Функции административного отдела в компании

Информация об отделе

Основными целями административного отдела являются:

— обеспечение полного и своевременного удовлетворения текущих и перспективных потребностей института в кадровых ресурсах посредством его комплектования необходимым количеством работников требуемых специальностей и квалификации;

— разработка кадровой политики института, соблюдение прав, льгот и гарантий работников в области трудового права, а также ведения кадрового делопроизводства в соответствии с законодательством РФ;

— своевременный прием от структурных подразделений документов, подлежащих временному хранению;

— обеспечение учета, сохранности, упорядочения и использования документов, подлежащих временному хранению, а также надлежащая подготовка указанных документов к передаче на постоянное хранение в архив института.

Функции административного отдела:

1. Подбор, отбор, прием на работу и расстановка кадров.

2. Учет личного состава работников.

3. Создание резерва кадров для выдвижения на вышестоящие должности.

4. Организация работы по профессиональной подготовке и переподготовке кадров.

5. Учет кадров и ведение кадрового делопроизводства.

6. Обеспечение прав, льгот и гарантий работников института.

7. Совершенствование системы делопроизводства в институте.

8. Оптимизация системы документооборота в институте.

9. Организационно-методическое руководство, координация и контроль деятельности структурных подразделений института по вопросам делопроизводства и архивного дела.

10. Подготовка и оформление документов в соответствии с действующими стандартами и правилами.

11. Контроль над прохождением и исполнением документов в институте.

12. Внедрение новых методов организации делопроизводства, в том числе на основе использования современных информационных технологий.

13. Повышение уровня подготовки работников института в области делопроизводства.

14. Осуществление приема, учета и хранения документов, образующихся в процессе деятельности ИСОиП (филиала) ДГТУ, в соответствии с действующим законодательством РФ.

15. Осуществление отбора, подготовки и передачи документов на хранение в архив института в соответствии с действующим законодательством РФ.

16. Осуществление организационно-методического руководства деятельностью структурных подразделений института в области делопроизводства и архивного дела;

17. Обеспечение сохранности документов, создание научно-справочного аппарата, обеспечение использования документов, хранящихся в архиве.

18. Подготовка и представление руководству информационно-аналитических материалов о состоянии и перспективах развития архивного дела в институте.

19. Участие в пределах своей компетенции в подготовке и исполнении управленческих решений руководства университета и  института.

20. Повышение уровня грамотности работников института в области делопроизводства и архивного дела.

21. Разработка перспективных планов развития международных связей института, его отдельных структурных подразделений.

Положение
об Административном отделе
Федерального казённого учреждения «Центр по обеспечению
деятельности Казначейства России»

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение об Административном отделе Федерального казенного учреждения «Центр по обеспечению деятельности Казначейства России» (далее – Положение) определяет назначение, цели, задачи, функции, полномочия, ответственность и основы деятельности Административного отдела Федерального казенного учреждения «Центр по обеспечению деятельности Казначейства России» (далее – Отдел).

1.2. Отдел является структурным подразделением Федерального казенного учреждения «Центр по обеспечению деятельности Казначейства России» (далее – Учреждение), созданным с целью осуществления административной деятельности Учреждения.

1.3. В своей деятельности Отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, нормативными правовыми актами Министерства финансов Российской Федерации и Федерального казначейства, Уставом Учреждения, локальными актами Учреждения и настоящим Положением.

1.4. Отдел находится в непосредственном подчинении должностного лица, курирующего и контролирующего деятельность Отдела в соответствии с распределением обязанностей между руководством Учреждения, утвержденным установленным порядком (далее – должностное лицо, курирующее деятельность Отдела).

1.5. Структура и штатная численность работников Отдела утверждаются приказом Учреждения.

1.6. Руководство Отделом осуществляет начальник Отдела.

1.7. Работники Отдела назначаются на должность и освобождаются от должности приказом Учреждения.

1.8. В отсутствие начальника Отдела (командирование, отпуск, временная нетрудоспособность и т.д.) общее руководство Отделом осуществляет заместитель начальника Отдела или работник Отдела в соответствии с утвержденной в установленном порядке должностной инструкцией и на основании приказа Учреждения.

1.9. Изменения и дополнения в настоящее Положение вносятся приказом Учреждения.

2. Основные задачи и функции Отдела

2.1. Основными задачами Отдела являются:

2.1.1. Осуществление в установленном порядке документооборота и делопроизводства Учреждения.

2.1.2. Осуществление контроля за своевременным выполнением структурными подразделениями Учреждения поручений руководства Учреждения и своевременным исполнением документов, требующих исполнения.

2.1.3. Обеспечение Федерального казначейства, территориальных органов Федерального казначейства и Учреждения услугами связи и иными услугами по администрируемым Отделом направлениям путем организации заключения государственных контрактов.

2.1.4. Осуществление поддержания официального сайта Учреждения в информационно-коммуникационной сети Интернет в актуальном состоянии.

2.2. Для выполнения возложенных задач Отдел осуществляет следующие функции:

2.2.1. Осуществляет прием, первичную обработку, предварительное рассмотрение поступающей (входящей) корреспонденции, регистрацию поступающих (входящих) документов и их доведение до руководства Учреждения и начальников структурных подразделений Учреждения.

2.2.2. Осуществляет предварительное рассмотрение, проверку правильности оформления, регистрацию отправляемых (исходящих) документов.

2.2.3. Осуществляет проверку приказов Учреждения, подготавливаемых в структурных подразделениях Учреждения (кроме приказов, которые в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации должны издаваться по унифицированной форме), на соответствие требованиям Инструкции по делопроизводству в Учреждении, их согласование.

2.2.4. Осуществляет обработку и отправку отправляемых (исходящих) документов Учреждения с официальной электронной почты Учреждения в информационно-коммуникационной сети Интернет, а также посредством почтовой связи, оформляет реестр почтовых отправлений.

2.2.5. Осуществляет учет и постановку на контроль исполнения письменных обращений граждан и организаций, организует работу по их рассмотрению, обобщает сведения о ходе и результатах их рассмотрения и направляет руководству Учреждения.

2.2.6. Осуществляет контроль за своевременным выполнением структурными подразделениями Учреждения поручений руководства Учреждения. Обобщает сведения о ходе и результатах исполнения поручений и информирует о ходе их исполнения руководство Учреждения.

2.2.7. Осуществляет переадресацию документов в центральный аппарат Федерального казначейства, его территориальные органы и филиалы Учреждения посредством Автоматизированной системы документооборота «LanDocs» (далее – АСД «LanDocs»).

2.2.8. Осуществляет регистрацию и ведение базы данных в АСД «LanDocs» приказов Учреждения по основной деятельности, для служебного пользования, а также хранение приказов на бумажных носителях.

2.2.9. Обеспечивает разработку и внедрение нормативно-методических документов, регламентирующих делопроизводство в Учреждении.

2.2.10. Осуществляет методологическое сопровождение и контроль за организацией работы в АСД «LanDocs» в Учреждении, готовит предложения, направленные на сокращение документооборота на бумажных носителях в Учреждении.

2.2.11. Осуществляет подготовку новостей, анонсов мероприятий, поздравлений, информационного наполнения разделов структуры и контактных данных Учреждения и направление их в соответствующее структурное подразделение Филиала Учреждения по обеспечению услугами в области информационных технологий для последующего размещения на официальном сайте Учреждения в информационно-телекоммуникационной сети Интернет.

2.2.12. Осуществляет контроль своевременной актуализации на сайте другими структурными подразделениями Учреждения сведений в пределах их компетенции.

2.2.13. Организовывает работу приемной директора Учреждения.

2.2.14. Проводит предварительное рассмотрение и подготовку к докладу руководству Учреждения поступающих (входящих) документов.

2.2.15. Осуществляет контроль за правильностью оформления документов, предоставляемых на подпись руководству Учреждения, регулирует ход исполнения документов, контроль прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок.

2.2.16. Доводит до соответствующих структурных подразделений Учреждения распоряжения и указания руководства Учреждения, обеспечивает контроль за подготовкой необходимых предложений по ним для доклада руководству Учреждения.

2.2.17. Предоставляет руководству Учреждения оперативную информацию, документы и иные материалы, по которым требуется принятие решения.

2.2.18. Организует проведение совещаний и иных мероприятий у руководства Учреждения, участвует в подготовке поручений по итогам проведенных совещаний.

2.2.19. Организует по поручению директора Учреждения подготовку структурными подразделениями Учреждения справочных и других материалов.

2.2.20. Ведет рабочие графики совещаний, встреч и переговоров у руководства Учреждения.

2.2.21. Организует подготовку и документационное обслуживание совещаний, организацию и обеспечение приема посетителей, телефонных переговоров руководства Учреждения.

2.2.22. Ведет разработку бланков документов и осуществляет их выдачу работникам Учреждения.

2.2.23. Осуществляет рассылку приказов (иных документов) руководству и начальникам структурных подразделений Учреждения согласно листу рассылки к приказу, либо указанию по исполнению директора Учреждения.

2.2.24. Организовывает и осуществляет закупку товаров, работ, услуг по администрируемым Отделом направлениям расходов, в том числе:

— планирование закупок на очередной финансовый год и плановый период;

— подготовку описания объекта закупки (технического задания, технического требования);

— определение и обоснование начальной (максимальной) цены государственного контракта, а также цены государственного контракта, заключаемого с единственным поставщиком (подрядчиком, исполнителем);

— заключение государственных контрактов (гражданско-правовых договоров);

— администрирование и контроль исполнения государственных контрактов (гражданско-правовых договоров);

— приемку оказанных услуг по государственным контрактам (гражданско-правовым договорам) и их экспертизу.

2.3. В пределах установленных полномочий Отдел осуществляет другие функции, в том числе:

2.3.1. Осуществляет внутренний контроль с использованием методов «самоконтроль», «контроль по уровню подчиненности» и «смежный контроль» в соответствии с требованиями нормативных актов Федерального казначейства и локальных актов Учреждения.

2.3.2. Осуществляет организацию работ по охране труда и технике безопасности в рамках своей компетенции, соблюдает законодательство Российской Федерации по охране труда и требования правил противопожарного режима.

2.3.3. Осуществляет разработку внутренних планов работы Отдела и их представление должностному лицу, курирующему деятельность Отдела, на утверждение.

2.3.4. Выполняет отдельные поручения должностного лица, курирующего деятельность Отдела, по вопросам, относящимся к сфере деятельности Отдела.

2.3.5. Осуществляет разработку и поддержание в актуальном состоянии локальных актов Учреждения по вопросам, отнесенным к компетенции Отдела.

2.3.6. Осуществляет рассмотрение и согласование проектов локальных актов Учреждения в части компетенции Отдела.

2.3.7. Принимает участие совместно со структурными подразделениями Учреждения в подготовке предложений об изменении или отмене (признании утратившими силу) приказов и иных локальных актов Учреждения.

2.3.8. Обеспечивает подготовку и представление в установленном порядке предложений по повышению квалификации работников Отдела в пределах компетенции Отдела.

2.3.9. Обеспечивает подготовку в установленном порядке разъяснений в пределах компетенции Отдела.

2.3.10. Обеспечивает в пределах компетенции Отдела подготовку запросов и получение в установленном порядке от структурных подразделений центрального аппарата Федерального казначейства, его территориальных органов, структурных подразделений Учреждения и его филиалов сведений, необходимых для принятия решений и выполнения задач Отдела.

2.3.11. Использует прикладное программное обеспечение для реализации функций Отдела.

2.3.12. Обеспечивает своевременное и полное рассмотрение обращений организаций и граждан в пределах своей компетенции и в соответствии с поручением должностного лица, курирующего деятельность Отдела, подготовку проектов ответов заявителям по указанным обращениям в установленный законодательством Российской Федерации срок.

2.3.13. Осуществляет в пределах своей компетенции взаимодействие со структурными подразделениями Учреждения, центрального аппарата Федерального казначейства, территориальными органами Федерального казначейства, филиалами Учреждения, органами государственной власти (государственными органами) Российской Федерации (в части поступивших и рассматриваемых в Учреждении документов) и их территориальными органами, органами государственной власти (государственными органами) субъекта Российской Федерации, органами местного самоуправления (муниципальными органами), иными организациями и гражданами.

2.3.14. Осуществляет в соответствии с законодательством Российской Федерации работу по комплектованию, хранению, учету и использованию документов, образовавшихся в ходе деятельности Отдела.

2.3.15. Осуществляет подготовку и передачу документов Отдела на архивное хранение в Отдел по работе с документами архивного фонда Учреждения.

2.3.16. Обеспечивает в пределах своей компетенции выполнение норм и требований по защите сведений ограниченного доступа, не составляющих государственную тайну, а также сведений ограниченного распространения с пометкой «Для служебного пользования».

2.3.17. Осуществляет исполнение технологических регламентов Федерального казначейства, относящихся к функциям Отдела.

2.3.18. Принимает участие в тестировании и внедрении прикладного программного обеспечения, используемого при реализации функций Отдела.

2.3.19. Принимает участие в мероприятиях мобилизационной подготовки и гражданской обороны Учреждения.

2.3.20. В пределах своей компетенции управляет в установленном порядке внутренними (операционными) казначейскими рисками.

2.3.21. Осуществляет другие функции в пределах компетенции Отдела.

3. Полномочия

3.1. Отдел, осуществляя полномочия в установленной сфере деятельности, вправе:

3.1.1. Осуществлять контроль за состоянием делопроизводства в Учреждении.

3.1.2. Осуществлять контроль за выполнением установленных правил работы с документами.

3.1.3. Определять задачи документационного обеспечения, подлежащие автоматизации.

3.1.4. Направлять запросы Учреждения в центральный аппарат Федерального казначейства, его территориальные органы и филиалы Учреждения о предоставлении сведений и материалов, необходимых для организации обеспечения услугами по администрируемым Отделом направлениям деятельности.

3.1.5. Запрашивать и получать от всех структурных подразделений Учреждения сведения и документы, необходимые для выполнения возложенных на Отдел задач и функций.

3.1.6. Привлекать с согласия руководства Учреждения работников структурных подразделений Учреждения к подготовке проектов документов по вопросам, относящимся к компетенции Отдела, необходимых для выполнения возложенных на Отдел задач и функций, а также к иным мероприятиям, проводимым Отделом в соответствии с возложенными на него задачами и функциями.

3.1.7. Контролировать правильность оформления документов, представленных на подпись руководства Учреждения и для отправки.

3.1.8. Возвращать для доработки документы, оформленные с нарушением требований Инструкции по делопроизводству в Учреждении.

3.1.9. Получать для руководства Учреждения сведения от структурных подразделений Учреждения и вызывать работников Учреждения по поручению руководства.

3.1.10. Вести предварительный просмотр документов и определять их дальнейшее движение.

3.1.11. Определять приоритетность приема при организации приема посетителей руководством Учреждения.

3.1.12. Запрашивать в структурных подразделениях Учреждения и у исполнителей сведения о ходе исполнения документов.

3.1.13. Иметь доступ к информации (документам и базам данных).

3.1.14. Участвовать в совещаниях при рассмотрении вопросов, относящихся к компетенции Отдела.

3.1.15. Использовать с согласия должностного лица, курирующего и контролирующего деятельность Отдела, служебный автотранспорт для выполнения возложенных на Отдел задач.

3.1.16. Осуществлять иные полномочия в соответствии с возложенными на Отдел задачами и функциями.

3.2. Начальник Отдела, осуществляя руководство Отделом, вправе:

3.2.1. Давать поручения (по согласованию с директором Учреждения) структурным подразделениям Учреждения и получать информацию
от структурных подразделений Учреждения по вопросам, относящимся к компетенции Отдела.

3.2.2. Проводить совещания по вопросам, относящимся к компетенции Отдела.

3.2.3. Вносить руководству Учреждения предложения по любым вопросам, касающимся работы Отдела.

3.2.4. Принимать участие в совещаниях, проводимых руководством Учреждения, при обсуждении на них вопросов, касающихся компетенции Отдела.

3.2.5. Осуществлять иные полномочия, установленные приказами Учреждения.

4. Ответственность

4.1. Деятельность Отдела основана на принципах текущего планирования, сочетания единоначалия в решении вопросов трудовой деятельности и коллегиальности при их обсуждении, персональной ответственности каждого работника Отдела за состояние дел на порученном участке и неисполнение (ненадлежащее исполнение) отдельных поручений.

Под ненадлежащим исполнением понимается несвоевременное и некачественное исполнение дел на порученном участке, отдельных поручений.

4.2. Начальник Отдела и его заместители несут персональную ответственность за состояние антикоррупционной работы и соблюдение антикоррупционного законодательства Российской Федерации в Отделе.

4.3. На начальника Отдела возлагается персональная ответственность за:

4.3.1. Неэффективную организацию деятельности Отдела по исполнению задач и функций, возложенных на Отдел.

4.3.2. Неэффективную организацию в Отделе работы по своевременной и качественной подготовке документов.

4.3.3. Неисполнение (ненадлежащее исполнение) Отделом нормативных актов Федерального казначейства, приказов, распоряжений и поручений руководства Учреждения, неисполнение (ненадлежащее исполнение) входящих документов.

4.3.4. Неисполнение (ненадлежащее исполнение) им самим и работниками Отдела своих должностных обязанностей и правил внутреннего трудового распорядка.

4.3.5. Ненадлежащее обеспечение сохранности имущества, находящегося в Отделе, и несоблюдение правил пожарной безопасности, производственной санитарии, неаккуратное обращение с материальными техническими средствами.

4.3.6. Несоответствие законодательству Российской Федерации визируемых (подписываемых) им проектов приказов, инструкций, положений и других документов.

4.3.7. Несоблюдение Отделом при ведении делопроизводства действующих правил и инструкций.

4.4. Каждый работник Отдела несет персональную ответственность за:

4.4.1. Неисполнение (ненадлежащее исполнение) должностных обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией.

4.4.2. Неисполнение (ненадлежащее исполнение) нормативных актов Федерального казначейства, локальных актов Учреждения, распоряжений и поручений руководства Учреждения, поручений начальника Отдела, неисполнение (ненадлежащее исполнение) входящих документов.

4.4.3. Недостоверность и правовую необоснованность исходящих документов.

4.4.4. Разглашение сведений, составляющих государственную тайну, и иных сведений ограниченного распространения, не составляющих государственную тайну.

4.4.5. Несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка.

4.4.6. Несоблюдение правил пожарной безопасности, производственной санитарии, неаккуратное обращение с материальными техническими средствами.

4.5. Работники Отдела могут быть привлечены к дисциплинарной, материальной, уголовной ответственности в случаях и в порядке, установленным законодательством Российской Федерации.

Для достижения максимальных показателей деятельности любой компании необходимо наладить работу всех подразделений. Чтобы обеспечить комфортные условия труда на рабочих местах, фирмы создают специальное административно-хозяйственное подразделение — отдел АХО. Именно эта структура несет ответственность за результативную работу коллектива, закупая нужные расходные материалы, поддерживая чистоту и порядок в кабинетах, обеспечивая на рабочих местах удобство и комфорт.

В чём заключаются функции АХО?

Фирма, в которой организация труда находится на высшем уровне, обречена на успех. Ведь наравне с профильными вопросами, должны решаться и хозяйственные — не менее важные и нужные. Каждый кабинет следует укомплектовать канцелярскими принадлежностями, помещения подготовить к переговорам, транспортные средства заправить горючим.

«Прикрывает» тылы фирмы руководитель АХО. В его компетенции находится довольно обширный список обязанностей. Это курирование вопросов аренды, взаимодействие с надзорными органами, руководство деятельностью персонала, обслуживающего офисное либо производственное помещение.

В функционал этой службы входит не только обеспечение жизнедеятельности компании, но и закупка мебели, приобретение оргтехники, канцтоваров, хозинвентаря, типографской продукции, необходимых расходных материалов.

Кроме этого, отдел АХО выполняет обязанности по уборке помещений, прилегающих территорий, содержания в чистоте туалетных комнат и умывальников, обеспечение их бесперебойной работы. Работники отвечают за озеленение всей территории, ухаживают за насаждениями, обеспечивают стирку и ремонт гардин, штор, чистку мебели.

Руководитель АХО разрабатывает и представляет на рассмотрение руководству фирмы предложения по ремонту помещений, санитарных комнат, озеленению и благоустройству, уборке территории.

Каким должен быть руководитель АХО?

Начальник отдела АХО должен быть личностью целеустремленной, стрессоустойчивой, требовательной, коммуникабельной. Также приветствуются навыки лидерства, организационный опыт, оперативность, порядочность.

Руководитель АХО должен найти несколько вариантов оперативного решения возникшего вопроса. Специалисту следует ознакомиться с Трудовым кодексом, внутренним распорядком организации, изучить структурные подразделения, их взаимодействие, соблюдать требования охраны труда. Обязательным для сотрудника такого ранга является осведомленность об актах, приказах, распоряжениях, изданных для службы АХО руководством.

Начальнику подразделения необходимо обладать познаниями в области экономики, управления, разбираться в материальной отчетности, знать и соблюдать порядок ее составления и сроки сдачи. Также руководитель должен уметь разбираться в поставщиках и функционале техники.

Так как в подразделении работает целая команда рабочих разных специальностей, то руководитель должен уметь управлять людьми, распределять отпуска, вести табельный учет, определять способы наказания.

Как оценить работу АХО-шника?

Большинство сотрудников фирмы видят проявление деятельности АХО только внешне, в привычной обстановке, в отлаженной «как часы» повседневной жизни компании. Однако за этим кроется большой труд группы сотрудников, которая и составляет отдел АХО.

Эффективность деятельности этого участка, независимо от размеров и структуры, зависит от компетентности руководителя.

KPI специалиста АХО проявляется:

• в своевременном обеспечении офисных и производственных помещений оргтехникой, канцелярскими принадлежностями, расходными материалами;
• грамотном планировании затрат;
• снижении затрат на закупки;
• развитии системы бережливого офиса.

Добиться таких результатов может специалист АХО, умеющий адаптироваться к любой ситуации, нацеленный на результат, исполнительный и умеющий работать в команде, ответственный, дисциплинированный, аккуратный.

Помимо этих качеств, специалист должен постоянно обучаться инновационным технологиям ведения деятельности, применяя их в соответствии со спецификой фирмы.

Абсолютно весь коллектив компании пользуется услугами АХО. Поэтому объективную оценку работы начальника и всего отдела могут дать сами сотрудники фирмы.

Отдел административной работы Главного управления Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий по Курганской области

1.    Общие положения

1.    Отдел административной работы Главного управления МЧС России по Курганской области (далее — отдел) является структурным подразделением Главного управления МЧС России по Курганской области (далее – Главное управление), осуществляющим организацию работы с документами.

2.    Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами МЧС России, Положением Главного управления, а также настоящим Положением.

3.    Отделу передаются в установленном порядке соответствующие материальные и технические средства, необходимые для своевременной и качественной реализации возложенных на него полномочий, а также обеспечивается доступ к соответствующим информационным базам данных, системам связи и коммуникаций.

4.    Отдел возглавляется начальником отдела и подчиняется начальнику Главного управления и его заместителям.

5.    Деятельность сотрудников отдела регламентируется должностными инструкциями, утвержденными начальником Главного управления.

2.    Основные задачи отдела

6.    Реализация государственной политики в области гражданской обороны, защиты населения и территорий от чрезвычайных ситуаций, обеспечения пожарной безопасности и безопасности людей на водных объектах на территории Курганской области;

7.    Организация, ведение и совершенствование в Главном управлении делопроизводства, архивного и иного хранения документов с использованием системы электронного документооборота (далее — СЭД);

8.    Организация контроля за исполнением поручений в Главном управлении;

9.    Организация текущего и перспективного планирования в Главном управлении;

10.    Организационное обеспечение деятельности комиссии по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций и обеспечению пожарной безопасности Курганской области, коллегии Главного управления, Общественного совета при Главном управлении (далее — совещательные и координационные органы);

11.    Организация работы архива Главного управления.

3.   Функции отдела

12.    Разработка проекта приказа об организации делопроизводства, контроля и архивной работы в Главном управлении.

13.    Разработка положения об отделе.

14.    Организация разработки ежегодного плана основных мероприятий в области гражданской обороны, предупреждения и ликвидации чрезвычайных ситуаций, обеспечения пожарной безопасности и безопасности людей на водных объектах в Курганской области.

15.    Организация разработки плана основных мероприятий Главного управления и контроль за его выполнением.

16.    Организация разработки положения об Общественном совете при Главном управлении.

17.    Организация разработки проекта приказа об организации внутренней деятельности в Главном управлении.

18.    Разработка порядка приема и отправки корреспонденции в нерабочее время, а также в выходные и праздничные дни.

19.    Осуществление экспедиционной обработки поступающих и исходящих документов: прием, первичная обработка и отправка корреспонденции (почтовая связь, фельдъегерская связь).

20.    Организация своевременного доведения документов до соответствующих структурных подразделений Главного управления.

21.    Обеспечение в установленном порядке формирования электронной базы данных СЭД путем внесения информации о документах в СЭД, сканирования и создания электронных образов документов.

22.    Осуществление регистрации и учета прохождения входящих документов, с использованием СЭД, распределение поступающих документов (в электронной форме или на бумажном носителе).

23.    Осуществление обеспечения получения документов по системе межведомственного электронного документооборота и информационным системам общего пользования.

24.    Осуществление в установленном порядке регистрации, оформления, рассылки и хранения распорядительных и внутренних документов Главного управления (протоколы, приказы по основной деятельности, распоряжения, докладные записки).

25.    Осуществление учета, регистрации в СЭД и отправки по СЭД исходящих документов после проверки правильности их оформления.

26.    Осуществление контроля за ходом исполнения документов и поручений, который включает постановку поручений на контроль, реализацию проверочных мероприятий, применяемых в целях получения своевременной и достоверной информации о ходе исполнения поручений, учет, обобщение и анализ полученной информации, снятие поручений с контроля.

27.    Осуществление контроля в пределах компетенции за соблюдением в Главном управлении требований законодательства Российской Федерации по вопросам обращения со служебной информацией ограниченного распространения.

28.    Осуществление согласования (визирование) в пределах своей компетенции распорядительных, внутренних и исходящих документов, подготовленных структурными подразделениями Главного управления за подписью начальника Главного управления.

29.    Осуществление анализа соответствия функций структурных подразделений Главного управления функциям Главного управления и подготовки предложений по изменению функций структурных подразделений Главного управления в пределах компетенции отдела.

30.    Осуществление редактирования проектов документов перед представлением их на доклад начальнику Главного управления.

31.    Осуществление анализа, подготовки и систематизации сведений о состоянии контрольных поручений и исполнительской дисциплины для представления руководству.

32.    Осуществление подготовки аналитических справок, предложений и других материалов по вопросам контроля исполнения поручений и повышения уровня исполнительской дисциплины.

33.    Осуществление контроля прохождения документов, подготовки руководству отчетов об исполненных и находящихся на исполнении документах.

34.    Ведение статистического учета поступающих и создаваемых (исходящих и внутренних) документов.

35.    Осуществление контроля за своевременным списанием в дело (с использованием СЭД) исполненных документов.

36.    Разработка номенклатуры дел с использованием СЭД.

37.    Осуществление формирования, оформления, учета, хранения дел по номенклатуре.

38.    Проведение инструктажа вновь принятых сотрудников по вопросам организации работы с документами.

39.    Проведение проверок структурных подразделений Главного управления, по вопросам, отнесенным к компетенции отдела.

40.    Подготовка писем, справок, материалов к совещаниям по вопросам компетенции отдела.

41.    Проведение консультаций по организации делопроизводства, архивной работы и электронного документооборота для сотрудников Главного управления.

42.    Обеспечение работы архива Главного управления.

43.    Разработка положения об экспертной комиссии Главного управления.

44.    Разработка положения об архиве Главного управления.

45.    Обеспечение работы экспертной комиссии Главного управления.

46.    Осуществление комплектования архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве, приема упорядоченных документов структурных подразделений.

47.    Осуществление учета и обеспечение сохранности документов.

48.    Осуществление создания научно-справочного аппарата к документам архива.

49.    Обеспечение использования хранящихся в архиве документов: организация информационного обслуживания руководителей и структурных подразделений Главного управления, осуществление использования документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведение учета и анализа использования документов.

50.    Обеспечение защиты государственной тайны при ведении архивной работы.

51.    Обеспечение подготовки и своевременной передачи дел на хранение в Центральный архив МЧС России.

52.    Проведение    экспертизы ценности и осуществление комплекса организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение, осуществление уничтожения в установленном порядке документов с истекшими сроками хранения.

53.    Произведение отбора и уничтожения документов и дел с истекшими сроками хранения, не подлежащих архивному хранению.

54.    Осуществление проверки правильности формирования и оформления дел, организации их хранения в структурных подразделениях Главного управления.

55.    Оказание методической и практической помощи структурным подразделениям Главного управления в работе с документами.

56.    Участие в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства.

57.    Осуществление документационного и протокольного оформления заседаний совещательных и координационных органов, совещаний под руководством начальника Главного управления.

58.    Осуществление     координации деятельности структурных подразделений Главного управления по вопросам планирования и проведения заседаний совещательных и координационных органов, совещаний с участием руководства Главного управления.

59.    Обеспечение защиты персональных данных, обрабатываемых в отделе.

60.    Организация закупки имущества, материальных и других средств.

61.    Осуществление учета, хранения и использования печатей для несекретного делопроизводства.

62.    Осуществление мер по охране труда и технике безопасности.

63.    Осуществление контроля за соблюдением правил охраны труда личным составом.

Положение
об Административном отделе государственного бюджетного учреждения «Большемурашкинский дом-интернат для престарелых и инвалидов»

1. Общие положения 

1.1. Настоящее положение об Административном отделе ГБУ «Большемурашкинский дом-интернат для престарелых и инвалидов» (далее – Положение) определяет назначение, цели, задачи, функции, полномочия, ответственность и основы деятельности Административного отдела ГБУ «Большемурашкинский дом-интернат для престарелых и инвалидов» (далее – Отдел).

1.2. Отдел является структурным подразделением ГБУ «Большемурашкинский дом-интернат для престарелых и инвалидов» (далее – Учреждение), созданным с целью осуществления административной деятельности Учреждения.

1.3. В своей деятельности Отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, нормативными правовыми актами Министерства социальной политики Нижегородской области, Уставом Учреждения, приказами и распоряжениями директора Учреждения, локальными нормативными актами и настоящим Положением.

1.4. Отдел находится в непосредственном подчинении  директора Учреждения,

1.5. Структура и штатная численность работников Отдела, местонахождение их рабочих мест утверждается директором Учреждения.

1.6. Руководство Отделом осуществляется начальником Отдела.

1.7. Начальник Отдела назначается на должность и освобождается от должности приказом директора Учреждения.

1.8. Начальник Отдела находится в непосредственном подчинении директора Учреждения.

2. Основные задачи и функции Отдела 

2.1. Основными задачами Отдела являются:

2.1.1. осуществление в установленном порядке документооборота и делопроизводства Учреждения;

2.1.2. осуществление контроля за своевременным выполнением структурными подразделениями Учреждения поручений руководства Учреждения и своевременным исполнением документов, требующих исполнения;

2.1.3. обеспечение Федерального казначейства, территориальных органов Федерального казначейства и Учреждения услугами связи и иными услугами по администрируемым Отделом направлениям путём организации заключения государственных контрактов;

2.1.4. осуществление поддержания официального сайта Учреждения в информационно-коммуникационной сети «Интернет» в актуальном состоянии.

2.2. Для выполнения возложенных задач Отдел осуществляет следующие функции:

2.2.1. осуществляет приём, первичную обработку, предварительное рассмотрение поступающей (входящей) корреспонденции, регистрацию поступающих (входящих) документов и их доведение до руководства Учреждения и начальников структурных подразделений Учреждения;

2.2.2. осуществляет предварительное рассмотрение, проверку правильности оформления, регистрацию отправляемых (исходящих) документов;

2.2.3. осуществляет проверку приказов Учреждения, подготавливаемых в структурных подразделениях Учреждения (кроме приказов, которые в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации должны издаваться по унифицированной форме), на соответствие требованиям Инструкции по делопроизводству в Учреждении, их согласование;

2.2.4. осуществляет обработку и отправку отправляемых (исходящих) документов Учреждения с официальной электронной почты Учреждения в информационно-коммуникационной сети «Интернет», а также посредством почтовой связи, оформляет реестр почтовых отправлений;

2.2.5. осуществляет учёт и постановку на контроль исполнения письменных обращений граждан и организаций, организует работу по их рассмотрению.

2.2.6. осуществляет контроль за своевременным выполнением структурными подразделениями Учреждения поручений руководства Учреждения.

2.2.7. осуществляет регистрацию и ведение базы приказов Учреждения по основной деятельности и личному составу, для служебного пользования, а также хранение приказов на бумажных носителях;

2.2.8. обеспечивает разработку и внедрение нормативно-методических документов, регламентирующих делопроизводство в Учреждении;

2.2.9. осуществляет подготовку новостей, анонсов мероприятий, поздравлений, информационного наполнения разделов структуры и контактных данных Учреждения и направление их в ГБУ НО «Объединенную дирекцию по реализации жилищных программ» по обеспечению услугами в области информационных технологий для последующего размещения на официальном сайте Учреждения в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет»; осуществляет контроль своевременной актуализации на сайте другими структурными подразделениями Учреждения сведений, в пределах их компетенции;

2.2.10. организовывает работу приёмной директора Учреждения;

2.2.11. осуществляет контроль за правильностью оформления документов, предоставляемых на подпись руководству Учреждения, регулирует ход исполнения документов, контроль прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок;

2.2.12. доводит до соответствующих структурных подразделений распоряжения и указания руководства Учреждения.

2.2.13. предоставляет руководству Учреждения оперативную информацию, документы и иные материалы, по которым требуется принятие решения;

2.2.14. организует проведение совещаний и иных мероприятий у руководства Учреждения, участвует в подготовке поручений по итогам проведённых совещаний;

2.2.15. организует по поручению директора Учреждения подготовку структурными подразделениями Учреждения справочных и других материалов;

2.2.16. организует подготовку и документационное обслуживание совещаний, организацию и обеспечение приёма посетителей, телефонных переговоров руководства Учреждения;

2.2.17. организовывает и осуществляет закупку товаров, работ, услуг, в том числе:

— планирует закупки на очередной финансовый год и плановый период;

— подготавливает описание объекта закупки (технического задания, технического требования);

— определяет и обосновывает начальную (максимальную) цену государственного контракта, а также цену государственного контракта, заключаемого с единственным поставщиком (подрядчиком, исполнителем);

— заключает государственные контракты (гражданско-правовых договоров);

— администрирует и контролирует исполнение государственных контрактов (гражданско-правовых договоров);

— осуществляет приёмку оказанных услуг по государственным контрактам (гражданско-правовым договорам) и их экспертизу;

— взаимодействует со структурными подразделениями  Учреждения.

2.3. В пределах установленных полномочий Отдел осуществляет другие функции, в том числе:

2.3.1. осуществляет внутренний контроль с использованием методов «самоконтроль», «контроль по уровню подчинённости» и «смежный контроль», в соответствии с требованиями локальных нормативных актов Учреждения;

2.3.2. осуществляет организацию работ по охране труда и технике безопасности, в рамках своей компетенции, соблюдает законодательство Российской Федерации по охране труда и требования правил противопожарного режима;

2.3.3. выполняет отдельные поручения директора Учреждения по вопросам, относящимся к сфере деятельности Отдела;

2.3.4. разрабатывает проекты приказов, необходимые для деятельности Учреждения;

2.3.5. принимает участие совместно со структурными подразделениями Учреждения в подготовке предложений об изменении или отмене (признании утратившими силу) приказов и иных локальных нормативных актов Учреждения;

2.3.6. обеспечивает подготовку и представление в установленном порядке предложений по повышению квалификации работников Отдела, в пределах компетенции Отдела;

2.3.7. использует прикладное программное обеспечение для реализации функций Отдела;

2.3.8. обеспечивает своевременное и полное рассмотрение обращений организаций и граждан, в пределах своей компетенции, и в соответствии с поручением директора Учреждения подготовку проектов ответов заявителям по указанным обращениям в установленный законодательством Российской Федерации срок;

2.3.9. осуществляет в соответствии с законодательством Российской Федерации работу по комплектованию, хранению, учёту и использованию документов, образовавшихся в ходе деятельности Учреждения;

2.3.10. осуществляет подготовку и архивное хранение документов Учреждения;

2.3.11. принимает участие в мероприятиях мобилизационной подготовки и гражданской обороны Учреждения;

2.3.12. осуществляет другие функции, в пределах компетенции Отдела.

3. Полномочия 

3.1. Отдел, осуществляя полномочия в установленной сфере деятельности, вправе:

3.1.1. осуществлять контроль за состоянием делопроизводства в Учреждении;

3.1.2. осуществлять контроль за выполнением установленных правил работы с документами;

3.1.3. определять задачи документационного обеспечения, подлежащие автоматизации;

3.1.4. запрашивать и получать от всех структурных подразделений Учреждения сведения и документы, необходимые для выполнения возложенных на Отдел задач и функций;

3.1.5. привлекать с согласия руководства Учреждения работников структурных подразделений Учреждения к подготовке проектов документов по вопросам, относящимся к компетенции Отдела, необходимых для выполнения возложенных на Отдел задач и функций, а также к иным мероприятиям, проводимым Отделом в соответствии с возложенными на него задачами и функциями;

3.1.6. контролировать правильность оформления документов, представленных на подпись руководства Учреждения и для отправки;

3.1.7. возвращать для доработки документы, оформленные с нарушением требований Инструкции по делопроизводству в Учреждении;

3.1.8. получать для руководства Учреждения сведения из структурных подразделений Учреждения и вызывать работников Учреждения по поручению руководства;

3.1.9. вести предварительный просмотр документов и определять их дальнейшее движение;

3.1.10. определять приоритетность приёма при организации приёма посетителей руководством Учреждения;

3.1.11. запрашивать в структурных подразделениях и у исполнителей сведения о ходе исполнения документов;

3.1.12. иметь доступ к информации (документам и базам данных);

3.1.13. участвовать в совещаниях при рассмотрении вопросов, относящихся к компетенции Отдела;

3.1.14. использовать с согласия директора Учреждения служебный автотранспорт для выполнения возложенных на Отдел задач;

3.1.15. осуществлять иные полномочия в соответствии с возложенными на Отдел задачами.

3.2. Начальник Отдела, осуществляя руководство Отделом, вправе:

3.2.1. давать поручения (по согласованию с директором Учреждения) структурным подразделениям Учреждения и получать информацию от структурных подразделений Учреждения по вопросам, относящимся к компетенции Отдела;

3.2.2. проводить совещания по вопросам, относящимся к компетенции Отдела;

3.2.3. вносить руководству Учреждения предложения по любым вопросам, касающимся работы Отдела;

3.2.4. принимать участие в совещаниях, проводимых руководством Учреждения, при обсуждении на них вопросов, касающихся компетенции Отдела;

3.2.5. осуществлять иные полномочия, установленные приказами Учреждения.

4. Ответственность 

4.1. Начальник Отдела несёт всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения задач и функций, возложенных на Отдел.

4.2. Ответственность работников Отдела устанавливается должностными регламентами и приказами Учреждения. Каждый работник Отдела несёт персональную ответственность за качество и своевременное выполнение задач и функций, возложенных лично на него; при этом степень ответственности работников Отдела устанавливается должностными инструкциями, трудовыми договорами работников Отдела.

4.3. Начальник Отдела несет ответственность за состояние антикоррупционной работы в Отделе.

4.4. Начальник Отдела и другие работники Отдела несут персональную ответственность за соответствие законодательству Российской Федерации визируемых ими проектов документов.

4.5. Все работники Отдела несут ответственность за разглашение сведений ограниченного доступа, не составляющих государственную тайну, а также сведений ограниченного распространения, в случае, если предполагается защищать также и информацию ограниченного распространения с пометкой «Для служебного пользования», ставших им известными в порядке исполнения служебного задания.

5. Внесение изменений 

5.1. Начальник Отдела по мере необходимости вносит предложения руководителю Учреждения об изменении и дополнении настоящего Положения.

5.2. Изменения и дополнения в настоящее Положение вносятся приказом директора Учреждения.

---

Скачать графическую версию положения