Исправьте ошибки в оформлении реквизитов письма

5.1 Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными актами органов местного самоуправления.

Изображение герба (Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) муниципального образования) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.2 Эмблема организации, разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках: документов федеральных органов государственной власти (за исключением случаев, предусматривающих использование изображения Государственного герба Российской Федерации), территориальных органов федеральных органов государственной власти, государственных и негосударственных организаций. Изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.3 Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном законодательством порядке, воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа или слева на уровне наименования организации — автора документа (допускается захватывать часть левого поля).

Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.

5.4 Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода.

Пример

5.5 Наименование организации — автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах (уставе или положении). Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением).

Над наименованием организации — автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

5.6 Наименование структурного подразделения — автора документа (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений (органов) в соответствии с локальными нормативными актами и указывается под наименованием организации.

5.7 Наименование должности лица — автора документа используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием организации или наименованием территории (края, области, автономной области и др.), если документ издает руководитель органа власти субъекта Российской Федерации, муниципального образования. Наименование должности лица — автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.

5.8 Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.

В состав справочных данных, за исключением бланков документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, включаются: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).

5.9 Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности) (см. рис. В.6).

5.10 Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа записывается в последовательности — день месяца, месяц, год — одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.

5.11 Регистрационный номер документа — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

5.12 Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.

5.13 Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения. Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.

5.14 Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Пример

5.15 Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указывается в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица.

Пример

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

Пример

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения.

Пример

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.

Пример

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.

Пример

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации адресат указывается обобщенно.

Пример

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)».

Пример

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234.

Пример

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовый адрес.

Пример

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).

Пример

5.16 Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Пример

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера.

Пример

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указываются наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).

Пример

5.17 Заголовок к тексту — краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?»):

приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;

приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания;

письмо (о чем?) о предоставлении информации.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центруется относительно самой длинной строки.

Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 — 5 строк.

5.18. Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. В органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных учреждениях республик наряду с государственным языком Российской Федерации могут употребляться государственные языки республик. В деятельности государственных органов, организаций, предприятий и учреждений Российской Федерации используются государственный язык Российской Федерации, государственные языки республик и иные языки народов Российской Федерации.

(в ред. Изменения N 1, утв. Приказом Росстандарта от 14.05.2018 N 244-ст)

(см. текст в предыдущей редакции)

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

— наименование вида документа, наименование организации — автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;

— наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю»).

В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («коллегия… постановляет», «собрание… решило»).

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции…», «в состав управления входят…», «комиссия провела проверку…»).

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

В деловых (служебных) письмах используются формы изложения:

— от первого лица множественного числа («просим направить…», «представляем на рассмотрение…»);

— от третьего лица единственного числа («министерство не возражает…», «общество считает возможным…»);

— от первого лица единственного числа («считаю необходимым…», «предлагаю рассмотреть…»), если письмо оформлено на должностном бланке.

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

В деловых (служебных) письмах могут использоваться:

— вступительное обращение:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый господин Прохоров!

Уважаемая госпожа Захарова!

Уважаемый Николай Петрович!

Уважаемая Ольга Николаевна!

Уважаемые господа!

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

— заключительная этикетная фраза:

С уважением, …

(Измененная редакция, Изм. N 1).

5.19 Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах — приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:

— если приложение названо в тексте:

— если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения:

— если приложение (приложения) сброшюровано:

— если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

— если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

— в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: … (приложение) или … (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: … (приложение N 2);

— на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Пример

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.

Пример

5.20 Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

— на первом листе документа (если документ имеет титульный лист — на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);

— на последнем листе документа под текстом;

— на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.

Пример

Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указывают: вид документа, организацию — автора документа, дату и номер письма.

Пример 1

Пример 2

5.21 Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.

Пример

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Пример

В организациях, применяющих системы электронного документооборота, согласование может проводиться в электронной форме согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1.

В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.

По усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений.

5.22 Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Пример

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Допускается центровать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Пример

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

Пример

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.

Пример

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Пример

В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии.

Пример

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением).

Пример

или

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

5.23 Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

Пример

5.24 Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

5.25 Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, на оборотной стороне внизу слева.

Пример

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

5.26 Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Пример

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N … за … год») и заверяется печатью организации.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

5.27 Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

5.28 Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости — срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.

Пример

5.29 Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа.

5.30 Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.

Пример

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.

Бланк письма

Остальные реквизиты служебного письма

В одном документе не должно быть более 4 адресатов (Пример 18). Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не ставится. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, тогда на каждом письме указывается 1 конкретный адресат или же он оформляется обобщенно.

Если бумажное письмо направляется через «Почту России» либо курьером, то им все равно надо сообщать почтовый адрес получателя. Удобно сразу вписывать его в состав реквизита «адресат» (как это сделано в Примерах 9 и 10, 21 и 22). А если еще использовать конверт с прозрачным окном, то тогда данные получателя на письме будут видны в окне конверта и их не придется дублировать на нем. Только следите, чтобы в окне не была видна «лишняя информация». Некоторые компании даже используют специальный шрифт для написания почтового индекса (Пример 22), чтобы он получался таким, каким его привыкли видеть на конвертах почтовые работники, а также их спецтехника на узлах автоматической сортировки почтовых отправлений.

Согласно ГОСТ Р 7.0.82013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» адресат является реквизитом документа, содержащим информацию о получателе документа (п. 67).

Реквизит «Адресат» используется в деловых письмах и внутренних информационно­справочных документах (докладных и служебных записках, заявлениях и др.).

Реквизит «Адресат» включает в себя:

• наименование адресата (получателя письма);
• почтовый адрес или номер телефона­-факса, адрес электронной почты.

Получателем письма могут быть:

• должностное лицо/несколько должностных лиц;
• организация;
• структурное подразделение организации;
• группа организаций;
• физическое лицо.

АДРЕСАТ – ДОЛЖНОСТНОЕ ЛИЦО

По ГОСТ Р 6.30-2003 инициалы пишутся перед фамилией любого должностного лица. Если письмо направляется руководителю государственного органа, то наименование организации включается в должность, Ф.И.О. указываются в дательном падеже, инициалы пишутся перед фамилией:

Если письмо адресуется руководителю коммерческой организации, то в должность включается наименование организации с указанием организационно-правовой формы (в полном или сокращенном виде), инициалы пишутся перед фамилией:

Если письмо адресуется заместителю руководителя, в наименование должности включается название организации. Фамилия указывается в дательном падеже:

Если адресатом документа является руководитель структурного подразделения, то вначале указывается наименование организации в именительном падеже, затем в дательном падеже наименование должности лица с указанием структурного подразделения, например:

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Согласно п. 5.15 нового ГОСТ:

• при адресовании письма должностному лицу инициалы ставятся после фамилии;
• перед фамилией допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина:

АДРЕСАТ – ОРГАНИЗАЦИЯ

Если письмо адресовано в организацию, то ее наименование (полное или сокращенное) указывается в именительном падеже:

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование, например:

Адресование в организацию применяется в случаях, когда отправителю не известно, кто является руководителем организации, его фамилия, инициалы.

АДРЕСАТ – СТРУКТУРНОЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ

Документ может быть адресован в структурное подразделение организации. Как правило, такой способ адресования возможен в случае, если рассмотрение вопроса, которому посвящено письмо, находится в компетенции структурного подразделения.

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «Адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже – наименование структурного подразделения в именительном падеже, например:

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего.

АДРЕСАТ – ФИЗИЧЕСКОЕ ЛИЦО

Оформление реквизита «Адресат» при ведении переписки с физическими лицами имеет свои особенности. Сначала указывается фамилия в дательном падеже, затем инициалы и потом – почтовый адрес:

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего.

АДРЕСАТ – НЕСКОЛЬКО ОРГАНИЗАЦИЙ
ИЛИ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ

Деловое письмо может иметь несколько адресатов. ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает способ обобщенного оформления адресатов при направлении писем в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации. Здесь возможны два варианта оформления реквизита.

Вариант 1: указываем несколько адресатов в самом реквизите «Адресат». Такой вариант оформления используется, когда письмо адресуется в организацию или должностному лицу (это основной адресат) и для сведения – в ряд других организаций или должностным лицам.

Адресование оформляется как обычно в правом верхнем углу как перечисление реквизитов «Адресат» для каждого органа/организации или структурного подразделения организации.

При этом общее количество адресатов не должно быть более четырех.

Все адресаты оформляются на самом документе, слово «Копия» перед 2-­м, 3-­м и 4-­м адресатами не указывается.

Все распечатанные экземпляры письма в этом случае подписываются как подлинники. Каждый экземпляр запечатывается в отдельный конверт, на котором оформляется почтовый адрес конкретной организации или структурного под­разделения.

Вариант 2: адресат указываем обобщенно, если отправляем документ группе организаций (руководителям организаций) одного типа или в структурные подразделения (филиалы, представительства и др.) одной организации:

Если количество адресатов при этом больше четырех, дополнительно составляется список на рассылку письма (лист рассылки), в котором указываются конкретные получатели и их адреса. Об этом делается пометка в реквизите «Адресат»:

Утвержденной формы листа рассылки письма нет. Форму листа можно закрепить в инструкции по делопроизводству организации. Фактически лист рассылки – это перенесенный на отдельный лист реквизит «Адресат», а значит, его содержание должно соответствовать этому реквизиту. В реквизите «Адресат» три информационных блока: наименование организации, должность, инициалы и фамилия. В списке рассылки к письму мы воспроизводим те же самые информационные блоки, но размещаем их в строку, а не по правой стороне листа. Можно также расположить данные в форме таблицы. Порядок расположения адресатов может быть и произвольным, но лучше выстроить по алфавиту.

Сведения об исходящем номере письма, дате вносятся после его регистрации (Пример 1 ).

Все письма, рассылаемые группе адресатов, имеют один исходящий регистрационный номер, входящий номер для всех писем будет разный.

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97­2016? Ничего.

РАЗМЕЩЕНИЕ РЕКВИЗИТА «АДРЕСАТ» НА БЛАНКЕ

Реквизит «Адресат» располагается в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (на бланке с продольным расположением реквизитов). Место расположения реквизита «Адресат» показано в приложении Б к ГОСТ Р 6.30-2003:

• на бланке с угловым расположением реквизитов – Пример 2;
• на бланке с продольным расположением реквизитов – Пример 3.

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего. Реквизит «Адресат» остается на прежнем месте.

ТЕХНИЧЕСКИЕ ВОПРОСЫ

• Отделять ли интервалами элементы реквизита «Адресат»?

Реквизит «Адресат», как правило, занимает несколько строк.

В п. 6.1 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30­2003 (утверждены Росархивом) сказано, что реквизиты документа из нескольких строк печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования документа» отделяют друг от друга 1,5–2 межстрочными интервалами.

Аналогичная норма содержится в новом ГОСТ Р 7.0.97­2016 в разделе 3, устанавливающем общие требования к изготовлению документов: «Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом»:

• Как выравнивать реквизит «Адресат»?

Многострочный реквизит «Адресат» оформляют с выравниванием по левой границе зоны, занятой реквизитом, или центруют относительно самой длинной строки, например:

Обязательные реквизиты	Дополнительные реквизиты

Задание 2.2 Согласны ли Вы, что

	да	нет
— частная фирма не имеет права применять бланки с гербом РФ
— на всех документах ставится печать
— документ без подписи руководителя имеет юридическую силу
— дата – обязательный реквизит
— резолюция оформляется от руки
— приказ утверждается
— в письме отсутствует реквизит № 10
— реквизит № 14 является дополнительным
— в начале текста письма-ответа нужно обязательно указывать дату и № входящего письма

Задание 2.3 Разработайте фирменные бланки для своей будущей фирмы в соответствии с гост р 6.30-2003.

Задание
2.4 Практикум
1

Вариант I

Найдите и
проанализируйте ошибки, допущенные при
оформлении реквизита «Гриф утверждения
документа»:

1.1. УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО «Электроника» Баранов С.И. Баранов 15.10.2008	1.3. УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор Петрова Е.С. Петрова 06.10.2008
1.2. «УТВЕРЖДАЮ» Директор ООО «Мир» Самсонов В.М. Самсонов 14.10.2008	1.4. Утверждаю Зам.директора ЗАО «Экслер» Ветров И.С. Ветров 24 ноября 2008 г.

Вариант II

Укажите правильные
способы оформления реквизита «Адресат»
и исправьте неправильные варианты,
используя приведенные ниже примеры:

2.1. Московскому государственному Гуманитарному университету	2.5. Директорам машиностроитель- ных заводов
2.2.ЗАО «Феникс» Отдел рекламы	2.6. ООО «Белый ветер» Генеральному директору П.С. Веснину
2.3. ЗАО «Веста» В отдел маркетинга	2.7. ЗАО «ЭМИН» Начальнику планового отдела В.П.Семенову
2.4. Гусевой И.С. Вишневая ул.,д.17, кв.34 Москва, 125369	2.8. Директору ООО «Темп» Свободы ул., д.18,г.Мурманск, 124567 В.С. Зацепину

Вариант III

Найдите ошибки,
допущенные секретарем при разработке
бланка письма.

3.1 Закрытое акционерное общество «Альтаир» Альтаир 115089, Москва, ул. Садовая, д.15 Тел.:(495) 218-11-07, факс: (495) 218-11-10 ОКПО 02158123 КПП 771001001 __________№_______ На №______________ 3.2 Эмблема ОАО «Свияж» ул. Вишневая, 7,г.Красногорск, Московская обл., 145761 Тел.: (495) 576-46-76 Факс:(495) 576-46-77 ИНН/КПП 7707067850/771001001 ___________№_______ На №______от_______

4. Определите,
правильно ли оформлена в документах
замена подписи

Руководителя при
его отсутствии:

4.1 /Директор
С.П.Иванов

4.2 Зам.директора
В.И.Семенов

4.3 Зам.директор
Е.В.Бобров

Ответы
на задания практикума

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Государственное бюджетное профессиональное
образовательное учреждение

«Байконурский электрорадиотехнический техникум имени
М.И. Неделина»

(ГБ ПОУ «БЭРТТ»)

МЕТОДИЧЕСКАЯ РАЗРАБОТКА

ОТКРЫТОГО ПРАКТИЧЕСКОГО ЗАНЯТИЯ

на тему: «Составление и оформление писем»

по учебной практике

ПМ.03 «Выполнение работ по профессии
«Делопроизводитель»

специальности 46.02.01

«Документационное обеспечение управления и
архивоведение»

(базовый уровень)

Разработал преподаватель: Н.С. Ерачина

г. Байконур

2017 г.

РАССМОТРЕНО На заседании предметно-цикловой комиссии специальности 46.02.01 «Документационное обеспечение управления и архивоведение» Протокол от __________ № ____ ________________ О.Г. Савелова

СОГЛАСОВАНО Методист __________ А.Н. Есенкулова «___» ____________ 2017 г.

Занятие 13

1.       Тема занятия: Составление и оформление писем

Тип занятия: Практическая работа № 13

Цель занятия: закрепить знания и умения студентов
редактировать и
форматировать реквизиты и тексты основных видов служебных писем, составлять и
оформлять служебные письма в прикладной программе Microsoft Word в соответствии
с ГОСТ Р 6.30-2003.

В
результате выполнения заданий практического занятия студенты должны:

знать:

—      
требования к
оформлению бланков писем в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные
системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов»;

—      
перечень
реквизитов и схему их расположения на угловом и продольном бланке письма
формата А4;

—      
правила
оформления служебного письма на ПК в текстовом процессоре Microsoft Word;

—      
основные виды
деловых писем и особенность их составления;

—      
анализировать
теоретический материал;

—      
технику
безопасности при работе на ПК.

уметь:

—      
применять
приобретенные теоретические навыки оформления делового письма на практических
заданиях;

—      
выявлять и
устранять ошибки в служебных письмах;

—      
оперативно
составлять и оформлять основные виды деловых писем в программе Microsoft Word.

Методическая цель – организация учебной практики с
применением информационных технологий.

2.    
Продолжительность
занятия – 6
часов.

3.    
Место
проведения занятия:
лаборатория № 204 «Технические средства управления».

4.    
Учебно-наглядные
пособия и ТСО:

1.     Персональные компьютеры по
количеству учащихся, Microsoft Word 2010.

2.     Иллюстрационные плакаты.

3.     Электронная презентация.

4.     Электронный тест-контроль.

5.     Методические указания по
выполнению практических заданий.

5.    
План
проведения занятия и распределение времени

Вступительное слово преподавателя
— 5 мин.

Приветствие. Проверка
посещаемости занятия.

Сообщение темы, цели
урока.

Межпредметные связи: делопроизводство
с применением ПК, информатика, методика организации делопроизводства.

Связь с будущей
профессией и учебной деятельностью.

Сегодня на занятии:

1.       
Повторение
основных понятий, необходимых для продолжения изучения темы (фронтальный опрос).

2.       
Практическое
задание на выявление ошибок в деловом письме.

3.       
Поверка
усвоенного материала (электронный тест).

4.       
Пояснение
практического задания.

5.       
Выполнение
практического задания.

6.       
Анализ
допущенных ошибок.

7.       
Защита
практической работы по контрольным вопросам.

8.       
Подведение
итогов урока. Задание по следующей теме.

Эмоциональный
настрой

Соберитесь,
успокойтесь, вспомните прошлое занятие и его содержание. Будьте внимательны, не
отвлекайте товарищей, относитесь с уважением друг к другу.

КОНТРОЛЬ
ИСХОДНЫХ ЗНАНИЙ СТУДЕНТОВ ПО ТЕМЕ – 40 мин.

1)    Фронтальный опрос, ответ у доски.

1.       
Дайте определение письма.

Письмо – обобщённое название различных
по содержанию документов, которые служат для обмена информацией между
организациями и пересылаются по почте (обычной или электронной), с курьером,
посредством факсимильной связи.

2.       
Какое письмо называется
деловым?

Деловое письмо – это письменное обращение к
деловому лицу (предприятию, организации, учреждению), подготовленные в
соответствии с деловой перепиской.

3.       
Какие бланки и форматы
бумаги используют для оформления делового письма?

Бланк письма
форматов А4 и А5.

4.       
Перечислите обязательные
реквизиты письма.

—      
наименование
организации;

—      
справочные
данные об организации;

—      
дата
документа;

—      
регистрационный
номер документа;

—      
ссылка на
регистрационный номер и дату документа;

—      
адресат;

—      
заголовок к
тексту;

—      
текст;

—      
отметка о
наличии приложений;

—      
подпись;

—      
печать;

—      
отметка об исполнителе.

5.       
Особенности оформления
реквизитов «Справочные данные об организации», «Ссылка на регистрационный номер
и дату документа», «Заголовок к тексту».

Реквизит
«Справочные данные об организации» — входит в состав бланка письма, и содержит:
почтовый адрес юридического лица, адрес электронной почты и сайта организации,
а так же код организации, основной государственный регистрационный номер,
идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учёт;

Реквизит «Ссылка
на регистрационный номер и дату документа» — заполняется только в
письмах-ответах, является составной частью бланка письма;

Реквизит
«Заголовок к тексту» — оформляется с нулевого положения табулятора и отвечает
на вопрос «О чем?», при оформлении не должен превышать 28-30 символов, при
необходимости разбивается на логические составляющие. Заголовок может не
составляться, если текст письма небольшого объема, в письмах сложного содержания
заголовок к тексту обязателен.

6.       
Требования к составлению и
оформлению текста письма.

Текст
письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по
форме. Текст письма не должен допускать различного толкования.

В
зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым
или сложным. Текст простых писем делится на две части вводную и основную.
Сложные состоят из: вступления, основной части (доказательства), заключения.

Во
вводной части объясняются причины составления письма (определённые факты, события);
если поводом для написания послужил документ, необходима ссылка на него.

В основной части излагается существо вопроса,
приводятся доказательства и опровержения.

В
некоторых случаях можно выделить и третью, так называемую заключительную,
часть, где формулируется основная цель письма (предложение, отказ, требование,
мнение и т.д.). Заключительная часть письма заканчивается формулой вежливости
(«С уважением,» «Искренне Ваш…»).

Письма,
адресованные руководителю по вопросам, требующим его особого внимания, могут
содержать вступительное обращение («Уважаемый господин председатель!»;
«Уважаемый Павел Николаевич!»).

Содержание
текста служебных писем излагается от первого лица множественного числа (направляем,
сообщаем), от первого лица единственного числа (прошу, сообщаю,
предлагаю) или от третьего лица единственного числа (институт считает).

Восклицательные
и вопросительные предложения используются очень редко. Чужие слова, фразы,
цитаты следует обязательно заключать в кавычки, указывая на источник их происхождения.

7.       
Оформите на доске реквизит
«Адресат» юридическому и физическому лицу.

Юридическому лицу:                                                  Генеральному
директору

                                                                                       ЗАО
«ТЕХДОМ»

                                                                                       И.И.
Ильину

Физическому лицу:                                                     Смирновой
С.И.

                                                                                       Петрозаводская
ул., д. 2, кв. 3

                                                                                       г.
Орск, 12345

8.       
Оформите на доске реквизит
«Приложение», состоящее из 2 пунктов.

Приложение: 1. Список участников семинара на 2 л. в 1
экз.

                       2.
Программа семинара на 10 л. в 1 экз.

9.       
В скольких экземплярах
составляются служебные письма?

Служебные письма составляются в 2-х экземплярах:
проект письма подшивается в дело, а подписанный руководителем оригинал
отсылается отправителю.

10.  
Кем визируются письма?

В процессе
подготовки письма визируются исполнителем, руководителем подразделения, в котором
изготовлен проект письма, руководителями других структурных подразделений. Визы
проставляются на копии письма, остающейся в деле организации.

11.  
Подлежат ли деловые письма
регистрации?

Деловые письма
подлежат регистрации как входящие (поступающие) и исходящие (отправляемые).
Регистрационный номер исходящего письма проставляется в реквизитах бланка, так
же как и дата письма. На поступающем письме регистрационный номер ставится в
отметке о поступлении, проставляемой на нижнем поле первого листа поступающего
письма.

12.
 Кем и какие сроки
устанавливаются подготовки писем?

Сроки подготовки
писем устанавливаются резолюцией руководителя организации, и во всех случаях не
могут превышать 30 дней. Предельный срок подготовки ответного письма с отметкой
«срочно» не может превысить 3-х дней, а с пометкой «оперативно» — 10 дней.

13.
 На какие две большие
группы можно разделить письма?

14.
 На какие две группы по
содержанию и назначению делятся письма?

15.
 Дайте краткую
характеристику основным видам писем.

Информационное
письмо —
служебное письмо, которое содержит сообщение, просьбу, предложение, напоминание
или другие официальные сведения. Такие письма часто имеют типовой характер и
рассылаются вышестоящими организациями в подведомственные.

Письмо-просьба – является одним из самых
распространённых разновидностей писем. Текст письма строится по следующей
схеме: в начале письма излагается повод или причина, побудившая автора письма
обратиться к адресату с просьбой; во второй части эта просьба формулируется, для
обоснования необходимости её выполнить используются различные аргументы, автор
письма может также описать результат, ожидаемый в случае удовлетворения
просьбы, или последствия её невыполнения; в заключительной части выражают
готовность к сотрудничеству и доверие.

Письмо-отказ – содержит отказ от выполнения
просьбы или отклонение предложения о сотрудничестве. Текст следует начинать с
повторения изложенной просьбы; далее необходимо указать причину отказа, его
нужно максимально смягчить, употребив следующие конструкции: «к сожалению…»,
«мы сожалеем, что …», «мы лишены возможности…», «вынуждены отказать в связи
с…», «не представляется возможным». После следует вывод о необходимости
отклонить предложение или о невозможности исполнения просьбы.

Сопроводительное
письмо —
служебное письмо, содержащее сведения, ка­сающиеся документа, не имеющего
адресной части и оформляемого как приложение к сопроводительному письму.

В
сопроводительном письме указывают следующую информацию: цель на­правления
основного документа, сроки исполнения (ознакомления, рассмотрения и т.д.), рекомендации
по работе с документом.

Подтверждая факт отправки какого-либо документа
в определённый срок, сопроводительное письмо является надёжным средством
контроля за соблюдением дисциплины и за сохранностью отправляемого документа. Отметка
о наличии приложения является обязательным реквизитом такого письма.

Письмо-подтверждение
— письмо,
в котором содержится сообщение о по­лучении какого-либо отправления (письма,
телеграммы, товаров, ценностей и т.д.), подтверждение ранее достигнутой
договорённости или какого-либо факта, действия, телефонного разговора.

Письма-напоминания – являются способом
урегулирования конфликтной ситуации, когда деловой партнёр по какой-либо
причине уклоняется от выполнения взятых на себя обязательств или от общения по
телефону. Текст такого письма строится по схеме: в первой части автор
напоминает о необходимости совершить какие-либо действия, во второй
предупреждает о последствиях в случае, если напоминание не достигнет своей цели.

Письмо-извещение
– письмо,
целью которого является информирование о проведение таких мероприятий, как
конференции, семинары, круглые столы, засе­дания и т.д., и приглашение к
участию в вышеперечисленных мероприятиях. Как правило, оно содержит следующие
реквизиты:

·       
информацию
о месте и времени проведения мероприятия, условиях участия;

·    
приложения
с картой и анкетой участника, программой мероприятия;

·    
другие
сведения организационного характера:

Письма-поздравления – такие письма оказывают знак
внимания и уважения, они помогают сделать отношения с деловыми партнёрами или
коллегами более тёплыми и доверительными. Используются для того, чтобы
поздравить адресата с радостным событием в личной жизни (юбилей, рождение,
защита диссертации, назначение на должность) или с каким-то значительным
достижением в деятельности организации, которую адресат представляет (юбилей
компании, вручение ей награды, победа в конкурсе). В таких письмах следует
употреблять следующие обороты: «искренне рад поздравить», «позвольте
пожелать», «от души желаем». В качестве заключительной формулы можно
использовать оборот «С наилучшими пожеланиями и искренним уважением».

Циркулярные
письма –
предназначены для доведения до сведения разных адресатов одной и той же
информации (например: если необходимо получить отчёт о продажах от всех
филиалов организации, находящихся в разных городах). По содержанию циркулярными
могут быть и письма-извещения, и письма-приглашения, и информационные письма.

Гарантийное
письмо —
служебное письмо, которое содержит обязательство или подтверждение и адресуется
организации. Такое письмо может гарантировать оплату продукции, услуг,
качество, сроки поставки, выполнение работы и др.

Содержанием
гарантийного письма является просьба в адрес корреспондента с использованием
обязательного юридического стандарта: «Оплату (предоставление услуг и т.п.)
гарантируем». При этом обязательно указываются банковские реквизиты.

Гарантийное письмо подписывается руководителем организации и
главным бухгалтером и удостоверяется печатью организации.

2)    Практическое задание на выявление
ошибок в деловом письме.

Презентация «Выявление ошибок в деловом
письме»

Слайд 1. Практическое задание – найдите
ошибки в оформлении письма.

Инструкция:

1.     Внимательно рассмотрите ниже предложенный
вариант делового письма.

2.     Укажите на обнаруженные вами ошибки в
оформлении.

3.     Предложите свой, правильный вариант оформления
реквизитов письма.

Слайд 2. Ключ к практическому заданию

Анализ
допущенных ошибок в письме

(устные
ответы студентов, комментарии преподавателя)

1.       
Наименование
организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию,
закрепленному в ее учредительных документах, в которых наименование организации
всегда пишется полностью. Сокращенное наименование организации приводят в тех
случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации.
Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним. ГОСТ Р
6.30-2003, п. 3.8.

2.       
Наименование
вида документа в письме не указывается. ГОСТ Р 6.30-2003, рис. Б. 2, Б. 3.

3.       
Информационное
письмо предназначено для всех руководителей представительств фирмы, поэтому
если адресов больше четырех, составляется «Список на рассылку», содержащий
фамилии, имена, отчества и адреса лиц, которым рассылается письмо одинакового
содержания. ГСДОУ, п. 2.3.2.11.

4.       
Элементы
почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами услуг
почтовой связи. ГОСТ Р 6.30-2003, п. 3.15.

5.       
Отсутствует
реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа». ГОСТ Р 6.30-2003,
п. 3.13.

6.       
Отсутствует
заголовок к тексту. ГОСТ Р 6.30-2003, п. 3.18.

7.       
Если
документ оформлен на бланке организации, в реквизите «Подпись» наименование
организации не указывают. ГОСТ Р 6.30-2003, п. 3.22.

8.       
Инициалы
в расшифровке подписи проставляются перед фамилией.
ГОСТ Р 6.30-2003, п. 3.22.

9.       
Отсутствует
реквизит «Отметка об исполнителе». ГОСТ Р 6.30-2003, п. 3.27.

Слайд 3. Рекомендуемый вариант оформления делового
письма

3)    Электронный тест на тему:
«Составление и оформление служебных писем»

Допуск студента к практическому заданию.

Установка:

На каждом рабочем
столе расположен ярлык теста по соответствующей теме.

Студен регистрируется:
указывает фамилию, имя и номер группы.

Тест
состоит из 20 вопросов. Включены задания: единого, множественного выбора ответа,
а также определение истины утверждениям. Порядок заданий и порядок вариантов «случайный»
(на всех ПК порядок вопросов и варианты ответов в разной последовательности),
что исключает возможность списывания.

Время
на каждый вопрос не установлено.

Программа
автоматически оценивает работу. И по окончанию теста выводит протокол.

Критерии оценок:

Оценка «5» — 85%;

Оценка «4» — 70%;

Оценка «3» — 50 %;

Оценка «2» — менее
49%.

В
случае если тест пройден на оценку «2», студент имеет возможность повторно
пройти тест.

Задание: выберите правильный
вариант ответа

1. Деловое письмо используется для:

а) распоряжения финансовыми средствами
организации;

б) фиксации данных отчетного характера;

Nв) передачи корреспонденту деловой
информации;

г) фиксации установленных фактов.

2. В бланках деловых писем указываются
реквизиты:

Nа) справочные данные об
организации;

б) место составления или издания документа;

Nв) наименование организации –
автора документа;

Nг) отметка о наличии приложения.

3. При оформлении деловых писем
используются реквизиты: наименование
а) вида документа;

б) Nзаголовок к тексту;

в) Nдата документа;

г) Nотметка об исполнителе;

д) гриф утверждения.

4. Деловое письмо подписывает:

а) Nруководитель организации;

б) специалист структурного подразделения.

5. Верно ли утверждение, что в процессе
подготовки деловое письмо визируется: ДА_____N_____НЕТ___________

6. Какой экземпляр делового письма визируется,
если письмо пересылается корреспонденту только по факсимильной связи?

а) Nпервый экземпляр (подлинник);

б) копия, помещаемая в дело.

7. Какой заголовок к тексту письма
является правильным:

Касательно государственного
контракта

а) NО представлении результатов исследования;

б) О Департаменте внешнеэкономического
контроля.

8. Одно письмо может быть адресовано:

а) не более чем в четыре адреса;

б) не более чем в три адреса;

в) Nлюбому количеству адресатов.

9. При оформлении делового письма на двух и более
страницах:

а) все страницы нумеруются арабскими цифрами;

б) страницы не нумеруются;

Nв)
нумеруются страницы арабскими цифрами, начиная со второй.

10. Нумерация страниц проставляется:

а) по центру нижнего поля;

Nб) по центру верхнего поля;

в) в нижнем левом углу листа.

11. Предельный срок подготовки
ответного письма на документ с пометкой «срочно», не может превышать:

Nа) трёх дней;

б) пяти дней;

в) десяти ней.

12. Реквизит «Ссылка на
регистрационный номер и дату документа» заполняют:

Nа) только в ответных письмах;

б) только в гарантийных письмах;

в) только в сопроводительных письмах.

13. Заголовок к тексту письма отвечает на вопрос:

                      а) Чего?                              Nб) О чём?                    в)
Что?

14. Реквизит «Отметка о наличии
приложения» проставляется только:

а) в ответных письмах;

Nб) в сопроводительных письмах;

в) в письмах-подтверждениях.

15. Реквизит «Оттиск печати» обязательно проставляется:

а) на всех исходящих письмах;

б) в сопроводительных письмах;

Nв) в гарантийных письмах и письмах финансового характера.

16. Реквизит «Отметка об исполнителе» включает в себя:

а) слова: исполнитель фамилия имя отчество, телефон и номер
телефона;

б) слова: исп. фамилия инициалы, тел. и номер телефона;

Nв) фамилия имя отчество (или инициалы фамилия) исполнителя
и номер телефона.

17. Датой письма является:

Nа) дата подписания;

б) дата составления письма;

в) дата проставления реквизита «оттиск печати»;

г) дата отправления письма.

18. Сложные в композиционном плане письма содержат:

Nа)
вступление, основную часть (доказательство), заключение;

б) вводную, основную часть (констатирующую), завершающую;

в) только вступление и заключение.

19. Какого вида письма не существует?

а) сопроводительное письмо;

б) рекламное письмо;

в) гарантийное письмо;

Nг)
финансовое письмо.

20. Что называют деловым письмом?

а) обобщённое название различных по содержанию документов, которые
служат для обмена информацией между организациями и пересылаются только по
почте.

Nб) письменное обращение к должностному
лицу, подготовленное в соответствии с деловой перепиской.

в) письменное
обращение к руководителю организации с конкретной просьбой.

САМОСТОЯТЕЛЬНАЯ РАБОТА СТУДЕНТА – 180 мин. (2 пары)

На протяжении всего практического занятия
студенты руководствуются техникой безопасности при работе на ПК. Памятки
расположены на каждом рабочем месте (приложение 1).

В целях сохранности техники и контроля
выполняемых заданий, каждый студент работает на своем рабочем месте после
регистрации.

Инструктаж техники
безопасности.

У каждого студента имеется необходимый
теоретический материал по теме.
В наличие имеется форма письма с угловым расположением реквизитов (приложение 2),
образец бланка письма с продольным расположением реквизитов (приложение 3), образец
письма с угловым расположение реквизитов (приложение 4), требование к
оформлению отдельных элементов письма на ПК (приложение 5).

Вспомогательным материалом служит стенд «Требования
к оформлению документов» и плакат «Техника безопасности при работе на ПК», «Форма
письма на угловом бланке».

При выполнении практического задания студенты руководствуются
вышеперечисленными приложениями.

Практические работы выполнены в 8 вариантах по
4 задания в каждом. Задание 1, 2, 3 – обязательное для всех, задание 4 — усложненное,
для преуспевающих студентов. Практические задания состоят из основных видов
писем, оформляемых в организациях.

На выполнение одного задания отводится 30-40
минут.

Проверка практических работ осуществляется преподавателем
за 45 минут до завершения времени, отведенного для самостоятельной работы
студентов.

Вариант 1

Задание 1. Составить и оформить письмо-просьбу на угловом бланке документа, в
соответствии с правилами оформления служебных писем; исправить допущенные
ошибки; дополнить недостающие реквизиты; использовать следующие данные:

Автор письма: общественная организация «Радость»
(ОО «Радость»), расположенная по адресу: улица Строителей, 26, г. Байконур,
468320, Тел./факс: (33622)
7-78-74, E—mail: www.radost@xi.ru, ОКПО 98765435, ОГРН 9812345678564, ИНН/КПП
5612230987/675478979.

Письмо адресуется директору ОАО
«Радуга» П.А. Иванову. Составлено
08.07.2016 года, исходящий номер № 02-12/183.

Текст: Уважаемый Павел
Алексеевич! 25 августа 2016 г. состоится благотворительная акция «Соберем
ребенка в школу», направленная на оказание помощи детям из многодетных или
малоимущих семей нашего города по подготовке к школе. Акция будет проходить с
10.00 до 17.00 в помещении комплекса «ОРЕОН» по адресу: г. Байконур, ул.
Речная, 1. Просим Вас принять участие в данном мероприятии и рассмотреть вопрос
о выделении выпускаемых ОАО «Радуга» школьных принадлежностей для проведения
благотворительной акции. Надеемся на сотрудничество. В случае положительного
решения просим сообщить в срок до 01 августа 2016 г. Письмо подписал Директор ОО «Радость» А.Б. Петрова, исполнитель И.И. Морозова.

Задание 2. Составить и оформить
письмо-подтверждение на продольном бланке документа, в соответствии с правилами
оформления служебных писем; исправить допущенные ошибки; дополнить недостающие
реквизиты; использовать следующие данные:

Автор: ООО «Феникс», Ленина
ул., д. 15, Тольятти,445000, Тел.: (8482) 51-50-40, Факс: (8482) 50-78-17,
E-mail: mail@fen.ru, htpp://www.fen.ru. ОКПО 06396708, ОГРН
1028500380785, ИНН/КПП 6308033140/631001001.

Адресат: Генеральному директору
ОАО «Север», О.О. Проскурину. О подтверждении получения документов.

Текст: Уважаемый господин Проскурин!
Подтверждаем получение в согласованные сроки от ОАО «Север» проектов приложений
к договорам о сотрудничестве, содержание которых отвечает предварительной 
договоренности. Надеемся на дальнейшее сотрудничество. С уважением, Генеральный
директор ООО «Феникс» П.В. Орлов.

Задание 3. Составить и оформить письмо-ответ
на угловом бланке документа, в соответствии с правилами оформления служебных
документов; исправить допущенные ошибки; дополнить недостающие реквизиты;
использовать следующие данные:

Письмо адресуется Коммерческому директору
ОАО «Электрокомплект» М.И. Новикову.

Текст: Уважаемый
Михаил Иванович! Нами внимательно изучен полученный от Вас текст типового
договора на поставку комплектующих изделий для обеспечения сборочного
производства ФГУП (Федеральное
государственное унитарное предприятие)
«Радуга». К
сожалению, по мнению наших специалистов, предлагаемый Вами текст договора ни по
своей структуре, ни по содержанию основных статей не соответствует принятым на
нашем предприятии стандартам сотрудничества по данному направлению. В связи со
сложившейся ситуацией руководством ФГУП «Радуга» принято решение
подготовить свой вариант договора с Вашим предприятием, рассчитанный на 2 года
сотрудничества и учитывающий все особенности процессов нашего делового
взаимодействия. Прошу Вас, рассмотреть наше предложение и сообщить решение по
этому вопросу. В случае Вашего согласия наш вариант договора поставки будет
направлен Вам для согласования в недельный срок.

Задание 4. Составить и оформить письмо-запрос на
произвольную тему в соответствии с правилами оформления служебных писем.

Вариант 2

Задание 1. Составить и оформить гарантийное письмо на угловом бланке документа,
в соответствии с правилами оформления служебных писем; исправить допущенные
ошибки; дополнить недостающие реквизиты; использовать следующие данные:

Автор
письма: Общество с ограниченной ответственностью «СТРОЙЦЕНТР»
(ООО «СТРОЙЦЕНТР»), расположенное по адресу: г. Байконур, ул. Кирова, 21, индекс
468320, Тел./факс: (33622)
5-34-99, E—mail:
my@stroicentr.ru, ОКПО 98767876, ОГРН
6789876544337, ИНН/КПП 4565434589/456784328.

Письмо адресуется в ИФНС № 6 по
городу Байконур от 21 сентября
2016 г., исходящий номер № 06-18/168.

Текст: ООО
«СТРОЙЦЕНТР», в лице директора Мухина Алексея Ивановича, предоставляет офисное
помещение площадью 80 м², расположенное по адресу: город Байконур,
ул. Рабочая, дом 104, для государственной регистрации ООО «ПОЛИТЕХПРОМ» и
гарантирует после регистрации организации заключить договор аренды. Указанный
адрес может быть использован в качестве местонахождения ООО «ПОЛИТЕХПРОМ» в его
учредительных документах. Помещение принадлежит ООО «СТРОЙЦЕНТР» на праве
собственности, на основании свидетельства о государственной регистрации права
серия 20 АЕ № 087475 от 12 октября 2008 года.

Письмо
подписывает директор ООО «СТРОЙЦЕНТР» Волков З.Е., исполнитель Смирнова Инна
Петровна (телефон: 12-63-87).

Задание 2. Составить и оформить
письмо-отказ на продольном бланке документа, в соответствии с правилами
оформления служебных писем; исправить допущенные ошибки; дополнить недостающие
реквизиты; использовать следующие данные:

Адресат: Коммерческому директору ОАО
«Электрокомплект» М.И. Новикову

Текст: Уважаемый Михаил Иванович! Нами
внимательно изучен полученный от Вас текст типового договора на поставку
комплектующих изделий для обеспечения сборочного производства ФГУП
«Радуга» К сожалению, по мнению наших специалистов, предлагаемый Вами
текст договора ни по своей структуре, ни по содержанию основных статей не
соответствует принятым на нашем предприятии стандартам сотрудничества по
данному направлению. В тексте договора отсутствуют многие статьи, отражающие
важные аспекты выполнения Сторонами своих обязательств: особенности
транспортировки, приемка изделий на предприятии Поставщика, гарантийные обязательства,
ответственность за несоблюдение графика поставок, условия командирования
специалистов. В полном объеме не предусмотрены также технические приложения к
договору. Все основные замечания изложены нами в приложении к настоящему
письму. В связи со сложившейся ситуацией руководством ФГУП «Радуга»
принято решение подготовить свой вариант договора с Вашим предприятием,
рассчитанный на 2 года сотрудничества и учитывающий все особенности процессов
нашего делового взаимодействия. Прошу Вас, уважаемый Михаил Иванович,
рассмотреть наше предложение и сообщить решение по этому вопросу. В случае
Вашего согласия наш вариант договора поставки будет направлен Вам для
согласования в недельный срок.

Приложение — на 3 листах в 1 экз. С уважением
и надеждой на успешную совместную работу, Заместитель генерального директора
ФГУП «Радуга» И.П. Бережной.

Задание
3. Составить
и оформить письмо-приглашение на угловом бланке документа, в соответствии с
правилами оформления служебных писем; исправить допущенные ошибки; дополнить
недостающие реквизиты; использовать следующие данные:

Автор письма: Организационно-аналитическое
управление делами мэрии Москвы Тверская ул. д. 13 Москва, 125032, Тел./факс
000-00-00.

Адресат: Префекту Восточного АО Б. В. Ульянову
Преображенская пл., д. 9 Москва, 107076. Дата письма 06.12.2004 № 2-26-145/2.

Текст: Доводим до Вашего сведения, что 13
декабря 2004 г в 11.00 состоится совещание руководителя Аппарата Правительства
Москвы с руководителями аппаратов префектур административных округов города Москвы,
руководителями структурных подразделений Аппарата Правительства Москвы.
Совещание будет проводиться в зале заседаний Правительства Москвы. Приложение:
повестка дня совещания в 1 экз. на 2 л.

С уважением, Начальник
Организационно-аналитического управления делами мэрии Москвы, Пуляев В.Л.
Исполнитель Иванов И.И.

Задание 4. Составить и оформить письмо-поздравление на произвольную тему в
соответствии с правилами оформления служебных писем.

Вариант 3

Задание 1. Составить и оформить сопроводительное письмо на
угловом бланке документа,
в соответствии с правилами оформления служебных писем; исправить допущенные
ошибки; дополнить недостающие реквизиты; использовать следующие данные:

Автор письма:
Научно-исследовательский институт Министерства обороны Российской Федерации
(НИИ МО РФ), расположенный по адресу: ул. Петровская, 7,
г. Москва, 127087, Тел./факс:
(495) 678-09-89, E—mail: www.niimo@rf.ru, ОКПО 45632567, ОГРН 7865467325676, ИНН/КПП
5612230987/675478979. Письмо составлено
10.01.2017, исходящий номер 01-03/12.

Письмо адресуется генеральному конструктору
ЗАО «Энергетика» С.Т. Лугину.

Текст: Высылаем для
руководства в практической деятельности Методические указания по оформлению
чертежей и иных графических материалов в составе научно-исследовательской и
опытно-конструкторской документации. Прошу подтвердить получение. Обращаем
внимание на конфиденциальный характер указанного документа.

Приложение: Методические
указания на 32 листах в 1 экземпляре. Подписал Начальник НИИ МО РФ Карин А.А., исп. А.П. Ельцова, телефон: 56-09-00.

Задание
2. Составить
и оформить письмо-напоминание на продольном бланке документа, в соответствии с
правилами оформления служебных писем; исправить допущенные ошибки; дополнить
недостающие реквизиты; использовать следующие данные:

Автор письма: ООО «Волна» Россия, г. Москва, ул.
Некрасовская, 111. Письмо составлено 25.03.2016, зарегистрировано под номером
6, о выполнении условий договора.

Адресат: директор ООО «Спорт» Д.В. Ярошенко.

Текст: Уважаемый Дмитрий Викторович! В соответствии с
договором поставки от 01.05.2012 № 5/12 Ваше предприятие взяло на себя
обязательства поставлять в наш адрес туристическое снаряжение различного
ассортимента в течение года ежемесячно, начиная с мая 2012 года, однако партия
снаряжения, предназначенная для поставки в ноябре месяце текущего года, до
настоящего времени не оформлена для отгрузки в наш адрес.

Напоминаем Вам, что конечной датой отгрузки изделий
является 30.11.2012. Убедительно просим Вас срочно обеспечить отгрузку
снаряжения, в противном случае мы будем вынуждены в соответствии с п. 3.6
договора предъявить штрафные санкции в размере 0,02% от общей стоимости
договора за каждый день задержки. С уважением, директор Миронов В.И.

Задание 3. Составить и оформить письмо-просьбу на угловом
бланке документа, в соответствии с правилами оформления служебных писем;
исправить допущенные ошибки; дополнить недостающие реквизиты; использовать
следующие данные:

Автор письма: общественная организация
«Радость» (ОО «Радость»), расположенная по адресу: улица Строителей, 26, г.
Байконур, 468320, Тел./факс:
(33622)
7-78-74, E—mail: www.radost@xi.ru, ОКПО 98765435, ОГРН 9812345678564, ИНН/КПП
5612230987/675478979.

Письмо адресуется директору ОАО
«Радуга» П.А. Иванову. Составлено
08.07.2016 года, исходящий номер № 02-12/183.

Текст: Уважаемый Павел
Алексеевич! 25 августа 2016 г. состоится благотворительная акция «Соберем
ребенка в школу», направленная на оказание помощи детям из многодетных или
малоимущих семей нашего города по подготовке к школе. Акция будет проходить с
10.00 до 17.00 в помещении комплекса «ОРЕОН» по адресу:
г. Байконур, ул. Речная, 1. Просим Вас принять участие в данном мероприятии и
рассмотреть вопрос о выделении выпускаемых ОАО «Радуга» школьных
принадлежностей для проведения благотворительной акции. Надеемся на сотрудничество.
В случае положительного решения просим сообщить в срок до 01 августа 2016 г. Письмо подписал Директор ОО «Радость» А.Б. Петрова, исполнитель И.И. Морозова.

Задание 4. Составить и оформить письмо-подтверждение на произвольную тему в
соответствии с правилами оформления служебных писем.

Вариант 4

Задание 1. Составить и оформить письмо-ответ на угловом
бланке документа, в соответствии с правилами оформления служебных писем;
исправить допущенные ошибки; дополнить недостающие реквизиты; использовать
следующие данные:

Письмо адресуется Коммерческому директору
ОАО «Электрокомплект» М.И. Новикову.

Текст: Уважаемый
Михаил Иванович! Нами внимательно изучен полученный от Вас текст типового
договора на поставку комплектующих изделий для обеспечения сборочного
производства ФГУП (Федеральное
государственное унитарное предприятие)
«Радуга». К
сожалению, по мнению наших специалистов, предлагаемый Вами текст договора ни по
своей структуре, ни по содержанию основных статей не соответствует принятым на
нашем предприятии стандартам сотрудничества по данному направлению. В связи со
сложившейся ситуацией руководством ФГУП «Радуга» принято решение
подготовить свой вариант договора с Вашим предприятием, рассчитанный на 2 года
сотрудничества и учитывающий все особенности процессов нашего делового
взаимодействия. Прошу Вас, рассмотреть наше предложение и сообщить решение по
этому вопросу. В случае Вашего согласия наш вариант договора поставки будет
направлен Вам для согласования в недельный срок.

Задание 2. Составить и оформить
письмо-отказ на продольном бланке документа, в соответствии с правилами
оформления служебных писем; исправить допущенные ошибки; дополнить недостающие
реквизиты; использовать следующие данные:

Адресат: Коммерческому директору ОАО «Электрокомплект»
М.И. Новикову

Текст: Уважаемый Михаил Иванович! Нами
внимательно изучен полученный от Вас текст типового договора на поставку
комплектующих изделий для обеспечения сборочного производства ФГУП
«Радуга» К сожалению, по мнению наших специалистов, предлагаемый Вами
текст договора ни по своей структуре, ни по содержанию основных статей не
соответствует принятым на нашем предприятии стандартам сотрудничества по
данному направлению. В тексте договора отсутствуют многие статьи, отражающие
важные аспекты выполнения Сторонами своих обязательств: особенности
транспортировки, приемка изделий на предприятии Поставщика, гарантийные
обязательства, ответственность за несоблюдение графика поставок, условия
командирования специалистов. В полном объеме не предусмотрены также технические
приложения к договору. Все основные замечания изложены нами в приложении к
настоящему письму. В связи со сложившейся ситуацией руководством ФГУП
«Радуга» принято решение подготовить свой вариант договора с Вашим предприятием,
рассчитанный на 2 года сотрудничества и учитывающий все особенности процессов
нашего делового взаимодействия. Прошу Вас, уважаемый Михаил Иванович,
рассмотреть наше предложение и сообщить решение по этому вопросу. В случае
Вашего согласия наш вариант договора поставки будет направлен Вам для
согласования в недельный срок. Приложение — на 3 листах в 1 экз. С уважением и
надеждой на успешную совместную работу, Заместитель генерального директора ФГУП
«Радуга» И.П. Бережной.

Задание 3. Составить и оформить гарантийное письмо на угловом
бланке документа,
в соответствии с правилами оформления служебных писем; исправить допущенные
ошибки; дополнить недостающие реквизиты; использовать следующие данные:

Автор
письма: Общество с ограниченной ответственностью «СТРОЙЦЕНТР»
(ООО «СТРОЙЦЕНТР»), расположенное по адресу: г. Байконур, ул. Кирова, 21, индекс
468320, Тел./факс: (33622)
5-34-99, E—mail:
my@stroicentr.ru, ОКПО 98767876, ОГРН
6789876544337, ИНН/КПП 4565434589/456784328.

Письмо адресуется в ИФНС № 6 по
городу Байконур от 21 сентября
2016 г., исходящий номер № 06-18/168.

Текст: ООО
«СТРОЙЦЕНТР», в лице директора Мухина Алексея Ивановича, предоставляет офисное
помещение площадью 80 м², расположенное по адресу: город Байконур,
ул. Рабочая, дом 104, для государственной регистрации ООО «ПОЛИТЕХПРОМ» и
гарантирует после регистрации организации заключить договор аренды. Указанный
адрес может быть использован в качестве местонахождения ООО «ПОЛИТЕХПРОМ» в его
учредительных документах. Помещение принадлежит ООО «СТРОЙЦЕНТР» на праве
собственности, на основании свидетельства о государственной регистрации права
серия 20 АЕ № 087475 от 12 октября 2008 года.

Письмо
подписывает директор ООО «СТРОЙЦЕНТР» Волков З.Е., исполнитель Смирнова Инна
Петровна (телефон: 12-63-87).

Задание 4. Составить и оформить письмо-приглашение на произвольную тему в
соответствии с правилами оформления служебных писем.

Вариант 5

Задание 1. Составить и оформить
письмо-напоминание на угловом бланке документа, в соответствии с правилами
оформления служебных писем; исправить допущенные ошибки; дополнить недостающие
реквизиты; использовать следующие данные:

Автор письма: ООО «Волна» Россия, г. Москва, ул.
Некрасовская, 111. Письмо составлено 25.03.2016, зарегистрировано под номером
6, о выполнении условий договора.

Адресат: директор ООО «Спорт» Д.В. Ярошенко.

Текст: Уважаемый Дмитрий Викторович! В соответствии с
договором поставки от 01.05.2012 № 5/12 Ваше предприятие взяло на себя
обязательства поставлять в наш адрес туристическое снаряжение различного
ассортимента в течение года ежемесячно, начиная с мая 2012 года, однако партия
снаряжения, предназначенная для поставки в ноябре месяце текущего года, до
настоящего времени не оформлена для отгрузки в наш адрес.

Напоминаем Вам, что конечной датой отгрузки изделий
является 30.11.2012. Убедительно просим Вас срочно обеспечить отгрузку
снаряжения, в противном случае мы будем вынуждены в соответствии с п. 3.6
договора предъявить штрафные санкции в размере 0,02% от общей стоимости
договора за каждый день задержки.

С уважением, директор Миронов В.И.

Задание 2. Составить и оформить
сопроводительное письмо на продольном бланке документа, в соответствии с
правилами оформления служебных писем; исправить допущенные ошибки; дополнить
недостающие реквизиты; использовать следующие данные:

Автор письма:
Научно-исследовательский институт Министерства обороны Российской Федерации
(НИИ МО РФ), расположенный по адресу: ул. Петровская, 7,
г. Москва, 127087, Тел./факс:
(495) 678-09-89, E—mail: www.niimo@rf.ru, ОКПО 45632567, ОГРН 7865467325676, ИНН/КПП
5612230987/675478979.

Письмо адресуется генеральному конструктору
ЗАО «Энергетика» С.Т. Лугину.

Письмо составлено
10.01.2017, исходящий номер 01-03/12.

Текст: Высылаем для
руководства в практической деятельности Методические указания по оформлению
чертежей и иных графических материалов в составе научно-исследовательской и
опытно-конструкторской документации. Прошу подтвердить получение. Обращаем
внимание на конфиденциальный характер указанного документа.

Приложение: Методические
указания на 32 листах в 1 экземпляре. Подписал Начальник НИИ МО РФ Карин А.А., исп. А.П. Ельцова, телефон: 56-09-00.

Задание 3. Составить и оформить
письмо-подтверждение на угловом бланке документа, в соответствии с правилами
оформления служебных писем; исправить допущенные ошибки; дополнить недостающие
реквизиты; использовать следующие данные:

Автор: ООО «Феникс», Ленина
ул., д. 15, Тольятти,445000, Тел.: (8482) 51-50-40, Факс: (8482) 50-78-17,
E-mail: mail@fen.ru, htpp://www.fen.ru. ОКПО 06396708, ОГРН
1028500380785, ИНН/КПП 6308033140/631001001.

 Адресат: Генеральному
директору ОАО «Север», О.О. Проскурину. О подтверждении получения документов.

Текст: Уважаемый господин Проскурин!
Подтверждаем получение в согласованные сроки от ОАО «Север» проектов приложений
к договорам о сотрудничестве, содержание которых отвечает предварительной 
договоренности. Надеемся на дальнейшее сотрудничество. С уважением, Генеральный
директор ООО «Феникс» П.В. Орлов.

Задание 4. Составить и оформить письмо-отказ на произвольную тему в соответствии
с правилами оформления служебных писем.

Вариант 6

Составить
и оформить письмо-приглашение на угловом бланке документа, в соответствии с
правилами оформления служебных документов; исправить допущенные ошибки;
дополнить недостающие реквизиты; использовать следующие данные:

Автор письма: Организационно-аналитическое
управление делами мэрии Москвы Тверская ул. д. 13 Москва, 125032, Тел./факс
000-00-00.

Адресат: Префекту Восточного АО Б. В. Ульянову
Преображенская пл., д. 9 Москва, 107076. Дата письма 06.12.2004 № 2-26-145/2.

Текст: Доводим до Вашего сведения, что 13
декабря 2004 г в 11.00 состоится совещание руководителя Аппарата Правительства
Москвы с руководителями аппаратов префектур административных округов города
Москвы, руководителями структурных подразделений Аппарата Правительства Москвы.
Совещание будет проводиться в зале заседаний Правительства Москвы. Приложение:
повестка дня совещания в 1 экз. на 2 л.

С уважением, Начальник Организационно-аналитического
управления делами мэрии Москвы, Пуляев В.Л. Исполнитель Иванов И.И.

Задание 2. Составить и оформить
письмо-ответ на продольном бланке документа, в соответствии с правилами
оформления служебных писем; исправить допущенные ошибки; дополнить недостающие
реквизиты; использовать следующие данные:

Письмо адресуется Коммерческому директору
ОАО «Электрокомплект» М.И. Новикову.

Текст: Уважаемый
Михаил Иванович! Нами внимательно изучен полученный от Вас текст типового
договора на поставку комплектующих изделий для обеспечения сборочного
производства ФГУП (Федеральное
государственное унитарное предприятие)
«Радуга». К
сожалению, по мнению наших специалистов, предлагаемый Вами текст договора ни по
своей структуре, ни по содержанию основных статей не соответствует принятым на
нашем предприятии стандартам сотрудничества по данному направлению. В связи со
сложившейся ситуацией руководством ФГУП «Радуга» принято решение
подготовить свой вариант договора с Вашим предприятием, рассчитанный на 2 года
сотрудничества и учитывающий все особенности процессов нашего делового
взаимодействия. Прошу Вас, рассмотреть наше предложение и сообщить решение по
этому вопросу. В случае Вашего согласия наш вариант договора поставки будет
направлен Вам для согласования в недельный срок.

Задание 3. Составить и оформить письмо-просьбу на угловом
бланке документа, в соответствии с правилами оформления служебных писем;
исправить допущенные ошибки; дополнить недостающие реквизиты; использовать
следующие данные:

Автор письма: общественная организация
«Радость» (ОО «Радость»), расположенная по адресу: улица Строителей, 26, г.
Байконур, 468320, Тел./факс:
(33622) 7-78-74, E—mail: www.radost@xi.ru, ОКПО 98765435, ОГРН 9812345678564, ИНН/КПП
5612230987/675478979.

Письмо адресуется директору ОАО
«Радуга» П.А. Иванову. Составлено
08.07.2016 года, исходящий номер № 02-12/183.

Текст: Уважаемый Павел
Алексеевич! 25 августа 2016 г. состоится благотворительная акция «Соберем
ребенка в школу», направленная на оказание помощи детям из многодетных или
малоимущих семей нашего города по подготовке к школе. Акция будет проходить с
10.00 до 17.00 в помещении комплекса «ОРЕОН» по адресу: г. Байконур, ул.
Речная, 1. Просим Вас принять участие в данном мероприятии и рассмотреть вопрос
о выделении выпускаемых ОАО «Радуга» школьных принадлежностей для проведения
благотворительной акции. Надеемся на сотрудничество. В случае положительного
решения просим сообщить в срок до 01 августа 2016 г. Письмо подписал Директор ОО «Радость» А.Б. Петрова, исполнитель И.И. Морозова.

Задание 4. Составить и оформить гарантийное письмо на произвольную тему в
соответствии с правилами оформления служебных писем.

Вариант 7

Задание 1. Составить и оформить письмо-подтверждение на
угловом бланке документа, в соответствии с правилами оформления служебных
документов; исправить допущенные ошибки; дополнить недостающие реквизиты;
использовать следующие данные:

Автор: ООО «Феникс», Ленина
ул., д. 15, Тольятти,445000, Тел.: (8482) 51-50-40, Факс: (8482) 50-78-17,
E-mail: mail@fen.ru, htpp://www.fen.ru. ОКПО 06396708, ОГРН
1028500380785, ИНН/КПП 6308033140/631001001.

Адресат: Генеральному директору
ОАО «Север», О.О. Проскурину. О подтверждении получения документов.

Текст: Уважаемый господин Проскурин!
Подтверждаем получение в согласованные сроки от ОАО «Север» проектов приложений
к договорам о сотрудничестве, содержание которых отвечает предварительной 
договоренности. Надеемся на дальнейшее сотрудничество. С уважением, Генеральный
директор ООО «Феникс» П.В. Орлов.

Задание 2. Составить и оформить
письмо-напоминание на продольном бланке документа, в соответствии с правилами
оформления служебных писем; исправить допущенные ошибки; дополнить недостающие
реквизиты; использовать следующие данные:

Автор письма: ООО «Волна» Россия, г. Москва, ул.
Некрасовская, 111. Письмо составлено 25.03.2016, зарегистрировано под номером
6, о выполнении условий договора.

Адресат: директор ООО «Спорт» Д.В. Ярошенко.

Текст: Уважаемый Дмитрий Викторович! В соответствии с
договором поставки от 01.05.2012 № 5/12 Ваше предприятие взяло на себя
обязательства поставлять в наш адрес туристическое снаряжение различного
ассортимента в течение года ежемесячно, начиная с мая 2012 года, однако партия
снаряжения, предназначенная для поставки в ноябре месяце текущего года, до
настоящего времени не оформлена для отгрузки в наш адрес.

Напоминаем Вам, что конечной датой отгрузки изделий
является 30.11.2012. Убедительно просим Вас срочно обеспечить отгрузку
снаряжения, в противном случае мы будем вынуждены в соответствии с п. 3.6
договора предъявить штрафные санкции в размере 0,02% от общей стоимости
договора за каждый день задержки.

С уважением, директор Миронов В.И.

Задание 3. Составить и оформить гарантийное письмо на
угловом бланке документа,
в соответствии с правилами оформления служебных писем; исправить допущенные
ошибки; дополнить недостающие реквизиты; использовать следующие данные:

Автор
письма: Общество с ограниченной ответственностью «СТРОЙЦЕНТР»
(ООО «СТРОЙЦЕНТР»), расположенное по адресу: г. Байконур, ул. Кирова, 21, индекс
468320, Тел./факс: (33622)
5-34-99, E—mail:
my@stroicentr.ru, ОКПО 98767876, ОГРН
6789876544337, ИНН/КПП 4565434589/456784328.

Письмо адресуется в ИФНС № 6 по
городу Байконур от 21 сентября
2016 г., исходящий номер № 06-18/168.

Текст: ООО
«СТРОЙЦЕНТР», в лице директора Мухина Алексея Ивановича, предоставляет офисное
помещение площадью 80 м², расположенное по адресу: город Байконур,
ул. Рабочая, дом 104, для государственной регистрации ООО «ПОЛИТЕХПРОМ» и
гарантирует после регистрации организации заключить договор аренды. Указанный
адрес может быть использован в качестве местонахождения ООО «ПОЛИТЕХПРОМ» в его
учредительных документах. Помещение принадлежит ООО «СТРОЙЦЕНТР» на праве
собственности, на основании свидетельства о государственной регистрации права
серия 20 АЕ № 087475 от 12 октября 2008 года.

Письмо
подписывает директор ООО «СТРОЙЦЕНТР» Волков З.Е., исполнитель Смирнова Инна
Петровна (телефон: 12-63-87).

Задание 4. Составить и оформить сопроводительное письмо на произвольную тему в
соответствии с правилами оформления служебных писем.

Вариант 8

Задание 1. Составить и
оформить письмо-отказ на угловом бланке документа, в соответствии с правилами
оформления служебных писем; исправить допущенные ошибки; дополнить недостающие
реквизиты; использовать следующие данные:

Адресат: Коммерческому директору ОАО «Электрокомплект»
М.И. Новикову

Текст: Уважаемый Михаил Иванович! Нами
внимательно изучен полученный от Вас текст типового договора на поставку
комплектующих изделий для обеспечения сборочного производства ФГУП
«Радуга» К сожалению, по мнению наших специалистов, предлагаемый Вами
текст договора ни по своей структуре, ни по содержанию основных статей не
соответствует принятым на нашем предприятии стандартам сотрудничества по
данному направлению. В тексте договора отсутствуют многие статьи, отражающие
важные аспекты выполнения Сторонами своих обязательств: особенности
транспортировки, приемка изделий на предприятии Поставщика, гарантийные
обязательства, ответственность за несоблюдение графика поставок, условия
командирования специалистов. В полном объеме не предусмотрены также технические
приложения к договору. Все основные замечания изложены нами в приложении к
настоящему письму. В связи со сложившейся ситуацией руководством ФГУП
«Радуга» принято решение подготовить свой вариант договора с Вашим
предприятием, рассчитанный на 2 года сотрудничества и учитывающий все
особенности процессов нашего делового взаимодействия. Прошу Вас, уважаемый
Михаил Иванович, рассмотреть наше предложение и сообщить решение по этому
вопросу. В случае Вашего согласия наш вариант договора поставки будет направлен
Вам для согласования в недельный срок. Приложение — на 3 листах в 1 экз. С
уважением и надеждой на успешную совместную работу, Заместитель генерального
директора ФГУП «Радуга» И.П. Бережной.

Задание 2. Составить и оформить письмо-просьбу на
продольном бланке документа, в соответствии с правилами оформления служебных
писем; исправить допущенные ошибки; дополнить недостающие реквизиты;
использовать следующие данные:

Автор письма: общественная организация
«Радость» (ОО «Радость»), расположенная по адресу: улица Строителей, 26, г.
Байконур, 468320, Тел./факс:
(33622)
7-78-74, E—mail: www.radost@xi.ru, ОКПО 98765435, ОГРН 9812345678564, ИНН/КПП
5612230987/675478979.

Письмо адресуется директору ОАО
«Радуга» П.А. Иванову. Составлено
08.07.2016 года, исходящий номер № 02-12/183.

Текст: Уважаемый Павел Алексеевич!
25 августа 2016 г. состоится благотворительная акция «Соберем ребенка в школу»,
направленная на оказание помощи детям из многодетных или малоимущих семей
нашего города по подготовке к школе. Акция будет проходить с 10.00 до 17.00 в
помещении комплекса «ОРЕОН» по адресу:
г. Байконур, ул. Речная, 1. Просим Вас принять участие в данном мероприятии и
рассмотреть вопрос о выделении выпускаемых ОАО «Радуга» школьных
принадлежностей для проведения благотворительной акции. Надеемся на
сотрудничество. В случае положительного решения просим сообщить в срок до 01
августа 2016 г. Письмо подписал
Директор ОО «Радость» А.Б.
Петрова, исполнитель И.И. Морозова.

Задание 3. Составить и оформить
сопроводительное письмо на угловом бланке документа, в соответствии с правилами
оформления служебных писем; исправить допущенные ошибки; дополнить недостающие
реквизиты; использовать следующие данные:

Автор письма:
Научно-исследовательский институт Министерства обороны Российской Федерации
(НИИ МО РФ), расположенный по адресу: ул. Петровская, 7,
г. Москва, 127087, Тел./факс:
(495) 678-09-89, E—mail: www.niimo@rf.ru, ОКПО 45632567, ОГРН 7865467325676, ИНН/КПП
5612230987/675478979.

Письмо адресуется генеральному конструктору
ЗАО «Энергетика» С.Т. Лугину.

Письмо составлено
10.01.2017, исходящий номер 01-03/12.

Текст: Высылаем для
руководства в практической деятельности Методические указания по оформлению
чертежей и иных графических материалов в составе научно-исследовательской и
опытно-конструкторской документации. Прошу подтвердить получение. Обращаем
внимание на конфиденциальный характер указанного документа.

Приложение: Методические
указания на 32 листах в 1 экземпляре. Подписал Начальник НИИ МО РФ Карин А.А., исп. А.П. Ельцова, телефон: 56-09-00.

Задание 4. Составить и оформить письмо-напоминание на произвольную тему в
соответствии с правилами оформления служебных писем.

Критерии оценок:

—      
за два задания выполненные
с незначительными ошибками – «3»;

—       за три задания выполненные с незначительными
ошибками – «4»;

—      
за четыре задания
выполненные с незначительными ошибками – «5».

АНАЛИЗ ДОПУЩЕННЫХ ОШИБОК – 5-10 мин.

ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЙ КОНТРОЛЬ ЗНАНИЙ СТУДЕНТОВ – 20-25 мин.

Защита практических
работ

Ответы на контрольные
вопросы (устно, индивидуально):

1.    
Дать определение делового
письма.

2.    
Состав обязательных
реквизитов письма.

3.    
Кто подписывает служебные
письма?

4.    
Какой бланк письма
является практичным и почему?

5.    
Сколько адресатов можно
отразить в одном письме?

6.    
Как оформляется письмо,
если адресатов больше чем четыре?

7.    
Какой реквизит всегда
указывается, но не всегда заполняется?

8.    
Особенности оформления
письма на двух страницах и более.

9.    
В каких письмах
обязательно проставляется печать организации?

10. Из каких частей состоит текст простого письма?

11. Из каких частей состоит текст сложного письма?

12. Перечислите основные виды писем.

13. На какой вопрос отвечает заголовок письма?

14.  Зачем исполнители создают два экземпляра
служебных писем?

15. Когда заголовок к тексту письма может
отсутствовать?

16. В каком документе не указывается реквизит
«Наименование вида документа»?

17. В каких случаях в реквизите «Подпись»
наименование организации не указывают?

18. Для чего в организациях входящие и исходящие
письма регистрируют?

19. Если письмо отправляется адресату по факсу,
где проставляются визы письма?

20. Кто устанавливает сроки подготовки писем?

ПОДВЕДЕНИЕ ИТОГОВ ЗАНЯТИЯ.

ЗАДАНИЕ ПО СЛЕДУЮЩЕЙ ТЕМЕ – 5-10 мин.

Итоговой оценкой является средняя по
результатам работы в течение всего занятия (тест + практическое задание +
защита).

Выставление оценок в журнал.

Подготовка к следующей практической работе по теме
«Составление и оформление резюме, анкеты, автобиографии, заявлений по личному
составу».

Распечатать форму резюме, анкеты и
автобиографии. Повторить теоретический материал по данной теме.

На флэшки студентам скидывается весь
необходимый материал для подготовки к следующему занятию.

Литература — [6] Галахов В.В., Корнеев И.К.
Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более
120 документов. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ТК Велби, изд-во Проспект,
2010. С 325-327.

8. Литература

На протяжении всей практической работы,
студенты могут воспользоваться дополнительной литературой:

1.    
Байкова И.Ю. Настольная
книга секретаря-референта; — Издательство «ЭКСМО» Москва, 2009.

2.    
Басаков М.И. Справочник
секретаря-референта: Практическое пособие. – 3-е изд., исправ. и доп. – Ростов
н/Д: Феникс, 2009. С 89-98.

3.    
Белов А.Н. Настольная
книга специалиста службы делопроизводства; — Издательство «ЭКСМО», Моства,
2009.

4.    
Галахов В.В., Корнеев И.К.
Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более
120 документов. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ТК Велби, изд-во Проспект,
2010. С 92-102.

5.    
Ларин М.В. Оформление
служебных документов. Рекомендации на основе ГОСТ
Р 6.30-2003.

Письмо — основное средство переписки между деловыми партнерами.

Деловое письмо — это письменное обращение к должностному лицу (представляемому им предприятию, организации, учреждению), подготовленное в соответствии с правилами переписки. Письма могут готовиться компанией:

— как ответные — в связи с исполнением ранее принятых вышестоящим органом управления (власти) решений;

— как сопроводительные — в связи с необходимостью сопровождения пересылки адресату каких-либо документов (материалов);

— как ответы — в связи с получением запросов различных организаций, а также физических лиц (граждан);

— как инициативные.

Текст письма должен точно соответствовать заданию, зафиксированному в резолюции руководителя компании или предписаниям (указаниям) документа, в ответ на который готовится письмо. Сроки подготовки писем определяются исходя из сроков, отведенных на исполнение решения (запроса) в ранее полученном письме (документе) и с учетом типовых сроков исполнения документов.

Текст делового письма, как правило, должен касаться одного вопроса. Освещение в тексте делового письма нескольких вопросов допускается, если эти вопроса тематически взаимосвязаны и могут быть изложены ясно и кратко. Ниже приведены рекомендации по подготовке проекта содержания делового письма.

10 важных рекомендаций

по подготовке проекта содержания делового письма

1. Просмотрите (подготовьте) черновик письма. Выделите в нем три основные части — вводную часть, констатирующую или отчетную часть, а также заключительную часть, содержащую выводы, предложения или указания (в зависимости от направленности письма).

2. Во вводной части, открывающей основной текст и следующей сразу за вступительным обращением (указанием на содержание письма), определите одну-две проблемы, о которых вы намереваетесь написать. Обозначьте их общее состояние двумя-тремя предложениями.

3. В констатирующей (отчетной) части уточните (детализируйте) характеристику состояния дел. Ответьте на вопросы, поставленные в письме вашим респондентом. Дайте краткую оценку того, что выполнено на текущий момент. Выделите нерешенные проблемы, кратко остановитесь на причинах.

4. В заключительной части поместите выводы и предложения (указания) относительно разрешения существующей ситуации или перспектив деятельности в данной области. Поручения давайте конкретно, предложения излагайте немногословно, и в том, и в другом случае действуйте обдуманно, особенно при описании вопросов финансирования, при установлении сроков решения тех или иных задач и т.п.

5. Составьте список приложений, надпишите адрес и вступительное обращение, подпишите черновик письма (или укажите необходимые данные лица, к которому документ будет направлен на подпись). После этого передайте проект документа на оформление.

6. Откорректируйте и отредактируйте оформленный (отпечатанный набело) документ, внесите в текст правку. Еще раз прочитайте. После этого передайте документ на окончательное оформление, не забыв при этом указать количество экземпляров. Просмотрите в последний раз оформленный документ. Подпишите его или представьте на подпись. Если вы сами оформили и подписали письмо, передайте его для подготовки к отправке. Черновик документа и последний экземпляр храните у себя до истечения надобности в нем. Данный пункт исполняется после просмотра всего текста (включая сведения об исполнителях и т.д.) окончательного варианта документа.

7. Обратите внимание не только на содержание послания, но и на форму его подачи. Имейте в виду, что написанное, по сути, верно деловое письмо может произвести обратное желаемому воздействие на адресата в силу неверного тона или шероховатости стиля изложения.

8. Старайтесь максимально верно расставлять по ходу содержания делового письма смысловые акценты. Изложение начинайте с главной мысли, составляющей тему (предмет) документа, которую затем последовательно развивайте.

9. Не следует писать деловые письма в состоянии сильного гнева или под воздействием иных эмоций — это самым нежелательным образом отразится на их содержании. Если же все-таки рука «сама тянется к перу», то, дописав последнюю строчку, не спешите с отправкой этого опуса — отложите ее, по крайней мере, до следующего дня.

10. Избегайте использовать в деловых письмах сомнительные по толкованию слова и выражения — поскольку двусмысленность содержания ведет к его недопониманию. Стремитесь к тому, чтобы написанное было написано по возможности просто и доходчиво.

Изложение делового письма производится от третьего лица единственного числа либо от первого лица единственного или множественного числа. Как правило, текст делового письма состоит из двух частей.

В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, — выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Оформление документа производится на бланке письма. Письмо подписывает лицо, распорядившееся о его подготовке, а инициативное письмо, кроме того, — исполнитель письма.

Реквизитами документа являются:

1. Дата документа.

2. Регистрационный номер документа.

3. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (для ответных писем).

4. Сведения об адресате.

5. Заголовок к тексту.

6. Текст.

7. Подпись.

8. Отметка о наличии приложения.

9. Отметка об исполнителе.

10. Идентификатор электронной копии документа.

5 важных рекомендаций

по оформлению проекта делового письма

1. Напечатанный текст должен в точности соответствовать черновику документа. Достоверность текста, набранного под диктовку, затем выверяется в ходе повторной читки во избежание ошибок и несоответствий действительному положению вещей. Во всех остальных случаях набранный текст сверяется с первоисточником и при необходимости корректируется.

2. Документ не должен содержать ошибок. При обнаружении таковых в процессе проверки необходимо произвести верификацию электронной версии, после чего распечатать в исправленном виде.

3. Текст письма должен отчетливо читаться при умеренном освещении. Если это затруднительно, переоформите его: отпечатайте текст письма более насыщенным или более крупным шрифтом. Обратите внимание на наличие и расстановку абзацев, отделение частей текста пустыми строками (отступами) в необходимых случаях: это правило неукоснительно соблюдается для выделения вводной и заключительной частей письма. Использование этих несложных приемов позволит получателю письма быстрее и глубже ознакомиться с его содержанием.

4. Обратите внимание и на то, в каком состоянии находится бумага (бланк), предназначенная для оформления письма: она должна быть абсолютно белой, без каких-либо дополнительных оттенков, поскольку желтизна бумаги невольно намекает на ее возраст, а сероватый цвет — на неряшливость или скупость владельца.

5. Для подписи используйте чернильную ручку с чернилами черного (темного) цвета, поскольку они более гармонично сочетаются с текстом письма. При этом чернила не должны «просвечивать» (т.е. быть слишком жидкими), а перо — царапать. В сигнатуре (подписи) на документе должны хорошо различаться первые четыре буквы фамилии отправителя (если фамилия короткая — то все буквы).

Рекомендации по использованию отдельных наиболее часто употребляемых слов и устойчивых словосочетаний при подготовке содержания деловых писем

1. Синтаксические конструкции, используемые для изложения мотивов, объяснения причин для принятия тех или иных действий:

В порядке оказания помощи прошу Вас…

В целях обмена опытом направляю в Ваш адрес…

В порядке исключения…

Ввиду особых обстоятельств…

В связи с завершением работ по…

В связи с принятием решения о…

В соответствии с ранее достигнутой договоренностью…

По взаимной договоренности между…

Согласно Вашей заявке…

Несмотря на то-то и то-то, продолжает иметь место…

2. Формулировки для выражения отказа:

Несмотря на предпринятые нами (организацией) усилия, Ваше указание остается невыполненным в связи с…

К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку…

Ваше распоряжение не может быть выполнено к установленному сроку по следующим причинам…

Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как…

Организация не располагает возможностью для выполнения данной задачи из-за отсутствия…

3. Формулировки для выражения предупреждения (уведомления):

Обращаем Ваше внимание на то, что через такое-то время срок соглашения истекает…

Организация вынуждена предупредить Вас о том, что…

Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что…

Организация сохраняет за собой право в одностороннем порядке приостановить действие договора в связи с…

Взятые на себя организацией гарантийные обязательства утрачивают свою силу…

Ставим Вас в известность о том, что…

Организация извещает о…

Сообщаю Вам…

Довожу до Вашего сведения, что…

Докладываю о…

4. Устойчивые распорядительные обороты:

Ввести в эксплуатацию…

Обязать руководителя…

Возложить контроль за исполнением настоящей директивы на…

Назначить расследование по факту…

Изыскать дополнительные возможности для…

5. Формулировки для выражения просьб:

Прошу Вас направить в мой адрес…

В связи с острой необходимостью в… настоятельно прошу Вас…

Убедительно прошу Вас решить вопрос о…

В рамках предварительной договоренности с представителем Вашей организации прошу рассмотреть возможность…

Исходя из величины годового лимита по… прошу изыскать для нужд организации…

6. Формулировки для подчеркивания особой важности сведений:

Безопасность гарантируется…

Документация выслана в ваш адрес курьером…

Предпринимаются энергичные меры по…

Конфиденциальность информации обеспечена…

Содержание проекта оперативно корректируется…

Выявленные недостатки уже устраняются…

Выделены дополнительные средства на…

Спланированы необходимые мероприятия, направленные на…

В кратчайшие сроки организуется…

Обеспечен повседневный жесткий контроль за…

7. Устойчивые обороты речи:

наименее сложный… наиболее важный…

наилучший эффект… наихудший результат…

оказать помощь… произвести проверку…

руководство считает возможным… организация не возражает…

срочно сообщите… немедленно устраните…

обеспечьте выполнение… создайте необходимые условия…

доложите предложения по… оптимальное решение…

вероятные сроки… подтвердите получение…

сообщите данные… направьте в мой адрес…

подготовьте к отправке… решите самостоятельно…

8. Наиболее часто употребляемые глаголы:

выполнить (исполнить), решить (разрешить), обязать, завершить, прекратить, направить (отправить), обратить (внимание на…), ввести (в эксплуатацию), спланировать (скоординировать), осуществить (реализовать), создать, восполнить (пополнить), организовать, обеспечить, сообщить (доложить), представить (предоставить), уточнить, установить, устранить, выявить (выяснить).

9. Наиболее часто употребляемые прилагательные:

срочный (оперативный), второстепенный, перспективный, важный, главный (основной), ведущий, серьезный (существенный), плановый, дополнительный, полный, недостаточный, заключительный, промежуточный, общий, конкретный, высший, первичный, лучший, худший, надежный.

10. Стилистические запреты:

Следует использовать:

Вместо Пишите

В отношении, относительно… О…

Благодаря тому факту, что… Потому что…

Приобретать… Покупать…

Принять во внимание… Учесть…

При сем прилагается… Приложение…

Оказывать влияние… Влиять…

За исключением… Кроме…

В целях… Для…

В том случае, если… Если…

В настоящее время… Сейчас…

Перечисление… Платеж…

Наращивать темпы… Ускорять…

Прилагать усилия… Пытаться…

Элементы стиля

Личный стиль

Формальный стиль

Использование местоимений «я»,

«мы», «вы», «нам», «наш»

Мы предлагаем вам…

Отказ от местоимений, замена их

существительными «организация»,

«подразделение», «сотрудник» и т.п.

Предприятие предлагает клиентам…

Прямое обращение, просьба

Пожалуйста, подавайте отчет

в срок…

Констатация

Отчет необходимо подавать в срок…

Использование эмоционально

окрашенных выражений

Стремительный рост

Использование нейтральной лексики

Увеличение

Использование оценочных

выражений

Мы победили

Объективная констатация фактов

Был получен положительный результат

Использование активных оборотов

Выполняем, предлагаю

Использование пассивных оборотов

Выполняется, хотелось бы предложить

Использование простых слов

Переработка, сейчас

Использование «книжных» оборотов

Утилизация, в настоящее время

Использование глагольных

сказуемых

Менеджер руководил

Замена глаголов абстрактными

конструкциями

Менеджер осуществлял руководство

Упоминание чувств

Я с огорчением узнал о…

Мы были рады услышать…

Использование канцелярских клише

Вследствие того обстоятельства, что…

Мероприятие имеет своей целью…

Деловая переписка не терпит дополнительных неделовых речевых оборотов и в том числе каких-то графических изображений. Письмо должно быть сдержанным и достаточно официальным.

Есть одно простое правило: нужно внимательно смотреть, как тебе отвечают или пишут.

Если человек использует сухой деловой язык, то лучше «зеркалить» примерно в той же мере, но ввести больше естественности. Если ваш корреспондент допускает более свободный, естественный язык, это значит, что вам нужно по возможности в том же стиле с ним общаться.

Одна из составляющих искусства эффективного делового общения заключается в том, чтобы, не нарушая формализованных рамок, дать максимальный простор естественному общению. Но здесь необходимо чутье — в какой мере можно позволить себе эту естественность. И она с разными людьми разная. Если ты не хочешь обострить отношения с кем-то, а, наоборот, хочешь создать и укрепить отношения сотрудничества, то нужно искать способы сделать так, чтобы твое письмо было приятно читать другой стороне, чтобы оно вызывало добрые, хорошие эмоции.