Графические нотации описания бизнес процессов

В этой статье мы поговорим про основы бизнес-анализа и рассмотрим наиболее популярные на сегодня нотации моделирования UML, BPMN и EPC, а также покажем, почему структурные методы IDEF0, IDEF1 и DFD до сих пор актуальны. Читайте в этом материале, где и как использовать различные нотации бизнес-моделирования и что рекомендует руководство BABOK.

Что такое бизнес-моделирование: взгляд BABOK на многообразие нотаций

Прежде всего отметим, что цель этой статьи – не научить читателя рисовать диаграммы в той или иной нотации моделирования, а показать возможности этих инструментов для практикующего бизнес-аналитика. Начнем с определения: нотация бизнес-моделирования – это система графических элементов, символов и условных обозначений, для описания процессов или систем, позволяющая описать ключевые понятия предметной области и их взаимоотношения. Используемые при этом символы, условные и графические обозначения составляют алфавит нотации, с которым можно работать по специальным правилам применения его элементов [1]. Существует множество нотаций, используемых при описании бизнес-процессов и проектировании информационных систем, например, один только стандарт UML (Unified Modeling Language) включает 12 видов диаграмм для объектного моделирования при разработке программного обеспечения [2].

Семейство стандартов IDEF (ICAM или Integrated DEFinition) насчитывает целых 14 методологий, каждая из которых предназначена для моделирования процессов или систем с определенной точки зрения. Например, IDEF0 наглядно показывает структуру процессов и систем за счет функциональной декомпозиции, IDEF1x используется при проектировании реляционных баз данных, позволяя создавать ERD-диаграммы (Entity Relationship Diagram), с помощью IDEF3 можно документировать логику выполнения процесса и пр. [3]. Наконец, среди наиболее часто используемых на практике нотаций стоит упомянуть DFD (Data Flow Diagram, диаграммы потоков данных), EPC (Event-driven Process Chain, событийная цепочка процессов) и BPMN (Business Process Management Notation, нотация моделирования бизнес-процессов).

Некоторые из перечисленных нотаций частично дублируют назначение друг друга и даже похожи визуально. К примеру, у BPMN очень много общего с EPC и UML-диаграммой деятельности (Activity Diagram), а также процессным методом IDEF3 [4]. В свою очередь, объектный метод IDEF3 пересекается с UML-диаграммой состояний (State Diagram) [5], а IDEF4 вообще включает целый набор методов, аналогичных UML, позволяя проектировать систему «сверху вниз» через моделирование классов, объектов и взаимоотношений между ними [6].

Чтобы не запутаться в многообразии различных нотаций моделирования, бизнес-аналитику стоит помнить, что все эти диаграммы – всего лишь инструмент для описания процесса или системы с определенного ракурса. В частности, профессиональное руководство BABOK (Business Analysis Body of Knowledge) по бизнес-анализу [7], о котором мы рассказывали здесь, поясняет, что для комплексного описания системы следует использовать несколько нотаций моделирования, т.к. ни одна точка зрения не может автономно определить всю архитектуру сложного объекта. Более того, BABOK подчеркивает, что попытки вложить слишком много информации в одну точку зрения и представить все аспекты сложной системы, таких как набор требований к программному обеспечению, архитектура предприятия, корпоративные бизнес-процессы и пр., только усложнят видение и не позволят получить модели приемлемого качества.

Таким образом, на практике бизнес-аналитик работает с несколькими нотациями, чтоб описать бизнес-процессы предприятия или специфицировать требования к программному продукту. Разумеется, в реальности при этом используются не все вышеуказанные нотации бизнес-моделирования. Далее мы рассмотрим, какие диаграммы и для чего чаще всего применяются в практическом бизнес-анализе.

Структура и динамика: как описать системы и бизнес-процессы

Все многообразие нотаций бизнес-моделирования можно разделить на 2 категории:

• Структурные, которые показывают компонентный состав исследуемого объекта и взаимосвязи между его элементами. Например, UML-диаграммы классов, компонентов, кооперации, композитной структуры, развертывания, пакетов, объектов и профилей. Из нотаций стандарта IDEF к структурным относятся IDEF0, IDEF1x, IDEF4, IDEF5 и IDEF.
• Динамические, которые показывают движение потоков данных или логику выполнения процессов. Например, DFD, EPC, BPMN, а также UML-диаграммы деятельности, состояний, вариантов использования и последовательностей.

На практике все перечисленные нотации моделирования используются довольно часто, однако тут стоит отметить некоторые особенности применения в зависимости от контекста:

• в задачах системного анализа и синтеза, таких как разработка совершенно нового технического продукта (ракета, автомобиль и пр.), преимущественно используются комплексные методологии семейства IDEF, позволяющие проектировать систему «сверху вниз» за счет функциональной декомпозиции – разбиения сложного объекта на более простые элементы с их последующим описанием;
• при разработке требований к программному обеспечению и документировании готового решения чаще всего применяется стандарт UML, позволяющий описать проектируемый продукт в объектно-ориентированных терминах. Для описания структуры базы данных используется ERD-нотация IDEF1x (Extended). А DFD-диаграмма наглядно продемонстрирует движение потоков данных между различными хранилищами (СУБД, файлы, бумажные и другие материальные носители) и процессами по их преобразованию. Подробнее о том, как разработать DFD-диаграмму, читайте здесь.
• для описания бизнес-процессов предприятия с целью их анализа и последующей оптимизации используются нотации IDEF0, BPMN, EPC. При этом указанные методы отлично дополняют друг друга, детализируясь от структуры метапроцессов, таких как «продвижение и продажи», «осуществление основного вида деятельности» и пр., представленных в IDEF0, к пошаговым алгоритмам, показывающим логику исполнения процессов в виде EPC- или BPMN-диаграмм. Например, именно такой подход реализован в популярной отечественной системе бизнес-моделирования Business Studio [8]. Подробнее о достоинствах и недостатках IDEF0, а также примерах практического использования этой нотации, которая сегодня несправедливо считается устаревшей и неактуальной, читайте в нашей новой статье.

В заключение отметим, что все рассмотренные и другие нотации бизнес-моделирования, в первую очередь, предназначены для аналитика и могут показаться сложными для руководителя или специалиста другой предметной области. В частности, руководство BABOK отмечает, что UML и BPMN-диаграммы в большинстве случаев кажутся стейкхолдерам слишком «техническими», что затрудняет восприятие информации. Поэтому при выборе нотации как инструмента моделирования следует помнить не только о цели (что хотим описать), но и о целевой аудитории (кому будем показывать). К примеру, схемы EPC, ярко и понятно описывающие алгоритм выполнения отдельных процессов, достаточно легко воспринимаются бизнес-пользователями. Что общего между EPC и BPMN нотациями, я рассказываю в этом материале.

Разумеется, эти нотации процессного моделирования не охватывают весь спектр задач по формализованному описанию бизнеса. Поэтому появляются новые методы. Например, нотация DMN для описания моделей принятия решений, о которой я на практическом примере рассказываю здесь. О том, в каких случаях допустимо нарушать строгие правила формальных нотаций читайте в нашей новой статье. А про то, в каких случаях бизнес-моделирование приносит пользу бизнесу вы узнаете в этом материале.

Освоить все рассмотренные нотации моделирования и их применение на практике вы сможете на курсах Школы прикладного бизнес-анализа в нашем лицензированном учебном центре обучения и повышения квалификации системных и бизнес-аналитиков в Москве:

• Методы описания бизнес-процессов (IDEF, BPMN, EPC, UML)
• Основы бизнес-анализа: вход в профессию для начинающих
• UML для бизнес-аналитика

Источники

1. https://ru.wikipedia.org/wiki/Нотация
2. https://ru.wikipedia.org/wiki/UML
3. https://ru.wikipedia.org/wiki/IDEF
4. https://ru.wikipedia.org/wiki/BPMN
5. https://ru.wikipedia.org/wiki/IDEF3
6. https://en.wikipedia.org/wiki/IDEF4
7. https://www.iiba.org/standards-and-resources/babok/
8. https://www.businessstudio.ru/products/business_studio/notations/

Нотации – графические модели, которые используются, чтобы фиксировать бизнес-процессы, анализировать их и оптимизировать. По сравнению с текстовыми описаниям, графические модели занимают меньше места, помогают увидеть алгоритм наглядно, представить, как он проходит от начала до конца. Однако, в отличие от текстового описания, графическая модель хуже передаёт детали.

Нотации применяются, чтобы сотрудники могли понять и запомнить схему, по которой они должны, к примеру, обрабатывать заявку на поставку партии товара. А руководителю схема будет полезна, чтобы он мог найти проблемные или избыточные элементы (этапы, сотрудников), внести нужные корректировки. Часто это помогает ускорить или удешевить работу компании.

По аналогии с языками программирования, нотации называют языками моделирования бизнес-процессов.

Сегодня в мире наиболее популярны 3 нотации:

• IDEF0.
• EPC.
• BPMN.

Когда возникли нотации?

Первая, IDEF0, возникла в армии, точнее – в ВВС США, произошло это в 1980-х годах. Целью была оптимизация работы предприятий, выпускающих военную продукцию.

Вторая, EPC (Event-driven Process Chain), появилась на 10 лет позднее. Её название (“цепочка событийных процессов”) даёт понять, что фокус сделан именно на событие.

Нотация BPMN – часть концепции BPM (управления бизнес-процессами). Впервые она возникла в 2004 году (версия 1.0) и несколько раз модернизировалась в 2008, 2009, 2011 и 2013 годах. Самая последняя версия – BPMN 2.0.2.

Рассмотрим особенности каждой из нотаций и их отличия.

Нотация IDEF0

Она позволяет создать модель, которая будет отражать:

• Структуру системы.
• Функции.
• Потоки ресурсов, информации.

Модель IDEF0 разворачивается одновременно слева направо и сверху вниз, по диагонали. Объекты, расположенные левее / выше, доминируют над теми, которые находятся правее / ниже. Доминирующие объекты могут включать в себя зависимые: например, доставка заказа – это элемент, входящий в состав более масштабного процесса управления заказами. Также доминирующие объекты могут являться предшествующими этапами для зависимых: получение заявки – согласование заявки.

Графические элементы:

• Прямоугольники – действия или этапы.
• Стрелки – ресурсы, исполнители, необходимые для совершения действия или прохождения этапа.

Главное достоинство IDEF0 – крайне высокая степень детализации, можно создать модель, которая будет учитывать на каждом этапе практически все ресурсы, сотрудников, которые потребуются даже для самых сложных алгоритмов. Недостатком является то, что графическая модель занимает очень много места, её тяжело читать, не имея специальных навыков.

Ещё один минус: с помощью IDEF0 лучше всего описываются модели, где бизнес-процесс представляет собой одну цепочку, без развилок. Если на пути он встречает множественные “или”, работать с IDEF0 становится очень сложно.

Нотация EPC

Она использует значительно больше элементов – разноцветных фигур.

• Розовые фигуры – события.
• Зелёные – функции (действия).
• Жёлтые — исполнители.
• Серые – ресурсы.
• Оранжевые – информационные системы.

Модель разворачивается сверху вниз, более высокие элементы предшествуют более низким.

В качестве соединительных элементов используются, помимо стрелок, разделители “и”, “или”, “исключающее или”. Благодаря этому EPC лучше подходит для ветвящихся бизнес-процессов.

Чтобы выстроить схему, сначала определяются стартовое / финальное событие, затем – промежуточные события, необходимые для них исполнители, ресурсы.

Достоинство EPC – простота для восприятия. Разноцветные элементы делают модель более “живой”, приятной для глаз, а это немаловажно, если требуется нарисовать схему для сотрудников или провести презентацию.

В отличие от предыдущей нотации, эта позволяет выстроить сложные развилки и длинные параллельные ряды событий. Каждый элемент можно разложить на более мелкие элементы, построив для него отдельную схему.

Главный недостаток EPC в том, что её структурной единицей является событие, поэтому приходится создавать события для любых, даже самых незначительных этапов. EPC справедливо критикуют и за обилие тавтологических элементов: задача “определить исполнителей” – событие “исполнители определены”, задача “согласовать договор” – событие “договор согласован”. Если схема длинная и сложная, такие элементы её перегружают, как и многочисленные стрелки от “исполнителей” к “”событиям”, особенно если один исполнитель отвечает за множество событий, или на одно событие назначено несколько сотрудников.

Нотация BPMN

Её центром является именно бизнес-процесс, и она используется, чтобы показать алгоритм его прохождения.

Основные элементы BPMN:

• Задача (прямоугольник).
• Событие (круг).
• Шлюз, развилка (ромб).
• Поток, ход (стрелка).
• Базы данных, документы.
• Сноски.
• Пулы.

Базовая нотация BPMN включает не более 10 типов значков и помогает описать алгоритм в такой форме, которая будет понятна бизнес-пользователю, не прошедшему специального обучения. Расширенная BPMN содержит около 100 значков и позволяет сделать регламент машиночитаемым, причём не допуская разночтений.

Главное преимущество BPMN – она лучше всего подходит, если нужно описать именно бизнес-процесс, сделав его понятным даже для рядовых сотрудников. Сегодня BPMN пользуется популярностью: большинство вендоров, предлагающих системы BPM, предусматривают работу c BPMN: схему, созданную с её помощью, можно сделать исполняемой, подключив возможности информационной системы.

Недостаток BPMN в том, что она зациклена на бизнес-процессах и плохо подходит для описания структуры предприятия или дерева целей. При использовании расширенной версии схема усложняется, и понять её человеку без специальных навыков будет уже сложно.

В целом BPMN сегодня наиболее распространена, именно она пользуется наибольшим уважением в международной Ассоциации BPM-профессионалов (ABPMP). Выбор нотации для конкретного случая зависит от того, что именно будет описываться с её помощью, а также от информационных систем, которые планируется применять.

Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик. Работает в сфере BPM и автоматизации процессов с 2014 года. В настоящее время является бренд-менеджером решений на базе Comindware Business Application Platform.

Содержание:

1.      Простая блок-схема бизнес-процесса

2.      Моделирование IDEF0

3.      Моделирование BPMN

4.      Моделирование BPMN

5.      Графические нотации бизнес-процессов. Выводы.

Добрый день, коллеги.

В данной статье будут рассмотрены общие подходы к моделированию процессов, графические нотации бизнес моделирования, применимость нотаций для различных задач и уровней детализации процессов. Сравнительный анализ будет проведен на примере 4-х часто используемых нотаций:

·         Простая блок-схема;

·         IDEF0;

·         BPMN;

·         EPC.

Главная цель использования графических нотаций — создание простых и понятных сотрудникам организации схем процессов. Графическая схема, в отличие от текстового описания, позволяет быстро, буквально, одним взглядом, охватить весь описываемый процесс или его часть, соответствующую требуемому уровню детализации. По этим схемам, как правило, работают сотрудники, которые не обучены сложным нотациям, не имеют навыков системного анализа и т.п. Для них очень важна простота и наглядность.

Этапы процесса моделирования рассмотрим на относительно простом примере: процессе заваривания чая. Наверное, хотя бы в общих чертах, все представляют последовательность действий и ожидаемый результат. В данном процессе, для наглядности будут два участника. Первый выполняет подготовительные операции (вскипятить воду), второй непосредственно занимается процессом заваривания.

1. Простая блок-схема бизнес-процесса

В простой блок-схеме используется интуитивно понятный набор графических элементов, основные из которых приведены в таблице:

 

Упрощенная схема заваривания чая в нотации простой блок-схемы приведена Рисунке 1.

Преимущества данной схемы:

·         Простота элементов, наглядность;

Недостатки данной схемы:

·         Необходимость указания участника непосредственно внутри блока, что затрудняет восприятие. Данный недостаток может быть нивелирован при помощи вынесения операций, выполняемых разными участниками в отдельные подпроцессы, для примера на схеме приведен «Подпроцесс восполнения компонентов».

·         Сложность в описании временных задержек, ожиданий.

 

Рисунок 1. Схема заваривания чая в формате простой блок-схемы

2. Моделирование IDEF0

Нотация является федеральным стандартом обработки информации в США с 1993 года. К особенностям данного формата можно отнести следующие особенности:

·         Использование контекстной диаграммы:

Бизнес-процессы idef0 обязательно подразумевают использование диаграммы верхнего уровня, так называемой «диаграммы А-0», которая устанавливает область моделирования, ее границу и связи объекта моделирования с окружающей средой.

·         Поддержку декомпозиции:

В нотации используется последовательная декомпозиция процесса до требуемого уровня детализации. При этом, дочерняя диаграмма, создаваемая при композиции, охватывает ту же область, что и родительский процесс, но описывает ее более подробно.

·         Доминирование:

Блоки на всех диаграммах, кроме контекстной, должны располагаться по диагонали от левого верхнего в нижний правый угол, в порядке присвоения номеров. Блоки, расположенные выше и левее «доминируют» над лежащими правее и ниже, что понимается как влияние, которое блок оказывает на подчиненные блоки, согласно пониманию автора диаграммы.

·         Выделение 4 типов стрелок:

В нотации выделяются такие типы стрелок: «Вход», «Выход», «Механизм», «Управление». Тип стрелки определяется стороной функционального блока, к которой она присоединена. «Входы» преобразуются или потребляются процессом. «Выходы» — данные или материальные объекты, производимые процессом. «Механизмы» описывают средства поддержания процесса. «Управления» показывают условия, необходимые процессу для производства правильного выхода.

Описание основных графических элементов:

 

Нотация также поддерживает производные графические элементы, такие как ссылки на внешние диаграммы, процессы, а также объекты, которые участвуют в процессе, но находятся на уровнях декомпозиции, не смежных текущему.

Упрощенная схема заваривания чая в нотации IDEF0 приведена на Рисунке 2 (Контекстная диаграмма) и Рисунке 3 (Диаграмма первого уровня декомпозиции).

Преимущества данной схемы:

·         Неограниченная глубина детализации;

·         Жесткое регламентирование описания ресурсов процесса.

Недостатки данной схемы:

·         Сложность при глубоком уровне детализации;

·         В связи со сложностью хорошо подходит для верхнеуровневого и малоприменима для детального описания бизнес-процессов

 

Рисунок 2. Контекстная диаграмма 

 

Рисунок 3 Диаграмма первого уровня декомпозиции

3. Моделирование BPMN

Нотация используется для описания процессов нижнего уровня. Как и простая блок-схема, диаграмма BPMN отражает алгоритм выполнения процесса. Отображаются события, участники процесса, потоки данных и потоки ресурсов. По аналогии с нотацией IDEF0 каждый процесс может быть декомпозирован, при этом может использоваться как нотация BPMN, так и нотация EPC.

В нотации BPMN выделяют пять основных категорий элементов:

·         элементы потока (события, процессы и шлюзы);

·         данные (объекты данных и базы данных);

·         соединяющие элементы (потоки управления, потоки сообщений и ассоциации);

·         зоны ответственности (пулы и дорожки);

·         артефакты (сноски).

Бизнес-процессы bpmn позволяют моделировать не только изолированный поток работ, но также несколько процессов, взаимодействующих друг с другом через сообщения или данные. В связи с тем, что нотация BPMN изначально проектировалась для использования в автоматизированных системах моделирования процессов, в ней строго регламентированы не только используемые графические элементы, но и порядок их использования.

Описание основных графических элементов:

Нотация поддерживает большое количество графических элементов, полный список которых приведен в официальной документации. 

 Упрощенное BPMN описание заваривания чая приведено на Рисунке 4. 

Рисунок 4. Упрощенный процесс в нотации BPMN

Преимущества данной нотации:

·         Неограниченная глубина детализации;

·         Жесткое регламентирование использования элементов;

·         Автоматизация процессов моделирования и исполнения;

·         Гибкость и наглядность отображения сложных процессов.

Недостатки данной схемы:

·         Сложные регламенты моделирования.

4. Нотация EPC

В связи с высокой степенью детализации, нотация используется для описания процессов нижнего уровня. Диаграмма процесса в нотации EPC, представляет собой упорядоченную комбинацию событий и функций. Для каждой функции могут быть определены начальные и конечные события, участники, исполнители, материальные и документальные потоки, сопровождающие ее, а также проведена декомпозиция на более низкие уровни. Декомпозиция может производиться в нотациях EPC или BPMN.

Описание основных графических элементов:

Преимущества нотации EPC

·         При формировании схемы выдерживается строгая, формальная логика процесса.

·         Четко определены все события, возникающие по ходу процесса.

Недостатки нотации EPC

·         Сложность восприятия.

·         Значительная трудоемкость формирования схемы.

·         Информационная избыточность.

·         Занимает слишком много места, что неудобно для документирования.

Упрощенная схема заваривания чая в нотации EPC приведена на Рисунке 5.

 

Рисунок 5. Упрощенная схема заваривания чая в нотации EPC

5. Графические нотации бизнес-процессов. Выводы.

В своей работе аналитику доступен широкий набор инструментов. Используются текстовые, табличные, графические нотации описания бизнес-процессов. Зачастую, рамками проекта жестко определен способ представления описаний бизнес-процессов. Но даже в условиях жесткой регламентации аналитик может использовать наиболее подходящий, с его точки зрения, инструмент для подготовки промежуточных схем, рабочей документации. Главная цель такой работы – создание понятных, связанных, полных описаний исследуемых или проектируемых процессов.

При работе в любой графической нотации необходимо придерживаться определенных общих правил:

·         Количество элементов на одном листе не должно быть чрезмерным. В противном случае схема становится нечитаемой и в ней легко допустить ошибки. Правильным вариантом будет указание отдельных подпроцессов в виде свернутой функции, с последующей декомпозицией на отдельном листе.

·         Процессы и функции должны быть пронумерованы и поименованы. Данный подход позволит легко ссылаться на них из других процессов или из текста.

·         Все участники должны принять определенные правила графического отображения процессов и использовать их в своей работе. Если другое не оговорено требованиями проекта, участники вправе выработать любые графические нотации или даже создать свою собственную. Главное, чтобы все понимали ее одинаково.

Эксперт-консультант по производственному учету

Виктор Малиновский.

Моделирование бизнес-процессов — это одна из ключевых задач большинства бизнес-аналитиков, которые занимаются оптимизацией бизнес-процессов и стандартизацией деятельности компаний и предприятий на территории РФ. Сегодня существует большое количество нотаций, применяемых для тех или иных случаев.

Что такое бизнес-моделирование

Бизнес-моделирование — это деятельность, в ходе которой можно выявить и описать существующие бизнес-процессы, провести их детальный анализ, а также спроектировать новые бизнес-модели. Моделирование бизнесс-процесса — это сложных, финансово затратный процесс, требующий от исполнителя критического либо аналитического мышления, специализированных навыков в области программирования, а также способность к решению нетривиальных задач и поиску оптимальных решений в любой ситуации вне зависимости от ее сложности.

Ключевые задачи бизнес-моделирования:

• Получение целостной картины работы в организации, согласование различных мнений, влияющих на развитие бизнеса и смену тенденций;
• Обеспечение понимания в коллективе, преодоление разрыва между управляющим и исполнителями;
• Сокращение затрат на производства и поиск альтернативных методов производства, повышающих уровень качество продукции и сервиса в целом.

Бизнес-моделирование устанавливает связь между целью и исполнительным процессом. Результат процесса — документ, предоставляющий команде точное понимание границ и особенностей проекта, а также основную информацию о программном и аппаратном обеспечении клиента. Конечный результат бизнес-процесса должен включать в себя:

• детальное описание ключевых этапов процесса;
• соблюдение бизнес-логики и бизнес-правил;
• функциональное и нефункциональные требования;
• глоссарий, список сокращений;
• дополнительный графический материал — таблицы, диаграммы, презентации.

Когда возникли нотации?

Первой нотацией считается модель IDEF0, которая возникла в 1980-х годах в ВВС США. Цель ее происхождения — оптимизация работы предприятий, которые занимаются производством и реализацией военной продукции.

Вторая, EPC, появилась спустя 10 лет и обрела четкую расшифровку “цепочка событийных процессов” благодаря которой можно понять, что акцент модели сделан на конкретное событие или результат процесса.

Нотация BPMN охватывает сферу управления бизнес-процессами. Версия 1.0 возникла в 2004 году и модернизировалась больше 4 раз — в 2008, 2009, 2011 и 2013 годах. Сегодня в работе применяется последняя версия 2.0.2 или ее основа 2.0.

Основные виды нотаций

Нотация — это графическая модель, используемая для фиксирования, анализа и оптимизации бизнес-процесса. В отличие от текстового описания, нотация занимает меньше места, позволяет наглядно изучить определенный алгоритм и рассмотреть его работу с начала до конца. При этом текст лучше передает детали и выделяет объекты, требующие усиленного внимания.

Нотации необходимы сотрудникам для понимания и запоминания схемы, с которой они работают чаще всего. Например, процесс обработки заявки на поставку нескольких партий товаров. Руководителям наглядная схема позволяет выявить проблемные и избыточные элементы, влияющие на итоговую прибыль, а также внести нужные коррективы для решения возникших проблем.

Рассмотрим основные типы нотаций моделирования бизнес-процессов:

• VAD (value added chain diagram) — концентрируется на услугах и продукции для потребителей, представлена в виде общего, не детализированного взгляда на бизнес-процесс. Для чтения графической модели не требуется специализированных навыков.
• EPC (event-driven process chain) — в основе модели представлены перечень шагов и запускаемые события. Нотация актуальна для анализа информационного бизнес потока, а именно входящих/исходящих документов. Поможет определить операционные риски, информационные системы, ресурсы и экранные формы.
• Flow Charting — позволяет моделировать бизнес-процессы, учитывая различные точки зрения, применима в большинстве бизнес-моделей.
• IDEF — создает модели, отражающие структуру системы, ее основные функции и потоки ресурсов или информации.
• BPMN — применяется для демонстрации решения конкретных задач бизнес-процесса или схемы его прохождения в целом. Описывает все нюансы проведения бизнес-процесса, моделирует стартовые, промежуточные и итоговые события, а также определяет информационные потоки.
• UML (Unified Modeling Languages) — применима для системного анализа и проектирования, необходима для описания требований к информационным системам бизнес-процессов.
• VSM (Value Stream Mapping) — представлена в виде набора специфических символов, отображающих показатели затрат ресурсов и времени, используемого для анализа бизнес-процесса.
• SIPOC — эффективна для определения границ бизнес-процесса, а также выделения взаимодействующих сторон и входов/выходов итогов процесса.

Плюсы и минусы IDEF

Графическая модель IDEF представлена схемой: слева-направо, сверху-вниз, по диагонали. Объекты, расположенные слева-вверху являются доминирующими. Данный тип включает в себя зависимые задачи и процессы, соответственно объекты направления справа-внизу. Например:

Доставка заказа — второстепенный элемент, который относится к масштабному доминирующему процессу — управление заказами.

Объекты слева-вверх могут являться предшествующими этапами для последующих действий. Например: Получение заявки — только после ее согласования.

Графические отметки:

• прямоугольник — конкретное действие, процесс, этап, задача;
• стрелка — ресурсы, исполнители, необходимая информация и ответственные за выполнение действий или прохождение этапа.

Преимущества:

• высокая степень детализации — модель учитывает все ресурсы, необходимые на каждом этапе бизнес-процесса, а также определяет сотрудников, несущих ответственность даже за самые сложные алгоритмы.
• широкий спектр задач, который можно выполнить, не имея специальных знаний и навыков.

Недостатки:

• графическая модель достаточно объемная и занимает много места, поэтому ее сложно прочитать, если вы не обладаете специальными навыками.
• модель носит специализированный характер и подходит для описания бизнес-процессов, представленных в формате одной цепочки задач и событий. Многочисленное количество «или» вызовет трудности в работе с IDEF.

Особенности eEPC

Ключевая особенность модели eEPC, в том что она представлена в виде схемы: сверху-вниз, где низшие элементы являются доминирующими. Соединяющий элемент — это стрелка либо разделитель «или»/»и», представляющий альтернативный способ решения проблемы. Чтобы правильно выстроить схему, сначала необходимо определить стартовое/финальное событие, далее зависимые от него промежуточные задачи, а затем расписать ресурсы, системы и функции, после чего назначить ответственных для выполнения представленного ряда задач.

Графические отметки базируются в основном не на фигурах, а на цветах:

• розовый — конкретное событие, этап, задача;
• зеленый — функции и действия, которые необходимо выполнить исполнителю;
• желтый — ответственный, назначенный на конкретный этап;
• серый — ресурсы и необходимая информация;
• оранжевый — информационные системы, с которыми предстоит работать.

Преимущества:

• модель подходит ветвящимся бизнес-процессам, в которых не предусмотрен единый способ решения проблемы. Можно обозначить сложные развилки и параллельные ряды событий, а также представить мелкие действия в виде новой второстепенной схемы.
• легкость восприятия — разные цвета на схеме воспринимаются гораздо лучше и приятнее для глаз, чем обилие однотонных отметок на схеме. Важно использовать метод при демонстрации схемы сотрудникам или проведении презентации.

Недостатки:

• основа модели — событие или конкретное действие, соответственно для детальной проработки схемы, необходимо прописывать каждую задачу, вплоть до мелочей и самых незначительных этапов.
• обилие повторяющихся действий, скрытых под разными названиями (иными словами — тавтология). Например: задача «назначить ответственных» — результат «ответственные назначены», задача «расписать план продаж» — результат «план задач расписан». Таким образом, если схема длинная и имеет множество ответвлений, подобные элементы ее перегружают, особенно если за большое количество задач отвечает один исполнитель, или на один процесс назначено несколько исполнителей.

BPMN 2.0

Центом схемы BPMN 2.0 является бизнес-процесс. Нотация содержит не более 10 графических отметок, поэтому схема будет понятна каждому бизнес-пользователю, не прошедшему специализированного обучения. Бизнес-модель можно расширить до 100 знаков и сделать регламент машиночитаемым.

Графические отметки:

• прямоугольник — ключевая задача, процесс, этап;
• круг — событие или определение подходящей функции;
• ромб — развилка, сноска, внесение документов, определение базы данных.
• стрелка — ход событий, назначение ответственного.

Преимущества:

• модель понятна даже рядовым сотрудникам;
• схема, созданная благодаря BPMN может быть читаемой и исполняемой, если к ней подключить возможности информационной системы.
• самый популярный тип графической модели: можно задать вектор событий, детально описать бизнес-процессы и указать ресурсы и информационные системы, которые будут использованы в работе.

Недостатки:

• модель предназначена исключительно для бизнес-процессов и не подойдет для описания структурных возможностей компании или дерева целей. Если схему расширить, добавятся новые разветвления и сложности, которые не под силу понять сотрудникам, не имеющим специальных навыков чтения.

Рекомендации по выбору

На практике сотрудник применяет сразу несколько нотаций, для того, чтобы детально описать бизнес-процессы компании. Если графические модели еще не выбраны, рекомендуется определить ключевые задачи с которыми предстоит работа, а также подобрать 2 вида нотаций — динамическую и структурную.

• Динамическая. Демонстрирует ход потоков данных и логику выполнения процессов. К данной категории относятся графические модели DFD, EPC, BPMN.
• Структурная. Показывает связь между объектами и основные особенности исследуемого объекта. Рекомендуется обратить внимание на нотации: IDEF0, IDEF1x, IDEF4, IDEF5 и IDEF6.

Подводя итог, хочется отметить, что подходящая нотация зависит от задачи, которую необходимо решить. Для моделирования первичных бизнес-процессов подойдет нотация VAD, для оптимизации проще использовать SIPOC. Детальные модели бизнес-процессов доступны благодаря BPMN или EPC. Ну а если необходимо автоматизировать бизнес-процесс и провести его детальную характеристику, то поможет нотация IDEF.

Некоторые стратегии email-маркетинга похожи на сценарии Дэвида Линча: если не объяснить, что к чему относится и как работает, не разберёшься.

Чтобы клиенту было проще понять стратегию, мы оформляем её не только в виде текстового описания, но и в виде схемы. А чтобы все схемы были «написаны» на одном языке, мы используем нотации.

Что такое нотация

Нотация — это набор графических элементов для отображения элементов системы. Проще говоря, нотация определяет правила, по которым мы обозначаем на схеме процессы, операции и события и соединяем их между собой.

Как мы выбирали нотацию

Существуют десятки нотаций: как простых, так и очень сложных, которые используются в программировании, логистике, бизнес-анализе — везде, где нужно описать процесс. Разберёмся, какие из них нам подходят.

Наша цель — описать, как мы встраиваем email-маркетинг в существующую систему коммуникации бренда с покупателями или, что реже, как выстроить эту систему с нуля.

Задача — выстроить цепочки взаимодействия между участниками и показать, когда и при каких условиях мы будем отправлять рассылки.

Плюс у нас есть свои требования к нотации:

• Простота изучения. Нотация должна быть простой, иначе на её изучение потребуется много времени и это затормозит работу.
• Простота восприятия. Схема должна быть понятна неподготовленному человеку, который не знаком с языком нотации.

Нотации, которые подходят нам, в проектировании бизнес-процессов относятся к классу workflow. Это так называемые диаграммы потоков работ, которые отображают последовательность выполнения действий во времени.

Рассмотрим основные элементы этих нотаций на примерах простой блок-схемы, известной с уроков информатики, популярной нотации ARIS eEPC и более сложной современной нотации BPMN.

Список базовых элементов

Теперь попробуем описать простую стратегию в каждой из нотаций.

1. Простая блок-схема

В нотации «Простая блок-схема» чаще всего используют несколько элементов: процесс, решение, документ, данные и стрелку. Стрелки либо не именуются вообще, либо создатель схемы старается дать им короткие и понятные названия.

Схема получается действительно простой и интуитивно понятной и вполне подойдёт для описания небольших стратегий. К тому же она нестрогая, а это значит, что вы можете создать собственные элементы и комбинировать их на своё усмотрение.

Важно помнить, что, если вы хотите внедрить методику построения схем в компании, вам нужно заранее разработать внутренний стандарт её использования. Иначе мы получим много разных схем, в которых будет сложно ориентироваться.

Читайте также

Полный гид по стратегии email-маркетинга

2. ARIS eEPS

Аббревиатура eEPC расшифровывается как extended Event Driven Process Chain — это расширенное описание цепочки процесса, управляемого событиями. Событие «создаёт» операцию (функцию), которая в свою очередь «создаёт» следующее событие.

При построении схемы в нотации ARIS eEPC нужно учитывать основные правила:

— каждой функции должно предшествовать событие;

— каждая функция должна завершаться событием;

— в каждую функцию может входить и выходить только одна стрелка, связывающая её с событием-причиной или с событием-следствием.

Основной недостаток этой нотации, как и простой блок-схемы, в том, что она не отражает взаимодействие участников процесса. В остальном она довольно удобная и понятная как для построения, так и для чтения.

3. BPMN

Об этой нотации стоит рассказать подробнее. Она основана на методологии BPM (Business Process Management — управление бизнес-процессами). Схема в нотации BPMN моделирует поведение участников бизнес-взаимодействия во времени.

BPMN выбирают профессионалы управления бизнес-процессами, которым нужно выстроить стратегию бизнеса, выявить недостатки и модернизировать. Эта нотация позволяет и отразить детали, и взглянуть на бизнес-процесс с высоты птичьего полёта.

Язык нотации BPMN сложный, он требует специального изучения. Однако не обязательно использовать все элементы: можно выбрать такие, которые подходят именно вам.

Особенности элементов нотации BPMN

Как работать с нотацией BPMN

При работе с BPMN необходимо соблюдать стандарты. Нельзя по своему усмотрению менять вид графических элементов и расставлять связи между ними, если вы действительно хотите научиться говорить на языке BPMN.

Как быстро нарисовать схему

Создавать схемы несложно, главное — понимать суть процесса, продумать механизм его реализации и следовать алгоритму создания схемы.

1. Задайте границы. На схеме нужно отразить события начала и конца процесса.
2. Нарисуйте основные блоки. Представьте, что процесс идёт идеально, и составьте цепочку задач, выполняя которые вы придёте к результату.
3. Добавьте ветвления. Обозначьте варианты развития событий. Так работать проще, чем ставить их с самого начала и путаться в стрелках.
4. Добавьте недостающие данные. При необходимости разместите на схеме важные документы, базы данных, текстовые комментарии.

Какие инструменты использовать

Сейчас существует много платных и бесплатных инструментов для моделирования бизнес-процессов. Среди бесплатных нам нравятся BizAgi Modeler и онлайн-сервис Draw.io. У них простой и понятный интерфейс, встроенные нотации, а схемы можно сохранять в виде изображений jpg, png и svg.

Нам этого хватает, поэтому платными инструментами мы не пользуемся. Но, если очень хочется, можете купить Visual Paradigm. По подписке он стоит от 6 до 89 долларов в месяц, полная лицензия — от 99 до 1 999 долларов. Также популярен Microsoft Visio (по подписке — от 5 до 15 долларов в месяц).

Самая интересная возможность в платных версиях — проверка процессов. Когда вы построите схему, программа проверит, нет ли логических ошибок.

Для нас самый удобный из сервисов — BizAgi, потому что именно в нём у каждого элемента есть удобное меню с атрибутами. То есть вам не нужно тратить время на то, чтобы выбрать подходящую длину стрелки между блоками. А ещё он на русском языке.

Пока всё. В следующей статье мы расскажем, как составить полную графическую схему email-коммуникаций в нотации BPMN.