Информационное сопровождение услуг управляющей компании

Статья посвящена вопросам создания единого информационного пространства управления жилищно-коммунальным комплексом (ЖКК) Жилищно-коммунальный комплекс — территория проблем

Жилищно-коммунальное хозяйство является одной из основных отраслей экономики, оказывающей существенное влияние на все стороны жизнедеятельности общества. В настоящее время эта сфера жизнедеятельности общества находится в кризисном состоянии, исторически обусловленном рядом обстоятельств: неэффективной системой управления, высокими затратами, связанными с оказанием жилищных и коммунальных услуг, неразвитостью конкурентной среды, хроническими неплатежами.

Управление жилищно-коммунальным хозяйством (ЖКХ) имеет крайне низкую эффективность, а отсутствие адекватной информации не позволяет реализовывать на практике основные принципы программно-целевого подхода к управлению. Отсутствует эффективно функционирующая система информационного обеспечения управления, которая могла бы способствовать процессу реформирования ЖКХ и переходу его в качественно новое состояние.

Сегодня жилищно–коммунальный комплекс (ЖКК) представляет собой технически сложное хозяйство, которое требует новых разработок и новых технологий с тем, чтобы обслуживающие структуры «не только нагружали жителей объемами услуг, но и сокращали стоимость этих услуг». А чтобы предоставлять качественные услуги, сфера управления ЖКХ, как и любая другая сфера услуг, нуждается в современных решениях. Внедрение инновационных, «умных» он-лайн технологий, которые сегодня проникают во все сферы нашей жизни, позволяет сделать этот процесс максимально удобным, эффективным и прозрачным.

Жилищно–коммунальный комплекс, становясь частью рыночного механизма, все больше становится похожим на прибыльную отрасль. А это, в свою очередь, заставляет идти в ногу со временем и откликаться не просто на модные новинки, а на необходимые новшества.

Буквально несколько лет назад документация в сфере управления жилыми фондами в большинстве своем обрабатывалась вручную. Бумага, ручка и калькулятор — вот основные пособники бухгалтера среднестатистического ТСЖ. Но ведь управление жилым фондом, как и любой другой организацией, требует четкого, быстрого и эффективного ведения документации.

Помимо этого, в небольшой организации ЖКХ (ТСЖ или ЖСК), как правило, есть только один бухгалтер, силами которого и ведется весь учет, поэтому ему приходится выполнять значительный объем работы. В связи с этим появилась необходимость в программах, позволяющих автоматизировать работу бухгалтера в сфере ЖКХ.

Эти программы рассчитаны на то, чтобы упростить работу бухгалтеру, а также по максимуму исключить возможность возникновения ошибки. Самые главные пункты, по которым производится автоматизация ТСЖ, это учет сведений и состояния счетов каждой квартиры; учет производящихся начислений и их оплаты; создание квитанций для оплаты, заполнение их для каждого лицевого счета. Последняя работа является самой рутинной и длительной, не тяжелой, но довольно утомительной, поэтому облегчить ее может как раз автоматизация ТСЖ.

Среди множества проблем, требующих решения в ходе выполнения жилищно-коммунальной реформы, особое место занимает достоверность и доступность информации, которая создается, используется и распространяется в жилищно-коммунальном хозяйстве. В первую очередь, это сведения о жилищном фонде и жителях, о потреблении энергоресурсов, оперативная информация о текущем состоянии объектов ЖКХ, инженерных коммуникаций.

Успешно решать эту проблему можно только на базе передовых информационных технологий. Информатизация ЖКК — необходимое звено реформы ЖКХ.

Жилищно-коммунальный комплекс — территория решений

На сегодняшний день уже идет активная автоматизация отдельных направлений деятельности ЖКХ:

• начисления и учета сбора коммунальных платежей населения, как по отдельным, так и по всем видам услуг в рамках региона, района, города;
• учета инвестиций в строящиеся жилые здания и иные сооружения;
• сбора и обработки телеметрической информации, а также мониторинга показателей функционирования городской инфраструктуры;
• бухгалтерского учета предприятий и др.

Необходимо начинать автоматизацию объектов отрасли с органов управления муниципальными образованиями посредством создания Единого информационного пространства управления Жилищно-Коммунальным Комплексом.

Состав автоматизированной системы управления ЖКК:

• Ведомственная транспортная сеть передачи данных и сбора статистической информации с различных систем ЖКХ и передача команд исполнительным устройствам;
• Программно–аппаратный комплекс, обеспечивающий формирование единого информационного пространства, муниципальных и региональных служб, организаций жилищно-коммунального комплекса и потребителей жилищно-коммунальных услуг, а также автоматизацию технологических процессов субъектов ЖКХ по предоставлению жилищных и коммунальных услуг;
• Автоматизированная система коммерческого учета потребления коммунальных ресурсов и услуг, обеспечивающая автоматизированный сбор и передачу показаний приборов учета и позволяющая фиксировать информацию за любые периоды времени;
• Системы для аналитической обработки и формирования статистических и отчетных данных по предоставлению жилищно-коммунальных услуг, мониторинг и прогноз баланса энергоресурсов, анализ эффективности реализуемых организациями жилищно-коммунального комплекса инвестиционных и производственных программ;
• Центр информирования потребителей и Интернет-портал, обеспечивающие информационно-справочное обслуживание потребителей жилищно-коммунальных услуг, повышение прозрачности реализуемой тарифной политики, публичный контроль исполнения действующих нормативно-правовых актов и регламентов, мониторинг общественного мнения.

По сути, автоматизированная система управления ЖКХ — это совокупность технических и программных средств (ПК, средств связи, устройств отображения информации, передачи данных и т.д.) и организационных комплексов, обеспечивающие рациональное управление сложными системами ЖКХ.

Внедрение информационных технологий позволит создать качественно новую систему управления ЖКК и регламентированного взаимодействия с исполнительными органами государственной власти.

В основе должна быть информационная система, которая позволит преодолеть разрыв между уже относительно развитой нормативной базой и правоприменительной практикой, а также повысить качество принимаемых решений, социальную защищенность населения и усилить контроль за жилищно-коммунальной сферой деятельности.

Структура Информационной Системы Управления ЖКК

Создание Единого информационного пространства ЖКК возможно посредством внедрения отраслевых решений, разработанных на высокотехнологичной платформе 1С: Предприятие 8.2, основным из которых является 1С: Управление Предприятием ЖКХ. Это сочетание возможностей типового решения класса ERP и учет отраслевой специфики, позволяющее создать эффективный инструмент оперативного контроля и управления жилищно-коммунальным комплексом на региональном и муниципальном уровнях.

Программные продукты 1С: Учет в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК и 1С:ВДГБ: Сайт управляющей компании ЖКХ, ТСЖ и ЖСК подойдут как для небольшого ТСЖ, так и для крупной управляющей компании или расчетного центра.

С помощью программ 1С для ЖКХ собственники жилья смогут сами через Интернет-сайт своей УК (ТСЖ, ЖСК) отслеживать информацию о показаниях узлов (приборов) коммерческого учета (счетчиков), делать заявки аварийно-диспетчерской службе и видеть, как расходуются средства, ежемесячно выделяемые на капитальный ремонт.

Приведем некоторые конкретные варианты применения Информационной Системы Управления ЖКК (ИСУ ЖКК).

В структурных подразделениях органов исполнительной власти региона:

• Создание на базе типовых или собственных программно-технологических решений многофункциональных ИАС (информационных автоматизированных систем):
  • для учета жилищного фонда субъекта РФ, объектов и сетей инженерной инфраструктуры;
  • для анализа тарифов на товары и услуги организаций ЖКК;
  • для сбора и формирования консолидированной нормативной отчетности о работе регионального ЖКК;
  • для аналитической оценки экономической эффективности регионального ЖКК;
• Создание в сети Интернет специализированных порталов, информирующих граждан и организации о решениях, принимаемых органами государственной власти по вопросам функционирования регионального ЖКК; о социально-экономических показателях регионального ЖКК; получение государственных и муниципальных услуг в области ЖКК.

В органах местного самоуправления в муниципальных районах:

• Создание на базе типовых или собственных программно-технологических решений многофункциональных ИАС:
  • для учета муниципального жилищного фонда;
  • для учета граждан, нуждающихся в получении социального жилья;
  • для сбора и анализа цен (тарифов) на ЖКУ;
  • для сбора и формирования консолидированной нормативной отчетности о работе муниципального ЖКК;
  • для аналитического оценивания экономической эффективности муниципального ЖКК.

В управляющих компаниях:

• Учет имущества и объектов инфраструктуры;
• Учет владельцев имущества;
• Управление отношениями с владельцами имущества;
• Управление лицевыми счетами;
• Управление договорами;
• Планирование реализации коммунальных услуг и работ;
• Расчеты и начисления квартирной платы жильцов многоквартирных домов и подготовка для них соответствующих платёжных документов;
• Оплата услуг потребителям;
• Управление арендой имущества;
• Возможность создания на базе типовых или собственных программно-технологических решений многофункциональных информационных систем как на этапе внедрения, так и в ходе эксплуатации подсистемы.

На ресурсоснабжающих и сервисных предприятиях ЖКХ:

• Учет коммунальной инфраструктуры;
• Управление техническим обслуживанием и ремонтом;
• Управление энергоэффективностью ЖКХ;
• Интеграция с системами контроля приборов учета;
• Работа с лицевыми счетами;
• Расчеты и начисления;
• Работа с должниками.

В расчетных центрах ЖКК:

• Начисление ЖКУ, согласно назначенных услуг на лицевые счета в различных разрезах учета (УК, дома, ТСЖ);
• Поступление отплаты от населения (касса, банк, терминалы) в разрезе лицевых счетов;
• Интеграция информационной системы (ИС) с платежными терминалами самообслуживания, с ИС банков и с ИС других организаций, принимающих коммунальные платежи от населения;
• Распределение поступивших денежных средств пропорционально оказанным услугам, непосредственно на конкретную услугу или за исключением какой-либо услуги;
• Проведение перерасчетов согласно 307-му постановлению и снятию конкретных видов услуг по требованию управляющих компаний, как не оказанных;
• Предоставление информации о финансовых потоках, поступающих через кассы РКЦ на счета обслуживающих организаций, для УК;
• Предоставление информации управлениям социальной защиты, отделам субсидий в части оплаты за потребленные ЖКУ, вносимую льготниками, или гражданами, получающими государственную поддержку в виде начисления жилищных субсидий;
• Предоставление информации ресурсоснабжающим компаниям по поступившим на счет платежам населения с разбивкой по конкретным видам услуг, поставляемых ими.

Для потребителей жилищных и коммунальных услуг:

• создание информационного портала ИСУ ЖКК для приема коммунальных платежей с использованием электронной карты гражданина;
• создания и распространения терминалов самообслуживания для приема коммунальных платежей с использованием электронной карты гражданина;
• создание информационного портала ИСУ ЖКК для доступа жильцов к своим учетным данным в информационных системах ЖКК;
• создание и установка в офисах управляющих организаций и в многоквартирных домах электронных справочных терминалов для общего доступа жильцов к своим учетным данным в информационных системах ЖКК.

В диспетчерских службах предприятий ЖКК и дежурно-диспетчерских службах (ДДС) муниципальных районов:

• ведение журнала заявок на работы;
• распределение заявок на исполнение;
• планирование загрузки исполнителей;
• списание материалов и контроль затрат на выполнение заявки;
• закрытие заявок и оценка качества выполнение заявки;
• отчеты по загрузке исполнителей и состоянию заявок на работы возможность организации информационных систем на технологических платформах Call-центров, за счет централизованного сбора информации по обращениям.

Мы можем, таким образом, видеть, что программный комплекс ИСУ ЖКК охватывает в Единое Информационное пространство практически все необходимые сегменты поддержки управления ЖКК. Его структурной особенностью является масштабируемость и гибкость. Единое информационное пространство ЖКК обеспечивает консолидацию данных из существующих информационно-аналитических систем, связанных с управлением жилищно-коммунальным комплексом в регионе и иных информационно-аналитических систем. И как следствие повышает качество и эффективность государственного управления жилищно-коммунальным комплексом.

Управляющие инструменты, в качестве которых можно рассматривать программные решения на платформе 1С: Предприятие 8 являются неотъемлемым условием обеспечения прозрачности бизнес-процессов в управлении предприятием ЖКК, что в свою очередь повышает эффективность управления жилищно-коммунальным комплексом.

Качественное управление ЖКК посредством Единого Информационного пространства дает нам:

• сокращение роста тарифов;
• возможность оперативно реагировать на обращения граждан;
• дополнительные средства на обустройство придомовых территорий и мест общественного пользования;
• прозрачность бизнес-процессов (например, прозрачность накоплений на капитальный ремонт) и т.д.

И, самое главное, оптимизацию и экономию усилий, направленных на улучшение жизни общества, в таком важнейшем секторе, как жилищно-коммунальное хозяйство.

Никитин И., Консультант 1С, компания «1С:ВДГБ»

Независимо от того, в какой сфере рыночных отношений ведет свою деятельность какая-либо компания, она должна обязательно поддерживать постоянную связь с клиентами, относящимися и к постоянным, и кпотенциальным. Это правило хорошо известно всем бизнес-компаниям, которые ведут борьбу за клиентов, потому что от этого зависит их прибыльность и успешность деятельности. Но такая специфическая отрасль как жилищно-коммунальное хозяйствосчитает, что если получение прибыли для этих организаций не главное, то и клиенты интересовать должны их меньше всего. Это ошибочное мнение, которое доказывает, что уровень информационного сопровождения не настолько высок в предприятиях ЖКХ, а именно оно должно стать важной частью сотрудничества всех управляющих компаний с собственниками жилья. Важность информационного обеспечения на каждом этапе управления многоквартирным домовтем, что проведение любых мероприятий и результат от этого будет известенкаждому потребителю всегда, а не оставаться незамеченным.

Вся работа по информационному сопровождению состоит из двух основных блоков: связь с группой потенциальных клиентов и связьс группой постоянных существующих клиентов, которые являются непосредственными потребителями и пользователями поставляемых услуг.

Информационное обеспечение, работа по которому направлена на клиентов из группы потенциальных, ставит перед собой определенные цели. Во-первых, это способствует своеобразной пропаганде того, собственникам необходимо объединяться для самостоятельного и эффективного управления многоквартирными домами, проявлять активность во всех вопросах,которые касаются всего дома, его отдельных коммуникаций и внутридомовых сетей.Собственность всего дома должна волновать каждого жильца так же, как и своя собственность, разница ведь состоит только в том, что, к примеру, скамейки во дворе или детские качели принадлежат всем, но тем, кто проживает в данном доме. Отношение к общественному имуществу, как к своему, повысит эффективность его использования.  Во-вторых, информационная работа будет способствовать тому, что компания будет как бы косвенно предлагать свои услуги заинтересованным лицам, позиционировать себя как выгодного и надежного партнера, что привлечет не только новых клиентов в лице собственников жилья, аи инвесторов, деловых партнеров.

Что касается постоянных клиентов, то работа сними направлена, прежде всего, на возможность контроля качества услуг, организация более эффективной работы и оказания услуг управляющей компании, а также на повышение заинтересованности и лояльности существующих потребителей.

Каналы, которые компания будет выбирать для того, чтобы распространять свою информацию среди клиентов, могут быть самыми различными. Степень детализации поступающей информации также может зависеть исключительно от потребностей и целей, которые ставит перед собой компания. К примеру, можно воспользоваться средствами массовой информации, которые рассчитаны на то, что о ней услышит большая аудитория. Таким образом, можно передать информацию о том, как работает управляющая организация, что используетв своем управлении для повышения эффективности деятельности, что позволяет произвести своеобразную рекламу полученного опыта в управлении домом.Существуют и другие каналы, узкие, для того, чтобы иметь возможность передавать информацию заинтересованным пользователям – постоянным потребителям.

Не лишним станет такой прием поддержания связи собщественностью, как организация нескольких часов личного приема граждан, что будет являться подтверждением заботы о соблюдении прав каждого собственника. Однако если уже организовывать такой прием, то выполнять его нужно всегда четко по графику, чтобы не разочаровывать желающих отсутствием возможности в очередной раз отстоять свои права.

Наиболее простыми способами информационного обеспечения являются документы и нормативные акты, которые выпускаются органами местной власти, а также периодические городские издания. Однако неудобны эти средства распространения информационных потоков тем, что порой требуется информация за определенный период, а найти ее, просто создав запрос, не получится.

Не будем списывать со счетов и программы на телевидении, которые можно посвятить вопросам деятельности ТСЖ. Так получается возможность заинтересовать большое число потребителей. Однако и здесь выделяют недостатки – показы в одно, определенное время.

С распространением в нашей жизни Интернета многие вопросы, связанные с быстрым поиском нужной информации за любой исторический период времени, стали решаться оперативно. Поэтому использование интернета для информационного обеспечения населения о деятельности ТСЖ и ЖКХ становится наиболее оптимальным средством, тем более что он становится доступным практически каждому.

Статья основана на материалах портала youhouse.ru 

Оказываем услуги по заполнению портала ГИС ЖКХ с 2017 года.

У вас остались вопросы? Оставьте заявку, наш сотрудник свяжется с вами, ответит на вопросы и может провести аудит личного кабинета портала ГИС ЖКХ бесплатно.