Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение.
Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.
Бланк приказа
С 1 июля 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», где представлены правила оформления и бланка приказа. Они практически не изменились.
Локальными актами организации может быть предусмотрено выделение полужирным шрифтом:
- реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись»,
- а также отдельных фрагментов текста.
В новом стандарте уточняется, что приказы по основной деятельности и по личному составу изготавливаются на бланках формата А4 и должны иметь поля:
- 20 мм – левое (30 мм, если срок хранения документа свыше 10 лет или «Постоянно»);
- 10 мм – правое;
- 20 мм – верхнее;
- 20 мм – нижнее.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 рекомендует бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливать на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.
Пример 1. Бланк приказа организации
В Примере 1 показан бланк приказа организации. Но распорядительный документ может быть оформлен и на бланке должностного лица, см. например, рисунок В.7 в ГОСТ Р 7.0.97-2016:
Фрагмент документа
Рисунок В.7 «Образец бланка конкретного вида документа должностного лица» в ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
В случае составления документа на должностном бланке приказа можете взять за основу Рисунок В.7 из ГОСТ Р 7.0.97-2016, при этом:
- заменив вид документа «РАСПОРЯЖЕНИЕ» на «ПРИКАЗ» и
- подставив наименование своей организации и ее местоположение (населенный пункт).
Если в компании до этого такой бланк не использовался, то необходимо сначала его утвердить распорядительным документом или внести соответствующие дополнения в инструкцию по делопроизводству.
Состав реквизитов приказа
Приказ содержит следующие реквизиты (из установленных в ГОСТ Р 7.0.97-2016):
- Герб Российской Федерации, или Герб субъекта Российской Федерации, или эмблему либо товарный знак (знак обслуживания);
- наименование организации – автора документа;
- вид документа (ПРИКАЗ);
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- место составления или издания документа;
- заголовок к тексту;
- текст;
- подпись.
При этом факультативными реквизитами приказа являются:
- визы / грифы согласования;
- отметка об исполнителе;
- отметка о контроле;
- отметка о направлении в дело.
Отметка об ознакомлении хотя и может оформляться на приказе, реквизитом не считается.
Обратите внимание, по общему правилу печать на приказе не проставляется. Это связано с тем, что он является внутренним распорядительным документом. Однако банки иногда требуют подлинники приказов, а не заверенные копии. В этом случае появление оттиска печати, заверяющего подпись на приказе, автоматически снимает множество потенциальных вопросов.
Реквизиты бланка приказа
Герб Российской Федерации или субъекта Российской Федерации, а также эмблема (товарный знак, знак обслуживания) организации оформляются на верхнем поле документа независимо от того, какое расположение бланка распорядительного документа используется в компании: продольное или угловое. В новом ГОСТ герб / эмблема всегда центрируется по отношению к наименованию организации-автора. См. Примеры 1-3.
Наименование организации – автора документа на бланке приказа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах и, соответственно, в ЕГРЮЛ. Под официальным полным наименованием организации в скобках указывается ее сокращенное наименование, если оно предусмотрено учредительными документами. См. Пример 1 и Рисунок В.7 в ГОСТ 7.0.97-2016.
Пример 2. Расположение эмблемы на угловом бланке приказа
Пример 3. Расположение эмблемы на продольном бланке приказа
Если у автора документа есть вышестоящая организация, то она должна указываться над ним. Новый ГОСТ ввел в виде самостоятельных реквизитов такие, как наименование структурного подразделения – автора документа и должностного лица – автора. Они и раньше могли располагаться на бланках документов, но не считались реквизитами.
Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем. Оно располагается под наименованием организации. Обратите внимание, что как ранее (согласно ГОСТ Р 6.30-2003), так и сейчас (по ГОСТ 7.0.97-2016) вид документа указывается прописными буквами (например, ПРИКАЗ).
Дата документа соответствует дате его подписания, а не дате регистрации. Но по правилам делопроизводства приказ должен быть зарегистрирован в день подписания, поэтому у него эти даты всегда совпадают.
Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год – одним из двух способов:
- арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016, или
- словесно-цифровым способом: 5 июня 2016 г. (обратите внимание, что при таком способе в дате до 10 цифра «0» теперь не проставляется).
Часто в бланке приказа проставляют дату словесно-цифровым способом и перед цифрой дня указывают предлог «от» или берут эту цифру в кавычки: «2» сентября 2018 г. В новом ГОСТ таких вариантов написания нет, но и делать это не запрещается. См. Пример 6.
Регистрационный номер документа – это идентификатор документа, состоящий:
- из порядкового номера документа,
- который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (например: индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).
В «Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76; далее – Методические рекомендации) сказано, что приказы регистрируются по порядку номеров в пределах календарного года, начиная с 1 января и заканчивая 31 декабря. Этот принцип регистрации приказов используют все организации.
Только каждый массив разновидностей приказов регистрируется отдельно, следовательно, имеет собственную валовую нумерацию в течение календарного года. Чтобы отделить один массив разновидностей приказов от другого, им и присваивают разные индексы. Во-первых, приказы подразделяют на следующие виды:
- по основной деятельности,
- административно-хозяйственным вопросам и
- личному составу.
Во-вторых, дополнительно их можно классифицировать в пределах каждой разновидности на еще более мелкие группы, чтобы группировать по правилам архивного хранения в разные дела с учетом сроков хранения. Например, приказы по личному составу удобно разделить на имеющие длительный срок хранения 50 лет (до 2003 года – 75 лет) и те, что должны храниться 5 лет (первым можно присваивать индекс «л/с», вторым – «л»; часто еще в качестве индекса используют номер дела по номенклатуре дел, в которое подшивается документ). К индексу (группы) всегда добавляют порядковый номер документа (внутри этой группы).
Указание места составления (издания) в приказе обязательно. Только фактически им становится населенный пункт из официального адреса организации, указанного при регистрации в ЕГРЮЛ. Он пишется в соответствии с принятым административно-территориальным делением. Указывается на строчку ниже даты и номера документа.
Данный реквизит может не оформляться в приказе только в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения (например: Московский городской педагогический университет).
Текст с заголовком
Заголовок к тексту приказа выражается словосочетанием, в котором опорным словом является имя существительное в предложном падеже («о чем?»). Как правило, опорное слово является отглагольным существительным, т.е. указывает на конкретное действие (назначение, создание), например: «О назначении сотрудника, ответственного за работу с обращениями граждан». Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа.
При правильном выборе существительного, определяющего тему приказа, оно будет являться стержневым идентификатором при поиске документа.
Пример 4. Заголовок к тексту приказа (по общим правилам и согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016)
Правильно:
О разработке Правил организации делопроизводства
Неправильно:
О делопроизводственных делах и документах
По рекомендациям ведущих специалистов Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) заголовок должен:
- занимать не более 5 строк общей длиною до 150 знаков,
- печататься без абзацного отступа через одинарный межстрочный интервал без кавычек и не подчеркиваться,
- начинаться с прописной буквы и заканчиваться без использования точки.
В Методических рекомендациях заголовок к тексту предлагается центрировать и выделять полужирным шрифтом при оформлении приказа на продольном бланке (Пример 5). Видимо, для устранения конфликта между новым ГОСТ и Методическими рекомендациями в ГОСТ Р 7.0.97-2016 и было включено пояснение для федеральных органов власти: «В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центрируется относительно самой длинной строки».
Пример 5. Заголовок текста приказа органа власти на продольном бланке
О повышении доступности бесплатной медицинской
помощи гражданам Российской Федерации
Можно оформлять заголовок к тексту и прописными буквами (Пример 6), поскольку все указания по оформлению распорядительных документов носят рекомендательный характер. Однако использование того или иного способа оформления, применения шрифтов должно быть отражено в локальном нормативном акте организации (ЛНА), определяющем правила оформления и составления документов (это может быть инструкция, правила, порядок или регламент).
Пример 6. «Шапка» приказа федерального агентства
МИНИСТЕРСТВО ПРОМЫШЛЕННОСТИ И ТОРГОВЛИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО
ПО ТЕХНИЧЕСКОМУ РЕГУЛИРОВАНИЮ И МЕТРОЛОГИИ
ПРИКАЗ
от 31 января 2014 г. № 14-СТ
О ПРИНЯТИИ И ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ ОБЩЕРОССИЙСКОГО КЛАССИФИКАТОРА ВИДОВ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ (ОКВЭД2) ОК 029-2014 (КДЕС РЕД 2) И ОБЩЕРОССИЙСКОГО КЛАССИФИКАТОРА ПРОДУКЦИИ ПО ВИДАМ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ (ОКПД2) ОК 034-2014 (КПЕС 2008)
«Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4-5 строк» – это формулировка из п. 5.17 нового ГОСТ. В таком случае текст документа можно полностью перенести в СЭД в поле «Заголовок к тексту», по которому обычно работает поиск. В утратившем силу ГОСТ Р 6.30-2003 условие отсутствия заголовка было сформулировано иначе: «К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать».
Текст приказа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа). Приведем здесь те фрагменты п. 5.18 нового ГОСТ, которые имеют отношение к оформлению текста именно приказа:
Фрагмент документа
Пункт 5.18 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
5.18. Текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации или государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации в соответствии с законодательством республик в составе Российской Федерации.
В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:
- наименование документа, наименование организации – автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту или наименование вида документа;
- наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дату утверждения документа.
Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.
В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю»)… В совместных документах… от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»)…
В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.
При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии…
Пронумерованные пункты распорядительной части текста приказа могут форматироваться как обычные абзацы (см. фрагмент Методических рекомендаций далее) или как нумерованный список, в котором номера пунктов располагаются друг под другом левее текста (как в Примере 7). Здесь вы также можете увидеть разницу в написании ключевого слова: «ПРИКАЗЫВАЮ:» с новой строки или «п р и к а з ы в а ю:» в конце последнего абзаца констатирующей части текста.
Распорядительные документы могут иметь приложения. Они оформляются не под текстом отдельным реквизитом «отметка о приложении» (как, например, в письмах), а в виде ссылок в тексте. При первом упоминании прилагаемого документа в тексте приказа следом в скобках пишут слово «(приложение)». А если таких документов несколько, то их нумеруют с использованием знака «№ » или без него: «(приложение 1)» и «(приложение 2)» либо «(приложение № 1)» и «(приложение № 2)» – см. Пример 7.
Если приложение утверждается приказом, то в тексте перед его наименованием может указываться и прилагательное «прилагаемый» без скобок – этот вариант приводится в Методических рекомендациях (см. «!» во фрагменте Методических рекомендаций ниже).
Пример 7. Указание наличия приложения в тексте приказа (по ГОСТ Р 7.0.97-2016)
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Начальнику отдела кадров Иванову В.А. подготовить график отпусков с учетом перечня льготных должностей (приложение 1). Срок – 31.10.2018.
2. Начальнику отдела информатизации Кокову А.А. модернизировать сайт компании в соответствии с требованиями Ростехнадзора (приложение 2). Срок – 31.10.2018.
Фрагмент документа
Образец приказа из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76)
В соответствии с новым ГОСТ на первом листе утверждаемого документа в правом верхнем углу размещаем (Пример 8):
- слово «Приложение» и
- гриф утверждения с указанием данных распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение. Причем указываем, что утверждение произведено не приказом генерального директора, а именно приказом организации, если генеральный директор единственный имеет право издавать приказы (это самая распространенная схема работы и в примерах в ГОСТ Р 6.30-2003 и в ГОСТ Р 7.0.97-2016 представлен именно такой вариант).
Если же документ лишь прилагается к приказу, но не утверждается им, то на приложении оформляем иную отметку – как в Примере 9.
Пример 8. Отметка о приложении на утвержденном нормативном документе
Пример 9. Отметка на неутверждаемом приложении
Приказ подшивается в дело вместе со своими приложениями. А вот основания к приказам по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам (докладные и служебные записки, рапорты и пр.) формируются отдельно.
Согласование и подписание
Перед подписанием документа он может быть отправлен на согласование. Не путайте процедуру согласования приказа с процедурой ознакомления, которая происходит уже после подписания приказа.
Если в организации установлен порядок визирования (внутреннего согласования) проекта приказа заинтересованными лицами, определен их состав для каждого вида приказа, то наличие визы на документе обязательно.
Виза свидетельствует о рассмотрении проекта документа согласующим лицом (и не всегда о согласии с ним). Она включает (см. Примеры 10-12):
- должность лица, визирующего документ;
- его подпись с расшифровкой (инициалами и фамилией);
- дату визирования;
- если к проекту документа есть замечания, то они излагаются здесь же либо прилагаются отдельно (о чем делается пометка).
Если подлинник документа остается в организации, рекомендуется проставлять визы в нижней части оборотной стороны его последнего листа или на отдельном листе согласования. Визирование документа может осуществляться и в автоматизированной системе. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование нормативных актов, приложений для защиты от возможной замены листов.
Вариант расположения виз на документе выбирает сама организация и закрепляет в инструкции по делопроизводству или ином ЛНА.
Если в процессе визирования в проект текста документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному согласованию. Оно не требуется, если при доработке в проект документа внесены лишь уточнения, не меняющие его сути.
Пример 10. Виза внутреннего согласования на проекте документа (без замечаний)
Пример 11. Виза внутреннего согласования на проекте документа (с замечаниями)
Пример 12. Виза внутреннего согласования на проекте документа (с замечаниями)
Если проект приказа должен быть согласован с должностными лицами, которые не являются сотрудниками организации, то это считается внешним согласованием и оформляется грифом согласования. В нем присутствуют те же элементы, что и в визе, только добавлено слово «СОГЛАСОВАНО» (все буквы прописные, без кавычек, в конце двоеточие не ставится):
Пример 13. Гриф внешнего согласования на проекте документа (без замечаний)
Грифы согласования могут оформляться на отдельном листе согласования или на лицевой стороне подлинника документа ниже реквизита «подпись» слева.
Единых правил оформления листа согласования не существует, поэтому приведем наиболее распространенный вариант (Пример 14). Заполненный лист согласования подписывается и датируется руководителем делопроизводственной службы или ответственным исполнителем. Лист согласования прилагается к проекту документа.
В соответствии с приложением к п. 3.3.2 Методических рекомендаций, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. Но при этом на основном документе (в тексте приказа) в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования (под реквизитом «подпись» слева) делается отметка «Лист согласования прилагается».
Пример 14. Лист согласования с грифами внешнего согласования (в образце не были использованы реальные должности и Ф.И.О. чиновников)
При внутреннем согласовании визы тоже часто располагают на листе согласования (напомним, что в визе не будет слова «СОГЛАСОВАНО» и в должности будет отсутствовать наименование организации).
Согласование – это выражение согласия или несогласия, частичного согласия с проектом текста документа, т.е. возможна его корректировка до идеального состояния. При наличии замечаний к документу визу / гриф согласования оформляют:
- прямо с текстом этого короткого замечания (см. Примеры 12 и 17) либо
- пишут, что замечания прилагаются, чтобы подробно изложить их на отдельном листе (Пример 11). Но как их тогда оформить? Единых правил не существует, поэтому предлагаем вам возможные варианты в Примерах 15 и 16.
Пример 15. Замечания к проекту документа (в образце не использовалось реальное Ф.И.О. чиновника)
Пример 16. Замечания к проекту документа
При несогласии с текстом проекта документа согласующее лицо не может отказаться от его визирования, т.к. это является его обязанностью, закрепленной либо в должностной инструкции, либо в регламенте прохождения документа, либо в инструкции по делопроизводству, но он может объяснить свое несогласие:
Пример 17. Ситуация и пример визы согласования
Допустим, в приказе есть пункт об утверждении состава рабочей группы по проверке документации. При визировании документа начальник юридического отдела высказал свое несогласие на проекте приказа собственной визой, мотивируя это так:
Коммерческая организация может воспользоваться правилом, которое применяется при согласовании проектов нормативных правовых актов федеральными органами исполнительной власти:
Фрагмент документа
Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (утв. постановлением Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009)
3…При наличии возражений проект нормативного правового акта визируется с замечаниями, которые оформляются на бланке федерального органа исполнительной власти, подписываются соответствующим руководителем (его заместителем) и прилагаются к указанному проекту (его копии) либо создаются в форме электронного документа и подписываются руководителем (его заместителем) с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи.
Если согласование происходит внутри СЭД, то его результаты можно распечатать, как и любой другой отчет (см. Пример 18).
Если визирование или внешнее согласование оформлялось на листе согласования, то он является неотъемлемой частью того документа, к которому относится, и храниться должен вместе с ним в течение того же срока, что и основной документ.
Если согласование происходит в электронной форме, а приказ подписывается на бумаге традиционным рукописным способом, то лист согласования необходимо распечатать и приложить к документу (Пример 18).
Если приказ подписывается электронной подписью и визируется также в электронной форме, то приказ и лист согласования формируются в электронное дело. Данный вопрос нормативно не урегулирован, потому единого мнения по нему нет. Но принимая во внимание, что лист согласования является неотъемлемой частью документа, хранить части документа в разных системах автору статьи представляется нелогичным.
Пример 18. Лист согласования, сформированный в СЭД
Тут стоит прояснить еще один нюанс. ГОСТ Р 7.0.97-2016 ввел новый реквизит «отметка об электронной подписи», при этом в п. 5.23 говорит, что она «используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью… место размещения отметки… должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи на аналогичном документе на бумажном носителе». Данная отметка может быть использована только в реквизите «подпись». Кстати, в ГОСТ Р 7.0.97-2016 приводится единственный пример оформления такой отметки (см. ниже), который подразумевает отображение номера сертификата, выданного удостоверяющим центром, но он есть только у усиленных квалифицированных подписей, его получение стоит денег.
Поэтому «для внутреннего потребления», в т.ч. при согласовании документа внутри организации, обычно используют простую электронную подпись, поддерживаемую СЭД совершенно бесплатно. Вход в систему при помощи пароля и логина уже может использоваться СЭД для идентификации пользователя. Если согласование будет проходить в электронной форме именно таким способом, это необходимо закрепить в ЛНА компании.
В Примере 18 показано, что в распечатке из СЭД может просто содержаться информация о факте прохождения согласования в СЭД (отмечено «1»), а вот подпись будет стоять того лица, кто уполномочен подтверждать эти сведения («2» там же).
Фрагмент документа
Пример отметки об электронной подписи из п. 5.23 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
После согласования со всеми заинтересованными лицами приказ подлежит рассмотрению руководителем. В случае одобрения он его подписывает. Реквизит «подпись» включает:
- наименование должности;
- собственноручную подпись (которая в случае подписания электронного оригинала заменяется на отметку об электронной подписи);
- расшифровку подписи (инициалы и фамилия).
Пример 19. Подпись на бумажном документе
В Примере 20 показано, как оформить отметку об электронной подписи, если эта подпись является усиленной квалифицированной, поэтому у нее есть сертификат. Если же документ был подписан простой электронной подписью, то визуализировать это придется иначе, например, это можно сделать так, как показано в Примере 21.
Пример 20. Визуализация усиленной квалифицированной электронной подписи на электронном документе (по ГОСТ Р 7.0.97-2016)
Пример 21. Визуализация простой электронной подписи на электронном документе (не по ГОСТ Р 7.0.97-2016)
Возможность проведения данной процедуры согласования подтверждают и Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти:
Фрагмент документа
Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477)
40. Электронные документы, направляемые в органы государственной власти и органы местного самоуправления, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица федерального органа исполнительной власти в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи».
41. В системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых используются иные виды электронных подписей в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи».
Единоличный исполнительный орган (обычно это гендиректор) может делегировать свое право подписи приказов иным лицам, что оформляется документально (обычно приказом).
Право передачи полномочий по подписанию приказов единоличным исполнительным органом общества другому лицу также может быть отражено в уставе общества. Однако и в этом случае обычно право издания приказов если и делегируется, то лицам, занимающим конкретные должности, в ведении которых находятся конкретные вопросы деятельности.
При подписании документа лицом, назначенным исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием этого статуса (см. Примеры 22-23). Обратите внимание: на вакантную должность назначить работника исполняющим обязанности нельзя. Единственное исключение – должность, назначение на которую производится вышестоящим органом управления (в настоящее время чаще всего бюджетными учреждениями) в течение не более 2-х месяцев (п. 2 разъяснений Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 29.12.1965 № 30/39 «О порядке оплаты временного заместительства»).
Пример 22. Оформление подписи исполняющего обязанности гендиректора
Пример 23. Оформление подписи исполняющего обязанности гендиректора
Но бывает и иначе – человек уже работает в организации на какой-то должности (например, финансовым директором), но во время отсутствия генерального директора (по причине болезни или отпуска) назначается временно исполняющим его обязанности (т.е. к его основному функционалу добавили дополнительный, а должность осталась прежней). Тогда подпись, по мнению автора статьи, может быть оформлена так, как показано в Примере 24 (хотя обычно организации используют в этой ситуации вариант из Примера 22).
Пример 24. Оформление подписи лицом, исполняющим обязанности временно отсутствующего работника (в данном примере – генерального директора)
Если же подписание распорядительного документа входит в состав основных полномочий должностного лица (делегировано ему), то в реквизите «подпись» указывается только его «обычная» должность по трудовому договору:
Пример 25. Подписание документа лицом, имеющим право подписи в соответствии с распределением обязанностей или по доверенности
В п. 5.22 ГОСТ Р 7.0.97-2016 сказано, что при подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности подписывающего приказ и расшифровку личной подписи (Ф.И.О.) вносятся от руки (способ не определен, возможно путем зачеркивания1) или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед первоначально напечатанным наименованием должности лица, если документ подписывает иное должностное лицо.
Пример 26. Внесение изменений в реквизит «подпись» в уже распечатанный документ или на унифицированной форме
При подписании документа на бланке должностного лица наименование должности в реквизите «подпись» не указывается, т.к. оно «перемещается» выше в бланк (см. отметки «1» и «2» в Примере 28).
Пример 27. Подпись на документе, оформленном на должностном бланке
Отметки
Реквизит «отметка об исполнителе» в приказах оформлять не принято, однако и не запрещено (в т.ч. новым ГОСТ Р 7.0.97-2016). Фамилия, инициалы и подпись ответственного исполнителя, подготовившего проект приказа, проставляются в первой визе согласования приказа. Однако сотрудникам-исполнителям может потребоваться консультация именно того коллеги, кто работал над текстом приказа, а лист согласования документа им не рассылался (если визы собирались не на самом документе), поэтому проставление в приказе отметки об исполнителе автор статьи считает оправданным.
При ее оформлении самая распространенная ошибка – включение в нее сокращения «Исп.» или слова «Исполнитель». Этого делать не нужно, т.к. названия реквизитов не указывают при их оформлении на документах.
В соответствии с п. 5.25 ГОСТ Р 7.0.97-2016 отметка об исполнителе оформляется под реквизитом «подпись» с левой стороны листа. В новом стандарте данная отметка дополнена элементами (они указываются по желанию организации, образец показан в Примере 30 и отмечен «2»):
- наименование должности,
- структурного подразделения и
- электронного адреса исполнителя.
На приказах может проставляться в правом верхнем углу отметка о контроле (отмечено «1» там же). Снятие с контроля и направление документа в дело оформляется отметкой о направлении документа в дело («3» там же).
После подписания приказ передается в службу делопроизводства для регистрации, рассылки по исполнителям и их ознакомления, а также подшивки подлинника документа в дело.
Если ознакомление с приказом происходит непосредственно на документе, то отметка об ознакомлении2 оформляется на лицевой или оборотной стороне и может выглядеть (единых требований нет) как в Примерах 28 и 30 (см. «4»).
Пример 28. Отметка об ознакомлении
Обратите внимание: оформлять ознакомление исполнителей с приказами по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам непосредственно на документе не принято, поэтому если вы хотите придерживаться этого подхода, то его необходимо закрепить в ЛНА. А вот ознакомление с приказами по личному составу как раз принято оформлять на лицевой стороне ниже подписи и виз (если таковые были). Чтобы не спутать отметку об ознакомлении с визой, первую из них и начинают словами «С приказом ознакомлены:».
Итак, чаще всего с приказом по основной или административно-хозяйственной деятельности знакомят следующим способом:
- традиционным: снимают бумажную копию и рассылают исполнителям (без ее заверения), либо
- более современным образом: рассылают электронную копию приказа по электронной почте или транслируют ее с использованием СЭД.
Это не касается приказов, с которыми работник должен быть ознакомлен под личную подпись (в силу требований законодательства). В этом случае придется либо сделать лист ознакомления, либо дать работнику поставить свою подпись и дату ознакомления в оригинале приказа.
Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа, поэтому не надо включать в приказ пункт «Приказ довести до сведения…». Унифицированной формы указателя (списка, листа) рассылки нормативными документами не предусмотрено, поэтому предложим его возможный вариант в Примере 29. Обратите внимание: исполнитель подписывает указатель рассылки (см. «!»).
Пример 29. Указатель рассылки документа
После ознакомления всех заинтересованных лиц на приказе оформляется отметка о направлении документа в дело (см. «3» в Примере 30) и он подшивается в дело, например: «Приказы генерального директора по основной деятельности».
Такая отметка определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает:
- фразу «В дело» и индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года;
- должность лица, оформившего отметку, подпись и дату.
Приказы по основной деятельности в организациях, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, хранятся постоянно до передачи на хранение в государственный или муниципальный архив. В остальных организациях они хранятся до ликвидации организации. Именно так надо понимать срок «Пост. » в ст. 19 а Перечня3 с учетом текста в сноске .
Пример 30. Приказ по основной деятельности
Приказ представляет собой акт, составляемый руководителем компании или подразделения. Составляется для быстрого решения основных и текущих задач. Является документом, наделенным юридической силой. На его основании функционирует организация.
Разновидности приказов
Всего существует 3 вида актов, подразделяемых на группы в зависимости от предмета и целей составления:
- Решение организационных вопросов. К примеру, приказ может касаться ликвидации/реорганизации компании, создания коллегиальных органов, формирования расписания, управления компанией на всех уровнях.
- Вопросы, касающиеся производственной деятельности. К примеру, приказ может касаться порядка финансирования компании, обеспечения материалами. Документ нужен для создания научно-технической политики, подведения результата работы компании.
- Вопросы, касающиеся личного состава. Приказ может касаться приема сотрудников на работу, обучения работников, перевода на другую должность. На основании документа происходит поощрение специалистов, увольнение трудящихся. Он нужен для реализации социальных гарантий: выплаты беременным, материальная помощь.
Практически все важные решения в компании принимаются на основании приказов.
Важные особенности
Сначала обычно составляется проект приказа, который согласуется с подразделениями. Также документ нужно показать юристу. Последний проверяет приказ на предмет соответствия всем законам и актам. Правильность оформления подтверждается отделом, занимающимся делопроизводством.
ВАЖНО! Акт вступает в силу с даты проставления в нем подписи.
Содержание приказов, касающихся сотрудников
Приказы являются инструментом для регулирования отношений между сотрудниками и работодателем. Они формируются при наличии этих обстоятельств:
- Устройство сотрудника на работу или расторжение трудового соглашения.
- Уход в отпуск.
- Отправка в командировку.
Приказы, касающиеся сотрудников, заполняются по утвержденной форме. Их содержание подразделяется на 2 части: вводная и распорядительная.
Вводная часть
В вводной части фиксируются цели и задачи новых предписаний. То есть, предоставляется пояснение к принимаемым решениям. Если это приказ, принимаемый во исполнение правительственных распоряжений, в вводной части указывается номер этого распоряжения, дата и название.
Распорядительная часть
Начало этой части – фраза «приказываю». После этого нужно зафиксировать свои распоряжения. Можно создать нумерованный список для удобства изложения. Срок выполнения распоряжений или устанавливается для каждого пункта отдельно, или выносится в отдельный пункт. В отдельный пункт также выносится перечень сотрудников, ответственных за выполнение положений приказа.
Отличие приказа от распоряжения
Приказ и распоряжение – бумаги, которые очень похожи. Их часто путают между собой. Приказ – это акт с длительным действием. Действие документа не прекращается при наступлении указанного обстоятельства. Пример приказа – документ о приеме специалиста на работу. Издается этот документ директором/руководителем компании, замом директора.
Распоряжение – это оперативный акт, актуальный до момента наступления некого обстоятельства. Пример такого документа – распоряжение о формировании комиссии. Действовать оно будет до момента решения этой комиссией нужного вопроса. Подписывать распоряжения может относительно широкий круг сотрудников.
Приказ – это основание для появления или изменения правоотношений. Распоряжение же оформляется для решения проблем, касающихся уже действующих правоотношений. В приказ могут вноситься изменения, если это требуется. Если нужно внести корректировки в распоряжение, оно обычно переиздается.
Оба документа могут регулировать только деятельность компании, к которой они относятся. Однако акты часто затрагивают правоотношения с контрагентами фирмы.
Регистрация
Приказ – документ, который регистрируется в обязательном порядке. Под регистрацией понимается присвоение определенного индекса. Как правило, это порядковый номер, в который входят буквенные обозначения. Этот номер отражается в специальном журнале.
Судя по количеству поступающих вопросов, тема приказов в организации является поистине неисчерпаемой. В этой статье рассмотрим три вида приказов: по основной, административно-хозяйственной деятельности и по личному составу. Определим различия между ними и разберем случаи, когда несколько неверно сформулированных фраз могут превратить один вид приказа в другой.
ТРИ ВИДА ПРИКАЗОВ
Наш словарик
Приказ – правовой акт, принимаемый руководителем организации, действующим единолично, в целях регулирования деятельности организации[1].
Пожалуй, из всех возможных распорядительных документов организации приказ используется чаще всего. Большинство решений руководителя оформляется именно им.
Приказы делятся на три вида только в одном нормативном документе по делопроизводству – в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016, далее – Перечень 2010). Перечислим виды приказов со сроками хранения (Таблица):
| Вид приказа | Срок хранения | Примечание |
|---|---|---|
| По основной (профильной) деятельности | Постоянно |
Для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, срок хранения документов «Постоянно» не может быть менее 10 лет. На это указывает сноска к графе 3 Перечня 2010 |
| По личному составу |
75 лет, если приказ создан до 2003 года; 50 лет, если приказ создан после 1 января 2003 года[2] |
5 лет для приказов: – о дисциплинарных взысканиях; – ежегодных оплачиваемых отпусках; – об отпусках в связи с обучением; – о дежурствах; – краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках |
| По административно-хозяйственным вопросам |
Пренебрегать установленными Перечнем 2010 сроками хранения документов не рекомендуется. В соответствии с решением Высшего арбитражного суда РФ от 21.02.2012 № 14589/11 они являются обязательными для всех организаций.
ПРИКАЗ = РАСПОРЯЖЕНИЕ?
Распоряжение – 1) правовой акт, издаваемый единолично руководителем органа государственной власти, организации в целях разрешения оперативных вопросов;
2) то же, что и приказ[3].
Что такое «оперативные вопросы», нигде не уточняется. В соответствии с Перечнем 2010 распоряжение хранится в течение тех же сроков, что и приказы, и делится на те же виды. На практике в некоторых организациях единоличные решения директора оформляются распоряжениями, а не приказами. Это допустимо.
РЕКВИЗИТЫ ПРИКАЗА
В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», вне зависимости от вида, в приказе должен быть набор обязательных реквизитов.
Отметка об ознакомлении с документом не является реквизитом по ГОСТу, но обязательно оформляется в приказах по личному составу. Работник ставит подпись в специально отведенном для этого поле:
Или оформляет отметку от руки:
Последний вариант оформления встречается чаще, поскольку считается доказательством ознакомления.
Если в организации действует система электронного документооборота, с приказами по основной деятельности и АХД работников под роспись не ознакамливают.
Прием в работу задания автоматически означает ознакомление с ним.
Что касается оформления и структуры текста, то здесь наблюдаются различия, обусловленные видом создаваемого приказа.
ПРИКАЗЫ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Приказы по основной деятельности призваны регулировать основные направления деятельности организации. Срок их хранения – «постоянно» или как минимум 10 лет для организаций, не являющихся источниками комплектования госархивов.
Перечислить видовой состав приказов по основной деятельности невозможно: он зависит от сферы деятельности организации. Однако можно выделить категории приказов, которые встречаются, пожалуй, в каждой организации. Перечислим категории и приведем примеры заголовков приказов.
•Утверждение, введение в действие, изменение локальных нормативных актов:
– «Об утверждении Инструкции по делопроизводству»;
– «Об утверждении Номенклатуры дел на 2018 год»;
– «О внесении изменений в Правила внутреннего трудового распорядка».
•Создание, реорганизация, ликвидация и регулирование деятельности структурных, обособленных подразделений организации:
– «О создании Канцелярии»;
– «О ликвидации филиалов “Западный” и “Южный” и создании макрорегиона “Юго-Запад”»;
– «Об утверждении Положения об архиве».
•Проведение мероприятий для решения производственных вопросов:
– «О проведении аудита делопроизводства»;
– «О проведении экспертизы ценности документов»;
– «Об утверждении Графика приема-передачи документов в архив».
•Решение оперативных вопросов по профилю деятельности структурных подразделений:
– «О проведении Дня охраны труда»;
– «О разработке рекламной кампании серии косметических средств “Утро в Скандинавии”»;
– «О доступе автотехники на склад».
И конечно, приказ по основной деятельности не содержит отличительных признаков приказов по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам, о которых мы будем говорить далее.
ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
Выделить приказы по личному составу среди прочих очень просто. Определение этого понятия содержится в ст. 3 Федерального закона № 125-ФЗ:
К приказам по личному составу относятся:
•приказ о приеме на работу;
•расторжении трудового договора (увольнении);
•предоставлении отпуска;
•возложении обязанностей;
•премировании;
•переводе;
•направлении в командировку и т.д.
- По унифицированной форме. Формы некоторых приказов по личному составу унифицированы. Несмотря на то что они утверждены на государственном уровне[4], пользоваться ими не обязательно[5], но желательно. К ним у проверяющих из Государственной инспекции по труду точно не будет претензий – разумеется, при условии корректного заполнения.
Унифицированные формы приказов (распоряжений) по личному составу, которые успешно используются в течение многих лет, следующие:
•о приеме работника на работу – форма № Т-1;
•приеме работников на работу – форма № Т-1а;
•переводе работника на другую работу – форма № Т-5;
•переводе работников на другую работу – форма № Т-5а;
•предоставлении отпуска работнику – форма № Т-6 (Пример 1);
•предоставлении отпуска работникам – форма № Т-6а;
•прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) – форма № Т-8;
•прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) – форма № Т-8а;
•направлении работника в командировку – форма № Т-9;
•направлении работников в командировку – форма № Т-9а;
•поощрении работника – форма № Т-11;
•поощрении работников – форма № Т-11а.
- По форме приказов по основной деятельности и АХД. Некоторые секретари и даже кадровики почему-то считают приказами по личному составу только те, что создаются по унифицированным формам. Приказы, которые оформляются по форме приказов по основной деятельности, они именуют как угодно, в лучшем случае – «кадровые», а иногда и «по основной деятельности». Это может привести к нежелательным последствиям для организации.
Обратите внимание: возложение обязанностей, изменение фамилии, сверхурочная работа, перенос отпуска и множество других приказов по личному составу, для которых отсутствует унифицированная форма Госкомстата, – это все равно приказы по личному составу! И дело должно быть названо соответствующим образом.
Приказы по личному составу, для которых нет унифицированной формы, оформляются так же, как и приказы по основной деятельности и АХД. Текст приказа состоит из констатирующей части (преамбулы) и распорядительной. В приказе по личному составу обязательно должна присутствовать ссылка на основание (Пример 2).
ПРИКАЗЫ ПО АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
- Что такое АХВ? Что входит в круг «административно-хозяйственных вопросов», сказать сложно. На выручку вновь приходит Перечень 2010, а именно – раздел 10 «Административно-хозяйственные вопросы», который состоит из подразделов:
•соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности;
•эксплуатация зданий, помещений;
•транспортное обслуживание, внутренняя связь;
•обеспечение безопасности организации.
Таким образом, приказы организации, посвященные вышеперечисленным вопросам, будут считаться приказами по АХД со сроком хранения 5 лет. Кроме Перечня 2010 руководствоваться нечем: другого нормативного или методического документа по делопроизводству, который содержал бы перечень административно-хозяйственных вопросов, нет.
Если приказы по личному составу отделить от остальных довольно легко, то с приказами по административно-хозяйственным вопросам часто возникают трудности. Многие секретари решают проблему кардинально: просто не выделяют эти приказы в отдельное производство и все, что не по личному составу, относят к основной деятельности. Такой подход, по крайней мере, исключает ошибку и несвоевременное уничтожение приказа по основной деятельности, неверно отнесенного к АХД. Если приказов в организации не много и их решено хранить только 10 лет (потому что организация – не источник комплектования госархива), то указанный способ вполне имеет право на существование.
Судя по списку административно-хозяйственных вопросов, приведенному в разделе 10 Перечня 2010, ситуаций, в которых издается приказ по АХД, множество. Так, приказами по АХД могут быть:
•приказ о допуске работников/техники на объекты организации (Пример 3);
•об определении места для курения;
•о переходе на электронную пропускную систему;
•ремонте помещений;
•об организации закупки мебели, оргтехники, бытовых товаров, расходных материалов для офиса;
•организации транспортировки мебели, оргтехники, документов при переездах;
•организации клинингового обслуживания (комплексного или разового);
•о закреплении автотранспорта за водителями и должностными лицами;
•выделении транспортных средств для решения различных задач;
•выделении корпоративных телефонных номеров работникам, установлении лимита разговоров;
•проведении инструктажа по ГО и ЧС;
•об охране объектов и т.д.
Привести исчерпывающий список, как и в случае с приказами по личному составу, невозможно.
- АХД или нет? Используем шпаргалку. В Примере 3 показана обычная ситуация:
«Прогоним» этот приказ по четырем обязательным критериям (см. врезку «Как определить приказ по АХД: шпаргалка»):
1) относится к административно-хозяйственному вопросу «Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности» (раздел 10.1 Перечня 2010);
2) не утверждает и не вносит изменения в ЛНА организации;
3) не содержит решений по управлению персоналом. Да, в нем перечислены работники, которые придут в нерабочее время, но выход на работу в субботу был оформлен отдельным приказом по личному составу, с указанием вознаграждения и собственноручно написанным согласием каждого. В нашем приказе просто перечислены фамилии сотрудников, которые должны пройти проходную. На каких условиях они это делают, начальника службы безопасности не касается;
4) не содержит персональных данных. Должность и Ф.И.О. начальника службы охраны присутствуют в тексте приказа с единственной целью – указать работника, которому поручено задание.
Таким образом, приказ относится к АХД (обеспечение безопасности организации) и является разовым. «Постоянно»[6], а тем более 50 лет в архиве ему делать нечего.
ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ТЕКСТОВ ПРИКАЗОВ
- Текст приказа состоит из двух частей. Текст приказа, если только документ не составляется по утвержденной Госкомстатом форме, всегда имеет четкую структуру. Он делится на две части: констатирующую и распорядительную. Друг от друга части отделяются словом «ПРИКАЗЫВАЮ» (см. Примеры 2 и 3).
- Управленческие решения в приказе нумеруются. Если решения оформить как маркированный список, то сослаться на какой-то из пунктов распорядительного документа в этом случае будет невозможно. Пунктов просто нет. Есть точки, галочки или другие знаки, в зависимости от того, что нравится секретарю. А сослаться на точку довольно затруднительно. Для сравнения приведем два варианта оформления распорядительной части текста приказа:
- Текст приказа излагается от первого лица. Часто секретарей смущает необходимость формулировать управленческое решение руководителя от первого лица и употреблять такие фразы, как: «ПРИКАЗЫВАЮ», «подготовить проект и представить мне на утверждение», «контроль оставляю за собой» и т.д. Однако именно так и должен оформляться распорядительный документ, издаваемый в условиях единоначалия. Несмотря на то что автором текста приказа почти всегда является рядовой сотрудник организации, документ издается от имени руководителя, отсюда и грамматическая форма первого лица единственного числа.
КАК ТЕКСТ ПРИКАЗА МЕНЯЕТ ЕГО ВИД
Составляя приказ, секретарь должен с самого начала понимать, приказ какого вида он создает. Текст приказа может повлиять на его вид, а значит, и на срок хранения.
- Из АХД в приказ по личному составу. Выше мы привели пример приказа по административно-хозяйственной деятельности (см. Пример 3) о допуске работников на территорию предприятия в нерабочее время. Теперь на этом же примере покажем, как при неправильном оформлении приказ по АХД превращается в приказ по личному составу.
Для этого достаточно поместить в текст документа всего одно управленческое решение (Антипример 1 к Примеру 3).
Антипример можно усугублять до бесконечности: написать о вознаграждении, за которое работники выходят на работу в субботу, собрать здесь же их согласия, подписи об ознакомлении и т.д.
- …и обратно. Может быть и обратная ситуация: полноценный приказ по личному составу по ошибке может быть дополнен заданием о допуске (Антипример 2 к Примеру 3). Это тоже не-верно. Здесь смешиваются два вида приказов: один – с пятидесятилетним, другой – с пятилетним сроком хранения. Дополнительно у проверяющих может возникнуть вопрос, касающийся управления персональными данными работников: давал ли начальник службы безопасности обязательство о неразглашении, имеет ли он право знать, кто и за какое вознаграждение выходит на работу в нерабочий день? А за небрежность в отношении персональных данных в последнее время штрафуют очень серьезно.
Единственным верным решением в этой ситуации с выходом на работу бухгалтеров было бы издать два отдельных приказа: первый – по личному составу («Об организации работы в выходной день») и второй – по АХД («О допуске работников»).
[1] Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации. Росархив, ВНИИДАД. М., 2014.
[2] Статья 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 18.06.2017, далее – Федеральный закон № 125-ФЗ).
[3] Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации. Росархив, ВНИИДАД. М., 2014.
[4] Утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
[5] С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.
[6] Не менее 10 лет (если организация не является источником комплектования госархива).
Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 10, 2017.
В прошлом номере журнала мы опубликовали материал о видах приказов и сроках их хранения . В этой статье мы расскажем о составе и основных правилах оформления реквизитов приказов по основной деятельности и по личному составу, а также поговорим о необходимости согласования проектов приказов и способах оформления этой процедуры.
Правила оформления реквизитов приказов
Правила оформления реквизитов документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», а также изложены в Приложении № 11 к п. 3.3.2 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 (далее – Методические рекомендации). Состав и правила оформления реквизитов приказов подробно описаны в Приложении № 15 к п. 3.3.5.2 Методических рекомендаций.
Рассмотрим состав и основные правила оформления реквизитов приказа, основанные на требованиях ГОСТ Р 6.30-2003, Методических рекомендаций и многолетней делопроизводственной практике.
Наименование организации – автора документа. Согласно рис. Б.5 приложения Б к ГОСТ Р 6.30-2003 и Приложению № 15 к п. 3.3.5.2 Методических рекомендаций на бланках приказов указывается полное и сокращенное наименование организации – автора документа. Полагаем, что в организациях, не относящихся к органам исполнительной власти, с учетом того, что приказ является внутренним документом, может быть указано полное или, при наличии, сокращенное наименование организации – автора документа. Если организация считает нужным, на бланках приказов могут быть указаны оба варианта. Сокращенное наименование организации указывается в круглых скобках ниже полного наименования.
Наименование организации – автора документа может быть оформлено полужирным шрифтом.
Примечание. На общем бланке организации, а также на бланке письма указывается и полное, и сокращенное наименование организации.
Наименование вида документа оформляется, как правило, прописными буквами: ПРИКАЗ или РАСПОРЯЖЕНИЕ.
Наименование вида документа может быть выделено полужирным шрифтом.
Ограничительные отметки для даты документа и его регистрационного номера. Датой приказа является дата подписания документа, в этот же день приказ должен быть зарегистрирован. Дата приказа оформляется, как правило, в цифровом формате, например: 05.06.2012. Указание нулей в приведенном примере является обязательным с целью защиты от фальсификации.
Согласно п. 3.12 ГОСТ Р 6.30-2003 регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера по журналу регистрации и может быть дополнен по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Иных требований к формированию регистрационных номеров документов действующее законодательство не содержит.
В соответствии с системой регистрации, принятой в организации, порядковый номер приказа также может быть дополнен буквенными индексами. При небольшом объеме документооборота приказы по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам, как правило, не нуждаются в дополнительном индексировании, а к номерам приказов по личному составу добавляется буквенный индекс «л/с» или «к» – по выбору организации. Можно использовать оба индекса: для приказов со сроком хранения 75 лет – индекс «л/с», а для приказов с 5-летним сроком хранения – индекс «к».
В организациях с большим объемом документооборота могут применяться буквенные индексы, указывающие на содержание приказа и облегчающие идентификацию документов.
В приказах по основной деятельности это могут быть индексы «ф» (вопросы финансирования), «шр» (утверждение штатного расписания и внесение в него изменений и дополнений), «ла» (утверждение локальных нормативных актов, внесение в них изменений, их отмена) и др.
В приказах по административно-хозяйственным вопросам можно использовать такие индексы, как «р» (ремонт, реконструкция), «тр» (транспортное обслуживание), «з» (закупка мебели, канцтоваров и пр.) и др.
В приказах по личному составу применяются индексы «км» (командирование), «у» (увольнение), «пр» (прием на работу и перемещение), «оо « («отпуск оплачиваемый» – предоставление ежегодных оплачиваемых отпусков), «бо» («без оплаты» – предоставление отпусков без сохранения заработной платы) и др.
Место составления или издания документа, согласно п. 3.14 ГОСТ Р 6.30-2003, указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, с использованием только общепринятых сокращений.
Несмотря на то что на бланках приказов справочные данные об организации не указываются, а из наименования организации далеко не всегда возможно определить ее местонахождение, полагаем, что во внутренних документах организации этот реквизит можно не указывать. Однако при наличии обособленных структурных подразделений, расположенных в других населенных пунктах, реквизит следует оформить.
В случае если организация зарегистрирована в одном городе, а осуществляет свою деятельность и издает распорядительные документы в другом, в реквизите приказа «Место составления или издания документа» указывается фактическое место издания документа.
Заголовок к тексту приказа включает в себя краткое содержание документа, формулируется в предложном падеже и начинается с предлога «О» или «Об», например:
- о назначении ответственного за организацию обработки персональных данных (в приказе по основной деятельности);
- о закреплении автотранспортных средств за структурными подразделениями организации (в приказе по административно-хозяйственным вопросам);
- об аннулировании трудового договора (в приказе по личному составу).
На угловых бланках приказов с флаговым расположением реквизитов заголовок к тексту печатается непосредственно от левого поля документа в границах зоны, отведенной для реквизитов заголовочной части документа, при центрированном расположении реквизитов – по центру этой зоны; если приказы оформляются на продольных бланках с центрированным расположением реквизитов, заголовок к тексту печатается по центру рабочей строки.
Текст документа. Текст приказа может состоять из двух частей – констатирующей (преамбулы) и распорядительной, разделенных распорядительным словом «приказываю». Констатирующая часть может отсутствовать, и тогда приказ начинается с распорядительного слова.
Согласно Приложению № 15 к п. 3.3.5.2 Методических рекомендаций в констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «во исполнение» и др. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту.
Если в приказах по основной деятельности констатирующая часть встречается достаточно часто, то в приказах по личному составу она, как правило, отсутствует. Однако в некоторых приказах по личному составу ее рекомендуется оформить: например, в констатирующей части приказа о применении дисциплинарного взыскания привести дату и подробное описание дисциплинарного проступка или допущенного работником нарушения должностных (профессиональных) обязанностей, а также детально изложить результаты расследования по данному факту.
Как оформлять распорядительное слово «приказываю», должна решить сама организация при проектировании бланка приказа:
- как продолжение последнего абзаца констатирующей части или на отдельной строке;
- если на отдельной строке, то непосредственно от левого поля или с красной строки;
- прописными буквами или строчными буквами в разрядку.
В распорядительной части приказа перечисляются поручения (задания) с указанием исполнителей и сроков исполнения.
Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные работники организации.
Обратите внимание! Внесение изменений в подписанный приказ, распоряжение, а также в согласованный проект документа не допускается.
Если тот или иной пункт приказа адресован руководителям всех структурных подразделений организации, можно использовать обобщенную формулировку без указания конкретных должностей и фамилий, например:
2. Руководителям структурных подразделений Общества представить в отдел кадров до 10 декабря 2012 г. заполненные листы опроса работников о времени предоставления отпуска в 2013 году согласно приложению.
В последнем пункте распорядительной части могут быть указаны должность, фамилия и инициалы работника, на которого возлагается контроль за исполнением приказа. Если руководитель организации оставляет контроль за исполнением приказа за собой, указывать это в приказе не следует. Не следует включать в приказ и пункт о необходимости доведения приказа до сведения определенных работников, для этого оформляются визы ознакомления – на лицевой или, при недостатке места, на оборотной стороне последнего листа приказа либо на отдельном листе ознакомления. Виза ознакомления одного работника может быть оформлена по образцу:
Ознакомлен (а): ______________________ « ____ » _________________________ 20 __ г.
подпись (разборчиво) месяц прописью
В унифицированных формах приказов по личному составу, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, виза ознакомления имеет аналогичную структуру:
С приказом (распоряжением)
работник ознакомлен: _______________________ « ____ » ______________________ 20 __ г.
подпись (разборчиво) месяц прописью
Если с приказом нужно ознакомить несколько человек, для оформления ознакомительных виз можно использовать универсальную форму, позволяющую сократить или увеличить количество строк:
С приказом ознакомлены:
________________________ _______________________ « ____ » ___________________ 20 __ г.
________________________ _______________________ « ____ » ___________________ 20 __ г.
________________________ _______________________ « ____ » ___________________ 20 __ г.
фамилии, инициалы подпись (разборчиво) месяц прописью
В унифицированных формах многосубъектных приказов по личному составу для ознакомления работников с приказом предусмотрена графа, в заголовке которой указано: «С приказом (распоряжением) работник ознакомлен. Личная подпись. Дата».
Отметка о наличии приложения. В пункте 3.21 ГОСТ Р 6.30-2003 речь идет об оформлении этого реквизита в письмах, а в отношении приложений к распорядительным документам сказано только, что в приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. Далее приводится пример такой надписи:
Приложение № 2
к приказу Росархива
от 05.06.2003 № 319
Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки.
В Методических рекомендациях также ничего не сказано об оформлении в приказах и распоряжениях отметки о наличии приложения. В Приложении № 11 к п. 3.3.2 Методических рекомендаций предусмотрено использование отметки о приложении при оформлении приложений к приказам и распоряжениям, но под отметкой о приложении имеется в виду отметка, которая проставляется в правом верхнем углу на самом приложении к распорядительному документу (см. выше).
В данном Приложении также приводятся разъяснения, дополняющие и уточняющие правила оформления приложений к приказам, приведенные в ГОСТ Р 6.30-2003. Так, например, уточняется, что отметка о приложении проставляется на первом листе приложения справочного характера к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам. Если же приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, а ниже – гриф утверждения документа, например:
Приложение № 1
Утверждено
приказом Росархива
от 12.11.2009 № 125
Отсутствие в ГОСТ Р 6.30-2003 и Методических рекомендациях упоминания об отметке о наличии приложения в распорядительных документах позволяет сделать следующий вывод: в распорядительных документах этот реквизит не оформляется, а ссылки на приложения даются непосредственно в тех пунктах приказа, к которым эти приложения относятся. Например:
Приказываю:
1. Отделу материально-технического обеспечения до 01.01.2013 закупить офисную мебель для канцелярии согласно перечню, приведенному в приложении № 1 к приказу.
Ответственный – заведующий отделом материально-технического обеспечения Шаров Н.С.
[…]
Подпись состоит из трех элементов: наименования должности, личной подписи и ее расшифровки. Расшифровка подписи состоит из инициалов и отделенной от них одним пробелом фамилии, например: Н.Г. Федоров.
На бланках приказов можно заранее предусмотреть форму для этого реквизита, например:
____________________________ ____________________ ___________________________
наименование должности подпись расшифровка подписи
Реквизит «Отметка об исполнителе» оформляется в приказах, если организация считает это нужным. Реквизит включает в себя инициалы, фамилию и номер телефона исполнителя документа. Согласно п. 3.27 ГОСТ Р 6.30-2003 отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа приказа в левом нижнем углу непосредственно от левого поля, например:
Н.Е. Шарапова
8-495-123-45-67
На унифицированных формах приказов по личному составу отметка об исполнителе Госкомстатом России не предусмотрена, но его можно добавить, конечно, если организация считает это нужным. Согласно Порядку применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденному постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20 (далее – Порядок применения унифицированных форм), вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.
Параметры шрифтов и абзацев, используемые при оформлении приказов. Организация самостоятельно определяет:
- тип шрифта, используемый при оформлении приказов;
- размер шрифта для отдельных реквизитов приказа;
- возможность использования полужирного начертания для выделения отдельных реквизитов;
- размер междустрочных интервалов;
- способ выравнивания абзацев (по ширине или по левому краю);
- необходимость и размер дополнительных интервалов между абзацами.
При оформлении организационно-распорядительных документов обычно используют шрифт Times New Roman, Arial либо другой по выбору организации.
По сложившейся практике при наборе текста приказа, заголовка к нему, наименования должности и расшифровки подписи в реквизите «Подпись» устанавливают размер шрифта 12 пт, но при необходимости его можно уменьшить до 11 пт или увеличить до 14 пт.
Наименование организации – автора документа, наименование вида документа можно выделить шрифтом на 2–3 пт больше, чем шрифт текста документа.
Размер междустрочного интервала устанавливают в интервале от одинарного до двойного. Через одинарный интервал обычно оформляют заголовок к тексту и отметку об исполнителе. Текст приказа, как правило, печатают через полуторный интервал. Может быть установлен одинаковый междустрочный интервал для оформления всех реквизитов приказа. При необходимости можно использовать промежуточные (дробные) значения междустрочного интервала, например установить его равным 1,25.
Требования ГОСТ Р 6.30-2003 к формату и правилам написания даты относятся только к реквизиту «Дата документа», написание даты в тексте документа, в т.ч. и в приказах, нормативными документами не регламентируется. Дата в тексте может быть написана и в цифровом, и в словесно-цифровом формате, например: 06.12.2012 или 6 декабря 2012 г., при этом вместо «г.» может быть написано слово «года», ноль перед цифрой «6» не обязателен.
Страницы приказов нумеруются в соответствии с правилами, изложенными в п. 4.9 ГОСТ Р 6.30-2003: при изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют (первая страница не нумеруется), номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.
Организация вправе установить свои правила набора текста и других реквизитов приказов и закрепить их в инструкции по делопроизводству или другом локальном нормативном акте.
Согласование проектов приказов
Внутреннее согласование проекта документа, т.е. согласование его с должностными лицами и специалистами организации – автора документа, оформляется визой согласования.
Правила оформления реквизита приведены в п. 3.24 ГОСТ Р 6.30-2003, а также в Методических рекомендациях, в которых с учетом требований ГОСТ Р 6.30-2003 и особенностей оформления документов в федеральных органах исполнительной власти не только приведены правила оформления визы согласования, но и достаточно подробно описана процедура согласования. Однако нормативных документов, обязывающих проводить согласование проектов документов и регламентирующих эту процедуру, не существует. В связи с этим необходимость и порядок согласования проектов документов устанавливаются организацией – автором этих документов. Организация самостоятельно определяет:
- виды документов, которые нуждаются в согласовании;
- должностных лиц и специалистов организации, с которыми должны быть согласованы те или иные документы;
- сроки согласования;
- очередность получения виз согласования.
Ответственность за согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами организации возлагается на конкретного работника, которому поручена подготовка проекта документа, или руководителя структурного подразделения – исполнителя документа.
Порядок согласования рекомендуется закрепить в локальном нормативном акте (инструкции по делопроизводству) или распорядительном документе организации, с которым должны быть ознакомлены под роспись все работники организации, чья работа может быть связана с подготовкой проектов документов.
Если организация считает необходимым проводить согласование проектов приказов по основной деятельности, для оформления визы согласования можно использовать форму, в которой имеются все элементы, предусмотренные п. 3.24 ГОСТ Р 6.30-2003, например:
__________________________________________
наименование должности
______________ _________________________
подпись расшифровка подписи
______________
дата
Такая же форма может быть предусмотрена и на бланках приказов по личному составу, которые нуждаются в согласовании по мнению руководства организации. Реквизит может быть предусмотрен как в случае оформления приказов на бланках, спроектированных в организации, так и при использовании унифицированных форм, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. В последнем случае, согласно Порядку применения унифицированных форм, вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.
В соответствии с п. 3.24 ГОСТ Р 6.30-2003 при наличии замечаний выше наименования должности работника, визирующего проект документа, пишут: «Замечания прилагаются». Методические рекомендации предлагают дополнительные варианты этой надписи: «Имеются замечания», «Согласен с учетом замечаний» (см. Приложение № 11 к п. 3.3.2). Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.
Согласно п. 3.24 ГОСТ Р 6.30-2003 для документа, подлинник которого остается в организации (например, приказа), визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Полагаем, что при наличии свободного места визы согласования могут быть оформлены и на лицевой стороне последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляют из организации (например, исходящее письмо), визы проставляют в нижней части лицевой стороны последнего листа копии отправляемого документа, т.е. визируется копия документа. При недостатке места на лицевой стороне виза проставляется на обороте последнего листа копии отправляемого документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования, который может быть оформлен следующим образом:
Лист согласования
проекта приказа «О внесении изменений в штатное расписание»
наименование вида документа, краткое содержание (заголовок к тексту)
| Должность, фамилия, инициалы | Замечания | Подпись и дата согласования |
| 1 | 2 | 3 |
| … | … | … |
| Главный бухгалтер | Нет замечаний | Гусева |
| Гусева И.П. | 24.12.2012 | |
| … | … | … |
Лист согласования проекта приказа после его подписания и регистрации подшивается в дело вместе с подлинником приказа.
Допускается по усмотрению организации полистное визирование документа и его приложения.
Продолжение следует.
* Журавлева М.В. О видах приказов и сроках их хранения // Секретарь-референт. 2012. № 11. С. 35–40.
Автор: М.В. Журавлева, специалист по кадровому учету
Источник:
http://www.profiz.ru/sr/12_2012/oforml_prikazov/#_ftn1
С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы) (информация Минфина России N ПЗ-10/2012).
Унифицированная форма N Т-1
См. данную форму в MS-Word.
Утверждена
Постановлением
Госкомстата России
от 05.01.2004 N 1
┌───────┐
│ Код │
├───────┤
Форма по ОКУД │0301001│
├───────┤
________________________________________________ по ОКПО │ │
наименование организации └───────┘
┌─────────┬───────────┐
│ Номер │ Дата │
│документа│составления│
├─────────┼───────────┤
ПРИКАЗ └─────────┴───────────┘
(распоряжение)
о приеме работника на работу
┌─────────────┐
│ Дата │
┌──────┼─────────────┤
Принять на работу │ с │ │
├──────┼─────────────┤
│ по │ │
└──────┴─────────────┘
┌───────────────┐
│Табельный номер│
├───────────────┤
│ │
─────────────────────────────────────────────────┴───────────────┘
фамилия, имя, отчество
в ________________________________________________________________
структурное подразделение
__________________________________________________________________
должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория)
__________________________________________________________________
квалификации
__________________________________________________________________
условия приема на работу, характер работы
с тарифной ставкой (окладом) ___________ руб. __ коп.
цифрами
надбавкой ___________ руб. __ коп.
цифрами
с испытанием на срок __________________________________ месяца(ев)
Основание:
Трудовой договор от «__» ___________ 20__ г. N ______
Руководитель организации ___________ _______ _____________________
должность личная расшифровка подписи
подпись
С приказом (распоряжением)
работник ознакомлен ________________ «__» ________ 20__ г.
личная подпись