. Бесплатная версия, для личного использования;
2. Премиум (для одного пользователя) – 249₽ в месяц;
3. Бизнес (для команд) – 379₽ ежемесячно;
4. Бизнес плюс (с продвинутым функционалом) – 499₽ за участника в месяц.

2. Битрикс24 – полноценная CRM-система для организации бизнеса

Рассматривая популярные приложения для бизнеса, нельзя не отметить эту программу, использующуюся на многих крупных предприятиях страны. Данный сервис включает всё необходимое для работы в компаниях любого масштаба. Реализован в виде корпоративной социальной сети, с чатом для общения, функцией видео звонков, новостной лентой и конструктором сайтов, с помощью которого можно создать собственный интернет магазин или лендинг для онлайн продаж.

В приложении удобно работать над совместными проектами, используя методику Scrum или собственную технику планирования. Поручать задания сотрудникам. Управлять сроками, создавать новые задания при помощи шаблонов. Организовывать учёт входящих данных, вести документацию, создавать отчёты, хранить информацию на корпоративном диске.

Преимущества

• Неограниченные возможности для организации любых бизнес процессов;
• Полная автоматизация работы с контролем качества её выполнения;
• Интеграция с 1С;
• Простота, комфортность в использовании.

Платформы

• Linux;
• iOS;
• Web;
• Windows;
• Android;
• macOS.

Тарифы

1. Без оплаты, с хранилищем до 5 Гб и базовым набором функций;
2. Базовый (до 5 участников) – 2 490 рублей ежемесячно;
3. Стандарт (до 50 человек) – 6 990 рублей;
4. Профессиональный (до 100 участников) – 13 990 рублей в месяц;
5. Энтерпрайз – 33 900 рублей ежемесячно.

3. ЕКАМ.Бизнес – учёт доходов и расходов

Это мобильное приложение — находка для предпринимателей, представителей сферы малого и среднего бизнеса. Будет полезно владельцам собственных магазинов, небольших производственных цехов, ремонтных мастерских. В программе предусмотрена опция постатейного учёта расходов, контроль продаж с уведомлениями о получении оплаты. Действует система напоминаний о задолженностях поставщикам и долгах клиентов.

Преимущества

• Наглядный контроль затрат и прибыли;
• Аналитика финансовых результатов;
• Формирование себестоимости товаров и услуг;
• База контрагентов;
• Простая регистрация и возможность выбора подходящего интерфейса.

Платформы

• Андроид;
• iOS;
• Web;
• Windows.

Тарифы

Бесплатный, после регистрации.

4. HH Мобайл (HeadHunter) – поиск сотрудников

Отличная альтернатива недавно покинувшей российский рынок платформе LinkedIn, представляющая собой полноценный ресурс для поиска сотрудников. Используется для публикации, просмотра вакансий. На сервисе размещается более 20 млн. резюме, опубликованных специалистами различных отраслей. Действует система оповещений, мгновенно извещающая об откликах на объявления.

Преимущества

• Программа работает в России и других странах, включая Республику Беларусь, Азербайджан, Казахстан;
• Поддерживает настройки поиска по месторасположению, профессиональным навыкам, другим критериям;
• Удобный поиск информации.

Платформы

• iOS;
• Android.

Тарифы

Бесплатный.

5. Wrike – управление проектами

Удобный, простой в использовании сервис для организации командной работы и управления проектами. Оптимизирован под любые цифровые устройства. В приложении можно создавать проекты, добавлять в них участников, назначать им задачи и отслеживать ход их выполнения. В программе предусмотрена возможность контроля результативности каждого участника команды с фиксацией отработанного времени. Присутствует бесплатная версия для небольших команд численностью до 5 человек.

Преимущества

• Быстрый обмен информацией;
• Прикрепление любых файлов к задачам;
• Удобное общение с коллегами посредством онлайн чата;
• Подробная аналитика проектов, реализованная в виде диаграмм и других графических средств;
• Автоматический таймер выполнения заданий.

Платформы

• Windows;
• Web;
• Android;
• iOS.

Тарифы

1. Бесплатный — до 5 пользователей;
2. Профессиональный (до 15 участников) – 9,80 долл. за пользователя в месяц;
3. Бизнес (до 200 человек) – 24,80 долл. ежемесячно;
4. Корпоративный – по согласованию.

6. Яндекс.Метрика – аналитика, отслеживание активности

В приложении присутствует весь набор инструментов веб-аналитики, присутствующий в онлайн версии. Информация предоставляется в режиме реального времени в форме наглядных графиков. Сервис удобно использовать для отслеживания эффективности рекламы, анализа динамики посещения сайта.

Преимущества

• Развёрнутая система отчётности по посещаемости, аудитории, источникам с отображением данных по конверсии и другим параметрам;
• Возможность переключения моделей атрибуции;
• Разнообразные настройки для отчётов;
• Простота, комфорт использования.

Платформы

• Web;
• Android;
• iOS.

Тарифы

Бесплатный.

7. Личный кабинет предпринимателя – бухгалтерия, налоги

Официальная платформа для индивидуальных предпринимателей, утверждённая ФНС России. С полноценной мобильной версией, удобной для использования в разъездах или командировках. В приложении можно подать заявление на регистрацию в качестве ИП, получать выписки со счёта, выбрать оптимальную схему налогообложения. Личный кабинет можно использовать для записи на приём в налоговую и консультации с её специалистами. Настраивать уведомления о сроках выплаты налогов или задолженностях.

Преимущества

• Взаимодействие с налоговыми органами в онлайн режиме.
• Контроль расчётов.
• Быстрая оплата задолженностей.
• Все нужные документы и данные под рукой.

Платформы

• Web;
• iOS;
• Android.

Тарифы

1. Без оплаты.

8. Sales System – организация складского учёта

Приложение для автоматизации деятельности складов и торговых объектов любого масштаба. В программе можно выписывать документы на товары, идентифицировать при помощи штрих-кода, реализовывать их, планировать объем закупок с учётом нереализованных остатков. Это – универсальный и эффективно работающий инструмент для отделов продаж, с качественной мобильной версией.

Преимущества

• Возможность регулирования цен в программе.
• Детализированная система отчётности.
• Мониторинг продаж.
• Возможность проведения инвентаризации.
• Устранение «слабых мест», прозрачность в складском учёте.

Платформы

• iOS;
• macOS;
• Android.

Тарифы

1. Бесплатный .

9. SalesapCRM – продажи и управление бизнесом

Это облачное приложение предназначено для записи и учёта клиентов, контроля над финансами, сопровождения сделок и повышения эффективности продаж. С его помощью можно организовать sms или e-mail рассылку, автоматизировать продажи, создать чек-листы для менеджеров с подсказками и настроить напоминания о дедлайнах. В сервисе присутствует встроенный почтовый клиент, онлайн-чат на сайте клиента и в системе. Сохраняется история общения с клиентами с записью звонков. Обеспечивается контроль над работой специалистов отделов продаж с созданием отчётов в автоматическом режиме.

Преимущества

• Автоматизация продаж с настройкой уведомлений для менеджеров и клиентов;
• Синхронизация с онлайн кассой, социальными сетями, мессенджерами и конструкторами сайтов;
• Захват лидов с сайта;
• Эффективная работа на ПК и мобильных устройствах.

Платформы

• Web;
• Android;
• Windows;
• iOS.

Тарифы

1. Бесплатный.
2. Платная версия по подписке.

10. Speak & Translate – общение с иностранными партнёрами

Используя этот голосовой переводчик, можно общаться с партнёрами из других стран в режиме онлайн. Приложение распознает речь и выполняет её синхронный перевод. Популярные, часто встречающиеся фразы на иностранном языке можно сохранять в разделе «Избранное», чтобы повторять их в удобное время.

Преимущества

• Поддержка ста языков.
• Можно использовать в качестве портативного словаря, без подключения к интернету.
• Включает несколько режимов ввода информации: голосовой или текстовый.
• Удобен для онлайн обучения.

Платформы

• Android;
• Windows;
• iOS.

Тарифы

Без оплаты.

11. КонсультантПлюс – правовая информация, юридическая поддержка

Приложение, необходимое каждому предпринимателю, обеспечивающее эффективные коммуникации с государственными органами, комиссиями и инстанциями. Сервис предоставляет доступ к полному сборнику всех правовых документов и законов, содержащих требования к функционированию коммерческих объектов. Необходимую информацию можно найти через поисковую строку.

Преимущества

• Полный комплект пошаговых инструкций и рекомендаций по организации бизнеса.
• Видео семинары с участием авторитетных экспертов.
• Индивидуальные профили для каждого участника.
• Простой поиск информации.
• Самая полная база нормативных документов.

Платформы

• Windows Mobile;
• Android;
• iOS;
• Web.

Тарифы

1. Пробная версия – без оплаты.
2. Полная версия – по согласованию с заказчиком.

12. OfficeSuite + PDF Editor – работа с документами

Простой, не перегруженный лишними функциями софт для мобильных устройств, помогающий организовать работу с документами при отсутствии компьютера. В приложении можно создавать и обрабатывать файлы различных форматов, включая Word, Excel, PDF или PowerPoint. Они загружаются непосредственно на смартфон или в облако OfficeSuite Drive. Программа синхронизируется с сервисами DropBox, Google Drivе и многими другими платформами.

Преимущества

• Удобство, комфорт в работе;
• Возможность редактирования, сканирования, вставки фото в документы;
• Приятный глазу дизайн главного экрана с привычными цветами, использующимися на компьютере: синим для Word, зелёным для Excel и красным для PDF.

Платформы

• iOS;
• Android.

Тарифы

Бесплатный.

13. Яндекс.Диск – хранение информации

Отечественная облачная разработка с бизлимитным хранилищем для фото, видео, других файлов, загруженных в сервис с мобильных устройств. Воспользоваться этой функцией можно, активировав «автозагрузку».

Преимущества

• Привлекательный дизайн, интуитивно понятный интерфейс.
• Есть полный набор инструментов для структуризации загруженной информации.
• Отсутствие ограничений на загрузку.

Платформы

• Android;
• iOS;
• Windows;
• Web.

Тарифы

Бесплатный.

14. SMMplanner — SMM, реклама, продвижение в соцсетях

Популярный сервис для отложенного постинга, позволяющее публиковать посты в социальных сетях в соответствии с разработанным графиком. Для использования софта нужно добавить в него публикации и указать дату и время их размещения. Система опубликует их в автоматическом режиме в одном или нескольких выбранных аккаунтах.

Преимущества

• Неограниченный постинг во всех социальных сетях;
• В постах можно ставить хэштеги, отмечать пользователей, делать UTM-метки;
• Одновременное размещение публикаций на семи площадках;
• Встроенный редактор Canva для обработки изображений.

Платформы

• Web.

Тарифы

1. Пробный – бесплатно на 7 дней.
2. Платный – от 450 рублей ежемесячно.

15. Blue Mail – работа с почтой

Бесплатное приложение для мобильных устройств, предназначенной для структуризации, хранения и обработки входящей электронной корреспонденции. Собирает все письма из электронных ящиков в одном месте, группирует их по получателям, в автоматическом режиме анализирует историю переписок с определёнными адресатами. Поддерживает функцию планирования писем.

Преимущества

• Привлекательный интерфейс;
• Унификация почтовых ящиков;
• Надёжное хранение информации;
• Опция интеллектуальных push-уведомлений, извещающих о появлении нового письма;
• Управление неограниченным количеством учётных записей.

Платформы

• Android;
• iOS;
• Linux.

Тарифы

Бесплатный.

Заключение

Мы рассмотрели лучшие приложения для бизнеса, которые помогут автоматизировать многие рабочие процессы, сделают предпринимательскую деятельность структурированной и организованной, избавят от хаоса и суеты в делах. Некоторые из перечисленных программ предназначены для планирования, рационального распределения времени. Другие удобны для учёта финансов, расчёта налогов, взаимодействия с партнёрами, клиентами и покупателями. Современные сервисы упрощают взаимодействие с государственными органами, наёмными сотрудниками. Помогают грамотно организовать работу с документами.

При выборе того или иного приложения стоит обращать внимание на удобство его применения, возможности, функционал. Большинство перечисленных сервисов являются бесплатными. Для начала работы их нужно скачать и установить на мобильное устройство или пк. Таким образом, можно ближе ознакомиться с различными программами и сервисами, чтобы выбрать из них вариант, наиболее чётко соответствующий потребностям вашего бизнеса.