Графический способ описания бизнес процессов

Методология IDEF0 — методология описания бизнес-процессов с помощью функциональных диаграмм. Отличается широким спектром использования. Применяется практически во всех отраслях экономики, независимо от размера предприятия и производимых процессов. Позволяет детально описать процессы.

Методология IDEF0 берет своё начало в 60-х годах. Разработана известным американским ученым Дуглас России в США. В настоящее время методология IDEF0 является фундаментальной, занимает ведущую позицию. Рассмотрим более подробно ее назначение и особенности.

Несколько слов о преимуществах графики

Создание качественного бизнес-процесса возможно только в случае четкого его описания. При этом, как руководитель, так и исполнители, должны понимать, какой конечный результат компания должна получить по итогам завершения цепи, а также наглядно видеть всю цепочку действий, которую необходимо выполнить для достижения целей.

Изображение бизнес-процесса в графическом виде позволяет детальнее разобрать задачу, проанализировать каждый элемент цепи, рассчитать необходимый ресурс. С помощью графического выражения процесса, изображается и взаимосвязь с внешней средой, что немаловажно для достижения результата.

Графический способ описания бизнес-процесса — изображение деятельности с помощью схем, на которых изображены различные вариации действий.

Пожалуй единственным минусом графического способа описания является отсутствие деталей в модели. Процесс изображается схематично, указывается только основные детали. Однако, с помощью текстового сопровождения графической модели, можно акцентировать внимание на деталях бизнес-процесса.

Что такое нотация описания бизнес-процессов

Нотация описание бизнес-процессов — графическое исполнение бизнес-процесса, его описание с помощью графических элементов для наиболее простого восприятия.

Нотации разработаны с целью наглядного изображения деятельности, детального анализа процесса, его автоматизации и оптимизации. Графический вид нотаций позволяет увидеть картину в целом. Обозначишь вход, выход бизнес-процесса, а также основные действия и их взаимосвязь.

В отличие от тестового описания бизнес-процесса, не имеет детального подхода к деятельности. Однако, безусловным плюсом надо отметить восприятие графических нотаций. Действие, изображение с помощью функции позволяет верно определить цель и способы ее достижения, увидеть проблемные и избыточные детали. Нотации помогают удешевить процесс.

По аналогии с языками программирования, нотации называют языками моделирования бизнес-процессов, являются общепризнанными и понятными для всех.
Сегодня в мире наиболее популярны 3 нотации:

• IDEF0;
• EPC;
• BPMN.

Наиболее популярная нотация моделирования бизнес-процессов, основанная на методологии структурного анализа SADT.

Нотация IDEF0 позволяет системно изобразить функции, обозначить их взаимосвязь между собой и внешней средой, обозначить материальные, интеллектуальные потоки, которые влияют на движение бизнес-процесса.

Несмотря на то, что нотация разработана более 50 лет назад, она не сколько не устарела и в настоящее время широко используется. Следует отметить, что методология получила свою популярность практически сразу после ее создания. Аналитики стали использовать ее во всех сферах экономики, и уже очень скоро нотация заработала мировое признание.

Главным преимуществом в сравнении с другими методами является создание людых систем, не только информационные, а также создание систем и указания воздействия на процессы внешних факторов.

Таким образом, IDEF0 на сегодняшний день, является универсальной методологией описания бизнес-процессов.

Назначение и состав методологии

Методология IDEF0 получила свою популярность и широкое применение благодаря простому графическому исполнению и простоте восприятия.

Методология IDEF0 описания бизнес-процессов заключается в описании действий с помощью диаграмм.

Описание бизнеса-процессов происходит быстро и очень понятно. Главные составляющие — диаграммы.

Выделяют четыре типа диаграмм:

• контекстная;
• диаграмма декомпозиции;
• диаграмма дерева узлов;
• диаграмма только для экспозиции.

Контекстная диаграмма — ее принято считать главной диаграммой, поскольку нацелена на изображение основной функции и ее взаимодействие с внешней средой.

Диаграммами декомпозиции — считаются второстепенными или дочерними. Описывают составные части основной функции.

Диаграмма дерева узлов — выражает зависимость функций между собой.

Диаграммы для экспозиции — разработаны для изображения отдельных частей системы, создана для выражения оптимальной точки зрения на бизнес-процесс.

Элементы графической нотации

Как уже говорилось, свою популярность и универсальность в использовании, методология IDEF0 получила благодаря простому описанию бизнес-процессов, с помощью графических объектов.

Для описания действий и их взаимосвязи в бизнес-процесса, изображаются прямоугольники и стрелочки.

Прямоугольник обозначает функцию, действие людей, которое имеет свою цель и конечный результат. Имя функции как правило это глагол, обозначающий то или иное действие. Виды функций:

• Деятельность;
• Процесс;
• Операция;
• Действие.

Стрелочка в диаграмме обозначает взаимосвязь функций между собой и внешним миром. Подразделяются на:

• Вход;
• Управление;
• Механизм;
• Выход;
• Вызов.

Так, с помощью всего двух атрибутов происходит описание бизнес-процесса доступным языком, как для исполнителя, так и для заказчика.

Типы связей между функциями

В бизнес-процессе каждая функция должна отвечать за один определенный процесс. Поэтому важно перед описанием бизнес-процесса верно разбить «цепь» на отдельные действия. Далее, когда определено количество действий, определяется взаимосвязь между функциями. В этом случае в строении бизнес-процесса важную роль играет верная последовательность функций.

Для того, чтобы бизнес-процесс работал, необходимо, чтобы взаимосвязь между функциями была стабильная и сильная. При этом, взаимосвязь с внешней средой должна быть как можно слабее.

Выделяют несколько типов связей:

• Иерархическая
• Регламентирующая связь
• Функциональная
• Потребительская
• Логическая
• Коллегиальная
• Ресурсная
• Информационная
• Временная
• Случайная.

Типы связей представлены в списке по своей силе и значимости, от центральной к второстепенным. Для построения бизнес-процесса самую важную роль играют первые пять связей между функциями.

Плюсы и минусы

Преимущества IDEF0:

• Главным преимуществом методологии IDEF0 является полнота описания бизнес-процесса. Описание с помощью диаграмм (главных и второстепенных) позволяется точно описать все процессы, и указать множество взаимосвязей между ними и с внешней средой;
• Жесткие требования к изложению информации. Это приводит к стандартизации бизнес-процессов.

Недостатки IDEF0:

• К недостаткам можно отнести сложность восприятия такого бизнес-процесса, поскольку множество стрелочек рассеивают внимание и переключают его с основной функции и взаимосвязи на второстепенные.
• Сложность прочтения, как для сотрудников организации, так и для руководителей. Однако, в этом случае следует отметить, что перед внедрением в деятельность любой методологии, сотрудники организации должны пройти обучение. В противном случае бизнес-процессы не будут эффективными.

Правила и рекомендации построения диаграмм

Создавая рабочий бизнес-процесс, который действительно будет всем понятен и будет эффективным, необходимо помнить, что он должен соответствовать следующим критериям:

• Законченность — бизнес-процесс должен иметь четкую цель, окончательный продукт, на создание которого направлены действия.
• Лаконичность — принимая во внимание, что бизнес-процесс имеет большую аудиторию (от руководства компанией до рядовых сотрудников), важно, чтобы процесс был описан наиболее лаконично.
• Подбор участников бизнес-процесса — важно четко определить всех лиц, привлеченных к реализации проекта, и закрепить за каждым отдельные задачи. При этом не стоит перечислять участников в сносках, необходимо лаконично вписать их в общую схему для простоты восприятия.
• Понятное потребителю описание — любой человек, прочитав описание бизнес-процесса, должен понять его без дополнительных пояснений.

Облегчить чтение модели возможно, если придерживаться определенны правил создания диаграмм IDEF0. Вот некоторые из них:

• Первостепенно определить для себя цель бизнес-процесса. Необходимо определить тип формируемой модели, а также позицию, с точки зрения которой будет строиться модель.
• При разработке моделей следует избегать изначальной «привязки» функций исследуемой системы к существующей организационной структуре моделируемого объекта (предприятия, фирмы).
• На контекстной диаграмме отображается один блок, показывающий назначение системы. Для него рекомендуется отображать по 2–4 стрелки, входящие и выходящие с каждой стороны.
• Количество блоков на диаграммах декомпозиции рекомендуется в пределах 3–6.
• Блоки на диаграмме декомпозиции следует располагать слева направо и сверху вниз.
• Отсутствие у функции одновременно стрелок управления и входа не допускается.
• Обеспечить каждому блоку свой вход.
• Постараться как можно меньше допустить поворотов в диаграмме и петель.
• Используйте обратные дуги для изображения обратных связей.
• Поименуйте каждый элемент диаграммы.
• Использовать туннелирование стрелок.
• Объединить стрелки, проходящие параллельно и дать им единое имя.
• Нумерация блоков.

Типичные ошибки

Моделирование не всегда выполняют с помощью специализированных программ. Случается, что построение происходит помощью инструментов, не предназначенных для этого. В этом случае возможности проверить на наличие ошибок нет. К ошибкам при описании бизнес-процессов приводить также желание повысить наглядность и отсутствие опыта в этом направлении.

Рассмотрим типичные ошибки:

1. Использование различных цветов — не стоит пытать выделить отдельные элементы цветами, чтобы повысить наглядность. Все элементы одинаково важны.
2. Слишком большое количество блоков — нельзя изобразить все нюансы процесса на одном листе. Для конкретизации деятельности необходимо применить детализацию каждого блока.
3. Нарушение структуры при внесении корректировок — при внесении каких-либо изменений, например смены точки зрения, следите за тем, чтобы не возникло путаницы или процессов без входящих, исходящих и других важных элементов.
4. Правила названия управляющих элементов и блоков — называйте стрелки именами, а блоки глаголами.

Программное обеспечение для построения диаграмм IDEF0

Главным преимуществом строения диаграмм с помощью программного обеспечения — это возможность проверки правильности ее построения, проверка логического расположения блоков и так далее. Данная функция позволит избежать возможных ошибок в описании бизнес-процесса, сделает его более функциональным и эффективным.

К сегодняшнему дню создано не мало программ для создания диаграмм IDEF0. Вот некоторые из них:

• ERWin 3.5.2;
• Design/ IDEF;
• Dia;
• IDEF0/EMTool;
• BPwin.

Пример создания функциональной модели IDEF0

Рассмотрим процесс написания статьи для наглядного описания создания функциональной модели IDEF0

Основной блок называется «Написать статью».

Взаимодействие с внешней средой обозначены на схеме входящими стрелками – «Знания в области написания статьи», «Опыт», «Информация из сторонних источников». Основы, которые необходимы для описания.

Управляющие в данном случае – это «План публикации», «Требования издателя», «Правила русского языка».

А в роли «Механизмов» выступают автор, копирайтер, корректор и программное обеспечение.

Таким образом, созданы основные параметры процесса, его вход, выход, а также все необходимое для успешного проведения процесса. Но это – только основные рамки процесса. Так описывается общая схема работы компании в целом.

На самом деле, процесс создания статьи, как и любой бизнес-процесс можно и нужно детализировать.

В завершение статьи важно отметить, что успех любой компании зависит от разработки качественных бизнес-процессов. Верный подход к описанию процессов, соблюдение всех предусмотренных правил и требований к ним в конечном счете повлияют на производительность труда и оптимизацию производства.

Метод моделирования бизнес-процесса IDEF0 имеет свои плюсы и минусы. Вместе с тем, надо отметить, что несмотря на длительность использования данного метода, своей актуальности он теряет. До настоящего времени является мощнейшим, универсальным методом создания функциональных моделей.



В статье рассматриваются форматы описания бизнес-процессов с точки зрения оформления (формализации). Обосновываются преимущества графического описания по сравнению с другими форматами. Приводятся примеры моделей процедур в трех самых распространенных описаниях.

Графическое описание бизнес-процессов представляет собой разработку графических моделей. В некоторых организациях их называют диаграммами, схемами, технологическими картами, но суть от этого не меняется. На графической модели отображается логика выполнения бизнес-процесса с помощью специальных фигур (объектов) и стрелок в соответствии с выбранной нотацией (стандартом). Перечислим самые распространенные нотации бизнес-моделирования с примерами.

• CFFC (Cross Functional Flow Chart. Кросс-функциональная модель, или «диаграмма дорожек») — см.  Рис. 1. По мнению многих экспертов, она наиболее проста для разработки и чтения. Данная нотация интуитивно понятна сотрудникам и имеет очень широкое распространение. Но есть два недостатка: ограничение по количеству «дорожек» (субъектов — исполнителей бизнес-процесса) на листе А4, недостаточный набор фигур для отображения всех необходимых сущностей и атрибутов (например, отсутствие фигур «базы данных» и «программный продукт»).

Рис. 1. Нотация «Cross Functional Flow Chart» — модель процедуры «Оформление и выдача кредита»

• EPC (Event driven Process Chain. Цепочка процесса, управляемая событиями) — см. Рис. 2. Содержит большой набор фигур для отображения всех основных сущностей и атрибутов на моделях бизнес-процессов. Имеет хорошую визуализацию и цветовое оформление.

Рис. 2. Нотация «EPC» — модель процедуры «Разработка / модификация продукта банка»

• BPMN (Business Process Model Notation. Модель и нотация бизнес-процесса) — см. Рис. 3. Является наиболее сложной и многофункциональной нотацией. Есть организации, которые полностью описывают все свои бизнес-процессы в BPMN и имеют более 200 моделей в формате А4 с постоянной актуализацией.

Рис. 3. Нотация «BPMN» — модель процедуры «Прием сотрудников на работу»

• Basic Flow Chart и IDEF0. Оисание этих двух нотаций не входит в задачу данной статьи.

Разработку графических моделей необходимо выполнять с помощью программных продуктов бизнес-моделирования (например, Business Studio или Microsoft Visio). Каждый программный продукт поддерживает разный набор нотаций. Подробное описание всех нотаций утверждается в документе «Соглашение по бизнес-моделированию». Для бизнес-аналитиков (методологов) это единые договорённости по разработке, а для сотрудников организации — памятка по правильному чтению (интерпретации) графических моделей.

Форматы описания бизнес-процессов по их оформлению (формализации)

Рассмотрим 3 основных формата.

1. Текстовый формат. Для сложных бизнес-процессов это обычно несколько текстовых регламентов с общим объёмом более 100 страниц А4. У этого формата есть немало минусов и недостатков, тем не менее, он является самым распространённым на сегодняшний день.
2. Табличный формат  — более формализованный (структурированный) и компактный. Бизнес-процесс представляется в виде таблицы со следующими столбцами: функции (действия), вход, источник входа, выход, потребитель выхода, требования к срокам, комментарии и др.
3. Графический формат. В России уже известны организации (в первую очередь банки — см.  [1]), которые имеют все свои процессные регламенты в графическом формате (т. е. они состоят только из моделей). Такая практика с каждым годом получает всё более широкое распространение. На наш взгляд, все организации, которые ориентированы на долгосрочное и эффективное ведение бизнеса в условиях конкурентной среды, перейдут к графическому описанию бизнес-процессов.
   Однако следует отметить, что специализированные методики и правила (например, методику анализа финансового состояния клиента, правила юридической проверки клиента) не нужно описывать в виде моделей. Это технически сделать очень сложно и нецелесообразно. Поэтому подобные методики следует применять в качестве текстовых приложений к графическим моделям бизнес-процессов.

Есть ещё и четвёртый формат, редко встречающийся в организациях, но запоминающийся. Это описание бизнес-процесса в формате презентационных слайдов (например, MS Power Point), состоящих из «живых» картинок (Clipart), фотографий и текстовых пояснений. Данному формату нельзя придать юридическую силу (официально утвердить), но, как это ни странно, бизнес-процессы в течение многих лет работают на основе этого формата описания. Работают с ошибками, операционными рисками и проблемами, но руководители не понимают этого или не хотят менять подход.

Во многих организациях (особенно среднего и небольшого размера) бизнес-процессы, к сожалению, вообще не описаны. Нет ни моделей, ни регламентов, ни каких-либо официальных материалов. Есть только виртуальные знания и договорённости, которые находятся «в головах» сотрудников и руководителей организации. Подробные рекомендации и примеры того, как описать бизнес-процессы с минимальными инвестициями и рисками, рассмотрены в [2].

Почему важно именно графическое описание бизнес-процессов

Итак, почему важно графическое описание бизнес-процессов (в виде моделей), а не текстовые или табличные регламенты. Благодаря графическим моделям бизнес-процессов можно выполнить следующие практические задачи.

• Визуализировать (представить наглядно) логику бизнес-процесса. Например, для коллективного обсуждения и анализа.
• Быстро и точно выявить ошибки и операционные риски в бизнес-процессах. Также очень удобно на моделях отметить те места, в которых могут реализоваться операционные риски, и заранее принять необходимые меры.
• Найти «узкие места» и причины неэффективности в бизнес-процессе.
• Полноценно применить методы оптимизации, разработать модели «как надо» («TO-BE» или версию 2.0). Большое количество методов оптимизации основано на использовании графических моделей.
• Провести имитационное моделирование (Simulation) и функционально-стоимостный анализ (ФСА) бизнес-процесса с помощью программных продуктов бизнес-моделирования.
• Объяснить порядок выполнения бизнес-процесса сотрудникам, быстро вспомнить или понять основные моменты и детали. В некоторых организациях графические модели наиболее важных и сложных процедур постоянно находятся на рабочих столах сотрудников.
• Отследить все взаимосвязи с другими бизнес-процессами и объектами в компании, что особенно актуально для крупных и территориально разделённых организаций.
• Организовать качественный контроль бизнес-процесса (в том числе процедуры внутреннего аудита). Отметим, что в банках инициатором описания бизнес-процессов иногда выступает служба внутреннего контроля.
• Построить комплексную электронную бизнес-модель организации (например, основанную на бизнес-процессах [3]). Именно системный подход, т. е. разработка системы взаимосвязанных моделей по всем областям работы и управления в организации, позволяет добиться максимальных результатов.
• Обеспечить синхронизацию одинаковых объектов в разных бизнес-процессах. Например, если бизнес-аналитик изменил название должности (субъекта) в организационной структуре, то на моделях всех бизнес-процессов, в которых участвует данная должность (как исполнитель), должны автоматически измениться названия соответствующих фигур. При текстовом описании бизнес-процессов синхронизацию и актуализацию регламентов приходится выполнять вручную, поэтому при больших объёмах информации часто возникают неточности и даже противоречия.
• Автоматически сгенерировать текстовые и табличные регламенты с помощью программных продуктов бизнес-моделирования (например, Business Studio).

Таким образом, графические модели являются первичными по отношению к текстовым и табличным регламентам. Любое изменение модели влечёт автоматическое обновление регламентов, при этом экономится время. Остается только добавить, что выполнить перечисленные задачи на основе текстового или табличного описания бизнес-процессов технически очень сложно, либо это потребует очень больших ресурсов и трудозатрат.

Источники информации

1. Исаев Р.А. Секреты успешных банков. Бизнес-процессы и технологии. — М.: Инфра-М, 2017.
2. Исаев Р. А. Описание и оптимизация бизнес-процессов с минимальными инвестициями и рисками.
3. Комплексная типовая бизнес-модель банка (финансовой организации).

Опубликовано по материалам:
Журнал «Банковское дело» № 12/2017

Январь 2018 г.

Рекомендуемые материалы по тематике

Комплексная бизнес-модель банка: новые решения и практика

Инструменты бизнес-моделирования и особенности его применения

Опыт и технология внедрения комплексной типовой бизнес-модели банка

Иллюстрация: Оля Ежак для SKillbox Media

Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.

Бизнес-аналитик с опытом работы более четырёх лет, магистр в области информационной бизнес-аналитики. Сейчас участвует в проектах, связанных с нефтедобычей, геологоразведкой, логистикой. Принимала участие во внедрении «1С:ERP» как основной бизнес-аналитик. Проверяющий куратор курсов Skillbox «Профессия Бизнес-аналитик», «Профессия Операционный менеджер».

Перед тем как улучшать процессы любого бизнеса, важно описать, как они работают сейчас, — смоделировать их. Нотация BPMN (Business Process Model and Notation) — один из способов такого моделирования.

BPMN в графическом виде отражает последовательность работ бизнес-процессов и логику их выполнения. С помощью нотации любой человек может разобраться, что изображено на схеме, даже если видит её впервые. Дальше эту схему используют для управления бизнес-процессами — ищут слабые участки и оптимизируют их.

BPMN широко применяется в России и за рубежом. Если бизнес-аналитик научится строить бизнес-процессы в этой нотации, он будет востребован.

В статье для Skillbox Media расскажем:

• что такое бизнес-процессы и для чего ими управлять;
• какие есть способы описания бизнес-процессов;
• что такое нотация BPMN и в чём её главные преимущества;
• из каких элементов состоит BPMN;
• как построить модель бизнес-процесса с помощью BPMN пошагово;
• как применяют нотацию BPMN в бизнес-аналитике;
• как узнать больше об управлении бизнес-процессами.

---

Бизнес-процесс — это логически связанная последовательность действий, направленных на создание продуктов или услуг. К бизнес-процессам относятся все повторяющиеся операции, которые помогают решать задачи бизнеса и получать доход.

К ним можно причислить, например, обработку заказов в интернет-магазине, доставку товаров клиенту, подготовку договоров.

Чтобы всё работало, процессами нужно управлять. От гибкости и управляемости бизнес-процессов зависит, насколько успешным будет бизнес. Есть разные подходы к управлению — все они включают три основных элемента:

• анализ бизнес-процессов;
• выявление проблем;
• оптимизация бизнес-процессов.

В Skillbox Media есть статья, где подробно рассказано об управлении бизнес-процессами.

Перед тем как анализировать бизнес-процессы, важно зафиксировать их исходное состояние — разобрать их на этапы и описать, как они выглядят в данный момент. О способах описания говорим ниже.

Три самых распространённых способа описания бизнес-процессов:

• Текстовый — подготовка письменных инструкций, регламентов, стандартов и других нормативных документов.
• Табличный — описание процессов в формате таблиц.
• Схематичный — графическое изображение процессов.

Наиболее удобный способ для описания бизнес-процессов — схематичный. Текстовое описание часто получается слишком громоздким и сложным для восприятия. В таблицах не всегда можно отразить всю необходимую информацию так, чтобы она читалась.

В моделировании бизнес-процессов используют нотации — стандартизированные системы условных обозначений. Они нужны, чтобы любой человек понимал, что изображено на схеме. Это позволяет прочесть схему, не изучая специальные обозначения, принятые в конкретной компании.

Нотации описывают:

• какие обозначения использовать в описании процессов и как их читать;
• как отображать последовательность действий и отношения внутри них;
• какие элементы нужно обязательно учесть.

Есть несколько вариантов нотаций — их выбирают в зависимости от типов бизнес-процессов и потребностей бизнеса. Вот некоторые примеры нотаций:

• Блок-схема — используют для описания алгоритмов, статусов и ролей процесса.
• EPC — используют для описания событий бизнес-процессов.
• IDEF0 — используют для описания логических отношений между этапами процесса.
• ARIS — используют для описания одновременно всех бизнес-процессов компании и её архитектуры.
• BPMN — используют для подробной детализации действий в бизнес-процессах.

В следующих разделах подробно говорим о нотации BPMN.

BPMN — аббревиатура от Business Process Model and Notation. Это система условных обозначений и их описания для моделирования бизнес-процессов.

BPMN — одна из самых популярных нотаций для изображения бизнес-процессов в виде схем. Она широко применяется в России и за рубежом. Обучившись построению бизнес-процессов в ней, бизнес-аналитик точно будет востребован.

Первая версия BPMN создана в 2004 году рабочей группой IBM. В 2010 году — дополнена и выпущена под названием BPMN 2.0. В неё добавили новые типы событий и диаграмм, устранили ошибки первой версии.

Вот главные преимущества нотации BPMN перед другими нотациями:

• Универсальность — позволяет описать даже специфические, сложные процессы.
• Схемы в нотации BPMN выглядят компактнее и нагляднее, чем текстовые документы, — они интуитивно понятны даже тем, кто незнаком с нотацией.
• Позволяет выявлять узкие места процесса. Например, если в процессе много лишних действий, они путаются или резко обрываются — на схеме в нотации BPMN это будет хорошо видно.

Как мы сказали выше, BPMN представляет собой систему условных обозначений для моделирования бизнес-процессов. Процессы в нотации представлены в виде графических последовательностей.

Ниже на иллюстрации приведён пример процесса — поиска и приёма на работу нового сотрудника.

Разберём основные элементы нотации. Их будет достаточно для большинства схем.

Процесс (задача, подпроцесс). Задача — действие или операция, у которых нет дальнейшей декомпозиции в рамках процесса. Подпроцесс — декомпозированный процесс, в который включено несколько задач. На диаграмме он обозначается блоком со знаком +.

Примеры задач в иллюстрации выше — «Заявка на подбор нового сотрудника», «Проведение собеседования». Часто задачи формулируют через глагол: «Провести собеседование», «Подобрать сотрудника».

Событие. Показывает состояние, которое влияет на дальнейшее течение бизнес-процесса или контролирует его. Примеры событий — старт процесса, его завершение, смена статуса документа, получение сообщения.

Любая схема должна начинаться со стартового события и завершаться конечным. Промежуточных событий в процессе может и не быть, поэтому это необязательный элемент.

В нашем примере стартовые события — «Потребность в расширении штата» и «Текущий сотрудник написал заявление на увольнение».

Шлюзы. Показывают слияния потоков управления в рамках процесса. Среди них выделяют:

• Параллельный шлюз — означает, что два процесса исполняются одновременно. Читается как «И».

  В нашем примере параллельный шлюз — «Проведение собеседования» и «Проведение собеседования, заполнение листа оценки кандидата».

• Эксклюзивный шлюз — используют, чтобы обозначить ветвление потока управления на несколько альтернативных потоков, когда процесс зависит от выполнения условия. Читается как «ИЛИ».

  В этом случае процесс идёт чётко по одному из потоков.

• Неэксклюзивный шлюз — применяют, чтобы показать ветвление потока управления на несколько других, когда процесс зависит от выполнения условий. Читается как «И/ИЛИ».

  В этом случае процесс может пойти по двум потокам одновременно, а может — только по одному из них. Такой шлюз используется редко.

Объект данных. Показывает, какие объекты сопровождают выполнение процесса. Например, бумажный документ, электронный документ, информацию и так далее.

В нашем примере объекты данных — «Заявка на подбор», «Лист оценки кандидата», «Предложение о работе».

Потоки. Это стрелки, которые показывают движение по процессам и порядок их выполнения. Есть несколько видов потоков:

• Поток управления — показывает, в каком порядке выполняется процесс. Эти стрелки связывают между собой задачи, события и шлюзы.

  Пример — связь между задачами «Поиск подходящих кандидатов» и «Отправка релевантных резюме». Это две задачи, которые последовательно идут друг за другом.

• Поток сообщений — показывает передачу сообщений или объектов из одного процесса в другой. В нашем примере так показана связь между подготовкой заявки на подбор сотрудника и принятием этой заявки в работу.

• Ассоциация — показывает связи объектов данных и баз данных с процессами.

  Например, задача «Проведение собеседования, заполнение листа оценки кандидата» связана с помощью ассоциации с документом, где хранится этот лист оценки.

Пулы (дорожки). Показывают участников бизнес-процессов. Например, должности, подразделения, роли, внешние субъекты. Дорожка не может соответствовать системе или другим объектам — только людям.

Например, в нашей иллюстрации дорожки соответствуют кандидату, HR-менеджеру, руководителю отдела.

Полный список элементов, которые используют в нотации, можно посмотреть здесь.

Существует много инструментов для разработки процессов в BPMN. Мы рекомендуем бесплатный онлайн-сервис Diagrams.net. В нём можно создавать схемы, модели, диаграммы и обмениваться ими в браузере.

Чаще всего бизнес-процессы изображают в специальных программах для моделирования. Также это можно делать и от руки, но только в качестве черновика.

Вот пошаговый план того, как построить бизнес-процессы в нотации BPMN:

1. Изучите процесс: для чего он нужен и какие задачи решает.

2. Определите, является он основным, вспомогательным или процессом управления.

Основной процесс — приносящий прибыль или влияющий на прибыль компании. Например, производство или продажи. Таким процессам нужно уделять особое внимание.

Вспомогательный процесс — процесс, который не генерирует доход, но обеспечивает качественное выполнение основных процессов. Например, бухгалтерский учёт.

Процесс управления — процесс, влияющий на существование и развитие компании. Например, управление командами компании.

3. Запросите у ответственных за процесс инструкции, регламенты и другие нормативные документы, которые описывают процесс или работу участвующих в нём отделов. По этим документам можно составить первичное представление о процессе.

4. Выявите всех участников процесса: должности, роли, отделы, в некоторых случаях — Ф. И. О. ответственных сотрудников. Но в схемах процесса лучше избегать построения дорожек, завязанных на Ф. И. О., — иначе нужно будет постоянно следить за актуальностью данных.

5. Определите границы бизнес-процесса: назначьте стартовое и конечное события и назовите их. Начиная построение схемы, помните, что именно вы хотите отразить и какую цель преследуете.

6. Отметьте все внутренние события бизнес-процесса. Дополнительные детали можно при необходимости уточнить у владельцев процесса.

7. Если в процессе важно отразить внутренние действия систем, попросите участников процесса наглядно показать, что они делают и какой результат получают. Продемонстрируйте это на схеме.

Задачи бизнес-аналитика, для которых требуется BPMN, делят на два этапа:

• Построение схем «как есть» (as is) — описание текущей последовательности работ бизнес-процесса.
• Построение схем «как будет» (to be) — описание целевого процесса с фиксацией требуемых изменений: этапов модернизации, автоматизации.

Разберём на примере. Допустим, в компании N было 70 сотрудников, которые работали в одном офисе. Всю необходимую документацию они распечатывали, подписывали от руки и самостоятельно относили получателю — например, бухгалтеру, отделу кадров или секретарю.

Потом компания выросла в 2,5 раза, появились удалённые сотрудники. Руководство приняло решение внедрить систему электронного документооборота (СЭД). Перед внедрением такой системы бизнес-аналитику потребуется выполнить три основные задачи:

• Разобраться и описать, как сейчас сотрудники знакомятся с документами и подписывают их. При этом учесть два типа сотрудников — работающих в офисе и удалённо.
• Выявить возможные узкие места и особенности процесса в данной компании. Эти особенности должны быть учтены при разработке или покупке готовой СЭД.
• Проанализировать, как бизнес-процесс «ложится» на новую систему: в каких местах необходима доработка ПО, в каких — организационные изменения внутри компании.

Что даёт описание текущего процесса и моделирование целевого процесса документооборота? Снизится риск упустить ключевые функции СЭД и получить на выходе систему, которая не будет решать задачи компании.

В дальнейшем описанный и согласованный ключевыми участниками процесс можно брать за основу для написания регламентов или инструкций.

• Бизнес-процессы — все операции, которые помогают решать задачи бизнеса и получать доход. Чтобы всё работало по плану, процессами нужно управлять: описывать их, анализировать и оптимизировать.
• Эффективнее всего описывать бизнес-процессы графически — в виде интуитивно понятных схем. Для этого используют различные нотации — системы условных обозначений. Они нужны для того, чтобы любой человек понимал, что изображено на схеме.
• Одна из универсальных и самых наглядных нотаций — нотация BPMN (Business Process Model and Notation). Она в графическом виде отражает последовательность работ бизнес-процессов и логику их выполнения.

• Если вы только начали разбираться в управлении бизнес-процессами — прочитайте статью Skillbox Media «Большой гайд по управлению бизнес-процессами: главное, что должен знать каждый менеджер».
• В этой статье отдельно разбирали вопрос моделирования бизнес-процессов, в этой — процесс их автоматизации.
• Также в Skillbox есть курс «Профессия Бизнес-аналитик». На нём учат собирать данные о финансах компании и бизнес-процессах, проводить продуктовые интервью и определять стратегии развития, оптимизировать процессы.

Другие материалы Skillbox Media для менеджеров

Научитесь: Профессия Бизнес-аналитик
Узнать больше

Содержание:

1.      Простая блок-схема бизнес-процесса

2.      Моделирование IDEF0

3.      Моделирование BPMN

4.      Моделирование BPMN

5.      Графические нотации бизнес-процессов. Выводы.

Добрый день, коллеги.

В данной статье будут рассмотрены общие подходы к моделированию процессов, графические нотации бизнес моделирования, применимость нотаций для различных задач и уровней детализации процессов. Сравнительный анализ будет проведен на примере 4-х часто используемых нотаций:

·         Простая блок-схема;

·         IDEF0;

·         BPMN;

·         EPC.

Главная цель использования графических нотаций — создание простых и понятных сотрудникам организации схем процессов. Графическая схема, в отличие от текстового описания, позволяет быстро, буквально, одним взглядом, охватить весь описываемый процесс или его часть, соответствующую требуемому уровню детализации. По этим схемам, как правило, работают сотрудники, которые не обучены сложным нотациям, не имеют навыков системного анализа и т.п. Для них очень важна простота и наглядность.

Этапы процесса моделирования рассмотрим на относительно простом примере: процессе заваривания чая. Наверное, хотя бы в общих чертах, все представляют последовательность действий и ожидаемый результат. В данном процессе, для наглядности будут два участника. Первый выполняет подготовительные операции (вскипятить воду), второй непосредственно занимается процессом заваривания.

1. Простая блок-схема бизнес-процесса

В простой блок-схеме используется интуитивно понятный набор графических элементов, основные из которых приведены в таблице:

 

Упрощенная схема заваривания чая в нотации простой блок-схемы приведена Рисунке 1.

Преимущества данной схемы:

·         Простота элементов, наглядность;

Недостатки данной схемы:

·         Необходимость указания участника непосредственно внутри блока, что затрудняет восприятие. Данный недостаток может быть нивелирован при помощи вынесения операций, выполняемых разными участниками в отдельные подпроцессы, для примера на схеме приведен «Подпроцесс восполнения компонентов».

·         Сложность в описании временных задержек, ожиданий.

 

Рисунок 1. Схема заваривания чая в формате простой блок-схемы

2. Моделирование IDEF0

Нотация является федеральным стандартом обработки информации в США с 1993 года. К особенностям данного формата можно отнести следующие особенности:

·         Использование контекстной диаграммы:

Бизнес-процессы idef0 обязательно подразумевают использование диаграммы верхнего уровня, так называемой «диаграммы А-0», которая устанавливает область моделирования, ее границу и связи объекта моделирования с окружающей средой.

·         Поддержку декомпозиции:

В нотации используется последовательная декомпозиция процесса до требуемого уровня детализации. При этом, дочерняя диаграмма, создаваемая при композиции, охватывает ту же область, что и родительский процесс, но описывает ее более подробно.

·         Доминирование:

Блоки на всех диаграммах, кроме контекстной, должны располагаться по диагонали от левого верхнего в нижний правый угол, в порядке присвоения номеров. Блоки, расположенные выше и левее «доминируют» над лежащими правее и ниже, что понимается как влияние, которое блок оказывает на подчиненные блоки, согласно пониманию автора диаграммы.

·         Выделение 4 типов стрелок:

В нотации выделяются такие типы стрелок: «Вход», «Выход», «Механизм», «Управление». Тип стрелки определяется стороной функционального блока, к которой она присоединена. «Входы» преобразуются или потребляются процессом. «Выходы» — данные или материальные объекты, производимые процессом. «Механизмы» описывают средства поддержания процесса. «Управления» показывают условия, необходимые процессу для производства правильного выхода.

Описание основных графических элементов:

 

Нотация также поддерживает производные графические элементы, такие как ссылки на внешние диаграммы, процессы, а также объекты, которые участвуют в процессе, но находятся на уровнях декомпозиции, не смежных текущему.

Упрощенная схема заваривания чая в нотации IDEF0 приведена на Рисунке 2 (Контекстная диаграмма) и Рисунке 3 (Диаграмма первого уровня декомпозиции).

Преимущества данной схемы:

·         Неограниченная глубина детализации;

·         Жесткое регламентирование описания ресурсов процесса.

Недостатки данной схемы:

·         Сложность при глубоком уровне детализации;

·         В связи со сложностью хорошо подходит для верхнеуровневого и малоприменима для детального описания бизнес-процессов

 

Рисунок 2. Контекстная диаграмма 

 

Рисунок 3 Диаграмма первого уровня декомпозиции

3. Моделирование BPMN

Нотация используется для описания процессов нижнего уровня. Как и простая блок-схема, диаграмма BPMN отражает алгоритм выполнения процесса. Отображаются события, участники процесса, потоки данных и потоки ресурсов. По аналогии с нотацией IDEF0 каждый процесс может быть декомпозирован, при этом может использоваться как нотация BPMN, так и нотация EPC.

В нотации BPMN выделяют пять основных категорий элементов:

·         элементы потока (события, процессы и шлюзы);

·         данные (объекты данных и базы данных);

·         соединяющие элементы (потоки управления, потоки сообщений и ассоциации);

·         зоны ответственности (пулы и дорожки);

·         артефакты (сноски).

Бизнес-процессы bpmn позволяют моделировать не только изолированный поток работ, но также несколько процессов, взаимодействующих друг с другом через сообщения или данные. В связи с тем, что нотация BPMN изначально проектировалась для использования в автоматизированных системах моделирования процессов, в ней строго регламентированы не только используемые графические элементы, но и порядок их использования.

Описание основных графических элементов:

Нотация поддерживает большое количество графических элементов, полный список которых приведен в официальной документации. 

 Упрощенное BPMN описание заваривания чая приведено на Рисунке 4. 

Рисунок 4. Упрощенный процесс в нотации BPMN

Преимущества данной нотации:

·         Неограниченная глубина детализации;

·         Жесткое регламентирование использования элементов;

·         Автоматизация процессов моделирования и исполнения;

·         Гибкость и наглядность отображения сложных процессов.

Недостатки данной схемы:

·         Сложные регламенты моделирования.

4. Нотация EPC

В связи с высокой степенью детализации, нотация используется для описания процессов нижнего уровня. Диаграмма процесса в нотации EPC, представляет собой упорядоченную комбинацию событий и функций. Для каждой функции могут быть определены начальные и конечные события, участники, исполнители, материальные и документальные потоки, сопровождающие ее, а также проведена декомпозиция на более низкие уровни. Декомпозиция может производиться в нотациях EPC или BPMN.

Описание основных графических элементов:

Преимущества нотации EPC

·         При формировании схемы выдерживается строгая, формальная логика процесса.

·         Четко определены все события, возникающие по ходу процесса.

Недостатки нотации EPC

·         Сложность восприятия.

·         Значительная трудоемкость формирования схемы.

·         Информационная избыточность.

·         Занимает слишком много места, что неудобно для документирования.

Упрощенная схема заваривания чая в нотации EPC приведена на Рисунке 5.

 

Рисунок 5. Упрощенная схема заваривания чая в нотации EPC

5. Графические нотации бизнес-процессов. Выводы.

В своей работе аналитику доступен широкий набор инструментов. Используются текстовые, табличные, графические нотации описания бизнес-процессов. Зачастую, рамками проекта жестко определен способ представления описаний бизнес-процессов. Но даже в условиях жесткой регламентации аналитик может использовать наиболее подходящий, с его точки зрения, инструмент для подготовки промежуточных схем, рабочей документации. Главная цель такой работы – создание понятных, связанных, полных описаний исследуемых или проектируемых процессов.

При работе в любой графической нотации необходимо придерживаться определенных общих правил:

·         Количество элементов на одном листе не должно быть чрезмерным. В противном случае схема становится нечитаемой и в ней легко допустить ошибки. Правильным вариантом будет указание отдельных подпроцессов в виде свернутой функции, с последующей декомпозицией на отдельном листе.

·         Процессы и функции должны быть пронумерованы и поименованы. Данный подход позволит легко ссылаться на них из других процессов или из текста.

·         Все участники должны принять определенные правила графического отображения процессов и использовать их в своей работе. Если другое не оговорено требованиями проекта, участники вправе выработать любые графические нотации или даже создать свою собственную. Главное, чтобы все понимали ее одинаково.

Эксперт-консультант по производственному учету

Виктор Малиновский.

Существует два вида инструментов,
применяемых при описании бизнес-процессов
– вертикальное и горизонтальное
описание.

При вертикальном описании показывают
только работы и их иерархический порядок
в дереве бизнес-процесса. В этом случае
имеются только вертикальные связи между
родительскими и дочерними работами
(рис.4а).

При горизонтальном описании так же
показывается, как эти работы между собой
взаимосвязаны, в какой последовательности
они выполняются, какие информационные
и материальные потоки между ними
движутся. В этом случае в модели
бизнес-процесса появляются горизонтальные
связи между различными работами, которые
процесс составляют (рис.4б).

(а)

(б)

Рисунок 2.
Вертикальное и горизонтальное описание
бизнес-процессов

Специалисты по организационному
проектированию используют различную
терминологию при описании бизнес-процессов.
Например, вертикальное описание называют
функциональным описанием, горизонтальное
– процессным описанием или просто
описанием бизнес-процессов.

2.2 Горизонтальное описание бизнес-процессов.

В
настоящее время существуют три основных
способа горизонтального описания
бизнес-процессов:
текстовый, табличный, графический.
Опишем кратко эти способы.

1. Текстовый

Этот способ есть не что иное, как текстовое
последовательное описание бизнес-процесса.
Многие российские компании разработали
и используют в своей деятельности
регламентирующие документы, часть
которых является процессными регламентами
и представляет не что иное, как текстовое
описание бизнес-процессов. Приведем в
качестве примера текстовое описание
одного из бизнес-процессов нашего
мебельного цеха:

Бизнес процесс: «Оформление заказа»
— Продавец принимает заказ от покупателя,
оформляет договор, принимает предоплату.
Предоплата передается в бухгалтерию.
Информация о заказе поступает директору,
и запускается следующий бизнес-процесс
«Выполнение заказа».

2. Табличный.

Для целей анализа и оптимизации
деятельности компании текстовое описание
бизнес-процессов не оптимально. Дело в
том, что описание бизнес-процесса в
текстовом виде системно рассмотреть и
проанализировать невозможно. Текстовая
информация воспринимается человеческим
мозгом последовательно. Например, когда
человек читает регламент и доходит до
его конца, он практически всегда забывает
про то, что было в начале документа.
Второй недостаток текстового представления
бизнес-процесса заключается в том, что
человеческое сознание устроено так,
что оно может работать эффективно только
с образами. При восприятии и анализе
текстовой информации человеческий мозг
раскладывает ее на ряд образов, на что
уходят дополнительное время и умственные
усилия. Поэтому при использовании
текстового описания бизнес-процессов
производительность и качество решений
по оптимизации деятельности оставляют
желать лучшего, что особенно сильно
проявляется, когда решение принимается
группой людей.

В свое время специалисты по информационным
технологиям разработали более
структурированный подход к описанию
бизнес-процессов. Ими было предложено
разбить бизнес-процесс по ячейкам
структурированной таблицы, в которой
каждый столбец и строчка имеют определенное
значение. Данную таблицу читать проще,
из нее легче понять, кто за что отвечает,
в какой последовательности в бизнес-процессе
выполняются работы, и, соответственно,
бизнес-процесс проще проанализировать.
Табличная форма описания бизнес-процессов
более эффективна по сравнению с текстовой
и в настоящее время активно применяется
специалистами по информационным
технологиям для описания бизнес-процессов
в приложении к задачам их автоматизации.

Таблица №1. Табличное
описание бизнес-процесса «Оформление
заказа».

№	Операция	Ответствен-ный	Что (Вход)	От кого (Поставщик)	Что (Выход)	Кому (Клиент)
1	Принять заказ	Продавец	Заказ	Покупатель	—	—
2	Оформить договор	Продавец	—	—	Договор	Директор, б-п. «Выполне-ние заказа».
3	Получить предоплату	Продавец	Предоплата	Покупатель	Предоплата	Бухгалтерия

3.   Графический.

В последнее время стали интенсивно
развиваться и применяться при описании
бизнес-процессов графические подходы.
Признано, что графические методы обладают
наибольшей эффективностью при решении
задач по описанию, анализу и оптимизации
деятельности компании.

Оказалось, что графика хороша тем, что
графическая информация, расположенная
в поле зрения человека, воспринимается
его мозгом одновременно. Второе
преимущество в том, что менеджер, как и
любой человек, имеет правополушарное
мышление и мыслит в виде образов. Любую
текстовую информацию он переводит в
образы. В случае, когда ему представляется
информация в виде графических образов,
значительно возрастают его возможности
анализа и принятия решений.

Рисунок 2.1
Бизнес-процесс «Оформление заказа»

В данной работе мы будем описывать
бизнес-процессы текстовым способом и
графически.

Соседние файлы в предмете Системный анализ

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #