Функциональный подход к моделированию бизнес процессов сводится к

Лекция
9. Моделирование бизнеспроцессов.

Введение. Основные
понятия 2

Развитие
моделирования бизнес-процессов 4

Основные принципы
моделирования бизнес-процессов 7

Введение. Основные понятия

Говоря о моделировании бизнес-процессов,
мы будем пользоваться терминологией
сразу нескольких областей знаний,
относящихся к экономике, информатике,
моделированию сложных систем. Поэтому,
прежде чем двигаться дальше, необходимо
ввести ряд базовых понятий и определений.

Для начала попробуем разобраться, что,
собственно, такое — «моделирование
бизнеспроцессов». Бизнес-процесс
определяется как логически завершенная
цепочка взаимосвязанных и повторяющихся
видов деятельности, в результате которых
ресурсы предприятия используются для
переработки объекта (физически или
виртуально) с целью достижения определенных
измеримых результатов или создания
продукции для удовлетворения внутренних
или внешних потребителей. В качестве
клиента бизнеспроцесса может выступать
другой бизнес-процесс. В цепочку обычно
входят операции, которые выполняются
по определеннымбизнес-правилам.Под бизнес-правилами понимают способы
реализации бизнес-функций в рамках
бизнес-процесса, а также характеристики
и условия выполнения бизнес-процесса.

Термин моделирование имеет
два основных значения. Во-первых, под
моделированием понимают процесс
построения модели как некоего представления
(образа) оригинала, отражающего наиболее
важные его черты и свойства. Если же
модель уже построена, то моделирование
— это процесс исследования (анализа)
функционирования системы, вернее, ее
модели. Базовой целью моделирования
бизнес-процессов является описание
реального хода бизнес-процессов компании.
При этом необходимо определить, что
является результатом выполнения
процесса, кем и какие действия выполняются,
каков их порядок, каково движение
документов в ходе выполнения процесса,
а также насколько процесс надежен
(вероятность неудачного выполнения) и
как он может быть расширен/модифицирован
в будущем.

Моделью бизнес-процесса
называется его формализованное
(графическое, табличное, текстовое,
символьное) описание, отражающее реально
существующую или предполагаемую
деятельность предприятия. Модель, как
правило, содержит следующие сведения
о бизнес-процессе:

набор составляющих процесс шагов —
бизнес-функций; порядоквыполнения бизнес-функций;
механизмы контроля и управления в
рамках бизнес-процесса;
исполнителей каждой бизнес-функции;
входящие документы/информацию, исходящие
документы/информацию;
ресурсы, необходимые для выполнения
каждой бизнес-функции; документацию/условия,
регламентирующие выполнение каждой
бизнесфункции;
параметры, характеризующие выполнение
бизнес-функций и процесса в целом.

Для моделирования бизнес-процессов
можно использовать различные методы.Метод, илиметодология,
моделирования включает в себя
последовательность действий, которые
необходимо выполнить для построения
модели, т. е. процедуру моделирования,
и применяемую нотацию(язык).
Наиболее популярной методологией
бизнес-моделирования является ARIS, но
также известны Catalyst компании CSC, Business
Genetics, SCOR (Supply Chain Operations Reference), POEM (Process
Oriented Enterprise Modeling) и др. Язык моделирования
имеет свойсинтаксис (условные
обозначения различных элементов и
правила их сочетания) исемантику
(правила толкования моделей и их
элементов).

В теории и на практике существуют
различные подходы к построению и
отображению моделей бизнес-процессов,
основными из которых являются
функциональный иобъектно-ориентированный. В
функциональном подходе главным
структурообразующим элементом являетсяфункция (бизнес-функция,
действие, операция), и система представляется
в виде иерархии взаимосвязанных функций.
При объектноориентированном подходе
система разбивается на наборобъектов,
соответствующих объектам реального
мира и взаимодействующих между собой
посредством посылки сообщений.

Бизнес-функция представляет собой
специфический тип работы (операций,
действий), выполняемой над продуктами
или услугами по мере их продвижения в
бизнес-процессе. Как правило, бизнес-функции
определяются самой организационной
структурой компании, начиная с функций
высшего руководства через функции
управления среднего и нижнего уровня
и заканчивая функциями, возложенными
на производственный персонал.

Функциональный подход в моделировании
бизнес-процессов сводится к построению
схемы бизнес-процесса в виде
последовательности бизнес-функций, с
которыми связаны материальные и
информационные объекты, используемые
ресурсы, организационные единицы и т.
п. Преимуществом функционального подхода
является наглядность последовательности
и логики операций в бизнес-процессах
компании, а недостатком — некоторая
субъективность в детализации операций.

Важным понятием любого метода моделирования
бизнес-процессов являются связи
(как правило, в графических нотациях
их изображают в виде стрелок). Связи
служат для описания взаимоотношений
объектов и/или бизнес-функций друг с
другом. К числу таких взаимоотношений
могут относиться:
последовательность выполнения во
времени, связь с помощью потока информации,
использование другим объектом и т.д.

Модели бизнес-процессов применяются
предприятиями для различных целей, что
определяет тип разрабатываемой модели.
Графическая модель бизнес-процесса
в виде наглядной, общепонятной диаграммы
может служить для обучения новых
сотрудников их должностным обязанностям,
согласования действий между структурными
единицами компании, подбора или разработки
компонентов информационной системы и
т. д. Описание с помощью моделей такого
типа существующих и целевых бизнес-процессов
используется для оптимизации и
совершенствования деятельности компании
путем устранения узких мест, дублирования
функций и проч.Имитационные
модели бизнес-процессов позволяют
оценить их эффективность и посмотреть,
как будет выполняться процесс с входными
данными, не встречавшимися до сих пор
в реальной работе предприятия.Исполняемые
модели бизнес-процессов могут быть
запущены на специальном программном
обеспечении для автоматизации процесса
непосредственно по модели.

Согласно еще одной классификации,
пришедшей из моделирования сложных
систем, выделяют следующие виды моделей
бизнес-процессов:

функциональные,
описывающие
совокупность выполняемых системой
функций и их входы и выходы;
поведенческие,
показывающие,
когда и/или при каких условиях выполняются
бизнесфункции, с помощью таких категорий,
как состояние системы, событие, переход
из одного состояния в другое, условия
перехода, последовательность событий;
структурные,
характеризующие
морфологию системы — состав подсистем,
их взаимосвязи; 
информационные,
отражающие
структуры данных — их состав и
взаимосвязи.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

Источник

ЛЕКЦИЯ
«Подходы и принципы моделирования
бизнес-процессов»
Вопросы лекции
1. Основные понятия и подходы.
2. Принципы моделирования бизнес-процессов.
3. Применение моделирования в бизнесе.
1. Основные понятия и подходы
Рассуждая о моделировании бизнес-процессов необходимо ввести ряд базовых понятий и определений. Для начала попробуем разобраться, что, собственно, такое «моделирование бизнес-процессов».
СЛАЙД 4
На первой лекции мы приводили три определения данного термина, давайте вспомним одно из них. Центр дополнительного образования «ЭЛИТАРИУМ» приводит следующее мнение Bлaдиcлава Анaтoльeвича Гaгаpcкого — независимого консультанта по управлению, эксперта в области оптимизации и регламентации бизнес-процессов и анализа издержек, преподавателя программы МВА АНХ при Правительстве РФ. «Бизнес-процесс это регулярно повторяющаяся последовательность взаимосвязанных мероприятий (операций, процедур, действий), при выполнении которых используются ресурсы внешней среды, создается ценность для потребителя и выдается ему результат».
Как мы видим, бизнес-процесс определяется как логически завершенная цепочка взаимосвязанных и повторяющихся видов деятельности, в результате которых ресурсы предприятия используются для переработки объекта (физически или виртуально) с целью достижения определенных измеримых результатов или создания продукции для удовлетворения внутренних или внешних потребителей. В качестве клиента бизнес-процесса может выступать другой бизнес-процесс. В цепочку обычно входят операции, которые выполняются по определенным бизнес-правилам.
Под бизнес-правилами понимают способы реализации бизнес-функций в рамках бизнес-процесса, а также характеристики и условия выполнения бизнес-процесса. Составляющие бизнес-процесс действия могут выполняться людьми (вручную или с применением компьютерных средств или механизмов) или быть полностью автоматизированы. Порядок выполнения действий и эффективность работы того, кто выполняет действие, определяют общую эффективность бизнес-процесса. Задачей каждого предприятия, стремящегося к совершенствованию своей деятельности, является построение таких бизнеc-процессов, которые были бы эффективны и включали только действительно необходимые действия.
СЛАЙД 5
Как мы уже говорили, термин моделирование имеет два основных значения. Во-первых, под моделированием понимают процесс построения модели как некоего представления (образа) оригинала, отражающего наиболее важные его черты и свойства. Если же модель уже построена, то моделирование это процесс исследования (анализа) функционирования системы, вернее, ее модели.
Базовой целью моделирования бизнес-процессов является описание реального хода бизнес-процессов компании. При этом необходимо определить, что является результатом выполнения процесса, кем и какие действия выполняются, каков их порядок, каково движение документов в ходе выполнения процесса, а также насколько процесс надежен (вероятность неудачного выполнения) и как он может быть расширен/модифицирован в будущем. Здесь будет уместно вспомнить один из основополагающих принципов создания АИС, сформулированных академиком Виктором Михайловичем Глушковым — «Развитие».
СЛАЙД 6
Теперь поговорим о прозрачности. Обеспечить прозрачность хода бизнес-процессов важно потому, что только в этом случае владелец бизнес-процесса (сотрудник компании, управляющий ходом бизнес-процесса и несущий ответственность за его результаты и эффективность), бизнес-аналитик, руководство и другие заинтересованные стороны будут иметь ясное представление о том, как организована работа. Понимание хода существующих бизнес-процессов дает возможность судить об их эффективности и качестве и необходимо для разработки поддерживающей бизнес ИТ-инфраструктуры. Успешная разработка прикладных систем, обеспечивающих поддержку выполнения бизнес-процессов от начала до конца, возможна лишь тогда, когда сами процессы детально ясны.
СЛАЙД 7
Моделью бизнес-процесса называется его формализованное (графическое, табличное, текстовое, символьное) описание, отражающее реально существующую или предполагаемую деятельность предприятия.
Модель, как правило, содержит следующие сведения о бизнес-процессе: набор составляющих процесс шагов бизнес-функций; порядок выполнения бизнес-функций; механизмы контроля и управления в рамках бизнес-процесса; исполнителей каждой бизнес-функции; входящие документы/информацию, исходящие документы/информацию; ресурсы, необходимые для выполнения каждой бизнес-функции; документацию/условия, регламентирующие выполнение каждой бизнес-функции; параметры, характеризующие выполнение бизнес-функций и процесса в целом.
Для моделирования бизнес-процессов можно использовать различные методы. Метод, или методология, моделирования включает в себя последовательность действий, которые необходимо выполнить для построения модели, т.е. процедуру моделирования, и применяемую нотацию (язык). Методологии бизнес-моделирования будут рассмотрены нами в следующих лекциях курса «Моделирование бизнес-процессов». Пока только скажем, что язык моделирования имеет свой синтаксис (условные обозначения различных элементов и правила их сочетания) и семантику (правила толкования моделей и их элементов).
СЛАЙД 8
В теории и на практике существуют различные подходы к построению и отображению моделей бизнес-процессов. Один из них — функциональный и объектно-ориентированный. В функциональном подходе главным структурообразующим элементом является функция (бизнес-функция, действие, операция), и система представляется в виде иерархии взаимосвязанных функций. При объектно-ориентированном подходе система разбивается на набор объектов, соответствующих объектам реального мира и взаимодействующих между собой посредством посылки сообщений.
Бизнес-функция представляет собой специфический тип работы (операций, действий), выполняемой над продуктами или услугами по мере их продвижения в бизнес-процессе. Как правило, бизнес-функции определяются самой организационной структурой компании, начиная с функций высшего руководства через функции управления среднего и нижнего уровня и заканчивая функциями, возложенными на производственный персонал. Функциональный подход в моделировании бизнес-процессов сводится к построению схемы бизнес-процесса в виде последовательности бизнес-функций, с которыми связаны материальные и информационные объекты, используемые ресурсы, организационные единицы и т.п.
Преимуществом функционального подхода является наглядность последовательности и логики операций в бизнес-процессах компании, а недостатком некоторая субъективность в детализации операций. В роли объектов при моделировании бизнес-процессов компании могут выступать конкретные предметы или реальные сущности, например клиент, заказ, услуга и т.п. Каждый объект характеризуется набором атрибутов, значения которых определяют его состояние, а также набором операций для проверки и изменения этого состояния.
Объектно-ориентированный подход предполагает вначале выделение объектов, а затем определение тех действий, в которых они участвуют. При этом различают пассивные объекты (материалы, документы, оборудование), над которыми выполняются действия, и активные объекты (организационные единицы, конкретные исполнители, программное обеспечение), которые осуществляют действия. Такой подход позволяет более объективно выделить операции над объектами и решить задачу о целесообразности использования этих объектов. Недостаток объектно-ориентированного подхода состоит в меньшей наглядности конкретных бизнес-процессов. Важным понятием любого метода моделирования бизнес-процессов являются связи (как правило, в графических нотациях — их изображают в виде стрелок). Связи служат для описания взаимоотношений объектов и/или бизнес-функций друг с другом. К числу таких взаимоотношений могут относиться: последовательность выполнения во времени, связь с помощью потока информации, использование другим объектом и т.д.
Модели бизнес-процессов применяются предприятиями для различных целей, что определяет тип разрабатываемой модели. Графическая модель бизнес-процесса в виде наглядной, общепонятной диаграммы может служить для обучения новых сотрудников их должностным обязанностям, согласования действий между структурными единицами компании, подбора или разработки компонентов информационной системы и т.д. Описание с помощью моделей такого типа существующих и целевых бизнес-процессов используется для оптимизации и совершенствования деятельности компании путем устранения узких мест, дублирования функций и проч.
Имитационные модели бизнес-процессов позволяют оценить их эффективность и посмотреть, как будет выполняться процесс с входными данными, не встречавшимися до сих пор в реальной работе предприятия. Исполняемые модели бизнес-процессов могут быть запущены на специальном программном обеспечении для автоматизации процесса непосредственно по модели. Поскольку модели бизнес-процессов предназначены для широкого круга пользователей (бизнес-аналитиков, рядовых сотрудников и руководства компании), а их построением часто занимаются неспециалисты в области информационных технологий, наиболее широко используются модели графического типа, в которых в соответствии с определенной методологией бизнес-процесс представляется в виде наглядного графического изображения диаграммы, состоящей в основном из прямоугольников и стрелок. Такое представление обладает высокой, многомерной информативностью, которая выражается в различных свойствах (цвет, фон, начертание и т.д.) и атрибутах (вес, размер, стоимость, время и т.д.) каждого объекта и связи.
В последние годы разработчики программных средств моделирования бизнес-процессов уделяют большое внимание преобразованию графических моделей в модели других видов, в частности в исполняемые, назначением которых является обеспечение автоматизации бизнес-процесса и интеграция работы задействованных в его исполнении информационных систем.
Как говорилось выше, есть и другие классификации. Например, классификация, пришедшая из моделирования сложных систем. В ней выделяют следующие виды моделей бизнес-процессов: функциональные, описывающие совокупность выполняемых системой функций и их входы и выходы; поведенческие, показывающие, когда и/или при каких условиях выполняются бизнес-функции, с помощью таких категорий, как состояние системы, событие, переход из одного состояния в другое, условия перехода, последовательность событий; структурные, характеризующие морфологию системы состав подсистем, их взаимосвязи; информационные, отражающие структуры данных их состав и взаимосвязи.
СЛАЙД 9
В завершение параграфа рассмотрим классификацию, которую предлагает старший консультант консалтингового агентства «TRINION» Рамиль Хибатуллович Кинзябулатов, проработавший более 14 лет бизнес-консультантом в сфере малого и среднего бизнеса.
Основные подходы:
• функциональный;
• процессный;
• ментальный (с применением ментальных карт).
Как уже говорилось выше, существуют и другие подходы, их много так же, как и языков моделирования. Но все они большей частью являются гибридными решениями, объединяющими перечисленные подходы. Кроме того, именно процессная и функциональная модели уже стали стандартами, по крайней мере, на западе. И у нас они получают все большее распространение. Функциональный подход, как мы видим, присутствует во всех классификациях, тем не менее, чтобы сформировать целостную картину, приведем полностью расшифровку подходов Рамиля Кинзябулатова.
СЛАЙД 10
Функциональное моделирование рассматривает бизнес как функцию (лат. functio — совершение, исполнение) или иными словами «черный ящик». В функциональной модели функция не имеет временной последовательности, а только точку входа и точку выхода. Функциональное моделирование помогает рассматривать бизнес-модель с точки зрения результативности, т.е. при моделировании мы исходим из того, что имеем на входе, и того, что желаем получить на выходе. Например, компания разрабатывает какую-то CRM-систему для своего бизнеса. В случае применения функционального подхода к моделированию уже сама выбранная среда для работы подсказывает, с чего начинать. Точка входа – «входящий интерес клиента или лид (потенциальный клиент)», точка выхода – желаемый результат: «покупка и получение лояльного клиента», «получение постоянного клиента», «получение максимум информации о потенциальном клиенте» и т.д. Таким образом, в функциональной модели изначально известны точка входа и желаемый результат, а последовательность действий и является объектом разработки. На рис. 1 приведен пример реализации функционального подхода.
При этом использование функциональных моделей как «черных ящиков» позволяет детализировать каждый этап по мере необходимости. А вся работа при моделировании направлена на поиск оптимального решения для достижения цели.
Функциональные модели вы можете также использовать для демонстрации своих идей и вариантов решений. Это также очень удобно, ведь в процессе демонстрации вы можете двигаться от общего к деталям, по мере необходимости разделять и декомпозировать функции. Но декомпозировать вы будете при этом именно функции, и, разделяя одну функцию на несколько, вы не получите описание процесса.
Рисунок 1. Функциональный подход
Некоторые путают описание процесса и функциональную модель. Например, в системе Business Studio функцию называют процессом, хоть это и не совсем верно. Все же описание функций и процессный подход – несколько разные вещи. По мнению Рамиля Кинзябулатова, функциональное моделирование оптимально реализовано в нотации IDEFO. Сам он для такого варианта работы использует именно ее. Правила работы с IDEFO вы можете предварительно изучить в его статье «Знакомство с нотацией IDEF0 и пример использования».
СЛАЙД 11
О процессном моделировании можно рассказывать с точки зрения нотации BPMN, которая более подробно будет рассмотрена в следующих лекциях. BPMN (Business Process Management Notation) – это язык моделирования бизнес-процессов, который является промежуточным звеном между формализацией/визуализацией и воплощением бизнес-процесса. BPMN это уже сложившийся стандарт процессного моделирования, потому можно взять его за основу в описании.
Процесс с точки зрения бизнес-модели — это последовательность каких-то событий и действий, которые имеют начало и конец. В этом кроется основное отличие процессного моделирования от функционального. Функциональное моделирование рассматривает бизнес-модель с точки зрения входа и выхода (имеющихся ресурсов и желаемого результата). А процессное основано на последовательности действий в определенных границах, в случае BPMN это будут начало и конец события. Все процессы могут разбиваться (детализироваться) на подпроцессы вплоть до детализации на уровне задач, т.е. действий, дальнейшая детализация которых невозможна (см. рис. 2).
Рисунок 2. Процессный подход
Процесс – это некая последовательность действий, которую необходимо выполнить, чтобы получить определенный результат. Необходимо отметить что в модели бизнеса как процесса результат может и не быть явным в отличии от функциональной модели. Принципиальное отличие процессного моделирования от функционального заключается в том, что при процессном моделировании основное внимание уделяется не тому, что мы хотим получить, а тому, что нужно сделать для получения результата, т.е. не итогам той или иной деятельности, а самой последовательности действий. Например, в BPWIN или Business Studio в процессе детализации каждой функции происходит переход от функционального подхода к процессному. Т.е. в общем, мы рассматриваем модель с точки зрения – возможностей и желаемого результата, а когда переходим к решениям для каждой функции, здесь уже практикуется явно процессный подход, т.е. пошаговый алгоритм действий для достижения результата.
Представьте себе, что в функциональной модели есть «черный ящик» — функция «Принять заказ». А при декомпозировании мы уже рассматриваем ее не как функцию, а как процесс, и последовательность действий при приеме заказа – это уже процессный подход. Есть и еще одно очень важное отличие. Функциональную модель невозможно использовать при реализации какой-то либо системы, только для проектирования. А процессный подход позволяет создавать исполняемые модели, т.е. описания последовательности действий, которые мы можем в дальнейшем перевести в какую-то среду для создания системы совместной работы предприятия, основанной на процессном подходе.
СЛАЙД 12
Теперь о ментальных моделях. При создании ментальных моделей специалист подходит к моделированию не как к процессу или набору функций, а как к некому набору связанных между собой понятий. Такой вариант подхода применяется, прежде всего, для себя. Рисование схемы в свободной форме помогает структурировать свои знания, так сказать, “разложить по полочкам” в свободной форме полученную информацию. Также подобные ментальные карты помогают найти решение, которое уже позже, по мере необходимости, будет воплощаться в рамках строгих правил процессного или функционального подхода. Можно применять ментальные карты и для демонстрации клиентам: и существующей ситуации, и вариантов решения поставленной задачи. Ментальные карты помогут наглядно продемонстрировать, какие методы могут быть использованы, показать в наглядной форме различные идеи (см. рис. 3).
Рисунок 3. Ментальный подход
Плюсы применения таких ментальных карт очевидны:
• не нужно знать какие-то специальные языки;
• нет строгих рамок и ограничений при создании схемы;
• ментальная карта в большинстве случаев интуитивно понятна;
• создавать такие схемы просто.
Минусом подхода является отсутствие устоявшегося подхода и стандартизированной методологии. Если в нотациях функциональных и процессных имеется некоторая вариативность, но все же она ограничена строгими рамками языков моделирования, то ментальные карты создаются в произвольной форме. И даже специализированные программы для их создания также почти не ограничивают человека в процессе моделирования. Т.е. какие-то правила могут вводиться в рамках определенного программного продукта, но стандарта не существует. В результате для понимания модели и заложенных в ней идей требуется присутствие и комментарии ее разработчика (аналитика). Конечно, существуют очень простые карты, которые интуитивно читаются и без дополнительных комментариев. Но при отсутствии стандартов всегда есть вероятность, что даже в этом случае автор что-то другое имел в виду или где-то недостаточно детализировал свою схему. Т.е. существует вероятность разного прочтения. А бизнес — это не философия. При всей умозрительности и разнообразии подходов к описанию бизнес-процессов, здесь очень важны однозначные решения.
2. Принципы моделирования бизнес-процессов
СЛАЙД 13
Давайте теперь разберемся, что означает моделирование бизнес-процессов на практике. Моделирование бизнес-процессов в компании может быть направлено на решение большого числа различных задач:
Точно определить результат бизнес-процесса и оценить его значение для бизнеса. Определить набор действий, составляющих бизнес-процесс. Ясное определение набора задач и действий, которые необходимо выполнить, чрезвычайно важно для детального понимания процесса. Определить порядок выполнения действий. Действия в рамках одного бизнес-процесса могут выполняться как последовательно, так и параллельно. Очевидно, что параллельное исполнение, если оно допустимо, позволяет сократить общее время выполнения процесса и, следовательно, повысить его эффективность.
Произвести разделение зон ответственности: определить, а затем отслеживать, какой сотрудник или подразделение компании несет ответственность за выполнение того или иного действия или процесса в целом. Определить ресурсы, потребляемые бизнес-процессом. Точно зная, кто какие ресурсы использует и для каких операций, можно повысить эффективность использования ресурсов посредством планирования и оптимизации. Понять суть взаимодействий между участвующими в процессе сотрудниками и подразделениями компании и оценить, а затем повысить эффективность коммуникации между ними. Увидеть движение документов в ходе процесса.
Бизнес-процессы производят и потребляют различные документы (в бумажной или электронной форме). Важно разобраться, откуда и куда идут документы или информационные потоки, и определить, оптимально ли их движение и действительно ли все они необходимы. Определить потенциальные узкие места и возможности для улучшения процесса, которые будут использованы позже для его оптимизации. Более эффективно внедрить стандарты качества, например ИСО, и успешно пройти сертификацию.
Использовать модели бизнес-процессов в качестве руководства для новых сотрудников. Эффективно произвести автоматизацию бизнес-процессов в целом или отдельных их шагов, включая автоматизацию взаимодействия с внешней средой клиентами, поставщиками, партнерами. Разобравшись в совокупности бизнес-процессов компании, понять и описать деятельность предприятия в целом. В свою очередь, основной задачей при моделировании бизнес-процессов компании является описание существующих в ней процессов с целью построения их моделей «как есть». Для этого необходимо собрать всю доступную информацию о процессе, которой в полной мере, как правило, владеют только сотрудники компании, непосредственно задействованные в выполнении процесса. Таким образом, мы приходим к необходимости подробного опроса (интервьюирования) всех задействованных в бизнес-процессе сотрудников. Следует подчеркнуть, что нельзя ограничиваться сведениями о процессе, предоставляемыми руководителем подразделения и менеджерами. Обычно только беседа с сотрудником, непосредственно осуществляющим действия в рамках описываемого бизнес-процесса, дает адекватное представление о том, как функционирует процесс в реальности. Первый вопрос при построении модели «как есть» касается результата рассматриваемого бизнес-процесса. Случается, что получить четкую формулировку результата бизнес-процесса нелегко, несмотря на всю важность этого понятия для эффективности работы компании.
СЛАЙД 14
После определения результата следует разобраться с последовательностью действий, составляющих процесс. Последовательность действий моделируется на разных уровнях абстракции. На самом верхнем уровне показывают только наиболее важные шаги процесса (обычно не более десяти). Затем производится декомпозиция каждого из высокоуровневых шагов (подпроцессов). Глубина декомпозиции определяется сложностью процесса и требуемой степенью детализации. Для того чтобы получить действительно полное представление о бизнес-процессе, надо произвести декомпозицию до атомарных бизнес-функций хорошо понятных элементарных действий (отдельных операций в ПО или выполняемых человеком), которые нет смысла раскладывать на составляющие.
На основе собранной информации строится модель обычного, или оптимального, выполнения процесса и определяются возможные сценарии его выполнения со сбоями. Различные сбои (исключительные ситуации исключения) могут нарушать оптимальный ход процесса, поэтому следует указать, каким образом исключения будут «обработаны», то есть какие действия предпринимаются в случае возникновения исключительной ситуации.
СЛАЙД 15
Важной частью построения модели бизнес-процесса является исследование аспектов его эффективности. Сюда входят использование ресурсов, время выполнения работ сотрудниками, возможные задержки и простои. Необходимо разработать систему показателей, или метрик, для оценки эффективности процесса. Частично в качестве метрик могут быть взяты используемые в компании KPI (Key Performance Indicator), однако могут потребоваться и дополнительные характеризующие рассматриваемый процесс показатели.
При моделировании определяются бизнес-цели, в достижение которых вносит свой вклад моделируемый процесс. Следует различать понятия бизнес-цели и результата процесса. Каждый бизнес-процесс должен иметь как минимум один результат и быть направлен на достижение хотя бы одной бизнес-цели. Например, результат процесса «Исполнение заказа на подключение абонента» можно определить как «Получение подтверждения подключения от клиента», тогда как бизнес-цели, которые преследуются при выполнении данного процесса, могут включать «Обеспечение минимального времени исполнения заказа» и «Обеспечение минимального процента рекламаций». Для определения целей следует обратиться к бизнес-стратегии компании. Необходимо выявить события, которые могут прервать ход процесса. В случае прерывания может потребоваться корректно «откатить» (компенсировать) те шаги процесса, которые уже были выполнены. Для этого следует определить логику компенсирующих действий для каждого прерывающего события. Наконец, следует рассмотреть имеющиеся программные средства, осуществляющие поддержку бизнес-процесса. Это важно, так как программное обеспечение может скрывать некоторые особенности поведения процесса, не в полной мере известные исполняющим отдельные шаги сотрудникам. Собранная на этом этапе информация будет полезна при дальнейшей автоматизации процесса.
СЛАЙД 16
Собрав все указанные сведения, можно получить хорошее представление о ходе бизнес-процесса. На этапе моделирования должны быть получены следующие результаты: Процессная карта, показывающая связь между различными бизнес-процессами и их взаимодействия. На процессной карте, как уже говорилось, каждый бизнес-процесс компании изображен в виде прямоугольника, стрелками показаны связи между ними (например, зависимость одного процесса от другого, или замена одного процесса другим при выполнении некоторого условия), а также представлены различные документы, которые передаются из процесса в процесс или регламентируют их ход (стандарты, инструкции и т.п.). Диаграмма ролей, показывающая роли при выполнении процесса и связи между ними. Диаграмма ролей не является иерархической. Она представляет такие связи, как участие в группе, руководство, коммуникацию, замещение одной роли другой и т.д. Модель «как есть» каждого рассмотренного бизнес-процесса, детально описывающая процесс и отражающая ход процесса, действия, роли, движение документов, а также точки возможной оптимизации.
Такая модель включает в себя: диаграмму окружения процесса, представляющую бизнес-процесс в виде одного действия (то есть не раскрывающую ход процесса), для которого могут быть показаны запускающее процесс событие, необходимые входные данные, результат, роли, показатели эффективности, прерывающие события и компенсирующие процессы, регламентирующие документы, связанные бизнес-цели; высокоуровневую диаграмму процесса, показывающую его крупные шаги (обычно не более десяти) и связанные с ними роли; подробные диаграммы для каждого шага высокоуровневой модели (в зависимости от сложности процесса здесь может использоваться несколько иерархически организованных диаграмм), в деталях показывающие ход процесса, прерывающие события, бизнес-правила, роли и документы; диаграмму обработки исключений, показывающую, какие действия выполняются в случае данной исключительной ситуации и кем, а также куда передается управление после окончания обработки исключения.
На практике хорошо зарекомендовал себя следующий состав группы, осуществляющей моделирование бизнес-процесса: владелец бизнес-процесса и один-два сотрудника того же подразделения компании, помогающих ему; специалист по управлению качеством; бизнес-аналитик(и); представитель ИТ-подразделения; внешний консультант (не обязательно).
3. Применение моделирования в бизнесе
СЛАЙД 17
Далее рассмотрим несколько практических вариантов применения моделирования в работе бизнес-структур.
2.1. Финансовое моделирование
СЛАЙД 18
Финансовая модель — это система показателей, по которой можно оценить состояние бизнеса. Она помогает спрогнозировать выручку, денежный поток, прибыль и просчитать, как изменения на рынке или внутри компании отразятся на её финансовом положении. Разработка финансовой модели бизнеса — один из приоритетных процессов на этапе запуска компании, который прописывают в бизнес-плане. Без него вы рискуете обанкротиться в первый год работы.
Компания Finmodelbuilder предлагает уникальный способ создания финансовой модели в автоматическом режиме, которая сочетает в себе точность и скрупулёзность механических действий, а также творческие нотки уникальности готового проекта. На это понадобится немного времени, для чего следует подобрать шаблон, выбрать цель и скачать сгенерированную модель.
При этом разработчики ресурса пошли дальше и предлагают построить любому пользователю собственную финансовую модель, внеся определенные данные. От вас требуется добавить выручку, предполагаемые затраты, инвестиции и планируемое финансирование.
Все эти данные будут автоматически внесены в модель. Затем следует определиться с периодами и датами, после чего выбрать цветовую схему. Таким образом, у вас будут сохранены настройки модели, чтобы иметь возможность пользоваться ею в любое время при необходимости.
Достаточно будет просто вносить какие-либо изменения в конфигурацию, и пользоваться обновленным файлом. Используя наработки компании Finmodelbuilder, вы получаете возможность значительно сократить собственное время на разработку финансовой модели бизнес-проекта. Освободившееся время можно посвятить анализу, а при необходимости модель позволяет вносить появившиеся изменения.
2.2. Бизнес-навигаторы
СЛАЙД 19
Бизнес-навигатор МСП – это ресурс для предпринимателей, которые хотят открыть или расширить свой бизнес, и работать честно, легально, платить все налоги и отчисления, зарабатывая на свое будущее и будущее своих детей. С помощью Бизнес-навигатора МСП, созданного по принципу «одного окна», вы можете:
Выбрать бизнес.
Рассчитать примерный бизнес-план.
Найти, где взять кредит и оформить гарантию.
Узнать о мерах поддержки малого и среднего бизнеса.
Подобрать в аренду помещение для бизнеса.
Быть в курсе планов закупок крупнейших заказчиков.
Основным принципом Бизнес-навигатора МСП является ориентированность на требования предпринимателей.
Рассмотрим пример одного из бизнес-навигаторов, размещенных на сайте https://navigator.smbn.ru. С самого начала создания Бизнес-навигатора рабочая группа включала в себя представителей деловых общественных объединений предпринимателей (ОПОРА России, Деловая Россия, Торгово-промышленная палата (ТПП), Российский союз промышленников и предпринимателей (РСПП)), агентства стратегических инициатив, банковских ассоциаций. На всех этапах разработки системы разработчики получали обратную связь от предпринимателей в рамках сессий дизайн-мышления, проводимых при поддержке Сбербанка и Деловой среды.
Сервисы Бизнес-навигатора МСП работают на основе официальных статистических данных, в том числе данных о средней заработной плате, налогах, других обязательных платежах. Параметры и виды наиболее востребованных бизнесов, которые включены в Бизнес-навигатор МСП, выбраны совместно с деловыми объединениями предпринимателей. Виды поддержки бизнеса проработаны с банками, организациями инфраструктуры поддержки бизнеса, государственными органами и местными властями.
Базовым принципом открытия своего дела с помощью Бизнес-навигатора МСП является поиск и заполнение свободной рыночной ниши в сфере выбранного бизнеса. В настоящее время Бизнес-навигатор МСП и Портал информационных ресурсов для предпринимателей АО «Корпорация «МСП» работают в режиме постоянной эксплуатации с бесплатным доступом к функционалу, пригодному для использования при принятии решения об открытии (расширении) своего бизнеса, для физических лиц и субъектов МСП.
2.3. Моделирование бизнес-процессов
На сайте «Управление производством» (Энциклопедия производственного менеджера) имеется несколько важных для нас определений.
СЛАЙД 20
Моделирование бизнес-процессов (Business Process Modeling) – ориентированное по целям, разработанное по определенной систематике и форме представления отображение бизнес-процесса.
Цели моделирования бизнес-процессов
— Документирование бизнес-процессов предприятия для того
• чтобы своевременно получать данные;
• чтобы представлять действительную ситуацию в организационной единице предприятия,
• чтобы перемещать бизнес-процессы в другие подразделения,
• чтобы регулировать рабочие процессы и методы через механизм внешнего управления,
• чтобы выполнять обязанности перед бизнес-партнерами или бизнес-сообществом (например, по сертификации предприятия),
• чтобы удовлетворять действующим правовым нормам,
• чтобы обучать сотрудников или вводить в курс дела,
• чтобы избегать потерь знаний (например, при увольнении сотрудника)
• чтобы поддерживать менеджмент качества и управление охраной окружающей среды.
— Подготовка / проведение оптимизации бизнес-процессов:
• чтобы вводить новые организационные структуры,
• чтобы изменять при изменении рыночных условий задачи предприятия,
• чтобы перестраивать или улучшать процессы предприятия.
— Подготовка автоматизации и внедрения информационных технологий,
— Установление показателей процесса и контроля резуьтативности,
— Проведение benchmarking между подразделениями предприятия, партнерами и конкурентами,
— Нахождение Best Practice (лучшего опыта в компании, регионе, отрасли),
— Сопровождение организационных изменений
• как продажа или частичная продажа
• как дополнительная покупка и интеграция предприятия или склонов предприятия
• как внедрение (вступление) или смена (переключение) систем ИТ или организационных структур
— Участие в конкурсах (например, конкурс EFQM (Конкурс качества инноваций), премия фонда Людвига Эрхарда и др.). Вот как высказался о Людвиге Вильгельме Эрхарде (1897-1977гг.), западно-германском экономисте и государственном деятеле, находясь в Давосе, Евгений Примаков. Он заявил, что его вдохновляют идеи Людвига Эрхарда, архитектора послевоенных реформ в Германии. Судя по контексту, премьер имел в виду социально ориентированную рыночную экономику (см. журнал «Коммерсантъ Деньги» №5 от 10.02.1999, стр. 19). Как пишет Википедия «Фонд Людвига Эрхарда — общественно-политическая организация, основанная в 1967 году бывшим канцлером Западной Германии Людвигом Эрхардом в Бонне. Фонд заявляет, что он стремится служить «дальнейшему развитию и укреплению социальной рыночной экономики» посредством публикаций, переговоров и публичных мероприятий. В уставе организации говорится, что ее задача — продвигать «принципы свободы в политике и экономике посредством гражданского образования как внутри, так и за пределами Германии, а также научной работы в предметных областях экономики и регуляторной политики». Фонд заявляет, что его главной целью является «свобода и ответственность как основа экономической и социальной структуры для наделенного полномочиями гражданина». Фонд финансируется за счет поступлений от пожертвований, добровольных членских взносов и пожертвований».
Сделаем так же небольшой комментарий по бенчмаркингу (Benchmarking). Это постоянный процесс, в ходе которого измеряются данные относительно продуктов, услуг, процессов и производственных технологий на ведущих предприятиях. Нередко бенчмаркинг отождествляется с простым сравнением показателей или с анализом конкуренции. При обычном сравнении показателей сравниваются данные, относящиеся к одной временной точке, тогда как бенчмаркинг проводится на протяжении определенного периода. В рамках анализа конкуренции сравнение производится только с конкурентами.
Посредством бенчмаркинга можно выяснить, какое предприятие занимает в определенной отрасли ведущую позицию, и каким образом завоевывается эта позиция. Действия и процессы, которые приводят к данной позиции внедряются затем на своем собственном предприятии.
Обобщая сказанное следует так же отметить, что общей тенденцией современной организации и моделирования бизнес-процессов на предприятии является переход от функционально-ориентированной к процессно-ориентированной модели.
В следующих лекциях будут подробно рассмотрены методологии и инструменты моделирования бизнес-процессов. Пока можно сказать, что в данной сфере имеется большой количество разнообразных программных продуктов, которые также будут нами рассмотрены. Сейчас можно просто привести, в качестве примера, ресурс www.bpsimulator.com. С его помощью можно изучать и описывать различные бизнес-процессы.
Программа позволяет строить разнообразные графики и диаграммы, например, График созданных/завершенных задач. Он предназначен для анализа и распределения по времени поступления новых задач и их завершения в результате выполнения бизнес-процесса. С помощью этого графика можно выявить временные периоды, когда задач поступает больше, чем успевает обрабатываться.
На диаграмме «Время выпуска» представляется распределение общего времени работы над задачей, от её создания до завершения:
 Обработка — средняя сумма длительности выполнения функций над задачей.
 Перемещение — средняя сумма времени транспортировки задачи от функции к функции.
 Ожидание — средняя сумма времени, потраченного задачей в ожидании обработки.
Данная диаграмма показывает возможность для улучшений, когда необходимо уменьшить время выполнения бизнес-процесса. Показатель «Выработка» отражает общую производительность в моменты времени бизнес-процесса.
На графике длины очереди отображено распределение сумм количества задач в очередях в течение суток. Наличие и рост длины очереди означает наличие узких мест производительности бизнес-процесса в эти периоды.
В сводке приведены результаты имитационного моделирования бизнес-процесса:
• Задач создано — сумма созданных генераторами задач.
• Задач выполнено — сумма задач, дошедших до окончания бизнес-процесса.
• Сумма затрат — сумма затрат на исполнителей и ресурсы в ходе выполнения бизнес-процесса.
• Время такта — расчетный период между формированием новых задач бизнес-процесса, аналог показателя методологии Бережливого производства.
• Время цикла — средний период между задачами, дошедших до конца бизнес-процесса, аналог показателя методологии Бережливого производства.
Отчёт «Загрузка исполнителей» предназначен для анализа степени загруженности и стоимости работы исполнителей, занятых в бизнес-процессе. Отчет строится по результатам симуляции бизнес-процесса.
По каждому исполнителю в отчете отображается следующая информация:
• Время занятости — сумма времени, потраченного ресурсом, для выполнения назначенных функций.
• Стоимость занятости — сумма затрат, расходуемых на ресурс, для выполнения им назначенных функций. Валюта значения зависит от настроек приложения.
• Загрузка исполнителей — процентное отношение времени занятости к периоду рабочей смены исполнителя.
Отчёт «Матрица ответственности» предназначен для формирования матрицы исполнителей функций бизнес-процесса и является составной частью регламента его выполнения. Он содержит в себе список всех функций бизнес-процесса и список всех исполнителей. Если исполнитель участвует в выполнении функции, то на пересечении ставится символ «Х». Отчет строится по результатам визуального моделирования бизнес-процесса.
Эти и другие функции систем моделирования бизнес-процессов существенно повышают эффективность ведения бизнеса. Именно данные системы будут более подробно изучаться в рамках данного курса «Моделирование бизнес-процессов».

Источник

#статьи

10 авг 2022
0

Моделирование бизнес-процессов: для чего оно нужно и как его провести

Продолжаем погружаться в управление бизнес-процессами. Рассказываем, как смоделировать процессы компании и описать их самостоятельно.

Иллюстрация: Andrea Piacquadio / Pexels / Colowgee для Skillbox Media

Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.

Дипломированный специалист по автоматизации бизнес-процессов. Девять лет опыта в бизнесе и консалтинге. Смоделировал более тысячи процессов для торговых и промышленных предприятий. Основатель OkoCRM.

Фото: личный архив Александра Завьялова

Ни один процесс нельзя улучшить, предварительно не описав его. Это касается не только бизнес-процессов больших компаний, но и алгоритмов работы ИП или самозанятых. Прежде чем оптимизировать бизнес-процессы, важно зафиксировать, как они работают, — то есть смоделировать.

О базовых терминах и идеях в области бизнес-процессов мы рассказали в большом гайде. В этой статье разберём подробнее:

что такое моделирование бизнес-процессов и нотации для моделирования;
какие есть подходы к моделированию и кто этим обычно занимается;
как изображают бизнес-процессы;
как самостоятельно описать бизнес-процессы.

Бизнес-процессы — любые операции внутри компании, которые помогают решать бизнес-задачи и зарабатывать. Моделирование бизнес-процессов — описание этих операций и документирование требований к ним.

Ответственные за моделирование разбираются в процессах компании и описывают, кто, что и как делает. Изучают каждую операцию и разбивают её на этапы. Сначала описывают всё это текстом, затем превращают описание в схему.

В профессиональном моделировании бизнес-процессов часто используют нотации. Нотация — это набор правил для графического описания бизнес-моделей. Нотации описывают:

какие иконки использовать в моделировании и как их читать;
как отображать последовательность действий в процессе и отношения внутри него;
какие элементы обязательно нужно включить.

Нотации нужны для того, чтобы любой человек понимал, что изображено на схеме. Даже если пользователь видит её впервые, он должен разобраться.

Специалисты придумали много вариантов нотаций. Их делят на две основные категории:

Структурные. Они показывают элементы процесса и взаимосвязи между ними. Это нотации стандарта IDEF: IDEF0, IDEF1x, IDEF4, IDEF5.
Динамические. Они показывают логику выполнения процессов, последовательность и варианты их использования. Это нотации DFD, EPC, BPMN.

Ниже, когда мы будем говорить о подходах к моделированию, расскажем о двух вариантах нотаций — IDEF0 и BPMN.

С получившейся моделью бизнес-процесса работают дальше. Двигают элементы так, чтобы корректировать продолжительность цикла, влиять на качество результата или снижать себестоимость. Это называется оптимизацией бизнес-процесса — подробнее о ней говорили в статье. Но прежде чем оптимизировать и улучшать, важно провести качественное моделирование.

В моделировании бизнес-процессов есть три основных подхода: функциональный, процессный и ментальный. В следующих разделах разберём их подробнее.

Иногда можно встретить и другие подходы, но обычно это гибридные решения, собранные из основных. Каждый из трёх подходов предполагает, что процессы нужно визуализировать — рисовать их в виде схем. Различия подходов — в принципах визуализации.

При этом подходе описывают результаты, которые нужно получить, и ресурсы, которые при этом будут задействованы, без учёта последовательности действий.

У модели есть точки входа и выхода: то, что имеем на старте, и то, что хотим получить. Внутри — промежуточные результаты, ресурсы и факторы, которые влияют на процесс.

Задача функционального подхода — показать, какие факторы нужно учесть и какие ресурсы задействовать, чтобы процесс состоялся. Подробного описания действий в этом случае не будет, но появится общее представление о процессе.

Я использую этот подход, чтобы оценить результативность бизнес-процесса, а также для того, чтобы показать свои идеи и варианты решений: от общего к деталям.

На мой взгляд, функциональный подход понятнее всего реализован в нотации IDEF0. Она рассматривает процесс как совокупность логически связанных между собой работ. Нотация показывает, как объекты подчинены друг другу внутри процесса.

Разберём на примере. Пусть это будет изготовление рекламного ролика.

Процесс изготовления рекламного ролика — основной блок с процессами. Я называю его «чёрный ящик». У него есть три входа и один выход:

1. Сверху — вход для информации о контроле и ограничениях. Это данные, которые определяют условия для реализации процесса. Например, при разработке ролика нас будет ограничивать законодательство и стайлбук заказчика. А ещё мы будем опираться на перечень услуг клиента — чтобы в рекламе были корректные данные.

2. Слева — вход для основной информации. На её основе будет создан результат. В примере с роликом, чтобы получить эту информацию, для заказчика проводят брифинг.

О том, как составить бриф для клиента в рекламе и digital, писали в статье.

3. Снизу — вход для механизма, который будет осуществлять функцию. В примере с роликом это CRM, где хранятся данные о заказчике, и сотрудники телеканала, которые будут снимать ролик.

4. Справа — выходы. Это результаты, которые мы получим: заключим договор, снимем ролик и предложим сотрудничать на постоянной основе.

Вот как функция будет выглядеть в виде диаграммы.

Функциональная модель процесса изготовления рекламного ролика
Инфографика: Майя Мальгина для Skillbox Media

В итоге из нескольких таких диаграмм можно собрать одну большую. Важно соблюдать правила расположения данных — сверху, слева и снизу, — чтобы связи между ними сохранялись.

Для неподготовленного управленца это самый понятный подход. Его используют, когда уже определены границы процесса — начало и конец события.

При процессном подходе описывают не результат, а действия, которые необходимо совершить для достижения результата. Процесс можно детализировать сколько угодно — вплоть до операций каждого сотрудника. Получается блок-схема.

Я сторонник процессного подхода. В результате него получаются более прикладные модели, которые понятны и руководителю компании, и исполнителям. Функциональный же подход больше полезен для общего проектирования процессов — и далёк от их практической реализации.

Например, в функциональном подходе «Обработка заявки» — только один из элементов входа. В центре внимания — результат, то есть заключение сделки. В процессном подходе «Обработка заявки» — большой алгоритм. Он подробно описывает действия всей команды.

У процессного подхода есть свои нотации. Стандартом считается BPMN — базовый набор условных обозначений. Его используют для изображения бизнес-процесса в виде блок-схемы.

Нотация BPMN есть в каждом конструкторе для моделирования, но пользоваться ей не обязательно. Гораздо важнее, чтобы схема процесса была читаемой и понятной для руководителя и исполнителей.

Для примера нарисовали блок-схему обработки заявки в учебном центре. Она не соответствует канонам BPMN, но всё равно наглядна и понятна.

Фрагмент процессной модели бизнес-процесса: основные действия менеджера по продажам
Инфографика: Майя Мальгина для Skillbox Media

Это вариант моделирования «для себя». Его используют, чтобы структурировать общие представления о бизнес-процессе, но не раскладывать его на этапы и не составлять алгоритмов.

При ментальном подходе на процесс смотрят не как на последовательность результатов или действий, а как на набор связанных друг с другом понятий. Обычно их собирают на интеллект-карте: в центре «чёрный ящик» с процессом, на орбите — связанные с ним идеи и элементы. Жёстких рамок и нотаций нет — карты рисуют в произвольной форме.

Такая визуализация помогает найти решение, как сделать процесс эффективнее. Дальше это решение воплощают на основе процессного подхода: забирают в основную модель главные элементы, а ненужные отбрасывают.

Ниже дан пример ментальной карты процесса снабжения предприятия. На карте собраны понятия, которые связаны между собой внутри процесса. Но по этапам они не распределены.

Фрагмент ментальной модели. Составлен в свободной форме — все элементы вращаются на орбите процесса
Инфографика: Майя Мальгина для Skillbox Media

Обычно моделированием бизнес-процессов занимаются внутренние сотрудники компании или подрядчики. Выбор исполнителя зависит от размеров бизнеса и целей моделирования.

Например, если нужно построить воронку продаж для CRM и при этом нет цели улучшать процессы, можно строить модель можно своими силами. Когда цель моделирования в том, чтобы оптимизировать процессы, лучше обратиться к аналитикам. Для оптимизации нужно глубоко разобраться в процессах и ещё и думать над тем, как их доработать. Потребуется опыт и знание инструментов.

Рассмотрим, кто может заниматься моделированием процессов.

Собственник и сотрудники. В небольших компаниях лучше, чтобы процессы моделировал собственник: он знает свой бизнес и сможет подробно его описать. Самих процессов в таких компаниях немного, а сложная детализация обычно не нужна.

В компаниях покрупнее собственнику лучше привлекать к моделированию помощников: собрать команду из руководителей отделов и проработать основные процессы вместе. Например, процессы в отделе продаж лучше разбирать со старшим менеджером, а процессы в цехе — с главным инженером.

Подрядчики. В среднем и крупном бизнесе моделировать бизнес-процессы внутренними силами точно не получится — количество и объём всех процессов уже не укладываются в голове собственника.

В этом случае моделированием занимается экспертная группа. В неё входят приглашённые бизнес-аналитики и специалисты, участвующие в моделируемых процессах.

Моделирование как отдельную услугу заказывают редко. Чаще это один из этапов внедрения систем автоматизации — CRM, ECM или ERP. Это работает по такой схеме:

Команда внедрения — подрядчик — приходит на территорию заказчика.
Она описывает процессы, проводит аудит и составляет аналитический отчёт с вариантами оптимизации.
Заказчик утверждает отчёт.
Подрядчик внедряет систему автоматизации с уже оптимизированными процессами.

Фрагмент отчёта бизнес-аналитика
Изображение: личный архив Александра Завьялова

Чаще всего бизнес-процессы моделируют графически, в виде карт и схем, как мы показывали выше. Иногда описывают текстом — в виде пошаговой инструкции с уточнениями, кто и что делает. Также используют таблицы: в строках пишут действия, а в столбцах — исполнителей и этапы.

На мой взгляд, графическое моделирование — наиболее удобное и наглядное. Изобразить бизнес-процессы можно двумя способами: в специальных программах для моделирования и в обычных графических редакторах.

В специальных программах. Это способ для профессионалов в моделировании.

Специальный софт удобен тем, что шаблоны нотаций уже вшиты в него, — не нужно изучать правила иллюстрирования дополнительно. Но придётся разбираться в функциональности программ.

Вот четыре конструктора, которые я использовал в своей практике для моделирования процессов:

Microsoft Visio 2010 — векторный графический редактор для создания разных видов схем: блок-схем, схем технологических процессов, моделей бизнес-процессов, планов зданий и этажей, трёхмерных карт и так далее. Платный.
Bizagi Process Modeler — программа для моделирования процессов по нотации BPMN с возможностью совместной работы. Бесплатная.
ARIS Express — программа для моделирования бизнес-процессов и оргструктуры с нотациями eEPC или BPMN. Бесплатная.
Business Studio — система, в которой можно описать, оптимизировать и регламентировать бизнес-процессы предприятия. Платная.

Фрагмент бизнес-модели с процессом обработки заявки в Business Studio
Скриншот: личный архив Александра Завьялова

Как правило, у всех платных конструкторов есть демоверсии, которых хватает, чтобы смоделировать простой процесс. Но повторюсь, специальное ПО — вариант для профессионалов. Не нужно тратить на него время, если вы не планируете моделировать бизнес-процессы постоянно.

В графических редакторах. Этот способ подойдёт для новичков, которые только знакомятся с моделированием бизнес-процессов. Проще всего взять обычный графический редактор — например, Microsoft Paint, Figma или Adobe Photoshop — и самостоятельно нарисовать интуитивно понятную схему процесса.

Также для изображения бизнес-процессов используют сервисы для создания ментальных карт. На мой взгляд, самые удачные из них — XMind, Diagrams и MindManager.

При выборе сервиса главное, чтобы пользователю было удобно пользоваться им и чтобы было понятно, что получается в итоге. Стандартизация и каноны при этом не так важны. На первых порах для внутреннего использования этот вариант самый доступный.

Покажем, как описать и смоделировать бизнес-процесс, на примере обработки заявки учебного центра. Использовать конструкторы не будем — все модели из примера построим в графическом редакторе.

1. Задаём точки входа и выхода. Вход — первое событие в процессе, выход — результат. Так обозначают границы, чтобы потом наполнить процесс действиями. Нужно определить:

Когда начинается процесс. В нашем примере это момент получения заявки от клиента. Если компания использует CRM, точкой входа будет попадание заявки в систему.
Когда процесс закончится. Это момент успешной реализации сделки: клиент оплатил счёт, а продавец и логист организовали доставку.

Можно придумать несколько вариантов точек входа и выхода — для разных вариантов развития события.

Задаём границы бизнес-процесса
Инфографика: Майя Мальгина для Skillbox Media

2. Описываем элементы. При составлении схемы перед глазами нужно держать основную информацию о процессе, чтобы ничего не забыть. Для этого в любом файле подробно описываем:

зачем нужен процесс;
из каких шагов и действий он состоит;
кто исполнители;
есть ли ограничения по срокам — сколько времени должен занимать весь процесс и его отдельные шаги;
какие события сопровождают действия исполнителей — например, обмен документами, информацией, денежные переводы;
какого результата нужно достичь — например, нужны подготовленные документы или оплата по счёту;
перечень ресурсов — что исполнителю нужно для реализации процесса;
показатели эффективности — по каким параметрам отслеживать, достигнута цель процесса или нет;
детали и особенности отдельных этапов.

Здесь лежит шаблон текстового описания процесса.

3. Выделяем основные этапы процесса. На основе описанного в предыдущем пункте процесса составляем блок-схему. В графическом редакторе рисуем каркас — основные этапы в пределах границ входа и выхода.

Рисуем каркас — основные этапы процесса
Инфографика: Майя Мальгина для Skillbox Media

4. Добавляем детали. Наполняем каркас «мясом» — основными событиями по процессу и действиями исполнителя по алгоритму.

Добавляем детали — основные события процесса и действия исполнителя
Инфографика: Майя Мальгина для Skillbox Media

5. Задаём роли. В процессе может быть несколько исполнительских ролей. Их может выполнять один или несколько сотрудников. Обычно роли обезличены, без уточнения фамилий, — только должности.

6. Наполняем схему ресурсами. Отмечаем на схеме источники ресурсов, которые будут использовать в бизнес-процессе. Например, какие документы кто кому и на каком этапе отправит, какие базы и системы для этого будет использовать.

В нашей «ручной» схеме — это просто дополнительные элементы в алгоритме. Если для моделирования используется специальный софт, к схеме можно прикрепить ссылки.

Блок-схема готова. Если таких схем несколько, их процессы можно связать друг с другом на одной карте.

Схемы и алгоритмы нужны, чтобы сделать процессы эффективнее и полезнее для бизнеса. Кроме этого, с готовыми моделями бизнес-процессов проще проводить автоматизацию. Об автоматизации бизнес-процессов расскажем в следующей статье.

Бизнес-процессы — любые операции внутри компании, которые помогают решать бизнес-задачи и зарабатывать. Моделирование бизнес-процессов — описание существующих в компании процессов и документирование требований к ним.
В моделировании бизнес-процессов есть три основных подхода: функциональный, процессный и ментальный. Самый понятный подход для неподготовленного человека — процессный. Он даёт подробный алгоритм действий для сотрудников и глубокую детализацию операций.
Моделировать процессы можно своими силами — если бизнес небольшой и несложный. Если в дальнейшем нужно оптимизировать процессы, лучше привлечь консультантов.
Бизнес-процессы обычно описывают графически — в виде карт и интуитивно понятных схем. Так с ними проще работать.
Смоделировать процесс можно самому: разобрать внутреннюю кухню компании, описать в тексте все алгоритмы и на основе этого построить схему в графическом редакторе.

Другие материалы Skillbox Media для менеджеров

Эффективный руководитель

Вы научитесь разрабатывать стратегию, ставить цели, создавать бизнес‑процессы и комфортный климат в команде. Найдёте точки роста в своей компании, сможете претендовать на повышение или масштабировать бизнес.

Узнать про курс

Источник

Определенная последовательность действий для выполнения одной из задач бизнеса — это бизнес-процесс в общем понимании. Для того, чтобы его понять, увидеть недостатки и найти пути их устранения, используют моделирование бизнес-процессов.

Моделирование бизнес-процессов: что это

Моделирование бизнес-процессов (Business Process Modeling) — один из самых эффективных методов повышения эффективности работы любой организации. В его основе исторически лежит процессный подход к управлению: все бизнес-процессы описываются через общие для них всех элементы — действия, данные, события, материалы.

Модель как результат моделирования — это чаще всего графическое или реже текстовое представление бизнес-процессов и логической взаимосвязи между ними. С помощью бизнес-модели отображают два состояния процессов: как есть — текущая деятельность компании, и как должно быть, или как мы хотим, чтобы было в идеале —будущее состояние компании после внесения изменений или улучшений.

Способы, выбранные для наглядного отображения элементов, общепринято называть методами моделирования.

Для чего нужно моделирование бизнес-процессов

Если задача не решается, или решается так, что результат не устраивает владельца бизнеса, этот бизнес-процесс нужно улучшить, оптимизировать.

Ни одна компания не работает с максимальной эффективностью без посторонней помощи: происходящие в бизнесе процессы необходимо постоянно анализировать, оптимизировать, а иногда полностью реорганизовывать или убирать.

Разложив деятельность компании на составляющие, легче увидеть и ошибки, спрогнозировать риски на каждом из этапов работы. Как минимум, это позволит выстроить бизнес-процессы более эффективно, а в идеале — поможет компании адаптироваться и совершенствоваться в соответствии с меняющимися условиями и целями, особенно в период кризиса или нестабильной ситуации на рынке.

Улучшить любой процесс, можно только после предварительного описания. Это правило верно не только для бизнес-процессов больших компаний, но и для ИП или самозанятых. Описание, или иначе моделирование, любого бизнес-процесса помогает понять, как он работает.

С помощью грамотно построенной бизнес-модели все сотрудники в организации будут видеть, как выполняются процессы, это сделает работу контролируемой.

Основная функция моделирования любых бизнес-процессов — найти способы улучшить выполнение процессов, что закономерно приведет к повышению эффективности, производительности, конкурентоспособности и, наконец, прибыли, что является конечной целью деятельности любого бизнеса.

Как происходит процесс моделирования бизнес-процессов

Ответственные за моделирование тщательно разбираются в процессах компании и подробно описывают, кто, что и как делает, чтобы увидеть «узкие места» и понять, что еще нужно сделать, чтобы увеличить прибыль компании. Изучение каждой операции впоследствии превращается в схему.

Основные подходы в моделировании бизнес-процессов

Все инструменты для моделирования бизнес-процессов можно объединить по принципу работы в три основных подход, хотя все они используют разные языки моделирования:

Функциональный.

Процессный.

Ментальный (с применением ментальных карт).

Существуют, естественно, и другие подходы, по большей части гибридные, т.е. объединяющие 3 вышеперечисленных. Но стандартами стали именно 3 основных.

В каждом из трех подходов, процессы в итоге нужно визуализировать, т.е. рисовать в виде схем. Различия подходов ясно видны в принципах визуализации.

Функциональный подход в моделировании бизнес-процессов

При этом подходе бизнес-процессы описываются в виде четко структурированных и взаимосвязанных функций, с учетом результатов, которые нужно получить, и ресурсов, которые при этом нужно задействовать, без учёта последовательности действий.

То, что уже есть у компании, и то, что владелец бизнеса в итоге хочет получить, отделяется промежуточными результатами, факторами, влияющими на процесс и развитие событий, и используемыми ресурсами.

Именно функциональный подход покажет, какие факторы следует учесть и какие ресурсы нужно использовать, чтобы процесс состоялся и был достигнут требуемый результат. Подробное описание действий при этом подходе вы не получите, но зато будет четкое представление о результатах.

Процессный подход в моделировании бизнес-процессов

Если Вы — неподготовленный управленец, этот подход для Вас. Исторически он является самым первым в моделировании бизнес-процессов и, наверное, самым популярным и по сей день.

Процессный подход используется тогда, когда уже определены границы прохождения процесса — начало и конец.

При процессном подходе, в отличие от функционального, описывается не результат, а действия, которые необходимо совершить для достижения определенного результата. Процесс для составления блок-схемы можно детализировать сколько угодно, до подпроцессов в виде действий каждого отдельного сотрудника персонально.

Ментальный подход в моделировании бизнес-процессов

Это подход применяется, чтобы структурировать общие представления о бизнес-процессе, не раскладывая процесс на этапы. В результате получаются так называемые ментальные карты, т.е. схемы, в которых в свободной форме структурируются знания о бизнес-процессе.

Ментальные карты применяются и для демонстрации клиентам: изображение существующей ситуации и вариантов решения поставленной задачи.

Ментальные карты наглядно демонстрируют, какие методы могут быть использованы для решения задачи, и показывают в наглядной форме различные идеи.

Отличия ментального подхода от других:

не нужно знание специальных языков моделирования;

нет строгих рамок и ограничений при создании ментальной карты, поэтому карта интуитивно понятна всем;

создавать такие карты просто;

нет устоявшегося подхода и методологии, только креатив и произвольная форма.

В результате всего вышеперечисленного, для понимания ментальной карты и заложенных в ней идей требуется присутствие и комментарии ее разработчика, иначе возможно разное прочтение.

Нотации в моделировании бизнес-процессов: что это вообще такое

Итак, бизнес-процессы чаще всего принято описывать графически.

Единицей графического описания бизнес-процессов является нотация.

По сравнению с текстовыми описаниями, графические модели занимают меньше места, наглядно позволяют представить весь процесс, лучше запоминаются даже теми, кто не является визуалом.

Нотации описывают:

как читать иконки, используемые в моделировании;

как отображать последовательность действий в бизнес-процессе;

какие элементы обязательно нужно включить в моделирование.

Нотации нужны, в первую очередь, для того, чтобы любой человек понимал, что изображено на схеме, даже увидев эту схему первый раз.

На сегодняшний день существует много вариантов нотаций, которые делятся на две основные категории:

Структурные нотации для изображения элементов процесса и взаимосвязи между ними (стандарт IDEF: IDEF0, IDEF1x, IDEF4, IDEF5).

Динамические нотации для изображения логики выполнения процессов, последовательности и вариантов их (стандарт DFD, EPC, BPMN).

Сегодня наибольшей популярностью пользуются 3 нотации:

IDEF0.

EPC.

BPMN.

Для чего учиться описанию бизнес-процессов

Модель бизнес-процесса — это фундамент для последующей оптимизации. Можно передвигать элементы модели так, чтобы, например, корректировать продолжительность производственного цикла, влиять на качество результата или снижать себестоимость. Но все это становится возможным только при грамотном описании бизнес-процесса, а проверка заданий обучающихся на курсах CORS Academy убедили нас в том, что описание бизнес-процессов – слабое звено у большинства учащихся.

Запишитесь на курс «Моделирование и оптимизация бизнес-процессов» от CORS Academy https://cors.su/kurs-modelirovanie-i-optimizatsiya-biznes-protsessov/, чтобы научиться без ошибок моделировать и оптимизировать бизнес-процессы в одной из самых распространенных нотаций BPMN 2.0 с использованием отечественного софта Business Studio!

Чем хорош курс «Моделирование и оптимизация бизнес-процессов»

Уникальная программа курса содержит эффективное сочетание обучения общей логике описания бизнес-процессов с обучением нотации BPMN 2.0.

В ходе каждого урока вы будете закреплять свои знания с помощью анализа конкретных примеров и ошибок, создания сквозной учебной модели, прохождения тестов и выполнения домашних заданий. Домашние задания подразумевают разные варианты выполнения, что позволит вам реализовать именно ваше видение, понимание и точку зрения.

Курс «Моделирование и оптимизация бизнес-процессов» идеально подходит для аналитиков, методологов, бизнес-архитекторов, архитекторов и разработчиков программных продуктов, руководителей проектов и других специалистов, чья деятельность связана с контролем, анализом, оптимизацией и реинжинирингом бизнес-процессов, вне зависимости от того, внедрением каких программных продуктов вы занимаетесь.

Автор курса, Дмитрий Чертов, имеет не только богатый опыт преподавания, но и большой стаж реальной работы в сфере управления финансами и IT-консалтинге.

Дмитрий записал мастер-класс для курса аналитика 1С https://cors.su/kurs-analitika-1c/ и курс “Основы бюджетирования” https://cors.su/kurs-osnovy-byudzhetirovaniya/, которые собрали много положительных отзывов.

Моделирование бизнес-процессов: зачем это нужно

Моделирование бизнес-процессов (Business Process Modeling) — один из самых эффективных методов повышения эффективности работы любой организации

Запишитесь на курс «Моделирование и оптимизация бизнес-процессов» от CORS Academy, чтобы научиться без ошибок моделировать и оптимизировать бизнес-процессы в одной из самых распространенных нотаций BPMN 2.0 с использованием отечественного софта Business Studio!

Как происходит процесс моделирования бизнес-процессов

Основные подходы в моделировании бизнес-процессов

· Функциональный.

· Процессный.

· Ментальный (с применением ментальных карт).

Процессный подход в моделировании бизнес-процессов

Процессный подход используется тогда, когда уже определены границы прохождения процесса — начало и конец.

Ментальный подход в моделировании бизнес-процессов

· нет строгих рамок и ограничений при создании ментальной карты, поэтому карта интуитивно понятна всем;

· создавать такие карты просто;

· нет устоявшегося подхода и методологии, только креатив и произвольная форма.

Нотации в моделировании бизнес-процессов: что это вообще такое

Итак, бизнес-процессы чаще всего принято описывать графически.

Единицей графического описания бизнес-процессов является нотация.

Нотации описывают:

· как читать иконки, используемые в моделировании;

· как отображать последовательность действий в бизнес-процессе;

· какие элементы обязательно нужно включить в моделирование.

На сегодняшний день существует много вариантов нотаций, которые делятся на две основные категории:

· Структурные нотации для изображения элементов процесса и взаимосвязи между ними (стандарт IDEF: IDEF0, IDEF1x, IDEF4, IDEF5).

· Динамические нотации для изображения логики выполнения процессов, последовательности и вариантов их (стандарт DFD, EPC, BPMN).

Сегодня наибольшей популярностью пользуются 3 нотации:

· IDEF0.

· EPC.

· BPMN.

Для чего учиться описанию бизнес-процессов

идеально подходит для аналитиков, методологов, бизнес-архитекторов, архитекторов и разработчиков программных продуктов, руководителей проектов и других специалистов, чья деятельность связана с контролем, анализом, оптимизацией и реинжинирингом бизнес-процессов, вне зависимости от того, внедрением каких программных продуктов вы занимаетесь.

Источник