График производства со временем выполнения работ по проектам

Планирование  работ по проекту в строительной организации имеет свою специфику по сравнению с общими подходами, изложенными в международных стандартах, к примеру, РМВОК, ИСО 90006.

Во – первых, специфика заключается в том, что несмотря на разные объемы, сроки, виды работ, договора (проекты)  по строительно-инвестиционным проектам  для одной и той же компании  будут типовыми.

Во-вторых, уже при заключении договора уяснены виды работ и сроки работ, т.е. мы уже располагаем определенными данными для планирования  работ по проекту. Заказчик предоставляет организации – исполнителю работ проект организации строительства, проектно-сметную документацию, стройгенплан, сроки реализации строительства.

При наличии этих данных методика разработки календарного плана графика проекта будет следующей:

1.Определить состав процессов содержания проекта (жизненного цикла проекта и продукта проекта),  входящих в проект строительной организации. Предположим, если заказчик предоставляет  сам проектную организацию, то первым процессом, после заключения договора будет процесс «Анализ и контроль проектно-сметной документации». Далее необходимо подготовить всю разрешительную документацию и сам объект для начала строительно-монтажных работ, значит в составе проекта будет процесс «Подготовка производства строительно-монтажных работ». Также для работ по проекту, необходимы материалы, порой не потребуется и субподрядные организации, следовательно необходим проект «Закупки». Предложенная структура процессов строительной организации увязана с требованиями стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2008г.

Для реализации работ потребуются еще и ресурсы, такие как, человеческие ресурсы (команда проекта), оборудование, техника, инструменты, спецодежда, средства индивидуальной защиты, следовательно, необходимо учесть процессы управления ресурсами. И, наконец, непосредственно – процессы производства работ: «Производство строительно-монтажных работ», «Подготовка исполнительной документации», «Сдача объекта». На основании  проведенного анализа мы можем построить карту процессов проекта. Рекомендуется также при составлении календарного плана-графика работ учесть и сам процесс планирования проекта.

2. Определить последовательность процессов проекта  (по жизненному циклу проекта и продукта проекта) и разработать План выполнения работ проекта по вехам (веха- событие, дата в осуществлении проекта, отражает состояние завершенности тех или иных работ)

Календарный план по вехам (процессам), уже на этом этапе обретает четкую взаимосвязь между завершением одной вехи (процесса) и началом другого.

3. Дать задание функциональным руководителям на разработку детальных планом графиков по процессам проекта с указанием даты сдачи плана-графика процесса.

Для проработки детального уровня работ (задач) по каждому процессу проекта руководитель проекта обращается к функциональным руководителям (или владельцам процессов, если в организации существует процессно-ориентированная модель управления).

На этом этапе функциональный руководитель (владелец проекта) разрабатывает календарный план работ (задач) по своему процессу с учетом Календарного плана по вехам (процессам) проекта. Как правило, руководитель проекта определяет сроки разработки календарных планов-графиков по процессам для владельцев процессов (функциональных руководителей). Принципиальным вопросом на данном этапе, кто будет разрабатывать график закупок (график поставок) – начальник отдела снабжения или руководитель проекта, как правило, этот вопрос решается высшим руководством компании на стадии разработки стандарта по управлению проектом.

4. Составить иерархическую структуру календарного плана-графика проекта и увязать со сроками выполнения работ (построить диаграмму Ганта)

Иерархическая структура работ представляет декомпозицию процессов проекта на  подпроцессы (т.е. задачи) и подзадачи.

5. Провести анализ календарного – плана графика проекта по методу критического пути

Для четкого управления сроками проекта важно выделить критический путь проекта – максимальный по продолжительности полный путь в сети планирования работ. Длительность критического пути зависит от длительности задач лежащих на критическом пути, соответственно любая задержка выполнения задач критического пути повлечет увеличение сроков проекта (срыв)

Концепция критического пути обеспечивает концентрацию руководителя проекта на критических работах.

Смотрите бесплатно -Видео курс: 

“Управление проектами в строительной отрасли”

Планируете заключить договор на выполнение строительства, капитального, текущего ремонта или иных подрядных работ? Время продумать и составить план графика выполнения работ, который ляжет в основу  взаимодействия заказчика с подрядчиком и спланирует начало, этапы и окончание сроков выполнения подряда.

Что такое ГПР и зачем он нужен

Единые требования ГПР по стройке утверждены Приказом Минстроя от 05.06.2018 № 336/пр «Об утверждении методики». Документ применяется заказчиками и при составлении плана по капитальному и текущему ремонту.

Как составить график производства работ в строительстве:

• определите сроки выполнения, в том числе начало и окончание этапов внутри комплекса подряда, включая промежуточные этапы. Если предусмотрено, то срок ввода в эксплуатацию отдельных систем, например, водоотведения и (или) водоснабжения, численность рабочих, количество техники, инструментов и иных ресурсов;
• предусмотрите перечень и порядок выполнения этапов (при наличии);
• составьте ежедневный график производства работ при строительстве;
• посчитайте затрачиваемое рабочее время;
• продумайте сроки оплаты.

Каждый из показателей прописывается подробно, с указанием всех величин: часы, дни, месяцы, штуки, метры и т. п. Если какой-то параметр не учтен при составлении документации, возможна несогласованность работ, просрочка сдачи объекта по этапу из-за отклонения от графика производства работ и иные негативные последствия вплоть до расторжения договора из-за невозможности исполнить контракт.

Исходя из объекта договора, его сложности, объема и продолжительности, выделяют виды календарных планов:

• сводный — самый масштабный и сложный, разрабатывается в целом по комплексу объектов, к примеру, строительство олимпийской деревни;
• объектный, рассчитанный индивидуально под строящийся объект. План разбивается на временные отрезки, месяцы, дни с подробным описанием вида деятельности в том или ином периоде, последовательности выполнения подряда и связь процессов между собой;
• рабочий — прикладная схема выполнения процессов на стройке для оперативного планирования и руководства за рабочим процессом (формы утверждены МДС 12-81.2007 и СТО НОРСТРОЙ 2.3351-2011). Он составляется на месяц или дни, подлежит корректировке по ситуации, исходя из погодных условий, задержек поставок материалов и т. п.

Кто составляет календарный план

По общему правилу, ГПР является приложением к контракту на выполнение тех или иных работ. Он разрабатывается вместе со всей документацией и проектом договора на основании сметных расчетов, проектной и рабочей документации (при наличии). Если закупка осуществляется конкурентным способом в рамках Федерального закона № 44-ФЗ и 223-ФЗ, план подлежит размещению в Единой информационной системе в сфере закупок вместе с документацией об осуществлении закупки, извещением о закупке.

В шапке ГПР указывается наименование объекта, в отношении которого создается документ.

В соответствии с разделом 2 Приказа Минстроя от 05.06.2018 № 336/пр, он содержит разделы:

• порядковый номер этапа исполнения контракта, части отдельного вида подряда;
• наименование этапа;
• сроки исполнения этапа;
• физический объем;
• срок передачи и (или) поставки материальных ресурсов (техника, строительные материалы) (при наличии).

Внизу после всех графиков и таблиц раздела с подписями сторон по договору указываются следующие контрольные даты:

• подписание сторонами акта о соответствии состояния земельного участка, на котором расположен объект закупки, условиям договора;
• передача подрядчику копии разрешения на строительство, реконструкцию объекта; копии технической документации на присоединение объекта к централизованным коммунальным сетям;
• подключение объекта к сетям инженерно-технического обеспечения (при наличии);
• подписание акта по завершении подряда о соответствии состояния земельного участка условиям договора.

По структуре он состоит из двух частей: графическая и расчетная.

Графическая часть относительно листа располагается справа, содержит в графическом виде ход и пересечение процессов.

Расчетная, с левой стороны листа, предполагает наличие расчетов по объему и перечню работ, временных затрат с учетом применения нормативов по использованию техники и людских ресурсов и иные вычисления. Крупными организациями для составления плана применяется программа для графиков производства работ в строительстве, которая проста в установке и использовании. Такие программы полностью автоматизируют процесс расчетов и исключают ошибки, возникающие из-за «человеческого фактора».

Календарный план составляется функциональным подразделением заказчика: департаментом строительства, отделом или группой кап. строительства и ремонта. Если у организации в штатном расписании такие службы отсутствуют, кто составляет график производства работ, решает руководитель организации, назначая ответственное лицо, закрепляя за ним исполнение обязанностей в приказе и должностной инструкции.

Кем утверждается ГПР

План утверждается руководителем организации или физическим лицом, в случае наличия статуса индивидуального предпринимателя. По решению руководства компании может определяться другое лицо, кто утверждает график производства работ:

• заместитель руководителя;
• руководитель функционального подразделения;
• иное лицо, определенное локальным документом организации, например, приказом о распределении полномочий и т. п.

Пример ГПР в строительстве

Исходя из графического отображения работ при строительстве, выделяют 3 вида графиков.

Линейный

Длительность процесса отображается горизонтальными отрезками. Это самые простые схемы, включающие в себя:

• список и объем подряда;
• продолжительность и сроки выполнения этапа;
• определение трудоемкости на все виды подряда по нормативу;
• оптимизацию трудовой силы, ресурсов и своевременное исполнение контракта.

Минус графика состоит в невозможности внести изменения и устранить ошибки в подсчетах. Если допущены неточности в определении объема, продолжительность сроков сдвинется, что приведет в дальнейшем к нарушению сроков исполнения контракта, начислению и взысканию неустойки..

Сетевой

Он состоит из кружочков, соединяющихся стрелками — сплошными и пунктирными. Распространенным видом графика признается схема, где кружки обозначают начало и конец процесса, а стрелки — процесс. Над стрелкой расписываются виды подряда, а под — длительность выполнения. Нумерация соответствует той очередности строительно-монтажных работ, по которой они будут проводиться.

Главным преимуществом сетевого графика, по сравнению с линейным, — это возможность поменять сроки без изменения самой схемы. Просто поменяйте цифры длительности этапа.

Пунктирными линиями отображены процессы, не требующие привлечения ресурсов и времени. Сетевой график не имеет тупиков, поскольку каждый процесс соединен стрелкой с предыдущим и следующим этапами.

Циклограмма

Это график периодичности организационного и технологического движения по процессу с учетом времени и пространства. Изображается при помощи прямых линий.

Линии обозначают:

• на оси Y отображены этапы подряда;
• на оси X — временные отрезки;
• срок и ход исполнения указывают с помощью прямой наклонной линии, начало линии — старт процесса на определенном этапе, а конец линии — окончание этапа.

Межцеховой уровень в 1С:ERP осуществляет управление выполнением графика
производства, исполнителями которого являются отдельные подразделения.
Обеспечивается координация процессов передачи результатов этапов между
подразделениями.

Доступно три методики планирования производства (выбор определяется
функциональной опцией
НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Производство –
Методика управления производством):

1. Без планирования графика производства;
2. Планирование по материальным ресурсам;
3. Планирование по материальным и производственным ресурсам.

Каждый вариант предполагает регистрацию потребности к производству заказами на
производство и управление ходом производства с использованием этапов. Варианты
отличаются степенью детализации планирования этапов и регистрации выполнения.

Без планирования графика производства

Наиболее простой вариант управления ходом производства. Данный вариант
устанавливается по умолчанию при включении опции
Использовать производство. Последовательность и срок исполнения этапов
определяются вручную в рамках рабочего места
Производство – Межцеховое управление – Диспетчирование этапов.
Возможность планирования времени исполнения этапов отсутствует, в документах
Этап производства можно указать только общую длительность этапа. Факт
выполнения и состав использованных ресурсов отмечаются непосредственно для
этапа.

Планирование по материальным ресурсам

Сроки исполнения этапов рассчитываются только с учетом обеспечения
производства материальными ресурсами. В ресурсных спецификациях для этапов
нельзя указать загружаемые виды рабочих центров (ВРЦ). В документах
Этап производства отсутствует вариант планирования
по доступности ВРЦ.

Планирование по материальным и производственным ресурсам

Сроки исполнения этапов рассчитываются с учетом обеспечения производства
материальными ресурсами и доступности производственных ресурсов. Это самый
богатый по функциональным возможностям вариант использования прикладного
решения.

Управление очередью заказов

Данное рабочее место предназначено для управления списком заказов на
производство, переданных к производству, и осуществления действий по
исполнению этих заказов: определение очередности исполнения, формирование
этапов производства, контроль обеспечения материалами, планирование графика
производства.

Список заказов содержит 3 колонки индикаторов состояний заказа: состояние
выполнения этапов, обеспеченность материалами, состояние выпуска.

1. Состояние выполнения этапов производства

   Колонка содержит индикаторы необходимых действий над этапами заказа. При
   двойном щелчке по индикаторы производится действие, соответствующее
   отображаемой проблеме. Возможные индикаторы в этой колонке:

   • Требуется сформировать этапы — по заказу не сформированы все
     необходимые этапы производства. Либо по заказу еще не формировались
     этапы, либо есть необходимость доформировать. Двойным щелчком по такому
     индикатору выполняется команда формирования этапов по заказу.
   • Требуется проверить этапы — среди этапов заказа есть те, которые
     не удалось провести в статусе Сформирован, они находятся в
     статусе Формируется. Такие этапы может потребоваться дозаполнить
     и отметить сформированными. Двойным щелчком по такому индикатору
     открывается Диспетчирование этапов с отбором по выбранному заказу.
   • Требуется планировать график производства — некоторым или всем
     этапам заказа требуется расчет графика. Такой индикатор показывает, что
     график производства по этому заказу либо вообще не рассчитывался, либо
     стал неактуальным и требует перепланирования. По этому индикатору
     открывается форма планирования графика по заказу.
   • Требуется передать этапы к выполнению — индикация наличия по
     заказу этапов, готовых к выполнению, но не переданных к выполнению.
     Готовыми к выполнению считаются этапы, у которых нет невыполненных
     предшественников. Двойным щелчком по индикатору всем готовым к
     выполнению этапам будет поставлен статус К выполнению.

2. Обеспеченность материалами

   В колонке может содержаться индикатор, показывающий наличие этапов, для
   которых все еще не обеспечены все необходимые материалы. При
   необособленном обеспечении проблемными являются такие материалы, у которых
   в этапе стоит действие К обеспечению. При обособленном обеспечении
   те материалы, по которым все еще не созданы обеспечивающие заказы. Двойным
   щелчком по индикатору открывается форма диспетчирования этапов с отбором
   по заказу и необходимости обеспечения. Из этой формы можно найти, в каких
   именно этапах есть проблемы.

3. Состояние выпуска

   Может содержать индикаторы:

   • Нарушена дата потребности — индикатор появляется в том случае,
     если по графику ожидается опоздание производства всей или части
     продукции относительно желаемой даты выпуска в заказе.
   • Все произведено — индикатор появляется у тех заказов, по которым
     произведена вся продукция. Такие заказы можно перевести в статус
     Закрыт.

Диспетчеризация этапов производства

Рабочее место предназначено для контроля за ходом выполнения производства.
Основу рабочего места составляет список этапов производства, содержащий
разнообразную индикацию и отборы, позволяющие акцентировать внимание на важных
моментах.

Для диспетчеризации оформленных этапов производства используется рабочее место
Производство – Межцеховое управление – Диспетчирование этапов.

В рамках указанного рабочего места решаются следующие задачи:

• обеспечение этапов материалами – вариант действий по обеспечению этапа
  материалами устанавливается непосредственно в документах
  Этап производства. По кнопке Состояние обеспечения доступна
  типовая форма контроля обеспечения;
• перепланирование заказа – частичный расчет графика производства по
  выбранному заказу на производство, выполняется по кнопке
  Действия – Планировать заказ;
• перепланирование этапов – частичный расчет графика производства только по
  выбранным этапам, выполняется по кнопке
  Действия – Планировать выбранные этапы;
• передача этапов к выполнению – этапы в статусе Сформирован передаются
  к исполнению в производство с установкой статуса К выполнению,
  выполняется по кнопке Действия – Передать к выполнению;
• положение в графике – в поле пиктограммами показывается влияние этапа на
  исполнение производственного процесса изготовления продукции:
  • На критическом пути – этап находится на критическом пути,
    соблюдение сроков его исполнения наиболее важно;
  • Задерживает заказ – этапы, рассчитанное положение которых в
    графике производства ухудшает срок исполнения заказа. Оптимизацию сроков
    исполнения заказа необходимо начинать именно с них.
• исполнение этапов – начинается выполнение этапов, находящихся в статусе
  К выполнению, им задается статус Начат по кнопке
  Действия – Отметить начало исполнения . Завершение исполнения этапов
  (с установкой статуса Завершен) доступно по кнопке
  Действия – Отметить выполненным.

Отражение статуса этапа дополняется указанием состояния его исполнения.
Возможны следующие значения поля Состояние (совокупность
Статус этапа, Состояние исполнения):

• Формируется, Требует уточнения – отсутствует часть данных для
  корректного создания документов Этап производства. Недостающие данные
  требуется указать вручную;
• Сформирован – полноценно заполненный этап, может обеспечиваться
  материалами, планироваться в графике, но у него есть незавершенные
  предшествующие этапы;
• Сформирован, Готов к выполнению – сформированный этап, у которого нет
  незавершенных предшествующих этапов;
• К выполнению, Ожидает предшественников – этап передан к выполнению,
  но предшествующие ему этапы еще не завершены;
• К выполнению, Ожидает начала – этап передан к выполнению,
  предшествующие ему этапы завершены, но отметка о начале выполнения не
  установлена;
• Начат, Ожидает завершения – этап выполняется;
• Завершен – этап завершен.

Формирование графика производства

График производства отражает совокупность этапов производства, расставленных
по времени планируемого исполнения. Расчет графика выполняется по интервалам
планирования с уменьшением доступности в них загружаемых видов рабочих
центров.

Для расчета графика предназначена форма
Планирование графика производства заказа.

Расчет графика производства запускается по кнопке Планировать.

Настройки поделены на 3 группы: планирование графика, планирование модели,
прочие настройки.

1. Настройки планирования графика
   • Планировать график — при включенной настройке будет планироваться
     рабочий график, учитывающий все действующие ограничения, описанные в
     системе.
   • Задействовать резерв доступности — при размещении занятости видов
     РЦ будет при необходимости использоваться резерв доступности вида РЦ.
2. Настройки планирования модели
   • Планировать модель — при включении этой настройки будет
     планироваться модель графика. Прочие настройки группы недоступны без
     включения этой настройки.
   • Задействовать резерв доступности — при размещении занятости видов
     РЦ будет при необходимости использоваться резерв доступности вида РЦ.
     Действует идентично одноименной настройке планирования графика.
     Позволяет оценить, повлияет ли на заказ использование резерва.
     Недоступна при включении неограниченного парка оборудования.
   • Все материалы в наличии — подразумевается отсутствие каких-либо
     ограничений по материалам, необходимым заказу: все необходимое
     количество доступно заказу немедленно.
   • Неограниченный парк оборудования — подразумевается, что в любом
     виде РЦ имеется неограниченное количество рабочих центров, которые могут
     справиться с любым объемом работ. При этом важно понимать, что
     неограниченный парк оборудования позволяет сократить срок производства
     большого количества партий, но не может ускорить обработку единичного
     изделия. С этой настройкой недоступны
     Задействовать резерв доступности и
     Отсутствие прочих заказов.
   • Круглосуточная работа без выходных (24/7) — моделирование работы
     имеющегося оборудования без учета расписания. Допущение, что все виды РЦ
     работают по схеме 24/7.
   • Отсутствие прочих заказов — моделирование «‎на пустой завод»‎.
     Игнорирование загрузки прочими заказами.
3. Прочие настройки
   • Полное перепланирование — при включении этой настройки система
     безусловно перепланирует график для всех этапов производства, которые
     могут быть перепланированы. Если настройку выключить, то перепланируются
     только те этапы, график которых стал неактуален. При перепланировании
     больших заказов следует с осторожностью пользоваться этой настройкой,
     так как ее включение в некоторых случаях может существенно увеличить
     время перепланирования. Настройка может быть полезна, чтобы подвинуть
     заказ на производство на более ранее время при освободившихся ресурсах,
     которые ранее были заняты.
   • Отменить ручные изменения графика — по умолчанию этапа, у которых
     вручную задано размещение в графике, не перепланируются. При изменении
     условий может оказаться целесообразнее вернуть этапам автоматическое
     планирование. Чтобы не заходить в каждый такой этап, включение этой
     настройки позволяет сразу у всех этапов заказа отменить ручные изменения
     и вернуть их к автоматическому планированию.

     

     Рисунок 7 — Настройки планирования графика

     После успешного планирования на форме появляется информация,
     позволяющая проанализировать результат планирования. Информация
     размещена по 3 вкладкам, расположенным в порядке от общего к частному:
     сводная информация по планированию заказа, продукция с датами
     запуска/выпуска, этапы с датами выполнения.

Сводная информация

На вкладке отображается общая информация о результатах планирования заказа.

В табличном виде сопоставлены даты запуска/выпуска требующиеся по заказу,
получившиеся по графику и по модели для сравнения. Та же самая информация, но
в наглядном графическом виде представлена в диаграмме Сроки выполнения.
Элементы диаграммы расшифровываются двойным щелчком по полосам. По полосе
требуется открывается заказ на производства, по полосам график и модель
открываются диаграммы Гантта, показывающие результирующий график в разных
разрезах.

Загрузка оборудования, % (модель) — мини-диаграмма показывает по модели
загрузку нескольких самых загруженных видов РЦ. Попавшие туда виды РЦ являются
потенциальными причинами отличия рабочего графика от модели. Двойным щелчком
по диаграмме открывается отчет, дающий более подробную информацию о том, в
какие периоды и как получается загружено оборудование по модели.

Задержка в обеспечении, дн. (модель) — в этой диаграмме показывается
список материалов, обеспечение которых задерживается относительно модели
графика. Эти материалы являются потенциальными причинами задержки рабочего
графика относительно модели. Двойным щелчком по диаграмме открывается отчет,
дающий более подробную информацию о потребности в материалах по модели и о
доступном обеспечении.

Продукция

На вкладке представлен список продукции заказа с указанием дат запуска,
выпуска, расчетом длительности производства и опоздания как по рабочему
графику, так и по модели.

Этапы

На вкладке представлен список этапов заказа с указанием дат выполнения по
рабочему графику. В списке есть колонка с признаком задерживающих заказ этапов
и возможностью отобрать только задерживающие заказ.

По любому этапу можно вызвать диагностику его графика и диаграмму Ганта,
показывающую этап и смежные с ним этапы.

Ошибки

Вкладка появляется в том случае, если при планировании графика возникли
какие-либо ошибки. Если при повторном планировании ошибок нет, вкладка
скрывается.

Построение план-графика – это стандартный подход к решению типовых задач. Этот прием планирования используется в самых различных случаях и для самых разных целей. План-график обычно включает всю необходимую информацию об этапах работы, их краткую характеристику и обозначенные сроки выполнения. Исключать этот этап нельзя, потому что именно на нем формируется полное понимание о предстоящем проекте и специфике его выполнения.  

План-график представляет собой таблицу с размеченными сроками и обозначенными действиями. Полезно отмечать в таком плане ещё и ответственных лиц, которые будут участвовать процессе автоматизации. Примерный вид плана приведен на рисунке ниже.

Слева у нас перечислены работы в столбик, а справа закрашены клеточки, соответствующие месяцу их реального выполнения или работы над ними. Добавить ответственных лиц можно прямо сюда или же вынести в отдельный график с использованием численного обозначения этапов.

Исходя из нашего опыта реализации проектов по автоматизации бизнеса мы отметим, что строго следовать какому-либо варианту составления плана не стоит. Самое важное – это сохранить и распланировать информацию. Сделать это можно абсолютно любым способом. Разве что, обратите внимание на наличие ответственных за каждый этап. Мы уже много раз говорили, что общее – это означает ничье. Пока нет ответственных лиц, спросить тоже не с кого. Именно поэтому пофамильно вносим их в план-график.

Советуем прочитать: Кто такие толстый и тонкий клиенты?

Слишком сильно увлекаться планированием не стоит. В противном случае, проект может превратиться в постоянное развитие плана и его доработку. Нам же важнее тратить время и силы на процесс автоматизации. Поэтому, сделайте самый простенький и понятный всем план график с ответственными лицами и не спускайтесь до уровня, что каждое чаепитие с ответственными лицами также будет отмечено. План нужен для координации, упрощения взаимодействия, расчёта бюджета и набросков процесса работы. Ставить же целью само создание идеального плана – это совсем неправильно.

Как построить план-график

Возможно вас это удивит, но построить план-график совсем не сложно! Достаточно уметь пользоваться любой и абсолютно любой программой для написания текстов или работы с таблицами, будь то Word или Execle. Подойдут и инструменты Google или Яндекс. Скажем вам больше – можно даже делать это руками на стандартной бумажке или на белой доске. 

Создаем самую стандартную табличку и разлиновываем её. В одном из столбцов табличек пишем работы, которые предстоит выполнить. В этом же столбце можно указывать наименования этапов работ и периодов. Пустое пространство справа от этого столбца – это место, где мы будем отмечать календарные сроки и в пустых клетках расписывать исполнителей конкретных задач, а также указывать служебную информацию. Исходя из этой логики расписываем весь процесс, о котором мы разговаривали всё это время.

Столбы слева с этапами работ удобно наполнять этапами бизнес-процессов, которые участвуют в общей логике нашего будущего автоматического решения. Их чередуем с тем, что нужно сделать. 

Например, пишем так:

Наименование этапа: Автоматизация склада

Наименование действия 1: Автоматизация процесса учёта регистрации поступивших товаров.

Бизнес-процесс: Получение товара на складе

Вспомогательные процессы на этапе: Внесение данных в таблицу, отправка таблицы на согласование менеджеру, разметка адресного хранения

Ответственный за процесс: Иванов И.И.

Ответственный за разработку этапа: Петров И.И.

Ответственный разработчик со стороны исполнителя: Сидоров В.В.

Вот и получили элементарный вариант плана-графика. 

Что должен содержать план-график

План-график может содержать самые разные пункты. Тут нет никакого строго госта. Ведь мы работаем с документом, который нужен для удобно работы. Мы приведем некоторые варианты, которые рационально включить в этот план.

Название этапа или мероприятия

Тут всё просто. Логика пункта следует из его названия. Записываем в произвольной форме название этапа.

Описательная часть 

Описываем каждый этап в исчерпывающей, но краткой форме, чтобы не забыть потом что именно мы планировали сделать на каждом этапе. Иногда полезно сделать обоснование причин запуска этапа, а также обозначить возможности.

Цели и результаты

Из названия тоже всё ясно. Цель – это удобная метрика, которая позволяет оценить вышло ли сделать на этапе то, что планировалось. Результаты также полезно отметить. Хорошо бы, чтобы в итоге они коррелировали с поставленными целями. Увы, это не всегда очевидный и связанный процесс.

Советуем прочитать: Чем лучше 1С?

Даты и временные промежутки

Из названия следует смысл этого пункта. Желательно обозначать диапазоны дат, а не целиться строго в одну несчастную дату. При реализации больших проектов редко получается выполнить этап день-в-день.

Ответственные исполнители

Опять-таки, всё следует из названия. Указываем ответственных или группу ответственных. Также полезно обозначить и их контактную информацию. 

Подход для решения

Тут мы записываем то, как мы планируем реализовывать работы и установим их взаимосвязь.

Допущения

Перечень допущений, которые мы сделали или можем сделать при реализации конкретного этапа.