Открыли новый банковский счет и закрыли старый? Направьте письма о смене реквизитов всем контрагентам. Если не отправите их вовремя, то покупатель не узнает об изменении платежных данных и не сможет оплатить поставленные товары, выполненные работы, оказанные услуги.
Зачем составлять письмо о смене реквизитов
По данным, указанным в контракте, заказчик перечисляет денежные средства за выполненные исполнителем обязательства, направляет корреспонденцию, проверяет действительность документов. При обнаружении нестыковок в банковском счете и отсутствии уведомления о смене реквизитов организации для контрагентов возникнут сложности (в основном у поставщика). Дело в том, что с юридической точки зрения, заказчик делает все правильно, а значит, не несет ответственности за неполучение конечным адресатом денег и бумаг.
Поэтому поставщик обязан в кратчайшие сроки сообщить заказчику о любых изменениях в своих данных путем направления соответствующего документа.
Что относится к реквизитам
В нормативах не указано, какие реквизиты включаются в бланк письма, но на практике в информационном сообщении указывают общие и банковские сведения. К первой группе сведений относятся:
- наименование;
- ИНН и КПП;
- ОГРН;
- место нахождения;
- почтовый адрес;
- сведения о руководителе.
Платежные данные:
- расчетный счет;
- наименование банка;
- БИК;
- корреспондентский счет.
Как составить письмо в 2023 году
Унифицированной формы в законе № 44-ФЗ не установлено. Составляя письмо, следует обратить внимание на ряд особенностей. Обычно документ оформляют на фирменном бланке организации. В этом случае корреспонденция имеет более официальный характер, в отличие от простого листа А4.
Вот как написать письмо о смене банковских реквизитов контрагенту:
- Вписать наименование получателя, Ф.И.О. и должность ответственного лица.
- Озаглавить документ.
- Проставить дату и исходящий номер (при наличии).
- Изложить суть обращения. Написать новый счет, на который теперь перечисляется оплата. Кроме того, сторонам необходимо изменить реквизиты в госконтракте, подписав допсоглашение.
- Указать дату, с которой изменения вступают в силу.
- Внести дополнительную информацию.
- Подписать у руководителя организации, поставить печать (при наличии).
Как составить уведомление
Уведомление заполняют по аналогии с информационным письмом. Укажите:
- причину смены реквизитов. Например, что вы закрываете счет и открываете новый;
- день, когда закрылся старый счет;
- день, когда открыт новый счет;
- дату, с которой следует проводить платежи по актуальным сведениям;
- сведения о новом счете (наименование банка, его БИК, номер р/с и к/с в банке).
Подписывает документ руководитель компании или уполномоченное им лицо по доверенности.
Используйте шаблон уведомления для заполнения:
______________________________________
(наименование организации)
адрес: ______________________________,
телефон: ___________, факс: _________,
адрес эл. почты: _____________________
от ___________________________________
(наименование организации)
адрес: ______________________________,
телефон: __________, факс: __________,
адрес эл. почты: _____________________
УВЕДОМЛЕНИЕ № ___
об изменении реквизитов юридического лица
Направляю в Ваш адрес информацию об изменении реквизитов _____________________________
(наименование организации)
Реквизиты ___________________________________________:
__________________________
«__»__________________ г.
___________________/______________________/
(подпись) (Ф.И.О.)
М.П.
А это — образец заполненного документа:
Как уведомить заказчика об изменениях
Уведомление составляют сразу же после того, как исполнитель изменил реквизиты. Письменную информацию передают лично, курьерской службой или по почте — ценным письмом с подтверждением вручения. При необходимости дополнительно отправьте заказчику копию в электронном виде. Но юридически действительна только та форма документа, которая определена в госконтракте (например, письменная).
При направлении уведомления уточните, согласован ли в договоре исключительный адрес контрагента для отправки юридически значимых сообщений, в том числе и адрес электронной почты. Если адрес согласован, то отправьте уведомление по нему. Исключение — если вы знаете, что он недостоверен (п. 64 Постановления пленума ВС РФ от 23.06.2015 № 25).
Если в договоре такой адрес не закреплен, то направьте уведомление по адресу, указанному:
- в ЕГРЮЛ, если контрагент — юридическое лицо;
- в ЕГРИП, если контрагент — индивидуальный предприниматель.
Если уведомление доставят по этому адресу, то оно фиксируется как полученное, даже если лицо там не находится (п. 3 ст. 54, п. 3 ст. 23 ГК РФ).
При направлении дополнительного соглашения руководствуйтесь такими же правилами, как для направления уведомления. Если в договоре в качестве исключительного адреса для отправки юридически значимых сообщений согласован электронный адрес, то вам все равно придется направить контрагенту курьером или почтой проект дополнительного соглашения, подписанный с вашей стороны. На электронную почту в этом случае рекомендуем отправить уведомление о смене р/счета и указать, что вы подготовили, подписали и направили по адресу контрагента курьером (почтой) дополнительное соглашение к договору.
Исполнителю необходимо удостовериться в приеме покупателем этого документа. Сделать это можно, запросив у адресата входящий номер и дату либо расписку о получении. В противном случае в период доставки уведомления он перечислит деньги на ваш старый расчетный счет.
Когда извещение об изменениях не отправляют
Еще на этапе подачи заявки для участия в государственных закупках потенциальный поставщик обязан указать общие и банковские сведения. Это необходимо для составления контракта после проведения торгов. Соответственно, если организация во время подготовки тендерного предложения находится в стадии изменения каких-либо из вышеуказанных данных, то в заявке ей стоит указать новые данные. Тем более что заказчику такая информация станет доступна только после проведения закупочной процедуры, когда вносить правки уже нельзя. Следует помнить, что до окончания срока подачи конкурсных, аукционных заявок участник вправе отозвать предложение, внести коррективы и подать его заново.
Если заявка уже подана, участник выиграл тендер и необходимость смены данных о банковском счете возникла на этапе заключения контракта, вместо уведомления составляется протокол разногласий.
Читайте по теме:
- как составить протокол разногласий при подписании контракта;
- как составить дополнительное соглашение к госконтракту о смене реквизитов;
- как перечисляются деньги с казначейским сопровождением на расчетные счета;
- какие спецсчета открывают участники закупок.
Сменились или изменились как правильно?
Употребление того или иного глагола зависит от общего контекста предложения. Значения слов во многом пересекаются, однако в некоторых значениях уместно употребить только одно из них.
Правильно
Сменились — основное значение слова — заменить друг друга на каком-либо месте, посту. Также употребляется в значениях: освободиться от несения каких-либо обязанностей, исполняемых посменно; исчезнуть, уйти, уступив место чему-либо другому, замениться чем-либо. Во всех случаях подразумевается смена кого-либо одушевленного.
Ребята сменились еще до 6 часов.
Таким образом одни сменились на других.
Собственники сменились еще в прошлом году.
Изменились — этот глагол имеет более широкое значение и подразумевает изменение чего угодно: стать иным, отличным от исходного; приобрести новые свойства.
Наши платежные реквизиты изменились в начале месяца.
За столько лет мы изменились до неузнаваемости.
Как только правила изменились, мы приступили к работе.
Неправильно
Сминились, изминились.
В договоре, который заключают ИП или компании, не все можно предусмотреть заранее.
Иногда меняется цена на материалы или по ходу дела выясняется, что на выполнение заказа потребуется больше времени, чем подрядчик рассчитывал.
Чтобы в таких случаях не согласовывать и не заключать каждый раз новый договор, закон позволяет подписать дополнительное соглашение. В нем стороны точечно меняют те пункты, по которым договоренности изменились. Часто это касается каких-то существенных условий договора — предмета, цены, срока исполнения.
Но бывает, что существенные условия не изменились — просто одна из сторон сменила реквизиты. Например, компания открыла расчетный счет в другом банке на более выгодных условиях или переехала и изменила адрес в ЕГРЮЛ.
В этом случае принято направлять письмо о смене реквизитов, указанных в договоре. Зачастую такое письмо — это не только вопрос делового этикета и удобства взаимодействия, но и обязанность, которую стороны согласовали в договоре.
Под реквизитами понимаются как банковские: расчетный счет, БИК, название банка, так и другие данные, например адрес, телефон или контакты уполномоченного представителя.
Зачем составлять письмо о смене реквизитов
Бывают разные ситуации, когда компании или предпринимателю нужно отправить письмо о смене реквизитов.
Вот популярные причины, когда компании или ИП отправляют письмо о смене реквизитов:
- чтобы контрагент перевел оплату на актуальный расчетный счет;
- не заключать дополнительное соглашение и сэкономить время и ресурсы сторон договора.
Если вовремя уведомить другую сторону о том, что реквизиты поменялись, это поможет сохранить деловые отношения и исключить некоторые возможные проблемы с документами, деньгами и налогами.
Например, если компания на ОСН изменила адрес и не направила контрагенту уведомление, а тот указал в счете-фактуре старый адрес, у налоговой могут быть вопросы, когда эта компания захочет получить вычет по НДС.
По общему правилу, которое Минфин не раз повторял в письмах, ошибки в счетах-фактурах, которые не мешают идентифицировать налогоплательщика, не должны влиять на принятие налога к вычету. На практике в вычетах не отказывают, но запрашивают пояснения. А это время и силы, которые можно было бы не тратить.
Или, допустим, подрядчик открыл новый счет в другом банке, потому что прочитал в интернете, что его банк могут закрыть, а заказчику реквизиты нового счета не сообщил. Переживал подрядчик не зря — у его предыдущего банка отозвали лицензию, но заказчик уже заплатил за работы в старый банк — потому что так было прописано в договоре.
Теперь подрядчика ждет увлекательный квест по добыче денег: придется обращаться в банк, собирать документы для подтверждения платежа и ждать. А можно было всего лишь вовремя направить уведомление.
Письмо, в котором пишут об изменении реквизитов — юридически значимое сообщение, то есть устанавливает для сторон правила, по которым они должны сотрудничать дальше. Для того чтобы новые правила начали работать, нужно оформить и отправить письмо с учетом того, о чем я расскажу ниже.
Изменения, которые описаны в письме, начинают действовать для сторон с момента, когда контрагент его получит, если в договоре не написано по-другому. Например, заказчик может оплачивать работы подрядчика по новым банковским реквизитам с того момента, как получил письмо с указанием этих реквизитов.
Письмо о смене реквизитов можно направить контрагенту почти всегда, кроме случаев, когда в договоре напрямую указано: менять любые положения, в том числе реквизиты, можно только через дополнительные соглашения.
Но есть и хорошая новость — все меньше контрагентов вставляют такие пункты в договоры. В моей практике это иногда встречается в типовых договорах крупных госкомпаний, которые еще не перестроились на более бизнес-ориентированный подход к работе.
Что относится к реквизитам
Как прописывать реквизиты и что к ним следует относить — не определено в законодательстве. Можно сказать, что реквизиты — это данные, которые помогают точно идентифицировать стороны договора. Реквизиты сторон обычно указываются в последнем разделе договора перед подписями.
По смыслу реквизиты можно разделить на три категории:
- Общие: наименование компании или ФИО ИП, организационно-правовая форма компании — ООО, АО и другие, ИНН, ОГРН или ОГРНИП, КПП.
- Банковские: расчетный счет, наименование банка, БИК и корреспондентский счет банка.
- Контактные: номер телефона и адрес электронной почты.
Письмом меняют реквизиты в двух случаях:
- Неправильно внесли данные при заключении договора — в такой ситуации можно менять любые реквизиты, по сути, вы исправляете опечатку.
- Реквизиты действительно изменились, а в договоре нет обязанности подписывать дополнительное соглашение.
Есть исключение: письмом нельзя изменить сторону в договоре, например, если фирма-контрагент прекратила деятельность — ликвидировалась.
В моей практике был случай: контрагент ликвидировал одну организацию и зарегистрировал новую. Клиентов он при этом хотел сохранить — и пытался письмом о смене реквизитов поменять ИНН, ОГРН и наименование компании в договоре.
Но в таких случаях нужно до ликвидации заключить договор с новым контрагентом или заменить контрагента на основании соглашения об уступке прав требования, об этом мы уже рассказывали подробно.
Как правильно составить письмо о смене реквизитов
Закон не обязывает составлять письмо о смене реквизитов по утвержденному образцу, вы можете написать в свободной форме — или воспользоваться нашим шаблоном.
Вот что я советую указать в письме, чтобы в случае вопросов от налоговой или других ведомств быть готовым к пояснениям:
- причину изменения реквизитов. Например, это может быть техническая ошибка при подписании договора или закрытие счета в одном банке с последующим открытием в другом;
- номер и дату договора, в котором меняются реквизиты;
- новые реквизиты;
- дату, с которой вы просите использовать новые данные;
- подпись уполномоченного лица и печать, если вы ее используете.
Никаких установленных сроков, за которые рассматривают письмо о смене реквизитов, нет. Если важно учесть сроки, то стороны могут прописать в договоре, в течение какого времени нужно предоставить ответ на письмо или подтвердить его получение.
Кто составляет письмо об изменении реквизитов
Письмо о смене реквизитов может составить любой сотрудник компании по шаблону. Главное — подписать письмо у уполномоченного лица. Обычно это генеральный директор либо сотрудник, у которого есть доверенность на подписание подобных документов.
Если письмо подписал сотрудник по доверенности, в подписи укажите данные доверенности и приложите копию доверенности, когда будете отправлять письмо контрагенту. Так можно предотвратить вопросы о том, есть ли полномочия у подписанта.
Кому и куда отправить письмо об изменении реквизитов
Обычно в договоре есть пункт о том, как стороны ведут переписку. Там указывают ФИО контактных лиц с обеих сторон и адреса электронной почты, по которым нужно направлять любые сообщения в рамках договора.
Если пункт про такую электронную переписку в договоре есть, можно отправить скан письма с новыми реквизитами по указанному адресу. Если вам не придет сообщение об ошибке при доставке письма, то оно будет считаться доставленным, а изменения реквизитов вступят в силу с даты, которую вы укажете в письме.
Если письмо попало в спам на стороне адресата, это его риск, вы со своей стороны сделали все в соответствии с договором. Но лучше всего после отправки письма позвонить контактному лицу и уточнить, получили ли письмо.
Если контактные лица и адреса для переписки в договоре не указаны, направляйте письмо на адрес контрагента из ЕГРЮЛ или ЕГРИП. Его можно найти на сайте ФНС.
Отправить можно Почтой России заказным письмом с уведомлением — вам выдадут квитанцию с номером для отслеживания. Вбейте номер на сайте Почты России и следите за статусом письма. Если уведомление привезут на официальный адрес, оно в любом случае считается полученным, даже если контрагент его не забрал.
Но опять же, если вы общаетесь с кем-то из сотрудников контрагента по электронной почте, рекомендуем продублировать письмо о смене реквизитов и туда. Так вы снизите риск того, что контрагент узнает об изменении реквизитов не вовремя и, например, переведет деньги на уже закрытый счет.
Контрагент получил письмо, что дальше
В письме указывается дата, начиная с которой применяются новые реквизиты. Формулировка может быть такой: «Изменения действуют с 1 мая 2022» или «Просим оплачивать по новым реквизитам с 1 мая 2022».
Если письмо направлено по правилам, которые описаны в договоре — например, по электронной почте или на адрес, который указан в договоре, и контрагент его получил — значит, вы взаимодействуете по-новому. Ничего больше делать не надо.
Иногда в договоре может быть предусмотрено, что сторона, получившая уведомление или письмо, должна на него ответить или подтвердить получение в определенный срок. В таком случае, как только вы получили уведомление, напишите об этом контрагенту по правилам, которые вы согласовали в договоре.
Запомнить
- Если у бизнеса изменились реквизиты, то стоит отправить контрагентам письмо о смене реквизитов, указанных в договоре.
- Письмо о смене реквизитов отправляют, чтобы уведомить другую сторону о том, что в компании что-то поменялось — и чтобы следующие платежи контрагента дошли.
- Письмом меняют реквизиты в двух случаях: если неправильно внесли данные при заключении договора. И если реквизиты действительно изменились, а в договоре нет обязанности подписывать дополнительное соглашение.
- Письмом нельзя изменить сторону в договоре — ИНН, ОГРН или наименование компании, либо ФИО, ИНН и ОГРНИП предпринимателя. Чтобы поменять сторону в договоре, нужно заключить новый договор с новым контрагентом или заменить сторону через соглашение об уступке прав требования.
- После того как отправили письмо, убедитесь, что оно дошло до адресата — уточните по электронной почте или по телефону.
Письмо о смене реквизитов – документ, который составляется при смене наименования организации, почтового или юридического адреса, банковских реквизитов, замене директора и т.д. Такое письмо относится к официальной деловой корреспонденции и активно применяется в документообороте между компаниями.
Кому писать о смене реквизитов
Данное послание используется для информирования партнеров/клиентов/заказчиков/кредиторов, а также заинтересованных государственных структур и контролирующих органов о произошедших переменах.
Важное уточнение: на сегодня письменно сообщать о смене банковских реквизитов в территориальную налоговую службу не надо, т.к. эта функция перешла к банкам.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк письма о смене реквизитов .docСкачать образец заполнения письма о смене реквизитов .doc
Что касается остальных контрагентов предприятия, то в отношении них письмо носит не добровольный, а обязательный характер, поскольку необходимость по уведомлению о смене реквизитов всегда отражена в письменных договорных отношениях между сторонами. Самое главное – делать это своевременно, даже лучше всего заранее, чтобы при практическом взаимодействии не возникало неприятных казусов, вроде отправки важных документов на прежний адрес или перечисления денежных средств на старые счета.
Кто составляет письмо о смене реквизитов организации
Обычно составлением таких писем занимается юрисконсульт или секретарь организации, а также руководители и сотрудники структурных подразделений, имеющие прямую связь с контрагентами. Но независимо от того, в чьи функции входит эта обязанность, важно, чтобы сотрудник имел представление об основных правилах составления деловых писем.
Правила составления
Письмо не имеет строгого, обязательного к применению, унифицированного образца, поэтому написано оно может быть в свободной форме, с учетом потребностей и задач отправителя. Правда, при этом все же следует придерживаться некоторых норм и стандартов.
- В начале письма необходимо указывать отправителя и адресата, при этом, если речь идет об адресате следует вписывать не только наименование компании, но и должность конкретного сотрудника.
- Далее идет информационная часть послания. Здесь надо довести до получателя сообщение о перемене реквизитов, указать новые, а также изложить просьбы связанные с произведенными изменениями.
Тон письма должен быть вежливым, не слишком сухим, но и ни в коем случае не развязным. Необходимо следовать деловому стилю и тщательно следить за соблюдением правил русского языка, особенно в части лексики, грамматики и пунктуации.
Письмо о смене реквизитов может быть написано как от руки, так напечатано на компьютере, но в любом случае, оно должно содержать «живую» подпись руководителя организации-отправителя или иного уполномоченного лица. Печать на документе ставить не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не ставить оттиски на бумажной документации.
Письмо можно писать
- на обычном стандартном листке формата А4
- или на фирменном бланке организации.
Последний вариант предпочтительнее, т.к. он придает документу солидности и свидетельствует об официальном характере послания.
Письмо может иметь столько экземпляров, сколько требуется для уведомления всех заинтересованных сторон. Каждое отправленное послание нужно регистрировать в журнале исходящей регистрации, чтобы на случай возникновения разногласий с контрагентом у отправителя имелись сведения о дате отправке сообщения.
Пример составления письма о смене реквизитов организации
Заполнение шапки письма
- Вверху послания сначала указывается отправитель, то есть вписывается
- полное название организации (в соответствии с регистрационными бумагами),
- адрес и телефон для связи.
- Затем вносятся данные о получателе:
- его наименование
- и конкретное лицо, к которому напрямую происходит обращение (должность, фамилия, имя и отчество).
- После этого ставится дата составления письма и его номер по внутреннему документообороту.
- Ниже посередине строки пишется название документа.
Заполнение тела письма о смене реквизитов
Далее следует информационный раздел.
- Сначала до сведения получателя доводится сам факт смены реквизитов и обозначается, какие именно данные подверглись изменениям. Тут же вписывается дата, с которой прежние реквизиты утратили свое значение.
- Затем, следует указать все просьбы, имеющиеся у отправителя, касаемо прошлых и будущих документов по части изменившихся данных.
- В конце письмо нужно обязательно подписать, с расшифровкой подписи и указанием должности подписывающего лица.
Как отправить письмо
Поскольку реквизиты – важнейшая часть официальной документации, то письма обо всех изменениях, с ними связанными, желательно отправлять в «натуральном» виде. Это дает возможность гарантированно доводить до сведения контрагентов информацию о новых реквизитах, тем более если отправлять эти сообщения заказными письмами с уведомлением о вручении.
В крайнем случае, можно совмещать разные варианты отправки: например, электронное или факсовое сообщение сочетать с отправлением через Почту России. С одной стороны это позволит максимально быстро уведомить партнеров о переменах, а с другой обеспечит отправителя доказательствами того, что соответствующее письмо было им своевременно отправлено и получено адресатом.
Актуально на: 27 июля 2022 г.
0
Реквизиты организации включают в себя сведения об адресе ее места нахождения, ОГРН, ИНН, КПП, данные о банковских счетах и иные аналогичные сведения. Такие данные обычно приводятся в договорах, заключаемых с контрагентами. Именно на основании указанных сведений хозяйственные партнеры компании отражают данные о стороне сделки в первичных и иных документах. Например, в платежных поручениях, счетах-фактурах, товарных накладных. И крайне важно обеспечивать актуальность данных сведений, т. е. своевременно информировать контрагентов об изменении каких-либо своих реквизитов. Например, организация, зная нестабильное положение своего банка, решила открыть новый счет в другом банке, но вовремя не заявила об изменениях своему покупателю. А он, в свою очередь, оплатил задолженность по договору в проблемный банк. И вины покупателя тут не будет, а задолженность перед поставщиком будет считаться погашенной. И не важно, что поставщик, к примеру, не сможет получить деньги со своего счета в банке-банкроте.
Своевременное информирование контрагентов об изменении своих реквизитов – дело особой важности. Неслучайно, в договорах часто предусматривается обязанность контрагента уведомлять в разумный срок противоположную сторону об изменении своих реквизитов.
Информационное письмо на изменение реквизитов: образец
Как правило, реквизиты организации содержатся в карточке клиента, которую компания направляет по запросу своим контрагентам. Соответственно, и при изменении реквизитов можно направить обновленный вариант такой карточки.
Но можно направить контрагентам и письмо-уведомление об изменении реквизитов. При необходимости факт направления такого письма можно подтвердить документально. К примеру, путем направления сведений заказным письмом с уведомлением о вручении или путем проставления отметки о получении при вручении письма лично.
Форму письма организация определяет самостоятельно. В нем указываются сведения, подлежащие изменению, а также дата, с которой такие изменения подлежат применению. Такое письмо может быть адресовано как конкретному контрагенту (тогда в шапке указывается его наименование), так и неопределенному числу лиц.
Приведем для информационного письма об изменении банковских реквизитов организации образец его заполнения.
Также вы можете ознакомиться с формой уведомления, подготовленной специалистами системы КонсультантПлюс.
Скачивание формы доступно подписчикам или по временному доступу
Скачать
Скачивание формы доступно подписчикам или по временному доступу
Скачать
Дополнительное соглашение об изменении реквизитов – это никому не нужная выдумка Интернета. Но, исходя из того, что договор – это свободное волеизъявление сторон, стороны могут заключать какие угодно дополнительные соглашения, лишь бы они не прямо запрещены законом.
Соглашения об изменении реквизитов законом не то чтобы не запрещены, а вообще не рассматриваются в качестве документа. А это означает, что если очень хочется заключить соглашение на тему смены реквизитов, то заключайте. Вреда от этого не будет, впрочем, как и пользы.
Почему это не нужно
Реквизиты контрагентов – это не существенное условие договора. Кроме того, смена реквизитов – это не эквивалент замены стороны договора, которое действительно требует заключение дополнительного соглашения.
Реквизиты – это идентифицирующие уникальные данные о каждой из сторон договора, такие же, как паспортные данные для физического лица. И если применить аналогию, то женщина, сменившая девичью фамилию на фамилию мужа, не заключает дополнительное соглашение к трудовому договору. Она просто приносит в кадровую службу копию свидетельства о браке.
В договорных отношениях между юридическими лицами всё точно так же. Контрагент, чьи реквизиты были изменены, направляет своему партнеру по договору уведомление об изменении реквизитов, указав при этом:
- новые реквизиты;
- дату, с которой старые реквизиты перестали действовать.
Юридически правильно оформленные документы – это лицо субъекта предпринимательской деятельности. Поэтому предпринимателям, которые дорожат своим реноме, мы рекомендуем не заключать дополнительные соглашения без законных на то оснований. Для этой категории предпринимателей мы дадим советы относительно правил направления уведомления о смене реквизитов.
Однако, как мы уже говорили выше, договор – это свободное волеизъявление сторон. И если вы решили заключить дополнительное соглашение, мы не станем вас отговаривать и расскажем о том, как правильно оформить юридический нонсенс в виде соглашения о смене реквизитов.
Уведомление
Этот документ можно назвать так, как вам удобнее – письмом, уведомлением, извещением или сообщением.
Уведомлять можно как договорных партнеров, так и любых других лиц, так или иначе имеющих отношение к деятельности предприятия – заказчиков, клиентов, кредиторов, должников и т.д.
Налоговые органы извещать не нужно, поскольку обязанность извещения ИФНС о смене реквизитов юридического лица возложена на банки.
Унифицированной формы уведомления не существует и составляется оно в произвольной форме с соблюдением принципов грамотного делопроизводства.
Если юридическое лицо использует в деловом обороте фирменные бланки, то уведомление следует составить на нем, если не использует – то просто на чистом листе бумаги.
Структура уведомления включает в себя весь набор классических элементов делового письма, а именно:
- наименование отправителя и его реквизиты по центру листа или в левом верхнем углу. Если используется фирменный бланк, то реквизиты в него уже интегрированы;
- реквизиты уведомления – исходящий номер и дата;
- наименование адресата;
- название уведомления. Выше мы говорили, что можно назвать его извещением, уведомлением или даже информацией;
- текст письма. Правила хорошего тона позволяют прямое обращение к руководителю адресата. Например, «Уважаемый Игорь Дмитриевич. Настоящим письмом ООО «Уют» сообщает вам о смене следующих реквизитов…»;
- дату, с которой прежние реквизиты перестают действовать;
- предложение по конкретным действиям, связанным со сменой реквизитов. Например, «С 1.02.2022 года предлагаем вам перечислять деньги на новый расчетный счет»;
- подпись руководителя юридического лица и печать (если она имеется).
Для уверенности уведомление желательно направить адресату либо нарочным под подпись, либо заказным письмом с обратным почтовым уведомлением.
Дополнительные условия
Любое дополнительное соглашение по форме является аналогами основного договора, а значит, включает в себя:
- дату и место заключения соглашения;
- наименование сторон;
- данные об основном договоре;
- выражение согласия сторон заключить дополнительное соглашение к основному договору на предмет изменения реквизитов одного из контрагентов;
- заключение, содержащее сведения о том, что дополнительное соглашение будет считаться неотъемлемой часть основного договора;
- подписи контрагентов.
Составляется соглашение в двух экземплярах, по одному для каждой стороны договора.
Дзен! Дзен! Дзен! На нашем Яндекс Дзен канале ещё больше особенных юридических материалов в удобном и красивом формате. Подпишитесь прямо сейчас →
-
01.02.2022
-
512
-
12 мин. читать
-
0 комментариев
-
актуально на март 2023
- Письмо о смене реквизитов
- Документы для скачивания
- Кому пишется письмо
- Кто пишет письмо
- Требования по оформлению
- Рекомендации по написанию письма
- Как отправляется письмо
Письмо о смене реквизитов пишется контрагентам при изменении названия хозяйствующего субъекта, фактического или юридического адресов, реквизитов в банке, руководителя и прочее. Такое обращение считается официальным деловым документом и часто используется в документообороте деловых партнеров.
Документы для скачивания
Кому пишется письмо
Посредством такого послания о произошедших преобразованиях информируются партнеры, клиенты, заказчики, кредиторы, государственные и контролирующие органы. Отправлять такое оповещение в ФНС не нужно, так как банки обязаны оповестить фискалов о смене банковских реквизитов клиента.
Остальных контрагентов хозяйствующий субъект безусловно оповещает обо всех своих изменениях. Такое условие всегда фиксируется в договорах, которые подписывают стороны при заключении сделки. Чтобы избежать проблем с отправкой документации по недействующему адресу либо перечислению денег на старый счет, рекомендуется известить контрагента как можно раньше о смене реквизитов (заблаговременно либо сразу после изменений).
Кто пишет письмо
Написанием письма может заниматься секретарь, юрист, работники отделов, взаимодействующих с контрагентами либо сам руководитель. Главным условием при составлении документа является знание правил делового документооборота.
Требования по оформлению
Для написания письма можно воспользоваться фирменным бланком хозяйствующего субъекта либо обычным листом формата А4. Более предпочтительным считается первый вариант, так как это сделает документ официально значимым и солидным.
Унифицированной формы для такого письма не разработано, поэтому оно пишется в свободном стиле с соблюдением некоторых нормативов:
- в верхней части листа следует указать сведения об отправителе и получателе корреспонденции. В последнем случае пишется название юрлица, должность, ФИО сотрудника либо руководителя, которому адресовано послание;
- в информационном блоке письма адресат извещается об изменении реквизитов. Здесь указываются новые данные хозяйствующего субъекта, и излагается просьба об их использовании при дальнейшем сотрудничестве.
При написании письма рекомендуется придерживаться делового стиля и вежливости по отношению к адресату. Необходимо следовать правилам русского языка, не допускать грамматических, лексических и пунктуационных ошибок.
Допускается рукописный и напечатанный на ПК текст. Но в каждом случае обращение подписывается руководителем либо иным уполномоченным сотрудником. Можно не заверять документ печатью, так как закон позволяет не использовать ее в своей работе предпринимателям и юрлицам.
Каждому контрагенту направляется заверенный надлежащим образом дубликат письма. Причем всю исходящую корреспонденцию необходимо зарегистрировать в соответствующем журнале учета. Это делается на случай, если в дальнейшем возникнут сложности с контрагентом. Так отправитель сможет доказать, что письмо было выслано.
Рекомендации по написанию письма
В шапке документа необходимо указать следующее:
- верхнем левом углу отражается информация об авторе письма (название без сокращений в соответствии с учредительной документацией, адрес и телефонный номер);
- в другом углу обозначаются сведения об адресате (название, должность и ФИО лица, которому отправляется послание);
- ниже указывается дата формирования письма и его номер в соответствии с правилами внутреннего документооборота;
- далее в средней части листа фиксируется название документа «Письмо о смене реквизитов».
В теле письма обозначается такая информация:
- вначале получатель корреспонденции оповещается о смене определенных реквизитов компании-отправителя (здесь указываются новые реквизиты и дата, с которой они станут актуальными);
- далее отправитель излагает просьбу, которая касается обновления правил документооборота в связи со своими переменами;
- завершается документ подписью руководителя либо иного лица с расшифровкой и должностью.
Как отправляется письмо
Реквизиты считаются неотъемлемой частью официальных документов, поэтому извещение об их замене следует пересылать настоящим письмом. А если его отправить с уведомлением о получении, то у компании будут доказательства того, что адресат оповещен о произошедших изменениях надлежащим образом.
Чтобы ускорить процесс оповещения, заверенное письмо сначала можно направить контрагенту по электронной почте либо факсом. А затем оригинал письма высылается через Почту России.