I hope you are doing well в бизнес переписке

В современном мире электронная почта уже не так популярна для личной переписки — эту нишу заняли социальные сети и мессенджеры. Однако для делового общения она используется по-прежнему широко и отступать не собирается. Из этой статьи вы узнаете основные особенности ведения деловой переписки на английском языке, из каких элементов состоит email, а также чего стоит избегать в деловом общении.

Содержание:

• Два вида деловой переписки на английском языке.
• Из чего состоит электронное письмо.
• Как прочитать вслух адрес электронной почты на английском?
• Композиция текста email.
• Полезные фразы для деловой переписки на английском.
• Образец делового письма.
• Общие советы по написанию деловых писем на английском языке.

Два вида деловой переписки на английском языке

Кому вообще нужно уметь писать деловые письма на английском? Как правило, людям, которым это необходимо по работе. Предположим, вы устроились в некую компанию, в обязанности входит переписка на английском по разным рабочим вопросам. Все деловые письма можно условно разделить на две большие категории:

1. Письма в свободной форме.
2. Письма по шаблону: заявки, отчеты и т. д.

На мой взгляд, есть смысл научиться писать письма в свободной форме, а шаблонные письма проще изучить уже в процессе работы, потому что они везде разные и просто нет смысла пытаться выучить все шаблоны. Как правило, в каждом предприятии есть некое «устаканившееся» представление о том, как следует писать разные заявки-отчеты, даже поздравления, а в 90% случаев просто набор готовых бланков в формате doc или xls, в которых нужно только подставлять цифры и фамилии.

Из чего состоит электронное письмо на английском

Отправитель письма по-английски sender, получатель — recepient, технически электронное письмо состоит из нескольких элементов:

• Subject — тема письма. Пишется коротко и понятно, например: Payment Confirmation — Подтверждение платежа. Если содержание письма привязано к дате, ее тоже стараются внести в тему: Farewell Party on April 21 — Прощальная вечеринка 12 апреля.
• Body — тело письма, то есть содержание, сам текст. Подробнее рассмотрим ниже.
• Attachment — вложение, приложенный файл. Старайтесь не делать вложения с тяжелыми файлами.
• CC — копия письма. Если в поле «CC» добавить адрес, этот адресат тоже получит сообщение.
• BCC — скрытая копия. Адресат, добавленный в поле «BCC», получит сообщение, но другие получатели об этом не узнают.

Кстати, CC расшифровывается, как carbon copy — машинописная копия. На пишущих машинках, если нужно было сделать два одинаковых документа, под основной лист подкладывали копировальную бумагу (carbon paper) и второй лист. На выходе получалось два одинаковых документа. Экземпляр под копирку и назывался carbon copy.

BCC расшифровывается, как blind carbon copy. На пишущих машинах иногда требовалось сделать два одинаковых документа, но для разных получателей. В таком случае документ делали полностью под копирку, но поле с именем получателя оставляли пустым. Его заполняли на каждой копии отдельно. Такая копия без имени и называлась blind carbon copy, буквально «слепая машинописная копия».

Как прочитать вслух адрес электронной почты на английском?

Важный момент, который иногда упускают из виду. Иногда нужно продиктовать email устно, например, по телефону. Вот, что необходимо знать:

• Символ ‘@’ читается как at, ни в коем случае не dog!
• Точка в адресе электронной почте называется dot, а не point, full stop или period (о разнице между этими словами читайте здесь).
• Символ ‘-‘ читается как hyphen, иногда не вполне корректно называют dash (dash — это тире, то есть более длинный вариант hyphen).
• Символ ‘_’читается как underscore, реже: understrike, low dash, low line.

Примеры:

support@hotmail.com — support at hotmail dot com

help-me@gmail.com — help hyphen me at gmail dot com (gmail читается как «джи мейл», а не «гмейл»)

Как видите, слова в адресах читаются просто как слова, а не по буквам как бывает с именами и фамилиями. Однако если в email входят имена собственные, особенно с трудным написанием, или непонятные наборы букв, лучше читать их по буквам:

alyonushka@nomail.net — a l y o n u s h k a at nomail dot net

Я думаю, что если вы читаете статью о деловой переписке, английский алфавит вы точно знаете 🙂

Общеизвестные доменные зоны com, net, org читают как слово, не по буквам. Менее известные, например ru, обычно по буквам.

example_address@mail.ru — example underscore address at mail dot r u

Композиция текста email на английском языке

Электронное письмо длиннее, чем «text» (так обобщенно называют СМС и сообщения в мессенджерах, сам процесс переписки — texting) и содержит традиционные формулы вежливости, но не стоит ходить вокруг да около, выражайте мысль понятнее.

Основные элементы email:

• Приветствие — может включать обращение по имени к адресату, если оно известно.
• Вступление — если вы не знакомы с получателем письма, коротко представьтесь.
• Цель сообщения — перейдите к делу и объясните, зачем обращаетесь.
• Подробности — если необходимо, упомяните важные детали. Если подразумевается, что получатель письма должен, прочитав его, что-то сделать (выполнить указание, позвонить кому-то, ответить, переслать письмо и т. д.) напишите об этом вежливо, но недвусмысленно.
• Подпись — письмо традиционно заканчивается какой-нибудь прощальной формулой вежливости, вашим именем, фамилией, иногда указанием места работы, адреса и номера телефона, если уместно.

Разберем подробнее приветствие и подпись — они пишутся шаблонно.

Варианты приветствия в электронном письме на английском

Чаще всего пишут просто «Hello + имя»:

Hello James,

Более формально:

Dear James,

«Dear» — это не «дорогойдорогая», как при обращению к мужу или жене, а аналог нашего «уважаемый». Обратите внимание, что после «hello» или «dear» не ставится запятая. Если адресат неизвестен, например вы пишете в некий «HR department», можно обратиться просто «Hello», «Dear Colleagues» (если это коллеги), «Dear All» (группе коллег), «Dear HR department».

Также есть общепринятые обращения к неизвестному мужчине или женщине: Dear Sir, Dear Madam или Dear Sir or Madam (если не знаете sir там или madam), To Whom It May Concern (всем, кого это может коснуться). Первые два нежелательны, так как вы можете случайно обратиться, неверно указав пол, вторые два используются, но считаются немного старомодными, очень формальными. По возможности лучше обращаться по имени (Dear Margaret) или к отделудепартаменту (Dear Marketing Department).

Нередко используется обращение по имени без «приветственного слова», просто «James». Так пишут знакомым коллегам (человеку за соседним столом) или когда это не первое письмо в переписке и нет смысла каждый раз здороваться.

Как завершить email

Письмо можно завершить, просто написав свое имя или имя и фамилию, но обычно перед этим добавляют какое-нибудь вежливое пожелание. Самое популярное:

• Best regards! (или просто «Regards!») — С наилучшими пожеланиями!
• Kind regards! — то же самое.
• Best wishes / Warm wishes — опять то же самое.

В некоторых пособиях упоминают также «Sincerely yours» или «Faithfully yours» (искренне ваш), но лично я таких подписей почти не видел, а от иностранцев слышал, что эти формулировки звучат не то чтобы смешно, но уж очень старомодно. Собственно, как и «искренне ваш» по-русски. Однако довольно часто в конце делового письма пишут просто «Sincerely».

Полезные фразы для деловой переписки на английском

Помимо шаблонных приветствий и прощаний, есть еще несколько фраз, которые можно использовать в переписке.

• I hope you are doing well — «надеюсь, у вас все хорошо». Простой, правда заезженный способ начать письмо. Письменный аналог дежурной фразы «How are you?». Более официальный вариант: I hope this email finds you well.
• I just wanted to update you on… — «я просто хотел дополнить, что…» Хороший способ сообщить дополнительную информацию о том, что получателю уже известно.
•  I just wanted to let you know that… — «я просто хотел сообщить вам, что…» Аналогично предыдущему: дополняем уже известную информацию. Также можно использовать как универсальное вступление к короткому сообщению о каких-то важных фактах, деталях.
• Please be informed / advised — «пожалуйста, примите к сведению».
• FYI — сокр. от For Your Information, что тоже можно приблизительно перевести, как «примите к сведению». Сокращения уместно использовать между коллегами, общаясь по рутинным рабочим вопросам. Незнакомому человеку, клиенту так лучше не писать.
• Please find (see) attached — буквально «найдите во вложении» (так, разумеется, никто по-русски не говорит). Так вы даете знать, что у письма есть вложение. Например: Please find attached the report — Доклад во вложении.
• For futher details — «более подробно», «за более подробной информацией». Уместно в конце письма со ссылкой на контактное лицо: For futher details please contact my assistant — За более подробной информацией, пожалуйста, обратитесь к моему ассистенту.
• I look forward to your reply / hearing from you — «Жду (с нетерпением) вашего ответа». Вежливый способ дать понять, что неплохо бы ответить на ваше письмо.
• Thank you for your time — «Спасибо за то, что уделили мне время». Универсальная формула, которую будет уместно поставить перед подписью.

Образец делового письма на английском языке

Приведу несколько примеров письма, написанных с разной степенью формальности. В письме я сообщу адресату о том, что собрание в пятницу перенесено с 9:00 на 10:30. Тема у всех писем будет одинаковой: Meeting Time Changed to 10:30 a.m.

1. Очень формально.

Dear Mr. Jefferson,

I hope this email finds you well. This is Sergey Nim from Roga and Kopyta Inc. I wanted to update you on the meeting we are having on Tuesday. Due to the weather conditions it has been moved from 9:00 a.m. to 10:30 a.m.

Would you be so kind as to let me know if you will be able to attend it? Please accept my apologies for the inconvinience.

Sincerely,

Sergey Nim

Roga and Kopyta Inc.

Формальности этому письму придают:

• Обращение Dear Mr. Jefferson. 
• Фраза I hope this email finds you well — более формальный вариант фразы I hope you are doing well.
• Оборот would you be so kind as — не будете ли вы так любезны.
• Извинение Please accept my apologies — пожалуйста, примите мои извинения.
• Sincerely в конце письма, название компании.

2. Менее формально.

Hello Alex,

This is Sergey from Roga and Kopyta Inc. I wanted to update you on the meeting we are having on Tuesday. Due to the weather conditions the meeting has been moved from 9:00 a.m. to 10:30 a.m.

Please let me know if you will be able to attend it. Sorry for the inconvinience. 

Best regards,

Sergey.

Формальность снижена за счет:

• Более простого обращения, обращения по имени.
• Sorry вместо «accept my apologies».
• Менее торжественного завершения письма: best regards.

Большинство деловых писем пишутся в таком тоне. Средневековые формулы вежливости по сути уже никому не нужны.

3. Неформально, но в рамках приличия деловой переписки, например знакомому коллеге.

Daniel,

I just wanted to let you know that the Friday meeting had beed moved to 10:30 a. m. I’m really sorry about that. Will you be able to attend it?

Sergey.

Коротко и по существу. У коллег, которых вы видите на работе каждый день, не обязательно интересоваться каждый раз в письме, как у них дела.

Общие советы по написанию деловых писем на английском языке

В завершение приведу несколько советов общего характера, которые не вписались ни в один из пунктов выше.

1. Излагайте в теме суть письма.

Тема должна быть предельно информативной и при этом краткой. Человек приходит в офис, открывает Outlook и видит 20 писем. Он быстро «сканирует» взглядом темы — уже на этом этапе ему должно быть ясно, зачем вы ему написали. Очень плохая идея писать темы ни о чем: «Please read it», «Important», «Hi». Пишите конкретнее: «Booking Approval», «Flight Delayed to 12:00 a.m.», «Orientation at 9:00 on Tuesday», «Schedule for May».

2. Будьте вежливы.

В деловом общении вежливость — обязательна. Важно соблюдать этикет, писать «спасибо» и «пожалуйста», иначе вы если не испортите отношения с людьми, то сделаете их чуточку более напряженными. В деловом мире напряженности и так хватает, лишняя не нужна.

Обратите внимание также, что в английском языке повелительное наклонение без «please» во многих случаях может быть расценено как приказ, особенно на письме, где , в отличие от устной речи, не отражается интонация.

• Send me the annual report. — Пришли мне годовой отчет (приказ).
• Please, send me the annual report. — Пожалуйста, пришли мне годовой отчет (просьба).

Когда вы о чем-то просите, что-то предлагаете или даете распоряжение (а это содержание 90% писем), принято делать это в рамках приличий, не переходя на деспотично-приказной тон.

3. Избегайте двусмысленности, будьте точны.

В деловой переписке не место остроумию, сарказму, особенно когда идет общение между людьми из разных стран. Деловой язык предельно стерилен, потому что всякие шутки юмора можно понять неправильно. Также не стоит долго ходить вокруг и около, ясно и конкретно излагайте суть сообщения.

4. Пишите кратко и просто. Не умничайте!

Старайтесь избегать длинных предложений, заковыристых формулировок. Пишете простыми словами без сложноподчиненных предложений с десятком придаточных. Чем сложнее вы пишете, тем с большей вероятностью наделаете ошибок и запутаете адресата.

Не пытайтесь показать, что знаете «умные» слова и фразы. Это ни к чему. Если вы употребите кучу умных слов правильно, прозвучит как-то высокомерно, если неправильно — смешно.

5. Если нужно, структурируйте письмо.

К примеру, нужно изложить список пожеланий к оформлению свадебного зала. Напишите их списком, а не слив в один абзац-простыню. Используйте нумерованный список или маркеры (точки).

6. Ясно давайте понять читателю, что от него хотят.

Иногда бывают письма, прочитав которые не можешь понять, хотят ли от вас каких-то действий или просто ставят в известность? Если подразумевается, что прочитавший должен ответить, переслать письмо, встать и куда-то пойти и т. д., убедитесь, что в письме (в начале, в конце, в начале и конце) присутствует отчетливая формулировка, что нужно сделать.

7. Проверяйте письмо перед отправкой.

Написав сообщение, перечитайте его. Убедитесь, что письмо написано вежливо, без двусмысленностей, его суть отчетливо ясна. Ничего страшного, если текст будет неидеальным и вы засомневаетесь в какой-нибудь запятой. Писать на английском со стопроцентной грамотностью очень редко могут даже носители языка (как и на русском), но старайтесь не наделать хотя бы очевидных ошибок, опечаток.

8. Поучитесь у коллег, почитайте переписку в компании.

Этот совет для тех, кому навык деловой переписки нужен для работы. В разных компаниях могут быть свои местные причуды насчет переписки. Например, где-то считается моветоном обращаться по имени, а где-то посмеются, если вы напишете «Dear Paul» вместо «Hi Paul». Спросите у коллег, что и как у вас принято, почитайте их каждодневную переписку — это работает лучше всяких учебников по бизнес-английскому.

---

Здравствуйте! Меня зовут Сергей Ним, я автор этого сайта, а также книг, курсов, видеоуроков по английскому языку.

Подпишитесь на мой Телеграм-канал, чтобы узнавать о новых видео, материалах по английскому языку.

У меня также есть канал на YouTube, где я регулярно публикую свои видео.

Is it correct to say “I hope you are doing well”?

Yes, it’s totally fine to use this phrase in your business emails/correspondences. ”I hope you are doing well” is a very common phrase that many people use.

Hi Peter,
I hope you are doing well and that the month has been going smoothly.

Formal Alternatives to “I hope you are doing well”

1. I hope this email finds you well.

It simply wishes you a good day or that it’s been a long time since they’ve heard from you.

2. I hope I find you in good health.

The phrase has a lot of meanings depending on the context in which it is said. Sometimes, people say it out of courtesy, sometimes, when they know that the other person has been sick, so they want to check if they are feeling better now. After Covid-19, many people use the phrase to make sure the recipient of their message is not on sick leave.

3. Hope you had a lovely weekend!

Some people use it because they really care if the recipient had a nice weekend ( because they have talked about it before). Others think it’s just a common and polite greeting to start their message with.

4. I hope this email finds you well and in good health.

Here again, the importance of suspecting that you may not be in your workplace due to the pandemic that has emerged is highlighted.

5. I hope you’re having a great week.

A person might use the phrase “I hope you’re having a great week” to express happiness and good fortune for the person they are talking to, conveying that they hope that this person has had a smooth week so far.

6. Hope to find you in a good mood at the end of the month.

The phrase has been associated with many different meanings over time. One of the most popular interpretations is that it’s a phrase used when someone is feeling discouraged or when they have lost hope.

It’s still hard to describe what a good mood might look like at the end of the month, but it might involve happiness.

7. Hope to find you in a good mood at the end of the workweek.

It’s often used as an inspirational quote. The sender wants to emphasize that you might be feeling exhausted, but also to make you feel better because it reminds you that the weekend is coming soon.

8. I hope you had a wonderful weekend.

It’s a synonym with “I hope you had a wonderful weekend!”.

9. Hope you are well!

When we say this, we want to convey the message that we care about the person. In this context, it is a friendly greeting.

10. Thank you for your email.

It’s a polite way of saying thank you for receiving an email in response to your inquiry or request.

Casual Ways to Say “I hope you are doing well”

1. Glad to hear from you, and how are things with you?
2. I hope everything is going well with you, what’s up?
3. It’s been a while since we last talked, how are things going?
4. Just wanted to say hi and see how you are doing.
5. I hope you are doing well and are in a positive mood.
6. Hey there, I hope everything is great!
7. I hope things have been going great in your life lately.
8. I hope your day goes better now!
9. I hope that you are doing well and enjoying your day.
10. I’m wondering how things have been for you recently.

How to answer to “I hope you are doing well”?

1) I am fine. Hope you are also doing well.

Sample emails

EXAMPLE 1

Dear Oliver,
I hope you are doing well!
I was interested to learn that your company is currently looking for a sales manager. For the past five years, I’ve worked in the sales department of an IT company and have been employed as an assistant to the sales manager. I think I have great working knowledge and I’ll be the best person for this position.
I’m looking forward to your feedback.
Yours faithfully,
(YOUR NAME)

EXAMPLE 2

Good morning Mr. Brown,
Hope you had a lovely weekend!
Thank you for your email of 4th March requesting a double room with bath and shower and a view of the sea.
We’ve reserved the accommodation you describe for the period you require and would be grateful if you could forward a deposit of $30 as soon as possible to confirm the reservation.
We look forward to your stay with us.
Yours sincerely,
(YOUR NAME)

EXAMPLE 3

Я учила английский с детства, но подлинный интерес пришел только в зрелом возрасте

Уже в университете я стала активно пользоваться языком: читать статьи на английском, смотреть фильмы и сериалы с субтитрами и без, общаться с иностранцами в поездках и писать письма, не полагаясь на «Гугл-переводчик».

В переписке на английском я особенно набила руку: одно время я вела блог в «Инстаграме» на тему путешествий и фотографии и часто писала с предложениями о сотрудничестве в иностранные инстаграм-сообщества.

Еще мне доводилось уточнять организационные моменты по деловым встречам и решать вопросы по оплате от фотобанков: я продаю снимки через фотостоки.

Структура письма

В электронных письмах на английском структура текста состоит из нескольких частей:

1. Обращение.
2. Благодарности за письмо.
3. Сути письма.
4. Завершающей фразы.
5. Подписи и контактов.

Эти блоки разделяются пустотами: так собеседнику проще ориентироваться в письме и находить в нем нужную информацию.

Обращение

Обычное обращение в англоязычном письме — это «Dear…». В контексте письма dear значит «уважаемый», а не «дорогой», «милый».

В конце любого обращения ставится запятая, несмотря на то, что следом письмо начинается с заглавной буквы. Обращение отделяется от дальнейшего текста отступом. Восклицательный знак в конце обращения не ставят, от него оно приобретает эмоциональную окраску, становится похоже на повышение голоса.

Также допустим вариант Dear имя + фамилия, особенно если вам еще не удалось узнать пол собеседника.

Часто после нескольких писем контакт налаживается, можно перейти можно перейти к менее формальному общению. Если собеседник подписался именем — это знак того, что вы можете назвать его Dear + имя и тоже подписаться именем.

Неформально. В неформальном стиле принято переписываться с друзьями, в социальных сетях, мессенджерах. Стандартное обращение — Hello, Hi, Hey + имя.

Благодарность за письмо

Если вы начинаете диалог, пригодится короткая вежливая фраза после обращения, которая позволит, например, ненавязчиво поинтересоваться о делах собеседника. Такая фраза добавит такта в письмо, расположит собеседника. Будет звучать несколько грубо, если вы начнете письмо без нее. Раньше я сама писала без вводных фраз, и мои письма, как выяснилось, выглядели резкими и невежливыми.

Если вы отвечаете собеседнику, стоит поблагодарить его за письмо или за информацию. Если вы пишете с предложением о сотрудничестве, сначала поприветствуйте собеседника, затем представьтесь. Несколько вариантов:

С чего начать смысловую часть. Фразы ниже подходят, чтобы сообщить информацию, уточнить детали, написать предложение. Некоторые выражения в зависимости от контекста могут быть использованы как в деловом письме, так и в повседневном общении.

С какой фразы перейти к сути письма

На английском	На русском	Пример
I kindly inform you… (формально)	Любезно сообщаю…	I kindly inform you are hired — Я любезно сообщаю, что вы приняты на работу
I regret to inform you that… (формально)	Я с сожалением сообщаю, что…	I regret to inform you that tomorrow is a holiday and the shop will be closed — Я с сожалением сообщаю, что завтра выходной и магазин будет закрыт
Kindly advise if you… (формально)	Предупредите (сообщите), если вы…	Kindly advise if you will be on time for the appointment — Пожалуйста, сообщите, будете ли вы вовремя на встрече
I am writing in reference to… (формально)	Я пишу относительно…	I am writing in reference to collaboration with brand ABC on a new product — Я пишу относительно сотрудничества с брендом ABC над новым продуктом
Regarding your request… (формально)	Касательно вашего запроса…	Regarding your request for a room number on the ground floor we will see what we can do for you — Касательно вашего запроса по поводу номера на первом этаже: мы посмотрим, что можем сделать для вас
I am interested in working with you… (неформально)	Мне интересно с вами поработать…	I am interested in working with you as a photographer — Мне интересно поработать с вами как с фотографом

Уточняющие фразы. Следующие фразы будут уместны, чтобы задать дополнительные вопросы, показать заинтересованность в сотрудничестве, сообщить что-то, указать, что будете ждать ответа — уже после того, как вы сообщили, зачем написали.

С какой фразы уточнить детали

На английском	На русском	Пример
Would it be fine if…? (неформально)	Будет ли хорошо, если…?	Would it be fine if I meet you? — Будет ли удобно, если я встречу тебя? (неформально)
I just wanted to update you on… (неформально)	Я хотел дополнить, что…	I just wanted to update you on the photoshoot we are having on Sunday — Я просто хотел сообщить о фотосессии, которая планируется в воскресенье
Please find attached…(формальность зависит от контекста)	Пожалуйста, посмотрите во вложении…	Please find attached the itinerary — Пожалуйста, посмотрите маршрут во вложении
		Please find attached some of my suggestions as to the list of themes — Прилагаю свои предложения по списку тем (формально)
		Please find attached my photos — Пожалуйста, посмотри мои фотографии во вложении (неформально)

Фразы для извинений. Если в письме нужно попросить прощения, помогут следующие фразы.

С какой фразы начать извинение

На английском	На русском	Пример
I am writing to offer my apologize for… (формально)	Я пишу, чтобы выразить свои извинения за…	I am writing to offer my apologize for any inconvenience — Я пишу, чтобы выразить свои извинения за причиненные неудобства
I would like to apologize for… (формально)	Приношу извинения за…	I would like to apologize for delayed delivery of cargo — Приношу извинения за задержку поставки груза
Please accept my sincere apologies for… (формально)	Пожалуйста, примите мои искренние извинения за…	Please accept my sincere apologies for any inconvenience — Пожалуйста, примите мои искренние извинения за причиненные неудобства
We regret any inconvenience caused by…(формально)	Мы сожалеем о причиненных неудобствах, вызванных по причине…	We regret any inconvenience caused by flight delay — Мы сожалеем о причиненных неудобствах, вызванных по причине задержки рейса
I am sorry for… (неформально)	Извините за…	I am sorry for misunderstanding — Извините за недопонимание
Please sorry for… (неформально)	Пожалуйста, извините за…	Please sorry for our mistakes — Пожалуйста, извините за наши ошибки
I owe you an apology (неформально)	Я должен перед вами извиниться	—

Фразы для высказывания недовольства. Эти фразы пригодятся, чтобы подать жалобу, указать на ошибки и недочеты, прийти к компромиссу.

Как показать недовольство

На английском	На русском	Пример
I am writing to complain about… (формально)	Я пишу, чтобы пожаловаться…	I am writing to complain about the employees of your company — Я пишу, чтобы пожаловаться на сотрудников вашей компании
I suggest finding a solution that works on both sides (формально)	Предлагаю найти решение, которое подойдет обеим сторонам	—
I assume we can sort this matter out amicably (формально)	Я предполагаю, что мы можем разрешить эту ситуацию мирным путем.	—
We would like to express our dissatisfaction with… (формально)	Мы выражаем свое недовольство касательно…	We would like to express our dissatisfaction with new equipment — Мы выражаем свое недовольство касательного нового оборудования
I feel we deserve… (неформально)	Полагаю, мы заслужили…	I feel we deserve moral compensation — Полагаю, мы заслужили моральную компенсацию
I am afraid I am not happy with… (неформально)	Боюсь, что мне не нравится…	I am afraid I am not happy with material quality — Боюсь, что мне не нравится качество материала

Фразы для высказывания положительных эмоций. Фразы ниже подойдут для одобрения собеседника: с их помощью можно показать, что вы согласны с его высказыванием или предложением.

Как показать радость

На английском	На русском	Пример
We are pleased to announce that… (формально)	Мы рады сообщить, что…	We are pleased to announce that transaction has completed successfully — Мы рады сообщить, что сделка успешно завершена
You will be pleased to learn that… (неформально)	Вам будет приятно узнать, что…	You will be pleased to learn that we are opening a new store — Вам будет приятно узнать, что мы открываем новый магазин
I take pleasure in…(неформально)	С удовольствием…	I take pleasure in conveying greetings to you from the colleagues — С удовольствием передаю вам привет от коллег
I am happy to announce… (неформально)	Я рад сообщить…	I am happy to announce you are accepted — Я рад сообщить, что вы приняты

Фразы для просьбы или запроса. Подобные фразы необходимы, чтобы попросить собеседника об услуге или о чем-то еще.

Как попросить

На английском	На русском	Пример
Would you kindly… (формально)	Будьте любезны…	Would you kindly send us the review of the literature — Будьте любезны отправить нам обзор на литературу
We shall appreciate your cooperation in this matter (формально)	Мы будем благодарны за содействие в данном вопросе	—
We would appreciate it if you would… (формально)	Мы были бы признательны, если вы…	We would appreciate it if you would bring the present letter to the attention of the prosecutor’s office — Мы были бы признательны, если вы доведете настоящее письмо до сведения прокуратуры
Please do your best to bring this matter to a fast positive end (полуформально)	Пожалуйста, сделайте все возможное, чтобы прийти к положительному решению проблемы	—
Could you do me a favor?(неформально)	Не могли бы вы сделать мне одолжение?	—

Фразы для того, чтобы что-то предложить. Помогут написать предложение о сотрудничестве, помощи, рассказать о проекте, показать, что вы довольны сотрудничеством.

Призывы к действию

На английском	На русском	Пример
Please do not hesitate to contact us if you need any further assistance (формально)	Пожалуйста, не стесняйтесь попросить о дополнительной помощи	—
Let us know whether you would like to… (формально)	Сообщите нам, хотели бы вы…	Let us know whether you would like to remain till Monday — Сообщите нам, хотите ли вы остаться до понедельника
I am sending a response to… (формально)	Я отправляю отклик на…	I am sending a response to vacancy of engineer — Я отправляю отклик на вакансию инженера
We look forward to doing business with you again (неформально)	С нетерпением ждем продолжения работы с вами	—

Конец письма

Обычно выглядит так:

1. Завершающая фраза.
2. Подпись.
3. Имя и контакты.

Завершающая фраза показывает призыв к действию, например надежду на скорый ответ. Они тоже могут быть формальными и неформальными.

Варианты завершающих фраз

На английском	На русском	Пример
I look forward to your reply (формально)	С нетерпением жду ответа	—
Looking forward to hearing from you (формально)	Надеюсь на скорый ответ	—
Kindly let me know if anything needs to be amended (формально)	Дайте мне знать, если что-то нужно изменить	Kindly let me know if anything needs to be amended in schedule — Дайте мне знать, если что-то нужно изменить в расписании
Bear with me или us (неформально)	Пожалуйста, отнеситесь к нам (или ко мне) снисходительно	—

Подпись. Я имею в виду сочетание вроде «С уважением», как часто пишут в деловой переписке на русском языке. На английском свои варианты.

Варианты подписи

На английском	На русском
Sincerely (нейтрально)	С уважением
Looking forward to hearing from you или to your response (нейтрально)	С нетерпением жду ответ
Yours Sincerely (больше формально)	Искренне ваш
Kind regards (формально)	С добрыми пожеланиями
Best wishes или warm wishes (не так формально, как best или kind regards)	С наилучшими пожеланиями
Be well (неформально)	Будьте здоровы

Имя и контакты. Сначала пишется имя, а затем фамилия. В моем примере ниже можно разглядеть ошибку и так не делать. Можно указывать Mr, Mrs или Ms, но это необязательно.

Wondering if there are other ways to say «Hope you’re doing well»?

You’re in the right place because in this article, we’ll show you the most common alternatives and when to use them. 

Let’s dive in.

“Hi” and “Hello” are still the most commonly spoken
words of greeting in the English language. But there are other longer phrases that native English speakers say or write to greet other people.

“Hope you are doing well” is a common English phrase that’s used to greet other people. It’s a phrase that acknowledges someone else and conveys good wishes.

This isn’t really a phrase that you will hear many people say. You’re more likely to encounter this phrase written down rather than said out loud. 

When to Use «Hope You’re Doing Well»

“Hope you are doing well” messages are commonly used as opening sentences in written correspondence, both formal and informal. 

While you can use this phrase informally, like in a short gossipy email to a friend or before launching into a recitation of the doings of your family on a Christmas card, it is considered rather formal and even a bit old-fashioned.

You are more likely to receive a “hope you are doing well” text or email at work, usually from colleges and clients. It isn’t really something that you would expect to receive from an old friend. It is a classic opener. 

You might also see “hope you are fine” or “hope you are okay” or “I hope you are all right,” which basically mean the exact same thing. 

While you can’t go wrong with classics, there’s no denying that sometimes you wish to use a phrase that is less generic and will make your message stand out from all the rest of the e-mails that your recipient might receive during the course of their day. 

If you want to express the hope that someone is doing well, you can also try some of these other phrases which mean the same thing. We’re also including a downloadable PDF with quick hints on when you should use the phrases.

---

Get your copy of the “hope you’re doing well” alternatives

Download here

---

10 Better Alternatives to “Hope You’re Doing Well”

 1. Hope you are doing well and safe

According to the magazine “Wired”, with the world in the grip of the COVID-19 pandemic, this version of “hope you are doing well” is
rising in popularity.

Adding the word “safe” to the basic “doing well” phrase adds a bit more of a personal touch and can come off as a bit warmer while still maintaining an air of formality that makes this appropriate for formal correspondence.

2. I hope this email finds you well

“Hope you are doing well” is actually a pretty
common opening line when people write emails. An alternative then is to actually mention the fact that you are sending them an email. 

You can begin with, “I hope this email finds you well,” which has the same meaning as “Hope you are doing well”. The difference is that while “hope you are doing well” is a generic message, that you can say aloud or write in a letter or email, “I hope this email finds you well” is specifically for use in an e-mail message. 

This is also a good way to say “hope you are doing well” in formal email correspondences. It adds a nice air of gravitas. 

3.  “How’s life in (Place name)”

This is an opening line that you can use when writing an email to a friend or colleague that you have a relatively close relationship to who lives or works some distance from you. 

It is a warmer, more personal version of “hope you’re doing well” because it allows you to add a small detail that is specific to the recipient, their present location. 

It implies that you are close enough to have shared personal details and also implies that you hold the person in high enough regard that you would remember personal details, in this case where they are based.

It’s probably not a good way to address an email to a superior or to someone you haven’t really met.

4. “I hope you’re having a great week”

This is a nice and upbeat way to begin an informal email. It is a more relaxed and general way of asking somebody about their current situation.

5. “Hope you had a good weekend!”

If you are sending a work colleague
a business email at the start of the workweek, you use this phrase. It basically says three basic things: it sends them a greeting, it inquires about their state of mind, and it reminds both of you that the workweek is now beginning.

While it might sound light and a bit informal, it is considered appropriate enough for work emails to anyone at any level. 

6. “I hope you are having a productive day”

This is a good alternative to use when beginning a business email. It basically asks about someone’s current state of being, but it talks specifically about being “productive” which is something that is important to people in a business setting.

You probably don’t want to ask a child or your aunt who lives in another city if they are “productive”. 

7. “How’s life in your world?”

This is an acceptable alternative to a generic “doing well” inquiry or a too business-like “have a productive day” greeting. If you are using this in a work setting, make sure that it is to a colleague that you are close to as it is rather informal.

8. “I’ve been thinking about you. How are you doing?”

This is a sweet and thoughtful alternative to “hope you are doing well.” Take note though it’s very informal and has personal implications, so it’s probably not appropriate to use this phrase if you were writing to a co-worker or colleague. 

This type of personal greeting is best sent to people in your inner circle, like a relative or a friend who lives far away or who you don’t really see regularly.

9. “I miss you! Are you doing okay?”

This is another alternative to “hope you’re doing well” that is basically a perkier and more youthful version of “I’ve been thinking about you. How are you doing?” 

The same intent is here, you are saying that someone you haven’t seen in a while is in your thoughts and you are writing because you are interested in their well-being.

10. “I recently heard about your loss. Please accept my sincere condolences.”

There is another circumstance where people might tell someone else that they “hope they are doing well” and that would be when the party they are addressing has suffered a crisis. Usually, the crisis has to do with the loss of someone who was close to them.  

If you have a colleague or an acquaintance that has lost a loved one this would be the appropriate alternative, formal way to ask them how they are doing. It is a formal expression of sympathy and a non-intrusive way of asking if you can do something to help them.

If you or the recipient is a person of faith, you could also say “I recently heard about your loss. Please know you are in my thoughts and prayers.”

Conclusion

It’s generally thought that “hope you are doing well” is more a polite bit of small talk. Not necessarily a sincere inquiry. It’s a longer version of saying “hello” or “hi” in writing.

Given that, the formal reply to “hope you are doing well” should be brief and somewhat generic. No need to give a detailed report of your state of being. 

If a company representative writes this in an email, there is no reason to get into the fact that your back hurts or tell them you’re already thinking about what to eat for lunch.

The best and simplest reply would be a variation of “I am well, thank you.” Other alternatives to this would be:

• I am very well, thanks, and hope you are as well.

• I am well, thanks. Hope it is the same with you too.

By answering this, you are acknowledging the good wishes of the person who wrote to you but also indicating that you understand that this isn’t a personal e-mail and are serious. Then, answer the rest of the questions contained in the main body of the email sent by the person who hopes you are “doing well”.

Of course, if this is a personal e-mail or one that starts with a more informal version of “hope you are doing well” feel free to take more time to give a genuine answer to that question.

If you find a good native language tutor who can teach you English, they can help make sure that you know all the polite ways to speak – and write – greetings appropriate for anyone and in all circumstances. 

---

Grab your copy of 10 “hope you’re doing well” alternatives

Download here

Елена Соловьева, менеджер проектов в компании Лаборатория Касперского, специально для блога Нетологии поделилась советами о том, как вести деловую переписку с иностранными коллегами и партнерами на английском языке. Статья участвует в конкурсе.

Электронные сообщения дают возможность быстро обмениваться информацией на больших расстояниях. По скорости передачи идеи это приравнивает их к телефонному разговору. Однако электронные письма сохраняются на почтовых серверах и используются как печатное свидетельство наших слов. Поэтому электронная переписка требует ответственного отношения.

Задача становится сложнее, если вы общаетесь на неродном английском языке с представителями других культур. В статье я поделюсь, на что в этом случае обратить внимание, как избежать ошибок и достичь взаимопонимания с иностранными коллегами и партнерами.

Этикет

Вне зависимости от того, с кем и на каком языке вы ведете переписку, не забывайте про правила email-этикета.

1. Четко укажите тему письма (Subject).

По результатам исследования агентства Radicati Group, представители бизнеса получают до 80 электронных писем в день. Как убедить прочитать именно ваше письмо? Составьте заголовок, который полностью отражает содержание. Чем понятнее, о чем идет речь, тем быстрее собеседник прочитает сообщение.

Нет: «Idea».

Да: «How to boost online sales by 15% by the end of Q4 2017».

2. Используйте профессиональное приветствие и избегайте панибратства.

Нет: «Hey», «Yo», «Hiya».

Да: «Dear», «Hello», «Hi».

3. Перечитайте письмо перед отправкой. Ошибки и опечатки негативно повлияют на ваш образ в глазах собеседника.

4. Если вы вводите в переписку нового собеседника, кратко опишите предысторию вопроса. Не заставляйте его пролистывать вниз и читать все сообщения по теме. Опишите суть вопроса, что обсуждалось, что вы хотите об этом сказать.

5. Отвечайте на сообщения. Если у вас нет сейчас времени провести исследование темы, подтвердите, что письмо получено, и укажите, когда вы сможете заняться вопросом.

6. Не используйте красный цвет для привлечения внимания к идее. Красный говорит об опасности и вызывает негативные эмоции. Для выделения используйте специальные слова и фразы, а не графику или цвет:

• I would like to underline → Я бы хотел подчеркнуть.
• I would like to draw your attention → Я бы хотел привлечь ваше внимание.
• Please pay attention → Пожалуйста, обратите внимание.
• Please note → Пожалуйста, имейте в виду.

Аудитория

Английский язык —  универсальный язык общения людей из разных стран. Но это не значит, что стиль переписки будет всегда одинаковым. Рассмотрим отличия.

Китай, Япония, арабские страны

При общении с коллегами и партнерами из этих стран, особенно в начале знакомства, используйте максимально вежливые формы. Каждое письмо начинайте с вежливого приветствия и форм этикета, к примеру:

• Hope this email finds you well → Надеюсь, у вас все хорошо,
• Sorry for bothering you → Прошу прощения за то, что отвлекаю.
• Might I take a moment of your time? → Могу я занять у вас минуту?  

Используйте максимально вежливые формы запроса:

• I would be grateful if you could… → Я бы был очень признателен, если бы вы могли…
• Could you please be so kind… → Будьте так добры…

Германия, Великобритания

Уменьшите модальность фраз, но не отказывайтесь от вежливых форм и форм этикета:

• Should you have any further questions, please do not hesitate to contact me. → Если у вас появятся вопросы, пожалуйста, обращайтесь,
• I would appreciate your help in this matter. → Буду признателен за вашу помощь.
• I await a response at your earliest convenience. → Ответьте при первой возможности.

США

Опустите формы этикета, если только вы не общаетесь со стоящим выше вас коллегой или партнером. Четко опишите, что произошло, и что вам нужно. Чем меньше конструкций с would, could, might, тем лучше.

Африка, Южная Америка

Если вы уже знакомы с коллегой или партнером из этих стран, поинтересуйтесь, как у него дела, как поживает его семья. Обращение к личному не воспринимается как плохой тон, наоборот, помогает установить хорошие отношения.

Языковые принципы

Рассмотрим общие принципы составления электронного письма.

Сокращайте

В деловой переписке нет места фигурам речи, сложным конструкциям и составным временам. Основная задача письма — без потерь донести ваше сообщение. Поэтому все, что может затруднить понимание, должно быть удалено.

Нет

You may remember John whom we met at the conference, he was in his funny suite and talking aloud. When I asked him recently how he was doing he said he was working on a very interesting project and asked me to assist him. → Ты, наверное, помнишь Джона, которого мы встретили на конференции, на нем еще был его смешной пиджак, и он громко разговаривал. Недавно я у него поинтересовался, как у него дела, и он ответил, что работает над очень интересным проектом, и попросил меня ему помочь.

Да

John Johnson is now working on new partner program for his company. He proposed us to become his subcontractor on the project. → Джон Джонсон сейчас работает над над новой партнерской программой для своей компании. Он предложил нам стать подрядчиком по этому проекту.

Откажитесь от жаргонизмов

Откажитесь от жаргонизмов даже если вы общаетесь с коллегами, которые разбираются в вопросе. Вашу переписку могут переслать людям, которые не знакомы с темой.

Обратите внимание на титул, имя и пол собеседника

В русском языке все просто: Иванова, — женщина, Иванов — мужчина. В английском языке все не так однозначно. К примеру, Jody Jonson, это мужчина или женщина? Фамилия нам ни о чем не скажет. Более того, имя Jody носят и мужчины, и женщины:

Если вы не уверены, кто ваш собеседник, уточните у коллег, найдите его аккаунт в социальных сетях. Назвав Mr Johnson Mrs Johnson, вы поставите себя в неудобное положение.

Откажитесь от шуток и личных комментариев

Строго формальный стиль не обязателен, но важно звучать профессионально.

Уберите предлоги там, где это возможно

Большое количество предлогов затрудняет понимание и создает эффект «воды» в тексте. К примеру, вместо The meeting on December 1 about the marketing strategy → «Встреча первого декабря на тему маркетинговой стратегии», напишите The December 1 Marketing strategy meeting → «Встреча по маркетинговой стратегии 1 декабря».

Вместо фразовых глаголов come up with — придумать, и find out — выяснить, используйте их беспредложные синонимы generate и determine.

Избегайте восклицательных знаков

Передать эмоции через электронное письмо сложно. Восклицание в тексте воспринимается как повышение тона.

Если в сообщении много восклицательных знаков, они обесцениваются. Собеседник перестанет их воспринимать как призыв обратить внимание.

Ограничьтесь пятью предложениями

По словам Гая Кавасаки, если сообщение состоит менее чем из 5 предложений, оно звучит грубо, если более — это потеря времени.

Используйте короткие слова, предложения и абзацы

Этот принцип особенно актуален для тех, кто работает с почтой с телефона или планшета: нужно быстро прочитать письмо, понять и ответить, размер экрана вносит ограничения. Чем короче текст в сообщении, тем быстрее его прочитают.

Откажитесь от страдательного залога

Нет: The information was sentme by Peter → Информация была отправлена мне Петром.

Да: Peter sent me this information → Петр отправил мне эту информацию.

Используйте списки

Если вы интересуетесь мнением коллеги по вопросу и предлагаете ему выбор из альтернатив, перечислите их в виде нумерованного списка. Иначе вы рискуете получить в ответ односложное Yes. Собеседник хочет быстро ответить на сообщение. Ему удобнее сказать да, нет или указать цифру понравившегося варианта. В других ситуациях списки структурируют текст и помогают пониманию.

Поставьте дедлайн

Если вам нужна обратная связь к определенной дате, укажите ее в письме. Это дисциплинирует собеседника, и он не будет затягивать с ответом.

Структура письма

Электронное письмо состоит из пяти смысловых частей:

1. Приветствие.
2. Сообщение.
3. Закрытие.
4. Прощание.
5. Подпись.

Рассмотрим стандартные фразы для каждой части.

Приветствие

Используйте слова Dear, Hello, Greetings (если вы еще не знакомы с собеседником) и Hi (ближе к неформальному).

Сообщение

Это самая информативная часть. В ней мы сообщаем информацию, даем детали, спорим, предлагаем идеи и т.д. Рассмотрим полезные фразы для разных типов сообщения.

Как открыть сообщение

Используйте нейтральные фразы для повседневного общения с коллегами и формальные фразы для сообщений начальству, клиентам и партнерам.

Формально	Полуформально	Нейтрально
I am writing to… Пишу, чтобы…	Just a quick note to tell you that… Короткая ремарка, …	Thank you for your mail… Спасибо за письмо…
In accordance with your request… В соответствии с вашим запросом…	This is to… Это письмо, чтобы…	Thank you for your mail regarding… Спасибо за письмо относительно…
We refer to our mail regarding … Ссылаясь на наше письмо относительно …	I wanted to let you know that / tell you about / ask you if… Я хотел сообщить, что…/рассказать о…/спросить вас…	In reply to your mail … В ответ на ваше письмо…
I am writing with regard  to… Пишу насчет…		Referring to your email dated … Ссылаясь на ваше письмо от …
Thank you for your e-mail of (date) regarding… Спасибо за ваше письмо от (дата)…
With reference to our telephone conversation on Friday, I would like to let you know that… Ссылаясь на наш телефонный разговор в пятницу, я бы хотел вам сообщить, что …
I am writing to enquire about… /in connection with…/to let you know that…/to confirm… Я пишу, чтобы узнать/Я пишу в связи с /Я пишу, чтобы сообщить о…/Я пишу, чтобы подтвердить…

Как уточнить дедлайн

Укажите час и часовой пояс. Без этого дедлайн размывается и воспринимается как пожелание:
Please submit your report (reply) on 10 March, EOB CET → Пожалуйста, пришлите ваш отчет/ответ 10 марта до конца рабочего дня по среднеевропейскому времени.

Как просить и давать детали

Даем детали:

Формально	Нейтрально
We would also like to inform you… Мы так же хотели бы сообщить вам о…	I’ll keep you in the loop. Я буду держать вас в курсе.
In answer to your question (enquiry) about… В ответ на ваш вопрос (запрос) о…	I’ll keep you posted. Я буду держать вас в курсе.
	I will include you in the loop. Я включу вас в переписку.
	Regarding your question about… Относительно вашего вопроса о…

Просим детали:

Формально	Нейтрально
I would be grateful if you could… Я был бы признателен вам, если бы вы могли…	For further details… Более подробно/для более подробной информации…
Could you possibly explain… Не могли бы вы объяснить…	I do not fully understand what… Я не до конца понял, что…
Could you please let me know… Не могли бы вы мне сообщить…	I also wonder if… Меня также интересует, если…
Please could you send me… Не могли бы вы выслать мне…

Как сообщить о проблеме

1. Для ввода проблемы часто используют глагол to flag в значении «указывать, подчеркивать»:
Flagging you about the issue on… →  Указывая вам на проблему с…
With this letter, I want to flag one problem to you… → Своим письмом я хочу указать вам на одну проблему…

2. Для уточнения или получения комментариев используйте фразы on my/our/your end или from my/our/your side — «с моей/нашей/твоей стороны».

3. Часто в контексте обсуждения проблем используется существительное workaround  —  выход из ситуации, обходное решение.

Как поставить коллег в копию

1.  Чтобы попросить поставить вас с в копию, используйте фразу Cc me, где Cc выступает в качестве глагола «копировать», т. е. ставить в строку Cc. От слова Cc образуется причастие cc’ed — обратите внимание на написание. Фраза I was cc’ed переводится как «Меня поставили в копию».

2. Чтобы указать собеседнику, что вы добавляете кого-то в обсуждение, напишите Adding (name) to the thread — Добавляю (имя) в разговор.

3. Используйте знак @, если обсуждение идет с несколькими коллегами, но вам нужно обратиться к одному из них: @ Steve, I believe the next step is on you, right? — @Стив, думаю, следующий шаг твой, так?

Как принести извинения

Формально	Нейтрально
We regret to inform you that… К сожалению, мы вынуждены сообщить вам о…	Unfortunately… К сожалению…
I am sorry to inform you that… Мне тяжело сообщать вам, но…	I am afraid that… Боюсь, что…
Please accept our apologies for… Пожалуйста, примите наши извинения за…	I would be glad / delighted to/happy to…   Я был бы рад /Я был бы счастлив…
I sincerely regret that… Я искренне сожалею, что…	I’m sorry, but I can’t make it tomorrow. Прошу прощения, но я не смогу прийти завтра.
I would like to apologize for any inconvenience caused. Я прошу прощения за причиненные неудобства.	Thank you for your understanding. Спасибо за понимание.
	We apologize for… Мы извиняемся за…
	I am (extremely) sorry that/for… Прошу извинить за то, что…

Как просить и предлагать помощь

Предлагаем помощь:

Формально	Нейтрально
If you wish, I would be happy to… Если хотите, я с радостью…	If you have any questions, please don’t hesitate to contact me. Если у вас возникли вопросы, смело пишите мне.
We are willing to arrange another meeting with… Мы бы хотели назначить еще одну встречу с…	Would you like me to…? Могу ли я (сделать)…?
Should you need any further information/assistance, please do not hesitate to contact me. Если вам нужна еще какая-либо информация/помощь, пожалуйста, обращайтесь.	How about I come and help you out? Может я приду и помогу?
If you would like to continue this conversation, please feel free to call (contact) with me. Если вы хотите продолжить нашу беседу, прошу без колебаний связаться со мной.
Please do let me know if I can be of further assistance. Пожалуйста, сообщите, если вам нужна еще какая-либо помощь.
Let me know whether you would like me to… Сообщите, если вам понадобится моя помощь…

Просим помощи:

Формально	Нейтрально
Could you please… (for me)? Не могли бы вы…	Can I ask you to…? Могу я вас попросить? Could I ask you a favor? Могу я попросить вас об одолжении?
Could you possibly…? Не могли бы вы…	Please let me know… Пожалуйста, сообщите…
I would appreciate… Я был бы очень признателен	Would you mind…? Могли бы вы…
I was wondering if you could come. Скажите, могли бы вы прийти.	Could you do me a favor? Можете оказать мне услугу?

Переговоры

Часто электронная переписка носит характер полноценных деловых переговоров. Для их оформления используйте следующие фразы.

Выражаем удовлетворение:

Формально	Нейтрально
We were very pleased to… Нам было очень приятно…	We are delighted that… Мы очень рады, что…
Your help is highly appreciated… Мы будем очень признательны…	I am pleased to… Рад (что-то сделать)…
	I will be happy to discuss with you… Буду рад обсудить с вами…
	We are glad/happy to inform you… Мы рады/счастливы сообщить…

Предлагаем:

Формально	Нейтрально
We’d like to propose that… Я бы хотел предложить…	We propose / suggest… Я предлагаю…
	Maybe it would be better to… Возможно, было бы лучше…
	May we offer an alternative? Мы можем предложить альтернативу?

Соглашаемся:

• I agree with you on that point. → Я согласен с вами по этому пункту.
• You have a strong point there. → Здесь вы правы.
• I think we can both agree that… → Я думаю, мы оба согласимся, что…  
• I don’t see any problem with that. → Я не вижу в этом проблемы.

Не соглашаемся:

Формально	Нейтрально
I’d have to disagree with you there. Вынужден с вами не согласиться здесь.	From my perspective… С моей точки зрения…
	I’m afraid that doesn’t work for me. Я боюсь, мне это не подходит.

Приглашаем:

Формально	Нейтрально
We’d be glad to have you accompany us. Мы были бы рады, если бы вы к нам присоединились.	I’d like to invite you to… Я бы хотел вас пригласить…
	Would you like to join us for (event) at (time)? Не хотите ли присоединиться к нам на (событие) в (время).

Выражаем недовольство:

Формально	Нейтрально
I am writing to express my dissatisfaction with… Я пишу, чтобы выразить свое неудовольствие…	I’m sorry to say that you’re… Вынужден сообщить, что вы…
I was not completely satisfied with… Я не совсем доволен…	I hope you won’t mind me saying that… Надеюсь, вас не обидят мои слова о том, что…

Как приложить к письму дополнительные материалы

Если вы прикладываете к письму документ, обратите на это внимание собеседника с помощью фраз:

• Please find attached → К настоящему письму прилагается.
• You can find in attachment… → Вы можете найти в приложении…
• I am enclosing… → Я прикладываю…
• I forward to you… → Я пересылаю вам…
• We are pleased to enclose… → Мы рады выслать вам…
• Attached you will find… → В прикрепленном файле вы найдете…

Закрытие

Прежде чем попрощаться собеседником, поблагодарите его за уделенное время, выразите свою готовность помочь и/или предоставить разъяснения и детали.

Формально	Нейтрально
I look forward to hearing from you. Жду вашего ответа	Looking forward to hearing from you. Жду вашего ответа
I look forward to your reply. Жду вашего ответа	Hope to hear from you soon. Надеюсь скоро получить от вас сообщение.
Do not hesitate to contact me if you need any assistance. Обращайтесь, если вам понадобится какая-либо помощь.	Let me know if you need anything else. Дайте мне знать, если вам понадобится что-то еще.
Should you have any question, please feel free to let me know. Если у вас есть вопросы, пожалуйста, обращайтесь.	Have a nice day/weekend. Хорошего дня/недели.
Thank you for your kind assistance. Спасибо большое за помощь.	Thank you for your help. Спасибо за помощь.
Thank you in advance! Заранее благодарю.	Thanks for your e-mail, it was wonderful/great to hear from you. Спасибо за письмо, очень рад был получить от вас весточку.
Apologize for the inconvenience! Приношу свои извинения за неудобства!

Как разобраться в аббревиатурах

Обратите внимание на аббревиатуры, которые используют иностранные собеседники в электронной переписке вне зависимости от стиля:

• EOB (end of business day) → конец рабочего дня.
• SOB (start of business day) → начало рабочего дня.
• EOQ (end of quarter) → к концу квартала.
• TBD (to be determined) или TBA (to be announced), используем, когда информация по срокам или дате еще не известна.
• PTO (paid time off) → отпуск.
• OOO (Out of office) → вне офиса, не на работе. Фраза используется в автоответах.  
• FUP (follow up) → проследить, взять на контроль.
• POC (point of contact) → контактное лицо.
• FYI (for your information) → для вашей информации.
• AAMOF (As A Matter Of Fact) → в сущности.
• AFAIK (As far as I know) → насколько я знаю.
• BTW (By The Way) →кстати.
• CU (see you) → увидимся
• F2F (face to face) → наедине.
• IMHO (In My Humble (Honest) Opinion) → по моему скромному мнению.

Прощание

Для прощания используйте фразы: best regards, regards, kind regards, best wishes, warm wishes, sincerely yours (формально).

Подпись

Укажите свое имя, фамилию, должность и контактный телефон. Этим вы дадите собеседнику возможность связаться с вами напрямую и выяснить нужные детали.

Шаблоны

Если вы плохо владеете английским или часто пишите однотипные письма, удобно иметь под рукой несколько готовых шаблонов. Приведем некоторые из них.

Подробные советы по принципам построения стандартных писем и другие шаблоны доступны на сайте https://www.thebalance.com.

Работа с языком

Электронное общение не ограничивается использованием стандартных фраз и шаблонов. Сообщения содержат описание уникальной проблемы или ситуации. Если плохо владеешь языком, как быть уверенным, что письмо составлено корректно и выдержано в бизнес стиле?

Используйте толковые словари

Двуязычные словари помогут, если вы не знаете перевода слова. Но от них мало толку, когда речь идет о стилистике. Используйте английские толковые словари: в них указывается стиль (формальный и неформальный) и дается описание ситуаций использования слова.

Словари профессиональных издательств по обучению английскому языку доступны онлайн :https://en.oxforddictionaries.com, http://dictionary.cambridge.org,  http://www.ldoceonline.com, http://www.macmillandictionary.com. Сокращенная версия представлена бесплатно, полную нужно покупать, но для целей деловой переписки сокращенной вполне достаточно.

Строение словарной статьи:

• часть речи,
• транскрипция с возможностью прослушать произношение,
• определение,
• примеры использования,
• синонимы,
• часто используемые словосочетания со словом и фразеологизмы.

Обратите внимание на пометку formal/neutral/informal (формальный, нейтральный, неформальный), используйте слова стиля formal или neutral. Если выбранное слово отмечено как informal, изучите раздел с синонимами.

Не игнорируйте примеры, они помогают правильно поместить выбранное слово или фразу в предложение.

Используйте словари-активаторы

Эти словари построены не на принципе алфавита слов, как традиционные словари, а на принципе алфавита понятий. К примеру, вы хотите передать понятие «красиво». Найдите понятие beautiful в словаре-активаторе. Под ним расположен список синонимов слова beautiful с определениями, примерами и объяснениями разницы между ними. В одном месте собраны все возможные варианты выражения идеи «красиво», и не нужно искать каждое слово отдельно.

Сегодня словарь-активатор выходит под маркой Longman: Longman Language Activator.

Проверяйте сочетаемость слов с помощью Google поиска

Если в русской фразе слова сочетаются, их совместный перевод на английский не всегда корректен. Забейте фразы на английском языке в поисковик и проверьте, встречаются ли слова рядом.

Проверяйте грамматику текста

Если вы плохо владеете языком, используйте специальные сервисы для проверки грамматики и пунктуации, к примеру, Grammarly.

Заключение

Если вы ведете электронную переписку с иностранными коллегами, партнерами и клиентами, но английским языком владеете не очень хорошо, воспользуйтесь чеклистом:

• Определите свою аудиторию. Учитывайте ее специфику при составлении сообщения.
• Проверьте, нельзя ли адаптировать существующий шаблон для вашей цели. Возможно, вы хотите поздравить коллегу с днем рождения? Используйте шаблон.
• Составьте план письма. Опирайтесь на стандартную структуры электронного сообщения. Убедитесь, что вы ничего не пропустили.
• Выберите распространенные фразы, которые будете использовать. При выборе стиля фраз ориентируйтесь на аудиторию.
• Заполните построенную структуру своими словами и предложениями.
• Проверьте все сообщение на корректность языка через сервисы, словари и Google поиск. Вы учли стиль выбранных слов? Они сочетаются друг с другом?
• Убедитесь, что вы не нарушили принципы составления электронного письма. Можно его сократить без потери смысла?  В нем есть жаргонизмы?
• Перечитайте сообщение. Проверьте, что имейл этикет соблюден. Четко указана тема письма? Исправлены все опечатки?
• Нажмите Send!

От редакции

Курсы «Нетологии» по теме:

• очная программа «Руководитель digital-продукта»: 5 месяцев обучения, 20 известных экспертов Рунета, 100+ часов практики;
• очная программа «Директор по онлайн-маркетингу»;
• очная программа «Контент-продюсер»;
• онлайн-программа «Профессия менеджер по продукту»;
• онлайн-программа «Профессия продуктовый дизайнер».