Применение онлайн-кассы невозможно без фискального накопителя (ФН). Он устанавливается внутрь кассы и хранит всю информацию об операциях. В этой статье разбираемся, что это такое и зачем нужен фискальный накопитель.
Фискальный накопитель — это чип для записи и хранения информации о расчетах, проведенных через онлайн-кассу. Это фискальные данные. Скорректировать информацию, зафиксированную на накопителе, невозможно. Требования к фискальному накопителю определены 54-ФЗ в ст 4.1.
Виды фискальных накопителей
Накопители различаются по сроку действия: 15 и 36 месяцев. Важно также убедиться, что модель накопителя аккредитована в ФНС. Это можно проверить в реестре, который ведет налоговая служба.
С 6 августа 2021 года все владельцы онлайн-касс обязаны регистрировать в кассе фискальный накопитель нового образца — ФН-М.
Он поддерживает все форматы фискальных данных: 1.05, 1.1 и 1.2 для продажи маркированных товаров.
Налоговая исключила из реестра накопителей модели старого образца.
Какой ФН-М купить под тип бизнеса
Хранение информации и блокировка накопителя
Фискальный накопитель блокируется, если в течение 30 дней от оператора фискальных данных (ОФД) не приходят подтверждения о доставке чеков оператору. 30 дней отсчитываются с момента последнего подтверждения сформированного на кассе чека. 30 дней касса продолжит печать чеков и информация о них будет сохранятся на ФН. Но если не передать данные в ОФД до истечения назначенного срока, накопитель заблокируется. Исключение составляет применение кассы в автономном режиме. (п. 1 ст. 4.1 54-ФЗ)
Чеки могут не уходить в ОФД по техническим причинам. Например, отсутствие интернета — это частая причина, сбой в работе кассы или ФН, проблемы на стороны ОФД.
Также ФН заблокируется, если его память заполнена или закончился срок действия. Когда память ФН станет менее 30 дней, вам придет уведомление в личном кабинете Контур.ОФД. Также это можно отследить в отчете о закрытии смены. Там появится строка «Ресурс ФН менее 30 дней».
Как не допустить блокировку ФН
- Следить за сроком действия накопителя в личном кабинете ОФД и вовремя его заменять.
- Следить, приходят ли подтверждения от оператора фискальных данных. В отчете о закрытии смены или в отчете о текущем состоянии расчетов поле «Количество непереданных ФД» должно быть пустым.
Если ФН все-таки заблокировался, попробуйте устранить причины блокировки. Например, проверьте подключение к интернету. Когда все данные попадут к ОФД, блокировка отменится, а работа продолжится в обычном режиме.
Замена ФН
Если пришло время заменить ФН, убедитесь, что все документы переданы в ОФД. Затем сформируйте на кассе «Отчет о закрытии смены» и «Отчет о закрытии ФН». Извлеките старый ФН и установите новый и перерегистрируйте кассу по причине «Замена ФН». Как это сделать, смотрите в нашей инструкции.
Клиенты Контур.ОФД могут обратиться с вопросами по замене ФН в техподдержку. Консультант поможет с решением или направит к нужному специалисту. Или закажите услугу перерегистрации с заменой ФН.
Закрытый ФН нужно хранить в недоступном для посторонних месте, например, в сейфе в течение 5 лет.
Повторное использование ФН
Использовать накопитель повторно нельзя. Он обеспечивает однократную запись РН ККТ и ИНН пользователя кассы.
По закону 54-ФЗ все онлайн-кассы должны быть оснащены фискальными накопителями. Разбираемся, что это за зверь, как его выгоднее подключить и во сколько это обойдется бизнесу.
Подключить
- 1. Что такое фискальный накопитель в онлайн-кассе и зачем его придумали?
- 2. Где найти номер фискального накопителя в чеке?
- 3. Как выбрать фискальный накопитель для онлайн-кассы?
- 4. Сколько стоит фискальный накопитель и почему он оплачивается отдельно?
- 5. Как зарегистрировать фискальный накопитель в налоговой?
- 6. Что делать, если закончился срок действия фискального накопителя на онлайн-кассе?
- 7. Как заменить фискальный накопитель?
- 8. Какие штрафы полагаются за работу без кассового аппарата и фискального накопителя?
- 9. Сломался ФН в кассе — что делать и как поможет резерв касс?
- 10. Выводы
Что такое фискальный накопитель в онлайн-кассе и зачем его придумали?
Фискальный накопитель — это программно-аппаратное криптографическое средство защиты фискальных данных в опломбированном корпусе. Выглядит он как микрочип или флешка, которая вставляется в кассовый аппарат (ККТ). Его основные функции — защищать, хранить и передавать в налоговую фискальные данные.
Фискальный накопитель (или сокращенно ФН) был создан, чтобы облегчить жизнь предпринимателям, которым теперь не нужно ездить в ФНС и сдавать отчёты на бумаге.
Схему работы фискального накопителя можно представить так:
- Кассир пробивает чек;
- ФН получает данные чека, обрабатывает и подписывает их фискальным признаком, то есть шифрует;
- ФН отправляет данные оператору фискальных данных (ОФД);
- ОФД, в свою очередь, проверяет данные, передает их в Федеральную налоговую службу и затем отправляет электронный чек покупателю.
Чтобы процесс работал отлажено, нужно подобрать ФН под нужды бизнеса и зарегистрировать в налоговой, как и сам кассовый аппарат.
Где найти номер фискального накопителя в чеке?
Один из обязательных реквизитов кассового чека — заводской номер фискального накопителя, который можно ввести на сайте ФНС и узнать текущий статус регистрации.
Чаще всего номер ФН печатается внизу чека после даты и времени и рядом с фискальным признаком и регистрационным номером ККТ, но возможны и другие варианты — единый порядок и расположение реквизитов в чеке не предусмотрено законодательством РФ.
Как выбрать фискальный накопитель для онлайн-кассы?
Если вы задаетесь вопросом, какой фискальный накопитель выбрать, то сначала нужно определить вид бизнеса и режим налогообложения, и уже потом подбирать аппарат, который так или иначе нужен по закону 54-ФЗ.
Фискальные накопители отличаются сроками действия в кассовом аппарате. Они могут быть на 13 месяцев, 15 или 36. Чтобы не путаться в цифрах, самые ходовые варианты ФН — на 1 год и на 3 года.
ФН содержит в себе объем памяти, рассчитанный примерно на 250 тыс. операций, в зависимости от размера чека.
Кто может использовать фискальный накопитель на 36 месяцев?
ФН со сроком службы 3 года подходит:
- Для ООО и для ИП на УСН или «упрощенке»;
- Для ООО и для ИП на патенте (ПСН);
- Для производителей сельхозпродукции (ЕСХН);
- Для бизнеса, который занимается оказанием услуг.
Кто может использовать фискальный накопитель на 13 или 15 месяцев?
Когда бизнес использует общую систему налогообложения (ОСНО), носит сезонный или временный характер или занимается продажей подакцизных товаров, тогда можно использовать ФН на 1 год или 15 месяцев.
Сколько стоит фискальный накопитель и почему он оплачивается отдельно?
В сервисе аренды облачных онлайн-касс CloudKassir расценки на ФН следующие:
- Стоимость фискального накопителя на 12 месяцев — 9 990 р.
- Цена на фискальный накопитель на 36 месяцев составит 13 990 р.
Важно учесть, что фискальный накопитель оплачивается отдельно, потому что он переходит в собственность покупателя. Налоговая служба может потребовать ФН для проверки, поэтому аппарат нужно бережно хранить у себя 5 лет.
К слову, если утеря ФН стала причиной непередачи данных в ФНС, то это уже нарушение по ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ:
«Применение контрольно-кассовой техники, которая не соответствует установленным требованиям, либо применение контрольно-кассовой техники с нарушением установленных законодательством Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники порядка регистрации контрольно-кассовой техники, порядка, сроков и условий ее перерегистрации, порядка и условий ее применения влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1500 до 3000 рублей; на юридических лиц — предупреждение или наложение административного штрафа в размере от 5000 до 10 000 рублей».
Как зарегистрировать фискальный накопитель в налоговой?
Для регистрации онлайн-кассы с ФН есть три способа:
- Пройти регистрацию в налоговой самостоятельно;
- Зарегистрировать онлайн через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС, если есть ключ электронной подписи;
- Довериться платным специалистам.
Когда срок действия фискального накопителя истечет, его нужно будет снять с регистрации, заменить на новый и зарегистрировать замену.
Что делать, если закончился срок действия фискального накопителя на онлайн-кассе?
Можно ли продолжать работать, если у ФН истек срок службы или закончилась память?
Правильный ответ — нет.
ФН следует закрыть в течение 30 дней, а онлайн-кассу — либо снять с учета, либо перерегистрировать с новым ФН. К тому же штраф за несвоевременную замену фискального накопителя для ООО может составить от 3/4 неучтенного дохода, а для частных лиц — половину от суммы.
Рассказываем вкратце, как закрыть просроченный ФН:
Сначала сформируйте все чеки, закройте смену и в меню онлайн-кассы выберите «Закрыть архив». Когда касса создаст отчет «О закрытии ФН» и отправит его в ОФД, только тогда можно заменить ФН.
С CloudKassir не придется этим заниматься — сервис аренды облачных онлайн-касс сам закроет просроченный ФН качественно и в срок.
Как заменить фискальный накопитель?
Клиентам CloudKassir можно не волноваться, если ФН сломается или выйдет из строя. Все заботы по замене и перерегистрации кассы сервис берет на себя. Но если вам хочется заменить ФН в онлайн-кассе самостоятельно, закон это не запрещает.
Порядок действий для замены ФН следующий:
1. После шагов, описанных выше, выберите и приобретите новый ФН.
2. Отключите кассу от сети, поменяйте старый ФН на новый и включите ККТ обратно.
3. Зарегистрируйте замену в кассе. В меню программы регистрации выберите пункт «Перерегистрация» и причину — «Замена ФН». Затем сформируйте отчёт «Об изменении параметров регистрации (или фискализации)».
4. Перерегистрируйте кассу в налоговой. Это можно сделать онлайн в течение суток с момента установки нового аппарата.
Если все было сделано правильно и без ошибок, ФНС пришлет электронную карточку о перерегистрации ККТ.
Какие штрафы полагаются за работу без кассового аппарата и фискального накопителя?
Сначала давайте разберемся, какие нарушения работы кассы и фискального накопителя приводят к штрафам:
- Если онлайн-касса вообще отсутствует или не работает
- Если касса и ФН не зарегистрированы в ФНС и отсутствуют в перечне Госреестра
- Если в ККТ не установлен фискальный накопитель либо он вышел из строя
- Если чек не передается в ОФД из-за технического сбоя онлайн-кассы
- Если закралась ошибка в данных чека: неверный номер фискального накопителя, регистрационный номер кассы, дата и время проведения чека
Работа без фискального накопителя или несвоевременная замена ФН может повлечь серьезные убытки для бизнеса.
- Для организаций — это до 100% сокрытых средств от государства, но не менее 30 000 р.
- Для ИП — до 50%, но не менее 10 000 р.
А при повторном нарушении штрафом за отсутствие фискального накопителя станет приостановка деятельности ИП на 3 месяца.
В этой статье как раз рассказываем, что такое 54-ФЗ и зачем нужна онлайн-касса.
Сломался ФН в кассе — что делать и как поможет резерв касс?
В случае поломки ФН, ответственность за передачу данных в налоговую лежит на производителе или арендодателе онлайн-кассы, который должен разобрать сломанный ФН, извлечь данные и отправить в ФНС.
Поэтому перед тем, как купить или взять в аренду онлайн-кассу, нужно убедиться в надежности компании, чьими услугами вы решили воспользоваться.
Например, сервис аренды облачных онлайн-касс CloudKassir предлагает сразу готовое решение — весь комплекс пусконаладочных работ по первой кассе — резерв касс. А также обеспечивает круглосуточную работу ККТ и гарантирует формирование фискальных документов и их отправку в ФНС, даже если касса вышла из строя.
Что входит в услугу резерва касс:
- Техническая установка и подключение кассы в дата-центре
- Подключение, резервирование и оплата основного и резервного канала Интернета
- Подключение, резервирование и оплата электричества — основного и резервного
- Техническое обслуживание онлайн-кассы в течение всего срока эксплуатации
- Дополнительное резервирование на год по еще одной единице ККТ и ФН, чтобы в случае поломки кассы оперативно выдать новую
Сколько стоит резерв касс?
В сервисе CloudKassir резерв стоит фиксировано 6000 рублей, и эта сумма входит в стоимость аренды облачной кассы.
Выводы
В соответствии с законом 54-ФЗ постепенно все, кто продает товары и услуги, переходят на онлайн-кассы. Кассовый аппарат, в свою очередь, не может существовать без фискального накопителя, который передает данные в налоговую. Кассу можно купить или взять в аренду, ФН нужно приобрести отдельно, например, в CloudKassir, которые большую часть работ по подключению и бесперебойному обслуживанию берут на себя.
Благодаря услуге резерва касс сервис также гарантирует формирование чеков и их своевременную отправку в ФНС, даже если фискальный накопитель закончится, просрочится или сломается.
Закон не запрещает самостоятельно регистрировать и менять ФН, но в процессе легко допустить ошибки, которые могут повлечь за собой большие штрафы.
Подключить
С 2017 года, согласно изменениям в законодательстве, организации, осуществляющие коммерческую деятельность, обязаны перейти на онлайн-кассы. ККМ нового образца напрямую связана с налоговой службой и автоматически передает сведения о каждой новой продаже. Теперь использование кассовой техники старого образца считается нарушением закона и приводит к штрафу. Онлайн-касса оснащена фискальным накопителем, который приобретается отдельно и должен соответствовать вашей сфере деятельности. Ниже рассмотрим принцип работы фискального накопителя, и по каким критериям его выбирать, чтобы не попасть под штрафные санкции.
Что такое фискальный накопитель и для чего он нужен
Фискальный накопитель — это чип памяти, который записывает данные о каждой продаже и одновременно отправляет их оператору фискальных данных. В свою очередь ОФД выступает промежуточным звеном между кассовым аппаратом и ФНС — он обрабатывает поступающую от вас информацию и передает ее в налоговую инспекцию. Таким образом, посредством фискального накопителя налоговая знает, какая сумма проходит через вашу кассу
В старых моделях ККМ отчетные данные для налоговой записывались на специальную электронную ленту, которую по истечении отчетного периода отвозили на проверку в подразделение ФНС. Сегодня вместо ленты нужно установить фискальный накопитель регистратора. В отличие от ленты, на ФН помимо суммы сохраняется еще информация о товарах. Автоматическая передача сведений в налоговую облегчила жизнь как предпринимателям, так и налоговикам, экономя время и сводя к минимуму человеческий фактор в работе.
Еще одно существенное отличие фискального накопителя от электронной контрольной ленты защищенной (ЭКЛЗ) — это возможность самостоятельной замены. Если сменить ленту мог только представитель центра технического обслуживания ККМ, то чип накопителя кассир может заменить своими силами, экономя средства организации.
На этом преимущества фискального накопителя не заканчиваются. Технически устаревшая лента имела ограниченный объем памяти, составлявший всего 4 Мб, которого катастрофически не хватало в больших магазинах с большим оборотом продаж. Из-за этого факта нередко приходилось менять ленту раньше завершения ее срока действия. Память фискального накопителя составляет 256 Мб, что ровно в 64 раза превышает объем ленты. С учетом того, что объем информации для чека нового образца также стал больше, следует, что ФН хватает примерно на 240 тысяч чеков. Магазину, который делает до 700 продаж за рабочую смену, объема хватит примерно на год.
Как выбрать фискальный накопитель: в чем отличия моделей
Существует два критерия, на которые нужно ориентироваться при выборе ФН: модель и срок ее действия.
Срок эксплуатации ФН
Существуют фискальные накопители с тремя разными сроками действия: 13 месяцев, 13/15 и 36. При выборе нужно отталкиваться от применяемой системы налогообложения и сферы бизнеса, в которой вы заняты. Стоит помнить, что указанный на ФН срок службы чаще номинальный и не всегда соответствует действительности. Правильно будет сказать, что написанное на коробке количество месяцев — это максимальный срок, который совпадает с действительностью только при условии небольших объемов продаж.
При общей системе налогообложения
Организации, работающие на ОСН, согласно закону, должны использовать накопители сроком не менее 13 месяцев. То есть теоретически вы можете поставить на кассовый аппарат ФН с любым сроком действия. Однако в инструкции по эксплуатации для ФН на 36 месяцев ИП или ЮЛ на ОСН не упоминаются, иными словами нет никакой гарантии, что чип прослужит вам в три раза дольше. Лучше всего приобрести накопитель на 13 или 13/15 месяцев, рассчитанные на ОСН.
Сфера услуг или торговля на спецрежиме
Организации, которые работают в сфере услуг, а также ИП на «вмененке», упрощенной системе налогообложения или патенте должны использовать в своей работе фискальный накопитель на 36 месяцев. Меньшие сроки работы ФН в этих режимах налогообложения не допустимы. Исключением служат лишь предприниматели, торгующие сезонными товарами, алкоголем или табачными изделиями.
Сезонная торговля и реализация подакцизных товаров
Предприниматели на специальных режимах налогообложения, которые торгуют алкогольными или табачными изделиями, могут использовать в работе фискальный накопитель вне зависимости от срока действия, такой ФН прослужит 410 дней, то есть немногим больше 13 месяцев.
Продавцы с сезонными товарами также могут установить на онлайн-кассу чип с любым сроком, и у них ФН прослужит ровно столько времени, сколько заявлено производителем устройства.
Те ИП, которым разрешено работать автономно, не подключая кассу к сети, могут выбрать накопитель на 13, 13/15, 36 месяцев. При этом ФН на 13/15 проработает 13 месяцев, а на 36 — чуть более 18 месяцев или 560 дней.
Магазинам с подакцизными товарами и автономным кассовым оборудованием подойдут накопители с любым сроком, но прослужат они все 410 дней.
Модель устройства
При выборе фискального накопителя обратите внимание на его маркировку: ФН-1 и ФН-1.1 — это и есть модель устройства. Модель фискального накопителя формирует разные виды кассовых чеков и используется в разных сферах бизнеса. В данный момент опубликованы три формата кассовых чеков (форматы фискальных документов или ФФД): 1.0. 1.05, 1.1. Налоговая служба анонсировала скорый переход на единый формат документации, которым станет 1.1.
Модель фискального накопителя ФН-1 можно использовать только с форматами 1.0 и 1.05, в то время как ФН-1.1 подходит для всех форматов. На формирование кассовых документов напрямую влияет модель фискального накопителя, а также программное обеспечение, установленное на контрольно-кассовую технику.
Предпринимателям, которые используют в работе модель ФН-1 на кассовых аппаратах с устаревшей прошивкой и передают фискальные документы в формате 1.0, до 1 января 2019 года нужно обновить программное обеспечение и прошивку ККТ и перейти на формат 1.05. Однако если ваша онлайн-касса работает с форматами 1.05 или 1.1, то менять ничего не нужно.
В продаже можно встретить еще одну модель фискального накопителя с маркировкой МГМ-ФН-1. Этот ФН является тестовым устройством, не предназначенным для эксплуатации. Модель используют разработчики программ для кассовых аппаратов для настройки и тестирования работы с использованием тестового оператора фискальных данных. МГМ-ФН-1 не формирует кассовые чеки и не передает данные в налоговую, поэтому для реальной работы не годится.
Почем нельзя купить ФН сразу на 36 месяцев
Многие предприниматели спрашивают: зачем покупать накопитель на 13 месяцев, если в продаже есть модели на 36 месяцев? Вопрос кажется резонным — почему бы не установить ФН сразу на три года. На практике оказывается, что сэкономить таким образом не удастся, поскольку срок, указанный на ФН редко соответствует действительности.
Другой нюанс состоит в том, что фактическая память у накопителей с разным сроком действия одинаковая. И хотя объем памяти внушительный, если у вас будет более 200 продаж за одну смену, на три года вам ее точно не хватит. В конечном итоге всегда оказывается, что купить ФН рекомендованного срока действия выгоднее и надежнее.
Как быть, если выбран неправильный фискальный накопитель
Рассмотрим на примере: вы на специальном налоговом режиме и должны поставить ФН сроком на 36 месяцев. Однако если вы по какой-либо причине используете чип на 13 или 15 месяцев, то пользуйтесь им до тех пор, пока не закончится место во встроенной памяти. Несмотря на то, что за это предусмотрен штраф, сама налоговая открыто заявляет, что обойти этот пункт закона можно. Достаточно перевести свою организацию на режим сезонной работы, для которого не обязательно наличие накопителя сроком в 36 месяцев. Дело в том, что закон не растолковывает понятие «сезонная работа», чем оставляет для предпринимателей лазейку.
Где можно купить подходящий фискальный накопитель
При покупке фискального накопителя учитывайте наличие у продавца сертификата. Выбранный накопитель обязательно должен числиться в реестре Федеральной Налоговой службы, иначе его использование автоматически приравнивается отсутствию ФН на вашей контрольно-кассовой технике. Чтобы избежать штрафов, покупайте кассовое оборудование только у проверенных продавцов.
Сертифицированный ФН вы можете заказать у компании «Калуга Астрал». У нас представлены фискальные накопители разного срока действия — от 13 до 36 месяцев, все они занесены в реестр ФНС и продаются с гарантией. Гарантийный срок на любую модель 12 месяцев. Обращаем ваше внимание, что в некоторых моделях онлайн-касс фискальный накопитель входит в комплектацию.
 |
||||
|---|---|---|---|---|
| ФН-1 на 13 мес. РИК |
ФН-1.1 исполнение 3 на 13 и 15 мес. Автоматика |
ФН-1 исполнение 2 на 36 мес. РИК |
ФН-1.1 исполнение 4 на 36 мес. Инвента |
|
| Срок использования | ||||
| 410 дней | 470 дней, есть ограничения в паспорте |
1110 дней, есть ограничения в паспорте |
1110 дней, есть ограничения в паспорте |
|
| Поддерживаемые форматы фискальных данных | ||||
| ФФД 1.0 и 1.05 | ФФД 1.0 , 1.05, 1.1 | ФФД 1.0 и 1.05 | ФФД 1.0 , 1.05, 1.1 | |
| СНО | Условия | Да — разрешено применять данный ФН при этих условиях для этой СНО Нет — запрещено применять данный ФН при этих условиях для этой СНО Да, но… — разрешено применять данный ФН при этих условиях для этой СНО, но есть ограничения по сроку использования (в днях) |
||
| ОСН | ||||
| Только ОСН | ДА | ДА | ДА, 1110 | ДА, 1110 |
| Продакцизные товары | ДА | ДА, но 410 | ДА, но 410 | НЕТ |
| Услуги | ДА | ДА | ДА, но 410 | ДА |
| Автономный режим | ДА | ДА, но 410 | ДА, но 410 | НЕТ |
| Сезонные работы | ДА | ДА | ДА | НЕТ |
| Платежные агенты (субагенты) |
ДА | ДА | ДА | НЕТ |
| УСН, ЕСХН, ЕНВД, Патент |
||||
| В чистом виде | НЕТ | НЕТ | ДА | ДА |
| Совмещение с ОСН | ДА | ДА | ДА, но 410 | ДА |
| Услуги | НЕТ | НЕТ | ДА | ДА |
| Продакцизные товары | ДА | ДА, но 410 | ДА, но 410 | ДА, но 410 |
| Автономный режим | ДА | ДА, но 410 | ДА, но 410 | ДА, но 410 |
| Сезонные работы | ДА | ДА | ДА | ДА |
| Платежные агенты (субагенты) |
ДА | ДА | ДА | ДА |
Что такое фискальный накопитель в онлайн-кассе
Максим демеш
7 июля 2022
968
В статье рассмотрим, что такое фискальный накопитель (ФН) и какие модели актуальны в 2022 году. Он стал заменой ЭКЛЗ, которая раньше использовалась в кассовых аппаратах. С 2017 года для расчетов с покупателями применяются онлайн-кассы. Они больше не работают с ЭКЛЗ, а только с ФН, и подключаются к интернету. Разбираемся, что такое фискальный накопитель в онлайн-кассе и зачем он нужен.
Оглавление
- Что такое ФН
- Из чего состоит фискальный накопитель
- Что будет, если работать с онлайн-кассой без ФН
- Как работает фискальный накопитель
- Модели ФН, доступные в 2022 году
- Какой фискальный накопитель выбрать
- Какой нужен ФФД
- Когда требуется замена ФН
- Как узнать, что заканчивается срок действия ФН
- Что делать, если срок действия ФН закончился
- Что делать со старым фискальным накопителем
- Возможные проблемы с фискальным накопителем
- Накопитель на гарантии
- Часто задаваемые вопросы
Что такое ФН
Фискальный накопитель ― это чип, который устанавливают в специальный отсек онлайн-кассы. Он имеет опломбированный корпус и содержит ключи фискального признака.
Согласно ФЗ-54 о применении ККТ, фискальный накопитель должен обязательно присутствовать в онлайн-кассе, а того, кто работает без него, ожидают штрафы.
Какие функции он выполняет:
- получает;
- шифрует;
- хранит;
- передает фискальные данные ОФД.
Данные о проведенных операциях и криптографические ключи хранятся в энергонезависимой памяти фискального накопителя. Ее объем ― 256 МБ.
ФН поставляется с паспортом, в котором указана модель устройства, заводской номер, период действия ключей фискального признака.
Чем отличается фискальный накопитель от фискального регистратора
Некоторые, действительно, путают эти понятия, хотя они совершенно не взаимозаменяемые и похожи, разве что, слуховым восприятием. В чем же их отличия?
Фискальный регистратор ― это вид контрольно-кассовой техники. Представляет собой устройство для регистрации кассовых операций и передачи данных ОФД.
Фискальный регистратор, как и все онлайн-кассы, содержит фискальный накопитель. В корпусе ККТ есть отсек для установки чипа.
Из чего состоит фискальный накопитель
По сути, это устройство довольно простое. Конструкция включает небольшую печатную плату, в которую впаяны и залиты полимером 3 компонента:
- главный микропроцессор;
- криптографический сопроцессор;
- модуль памяти.
Криптографический чип ― самое сложное устройство в фискальном накопителе. Используется для шифрования (криптографического преобразования) поступающих данных.
Основной микропроцессор обрабатывает рабочую информацию и обеспечивает коммуникацию накопителя с другими элементами онлайн-кассы. Срок его действия ― до 3 лет.
Модуль памяти можно сравнить с обычной флешкой. Используется для хранения данных.
Источник фото: ekam.ru
Для автономной работы фискальный накопитель оснащен долговечной батареей, которая выдерживает на одном заряде несколько лет.
Источник фото: ekam.ru
Что будет, если работать с онлайн-кассой без ФН
Что будет, если работать без фискального накопителя? Будет штраф. Все ИП и организации обязаны проводить расчеты с клиентами с помощью онлайн-кассы, в которую установлен ФН.
Размеры штрафов регулируются ч. 4 ст. 14.5 КоАП:
- от 1,5 до 3 тыс. рублей для индивидуальных предпринимателей;
- от 5 до 10 тыс. рублей для юридических лиц.
Фискальный накопитель должен соответствовать требованиям, указанным в ФЗ-54, быть работоспособным.
Штраф полагается даже в том случае, если в кассе используется накопитель не с тем сроком действия, который положен по закону в конкретном случае. Работа с таким чипом приравнивается к эксплуатации онлайн-кассы без фискального накопителя.
Как работает фискальный накопитель
Принцип работы онлайн-кассы с фискальным накопителем:
- 1. Кассир проводит операцию. Внутреннее кассовое ПО формирует чек с реквизитами (данными о расчете).
- 2. Информация поступает в ФН. Там чеку присваивается фискальный признак, после чего он превращается не в набор данных, а полноценный документ. Информация шифруется и сохраняется в памяти устройства.
- 3. Фискальный накопитель направляет зашифрованный чек в кассовое ПО.
- 4. Из программного обеспечения документ поступает ОФД (оператору фискальных данных, который является посредником между предпринимателем и налоговой службой).
- 5. ОФД передает чек в ФНС.
После установки в кассовый аппарат фискальный накопитель нельзя изымать и ставить в другую кассу. Он «привязывается» к конкретной ККТ, проходит вместе с ней регистрацию.
Модели ФН, доступные в 2022 году
В 2022 году используется две модели фискальных накопителей (содержатся в реестре на сайте ФНС):
- «ФН-1.1М исполнение Ин15-1М» от ООО «ИНВЕНТА» ― со сроком действия ключа фискального признака 13 и 15 месяцев;
- «ФН-1.1М исполнение Ин36-1М» от АО «Концерн «Автоматика» ― со сроком действия ключа фискального признака 13, 18 и 36 месяцев.
Срок действия ключа фискального признака ― это как раз тот период, в течение которого можно использовать фискальный накопитель с момента активации. Потом он подлежит замене.
Оба ФН поддерживают ФФД 1.05, 1.1, 1.2. Это формат фискальных документов. От его версии зависит, в каком виде (с какими реквизитами) будет представлен кассовый чек.
Онлайн-кассы поддерживают работу с любой моделью фискального накопителя из реестра ФНС.
Обратите внимание! Модель ФН-М появилась на рынке в 2021 году. Раньше использовались другие. Если вы купили ФН до того, как произошли изменения в реестре накопителей, не обязательно его менять. Закон разрешает использовать чип до завершения срока действия. Но потом нужно обязательно поставить ФН-М.
Какой фискальный накопитель выбрать
Выбор ФН зависит от вида деятельности и используемой системы налогообложения.
| Вид деятельности | Общая система налогообложения | Спецрежимы (УСН, ПСН, ЕСХН) | ||
| 15 месяцев | 36 месяцев | 15 месяцев | 36 месяцев | |
| Касса используется в автономном режиме (без подключения к интернету) | 410 дней | Запрещено | 410 дней | 560 дней |
| Работа с подакцизными товарами | 410 дней | Запрещено | 410 дней | 410 дней |
| Платежные агенты | 470 дней | Запрещено | 470 дней | 1 110 дней |
| Сезонные работы | 470 дней | Запрещено | 470 дней | 1 110 дней |
| Совмещение спецрежима с общей системой налогообложения | — | — | 470 дней | 1 110 дней |
| Предоставление услуг | 470 дней | 1 110 дней | Запрещено | 1 110 дней |
| Прочее | 470 дней | Запрещено | Запрещено | 1 110 дней |
Под ФН со с крайним сроком 15 мес. понимают модель Ин15-1М, 36 мес. ― Ин36-1М.
Какой нужен ФФД
При работе с онлайн-кассой ФН регистрируют с определенным форматом фискальных документов (ФФД). В 2022 году действуют ФФД 1.05, 1.1 и 1.2. Чем старше версия, тем больше реквизитов в чеке и сложнее его структура.
Если вы работаете с маркированными товарами, нужно использовать только ФФД 1.2. Бизнесмены, предоставляющие услуги и продающие продукцию, не подлежащую обязательной маркировке, могут самостоятельно выбирать, какой ФФД им применять.
Когда требуется замена ФН
Замена ФН в онлайн-кассе
Специальное предложение — замена фискального накопителя (ФН) в кассе всего за 1 рубль*!
Подробнее
Фискальный накопитель служит расходным материалом для онлайн-кассы. То есть, требует периодической замены. В этом возникает необходимость в следующих случаях:
- Истек срок действия. Если период использования ограничен 410 днями, то по их завершении с момента активации ФН придется заменить на новый.
- Заполнена встроенная память. Дело в том, что фискальный накопитель требует замены не только по истечение срока действия, но и тогда, когда на нем больше нет места для хранения данных. Как правило, в память ФН можно записать около 180 тыс. кассовых операций (зависит от количества данных в чеке). Чем больше поток клиентов и интенсивнее эксплуатация онлайн-кассы, тем меньше прослужит накопитель. На экране кассового аппарата появляется уведомление о заполнении памяти ФН, когда остается около 2% свободного места. Даже если срок действия накопителя не исчерпан, но хранилище заполнено, чип нужно менять.
- Сменился собственник ККТ (например, кассу продали). Новый владелец регистрирует кассовый аппарат на свое имя вместе с новым фискальным накопителем. Исключение: продажа кассы в обособленное подразделение предприятия. В этом случае менять ФН не нужно, так как у головного офиса и филиала одинаковые ИНН.
- Неверно указаны реквизиты ККТ. Пользователь вводит регистрационный номер онлайн-кассы при фискализации накопителя на этапе регистрации кассового аппарата. Если данные указаны неправильно, изменить их нельзя. Придется покупать новый ФН и проводить регистрацию кассы заново.
- Поломка ФН без возможности восстановления. Такое возможно при неосторожной эксплуатации или воздействии на чип агрессивных веществ. Явление редкое, но риск есть.
На кассовом аппарате может появиться уведомление «Ресурс ФН менее 30» ― что это значит? Это означает, что период службы накопителя истекает через 30 дней, после чего он требует замены.
Также узнать, что заканчивается срок действия фискального накопителя можно в любой момент самостоятельно ― рассказываем, как это сделать.
Как узнать, что заканчивается срок действия ФН
Узнать, когда истекает срок действия фискального накопителя можно одним из способов:
- Сформировать отчет о закрытии смены. Выйдет чек, в котором указано: заканчивается фискальный накопитель ― что делать дальше? Уведомление может быть представлено в виде «Ресурс ФН менее 30 дней» или «Ресурс ФН менее 3 дней», «Память ФН заполнена». В любом из этих случаев фискальный накопитель нужно заменить. В первом варианте ― можно работать еще 30 дней, во втором ― 3 дня, в последнем ― ФН требует немедленной замены.
- Перейти в личный кабинет пользователя ККТ. Нужно указать дату фискализации ФН. Также можно настроить уведомления о завершении периода действия ключа фискального признака, которое будет приходить на email или в СМС, подключить push-уведомление.
Что делать, если срок действия ФН закончился
Итак, что нужно делать для замены фискального накопителя? Следует действовать по инструкции:
- 1. Закрыть смену и удостовериться, что все чеки отправлены ОФД. Проверить это просто: достаточно посмотреть на строку «Количество неотправленных документов» в отчете о закрытии смены. Если там стоит 0, все в порядке. Если другое число, извлекать накопитель нельзя. Нужно попытаться выгрузить оставшиеся документы ОФД, а если не получится, обратиться в сервисный центр.
- 2. Закрыть архив фискального накопителя. Подробную инструкцию можно найти в руководстве пользователя, разработанном для конкретной модели ККТ. Результатом становится печать чека о закрытии ФН.
- 3. Отключить кассу от источника питания и извлечь фискальный накопитель из отсека в корпусе кассы.
- 4. Установить новый ФН. Подключить кассовый аппарат к источнику питания. Дождаться перезагрузки.
- 5. Перерегистрировать онлайн-кассу в налоговой по причине замены ФН.
После этого можно продолжать пользоваться кассовым аппаратом.
Что делать со старым фискальным накопителем
Старый фискальный накопитель нужно хранить в защищенном месте (например, в сейфе с документами) в течение 5 лет.
Налоговый инспектор могут потребовать предъявить им израсходованный чип. Если у вас его не окажется, придется платить штраф.
Возможные проблемы с фискальным накопителем
Если возникают проблемы с фискальным накопителем, онлайн-касса уведомляет об этом пользователя. На экране появляется ошибка с соответствующим кодом и работать больше не получается.
Рассмотрим, какие проблемы встречаются чаще всего, и как их решить.
| Код |
Причина ошибки |
Способ исправления |
| 210 | Нарушение подключения контактного шлейфа. | Проверить целостность шлейфа, его подключение к интерфейсу, интернет-соединение |
| 211 | Ошибка формата передачи ФН | |
| 212 | Неверное состояние накопителя (в большинстве случаев по причине отсутствия регистрации в ФНС) | Зарегистрировать ККТ с ФН в налоговой |
| 213 | Неисправимая ошибка ФН | Заменить накопитель |
| 214 | Ошибка контрольной суммы ФН | |
| 215 | Закончен срок эксплуатации ФН | |
| 216 | Архив ФН переполнен | |
| 217 | В ФН переданы неверная дата и время | Проверить время на онлайн-кассе и при необходимости выставить верное |
| 218 | В ФН нет запрошенных данных | Указать правильные данные |
| 225 | Неверный номер чипа | В онлайн-кассе введен неверный номер чипа, сравнить его с идентификатором на корпусе ФН и при указать верный |
| 232 | Документ содержит слишком большой объем данных | Разбить чек на два или несколько |
| 235 | Исчерпан ресурс хранения накопителя | Подключить онлайн-кассу к интернет-сети для отправки фискальных документов |
| 236 | Сообщение от ОФД не может быть принято ФН | Проверить параметры ОФД, введенные в ККТ. |
| 237 | В ФН есть неотправленные фискальные документы | Подключить кассу к сети для отправки фискальных документов |
Разберем подробнее, что делать с ошибкой с кодом 235 «Исчерпан ресурс ФН». Она появляется преимущественно при использовании кассового аппарата в автономном режиме ― без подключения к интернету.
Это разрешено предпринимателям, которые работают в местности, удаленной от сетей связи. Но 1 раз в 30 дней нужно подключить кассу к интернету для выгрузки данных. В противном случае ФН временно блокируется и перестает формировать фискальный признак.
Накопитель на гарантии
Гарантийные обязательства в отношении фискальных накопителей действуют в течение 12 месяцев. В течение года производитель обязуется отремонтировать чипы, вышедшие из строя, если пользователь не виноват в его поломке.
Ситуации, на которые не распространяются гарантийные обязательства:
- архив ФН полностью забит, накопитель был заменен на новый и касса перерегистрирована в ФНС;
- установка и ввод в эксплуатацию ФН осуществлялся с нарушением инструкции;
- чип неправильно эксплуатировался;
- на накопитель подавалось высокое напряжение;
- имеются механические повреждения корпуса ФН, сорвана защитная пломба, нет этикетки;
- выявлено проникновение в электронную плату устройства.
Естественно, гарантийный ремонт невозможен по истечение 12-месячного периода с момента активации ФН. Через год использования накопитель придется ремонтировать за свой счет.
Часто задаваемые вопросы
Фискальный накопитель не используется повторно. Он регистрируется на одного владельца и подлежит замене по истечении срока эксплуатации или заполнению внутренней памяти. При смене собственника чип также меняют, даже если срок его службы еще не завершен.
Использованный фискальный накопитель нужно хранить в течение 5 лет со дня закрытия архива. Это утверждено законом ФЗ-54 о применении ККТ.
При смене только налогового режима фискальный накопитель замене не подлежит. В этом случае нужно перерегистрировать онлайн-кассу в налоговой службе без замены ФН. Причиной указать «смена СНО».
|
|
Эксперт Директор по развитию компании «Мультикас». Более 7 лет опыта в области внедрения онлайн-касс, учетных систем ЕГАИС и Маркировки товаров для розничных организаций и заведений питания. Максим Демеш md@kassaofd.ru |
Нужна помощь с заменой фискального накопителя?
Не теряйте время, мы окажем бесплатную консультацию и поможем заменить фискальный накопитель на вашей кассе.
Ознакомьтесь с нашим каталогом продукции
В нашем интернет-магазине и офисах продаж можно найти широкий ассортимент кассового и торгового оборудования
Понравилась статья? Поделись ею в соцсетях.
Также читают:
Онлайн-кассы с фискальным накопителем
Онлайн-кассы с фискальным накопителем (ФН) используются в повседневной жизни каждого бизнеса, ведущего расчеты легально. Фискальный накопитель — встроенный заменяемый блок памяти, без которого касса попросту не работает. Необходимость применения онлайн-касс,…
944
Узнать больше
Фискальный накопитель 15 и 36 месяцев. Какой можно использовать?
Фискальные накопители используются предпринимателями для фиксирования данных о продаже каждого товара и услуги, а также для последующей передачи этой информации оператору фискальных данных. После чего ОФД занимается обработкой и передачей…
984
Узнать больше
Срок действия фискального накопителя — когда менять?
Срок фискального накопителя ограничен как самим производителем, так и может быть завершен в связи с определенными обстоятельствами. Разберемся подробнее, на какой период рассчитан ФН и в каких случаях он требует…
1001
Узнать больше
Фискальные накопители для онлайн касс — разъяснение ФНС
Фискальные накопители для онлайн-касс стали широко использоваться после принятия федерального закона, согласно которому применение ЭКЛЗ (контрольные ленты) прекращалось, а на замену им пришли ФН. Отныне применение новых устройств стало обязательным для всех…
784
Узнать больше
Подпишитесь на рассылку
Законодательство часто меняется, появляется новое оборудование, мы готовим для Вас интересные акции и предложения. Подпишитесь, чтобы быть в курсе последних событий.
Остались вопросы?
Мы поможем разобраться! Меня зовут Антон, задайте свой вопрос и мы ответим на него в кратчайшие сроки!
Фискальный накопитель (ФН) — это специальное запоминающее устройство где хранятся сведения о всех операциях проводимых на онлайн-кассе за определенный период времени. ФН имеет срок действия 13/15 или 36 месяцев, выбор зависит от налогового режима и вида деятельности. Накопитель бывает как отдельным, так и встроенным в кассу. Он может быть любого объема, но обязательно должен иметь доступ к сети интернет.
«Кассовая реформа», поддерживающая положения 54-ФЗ, обязала все торгово-сервисные предприятия постепенно перейти на онлайн-кассы или фискальные регистраторы (разновидность ККМ, но без клавиатуры и дисплея, устройство, подключаемое к компьютеру с кассовой программой) нового образца.
Так, с помощью ККТ нового поколения налоговая служба может легче контролировать соблюдение предприятиями фискальной дисциплины, без повторяющихся обходов торговых точек для проверки касс – сведения об операциях будут поступать автоматически.
Для предпринимателя тоже следует ряд удобств. «Умная» кассовая техника работает онлайн и автоматически передает сведения о произведенных оплатах оператору фискальных данных, а оттуда в налоговую. Кассирам не нужно совершать никаких дополнительных действий – все уже есть в настройках техники.
Новые кассовые машины гибко приспосабливаются к актуальному законодательству за счет подключаемых программ. И еще одна удобная функция – они сохраняют все данные о проведенных операциях, так что руководство или маркетинговый отдел могут их выгрузить для последующего анализа торговой деятельности.
И, наконец, удобство для потребителей – они могут в любой момент получить электронную копию чека, чтобы проверить информацию о своей покупке и отстоять свои права в случае необходимости.
Фискальная память ККМ
Фискальная память в контрольно кассовой машине является хранилищем фискальных данных и называется фискальным накопителем. Т.е. фискальный накопитель для онлайн-касс – это небольшое устройство интегрированное с онлайн-кассой, в котором хранятся данные о всех продажах. В соответствии с 54-ФЗ они кодируются и передаются в ОФД. Также накопитель защищает информацию от внешнего вмешательства. Фискальный накопитель может не потребоваться, если подключить эквайринг в компании агрегаторе, например LIFE PAY, она сама организуют все процессы и передает сведения о платежных операциях в ФНС.
И Фискальный накопитель выступает как основное устройство хранения информации, без которого невозможно полноценное функционирование ККТ.
Итак, данные обо всех операциях оплаты сохраняются периферийном устройстве – фискальном накопителе (ФН). Он получает сведения от программного обеспечения онлайн-кассы, шифрует, помечает идентификационными фискальными метками, сохраняет и передает данные в ОФД для дальнейшей обработки. Фактически это устройство – настоящая фискальная память в контрольно-кассовой машине.
В ККМ предыдущих поколений нечто похожее выполняла электронная контрольная лента защищенная (ЭКЛЗ), но есть значительная разница между этими двумя «блоками памяти».
Так, ЭКЛЗ просто записывала и накапливала для налоговой службы сведения о продажах, и для передачи сведений ее нужно было демонтировать и отнести на проверку. Функции нового устройства протянулись намного дальше ЭКЛЗ.
Зачем нужен фискальный накопитель в онлайн-кассе?
Фискальный накопитель для онлайн касс нужен для:
- Сохранения и накопления данных о проданных товарах и полученных суммах;
- Шифрования, защиты и хранения этих данных. Отметим, что даже если появляется проблема с интернет-связью, сведения записываются в памяти устройства и хранятся 30 дней. Если связь к этому времени связь не наладится, устройство заблокируется;
- Также устройство формирует и присваивает каждой операции фискальный признак;
- Перед отправкой в ОФД подписывает операцию электронной подписью владельца онлайн-кассы;
- Контролирует статус маркировочного кода товара и наличие-выбытие товара в системе «Честный знак»;
- Автоматически в режиме онлайн обменивается данными о торговых операциях, прошедших через кассу, с ОФД. Оператор анализирует эти данные и передает их в налоговую. То есть при помощи фискального накопителя ФНС получает сведения о том, сколько денег прошло через кассу и насколько торгово-сервисное предприятие соблюдает фискальную дисциплину.
Но только на функциональности преимущества оналйн-кассы с фискальным накопителем не заканчиваются:
- Автоматическая отправка данных облегчает жизнь персоналу торговой точки, многие сведения вводятся при настройке, поэтому влияние человеческого фактора снижается;
- Объем памяти нового устройства значительно выше, чем у устаревшей ленты. Раньше ленту меняли в обязательном порядке раз в год. Сменить ее мог только приглашенный технический специалист. Для магазинов с большим объемом продаж это создавало определенные неудобства – в них лента могла закончиться до истечения срока, и нужно было ждать, пока специалист придет.
На новом устройстве кассир уполномочен самостоятельно заменять чип накопителя. Для подключения особых навыков не требуется. Чип находится в компактном корпусе, для замены нужно открыть крышку кассы, вынуть старый корпус и вставить новый. Подключение пойдет через специальные разъемы. Кроме того, замена накопителю последнего поколения требуется гораздо реже – объем фискальной памяти составляет 256 Мб, а у ленты – 4 МБ, разница в 64 раза! При этом чеки гораздо информативнее, чем раньше.
Какой фискальный накопитель выбрать
- Несмотря на большой объем памяти, замена фискальному накопителю все-таки потребуется. С 2022 года на службу приходят фискальные накопители нового поколения – ФН-М. «М» означает «маркировка», т.к. все новые устройства выполняют функцию контроля за маркировкой товара и поддерживают ставший обязательным формат фискальных данных 1.2. Новые устройства также поддерживают и предыдущие форматы 1.05 и 1.1, но чипы, поддерживающие только эти форматы, больше не продаются и не устанавливаются.
- Второй пункт, на который нужно обратить внимание – срок работы. Все актуальные модели запрограммированы на определенный срок эксплуатации: с момента подключения к кассе чип памяти будет работать 13/15 или 36 месяцев.
Срок действия фискального накопителя в онлайн-кассах
Конечно, хочется сэкономить, установив срок фискального регистратора сразу на 36 месяцев. Но при выборе устройства нужно обязательно учитывать налоговый режим и сферу деятельности предприятия. Срок действия фискального регистратора для разных сфер деятельности будет разным, и попытки выиграть на покупке более «долгоиграющего» девайса не пройдут. Разберемся, как изначально правильно выбрать ФН.
Какой ФН подойдет в зависимости от налогового режима и сферы бизнеса
13/15 месяцев*
- Предприятия, работающие в рамках общей системы налогообложения (ОСНО)
- Предприятия, совмещающие ОСНО и специальные режимы
- Предприятия, торгующие подакцизными товарами
- Предприятия и ИП, выполняющие сезонные работы
- Организации, применяющие ККМ в автономном режиме
*Срок действия автоматически составит 13 месяцев, если при фискализации указать, что не используется подключение к ОФД, касса работает в автономном режиме или через нее будут проводить продажу подакцизных товаров типа алкогольной, табачной, фармацевтической и т.п. продукции. В остальных случаях замена потребуется через 15 месяцев.
36 месяцев
- Предприятия, работающие в рамках ОСНО (информацию нужно проверять в паспорте устройства)
- Организации, работающие по упрощенной системе налогообложения
- Предприниматели, работающие по патенту
- Предприниматели и организации, оказывающие услуги
- Предприятия-производители сельскохозяйственной продукции (ЕСХН)
- Платежные агенты и субагенты
Нужно отметить, что фискальная память в контрольно кассовой машине с любым сроком действия всегда одинакова – примерно 240 тысяч оплат – и не может быть «расширена» или продлена.
Поэтому, чип на 36 месяцев подойдет для точек продаж, где в среднем около 200 оплат в день. Например, когда речь идет о предприятии, работающем на ОСНО (не торгующем подакцизными товарами), то здесь теоретически может быть выбран накопитель с любым сроком работы – и 13, и 36 месяцев.
Если рассчитано, что памяти не хватит на 3 года, лучше установить накопитель на 13 месяцев. Но есть сферы, где подходит только определенный срок, поэтому перед покупкой обязательно проверяем информацию в инструкции по эксплуатации. Если в ней четко не указано, что чип подходит для вашей сферы, то нет гарантий, что он прослужит все 3 года.
Как активировать ФН после покупки?
Мы уже упомянули о том, что физическая установка устройства достаточно простая, но нужно будет обязательно произвести несколько операций:
- Для начала, необходимо проверить, в условиях продажи аппаратуры, можно ли самостоятельно переустанавливать память кассы. В некоторых договорах это может сделать только представитель продавца, иначе нарушаются гарантийные условия.
- Далее необходимо проверить, какой ФФД поддерживался предыдущим устройством. В случае перехода на новый ФФД необходимо перепрошить кассовую программу в сервисном центре.
- После этого в настройках закрывается архив старого накопителя, устанавливается новый чип, и для налоговой службы формируется отчет о фискализации кассы. При этом необходимо убедиться в правильности указанных реквизитов.
- Последним этапом становится перерегистрация ККМ в личном кабинете ОФД.
Каждый этап состоит из последовательности шагов. Если на каком-то шаге произошел сбой, то касса будет выдавать ошибку, а данные в ОФД не будут отправляться. Ответственность за это ляжет на владельца ККМ, поэтому и покупку, и активацию устройства лучше изначально доверить сертифицированному специалисту.
Сколько хранить старый ФН?
Чип накопителя устроен таким образом, что владелец ККМ не имеет доступа к его содержанию и не может стереть, переписать, отменить отправку, подделать или повлиять каким-либо другим образом на хранящиеся данные, что делает этот диск похожим на «черный ящик». Этот «черный ящик» после покупки будет принадлежать конкретному предпринимателю или предприятию, а после установки его нельзя будет вынуть и переустановить на другую кассу.
Старый накопитель также представляет важность – сведения в нем хранятся 5 лет, и в течение этого срока НС может затребовать его для проверки.
В случае, если накопитель будет утерян, предприятию грозит административная ответственность, поэтому владелец ККТ обязан хранить чип в течение этого периода.
Если все-таки возникла необходимость в предоставлении данных, а ФН утерян, можно попробовать получить данные от ОФД (где имеется копия), но лучше все-таки позаботиться о надлежащем хранении.
Нужен ли фискальный накопитель для эквайринга?
Да. Согласно 54-ФЗ все индивидуальные предприниматели и организации обязаны передавать данные о платежах в ФНС. При этом не имеет значения, каким способом производилась оплата за товары и услуги — наличными или безналичными средствами.
Для передачи информацию обычно используется онлайн-касса со встроенным фискальным накопителем. Так называется специальное оборудование, в функции которого входит хранение и обработка сведений о совершенных транзакциях. Эти данные передаются обслуживающему оператору. Именно он направляет сведения об операциях в ФНС. По требованию законодательства ИП и ООО обязаны самостоятельно заключать договор с оператором.
10 февраля 2023, 13:15
922 просмотра
ФН — это небольшой чип, который устанавливают в кассовом оборудовании. Он собирает информацию по платежам, а онлайн-касса, к которой он подключен, передает ее в налоговую. Работать без него нельзя.
15 или 36?
Срок использования ФН зависит от вида бизнеса, условий и налогообложения.
На 15 месяцев:
Обязаны:
- Продавцы подакцизных товаров
Могут:
- ИП и организации на ОСНО
- ИП и организации, которые работают сезонно
- Для тех, кто работает в автономном режиме, то есть без подключения к интернету
- Платежные агенты и субагенты
На 36 месяцев:
Обязаны:
- ИП на патенте
- ИП и организации на УСН и ЕСХН
- ИП и организации, которые оказывают услуги
Могут:
- ИП и организации на ОСНО
- Для тех, кто работает в автономном режиме
- ИП и организации, которые работают сезонно
- Платежные агенты и субагенты
Модели и их ФФД
Помимо сроков использования, главное отметить модель: ФН-1.0, ФН-1.1М и ФН-1.2. Модель 1.0 уже никто не использует, она считается устаревшей, и ее можно было устанавливать до августа 2021 года. Это важно учитывать при выборе, так как многие предприниматели закупают подобные гаджеты впрок, а на деле их уже нельзя применять.
ФН-1.1М поддерживает все форматы передачи данных: 1.0, 1.05, 1.1, 1.2. Модель стоит выбирать исходя из того, какое кассовое ПО компания использует. Кстати, к 2023 году абсолютно все должны были перейти на формат 1.2. Он позволяет выводить из оборота маркированную продукцию.
Модель ФН-1.2 — новая. Она поддерживает ФФД: 1.05, 1.1 и 1.2.
Блокировка, проверка ФН и его замена
Фискальный накопитель может заблокироваться самостоятельно. Это может произойти в том случае, если:
- Закончился срок службы ФН.
- Информация о платежах не поступает в налоговую более 30 дней. Например, это может случиться, если кассовое оборудование сломалось или нет стабильной интернет-связи.
- Заполненная память у ФН.
- Смена была закрыта не вовремя. Это указывает на нарушение, и ФН блокируется.
Чтобы все снова работало, следует заменить ФН:
- Перед этим нужно проверить срок службы, а также заводской номер ФН на сайте ФНС.
- В личном кабинете (на сайте ФНС) заполните заявление о перерегистрации кассы.
- Установите новый ФН.
- В личном кабинете на сайте ФНС перерегистрируйте фискальный накопитель и ККТ.
А что делать, если у вас несколько каналов продаж, и ФН заблокировались на некоторых из них? Менять и ждать, когда ваше заявление примут в ФНС. Как быть? Для того, чтобы все работало, несмотря ни на что, можно установить омни-кассу со встроенным ФН от LIFE PAY.
Омни-кассу удобно разместить в торговой точке. На нее будет поступать информация о платежах из интернет-магазина и с разъездной торговли. Так можно сэкономить — можно не покупать отдельные фискальные накопители для всех каналов продаж
Нюансы, экономия и выгода
При выборе важно помнить о сфере бизнеса, налогообложении и о нюансах. Например, если вы торгуете подакцизными товарами, то вы имеете право использовать ФН исключительно сроком на 15 месяцев.
А если вы можете использовать ФН на 15 и на 36 месяцев, то можно промахнуться с выгодой. Мы посчитали:
Цена ФН на 15 мес. — около 10 000 ₽.
Цена ФН на 36 мес. — около 15 000 ₽.
За 3 года работы понадобиться: ОДИН ФН на 36 мес. за 15 000 ₽ или ТРИ ФН на 15 мес. за 30 000 ₽. (10*3 = 30). Хорошо, в таком случае у вас еще останется срок в 9 мес для использования, но это не перекрывает выгоду.
Однако, важно помнить, что память у ФН может закончиться раньше срока. Например, вы купили ФН на 36 месяцев, а его память заполнилась за год. Придется ставить новый. Объем памяти у накопителей — около 250 тысяч записей, как для ФН на 15 мес., так и для ФН на 36 мес. То есть ее хватит примерно на 250 000 продаж.
За сколько память закончится у накопителя на 36 месяцев? Производим нехитрые расчеты: количество записей делим на количество дней за 3 года:250 000 / (365*3) = 228 продаж в день.
Для некоторых сфер (например, для крупного многоканального бизнеса) число продаж в день может быть в несколько раз больше. То есть объем ФН заполнится быстрее, чем закончится срок его действия по закону. Поэтому логичнее рассмотреть покупку ФН на 15 месяцев — выйдет дешевле.
Кстати, клиентский сервис LIFE PAY предупреждает своих клиентов о том, когда необходимо заменить фискальный накопитель, а также о нововведениях в законодательстве, которые могут повлиять на текущую работу.
Как еще можно сэкономить?
Со сроками понятно. А как еще можно сэкономить? Можно установить одну омни-кассу, которая будет формировать чеки со всех каналов продаж. Вот, как это работает.
Например, вы — собственник небольшого магазина по реализации одежды российских дизайнеров. У вас два шоу-рума, которые работают с двумя онлайн-кассами, в каждой из которых должен находиться фискальный накопитель по закону (2 кассы + 2 ФН). А еще у вас работает 3 курьера, которые развозят заказы клиентам из интернет-магазина. Каждый из них принимает оплаты на смарт-терминале с ФН (3 смарт-терминала + 3 ФН). И, собственно, интернет-магазин, который фискализирует платежи через облачную кассу. Сумма за кассовое оборудование выходит колоссальная. Как быть?
Омни-касса от LIFE PAY позволит сократить издержки и фискализировать платежи со всех каналов: из торговой точки, доставки и онлайн-магазина. То есть вам нужна одна касса и ОДИН ФН. Да, для второго шоу-рума комплект оборудования придется покупать снова — ФН должен находиться в точке продаж. Но 2 кассы и 2 ФН против 5 комплектов (плюс еще облачная фискализация для онлайн-магазина) — выходит существенная экономия!
Какие еще есть подводные камни?
Если у вас возникла необходимость поменять банк-эквайер, а кассу, которой вы пользуетесь, предоставляет ваш текущий банк, то ее придется вернуть. В новом банке-эквайере вы можете получить другую кассу, но и ФН тоже нужно будет устанавливать новый. ФН привязывается к номеру кассы. Новое оборудование означает новый номер, а значит, и новый фискальный накопитель.
С LIFE PAY вы можете менять банк-эквайер в личном кабинете, при этом терминал, который у вас в аренде, вы можете не сдавать. Тем самым вы становитесь независимы от условий банков, а при смене эквайера не попадаете на лишние траты. Клиентский сервис LIFE PAY поможет все настроить и проконсультирует по работе с техникой и программой.
Подписывайтесь на наши новостные
рассылки,
а также на каналы
Telegram
,
Vkontakte
,
Яндекс.Дзен
чтобы первым быть в курсе главных новостей Retail.ru.
Добавьте «Retail.ru» в свои источники в
Яндекс.Новости
Зачем нужен фискальный накопитель: что это такое, как выбрать необходимый, замена и штрафы. Рассказываем как работать без онлайн-кассы.
Зачем нужен фискальный накопитель и как с ним работать
54-ФЗ требует от предпринимателей передавать данные о платежах физических лиц (наличными, электронными деньгами и при эквайринге) в налоговую инспекцию. Для этих целей необходимо установить онлайн-кассу, так называют кассовый аппарат с выходом в интернет и фискальным накопителем (ФН).
Фискальный накопитель – запоминающее устройство, которое хранит информацию о всех совершенных через кассовый аппарат операциях. В качестве информации записываются дата и время продажи, сумма покупки, наименование товара и его количество. Именно в ФН происходит формирование специального кода и подпись каждого пробитого чека, который дальше передается оператору фискальных данных. После чего происходит шифрование данных.
Чем отличается ФН от ОФД?
Важно знать, что Оператор Фискальных Данных не выполняет функции фискального накопителя!
ОФД — это компания-посредник, которая передает данные о платежах физических лиц в налоговую инспекцию. Все предприниматели обязаны самостоятельно заключить договор с одним из ОФД — это требование 54-ФЗ.
ОФД обрабатывает поступившую информацию, передает её в ФНС и направляет на онлайн-кассу предпринимателя специальный сигнал, который подтверждает, что процедура выполнена успешно.
Если фискальный накопитель не выходит на связь с налоговой более тридцати дней (например, из-за отсутствующего подключения к интернету), запоминающее устройство блокируется. Оно автоматически продолжит работу, когда сеть появится.
Чем отличаются фискальные накопители?
Период действия ФН — 13, 15 или 36 месяцев. Выбор накопителя зависит от режима налогообложения и особенностей работы предприятия.
Кроме срока службы накопители ограничены объемом памяти, так накопители со сроком службы в 13 месяцев способны хранить около 220 тысяч записей (примерно 560 чеков в сутки), накопители на 36 месяцев — 500 тысяч записей (примерно 460 чеков в сутки). Оставшееся место можно контролировать через сервисное меню или по номеру чека.
Также налоговая служба не зарегистрирует онлайн-кассу без фискального накопителя соответствующего типа. Предприниматель, который работает с незарегистрированной кассовой техникой, рискует получить штраф — от 1,5 тыс. до 3 тыс. рублей для ИП и от 5 тыс. до 10 тыс. рублей для юрлиц. Хотя в обоих случаях можно «отделаться» предупреждением — решение остается за инспектором.
Как выбрать фискальный накопитель
Чем больше срок службы устройства, тем оно дороже. В среднем цена колеблется в пределах 6–12 тыс. рублей. Приобрести фискальные накопители можно только у производителей, включенных в официальный реестр налоговой службы.
Сделать это обязаны все предприниматели, даже те, кто арендует онлайн-кассу. По закону запоминающее устройство должно находиться в собственности.
Выбор накопителя зависит от системы налогообложения и типа реализуемого товара или оказываемых услуг.
Налоговые режимы и деятельность компаний, которым подходит накопитель сроком работы 36 месяцев:
-
ИП и ООО, оказывающие любые услуги населению;
-
ИП с патентной системой;
-
ИП и ООО на УСН и ЕСХН;
Накопители в 15 месяцев могут использовать следующие категории предпринимателей:
-
ИП и ООО на специальных режимах, продающие подакцизные товары;
-
ИП и ООО, работающие на нескольких режимах, один из которых ОСН;
-
ИП и ООО, работающие в местах, удаленных от сетей связи — подобные списки утверждаются местным органами власти;
-
платёжные агенты;
Когда менять фискальный накопитель
Замена фискального накопителя проводится в двух случаях:
-
Закончился срок действия устройства. По истечении срока годности запоминающее устройство блокируется, хотя онлайн-касса предупредит об этом дважды — за тридцать дней и за три дня.
-
Закончилась память устройства, о чем также будет соответствующее предупреждение.
Работа с накопителем, у которого вышел срок регистрации или закончилась память, может привести к штрафу: от 1500 до 3000 рублей для ИП и от 5000 до 10 000 рублей для юрлиц
Во сколько обойдется замена фискального накопителя
Замена ведет к покупке нового накопителя. После замены необходимо выполнить регистрацию в налоговом органе. Для этого необходимо лично явиться в ближайшее отделение налоговой инспекции.
Возможна регистрация через личный кабинет налогоплательщика, для этого понадобится квалифицированная электронная подпись. В случае ее отсутствия будьте готовы отдать дополнительно около 1500 рублей.
Как работать без онлайн-кассы и фискального накопителя
Клиенты Robokassa, принимающие безналичные платежи и подключившие сервис «Робочеки», могут обойтись без фискального накопителя и онлайн-кассы в целом. В этом случае Robokassa выступает в роли платежного агента и работает от имени предпринимателя — организует весь процесс, связанный с эквайрингом, пробитием чеков и передачей информации о них в ФНС. Так, предпринимателю не нужно приобретать кассовое оборудование с ФН. За его замену и обслуживание отвечают специалисты Robokassa.