Информационно справочные документы состав реквизитов

5.1 Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными актами органов местного самоуправления.

Изображение герба (Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) муниципального образования) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.2 Эмблема организации, разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках: документов федеральных органов государственной власти (за исключением случаев, предусматривающих использование изображения Государственного герба Российской Федерации), территориальных органов федеральных органов государственной власти, государственных и негосударственных организаций. Изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.3 Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном законодательством порядке, воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа или слева на уровне наименования организации — автора документа (допускается захватывать часть левого поля).

Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.

5.4 Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода.

Пример

5.5 Наименование организации — автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах (уставе или положении). Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением).

Над наименованием организации — автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

5.6 Наименование структурного подразделения — автора документа (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений (органов) в соответствии с локальными нормативными актами и указывается под наименованием организации.

5.7 Наименование должности лица — автора документа используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием организации или наименованием территории (края, области, автономной области и др.), если документ издает руководитель органа власти субъекта Российской Федерации, муниципального образования. Наименование должности лица — автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.

5.8 Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.

В состав справочных данных, за исключением бланков документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, включаются: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).

5.9 Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности) (см. рис. В.6).

5.10 Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа записывается в последовательности — день месяца, месяц, год — одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.

5.11 Регистрационный номер документа — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

5.12 Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.

5.13 Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения. Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.

5.14 Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Пример

5.15 Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указывается в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица.

Пример

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

Пример

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения.

Пример

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.

Пример

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.

Пример

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации адресат указывается обобщенно.

Пример

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)».

Пример

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234.

Пример

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовый адрес.

Пример

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).

Пример

5.16 Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Пример

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера.

Пример

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указываются наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).

Пример

5.17 Заголовок к тексту — краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?»):

приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;

приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания;

письмо (о чем?) о предоставлении информации.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центруется относительно самой длинной строки.

Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 — 5 строк.

5.18. Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. В органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных учреждениях республик наряду с государственным языком Российской Федерации могут употребляться государственные языки республик. В деятельности государственных органов, организаций, предприятий и учреждений Российской Федерации используются государственный язык Российской Федерации, государственные языки республик и иные языки народов Российской Федерации.

(в ред. Изменения N 1, утв. Приказом Росстандарта от 14.05.2018 N 244-ст)

(см. текст в предыдущей редакции)

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

— наименование вида документа, наименование организации — автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;

— наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю»).

В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («коллегия… постановляет», «собрание… решило»).

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции…», «в состав управления входят…», «комиссия провела проверку…»).

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

В деловых (служебных) письмах используются формы изложения:

— от первого лица множественного числа («просим направить…», «представляем на рассмотрение…»);

— от третьего лица единственного числа («министерство не возражает…», «общество считает возможным…»);

— от первого лица единственного числа («считаю необходимым…», «предлагаю рассмотреть…»), если письмо оформлено на должностном бланке.

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

В деловых (служебных) письмах могут использоваться:

— вступительное обращение:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый господин Прохоров!

Уважаемая госпожа Захарова!

Уважаемый Николай Петрович!

Уважаемая Ольга Николаевна!

Уважаемые господа!

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

— заключительная этикетная фраза:

С уважением, …

(Измененная редакция, Изм. N 1).

5.19 Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах — приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:

— если приложение названо в тексте:

— если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения:

— если приложение (приложения) сброшюровано:

— если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

— если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

— в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: … (приложение) или … (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: … (приложение N 2);

— на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Пример

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.

Пример

5.20 Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

— на первом листе документа (если документ имеет титульный лист — на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);

— на последнем листе документа под текстом;

— на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.

Пример

Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указывают: вид документа, организацию — автора документа, дату и номер письма.

Пример 1

Пример 2

5.21 Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.

Пример

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Пример

В организациях, применяющих системы электронного документооборота, согласование может проводиться в электронной форме согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1.

В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.

По усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений.

5.22 Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Пример

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Допускается центровать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Пример

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

Пример

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.

Пример

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Пример

В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии.

Пример

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением).

Пример

или

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

5.23 Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

Пример

5.24 Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

5.25 Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, на оборотной стороне внизу слева.

Пример

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

5.26 Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Пример

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N … за … год») и заверяется печатью организации.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

5.27 Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

5.28 Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости — срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.

Пример

5.29 Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа.

5.30 Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.

Пример

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.

Занятие № 3.

Тема: Системы документационного обеспечения управления.

План:

1. Организационные документы

2. Распорядительные документы

3. Информационно-справочные документы

4. Документы по личному составу

Вопрос 1.

Организационные документы – комплекс взаимосвязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководителей и специалистов предприятия.

Организационные документы представлены уставами, положениями, инструкциями, правилами.

Особенности организационных документов:

• являются внутренними документами, так как для их разработки и введения в действие не требуется участия сторонних организаций, достаточно решения руководства или других должностных лиц того предприятия, деятельности которого эти документы касаются;

• являются сложными документами по своему содержанию;

• имеют значительный объем;

• имеют длительный срок действия, перерабатываются лишь в случаях реорганизации, развития нового направления в деятельности предприятия;

• являются обязательными для исполнения всеми сотрудниками.

Состав организационных документов определен Общероссийским классификатором управленческой документации ОКУД-93. К ним отнесены следующие документы, имеющие отношение к коммерческой деятельности:

• документация по созданию организации, предприятия (договор об аренде, заявление на государственную регистрацию, положение о структурном подразделении, протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива предприятия о создании, протокол общего собрания членов кооператива об утверждении устава, свидетельство о регистрации, устав, учредительный договор и другие);

• документация по реорганизации организации, предприятия (приказ о реорганизации, протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива о реорганизации, решение Совета директоров (Правления) о реорганизации);

• документация по ликвидации организации, предприятия (акт о ликвидации, приказ о ликвидации и создании ликвидационной комиссии, протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива о ликвидации и другие);

• документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия (договор на производство работ, оказание услуг; должностная инструкция; положение о структурном подразделении; правила внутреннего трудового распорядка; структура и штатная численность; штатное расписание).

Организационные документы представлены уставами, положениями, инструкциями и правилами.

Устав – свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления или хозяйственной деятельности.

Уставы предприятий, учреждений, организаций утверждаются вышестоящими органами (министерствами, администрацией субъектов федерации), устав юридического лица утверждается его учредителями (участниками) и подлежит государственной регистрации в установленном порядке.

Устав относится к обязательным учредительным документам при создании негосударственных коммерческих организаций. Общие требования к порядку его составления, оформления и содержания даны в части первой Гражданского кодекса Российской Федерации. Структура текста устава меняется в зависимости от его разновидности. Устав организации включает: общие положения; цели и задачи; права; деятельность; имущество; управление; правила реорганизации и ликвидации.

Положение – правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (службы). Основой для разработки положения является Устав.

Разновидности положений: положение об организации; положение о структурном подразделении; положения о коллегиальных и совещательных органах как руководящих (совет директоров, правление), так и специализированных (ученый совет, педсовет, научно-технический совет и др.); положения о временных органах (совещания, комиссии, советы).

Положение об организации – правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности. На основании положения действуют государственные и муниципальные некоммерческие организации, действующие за счет средств бюджета. В первую очередь это органы власти и управления. На основании положений действуют также филиалы коммерческих и некоммерческих организаций, их отделения, представительства.

Положение о структурном подразделении – документ, в котором определяются: порядок создания (образования) подразделения; правовое положение подразделения в структуре организации; структура подразделения; задачи, функции, права и ответственность подразделения; порядок взаимодействия подразделения с иными структурными единицами организации.

Положения о коллегиальных и совещательных органах как руководящих (совет директоров, правление), так и специализированных (ученый совет, педсовет, научно-технический совет и др.) также носят нормативный характер и определяют состав, порядок формирования, компетенцию, порядок работы, права и ответственность коллегиальных и совещательных органов.

Положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах) создаются на период действия такого органа. Структура текста нормативно не закреплена. Утверждается органом, в компетенцию которого входит создание временного органа.

Правила – документ, устанавливающий определенный порядок и единообразие при осуществлении какой-либо деятельности, определяющий, как и в какой последовательности должна вестись работа на том или ином участке.

Правила внутреннего трудового распорядка – организационный документ, в котором отражаются следующие вопросы: 1) организация работы предприятия; 2) взаимные обязанности работников и администрации; 3) предоставление отпусков; 4) командирование сотрудников; 5) внутри-объектный режим.

Правила составляются на бланке предприятия, согласовываются путем обсуждения на собрании работников предприятия, визируются юристом и утверждаются руководителем предприятия. Отраслевые правила – правила, которые относятся к одной отрасли. Например, Правила бытового обслуживания населения.

Инструкция – правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц.

Виды инструкций: инструкция по делопроизводству организации; должностная инструкция; другие.

Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) – нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в учреждении: правила, приемы, этапы создания документов, порядок работы с ними, основополагающие организационные моменты. Начинается инструкция, как правило, разделом «Общие положения», в котором указываются цели ее издания, области распространения, порядок пользования и другие сведения общего характера. Текст инструкции должен содержать четкие формулировки с распорядительными словами типа «должен», «имеет право», «рекомендуется», «запрещается» и т. д. Текст инструкции излагается от третьего лица или в безличной форме. На каждого работника учреждения (организации) составляется должностная инструкция.

Должностная инструкция – организационный документ длительного или постоянного срока действия, в котором определены научно-технические, финансовые стороны деятельности должностных лиц.

Текст должностной инструкции обычно состоит из следующих частей: 1) общие положения; 2) функциональные обязанности работника; 3) права работника; 4) ответственность работника; 5) режим работы.

Структура и штатная численность – организационный документ, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. Данный документ составляется на бланке предприятия, подписывается заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Изменения в структуру и штатную численность вносятся приказом руководителя предприятия. Образец документа представлен на рис. 1.

Штатное расписание – документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы.

Штатное расписание оформляется на бланке предприятия, указываются перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы. Подписывается штатное расписание заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации.

Реквизиты организационных документов:

1) постоянные реквизиты: эмблема организации; наименование организации; наименование вида документа (УСТАВ, ПОЛОЖЕНИЕ);

2) переменные реквизиты: дата; регистрационный номер; место составления или издания документа; заголовок; текст документа; отметка о наличии приложения; подпись; гриф согласования или визы согласования; гриф утверждения; оттиск печати.

Вопрос 2.

Одна из форм исполнительно-распорядительной деятельности организаций, учреждений, предприятий – издание распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления.

Распорядительные документы – совокупность правовых актов, в которых фиксируются решение органов государственной власти, органов местного самоуправления, должностных лиц по административным и организационным вопросам.

В зависимости от порядка разрешения вопросов (принятия решений) распорядительные документы делятся на распорядительные документы, издаваемые коллегиально и распорядительные документы, издаваемые при единоличном принятии решений.

Распорядительные документы, издаваемые коллегиально, издаются на основе решений, принимаемых совместно группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т. п.). При коллегиальном принятии решений издаются постановления.

Распорядительные документы, издаваемые при единоличном принятии решений – приказы, распоряжения, указания. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения. На основе единоличного принятия решений действуют: федеральные министерства, администрации субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, исполнительные руководители организаций, учреждений, предприятий, фирм: генеральный директор, директор, исполнительный директор, председатель правления.

Стадии подготовки распорядительных документов: изучение существа вопроса; подготовка проекта документа; стадия обсуждения (для постановлений и решений); принятие документов на заседании коллегиального органа (для постановлений и решений); согласование документа, подписание.

Приказ – правовой акт, распорядительный документ, представляющий собой решение единоличного органа управления организацией (руководителя организации), издаваемый в целях разрешения оперативных внутренних вопросов деятельности данной организации. Он издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных подразделений, утверждения положений, инструкций, правил и тому подобных документов, требующих утверждения, организации, предприятия, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т. д. Посредством приказа руководитель ставит перед работниками основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов.

Бывают приказы по основной деятельности и по личному составу.

Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия.

Пример приказа по основной деятельности представлен на рис. 2.

Приказ по личному составу – правовой акт, издаваемый по вопросам регулирования трудовых правоотношений граждан с администрацией предприятия. Приказы по личному составу документируют процесс движения кадров в организации.

Приказы по основной деятельности оформляются на бланках предприятия. Постоянные реквизиты бланка приказа – наименование организации, наименование вида документа. К основным переменным реквизитам бланка приказа относятся: дата, регистрационный номер, место составления или издания документа, заголовок, текст, подпись, визы.

Заголовок приказа отвечает на вопрос «О чем?». В заголовке к тексту приказа пишут: «О приеме на работу», «Об увольнении», «О поощрении» и т. п.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части указываются основания или причины составления документа (она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение»). Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

В распорядительной части излагаются решения, распоряжения, предложения, мнения, выводы, просьбы. Распорядительная часть начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», которое указывается прописными буквами всегда на отдельной строке от границы левого поля. После слова «ПРИКАЗЫВАЮ» ставится двоеточие.

Текст приказа может состоять из одной фразы, тогда в первой ее части указывается основание или причина создания документов, во второй – решение, распоряжение, просьба. Если же содержание документа не нуждается в пояснении и обосновании, текст может содержать одну заключительную часть: приказы – распорядительную часть без констатирующей.

Сплошной связный текст документа может быть составлен на основе трафарета, содержащего постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации. Приказ вступает в силу с момента подписания.

Выписка из приказа – документ, содержащий те же реквизиты, что и приказ, но из распорядительной части текста берется только тот пункт, который необходим. Если документ выдается для предоставления в другое учреждение, то копия удостоверяется печатью организации.

Распоряжение – документ, издаваемый единолично руководителем организации (структурного подразделения) по текущим вопросам (производственным, административным, кадровым и др.) деятельности организации, по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов и иных распорядительных актов.

Подготовка и оформление распоряжений производится аналогично порядку подготовки и оформления приказов, только констатирующая часть завершается словами «Обязываю», «Предлагаю».

Указание – распорядительный документ по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, поручений и т. п.

Указание оформляется на общем бланке или бланке указания (если он был спроектирован ранее). Указание подписывает руководитель фирмы или его заместители в пределах компетенции. Указания оформляются аналогично приказу. Отличия заключаются в следующем: а) наименование вида документа – УКАЗАНИЕ; б) распорядительная часть начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ».

Постановление – правовой акт, применяемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм и правил.

В констатирующей части Постановления описывается состояние рассматриваемого вопроса. Распорядительная часть начинается со слова «ПОСТАНОВЛЯЕТ», перед ним указывается название коллегиального органа. Эта часть содержит перечень мероприятий с указанием сроков выполнения и служебных лиц, ответственных за их своевременное исполнение, а также тех, кому поручен контроль за выполнением Постановления.

Решения – документ, принимаемый коллегиальным совещательным органом (собрание акционеров, советом директоров и др.) в целях разрешения производственных задач, вопросов, входящих в компетенцию данного органа. Данный документ подписывают все присутствующие.

Текст состоит из констатирующей и распорядительной части. В констатирующей части излагаются причины издания документа. В распорядительной части указывают наименование органа, принимающего решение, затем слово «РЕШИЛ» на отдельной строке. Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт строится по схеме: действие – исполнитель – срок исполнения. Решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа. Дата решения – дата проведения заседания коллегиального органа.

Вопрос 3.

Информационно-справочные документы – это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов.

Виды информационно-справочных документов: докладная записка; объяснительная записка; справка; протокол; акт; факсы; служебные письма.

Для создания информационно-справочных документов применяют общий бланк. В состав постоянных реквизитов информационно-справочных документов входят: наименование организации; наименование вида документа; тест документа; дата и номер документа; место составления. Переменные реквизиты зависят от вида информационно-справочных документов.

Докладная записка – это информационно-справочный документ, адресованный руководителю вышестоящей или данной организации, содержащий обстоятельное изложение вопроса с выводами и предложениями составителя.

Виды докладных записок:

1) по содержанию: инициативные; информационные; отчетные;

2) в зависимости от местонахождения адресата: внутренняя докладная записка; внешняя докладная записка.

Инициативные докладные записки составляются по личной инициативе составителя с целью побуждения адресата к принятию определенных действий. Информационные докладные записки составляются регулярно, например, еженедельно или ежемесячно, чаще всего по указанию руководителя. Они содержат информацию о ходе работы, о деталях или методах выполнения работы. Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, ее этапа, выполнение указаний, распоряжений.

Внутренняя докладная записка создается по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя с целью повысить эффективность деятельности организации и представляется руководителю подразделения или организации. Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации. Внутренняя докладная записка оформляется на чистых листах формата А 4 рукописным способом. Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке организации машинописным способом.

Реквизиты докладной записки: наименование организации – автора документа (внутренняя записка – наименование структурного подразделения); адресат (внутренняя записка – наименование должности, инициалы, фамилия (в дательном падеже)); регистрационный номер; наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА); заголовок к тексту; текст; отметка о наличии приложения (в случае необходимости); дата (дата ее подписания); подпись руководителя (внутренняя записка – подпись составителя); отметка об исполнении и направлении документа в дело.

Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой части сообщаются факты, послужившие поводом для составления документа, а во второй – излагаются конкретные выводы, просьбы и предложения. Текст докладной записки может состоять и из трех частей. В этом случае в первой части (констатирующей) будут излагаться причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части — анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, а в третьей части – выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринять, по мнению составителя докладной записки. Докладная записка может быть представлена в текстовом и табличном вариантах или их сочетании.

Оформляется докладная записка в двух экземплярах (первый – адресату, второй – в дело). На докладной записке ставится резолюция руководителя.

На рис. 3 представлен пример докладной записки.

Объяснительная записка – это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета) или действие какого-либо события, факта, поступка предъявляемый руководителю.

В отличие от докладных записок объяснительные записки чаще всего не содержат выводов и предложений автора. Текст объяснительной записки должен содержать описание фактов или событий, послуживших поводом к ее написанию, подробное объяснение происшествия, доводы и аргументы, которые могут оправдать (или смягчить) проступок работника или подтвердить какие-то факты.

Виды объяснительных записок по содержанию:

1) записки–приложения к основному документу бывают, как правило, к плану, отчету, которые объясняют и дополняют их;

2) записки, в которых объясняются причины поведения, поступка, ситуации, составляются отдельными работниками и подписываются составителем.

Реквизиты объяснительной записки: наименование организации (если подписывает руководитель); наименование структурного подразделения (если подписывает составитель); наименование вида документа (ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА); дата документа (дата составления); регистрационный номер документа; заголовок к тексту (в предложном падеже, начиная с предлога «О» или «Об»); адресат (указывается должность, инициалы и фамилия руководителя, которому направляется документ); текст документа (описание фактов, послуживших поводом к написанию документа, а также аргументы, объясняющие происшествие); подпись автора.

Справка – информационно-справочный документ, подтверждающий какие-либо факты или события.

Реквизиты справки: наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения, выдавшего справку); наименование вида документа (справка); дата; регистрационный номер (порядковый номер документа, оформляется одновременно с датой); место составления (для внешней справки); адресат (указывается только на справках информационного характера, в справках личного характера адресат указывается в тексте, поэтому специально этот реквизит не указывается); заголовок к тексту; текст (состоит из двух частей, в первой – излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй – приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса); подпись; оттиск печати (для справки биографического и финансового характера).

Виды справок: Справки, описывающие и подтверждающие факты или события в производственной деятельность организации составляют по указанию вышестоящей организации или руководителя организации для информации о выполнении планов, заданий, поручений. Их представляют в установленные сроки.

Текст такой справки состоит их двух частей. В первой части справки излагаются факты, послужившие поводом к написанию, во второй – приводятся конкретные данные. Выводов и предложений в справке не приводят. Это отличает ее от докладной записки. Справки, составленные для руководителя организации, подписывает составитель, составленные по указанию вышестоящей организации, подписывает руководитель учреждения.

Справки финансового характера подписывает и главный бухгалтер учреждения.

Справки, выходящие за пределы учреждения, оформляют на общем бланке формата А 4, а внутренние – на чистом листе бумаги, но с теми же реквизитами. Датой справки является дата ее подписания. Адресат оформляют как и на других документах, но не указывают почтовый адрес.

Справки, удостоверяющие юридические факты – справки, подтверждающие место работы, учебы, занимаемую должность, место проживания, их выдают по запросам заинтересованного лица или учреждения. Это наиболее многочисленная и ежедневная составляемая группа справок. Как правило, при составлении таких справок применяют унифицированные трафаретные бланки формата А5.

Протокол – это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.

Для оформления протоколов используют общий бланк, на котором указывают наименование вида документа: ПРОТОКОЛ.

38

Реквизиты протокола:

1) постоянные: эмблема организации; наименование организации; на-именование вида документа (ПРОТОКОЛ);

2) переменные: дата (дата принятия решения); регистрационный номер (номер протокола); место составления или издания документа (место; где состоялось заседание); заголовок (протокол заседания методического совета; собрания акционеров; заседания совета директоров; совещания экспертной комиссии); текст; отметка о наличии приложения; подписи (подписывают протокол председатель и секретарь); гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению); отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Структура текста протокола: вводная часть и основная часть.

Структура вводной части протокола:

— Председатель (указывают фамилию и инициалы председателя).

— Секретарь: указывают фамилию и инициалы секретаря.

— Присутствовали: перечисляют в алфавитном порядке членов коллегиального органа, присутствующих на заседании, с указанием их должности, фамилии и инициалов или указывают их количество и дают ссылку на приложение, в котором они перечислены.

— Приглашенные: перечисляют в алфавитном порядке приглашенных на заседание (не членов данного коллегиального органа) с указанием их должности (с наименованием организации), фамилии и инициалов или указывают их количество и дают ссылку на приложение, в котором они перечислены.

— Повестка дня. Пункты повестки дня нумеруются арабскими цифрами. Содержание пункта «повестка дня» отвечает на вопрос «О чем?» и имеет предлог «О» или «Об». В каждом пункте повестки дня с новой строки указывается должность, фамилия и инициалы докладчика или основного выступающего. Вопросы, включаемые в повестку дня, располагают в определенном порядке: на первое место выносятся вопросы, по которым больше приглашенных; остальные вопросы располагаются по мере убывания их сложности.

Структура основной части протокола.

Основная часть фиксирует ход заседания по схеме: «СЛУШАЛИ –ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ». Содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. Каждый раздел состоит из трех частей: «СЛУШАЛИ»; «ВЫСТУПИЛИ»;«ПОСТАНОВИЛИ» (или «РЕШИЛИ»).

Виды протоколов по полноте освещения хода обсуждения вопросов: полные, краткие; сокращенные.

В полном протоколе подробно документируется весь ход обсуждения вопросов и принятия решений, дается содержание выступлений, то есть ход обсуждения вопроса, какие вопросы вносились и кто вносил.

Краткий протокол – это документ, который фиксирует: обсуждавшиеся на заседании вопросы; фамилии докладчиков; принятые решения. Часть «ВЫСТУПИЛИ» в кратком протоколе отсутствует. Рекомендуется такой протокол в случаях: когда заседание стенографируется, доклады и тексты будут представлены секретарю, или тогда, когда ведется протокол заседаний оперативного характера.

Сокращенная форма протокола используется в том случае, если в повестке дня заседания (совещания) только один вопрос. В этом случае раздел «Повестка дня» не оформляется. После указания председателя, секретаря, состава присутствующих и приглашенных формулируется обсуждаемый вопрос и далее оформляется раздел «СЛУШАЛИ».

Если необходимо проинформировать партнера о решениях, принятых относительно совместной деятельности, то есть сообщить часть информации, содержащейся в подлиннике документа, оформляют выписку из протокола. Пример оформления протокола представлен на рис. 4.

Выписка из протокола – это абсолютно точное воспроизведение части документа с обязательным указанием даты, регистрационного номера, места составления и заголовка к тексту протокола. Далее с указанием номера вопроса по повестке дня приводится содержание соответствующего раздела. Обязательны части «СЛУШАЛИ» и «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»). Часть «ВЫСТУПИЛИ» приводится в случае необходимости.

Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же составляет заверительную надпись. Она состоит из слова «Верно», указания должности лица, заверяющего выписку, его личной подписи, фамилии, инициалов и даты. Если выписка из протокола выдается для представления в другую организацию, то она заверяется печатью. В реквизите «Подпись» указываются должности и расшифровки подписей работников.

Акт – это справочно-информационный документ, составленный одним или несколькими лицами, который подтверждает установленные факты и события.

Составлять акты имеют право как постоянно действующие, так и специально назначенные приказом руководителя организации комиссии. В некоторых случаях акт может быть составлен одним лицом, уполномоченным организацией, осуществляющей контрольные и/или надзорные функции. Например, единолично имеют право составлять акты налоговый инспектор, санитарный инспектор, пожарный инспектор.

Реквизиты акта:

1) постоянные: эмблема организации; наименование организации; наименование вида документа (АКТ);

2) переменные: дата (должна соответствовать дате актируемого события); регистрационный номер; место составления или издания документа; заголовок; текст; отметка о наличии приложения (заполняется при необходимости); подписи председателя и членов комиссии.

Структура текста акта: вводная часть; констатирующая часть; выводы.

Вводная часть текста включает: основание для работы комиссии (название документа, на основании которого проводится проверка, даты и номера этого документа); состав комиссии (должность, фамилию и инициалы каждого); перечень приглашенных работников; перечень присутствующих лиц (работников, которых непосредственно касается проводимая проверка).

Констатирующая часть текста акта включает: дату или период времени, в течение которого происходило заактированное событие; цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта; описание установленных фактов, методов, которыми велась проверка, ее результатов.

Выводы или заключительная часть акта может содержать: заключения, выводы, рекомендации, предложения комиссии. Однако комиссия может ограничиться только выводами, сделанными на основании проведенной проверки. Заключительная часть может отсутствовать, если члены комиссии примут решение ограничиться констатацией фактов.

Количество экземпляров акта определяется наличием заинтересованных в этом документе организаций и должностных лиц или нормативным документом, регламентирующим его составление. Если в этом есть необходимость, указывают количество экземпляров акта и их местонахождение. Пример оформления акта представлен на рис. 5.

Деловые письма – информационно-справочные документы, которые служат средством обращения между учреждениями и частными лицами.

Письма являются самым распространенным способом обмена информацией и составляют большую часть входящих и исходящих документов любого предприятия.

Виды писем

1) по тематическому признаку:

• деловые письма (письма, оформляющие организационные, экономические, правовые, финансовые и другие виды деятельности организаций: письмо-просьба, письмо-подтверждение, письмо-напоминание, гарантийное письмо и т. д.);

• коммерческие письма (письма, составляемые при заключении и выполнении контрактов, при решении вопросов покупки и продажи, сбыта и снабжения);

2) по функциональному признаку:

• письма, требующие ответа (просьба, требование, обращение, предложение, запрос, представление);

• письма, не требующие ответа (предупреждение, напоминание, приглашение, подтверждение, отказ, извещение, сопроводительное письмо, гарантийное письмо; информационное письмо; рекламное письмо);

3) по структурному признаку:

• регламентированные письма (письма, решающие вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализующиеся в виде стандартных текстов);

• нерегламентированные письма (письма, имеющие авторский текст, реализующийся в виде формально-логического или этикетного текста: инструктивные письма; рекомендации; письма-объявления и т. д.);

4) по признаку адресности:

• обычные письма (письма, адресованные одному конкретному получателю);

• циркулярные письма (письма, направленные из одного источника в несколько адресов, как правило, подчиненных организаций);

5) по форме отправления:

• конвертные;

• электронные;

• факсовые.

Реквизиты писем:

1) постоянные: эмблема организации; наименование организации; справочные данные об организации; код юридического лица в общероссийском классификаторе предприятий и организаций;

2) переменные: дата; регистрационный номер; ссылка на регистрационный номер и дату документа (если письмо является ответным); адресат; заголовок; текст; отметка о наличии приложения (при необходимости); подпись; отметка об исполнителе (резолюция, которая включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату).

Структура текста делового письма включает: вступление, основную часть, заключение. Вступительная часть содержит: ссылку на документ, его отдельные пункты, послужившие основанием для составления письма; констатацию факта, в ней указываются цель (причина) составления письма. При ссылке на документ указываются его данные в следующей последовательности: наименование вида документа, автор, дата, регистрационный номер документа, заголовок. В основной части излагается описание события, сложившейся ситуации, их анализ и приводимые доказательства.

Заключение письма представляет собой выводы в виде просьб, предложений, мнений, отказов, напоминаний и т. д. Допускается текст письма, состоящий из одной-двух частей: вступления и заключения.

Этапы подготовки и составления писем: изучение существа вопроса; подготовка и написание проекта текста письма; согласование проекта письма; подписание письма руководителем; регистрация письма; отправка письма.

Особенности различных видов писем

1. Информационное письмо – деловое письмо, цель которого своевременно информировать другое предприятие или заинтересованное лицо о свершившемся факте или каком-либо мероприятии.

2. Сопроводительное письмо – деловое письмо для сообщения адресату о направлении каких-либо документов, материальных ценностей (отсылка контрактов, каталогов, образцов изделий).

3. Гарантийное письмо – деловое письмо, цель которого, подтверждение определенных обязательств, обещаний, условий по каким-либо сделкам.

4. Письмо-предложение (оферта) – заявление продавца, экспортера о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий.

5. Письмо-просьба – деловое письмо, цель которого – получение информации, услуг, товаров, инициирование определенных действий, необходимых организации-автору.

6. Письмо-ответ – деловое письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу, письмо-запрос или предложение. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).

7. Письмо-подтверждение – деловое письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, ранее достигнутые договоренности, намерения и т. п.

8. Письмо-требование (рекламация, претензия) – деловое письмо, цель которого – изложение претензий к качеству товара и оказываемых услуг, срокам поставки, платежу и тому подобному и требование возмещения убытков.

Вопрос 4.

Документы по личному составу – совокупность документов, которые регламентируют отношения работодателя и сотрудников организации.

Перечень документов по личному составу: заявления о приеме, увольнении, переводе; трудовые договора; приказы по личному составу; трудовые книжки; личные карточки; личные дела; лицевые счета по заработной плате.

Заявление – документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска.

Реквизиты заявления: адресат (кому адресуется заявление); заявитель; место проживания заявителя; наименование вида документа (заявление); текст; подпись; дата составления.

Согласие на прием нового работника дает будущий непосредственный руководитель. Свое согласие он выражает визированием письменного заявления претендента.

Трудовой договор – соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя.

В трудовом договоре в обязательном порядке указываются:

• фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя, заключивших трудовой договор;

• сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя – физического лица;

• идентификационный номер налогоплательщика (для работодателей, за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями);

• сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;

• место и дата заключения трудового договора.

Реквизиты трудового договора, придающие ему юридическую силу: наименование организации; наименование вида документа; дата; регистрационный номер; место заключения договора; текст; подписи; оттиск печати.

Личная карточка – документ, служащий для анализа состава и учета движения работников предприятия. Карточка состоит из 4 страниц формы Т-2.

Первая и вторая страницы заполняются при поступлении гражданина на работу и содержат блок общих сведений о работнике: основные поисковые направления (номер карточки, табельный номер работника, алфавит и т.п.); анкетно — биографические данные; общее образование; образование по профессии; динамику трудовой деятельности; стаж работы; состав семьи, паспортные данные и т. п.

Третья и четвертая страницы формы № Т-2 заполняются в процессе работы гражданина в данной организации и включают зоны: сведения о воинском учете; прием на работу, назначения, перемещения; повышение квалификации; профессиональная переподготовка; аттестация; поощрения, награды; навыки работы (вне специальности); отпуска; отметка об увольнении.

Личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Трудовое законодательство не регламентирует состав личного дела. Каких-либо требований, предъявляемых к заполнению личного дела, законодательство не предусматривает. Более того, ведение личного дела работника не является обязательным. Однако личные дела дают возможность кадровой службе организации своевременно учитывать все документы о работнике, которые можно использовать для определения направления карьеры и профессионального роста работника, своевременного предоставления льгот и гарантий.

Состав личного дела определяется локальным нормативным актом организации. Традиционно к документам, которые включаются в состав личного дела, относятся: внутренняя опись документов дела; анкета или личный листок по учету кадров; дополнение к личному листку по учету кадров; автобиография; копия документа об образовании, копия трудового договора; копия приказа о приеме на работу; копии приказов о переводе; документы, подтверждающие изменения анкетно-биографических данных; аттестационные документы; представления к переводам; копии приказов о поощрениях и налагаемых на работника взысканиях; другие характеризующие работника документы.

Трудовая книжка – основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе.

Основными нормативными документами, регламентирующими работу по ведению трудовых книжек являются:

1. Трудовой кодекс РФ

2. Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»

3. Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

По общему правилу работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной (ст. 66 ТК РФ). Таким образом, получается, что, если по каким-либо причинам работник проработал у работодателя менее пяти дней, запись в трудовую книжку работника делать не нужно.

Пример оформления записи о приеме на работу в трудовой книжке:

№ записи	Дата	Сведения о награждениях (поощрениях)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
число	месяц	год
				Открытое акционерное общество «Дом» (ОАО «Дом»)
1.	22	04	2014	Принята на должность инженер-технолог в плановый отдел.	Приказ № 135 от 22.04. 2014

Пример оформления записи о переводе работника на другую работу:

№ записи	Дата	Сведения о приеме на работу, переводе на другую работу, квалификации, увольнении ( с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
число	месяц	год
				Общество с ограниченной ответственностью «Сарацин» (ООО «Сарацин»)
1.	15	03	2014	Принята на должность секретаря в канцелярию	Приказ № 124 от 15.03.2014
2.	25	04	2014	Переведена на должность специалиста по кадрам в отдел кадров	Приказ № 156 от 25.04.2014

Пример оформления записи об увольнении по собственному желанию:

№ записи	Дата	Сведения о приеме на работу, переводе на другую работу, квалификации, увольнении ( с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
число	месяц	год
				Общество с ограниченной ответственностью «Сарацин» (ООО «Сарацин»)
2.	30	09	2014	Уволена по собственному желанию, п.3 ст. 77 Трудового кодекса РФ	Приказ № 145 от 30.09.2014
				Подпись руководителя, гербовая печать

Пример оформления записи об увольнении работника в связи с уходом на пенсию по возрасту:

№ записи	Дата	Сведения о приеме на работу, переводе на другую работу, квалификации, увольнении ( с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
число	месяц	год
				Общество с ограниченной ответственностью «Сарацин» (ООО «Сарацин»)
2.	30	09	2014	Уволена по собственному желанию в связи с уходом на пенсию по возрасту, ст. 77 Трудового кодекса РФ Подпись руководителя, гербовая печать	Приказ № 145 от 30.09.2014

Пример оформления записи об увольнении в связи со смертью работника:

№ записи	Дата	Сведения о приеме на работу, переводе на другую работу, квалификации, увольнении ( с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
число	месяц	год
				Общество с ограниченной ответственностью «Сарацин» (ООО «Сарацин»)
2.	30	09	2014	Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, п. 6 ст.83 Трудового кодекса РФ	Приказ № 123 от 30.09.2014
				Подпись руководителя, гербовая печать

Пример оформления записи об увольнении в связи с появлением работника на работе в состоянии алкогольного опьянения:

№ записи	Дата	Сведения о приеме на работу, переводе на другую работу, квалификации, увольнении ( с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
число	месяц	год
				Общество с ограниченной ответственностью «Сарацин» (ООО «Сарацин»)
2.	30	09	2014	Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя ввиду появления работника на работе в состоянии алкогольного опьянения, п.6, ст.81 Трудового кодекса РФ	Приказ № 145 от 30.09.2014
				Подпись руководителя, Гербовая печать

Пример оформления записи о поощрении работника:

№ записи	Дата	Сведения о приеме на работу, переводе на другую работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
число	месяц	год
				Общество с ограниченной ответственностью «Сарацин» (ООО «Сарацин»)
17.	20	01	2014	Награждена ценным подарком за выполнение годового плана	Приказ № 13 от 20.01.2014

ПРАВИЛА

ВЕДЕНИЯ И ХРАНЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК, ИЗГОТОВЛЕНИЯ

БЛАНКОВ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ И ОБЕСПЕЧЕНИЯ ИМИ РАБОТОДАТЕЛЕЙ

I. Общие положения

1. Настоящие Правила устанавливают порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

2. Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

3. Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для работника основной.

Работодатель — физическое лицо, являющийся индивидуальным предпринимателем, обязан вести трудовые книжки на каждого работника в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Работодатель — физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.

(п. 3 в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

4. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждении за успехи в работе.

5. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

6. Трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может наряду с государственным языком Российской Федерации вестись и на государственном языке этой республики.

7. Работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.

(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

II. Ведение трудовых книжек

8, Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

9. В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:

а) фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) — на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

б) образование, профессия, специальность — на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

10. Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

11. Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.

12. С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

Форма личной карточки утверждается Федеральной службой государственной статистики.

(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

13. Трудовая книжка заполняется в порядке, утверждаемом Министерству труда и социальной защиты Российской Федерации.

(в ред. Постановлений Правительства РФ от 01.03.2008 N 132, от 25.03.2013 N 257)

14. Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора вносятся в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.

15. При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным статьей 77 Трудового кодекса Российской Федерации (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункты 4 и 10 этой статьи)), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт части первой указанной статьи.

(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

16. При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

17. При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации.

18. При прекращении трудового договора по другим основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующие статью, пункт Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.

19. При прекращении трудового договора с работником, осужденным в соответствии с приговором суда к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью и не отбывшим наказание, в трудовую книжку вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать (какой деятельностью лишен права заниматься).

20. Сведения о работе по совместительству (об увольнении с этой работы) по желанию работника вносятся по месту основной работы в трудовую книжку на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

21. В трудовую книжку по месту работы также вносится с указанием соответствующих документов запись:

а) о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом «О воинской обязанности и военной службе», а также о времени службы в органах внутренних дел, Государственной противопожарной службе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах;

(пп. «а» в ред. Постановления Правительства РФ от 19.05.2008 N 373)

б) о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

22. Соответствующие записи, внесенные в трудовую книжку лиц, освобожденных от работы (должности) в связи с незаконным осуждением либо отстраненных от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности, установленными соответственно оправдательным приговором либо постановлением (определением) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления, за отсутствием в деянии состава преступления или за недоказанностью их участия в совершении преступления, признаются недействительными. Работодатель по письменному заявлению работника выдает ему дубликат трудовой книжки без записи, признанной недействительной. Дубликат трудовой книжки выдается указанным лицам в порядке, установленном настоящими Правилами.

В трудовые книжки лиц, отбывших исправительные работы без лишения свободы, вносится по месту работы запись о том, что время работы в этот период не засчитывается в непрерывный трудовой стаж. Указанная запись вносится в трудовые книжки по окончании фактического срока отбытия наказания, который устанавливается по справкам органов внутренних дел.

При увольнении осужденного с работы в установленном порядке и поступлении его на новое место работы соответствующие записи вносятся в трудовую книжку в той организации, в которую он был принят или направлен.

23. При восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа в трудовую книжку работника вносится по последнему месту работы запись о восстановлении непрерывного трудового стажа с указанием соответствующего документа.

24. В трудовую книжку вносятся следующие сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:

а) о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;

б) о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом работодателями;

(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

в) о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.

(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

25. Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.

III. Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку. Дубликат трудовой книжки

26. Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов.

27. В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь.

28. Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации — работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.

Если неправильная или неточная запись в трудовой книжке произведена работодателем — физическим лицом, являющимся индивидуальным предпринимателем, и деятельность его прекращена в установленном порядке, исправление производится работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.

(абзац введен Постановлением Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

29. Исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены. В случае утраты такого документа либо несоответствия его фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.

Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение, а также случаев, предусмотренных пунктом 34 настоящих Правил.

30. В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается.

Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей.

В таком же порядке производится изменение записи об увольнении работника (переводе на другую постоянную работу) в случае признания увольнения (перевода) незаконным.

31. Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

32. При оформлении дубликата трудовой книжки, осуществляемом в соответствии с настоящими Правилами, в него вносятся:

а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;

(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника.

(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 №132)

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

33. При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной.

Трудовая книжка оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу.

В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.п.).

34. При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.

Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы у данного работодателя осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т.п.), а в случае их отсутствия — на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности у одного работодателя или в одной системе.

(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

Если работник до поступления к данному работодателю уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт.

(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника.

Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки.

В случае если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

IV. Выдача трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора)

35. При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в пункте 36 настоящих Правил).

(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

Если трудовая книжка заполнялась на государственном языке Российской Федерации и на государственном языке республики в составе Российской Федерации, заверяются оба текста.

Работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении.

При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок. Днем увольнения (прекращения трудового договора) в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника (прекращении трудового договора) издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной в порядке, установленном настоящими Правилами.

36. В случае если в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия.

Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки.

37. В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников.

V. Вкладыш в трудовую книжку

38. В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.

Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

39. При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша.

VI. Учет и хранение трудовых книжек

40. С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей ведутся:

(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации.

(в ред. Постановлений Правительства РФ от 01.03.2008 N 132, от 25.03.2013 N 257)

41. В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

42. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

43. Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя (в организации или у физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем) в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством Российской Федерации об архивном деле.

(п. 43 в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

44. Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

VII. Ответственность за соблюдение порядка ведения трудовых книжек

45. Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

За нарушение установленного настоящими Правилами порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

VIII. Изготовление бланков трудовой книжки и обеспечение ими работодателей

46. Изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и обеспечение ими работодателей на платной основе осуществляются в порядке, утверждаемом Министерством финансов Российской Федерации.

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее имеют соответствующую степень защиты.

47. При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение, за исключением случаев, предусмотренных пунктами 34 и 48 настоящих Правил.

48. В случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем.

Приказ по личному составу – правовой акт, который документирует процесс движения кадров в организации.

Приказами по личному составу документально оформляются: прием, перевод на другую работу, увольнение; изменение условий труда, присвоение разрядов, классности; установление размеров оплаты труда; предоставление отпусков; командирование сотрудников; наложение дисциплинарных взысканий и др. Для оформления приказа по личному составу необходимо письменное обоснование: заключенный трудовой договор; заявление работника, докладная записка, акт (например, о нарушении трудовой дисциплины), запрос на перевод работника из другой организации и др.

Приказы по личному составу оформляются и ведутся отдельно от приказов по основной деятельности организации. Кадровые приказы начинаются со слов: «ПРИНЯТЬ», «НАЗНАЧИТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ», «КОМАНДИРОВАТЬ», «ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК» и т. д.

Характеристика — это официальный документ с отзывом о служебной, общественной деятельности определенного человека. Характеристика представляет собой краткое описание трудового пути работника, его деловых и нравственных качеств, его трудовой и общественной деятельности. Характеристика в основном состоит из следующих сведений:

1. имя, отчество и фамилия сотрудника;

2. дата рождения;

3. образование, полученное сотрудником, какие учебные заведения где и когда окончил;

4. место работы, откуда предоставляется характеристика, с указанием должностей, которые занимал сотрудник за время работы в данной организации, и обязанности, которые должен был выполнять он на этих должностях;

5. отображаются положительные качества работника (деловые и личные); даются сведения о наградах и поощрениях;

6. сведения о курсах повышения квалификации, которые проходил сотрудник, а также об участии его в проектах компании;

7. указывается, для каких целей и для какой организации дается характеристика. Характеристика составляется представителем администрации и подписывается руководителем предприятия, заверяется печатью.

Резюме (от фр. resume или лат. curriculum vitae — «течение жизни», жизнеописание, произносится курикулюм витэ) — документ, содержащий информацию о языках, опыте работы, образовании и другой относящейся к делу информации, обычно требуемый при рассмотрении кандидатуры человека для найма на работу.

Автобиография — это повествование в свободной форме, где учился, где работал и т.д. Этот документ нужен при трудоустройстве, поступлении ну учёбу, службу, а также в других отраслях, Для информировании организации, учреждения, или фирмы о человеке, его жизни.

Анкета — это один из документов, посредством которого осуществляется сбор важных для работодателя сведений о претендентах на ту или иную должность. В дальнейшем на основании информации, представленной соискателем в анкете, кадровой службой организации будет нормироваться личное дело работника.

Вопросы для самоконтроля:

1. Какие документы относятся к организационным?

2. Какие документы относятся к распорядительным?

3. Какие документы относятся к информационно-справочным?

4. Какие документы относятся к документам по личному составу?

Задания для закрепления темы:

№1. Составьте план лекции.

№2. Подготовьте доклады по следующему перечню:

1. Область применения распорядительных документов.

2. Использование унифицированных форм.

3. Пакет документов по личному составу.

4. Особенности работы с кадровыми документами.

5. Документирование трудовых правоотношений.

6. Использование унифицированных форм документов по личному составу.

7. Издание приказов по личному составу.

8. Формирование и ведение личных дел.

9. Ведение трудовых книжек работников.

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО

ФЕДЕРАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ «ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА»

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ПРИМЕНЕНИЮ ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИСТЕМА СТАНДАРТОВ ПО ИНФОРМАЦИИ, БИБЛИОТЕЧНОМУ И ИЗДАТЕЛЬСКОМУ ДЕЛУ. ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ»

Методические рекомендации разъясняют положения стандарта ГОСТ Р 7.0.97-2016, содержат методику их практического использования органами государственной власти, органами местного самоуправления, организациями при реализации процессов документационного обеспечения управления, в том числе в работе по созданию электронных документов, а также при разработке и внедрении систем электронного документооборота.

Методические рекомендации предназначены для применения органами государственной власти и государственными организациями, а также организациями различных организационно-правовых форм и форм собственности. Методические рекомендации могут использоваться также в процессе обучения студентов по соответствующим дисциплинам.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее — Методические рекомендации) разработаны в целях определения:

— порядка применения положений ГОСТ Р 7.0.97-2016 (далее — Стандарт);

— последовательности действий по организации его применения.

1.2. Методические рекомендации разработаны в соответствии с Федеральным законом от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» <1>, а также в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами в сфере информации и делопроизводства.

<1> Федеральный закон от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации 2015 N 27, ст. 3953; 2016, N 15, ст. 2066; N 27, ст. 4229).

1.3. Методические рекомендации будут способствовать применению положений Стандарта в организациях различных организационно-правовых форм.

1.4. Положения Методических рекомендаций распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.

1.5. Федеральным законом от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» <2> установлен принцип добровольности применения стандартов.

<2> Пункт 1 статьи 26 Федерального закона от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации 2015 N 27, ст. 3953; 2016, N 15, ст. 2066; N 27, ст. 4229).

Применение Стандарта предполагает:

— приведение локальных нормативных актов организации, устанавливающих правила оформления документов, в соответствие со Стандартом (инструкция по делопроизводству, стандарт организации, правила работы с документами в СЭД);

— разработку бланков и электронных шаблонов документов в соответствии с положениями Стандарта.

1.6. В соответствии со структурой Стандарта, а также в связи с необходимостью определения порядка его применения, Методические рекомендации имеют следующие разделы:

1. Общие положения;

2. Термины и определения;

3. Общие требования к созданию документов;

4. Оформление реквизитов документов;

5. Подготовка текстов документов;

6. Бланки документов;

7. Особенности подготовки электронных документов.

2. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

Бланк документа <3> — лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;

<3> Пункт 48 ГОСТа Р 7.0.8-2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: Стандартинформ, 2014.

Документ <4> — официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти;

<4> Подпункт 4 пункта 2 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477) (Собрание законодательства Российской Федерации 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263; 2016, N 18, ст. 2641).

Документирование <5> — фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

<5> Там же.

Копия документа <6> — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

<6> Там же.

Национальный стандарт <7> — документ по стандартизации, который разработан участником или участниками работ по стандартизации, по результатам экспертизы в техническом комитете по стандартизации или проектном техническом комитете по стандартизации утвержден федеральным органом исполнительной власти в сфере стандартизации и в котором для всеобщего применения устанавливаются общие характеристики объекта стандартизации, а также правила и общие принципы в отношении объекта стандартизации;

<7> Пункт 5 статьи 2 Федерального закона от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации 2015 N 27, ст. 3953; 2016, N 15, ст. 2066; N 27, ст. 4229).

Оформление документа <8> — проставление на документе необходимых реквизитов;

<8> Пункт 52 ГОСТа Р 7.0.8.-2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: Стандартинформ, 2014.

Подписание (документа) <9> — выражение ответственности за содержание документа посредством заверения его собственноручной подписью должностного или физического лица;

<9> Пункт 57, там же.

Подпись <10> — реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица;

<10> Пункт 58, там же.

Регистрационный номер документа (регистрационный индекс документа) <11> — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации;

<11> Пункт 85, там же.

Реквизит документа <12> — элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;

<12> Пункт 4 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477) (Собрание законодательства Российской Федерации 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263; 2016, N 18, ст. 2641).

Электронная подпись <13> — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

<13> Пункт 1 статьи 2 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 15, ст. 2036; 2011, N 27, ст. 3880; 2012, N 29, ст. 3988; 2013, NN 14, ст. 1668, N 27, ст. 3463, N 27, ст. 3477; 2014, N 11, ст. 1098, N 26 (ч. I), ст. 3390; 2016, N 1 (ч. I), ст. 65, N 26 (ч. I), ст. 3889).

Электронный документ <14> — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

<14> Подпункт 11.1 статьи 2 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ст. 3448; 2010, N 31, ст. 4196; 2011, N 15, ст. 2038, N 30, ст. 4600; 2012, N 31, ст. 4328; 2013, N 14, ст. 1658, N 23, ст. 2870, N 27, ст. 3479, N 52, ст. 6961, 6963; 2014, N 19, ст. 2302, N 30, ст. 4223, N 30, ст. 4243, N 48, ст. 6645; 2015, N 1, ст. 84, N 27, ст. 3979, N 29, ст. 4389, N 29, ст. 4390; 2016, N 26, ст. 3877, N 28, ст. 4558, N 52, ст. 7491, N 52, ст. 7491; 2017, N 18, ст. 2664, N 24, ст. 3478, N 25, ст. 3596, N 27, ст. 3953, N 31, ст. 4825, 4827, N 48, ст. 7051; 2018, N 1, ст. 66; N 18, ст. 2572; N 27, ст. 3956; N 30, ст. 4546).

Иные понятия используются в Методических рекомендациях в значении, соответствующем ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» <15>.

<15> ГОСТ Р 7.0.8-2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: Стандартинформ, 2014.

3. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К СОЗДАНИЮ ДОКУМЕНТОВ

3.1. Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.

3.2. Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем печатании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

При оформлении документа, занимающего несколько листов, на бланке оформляется только первый лист.

3.3. Для изготовления документов используются свободно распространяемые шрифты по выбору организации, входящие в стандартный пакет офисного программного обеспечения.

Размер шрифта — N 12 — 14.

При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров (до N 10, 11).

В Инструкции по делопроизводству рекомендуется установить единую гарнитуру шрифта для всех организационно-распорядительных документов.

3.4 Таблицы и графики могут располагаться на листе бумаги с использованием альбомной ориентации страницы.

3.5. Абзацный отступ текста документа — 1,25 см.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

3.6. Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов могут отделяться дополнительным интервалом.

Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.

Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.

Строки реквизитов выравниваются по левой границе зоны расположения реквизита или центрируются относительно самой длинной строки.

3.7. Реквизиты «подпись» и/или «гриф согласования» должны помещаться на одной странице с текстом документа. Не допускается перенос этих реквизитов документа на отдельный лист <16>.

<16> Исключением является Лист согласования, оформляемый при наличии более 4-х грифов согласования.

3.8. Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа) и печатается через 1 — 1,5 межстрочных интервала.

Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.

Интервал между буквами в словах — обычный.

Интервал между словами — один пробел.

3.9. Локальными нормативными актами организации может быть предусмотрено выделение отдельных реквизитов, а также фрагментов текста полужирным шрифтом.

При оформлении документов не рекомендуется использовать начертание шрифта «курсив» и подчеркивание текста.

3.10. Нормативные акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом (Приложение N 1).

На титульном листе документа номер страницы не указывается, но учитывается при общей нумерации страниц.

3.11. Документы, как электронные, так и на бумажном носителе, могут создаваться с использованием программного обеспечения — текстовых, табличных редакторов, систем электронного документооборота (далее — СЭД), обеспечивающих создание, просмотр и редактирование документов — с соблюдением положений Стандарта.

В организации могут использоваться электронные копии документов, получаемые в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе. Электронная копия документа должна быть читаемой, не содержать перевернутых изображений страниц, не нарушать нумерацию страниц.

Для электронных копий документов рекомендуется использовать формат PDF.

4. ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

Организационно-распорядительные документы должны иметь установленный состав реквизитов и правила их оформления.

Электронные документы должны быть оформлены по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением реквизита «Государственный герб Российской Федерации» <17>.

<17> Пункт 38 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 (Собрание законодательства Российской Федерации 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263; 2016, N 18, ст. 2641).

Состав и оформление реквизитов устанавливаются Стандартом. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и разновидностью.

Стандарт устанавливает следующий состав реквизитов организационно-распорядительных документов:

01 — герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);

02 — эмблема;

03 — товарный знак (знак обслуживания);

04 — код формы документа;

05 — наименование организации — автора документа;

06 — наименование структурного подразделения — автора документа;

07 — наименование должности лица — автора документа;

08 — справочные данные об организации;

09 — наименование вида документа;

10 — дата документа;

11 — регистрационный номер документа;

12 — ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

13 — место составления (издания) документа;

14 — гриф ограничения доступа к документу;

15 — адресат;

16 — гриф утверждения документа;

17 — заголовок к тексту;

18 — текст документа;

19 — отметка о приложении;

20 — гриф согласования документа;

21 — виза;

22 — подпись;

23 — отметка об электронной подписи;

24 — печать;

25 — отметка об исполнителе;

26 — отметка о заверении копии;

27 — отметка о поступлении документа;

28 — резолюция;

29 — отметка о контроле;

30 — отметка о направлении документа в дело.

4.1. Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)

Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» <18>, законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, уставами и нормативными правовыми актами представительных органов муниципальных образований.

<18> Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, ст. 5021; 2002, N 28, ст. 2780; 2003, N 27, ст. 2696; 2009, N 46, ст. 5417; 2010, N 1, ст. 1; 2013, N 30, ст. 4022; 2014, N 11, ст. 1088).

Изображение герба (Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) муниципального образования) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа <19>.

<19> Полужирным шрифтом в тексте Методических рекомендаций выделяются извлечения из Стандарта.

Вариант изображения Государственного герба Российской Федерации определяется видом документа и статусом издающего его органа в соответствии со ст. 3 Федерального конституционного закона от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» <20>.

<20> Статья 3 Федерального конституционного закона от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, ст. 5021; 2002, N 28, ст. 2780; 2003, N 27, ст. 2696; 2009, N 46, ст. 5417; 2010, N 1, ст. 1; 2013, N 30, ст. 4022; 2014, N 11, ст. 1088).

Гербы субъектов Российской Федерации устанавливаются их законами.

Гербы (геральдические знаки) муниципальных образований утверждаются уставами соответствующих муниципальных образований или правовыми актами (решениями, постановлениями) представительных органов муниципальных образований. В уставах или постановлениях (решениях) представительных органов муниципальных образований (советов, собраний) оговаривается состав видов документов с воспроизведением герба (геральдического знака) и вариант воспроизведения (одноцветный или многоцветный).

4.2. Эмблема

Эмблема, разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках и электронных шаблонах документов:

— федеральных органов государственной власти;

— территориальных органов федеральных органов государственной власти;

— государственных и негосударственных организаций.

Изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа. В бланках с угловым расположением реквизитов изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля зоны, занятой реквизитами бланка.

4.3. Товарный знак (знак обслуживания)

Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном порядке <21>, воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа или слева на уровне наименования организации — автора документа (допускается захватывать часть левого поля).

<21> Статья 1503 четвертой части Гражданского кодекса Российской Федерации от 18 декабря 2006 г. N 230-ФЗ.

Изображение товарного знака (знака обслуживания) регистрируется в порядке, установленном нормативными правовыми актами Российской Федерации. Товарный знак изображается (воспроизводится) на документах в соответствии со свидетельством на товарный знак (знак обслуживания). Товарный знак может быть размещен на документации, связанной с введением товаров в гражданский оборот <22> — письмах, накладных и др.

<22> Статья 1484 четвертой части Гражданского кодекса Российской Федерации от 18 декабря 2006 г. N 230-ФЗ.

Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания), на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица. Коммерческое обозначение не является фирменным наименованием и не подлежит обязательному включению в учредительные документы и единый государственный реестр юридических лиц <23>.

<23> Статья 1538 четвертой части Гражданского кодекса Российской Федерации от 18 декабря 2006 г. N 230-ФЗ.

4.4. Код формы документа

Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по…» (наименование классификатора) и цифрового кода.

Например:

Допустимо оформлять реквизит следующим образом:

Если код формы документа устанавливается классификатором организации, указывается его название.

4.5. Наименование организации — автора документа

Наименование организации — автора документа включается в бланк документа в соответствии с наименованием юридического лица, закрепленным в его учредительных документах (уставе или положении).

Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением).

Над наименованием организации — автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Например:

Наименование филиала, территориально обособленного подразделения, представительства указывается, если оно является автором документа, и располагается ниже наименования организации.

Наименование организации включает:

— название организационно-правовой формы (федеральное бюджетное учреждение, акционерное общество, общество с ограниченной ответственностью и др.);

— собственное наименование организации (Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела).

Включение в наименование юридического лица официального наименования «Российская Федерация» или «Россия», а также слов, производных от этого наименования, допускается в случаях, предусмотренных законом, указами Президента Российской Федерации или постановлениями Правительства Российской Федерации, либо на основании разрешения, выданного в порядке, установленном Правительством Российской Федерации <24>.

<24> Пункт 1 статьи 54 части первой Гражданского кодекса Российской Федерации от 30 ноября 2004 г. N 51-ФЗ.

Официальный источник электронного документа содержит неточность: Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) N 51-ФЗ был принят 30.11.94.

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык республик в составе Российской Федерации, печатают на двух или более языках: государственном и национальном(ых). Наименование организации на государственном языке республики в составе Российской Федерации рекомендуется располагать ниже или справа от наименования на русском языке <25>.

<25> Эта рекомендация впервые включена в ГОСТ Р 6.30-2003 в развитие статей 16 и 17 Федерального закона от 25 октября 1991 г. N 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (Ведомости СНД и ВС РСФСР, 12, 1991, N 50, ст. 1740; Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 31, ст. 3804; 2002, N 50, ст. 4926; 2013, N 27, ст. 3477; 2014, N 11, ст. 1094).

В связи с утратой силы ГОСТ Р 6.30-2003, следует руководствоваться принятым взамен ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаги. При систематической подготовке совместных документов для них может изготавливаться бланк. Наименования организаций располагают на одном уровне.

4.6. Наименование структурного подразделения — автора документа <26>

<26> Реквизит впервые введен Стандартом.

Наименование структурного подразделения — автора документа (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений (органов) в соответствии с локальными нормативными актами и указывается под наименованием организации.

Решение об использовании бланков структурных подразделений (о делегировании структурному подразделению права самостоятельно вести переписку с организациями на собственном бланке или издавать распорядительные документы) принимает руководитель организации или иное уполномоченное им лицо.

4.7. Наименование должности лица — автора документа <27>

<27> Реквизит впервые введен Стандартом.

Наименование должности лица — автора документа используется в бланках писем и распорядительных документов и располагается под наименованием организации.

Наименование должности лица — автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.

Наименование должности лица — автора документа размещается также на бланках распорядительных документов (распоряжений, приказов), издаваемых руководителями субъектов Российской Федерации и главами муниципальных образований (бланки распоряжений губернаторов, глав городов, районов и др.).

Реквизит применяют также в бланках писем и распорядительных документов руководителей самостоятельных структурных подразделений организаций, если руководитель структурного подразделения наделен таким правом.

4.8. Справочные данные об организации

Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают сведения, необходимые для осуществления информационного обмена:

почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом);

номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.

Для всех организаций, кроме органов государственной власти и органов местного самоуправления, также указывается:

код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН);

идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).

Почтовый адрес указывается в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи <28>.

<28> Пункт 22 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 (Зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 26 декабря 2014 г. N 35442) с изменениями, внесенными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 13 февраля 2018 г. N 61 «О внесении изменений в приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 N 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 28 марта 2018 г. N 50545).

Номер телефона (факса) указывается группами цифр через тире. Код города заключается в скобки: (495) 421-11-65.

Перечень данных, включенных в реквизит, не является исчерпывающим. При оформлении этого реквизита также могут указываться дополнительные сведения (о лицензиях, патентах и др.).

4.9. Наименование вида документа

Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем.

Виды организационно-правовых и распорядительных документов, издаваемых организацией, устанавливаются в законодательных и иных нормативных правовых актах, в уставе организации (положении об организации), иных локальных нормативных актах.

Вид документа располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности) и печатается прописными буквами.

Наименование вида документа допускается писать слитно или вразрядку.

Например:

4.10. Дата документа

Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа (приказ, распоряжение, письмо) или дате события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата акта может являться:

— датой события, если акт фиксирует одномоментно совершаемое действие (например, передачу материальных ценностей);

— датой подписания документа, если событие было растянуто во времени (например, проверка), а текст акта был принят на заключительном заседании комиссии. В этом случае период проверки указывается в тексте акта.

Рекомендуется документам, изданным двумя или более организациями, присваивать одну (единую) дату.

В случае проставления даты каждой из сторон, подписавших документ, датой документа является дата последнего подписания.

Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.

Дата подписания или утверждения документа проставляется работниками службы делопроизводства, которые регистрируют документы, при условии, что регистрация документа и, соответственно, датирование осуществляются в день подписания (утверждения) документа или на следующий рабочий день, если документ был подписан в конце рабочего дня.

Место проставления даты на документе зависит от используемого бланка и вида документа. Дата может проставляться на специально отведенном для нее месте.

Например, на бланке письма:

на бланке приказа:

В актах, протоколах, справках место даты определяется разметкой заголовочной части документа. При угловом расположении дата проставляется от левого поля.

Например:

В докладных, служебных, объяснительных записках возможно проставление даты ниже реквизита «подпись».

4.11. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.)

На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части документа.

Регистрационный номер проставляется на документе после его подписания (утверждения).

4.12. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает его исходящий регистрационный номер и соответствующую дату поступившего документа, на который дается ответ.

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа помещается на бланке ответного письма. Не рекомендуется включать ее в текст документа.

4.13. Место составления (издания) документа

Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения.

Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.

Если указание места составления (издания) документа содержит несколько слов, допускается обозначать его шрифтами размеров N 11 или N 10 и размещать в две строки.

Например:

При указании в качестве места составления (издания) документа городов федерального значения (Москва, Санкт-Петербург, Севастополь) слово «город» в сокращенном написании («г.») не указывается <29>.

<29> Статья 65 Конституции Российской Федерации.

Сокращение «г.» не указывается также для городов, в названии которых содержится слово «город»: Белгород, Калининград, Новгород.

4.14. Гриф ограничения доступа к документу

Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и быть закреплены в локальных нормативных актах организации.

Состав сведений ограниченного распространения определен в Указе Президента Российской Федерации от 06 марта 1997 г. N 188 <30>. К ним относятся:

<30> Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. N 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 10, ст. 1127; 2005, N 39, ст. 3925; 2015, N 29, ст. 4473).

— сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях;

— сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства;

— служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом и федеральными законами (служебная тайна);

— сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и т.д.);

— сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Гражданским кодексом и федеральными законами (коммерческая тайна);

— сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них.

Нормативными правовыми актами Российской Федерации определен порядок использования грифа «Коммерческая тайна» <31> и пометки «Для служебного пользования» <32>. Для документов, содержащих другие виды конфиденциальной информации, форма грифа определяется обладателем информации <33>.

<31> Пункт 4 статьи 6 Федерального закона от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 32, ст. 3283; 2006, N 6, 636; N 52, ст. 5497; 2007, N 31, ст. 4011; 2011, N 29, ст. 4291; 2014, N 11, ст. 1100; 2018, N 17, ст. 2435).

<32> Пункт 1.4 Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30, ст. 3165; 2012, N 31, ст. 4368; 2016, N 9, ст. 1263; 2016, N 13, ст. 1833).

<33> Обладатель информации — лицо, самостоятельно создавшее информацию либо получившее на основании закона или договора право разрешать или ограничивать доступ к информации, определяемой по каким-либо признакам (Пункт 5 статьи 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ст. 3448; 2010, N 31, ст. 4196; 2011, N 15, ст. 2038, N 30, ст. 4600; 2012, N 31, ст. 4328; 2013, N 14, ст. 1658, N 23, ст. 2870, N 27, ст. 3479, N 52, ст. 6961, 6963; 2014, N 19, ст. 2302, N 30, ст. 4223, N 30, ст. 4243, N 48, ст. 6645; 2015, N 1, ст. 84, N 27, ст. 3979, N 29, ст. 4389, N 29, ст. 4390; 2016, N 26, ст. 3877, N 28, ст. 4558, N 52, ст. 7491, N 52, ст. 7491; 2017, N 18, ст. 2664, N 24, ст. 3478, N 25, ст. 3596, N 27, ст. 3953, N 31, ст. 4825, 4827, N 48, ст. 7051; 2018, N 1, ст. 66; N 18, ст. 2572; N 27, ст. 3956; N 30, ст. 4546).

В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа, подписью и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Например:

В документах, содержащих сведения, составляющие коммерческую тайну, в соответствии с Федеральным законом от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ «О коммерческой тайне» наряду с грифом указывается полное наименование юридического лица и место его нахождения.

Например:

При получении входящего документа с грифом ограничения доступа рекомендуется проставлять на документе гриф ограничения доступа, принятый в организации. Если на лицевой стороне листа недостаточно места, рекомендуется проставлять его на обороте правого верхнего угла документа.

4.15. Адресат

Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.). Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит «адресат» проставляется в правой верхней части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка).

При наличии грифа ограничения доступа к документу «адресат» размещается под ним.

В соответствии с рекомендацией Стандарта строки реквизита печатаются через 1 интервал. Возможно отделение составных частей реквизита дополнительным интервалом.

Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

Например:

или

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилия, инициалы должностного лица, указываются в дательном падеже.

Например:

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

Например:

или

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» наименование организации указывается в именительном падеже, ниже — наименование структурного подразделения.

Например:

При адресовании письма руководителю структурного подразделения наименование организации указывается в именительном падеже, ниже — в дательном падеже — наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилия, инициалы.

Например:

При адресовании письма специалисту указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения, затем в дательном падеже наименование должности специалиста и — ниже — фамилия, инициалы.

Например:

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации адресат указывается обобщенно.

Например:

Список рассылки составляется исполнителем.

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «адресат» в скобках указывается: «(по списку)».

В одном документе не должно быть более четырех адресатов.

Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.

В реквизите «адресат» допускается употреблять обозначение «г-ну» (господину) или «г-же» (госпоже).

Например:

В реквизите «адресат» инициалы всегда ставятся после фамилии.

В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 <34>.

<34> Пункт 22 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 (Зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 26 декабря 2014 г. N 35442) с изменениями, внесенными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 13 февраля 2018 г. N 61 28.03.2018 «О внесении изменений в приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 N 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 28 марта 2018 г. N 50545).

Например:

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации, а также постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовый адрес.

Например:

Названия административно-территориальных единиц (города, района, поселка, улицы и т.д.) указываются в соответствии с официальными наименованиями, размещенными в соответствующих справочниках.

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес.

Например:

4.16. Гриф утверждения документа

Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Например:

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения включает слово УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованное с наименованием вида утверждаемого документа.

Например:

Гриф утверждения включает также наименование распорядительного документа в творительном падеже, его дату и номер.

Например:

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указывается наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).

Например:

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа.

При наличии двух или нескольких грифов утверждения они могут располагаться справа и слева от наименования вида документа, размещаемого по центру.

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в приложении N 2.

4.17. Заголовок к тексту

Заголовок к тексту — краткое содержание документа.

Заголовок к тексту формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?»:

приказ (о чем?) о премировании работников организации;

приказ (о чем?) об утверждении Инструкции по делопроизводству;

письмо (о чем?) о предоставлении информации

Заголовок должен состоять из одной фразы.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка от границы левого поля. В указах, постановлениях, решениях, приказах и других документах с продольным расположением реквизитов заголовок к тексту оформляется над текстом посередине рабочего поля документа и центрируется.

Заголовки, состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. В конце заголовка точка не ставится.

Заголовки не заключаются в кавычки и не подчеркиваются. Возможно их выделение полужирным шрифтом.

В условиях применения СЭД заголовок к тексту (краткое содержание документа) составляется для всех документов и вносится в поле регистрационно-учетной формы регистрируемого документа.

Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 — 5 строк.

4.18. Текст документа

О составлении текста документа см. раздел 5.

4.19. Отметка о приложении

Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах — приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:

— если приложение названо в тексте:

— если приложение не названо в тексте, или приложений несколько:

— если приложения сброшюрованы:

— если документ, являющийся приложением, имеет приложение самостоятельной нумерацией страниц:

— если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):

При этом на вкладыше конверта, в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов, объем документов в листах.

Отметка о приложении, занимающая несколько строк, печатается через один межстрочный интервал.

Если с одним сопроводительным письмом пересылается большое количество приложений, может быть составлена опись приложений с перечислением наименований всех документов-приложений с указанием количества листов и экземпляров каждого из них, а в отметке о приложении дается ссылка на опись приложений:

В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

— в тексте документа в конце пункта, в котором упоминается документ-приложение, в скобках указывается: (приложение 1) или (приложение N 1).

На первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении. Приложение является неотъемлемой частью утверждающего его распорядительного документа.

Если затем документ затем издается типографским способом вместе с приказом, он сохраняет отметку о приложении.

Если документ издается отдельно от утвердившего его приказа, проставляется гриф утверждения.

Например:

4.20. Гриф согласования документа

Гриф согласования документов проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа может проставляться:

— на первом листе документа (если документ имеет титульный лист — на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю;

— на последнем листе документа под текстом;

— на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Грифом согласования документа оформляется:

— внешнее согласование документа — с органами власти, организациями, должностными лицами сторонних организаций;

— внутреннее согласование с коллегиальными органами организации — автора документа.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации) в именительном падеже, его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.

Например:

Если согласование осуществляется совещательным органом, в грифе согласования указываются сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется документом, указываются: вид документа, организация — автор документа, дата и номер документа.

Наименование согласующего органа или документа указывается в творительном падеже.

Например:

Если в документе два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне, при большем количестве их размещают двумя вертикальными рядами. На документе может быть расположено не более четырех грифов согласования. Большее число грифов согласования оформляется на отдельном листе согласования, прилагаемом к документу.

Если грифы согласования оформляются на отдельном листе согласования, на документе в том месте, где должны проставляться грифы согласования, проставляется отметка:

«Лист согласования прилагается».

4.21. Виза

Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа с работниками организации — автора документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.

Например:

Виза может быть напечатана или полностью написана визирующим от руки.

Виза оформляется следующим образом:

— если замечаний нет:

— при наличии замечаний:

Если специалист полностью не согласен с проектом, виза оформляется так:

Замечания прилагаются к документу на отдельном листе.

Если замечание имеет небольшой объем, его можно изложить на проекте документа следующим образом:

В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют:

— на последнем листе документа под подписью;

— на обороте последнего листа подлинника документа;

— на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

В исходящих документах (например, в деловых письмах) в зависимости от того, необходимо ли направлять подлинник письма по почте или достаточно направить письмо по факсимильной связи или по электронной почте (в виде электронной копии), визы проставляются:

— на копии письма (визовом экземпляре), если подлинник отправляется адресату по почте;

— на обороте последнего листа подлинника, если письмо отправляется адресату по факсу или электронной почте (в этом случае подлинник остается в организации и помещается в дело).

Лист согласования (визирования) оформляется, если согласующих лиц больше 5 — 6.

Лист согласования (визирования) прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело.

Например:

По усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений — с проставлением визы на обороте каждого листа документа.

В организациях, применяющих СЭД, согласование может проводиться в электронной форме. При передаче документов на бумажном носителе, согласованных в СЭД, в структурное подразделение, ответственное за архив, сведения о согласовании распечатываются на листе согласования.

К лицам, визирующим проекты документов, как правило, относятся:

— руководители структурных подразделений, ответственные за подготовку проекта документа;

— руководители структурных подразделений, интересы которых затрагивает проект документа;

— заместитель руководителя организации, курирующего структурное подразделение, ответственное за подготовку проекта документа;

— руководитель юридического подразделения (если этого требует вид документа и его содержание);

— руководитель службы делопроизводства.

Лица, не согласные с предложением, изложенным в документе, не имеют права отказываться от визирования.

4.22. Подпись

Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Например:

Если документ оформлен на бланке организации, в наименовании должности наименование организации не указывается.

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации:

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается:

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей:

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне:

В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии:

Документ может быть подписан только тем лицом, должность и фамилия которого указана на документе.

Подписание документа другим лицом с проставлением косой черты или надписи «за» недопустимо.

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Если работник организации приказом назначен исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется следующим образом:

или

При оформлении подписи наименование должности начинается от левого поля, а последняя буква фамилии оказывается на границе правого поля.

При наличии нескольких подписей по границе правого поля располагается самая длинная фамилия, а остальные выравниваются по инициалам.

Допускается центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

При наименовании должности, занимающем несколько строк, расшифровка подписи печатается на уровне нижней строки.

4.23. Отметка об электронной подписи <35>

<35> Реквизит впервые введен Стандартом.

Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью.

Отметка об электронной подписи включает:

фразу «Документ подписан электронной подписью»;

номер сертификата ключа электронной подписи;

фамилию, имя, отчество владельца сертификата;

срок действия сертификата ключа электронной подписи.

Отметка об электронной подписи может включать изображение эмблемы, товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

Отметка об электронной подписи, как правило, оформляется для документов, подписанных усиленной электронной подписью.

При внутреннем обмене документами и при обмене с организациями партнерами, если это предусмотрено соглашением между сторонами, организации могут использовать усиленные неквалифицированные и простые электронные подписи.

Отметка об электронной подписи располагается на традиционном месте собственноручной подписи: между наименованием должности подписывающего лица и расшифровкой подписи. Если электронный документ оформляется на бланке должностного лица, указания на наименование должности лица, подписывающего документ, не требуется.

4.24. Печать

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

Например:

Примерный перечень документов, на которые ставится печать организации, приведен в приложении N 3.

4.25. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе оформляется на нижнем поле лицевой стороны последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, — на оборотной стороне внизу слева.

Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона.

Например:

Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Например:

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

4.26. Отметка о заверении копии

Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» (отметка об электронной подписи) и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего, его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Например —

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии заверяется печатью организации (при ее наличии), а также (при необходимости) дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N… за… год»).

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

Копии электронных документов, созданные на бумажном носителе, заверяются в установленном порядке.

Электронные копии документов на бумажном носителе заверяются электронной подписью, в порядке, установленном нормативными правовыми актами Российской Федерации.

4.27. Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

При отсутствии места для проставления отметки о поступлении на лицевой стороне поступившего документа отметка ставится на оборотной стороне листа.

4.28. Резолюция

Резолюция содержит указания по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.

Например:

Срок исполнения поручения не указывается, если он назван в тексте поступившего документа и руководитель не считает необходимым изменить его.

При указании нескольких исполнителей фамилия ответственного исполнителя указывается первой, или подчеркивается.

Например:

Если указания по исполнению содержатся в тексте документа, то резолюция содержит указание на исполнителя, подпись лица, вынесшего резолюцию и дату резолюции.

Для резолюции может быть предусмотрен специальный бланк формата A5 или A6.

В резолюцию, оформленную на отдельном бланке, также могут включаться сведения о должности ее автора.

Резолюция прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело.

Оформление резолюции в СЭД должно соответствовать указанным требованиям.

Резолюция, оформленная в СЭД для документа на бумажном носителе, со сроком хранения временным (более 10 лет) или постоянным, при направлении документа в дело распечатывается и помещается в дело вместе с документом.

4.29. Отметка о контроле

Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа.

При постановке на контроль документа в СЭД в регистрационно-учетную форму заносятся сведения об этом.

Настройка СЭД производится таким образом, чтобы сотрудник, осуществляющий контроль, и исполнитель могли получать автоматические уведомления о приближении контрольных сроков.

4.30. Отметка о направлении документа в дело

Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним. Отметка также свидетельствует об исполнении документа и снятии его с контроля.

Отметка включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должность лица, оформившего отметку, подпись, дату.

Например:

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа, например: «Направлен ответ (дата), (N)», «Проведена консультация по телефону (дата)», «Учтено при разработке проекта» и др. Сведения указываются в начале отметки.

Например:

При использовании СЭД отметку допускается не ставить, при этом следует учитывать необходимость формирования в СЭД сведений о результате и времени исполнения документа, о том к какому делу относится документ, где хранится дело, кто ответственен за завершение его исполнения и помещение в дело.

5. ПОДГОТОВКА ТЕКСТОВ ДОКУМЕНТОВ

Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации.

В органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных учреждениях республик Российской Федерации наряду с государственным языком Российской Федерации могут употребляться государственные языки республик. В деятельности государственных органов, организаций, предприятий и учреждений Российской Федерации используются государственный язык Российской Федерации, государственные языки республик и иные языки народов Российской Федерации <36>.

<36> Пункт 2 статьи 3 Федерального закона от 25 октября 1991 г. N 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (Ведомости СНД и ВС РСФСР, 12, 1991, N 50, ст. 1740; Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 31, ст. 3804; 2002, N 50, ст. 4926; 2013, N 27, ст. 3477; 2014, N 11, ст. 1094).

5.1. Русский язык в обязательном порядке используется:

— в переписке между государственными органами, организациями, предприятиями, учреждениями субъектов Российской Федерации с адресатами в Российской Федерации;

— в переписке с предприятиями, организациями, не находящимися в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенными на территории других субъектов Российской Федерации;

— при оформлении документов, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации, записей актов гражданского состояния, трудовых книжек, а также документов об образовании и др.

Русский язык и язык республики в составе Российской Федерации одновременно применяются:

— в делопроизводстве судебных и правоохранительных органов;

— в сферах промышленности, связи, транспорта и энергетики на всей территории Российской Федерации;

— в сфере обслуживания и коммерческой деятельности <37>.

<37> Там же, статья 22.

5.2. В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указывается наименование вида документа и заголовок к тексту, а также их реквизиты:

— наименование организации — автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;

— наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.

Например:

При ссылке на законодательные и иные нормативные правовые акты указывается официальный источник их опубликования (Собрание законодательства Российской Федерации, Бюллетень ведомственных нормативных актов, информационный портал http://www.pravo.gov.ru, издания субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления).

Например:

5.3. Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Выделение более четырех уровней рубрикации текста не рекомендуется.

Разделы и подразделы могут иметь заголовки. Заголовки разделов пишутся с прописной буквы. Допускается написание заголовков разделов прописными буквами. Подзаголовки пишутся с прописной буквы строчными. Заголовки разделов допускается выделять полужирным шрифтом.

В текстах документов употребляются только общепринятые термины, а также аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении термина или аббревиатуры, которые могут быть непонятны читателю, они расшифровываются при первом употреблении. Если таких лексических единиц в тексте мало (до 4-х), расшифровки можно давать в подстраничных сносках. Если их больше, рекомендуется составить раздел «Термины и определения» и «Перечень сокращений».

При употреблении в тексте фамилий и инициалов инициалы указываются после фамилии.

5.4. Текст документа может излагаться в виде таблицы, анкеты или грамматически связного текста.

Анкета — текст документа, характеризующего один объект по набору признаков и построенный в виде вопросов и ответов <38>.

<38> Управление документами. Термины и определения. Словарь. — М., 2013, с. 13.

Таблица — текст документа, имеющий упрощенную логико-синтаксическую структуру и пространственную организацию и позволяющий сопоставить предметы, явления, процессы по определенному набору признаков <39>.

<39> Там же, с. 82.

Грамматически связный текст <40> — текст документа, сохраняющий логико-синтаксическую структуру и пространственную организацию естественного языка.

<40> Там же, с. 25.

В тексте анкеты может содержаться как словесная, так и цифровая информация. При построении анкеты вопросы выражаются существительными в именительном падеже, например: «фамилия», «имя», «отчество»; или словосочетаниями, опорным словом в которых является существительное, например: «структурное подразделение», «последнее место работы», «результат выполнения плана», «причина отсутствия».

Вопросы анкеты и ответы на них грамматически согласовываются.

Табличные тексты применяются в таких документах, как структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, техническое задание, некоторые виды отчетов, перечни и др.

Например:

Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный — графы и горизонтальный — строки. Обобщенные наименования признаков в таблице составляют заголовки и подзаголовки граф, а наименования объектов — заголовки и подзаголовки строк таблицы, расположенные в крайней левой графе.

Например:

Заголовки граф и строк пишутся с прописной буквы. Подзаголовки — со строчной. Подзаголовки граф и строк грамматически согласуются с заголовками.

5.5. Построение грамматически связного текста зависит от вида документа.

Текст распорядительных документов излагается от 1 лица ед. числа: «приказываю» или (в решениях коллегиальных органов): от 3 лица единственного числа: «коллегия постановляет», «ученый совет решил». Текст распоряжения распорядительной формулы не имеет.

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст распорядительного документа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части дается обоснование распорядительных действий. В качестве обоснования действий может выступать:

нормативный правовой акт вышестоящего органа или распорядительный документ, ранее изданный организацией;

формулировка целей и задач, стоящих перед организацией, описание фактов или событий, послуживших причиной издания приказа.

Например:

Констатирующей части может не быть, если предписываемые действия не нуждаются в обосновании.

Распорядительная словесная формула: «приказываю» печатается прописными буквами (ПРИКАЗЫВАЮ) без разрядки с новой строки от абзаца или строчными буквами вразрядку (приказываю) в продолжение преамбулы, с выделением полужирным шрифтом или без выделения, с проставлением двоеточия.

Слово «постановляет» пишется в продолжение преамбулы вразрядку.

Текст распоряжения распорядительной словесной формулы не имеет.

Распорядительная часть состоит из пунктов, в которых излагаются управленческие решения.

Если решение является организационным («утвердить», «создать»), в пункте распорядительной части приказа формулируется само решение без указания исполнителей и сроков исполнения. Организационные решения вступают в силу с даты подписания и регистрации приказа.

Если пункт формулирует поручение, в нем указывается:

— поручение;

— исполнитель (исполнители);

— срок исполнения поручения.

Если проект распорядительного документа отменяет полностью или частично ранее изданные документы, то в предпоследнем пункте проекта распорядительного документа необходимо их указать.

Например:

В последнем пункте распорядительного документа указывается наименование должности лица, ответственного за его исполнение, с указанием фамилии и инициалов.

Например:

Пример оформления распорядительных документов дан в приложениях N 4 и N 5.

5.6. К организационным документам относятся локальные нормативные акты организации, устанавливающие права, обязанности, порядок функционирования структурных подразделений или последовательность осуществления каких-либо действий (операций).

В локальных нормативных актах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция, регламент) текст формулируется от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции…», «в состав управления входят…»).

Текст организационных документов всегда делится на пункты (подпункты) в соответствии с объектом регламентации.

В положении о структурном подразделении:

— общие положения;

— структура (если подразделение имеет структуру);

— задачи;

— функции;

— права;

— ответственность;

— взаимоотношения.

В должностной инструкции:

— общие положения;

— функции;

— должностные обязанности;

— права;

— ответственность;

— взаимоотношения.

Разделы всегда имеют заголовки, напечатанные с прописной буквы.

В тексте документов, регламентирующих какой-либо процесс, должны четко прослеживаться причинно-следственные связи между нормами, правилами, требованиями.

В тексте таких документов преобладают определенные типы модальных значений, передаваемые определенными выражениями:

— дозволение («разрешается», «может», «имеет право», «вправе», «рекомендуется» и др.);

— обязывание («должны», «обязаны», «необходимо», «следует»);

— запрет («запрещается», «не разрешается», «не допускается», «не следует»).

Образец оформления Положения о структурном подразделении представлен в приложении N 6.

5.7. Протоколы оформляются на специальном бланке протокола или на стандартном листе бумаги.

В практике управления организациями приняты полные и краткие протоколы.

Полный протокол содержит повестку дня, указание присутствующих, запись всех выступлений на заседании, вопросы, выступления лиц, принявших участие в обсуждении, и принятые решения.

Краткий протокол включает тему выступления, фамилии выступивших (может быть краткая запись выступления), принятые решения.

Решение о форме протокола принимает руководитель (возможно предварительное обсуждение этого вопроса с партнерами).

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются: фамилии председателя (председательствующего) и секретаря заседания; должности и фамилии участников и приглашенных лиц; повестка дня.

Если участников заседания более 15 человек, в протоколе указывается общее число участников, а список присутствующих с указанием должностей и фамилий является приложением к протоколу. В этом случае включается следующая формулировка:

Лица, которых пригласили на заседание в качестве экспертов или заинтересованных лиц, перечисляются после слова «Приглашенные:» с указанием их должностей и места работы, если они являются представителями других организаций.

В повестке дня заседания указываются вопрос или вопросы, обсуждаемые на заседании. Должность и фамилия докладчика могут не указываться.

Если вопросов несколько, они нумеруются арабскими цифрами и располагаются в порядке обсуждения.

Вопросы повестки дня строятся по формуле «о чем?».

Словосочетание «повестка дня» рекомендуется писать прописными буквами и располагать по центру. Вопросы повестки дня (если их несколько) следует помечать арабскими цифрами.

Например:

Текст основной части протокола состоит из отдельных разделов по числу вопросов повестки дня, каждый из которых строится по схеме:

1. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ: (если оформляется полный протокол)

РЕШИЛИ: (или ПОСТАНОВИЛИ:)

После слова «СЛУШАЛИ»: в именительном падеже указывается фамилия докладчика и излагается тема доклада. Если имеется текст доклада, после фамилии докладчика делается отметка: «Текст доклада прилагается».

В разделе «ВЫСТУПИЛИ»: последовательно указывают фамилии лиц, принявших участие в обсуждении доклада, и высказанные ими мнения. Фамилии выступивших и содержание их выступлений записываются в форме 3 лица единственного или множественного числа: «считает», «предлагает» или «считают», «предлагают».

При необходимости в этом же разделе протокола фиксируются вопросы, заданные докладчику, и его ответы.

В разделе «РЕШИЛИ»: («ПОСТАНОВИЛИ») записывается принятое решение.

Принятые решения формулируются в неопределенной форме глагола: «доработать…», «одобрить…», «проинформировать…».

По одному вопросу может быть принято несколько решений, в этом случае они нумеруются арабскими цифрами.

При необходимости наряду с решением указываются результаты голосования: количество голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также, если голосование было тайным, — количество выданных бюллетеней.

Если один из участников заседания не согласен с решением, он может представить особое мнение по принятому решению. Оно излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. В этом случае в протоколе после записи соответствующего решения делается запись: «Особое мнение Петрова А.П. прилагается».

Пример оформления протокола дан в приложении N 7.

5.8. При составлении деловых (служебных) писем рекомендуется учитывать следующие правила:

— письмо должно быть посвящено одному вопросу. Два вопроса и более могут рассматриваться, если они отражают стороны одного общего вопроса и по ним будет приниматься одно решение;

— письмо не должно быть большим по объему (большинство писем — до одной страницы текста и лишь в исключительных случаях, требующих детального описания и анализа, письмо может содержать до пяти страниц текста).

В деловых письмах используются формы изложения:

— от первого лица множественного числа («просим направить…», «представляем на рассмотрение…»);

— от третьего лица единственного числа («министерство не возражает…», «общество считает возможным…»);

— от первого лица единственного числа («считаю необходимым…», «предлагаю рассмотреть…»), если письмо оформлено на бланке должностного лица.

В деловых письмах может использоваться — вступительное обращение:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый господин Прохоров!

Уважаемая госпожа Захарова!

Уважаемый Николай Петрович!

Уважаемая Ольга Николаевна!

Уважаемые господа!

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

В письме может использоваться также заключительная этикетная фраза:

Вступительное обращение располагается над текстом письма посередине и завершается восклицательным знаком. Заключительная этикетная фраза размещается от левого поля и завершается запятой.

Текст письма может состоять:

— из одной части, если основное содержание письма (просьба, сообщение напоминание и др.) не требует обоснования;

Например:

— из двух частей: обоснование и заключение, — представленных в виде одного простого предложения.

Например:

— из трех частей: вступление, обоснование, заключение.

Например:

Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать: ссылку на документ или его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма; констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства.

Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний.

При составлении деловых писем рекомендуется использовать клише (слова и формулировки, часто употребляемые для выражения определенного смысла).

Например, некоторые клише — обоснования:

По содержанию и назначению письма могут подразделяться на: письма-просьбы, письма-запросы, письма-ответы, письма-извещения, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, письма-приглашения и др.

Каждый вид письма имеет определенную формулировку основной мысли:

— письмо-просьба (запрос) — просим, прошу (на должностном бланке);

— письмо-сообщение — сообщаем (сообщаю);

— сопроводительное письмо — направляем, представляем, высылаем;

— письмо-предложение — предлагаем;

— письмо-приглашение — приглашаем;

— письмо-напоминание — напоминаем;

— претензия — выражаем, предъявляем, заявляем претензию;

— письмо-требование — требуем, просим (в деловой переписке слово «просим», обращенное к лицу, нарушившему условия договора, по обязательности выполнения равно слову «требуем»).

Текст письма должен быть написан деловым стилем, который обладает совокупностью признаков, характеризующих его с точки зрения отбора лексических средств языка, построения словосочетаний, предложений и текстов в целом.

К основным стилевым чертам деловой речи относятся:

нейтральный тон изложения;

точность и ясность изложения;

лаконичность и краткость текста.

5.9. Текст акта, подтверждающего действие или событие (например, передачу от одного лица другому материальных ценностей), составляется людьми, осуществляющими этот процесс.

Если созданию акта предшествовала, например, проверка, то он составляется несколькими лицами (комиссией).

Текст акта может состоять из двух частей: вводной и основной (констатирующей).

Во вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого акт создается, его номер и дата. Если такого документа не было, первая часть опускается. Во вводной части называются составители акта (если акт составлялся комиссией — председатель и члены комиссии).

При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей, фамилии и инициалы. Первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях допускается указывать наименование организации (места работы), сведения о документах, удостоверяющих личность, полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса.

Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы от абзаца.

В основной части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

Например:

Составлен в 2-х экземплярах:

1-й экземпляр — бухгалтерия,

2-й экземпляр — коммерческий отдел.

Пример составления акта представлен в приложении N 8.

5.10. Для подготовки документов, составленных по однотипным, повторяющимся ситуациям (приказы по личному составу, договоры о передаче документов на государственное хранение, акты об уничтожении документов), рекомендуется разрабатывать шаблоны с трафаретным текстом.

6. БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ

Для изготовления бланков документов используется бумага форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов A5 (148 x 210 мм), A6 (105 x 148).

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Фон электронных шаблонов документов должен быть белого цвета.

Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:

20 мм — левое;

10 мм — правое;

20 мм — верхнее;

20 мм — нижнее.

6.1. Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения и документы с отметкой ЭПК должны иметь левое поле не менее 30 мм. Все листы одного документа должны иметь одинаковые размеры полей.

Указание размеры полей документов и размеры полей для каждого отдельного вида документа устанавливаются локальным нормативным правовым актом организации (инструкцией по делопроизводству).

Организации используют бланки документов, изготовленные на бумажном носителе (бланки документов федеральных органов государственной власти с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими <41>) и/или электронные шаблоны бланков.

<41> Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 2, ст. 123; 2001 N 24, ст. 2461; 2006, N 52, ст. 5587).

Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов (за исключением использования Государственного герба Российской Федерации), порядку их расположения, гарнитурам шрифта.

6.2. Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации.

Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.

Бланки документов оформляются в соответствии с Приложением Б к Стандарту. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром, указанные размеры ориентировочных границ зон представляют информацию о допустимых минимальных размерах зон. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливается два варианта бланков — угловой и продольный.

6.3. Устанавливаются следующие виды бланков документов организации:

— общий бланк;

— бланк письма;

— бланк конкретного вида документа.

Локальными нормативными актами организации могут устанавливаться: бланк письма структурного подразделения, бланк письма должностного лица и др.).

Состав реквизитов бланков определяется локальными нормативными актами организации.

Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма, и включает следующие реквизиты:

01 — герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);

или 02 — эмблема или 03 — товарный знак (знак обслуживания), а также

05 — наименование организации — автора документа;

13 — место составления (издания) документа.

Проставляются также ограничительные отметки для реквизитов:

10 — дата документа;

11 — регистрационный номер документа (см. приложение N 9).

Бланк письма включает реквизиты:

01 — герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);

или 02 — эмблема или 03 — товарный знак (знак обслуживания);

05 — наименование организации — автора документа;

08 — справочные данные об организации.

Включаются также ограничительные отметки для реквизитов:

10 — дата документа;

11 — регистрационный номер документа;

12 — ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

15 — адресат;

17 — заголовок к тексту.

Бланк письма структурного подразделения дополнительно может также включать реквизит 06 — наименование структурного подразделения — автора письма;

бланк письма должностного лица — реквизит 07 — наименование должности лица — автора документа; (приложения N 10 и N 11).

Бланк конкретного вида документа (кроме письма) в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных правовых актов включает реквизиты:

01 — герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);

или (02 — эмблема или 03 — товарный знак (знак обслуживания);

05 — наименование организации — автора документа;

09 — наименование вида документа;

13 — место составления (издания) документа и, при необходимости, в зависимости от вида документа, — ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов:

10 — дата документа;

11 — регистрационный номер документа;

16 — гриф утверждения документа;

17 — заголовок к тексту (приложение N 12).

Бланк конкретного вида документа структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06 — наименование структурного подразделения, бланк должностного лица — реквизит 07 — наименование должности лица — автора документа.

Для обеспечения учета бланков проставляются типографским способом или специальным нумератором учетные порядковые номера. Эти номера допускается проставлять на правом, левом и нижнем полях, а также на другой свободной площади бланка с тем условием, чтобы на них впоследствии не накладывались текст документа и другие оформляющие реквизиты.

6.12. В органах власти и организациях республик Российской Федерации, использующих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык (государственные языки) республик, используются бланки документов на русском языке и государственном языке (государственных языках) республик:

— угловые (реквизиты бланка располагаются на одном уровне: на русском языке — слева, на языке (языках) республики — справа);

— продольные (реквизиты бланка на русском языке располагаются сверху, языке (языках) республики — ниже).

Например:

Для переписки с иностранными корреспондентами используются бланки на двух языках — русском и иностранном языке.

Пример бланка для переписки с иностранными корреспондентами:

При переписке с иностранными корреспондентами, адрес в реквизите «справочные данные об организации» оформляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи Российской Федерации <42>, реквизит «адресат» оформляется в соответствии с правилами оформления почтовых адресов той страны, в которую он направляется.

<42> Пункт 22 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 (Зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 26 декабря 2014 г. N 35442) с изменениями, внесенными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 13 февраля 2018 г. N 61 «О внесении изменений в приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 28 марта 2018 г. N 50545).

7. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

7.1. Организации могут создавать документы, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов. Состав таких документов может устанавливаться Перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов, утверждаемым руководителем организации <43>.

<43> Пункт 39 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477) (Собрание законодательства Российской Федерации 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263; 2016, N 18, ст. 2641).

7.2. Электронные документы должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление <44>.

<44> Пункт 5 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477) (Собрание законодательства Российской Федерации 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263; 2016, N 18, ст. 2641).

Реквизиты электронных документов оформляются в соответствии с требованиями Стандарта.

Электронные документы могут создаваться с использованием электронных шаблонов. Альбом электронных шаблонов утверждается руководителем организации.

7.3. При подготовке, согласовании и доработке электронных документов могут использоваться текстовые и табличные редакторы, поддерживающие функции создания примечаний к документу и отслеживания изменений в нем.

При передаче документа на подписание (утверждение) все примечания и записи об изменениях из электронного документа удаляются.

При передаче электронного документа на подпись и его регистрации рекомендуется использовать формат электронных документов PDF.

7.4. Электронные документы подписываются электронной подписью. Условия признания электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью, устанавливаются Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи» <45>.

<45> Статья 6 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 15, ст. 2036; 2011, N 27, ст. 3880; 2012, N 29, ст. 3988; 2013, N 14, ст. 1668, N 27, ст. 3463, N 27, ст. 3477; 2014, N 11, ст. 1098, N 26, ст. 3390; 2016, N 1, ст. 65, N 26, ст. 3889).

7.5 Реквизиты электронного документа, выступающие в качестве графических элементов <46> (дата документа, регистрационный номер документа, и др. — по усмотрению организации), должны воспроизводиться на документе с выполнением следующих требований:

<46> Данные, которые вносятся в шаблон при составлении электронного документа, а также в подготовленный электронный документ при его подписании и регистрации.

— графические элементы должны располагаться на месте соответствующих реквизитов документа, указанных в Стандарте;

— графические элементы должны быть видимыми и читаемыми при отображении (воспроизведении) электронного документа;

— графические элементы не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

— изображение графических элементов не должно перекрывать элементы текста документа и другие реквизиты.

Графические элементы реквизитов, предполагающих собственноручную подпись (гриф согласования документа, гриф утверждения документа, отметка о заверении копии), оформляются с использованием отметки об электронной подписи.

7.6. Для организации процесса визирования электронных документов в регистрационно-учетной форме СЭД должны быть предусмотрены поля, содержащие сведения о должности лица, визирующего документ, его фамилии и инициалах, дате визы, результате рассмотрения (согласовано, согласовано с замечаниями, не согласовано), а также поле для внесения замечаний по электронному документу.

Для внесения резолюции в регистрационно-учетную форму СЭД должны быть предусмотрены поля резолюции, включающие поля для внесения сведений о фамилии, инициалах исполнителя (исполнителей), поручении по документу, сроке исполнения, должности, фамилии и инициалах лица, вынесшего резолюцию, дате резолюции. Дополнительно могут включаться поля, содержащие сведения о должности исполнителя.

7.7. Организации, осуществляющие совместную деятельность в какой-либо области, для обеспечения качественного обмена информацией могут регулировать формат, порядок обмена электронными документами и т.д. посредством заключения соглашений между сторонами.

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение N 1
к п. 3.9.

Росархив

Федеральное бюджетное учреждение «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела»

(ВНИИДАД)

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

Образец титульного листа документа

Приложение N 2
к п. 4.16.

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ УТВЕРЖДЕНИЮ

1. АКТЫ (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.).

2. ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.).

3. ИНСТРУКЦИИ (правила) (должностные; по делопроизводству; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.).

4. МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ, МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ.

5. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ

6. НОРМЫ И НОРМАТИВЫ (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.).

7. ОПИСИ дел (постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу).

8. ОТЧЕТЫ (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.).

9. ПЕРЕЧНИ (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других организаций, с указанием сроков хранения материалов и т.д.).

10. ПЛАНЫ (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.).

11. ПОЛОЖЕНИЯ (об организации; о структурном подразделении; о премировании и т.д.).

12. ПРАВИЛА

13. ПРОГРАММЫ (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.).

14. РЕГЛАМЕНТЫ (в т.ч. регламенты бизнес-процессов).

15. СМЕТЫ (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.).

16. СТАНДАРТЫ (государственные, национальные, организации, отраслевые).

17. СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ.

18. УНИФИЦИРОВАННЫЕ ФОРМЫ ДОКУМЕНТОВ

19. УСТАВЫ.

20. ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ и изменения к ним.

Приложение N 3
к п. 4.24

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫЕ СТАВИТСЯ ПЕЧАТЬ ОРГАНИЗАЦИИ

1. АКТЫ (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.).

2. АРХИВНЫЕ СПРАВКИ.

3. Документы налоговой отчетности.

4. ЗАКЛЮЧЕНИЯ И ОТЗЫВЫ на авторефераты.

5. ЗАЯВЛЕНИЯ (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.).

6. ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ЛИСТЫ.

7. НОРМЫ расхода.

8. ОБРАЗЦЫ оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

9. ПИСЬМА гарантийные (на выполнение работ, услуг).

10. Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные; платежные, инкассовые в банк на получение инвалюты со счетов, перевод валюты).

11. ПРЕДСТАВЛЕНИЯ и ходатайства (о награждении орденами и медалями; премиями и т.д.).

12. РЕЕСТРЫ (чеков, поручений, представляемых в банк).

13. СМЕТЫ расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору и т.д.).

14. СОГЛАШЕНИЯ.

15. СПРАВКИ (лимитные; о выплате страховых сумм; об использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.).

16. СПЕЦИФИКАЦИИ (изделий, продукции и т.д.).

17. ТИТУЛЬНЫЕ СПИСКИ.

18. УДОСТОВЕРЕНИЯ.

19. УСТАВЫ организаций.

Приложение N 4
к п. 5.5

ОБ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТ ПО ПРОГРАММЕ «ЭКОЛОГИЯ РОССИИ»

В связи с необходимостью реализации программы «Экология России» приказываю:

1. Руководителю Управления экологии 02.10.2018 представить календарный план мероприятий по выполнению программы;

2. Руководителю Финансового управления 10.10.2018 представить смету затрат по выполнению программы.

3. ….

4. Контроль исполнения приказа оставляю за собой.

Образец оформления приказа

Приложение N 5
к п. 5.5

О ПОДГОТОВКЕ К ПРАЗДНОВАНИЮ 70-Й ГОДОВЩИНЫ ПОБЕДЫ В ВЕЛИКОЙ ОТЕЧЕСТВЕННОЙ ВОЙНЕ

В связи с приближением празднования 70-й годовщины Победы в Великой Отечественной Войне:

1. Руководителю Департамента протокола (Орлову А.А.) 10.04.2015 представить план праздничных мероприятий.

2. Руководителям структурных подразделений 12.04.2015 представить списки работников, выделенных для подготовки к празднованию.

3. …………

4. Контроль за исполнением распоряжения возложить на руководителя Секретариата (Синичкину В.И.).

Образец оформления распоряжения

Приложение N 6
к п. 5.6.

1. Общие положения

1.1. Служба документационного обеспечения управления (далее — служба ДОУ) является самостоятельным структурным подразделением организации, осуществляющим организацию работы с документами.

1.2. Служба ДОУ создается и ликвидируется приказом руководителя организации.

1.3. Службу ДОУ возглавляет заведующий службой, назначаемый на должность и освобождаемый от должности приказом руководителя организации.

1.2. Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательством Российской Федерации в сфере информации, документации, государственными стандартами на документы, нормативными и методическим документами Росархива по вопросам организации работы с документами и архивного хранения, законодательством о труде и охране труда Российской Федерации, уставом организации, инструкцией по документационному обеспечению деятельности организации, приказами и распоряжениями руководителя организации, настоящим положением.

В электронном документе нумерация пунктов соответствует официальному источнику.

…

Образец оформления положения о структурном подразделении

Приложение N 7
к п. 5.7.

Председатель — Петров А.А.

Секретарь — Максимова М.М.

Присутствовали: 15 человек (список прилагается)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О мерах по реализации программы «………».

Доклад заместителя директора Копейкина И.П.

1. СЛУШАЛИ:

Копейкина И.П. — текст доклада прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

Шацкий Э.Я. — краткая запись выступления.

Кучкин И.С. — краткая запись выступления.

РЕШИЛИ:

1.1. Одобрить План работы по реализации программы.

1.2. Руководителю Финансового управления подготовить и Смету расходов по реализации программы.

Образец оформления протокола

Приложение N 8
к п. 5.9

Основание: приказ руководителя от 21.01.2017 N 25 «О проведении проверки организации хранения документов организации».

Акт составлен комиссией:

Председатель комиссии — Иванов А.А..;

Секретарь комиссии — Птичкина О.П.;

Члены комиссии: Арбузов О.Н., Бочаров Н.А., Мулерман Э.А.

С 15.02.2017 по 02.03.2017 комиссией проводилась проверка организации хранения документов организации.

1. Выводы:

1.1. Порядок хранения документов в организации в целом соответствует правилам, установленным локальными правовыми актами.

1.2……………………………………….

2. Замечания:

2.1……..

2.2………..

Образец оформления акта

Приложение N 9
к п. 6.3

Росархив

ФЕДЕРАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ «ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА»

(ВНИИДАД)

Москва

Образец общего бланка организации

Приложение N 10
к п. 6.3

Образец углового бланка письма организации

Приложение N 11
к п. 6.3

Образец продольного бланка письма организации

Приложение N 12
к п. 6.3.

Росархив

ФЕДЕРАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ «ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА»

(ВНИИДАД)

ПРИКАЗ

Москва

Образец оформления бланка приказа

Общая
характеристика информационно-справочных
документов, их коммуникативные и
информационные функции.

Акты.
Докладные и объяснительные записки.
Справки служебного и личного характера.
Понятие, функции и оформление делового
письма. Бланк письма организации.
Телеграммы, телефонограммы, факсограммы.

 Информационно-справочные
документы
сообщают сведения, побуждающие принимать
определенные решения, т.е. инициируют
управленческие решения, позволяют
выбрать тот или иной способ управленческого
воздействия. Они не содержат поручений,
не обязывают выполнять поручения.

Документы этой
системы играют служебную роль по
отношению к организационно-правовым
и распорядительным
документам.
¹

Особенностью этих
документов является то, что они идут
снизу вверх по системе управления: от
работника к руководителю подразделения,
от руководителя подразделения к
руководителю организации, от
подведомственной организации в
вышестоящую. ²

На основе резолюции
руководителя информационно-справочные
документы могут стать основанием для
принятия каких-то решений или подготовки
распорядительных документов. ³

В состав
информационно-справочных документов
входят: докладная
записка,
служебная
записка,
объяснительная
записка,
предложение,
представление,
заявление,
все разновидности переписки,
протокол,
акт,
справка,
заключение,
отзыв,
сводка,
список,
перечень.

Докладная
записка
– документ, адресованный руководителю
вышестоящей организации, руководителю
подразделения или организации и
излагающий какой-либо вопрос с выводами
и предложениями составителя.

Обычно докладная
записка информирует руководство об
имевших место событиях, фактах, явлениях,
сложившейся ситуации, требующих принятия
решения. ¹

Докладная записка
может быть внешней или внутренней.

Внешняя докладная
записка представляется руководителю
вышестоящей организации, внутренняя –
руководителю подразделения или
организации; внутренние докладные
записки создаются по инициативе работника
или по заданию его непосредственного
руководителя с целью повысить эффективность
деятельности организации. ²

Внешние докладные
записки составляются на общем
бланке
организации, внутренние – на стандартном
листе бумаги. ³

Текст докладной
записки состоит из двух или трех смысловых
частей:

в первой части
излагаются причины, факты или события,
послужившие поводом для ее написания;

во второй части
анализируется сложившаяся ситуация и
приводятся возможные варианты решения;

в третьей части
содержатся выводы и предложения о
конкретных действиях, которые, по мнению

составителя, необходимо предпринять.

Вторая часть в
докладной записке может отсутствовать
– в этом случае текст докладной записки
содержит обоснование, выводы и предложения
составителя.

Внутреннюю докладную
записку подписывают составитель (если
она представляется руководителю
подразделения) или руководитель
подразделения (если она представляется
руководителю организации); внешнюю
докладную записку подписывает руководитель
организации. ⁴

Датой докладной
записки является дата ее составления
и подписания. ⁵

Обязательными
реквизитами
докладной записки являются:
наименование
организации
(для внутренней – наименование
структурного подразделения), наименование
вида документа,
дата
и регистрационный
номер,
место
составления
(для внешней докладной записки), адресат,
заголовок
к тексту,
подпись.

Объяснительная
записка:

1) документ,
поясняющий содержание отдельных
положений основного документа (плана,
отчета, проекта);

2) сообщение
должностного лица, поясняющее какое-либо
действие, факт, происшествие, представляемое
вышестоящему должностному лицу. ¹

Объяснительные
записки, сопровождающие основной
документ (план, отчет), поясняющие
содержание отдельных положений основного
документа, оформляются на общем бланке
организации.

Объяснительные
записки, отражающие какие-либо
происшествия, сложившиеся ситуации,
оформляются на стандартном листе бумаге
и адресуются конкретному должностному
лицу.

Текст объяснительной
записки состоит из двух частей: первая
часть содержит факты, послужившие
поводом к ее написанию, вторая – причины,
объясняющие сложившуюся ситуацию. ²

Отличие объяснительной
записки от докладной записки заключается
в отсутствии смысловой части, в которой
излагаются выводы и предложения.

Объяснительную
записку подписывает ее составитель.
Датой объяснительной записки является
дата ее составления и подписания. ³

Обязательными
реквизитами
объяснительной записки являются:
наименование
организации,
наименование
вида документа,
дата,
регистрационный
номер,
место
составления,
заголовок
к тексту,
адресат,
подпись.

Справка:

1) документ,
содержащий описание и подтверждение
тех или иных фактов и событий.

2) документ,
подтверждающий факты биографического
или служебного характера. ¹

Справки, отражающие
основную (производственную) деятельность
организации, могут быть внешними и
внутренними. Внешние
справки
составляются для представления в другую
(как правило, вышестоящую) организацию,
внутренние
справки
– для представления руководству
организации или на рассмотрение
коллегиального органа. ²

Внешние справки
оформляются на общем
бланке
организации (или бланке справки)
аналогично внешним докладным
запискам,
внутренние – на стандартном листе
бумаги аналогично внутренней докладной
записке с теми же реквизитами. ³

Заголовок к тексту
справки должен отвечать на вопрос «О
чем?» и может включать указание на
период времени, к которому относятся
изложенные в справке сведения.

Например:

Справка о
комплектовании тематического комплекта
«Информационно-справочная система
архивной отрасли» (ИССАО) в 2009 г.

Текст справки, как
правило, состоит из двух частей: в первой
излагаются факты, послужившие основанием
или поводом для ее составления, во второй
приводятся конкретные сведения,
отражающие существо вопроса. Текст
справки может состоять только из одной
(второй) части. Если справка содержит
однородную систематизированную
информацию, ее текст оформляется в виде
таблицы. Если в справку включаются
сведения по нескольким вопросам, ее
текст может состоять из нескольких
разделов. ⁴

Внешние справки
подписывают руководитель организации
или его заместитель. Справку, содержащую
сведения финансового характера,
подписывают руководитель организации
и главный бухгалтер и заверяют печатью.
Внутренние справки подписываются
руководителем структурного подразделения
или специалистом-составителем.

Справки, составляемые
для подтверждения сведений биографического
или служебного характера, подписываются
двумя лицами: руководителем и главным
бухгалтером или руководителем и
заведующим отделом кадров, –и заверяются
печатью. Для таких справок в организациях
используются унифицированные бланки
с трафаретным текстом, и они могут
составляться на бланках формата
А5.

Справка, содержащая
сведения о заинтересованном лице, должна
иметь следующие данные:

фамилию, имя,
отчество лица, которому она выдана;

указание, в
удостоверении каких сведений выдана;

для каких целей
или в какую организацию выдана;

подпись и указание
должности лица, выдавшего справку;

дату составления;

оттиск печати. ⁵

Текст справки
личного характера следует начинать с
фамилии, имени и отчества работника (в
именительном падеже). Не рекомендуется
использовать архаичные обороты типа:
«Настоящая справка дана…», «Настоящим
подтверждается, что … действительно
работает…» и т.д. ⁶

Обязательными
реквизитами
справки являются:
наименование
организации
(для внутренней – наименование
структурного подразделения), наименование
вида документа,
дата
и регистрационный
номер,
место
составления
(для внешней справки), адресат,
заголовок
к тексту
(для справки, оформленной на формате
А4), подпись,
оттиск
печати
(для справки биографического и финансового
характера).

Акт
– документ, составленный несколькими
лицами и подтверждающий установленные
факты или события. ¹

В некоторых случаях
акты не только фиксируют установленные
факты и события, но и содержат выводы,
рекомендации и предложения (акты
проверок, обследований, ревизий и т.п.).
²

Акты отличаются
широким разнообразием по своему
назначению и содержанию:

сдачи-приемки
(работ, материальных ценностей,
документов);

обследования
(состояния техники безопасности,
противопожарной безопасности; условий
труда; результатов деятельности);

испытаний (образцов,
систем, технологий);

выделения к
уничтожению (материальных ценностей,
документов);

передачи (структурного
подразделения из одной организации в
другую);

нарушения
установленных правил;

ревизии,
инвентаризации;

расследования
аварий, несчастных случаев;

ликвидации
организации и т.д. ³

Акты составляются
коллегиально (не менее двух составителей).
Нередко акты составляются комиссиями,
специально создаваемыми, состав которых
утверждается распорядительным
документом
руководителя организации. Акты могут
составляться и постоянно действующими
комиссиями на регулярной основе. ⁴

Главное при
составлении акта –установление
фактического состояния дел и объективное
отражение в акте. Акт составляется на
основе черновых записей, которые ведутся
во время работы комиссии или группы лиц
и содержат фактические данные,
количественные показатели и другие
сведения. ⁵

Заголовок к акту
должен грамматически согласовываться
со словом «акт», например:

Акт проверки
финансово-хозяйственной деятельности
института,

Акт списания
материальных ценностей.

Датой акта является
дата события (проверки, обследования,
экспертизы и т.п.). ⁶

Текст акта состоит
из двух частей: вводной и основной
(констатирующей).

Вводная часть
строится по схеме: основание – составлен
комиссией – председатель – члены
комиссии – присутствовали (если акт
составлен в чьем-то присутствии). ⁷

Основание для
составления акта – договор, распорядительный
документ, нормативный документ с
указанием номера и даты.

После слова
«составлен» указываются наименование
комиссии, должности, фамилии и инициалы
лиц, составивших акт.

При перечислении
лиц, участвовавших в составлении акта,
указываются наименования должностей
с обозначением организации, фамилии и
инициалов (в именительном падеже). Первым
указывается председатель комиссии. В
необходимых случаях допускается
приводить сведения о документах,
удостоверяющих личность и полномочия
лиц, участвовавших в составлении акта,
и их адреса. Фамилии членов комиссии
располагаются в алфавитном порядке.
Слова «Основание», «Председатель»,
«Члены комиссии», «Присутствовали»
пишутся с прописной буквы. ⁸

В основной
части
излагаются сущность, характер, методы
и сроки проделанной работы, установленные
факты, а также выводы, предложения и
заключения. Содержание акта может быть
разделено на пункты, материал может
быть представлен в виде таблицы. При
необходимости акт может иметь
заключительную часть, которая представляет
собой решения, выводы или заключения
комиссии, составившей акт. ⁹

В конце текста
акта указываются количество составленных
экземпляров и их местонахождение.
Количество экземпляров акта определяется
количеством заинтересованных в нем
сторон или нормативными документами.

Например:

Составлен в 3
экземплярах:

1-й экземпляр –
бухгалтерия,

2-й экземпляр –
коммерческий отдел,

3-й экземпляр –
покупатель.

После отметки о
количестве экземпляров акта следует
отметка
о наличии приложений
к акту (если они имеются). ¹⁰

При составлении
актов ревизий и обследований их содержание
согласовывается с должностными лицами,
деятельность которых отражается в акте.
Акт считается принятым и вступает в
действие после его подписания всеми
членами комиссии или всеми лицами,
участвовавшими в его составлении.

Подписи располагаются
в той же последовательности, как и
фамилии во вводной части, но без указания
должности. ¹¹

Лицо, не согласное
с содержанием акта, обязано подписать
его с оговоркой о своем несогласии.
Особое мнение члена комиссии следует
оформлять на отдельном листе и прилагать
к акту.

В необходимых
случаях (если этого требуют нормативные
документы) акты утверждаются руководителем
данной или вышестоящей организации, по
распоряжению которого проводились
действия, завершившиеся составлением
акта. Например: акт о ликвидации
учреждения, акт о выделении к уничтожению
документов и дел с истекшими сроками
хранения.

Акт оформляется
на общем
бланке
организации или на специальном бланке
акта (бланк
конкретного вида документа).
Для актов с постоянно повторяющейся
информацией следует применять бланки
с трафаретным текстом.

Обязательными
реквизитами
акта являются:
наименование
организации,
наименование
вида документа,
дата
и регистрационный
номер,
место
составления или издания,
заголовок
к тексту,
подписи,
в необходимых случаях – гриф
утверждения
(акты, требующие утверждения, должны
быть включены в список документов,
подлежащих утверждению).

Телеграмма
– текстовое сообщение, предназначенное
для передачи средствами телеграфной
связи. ¹

Телеграммы
составляются в случаях, когда отправка
документов почтой не обеспечивает
своевременного решения вопросов.

Передача телеграмм
осуществляется в соответственными с
Правила оказания услуг телеграфной
связи, утвержденные постановлением
Правительства Российской Федерации от
15 апреля 2005 г. № 222.

Телеграммы
(внутренние телеграммы, передаваемые
и адресованные в пределах территории
Российской Федерации) в зависимости от
приоритета обработки разделяются на
следующие категории:

«вне категории»;

«внеочередная»;

«Президент
Российской Федерации»;

«Председатель
Правительства Российской Федерации»;

«высшая
правительственная»;

«правительственная»;

«срочная»;

«обыкновенная».
²

Сроки прохождения
телеграмм, передаваемых между
административными центрами субъектов
Российской Федерации, а также внутри
любого населенного пункта (поселения),
имеющего телеграфную связь, должны
составлять:

для телеграмм
категории «Президент Российской
Федерации», «Председатель
Правительства Российской Федерации»
– не более 2 часов;

для телеграмм
категорий «высшая правительственная»,
«правительственная» и «срочная»
– не более 4 часов;

для телеграмм
категории «обыкновенная» – не
более 8 часов. ³

Сроки прохождения
телеграмм, передаваемых между иными
населенными пунктами (поселениями),
имеющими телеграфную связь, должны
составлять:

для телеграмм
категории «Президент Российской
Федерации», «Председатель
Правительства Российской Федерации»
– не более 2 часов;

для телеграмм
категорий «высшая правительственная»,
«правительственная» и «срочная»
– не более 4 часов;

для телеграмм
категории «обыкновенная» – не
более 12 часов. ⁴

Сроки прохождения
телеграмм, адресованных в населенные
пункты (поселения), оборудованные
средствами факсимильной (телефонной)
связи, должны составлять не более 12
часов. ⁵

Срок вручения
отправителю уведомления о вручении
телеграммы с отметкой «уведомление
телеграфом» должен быть не более 24
часов с момента вручения телеграммы.
Срок вручения отправителю уведомления
о вручении телеграммы с отметкой
«уведомление телеграфом срочное»
должен быть не более 12 часов с момента
вручения телеграммы.

В сроки прохождения
телеграмм (вручения отправителю
уведомления о вручении телеграммы) не
включается время, в течение которого в
соответствии с установленным режимом
работы отделения связи (пункта
коллективного пользования, пункта связи
и прочих мест оказания услуг телеграфной
связи) в пункте назначения не осуществляется
доставка телеграмм, время пересылки
телеграмм средствами почтовой связи,
а также время, в течение которого
телеграммы (уведомления) не могут быть
доставлены по причинам и обстоятельствам,
зависящим от адресата. ⁷

Телеграммы, имеющие
особенности по назначению, способу
оформления, подачи или доставки,
разделяются на следующие виды:

«с уведомлением
о вручении телеграфом» (с отметкой
«уведомление телеграфом»);

«с уведомлением
о вручении телеграфом «срочное»
(с отметкой «уведомление телеграфом
срочное»);

«с доставкой в
срок, указанный отправителем» (с
отметкой «вручить (дата)»);

«с доставкой в
населенный пункт (поселение), не имеющий
телеграфной, факсимильной (телефонной)
связи» (с отметкой «почтой заказное»);

«на художественном
бланке» (с отметкой «люкс»);

«на художественном
бланке формата А4» (с отметкой «люкс/в»);

«на художественном
бланке детской тематики» (с отметкой
«люкс/и»);

«на художественном
музыкальном бланке» (с отметкой
«люкс/м»);

«на художественном
музыкальном бланке детской тематики»
(с отметкой «люкс/м/и»);

«на художественном
бланке по случаю траура» (с отметкой
«делюкс»);

«заверенная
оператором связи» (с отметкой
«заверенная»);

«криптограмма»
(с отметкой «криптограмма»);

«криптограмма
перфоленте» (с отметкой «криптограмма
перфоленте»);

«метео» (с
отметкой «метео»);

«переводная»
(с отметкой «переводная»);

«схемная» (с
отметкой «схема (номер)»).

Телеграмма может
иметь один или несколько видов. Телеграмма,
не имеющая особенностей по назначению,
способу оформления, подачи или доставки,
ни к одному из указанных видов не
относится (без отметки).
⁸

Право подачи
телеграмм категорий «вне категории»,
«внеочередная», «Президент
Российской Федерации», «Председатель
Правительства Российской Федерации»,
«высшая правительственная» и
«правительственная» и телеграмм
видов «криптограмма», «криптограмма
перфоленте», «метео», «переводная»,
«схемная» имеют ограниченные группы
пользователей. ⁹

Право подачи
телеграмм видов «криптограмма» и
«криптограмма перфоленте»
предоставляется юридическим лицам и
индивидуальным предпринимателям,
имеющим лицензии на эксплуатацию
шифровальных (криптографических) средств
или оказание услуг с их использованием,
а также лицам, заключившим договоры на
оказание услуг по шифрованию информации
с указанными лицами. ¹⁰

Телеграммы от
организаций и учреждений, подписанные
должностными лицами, должны быть заверены
печатью соответствующей организации
или печатью «Для телеграмм». В
телеграммах, подписанных должностными
лицами нескольких организаций или
учреждений, каждая подпись заверяется
печатью соответствующей организации
или учреждения. ¹¹

Подаваемая
отправителем телеграмма должна быть
четко и разборчиво написана или напечатана
на лицевой стороне телеграфного бланка
или на светлой бумаге. Допускается прием
телеграмм от организаций, учреждений,
предприятий и должностных лиц на их
фирменных бланках, при этом текст самих
бланков не передается. Исправления,
подчистки, вычеркивания и вставки,
внесенные в телеграмму отправителем
или по его просьбе оператором связи,
должны быть заверены подписью отправителя.
¹²

Адреса отправителей
и адресатов, отметки о категории и виде
телеграмм, пересылаемых в пределах
территории Российской Федерации, должны
оформляться на русском языке. Адреса
отправителей и получателей телеграмм,
пересылаемых в пределах территорий
республик, находящихся в составе
Российской Федерации, могут оформляться
на государственных языках соответствующих
республик при условии дублирования
адресов отправителей и адресатов на
русском языке. ¹³

Текст телеграммы
и подпись отправителя должны быть
написаны буквами русского или латинского
алфавита. ¹⁴

Цифры в подаваемой
телеграмме могут быть написаны либо
знаками цифр, либо словами. Содержащиеся
в тексте телеграммы числовые значения,
точность передачи которых важна для
пользователя, должны быть написаны
отправителем полными словами. Знаки
«точка», «запятая» и «кавычки»,
а также «скобка» могут быть написаны
в телеграмме либо полными словами, либо
сокращенными словами («тчк», «зпт»,
«квч» и «скб» соответственно),
либо соответствующими символьными
знаками. ¹⁵

Знаки «вопросительный
знак», «тире» («минус»), «плюс»
и «дробная черта» могут быть написаны
либо полными словами, либо соответствующими
символьными знаками. Знаки «номер»,
«двоеточие» и «восклицательный
знак» могут быть написаны либо полными
словами, либо сокращенно («нр»,
«двтч» и «вскл» соответственно).
Другие знаки могут быть написаны только
полными словами. ¹⁶

Знаки препинания
в виде соответствующих символьных
знаков, кроме символьного знака «-«,
должны быть написаны в телеграммах
после предыдущего слова (группы цифр)
без интервала. Символьный знак «+»
(плюс) между словами, цифрами, группами
букв, группами цифр и смешанными группами
должен быть написан с интервалом между
предшествующим и последующим словом и
считаться за отдельное слово.

Все знаки, написанные
полным или сокращенным словом, должны
быть написаны с интервалом между
предшествующими и последующими словами,
цифрами и знаками. ¹⁷

Телеграмма должна
содержать данные, изложенные в следующей
последовательности:

отметка о категории
телеграммы (при подаче телеграммы
категории «обыкновенная» отметка
о категории не указывается);

отметка о виде
(видах) телеграммы;

адрес, по которому
должна быть доставлена телеграмма, с
указанием наименования адресата
(адресатов);

текст телеграммы;

подпись отправителя
(по желанию отправителя).

В нижней части
бланка подаваемой телеграммы (листа
светлой бумаги или фирменного бланка,
используемых вместо бланка телеграммы)
отправитель должен указать свою фамилию
и адрес (вместо адреса допускается
указывать номер телефона отправителя
или отметку «проездом»). Данные,
указываемые в нижней части бланка
телеграммы, в содержание телеграммы и
состав оплачиваемых слов не входят. При
необходимости передачи адресату этих
данных, они должны включаться отправителем
в текст телеграммы. ¹⁸

Подача телеграмм
должностными лицами осуществляется
при предъявлении служебного удостоверения.
¹⁹

 Факсограмма
(факс) –
это получаемая на бумажном носителе
копия документа (письменного, графического,
изобразительного), переданного по
каналам факсимильной связи (при помощи
факсимильной аппаратуры). ¹

Факсограмма не
может считаться отдельным видом
документа, так как по факсу можно передать
любой документ на бумажном носителе –
приказ, распоряжение, договор, протокол
и др.; чаще всего факс используется для
передачи служебных писем и разного рода
информационных сообщений. ²

В соответствии с
Гражданским кодексом Российской
Федерации (статья 160) использование при
совершении сделок факсимильного
воспроизведения подписи с помощью
механического или иного копирования,
электронно-цифровой подписи либо аналога
собственноручной подписи допускается
в случаях и порядке, предусмотренных
законом, иными правовыми актами или
соглашениями сторон. Документ (факс),
получаемый на выходе факсимильной
связи, при соблюдении установленных
условий и процедур может обладать
юридической силой. ³

Документы,
передаваемые по факсу, должны оформляться
в соответствии с требованиями,
предъявляемыми к соответствующему виду
документа, и должны быть напечатаны
четким, контрастным шрифтом. ⁴

При передаче и
приеме документов по каналам факсимильной
связи необходимо руководствоваться
следующими требованиями:

объем передаваемого
документа (текста, схемы, графического
изображения), выполненного на бумаге
формата А4 черным цветом, не должен
превышать 5 листов;

документ для
передачи по каналу факсимильной связи
сдается с заявкой установленного
образца, подписанной руководителем
подразделения. Заявки хранятся в течение
одного года;

ответственность
за содержание передаваемой информации
возлагается на исполнителя, подготовившего
документ к передаче, и руководителя
соответствующего подразделения;

факсограммы на
иностранных языках отправляются при
наличии перевода, заверенного лицом,
подписавшим факсограмму;

запрещается
передавать текст документов с пометкой
«Для служебного пользования»;

подлежащий передаче
документ регистрируется. Подлинники
документов после передачи возвращаются
исполнителям с отметкой о времени
отправки;

поступившие
факсограммы регистрируются, передаются
адресатам под расписку в день их приема,
срочные — немедленно;

поступивший вслед
за факсограммой подлинник документа
направляется в соответствующее
подразделение-исполнитель;

факсограммы на
иностранных языках доставляются адресату
без перевода.⁵

Контроль за
использованием факсимильной техники,
установленной в подразделениях,
осуществляется их руководителями. ⁶

Телефонограмма
– это обобщенное название различных
по содержанию документов, выделяемых
в связи со способом устной передачи
текста по каналам телефонной связи. ¹

Телефонограмма
составляется отправителем как документ
на бумажном носителе, передается по
телефону и записывается получателем.
²

Телефонограммы
используются для оперативной передачи
информационных сообщений служебного
характера (извещения, приглашения,
экстренные сообщения и т.п.). ³

В тексте телефонограммы
должно быть не более 50 слов, при этом
следует избегать труднопроизносимых
слов и сложных оборотов. ⁴

Телефонограмма
составляется в одном экземпляре и
подписывается руководителем или
ответственным исполнителем. Если
телефонограмма передается нескольким
адресатам, к ней прилагается список
организаций и предприятий, которым ее
направляют, и номера телефонов, по
которым она должна быть передана. ⁵

Для записи
телефонограмм целесообразно использовать
специальные бланки, если специальные
бланки отсутствуют, телефонограмма
записывается в журнал по следующей
форме: ⁶

Должность, фамилия сотрудника, предавшего телефонограмму, и номер его телефона

Должность, фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, и номер его телефона

Дата, номер телефонограммы

Время передачи

Текст телефонограммы

Должность и фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма

Принимаемая
телефонограмма может быть сначала
записана от руки, с помощью звукозаписывающей
аппаратуры или застенографирована, а
затем расшифрована и отпечатана. Следует
проверять правильность записи повторным
чтением телефонограммы в конце ее
передачи. ⁷

Юридическая сила
поступившей телефонограммы определяется
следующими реквизитами:

исходящим
регистрационным номером отправляемой
телефонограммы;

должностью,
фамилией, именем, отчеством и подписью
лица, отправившего телефонограмму;

должностью,
фамилией, именем, отчеством и подписью
лица, принявшего телефонограмму, в
журнале регистрации;

входящим
регистрационным номером полученной
телефонограммы. ⁸

Деловое письмо-
обобщенное название широко применяемого
вида официальных документов, служащих
средством общения различных организаций
по поводу осуществляемой ими деятельности.

Функции делового
письма:

— информационная,
(факты, сведения, мнения)

— организационная,
(воздействие на людей)

— Коммуникативная

— юридическая
(свидетельства, доказательства)

— воспитательная
(дисциплинирует, требует повышенного
уровня образовательной подготовки)

Любое деловое
письмо начинается с обращения к человеку,
кому адресовано письмо. В зависимости
от ситуации можно использовать следующие
примеры обращений: «Уважаемая госпожа
Иванова!», «Уважаемый Михаил Петрович!»,
«Уважаемый господин директор!», «Уважаемые
господа!». Обращение размещается
посередине страницы. При этом следует
учесть, что в деловом письме в обращении
неприемлемы сокращения типа «г-н»,
«г-жа» либо употребление инициалов
человека.

Далее следует
вступление, где необходимо кратко и
четко сформулировать основную цель
делового письма, причину, по которой
отправляется данное письмо. Можете
использовать следующие шаблоны:
«Сообщаем/сообщаю, что…», «Доводим/довожу
до Вашего сведения, что…», «Ставим/ставлю
Вас в известность, что…»,
«Поздравляем/поздравляю…»,
«Приглашаем/приглашаю…», «Просим/прошу…»,
«Высылаем/высылаю…», «Подтверждаем/подтверждаю…»,
«Напоминаем/напоминаю…», «В соответствии
с…», «Согласно телефонному разговору
…», «Согласно Вашему письму …», «В связи
с…», «В целях…», «Компания «Х»
предлагает/гарантирует/не возражает…»
и т.п.

Следующий раздел
– основная часть, где излагается основная
идея и суть делового письма.

Далее следует
краткое резюме, подведение итогов. Здесь
чаще всего употребляются следующие
фразы: «Надеемся/надеюсь…»,
«Уверен/уверены…», «Просим извинить
за задержку с ответом» и т.п.

Заканчивается
деловое письмо вежливой подписью: «С
уважением,… (должность адресанта), …
(ФИО адресанта)». По мере необходимости
можно указать контактный номер телефона,
название и физический адрес компании,
адрес сайта компании.

Иногда после
подписи в деловом письме размещается
посткриптум (P.S.). Здесь можно кратко
изложить ту информацию, которая имеет
косвенное отношение к самому письму.

По возможности
электронные деловые письма лучше
отправлять на фирменных бланках,
содержащих логотип компании, ее адрес
и телефоны.

Если имеются
какие-либо приложения к письму в
присоединенном файле, необходимо это
указать.

Бланк письма
организации

Практическое задание