Информационные системы что такое реквизиты

Реквизит — это
информационное отображение свойства
объекта, какого-либо процесса или
явления. Сообщения состоят из определений
свойств объектов, предметов, явлений,
складывающихся некоторым образом из
соответствующих реквизитов. Следует
заметить, что синонимом понятия реквизит
является атрибут, широко используемый
в литературе по базам данных термин.

Отсюда составная
единица информации собирается из набора
соответствующих определению данного
объекта реквизитов и представляет собой
информационное отображение объекта
или его части.

Разновидностью
составной единицы информации является
показатель. Это сложное понятие. Имеются
его различные определения. Одни авторы
подчёркивают сущностный смысл или
характер, привязанный к предметной
области, в частности экономической.
Другие исходят из формально-структурного
подхода, ориентированного на структуризацию
содержащейся в показателе информации
в целях приспособления его структуры
для эффективного использования в
информационной системе. Результаты
такой структуризации используются и в
информационно-аналитических системах.

Уроки Форекс —
это прекрасная возможность для Вас
подготовиться к успешной работе на
международном валютном рынке Форекс!

Приведём в данном
контексте определение формально-структурного
подхода по Королёву М.А. в интерпретации
(изложении) Ясина Е.Г. “Показатель
представляет высказывание с законченнным
смыслом, включающее как название
переменной величины, так и её конкретное
количественное значение со всеми
качественными признаками, необходимыми
для идентификации последнего”. Показатель
образуется из набора реквизитов или
терминов.

Реквизиты составляют
две группы:

•        реквизиты-признаки,    
выражающие     качественные     
отличия показателя, его смысловое
содержание, в частности экономическое;

•        реквизиты-основания,   
содержащие    количественные   
значения показателя.

Показатель теряет
смысл без какого-либо из названных
реквизитов. В совокупности они образуют
высказывание (сообщение), имеющее
законченный предметный смысл, что
позволяет утверждать, что показатель
является наименьшей составной единицей
информации, которая достаточна для
документообразования , передачи, хранения
и восприятия сообщений.

При структуризации
информационного пространства

разрабатывается
система показателей, анализируется их
собственная структура. В ходе этой
работы необходимо исследовать общие
закономерности, выявить категории
показателей — члены общей структурной
формулы описания показателей.

21.
Экономической информации свойственны
некоторые особенности, вытекающие из
ее сущности (все перечислять не будем,
остановимся на одном). Важной характеристикой
экономической информации является ее
структура. Структура экономической
информации играет ту же роль, что и
синтаксис любого языка. Говоря о структуре
информации, различают два взаимосвязанных
между собой аспекта:
• состав элементов,
образующих структуру экономической
информации;
• взаимосвязь между
элементами этой структуры.

Рассматривая
с этих позиций структуру экономической
информации, выделяют простые и составные
единицы информации. Составной единицей
информации (СЕИ) называют единицу
информации, состоящую из совокупности
других единиц информации, ассоциативно
связанных между собой, т.е. связанных
по смыслу. Простой, элементарной
составляющей единицей экономической
информации является реквизит. Реквизиты
– это элементарные неделимые единицы
экономической информации, выражающие
определенные свойства объекта. Реквизитам
присущи два свойства, важных с точки
зрения их обработки:
• отдельно взятый
реквизит не может полностью характеризовать
экономический процесс или объект;
•
отдельный реквизит может входить в
состав различных экономических
показателей.

22 Понятие
«документ» является центральным,
фундаментальным в понятийной системе
документоведения. Оно отражает признаки
реально существующих предметов, служащих
объектами практической деятельности
по созданию, сбору, аналитико-синтетической
обработке, хранению, поиску, распространению
и использованию документной информации
в обществе.

Это
понятие широко используется во всех
сферах общественной деятельности. Почти
в каждой отрасли знания имеется одна
или несколько версий его понимания в
соответствии со спецификой тех объектов,
которым придается статус документов.
Документ является объектом исследования
многих научных дисциплин. Поэтому
содержание понятия «документ»
многозначно и зависит от того, в какой
отрасли и для каких целей он используется.

На
международном уровне наиболее общим
признано определение документа как
записанной информации, которая может
быть использована как единица в
документационном процессе.

В
документоведении применяется следующее
определение документа: «Документ —
это материальный объект с информацией,
закрепленной созданным человеком
способом для ее передачи во времени и
пространстве».

Согласно
Федеральному закону «Об информации,
информатизации и защите информации» документ —
это зафиксированная на материальном
носителе информация с реквизитами,
позволяющими ее идентифицировать.

Названные
в определениях признаки документа
предполагают:

• наличие
  информации, смыслового содержания;

• стабильную
  вещественную (материальную) форму,
  обеспечивающую долговременное
  использование и хранение документа;

• функциональную
  предназначенность для передачи
  информации в пространстве и времени,
  т.е. для использования в социальных
  коммуникационных каналах.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Основу любого документа составляет документная информация, то есть информация, содержащаяся в документе. Документ создается именно ради закрепления, передачи и сохранения этой информации во времени и пространстве. Для характеристики документной информации, а также самого документа как целостного информационного объекта используются различные информационные элементы — реквизиты и показатели.

Смотрите также:

Оформление реквизитов документа

Целевое назначение этих информационных элементов не одинаково. Показатели, как правило, содержат информацию, характеризующую явления, в подтверждение которых составлен документ. Чаще всего они встречаются в плановой и отчетной документации. Реквизиты, как правило, содержат сведения о самом документе, являясь его обязательными атрибутами.

Для документоведения, объектом которого является документ как единое целое, и делопроизводства, как практической составляющей документоведения, важны в основном те информационные элементы, которые характеризуют сам документ, его целевое назначение и являются координатами документа в пространстве и во времени. Такими информационными элементами являются реквизиты.

Согласно Государственному стандарту Респуб­лики Беларусь СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»¹ (далее — СТБ 2059-2013) реквизит документа — это элемент оформления официального документа.

Реквизиты характеризуют документ с разных сторон. Например, применяемые при оформлении организационно-распорядительной документации реквизиты «Наименование вышестоящей организации», «Наименование организации», «Наименование структурного подразделения», «Адресат», «Резолюция», «Гриф утверждения», «Коммуникационные и коммерческие данные», «Почтовый адрес отправителя» показывают положение документа в пространстве как географическом, так и иерархическом, указывают путь, который он уже прошел, и тот, который ему предстоит пройти.

Реквизит «Наименование вышестоящей организации» указывает, в какой сфере деятельности (отрасли) создан документ. Реквизит «Регистрационный индекс» кроме свидетельства о том, что документ включен в документную систему организации и имеет официальный характер, в ряде случаев указывает дело, в котором он будет подшит после того, как аппаратом управления по нему будет принято соответствующее решение. К этой же группе следует отнести графически оформляемые реквизиты — «Государственный герб Республики Беларусь» и «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)», которые иллюстрируют документ, характеризуя организацию, из которой он исходит.

Реквизиты «Название вида документа», «Заголовок к тексту», «Резолюция», «Код организации», «Код документа» и некоторые другие указывают целевое назначение документа, раскрывают его содержание. Например, реквизит «Название вида документа» дает общее представление о документе, его целевой функции, юридическом значении и характере изложения информации².

Положение документа во времени определяется его датой. Реквизит «Дата документа» показывает, в какой момент создан документ. Датами сопровож­даются некоторые другие самостоятельные реквизиты — «Гриф согласования», «Гриф утверждения», «Подпись», «Виза», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» и др.

Реквизиты «Отметка о заверении копии», «Подпись», «Печать», «Гриф утверждения» удостоверяют подлинность документа.

Реквизиты могут сообщать о документе и некоторые другие сведения. Например, реквизит «Отметка о наличии приложения» свидетельствует о том, что данный отдельно взятый документ еще не обладает всей необходимой полнотой информации и должен быть рассмотрен вместе с прилагаемыми к нему другими документами, или же о том, что данный документ (например, сопроводительное письмо) не имеет самостоятельного информационного значения и лишь информирует о пересылке другого документа.

Все реквизиты делятся на постоянные и переменные. Постоянный реквизит — это реквизит, который наносится при изготовлении унифицированной формы документа или бланка документа. Переменный реквизит — это реквизит, наносимый при составлении конкретного документа. Например, постоянными реквизитами на бланке для писем являются: «Государственный герб Республики Беларусь», «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)», «Код организации» (ОКОГУ или ОКЮЛП), «Наименование вышестоящей организации», «Наименование организации», «Наименование структурного подразделения», «Почтовый адрес отправителя», «Коммуникационные и коммерческие данные».

Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях³ (далее — Инструкция по делопроизводству) и государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Респуб­лики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»⁴ установлен состав реквизитов, которые следует включать в состав бланка полностью или в виде частей, содержащих постоянную информацию. Например, реквизит «Наименование организации» печатается на бланке полностью (с указанием организационно-правовой формы), а реквизит «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа» — только частично (На № _____ ад ____ ).

При оформлении документов большое внимание уделяется реквизитам, придающим им юридическую силу. Назначение этой группы реквизитов — закрепить в юридически значимой форме и довести до адресатов и всех участников управления, которые будут работать с документами, предписание о совершении управленческих действий, подтверждение факта, имеющего юридическое значение, удостоверение происхождения документа. К этой группе реквизитов относятся: наименование организации и (или) структурного подразделения — автора документа, свидетельствующее о принадлежности документа определенному органу управления, организации; регистрационный индекс документа, который служит одним из подтверждений того, что документ носит законный, официальный характер; дата документа; подпись (подписи) уполномоченного должностного лица (лиц). Специальные правила могут предусматривать наличие в определенных видах документов других юридически значимых реквизитов, характерных только для данного вида. Для этого в инструкциях и иных нормативных актах по организации делопроизводства делаются оговорки о дополнительном установлении для определенных видов документов обязательных реквизитов, например: «Печать», «Гриф утверждения», «Отметка о заверении копии»⁵.

Следует отметить, что информационные элементы, характеризующие документ, могут содержаться не только в формуляре документа. Они могут быть отражены также на обложках дел, в которые формируются документы в делопроизводстве после их исполнения, в регистрационных формах, информационно-поисковых системах.

Например, Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях⁶ (далее — Инструкция по делопроизводству) установлено, что документы в электронном виде должны иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением изображения Государственного герба Респуб­лики Беларусь, а также оттисков печатей и штампов, а их расположение и оформление в формуляре документа в электронном виде должно соответствовать требованиям, установленным для расположения и оформления аналогичных документов на бумажном носителе⁷.

В то же время Инструкция по делопроизводству устанавливает, что во входящих и внутренних документах информация, содержащаяся в реквизитах «Резолюция», «Отметка о контроле», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов)», иных служебных отметках, при работе с документами в электронном виде в формуляр не вносится и отражается в регистрационных формах (регистрационно-контрольной карточке или журнале) на бумажном носителе либо в массиве регистрационно-учетных данных, учет и управление которыми осуществляется с помощью автоматизированной системы⁸.

Для обозначения информационных элементов, характеризующих документ в электронном виде, в последнее время широко применяется новый термин — «метаданные».

Согласно СТБ 2059-2013 метаданные — это данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов и управление документами в течение времени. При этом в стандарте сделана оговорка, что в качестве метаданных может выступать совокупность реквизитов, закрепленных в формуляре документа, а также информационно-поисковых системах, содержащих сведения о документе.

Аналогичные белорусским определения понятий «реквизит» и «метаданные» закреплены в терминологическом стандарте Российской Федерации⁹. Синонимичность обоих понятий в понимании российских документоведов вытекает из определения электронного документа, включенного в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 (с изм. и доп. от 26.04.2016 № 356): электронный документ — часть информационной системы (СЭД), состоящая из файла или нескольких файлов, а также реквизитов документа (метаданных), занесенных в регистрационно-учетную форму (карточку документа).

Таким образом, понятие «метаданные» синонимично понятию «реквизиты документа», однако не привязано строго к формуляру документа. Также стоит отметить, что понятие «метаданные» может применяться по отношению к описанию не только документов в электронном виде, но и документов, полученных иными способами документирования. Вместе с тем в нормативной среде и в практической деятельности понятие «метаданные» используется, прежде всего, для обозначения тех реквизитов документа в электронном виде, которые в его формуляре отсутствуют и, соответственно, не являются элементами его оформления.

В то же время состав метаданных, характеризующих как сам документ, так и особенности его бытования в пространстве и времени, может быть шире состава реквизитов. Например, в случае документов в электронном виде они могут представлять собой сохраняемые в информационной системе, в том числе в СЭД, сведения о:

• дате и времени отправки и/или получения электронного сообщения, с которым пересылается документ в электронном виде;
• об электронном адресе отправителя/получателя;
• о теме электронного сообщения, с которым пересылался документ в электронном виде;
• о фактах обращения пользователя (пользователей) к документу в электронном виде;
• о внесенных в документ в электронном виде изменениях/дополнениях и др.

Указанные сведения составляют метаданные, но не являются реквизитами документа. Это определяется особенностью отправки документов в электронном виде, которая состоит в том, что официальный документ пересылается по каналам электронной почты в виде прикрепления к электронному сообщению, а само электронное сообщение выполняет функцию «конверта» (аналогично почтовым конвертам, в которых пересылаются традиционные бумажные документы)¹⁰.

¹ Утвержден и введен в действие с 01.09.2013 постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 29.03.2013 № 18.

² Вид документа — это классификационное понятие, употребляемое для обозначения группы документов одного наименования (например, протоколы — один вид, приказы — другой вид, акты — третий). Разновидность документа конкретизирует вид (разновидность — разные виды), уточняет характер деятельности, документируемой данным видом. Например: акт экспертизы, акт приема, акт инвентаризации.

³ Утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4.

⁴ Утвержден постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83.

⁵ Более подробно о юридически значимых реквизитах см.: А.Рыбаков. Терминология в сфере делопроизводства и архивного дела: понятие «юридическая сила документа». Юридически значимые реквизиты // Архивы и делопроизводство, 2016. — № 6. — С. 58 — 65.

⁶ Утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4.

⁷ П. 220 Инструкции по делопроизводству.

⁸ П. 229 Инструкции по делопроизводству. Следует отметить, что согласно изменениям, внесенным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 30.12.2015 № 225 в п. 139.7 п. 139 Инструкции по делопроизводству вместо понятия «массив регистрационно-учетных данных» применяется понятие «РКК в автоматизированной системе ДОУ».

⁹ Национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» / Утвержден и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17.10.2013 № 1185-ст. — Пункты 36, 79.

¹⁰ Более подробно об управлении сообщениями электронной почты см.: Методические рекомендации по использованию электронной почты в деятельности организаций Республики Беларусь / авт.-разраб.: А.Н. Сукач, А.Е. Рыбаков. — Минск: БелНИИДАД, 2010. — 72 с.

Уважаемый посетитель!

Чтобы распечатать файл, скачайте его (в формате Word).

Ссылка на скачивание — внизу страницы.

В Битрикс24 есть раздел, где вы можете управлять реквизитами ваших компаний. Работать с данными, сохранёнными в системе, удобно: чаще всего их используют для составления разных документов.

Что такое реквизиты компании и зачем они нужны

Реквизиты компании — это данные, с помощью которых можно идентифицировать ту или иную компанию. Они обязательны при составлении договоров, актов и других документов.

Удобство реквизитов компании в Битрикс24 заключается в том, что они автоматически будут заполняться в документах. Но для этого их нужно сохранить заранее. Читайте инструкцию ниже, чтобы понять, как это сделать.

.

Как добавить реквизиты

Как работать с реквизитами

Реквизиты компании используются для заполнения документов: счетов, предложений, договор и других.

Когда реквизиты упорядочены и систематизированы, работать с ними удобно. Храните и используйте реквизиты компании в Битрикс24 с помощью простой и полезной функции, чтобы ускорить генерацию документов по шаблонам.