Формуляр документа с указанием реквизитов на формате а4 скачать

Формуляр документа в делопроизводстве — это типовой шаблон, содержащий обязательные реквизиты в правильном расположении на листе.

В статье поясняется, как именно его оформлять, а также дане ссылки, по которым можно скачать образец формуляра.

Что такое формуляр документа в делопроизводстве

Любая организация в своей деятельности составляет и использует множество различных документов. Каждый такой документ имеет конкретное название и надлежащее целевое назначение, а также содержит определенные сведения. При этом важная роль отводится наличию у документа должной юридической силы, обеспечиваемой в том числе присутствием необходимых реквизитов на его бланке.

Ещё один существенный нюанс заключается в том, что указанные реквизиты должны располагаться на обычном листе бумаги в установленном порядке.

Типовой шаблон, определяющий состав обязательных реквизитов документа, а также принципиальную схему их расположения на соответствующем бланке, принято называть формуляром документа.

Любой официальный документ всегда составляется в соответствии со строгим образцом – стандартным формуляром. Чтобы он обладал юридической силой, указанное условие должно неукоснительно соблюдаться.

Применение формуляра, устанавливающего реквизиты документа и определяющего схему их расположения на стандартном листе бумаги должного формата, позволяет, в первую очередь, избежать большинства ошибок, нередко допускаемых при составлении документации.

Кроме того, типичное расположение реквизитов, предусмотренное стандартным шаблоном, упрощает работу с документацией и ощутимо экономит время, необходимое для её составления и последующей обработки.

Формуляр обеспечивает размещение информации в определенных секторах бланка, что облегчает и ускоряет поиск нужных сведений.

Реквизитами деловой бумаги называется набор её обязательных компонентов. Каждый такой реквизит является необходимым элементом соответствующего документа. К подобным реквизитам обычно относятся название (вид) деловой бумаги, её составитель, адресат, содержательная часть (текст), а также дата оформления, подпись составителя (автора), резолютивная часть (резолюция) и целый ряд других элементов.

Каждая отдельно взятая разновидность деловой бумаги имеет свой конкретный состав реквизитов. Это значит, что у разных деловых бумаг указанные наборы обязательных элементов могут ощутимо отличаться.

Характер используемых реквизитов, их количество и расположение на бланке предопределяются следующими факторами:

1. Целевое назначение данного документа.
2. Обязательные требования, предъявляемые к содержанию бумаги.
3. Правила оформления соответствующей документации.
4. Применяемый порядок документирования.

Подавляющее большинство деловых бумаг имеют строго ограниченный набор обязательных реквизитов. Перечень необходимых элементов и порядок их расположения на бланке могут регламентироваться нормативно-правовыми актами, что характерно для официальных документов, выдаваемых и оформляемых уполномоченными органами власти.

Типичными примерами таких деловых бумаг являются паспорт гражданина, трудовая книжка, диплом ВУЗа, все виды свидетельств ЗАГС, прочие подобные документы.

Если необходимые реквизиты указаны некорректно или вообще отсутствуют, документ считается недействительным, то есть не обладающим юридической силой и правовым значением.

Классификация и виды в документообороте

У каждой разновидности официальной (служебной) деловой бумаги имеется в настоящее время свой конкретный формуляр, который и должен применяться в практике современного документооборота.

При этом формуляры, которые регулярно используются в делопроизводстве, подразделяются на следующие категории:

1. Типовой. Он применяется для составления конкретного вида деловой (служебной) бумаги. В качестве характерных примеров можно указать формуляр заявления, распоряжения или какого-либо акта.
2. Формуляр-образец. Он представляет собой шаблон, то есть стандартный набор элементов документа, расположенных в определенном порядке на бланке. Состав элементов и схема их расположения, предусмотренные образцом, считаются характерными для всех видов бумаг, относящихся к деловым документам.
3. Индивидуальный. Он разрабатывается и применяется только для отдельных подвидов деловых бумаг. Например, приказ работодателя иметь целый ряд разновидностей – о приеме гражданина на работу, об увольнении сотрудника, о переводе сотрудника на другую должность и прочие. Для каждой такой разновидности применяют свой индивидуальный формуляр.

Как оформляется, какие реквизиты должны присутствовать

Формуляры документов, обязательные реквизиты деловых бумаг и схемы их расположения на бланках регламентируются нормативным актом – официальным стандартом ГОСТ Р 7.0.97-2016. Однако положения данного стандарта используются в делопроизводстве добровольно, что предусмотрено нормами закона «О стандартизации в РФ» № 162-ФЗ от 29.06.2015.

Принцип добровольности подразумевает, что организация самостоятельно принимает решение о применении этого стандарта в своей деятельности. Если указанное решение принимается руководством компании, стандарт становится для такой компании обязательным.

Типовой формуляр включает следующие реквизиты:

1. Название организации, общие сведения о ней.
2. Место/дата оформления.
3. Исходящий регистрационный номер.
4. Информация об отправителе (составителе, авторе).
5. Информация об адресате составляемого документа.
6. Название, отражающее смысл.
7. Краткая суть.
8. Основной текст.
9. Подпись руководителя или иного уполномоченного субъекта.
10. Информация о наличии документальных приложений.
11. Информация об исполнителе.
12. Подтверждение факта исполнения документа.
13. Информация о наличии электронной версии и месте её хранения.

Формуляром-образцом устанавливаются такие компоненты:

1. Заголовочный (титульный) блок. Здесь отражаются сведения об авторе, получателе и названии бланка.
2. Содержательный блок. Он включает краткую суть, основной текст и информацию о наличии документальных приложений.
3. Оформляющий блок. Этот компонент отвечает за отражение реквизитов, обеспечивающих правовую значимость.

Индивидуальные формуляры в целом ряде случаев не регламентируются как по форме, так и по содержанию, что позволяет при их составлении применять свободные шаблоны и не использовать полные наборы типичных реквизитов.

Образцы

Скачать образцы бланков:

• общий;
• документа;
• угловой бланк письма;
• продольный бланк письма.

Схемы расположения реквизитов:

Уголовое расположение:

Продольное расположение:

Пример формуляра-образца:

Тема:
«Составление формуляра образца формата
А4»

Цель работы: научиться составлять и оформлять реквизиты и
границы зон на формате А4 углового и продольного бланков согласно ГОСТ Р
6.30-2003.

В результате
занятия обучающийся должен закрепить следующие
знания:

 — об основных понятиях: цели, задачи  и  принципы  документационного 
обеспечения  управления;

-о классификации  документов;

-о требованиях  к  составлению  и  оформлению  документов;

и
умения:

-оформлять  документацию  в  соответствии  с  нормативной
базой, в т.ч. с использованием информационных технологий с использованием 1С
Документооборот, Бухгалтерия, Управление кадрами.

-использовать унифицированные формы документов.

Норма времени: 2 часа

Оснащение
рабочего места:

1.     
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные
системы документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов».

2.      Измерительная
линейка, карандаш.

Средства
обучения:

 1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов».

2. Басаков
М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): учебник/М.И.
Басаков, О.И. Замыцкова. – Изд. 6-е, испр. и дополн. – Ростов н/Д: Феникс,
2007. – 375, (1) с. – стр. 73-109

Порядок
проведения занятия:

1. Записать номер практической работы, тему и цель работы

2. Записать коротко предложенные задания

Практическая работа состоит из  задания по составлению ОРД и контрольных
вопросов. 

В начале занятия следует ознакомиться со схемами расположения реквизитов
организационно-распорядительных документов (формуляры) углового и продольного
бланков форматов А4.

Задание:

На листе формата А4 изобразить схемы расположения реквизитов и границы
зон на формате А4 углового и продольного бланков согласно ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов».

Контрольные
вопросы:

1.       
Дайте определение понятия «организационно-распорядительный документ»
(ОРД) и приведите классификацию этого вида документов.

2.       
Перечислите состав реквизитов ОРД по ГОСТ Р 6.30 – 2003.

3.       
Что такое «бланк документа» и какие виды бланков вы знаете?

4.       
Какие варианты размещения на бланке постоянных реквизитов вы знаете?
Каковы особенности их оформления?

СХЕМЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ
РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

Рисунок
1 — Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка

Скачать материал

Скачать материал

Описание презентации по отдельным слайдам:

• 

  1 слайд

  ФОРМУЛЯР ДОКУМЕНТА-ОБРАЗЕЦ,
  РЕКВИЗИТЫ И БЛАНКИ
  КГА ПОУ «Приморский политехнический колледж»
  Преподаватель: Дубинина Е.С.
  г. Владивосток 2021

• 

  2 слайд

  Формуляр-образец организационно-распорядительного
  документа. Общие сведения о реквизитах
  Формуляр-образец ОРД применяется как основа для построения любого вида организационно-распорядительного документа — приказа, постановления, письма, протокола, акта — на бумаге форматов А4 и А5

  (формат А4 — 210×297 мм, формат А5 — 210х 148 мм)

• 

  3 слайд

  Формуляр-образец организационно-распорядительного
  документа. Общие сведения о реквизитах
  Формуляр-образец устанавливает следующие размеры полей, не
  менее:
  20 – 35 мм- левое;
  10 мм — правое;
  20 мм — верхнее;
  20 мм – нижнее

• 

  4 слайд

  Формуляр-образец организационно-распорядительного
  документа. Общие сведения о реквизитах
  Верхнее поле отводится для размещения таких реквизитов, которые не могут быть нанесены машинописным способом :
  реквизит 01
  Государственный герб Российской Федерации»,
  реквизит 02
  Герб субъекта Федерации,
  реквизит 03
  Эмблема организации или товарный знак
  (знак обслуживания).
  Эти реквизиты наносятся, как правило, типографским
  способом заранее на бланк документа.

• 

  5 слайд

  Формуляр-образец организационно-распорядительного
  документа. Общие сведения о реквизитах
  Правое поле — 10 мм,
  оно не заполняется какими-либо реквизитами.
  Нижнее поле — 20 мм,
  над ним располагаются реквизиты, которые
  проставляются рукописным способом или
  специальным штемпелем.
  Формуляр-образец устанавливает определенные требования к построению
  конструкционной сетки.

• 

  6 слайд

  Формуляр-образец организационно-распорядительного
  документа. Общие сведения о реквизитах
  Конструкционная сетка — эта сетка, состоящая из горизонтальных
  и вертикальных линий, нанесенных на лист бумаги стандартного формата:

• 

  7 слайд

  Формуляр-образец организационно-распорядительного
  документа. Общие сведения о реквизитах
  Конструкционная сетка — эта сетка, состоящая из горизонтальных
  и вертикальных линий, нанесенных на лист бумаги стандартного формата:

• 

  8 слайд

  Формуляр-образец организационно-распорядительного
  документа. Общие сведения о реквизитах

• 

  9 слайд

  Формуляр-образец организационно-распорядительного
  документа. Общие сведения о реквизитах
  Вертикальные линии расположены с расстоянием, кратным шагу письма печатающих устройств (так называемый шаг письма равен одному знаку).
  Расстояние между горизонтальными линиями кратно шагу строки, которое показывает интервал, обозначаемый следующим образом:
  1,0; 1,5; 2,0; 2,5; 3,0 и др.

• 

  10 слайд

  Формуляр-образец организационно-распорядительного
  документа. Общие сведения о реквизитах
  С помощью конструкционной сетки определены:
  Максимальное число знаков, которые могут быть напечатаны на одной строке от левого до правого поля,
  максимальное число строк при определенном интервале.
  зоны расположения каждого реквизита ОРД
  максимальный состав реквизитов – 30.

• 

  11 слайд

  Формуляр-образец организационно-распорядительного
  документа. Общие сведения о реквизитах
  Начало зоны расположения реквизитов на формуляре-образце соответствует определенному положению табулятора печатающего устройства.
  При расположении реквизитов на документе используют восемь положений табулятора. При этом счет ведется от границы левого поля

• 

  12 слайд

  Формуляр-образец организационно-распорядительного
  документа. Общие сведения о реквизитах
  Нулевое положение табулятора:
  от нулевого положения табулятора печатаются следующие реквизиты:
  наименование организации;
  справочные данные об организации;
  наименование вида документа;
  место составления или издания документа (при флаговом расположении перечисленных реквизитов);
  дата документа.

• 

  13 слайд

  Формуляр-образец организационно-распорядительного
  документа. Общие сведения о реквизитах
  Нулевое положение табулятора:
  ссылка на регистрационный номер и дату документа;
  заголовок к тексту;
  текст (кроме начала абзацев);
  отметка о наличии приложения;
  наименование должности в реквизите 22 «Подпись»;
  Гриф согласования (кроме расшифровки подписи).

• 

  14 слайд

  Формуляр-образец организационно-распорядительного
  документа. Общие сведения о реквизитах
  Нулевое положение табулятора:
  заверительная надпись «Верно»;
  наименование должности лица, заверяющего документ;
  Дата заверения;
  отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
  второй гриф утверждения документа.

• 

  15 слайд

  Формуляр-образец организационно-распорядительного
  документа. Общие сведения о реквизитах
  Первое положение табулятора:
  начало абзацев в тексте (в том числе и нумерованных).
  Второе положение табулятора:
  регистрационный номер документа; расшифровка фамилии в
  первом грифе согласования документа.
  Третье положение табулятора:
  используют при составлении таблиц.

• 

  16 слайд

  Формуляр-образец организационно-распорядительного
  документа. Общие сведения о реквизитах
  Четвертое положение табулятора:
  адресат (каждый элемент реквизита печатают на отдельной строке).

  Пятое положение табулятора:
  гриф утверждения (кроме расшифровки подписи);
  второй гриф согласования.

• 

  17 слайд

  Формуляр-образец организационно-распорядительного
  документа. Общие сведения о реквизитах
  Шестое положение табулятора:
  расшифровка подписи в реквизите 22 «Подпись»;
  расшифровка подписи в грифе утверждения;
  расшифровка подписи во втором грифе согласования.
  Седьмое положение табулятора:
  нумерационный заголовок в таблице.

• 

  18 слайд

  Формуляр-образец организационно-распорядительного
  документа. Общие сведения о реквизитах
  Реквизиты документов, состоящих из нескольких строк (кроме текста), печатают через один межстрочный интервал строчными буквами,
  например реквизит 18 ≪Заголовок к тексту≫,
  если он состоит из нескольких строк.
  Составные части одного реквизита печатают через 1,5-2 межстрочных интервала,
  например составные части
  реквизита 15 ≪Адресат≫.

• 

  19 слайд

  Формуляр-образец организационно-распорядительного
  документа. Общие сведения о реквизитах
  Реквизит от реквизита печатают через 2-4 межстрочных интервала,
  например реквизит 20 ≪Текст документа≫
  от реквизита 22 ≪Подпись≫.

• 

  20 слайд

  Формуляр-образец организационно-распорядительного
  документа. Общие сведения о реквизитах
  Реквизиты, используемые при оформлении ОРД, бывают ПОСТОЯННЫМИ и ПЕРЕМЕННЫМИ.
  К постоянным можно отнести такие реквизиты,
  которые постоянно присутствуют на документе в неизменном значении
  и которые, следовательно, можно заранее нанести на бланк организации

• 

  21 слайд

  Формуляр-образец организационно-распорядительного
  документа. Общие сведения о реквизитах
  Реквизиты, используемые при оформлении ОРД, бывают ПОСТОЯННЫМИ и ПЕРЕМЕННЫМИ.
  К переменным можно отнести такие реквизиты, которые зависят от конкретных обстоятельств, например реквизит 11 «Дата документа»
  зависит от того, когда создается документ, реквизит 20 «Текст документа» — от того, о чем будет сказано в документе, т. е. от содержания вопроса, освещаемого в документе.

• 

  22 слайд

  Формуляр-образец организационно-распорядительного
  документа. Общие сведения о реквизитах
  Реквизиты можно разделить на ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ и ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ.
  Обязательные реквизиты
  обеспечивают юридическую силу документа
  и они присутствуют всегда на любом виде ОРД.
  Например:
  Наименование организации, т. е. автора документа, дата, регистрационный номер документа, заголовок к тексту, текст документа, подпись и др.

• 

  23 слайд

  Формуляр-образец организационно-распорядительного
  документа. Общие сведения о реквизитах
  Реквизиты можно разделить на ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ и ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ
  Дополнительные реквизиты бывают не на всех видах документов (например, эмблема, отметка о контроле). Дополнительные реквизиты
  могут характеризовать этапы обработки документа (например, 29 ≪Отметка о поступлении документа в организацию≫, 30 ≪Идентификатор
  электронной копии документа≫), но отсутствие дополнительного реквизита на документе не может повлиять на юридическую силу документа.

• 

  24 слайд

  Формуляр-образец организационно-распорядительного
  документа. Общие сведения о реквизитах
  Формуляр-образец предусматривает два варианта оформления реквизитов:
  УГЛОВОЙ и ПРОДОЛЬНЫЙ.
  При угловом варианте заголовочная часть бланка документа располагается в левом верхнем углу листа формата А4 или А5.
  При продольном варианте заголовочная часть бланка продлевается до границы правого поля.

• 

  25 слайд

  Формуляр-образец организационно-распорядительного
  документа. Общие сведения о реквизитах
  Существует два способа оформления реквизитов:
  ФЛАГОВЫЙ и ЦЕНТРИРОВАННЫЙ.
  При флаговом способе расположения реквизитов начало реквизита расположено всегда от левой границы зоны расположения реквизита.

  При центрированном способе расположения реквизитов начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны расположения реквизитов

• 

  26 слайд

  Формуляр-образец организационно-распорядительного
  документа. Общие сведения о реквизитах
  ВЫВОД:
  формуляр-образец устанавливает основные принципиальные моменты, на основе которых выработаны единые правила оформления реквизитов, употребляемые при оформлении организационно-распорядительных документов

• 

  27 слайд

  СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!!!

Найдите материал к любому уроку, указав свой предмет (категорию), класс, учебник и тему:

6 172 800 материалов в базе

• Выберите категорию:

• Выберите учебник и тему

• Выберите класс:

• Тип материала:

  • Все материалы

  • Статьи

  • Научные работы

  • Видеоуроки

  • Презентации

  • Конспекты

  • Тесты

  • Рабочие программы

  • Другие методич. материалы

Найти материалы

Вам будут интересны эти курсы:

• Курс профессиональной переподготовки «Управление персоналом и оформление трудовых отношений»

• Курс профессиональной переподготовки «Клиническая психология: теория и методика преподавания в образовательной организации»

• Курс повышения квалификации «Организация практики студентов в соответствии с требованиями ФГОС педагогических направлений подготовки»

• Курс повышения квалификации «Организация практики студентов в соответствии с требованиями ФГОС юридических направлений подготовки»

• Курс повышения квалификации «Организация практики студентов в соответствии с требованиями ФГОС медицинских направлений подготовки»

• Курс повышения квалификации «Финансы предприятия: актуальные аспекты в оценке стоимости бизнеса»

• Курс повышения квалификации «Методы и инструменты современного моделирования»

• Курс профессиональной переподготовки «Риск-менеджмент организации: организация эффективной работы системы управления рисками»

• Курс профессиональной переподготовки «Организация деятельности специалиста оценщика-эксперта по оценке имущества»

• Курс профессиональной переподготовки «Метрология, стандартизация и сертификация»

• Курс повышения квалификации «Международные валютно-кредитные отношения»

• Курс профессиональной переподготовки «Информационная поддержка бизнес-процессов в организации»

• Курс профессиональной переподготовки «Стандартизация и метрология»

• Курс профессиональной переподготовки «Стратегическое управление деятельностью по дистанционному информационно-справочному обслуживанию»

Работа любой современной организации невозможна без входящей и исходящей документации. Служебное письмо — один из видов документации, которая имеет свой стиль оформления. Так как служебная корреспонденция является еще и коммуникативным средством управленческой деятельности, очень важно понимать, как она правильно составляется и оформляется, какие реквизиты включаются в бланк письма.

Шапка

К оформлению исходящей корреспонденции предъявляются особые требования. Это обусловлено тем, что она носит информационно-справочный характер. При оформлении служебного письма стоит учитывать требования ГОСТ Р 7.0.97-2016. Это позволит соблюсти четкую структуру документа и сохранить требуемый стиль делового общения, а также правильно расположить реквизиты делового письма.

Важно отметить, что ГОСТ Р 7.0.97-2016 является рекомендательным и организации могут сами разрабатывать фирменные бланки для деловой переписки. Обязательным соблюдение указанного ГОСТа является только для федеральных органов исполнительной власти.

Шапка документа может располагаться как продольно, так и иметь угловое расположение (здесь обычно располагают реквизиты бланка письма, телефоны и адреса организаций). Образец письма с угловым расположением реквизитов является наиболее распространенным вариантом в современном делопроизводстве.

Образец бланка письма с угловым расположением реквизитов

скачать

В верхней части документа указываются:

• дата;
• номер;
• ссылка на регистрационный номер и дату документа (если корреспонденция является ответом);
• заголовок к тексту, изложенный одной фразой.

Шапка служебного письма расположена под регистрационным номером. В ней содержится обращение к адресату. Ф.И.О. и должность адресата должны быть расположены в правом верхнем углу документа. По центру пишется обращение к получателю.

От кого и кому

Реквизиты компании отправителя чаще всего указываются на фирменном бланке компании. Также необходимо правильно указать получателя корреспонденции, другими словами, реквизиты адресата:

• наименование компании;
• наименование структурного подразделения, куда направлена исходящая корреспонденция;
• должность получателя;
• фамилия и инициалы получателя;
• почтовый адрес организации.

Образец письма на бланке компании

скачать

Важно отметить, что если письмо с одинаковым содержанием необходимо отправить нескольким получателям, то в первую очередь необходимо указывать адрес основного получателя и только потом остальных.

Например:

ООО «Елки-Палки»

Юридический отдел

Москва, улица Зеленая, д. 5

123456

КОПИЯ

Генеральному директору

ООО «Зеленые ветки»

Симакову В.А.

Санкт-Петербург,

Улица Фрунзе, д. 3

198734

Дата и номер

После того как исходящий документ было подписан, на него проставляется дата. Дата может иметь формат 17.05.2019 или 17 мая 2020 г. В случае, когда дата указывается в документе несколько раз, рекомендуется выдерживать единый стиль написания.

Присвоение регистрационного номера происходит в соответствии с той системой регистрации исходящей документации, какая принята в организации, и только после подписания документа. Номер регистрации состоит из порядкового номера документа, который может быть дополнен индексом дела или буквами.

Важно отметить, что регистрация исходящего документа облегчает обработку почтовой корреспонденции как вам, так и вашему получателю.

При ответе на полученную служебную корреспонденцию необходимо оформление реквизита «ссылка на регистрационный номер и дату запроса». В этом случае в ответном письме указывают дату и номер полученного. Это обеспечит более быструю обработку корреспонденции в компании-получателе.

Кто подписывает

Служебную корреспонденцию в основном подписывают руководители, а в случае отсутствия его на рабочем месте — его заместители или другие должностные лица, которые исполняют обязанности руководителя в период его отсутствия.

Важно отметить, что современная деловая корреспонденция отправляется не только при помощи почты, но и с использованием телеграфа, факсов и электронной почты.

Надо ли указывать исполнителя

Несмотря на то, что каждое деловое послание подписывает руководитель компании или уполномоченные им должностные лица, саму переписку ведет обычный рядовой сотрудник, т. е. исполнитель. Именно его имя и контактные данные указываем в этой части.

Информация об исполнителе располагается всегда в самом низу, в последних строках. Пишется полностью имя, отчество и фамилия работника, с новой строки его контактный телефон, и еще ниже — адрес электронной почты. Шрифт оставляем тот же.

Ставится ли печать

Печати на письма обычно не ставят, но если исходящая корреспонденция носит официальный характер, оформлена на бланке организации и имеет своей целью вступить с кем-то или другой организацией в юридические (правовые) отношения и нести ответственность за все позиции, излагаемые письмом, руководство может пожелать добавить дополнительный реквизит в виде печати.

Продолжаем комментировать новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 по оформлению документов. Рассмотрим раздел 6 «Бланки документов».

Наш словарь

Бланк документа – лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа[1];

Электронный шаблон бланка – это бланк документа, представленный в электронном виде. Как правило, электронные шаблоны бланков используются организациями вместо бланка на бумажном носителе, изготовленном типографским способом.

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016) является преемником ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 6.30-2003), а не абсолютно новым стандартом. Поэтому при его разработке было важно сохранить последовательность положений, чтобы пользователям стандарта было удобно работать с его новой редакцией.

В разделе «Бланки документов» последовательность изложения материала также осталась прежней. Однако в некоторые положения раздела были внесены дополнения или уточнения, которые более детально поясняют правила оформления документов. Мы же рассмотрим и прокомментируем все положения раздела «Бланки документов» (извлечения из ГОСТ Р 7.09-2016 даны в рамках).

ФОРМАТ БЛАНКОВ И РАЗМЕРЫ ПОЛЕЙ

Бланки формата А5 используются весьма ограничено, главным образом, для оформления справок, доверенностей, служебных записок. Для большей части организационно-распорядительной документации (приказы, распоряжения, положения, инструкции, протоколы, деловые письма и др.) используется бумага формата А4.

Для бланков резолюций стандартом установлены бланки формата А5 и А6 (Пример 1).

Положение о размерах служебных полей документа дополнено требованием, по которому в документах со сроком хранения свыше 10 лет[2] (распорядительные документы, локальные нормативные акты, по личному составу и др.) левое поле должно быть не менее 30 мм. Это позволит аккуратно сшить документы в дела, не захватывая часть текста.

БЛАНКИ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ И НА БУМАЖНОМ НОСИТЕЛЕ

В контексте стандарта бланки документов, изготовленные на бумажном носителе, и электронные шаблоны бланков равнозначны.

Организация, как правило, использует как бланки на бумажном носителе, так и электронные шаблоны бланков (например, для внутренних документов).

Важно!

Бланки одного вида документа (например, письма) в бумажном и электронном виде должны быть идентичны по составу реквизитов и оформлению. Иначе говоря, бланк документа одного вида на бумажном носителе и его электронный шаблон не должны различаться.

Еще одно важное требование – электронные шаблоны бланков должны быть неизменяемы, то есть защищены от несанкционированных изменений.[3]

Стандарт подчеркивает, что воспроизводить изображение Государственного герба Российской Федерации можно только на бумажном носителе. Требования к изготовлению таких бланков установлены постановлением Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (далее – Постановление № 1268).

БЛАНКИ УГЛОВЫЕ И ПРОДОЛЬНЫЕ

Приложение Б стандарта – это схемы расположения реквизитов документа на бланках с угловым расположением реквизитов (схема Б1) (Пример 2) и на бланках с продольным расположением реквизитов (схема Б2) (Пример 3). При этом зоны расположения реквизитов, обозначенные пунктиром, являются ориентировочными.

ЦЕНТРОВАННОЕ И ФЛАГОВОЕ РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ

Эти положения стандарта повторяют старый ГОСТ Р 6.30-2003 и предлагают два способа оформления реквизитов в пределах зон их расположения:

• центрованный (по центру зоны расположения реквизитов);

• флаговой (по левой границе зоны).

Стандарт указывает также на то, что реквизиты 01 «Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)», 02 «Эмблема» и 03 «Товарный знак (знак обслуживания)» располагаются в верхнем поле документа по середине зоны, занятой реквизитом 05 «Наименование организации – автора документа» (Пример 4). Однако реквизит 03 может также размещаться и на одном уровне с реквизитом «Наименование организации – автора документа» (Пример 5).

ВИДЫ БЛАНКОВ

Состав видов бланков не изменился. Однако появилось положение о том, что перечень видов бланков, применяемых в организации, должен быть закреплен в локальном нормативном акте (ЛНА) организации. Это может быть инструкция по делопроизводству организации или приказ руководителя, которым одновременно утверждаются виды применяемых бланков и их образцы (макеты).

СОСТАВ И РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ БЛАНКОВ

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных правовых актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 09, 13 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10, 11, 16, 17. Бланк конкретного вида документа структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк должностного лица – реквизит 07.

Бланк конкретного вида документа включает (Пример 8):

•           реквизиты:

01 – «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)»;

02 – «Эмблема»;

03 – «Товарный знак (знак обслуживания)»;

05 – «Наименование организации – автора документа»;

06 – «Наименование структурного подразделения – автора документа»;

07 – «Наименование должности лица – автора документа»;

09 – «Наименование вида документа»;

13 – «Место составления (издания) документа»;

•           реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:

10 – «Дата документа»;

11 – «Регистрационный номер документа»;

16 – «Гриф утверждения документа»;

17 – «Заголовок к тексту».

Бланк письма должностного лица должен содержать реквизит 07 «Наименование должности лица – автора документа». Этот реквизит также используется в бланках распорядительных документов (распоряжений, приказов), издаваемых руководителями субъектов Российской Федерации и главами муниципальных образований (например, бланки распоряжений губернаторов, распоряжений глав городов, районов и др. муниципальных образований). Его применяют и в бланках распорядительных документов (распоряжений), издаваемых руководителями самостоятельных структурных подразделений организаций, если руководитель структурного подразделения наделен таким правом (Пример 9).

Бланк конкретного вида документа структурного подразделения должен содержать реквизит 06 «Наименование структурного подразделения – автора документа» (Пример 10).

ВАЖНО!

В стандарте приведен максимально возможный перечень реквизитов для каждого вида бланков документов. Чтобы определить состав реквизитов при разработке бланков документов, на практике следует, руководствоваться учредительными документами и ЛНА.

БЛАНКИ НА РАЗНЫХ ЯЗЫКАХ

Стандарт устанавливает правила оформления бланков на двух или более языках для организаций, которые в соответствии с Законом РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (в ред. от 12.03.2014) имеют право использовать наряду с русским языком (как государственным языком Российской Федерации) национальный язык (языки), признанный государственным в республиках Российской Федерации в соответствии с их законодательством[4].

Для переписки с иностранными организациями стандарт рекомендует оформлять бланк на двух языках: русском и одном из иностранных языков (чаще всего на английском) (Пример 11).

РАЗРАБАТЫВАТЬ НОВЫЕ БЛАНКИ ИЛИ НЕТ?

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!

В связи с вступлением в силу нового ГОСТ организации не обязаны вносить изменения в бланки документов, если в этом нет необходимости.

Если организация все же примет решение о разработке новых бланков, то алгоритм действий может быть таким:

1. Руководитель организации поручает службе делопроизводства разработать новые образцы (макеты) бланков.

2. Служба делопроизводства организует разработку макетов (образцов) бланков документов (разрабатывает самостоятельно или прибегает к услугам специализированной организации).

3. Руководитель организации утверждает приказом новые образцы бланков со следующей формулировкой:

Если в это же время разрабатывается инструкция по делопроизводству, новые образцы бланков можно включить в инструкцию.

4. Административно-хозяйственная служба заказывает печать бланков в типографии, или специалисты по информационным технологиям организации готовят на основании утвержденных макетов электронные шаблоны бланков.

КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ СЛЕДУЕТ ОФОРМЛЯТЬ ПО НОВОМУ ГОСТ?

Напомним, что требования ГОСТ Р 6.30-2003 распространялись на организационно-распорядительную документацию, относящуюся к УСОРД[5], которая входит в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)[6]. Положения же нового стандарта распространяются на все организационно-распорядительные документы, в том числе включенные в УСОРД, что зафиксировано в разделе 1 «Область применения» нового стандарта:

ГОСТ Р 6.30-2003

ГОСТ Р 7.0.97-2016

1 Область применения Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее – документы), включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).

1 Область применения Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД): уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее – документы), в том числе включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (класс 0200000).

• Источник– Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-СТ
• Разработчик– Государственный комитет Российской Федерации по стандартизации и метрологии, 2018
• Количество страниц1 страница