Формы регистрации документов реквизиты регистрации

Регистрация документов в системе электронного документооборота происходит автоматически. Каждому документу присваивают регистрационный номер. Сведения о регистрации хранят в базе данных. В большинстве систем электронного документооборота специальный счетчик сохраняет последний присвоенный номер и при следующем формировании присваивает следующий. Таких счетчиков может быть несколько в зависимости от потребностей компании: по видам документов, отделам, направлениям и другим критериям.

Как регистрировать документы в СЭД? Для каждого документа создается регистрационно-контрольная карта (РКК), к которой прикрепляют документ-обоснование. Над картой в СЭД могут работать сразу несколько сотрудников. В РКК отображаются все этапы процесса — это облегчает контроль. Данные заполняются автоматически, а реквизиты сотрудники выбирают из классификатора. Используется стандартный список реквизитов, обычно в СЭД он настраивается под организацию. 

Регистрация документов в СЭД происходит пошагово:

1. В базу поступает документ, сотрудник выбирает шаблон регистрационной карточки и вносит корректировки. 
2. Пользователь проверяет правильность заполнения РКК:
   • корректность электронной подписи,
   • номер и дату, 
   • наличие приложений.
3. В случае ошибок документ не принимают к регистрации. В системе электронного документооборота обычно есть соответствующая кнопка и поле, где указывают причину отказа. 
4. Если ошибок нет, регистрацию завершают. После этого система присвоит документу регистрационный номер. 

Далее регистрационная карточка направляется ответственному сотруднику. Такой процесс уменьшает временные затраты на деловую переписку.

Чаще всего в форме регистрации в СЭД указывают не только номер, но и реквизиты: 

• наименование организации; 
• вид документа; 
• дату; 
• краткое содержание; 
• резолюцию; 
• срок исполнения;
• отметку об исполнении и направлении в дело. 

Дополнительные реквизиты: 

• ограничение доступа; 
• исполнитель;
• код по тематическому классификатору; 
• ключевые слова; 
• приложения;
• промежуточные сроки исполнения; 
• перенос сроков исполнения;
• срок хранения;
• статус;
• вид передачи. 

Организация сама выбирает дополнительные значения, которые будут вноситься в систему электронного документооборота. 

Эксперты рекомендуют использовать следующие принципы работы, чтобы упростить регистрацию документов в системе электронного документооборота (ЭДО):

• Обучить сотрудников единообразному оформлению. Это позволит избежать путаницы в базе. Для этого специалисты, которые занимаются ЭДО, готовят параметры идентификации для документов разных видов. 
• Перед регистрацией проверять наличие копий, так как один и тот же документ поступает разными способами: по электронной почте, факсу или в бумажном виде с курьером. 
• Вести регистрацию в течение календарного года, далее обнулять и начинать снова. Это позволит избежать слишком раздутой базы и длинных номеров. 

Таким образом, при грамотном использовании инструментов СЭД регистрировать документы в электронном виде гораздо проще, чем вручную.

Можно ли повторно зарегистрировать документ?

Такое происходит случайно, когда сотрудники регистрируют один и тот же документ, полученный из разных источников. Чтобы избежать дублирования, перед регистрацией нужно проверять, нет ли такого же документа в базе. 

Регистрируют ли письма, присланные по факсу или электронной почте?

Необходимость регистрации зависит не от способа передачи, а от содержания. В СЭД создают отдельные обозначения, чтобы разграничивать документы по способу получения, например П — почта, ЭП — электронная почта. 

Существуют ли регламенты присвоения регистрационных номеров для внутренних документов?

Нет четких правил присвоения регистрационных номеров внутренним документам. Организация сама устанавливает формы регистрации и закрепляет это в нормативных актах.

Содержание:

Понятие и цель регистрации документов

Регистрация документов — это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения путем указания на нем даты и регистрационного Индекса с последующей записью в регистрационных формах необходимых сведений о документе.

Регистрация документов – важная составляющая организации работы с документами.

Основная цель регистрации – придание документу юридической силы. Помимо этого регистрация позволяет обеспечить учет, контроль и возможность поиска документов, используемых в управленческой деятельности учреждения. При соблюдении правил регистрации делопроизводственная служба быстро наводит справки о местонахождении документов на любой стадии работы с ними.

Значение регистрации документов заключается также в том, что присвоение документу регистрационного номера (индекса) фиксирует факт его создания, отправления или получения, а значит, как уже указывалось, придает документу юридическую силу, и организация, создавшая, получившая или отправившая документ, становится ответственной за него.

Регистрируемые и нерегистрируемые документы

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях такие как (распорядительные, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации: поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц (обращения граждан).

Регистрируются все документы независимо от способа их изготовления – как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые с помощью новейших информационных технологий.

Существует также категория нерегистрируемых документов. Делопроизводственная служба должна самостоятельно составить перечень таких документов и приложить его к инструкции по делопроизводству.

Составляя перечень нерегистрируемых документов, нужно знать, что некоторые из них вообще не регистрируются (это, как правило, поздравительные письма, приглашения, рекламная продукция и т.д.). Однако часть входящих документов регистрируют не в службе ДОУ, а в структурных подразделениях, куда они передаются для исполнения. Например, расчетно-денежная и бухгалтерская документация регистрируется в бухгалтерии, плановая – в плановом отделе и т.д.

Иными словами, в перечень нерегистрируемых документов включают те, которые не регистрирует служба ДОУ или секретарь. Хотя в практике работы ряда организаций регистрируют и те документы, которые передают в бухгалтерию, плановый отдел, отдел снабжения и т.д. Этот факт необходимо зафиксировать в инструкции по делопроизводству. Такая регистрация позволяет создать службе ДОУ единый банк данных о документах организации, но в этом случае увеличивается нагрузка на работников службы ДОУ.

Особенности регистрации документов в организации

Основной принцип регистрации – однократность. Это означает, что документы должны регистрироваться один раз: входящие – в день поступления, внутренние и исходящие – в день подписания или утверждения. Если зарегистрированный документ передается из одного структурного подразделения в другое, повторно его не регистрируют.

В крупных организациях регистрация документов в основном проводится децентрализовано – в местах их создания и исполнения.

Например, документация, фиксирующая деятельность организации по материально-техническому снабжению, регистрируется в управлении (отделе) снабжения; протоколы, постановления (решения) коллегии, распорядительные документы по основной деятельности, письма на имя руководства и ответы на них – в делопроизводственной службе. В таких случаях места регистрации документов должны быть зафиксированы в Инструкции по делопроизводству. В небольших организациях регистрация ведется в канцелярии, а если ее нет – все документы регистрирует секретарь.

Регистрация осуществляется в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора, содержания. Например, следует отдельно регистрировать приказы, поступившие из вышестоящих организаций, приказы по основной деятельности и приказы по личному составу, создаваемые в организации, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские сводки, заявки на материально-техническое снабжение и др.

Порядковые регистрационные номера присваиваются документам каждой группы в течение календарного года.

Секретарь должен знать особенности регистрации организационных документов, номенклатуры дел, совместных документов.

К организационным документам, как известно, относятся положение о структурных подразделениях, должностные инструкции, инструкции, правила, создаваемые внутри организаций. Все перечисленные документы оформляются на общих бланках, на которых после даты проставляют порядковый (регистрационный) номер созданного документа.

Входящие и создаваемые документы регистрируются отдельно

Если организация получает и отправляет факсограммы, их рекомендуется регистрировать в журналах входящих и исходящих факсограмм независимо от наименования вида документа.

Индекс регистрируемого документа включает порядковый регистрационный номер, который, исходя из задач поиска документов в организации, может дополняться индексами дел по номенклатуре дел, по классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. Организация вправе самостоятельно решать вопрос о составляющих частях индекса документа, а также последовательность их расположения.

Составные части индекса могут быть расположены в следующей последовательности:

порядковый регистрационный номер;

индекс по номенклатуре дел;

индекс по используемому классификатору.

Косой чертой разделяются также регистрационные номера разных организаций в регистрационном номере документа, составленного совместно двумя и более организациями.

Обращения граждан регистрируются с включением первой буквы фамилии заявителя в регистрационный номер.

Формы регистрации документов

В настоящее время используют существует три формы регистрации

журнальная;

карточная;

электронная.

Журнальная регистрация

Журнальную регистрацию целесообразно применять, когда количество обрабатываемых документов невелико (500–600 документов в год или 15–20 в день). Ее отличительной особенностью является то, что запись сведений о документах ведется в хронологической последовательности.

Журнал регистрации представляет собой книгу, каждая страница которой разделена на графы, где содержатся сведения о зарегистрированных документах. Количество граф определяется организацией.

Карточная регистрация

Карточная форма регистрации стала активно внедряться в делопроизводство советских учреждений после издания ЕГСД. Все входящие и создаваемые документы регистрируются на карточках. Карточки изготавливаются из плотной бумаги, как правило, формата А5 (148х210) или А6 (105х148). Карточка включает графы, куда вносятся реквизиты, необходимые и достаточные для фиксации информации о документе.

Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания условий перехода к автоматизированной регистрации ГСДОУ установлен обязательный состав реквизитов, помещаемых на карточке:

автор документа;

название вида документа;

дата документа;

индекс документа (дата и индекс поступления документа) – для документов, поступающих в организацию;

заголовок документа или его краткое содержание;

резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

срок исполнения;

отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу), дата фактического исполнения и индекс документа-ответа;

номер дела по номенклатуре дел.

Организациям предоставлено право при необходимости увеличить состав реквизитов карточки, включая в нее следующие графы:

исполнители;

расписка исполнителя в получении документа;

ход исполнения;

приложения и др.

Состав и расположение реквизитов карточки обязательно должны быть указаны в Инструкции по делопроизводству.

Электронная регистрация

Организации, использующие компьютерные программы по делопроизводству, регистрируют документы на электронных карточках, т.е. карточках, которые выводятся на экран компьютера.

Форма электронной карточки аналогична традиционной РКК, порядок ее заполнения такой же, только набор осуществляется при помощи клавиатуры.

Если в организации создана единая локальная компьютерная сеть, регистрация ведется в структурных подразделениях, а база данных создается автоматически.

Правила регистрации документов в электронном виде

Регистрация электронного документа — это запись сведений и статуса: создан, отправлен, получен. У записи есть регистрационный номер и другие характеристики.

Регистрационные данные хранятся в информационно-поисковой системе. Её называют базой данных, в которой можно найти документ по дате и времени, типу, статусу и другим параметрам.

Регистрационный номер ― это код документа в базе данных организации. В СЭД регистрации необходимо выполнять один раз, но бывают и повторные регистрирования, которые негативно влияют на производственные процессы.

Кроме регистрационного номера, формы электронных документов имеют обязательные и дополнительные реквизиты.

Обязательные реквизиты:

• название организации;
• вид материала;
• дата;
• имя отправителя или корреспондента;
• краткое содержание документа;
• срок исполнения;
• статус.

Дополнительные реквизиты:

• код классификатора (группы);
• гриф ограничения доступа;
• должностное лицо, контролирующее операцию;
• внутренняя переадресация;
• ключевые слова;
• наличие приложений.

Каждая организация сама определяет дополнительные реквизиты, которые вносят в базу электронного документооборота.

Однократное регистрирование документов

Вот, как первично фиксировать бумажные и электронные документы:

• централизованно проводить прием и отправку;
• распределять данные на документопотоки;
• быстро рассматривать входящие данные;
• устранять дубликаты;
• обрабатывать данные по регламенту.

Рекомендации разработаны для федеральных структур, но никто не запрещает использовать их в ЭДО коммерческих организаций.

Повторное регистрирование документов

Повторно зарегистрировать один и тот же документ невозможно, но на практике такое случается.

Например, так получается с файлами между отделами и филиалами — у каждого отдела операция имеет разные номера. Ещё повторная регистрация пригодится, когда одни и те же данные поступают в разной форме. Например, сначала по имейлу, по ЭДО, а затем курьером. Подлинник и копия регистрируются разными номерами.

В разных номерах легко запутаться. Поэтому единственный способ оптимизировать документооборот ― однократная запись. Защититься от дублей поможет система ЭДО.

Регистрация электронных документов в СЭД

В СЭД создается своя первичная запись ― регистрационно-контрольная карта (РКК), в которой данные заполняются сразу. Ещё к РКК прикрепляется документ-основание.

РКК вместе с приложениями передается между отделами, автоматически записываясь в цифровую картотеку под номером. Над картой могут работать сразу несколько сотрудников из разных отделов. В РКК отображаются все этапы процесса — это облегчает контроль должностным лицам.

В единой базе сотрудники могут регистрировать карту для работы с документом в отделах из разных городов. СЭД минимизирует внутреннюю переписку.

Как не вносить данные дважды

На одну операцию поступает несколько бланков, например, сначала по имейлу, а потом бумажный оригинал. Сотрудник осуществляет поиск в информационно-поисковой базе по дате, контрагенту, сумме и иным параметрам. Если найдена РКК, то вновь поступивший бланк прилагают к ней. Если совпадений нет, регистрируют новую карточку.

В разные отделы приходят записи об одной операции. Их необходимо регистрировать под одним номером. При этом запись будет иметь несколько дат поступления в разные отделы. Это отразит сам факт получения нескольких копий, а номер присвоит тот сотрудник, который получит информацию первым.

В одной системе работают сразу несколько компаний. Подобное происходит в крупных холдингах. Одна компания отправляет документ со своим регистрационным номером, другая принимает его, наделяя его своим идентификатором. В этом случае, несмотря на общую базу, это не считается дублем, поскольку в документообороте участвуют два юридических лица. Аналогично стоит воспринимать документооборот между государственными органами как самостоятельными хозяйственными единицами.

Финансовый ЭДО также проходит через несколько отделов компании, обязательно регистрируется в бухгалтерии. Избежать дублей поможет интеграция товарно-учетных программ с единой базой данных.

Переход на обмен виртуальными бланками избавляет от большинства взятых в качестве примера ситуаций.

Простые правила, облегчающие работу с базами данных СЭД

Ведение регистрационного процесса в пределах одного календарного года. С наступлением 1 января нумерацию стоит обнулять. Это позволит избежать больших значений, уменьшить вероятность ошибок при поиске нужной записи. При этом необходимо настроить поиск от свежих карточек к старым.

Использование дополнительных сокращений в номерах. Например, к порядковому значению можно подключить автоматическое проставление символов. Например, счета-фактуры могут иметь вместо № 123 такой код — № 123-СФ. Кадровым бланкам можно присвоить символ К, распоряжениям — Р и так далее.

Единообразие форм. Не вся документация имеет установленные нормативными и законодательными актами формы. Для записей ЭДО стоит разработать единый электронный образец, используемый во всех отделах и подразделениях компании.

Единая процедура обработки входящих данных. Документ может поступить разными способами: цифровыми и бумажными письмами, факсимильными сообщениями, внутренними приказами и т. д. Порядок фиксации данных должен быть един для всех сотрудников компании. Регистрировать входящие данные необходимо сразу при получении, с обязательной проверкой на наличие копий. Для удобства внедряют дополнительный параметр идентификации ― способ поступления. Например, параметр со значениями Ф ― факс, БД ― бумажный документ, ЭП ― электронная почта. Это позволяет присоединять дополнительные данные к существующей РКК.

Заключение

• Важно, чтобы фиксация была однократной. Многочисленные перерегистрации создают путаницу и нерациональную трату рабочего времени.
• Движение записей ЭДО внутри отдела и между подразделениями должно проходить под единым номером.
• Минимизировать обработку данных, усовершенствовать электронный документооборот и взаимодействие между сотрудниками поможет СЭД.

Оптимальными системами считаются сервисы «Астрал.ЭДО» и «1С-ЭДО». У каждого из них свои преимущества. «1С-ЭДО» подходит работающим в одной из программ «1С». Это облегчит внедрение сервиса, позволит работать в привычном интерфейсе.

Если компании нужна большая мобильность, рекомендуем «Астрал.ЭДО». Она позволит входить в базу из любой точки, а не только из своего рабочего кабинета. Не понадобится устанавливать дополнительное ПО. Все, что вам нужно, — это стабильный интернет-сигнал, ноутбук или смартфон.

Узнайте, как улучшить ваш бизнес с СЭД, оставив заявку на нашем сайте.

Для регистрации документов могут использоваться карточная
или журнальная формы. Причем обе формы регистрации могут вестись как в ручном
варианте, когда журнал или карточки создаются на бумажном носителе, так и в
автоматизированном режиме с использованием компьютеров и программного
обеспечения. Какую форму и режим регистрации документов целесообразно
использовать в настоящее время? Ответить на этот вопрос вы сможете после
прочтения статьи, в которой описываются обе формы регистрации в двух режимах и
перечисляются преимущества и недостатки каждой из них.

Регистрация
документов в системе электронного документооборота

Карточная форма регистрации в автоматизированном
режиме в большинстве случаев ведется в системе электронного документооборота
(СЭД). В СЭД при регистрации документа создается регистрационная карточка (РК)
или регистрационно-контрольная карточка (РКК) документа[1]. В
нее вносятся основные данные о документе, и, как правило, прикрепляется сам
электронный документ или электронная копия документа (рис. 1 и 2), после чего
внесенные данные и прикрепленные файлы сохраняются в базе данных СЭД.

Совокупность реквизитов (полей) и вид РК документов
в разных СЭД могут различаться. При этом некоторые системы позволяют для РК определенной
группы самостоятельно добавлять перечень дополнительных реквизитов или
создавать внешний вид РК и определять, какие реквизиты она должна включать.

Отметим, что приложение к Правилам делопроизводства в
федеральных органах исполнительной власти (утверждены постановлением
Правительства РФ от 15.06.2009 № 477) содержит перечень сведений, которые
должны вводиться в СЭД при регистрации документов, среди которых:

1. Адресант.

2. Адресат.

3. Должность, фамилия и инициалы лица,
подписавшего документ.

4. Вид документа.

5. Дата документа.

6. Номер документа.

7. Дата поступления документа.

8. Входящий номер документа.

9. Ссылка на исходящий номер и дату
документа.

10. Наименование текста.

11. Индекс дела.

12. Сведения о переадресации документа.

13. Количество листов основного документа.

14. Количество приложений.

15. Общее количество листов приложений.

16. Указания по исполнению документа.

17. Должность, фамилия и инициалы
исполнителя.

18. Отметка о конфиденциальности.

Часть сведений, указанных в этом приложении,
характерна только для входящих документов. К этим сведениям относятся адресант,
дата поступления документа, входящий номер документа.

 

Рис. 1. Регистрационная карточка входящего документа в СЭД «ДЕЛО»

 

Рис. 2.  Регистрационная карточка исходяшего документа в СЭД «ДЕЛО»

При этом Правила делопроизводства в федеральных
органах исполнительной власти разрешают во время регистрации вводить в СЭД и
другие сведения о документах, т.е. состав реквизитов, вносимых при регистрации
в регистрационную форму, не ограничивается и может при необходимости
самостоятельно дополняться организацией.

Преимущества
регистрации документов в СЭД

Регистрация документов в СЭД в настоящее
время является удобнее и эффективнее для дальнейшей работы по сравнению с
другими способами регистрации.

■
СЭД позволяют вести регистрацию разных групп документов централизованным или децентрализованным
способом. То есть некоторые
виды документов (например, приказы руководителя организации по основной
деятельности) могут регистрироваться централизованно в службе ДОУ, а другие – децентрализовано
(например, каждое подразделение может регистрировать служебные записки, которые
создаются в нем).

■
Независимо от места регистрации (централизованная или децентрализованная
регистрация) все данные о документах сохраняются в одной базе данных. При этом
права пользователей в СЭД разграничиваются на регистрацию, редактирование,
удаление, просмотр документов и т.д. Соответственно, обладая определенными правами, можно ознакомиться
в СЭД с разными документами, которые были зарегистрированы в разных
подразделениях организации.

■
СЭД
предоставляет удобный механизм поиска зарегистрированных документов и данных о
них. Поиск документа или нескольких
документов может осуществляться по любому реквизиту
или по любой совокупности реквизитов, указанных в РК, а также по прикрепленным
файлам текстового формата. Кроме того, СЭД очень быстро отбирает
документы, соответствующие поисковому запросу, и при этом учитываются права
пользователей на доступ к информации в системе. Например, за несколько секунд
можно найти все входящие документы, зарегистрированные в первом квартале, а
можно найти все входящие документы, зарегистрированные в первом квартале,
поступившие от определенного корреспондента и посвященные определенному вопросу,
и т.д. Найденные документы, как правило, отображаются в виде таблицы (журнала),
каждая строка которой содержит сведения об одном документе. При выборе какой-либо
строки открывается РК документа. При необходимости таблица, содержащая сведения
о найденных документах, может быть распечатана или отправлена по электронной
почте.

■
СЭД предоставляют удобные механизмы заполнения РК. В настроенной СЭД заполнение РК
осуществляется, как правило, быстрее, чем внесение такого же объема информации
в электронный журнал в MS Excel или бумажный журнал, а также бумажную карточку. В
большинстве СЭД некоторые поля РК заполняются путем выбора значений из
справочников (или словарей), при этом можно использовать механизм
автопоиска  (автоподставки), позволяющий
в кратчайшие сроки выбрать необходимое значение из справочника, или использовать
заранее сохраненные списки значений. Отметим, что выбор значений из
справочников, во-первых, позволяет пользователям не совершать орфографических
ошибок при заполнении карточек, во-вторых, в дальнейшем облегчает поиск
документов.

Остальные поля РК являются текстовыми (например, краткое содержание документа или текст
резолюции), и для экономии времени при их заполнении можно использовать заранее
сохраненные списки текстов, выбирая из них нужный текст или его часть. Кроме
того, некоторые СЭД при заполнении текстовых полей позволяют использовать
механизм автозамены.

■
Действия пользователей в СЭД протоколируются, т.е. записываются в специальный системный
журнал. Благодаря этому можно посмотреть точное время регистрации документа,
каким именно пользователем был зарегистрирован документ, вносились ли изменения
в РК документа, какие пользователи и в какое время просматривали РК и сам
документ и т.д.

■
СЭД позволяет нескольким пользователям одновременно регистрировать документы
одной группы. Например,
при большом объеме документооборота входящие документы могут одновременно
регистрировать несколько человек. При этом регистрационные номера документов
присваиваются автоматически, по порядку и с учетом требований инструкции по
делопроизводству организации.

■
Большинство СЭД поддерживают однократную регистрацию документов и позволяют отслеживать
движение документов как в электронном, так и бумажном виде. Другими словами, при использовании СЭД
исчезает потребность в повторной регистрации документа, поступившего из другого
подразделения. Документ регистрируется в СЭД однократно (один раз документу
присваивается регистрационный номер, один раз заполняется и сохраняет РК), а
затем в системе автоматически фиксируются все данные о передаче документа (его
РК). И в любом подразделении можно легко получить список документов,
поступивших из других подразделений за указный период времени.

■
СЭД позволяют прикреплять к РК файлы, содержащие электронный документ или
электронную копию документа. При этом многие СЭД позволяют быстро и удобно сканировать
документы на бумажном носителе. Например, некоторые СЭД предоставляют
возможность поточного сканирования документов на бумажном носителе для создания
их электронных копий и сохранения этих копий в базе данных СЭД. Технология поточного
сканирования основана на том, что при регистрации на документ наносится
уникальный штрих-код, который однозначно идентифицирует РК этого документа и содержит
информацию о параметрах сохранения электронной копии. При сканировании любого
количества документов СЭД самостоятельно анализирует штрих-код каждого
документа, автоматически обрабатывает и прикрепляет электронные копии
документов к соответствующим РК.

■
Многие СЭД позволяют проводить автоматическую проверку на повторность
поступления документов.
Например, сначала входящее письмо может прийти по факсу и быть зарегистрировано
в СЭД. Через некоторое время это же письмо может быть доставлено почтой, и при
его регистрации СЭД выдаст сообщение о том, что данный документ ранее поступал
в организацию и уже зарегистрирован в системе.

■
СЭД позволят устанавливать связки или
связывать несколько РК документов, имеющих логическую, тематическую или иную
связь, и обеспечивает переход к работе из одной РК документа в другую. Например, можно установить связку между РК
письма-запроса и РК письма-ответа.

■
СЭД позволяют в автоматизированном режиме формировать различные отчеты. То есть для подготовки отчета нужно
задать только его параметры (например, период времени, виды документов, по
которым формируется отчет, и т.д.), все остальное сделает СЭД.

Регистрация документов в
электронных журналах

Электронные журналы регистрации удобнее
всего вести в табличном процессоре MS Excel. При данном способе регистрации на каждую регистрируемую
группу документов (входящие документы, исходящие документы, приказы по основной
деятельности, распоряжения по основной деятельности и т.д.) необходимо завести
отдельный электронный журнал.
А для организации удобной работы с электронными журналами рекомендуем для каждого
из них создать отдельный файл MS Excel. Другими словами, не нужно размещать несколько журналов на
разных листах одного файла.

Состав столбцов в каждом электронном
журнале определяет организация самостоятельно[3].
А так как виды документов отличаются по составу реквизитов, то состав столбцов
в электронных журналах может различаться. Для
подготовки электронных журналов можно использовать приведенный выше Перечень
обязательных сведений о документах из Правил делопроизводства в федеральных
органах исполнительной власти, при необходимости дополняя его другими данными. Например,
для удобства ведения справочно-информационной работы в электронный журнал можно
включить столбец, содержащий ссылки на отсканированные образы документов (рис.
3), т.е. при нажатии на ссылку будет открываться электронная копия документа.

Данные по каждому документу вносятся в отдельную
строку таблицы (см. рис. 3).

Для удобства регистрации желательно выделить шапку
таблицы (строку, содержащую наименования столбцов) и зафиксировать ее область. Для
этого необходимо выделить строку, расположенную под шапкой таблицы, и на
вкладке Вид
в группе Окно
щелкнуть кнопку Закрепить
области, а затем выбрать команду с таким же наименованием[4] (см. рис.
3). Выполнение данной операции позволить наименованиям столбцов таблицы всегда
находиться в поле зрения.

 

Рис. 3. Журнал регистрации входящих документов в MS Excel.

Закрепление области

Для ведения справочно-информационной
работы по документам в MS Excel можно использовать функции поиска и фильтрации.
Например, для быстрого получения информации о документе по исходящему номеру
(регистрационному номеру, присвоенному корреспондентом) удобно использовать
поиск. Для этого сначала желательно выделить столбец, содержащий исходящие
номера, а затем на вкладке Главная в группе Редактирование нажать кнопку Найти и
выделить и выбрать команду Найти[5] (рис.
4). В результате откроется окно Найти и заменить (рис. 5), в которое можно
ввести номер и быстро перейти к строке, содержащей информацию о нужном
документе.

 

Рис. 4. Журнал регистрации входящих документов в MS Excel. Поиск документа

 

Рис. 5. Окно найти и заменить

Для получения, например, перечня документов,
поступивших от одного корреспондента, будет удобнее воспользоваться фильтром
(рис. 6). В отфильтрованных данных отображаются только
строки, соответствующие заданным условиям, а ненужные строки скрываются. После
отбора данные о документах можно просматривать, выводить на печать,
преобразовывать в диаграммы, копировать и т.д.

Кроме того, возможен отбор по нескольким
столбцам. Несколько фильтров можно применять одновременно. Фильтры действуют по
дополнительному принципу, т.е. каждый новый фильтр накладывается на фильтр,
примененный до него, и в еще большей степени ограничивает подмножество данных.
Например, можно получить перечень документов, поступивших от определенного
корреспондента за определенный период времени.

 

Рис. 6. Журнал регистрации входящих документов в MS Excel. Использование фильтров

Для создания фильтра нужно выделить ячейку в области
данных, которые в дальнейшем нужно будет фильтровать, и затем на вкладке Главная
в группе Редактирование
нажать кнопку Сортировка
и фильтр и выбрать команду Фильтр. После установки фильтра в каждой
ячейке с наименованием столбца появится кнопка, позволяющая выбрать условия
фильтрации (см. рис. 6).

В рамках данной статьи нельзя рассказать подробно про
функции поиска и фильтрации MS Excel. Однако всю необходимую информацию о работе данных
функций можно найти в справке MS Excel, которая открывается при нажатии клавиши F1 на клавиатуре. А для освоения MS Excel
будут полезны бесплатные учебные курсы, размещенные на сайте Microsoft: http://office.microsoft.com/ru-ru/training/CR010047968.aspx.

Итак, возможности MS Excel по
регистрации документов и дальнейшей работе с данными значительно уступают СЭД.
Поэтому данный способ регистрации можно использовать при небольшом объеме
документооборота, когда регистрацию документов в каждом электронном журнале
осуществляет один человек. Если документов много, то стоит задуматься о
приобретении СЭД.

Однако регистрация документов в MS Excel удобнее и эффективнее по сравнению с
использованием бумажных журналов[6]
и карточек. Функции MS Excel
позволяют более оперативно и качественно вести информационно-справочную работу
по документам. При необходимости в MS Excel кроме названных нами функций поиска и фильтрации можно
использовать другие средства: сводные таблицы, диаграммы, формулы и т.д.

Регистрация документов с
использованием бумажных картотек

При данном способе регистрации РК создаются
и заполняются на бумажном носителе, а затем вручную расставляются в картотеки в
соответствии с используемыми классификаторами. На один документ может
создаваться несколько РК, включаемых одновременно в несколько самостоятельных
картотек. При этом могут использоваться следующие картотеки:

● справочная (информационная);

● тематическая
(кодификационная);

● сроковая (контрольно-справочная).

Справочная
(информационная) картотека
используется для регистрации документов и их дальнейшего поиска. По одной
картотеке, в которой РК систематизируются по видам документов и регистрационным
номерам, не всегда удобно производить поиск документов. Поэтому в организации
могут одновременно вестись сразу несколько справочных картотек, в которых РК
систематизируются по другим параметрам: корреспонденту, исполнителю и т.д.

Для более полного раскрытия содержания
документов создается тематическая
(кодификационная) картотека. В данной картотеке составляется отдельная
карточка на каждый вопрос, содержащийся в тексте документа. Сами карточки в
данной картотеке систематизируются в соответствии с рубриками внутрисистемного
классификатора вопросов деятельности организации.

Сроковая
(контрольно-справочная) картотека используется для осуществления контроля за исполнением документов
и поручений.

Формы РК самостоятельно определяет организация
и закрепляет их в инструкции по делопроизводству. Обычно РК делаются на плотной
бумаге формата А5 (148х210 мм) или А6 (105х148 мм).

Регистрационная карточка входящего документа

Лицевая сторона

1  2  3  4  5  6  7  8  9  10  11  12  13  14  15  16  17  18  19  20  21  22  23  24 25  26  27  28  29  30  31
Наименование корреспондента ООО «Траст-Инвест»
Наименование вида документа          Кол-во листов документа       Кол-во листов прилож. Письмо (входящие)                                             2                                   10
Дата документа 04.07.2011	Регистрационный номер документа 1203	Исходящая дата документа 29.06.2011	Исходящий номер документа 02-15/589
Заголовок к тексту (краткое содержание документа) О страховании транспортных средств
Поручение / резолюция (исполнитель, содержание, автор, дата) Резолюция Павлова Н.Н. от 04.07.2011: Смирнову Г.Н. прошу рассмотреть предложения ООО «Траст-Инвест» и доложить о них к 07.07.2011.
Срок исполнения 07.07.2011

Оборотная сторона

Ход исполнения

Отметка об исполнении поручения и направлении документа в дело

Для ведения нескольких картотек, т.е. для
создания нескольких РК по одному документу, используют одну из следующих
технологий:

● заполняют несколько РК и затем расставляют
их по картотекам;

● заполняют одну карточку, затем снимают
необходимое количество копий карточки и расставляют их по картотекам.

Итак, карточная форма регистрации,
построенная на применении традиционных ручных средств, является неудобной и
трудоемкой для самого процесса регистрации. Кроме того, такой способ
регистрации не удовлетворяет современным требованиям оперативности и полноты
получения информации. При работе с РК, созданными на бумажном носителе,
затруднено составление статистических и аналитических обобщающих сводок,
проведение оперативного многоаспектного поиска, накопление, обработка и хранение
больших объемов информации.

Однако данный способ регистрации нельзя
назвать самым неэффективным. Самый трудоемкий и неудобный способ регистрации –
это регистрация в бумажных журналах. Кратко опишем особенности использования
журналов на бумажном носителе.

Регистрация
документов с использованием бумажных журналов

Регистрация
документов в бумажных журналах является
исторически наиболее ранней регистрационной
формой.

При использовании бумажных журналов (аналогично с
электронными) на каждую регистрируемую группу документов (входящие документы,
исходящие документы, приказы по основной деятельности, распоряжения по основной
деятельности и т.д.) необходимо заводить отдельный журнал. Состав столбцов в
каждом бумажном журнале также самостоятельно определяется организацией[7].

Бумажные журналы значительно уступают по
удобству использования электронным аналогам. Традиционные журналы не имеют
никаких средств, позволяющих облегчить поиск документов, составление отчетов и
т.д. Журнал на бумажном носителе
предполагает запись данных о документах по порядку, т.е. только в
хронологической последовательности. Поэтому при поиске нужно постранично
просматривать все записи в журнале, а это очень трудоемко и неэффективно. Кроме
того, несколько человек не могут одновременно работать с одним бумажным
журналом и во время просмотра журнала в него нельзя вносить данные о
регистрируемых документах. Поэтому использовать бумажные журналы для
регистрации организационно-распорядительных документов нецелесообразно. Сегодня
нужно регистрировать документы в бумажных журналах только в том случае, если требование
к ведению журналов на бумажных носителях закреплено в правовых актах или когда
учет документов выступает на первое место, предотвращая претензии и конфликтные
ситуации (например, при выдаче документов об образовании, пропусков).

Извлечение

из Правил обеспечения наличными деньгами организаций, лицевые счета
которым открыты в территориальных органах Федерального казначейства

(утверждены приказом
Минфина России от 31.12.2010 № 199н)

50. Журнал регистрации денежных чеков ведется
органом Федерального казначейства на бумажном носителе в следующем порядке… […]