Информационное письмо с просьбой оплатить на другие реквизиты

0

Реквизиты организации включают в себя сведения об адресе ее места нахождения, ОГРН, ИНН, КПП, данные о банковских счетах и иные аналогичные сведения. Такие данные обычно приводятся в договорах, заключаемых с контрагентами. Именно на основании указанных сведений хозяйственные партнеры компании отражают данные о стороне сделки в первичных и иных документах. Например, в платежных поручениях, счетах-фактурах, товарных накладных. И крайне важно обеспечивать актуальность данных сведений, т. е. своевременно информировать контрагентов об изменении каких-либо своих реквизитов. Например, организация, зная нестабильное положение своего банка, решила открыть новый счет в другом банке, но вовремя не заявила об изменениях своему покупателю. А он, в свою очередь, оплатил задолженность по договору в проблемный банк. И вины покупателя тут не будет, а задолженность перед поставщиком будет считаться погашенной. И не важно, что поставщик, к примеру, не сможет получить деньги со своего счета в банке-банкроте.

Своевременное информирование контрагентов об изменении своих реквизитов – дело особой важности. Неслучайно, в договорах часто предусматривается обязанность контрагента уведомлять в разумный срок противоположную сторону об изменении своих реквизитов.

Информационное письмо на изменение реквизитов: образец

Как правило, реквизиты организации содержатся в карточке клиента, которую компания направляет по запросу своим контрагентам. Соответственно, и при изменении реквизитов можно направить обновленный вариант такой карточки.

Но можно направить контрагентам и письмо-уведомление об изменении реквизитов. При необходимости факт направления такого письма можно подтвердить документально. К примеру, путем направления сведений заказным письмом с уведомлением о вручении или путем проставления отметки о получении при вручении письма лично.

Форму письма организация определяет самостоятельно. В нем указываются сведения, подлежащие изменению, а также дата, с которой такие изменения подлежат применению. Такое письмо может быть адресовано как конкретному контрагенту (тогда в шапке указывается его наименование), так и неопределенному числу лиц.

Приведем для информационного письма об изменении банковских реквизитов организации образец его заполнения.

Также вы можете ознакомиться с формой уведомления, подготовленной специалистами системы КонсультантПлюс.

Скачивание формы доступно подписчикам или по временному доступу

Скачать

В договоре, который заключают ИП или компании, не все можно предусмотреть заранее.

Иногда меняется цена на материалы или по ходу дела выясняется, что на выполнение заказа потребуется больше времени, чем подрядчик рассчитывал.

Но бывает, что существенные условия не изменились — просто одна из сторон сменила реквизиты. Например, компания открыла расчетный счет в другом банке на более выгодных условиях или переехала и изменила адрес в ЕГРЮЛ.

Под реквизитами понимаются как банковские: расчетный счет, БИК, название банка, так и другие данные, например адрес, телефон или контакты уполномоченного представителя.

Зачем составлять письмо о смене реквизитов

Бывают разные ситуации, когда компании или предпринимателю нужно отправить письмо о смене реквизитов.

Вот популярные причины, когда компании или ИП отправляют письмо о смене реквизитов:

• чтобы контрагент перевел оплату на актуальный расчетный счет;
• не заключать дополнительное соглашение и сэкономить время и ресурсы сторон договора.

Если вовремя уведомить другую сторону о том, что реквизиты поменялись, это поможет сохранить деловые отношения и исключить некоторые возможные проблемы с документами, деньгами и налогами.

По общему правилу, которое Минфин не раз повторял в письмах, ошибки в счетах-фактурах, которые не мешают идентифицировать налогоплательщика, не должны влиять на принятие налога к вычету. На практике в вычетах не отказывают, но запрашивают пояснения. А это время и силы, которые можно было бы не тратить.

Теперь подрядчика ждет увлекательный квест по добыче денег: придется обращаться в банк, собирать документы для подтверждения платежа и ждать. А можно было всего лишь вовремя направить уведомление.

Изменения, которые описаны в письме, начинают действовать для сторон с момента, когда контрагент его получит, если в договоре не написано по-другому. Например, заказчик может оплачивать работы подрядчика по новым банковским реквизитам с того момента, как получил письмо с указанием этих реквизитов.

Письмо о смене реквизитов можно направить контрагенту почти всегда, кроме случаев, когда в договоре напрямую указано: менять любые положения, в том числе реквизиты, можно только через дополнительные соглашения.

Но есть и хорошая новость — все меньше контрагентов вставляют такие пункты в договоры. В моей практике это иногда встречается в типовых договорах крупных госкомпаний, которые еще не перестроились на более бизнес-ориентированный подход к работе.

Что относится к реквизитам

Как прописывать реквизиты и что к ним следует относить — не определено в законодательстве. Можно сказать, что реквизиты — это данные, которые помогают точно идентифицировать стороны договора. Реквизиты сторон обычно указываются в последнем разделе договора перед подписями.

По смыслу реквизиты можно разделить на три категории:

1. Общие: наименование компании или ФИО ИП, организационно-правовая форма компании — ООО, АО и другие, ИНН, ОГРН или ОГРНИП, КПП.
2. Банковские: расчетный счет, наименование банка, БИК и корреспондентский счет банка.
3. Контактные: номер телефона и адрес электронной почты.

Письмом меняют реквизиты в двух случаях:

1. Неправильно внесли данные при заключении договора — в такой ситуации можно менять любые реквизиты, по сути, вы исправляете опечатку.
2. Реквизиты действительно изменились, а в договоре нет обязанности подписывать дополнительное соглашение.

В моей практике был случай: контрагент ликвидировал одну организацию и зарегистрировал новую. Клиентов он при этом хотел сохранить — и пытался письмом о смене реквизитов поменять ИНН, ОГРН и наименование компании в договоре.

Но в таких случаях нужно до ликвидации заключить договор с новым контрагентом или заменить контрагента на основании соглашения об уступке прав требования, об этом мы уже рассказывали подробно.

Как правильно составить письмо о смене реквизитов

Вот что я советую указать в письме, чтобы в случае вопросов от налоговой или других ведомств быть готовым к пояснениям:

• причину изменения реквизитов. Например, это может быть техническая ошибка при подписании договора или закрытие счета в одном банке с последующим открытием в другом;
• номер и дату договора, в котором меняются реквизиты;
• новые реквизиты;
• дату, с которой вы просите использовать новые данные;
• подпись уполномоченного лица и печать, если вы ее используете.

Никаких установленных сроков, за которые рассматривают письмо о смене реквизитов, нет. Если важно учесть сроки, то стороны могут прописать в договоре, в течение какого времени нужно предоставить ответ на письмо или подтвердить его получение.

Кто составляет письмо об изменении реквизитов

Письмо о смене реквизитов может составить любой сотрудник компании по шаблону. Главное — подписать письмо у уполномоченного лица. Обычно это генеральный директор либо сотрудник, у которого есть доверенность на подписание подобных документов.

Кому и куда отправить письмо об изменении реквизитов

Обычно в договоре есть пункт о том, как стороны ведут переписку. Там указывают ФИО контактных лиц с обеих сторон и адреса электронной почты, по которым нужно направлять любые сообщения в рамках договора.

Если письмо попало в спам на стороне адресата, это его риск, вы со своей стороны сделали все в соответствии с договором. Но лучше всего после отправки письма позвонить контактному лицу и уточнить, получили ли письмо.

Отправить можно Почтой России заказным письмом с уведомлением — вам выдадут квитанцию с номером для отслеживания. Вбейте номер на сайте Почты России и следите за статусом письма. Если уведомление привезут на официальный адрес, оно в любом случае считается полученным, даже если контрагент его не забрал.

Но опять же, если вы общаетесь с кем-то из сотрудников контрагента по электронной почте, рекомендуем продублировать письмо о смене реквизитов и туда. Так вы снизите риск того, что контрагент узнает об изменении реквизитов не вовремя и, например, переведет деньги на уже закрытый счет.

Контрагент получил письмо, что дальше

В письме указывается дата, начиная с которой применяются новые реквизиты. Формулировка может быть такой: «Изменения действуют с 1 мая 2022» или «Просим оплачивать по новым реквизитам с 1 мая 2022».

Иногда в договоре может быть предусмотрено, что сторона, получившая уведомление или письмо, должна на него ответить или подтвердить получение в определенный срок. В таком случае, как только вы получили уведомление, напишите об этом контрагенту по правилам, которые вы согласовали в договоре.

Запомнить

1. Если у бизнеса изменились реквизиты, то стоит отправить контрагентам письмо о смене реквизитов, указанных в договоре.
2. Письмо о смене реквизитов отправляют, чтобы уведомить другую сторону о том, что в компании что-то поменялось — и чтобы следующие платежи контрагента дошли.
3. Письмом меняют реквизиты в двух случаях: если неправильно внесли данные при заключении договора. И если реквизиты действительно изменились, а в договоре нет обязанности подписывать дополнительное соглашение.
4. Письмом нельзя изменить сторону в договоре — ИНН, ОГРН или наименование компании, либо ФИО, ИНН и ОГРНИП предпринимателя. Чтобы поменять сторону в договоре, нужно заключить новый договор с новым контрагентом или заменить сторону через соглашение об уступке прав требования.
5. После того как отправили письмо, убедитесь, что оно дошло до адресата — уточните по электронной почте или по телефону.

Общество с ограниченной ответственностью «Суперпроект»

Генеральному директору ООО «Маркет»

г-ну Воронину И.Т.

от директора ООО «Суперпроект»

Калинина О.Н.

Исх. № 123 от 18.10.2019 г.

Уважаемый Игорь Тимофеевич!

В счет частичного погашения задолженности ООО «Маркет» перед нашей организацией по оплате поставленного товара по договору от 02.08.2019 г. № 78 прошу Вас перечислить 118 000 (сто восемнадцать тысяч) руб. 00 коп. на расчетный счет ООО «Металлопрокат» в срок до 25.10.2019 года по следующим реквизитам:

Получатель: ООО «Металлопрокат»

ИНН 7743045236

КПП 774300100

Р/с 42500602598000012345 в ПАО «Сбербанк»

К/с 30101810400000000225

БИК 044525225

В платежном поручении прошу указать в графе «Назначение платежа» следующее: «Оплата товара по счету № 126 от 12.10.2019 г. за ООО «Суперпроект» по договору поставки от 07.09.2019 г. № 34 – 118 000,00 руб., в т. ч. НДС – 18 000,00 руб. Перечисляется на основании письма ООО «Суперпроект» № 123 от 18.10.2019г.».

После перечисления денег прошу в течение 3-х дней передать в ООО «Суперпроект» копию платежного поручения с отметкой банка об исполнении.

Директор ООО «Суперпроект»

/

Письмо об оплате за третье лицо — это обращение, которое плательщик направляет кредитору — получателю денег. Такой документ необходим, чтобы сообщить получателю средств о том, что поступившие на его счет средства — это возврат долга другой компании.

В каких случаях готовят такое обращение

В хозяйственной деятельности нередко возникает ситуация, когда одна компания выплачивает долг другой организации. В отдельных случаях такая передача обязательства по выплате средств невозможна, и должник обязан исполнить его самостоятельно — например, если в соглашении между сторонами прямо прописано, что его сторона не вправе передавать обязанность по уплате долга третьему лицу.

Если же такого условия нет, как и отсутствуют законодательные препятствия для передачи долга, компания вправе попросить третье лицо — фактического плательщика — перечислить долг за нее. В таких ситуациях, как правило, у этого третьего лица имеется неисполненное обязательство перед должником, и оно его гасит таким образом.

То есть в этих отношениях фактически есть три стороны:

• первоначальный должник;
• кредитор или получатель денег;
• фактический плательщик.

Например, компания А, должник, — лицо, на котором обязанность по уплате лежит первоначально, имеет задолженность перед компанией Б, кредитором, в размере 100 000 рублей. При этом компания В — фактический плательщик — имеет задолженность перед компанией А в размере 150 000 рублей. Компания А направляет в компанию В заявление о переводе денег в другую организацию, компания В перечисляет получателю 100 000 рублей — и эти деньги из ее долга перед компанией А списываются, оставшийся долг составляет 50 000 рублей.

Кто, кому и в какие сроки направляет письмо

Переписка между участвующими в таких отношениях субъектами состоит из следующих этапов:

1. Должник направляет третьему лицу письмо с требованием оплатить долг Кредитору.
2. Это лицо, в свою очередь, направляет Кредитору деньги и уведомление об оплате за должника.
3. Кредитор, получив деньги, вправе дополнительно самостоятельно запросить у компании, перечислившей их, подтверждение того обстоятельства, что эти средства — это оплата долга Должника.
4. Должник вправе дополнительно направить Кредитору уведомление о том, что его обязанность за него выполнит другая компания.

Содержание обращений

Нормативно не утвержден ни образец, как написать письмо об оплате за другую фирму, ни образец поручения оплаты другой организации. Каждая компания вправе разработать свою форму и пользоваться ею в подобных случаях или каждый раз излагать суть в свободной форме.

В тексте обращения с просьбой перечислить деньги следует указать:

• наименование всех трех сторон — первоначального должника, фактического плательщика и получателя денег;
• обязательство плательщика перед должником, которое он погасит, заплатив третьему лицу;
• сумму перевода;
• реквизиты получателя, на которые необходимо перечислить деньги;
• требования к оформлению платежа — например, что следует указать в «Назначении платежа»;
• при необходимости — требование направить копию платежного поручения по факту перечисления денег и срока его предоставления;
• дату составления;
• подпись уполномоченного сотрудника — как правило, это руководитель организации.

В тексте уведомления о перечислении денег за третье лицо, которое фактический плательщик направляет кредитору, следует указать:

• наименования всех участников;
• перечисленную сумму;
• основание возникновения обязательства;
• реквизиты обращения, которым другая компания попросила перечислить деньги;
• дату составления;
• подпись уполномоченного сотрудника.

Образцы обращений

Незаполненный образец письма об оплате за другого контрагента от плательщика кредитору:

Образец письма об оплате за третье лицо кредитору:

Незаполненный образец письма с просьбой оплатить счет за другую организацию от должника:

Образец письма поручения об оплате третьему лицу от должника:

Что еще нужно, чтобы не было претензий у налоговиков

Чтобы ни у кого из действующих лиц не возникло проблем с налоговиками, каждому из них следует сохранять пакет документов по состоявшейся оплате.

Если говорить о том, какие нужны документы для оплаты за третье лицо фактическому плательщику, то это:

• обращение с просьбой оплатить его долг;
• платежное поручение с указанием назначения платежа.

Кредитору важно сохранить:

• заявление от плательщика с указанием на то, что он гасит долг за третье лицо;
• уведомление от должника с информацией о том, что он передал обязанность по уплате;
• платежное поручение с отметкой банка;
• соглашение с первоначальным должником, на основании которого возник долг.

Первоначальный должник сохраняет:

• копии писем плательщику с просьбой погасить долг и кредитору с уведомлением о том, что платит третье лицо;
• копию платежного поручения с отметкой банка, подтверждающего перевод денег;
• соглашение с кредитором, на основании которого возник долг.