ИТ в экономике ЛК 3
ЛЕКЦИЯ 3.
ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ
ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ.
Понятие информационного обеспечения,
его структура
Становление рыночных отношений
определяется повышением уровня
управления экономикой. Управлениеследует рассматривать как информационный
процесс, происходящий между органами
управления, управляемым объектом и
внешней средой.
Под информацией понимаетсясовокупность различных сообщений
об изменениях, происходящих в системе
и окружающей среде.
Процесс управления включает сбор,
обработку и передачу информации для
выработки управляющих решений. Информация
является предметом труда и одновременно
средством и продуктом труда в управленческой
деятельности. При рассмотрении структуры
информации выделяются отдельные ее
элементы, которые могут быть и простыми
и сложными. Простые элементы не поддаются
дальнейшему расчленению; сложные
образуются как сочетание различных
элементов и представляются информационными
совокупностями.
Структурные элементы называются
информационными единицами.Выделяют
несколько подходов к структуризации
экономической информации, один из
которых — логический — позволяет
установить структурные элементы в
зависимости от функционального назначения
информации и ее особенностей.
Выделяют следующие структурные
единицы: реквизит, показатель,
информационные сообщения, информационный
массив, информационный поток,
информационная система.
Информационной единицей низшего
уровня являются реквизиты, из
которых формируются более сложные
структуры информации.
Реквизитыотражают отдельные
свойства объекта, включают в себя
сочетание цифр или букв, имеющих смысловое
содержание и не поддающееся дальнейшему
делению. Буквенная информация может
быть представлена в виде кодовых
обозначений (например, код подразделения).
При машинной обработке синонимами
понятия «реквизит» являются «поле»,
«элемент», «атрибут».Реквизитыне однозначны по своему содержанию иподразделяютсянареквизиты-признакии
реквизиты-основания. Реквизиты-признакихарактеризуют качественную сторону
объекта, ареквизиты-основания—
количественную. Например, в качестве
реквизита-признака выступает наименование
подразделения и его код, а реквизиты-основания
— количество работающих. Каждый документ
включает любое число реквизитов-признаков
и реквизитов-оснований.
Однородные реквизиты-признаки объединяются
в номенклатуру (например, номенклатура
продукции). В документах обычно выделяются
доминирующие реквизиты-признаки, т. е.
те, по которым производится группировка.
Ими могут быть коды подразделений,
продукции и др. Каждый реквизит имеет
форму и содержание. Форма — это
наименование реквизита, например,
наименование продукции. Содержание
отражает его конкретное значение
(чугун). Одному наименованию реквизита
может соответствовать множество его
значений. Реквизиты неоднородны по
характеру выполняемых над ними действий.
Реквизиты-признаки подлежат логической
обработке; реквизиты-основания —
арифметической. Реквизиты, объединяясь,
образует структурную единицу более
высокого уровня. Сочетание одного
основания и всех относящихся к нему
признаков образует показатель.
Показатель — логическое
высказывание, содержащее качественную
и количественную характеристики
отображаемого явления. Приведем пример
построения показателя выпуска чугуна
с номенклатурным номером 824 в мае в
количестве 200 тонн. Структура показателя
может быть представлена так:
Показательявляется минимальной
по составу информационной совокупностью
для образования самостоятельного
документа. В документах, как правило,
содержится большое количество показателей.
Даже в одной строке можно выделить
несколько различных по структуре
показателей. При организации базы данных
показатели как единицы информации
формируют ее содержание. Каждый показатель
имеет множество значений и рассчитывается
по своему алгоритму. Совокупность
показателей, содержащихся в документе,
образуетинформационное сообщение.
Группа однородных документов,
объединенных по определенному признаку
(например, отчетному периоду), составляетинформационный массив (файл).
Файл является основной структурной
единицей при автоматизированной
обработке. Запись информации в память
ПК осуществляется по файлам, где выделяют
файлы постоянной и переменной информации.
Массивы по различным признакам могут
объединяться впотоки, используемые
при решении различных комплексов задач
управления. Отношение информации к той
или иной функции управления дает
основание выделить сложную структуру
информации какинформационную
подсистему. Информационная
система охватывает всю информацию
экономического объекта и является
структурной единицей высшего уровня.
При обработке информации реквизиты-признаки
и реквизиты-основания часто называют
данными. Данными принято называть
информацию, представленную в формализованном
виде, позволяющем передавать ее, хранить
на различных носителях и обрабатывать.
Таким образом, каждому показателю
соответствует множество конкретных
значений — данных, которые после
автоматизированной обработки приобретают
экономический смысл, снова становятся
информацией, которая используется для
формирования управляющих решений.
Менеджмент обеспечивается огромным
объемом информации, размер которой
постоянно увеличивается. Например, в
сфере управления крупного предприятия
обращается несколько десятков тысяч
показателей, несколько миллионов
материальных и трудовых нормативов, а
в ходе производства создаются тысячи
документов, над которыми выполняются
различные операции преобразования.
Управленческую информацию классифицируют
по различным признакам:
-
источникам возникновения: первичная
и производная (промежуточная, командная,
отчетная); -
способу фиксации: устная и документированная;
-
способу выражения: цифровая и алфавитная;
-
характеру фиксации данных: фиксируемая
и нефиксируемая; -
направлению движения: входящая и
исходящая; -
стабильности: переменная и условно-постоянная
(прейскуранты цен, нормативы); -
функциям управления;
-
принадлежности к сферам деятельности
и функциям управления: конструкторская,
технологическая, финансовая, бухгалтерская,
планово-экономическая,
оперативно-производственная; -
времени возникновения: о прошлых,
текущих и будущих событиях.
Информационная система с позиции
менеджмента представляет систему
управления, где реализуются различные
ее функции. Функции управления можно
классифицировать по различным признакам:
принадлежности к различным видам
управленческой деятельности, содержанию
процесса управления, сфере производственной
деятельности и др. Все они характеризуются
определенным составом информации
(показателей, информационных сообщений,
информационных массивов).
Общими функциями управления считаются
такие, как прогнозирование, планирование,
организация, оперативное управление,
учет и анализ, контроль и регулирование,
принятие управленческих решений.
Специальные функции связаны с конкретной
производственной деятельностью:
производство, маркетинг, сбыт и др. В
свою очередь выделяют следующие
производственные функции: технологическую
подготовку производства, основное и
вспомогательное производство; контроль
качества производства; оперативное
управление, управление трудовыми
ресурсами. Создание информационных
систем и информационных технологий
требует специальной организации
информации и выделения специальной
подсистемы — информационного
обеспечения.
Информационное обеспечение (ИО) —
важнейший элемент ИС и ИТ —
предназначено для отражения
информации, характеризующей состояние
управляемого объекта и являющейся
основой для принятия управленческих
решений.
Информационное обеспечение включаетсовокупность единой системы показателей,
потоков информации — вариантов
организации документооборота; систем
классификации и кодирования экономической
информации, унифицированную систему
документации и различные информационные
массивы (файлы), хранящиеся в машине и
на машинных носителях и имеющие различную
степень организации. Наиболее сложной
организацией является банк данных,
включающий массивы для решения
регламентных задач, выдачи справок и
обмена информацией между пользователями.
В ходе разработки ИО ИС определяются
состав показателей, необходимых для
решения экономических задач различных
функций управления, их объемно-временные
характеристики и информационные связи.
Составляются различные классификаторы
и коды, определяется состав входных и
выходных документов по каждой задаче,
ведется организация информационного
фонда, определяется состав базы данных.
Цель разработки ИО ИТ — повышение
качества управления организацией на
основе повышения достоверности и
своевременности данных, необходимых
для принятия управленческих решений.
Основное назначение ИО— обеспечивать
такую организацию и представление
информации, которые отвечали бы любым
требованиям пользователей, а также
условиям автоматизированных технологий.
Назначение информационного обеспечения
обусловливает и требования, предъявляемые
к нему.
-
Представлять полную, достоверную и
своевременную информацию для реализации
всех расчетов и процессов принятия
управленческих решений в функциональных
подсистемах ИТ с минимумом затрат на
ее сбор, хранение, поиск, обработку и
передачу. -
Обеспечивать взаимную увязку задач
функциональных подсистем на основе
однозначного формализованного описания
их входов и выходов на уровне показателей
и документов. -
Предусматривать эффективную организацию
хранения и поиска данных, позволяющую
формировать данные в рабочие массивы
под регламентированные задачи и
функционировать в режиме
информационно-справочного обслуживания. -
В процессе решения экономических задач
обеспечивать совместную работу
управленческих работников и компьютера
в режиме диалога.
Одна часть информационного обеспечения
учитывает особенности взаимодействия
пользователя с ПК при выполнении
технологических операций по обработке
информации, другая связана с организацией
в компьютере различных информационных
массивов, используемых для решения
экономических задач и передачи данных.
Поэтому в составе ИО выделяется
внемашинное и внутримашинное информационное
обеспечение.
Внемашинное ИО включает
систему экономических показателей,
потоки информации, систему классификации
и кодирования, документацию.
Внутримашинное ИО — система
специальным образом организованных
данных, подлежащих автоматизированной
обработке, накоплению, хранению, поиску,
передаче в виде, удобном для восприятия
техническими средствами. Это файлы
(массивы), базы и банки данных, базы
знаний, а также их системы.
Внемашинное информационное обеспечение
Система показателей
Система показателей служит
основой для построения элементов
внемашинного и внутримашинного
информационного обеспечения и представляет
собой совокупность взаимосвязанных
социальных, экономических и
технико-экономических показателей,
используемых для решения задач ИС. Она
определяет содержание управленческих
документов и массивов. Например, система
экономических показателей, представленная
в балансе предприятия, в наряде на
сдельную оплату труда и пр.
Система показателей менеджмента
предназначена для отражения различных
функций управления, связанных с
прогнозированием, планированием,
организацией, оперативным управлением,
учетом и анализом, контролем и
регулированием, принятием управленческих
решений.
Система показателей устанавливается
также в зависимости от уровня управления:
корпорация, концерн, фирма, предприятие,
организация, подразделение.
На уровне корпорации, концерна
осуществляется стратегический менеджмент,
обеспечивающий стратегию конкурентного
предприятия и разработку долгосрочных
планов. С этой целью используются,
например, системы показателей рынка
ценных бумаг, биржевого дела.
Фирмы, входящие в корпорацию, осуществляют
свою деловую стратегию. Ее задача —
обеспечить долгосрочное конкурентное
производство. Для этого нужны показатели
о выпускаемых товарах, изучение
показателей конкурентных компаний,
рынка.
Для осуществления функции планирования
каждому уровню управления присуща
своя система показателей. Так, например,
на уровне предприятия используются
показатели бизнес-плана, объема
реализуемой продукции, платежей в
бюджет, объема капитальных вложений,
ввода в действие основных фондов, объемов
поставок и др. Внутрифирменная информация
в основном решает задачи организации
технологического процесса и носит
производственный характер. Принятие
управленческих решений базируется на
отборе, обработке и анализе данных
хозяйственного учета: оперативного,
финансового (бухгалтерского) и
статистического, каждый из которых
выполняет свои специфические функции
и имеет определенный состав взаимосвязанных
показателей. Так, данные оперативного
учета содержат различные показатели в
первичных учетных документах (о выработке,
поступлении материалов, отгрузке
продукции и др.). Данные финансового
учета отражаются системой показателей,
предусмотренных планом счетов
бухгалтерского учета и утвержденной
финансовой отчетности. Система
статистических показателей, сформированная
на основании данных бухгалтерского
учета, содержится в единых формах
статистической отчетности. Показатели
бухгалтерской и статистической отчетности
отражают состояние предприятия, Фирмы
на определенную дату (месяц, квартал,
год). Основная цель отчетности —
предоставление заинтересованным
сторонам информации о финансовом
положении, результатах хозяйственной
деятельности, прибыльности (убыточности),
перспективе развития. Баланс является
одним из важнейших отчетных документов
и отражает наличие финансовых средств
у предприятия на определенную дату.
Показатели баланса делятся на две части:
актив и пассив. В активе показатели
группируются по составу и размещению
финансовых средств предприятия, в
пассиве — по источникам их формирования.
Функция анализа осуществляется
в процессе исследования и изучения
системы управления на базе данных
отчетности. Анализ хозяйственной
деятельности играет важную роль в
системе управления предприятием (фирмой)
и тесно связан со всеми функциями
управления. Анализ призван определить
экономическую эффективность
производственно-сбытовой деятельности
фирмы за отчетный период, а также
направления дальнейшего развития.
Выделяют системы аналитических
показателей внешнего и внутреннего
анализа. Показатели внешнего анализа
дают сведения об имущественном состоянии
фирмы, его финансовой устойчивости и
платежеспособности, использовании
капитала и рентабельности, изменении
финансового состояния за отчетный
период, о распределении прибыли,
информацию о связях предприятия с
денежными рынками, банками, поставщиками
и потребителями, взаимоотношениях с
акционерами, кредиторами, налоговыми
ведомствами. Внутренний анализ содержит
показатели, характеризующие хозяйственную
деятельность фирмы, показатели
эффективности деятельности фирмы
(прибыль, оборачиваемость капитала,
анализ структуры капитала, показатели
ликвидности, конкурентоспособность,
анализ издержек обращения и др.).
Финансовый контроль охватывает
все стороны деятельности фирмы
(предприятия) и осуществляется на
основании сравнения плановых и фактических
показателей, выявления отклонений по
трудовым ресурсам, продукции, производству.
Контроль выполняется различными
структурными подразделениями:
планово-финансовым управлением,
бухгалтерией, экономистами подразделений.
Автоматизированная обработка экономических
задач значительно усиливает функции
контроля.
Регулирование охватывает все сферы
деятельности фирмы и заключается в
принятии решений по ликвидации отклонений,
выявленных на стадии контроля.
Принятие управленческих решений
— это выбор альтернативы, осуществляемый
руководителем в рамках его должностных
полномочий и компетенции, направленной
на достижение конкретных целей.
Управленческие решения могут оформляться
документом (приказ, распоряжение, письмо)
или носить устную форму. Принятие
управленческих решений происходит на
основе обработки различной информации
о положении дел на предприятии, состоянии
внутренней и внешней среды. Используются
показатели прибыли, объема продаж,
производительности труда, качества
товаров и услуг, кадров и др. В ходе
обработки показатели анализируются,
сравниваются реальные значения с
запланированными.
При принятии решения руководитель
пользуется критериями выбора, в качестве
которых служат различные показатели.
Например, при приобретении нового
оборудования учитываются его цена и
производительность.
Система показателей, связанная с
управлением производством,
занимает значительное место в
менеджменте . Например, для управления
технологической подготовкой производства
используются различные системы
показателей, связанные с нормами расхода
материалов, нормами времени и расценками
на деталь (соединения), трудоемкостью
на изготавливаемую продукцию, применяемости
деталей и т. д. Для оперативного управления
основным и вспомогательным производством
разрабатывается система показателей
бизнес-плана, например планируемое
количество выпускаемых изделий,
трудоемкость программ, плановая
численность работающих, потребное
количество оборудования, расчет плановой
себестоимости выпускаемой продукции
и т. д.
Функция управления качеством
продукции осуществляется за
счет использования показателей стандартов
качества на выпускаемую продукцию и ее
конкурентоспособности, показателей
материального стимулирования за
высококачественную продукцию.
Функция управления трудовыми
ресурсами выполняется на
основании показателей учета и анализа
численности состава и использования
кадров, выполнения норм выработки,
использования рабочего времени, текучести
кадров и др.
Широкое использование имеют общесистемные
массивы нормативно-справочной информации
(словарь профессий, специальностей,
разрядов и т. д.). Особое место в системе
показателей, осуществляющих функции
управления, занимает маркетинговая
служба предприятия, деятельность которой
направлена на максимальное приспособление
производства продукции к требованиям
рынка, запросам потребителей и выполнение
установленных показателей прибыли.
Разработка программы маркетинга по
продукту составляет ядро маркетинговой
деятельности. Целью этой программы
является разработка на основе полученной
информации системы оптимальных
технико-экономических показателей
продукции, определение их рентабельности
и проверки многовариантных расчетов
эффективности ее производства и сбыта
для принятия управленческих решений и
планирования производства.
Главными показателями программы
маркетинга являются: объем выпуска
продукции (новой и усовершенствованной)
в натуральном и стоимостном выражении,
выбор потребителя, сопоставление
издержек производства, цены, прибыли
по каждому продукту, финансовые затраты
и оценка рентабельности производства.
Приведенный состав показателей,
относящихся к различным Функциям
управления, является основной частью
информационного обеспечения
автоматизированных рабочих мест
пользователей, которые организованы
на различных уровнях управления и входят
в локальную вычислительную сеть
предприятия.
Предусматривается организация
автоматизированных рабочих мест в
планово-экономических службах предприятия,
в бухгалтерии, в подразделении,
осуществляющем техническую подготовку
производства, на складах, в маркетинговых
службах, в производственных подразделениях,
торговых залах, а также в подразделениях
предприятия, осуществляющих закупку
материалов и продажу готовой продукции.
В особую группу можно отнести показатели,
связанные с расчетом эффективности
менеджмента организации, где используются
обобщающие показатели, характеризующие
конечный результат работы предприятия:
объем производства, прибыль, рентабельность
и частные показатели использования
отдельных видов ресурсов: труда, основных
фондов, инвестиций. Все показатели
экономической эффективности делятся
на количественные (экономия трудоемкости
и стоимости) и качественные, отражающие
достижения социальной эффективности
(повышение научно-технического уровня,
интеграция производственных процессов,
повышение квалификации).
Системы классификации и кодирования.
Автоматизированная обработка на ЭВМ
позволяет составлять различные сводки,
таблицы, ведомости, где информация
сгруппирована по каким-либо
реквизитам-признакам, например по
работающим подразделениям.
Для выполнения группировок появляется
необходимость кодирования этих
группировочных реквизитов-признаков
условными обозначениями, для чего
используются системы классификаций и
кодирования. Они позволяют представить
информацию в форме, удобной для восприятия
машиной. Как правило, кодируются те
буквенные выражения реквизитов-признаков,
по которым делается группировка. Для
этого потребовалось создание средств
формализованного описания экономической
информации, на основе которых составляют
классификаторы. Классификатор
— это систематизированный свод
однородных наименований, т. е.
классифицируемых объектов и их кодовых
обозначений.
Код представляет собой
условное обозначение объекта знаком
или группой знаков по определенным
правилам, установленным системами
кодирования.
Коды могут быть цифровыми, буквенными,
комбинированными.При обработке
экономической информации часто применяют
мнемокоды, штрих-коды; в ряде случаев
машина сама может кодировать заносимые
в нее объекты. Используется самая простая
система кодирования — порядковая. В
качестве мнемокода применяется условное
короткое буквенное обозначение объекта.
Например, материально-ответственному
лицу присваивается мнемокод «МОЛ».
Процесс присвоения объектам кодовых
обозначений называется кодированием.
Основная цель кодирования состоит в
однозначном обозначении объектов, а
также в обеспечении необходимой
достоверности кодируемой информации.
С помощью кодирования обеспечивается
выполнение основных функций, связанных
с обработкой экономической информации:
минимизация объема призначной информации
при вводе ее в вычислительную систему
и передаче по каналам связи; сортировка
и поиск информации по ключевым признакам;
разработка сводных экономических
отчетов по различным признакам;
декодирование при переходе от
кодов-признаков к их наименованиям при
печати сводных экономических отчетов.
Систематизация экономической информации
вызывает необходимость применения
различных классификаторов:
-
Общегосударственные классификаторы
(ОК), разрабатываемые в централизованном
порядке и являющиеся едиными для всей
страны. -
Отраслевые, единые для конкретной
отрасли. -
Региональные, единые для данной
территории. -
Локальные, составляемые на номенклатуры,
характерные для данного предприятия,
организации, фирмы.
Разработка локальных классификаторов
ведется на местах при проектировании
ИС. Наряду с ними на предприятиях
используются и классификаторы
общегосударственного и отраслевого
значения.
Классификаторы общегосударственного
значения составляют Единую систему
классификации и кодирования (ЕСКК),
насчитывают около четырех десятков и
условно делятся на 4 группы:
1. Классификаторы трудовых и природных
ресурсов, например ОК профессий рабочих,
должностей служащих и тарифных разрядов
(ОКПДТР).
2. Классификаторы информации о структуре
экономики (СООГУ) и административно-территориальном
делении страны (СОАТО).
3. Классификаторы информации о продукции
и услугах (ОК промышленной и
сельскохозяйственной продукции — ОКП),
ОК строительной продукции.
4. Классификаторы технико-экономических
показателей (ОКТЭП), управленческой
документации (ОКУД), единиц измерения
(ОКЕИ) и др.
Большинство классификаторов имеет
блочную структуру кодовых слов, что
позволяет вести компьютерную обработку
информации с использованием отдельных
блоков кодовых обозначений или их
частей.
В табл. 3.1 и 3.2 приведены примеры кодовых
слов (с указанием их значности) структур
Общегосударственных классификаторов
промышленной и сельскохозяйственной
продукции (ОКП) и Единого государственного
регистра предприятий и организаций
(ЕГРПО).
Таблица 3.1. Структура ОКП
Таблица 3.2. Структура ЕГРПО.
Приведем примеры построения некоторых
ОК, имеющих наибольшее применение при
автоматизированной обработке экономических
показателей на предприятии. Как правило,
эти коды проставляются в сводных отчетах,
а также в некоторых первичных документах,
например в счете-фактуре, платежных
документах.
-
ОК отраслей (ОКОНХ) используется для
анализа структуры отрасли; код
пятизначный, включает следующие
признаки: отрасль, подотрасль, вид,
группу, подгруппу. -
ОК предприятий и организаций (ОКПО) —
регистрационный номер предприятия,
присваиваемый органами госстатистики,
код восьмизначный; -
КОПФ — код организационно-правовой
формы, означает принадлежность
предприятия к различным формам
собственности; -
ОКЕИ — код единицы измерения; например,
составляемый в тыс. рублей баланс
предприятия имеет код «0372»; -
ОКУД — код управленческой документации,
семизначный; например, баланс имеет
код «0710001»; -
Идентифицированный номер налогоплательщика
(ИНН) — десятизначный; первый и второй
знаки означают территорию, третий и
четвертый — номер государственной
налоговой инспекции, остальные — номер
налогоплательщика и контрольный разряд; -
Код лицевого счета организации
заполняется в платежных документах,
предоставляемых в банк; код построен
в соответствии с указаниями Центробанка
РФ и международными требованиями;
имеет сложное построение: включает от
20 до 28 знаков и 11 выделенных признаков.
Локальные коды, как уже отмечалось,
составляются на номенклатуры, специфичные
для данной организации. Сюда входит
широкий круг номенклатур, используемых
различными подразделениями и службами
ее управления. При этом должно соблюдаться
неукоснительное правило: локальные
коды должны быть едиными при решении
различных экономических задач. Например,
коды табличных номеров одновременно
используются управлением кадров для
учета численности работающих и в
бухгалтерии для выполнения расчетов
по заработной плате; коды материалов —
при заготовлении материалов в отделе
снабжения; при учете их движения — на
складе.
Основными номенклатурами локальных
кодов на предприятии являются: структурные
подразделения, работающие поставщики
и покупатели, акционеры, материалы,
готовая продукция, изделия, детали,
соединения, полуфабрикаты; операции
технологического процесса; основные
средства, специальности и др.
Приступая к составлению классификаторов,
прежде всего определяют, какие
общегосударственные и отраслевые
классификаторы можно использовать.
Наряду со специалистом по информационной
технологии в составлении классификаторов
значительную роль играют
экономисты-пользователи. Рассмотрим
порядок составления локальных
классификаторов.
Разработка классификаторов состоит
из четырех этапов:
1. Установление перечня и количества
объектов, подлежащих кодированию.
2. Систематизация объектов по определенным
классификационным признакам (выбор
системы классификации).
3. Определение правил обозначения
объектов кодирования (выбор системы
кодирования).
4. Разработка кодовых обозначений и
положений по их ведению и внесению в
них изменений.
На первом этапе определяются
объекты (номенклатуры), подлежащие
кодированию. Ими могут быть работающие,
материалы, подразделения, оборудования,
предприятия, организации и т. д. Затем
по каждой номенклатуре устанавливается
полный список всех позиций, подлежащих
кодированию.
На втором этапе каждая номенклатура
систематизируется по определенным
классификационным признакам на основе
выбранной системы классификации.
Упорядоченное расположение классифицируемых
элементов на основе установленных
взаимосвязей между признаками составляет
систему классификации.
На третьем этапе на основании
системы классификации определяют
правила обозначения объектов в
соответствии с выбранной системой
кодирования. Выбор системы кодирования
в основном зависит от количества
классификационных признаков и
разработанной системы классификации
и структуры ее построения.
В практике машинной обработки экономической
информации широко применяют следующие
системы кодирования: порядковую,
серийно-порядковую, позиционную,
комбинированную, повторения, шахматную,
штриховую.
На четвертом этапе
осуществляется непосредственное
присвоение объектам кодовых обозначений,
т. е. выполняется процесс кодирования
— присвоение условных обозначений
различным позициям номенклатуры.
Заканчивается этот этап составлением
классификатора, который оформляются в
виде справочника.
Классификаторы имеют двоякое применение.
Первое— дляручного проставления
кодов в документах. В этом случае
классификаторы оформляются в виде
справочников и используются экономистами
для подготовки первичных и сводных
документов к машинной обработке.
Так, в сводных бухгалтерских отчетах
(баланс, отчет о прибылях и убытках и
др.) в заголовочной части бланка
проставляются коды постоянных признаков
отчитывающейся организации:
идентификационный номер налогоплательщика
(ИНН), код организации по ОКПО, отрасль
(вид деятельности) по ОКОНХ,
организационно-правовая форма по КОПФ,
орган управления государственным
имуществом по ОКПО; единица измерения
по ОКЕИ.
Если при машинной обработке на
предприятиях (организациях, фирмах)
осуществляется ввод данных с первичных
документов, то документы предварительно
кодируются, коды проставляются вручную
в соответствии с инструкцией в специально
отведенные места документа, в зоны
постоянных и переменных признаков
документа.
Второеприменение кодов предусматриваетхранение всех классификаторов в
памяти машины, на машинных носителях в
банке данных, в качестве словарного
фонда или условно-постоянной информации.
Хранение классификаторов в ЭВМ позволяет
автоматически формировать необходимую
текстовую информацию в выходных сводках.
Например, в машине постоянно хранится
справочник на работающих, где имеются
такие реквизиты, как фамилия, имя,
отчество, табельный номер, профессия и
др. При расчете заработной платы на ПК
с первичных документов по начислениям
и удержаниям в машину вводится только
табельный номер работающего (без фамилии)
и данные о заработной плате. В процессе
обработки фамилия, имя, отчество, взятые
из справочника, подформировываются к
каждому табельному номеру. В результате
в расчетно-платежной документации
печатаются все фамилии работающих.
К кодам предъявляется ряд
требований. Они должны охватывать
все объекты, подлежащие кодированию, и
давать им однозначное обозначение;
предоставлять возможность расширения
объектов кодирования без изменения
правил их обозначения; быть едиными для
разных задач внутри одного экономического
объекта (например, коды материалов,
подразделений должны быть едиными
для задач бухгалтерского учета и
технической подготовки производства);
отличаться стабильностью, удобством
восприятия и запоминания кодовых
обозначений, обеспечивающим простоту
заполнения, чтения и обработки; обладать
максимальной информированностью кода
при минимальной его значности; иметь
возможность использования кодов для
автоматического получения сводных
итогов и автоматического контроля
кодовых обозначений с целью обнаружения
ошибок.Назначение кодов
состоит в обеспечении группировки
информации в машине; подведении итогов
по всем группировочным признакам и их
печати в сводных таблицах; выполнении
процедур поиска, хранения, выборки
информации; передачи информации по
каналам связи.
В последние годы стало широко использоваться
штриховое кодирование. Оно
является наименее дорогостоящим и
поэтому наиболее применимым. Штриховой
код основан на принципе двоичной системы
счисления: информация запоминается как
последовательность 0 и 1. Широким линиям
и широким промежуткам присваивается
логическое значение — 1, узким — 0.
Штриховое кодирование есть способ
построения кода с помощью чередования
широких и узких, темных и светлых полос.
Применение штрихового кодирования
позволяет получить необходимую
информацию, характеризующую товар,
его свойства, и обеспечить возможностьэффективного управления товародвижением
вообще и к потребителю в частности,
автоматизировать процессы расчетов за
продаваемые товары и, следовательно,
повысить эффективность управления
производством.
Система штрихового кодирования информации
представляет собой совокупность вида
штриховых кодов и технических средств
нанесения на носители информации,
верификации качества печати, считывания
с носителей, а также предварительной
обработки данных. Пример штрихового
кода 1ЛРС-12 представлен на рис. 3.1.
В приведенном примере 3 — код лекарственных
препаратов США, 00025 — код производителя,
00234 — код продукта, 9 — контрольное
число.
Основными техническими средствами
нанесения штриховых кодов на носители
информации (бумага, самоклеющаяся
пленка, металл, керамика, текстильное
полотно, пластмасса, резина и др.) являются
оборудование для изготовления
мастер-фильмов (шаблонов штриховых
кодов), компактные печатающие устройства
различного 1 принципа действия.
Верификация, или контроль, качества
печати штриховых кодов может быть
осуществлена специализированным
оборудованием, оснащенным соответствующими
программными средствами. Для считывания
штрихового кода с носителей информации
используются сканирующие устройства
различного типа: контактные карандаши
и сканеры; лазерные сканеры и мобильные
терминалы, считывающие информацию на
расстоянии. Мобильный терминал
обеспечивает помимо считывания информации
с носителей предварительную обработку
данных и их передачу на компьютер для
дальнейшего обобщения и анализа.
К средствам формализованного описания
экономической информации относится
понятие «идентификатор».
Идентификатор— это условное
обозначение реквизитов документов
буквами латинского или русского алфавита;
используется при описании реквизитов
документов в постановке задач для
последующего проектирования и
программирования. Количество знаков
должно находиться в диапазоне 3—8.
Приведем примеры присвоения идентификаторов
некоторым реквизитам (табл. 3.3).
Таблица 3.3. |
Присвоение идентификаторов |
|
Наименование реквизита |
Идентификатор |
|
Табельный номер работающего |
ТАБНОМ |
|
или |
||
ТАВ>ЮМ |
||
Количество деталей |
КОЛДЕТ |
|
или |
||
КОЬЭЕТ |
Идентификация реквизитов первичных
документов, условно-постоянной информации
и сводных отчетов производится в процессе
постановки задачи. Идентификаторы
реквизитов соответствуют наименованиям
полей в памяти машины.
Унифицированная система документации
и организация документопотоков.
Содержанием процесса управления является
взаимодействие субъекта и объекта
управления. Оно осуществляется посредством
управленческих функций и выражается в
преобразовании, анализе и оценке
необходимой для принятия решений
информации.
Основным носителем информации при этом
является документ — материальный
носитель, содержащий информацию в
зафиксированном виде, оформленный в
установленном порядке и имеющий в
соответствии с действующим законодательством
правовое значение.
Документационное обеспечение видов
работ и функций управления называется
документированием.
Совокупность всех документов,
циркулирующих в системе управления,
представляет собой систему документации.
От правильной и тщательно разработанной
системы документации во многом зависят
сокращение объемов работ по ее оформлению
и подготовке к вводу в персональный
компьютер, уменьшение числа возможных
ошибок и повышение надежности системы
в целом. Четкое построение документов,
унификация и упрощение их форм способствуют
сокращению цикла обработки и своевременному
получению всех необходимых данных о
результатах производственно-хозяйственной
деятельности организации.
Основными носителями информации при
автоматизированной обработке являются
входные и выходные документы, т. е.
утвержденной формы бумажные или экранные
носители информации, имеющие юридическую
силу.
Документы, содержащие исходные данные
организаций и предприятий, принято
называть первичными, а
документы, содержащие сведения обобщающего
характера и используемые для принятия
управленческих решений —выходными.
В зависимости от места возникновения
документы подразделяются на внешние,
создаваемые за пределами организации,
ивнутренние, циркулирующие
в рамках данной организации. К внешним
документам относятся планы, утвержденные
вышестоящими организациями, отраслевые
нормативы, инструкции и др.
В зависимости от выполняемых функций
управления выделяют документы
бухгалтерского учета, плановые,
статистические, документы оперативного
управления.
Вся документация, создаваемая в сфере
управления, принадлежит к двум группам
документационных систем:
-
организационно-распорядительные;
-
специальные.
Организационно-распорядительная
документация — это система,
применяемая при оформлении
распорядительно-исполнительной
деятельности органов управления, включая
информационно-справочную документацию.
К организационной относится
нормативная документация, регламентирующая
правовой статус организации и ее
структурных подразделений, правила и
инструкции.
К распорядительной относятся
приказы, решения, распоряжения и прочая
документация, с помощью которой
оформляется распорядительная деятельность.
Справочно-информационная документация
включает служебную переписку,
документацию на оформление личного
состава, справки, акты.
Специальные системы документации
отражают специфику деятельности
системы управления и обслуживают
отдельные функции управления. Например,
система плановой, финансовой и учетной
документации, документация по маркетингу
и сбыту и др.
Применение автоматизированных систем
обработки обусловило необходимость
приспособления документации к требованиям
машинной обработки, что ускорило процесс
ее унификации и стандартизации.
Унифицированная система документации
(УСД) включает комплекс взаимосвязанных
стандартных форм документов и правил
их оформления на основе применения
средств вычислительной техники. В
1970-х годах был утвержден, а в 1994 г.
подтвержден ГОСТ на унифицированную
систему организационно-распорядительной
документации. В него вошел комплекс
стандартов на составление: актов делового
письма, докладной записки,
постановлений, заявлений, инструкций,
кадровой анкеты, объяснительной
записки, правил, представлений, приказов,
распоряжений, структуры и штатной
численности, устава, штатного расписания
и др.
Пересмотрены и утверждены новые
государственные стандарты на ряд
специальных унифицированных систем
документации: плановую документацию,
по бухгалтерскому учету,
материально-техническому снабжению,
финансам, статистическую документацию
и др.
Каждой утвержденной Госстандартом
России форме документа присваивается
в соответствии с Общегосударственным
классификатором управленческой
деятельности — ОКУД код, который
располагается в верхней правой части
документа. Основой построения стандартных
форм документов являются утвержденные
формуляры образцы.
Так составление организационно-распорядительных
документов регламентируется
государственными стандартами; это —
основные положения о составлении и
оформлении документов и формуляр-образец,
представляющий собой модель формы,
присущей данной унифицированной системе.
Унифицированная система документации
устанавливает общие требования к
разработке всех документов и их
содержанию, включает формы документов,
государственные стандарты и методические
материалы, регламентирующие порядок
оформления, согласования и утверждения
документов.
Так, в соответствии с правилами,
утвержденными ГОСТом, первичные документы
должны: содержать достоверные данные
о состоянии объекта и минимальный, но
достаточный объем исходных данных для
получения максимальной результатной
информации, используемой для управления
организацией; обслуживать все звенья
и виды хозяйственного руководства и
обеспечивать выполнение не только
функции учета, но и функции регулирования
и оперативного управления; быть
максимально приспособленными .для
машинной обработки и удобными для
восприятия человеком; содержать минимум
реквизитов документа за счет исключения
из него нормативных, расценочных,
справочных, а также производных данных;
реквизиты, вводимые с клавиатуры в
машину, должны быть по возможности
сконцентрированы в одной части документа
и обведены утолщенной линией.
Первичный документ включает определенный
состав реквизитов-признаков, справочных
и группировочных, и реквизитов-оснований,
исходных и результатных. Унифицированный
документ состоит из трех частей:
заголовочной, содержательной и
оформительской (рис.3.2).
Рис. 3.2. Пример построения документа
табличной формы
Заголовочная часть содержит:
наименование предприятия, организации,
работающего, оборудования; характеристику
документа (ОКУД); наименование документа;
зону для размещения постоянных на
документ реквизитов-признаков и их
кодов (предприятие, склад, вид операции,
цех, требование и т. д.)
Оформительская часть документа
содержит подписи лиц, несущих юридическую
ответственность за составление документа
(отпустил, получил).
Результатная информация предназначена
для целей управления и передается
непосредственно потребителям. Для лиц,
которые анализируют информацию и
принимают на ее основании решения,
важно, в каком виде эти данные выведены
машиной — форма представления результатной
информации.
Наиболее распространенной и удобной
для пользователей формой вывода
результатов обработки является печать
информации в разнообразных
документах, сводках, отчетах, таблицах,
удобных для восприятия человеком.
Классификация выходных документов
приводится в табл. 3.4.
Таблица 3.4. Классификация выходных
документов
Признаки классификации |
Виды выходных документов |
Характер отражаемых функций управления |
Техническая подготовка производства. |
бухгалтерский учет, технико-экономи- |
|
ческое планирование и др. |
|
Форма представления |
Цифровая, алфавитно-цифровая, гра- |
фическая |
|
Назначение |
Основные, вспомогательные |
Место использования |
Внутренние, внешние |
Периодичность получения |
Ежедневные, декадные, полумесячные. |
месячные, квартальные, годовые |
|
Срочность составления |
Оперативные, обыкновенные, несроч- |
ные |
|
Режим получения выходных докумен- |
Запросный, регламентный, диалоговый |
тов |
|
Характер печати |
Построчные, итоговые |
Количество экземпляров |
Один, два, более двух |
Количество степеней итогов |
Одна, две, три, четыре и более |
Для получения небольших по размеру
сводок и особенно организации
информационно-справочного обслуживания
по различным запросам пользователей
для вывода результатной информации
широко применяются видеотерминальные
устройства, с помощью которых данные
выдаются на экран дисплея в цифровой,
алфавитно-цифровой и графической формах.
Это обеспечивает наглядность и удобство
для пользователей, особенно работающих
на ПК, позволяет им оперативно
корректировать информацию. При
проектировании форм вывода на дисплей
результатной информации придерживаются
общих требований и специальных,
учитывающих емкость информационного
поля, обеспечивающую полное отображение
на экране дисплея результатной информации.
Если результаты от решения одной задачи
используют в качестве входной информации
для решения другой задачи (нормативные
данные, полученные в результате решения
задач технической подготовки производства,
используют в качестве входной информации
при решении задач технико-экономического
планирования, бухгалтерского учета),
то результатную информацию представляют
на машинных носителях (гибких магнитных
дисках). Эта форма представления
результатной информации используется
и для переноса информации с одной машины
на другую.
К выходным сводкам предъявляются
следующие требования: состав содержащихся
в них показателей должен быть достаточным
для целей управления; особое внимание
уделяется достоверности отражаемых
данных, их логическому расположению;
сводки должны выдаваться к указанному
сроку, в регламентном режиме и при ответе
на запрос; машина должна изготовлять
готовые для использования таблицы:
печатный титульный лист, заголовочную
часть, содержание таблицы и оформляющую
часть.
При проектировании форм выходной
информации необходимо учитывать цели,
для которых они предназначены, сферу и
особенности их использования, периодичность
получения, технические возможности
устройств вывода информации, условия
работы с документами и другие факторы.
Документопотоки. Процесс
управления характеризуется наличием
сложного документооборота,
последовательностью прохождения
документа от момента выполнения первой
записи до сдачи его в архив.
Документы, циркулирующие в системе
управления, образуют информационные
потоки. Информационный поток —
группа или совокупность перемещаемых
данных, относящихся к какому-то конкретному
участку экономических расчетов.
Например, поток информации,
характеризующей выпуск продукции, поток
информации о подетально-пооперационных
нормах расхода материалов.
Потоки информации, реализующие различные
функции управления, весьма неоднородны
по характеру содержащихся в них данных
и характеризуются различными моментами.
Так, выделяют внутренние и внешние
потоки информации. Внутренние потоки
циркулируют внутри предприятия и
отражают производственно-хозяйственные
вертикальные и горизонтальные связи.
Вертикальную связь отражают потоки
информации, передаваемые с высшего
уровня управления на низшие. К ним
относится информация о конкретных
плановых заданиях на определенный
период, новых стратегических целях, об
изменении приоритетов, правил, инструкций
и стандартов. Горизонтальные связи
отражают обмен информацией между
различными подразделениями, и связывают
равноправные элементы организации,
обеспечивая их координацию.
Содержательная часть строится
в виде таблицы, состоящей из строк и
граф, в которых размешаются переменные
реквизиты-признаки и количественно-суммовые
реквизиты-основания (наименование,
номенклатурный номер, количество, код
производственных затрат и т. д.)
Внутренние потоки в свою очередь
подразделяютсяна потоки прямой и
обратной связи. Потоки информации,
циркулирующие от управляющей системы
к управляемой и реализующие функции
планирования, контроля и регулирования,
называютпрямой связью(нисходящей).
Потоки обратной связиформируются
в основном во время выполнения
производственно-хозяйственных функций
и передаются от управляемой системы к
управляющей. С их помощью руководство
узнает о положении дел на предприятии,
о результатах принятых решений, о
возникших трудностях и проблемах.
Внутренние потоки содержат сведения о
ходе производственного процесса,
состоянии оборудования, технологии,
выполнении различных хозяйственных
операций. Часть из них носит распорядительный,
часть — осведомительный характер.
Внешние потоки обеспечивают
обмен информацией с внешней средой.
Внешними пользователями информации
являются различные организации,
заинтересованные в получении результатной
информации о финансовом положении дел
на предприятии. К ним относятся вышестоящие
организации, банки, биржи, таможенные
службы, налоговые органы, акционеры и
инвесторы фирмы, поставщики и потребители
товаров фирмы. Средства обмена информацией
с внешними организациями разнообразны:
отчетность, реклама, выставки продукции,
социологические опросы, справки, а также
различные сведения.
Для создания благоприятного общественного
мнения на предприятии создаются
специальные отделы по связи с
общественностью (паблик рилейшнз),
которые распространяют необходимую
для этого информацию.
Документооборот, охватывая всю
деятельность предприятия, является
фундаментом для структуризации и
рационального управления объектом.
Движение документов— создание,
согласование, подписание, исполнение
и, наконец, списание в архив — должно
соответствовать схеме функционирования
предприятия и отражать его управленческую
иерархию.
Таким образом, при разработке системы
документооборота еще на этапах пред
проектного обследования и построения
функциональных моделей выстраивается
логика и проверяется целостность
важнейших элементов функционирования
предприятия — его структура и
производственно-технологический цикл.
Без этого невозможна дальнейшая работа
по построению эффективно работающей
ИС.
В основе деятельности предприятия лежит
документированность всех управленческих
процессов. Начало работ по новой тематике,
изготовление той или иной продукции,
перемещение персонала — все начинается
с подготовки документов: приказов,
договоров, служебных записок, писем.
Документ, как правило, возникает в ходе
выполнения каких-то производственных
процессов в различных подразделениях
экономического объекта. В его составлении
могут участвовать различные исполнители
многих подразделений. Например, изменение
должностного оклада сотрудника происходит
в соответствии с приказом о его перемещении
по должностной лестнице. Значит, модуль
автоматизации бухгалтерии должен
«видеть» приказ, созданный в системе
управления персоналом, для расчета
новой заработной платы сотруднику.
Должностное лицо занимает в структуре
организации вполне определенное место,
и соответственно этому месту определяются
его права доступа к тем или иным документам
и функциям, в частности, в автоматизированной
системе документооборота. Изменение
его служебного положения инициируется
появлением приказа о его перемещении
в системе документооборота, что должно
быть отражено в системе управления
персоналом, а затем «отработано» системой
документооборота — статус и права
данного сотрудника при доступе к
документам и функциям должны быть
приведены в соответствие с его новой
ролью.
Таким образом, для интеграции всех
подсистем ИС в единый комплекс необходимым
условием является доступ подсистем к
нужным документам или их частям. Неважно,
на каком производственном участке
предприятия начинается работа с
документом — он должен быть «виден»
тем модулям информационной системы,
которым это необходимо для реализации
своих производственных функций.
На российском рынке предлагается
достаточно широкий выбор прикладных
программ для автоматизации управления
документооборотом.
-
Программа «1С: Электронный документооборот»
предназначается для автоматизации
движения в организации потоков
документов, их обработки и хранения.
Программа позволяет разработать шаблоны
документов и установить правила их
заполнения пользователями, формализовать
жизненные циклы документов, установить
маршрутные схемы прохождения документов,
контролировать работу исполнителей и
выполнение ими временных графиков,
обеспечить конфиденциальное хранение
и обработку документов на рабочем
месте, автоматизировать большую часть
рутинных операций при составлении
документов, отправлять и принимать
документы, вести хранилище документов
и обрабатывать их. -
Программой «1С: Электронная почта»можно принимать и отправлять обычные
сообщения. Этой же программой
осуществляется перенос папки с
документами в базу данных. -
В программе «ГАЛАКТИКА»модуль
«Управление документооборотом»
предназначен для учета, хранения и
обработки документов (договоров, писем,
приказов, протоколов совещаний и т. д.)
в электронной форме. -
Система автоматизации документооборота
«Документ-2000» — ядро для создания
корпоративных информационных систем
крупных российских предприятий.
Возможности технологий Огас1е, отсутствие
ограничений на объем хранимых данных,
эффективные механизмы поиска, встроенные
функции, высокий уровень защиты
информации — все это обеспечивает
поддержку корпоративных информационных
систем без ограничения масштаба
предприятия.
Технический прогресс в области средств
вычислительной техники и передачи
данных, организация вычислительных
сетей в настоящее время позволяют
существенно изменить подход к автоматизации
потоков информации и документопотоку.
Прежде всего следует отметить значительную
роль ПК в формировании первичных
документов, самой трудоемкой операции
в процессе обработки информации.
Стало традиционным явлением, когда при
использовании проектов компьютерной
обработки экономических задач на
предприятиях (организациях, фирмах,
банках) с помощью ПК формируются платежные
поручения, приходные (расходные) кассовые
ордера, накладные, счета-фактуры и другие
первичные документы.
Использование вычислительных сетей
приводит к значительному изменению и
документооборота. Так, система
«клиент—банк» изменяет способы общения
пользователя с банком, позволяет ему
решать свои задачи, минуя операциониста
и не выходя из своего офиса. Наличие
ноутбуков позволяет современному
бизнесмену осуществлять платежи
практически в любом месте, где есть
телефонная связь.
Совершенствование документооборота
происходит на основе систем электронной
почты и электронной подписи, что
значительно повышает эффективность
управления.
Внутримашинное информационное
обеспечение.
Внутримашинное информационное обеспечение
связано с хранением, поиском и обработкой
информации и состоит из разнообразных
по содержанию, назначению, организации
файлов и информационных связей между
ними. Оно включает все виды специально
организованной на машинных носителях
информации для восприятия, передачи и
обработки техническими средствами.
Внутримашинное ИО может быть создано
либо как множество локальных (независимых)
файлов, каждый из которых отражает
некоторое множество однородных
управленческих документов (например,
«Ведомость подетальных норм расхода
материалов в натуральном и стоимостном
выражении», «Применяемость деталей в
изделии»), либо как база данных. При
создании базы данных файлы не являются
независимыми, ибо структура одних,
файлов (состав нолей) зависит от структуры
других. Поэтому структура файлов базы
данных часто не соответствует структуре
управленческих документов, на основе
которых эти файлы создаются. Файлы БД
разрабатываются с соблюдением определенных
принципов и ориентацией на одну из
моделей базы данных (иерархическую,
сетевую, реляционную). По содержанию
внутримашинное ИО должно адекватно
отражать реальную действительность
организационного объекта и его
подразделений, т. е. конкретную предметную
область.
Файлы внутримашинной базы делятся на
переменные, в которых отражаются факты
финансово-хозяйственной деятельности
объекта управления, и условно-постоянные,
в которых представлены материальные,
трудовые, технологические и другие
нормы и нормативы, а также справочные
данные.
Выходные файлы предназначены для
формирования отчетности, использования
их информационной системой при решении
других задач и при решении задач в
последующий период. Кроме того, существуют
вспомогательные, корректировочные и
рабочие файлы, которые уничтожаются
после каждого решения задачи.
Внутримашинное информационное обеспечение
предназначено для быстрого и удобного
удовлетворения информационных
потребностей всех пользователей
информационных технологий.
При выборе рационального варианта
организации внутримашинного информационного
обеспечения, наиболее полно отражающего
специфику объекта управления, к нему
предъявляют следующие требования:
полнота представления данных; минимальность
состава данных; минимизация времени
выборки данных при решении задач
управления; независимость структуры
массивов от программных средств их
организации; динамичность структуры
информационной базы.
Организация, состав, структура
внутримашинного информационного
обеспечения зависят от информационных
характеристик предприятия, состава
решаемых задач, методов их решения,
возможностей программных средств,
организации массивов (файлов), используемых
технических средств.
Данные во внутримашинном ИО могут
храниться, как известно, двумя способами
— непосредственно в виде файлов или в
базе данных. Новые информационные
технологии требуют интеграции
информационных процессов и, в частности,
организации информации в виде совокупности
баз данных.
Организация информационной базы на
основе концепции баз Данных позволяет
обеспечить многоаспектный доступ к
совокупности взаимосвязанных данных,
интеграцию и централизацию управления
данными, устранение излишней избыточности
данных, возможность совмещения эффективных
режимов пакетной и диалоговой обработки
данных.
Информационная база, организованная
на основе локальных файлов, состоит из
совокупности массивов, предназначенных
для решения отдельных задач. Для каждой
задачи необходимая информация складывается
из следующих составляющих: множества
входных переменных массивов; множества
массивов, получаемых в результате
решения других задач; множества массивов,
получаемых от предыдущего решения
данной задачи; множества массивов
нормативно-справочной информации;
множества процедур обработки данных;
множества массивов, хранимых для
последующего решения данной задачи;
множества массивов, хранимых для решения
других задач; множества выходных
документов.
При этом основным недостатком
информационной базы является не только
обилие массивов и их связей, но и то, что
она не обеспечивает независимости
программ решения задач от структур
обрабатываемых данных. Любое изменение
структуры входных массивов вызывает
необходимость изменения программ, а
это в свою очередь приводит к большим
затратам на поддержание информационной
базы. Кроме того, при такой организации
информационная база несет в себе
значительную долю избыточности из-за
повторения одних и тех же реквизитов в
разных массивах, ориентированных на
решение локальных задач и практически
не связанных между собой.
Верны ли определения? А) Система документации – это совокупность всех документов, циркулирующих в системе управления
Вопрос посетителя
Верны ли определения?
А) Постоянные информационные массивы – это информационные массивы, которые включают переменную информацию, которая поступает в систему от управляемого объекта и характеризует как состояние внешней среды, так и сам процесс управления объектом
В) Постоянные информационные массивы – это информационные массивы, которые относятся к категории нормативно-справочных, составляют информационный базис ИТ и содержат относительно редко меняющиеся сведения
Подберите правильный ответ
(*ответ*) А – нет, В – да
А – да, В – нет
А – да, В – да
А – нет, В – нет
Верны ли определения?
А) Предметная область АИС – это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления
В) Предметная область АИС – это область проблем, знаний, человеческой деятельности, имеющая определенную специфику и круг фигурирующих в ней предметов
Подберите правильный ответ
(*ответ*) А – нет, В – да
А – да, В – нет
А – да, В – да
А – нет, В – нет
Верны ли определения?
А) Прикладные программисты – это специалисты, которые осуществляют поддержку ИС и обеспечивают ее работоспособность, занимаются разработкой и сопровождением базового ПО компьютеров
В) Прикладные программисты – это специалисты, которые занимаются разработкой программ для решения прикладных задач, реализации запросов к БД
Подберите правильный ответ
(*ответ*) А – нет, В – да
А – да, В – нет
А – да, В – да
А – нет, В – нет
Верны ли определения?
А) Промежуточные информационные массивы – это информационные массивы, которые хранят информацию, полученную в результате обработки исходной информации и содержат совокупность показателей, необходимых для анализа и принятия управленческих решений на уровне руководителей подразделений
В) Промежуточные информационные массивы – это информационные массивы, которые возникают на этапах решения задач и выполняют роль механизма, передающего информацию от задачи к задаче или внутри задач
Подберите правильный ответ
(*ответ*) А – нет, В – да
А – да, В – нет
А – да, В – да
А – нет, В – нет
Верны ли определения?
А) Реквизит – это информационная единица низшего уровня, логическое высказывание, содержащее качественную и количественную характеристики отражаемого явления
В) Реквизит – это информационная единица низшего уровня, самая простая единица, состоит из знаков – цифр и букв, имеющих смысловое значение и не поддающихся дальнейшему делению
Подберите правильный ответ
(*ответ*) А – нет, В – да
А – да, В – нет
А – да, В – да
А – нет, В – нет
Верны ли определения?
А) Система документации – это совокупность всех документов, циркулирующих в системе управления
В) Система документации – это совокупность накопленной информации, зафиксированной на материальном носителе в любой форме
Подберите правильный ответ
(*ответ*) А – да, В – нет
А – да, В – да
А – нет, В – да
А – нет, В – нет
Ответ эксперта
Верны ли определения?
А) Постоянные информационные массивы – это информационные массивы, которые включают переменную информацию, которая поступает в систему от управляемого объекта и характеризует как состояние внешней среды, так и сам процесс управления объектом
В) Постоянные информационные массивы – это информационные массивы, которые относятся к категории нормативно-справочных, составляют информационный базис ИТ и содержат относительно редко меняющиеся сведения
Подберите правильный ответ
(*ответ*) А – нет, В – да
А – да, В – нет
А – да, В – да
А – нет, В – нет
Верны ли определения?
А) Предметная область АИС – это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления
В) Предметная область АИС – это область проблем, знаний, человеческой деятельности, имеющая определенную специфику и круг фигурирующих в ней предметов
Подберите правильный ответ
(*ответ*) А – нет, В – да
А – да, В – нет
А – да, В – да
А – нет, В – нет
Верны ли определения?
А) Прикладные программисты – это специалисты, которые осуществляют поддержку ИС и обеспечивают ее работоспособность, занимаются разработкой и сопровождением базового ПО компьютеров
В) Прикладные программисты – это специалисты, которые занимаются разработкой программ для решения прикладных задач, реализации запросов к БД
Подберите правильный ответ
(*ответ*) А – нет, В – да
А – да, В – нет
А – да, В – да
А – нет, В – нет
Верны ли определения?
А) Промежуточные информационные массивы – это информационные массивы, которые хранят информацию, полученную в результате обработки исходной информации и содержат совокупность показателей, необходимых для анализа и принятия управленческих решений на уровне руководителей подразделений
В) Промежуточные информационные массивы – это информационные массивы, которые возникают на этапах решения задач и выполняют роль механизма, передающего информацию от задачи к задаче или внутри задач
Подберите правильный ответ
(*ответ*) А – нет, В – да
А – да, В – нет
А – да, В – да
А – нет, В – нет
Верны ли определения?
А) Реквизит – это информационная единица низшего уровня, логическое высказывание, содержащее качественную и количественную характеристики отражаемого явления
В) Реквизит – это информационная единица низшего уровня, самая простая единица, состоит из знаков – цифр и букв, имеющих смысловое значение и не поддающихся дальнейшему делению
Подберите правильный ответ
(*ответ*) А – нет, В – да
А – да, В – нет
А – да, В – да
А – нет, В – нет
Верны ли определения?
А) Система документации – это совокупность всех документов, циркулирующих в системе управления
В) Система документации – это совокупность накопленной информации, зафиксированной на материальном носителе в любой форме
Подберите правильный ответ
(*ответ*) А – да, В – нет
А – да, В – да
А – нет, В – да
А – нет, В – нет
Слайд 1
Информационное обеспечение ИТ и ИС
Лекция 3
Слайд 2
Понятие информационного обеспечения, его структура
Информация является предметом
труда и одновременно средством и продуктом труда в управленческой
деятельности.
При рассмотрении структуры информации выделяются отдельные ее элементы, которые
могут быть и простыми и сложными.
Структурные элементы называются информационными единицами.
Слайд 3
Создание информационных систем и информационных технологий требует специальной
организации информации и выделения специальной подсистемы
—
Информационное обеспечение (ИО) — важнейший элемент ИС и
предназначено для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия управленческих решений.
Слайд 4
Информационное обеспечение (ИО)
совокупность единой системы классификации и кодирования
информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков в организации,
информационных моделей бизнес-процессов предприятия а также методологии построения баз данных
(БД) и средств их ведения на машинных носителях – систем управления базами данных (СУБД)
Слайд 5
Выделяют несколько подходов к структуризации экономической информации:
логический
— позволяет установить структурные элементы в зависимости от функционального
назначения информации и ее особенностей
с точки зрения документооборота –
позволяет организовать рациональное управление объектом (организацией)
Слайд 6
Выделяют следующие структурные единицы
реквизит,
показатель,
информационные сообщения,
информационный массив,
информационный поток,
информационная система
Слайд 7
Информационной единицей низшего уровня являются реквизиты, из которых
формируются более сложные структуры информации
Реквизиты отражают отдельные свойства
объекта, включают в себя сочетание цифр или букв, имеющих смысловое
содержание и не поддающееся дальнейшему делению
Буквенная информация может быть представлена в виде кодовых обозначений («код подразделения»)
При машинной обработке синонимами понятия «реквизит» являются «поле», «элемент», «атрибут»
Слайд 8
Для описания реквизита можно использовать следующую конструкцию:
Реквизит =
«Наименование: Тип», где
Наименование – имя реквизита,
Тип – единица представления
реквизита (целое, действительное, символьное и т.п.) или перечисление множества допустимых
значений
Пример:
Цена товара = «Цена: Денежный формат»
«Цена = 40,5 руб»
Слайд 9
Реквизиты-признаки — характеризуют объект, т.е. определяют его смысловое
значение и наименование, а также дополнительные параметры (положение во
времени и пространстве, используемые единицы измерения и т.д.);
Реквизиты-основания —
характеризуют количественную или качественную сторону некоторой величины (параметра, свойства объекта).
Реквизиты не однозначны по своему содержанию и подразделяются на:
Слайд 10
Например, в качестве реквизитов-признаков выступают наименование
подразделения и его код, а реквизита-основания — количество работающих.
Слайд 11
Однородные реквизиты-признаки объединяются в номенклатуру (пример, номенклатура продукции)
В
документах обычно выделяются доминирующие реквизиты-признаки, т. е. те,
по которым вводится группировка. Ими могут быть коды
подразделений, продукции и др.
Каждый реквизит имеет форму и содержание.
Форма — это наименование реквизита, например, наименование продукции.
Содержание отражает его конкретное значение (чугун).
Слайд 12
Одному наименованию реквизита может соответствовать множество его значений.
Реквизиты неоднородны по характеру выполняемых над ними действий.
Реквизиты-признаки
подлежат логической обработке; реквизиты-основания — арифметической.
Реквизиты, объединяясь, образуют структурную
единицу более высокого уровня или составную единицу информации (СЕИ).
Сочетание одного основания и всех, относящихся к нему признаков образует показатель
Слайд 13
СЕИ — совокупность других единиц информации, возможно более
простых СЕИ или неделимых реквизитов
Показатель — логическое высказывание, содержащее
качественную и количественную характеристики отображаемого явления
Слайд 14
Пример
Структура показателя выпуска чугуна с номенклатурным
номером 824 в мае в количестве 200 тонн может
быть представлена так:
Слайд 15
Показатель является минимальной по составу информационной частью для
образования самостоятельного документа.
Показатели играют важную роль в представлении,
оценке и анализе информации
При организации базы данных показатели, как
единицы информации формируют ее содержание.
Каждый показатель может имееть множество значений.
Слайд 16
Показатели в ИС делят на:
Исходные (хранимые) – хранятся
в БД и поступают в результате учета и обработки
результатов деятельности предприятия;
Вычисляемые – вычисляются на основе исходных показателей
Пример: исходный показатель – количество проданных ПК в марте, вычисляемый показатель – выручка от проданных в марте ПК
Слайд 17
Совокупность показателей, содержащихся в документе, образует информационное сообщение.
Группа однородных документов, объединенных по определенному признаку (например, отчетному
периоду), составляет информационный массив (файл).
Файл является структурной основной единицей
при автоматизированной обработке.
Выделяют файлы постоянной и переменной информации.
Слайд 18
Массивы по различным признакам могут объединяться в потоки,
используемые при решении различных комплексов задач управления.
Основной формой представления
экономической информации является документ
Отношение информации к той или иной функции
управления дает основание выделить сложную структуру информации как информационную подсистему.
Информационная система охватывает всю информацию экономического объекта и является структурной единицей высшего уровня.
Слайд 19
Документ используется для регистрации фактов хозяйственной деятельности, описания
объектов, процессов.
Информационное содержание документа выражается совокупностью СЕИ, показателей, реквизитов
или информационных сообщений.
Документы, которые неудобно представлять с помощью показателей (схемы
информационных потоков, описание структуры предприятия, и т.п.) удобнее хранить не в виде БД, а в виде архива текстовых файлов
Слайд 20
В ходе разработки ИО ИС
Определяется состав показателей, необходимых
для решения экономических задач различных функций управления, их объемно-временные
характеристики и информационные связи.
Составляются различные классификаторы и коды,
Определяется
состав входных и выходных документов по каждой задаче,
Ведется организация информационного фонда,
Определяется состав базы данных.
Слайд 21
Цель разработки ИО ИТ
повышение качества управления организацией на
основе повышения достоверности и своевременности данных, необходимых для принятия
управленческих решений.
Слайд 22
Основное назначение ИО
обеспечивать такую организацию и представление
информации, которые отвечали бы любым требованиям пользователей, а также
условиям автоматизированных технологий.
Слайд 23
Требования, предъявляемые к ИО
Представлять полную, достоверную и своевременную
информацию для реализации всех расчетов и процессов принятия управленческих
решений в функциональных подсистемах ИТ с минимумом затрат на ее
сбор, хранение, поиск, обработку и передачу.
Обеспечивать взаимную увязку задач функциональных подсистем на основе однозначного формализованного описания их входов и выходов на уровне показателей и документов.
Предусматривать эффективную организацию хранения и поиска данных, позволяющую формировать данные в рабочие массивы под регламентированные задачи и функционировать в режиме информационно-справочного обслуживания.
В процессе решения экономических задач обеспечивать совместную работу управленческих работников и компьютера в режиме диалога
Слайд 24
В составе ИО выделяется:
Внемашинное ИО включает систему экономических
показателей, потоки информации, систему классификации и кодирования, документацию.
Внутримашинное ИО
— система специальным образом организованных данных, подлежащих автоматизированной обработке, накоплению,
хранению, поиску, передаче в виде, удобном для восприятия техническими средствами. Это файлы (массивы), базы и банки данных, базы знаний, а также их системы.
Детали файла
Имя файла: | 0991.01.01;Т-Т.01;2 |
Размер: | 118 Kb |
Дата публикации: | 2015-03-09 03:25:29 |
Описание: | |
Информационные системы в экономике — Тест-тренинг
Список вопросов теста (скачайте файл для отображения ответов): Верны ли определения? |
|
Для скачивания этого файла Вы должны ввести код указаный на картинке справа в поле под этой картинкой —> | |
ВНИМАНИЕ: | |
Нажимая на кнопку «Скачать бесплатно» Вы подтверждаете свое полное и безоговорочное согласие с «Правилами сервиса» | |