Функции помощника руководителя в компании

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
наименование компании _______________________________
подпись _______________________________ / Ф.И.О. _______________________________
дата «___» ____________ 202__ г.

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации, Приказа Министерства труда и социальной защиты РФ от 2 февраля 2018 г. №49н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист административно-хозяйственной деятельности»», Приказа Министерства труда и социальной защиты РФ от 15 июня 2020 г. №333н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»» и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

I. Общие положения

1.1. Должностная инструкция регулирует следующие параметры, касающиеся деятельности помощника руководителя (генерального директора): должностные обязанности, права, ответственность, взаимоотношения и связи по должности.
1.2. Помощник руководителя относится к категории специалистов.
1.3. Помощник руководителя назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.4. Помощник руководителя подчиняется непосредственно генеральному директору компании, а в случае его отсутствия — руководителю административно-хозяйственного отдела.
1.5. Во время отсутствия помощника руководителя его права и обязанности возлагаются на специалистов административно-хозяйственного отдела, о чем генеральным директором компании выпускается соответствующее распоряжение.
1.6. На должность помощника руководителя назначается лицо, имеющее высшее образование (бакалавриат), а также опыт работы не менее трех лет по организационному, документационному и информационному обеспечению деятельности руководителя организации.
1.7. Помощник руководителя должен знать:
• Устав компании;
• нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты в сфере деятельности компании;
• локальные нормативные акты компании общего характера и по функциональному направлению деятельности;
• специфику основной деятельности компании;
• основы административного права и трудового законодательства Российской Федерации;
• руководящий состав организации и ее подразделений;
• функции самоменеджмента;
• принципы и правила планирования рабочего времени;
• методы постановки целей;
• правила проведения деловых переговоров;
• правила деловой переписки и делового этикета;
• требования охраны труда;
• правила защиты конфиденциальной служебной информации;
• особенности оформления планировщика (на электроном и бумажном носителях);
• основы управления временем;
• порядок подготовки и проведения командировок;
• порядок оформления документов для командировки и отчетных документов по командировке руководителя;
• деловой протокол, а том числе основы международного протокола;
• правила организации приема посетителей;
• правила установления контакта, поддержания и развития межличностных отношений;
• структуру организации, распределение функций между структурными подразделениями и специалистами, порядок их взаимодействия;
• правила сервировки чайного (кофейного) стола, приготовления и подачи горячих напитков и закусок к ним;
• правила защиты конфиденциальной служебной информации;
• комплекс организационно-технических мероприятий по подготовке и проведению совещаний и переговоров, в том числе международных;
• правила ведения, подготовки и оформления протокола и документов, создаваемых в процессе подготовки конферентного мероприятия;
• методику составления сметы расходов конферентного мероприятия;
• системы скоростного письма;
• основы программного обеспечения и офисного оборудования в области скоростного письма;
• внутреннюю и внешнюю политика организации;
• принципы представительства в государственных органах, органах местного самоуправления, сторонних организациях и порядок взаимодействия с ними;
• принципы и методы администрирования;
• особенности формирования внешних и внутренних информационных потоков;
• правила формирования и использования баз данных;
• современные научные методы и технические средства сбора, обработки, сохранения и передачи информации;
• современные информационные технологии;
• классификацию, виды и формы представления управленческой информации;
• источники управленческой информации, методику отбора источников информации;
• требования, предъявляемые к управленческой информации;
• особенности реферирования информации, специфику оформления и составления аннотаций, рефератов, обзоров, докладов;
• основы написания речей и докладов руководителя;
• методы обработки информации с применением современных технических средств коммуникаций и связи, вычислительной техники;
• структуру информационных изданий в зависимости от характера информации и целевого назначения информационных изданий;
• современные средства сбора, обработки, систематизации информации;
• правила работы с внешними носителями информации;
• справочные правовые системы;
• психологию делового общения, основы конфликтологии;
• правила проведения протокольных мероприятий;
• правила составления и оформления документов;
• информационно-коммуникационные технологии;
• английский язык на разговорном или свободном уровне;
• правила устных и письменных переводов в деловой коммуникации;
• правила и технологию ведения контроля исполнения поручений руководителя;
• системы электронного документооборота, базы данных.
1.8. Помощник руководителя должен уметь:
• устанавливать цели, определять иерархию целей;
• определять приоритетность и очередность выполнения работ и эффективно распределять рабочее время;
• оказывать помощь руководителю в распределении его рабочего времени;
• выбирать оптимальные способы информирования партнеров, клиентов, посетителей, руководителей подразделений и сотрудников о планируемых мероприятиях;
• обеспечивать информационную безопасность деятельности организации;
• выбирать и оформлять планировщик;
• вносить и отслеживать информацию на электронном и/или бумажном носителе;
• применять информационно-коммуникационные технологии;
• составлять план поездки руководителя;
• организовывать встречи руководителя с принимающей стороной во время командировок;
• оформлять командировочные документы;
• обрабатывать документы и материалы по результатам поездки руководителя;
• обеспечивать работу офиса во время отсутствия руководителя;
• использовать средства коммуникации для обеспечения взаимодействия с руководителем во время его деловой поездки;
• применять способы делового общения;
• организовывать и обеспечивать личные контакты руководителя;
• управлять конфликтами;
• применять медиативные технологии;
• учитывать психологические особенности личности при различных видах профессионального общения;
• использовать установленные правила и процедуры коммуникации внутри организации;
• вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы и работы по контролю исполнения решений руководителя;
• создавать и поддерживать положительный имидж организации и руководителя;
• обеспечивать конфиденциальность в приемной и кабинете руководителя, сохранять конфиденциальную информацию в тайне;
• организовывать процесс подготовки к проведению конферентного мероприятия индивидуально и в составе рабочей группы;
• документировать разные этапы процедуры подготовки и проведения конферентного мероприятия;
• составлять и оформлять протоколы совещаний, заседаний и конферентных мероприятий, готовить список участников, повестку дня, явочные листы и проекты итоговых документов;
• передавать информацию, документы и материалы участникам конферентного мероприятия;
• подготавливать и оборудовать стол президиума и рабочие места участников совещания;
• сервировать чайный (кофейный) стол во время проведения кофе-пауз;
• соблюдать правила делового этикета и протокола;
• работать с информацией, анализировать и представлять ее в систематизированном виде;
• применять правила русского языка;
• применять навыки скоростного письма, записи и расшифровки текста;
• использовать современные технические средства в области скоростного письма;
• обеспечивать комфорт участников конферентного мероприятия, помогать в вопросах проживания, транспортного обеспечения;
• анализировать и отбирать источники информации в соответствии с критериями полноты, достоверности, своевременности предоставления информации;
• собирать, обрабатывать и анализировать информацию в соответствии с заданными требованиями;
• интерпретировать данные и передавать информацию в систематизированном виде;
• обрабатывать и структурировать информацию, образуя информационные ресурсы;
• производить поиск информации в существующих базах данных, вести информационно-справочную работу на основе различных комбинаций поисковых признаков;
• работать с компьютером, использовать офисный пакет (текстовый редактор, таблицы);
• разрабатывать тематический план обзора, доклада, аналитической справки;
• обосновывать актуальность проблемы, которую предстоит осветить в обзоре, докладе, справке;
• пользоваться информационными ресурсами и систематизировать информацию по заданным критериям;
• определять круг источников и литературы, необходимых для подготовки информационно-аналитических материалов;
• излагать материал в логической последовательности;
• производить анализ и оценку изложенного материала;
• оформлять текст в соответствующем стиле;
• редактировать текст документов;
• формулировать выводы и рекомендации;
• осуществлять автоматизацию процессов сбора, хранения и выдачи информации;
• пользоваться устройствами автоматизированной обработки текстовой информации и фотонаборными устройствами;
• применять вычислительную технику и информационные технологии для экономичной и рациональной организации информационных процессов, повышения их гибкости и динамичности;
• проводить редактирование текста, анализ и оценку выводов и рекомендаций;
• применять основы психологии делового общения;
• составлять пресс-релизы;
• вести переговоры с партнерами;
• работать в режиме многозадачности;
• работать с большим объемом информации;
• осуществлять устные и письменные переводы с английского языка;
• вести деловую переписку с учетом правил делового этикета и документооборота.
1.9. Помощник руководителя руководствуется в своей деятельности:
• законодательными актами РФ;
• Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
• приказами и распоряжениями генерального директора;
• настоящей должностной инструкцией.

II. Должностные обязанности помощника руководителя

Помощник руководителя выполняет следующие должностные обязанности:

2.1 планирование рабочего дня руководителя;
2.2 встреча посетителей руководителя;
2.3 ведение деловой переписки;
2.4 организация совещаний и переговоров;
2.5 организация деловых поездок, командировок;
2.6 подготовка аналитических и справочных материалов, презентаций;
2.7 выполнение письменных и устных переводов;
2.8 контроль исполнения поручений руководителя.

III. Права помощника руководителя

Помощник руководителя имеет право:

3.1. Запрашивать у генерального директора и руководителя административно-хозяйственного отдела информационные материалы и нормативно-правовые документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей, разъяснения и уточнения по выданным поручениям.
3.2. Запрашивать у генерального директора и других работников компании документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей.
3.3. Знакомиться с проектами решений генерального директора, касающимися исполняемых должностных обязанностей, с документами, определяющими права и обязанности по занимаемой должности, критериями оценки качества исполнения должностных обязанностей.
3.4. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
3.5. Информировать генерального директора и руководителя административно-хозяйственного отдела о нарушениях трудового законодательства в компании.
3.6. Разрабатывать и вносить на рассмотрение генерального директора предложения по организации труда в рамках своих должностных обязанностей, по улучшению организационной, информационной, документационной поддержки генерального директора.
3.7. На защиту профессиональной чести и достоинства, знакомиться с документами, содержащими оценку его деятельности, и давать по ним разъяснения.

IV. Ответственность помощника руководителя

Помощник руководителя несет ответственность:

4.1. За невыполнение, несвоевременное или халатное исполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальности информации.
4.3. За нарушение или ненадлежащее исполнение Устава, правил внутреннего трудового распорядка, должностной инструкции, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

V. Взаимоотношения и связи по должности

5.1. Помощник руководителя работает в режиме нормированного рабочего дня по графику 40-часовой рабочей недели, утвержденному генеральным директором компании.
5.2. Под руководством генерального директора планирует свою работу на отчетный период (в период отсутствия генерального директора — под руководством руководителя административно-хозяйственного отдела).
5.3. Представляет генеральному директору отчет о проделанной работе за отчетный период.
5.4. Получает от генерального директора или руководителя административно-хозяйственного отдела нормативно-правовую информацию и знакомится с ней под роспись.
5.5. Доводит до сведения генерального директора информацию, полученную на совещаниях различного уровня.
5.6. Оперативно взаимодействует с другими специалистами компании в целях повышения эффективности ее работы.
5.7. Исполняет должностные обязанности других специалистов административно-хозяйственного отдела во время их отсутствия в соответствии с распоряжением генерального директора компании.

VI. Заключительные положения

6.1. Сотрудник знакомится с должностной инструкцией под роспись при приеме на работу до подписания трудового договора.
6.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у работодателя, другой — у сотрудника.
6.3. Сотрудник знакомится под роспись с изменениями в должностной инструкции, касающимися общих положений, должностных обязанностей, прав, ответственности и оформленными соответствующим распоряжением генерального директора компании.

С инструкцией ознакомлен:

подпись _______________________________ / Ф.И.О. _______________________________
дата «___» ____________ 202__ г.

Кто такой помощник руководителя

Профстандарт специалиста по документационному и организационному обеспечению управления организацией предусматривает следующие трудовые функции:

• организация делопроизводства, контроль документооборота;
• работа с телефонными звонками, почтой, посетителями.

Но работа персонального ассистента этим не ограничивается. На практике помощник руководителя — это лицо компании, ценный сотрудник, который держит под контролем все рабочие процессы, не упуская ничего из видимости, умеет оперативно разбираться с трудностями, конфликтами, проблемами и берет на себя любые организационные процессы. Трудовые обязанности помощник реализовывает под началом своего непосредственного шефа, являясь его правой рукой. Ассистент выполняет колоссальное количество поручений различного характера, тем самым освобождая время своего начальника для более глобальных задач в компании.

Должностная инструкция помощника директора

В соответствии со ст 57 ТК РФ, трудовая функция работника обязательно включается в его контракт. Вписать в него и конкретные должностные обязанности ассистента руководителя не возбраняется, но это делает договор чересчур объемным и создает дополнительные трудности при изменении функционала. Гораздо удобнее закрепить их отдельным документом. Чаще всего в качестве такового используется должностная инструкция, которая содержит несколько ключевых разделов: цели и задачи личного ассистента, перечень обязанностей, прав, ответственности сотрудников. Претендент на должность ассистента внимательно изучает ее еще до оформления трудового договора.

Обычно на должность помощника руководителя назначаются лица, имеющие высшее образование, опыт работы не менее одного года, знающие основы законодательства, обладающие навыками делопроизводства, владеющие иностранными языками, умеющие работать на компьютере и печатать с высокой скоростью. Обязанности помощника директора предполагают наличие определенных личных качеств:

• исполнительность, ответственность;
• грамотность, аккуратность;
• стрессоустойчивость, инициативность;
• обучаемость, трудолюбие;
• позитивность, дипломатичность;
• выносливость, усидчивость;
• коммуникабельность;
• честность, преданность;
• дисциплинированность, организованность.

Квалификационные требования к помощнику руководителя устанавливаются профессиональным стандартом, утвержденным приказом Минтруда России от 15.06.2020 N 333н. Стандарт определяет следующие требования к работникам:

• образование — среднее специальное;
• дополнительное образование — программа профподготовки по профессии служащих;
• требования к опыту — не предъявляются;
• особые условия допуска к работе — не предъявляются.

Функции

Профессиональный стандарт необходим работодателю для понимания четких функциональных требований к сотруднику. Но закон позволяет выбирать между требованиями стандартов и квалификационных справочников. В квалификационном справочнике есть должность секретаря руководителя. В соответствии с ним, основные обязанности помощника руководителя предприятия сводятся к таким функциям:

• осуществление работы по организационно-административной деятельности руководителя предприятия;
• ведение делопроизводства фирмы, выполнение поручений руководителя;
• организация процесса приема посетителей, звонков и разбор корреспонденции.

Обязанности

Что входит в обязанности ассистента директора организации, сформулировать несложно: вне зависимости от направления деятельности организации функции менеджмента практически одинаковые. Обязанности помощника сводятся:

• к выполнению личных поручений и просьб начальника;
• ведению документации;
• сопровождению начальника в поездках и на деловых мероприятиях;
• координации и распределению телефонных звонков, корреспонденции и посетителей;
• организации звонков для руководителя;
• ведению переписки как на бумаге, так и в цифре;
• принятию быстрых решений в ситуациях, не терпящих отлагательства, и обеспечению начальника всей информационной базой;
• организации рабочих мероприятий и поездок руководителя;
• осуществлению контроля за выполнением сотрудниками поручений и указаний начальства;
• обеспечению руководителя всеми необходимыми материалами, канцелярией, техникой;
• участию по необходимости в переговорах;
• организации презентации компании.

Права

Говоря о том, каков функционал помощника руководителя, необходимо упомянуть и о его правах. Для более качественного выполнения непосредственной работы в должностной инструкции имеет смысл зафиксировать право:

• вносить предложения по улучшению своей работы и предоставлять руководству проекты по совершенствованию работы фирмы;
• требовать соблюдения своих прав, подписанных в трудовом договоре, и создания условий, необходимых для работы;
• принимать решения в рамках своей компетенции;
• получать все необходимые документы и нужную информацию, необходимую для выполнения служебных обязанностей.

Перечень прав иногда отличается в зависимости от рода деятельности.

Ответственность

Каждый работник обязан выполнять свою работу надлежащим образом. После того как в компании зафиксировали, какие обязанности у помощника руководителя, и закрепили их в должностной инструкции и иных ЛНА организации, сотрудник несет ответственность за недобросовестность и некомпетентность. Уровень ответственности предусматривается ТК РФ и предполагает материальную, дисциплинарную и, в ряде случаев, уголовную ответственность за нарушения, допущенные при выполнении работы. Ответственность ассистента наступает:

• за нанесение материального ущерба организации;
• халатность в работе и невыполнение своих обязанностей;
• занятие личными делами в рабочее время;
• невыполнение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, техники безопасности и противопожарной безопасности;
• грубость с клиентами, сотрудниками и нарушение правил вежливости;
• действия вне своей компетенции.

Для иллюстрации — примерная должностная инструкция ассистента руководителя, которую рекомендуется дополнять в зависимости от специфики организации.

Читатели Т—Ж каждую неделю говорят о своих профессиях и доходах.

Героиня этого выпуска мечтала, как в фильме «Дьявол носит Prada», стать ассистентом очень важного человека и бегать по всему городу, выполняя его поручения. В итоге сменила несколько мест работы и устроилась в компанию с руководителем-экспатом. Она рассказала, чем работа с иностранцем отличается от работы с российскими начальниками, каково работать 24/7, без каких качеств не стать хорошим ассистентом и как получить максимальную выгоду от такой работы.

Выбор профессии

Я окончила Воронежский государственный университет по специальности «международные отношения». Поступать было несложно: я отличница-медалистка, у меня были хорошие баллы по ЕГЭ. Поступила на платное отделение, так как бюджетное место было только одно и, конечно, не для меня. Обучение стоило 75 000 Р в год и дорожало с каждым курсом. В итоге для работы из вуза не пригодилось почти ничего — разве что курс «Экселя» на парах по информатике.

После окончания университета я поехала в Москву. Планировала, что найду работу и останусь там навсегда. Собрала все — от носков до подушек и одеял, забила свой маленький хэтчбэк до потолка, взяла попутчика на сервисе поездок, чтобы сэкономить на бензине, и уехала.

Уже на следующий день у меня состоялось три собеседования, и на одном меня пригласили на стажировку помощником руководителя офтальмологической клиники. Для меня это была большая удача. Руководитель — известный офтальмолог, который оперировал звезд, в его расписании были встречи с артистами и интервью в известных журналах, а клиника находилась в хорошем районе прямо по пути на Рублевку. Мне приходилось ездить из одного конца Москвы в другой. Я простажировалась там три дня и ушла, потому что руководитель на меня ни разу не взглянул и не разговаривал со мной, персонал клиники постоянно на меня фыркал, а в первые 15 минут на моем первом в жизни рабочем месте одна докторка устроила мне скандал из-за того, что у нее закончилась бумага. Я никогда не горела желанием работать и оттягивала этот момент как могла, поэтому рабочее место для меня должно было быть в первую очередь эмоционально комфортным, а с таким ужасным отношением я не смирилась. Кстати, до сих пор помню брошюру о строении глаза, которую меня заставили выучить наизусть в первый день.

Остальное время в Москве я потратила на собеседования. Искала вакансии, близкие к моей специальности, но их было немного, а у меня не было опыта, я из глубинки, без жилья в Москве и связей — шансов найти что-то подходящее не было. Я откликалась на сайтах по поиску работы, ходила на все собеседования, куда приглашали. В основном это были вакансии в госструктурах — например, специалист в пенсионный фонд или в МФЦ, вакансии секретаря или помощника руководителя.

Я мечтала, как в фильме «Дьявол носит Prada», носиться по всему городу и решать нелепые, но очень важные задачи.

За три с лишним месяца в Москве я посетила около 100 собеседований. В день у меня было от одной до четырех встреч — максимум я успевала посетить, только если места были недалеко друг от друга. В 80% случаев я получала отказы, в 20% — отказывалась сама из-за маленькой зарплаты, которой не хватило бы даже на аренду квартиры, или из-за странных предложений. Например, однажды я откликнулась на вакансию секретаря директора, а на собеседовании оказалось, что нужны интимные услуги. Один раз попала к мошенникам, которые обещали устроить стюардессой на борт, но с условием оплаты обучения в школе стюардесс. Еще был офис микрозаймов, где надо было выдавать кредиты под огромные проценты.

В итоге мои ресурсы иссякли, работы не было, и мне пришлось вернуться в Воронеж. Оказалось, что там проще найти работу: через два месяца после возвращения я устроилась помощником депутата. Собеседование прошла за пять минут: руководитель задал пару вопросов, посмотрел, так сказать, на адекватность, а на следующий день я уже вышла на работу.

Меня долго не оформляли официально, зарплату давали в конверте. Мы работали с 10:00 до 17:00. Ну как работали — сидели, это же чиновничий аппарат, в 17:01 в офисе уже гулял ветер. Хотя не все депутаты ленивые и толстые — есть идейные и преданные своему делу. Но работа была очень скучная: принеси, подай, сходи в магазин. Зато научили пользоваться дыроколом и офисным МФУ.

Зарплата была 10 000 Р, и этого хватало практически на все, плюс еще 5—7 тысяч давали родители. Я оплачивала коммуналку, заправляла машину, даже ходила к косметологу каждый месяц.

Пару раз я выполняла сверхурочную работу — расшифровку диктофонных записей заседаний. На это уходило от 12 до 20 часов, платили 1000 Р. Потом я поняла, что не готова 20 часов делать ерунду за такие деньги, и больше не бралась за это.

После работы в Думе я устроилась помощником к одному крупному застройщику, там платили больше и нужно было думать головой, а не просто сидеть. Эта работа как раз была похожа на фильм «Дьявол носит Prada»: надо было носиться по всяким глупым делам, а когда прибегал, оказывалось, что это уже не нужно, делай что-то другое.

Левой рукой звони, правой пиши, носом печатай, ногой держи сумки.

И все это на нервяках, потому что шеф кипел, просто если не так стоишь или громко дышишь. Там было регламентировано, что начальник должен услышать не больше двух гудков, когда звонит тебе. Я проработала там четыре месяца, ушла на сессию и уже не вернулась.

Место работы

Последние три года я работаю в иностранной компании. Наш головной офис находится в Воронеже. У нас больше 30 тысяч сотрудников только в России, отделения нашей компании есть в 10 российских регионах и еще в одной стране.

Рабочее место находится прямо на производстве и выглядит как несколько сельских домиков — это переделанные товарные морские контейнеры, к которым пристроены крыши, крыльцо, а внутри все обито натуральным деревом. Очень экологично.

На работе мне комфортно на 9 из 10. Коллектив как на подбор — все профессионалы. Из плюсов: бесплатное питание, фитнес, материнский капитал от компании — его выплачивают при рождении ребенка тем, кто проработал определенное количество лет.

Из минусов: работа 24/7, потому что это производство полного цикла, его нельзя остановить, поэтому такой график общепринят. Любой сотрудник может позвонить в 23:00 с вопросом, и это будет нормально. Но редко что-то случается ночью. Обычно мне звонят, если не могут дозвониться начальнику. Если не подниму трубку, ничего страшного — напишут смс.

Суть профессии

На работе я организую совещания, приглашаю участников, напоминаю о дедлайнах, бронирую самолеты и отели для своего руководителя, выстраиваю логистику и выполняю прочие стандартные задачи ассистента.

Мой руководитель знает несколько языков, мы с ним общаемся на русском. С ним очень легко работать. Общаемся на «ты» и по имени, он чистый европеец. Работа с экспатом кардинально отличается от работы с российскими начальниками. Такой человек никогда не грубит, не орет, любит очень много работать, глубоко разбирается в вопросах, не ищет, где бы что утаить или украсть, как, на мой взгляд, делают русские. Я учусь у него договариваться с людьми, слышать их и слушать. Он не выходит из себя, а если что-то не в порядке, то без криков и срывов скажет одним словом так, что сам все поймешь.

Шеф часто говорит: «Вы, русские, не умеете договариваться». И это чистая правда.

Но есть особенности поведения, которые для меня до сих пор неприемлемы. Например, у европейцев принято громко сморкаться.

Из интересного на работе: я сопровождаю начальника в командировках. Мы уже ездили с ним по всей Воронежской области, в Калугу, Москву, Новосибирск, Самару, Санкт-Петербург, Рязань, Курск, Липецк. Когда в командировках остается свободное время, я хожу в музеи.

Еще есть много личных задач от шефа. К примеру, спланировать приезд его родственников в Россию: купить всем билеты, забронировать номера в отеле, придумать программу, найти гида или быть гидом самой. У меня был такой опыт: нужно было встретить людей в аэропорту, а потом занять их чем-то на три часа. Пришлось ездить кругами по городу и рассказывать что-то об архитектуре и достопримечательностях. Ничего интересного. Несмотря на то, что это личные дела руководителя, они не выходят за рамки рабочих регламентов. Так могли бы приехать любые делегации, и я бы делала то же самое.

Все приезжающие к нам иностранцы — по работе или родственники шефа — любят природу. В Воронеже никто не задерживается, улетают в Сибирь или на Алтай.

Еще из личных поручений — купить шефу новую одежду. Бывает, он просит найти конкретную модель, а иногда просит просто что-то купить, лишь бы надеть. Его одежда самая простая: поло «Лакост», джинсы «Дизель», кроссы «Рибок». Самое дорогое, что я покупала для него, — официальный костюм Hugo Boss. На эту покупку я уговорила шефа сама, так как статус его обязывает. Все вещи можно найти в Воронеже, но если что-то нельзя — заказываю в Москве, а забирает водитель, который очень часто бывает там по работе. Начальник просто переводит суммы на расходы на мою карту. Что, кстати, для меня очень выгодно: у меня карта «Сбербанк Аэрофлот», все покупки переходят в мили. Так я накопила 50 тысяч миль и уже ищу направления, куда могла бы их потратить.

Суммы на покупки могут быть разные: если надо купить новый Айфон или дорогие билеты на самолет, то побольше, если цветы для коллеги — маленькие. На карте у меня они не лежат, сразу трачу их по назначению, веду строгую отчетность и собираю чеки. Правда, за все время работы шеф смотрел это всего один раз.

Иногда нужно купить что-нибудь для дома или найти уборщицу, забрать заказы из интернет-магазина или уплатить налоги.

Важнейшие качества в моей работе — коммуникабельность, открытость, готовность браться за все и всем помогать. К важным навыкам я бы отнесла внимательность к деталям, логику. Но самое главное — все записывать. Такая работа не подойдет медленному и несобранному человеку, который не интересуется происходящим вокруг. Ассистент должен быть в курсе всего — кто, где, что делает. Даже если он чего-то сам не знает, должен понимать, где это выяснить.

Сейчас моя работа не похожа на «Дьявол носит Prada», все размеренно. Если дела срочные, они решаются быстро, но спокойно.

Рабочий день

Рабочий день начинается в 08:00, а рабочее место находится в 120 километрах от города.

Встаю в 05:30, а в 06:30 меня забирает водитель. Кроме меня водитель забирает еще нескольких коллег. У всех остальных есть свой корпоративный транспорт. В машине по дороге на работу я сплю.

На работе первым делом нужно проверить почту, занести в календарь встречи. Потом надо обо всем напомнить шефу — он уже с 07:00 на месте. Если есть выезды — распланировать с водителем шефа тайминг и маршрут. Если скайпы — проверить оборудование и обзвонить всех, напомнить и узнать, не в танке ли они. Заказать еду. Вызвать уборщицу, если где-то не убрано. Передать какие-то документы с курьером, сделать и подписать отчеты. Сто раз прибежать от стула до кабинета на зов шефа.

Для планирования я использую только «Гугл-календарь». Из интересного — я должна напоминать про дни рождения сотрудников, в том числе и про свой. Но не приду же я и не скажу: «Привет, у меня сегодня день рождения». Я решила этот деликатный момент так: записала в календарь и поставила уведомление, которое приходит шефу. То есть не я напоминаю, а телефон.

В 17:00 я уезжаю, так как до дома ехать еще полтора часа без пробок, а с пробками оказываюсь дома к 20:00. Домой отвозит водитель или кто-то из коллег. Если шефу по пути, то подвозит он. В дороге всегда на телефоне и на почте. Рабочий день идет, пока не заснешь. Я ложусь спать в 21:00, иначе не встану утром. Такое расписание для меня несложное, но режим мне не нравится.

Так как у меня все уже отработано до автоматизма, в течение рабочего дня бывает много свободного времени. В такие моменты я занимаюсь своими делами, но ноутбук и телефон всегда под рукой. В выходные я берусь за рабочие дела, только если сам начальник позвонит и попросит что-то срочно сделать.

Я не всегда езжу в офис. Когда шеф в отъезде, а это 60% рабочего времени, я работаю из дома. Днем в основном он занят, и все задачи прилетают к вечеру.

Подработка

Я несколько раз пыталась найти подработку на совмещение, потому что у меня много свободного времени. Но нестабильный график никому не подходит: я могу работать одну неделю из четырех в офисе, а могу наоборот — мало кто готов к тому, что сотрудник будет то работать, то пропадать неделями.

Случай

В мои первые полгода работы в этой компании руководитель улетел в США. Чтобы быть с ним на связи, мне приходилось работать ночью, а спать днем.

Еще не очень разбираясь во всех тонкостях делового туризма, я забронировала для него рейс с полуторачасовой пересадкой в Нью-Йорке. Оказалось, аэропорты вылета и прилета — два разных аэропорта. Получила от шефа всего одно сообщение: «Это не тот аэропорт!» Дальше он потратил время на то, чтобы добежать до такси, доехать до другого аэропорта и успеть на самолет. Его следующий перелет длился три часа.

Все четыре с половиной часа я готовилась писать заявление на увольнение.

Доходы и расходы

Три года назад я пришла на зарплату около 30 000 Р. Через полтора месяца ее повысили первый раз: испытательный срок был три месяца, но его сократили. Еще раз повысили после года работы за удовлетворительную службу, потом еще раз повышали за хорошее выполнение своих обязанностей. Повышение просить не приходится, руководитель сам за этим следит. Хорошо работаешь — получаешь повышение. И так у всех в компании. А индексации у нас нет.

Сейчас моя зарплата — около 50 000 Р. Еще есть премии по итогам года. Командировки оплачиваются отдельно по дням, оплаты за один день хватает на полтора обеда в столовой.

У нас на работе нет дресс-кода, сотрудники ходят летом в шортах и кроксах. Вид не важен и ни на что не влияет. Например, я сделала себе губы и переживала, что начальник не одобрит, но он сказал, что все нормально, могу накачать хоть как воздушный шар, и это ни на что не повлияет. На работу я езжу в том, что не жалко, — в старых вещах и тех, которые легко стирать, потому что от производства стоит сильный запах. Иногда покупаю одежду, когда что-то очень понравится, но шопинг не люблю. На сумку или джинсы больше 10 000 Р не трачу. Последняя покупка — сумка Guess за 7000 Р.

На своей машине я езжу только по своим делам — в магазин или к родителям, а по рабочим вопросам использую ее редко. Иногда совмещаю личные и рабочие задачи, чтобы экономить на бензине и парковке: когда еду купить что-то шефу, по пути заезжаю туда, куда нужно мне.

Все свободные деньги трачу на вкусную еду, я очень люблю поесть. Сколько ни дай — все уйдет. Я готовлю сама, покупаю стейки, рыбу, икру, колбасы, сыры, хороший хлеб, овощи.

Когда заканчивается зарплата, заедаю пельменями, а потом опять рябчики 

Расходы мы делим с парнем, он тратит больше, чем я. Если идем в ресторан, платит он. Еще после долгих совещаний остается еда от службы доставки, забираю ее с собой домой.

Финансовая цель

Каждый месяц я откладываю по 25 тысяч. Начала, когда копила на машину. Машина куплена два года назад, а привычка откладывать осталась.

Еще планирую отпуск. Хотим съездить в Китай, ждем, когда откроют границы. До пандемии тур стоил 100 000 Р, наверное, после будет стоить 200 000 Р.

Будущее

На моей работе у меня есть горизонтальный рост: мне несколько раз повышали зарплату, задач становится больше, ответственность выше, но должность не меняется. Но мне бы хотелось работать 100% времени в Воронеже, как нормальные люди, а не ездить каждое утро черт-те куда.

Вакансии просматриваю постоянно, но серьезно о переходе куда-либо еще не задумывалась. Либо нет премий, либо гораздо меньше зарплата, либо это непонятные компании — маленькие или несолидные, а портить резюме не хочется.

Так что жду смены должности. Хочется делать также административную работу, но чтобы сидеть «на попе ровно», еще лучше на удаленке, не ездить и не летать за начальником. После пандемии большинство моих знакомых остались на удаленке, появилось больше таких вакансий. Но к нашей компании это не относится, ведь производство нельзя вести удаленно. Но компанию менять не хочется — это очень хорошее место работы и хороший руководитель.

• Главная
• Правовые ресурсы
• Подборки материалов
• Должностные обязанности помощника руководителя

Должностные обязанности помощника руководителя

Подборка наиболее важных документов по запросу Должностные обязанности помощника руководителя (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Статьи, комментарии, ответы на вопросы

Нормативные акты