Герб рф располагается при флаговом расположении реквизитов в углу над серединой строки

5.1 Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными актами органов местного самоуправления.

Изображение герба (Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) муниципального образования) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.2 Эмблема организации, разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках: документов федеральных органов государственной власти (за исключением случаев, предусматривающих использование изображения Государственного герба Российской Федерации), территориальных органов федеральных органов государственной власти, государственных и негосударственных организаций. Изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.3 Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном законодательством порядке, воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа или слева на уровне наименования организации — автора документа (допускается захватывать часть левого поля).

Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.

5.4 Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода.

Пример

5.5 Наименование организации — автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах (уставе или положении). Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением).

Над наименованием организации — автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

5.6 Наименование структурного подразделения — автора документа (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений (органов) в соответствии с локальными нормативными актами и указывается под наименованием организации.

5.7 Наименование должности лица — автора документа используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием организации или наименованием территории (края, области, автономной области и др.), если документ издает руководитель органа власти субъекта Российской Федерации, муниципального образования. Наименование должности лица — автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.

5.8 Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.

В состав справочных данных, за исключением бланков документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, включаются: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).

5.9 Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности) (см. рис. В.6).

5.10 Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа записывается в последовательности — день месяца, месяц, год — одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.

5.11 Регистрационный номер документа — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

5.12 Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.

5.13 Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения. Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.

5.14 Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Пример

5.15 Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указывается в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица.

Пример

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

Пример

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения.

Пример

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.

Пример

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.

Пример

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации адресат указывается обобщенно.

Пример

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)».

Пример

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234.

Пример

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовый адрес.

Пример

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).

Пример

5.16 Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Пример

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера.

Пример

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указываются наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).

Пример

5.17 Заголовок к тексту — краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?»):

приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;

приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания;

письмо (о чем?) о предоставлении информации.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центруется относительно самой длинной строки.

Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 — 5 строк.

5.18. Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. В органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных учреждениях республик наряду с государственным языком Российской Федерации могут употребляться государственные языки республик. В деятельности государственных органов, организаций, предприятий и учреждений Российской Федерации используются государственный язык Российской Федерации, государственные языки республик и иные языки народов Российской Федерации.

(в ред. Изменения N 1, утв. Приказом Росстандарта от 14.05.2018 N 244-ст)

(см. текст в предыдущей редакции)

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

— наименование вида документа, наименование организации — автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;

— наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю»).

В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («коллегия… постановляет», «собрание… решило»).

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции…», «в состав управления входят…», «комиссия провела проверку…»).

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

В деловых (служебных) письмах используются формы изложения:

— от первого лица множественного числа («просим направить…», «представляем на рассмотрение…»);

— от третьего лица единственного числа («министерство не возражает…», «общество считает возможным…»);

— от первого лица единственного числа («считаю необходимым…», «предлагаю рассмотреть…»), если письмо оформлено на должностном бланке.

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

В деловых (служебных) письмах могут использоваться:

— вступительное обращение:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый господин Прохоров!

Уважаемая госпожа Захарова!

Уважаемый Николай Петрович!

Уважаемая Ольга Николаевна!

Уважаемые господа!

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

— заключительная этикетная фраза:

С уважением, …

(Измененная редакция, Изм. N 1).

5.19 Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах — приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:

— если приложение названо в тексте:

— если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения:

— если приложение (приложения) сброшюровано:

— если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

— если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

— в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: … (приложение) или … (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: … (приложение N 2);

— на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Пример

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.

Пример

5.20 Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

— на первом листе документа (если документ имеет титульный лист — на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);

— на последнем листе документа под текстом;

— на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.

Пример

Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указывают: вид документа, организацию — автора документа, дату и номер письма.

Пример 1

Пример 2

5.21 Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.

Пример

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Пример

В организациях, применяющих системы электронного документооборота, согласование может проводиться в электронной форме согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1.

В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.

По усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений.

5.22 Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Пример

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Допускается центровать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Пример

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

Пример

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.

Пример

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Пример

В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии.

Пример

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением).

Пример

или

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

5.23 Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

Пример

5.24 Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

5.25 Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, на оборотной стороне внизу слева.

Пример

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

5.26 Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Пример

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N … за … год») и заверяется печатью организации.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

5.27 Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

5.28 Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости — срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.

Пример

5.29 Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа.

5.30 Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.

Пример

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.

Продолжаем комментировать новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 по оформлению документов. Рассмотрим раздел 6 «Бланки документов».

Наш словарь

Бланк документа – лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа[1];

Электронный шаблон бланка – это бланк документа, представленный в электронном виде. Как правило, электронные шаблоны бланков используются организациями вместо бланка на бумажном носителе, изготовленном типографским способом.

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016) является преемником ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 6.30-2003), а не абсолютно новым стандартом. Поэтому при его разработке было важно сохранить последовательность положений, чтобы пользователям стандарта было удобно работать с его новой редакцией.

В разделе «Бланки документов» последовательность изложения материала также осталась прежней. Однако в некоторые положения раздела были внесены дополнения или уточнения, которые более детально поясняют правила оформления документов. Мы же рассмотрим и прокомментируем все положения раздела «Бланки документов» (извлечения из ГОСТ Р 7.09-2016 даны в рамках).

ФОРМАТ БЛАНКОВ И РАЗМЕРЫ ПОЛЕЙ

Бланки формата А5 используются весьма ограничено, главным образом, для оформления справок, доверенностей, служебных записок. Для большей части организационно-распорядительной документации (приказы, распоряжения, положения, инструкции, протоколы, деловые письма и др.) используется бумага формата А4.

Для бланков резолюций стандартом установлены бланки формата А5 и А6 (Пример 1).

Положение о размерах служебных полей документа дополнено требованием, по которому в документах со сроком хранения свыше 10 лет[2] (распорядительные документы, локальные нормативные акты, по личному составу и др.) левое поле должно быть не менее 30 мм. Это позволит аккуратно сшить документы в дела, не захватывая часть текста.

БЛАНКИ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ И НА БУМАЖНОМ НОСИТЕЛЕ

В контексте стандарта бланки документов, изготовленные на бумажном носителе, и электронные шаблоны бланков равнозначны.

Организация, как правило, использует как бланки на бумажном носителе, так и электронные шаблоны бланков (например, для внутренних документов).

Важно!

Бланки одного вида документа (например, письма) в бумажном и электронном виде должны быть идентичны по составу реквизитов и оформлению. Иначе говоря, бланк документа одного вида на бумажном носителе и его электронный шаблон не должны различаться.

Еще одно важное требование – электронные шаблоны бланков должны быть неизменяемы, то есть защищены от несанкционированных изменений.[3]

Стандарт подчеркивает, что воспроизводить изображение Государственного герба Российской Федерации можно только на бумажном носителе. Требования к изготовлению таких бланков установлены постановлением Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (далее – Постановление № 1268).

БЛАНКИ УГЛОВЫЕ И ПРОДОЛЬНЫЕ

Приложение Б стандарта – это схемы расположения реквизитов документа на бланках с угловым расположением реквизитов (схема Б1) (Пример 2) и на бланках с продольным расположением реквизитов (схема Б2) (Пример 3). При этом зоны расположения реквизитов, обозначенные пунктиром, являются ориентировочными.

ЦЕНТРОВАННОЕ И ФЛАГОВОЕ РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ

Эти положения стандарта повторяют старый ГОСТ Р 6.30-2003 и предлагают два способа оформления реквизитов в пределах зон их расположения:

• центрованный (по центру зоны расположения реквизитов);

• флаговой (по левой границе зоны).

Стандарт указывает также на то, что реквизиты 01 «Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)», 02 «Эмблема» и 03 «Товарный знак (знак обслуживания)» располагаются в верхнем поле документа по середине зоны, занятой реквизитом 05 «Наименование организации – автора документа» (Пример 4). Однако реквизит 03 может также размещаться и на одном уровне с реквизитом «Наименование организации – автора документа» (Пример 5).

ВИДЫ БЛАНКОВ

Состав видов бланков не изменился. Однако появилось положение о том, что перечень видов бланков, применяемых в организации, должен быть закреплен в локальном нормативном акте (ЛНА) организации. Это может быть инструкция по делопроизводству организации или приказ руководителя, которым одновременно утверждаются виды применяемых бланков и их образцы (макеты).

СОСТАВ И РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ БЛАНКОВ

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных правовых актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 09, 13 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10, 11, 16, 17. Бланк конкретного вида документа структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк должностного лица – реквизит 07.

Бланк конкретного вида документа включает (Пример 8):

•           реквизиты:

01 – «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)»;

02 – «Эмблема»;

03 – «Товарный знак (знак обслуживания)»;

05 – «Наименование организации – автора документа»;

06 – «Наименование структурного подразделения – автора документа»;

07 – «Наименование должности лица – автора документа»;

09 – «Наименование вида документа»;

13 – «Место составления (издания) документа»;

•           реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:

10 – «Дата документа»;

11 – «Регистрационный номер документа»;

16 – «Гриф утверждения документа»;

17 – «Заголовок к тексту».

Бланк письма должностного лица должен содержать реквизит 07 «Наименование должности лица – автора документа». Этот реквизит также используется в бланках распорядительных документов (распоряжений, приказов), издаваемых руководителями субъектов Российской Федерации и главами муниципальных образований (например, бланки распоряжений губернаторов, распоряжений глав городов, районов и др. муниципальных образований). Его применяют и в бланках распорядительных документов (распоряжений), издаваемых руководителями самостоятельных структурных подразделений организаций, если руководитель структурного подразделения наделен таким правом (Пример 9).

Бланк конкретного вида документа структурного подразделения должен содержать реквизит 06 «Наименование структурного подразделения – автора документа» (Пример 10).

ВАЖНО!

В стандарте приведен максимально возможный перечень реквизитов для каждого вида бланков документов. Чтобы определить состав реквизитов при разработке бланков документов, на практике следует, руководствоваться учредительными документами и ЛНА.

БЛАНКИ НА РАЗНЫХ ЯЗЫКАХ

Стандарт устанавливает правила оформления бланков на двух или более языках для организаций, которые в соответствии с Законом РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (в ред. от 12.03.2014) имеют право использовать наряду с русским языком (как государственным языком Российской Федерации) национальный язык (языки), признанный государственным в республиках Российской Федерации в соответствии с их законодательством[4].

Для переписки с иностранными организациями стандарт рекомендует оформлять бланк на двух языках: русском и одном из иностранных языков (чаще всего на английском) (Пример 11).

РАЗРАБАТЫВАТЬ НОВЫЕ БЛАНКИ ИЛИ НЕТ?

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!

В связи с вступлением в силу нового ГОСТ организации не обязаны вносить изменения в бланки документов, если в этом нет необходимости.

Если организация все же примет решение о разработке новых бланков, то алгоритм действий может быть таким:

1. Руководитель организации поручает службе делопроизводства разработать новые образцы (макеты) бланков.

2. Служба делопроизводства организует разработку макетов (образцов) бланков документов (разрабатывает самостоятельно или прибегает к услугам специализированной организации).

3. Руководитель организации утверждает приказом новые образцы бланков со следующей формулировкой:

Если в это же время разрабатывается инструкция по делопроизводству, новые образцы бланков можно включить в инструкцию.

4. Административно-хозяйственная служба заказывает печать бланков в типографии, или специалисты по информационным технологиям организации готовят на основании утвержденных макетов электронные шаблоны бланков.

КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ СЛЕДУЕТ ОФОРМЛЯТЬ ПО НОВОМУ ГОСТ?

Напомним, что требования ГОСТ Р 6.30-2003 распространялись на организационно-распорядительную документацию, относящуюся к УСОРД[5], которая входит в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)[6]. Положения же нового стандарта распространяются на все организационно-распорядительные документы, в том числе включенные в УСОРД, что зафиксировано в разделе 1 «Область применения» нового стандарта:

ГОСТ Р 6.30-2003

ГОСТ Р 7.0.97-2016

1 Область применения Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее – документы), включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).

1 Область применения Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД): уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее – документы), в том числе включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (класс 0200000).

Правила оформления реквизитов

01,
02

Государственный
герб Российской Федерации и герб
субъек­та Российской Федерации
воспроизводятся на
бланках организаций только в случаях,
предусмотренных законодательством.
Государственный герб Российской
Федерации помещается на бланках
документов в соответствии с Федеральным
конституционным законом «О Государственном
гербе Российской Федерации»¹.
Герб субъекта Российской Федерации
помещается на бланках государственных
органи­заций в соответствии с правовыми
актами субъектов Россий­ской Федерации.
Например, порядок использования
изображения герба Курганской области
на бланках документов организаций
регламентируется распоряжением главы
администра­ции (губернатора) области
в соответствии с Законом о гербе и флаге
Курганской области от 01.12.1997 № 90, который
принят областной Думой в соответствии
с Уставом Курганской области. Для
введения в действие такого закона
требуется прохождение процедуры
утверждения герба в Государственной
герольдии при президенте Российской
Федерации. В соответствии с возложенными
на нее задачами герольдия проводит
работу по созданию официальных символов
России и осуществляет контроль за их
использованием.

Воспроизводимое
изображение герба должно строго
соответствовать изображению,
установленному законодательством.

На
продольном бланке изображение герба
располагается в центре верхнего поля,
а на угловом бланке – в левой части
верхнего поля над серединой реквизита
«Наименование организации».

Следует
иметь в виду, что реквизиты 01 и 02 являются
взаимоис­ключа­ю­щими, поэтому
не могут быть воспроизведены вместе
на одном бланке.

Э

03

мблема
организации или товарный знак (знак
обслуживания) – это
символическое графическое изображение,
отражающее направление деятельности
предприятия, фирмы – воспроиз­водится
на блан­ках организаций в соответствии
с уставом (положением об ор­гани­зации).
Этот реквизит может состоять из
графически оформленных начальных букв
или слов названия организации, или из
рисунка, отражающего главное направление
ее деятельности. Чаще всего в качестве
эмблемы используется зарегистрированный
товарный знак (торговая марка фирмы).

Эмблема
улучшает эстетический вид бланка,
облегчает поиск документа. Однако
эмблемой нельзя заменить реквизит
«Наименование организации». Не
допускается также помещать эмблему на
одном бланке с реквизитом 01 или 02.

Располагается
эмблема на верхнем поле бланка над
серединой наименования организации
или на левом поле на уровне этого
реквизита.

СБЕРЕГАТЕЛЬНЫЙ БАНК РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ КУРГАНСКИЙ БАНК городское отделение № 0000

Производственный кооператив «Мокроусовский»

Закрытое акционерное общество “Золотой Колос”

Размеры
эмблемы не ограничены.

К

04

од организации определяется
по Обще­российскому классификатору
предприятий и организаций (ОКПО) и
проставляется на бланке письма при его
разработке или печатается при подготовке
документа. Код по ОКПО присваивается
организации при ее государственной
регистрации и является обязательным
элементом официальных докумен­тов,
представляемых в государственные
органы.

О

05

сновной государственный регистрационный
номер (ОГРН) юриди­чес­кого лица
проставляется
в соответствии с документами, выдаваемы­ми
налоговыми органами.

И

06

дентификационный номер налогоплательщика
/код причины по­ста­новки на учет
(ИНН/КПП) проставляется
в соответствии с доку­мен­тами,
выдаваемыми налоговыми органами.

К

07

од формы документа определяется
по Общероссийскому классифи­катору
управленческой документации (ОКУД) ОК
011-93. Идентифи­каци­онный код включает
семь цифровых знаков и контрольное
число, имея следующую структуру: ХХ ХХ
ХХХ Х, где 1 и 2-й знаки – класс
унифи­цированных форм документов
(УФД), 3 и 4-й знаки – подкласс (подсистема
УФД), 5-7-й знаки – регистрационный номер
формы документа, 8-й знак – контрольное
число. Например, кодовое обозначение
унифицированной формы приказа по
основной деятельности по ОКУД будет
02511511.

Коды
по ОКУД являются идентификаторами форм
документов и подлежат обязательному
проставлению в бланках унифицированных
документов при их типо­графском
издании.

Н

08

аименование организации –
реквизит, содержащий
название автора документа, проставляется
на бланке документа при его разработке
или печатается при подготовке документа.
Автором официального доку­мента
является физическое или юридическое
лицо, создавшее документ. Автором
служебного документа может выступать
организация, ее филиал, территориальное
отделение, представительство, структур­ное
подразделение или должностное лицо,
имеющее должностной бланк.

Организация
вправе иметь полное и сокращенное
наименование на русском языке и языках
народов Российской Федерации¹.
Наименование организации-автора
согласно Гражданскому кодексу РФ
приводится с
указанием ее организационно-правовой
формы. При этом на документах акционерных
обществ указывается вид акционирования
– открытое или закрытое АО. Например:
Закрытое
акционерное общество «Сибиряк» или
ЗАО «Сибиряк».

Если
организация имеет вышестоящую инстанцию,
то в бланке организации над названием
организации более мелким шрифтом
указывается сокращенное, а при его
отсутствии – полное наименование этой
инстанции.

Главное управление автодорог по Курганской области ОГУП «Кетовское предприятие по строительству, ремонту и содержанию автомобильных дорог»

Сокращенное
наименование организации-автора
приводится в тех случаях, когда оно
закреплено в ее учредительных документах.
Сокращенное наименование

(в скобках)
помещается ниже полного наименования.

ФГОУ ВПО «Курганская государственная сельскохозяйственная академия имени Т.С.Мальцева» (КГСХА)

Если
автором доку­мен­та является филиал,
территориальное отделение,
представительство, структурное
подразделение организации, его
наименование располагают ниже
наименования организации. Наименование
структурного подразде­ления обычно
указывают на внутренних документах
(протоко­лах, докладных и объяснительных
записках и др.).

Закрытое акционерное общество «Заря» Макушинский филиал

Производственный кооператив «Лесная Поляна» Маслобойный цех

На
должностном бланке вместо наименования
организации указывается должность.

Заместитель директора ЗАО «Стройматериалы»

Наименования
организаций субъектов Российской
Федерации, имеющих наряду с государственным
языком Российской Федерации (русским)
государственный язык субъектов
Российской Федерации, печатают на двух
языках. Наименование организации на
государственном языке субъекта
Российской Федерации или ином языке
располагают ниже или справа от
наименования на государственном языке
Российской Федерации.

ООО “СИГМА” “SIGMA” Ltd

Субъекты
Российской Федерации, имеющие в качестве
государственного наряду с русским
национальный язык, печатают название
своей организации на двух языках –
русском и национальном – на одном
уровне продольного бланка, например,
на русском и башкирском:

Закрытое акционерное общество «Золотой Колос»

Ябыk акциялы йыйлыш «Алтын Башаk»

Все
наименования, входящие в состав данного
реквизита, в т.ч. сокращен­ные, должны
соответствовать установленным
требованиям законодательства, нормативных
и учредительных документов.

С

09

правочные данные об организации
– реквизит, оформляемый на деловых и
коммерческих письмах и предполагающий
переписку. Он включает: почтовый адрес,
номера телефонов и другие сведения по
усмотре­нию организации (номера
факсов, телексов, счетов в банке, номер
лицензии, адрес элек­трон­ной почты,
Web-страницы в Интернет и др.). Все сведения
приводятся в соответствии с официальными
изданиями и базами данных.

ул. Молодежная, 47, г. Курган, 640000 Телефон: (222) 2-26-84, факс: (222) 2-26-85 E-mail: kurgan@sit.ru, http://www.sit.ru

Почтовый
адрес указывается в соответствии с
правилами оказания услуг почтовой
связи, утвержденными постановлением
Правительства РФ 26.09.2000 № 725. Согласно
правилам реквизиты адреса перечисляются
в следующем порядке: название улицы,
номер дома, номер квартиры; название
населенного пункта (города, поселка и
т.п.); название района; название
респуб­лики, края, области, автономного
округа (области); название страны (для
международных почтовых отправлений);
почтовый индекс ¹.

В
бланках для переписки с иностранными
корреспондентами все составные части
реквизита печатаются на двух языках –
русском и иностранном – на одном уровне
продольного бланка.

ул. Куйбышева, 77а, г. Курган, 640000 Телефон 45-23-27 Телекс 211126 Факс 45-39-07

Kuibyshev str., 77a, Kurgan, 640000 Telephon 45-23-27 Telex 211126 Fax 45-39-07

Справочные
данные об организации помещают на
бланках при их изготовлении или печатают
на документе при его оформлении.

Располагается
реквизит 09 ниже реквизита 08.

Н

10

аименование вида документа
регламентируется
уставом (положением об организации) и
должно соответствовать видам документов,
предусмотрен­ным УСОРД и ОКУД (класс
0200000). Этот реквизит является
важнейшим элементом документа, так как
определяет его
функционально-правовой статус, дает
представление о форме и ха­рак­тере
содержащейся информации. Вид документа
указывается на всех документах, кроме
писем; располагается на
месте реквизита 09; печатается прописными
буквами, например: РАСПОРЯЖЕНИЕ, АКТ
или ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА.

Д

11

ата документа –
обязательный реквизит, проставляемый
на завершающей стадии оформления
документа и означающий дату его
подписания или утверждения, для акта
– дату события, зафиксированного в
нем, для протокола – дату заседания
(принятия решения). Документы, изданные
двумя или более организациями, должны
иметь одну (единую) дату.

Датируются
также все стадии оформления и обработки
документов. Поэтому дата входит составной
частью в другие реквизиты, например,
такие как гриф согласования, гриф
утверждения, резолюция, виза согласования,
отметка о поступлении документа в
организацию и др. Таким образом, любой
служебный документ содержит несколько
дат.

В
организационно-распорядительных
документах дата оформляется в виде
кода араб­скими цифрами в такой
последовательности: день месяца, месяц,
год. На нее отводится десять знаков –
восемь цифр и две разграничительные
точки, например: 01.09.2004. При этом
однозначные числа обязательно дополняются
нулем, после обозначения года никаких
знаков (точки, сокращения «г.») не
проставляется.

Допускается
обратная последовательность оформления
даты: год, месяц, день месяца, например:
2004.09.01. Такой порядок предусмотрен
международным стандартом и применяется
при подготовке документов в процессе
сотрудничества с зарубежными партнерами.

Допускается
также оформление даты традиционным
словесно-цифровым способом. Например,
дата 1 сентября 2004 года в документе
должна иметь вид:

01 сентября 2004 г.
Нуль перед однозначным числом уменьшает
риск фальсификации дат наиболее важных
документов. Такой способ применяется
при оформлении документов, содержащих
сведения финансового характера, а также
норма­тивных докумен­тов, определяющих
права организаций и граждан.

Р

12

егистрационный номер документа –
цифровое или буквенно-цифро­вое
обозначение, присваиваемое документу
при его регистрации, проставляется
на регистрируемых документах, обеспечивая
цели их учета, контроля и поиска. На
внутренних документах регистрационный
номер проставляется в виде порядкового
номера по данной учетной группе
документов с начала календарного, а в
учебных заведениях – с начала учебного
года. Для отдельных групп документов
цифровое обозначение номера может
дополняться буквенным индексом. Так,
в приказах по личному составу к
порядковому номеру добавляется буква
к (кадры)
или обозначение л/с
(личный состав), или другое обозначение,
например: № 43-о
или № 15-км.

На
исходящих документах порядковый номер
обычно дополняется цифровым или
буквенно-цифровым индексом дела по
номенклатуре дел, проставляемом через
косую черту, например: №
112
/05-09 или
№
05-09/112,
или №
ОК-09/112,
где:
112
– порядковый номер документа; 05-09
(или ОК-09)
– индекс дела, состоящий из номера
(кода) структурного подразделения (или
направления деятельности) и номера
дела в данном структурном подразделении
(или направлении деятельности) в
соответствии с номенклатурой дел.

Регистрационный
номер внутреннего или исходящего
документа располагается в заголовочной
части этого документа на одном уровне
с реквизитом

«Дата документа»,
например:

12.10.2004 № 275-н

12.10.2004 № 275-н

На
входящих документах регистрационный
номер является составной частью отметки
о поступлении в организацию (см. стр.
84), которая проставляется в правом
нижнем углу первого листа документа.
Кроме порядкового номера здесь может
быть указан индекс (код) корреспондента
или классификатора вопросов деятельности,
например: №
125-04.

На
обращениях граждан (предложениях,
заявлениях, жалобах) регистрационный
номер проставляется также в составе
отметки о поступлении и состоит из
начальной буквы фамилии автора и
порядкового номера обращения с начала
года, например: №
С 29 или №
Ф-30. Номер
можно дополнять другими обозначениями,
обеспечивающими систематизацию, быстрый
поиск, анализ и сохранность документов.

На
документе, составленном совместно
двумя или более организациями (договор,
контракт, соглашение и др.) регистрационный
номер (реквизит 12) составляется из
регистрационных номеров документов
каждой из этих организаций, проставляемых
через косую черту в порядке указания
авторов в документе, например: №
12 /16/ 214.

С

13

сылка на регистрационный номер и
дату документа –
рекви­зит, который
оформляется только в
письмах-ответах, являясь связующим
звеном переписки и важнейшим поисковым
признаком. Данные для ссылки переписываются
из бланка инициативного письма, на
которое дается ответ. Оформленная
ссылка имеет следующий вид.

На № 103/ 03-14 от
05.04.2004

Получив
ответное письмо, по этому реквизиту
находят копию инициативного документа,
прилагают ее к полученному ответу и
вместе пускают в работу.

Учитывая
наличие данного реквизита, нет никакой
необходимости начинать текст ответного
письма такой фразой: «На
Ваше письмо от 05.04.2004 за № 103/ 03-14
сообщаем…».

М

14

есто составления или издания
документа. Данный
реквизит указывают в том случае, если
определение места составления или
издания документа затруднено по
реквизитам «Наименование организации»
и «Справочные данные об организации»¹.
Например, на документах, составленных
в ОАО «Курганский элеватор», этот
реквизит не нужен, а на документах ОАО

«Русич» следует указать – г.
Курган. Реквизит 14 не
используется также при оформлении всех
видов деловых и коммерческих писем,
так как место их составления легко
определить по реквизиту 09, в котором
содержится подробный почтовый адрес
организации-отправителя.

Место
составления документа оформляется
с учетом принятого
административно-терри­тори­ального
деления, включая только общепринятые
сокращения, например: г.
Шадринск; п. Нефтяник; с. Введенское; д.
Осиновка. Перед
названиями городов Москва и Санкт-Петербург
сокращение г.
(город) не употребляется.

А

15

дресат. Под адресатом
понимается получатель документа
(организация, структурное подразделение,
должностное или физическое лицо).
Реквизит оформляется в заголовочной
части документа в пределах зоны
расположения, примыкающей к правому
полю и может состоять из следующих
частей:

• наименование
  организации;

• наименование
  структурного подразделения;

• название
  должности, инициалы и фамилия должностного
  лица

  (или фамилия и инициалы
  физического лица);

• почтовый
  адрес ².

Состав
реквизита «Адресат» зависит от того,
кому адресуется документ и

от вида
документа. На внешних документах при
адресовании постоянному корреспонденту
во многих случаях достаточно указать
лишь наименование организации и
структурного подразделения (в именительном
падеже):

Производственный кооператив «Луч»

или

Открытое акционерное общество «Аргаяшский молочный завод» Бухгалтерия

При
адресовании документа должностному
лицу в составе адресата указывается
должность, инициалы и фамилия получателя
(в дательном падеже):

Директору
ЗАО «Контраст»

И.Б. Петрову

Главному бухгалтеру производственного кооператива «Дружба» Л.П. Ивановой

или

Производственный кооператив «Дружба» Главному бухгалтеру Л.П. Ивановой

Должность
получателя, его инициалы и фамилия
указываются только в том случае, если
известно, кто конкретно занимается
данным вопросом. При этом указывать
лишь наименование должности считается
некорректным.

При
рассылке документа группе однородных
организаций адресат может быть указан
обобщенно, например:

Руководителям
птицефабрик­

При
адресовании документа физическому
лицу, а также при ответах на предложения,
заявления и жалобы граждан, инициалы
получателя указываются после фамилии.
В состав адресата обязательно
включается его почтовый адрес:

Боровикову М.М. ул. Набережная, 68г, г. Новый Уренгой, Тюменская область, 626718

Почтовый
адрес указывается также в письмах,
адресуемых разовым корреспондентам,
например:

Редакция журнала «Маруся» ул. Новодмитровская, 5а, Москва, 125015

или

Первому заместителю главного редактора журнала «Маруся» О.Т. Петровой ул. Новодмитровская, 5а, Москва, 125015

В
международной корреспонденции почтовый
адрес следует оформлять по международным
правилам: сначала указывается получатель
(имя, фамилия), затем дом, улица, город,
штат (графство) и в конце страна, например:

S. Kropanin 31-12 Pyatnitskaya Str. bldg. 1, Moscow 119017 Russia

При
направлении документа в органы
государственной власти почтовый адрес
в адресате не указывается.

Каждую
составную часть реквизита рекомендуется
начинать с новой стро­ки. Длина
строки не должна превышать 8-9 см. Знаки
препинания (точки, запятые) в конце
сос­тавных частей реквизита не
ставятся. Строки
выравниваются по левой границе зоны
расположения или центрируются по
отношению к самой длинной строке,
например:

Сельскохозяйственный производственный кооператив «Верхние Ключи» Отдел кадров

При
рассылке документа в несколько адресов
следует учитывать, что

рекви­зит
“Адресат” не должен содержать более
четырех адресатов. При направ­ле­нии
документа в большее число адресов
составляется список рассылки, при этом
на каж­дом экземпляре отправляемого
письма указывается только один
соответствующий ад­рес.
Слово «копия» перед вторым, третьим и
четвертым адресатом не проставляется.

Г

16

риф утверждения документа –
реквизит официального
документа, придающий нормативный или
правовой характер его содержанию.
Некоторые виды документов приобретают
юридичес­кую силу только после их
утверждения. Необходимость утверждения
обычно предусматривается нормативными
актами. Утверждение санкционирует
содержание документа или распространяет
его действие на определен­ный круг
лиц и организаций.

Документ
может быть утвержден одним из двух
способов, имеющих одинаковую юридическую
силу: подписью до­л­жностного лица
(подписями должностных лиц);
специально издаваемым
документом (чаще всего распорядительным:
постановлением, решением, приказом,
иногда протоколом). В любом случае на
утверждаемом документе проставляется
гриф утверждения, имеющий соответственно
два варианта оформления:

УТВЕРЖДАЮ Директор ОАО «Заря» Личная подпись А.С.Панов 12.12.2004

УТВЕРЖДЕНО приказом ОАО «Заря» от 10.06.2004 № 109

При
утверждении документа должностным
лицом в грифе указывается:

• слово
  УТВЕРЖДАЮ (печатается прописными
  буквами, в кавычки не заключается; в
  конце слова двоеточие не ставится);

• наименование
  должности лица, утверждающего документ,
  включает название утверждающего органа
  (организации) в случае, когда его
  невозможно идентифицировать по
  реквизиту 08 утверждаемого документа
  или когда документ утверждается
  руководителем вышестоящей организации);

• его личная подпись
  и расшифровка подписи (инициалы и
  фамилия);

• дата утверждения.

Если
документ утверждается несколькими
должностными лицами, то их подписи
располагаются на одном уровне.

При утверждении
документа другим документом гриф
включает:

• слово УТВЕРЖДЕНО
  (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ);

• наименование
  вида утверждающего документа (в
  творительном падеже), его дату и
  регистрационный номер.

Гриф
располагается в правом верхнем углу
первого листа документа

(т.е. на
месте реквизита «Адресат»). Элементы
грифа (строки) выравниваются по левому
краю или центрируются относительно
самой длинной строки, например:

	УТВЕРЖДЕН решением общего собрания акционеров от 10.05.2004 № 2
	УТВЕРЖДЕНО решением Совета директоров от 12.08.2004 № 13

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО «Спецтехобслуживание» Личная подпись Т.М.Савина 17.03.2004

Примерный
перечень документов, подлежащих
утверждению, дан в приложении к
Государственной системе документационного
обеспечения управления (приложение
3).

Р

17

езолюция 
это надпись на документе, сделанная
должностным лицом и содержащая принятое
им решение. Резолюция закрепляет
распоряжение руководителя относительно
вопроса, отраженного в документе. Она
должна быть чет­кой, краткой, конкретной.
Располагается резолюция в правой части
документа между реквизитами «Адресат»
и «Текст» и состоит из следующих
элементов: текста, подписи и даты. Текст
резолюции может быть двух видов –
содержать решение вопроса, например:
«Оплатить…», «Предоставить
…», «Отказать…», или
указание на порядок его подготовки. В
первом случае в тексте резолюции
указывается исполнитель (исполнители)
и содержание принятого решения или
только принятое решение. Оформленная
(написанная от руки) резолюция выглядит
следующим образом:

Морозовой Т.В. Выделить материальную помощь 500 рублей. Личная подпись 06.03.2004

Во
втором случае текст резолюции может
содержать три части: кому поручается
– фамилия и инициалы исполнителя
(исполнителей); что поручается –
требование руководителя, определяющее
характер и порядок решения вопроса
(указыва­ется при необходимости);
срок исполнения. Например:

Михайлову С.Б. Согласуйте сроки отгрузки цемента до 01.07.2004. Личная подпись 28.06.2004

Если
срок исполнения указан в тексте документа
или является типовым, то в тексте
резолюции он может не указываться.

Светловой М.С. Подготовьте предложения с учетом наших финансовых возможностей. Личная подпись 20.02.2004

Если
порядок и сроки решения вопроса
содержатся в тексте документа или
определены заранее и исполнителю
известны, то в тексте резолюции достаточно
указать лишь исполнителя (исполнителей).

Малаховой Н.В. Личная подпись 12.09.2004

При
составлении текста резолюции следует
избегать слишком кратких и чрезмерно
обобщающих формулировок, выражений
сомнения, согласия или несогласия –
например, таких как: «Организовать»
(неясно, что конкретно требуется
организовать: исполнение документа,
мероприятие или коллектив); «Целесообразно
ли?»; «Не возражаю»; «В
приказ» (можно
точнее, например: «Командировать…»,
«Направить в … (на …)», «Уволить…»).

Если
в резолюции указано несколько
исполнителей, то ответственным за
исполнение и организацию исполнения
документа является лицо, указанное
первым. Остальные лица привлекаются к
работе по исполнению документа как
соисполнители.

Барабанову Р.В., Грохотову К.Р. Организуйте проведение семинара. Личная подпись 10.04.2004

Допускается
оформление резолюции на отдельном
листе бумаги.

З

18

аголовок к тесту –
реквизит документа, кратко
излагающий его содержание, – является
обязательным элементом документов,
подготовленных на формате А4, независимо
от их вида, содержания и назначе­ния.
Наличие заголовка в документах облегчает
их регистрацию, поиск и организацию
контроля исполнения, помогает правильному
формированию, хранению и обработке
дел, повышает уровень организационной
культуры.

Заголовок
грамматически согласовывается с
наименованием вида документа.
Формулировать его рекомендуется с
помощью отглагольного существительного,
отвечая на вопрос «о чем (о ком)?»,
например: Об
изменении…, О назначении…, О начислении…,
Об открытии….
Но в таких
документах, как протокол, некоторые
виды актов и в организационных документах
заголовок составляется, отвечая на
вопрос «чего (кого)?». Например: протокол
(чего?) – заседания
правления…;
акт
(чего?) – приема-передачи
дел;
должностная
инструкция
(кого?) – агронома;
правила
(чего?) – внутреннего
трудового
распорядка.

Являясь
важнейшим поисковым признаком, заголовок
к тексту во всех организационно-распорядительных
документах располагается и оформляется
единообразно. Располагается заголовок
над текстом, печатается от левого поля
строчными буквами (кроме заглавных), в
кавычки не заключается и не подчеркивается.
Точка после заголовка не ставится.
Рекомендуемый лексический размер
реквизита – от 3 до 7-10 слов. Длинные
заголовки печатаются в несколько строк
через один межстрочный интервал (длина
строки – не более 8 см).

На
документах формата А5 заголовок к тексту
можно не составлять.

О

19

тметка о контроле –
служебная отметка, проставляемая
делопроизводителем (секретарем или
работником канцелярии) на заключительном
этапе регистрации документа, с целью
напоминания исполнителю о том, что
исполнение документа контролируется.
Отметка проставляется в правом верхнем
углу первого листа документа в виде
буквы «К» или слова «Контроль» штемпелем
или от руки ярким красным, синим или
зеленым карандашом или фломастером.

Т

20

екст – основной и
важнейший реквизит, содержащий
информацию, для фиксирования которой
создается любой документ в соответствии
с целями составления. К тексту
организационно-распорядительных
документов предъявляется ряд обязательных
требований правового и нормативно-методического
характера, определяющих такие его
параметры, как язык и стиль, состав и
объем сведений, структуру и форму их
изложения в зависимости от вида
документа, обстоятельств дела сложившейся
ситуации.

Язык
и стиль.
В соответствии с п.1 ст. 68 Конституции
Российской Федерации, ст.ст. 16 и 17 Закона
РФ «О языках народов Российской
Федерации» и законодательством
субъектов России
документ
может быть составлен как на русском,
так и на национальном языке. При этом
текст документов пишут только на
официальном (русском) языке при
направлении их:

• в
  федеральные органы государственной
  власти, органы государственной власти
  субъектов Российской Федерации;

• на
  предприятия, в организации и их
  объединения, не находящиеся в ведении
  данного субъекта Российской Федерации
  или расположенные на территории других
  субъектов Российской Федерации.

Стиль
языка, опреде­ляемый как деловой или
официально-деловой, традиционно
характеризуется такими особенностями,
как точность, исключающая возможность
каких бы то ни было ино­толко­ваний
и неясностей; языковый стандарт –
стремление к выра­жению мы­с­ли
едино­образным способом, использование
для этого готовых языковых фор­мул-клише.
Прообразом делового стиля является
телеграфный стиль. Именно он изначально
определяет такие качества текста как
краткость при полноте изложения
сведений, информационная насыщенность,
нанизывание падежей. В языке документов
широко используются термины и
профессионализмы, название людей по
признаку, отглагольные именные формы,
устойчивые словосочетания. Информативность
и убедительность достигаются за счет
употребления языковых формул представления
всех обстоятельств дела, принимающих
правовую силу.

Тон
документов должен быть нейтральным,
желательно уважительным и доброжелательным.
Рекомендуется избегать категоричных
выражений и фраз с откровенно экспрессивным
оттенком. Не допускаются неоправданные
и необоснованные высказывания
обвинительного характера и выражения,
унижающие честь и достоинство граждан.
При составлении текста большое значение
имеет правильный подбор и надлежащий
порядок слов в предложениях. Отражаемые
в доку­ментах управленческие решения
должны быть обоснованы и логически
увязаны с необходимостью выполнения
задачи, решения проблемы, достижения
цели.

Состав
информации
в тексте зависит от конкретных функций
документов в соответствии с их
классификацией на виды и разновидности
с учетом сферы применения, отраслевых
и других особенностей, обусловленных
влиянием различных факторов:
информационных, правовых, технических,
социально-психологических и др.

Форма
изложения текста.
В распорядительных документах,
создаваемых на основе единоначалия
(приказах, распоряжениях, указаниях),
а также документах, адресованных
руководству организации, текст излагается
в форме от 1-го лица единственного числа
(приказываю,
обязываю, предлагаю).
Так же составляются объяснительные
записки, заявления, боль­шая часть
докладных записок (прошу
рассмотреть…, считаю необходимым…).

В
постановлениях и решениях используется
форма изложения от 3-го лица единственного
числа (постановляет,
решил), что
является отражением принципа
коллегиальности.

В
совместных распорядительных документах
текст излагается от 1-го лица множественного
числа (приказываем,
решили).

Текст
протокола излагается в форме от 3-го
лица множественного числа (слушали,
выступили, решили, постановили).

В
документах, устанавливающих права и
обязанности организаций, их структурных
подразделений (положения, инструкции),
а также содержащих описание, оценку
фактов или выводы (акты, справки),
используется форма изложения от 3-го
лица единственного или множественного
числа.

В
письмах используется форма изложения
от 1-го лица единственного и множественного
числа, а также от 3-го лица единственного
числа, например: Прошу…;
Просим…; Организация просит….
В данном
случае руководитель, подписав­ший
документ, выступает не иначе как от
имени организации.

Объем
текста
организационно-распорядительных
документов во многом зависит от вида
(разновидности) документа, а также от
характера и сложности изложенных в нем
вопросов и изменяется в пределах от
нескольких строк до нескольких страниц.

Структура
текста.
Следует учитывать, что сплошной текст,
объемом хотя бы в одну страницу,
воспри­нимается труднее, нежели
структурирован­ный, т.е. упорядоченный
по какому-либо признаку (ряду признаков).
Структура текста зависит, главным
образом, от вида документа. Она должна
обеспечивать рациональное размещение
и обработку инфор­мации.

Тексты
документов оформляют в виде анкеты,
таблицы, связного текста или в виде
соединения этих структур.

При
составлении текста в виде анкеты
наименования признаков характеризуемого
объекта должны быть выражены именем
существительным в именительном падеже
или словосочетанием с глаголом второго
лица множественного числа настоящего
или прошедшего времени («имеете»,
«владеете» или «были», находились» и
т.д.). Характеристики, выраженные
словесно, должны согласовываться с
наименованиями признаков.

Графы
и строки таблицы должны иметь заголовки,
выраженные именем существительным в
именительном падеже. Подзаголовки граф
и строк должны быть согласованы с
заголовками. Если таблица печатается
более чем на одной странице, графы
таблицы должны быть пронумерованы, а
на следующих страницах печатаются
только номера этих граф.

Связный
текст, как правило, состоит из двух
частей: вводной,
со­дер­жащей основания, причины,
цели составления документа, и основной,
в которой излагаются решения, просьбы,
предложения, факты, например:

Сообщаю, что
из-за недостаточного количества и
качества режущих пар условия оплаты
труда, разработанные на технологию
скоростной стрижки овец, не отражают
фактических затрат труда стригалей.

Предлагаю срочно
пересмотреть условия оплаты труда для
стригалей с учетом фактических условий
их труда.

Для
облегчения восприятия информации,
выделения сути документа иногда
целесообразно начинать текст с
заключительной части, то есть с изложения
существа вопроса, а затем подкреплять
его обоснованиями. В таком ключе
составляются многие виды деловых писем.

Просим сообщить
Ваше решение на долевое участие в
строительстве спортивного комплекса
в 2005 г.

Рассмотрение
проектно-сметной документации намечено
на ….

Текст
документа может состоять только из
заключительной части, если мотивы его
составления просты и понятны без
пояснений, например, письма или заявления
с просьбой без мотивировки, приказы с
одной лишь распорядительной частью.
Если поводом для создания какого-либо
документа послужил другой документ
или доказательством служат данные
другого документа, то в тексте приводятся
полные сведения об этом документе –
указывается наименование вида доку­мента,
наименование организации-автора, дата
документа, его регистрационный номер
и заголовок к тексту.

Тексты
сложных и больших по объему документов
разделяются на части: разделы, подразделы
и пункты. Все эти структурные части,
нумеруются арабскими цифрами. Номер
каждой составной части включает номера
соответствующих составных частей более
высоких ступеней деления. Номер пункта
включает номер раздела, подраздела и
собственный порядковый номер. Все
составные части номера разделяются
точками, например: 2.4.1.

Текст
доку­мента может быть унифицирован
с помощью трафарета.

О

21

тметка о наличии приложения –
реквизит, оформляемый под текстом
документа, имеющего приложение. Под
приложением понимается один или
несколько других документов, дополняющих
или поясня­ю­щих содержание основного
документа, т.е. того, к которому
прилагаются. Приложением оформляются
также документы, утверждаемые или
вводимые в действие нормативным или
распорядительным документом.

Отметка
отделяется от текста увеличенным
межстрочным интервалом и начинается
словом «Приложение», которое печатается
от левого поля и всегда указывается в
единственном числе. После ставится
двоеточие и следует текст, содержащий
сведения о прилагаемых документах.

Построение
текста отметки имеет следующие
особенности. Если названия прилагаемых
документов не названы в тексте основного
документа, то они приводятся в отметке
о приложении с указанием количества
листов и экземпляров. При наличии
нескольких прилагаемых документов их
нумеруют. Например:

Приложение:
1. Акт приема-передачи дел на 2 л. в
2 экз.

2. Проект приказа по личному
составу на 2 л. в 1 экз.

Если
наименование прилагаемого документа
названо в тексте основного документа,
то в тексте отметки о приложении
указывается лишь количество его листов
и экземпляров.

Приложение: на 3
л. в 2 экз.

В
практике делопроизводства нередки
случаи, когда основные и прилагаемые
документы в количественном соотношении
не совпадают. Например, требуется
разослать письмо в три адреса, а
прилагаемые документы составлены
только в одном экземпляре. В этом случае
отметка о приложении во всех трех
письмах будет следующая:

Приложение: на 5
л. в 2 экз. в первый адрес.

Если приложение
сброшюровано, то количество листов не
указывается.

Приложение:
прейскурант розничных цен в 1 экз.

Прилагаемые
документы также могут иметь приложения.
В таких случаях отметка о наличии
приложения в основном документе
оформляется следующим образом:

Приложение: письмо
Минсельхоза РФ от 05.06.2004 № 02-6/124 и
приложение к нему, всего на 6 л.

Если
на прилагаемые документы составляется
отдельная опись, то отметка на основном
документе также оформляется, в ней
указывается:

Приложение: по
описи

Опись
прилагаемых документов составляется
на отдельном листе бумаги в произвольной
форме.

ОПИСЬ

приложений к
_______________ № __________ от ______________

Наименование документа

Количество листов

Количество экземпляров

Должность Личная
подпись Расшифровка

подписи

Дата

В
распорядительных документах, отметку
о наличии приложения отдельным реквизитом
оформлять не принято. Указание на
прилагаемый документ дается в
соответствующем пункте текста, а на
документе-приложении в верхней части
первого листа ставится отметка,
указывающая на его связь с основным
документом.

Приложение
№ 1

к письму ЗАО “Заря”

от 08.04.2004 № 8703-12

Допускается
выражение «Приложение № » печатать
прописными буквами, а также центрировать
элементы данной отметки относительно
самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 к приказу директора ЗАО «Заря» от 12.09.2004 № 31

П

22

одпись – реквизит
документа, представляющий
собой собственноручную роспись
полномочного должностного лица –
основной элемент удосто­вере­ния
любого официального документа.
Удостоверение документа подписью
(подписями) осуществляется на
заключительной стадии их оформления
и производится должностными или
физическими лицами, имеющими на это
право. Руководители организаций и их
заместители подписывают приказы и
другие распорядительные документы по
организации, договоры, контракты, а
также внешние докладные записки, письма,
справки, характеристики и многие другие
документы, направляемые за пределы
организации. Руководители структурных
подразделений подписывают документы,
подаваемые от имени этих структурных
подразделений. Главные специалисты и
другие управленческие работники также
подписывают служебные документы
(справки, сводки, служебные записки и
др.) в пределах предоставленных им
полномочий. Документы личного
происхождения (заявления, предложения,
расписки, автобиографии и др.) от своего
имени подписывают их составители.

Многие
виды документов после подписания
приобретают юридическую силу, а лица,
подписавшие их, тем самым принимают на
себя ответственность, предусмотренную
законодательством за последствия,
связанные с использованием заключенной
в них информации.

Подпись
располагается ниже реквизита «Текст»
и включает три элемента:

• наименование
  должности (полное или сокращенное);

• личную подпись;

• расшифровку
  подписи.

Например:

Главный бухгалтер

Личная подпись К.А.Калугина

или

Главный бухгалтер СПК «Нива»

Личная подпись К.А.Калугина

Наименование
должности (длина строки – не более 8
см) печатается от левого поля. Строки
выравниваются по левому краю или
центрируются по отношению к самой
длинной строке, например:

Начальник юридического отдела Государственной налоговой инспекции по Курганской области Личная подпись С.С.Семенов

Заместитель председателя арбитражного суда по Курганской области

Личная подпись А.А.Антонова

При
оформлении документа на должностном
бланке должность лица, которому
принадлежит бланк, в подписи не
указывается.

Личная
подпись – главный элемент реквизита
– воспроизводится собственноручно,
чаще всего, в виде витиеватой аббревиатуры,
содержащей неполное и не вполне
разборчивое написание фамилии. Устойчивая
и учиты­ваю­щая многочисленные
индивидуальные особенности почерка
такая аббревиатура служит верным
средством защиты документа от подделки,
но чтобы обладать юридической силой,
должна сопровождаться расшифровкой.

Расшифровка
подписи помещается справа от личной
подписи, в кавычки, скобки, шевроны не
заключается. Сначала указываются
инициалы, затем – фамилия. Пробел между
инициалами и фамилией не делается.

Личная
подпись и расшифровка подписи
располагаются на уровне последней
строки наименования должности.

Если
документ оформляется на бланке, то
должность лица, подписы­ваю­щего
доку­мент, приводится сокращенно
(без указания наименования организации
или подразделения), например:

Генеральный
директор Личная подпись А.Ф.Федоров

Если
документ оформляется не на бланке, то
наименование организации (подразделения)
обязательно включается в наименование
должности подписи. Например:

Генеральный
директор

ОАО «Стройматериалы» Личная
подпись А.Ф.Федоров

В
вузах, научных учреждениях при оформлении
наименования должности в реквизите
«Подпись» могут указываться ученая
степень и звание:

Заведующий
кафедрой менеджмента,

доктор
экономических наук,
профессор Личная
подпись
М.Г.Симонов

Две
и более подписи ставятся на документах,
за содержание кото­рых отвечают
несколько лиц. Располагаются подписи
одна ниже другой в последовательности,
соответствующей уровням управленческой
иерархии. Первой указывается подпись
должностного лица более высокого
уровня, ниже по порядку – другие подписи.
Например, при подписании протокола
заседания коллегиального органа первой
оформляется подпись председателя
заседания, затем – подпись секретаря.
В документах, подготовленных комиссией,
сначала оформляется подпись председателя
комиссии, а ниже – подписи всех ее
членов. Например:

Председатель Личная
подпись П.С.Семенов

Секретарь Личная
подпись М.И.Кузнецова

Председатель Личная
подпись С.С.Иванов

Члены комиссии Личная
подпись Т.П.Зотов

Личная
подпись Р.К.Макарова

Подписи
членов комиссии, учитывая равенство
распределения обязанностей, перечисляются
по алфавиту фамилий.

Документы,
составленные от имени нескольких
организаций, удостоверяются подписями
их руководителей. На договорных
документах проставляются подписи лиц,
представляющих договаривающиеся
стороны. Рас­полагаются подписи на
одном уровне.

Директор ОАО “Фирма “Маяковская” Подпись А.Д.Чернова

Директор ЗАО “Новое Каменское” Подпись П.Х.Шагеев

Многие
служебные документы оформляются в
нескольких экземплярах. Подписывается,
как правило, первый экземпляр, оформленный
на бланке. При рассылке документа в
подведомственные организации первый
экземпляр остается в деле
организации-отправителя, а отсылаются
заверенные копии.

При
подписании документа заместителем или
исполняющим обязанности руководителя
в подписи указываются соответствующие
данные.

Зам. директора
ЗАО “Луч” ТКомаров Т.Д.Комаров

или

И.о. директора ЗАО
“Луч” ФАшмарина Ф.Р.Ашмарина

ГОСТ
Р 6.30-2003, в отличие от предыдущего
стандарта, не предусматривает порядка
внесения в подпись каких-либо исправлений.
Документы с ошибками, в том числе и с
необходимостью исправления подписи,
следует откорректиро­вать и перепечатать
заново.

Грубой
ошибкой считается подписание документа
за отсутствующего руководителя или
иного должностного лица. В этой связи
не
допускается
подписывать документ с предлогом «за»
или проставлением косой черты перед
наименованием должности:

За Директор
ЗАО “Луч” ФЕгоров А.С.Федоров

/Директор ЗАО
“Луч”
ФЕгоров А.С.Федоров

Юридическая
сила документов, передаваемых с помощью
автоматизированных и телекоммуникационных
систем, подтверждается электронной
цифровой подписью. Такая
подпись признается равнозначной
собственноручной подписи в документе
на бумажном носителе «при одновременном
соблюдении следующих условий:

• сертификат
  ключа подписи, относящийся к этой
  электронной цифровой подписи, не
  утратил силу (действует) на момент
  проверки или на момент подписания
  электронного документа при наличии
  доказательств, определяющих момент
  подписания;

• подтверждена
  подлинность электронной цифровой
  подписи в электронном документе;

• электронная
  цифровая подпись используется в
  соответствии со сведениями, указанными
  в сертификате ключа подписи»¹.

Законодательством
определен порядок создания и использования
ключей электронных подписей, выдачи
соответствующего сертификата, установлен
срок и порядок его хранения в удостоверяющем
центре, учтены особенности использования
электронной подписи в сфере государственного
управления и в корпоративной информационной
системе.

Г

23

риф согласования документа –
реквизит
официального документа, выражающий
согласие учреждения или его органа, не
являющегося автором документа, с его
содержанием. Согласование
заклю­чается в предварительной оценке
проекта документа: обоснованности,
своевременности, целесообразности
выполнения предлагаемого меро­прия­­тия,
соответствия законодательным и
нормативным актам. Поэтому многие
документы до подписания согласовываются
с заинтересованными органами,
предприятиями, должностными лицами.

Гриф
согласования применяется преимущественно
для внешнего согласования документов.
Такое согласование в зависимости от
содержания документа рекомендуется
осуществлять в следующем порядке:

• с
  заинтересованными организациями;

• с
  научно-исследовательскими организациями
  в области, к которой имеет отношение
  содержание документа;

• с
  общественными организациями;

• с
  органами государственного контроля
  (надзора) в определенной области
  (экология, производственная санитария,
  пожаробезопасность и др.);

• с
  вышестоящими и межотраслевыми органами
  в случаях, когда законодательством
  предусмотрена возможность совершения
  управленческих действий только с
  разрешения этих органов.

Гриф
согласования располагается ниже подписи
и в зависимости от способа согласования
оформляется по одному из следующих
вариантов:

СОГЛАСОВАНО Директор ОАО “ОПТИМ” Подпись Ф.Р.Зимятов 12.05.2004

СОГЛАСОВАНО Письмо Минздрава РФ от 17.09.2004 № 01-04 / 185

Слово
СОГЛАСОВАНО указывается прописными
буквами, без кавычек. Далее (первый
вариант) указывается наименование
должности лица, с которым согласовывается
документ (при этом в должности обязательно
указывается наименование организации),
его личная подпись, расшифровка подписи
и дата согласования. Если (второй
вариант) согласование документа
осуществляется посредством издания
другого документа (письма, протокола),
то в грифе ниже слова СОГЛАСОВАНО
указывается вид документа (в именительном
падеже), его автор (наименование
организации), дата и регистрационный
номер.

Если
в документе необходимо привести
несколько грифов согласования, то они
могут быть оформлены на одном уровне
вертикальными рядами. При многочисленном
согласовании оформляется от­дельный
лист согласования.

24

Визы
согласования документа.
Виза
– это реквизит
документа, выражающий согласие или
несогласие должностного лица с
содержанием документа. Как
и гриф согласо­ва­ния, виза служит
для предварительной оценки существа
проекта документа. Поэтому многие
документы до подписания визируются
заинтересованными должно­­стными
лицами.

Внутреннее
согласование документа рекомендуется
осуществлять в следующем порядке:

• составитель
  документа;

• руководитель
  структурного подразделения, где
  составлен документ;

• заинтересованные
  должностные лица других подразделений;

• общественные
  организации;

• главный
  бухгалтер или руководитель финансовой
  службы;

• заместитель
  руководителя, курирующий направление
  деятельности;

• юрист.

Обязательными
элементами визы являются: наименование
должности визирующего, его личная
подпись, расшифровка подписи и дата
визирования, например:

Юрисконсульт

Личная подпись
Р.И.Переверзин

02.02.2004

В
ходе изучения документа у визирующего
могут возникнуть возражения, замечания
относительно существа рассматриваемого
вопроса, подбора исполнителей, формы
документа, правильности и своевременности
его составления. В таких случаях виза
оформляется следующим образом:

Замечания
прилагаются

Главный экономист

Личная подпись
В.Г.Кротов

15.07.2004

Замечания
излагаются на отдельном листе,
подписываются визирующим и прилагаются
к документу.

Визы
являются средством внутреннего
согласования документов, поэтому могут
быть проставлены только на тех экземплярах
документов, которые остаются в
организации. При этом:

• для
  документа, подлинник которого
  отправляется из организации, виза
  проставляется в нижней части лицевой
  стороны последнего листа копии (2-го
  или 3-го экземпляра) документа;

• для
  документа, подлинник которого остается
  в организации, виза проставляется в
  нижней части оборотной стороны
  последнего листа подлинника документа.

Визирование
является ответственным этапом подготовки
документов. Для обеспечения согласования
по всем принципиально важным вопросам
(экономическим, юридическим, техническим
и др.) в организации должен быть разработан
перечень важнейших документов с
указанием лиц, визы которых необ­ходи­мы
при их оформлении. Такой перечень
оформляется приложением к инструкции
по делопроизводству при ее разработке.

Возможно
оформление виз на отдельном листе
согласования.

Допускается
полистное визирование документа и его
приложения.

По
образцу визы оформляется отметка об
ознакомлении с документом.

О

25

ттиск печати –
реквизит, проставляемый
на подпись должностного лица для
заверения ее подлинности. На документах
печать проставляется в предусмотренных
законодательством случаях.

Любая
организация имеет несколько печатей:
одну гербовую печать (или приравненную
к ней в коммерческих организациях) и
несколько простых.

Г
ербовая
печать (всегда круглая), в центре ее
находится изображение герба, а по
окружности дается текст и предусматривается
ряд обязательных элементов. Гербовая
печать проставляется на подлинниках
документов, удостоверяющих личность,
трудовой стаж, квалификацию, на договорах,
документах, оформляемых при получении
денег и товарно-материальных ценно­стей,
на актах выполненных работ и других
(приложение 4). Необходимость проставления
такой печати регулярно оговаривается
в нормативных актах.

Требования
к форме, размерам и защите печати с
воспроизведением Государственного
герба РФ закреплены в ГОСТ Р 51511-2001¹.
В стандарте указано, что диаметр гербовой
печати должен быть 40-45 мм, диаметр
окружности, в которую вписано изображение
герба – не менее 14 мм. По окружности
даются наименования ведомства и
организации, ИНН и допол­нительная
информация, указывающая на дублируемость
и копийность печати. В стандарте
содер­жат­ся технические требования

к элементам печати, предписы­вается
при изготовлении печатей использовать
различные (в т.ч. обяза­тельные) методы
защиты их от фальсификации (позитивный

и негативный микротекст, наличие
микролиний, элементов полутонового
растра

и др.).

Простые
печати бывают круглыми, квадратными,
прямоугольными, треугольными. На них
нет изображения герба, а воспроизводится
наименование организации или ее
структурной части (отделения, цеха,
участка). Такие печати про­став­ляются
на выписках из документов, отпусках,
пропус­ках, справках, размноженных
экземплярах распорядительных и некоторых
других документов, выходящих за пределы
организации при их рассылке, а также
при опечатывании пакетов, бандеролей,
шкафов, сейфов и т.д.

Место
нанесения печати может обозначаться
символом «М.П.» без захвата наименования
должности и подписи. Например, на
титульном листе трудовой книжки, в
различных формах бухгалтерских
документов. При отсутствии отметки о
месте нанесения печати следует
проставлять ее оттиск таким образом,
чтобы он захватывал часть наименования
должности лица, подписавшего документ.
Не рекомендуется ставить печать поверх
личной подписи, а также ниже реквизита
«Подпись» на свободном месте листа. В
первом случае и подпись и печать
практически не прочитываются, во втором
– возникают подозрения, что печать
была поставлена до подписания документа.

Оттиск печати
должен быть четким.

О

26

тметка о заверении копии. Под
копией документа понимается документ,
полностью воспроизводящий информа­цию
подлинного документа и все его внешние
признаки или часть их, не имеющий
юридической силы. Для того чтобы копия
документа обрела юридическую силу и
могла служить доказательством наравне
с подлинником, она должна быть заверена
в установленном порядке. Копии
организационно-распоряди­тельных
доку­ментов заверяются отметкой о
заверении копии, оформляемой обычно
делопроизводителем. Отметка состоит
из заверительной надписи, которая
включает: слово «Верно», наименование
должности лица, заверившего копию, его
личную подпись, расшифровку подписи и
дату заверения.

Располагается
отметка ниже недооформленного (без
личной подписи) реквизита «Подпись».

Верно

Секретарь-референт
Личная подпись А.С.Пильникова

10.09.2004

Копии
документов при рассылке в другие
организации или при выдаче на руки
дополнительно заверяются пе­чатью
организации, канцелярии или отдела
кадров.

О

27

тметка об исполнителе
указывается преимущественно на исходящих
документах, для того чтобы получатель
документа в случае необходимости мог
быстро обратиться к исполнителю
(составителю проекта документа) за
разъяснениями.

Отметка
состоит из инициалов и фамилии исполнителя
и номера его телефона, например:

П.Ф.Михайлов

2 15 45

Реквизит
печатается в левом нижнем углу на
лицевой или оборотной стороне последнего
листа документа. Если документ подлежит
размножению, то отметка располагается
только на лицевой стороне листа.

О

28

тметка об исполнении документа и
направлении его в дело ставится
на исполненном документе при помещении
его в дело. Отметка проставляется от
руки в нижней
части последнего листа документа
от левого поля и
включает следующие данные:

• краткие
  сведения об исполнении (при наличии
  документа, свидетельствующего об
  исполнении, дополнительно указывается
  его дата и номер);

• слово «В дело» и
  номер дела, где будет храниться документ;

• личная
  подпись исполнителя (или руководителя
  структурного подразделения, в котором
  исполнен документ) и дата направления
  его в дело.

Например:

Отправлено
письмо от 17.10.2004 № 39 /04-11

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ТЕХНИЧЕСКОМУ РЕГУЛИРОВАНИЮ

И МЕТРОЛОГИИ

НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ГОСТ Р 7.0.97-2016

СИСТЕМА

СТАНДАРТОВ ПО ИНФОРМАЦИИ, БИБЛИОТЕЧНОМУ

И ИЗДАТЕЛЬСКОМУ ДЕЛУ

ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

System of standards on information, librarianship

and publishing. Organizational and administrative

documentation. Requirements for presentation

of documents

Дата введения — 2017-07-01

Предисловие

1 РАЗРАБОТАН Федеральным бюджетным учреждением «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД) Федерального архивного агентства

2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело»

3 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст

4 В настоящем стандарте реализованы нормы Федеральных законов от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

5 ВЗАМЕН ГОСТ Р 6.30-2003

Правила применения настоящего стандарта установлены в статье 26 Федерального закона от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации». Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе «Национальные стандарты», а официальный текст изменений и правок — в ежемесячном информационном указателе «Национальные стандарты». В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты». Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (www.gost.ru).

Настоящий стандарт не может быть полностью или частично воспроизведен, тиражирован и распространен в качестве официального издания без разрешения Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии

1 Область применения

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее — документы), в том числе включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД), класс 0200000.

Настоящий стандарт определяет состав реквизитов документов; правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов. Положения настоящего стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях

2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:

ГОСТ Р 7.0.8 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

ГОСТ Р ИСО 15489-1 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования

Примечание — При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодному информационному указателю «Национальные стандарты», который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты» за текущий год. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана недатированная ссылка, то рекомендуется использовать действующую версию этого стандарта с учетом всех внесенных в данную версию изменений. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этого стандарта с указанным выше годом утверждения (принятия). Если после утверждения настоящего стандарта в ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, внесено изменение, затрагивающее положение, на которое дана ссылка, то это положение рекомендуется применять без учета данного изменения. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, рекомендуется применять в части, не затрагивающей эту ссылку.

3 Общие требования к созданию документов

3.1 Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.

3.2 При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

3.3. Для создания документов необходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты.

Для оформления документов рекомендуется использовать размеры шрифтов N 12, 13, 14.

При составлении таблиц допускается использовать шрифты меньших размеров.

3.4 Абзацный отступ текста документа — 1,25 см.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.

Текст документа печатается через 1 — 1,5 межстрочных интервала.

Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.

Интервал между буквами в словах — обычный.

Интервал между словами — один пробел.

3.5 Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).

Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.

Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.

3.6 Нормативными правовыми актами организации может быть предусмотрено выделение реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.

3.7 Нормативные правовые акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом. Титульный лист документа оформляется в соответствии с приложением А.

4 Реквизиты документа

При подготовке и оформлении документов используют реквизиты, определения которых приведены в ГОСТ Р 7.0.8

01 — герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);

02 — эмблема;

03 — товарный знак (знак обслуживания);

04 — код формы документа;

05 — наименование организации — автора документа;

06 — наименование структурного подразделения — автора документа;

07 — наименование должности лица — автора документа;

08 — справочные данные об организации;

09 — наименование вида документа;

10 — дата документа;

11 — регистрационный номер документа;

12 — ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

13 — место составления (издания) документа;

14 — гриф ограничения доступа к документу;

15 — адресат;

16 — гриф утверждения документа;

17 — заголовок к тексту;

18 — текст документа;

19 — отметка о приложении;

20 — гриф согласования документа;

21 — виза;

22 — подпись;

23 — отметка об электронной подписи;

24 — печать;

25 — отметка об исполнителе;

26 — отметка о заверении копии;

27 — отметка о поступлении документа;

28 — резолюция;

29 — отметка о контроле;

30 — отметка о направлении документа в дело.

5 Оформление реквизитов документов

5.1 Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.

Изображение герба (Государственного, субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) органа местного самоуправления) помещается по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.2 Эмблема организации, разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках: документов федеральных органов государственной власти (за исключением случаев, предусматривающих использование изображения Государственного герба Российской Федерации), территориальных органов федеральных органов государственной власти, государственных и негосударственных организаций. Изображение эмблемы помещается по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.3 Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном законодательством порядке, воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, или слева на уровне наименования организации — автора документа (допускается захватывать часть левого поля).

Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания), на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.

5.4 Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода.

Пример — Форма по ОКУД 0211151.

5.5 Наименование организации — автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах (уставе или положении). Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением).

Над наименованием организации — автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

5.6 Наименование структурного подразделения — автора документа (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений (органов) в соответствии с локальными нормативными актами и указывается под наименованием организации.

5.7 Наименование должности лица — автора документа используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием организации или наименованием территории (края, области, автономной области и др.), если документ издает руководитель органа власти субъекта Российской Федерации, муниципального образования. Наименование должности лица — автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.

5.8 Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.

В состав справочных данных, за исключением бланков документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, включаются: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).

5.9 Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности) (см. рис. В6).

5.10 Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.

5.11 Регистрационный номер документа — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

5.12 Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.

5.13 Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения. Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.

5.14 Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5.15 Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указываются в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, и фамилия, инициалы должностного лица.

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

Примеры

1 Федеральное архивное агентство

2 Росархив

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения.

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.

Примеры

1 г-ну Фамилия И.О.

2 г-же Фамилия И.О.

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации, адресат указывается обобщенно.

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)».

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234.

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия инициалы, почтовый адрес.

Пример —

Фамилия И.О.

Садовая ул., д. 5, кв. 12,

г. Люберцы, Московская обл., 301264

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).

5.16 Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера.

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указывается наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).

5.17 Заголовок к тексту — краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?»):

— приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;

— приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания;

— письмо (о чем?) о предоставлении информации.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центрируется относительно самой длинной строки.

Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 — 5 строк.

5.18. Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. В органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных учреждениях республик наряду с государственным языком Российской Федерации могут употребляться государственные языки республик. В деятельности государственных органов, организаций, предприятий и учреждений Российской Федерации используются государственный язык Российской Федерации, государственные языки республик и иные языки народов Российской Федерации.

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

— наименование документа, наименование организации — автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту или наименование вида документа;

— наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дату утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю»).

В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («коллегия… постановляет», «собрание… решило»).

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции…», «в состав управления входят…», «комиссия провела проверку…»).

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

В деловых (служебных) письмах используются формы изложения:

— от первого лица множественного числа («просим направить…», «представляем на рассмотрение…»);

— от третьего лица единственного числа («министерство не возражает…», «общество считает возможным…»);

— от первого лица единственного числа («считаю необходимым…», «предлагаю рассмотреть…»), если письмо оформлено на должностном бланке.

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

В деловых (служебных) письмах могут использоваться:

— вступительное обращение:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый господин Прохоров!

Уважаемая госпожа Захарова!

Уважаемый Николай Петрович!

Уважаемая Ольга Николаевна!

Уважаемые господа!

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

— заключительная этикетная фраза:

С уважением, …

5.19 Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах — приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:

— если приложение названо в тексте:

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

— если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения:

— если приложение (приложения) сброшюрованы:

Приложение:

отчет о НИР в 2 экз.

— если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

Приложение:

письмо Росархива от 05.06.2015 N 02-6/172 и приложения к нему, всего на 5 л.

— если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):

Приложение:

CD в 1 экз.

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

— в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: … (приложение) или … (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: … (приложение N 2);

— на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Приложение N 2

к приказу АО «Профиль»

от 15.08.2015 N 112.

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.

Пример —

Приложение 1

УТВЕРЖДЕНО

приказом АО «Профиль»

от 18.05.2015 N 67

5.20 Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

— на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, — на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);

— на последнем листе документа под текстом;

— на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.

Пример —

СОГЛАСОВАНО

Директор ВНИИДАД

(подпись) И.О. Фамилия

Дата

Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указывают вид документа, организацию — автора документа, дату и номер письма.

Примеры

1 СОГЛАСОВАНО

Советом директоров

АО «Профиль»

(протокол от _________ N __)

2 СОГЛАСОВАНО

письмом Росархива

от _________ N __

5.21 Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.

Пример —

Руководитель юридического отдела

Подпись И.О. Фамилия

Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Пример —

Замечания прилагаются.

Руководитель юридического отдела

Подпись И.О. Фамилия

Дата

В организациях, применяющих системы электронного документооборота, согласование может проводиться в электронной форме, согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1.

В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.

По усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений.

5.22 Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Допускается центровать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии.

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением).

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

5.23 Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должны соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

Пример —

5.24 Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

5.25 Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, — на оборотной стороне внизу слева. Например: Забелин Иван Андреевич, Контрольное управление, ведущий специалист, +7(495) 924-45-67, Zabelin@gov.ru

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

5.26 Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N … за … год») и заверяется печатью организации.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

5.27 Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

5.28 Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости — срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.

Пример —

Фамилия И.О.

Прошу подготовить предложения к 10.11.2016.

Подпись

Дата

5.29 Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа.

5.30 Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.

6 Бланки документов

6.1 Для изготовления бланков документов, согласно ГОСТ Р 7.0.8, используется бумага форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов A5 (148 x 210 мм), A6 (105 x 148).

Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:

20 мм — левое;

10 мм — правое;

20 мм — верхнее;

20 мм — нижнее.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

6.2 Организации используют бланки документов, изготовленные на бумажном носителе (бланки документов федеральных органов государственной власти с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции) и/или электронные шаблоны бланков. Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.

Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.

6.3 Бланки документов оформляются в соответствии с Приложением Б. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

6.4 В зависимости от расположения реквизитов устанавливается два варианта бланков — угловой (рисунок Б.1) и продольный (рисунок Б.2).

6.5 Реквизиты 01, 02, 03 располагаются на верхнем поле документа над реквизитом 05 по середине зоны, занятой этим реквизитом.

Реквизит 03 может располагаться слева на уровне реквизита 05.

Реквизиты 05, 06, 07, 08, 09, 13, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12 в пределах границ зон расположения реквизитов размещаются одним из способов:

— центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

— флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

6.6 Устанавливаются следующие виды бланков документов организации:

— общий бланк;

— бланк письма;

— бланк конкретного вида документа.

Нормативными правовыми актами организации устанавливаются виды применяемых бланков и их разновидности (бланк письма структурного подразделения, бланк письма должностного лица, бланк приказа, бланк распоряжения, бланк протокола и др.).

Образцы бланков документов приведены в приложении Б.

6.7 Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 06, 07, 13 и ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 16, 17.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12, 15, 17. Бланк письма структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк письма должностного лица — реквизит 07.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных правовых актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 09, 13 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10, 11, 16, 17. Бланк конкретного вида документа структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк должностного лица — реквизит 07.

6.8. В органах власти и организациях республик Российской Федерации, использующих наряду с русским языком как государственным языком Российской Федерации государственный язык (государственные языки) республик, используются бланки документов на русском языке и государственном языке (государственных языках) республик: угловые (реквизиты бланка располагаются на одном уровне: на русском языке — слева, на государственном языке (государственных языках) республик — справа) или продольные (реквизиты бланка на русском языке — сверху, реквизиты бланка на государственном языке (государственных языках) республик — ниже).

Для переписки с иностранными корреспондентами используют бланки на двух языках — русском и английском (приложение В.8) или ином иностранном языке.

Приложение А

(справочное)

РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ НА ТИТУЛЬНОМ ЛИСТЕ ДОКУМЕНТА

Рисунок А.1 — Расположение реквизитов на титульном

листе документа

Приложение Б

(справочное)

СХЕМЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

Рисунок Б.1 — Расположение реквизитов и границы зон

на формате A4 углового бланка

Рисунок Б.2 — Расположение реквизитов и границы зон

на формате A4 продольного бланка

Приложение В

(справочное)

ОБРАЗЦЫ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ

Рисунок В. 1 — Образец общего бланка организации

Рисунок В.2 — Образец углового бланка письма организации

Росархив

Федеральное бюджетное учреждение

«Всероссийский научно-исследовательский институт

документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД)

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

Тел./факс (495) 718-78-74 e-mail:mail@vniidad.ru;

Главная Страница

ОКПО 02842708; ОГРН 1027700380795;

ИНН/КПП 7708033140/771001001

_______________ N _____________

На N __________ от ____________

Рисунок В.3 — Образец продольного бланка письма организации

Росархив

Федеральное бюджетное учреждение

«Всероссийский научно-исследовательский институт

документоведения и архивного дела»

(ВНИИДАД)

ДИРЕКТОР

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

Тел./факс (495) 718-78-74 e-mail:mail@vniidad.ru;

Главная Страница

ОКПО 02842708; ОГРН 1027700380795;

ИНН/КПП 7708033140/771001001

_______________ N _____________

На N __________ от ____________

Рисунок В.4 — Образец продольного бланка письма

должностного лица

Росархив

Федеральное бюджетное учреждение

«Всероссийский научно-исследовательский институт

документоведения и архивного дела»

(ВНИИДАД)

ОТРАСЛЕВОЙ ЦЕНТР ПОВЫШЕНИЯ КВАЛИФИКАЦИИ

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

Тел./факс (495) 718-78-74 e-mail:mail@vniidad.ru;

Главная Страница

Тел./факс (495) 718-79-38; e-mail:ocpk@vniidad.ru

ОКПО 02842708; ОГРН 1027700380795;

ИНН/КПП 7708033140/771001001

_______________ N _____________

На N __________ от ____________

Рисунок В.5 — Образец продольного бланка письма

структурного подразделения

Рисунок В.6 — Образец бланка конкретного вида

документа организации

Рисунок В.7 — Образец бланка конкретного вида документа

должностного лица

Росархив

Федеральное бюджетное учреждение

«Всероссийский научно-исследовательский институт

документоведения и архивного дела»

(ВНИИДАД)

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

Тел./факс (495) 718-78-74 e-mail:mail@vniidad.ru;

Главная Страница

ОКПО 02842708; ОГРН 1027700380795;

ИНН/КПП 7708033140/771001001

Rosarchiv

The Federal Budget Institution

«The All-Russian Scientific and Research Institute for

Archives and Records Management»

(VNIIDAD)

Profsoyuznaya ul., 82, Moscow, 117393

Tel./Fax (495) 718-78-74; e-mail:mail@vniidad.ru;

Главная Страница

_______________ N _____________

На N __________ от ____________

Рисунок В.8 — Образец продольного бланка письма организации

на двух языках

УДК 006.35.034(470+571):[005.92:002.1]:006.354

ОКС 01.140.20

Т62

Ключевые слова: организационно-распорядительная документация, оформление документа, бланк документа, реквизит документа