Измерение фактических результатов полученных во время проведения работы это контроль

Кроссворд по курсу «Практикум «Школьная компания»:

на тему: «Контроль. Модель процесса контроля».

					3
				6
1											5
				4
2									7

Вопросы:

По горизонтали:

2.Контроль, базирующийся на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы, направленных на достижения желаемых целей

4.Контроль, который используется после того как работа выполнена

6.Ресурс предварительного контроля, достигается за счёт тщательного анализа деловых и профессиональных знаний и навыков

7.Ресурс предварительного контроля, отвечающий за бюджет организации

По вертикали:

1.Процесс, который обеспечивает достижение целей организации

3.Контроль реализации определенных правил и процедур

5.Конкретные цели, прогресс в отношении которых поддаётся измерению

Ответы

По горизонтали:

2.текущий; 4.заключительный; 6.человеческие; 7.финансовые.

По вертикали:

1.контроль; 3.предварительный; 5.стандарт.

Адрес публикации: https://www.prodlenka.org/metodicheskie-razrabotki/100986-krossvord-po-kursu-praktikum-shkolnaja-kompan

при
изучении второго вопроса студент должен
обратить внимание на то, что контроль,
как важную категорию менеджмента
классифицируют по различным признакам:

1. По содержанию:

• финансовый
  контроль
  – ориентирован на финансовую сферу
  предприятия и предусматривает наблюдение
  за поступлением и использованием его
  финансовых ресурсов;

• производственный
  контроль
  – состоит
  в сравнении показателей производственного
  планирования с фактическими данными
  в запланированном режиме. Дает возможность
  эффективно управлять запасами материалов,
  обеспечивать высокое качество продукции
  и ее производство в соответствии с
  плановыми заданиями;

• маркетинговый
  контроль
  – это комплекс действий и мероприятий,
  связанных с проверкой уровня реализации
  маркетинговой концепции предприятия.
  основными критериями при этом является
  конкурентоспособность ассортимента,
  гибкость ценовой политики, эффективность
  политики продвижения, качество
  обслуживания покупателей, уровень
  затрат на сбыт и продвижение продукции
  и др.

1. По характеру
   отношений между руководителем и
   подчиненным:

• внутренний
  контроль
  – предполагает, что исполнитель
  самостоятельно контролирует деятельность
  своей работы;

• внешний
  контроль
  – предполагает,
  что действия исполнителя контролирует
  непосредственно руководитель или
  независимый субъект управления.

1. По сущности
   задания:

• линейный
  контроль
  –
  контролируется объект вообще (контроль
  со стороны собственника фирмы);

• функциональный
  контроль
  –
  контролируется лишь часть объекта
  (контроль со стороны финансового
  менеджера, коммерческого директора,
  начальника производства и другое);

• операционный
  контроль
  – контроль
  лишь одной отдельной характеристики
  состояния и поведения объекта (контроль
  размеров материальных затрат и фонда
  оплаты труда).

1. По уровню
   централизации:

• централизованный
  контроль
  – целенаправленная деятельность
  специализированных контрольных служб,
  основанная на использовании строгих
  правил, инструкций, жестких нормативов.
  Его особенностью является последовательное,
  направленное на субъект влияние «сверху
  вниз»; закрытость информации;

• децентрализованный
  контроль
  основывается на социальных нормах,
  ценностях, традициях, корпоративной
  культуре. В значительной степени он
  ориентирован на самоконтроль,
  осуществляемый на основе социального
  взаимодействия. Для него характерна
  прозрачность информации о целях,
  средствах, сроках проведения контроля.
  Не менее важной его особенностью
  является обеспечение двустороннего
  влияния.

1. По этапам
   проведения:

Предварительный
контроль
– осуществляется до начала какой-либо
деятельности во время определения целей
и планов их реализации. Целью такого
контроля является определение
оптимальности разработанных планов
посредством моделирования будущей
деятельности. Данный контроль предполагает
анализ трудовых, материальных и финансовых
ресурсов.

На
предприятиях предварительный контроль
используется в следующих видах:
разработке различных проектов (планы,
оргструктуры управления и т.
п.), в подборе человеческих ресурсов,
поиске финансовых ресурсов, определении
материальных
ресурсов. Например, проведение
собеседований (контроль уровня
квалификации)
при приеме работников на предприятие,
предварительный контроль сырья,
материалов, комплектующих непосредственно
у поставщика или определение стандартов
на поставляемые материалы. Разработка
оргструктуры управления требу­ет
соблюдения определенных правил и норм.

Текущий контроль
– осуществляется
от начала деятельности до момента
получения результатов. Его цель –
вовремя обнаружить отклонения от
намеченных планов и нормативов;

Он
используется в следующих облас­тях
управления:

• контроль исполнения
  решений;

• проведение
  пооперационного контроля в технологическом
  процессе производ­ства продукции;

• обеспечение
  обратной связи в коммуникациях;

• определение
  изменений во внешней среде — конкуренции,
  законодательстве, культурной среде,
  экономике и др.;

• процесс
  адаптации организации к происходящим
  изменениям и усовершенство­вание
  деятельности.

Текущий
контроль может проводиться как во время
выполнения работы (поопера­ционный
контроль), так и для измерения фактических
результатов, полученных пос­ле
проведения работ, направленных на
достижение целей (линейный контроль).
Это наиболее распространенная и наиболее
видимая часть контроля, осуществляемого
в организациях.

Для того, чтобы
осуществлять текущий контроль аппарату
управления необходима обратная связь.
Обратная связь применительно к
процессу контроля– это данные о
полученных результатах.Простейшим
примером обратной связи служит сообщения
руководителя подчиненным о том, что их
работа неудовлетворительна, если он
видит, что они делают ошибки.

Системы обратной
связи позволяют руководству выявить
множество непредвиденных проблем и
скорректировать свою линию поведения
так, чтобы избежать отклонения организации
от наиболее эффективного пути к
поставленным перед нею задачам.

Характеристики
систем обратной связи:

1. Наличие целей.

2. Использование
   внешних ресурсов.

3. Контроль за
   значительными отклонениями от намеченных
   целей.

4. Преобразование
   внешних ресурсов для внутреннего
   использования.

5. Корректировка
   отклонений от намеченных целей для
   обеспечения их достижения.

Заключительный
контроль
осуществляется после выполнения
какой-либо деятельности. Его цель –
получение информации о деятельности
работников, которых необходимо поощрить
за достигнутые результаты.

Данный
вид контроля направлен на оценку качества
работы, конечной продукции или услуг.
Он дает возможность руководству
определить, насколько реальными являются
составленные планы; способствует
формированию действенной мотивационной
среды в организации, если ее руководство
повязывает вознаграждения с получением
определенного результата. Например,
фи­нишный
контроль готовой продукции проводится
не только для того, чтобы брако­ванная
продукция не была отправлена потребителю,
но и для выявления причин, послуживших
причиной брака.

Для повышения
эффективности каждого из видов контроля
целесообразно их реализовывать
применительно к конкретным видам
ресурсов (табл. 9.1).

Таблица 9.1 –
Характеристика предварительного,
текущего и заключительного контроля в
организации

Виды ресурсов	Характеристика процесса контроля по каждому виду ресурсов
1	2
Предварительный контроль
Трудовые	Реализуется на основе анализа деловых и профессиональных навыков претендентов на вакантные должности, квалификации, черт характера, которые удовлетворяют организацию и необходимы для выполнения определенных работ. При этом устанавливают минимальный уровень требований к работникам применительно к профессиональному образованию, опыту работы, навыкам и др.
Информационные	Внешнюю и внутреннюю информацию, поступающую со всех информационных каналов, проверяют достоверность и объективность. Для этого формируется система сбора, обработки и проверки информации.
Финансовые	Проверяются все денежные поступления и расходы предприятия, их соответствие финансовой документации, сроки поступления, выплаты
Материальные	Сосредоточен на проверке качества и количества полученных от поставщиков необходимых материальных ресурсов в соответствии с заключенными договорами и зафиксированных у них критериях.

Продолжение таблицы
9.1

1	2
Текущий контроль
Трудовые	Реализуется в процессе производственно-хозяйственной деятельности. Осуществляется в форме регулярных проверок труда работников, обсуждении проблем. Периодической аттестации работников и др.
Информационные	Охватывает проверку работы системы обработки и группирования информации, выделения первоочередной и второстепенной, срочной и несрочной информации, а также ее распределения в пределах организации.
Финансовые	Предусматривает проверку текущей работы финансовых структур, использование финансовых поступлений организации, формирование выплат, соответствия финансовой документации и финансовых операций нормам действующего законодательства.
Материальные	Проявляется в проверке эффективности использования имеющихся материальных ресурсов в процессе производственно-хозяйственной деятельности.
Заключительный контроль
Трудовые	Охватывает проверку соответствия квалификации работников должности, производительность их труда, способность к постоянному совершенствованию профессиональных навыков
Информационные	Сосредоточен на проверке полноты, достоверности и объективности информации, необходимой для выполнения поставленных задач.
Финансовые	Предусматривает проверку фактических финансовых результатов и сравнение их с запланированными
Материальные	Ориентирован на проверку количества и качества произведенной продукции

1. Сущность и этапы
   процесса контроля.

Рассмотрение
данного вопроса студент должен начать
с усвоения того, что сущность процесса
контролирования определяется его
содержанием и технологией выполнения.
Содержаниеуказывает на то, что
именно подлежит контролированию, на
какие параметры объекта контроля
следует обратить внимание, атехнологияописывает, как именно это осуществить,
кто контролирует, в какой последовательности.

Этапы процесса
контролирования:

1. Установление
   стандартов и критериев.
   Стандарт
   – это официальный государственный или
   нормативно-технический документ
   отрасли, предприятия, который определяет
   характеристики требований, каким должен
   отвечать определенный вид продукции.
   Критерий
   – показатель, по которому оценивают
   качество работы, продукции и др.. Стандарт
   указывает на то, каким должен быть
   конечный результат, чтобы достичь
   поставленных целей (достичь определенного
   уровня затрат с расчета на единицу
   продукции, чтобы увеличить долю фирмы
   на рынке). Он также дает возможность
   руководству сравнить выполненную
   работу с запланированной.

2. Измерение
   достигнутых результатов и сопоставление
   их со стандартами.
   Этот этап контроля предусматривает:

1. Определение
   масштаба отклонений.
   Масштаб отклонений – отклонение от
   заданной траектории, которую необходимо
   фиксировать в процессе измерения. При
   этом следует учитывать, что слишком
   большой масштаб увеличивает риск
   несвоевременного выявления отклонений,
   а слишком малый – способствует
   реагированию системы контроля на
   незначительные отклонения и требует
   лишних средств на проверку их влияния
   на состояние контролированного объекта.

2. Измерение
   результатов
   – это установление фактически достигнутых
   результатов, которые характеризуют
   состояние объекта контроля. Система
   измерения должна отвечать тому виду
   деятельности, который контролируют.
   Различают виды измерений:

• физическое
  измерение – измерение размера, формы,
  внешнего вида объекта контроля;

• динамическое
  измерение – характеризует уровень
  использования ресурсов по качеству
  или свойствам (фондоотдача,
  производительность).

1. Передача информации
   – это процесс передачи полученной в
   процессе измерения информации лицу,
   принимающему решение. Информацию
   следует передавать в тот момент, когда
   это необходимо для принятия решения.
   Поэтому необходимо выяснить, кому
   передавать информацию, в какой форме,
   с какой регулярностью и как быстро она
   должна поступать; как обеспечивать ее
   полноту и достоверность.

2. Оценка информации
   – это сопоставление фактических
   результатов со стандартами и определение
   степени их достижения. Предусматривает
   обязательное выяснение достоверности
   полученной информации лицом, принимающим
   решение.

1. Принятие
   решения о корректирующих действиях.
   От правильности действий на этом этапе
   зависит эффективность функционирования
   организации. Учитывая это менеджер
   может выбрать три линии поведения:

1. не вмешиваться
   в прохождение процесса (когда фактические
   результаты соответствуют установленным
   стандартам);

2. корректирующие
   действия при нахождении причины, из-за
   которой результаты не достигнуты.
   Существует два вида корректирующего
   влияния:

• ликвидация причин
  отклонения

• поиск лучших
  способов приспособления новым внешним
  условиям (снижение объем продаж продукции
  свидетельствует или об окончании
  жизненного цикла продукта, поэтому его
  необходимо снимать с производства, или
  же о неэффективной тактике сбыта,
  поэтому ее следует изменить в соответствии
  с новыми тенденциями рынка).

1. пересмотреть
   стандарты, цели, если они нереальны.
   Такие случаи чаще всего случаются, если
   руководитель идеализирует деловые и
   профессиональные качества своих
   подчиненных; слишком оптимистически
   оценивает ситуацию; при неожиданном
   нежелательном для организации изменении
   внешней среды.

Модель процесса
контроля (рис. 9.1) отражает не только
последовательность этапов контролирования,
но и его двухфункциональность:

• устранение
  отклонений и причин, их обусловливающих;

• подкрепление
  достигнутого успеха.

Рис.
9.1 – Модель процесса контроля

В основу осуществления
процесса контроля должны быть положены
следующие основные требования-критерии
(рис. 9.2):

• эффективность
  контроля– определяется успешность,
  полезность контроля (уменьшение
  расходов, связанных с обнаружением и
  устранением выявленных в процессе
  контроля недостатков; сокращение
  расходов на контроль, затрат на персонал
  и технику контроля);

Рис. 9.2. –
требования-критерии
эффективного контроля.

• эффект
  влияния на людей– выясняется вопрос,
  вызывает ли у работников применяемая
  технология контроля положительные
  стимулы или негативные, стрессовые
  реакции (демотивация труда);

• выполнение
  задач контроля– контроль должен
  определить совпадения или отклонения
  в системе управления организацией;
  способствовать устранению отклонений,
  выработке эффективных решений;

• определение
  границ контроля– контрольные
  мероприятия не могут осуществляться
  без ограничений. Длина проверяемых
  отрезков должна позволять выявить
  отклонения на самой ранней стадии.
  Нужно соблюдать нормы контроля,
  определенные действующим законодательством.

Соблюдение указанных
требований позволит значительно повысить
эффективность процесса контроля на
предприятии.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Виды контроля в менеджменте

Контроль – это важный элемент процесса управления. Невозможно рассматривать в отрыве от контроля ни создание организационных структур, ни планирование, ни мотивацию. Все они – неотъемлемые части общей системы организационного контроля. Можно выделить три основных типа контроля: предварительный, текущий и заключительный. В зависимости от формы осуществления все данные типы будут иметь одну и ту же цель: поспособствовать тому, чтобы все полученные результаты были максимально приближены к тем, которые требуются. Их различие лишь во времени осуществления (рис.1).

Рисунок 1 — Время применения основных типов контроля

Предварительный контроль

Самые важные типы организационного контроля могут происходить в рамках других управленческих функций.

К примеру, функции организации и планирования обычно не связаны с контролем, однако они позволяют осуществить предварительный контроль, под которым понимают вид контроля, который осуществляется до фактического начала работы.

Среди основных механизмов предварительного контроля выделяют реализацию (не создание) определенных правил, политик и процедур. Ввиду того, что они вырабатываются для того, чтобы обеспечить выполнение планов, то в случае их строгого соблюдения можно обеспечить выполнение работы в заданном направлении. В организации предварительный контроль принято использовать в трех ключевых областях – в управлении материальными, человеческими и финансовыми ресурсами.

Если говорить о человеческих ресурсах, то предварительный контроль в данной области осуществляется путем серьезного анализа профессиональных и деловых навыков и знаний, которые необходимы для того, чтобы выполнять те или иные должностные обязанности, а также с помощью отбора самого квалифицированного и подготовленного персонала. Если необходимо убедиться, что все нанятые работники будут в состоянии выполнять обязанности, которые им поручают, то необходимо указать минимальный стаж работы в данной сфере или допустимый уровень образования и проверить все рекомендации и документы, которые предоставляет нанимаемый. Для того, чтобы повысить вероятность привлечения и закрепления в составе организации работников, обладающих должными компетенциями, можно установить справедливые размеры компенсаций и выплат, а также провести психологические тесты и собеседование с работником в рамках найма. 
В большинстве организаций предварительный контроль в области человеческих ресурсов будет продолжаться даже после найма сотрудника с помощью проведения тренингов, благодаря которым и рядовые работники, и менеджеры, получают возможность обучиться новым навыкам, прежде чем приступить к фактическому исполнению своих обязанностей. Такой процесс позволяет увеличить вероятность того, что нанятые сотрудники будут эффективно трудиться. 

Ввиду того, что высококачественную продукцию из плохого сырья невозможно изготовить, на производственных организациях существует обязательный предварительный контроль материальных ресурсов, которые используются. Он осуществляется с помощью разработки стандартов минимально допустимого уровня качества, а также путем проведения проверок на то, насколько поступающие материалы соответствуют этим требованиям. Среди методов предварительного контроля материальных ресурсов выделяют также и обеспечение в организации их запасов на уровне, который будет достаточным для того, чтобы избежать возможного дефицита.

 Одним из самых важных средств предварительного контроля в сфере ресурсов финансов является бюджет, позволяющий осуществить еще и функцию планирования. Бюджет – это механизм предварительного контроля, т.к. он дает возможность спланировать обеспечение организации наличными средствами в нужном объеме в конкретное время. Бюджет также устанавливает предельные значения затрат и не позволяет какому-либо из отделов или организации в целом исчерпать все свои наличные средства до конца.

Текущий контроль

Он осуществляется непосредственно в процессе проведения работы. Зачастую его объектом становятся сотрудники, а сам текущий контроль – это прерогатива их непосредственного начальства. Для того, чтобы исключить отклонения от инструкций и намеченных планов необходима регулярная проверка работы сотрудников и постоянное обсуждение всех возникающих предложений и проблем касательно усовершенствования работы. Если же эти отклонения получат развитие, то они могут вырасти в существенные трудности для организации.

Данный вид контроля не проводят во время выполнения самих работ, как может казаться из его названия. Он скорее основывается на измерении фактических результатов, которые были получены после проведения работы, которая была направлена на достижение поставленных целей.

Заключительный контроль

Заключительный вид контроля проводится после того, как вся работа уже выполнена. По мнению У. Ньюмана, профессора менеджмента, этот вид контроля обладает двумя важными функциями. Первая из них состоит в том, что заключительный контроль позволяет руководству получить информацию об организации, которая понадобится для того, чтобы спланировать аналогичные работы в будущем. После сравнения фактически полученных и требуемых результатов, начальство может лучше оценить, насколько соответствуют реальному положению составленные им планы. Благодаря данной процедуре также можно узнать о возникших проблемах и сформулировать новые планы таким образом, чтобы была возможность избежать всех этих проблем в будущем. Вторая функция заключительного контроля в том, чтобы замотивировать персонал организации. Если руководство связывает достижение определенного уровня результативности с мотивационными вознаграждениями, то понятно, что фактически достигнутую результативность нужно стараться измерить максимально объективно и точно.

Процесс контроля

Процесс контроля включает в себя три основных этапа, на которых реализуется комплекс разных мер: определение стандартов; сравнение со стандартами реальных результатов; выбор подходящих действий. Полная модель процесса контроля представлена на рисунке 2.

Рисунок 2 — Модель процесса контроля

Этап 1. Определение стандартов.

Этот этап связан с функцией планирования. В соответствии с ее результатами на базе стратегий и целей организации будет формироваться перечень стандартов.

Под стандартами понимают конкретные цели, которые имеют определенный критерий (к примеру, получить в 2018 году прибыль в размере 40 млн. руб.), временной период и показатели результативности, четко определяющими, какой результат необходимо получить для того, чтобы достичь поставленных целей, и позволяющими управлению организации сравнить ту работу, которая выполнена реально, с запланированной работой.

Так, важная задача в системе контроля – это установление показателей результативности. Могут возникнуть проблемы в их установлении в отношении ряда целей, которые сложно отобразить количественно, к примеру: научно-исследовательская деятельность организации, этика и социальная ответственность, организационные цели. В случае если нельзя использовать прямые количественные оценки, то можно применить косвенные показатели. К примеру, для того, чтобы оценить уровень удовлетворенности работой, можно использовать критерий текучести кадров. Однако, при этом важно иметь в виду, что на косвенные показатели также способны оказать влияние различные переменные, которые не связаны с оцениваемой областью. В частности, низкие показатели по текучести кадров могут быть взаимосвязаны со страхом сотрудников искать другую работу в данное время, а не с высокой удовлетворенностью их потребностей.

В то же время, отсутствие возможность отобразить показатель результативности в количественной форме не является оправданием для отсутствия стандартов контроля в какой-либо сфере.

Этап 2. Сравнение реальных результатов и стандартов.

На данном этапе менеджер определяет, насколько полученные результаты соответствуют заявленным и принимает решение – допустимы ли отклонения от стандарта или же они являются относительно безопасными. Для этого на данном этапе устанавливают масштаб отклонений, а также измеряют полученные результаты, передают информацию и оценивают ее.

Масштаб отклонений наглядно демонстрирует, насколько реальные результаты будут отклоняться от запланированных. Для того, чтобы повысить экономическую эффективность системы контроля, используют управление по отклонениям или принцип исключений. В соответствии с ним система контроля приводится в действие лишь при возникновении сильных отклонений от стандарта. Измерение результатов, которое позволяет оценить их соответствие стандартам – это самая проблемная и дорогостоящая часть контроля. Благодаря новым компьютерным программам контрольные измерения стали более оперативными, точными и дешевыми. Систему контроля можно сделать эффективной лишь в той ситуации, когда персонал обладает точными и своевременными сведениями о стандартах и о результатах своей деятельности, которые позволяют принимать решения и предпринимать все требуемые действия. На последней фазе данного этапа важно оценить полученную информацию о фактических результатах. В то же время, в большинстве случаев менеджеры оценивают важность информации и соответствие фактических и запланированных результатов на основании ранее установленного масштаба отклонений. Однако зачастую это приходится делать субъективно, исходя лишь из своего опыта. При этом важно учитывать риск и другие факторы, которые могут повлиять на решение о необходимости принятия определенных действий.

Этап 3. Выбор подходящих действий

На этом этапе выбирают один из трех вариантов – не предпринимать ничего, устранить отклонение, пересмотреть стандарты.

Поведенческие аспекты контроля

Во время разработки процедуры контроля менеджер должен учитывать поведение людей, являющихся важным элементом контроля. Следовательно, необходимо принимать во внимание следующее:

• Систему контроля важно проектировать при учете эффекта поведения, ориентированного на контроль. В другом случае сотрудники будут ориентированы на то, чтобы хорошо выглядеть при проведении контрольных измерений, а не на то, чтобы достичь целей, поставленных организацией. Поведение, которое ориентировано на контроль заключается в том, что сотрудники стараются делать то, что начальство хочет от них увидеть в той области, где проводится контрольное измерение, и при этом будут пренебрегать теми областями, в которых нет таких измерений;
• Во время планирования работ исполнители могут дать организации недостоверную информацию (может быть переоценен объем необходимых ресурсов и недооценен объем всех возникающих доходов и т.д.);
• Нужно устанавливать осмысленные стандарты контроля, которые будут восприниматься сотрудниками;
• Необходимо устанавливать двустороннее общение по вопросам системы контроля;
• Важно устанавливать достижимые и одновременно с этим жесткие стандарты;
• Сотрудники должны получать вознаграждение за достижение стандарта.

Соглашение о конфиденциальности

и обработке персональных данных

1.Общие положения

1.1.Настоящее соглашение о конфиденциальности и обработке персональных данных (далее – Соглашение) принято свободно и своей волей, действует в отношении всей информации, которую ООО «Инсейлс Рус» и/или его аффилированные лица, включая все лица, входящие в одну группу с ООО «Инсейлс Рус» (в том числе ООО «ЕКАМ сервис»), могут получить о Пользователе во время использования им любого из сайтов, сервисов, служб, программ для ЭВМ, продуктов или услуг ООО «Инсейлс Рус» (далее – Сервисы) и в ходе исполнения ООО «Инсейлс Рус» любых соглашений и договоров с Пользователем. Согласие Пользователя с Соглашением, выраженное им в рамках отношений с одним из перечисленных лиц, распространяется на все остальные перечисленные лица.

1.2.Использование Сервисов означает согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нем условиями; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сервисов.

1.3.Сторонами (далее – «Стороны) настоящего Соглашения являются:

«Инсейлс» – Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус», ОГРН 1117746506514, ИНН 7714843760, КПП  771401001, зарегистрированное по адресу: 125319, г.Москва, ул.Академика Ильюшина, д.4, корп.1, офис 11 (далее — «Инсейлс»), с одной стороны, и

«Пользователь» –

либо физическое лицо, обладающее дееспособностью и признаваемое участником гражданских правоотношений в соответствии с законодательством Российской Федерации;

либо юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

либо индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

которое приняло условия настоящего Соглашения.

1.4.Для целей настоящего Соглашения Стороны определили, что конфиденциальная информация – это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности (включая, но не ограничиваясь: информацию о продукции, работах и услугах; сведения о технологиях и научно-исследовательских работах; данные о технических системах и оборудовании, включая элементы программного обеспечения; деловые прогнозы и сведения о предполагаемых покупках; требования и спецификации конкретных партнеров и потенциальных партнеров; информацию, относящуюся к интеллектуальной собственности, а также планы и технологии, относящиеся ко всему перечисленному выше), сообщаемые одной стороной другой стороне в письменной и/или электронной форме, явно обозначенные Стороной как ее конфиденциальная информация.

1.5.Целью настоящего Соглашения является защита конфиденциальной информации, которой Стороны будут обмениваться в ходе переговоров, заключения договоров и исполнения обязательств, а равно любого иного взаимодействия (включая, но не ограничиваясь, консультирование, запрос и предоставление информации, и выполнение иных поручений).

2.Обязанности Сторон

2.1.Стороны соглашаются сохранять в тайне всю конфиденциальную информацию, полученную одной Стороной от другой Стороны при взаимодействии Сторон, не раскрывать, не разглашать, не обнародовать или иным способом не предоставлять такую информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного разрешения другой Стороны, за исключением случаев, указанных в действующем законодательстве, когда предоставление такой информации является обязанностью Сторон.

2.2.Каждая из Сторон предпримет все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации как минимум с применением тех же мер, которые Сторона применяет для защиты собственной конфиденциальной информации. Доступ к конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам каждой из Сторон, которым он обоснованно необходим для выполнения служебных обязанностей по исполнению настоящего Соглашения.

2.3.Обязательство по сохранению в тайне конфиденциальной информации действительно в пределах срока действия настоящего Соглашения, лицензионного договора на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договора присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ, агентских и иных договоров и в течение пяти лет после прекращения их действия, если Сторонами отдельно не будет оговорено иное.

2.4.Не будут считаться нарушением настоящего Соглашения следующие случаи:

(а)если предоставленная информация стала общедоступной без нарушения обязательств одной из Сторон; 

(б)если предоставленная информация стала известна Стороне в результате ее собственных исследований, систематических наблюдений или иной деятельности, осуществленной без использования конфиденциальной информации, полученной от другой Стороны;

(в)если предоставленная информация правомерно получена от третьей стороны без обязательства о сохранении ее в тайне до ее предоставления одной из Сторон; 

(г)если информация предоставлена по письменному запросу органа государственной власти, иного государственного органа,  или органа местного самоуправления в целях выполнения их функций и ее раскрытие этим органам обязательно для Стороны. При этом Сторона должна незамедлительно известить другую Сторону о поступившем запросе;

(д)если информация предоставлена третьему лицу с согласия той Стороны, информация о которой передается.

2.5.Инсейлс не проверяет достоверность информации, предоставляемой Пользователем, и не имеет возможности оценивать его дееспособность.

2.6.Информация, которую Пользователь предоставляет Инсейлс при регистрации в Сервисах, не является персональными данными, как они определены в Федеральном законе РФ №152-ФЗ от 27.07.2006г. «О персональных данных».

2.7.Инсейлс имеет право вносить изменения в настоящее Соглашение. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Соглашения вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Соглашения.

2.8.Принимая данное Соглашение Пользователь осознает и соглашается с тем, что Инсейлс может отправлять Пользователю персонализированные сообщения и информацию (включая, но не ограничиваясь) для повышения качества Сервисов, для разработки новых продуктов, для создания и отправки Пользователю персональных предложений, для информирования Пользователя об изменениях в Тарифных планах и обновлениях, для направления Пользователю маркетинговых материалов по тематике Сервисов, для защиты Сервисов и Пользователей и в других целях.

Пользователь имеет право отказаться от получения вышеуказанной информации, сообщив об этом письменно на адрес электронной почты Инсейлс — contact@ekam.ru.

2.9.Принимая данное Соглашение, Пользователь осознает и соглашается с тем, что Сервисами Инсейлс для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций в частности могут использоваться файлы cookie, счетчики, иные технологии и Пользователь не имеет претензий к Инсейлс в связи с этим.

2.10.Пользователь осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для посещения сайтов в сети интернет могут обладать функцией запрещения операций с файлами cookie (для любых сайтов или для определенных сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie.

Инсейлс вправе установить, что предоставление определенного Сервиса возможно лишь при условии, что прием и получение файлов cookie разрешены Пользователем.

2.11.Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность выбранных им средств для доступа к учетной записи, а также самостоятельно обеспечивает их конфиденциальность. Пользователь самостоятельно несет ответственность за все действия (а также их последствия) в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя, включая случаи добровольной передачи Пользователем данных для доступа к учетной записи Пользователя третьим лицам на любых условиях (в том числе по договорам или соглашениям). При этом все действия в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя считаются произведенными самим Пользователем, за исключением случаев, когда Пользователь уведомил Инсейлс о несанкционированном доступе к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи.

2.12.Пользователь обязан немедленно уведомить Инсейлс о любом случае несанкционированного (не разрешенного Пользователем) доступа к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи. В целях безопасности, Пользователь обязан самостоятельно осуществлять безопасное завершение работы под своей учетной записью по окончании каждой сессии работы с Сервисами. Инсейлс не отвечает за возможную потерю или порчу данных, а также другие последствия любого характера, которые могут произойти из-за нарушения Пользователем положений этой части Соглашения.

3.Ответственность Сторон

3.1.Сторона, нарушившая предусмотренные Соглашением обязательства в отношении охраны конфиденциальной информации, переданной по Соглашению, обязана возместить по требованию пострадавшей Стороны реальный ущерб, причиненный таким нарушением условий Соглашения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

3.2.Возмещение ущерба не прекращают обязанности нарушившей Стороны по надлежащему исполнению обязательств по Соглашению.

4.Иные положения

4.1.Все уведомления, запросы, требования и иная корреспонденция в рамках настоящего Соглашения, в том числе включающие конфиденциальную информацию, должны оформляться в письменной форме и вручаться лично или через курьера, или направляться по электронной почте адресам, указанным в лицензионном договоре на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договоре присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ и в настоящем Соглашении или другим адресам, которые могут быть в дальнейшем письменно указаны Стороной.

4.2.Если одно или несколько положений (условий) настоящего Соглашения являются либо становятся недействительными, то это не может служить причиной для прекращения действия других положений (условий).

4.3.К настоящему Соглашению и отношениям между Пользователем и Инсейлс, возникающим в связи с применением Соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.

4.3.Все предложения или вопросы по поводу настоящего Соглашения Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей Инсейлс www.ekam.ru либо по почтовому адресу: 107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12 БЦ «Stendhal» ООО «Инсейлс Рус».

Дата публикации: 01.12.2016г.

Полное наименование на русском языке:

Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус»

Сокращенное наименование на русском языке:

ООО «Инсейлс Рус»

Наименование на английском языке:

InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)

Юридический адрес:

125319, г. Москва, ул. Академика Ильюшина, д. 4, корп.1, офис 11

Почтовый адрес:

107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12, БЦ «Stendhal»

ИНН: 7714843760 КПП: 771401001

Банковские реквизиты:

Р/с 40702810600001004854

В ИНГ БАНК (ЕВРАЗИЯ) АО, г.Москва,
к/с 30101810500000000222, БИК 044525222

Электронная почта: contact@ekam.ru

Контактный телефон: +7(495)133-20-43

11 причин внедрить контроль работы сотрудников

Контроль работы сотрудников важен как для владельца компании, так и для персонала. Какие плюсы получит руководство? Лояльное отношение работников, повышенную результативность труда, эффективную команду. В свою очередь сотрудники также заметят улучшения: фирма станет расти, заработная плата будет стабильной, специалист поймет, что от него требует начальство, по каким правилам нужно работать, станет более мотивированным.

Необходимо, чтобы все понимали, что контроль работы сотрудников выгоден обеим сторонам. Премиальные выплаты за то, что план продаж превышен, установка специальных шпионских программ на ПК работников – все это необходимо для процветания компании и эффективной работы сотрудников.

Работники должны быть уведомлены о том, что вы отслеживаете их передвижение с помощью GPS либо видеокамер. Кроме того, они обязаны осознавать, что данная мера принята не для наказания, унижения или лишения денежных выплат, но для улучшения работы фирмы. В противном случае, если сотрудники не будут выполнять договоренности, компания не сможет эффективно функционировать.

Чтобы стало понятнее, рассмотрим, какую конкретно выгоду получит руководство и работники фирмы, если внедрить контроль работы сотрудников.

5 видов контроля работы сотрудников

Контроль работы сотрудников подразделяется на несколько видов.

Из всех существующих видов контроля начальник должен подобрать наиболее эффективный для его компании, чтобы контролировать работу сотрудников. Только в этом случае персонал будет работать максимально эффективно.

5 главных принципов контроля за выполнением работы сотрудниками

Придерживайтесь нижеследующих принципов, чтобы осуществляемый контроль за работой сотрудников приносил желаемый результат.

1. Отслеживайте, соблюдают ли подчиненные договоренности.

Все работники в вашей фирме должны действовать по принципу: когда есть договоренность, она должна быть выполнена. В случае, когда необходимо внести изменения в договоренность либо отказаться от нее, важно предупредить об этом.

Если вы хотите исключить нарушение договоренностей, придется контролировать, соблюдаются они или нет. Продумайте точки контроля, если будет выявлено нарушение, следует отреагировать. В противном случае работа руководителя окажется бессмысленной.

2. Заблаговременно разработайте план контроля.

Когда руководитель дает подчиненному какое-либо поручение и хочет отследить качество его выполнения (срок исполнения, итоговую документацию), он также должен поставить себе задачу на мониторинг.

Если задача, проект или процесс включают в себя несколько составляющих, следует выделить и зафиксировать самые важные этапы. Они носят название точки невозврата, максимального риска. Это значит, что, если сотрудник совершит ошибку на данном этапе, компания потеряет крупную сумму. Чтобы не допустить такого, промежуточный контроль следует осуществлять заблаговременно, прежде чем наступит точка невозврата.

Чтобы определить контрольные точки, важно учесть особенности работы выбранного сотрудника, а также область его развития.

3. Проводите классификацию контроля, выполняйте анализ и делайте выводы.

Создайте перечень задач: однократных, а также регулярных, исполнение которых вы должны отслеживать. Решите, относится ли выбранный пункт к избыточному контролю либо необходимому.

Чтобы при осуществлении мониторинга основываться не на субъективном мнении, а на результатах реальной работы, спросите себя:

• Случалось ли такое ранее с данной задачей или подчиненным?
• Как поступить, чтобы решение данной задачи происходило так, чтобы не нужно было контролировать деятельность специалиста? Возможно, следует усовершенствовать технологию работы, поручить эту задачу другому сотруднику.
• Нужно ли вообще выполнять эту работу? Проведите оценку потраченных ресурсов, времени, стоимости.
• Можно ли поручить исполнение данной работы другому специалисту?

После того как вы ответите на поставленные вопросы, решите, что нужно сделать, чтобы устранить возникшую проблемную ситуацию.

4. Поручайте осуществление контроля подчиненным, сделайте его автоматизированным.

Чтобы начальник тратил меньше времени на отслеживание качества работы персонала, следует поручить осуществление контроля работы сотрудников другому специалисту.

Еще одно решение данной проблемы – использовать технологию, с помощью которой контроль станет автоматизированным.

Сделать это можно при помощи check-листов. Используя их, подчиненные будут самостоятельно отслеживать, правильно ли выполнили свою работу. Если задача повторяющаяся, процесс ее реализации должен быть разработан таким образом, чтобы работник мог лично проверить, допустил ли он ошибки, есть ли недочеты. Это называется самоконтроль. Далее в статье мы рассмотрим наиболее эффективные системы автоматизации контроля.

5. Проводите отложенный мониторинг.

В некоторых ситуациях начальник не может осуществить контроль работы сотрудника в тот момент, когда подчиненный ее завершил. Как поступить, если без проверки никак не обойтись? В некоторых случаях руководство вынуждено отложить важные дела, чтобы заняться контролем.

Во многих ситуациях контролировать деятельность сотрудников важно сразу после ее завершения, к примеру, когда нельзя приступать к следующему этапу работы, не проверив сделанного.

В других обстоятельствах допускается отложить осуществление контроля. В этом случае деятельность персонала должна быть организована следующим образом:

• Промежуточные этапы фиксируются.
• Все комментарии и обсуждения сохраняются.
• История внесения правок в документацию также сохраняется.
• Фиксируются задачи, выполненные за рабочий день, а также время, которое сотрудник затратил на них.

7 основных методов контроля качества работы сотрудников

Приведем наиболее действенные методы, используя которые, можно осуществлять контроль работы сотрудников. Применять их следует с учетом сферы, в которой работает фирма.

1. Планерки

Собрания следует проводить не только чтобы отчитаться о проведенной работе. Планерка – это действенный метод контроля, заряжающий мотивацией, сплачивающий коллектив. Во время проведения планерок специалисты могут рассказать о своих достижениях, а руководитель увидеть перспективу работы. Персонал должен периодически выходить из рутины, чтобы почувствовать общий ритм. Планерки необходимо проводить, даже если каждый подчиненный знает, в чем заключается его работа.

2. «Тайный покупатель»

Если вы работаете в сфере услуг или торговле, тайный покупатель поможет понять, насколько качественно работают сотрудники. Отправляясь в поле, этот опытный специалист проверит, допускают ли ваши работники нарушения регламента. Данный метод контроля не оказывает негативного влияния на персонал, при этом руководитель увидит работу организации глазами покупателя.

3. KPI (ключевые показатели эффективности)

Главная особенность данного метода контроля – простота и честность. Все работники понимают, какие показатели следует учитывать в своей работе. Если нормативы выполнены, значит, все хорошо. В противном случае придется приложить больше усилий. Однако важно, чтобы ключевые показатели эффективности были реалистичны.

Выбирайте такие показатели, которые сотрудники смогут достичь, при этом они будут мотивированы трудиться лучше, чтобы добиться большего. Руководитель должен хорошо разбираться в бизнес-процессах, а также доверять профессионалам, работающим в вашей компании.

4. GPS-наблюдение, видеонаблюдение, установка шпионских программ, прослушивание телефонных разговоров

Контроль работы сотрудников может быть незаметным. На первый взгляд может показаться, что за персоналом никто не следит. Однако в реальности в офисных помещениях есть скрытые камеры, а для контроля работы сотрудников на компьютере установлены шпионские программы, которые следят, как расходуется трафик и на что тратят свое рабочее время сотрудники. Скрытый контроль можно осуществлять, только уведомив об этом в письменном виде: подчиненные должны дать свое согласие. Лишь такие действия будут признаны законными. Какие программы для контроля работы сотрудников являются наиболее популярными:

• Программа, которая наблюдает за рабочим столом и ведет учет рабочего времени

Использовать ее рекомендуется для отслеживания деятельности линейных офисных сотрудников. Приложения отслеживают, какие программы используются на ПК, как долго в них работает тот или иной подчиненный. Также существуют программы, которые блокируют социальные сети и порталы с развлекательным содержимым. Какие возможности появляются у начальника, если он внедряет такие программы:

• контроль прихода сотрудников на работу. Если работник опоздал, ему будет выписан штраф;
• начальник будет просматривать рабочий стол, чтобы понять, на что тратит свое рабочее время специалист;
• прослушает разговоры с покупателями, чтобы понять, насколько эффективно работает персонал;
• руководитель устранит мошеннические действия, а также ликвидирует нецелевое использование ресурсов компании;
• выявит конфликтные ситуации, а также не допустит утечку корпоративных данных.
• GPS-трекинг, используемый для контроля выездных специалистов

Если в компании работают торговые представители, курьеры, экспедиторы на грузовых автомобилях, им следует выдать планшет с трекером, с помощью которого руководство сможет отследить, в каком месте в данный момент находится работник. Таким образом получится проверить, выполняет ли подчиненный свои прямые обязанности или же занимается посторонней деятельностью.

• Использование скрытых или открытых видеокамер

С помощью видеокамер, которые установлены в офисном помещении или на заводе, получится проконтролировать рабочее время сотрудников, а также то, насколько эффективно они его используют. Лучше всего установить камеры, способные записывать звук. Изучив такие видеозаписи, вы сможете проверить, насколько качественно работают специалисты по продажам или в call-центре.

Видеокамеры помогут сделать подчиненных более дисциплинированными. Когда человек понимает, что за ним наблюдают, он будет соблюдать трудовые нормы и прекратит тратить рабочее время впустую. Однако установка видеокамер сделает работу персонала более стрессовой. Но со временем у работников выработается привычка к тому, что их деятельность записывается на видеокамеру.

Профессионалы советуют монтировать как скрытые, так и явные видеокамеры. Объясняется это тем, что со временем персонал поймет, как действовать таким образом, чтобы обмануть камеру. Однако сделать это не получится, если есть скрытое видеонаблюдение. При монтаже видеокамер следует учитывать закон и права работников. В противном случае руководство компании будет оштрафовано.

• Прослушивание телефонных разговоров

Это эффективный способ контроля работы сотрудников. С помощью прослушивания получится добиться превосходных результатов: персонал станет работать лучше, руководитель сможет в сжатые сроки обнаружить и ликвидировать нарушение скрипта, усовершенствует бизнес-процесс, устранит конфликтную ситуацию.

Оптимальное решение – хранить в системе CRM аудиозаписи, а также прикреплять их к клиентской карте. Таким образом получится отследить всю работу с данным покупателем, чтобы довести его до совершения сделки.

5. Применение методики DISC

Методика DISC была разработана в 1928 году после публикации работы психолога из Америки У. Марстона под названием «Эмоции нормальных людей». В своем труде он описал 4 вида поведенческих реакций, на их основе и была разработана методика DISC:

• dominance (господство);
• inducement (побуждение);
• submission (подчинение);
• compliance (согласие).

Позднее, в 1970 г на основе работы У. Марстона был создан опросник, с помощью которого психологи могли узнать профиль индивидуума, его черты характера, склонности, а также вид деятельности, которую ему сложно выполнять.

Данный опросник применяется для создания профайла человека при прохождении собеседования. Однако его можно использовать для разработки профиля подчиненного по DISC. Это поможет выявить:

• агрессивность человека, способность идти на риск, побеждать в соревнованиях и добиваться наилучшего результата;
• коммуникабельность и энергичность, желание стать популярным, общаться, способность к командной работе;
• скромность и медлительность, надежность и способность к эмпатии;
• аналитические способности, навык просчитывать все шаги заранее.

Использование методики DISC позволит создать эффективную команду, между членами которой задачи будут распределены таким образом, чтобы сотрудники были мотивированы, а их сильные и слабые стороны, а также особенности характера учтены.

6. Отмечайте задачи и успехи на мотивационной доске

Сделайте так, чтобы контроль работы сотрудников происходил в позитивном ключе. Наверняка вы сохраняете хорошие оценки и рисунки своих детей? Действуйте похожим образом и с подчиненными: сохраняйте их достижения на мотивационной доске.

Также на доске можно отмечать KPI, планы продаж. Установите, когда (ежедневно или каждую неделю) работники будут отмечать на мотивационной доске свои победы. Поскольку достижения будут всегда на виду, это окажется дополнительной мотивацией. Если на доске отмечать победы коллектива, получится улучшить корпоративные отношения. Мотивационная доска может быть сделана в CRM-системе, однако лучше всего, если она установлена на офисной стене.

7. Используйте CRM для создания отчетов

Чтобы отслеживать деятельность сотрудников, лучше всего подходит система CRM. Помимо удобства, получится сделать бизнес-процессы автоматизированными, отслеживать статистические данные, вести аналитическую деятельность, чтобы постоянно улучшать работу команды.

Не потребуется дожидаться, когда подчиненные предоставят отчеты. Все, что нужно сделать руководителю, это открыть CRM-систему и изучить данные, завершенные задачи, дедлайны, чтобы провести контроль времени работы сотрудников.

Кстати, используя эту систему, получится отследить работу специалистов, которые трудятся удаленно.

Использование CRM-системы для контроля эффективности работы сотрудников

Отслеживать работу сотрудников можно по множеству векторов. Начальство самостоятельно определяет методы контроля, а также то, как они будут реализованы. Это могут быть проверки, изучение мнения покупателей о качестве работы, записи телефонных звонков.

Реализовать все вышеперечисленное получится, когда применяется CRM. Она анализирует множество позиций: человеко-часы, если оплата сдельная, заработную плату для специалистов, работающих удаленно, информацию о рабочем дне персонала офиса. За счет того, что данная система контроля работы сотрудников полностью автоматизированная, начальнику не потребуется тратить свое время.

Есть множество программ, с помощью которых получится отрегулировать рабочий день подчиненных, исключить опоздания и правильно делегировать ответственность.

Не важно, какую систему контроля работы сотрудников вы предпочитаете. Главное уважать коллектив. Прежде всего каждому подчиненному стоит сообщить о том, что вы контролируете его деятельность. Также стоит мотивировать специалистов, чтобы они использовали данную систему. С ее помощью можно сделать общение более удобным, правильно планировать рабочий день. Коллектив должен осознавать, что контроль ведется для общего блага, а не для того, чтобы получить личные данные человека.

Обратите внимание! Оценивая рабочее время, необходимо принимать в расчет особенности деятельности. К примеру, человек творческой профессии, к примеру копирайтер, имеет право на пятиминутный перерыв (например, чтобы проверить соцсети). А вот банковский специалист не должен отвлекаться.

Чтобы больше не заниматься созданием графиков, а также анализом пере- и недоработок, стоит настроить систему контроля под свою компанию, внеся в программу все необходимые условия. В таком случае система будет полностью автоматизированной. Все, что требуется от руководителя, – провести оценку того, насколько эффективно трудятся сотрудники и назначить премию.

4 способа контроля удаленной работы сотрудников

Многие компании отказываются от сотрудничества с удаленными специалистами, поскольку уверены, что в этом случае невозможно контролировать работу сотрудников. Действительно, как понять, что работник посвящает своим обязанностям весь день, а не занимается прокрастинацией?

Но из-за вируса COVID-19 сотрудникам большинства организаций пришлось работать удаленно.

Каким образом отследить работу специалиста в таком случае, какие способы подойдут лучше всего, чтобы компания функционировала эффективно, а руководитель всегда был в курсе дел?

Прежде всего следует установить условия удаленной работы, главное в этом вопросе – прозрачность. Стремитесь проявить гибкость по всем вопросам. Специалист, работающий удаленно, может трудиться, например, с 8:00 до 17:00 либо же установить свободный график.

Необходимо учитывать специфику работы, которую должен выполнить подчиненный. Когда покупатели живут в другом регионе, важно учесть разницу во времени, иначе рабочие звонки будут совершаться в неудобное для клиента время. Учитывая эти особенности, составляется график работы.

Чтобы отслеживать деятельность специалистов на «удаленке», следует обсудить как график, так и другие нюансы. К примеру, особенности релизов. В указанное время коллектив должен связаться с начальником. Удаленно можно провести как плановые, так и экстренные планерки и совещания.

То, каким образом осуществлять контроль на «удаленке», зависит от требуемого результата работы. При этом обсудить, каким он должен быть, следует заранее, до того, как вы поручите специалисту решение какой-либо задачи. Обычно удаленно работают те, кто нацелен на результат, а не процесс. То есть для заказчика не имеет значения процесс работы, важнее итог. Поэтому работник должен четко осознавать, какой результат от него ждут и в течение какого времени он должен его достигнуть.

Не обязательно отслеживать, как именно подчиненный добивается поставленной цели. Когда руководитель непрерывно дает рекомендации о том, как лучше выполнить поставленную задачу, специалист утратит самостоятельность и перестанет быть ответственным за результат работы. Начальник должен время от времени контролировать достижение промежуточных итогов, чтобы удостовериться, что работа будет выполнена вовремя.

Следует заранее продумать, как осуществлять контроль творческой работы сотрудника на «удаленке». В большинстве случаев у таких специалистов отсутствует жесткий график. Они могут выполнять работу, когда появится вдохновение. Когда люди творческих профессий переводятся на удаленную работу, начальник должен строго определить, при каких условиях подчиненному будет выплачена заработная плата.

К примеру, человек, занимающийся написанием статей, должен по прошествии рабочей недели сделать 15 текстов и подготовить отчет о проделанной работе. При этом ему разрешено сдвигать крайний срок сдачи работ один раз на три дня. Проектный менеджер должен контролировать, чтобы работник соблюдал условия. Если дедлайн будет просрочен, сотрудника оштрафуют.

По итогам месяца руководство получает отчет, где отмечено, какой из сотрудников будет премирован, а кто оштрафован.

Каким образом осуществлять контроль работы сотрудников на «удаленке»:

1. Автоматическая система контроля

Сегодня есть огромное количество таких систем, с помощью которых можно:

• отслеживать, чем занимаются сотрудники в течение трудового дня;
• мониторить перемещения работников;
• учитывать рабочее время;
• анализировать работу за ПК;
• вычислять время полезной работы;
• исключать утечку данных;
• отслеживать переписку, документооборот, переговоры;
• мониторить перемещение, копирование данных на разных носителях, жестких дисках.

Автоматическую систему контроля стоит применять, если ваши сотрудники всегда работают на «удаленке». Однако нужно ли внедрять ее, когда работники временно переведены на удаленную работу? Чтобы принять правильное решение, следует проанализировать бюджет организации. Дело в том, что цена таких автоматических систем достаточно большая. Чтобы исключить ненужные расходы, рекомендуется использовать альтернативные способы контроля на время самоизоляции из-за COVID-19.

2. Использование органайзеров задач

Органайзер задач позволяет координировать и ставить задачи перед сотрудниками, работающими на «удаленке». Причем существуют бесплатные программы, пользоваться которыми удобно. С их помощью руководитель сможет наилучшим образом распределить задачи между работниками и установить, какие из них следует выполнить в первую очередь. Аккаунт-менеджер сможет контролировать, какой процент работы выполнен.

3. Таск-менеджер

Оптимальное решение для контроля деятельности специалиста вне офиса – использование таск-менеджера, к которому имеют доступ все сотрудники на «удаленке». С его помощью получится отслеживать каждый из этапов работы. К документу создается папка в Google Docs, а также чат. Работники могут воспользоваться ими тогда, когда им будет удобнее. Начальник в любое время сможет проверить сделанные отчеты по всем проектам, а также отследить, на каком этапе находится процесс выполнения поставленных задач.

4. Планерки и совещания

Контролировать сотрудников таким образом проще всего. На планерках и совещаниях руководитель сможет поставить задачи, а также проверить работу как офисных сотрудников, так и специалистов, работающих удаленно.

Начальник должен быть готов к проведению планерки. Сначала необходимо проверить, на каком этапе находится выполнение поставленных задач. Затем следует поручить работникам другие техзадания и указать сроки их сдачи.

3 распространенные ошибки при контроле работы сотрудников

1. Бессистемный мониторинг, выявляющий одни недочеты

Данная ошибка встречается чаще всего. Сначала руководитель вообще не отслеживает работу сотрудников, а затем внезапно начинает проверку. Затем он снова прекращает контролировать действия подчиненных. В случае возникновения ошибок работник получает штраф, выговор.

Однако, когда начальник только заметил, что специалист действует неверно, он должен был указать ему на допущенную ошибку. В случае если руководитель не увидел недочеты в работе подчиненного, значит, он тоже виноват в полученном результате. Но самая большая его вина заключается в недостаточном контроле. Задача мониторинга – не искать причину для штрафов, но помогать сотрудникам скоординировать их действия.

Оценивая действия персонала, следует акцентировать внимание на том, как быстро выполняются задания. Возможно, сотрудник нашел нестандартный выход из ситуации, проявил творческий подход в процессе работы либо принял нестандартное решение. В этих случаях результат деятельности будет ожидаем.

2. Контроль деятельности, в которой руководитель не разбирается

Так поступают многие руководители. Задумайтесь, что получится, если косметолог будет проверять работу молочного завода? Вряд ли такое мероприятие ожидает успех. Проводить контроль работы должен человек, который отлично разбирается в процессе и сможет понять, где сотрудники ошиблись, и устранит недочеты. В противном случае начальник только навредит.

3. Формальный мониторинг

Работники отлично понимают, когда контроль формальный. Например, если начальник отслеживает время, они начнут подольше оставаться на рабочем месте. При проверке частоты встреч с покупателями сотрудники станут назначать их слишком много. Однако поставленные задачи окажутся не достигнуты, команда просто будет действовать таким образом, чтобы удовлетворить формальные требования.

Отслеживать работу коллектива необходимо планомерно и правильно, таким образом, чтобы не оказывать негативного воздействия: работники не должны бояться того, что контроль приведет к наказаниям и увольнениям. Задача руководства не просто проверять, но также формировать сплоченный коллектив, который осознает, зачем контролировать их деятельность.

5 причин чрезмерного контроля работы сотрудников

В некоторых ситуациях в компании возникают проблемы не потому, что руководитель не контролирует работу персонала, но по причине слишком активной слежки. На первый взгляд может показаться, что все сделано правильно, однако в реальности же контроль не помогает развивать процессы и улучшать результат. Причина кроется в том, что отслеживается каждый шаг специалистов. Почему контроль становится чрезмерным? Причины могут быть следующие:

1. Персонал нарушает договоренности. В этом случае руководитель должен понять, почему так происходит. Не нужно сразу обвинять работников в безответственности. Сначала следует исключить очевидные причины нарушения договоренностей:

• Начальник сам нарушает установленные правила. В большинстве случаев подчиненные действуют точно так же, как и руководство. Если вы время от времени забываете о данных обещаниях, не удивляйтесь, если сотрудники поступят так же.
• В организации не принято соблюдать договоренности. Здесь очень важно, насколько развита корпоративная культура. Специалист должен понимать, что следует предупредить начальника, если он осознал невозможность выполнения договоренностей. Кроме того, к нарушителям должны быть применены жесткие меры.

2. Начальство не доверяет сотрудникам. Такая ситуация возникает чаще всего, когда коллектив нарушает договоренности либо когда руководитель не обладает навыками и опытом управления персоналом. Встречаются также случаи, в которых начальник уверен, что он лучше всех знает, как нужно поступить, при этом считает подчиненных глупыми, бесполезными и безответственными. Такое поведение руководителя приведет к тому, что коллектив действительно станет таким, как описано выше.

3. Неквалифицированные специалисты. Если у вас работают студенты и неопытные сотрудники, придется отслеживать каждое их действие. Если руководитель потеряет бдительность, будет допущено множество ошибок. Чтобы избежать такого поворота событий, работник должен повысить свою квалификацию. Также его можно перевести на другую должность. Если это невозможно, специалиста увольняют.

Михаил Дашкиев о Сергее Азимове

4. Некомпетентный начальник. Если руководитель не умеет планировать и делегировать, ему придется постоянно контролировать работу сотрудников. Как понять, что контроль чрезмерный? В этом случае над контролерами будут другие контролеры.

5. Неорганизованное планирование. Чтобы работники смогли планировать свою работу, у них должны иметься все технологии. Об этом должен позаботиться начальник. Неправильный подход руководства – предоставить право выбора технологии подчиненным. Такой подход указывает на то, что у начальника слабый характер. Все это приведет к тому, что поставленные задачи либо вообще не будут достигнуты, либо результат работы окажется неудовлетворительным.

Возможные последствия чрезмерного контроля работы сотрудников

Если коллектив подвергается чрезмерному контролю, могут появиться проблемы. Никто не любит, когда каждое его действие отслеживается, а доверие отсутствует. Чрезмерный контроль уместен в редких случаях, однако чаще всего он не требуется. Причины следующие:

• мотивация работников падает. Когда отсутствует доверие и начальник всегда вносит коррективы, специалист не будет работать хорошо;
• руководство начинает работать неэффективно. Все его задачи сводятся к тому, чтобы контролировать каждый шаг сотрудников. При этом стратегическим планированием никто не занимается;
• когда контроль тотальный, у команды не остается времени на нормальную работу.

Руководитель вынужден прибегнуть к тотальному контролю в случае, когда работники не соблюдают правила, нарушают договоренности, корпоративная культура отсутствует, никто не хочет трудиться. При этом начальник предпочитает не сотрудничать, а проявлять авторитаризм. Либо же обладает слишком мягким характером и ничего не делает до тех пор, пока ситуация не выйдет из-под контроля.

Чтобы осуществлять контроль работы сотрудников, в некоторых случаях приходится использовать давление, выписывать штрафы либо вообще увольнять специалистов. Чтобы такого не случалось, следует уважительно относиться к коллективу, давать возможность сотрудникам действовать самостоятельно, доверять их решениям. Когда в специалиста верят, он сможет добиться всех поставленных целей.

11.ppt

Цель лекции: познакомить слушателей с практикой проведения функции контроля, описать основные виды контроля и этапы его проведения, представить требования.

Контроль — процесс, обеспечивающий достижение системой поставленных целей и состоящий из трех основных элементов:

• установление стандартов деятельности системы, подлежащих проверке;
• измерение достигнутых результатов с ожидаемыми результатами;
• корректировка управленческих процессов, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Контроль как функция менеджмента — это вид управленческой деятельности с целью удержания организации на выбранной траектории развития посредством сравнения показателей деятельности с установленными стандартами и принятия необходимых мер при отклонениях.

В процессе управленческого контроля можно получить ответы на следующие вопросы:

1. Чему мы научились?
2. Что следует сделать иначе в следующий раз?
3. В чем причина отклонений от намеченного?
4. Какое воздействие оказал контроль на принятие решений?
5. Было ли воздействие контроля позитивным или негативным?
6. Какие выводы следует сделать для выработки новых целей?

Управленческий контроль необходим, прежде всего, по следующим причинам:

Неопределенность, сложность и динамичность организационной среды.

Предупреждение возникновения кризисных ситуаций посредством обнаружения несоответствий и ошибочных действий до того, как они нанесут предприятию вред.

Поддержание успеха путем сопоставления фактических результатов, плановых показателей и оценки темпа продвижения организации к намеченным целям.

Управленческий контроль проводится по следующей технологии:

1. Выбирается концепция контроля: система, процесс или частные проверки; предмет и цель контроля; контролирующий орган.
2. Организуются цели контроля: целесообразность, правильность, регулярность и эффективность контроля.
3. Нормы контроля: этические, правовые, производственные и пр.
4. Методы контроля: предварительный, текущий и заключительный.
5. Объемы и области контроля: полный, сплошной, эпизодический, выборочный, финансовый и пр.

При проведении управленческого контроля следует руководствоваться следующими критериями:

1. Эффективность контроля – определяется результативность, полезность контроля.
2. Эффект влияния на людей – следует определить, что конкретно вызывает у работников предлагаемая технология контроля, а именно:положительные или негативные стимулы, стрессовые реакции и пр.
3. Выполнение задач контроля – необходимо определить совпадения или отклонения в системе управления организацией; способствовать устранению отклонений; выработке эффективных решений.
4. Определение границ контроля – контрольные мероприятия не должны осуществляться без ограничений. Длина контролируемых участков должна способствовать выявлению отклонений на самой ранней стадии. Необходимо соблюдать нормы контроля в соответствии с действующим законодательством.

Управленческий контроль бывает предварительным, текущим и заключительным.

Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работ.

Основным средством контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения.

Предварительный контроль используется в трех областях:

1. Человеческие ресурсы.
2. Материальные ресурсы.
3. Финансовые ресурсы.

Предварительный контроль принято делить на два вида: терапевтический и диагностический.

Текущий контроль осуществляется в ходе проведения работ. Его объектом являются сотрудники организации.

Для осуществления текущего контроля, аппарату управления необходима обратная связь. Все системы с обратной связью имеют цели, используют внешние ресурсы для внутреннего применения, следят за отклонениями от намеченных целей, корректируют отклонения для достижения этих целей.

Заключительный контроль своей целью предполагает предотвращение ошибок в будущем.

В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена.

Заключительный контроль позволяет:

Во-первых – получить достоверную информацию для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем.

Во-вторых – повысить мотивацию.

Таким образом, процедура контроля проводится в три этапа:

Этап А. Установление стандартов – конкретных целей, прогресс в отношении которых поддается измерению. На данном этапе производится выработка показателей результативности – определяется то, что должно быть получено для достижения поставленных целей.

Этап B. Сравнение достигнутых результатов со стандартами. Устанавливается масштаб отклонений, используется принцип исключения, измеряются показатели, а также проводится своевременное информирование о стандартах и результатах.

Этап C. Выбор подходящей линии поведения: ничего не предпринимать; установить отклонения; пересмотреть стандарты.

Для того чтобы контроль был эффективным, к нему предъявляются следующие требования:

1. Объяснить персоналу необходимость проводимого контроля.
2. Обеспечить гибкость, т.е. выбрать наилучший при данных обстоятельствах «стиль контроля», в целях исключения неточности и деспотичности.
3. Организация взаимосвязей процессов планирования и контроля с целью исключения использования непригодной информации.
4. Ориентация контроля на результаты и задачи, стоящие перед организацией, и оценка эффективности контроля с точки зрения достижения целей и возможности осуществления стратегического планирования.
5. Сформировать механизм контроля, соответствующий исследуемому виду деятельности.
6. Контроль должен быть простым и основываться на несложных, но оригинальных методах.
7. Общие затраты на систему контроля не должны превышать создаваемые ею преимущества.
8. Следовательно, контроль экономически оправдан, если отношение затрат к планируемой прибыли остается достаточно низким.

Краткие итоги

В лекции представлено определение контроля как функции менеджмента, а также те основные вопросы, на которые можно получить в процессе проведения контроля.

Представлена технология проведения контроля, а также критерии, которыми необходимо руководствоваться.

Рассмотрены виды управленческого контроля (предварительный, текущий и заключительный).

Определена процедура проведения контроля, которая заключается в установлении стандартов, сравнении достигнутых результатов со стандартами и выборе подходящей линии поведения.

Для определения эффективности контроля в лекции также указаны основные требования.

Вопросы

1. Дайте характеристику контролю как функции менеджмента.
2. Выделите основные критерии проведения контроля.
3. Назовите этапы проведения контроля и дайте им краткую характеристику.
4. Опишите требования, предъявляемые к функции контроля