Это информация на материальном носителе с реквизитами позволяющими его однозначно идентифицировать

Понятие о документе

Терминология, используемая при работе с документами закреплена в ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Термины «документированная информация» и «документ» в ГОСТе рассматриваются так:

документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

документированная информация: Структурированная информация, зафиксированная на носителе.

Реквизит — «обязательный элемент оформления официального документа» («дата», «подпись», «печать», «текст документа» и др.).

Управленческая документация подразделяется на отдельные системы. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Понятие «документ» используется во всех сферах общественной деятельности. Почти каждая отрасль знания дает свое толкование этого термина. К сожалению, до настоящего времени среди специалистов в области документоведения, библиотековедения, информатики и др. сфер нет единства в понимании понятия «документ», не смотря на наличие ряда законодательных и официальных определений. В зависимости от того какая отрасль знания дает это определение, преобладает какой-то один аспект (правовой, управленческий, исторический) и само понятие «документ» определяют различным образом, хотя информационная его сущность очевидна. Эволюция понятия «документ», которое дает документоведение:

Таким образом, в последнее время происходит перенос смысловой нагрузки в определении «документа» с материальной составляющей на информационную.

Официальное толкование данного термина дает ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термина и определения».

В настоящем Федеральном законе используются следующие основные понятия:

1) информация — сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления;

2) информационные технологии — процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов;

3) информационная система — совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств;

4) информационно-телекоммуникационная сеть — технологическая система, предназначенная для передачи по линиям связи информации, доступ к которой осуществляется с использованием средств вычислительной техники;

5) обладатель информации — лицо, самостоятельно создавшее информацию либо получившее на основании закона или договора право разрешать или ограничивать доступ к информации, определяемой по каким-либо признакам;

6) доступ к информации — возможность получения информации и ее использования;

7) конфиденциальность информации — обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия ее обладателя;

предоставление информации — действия, направленные на получение информации определенным кругом лиц или передачу информации определенному кругу лиц;

9) распространение информации — действия, направленные на получение информации неопределенным кругом лиц или передачу информации неопределенному кругу лиц;

10) электронное сообщение — информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети;

11) документированная информация — зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель;

11.1) электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

(п. 11.1 введен Федеральным законом от 27.07.2010 N 227-ФЗ)

12) оператор информационной системы — гражданин или юридическое лицо, осуществляющие деятельность по эксплуатации информационной системы, в том числе по обработке информации, содержащейся в ее базах данных;

13) сайт в сети «Интернет» — совокупность программ для электронных вычислительных машин и иной информации, содержащейся в информационной системе, доступ к которой обеспечивается посредством информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» (далее — сеть «Интернет») по доменным именам и (или) по сетевым адресам, позволяющим идентифицировать сайты в сети «Интернет»;

(п. 13 введен Федеральным законом от 28.07.2012 N 139-ФЗ, в ред. Федерального закона от 07.06.2013 N 112-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

14) страница сайта в сети «Интернет» (далее также — интернет-страница) — часть сайта в сети «Интернет», доступ к которой осуществляется по указателю, состоящему из доменного имени и символов, определенных владельцем сайта в сети «Интернет»;

(п. 14 введен Федеральным законом от 28.07.2012 N 139-ФЗ)

15) доменное имя — обозначение символами, предназначенное для адресации сайтов в сети «Интернет» в целях обеспечения доступа к информации, размещенной в сети «Интернет»;

(п. 15 введен Федеральным законом от 28.07.2012 N 139-ФЗ)

16) сетевой адрес — идентификатор в сети передачи данных, определяющий при оказании телематических услуг связи абонентский терминал или иные средства связи, входящие в информационную систему;

(п. 16 введен Федеральным законом от 28.07.2012 N 139-ФЗ)

17) владелец сайта в сети «Интернет» — лицо, самостоятельно и по своему усмотрению определяющее порядок использования сайта в сети «Интернет», в том числе порядок размещения информации на таком сайте;

(п. 17 введен Федеральным законом от 28.07.2012 N 139-ФЗ)

18) провайдер хостинга — лицо, оказывающее услуги по предоставлению вычислительной мощности для размещения информации в информационной системе, постоянно подключенной к сети «Интернет»;

(п. 18 введен Федеральным законом от 28.07.2012 N 139-ФЗ)

19) утратил силу. — Федеральный закон от 29.12.2022 N 572-ФЗ;

(см. текст в предыдущей редакции)

20) поисковая система — информационная система, осуществляющая по запросу пользователя поиск в сети «Интернет» информации определенного содержания и предоставляющая пользователю сведения об указателе страницы сайта в сети «Интернет» для доступа к запрашиваемой информации, расположенной на сайтах в сети «Интернет», принадлежащих иным лицам, за исключением информационных систем, используемых для осуществления государственных и муниципальных функций, оказания государственных и муниципальных услуг, а также для осуществления иных публичных полномочий, установленных федеральными законами;

(п. 20 введен Федеральным законом от 13.07.2015 N 264-ФЗ)

21) — 22) утратили силу. — Федеральный закон от 29.12.2022 N 572-ФЗ.

(см. текст в предыдущей редакции)

Пункт 1. Документ и правовой акт.
Основные типы правовых актов, включаемых
в СПС.

Решения, правовые установления
конкретного человека, особенно когда
он является должностным лицом, должны
быть зафиксированы независимым для
него образом и сохранены в неизменном
виде. Этой цели и служит документ,
выступающий объективной поддержкой в
отношениях между людьми.

Документ— это информация на
материальном носителе с реквизитами,
позволяющими его однозначно
идентифицировать.

Для темы права наиболее важным видом
документов является письменный документ
на бумажном носителе. С появлением
письменности и изобретением бумаги
именно бумажный документ стал, и по сей
день является, главным способом фиксации
всех правовых установлений и управленческих
решений.

Характеристики документа:

1) Информация, т.е. содержание документа.Все правовые документы являются
письменными документами, т.е. написанными
на языке, понятном другим людям.
Информационное содержание — это главное,
что есть в документе.
2)Материальный
носитель, на котором сохранена
информация. Материальный носитель
выступает формой по отношению к содержанию
документа. Он безразличен к содержанию
документа. Несмотря на свою формальность,
вторичность материальный носитель
также имеет особое значение — он определяет
технологические возможности для
оперирования, хранения документа,
передачи его содержания другим людям.

3) Реквизиты идентификации документа.
Одним из главных реквизитов является
подпись того лица, чье правовое
установление содержится в документе.
Это может быть подпись гражданина,
например, на договоре, или подпись
должностного лица на приказе. Именно
подпись (а также некоторые дополнительные
реквизиты, например, печать) делают
документ документом.

Правовой акт— это документ:

1. устанавливающий или изменяющий правовые
   нормы (нормативный правовой акт);

2. устанавливающий или изменяющий права,
   обязанности или ответственность
   каких-либо конкретных лиц (индивидуальный
   правовой акт).

Форма правовых актов достаточно важна
и устанавливается в ряде случаев
законодательством РФ, а в ряде случаев
закрепляется практикой.

В целях удобства чтения и единообразия
понимания правовых актов юридической
практикой закрепляются требования к
структуре правовых актов, используемой
нормативной терминологии и др. Правовой
акт, составленный не по форме, может
быть признан юридически недействующим.

Правовые акты принимаются (издаются)
лицами, которые обладают соответствующей
правомочностью (компетентностью).
Правовой акт, изданный за пределами
компетенции, будет признан незаконным.
Особую важность имеют правовые акты,
издаваемые органами государственной
власти.

Основные типы правовых актов, включаемых
в СПС:

1. международно-правовые акты – это
   международные договоры и акты
   международных организаций, содержащие
   нормы международного права;

2. нормативные правовые акты – это акты,
   устанавливающие, изменяющие или
   отменяющие правовые нормы;

3. разъяснения нормативных правовых
   актов;

4. организационно-распорядительные акты
   – относятся к индивидуальным правовым
   актам и содержат организационно-распорядительные
   предписания: о выполнении тех или иных
   действий, обязательных для исполнения
   конкретными лицами; об установлении,
   изменении, прекращении прав, обязанностей,
   ответственности конкретных лиц;

5. судебные акты (судебная практика) –
   издаются судебными органами и представляют
   собой судебные решения;

6. локальные нормативные акты – это, как
   правило, акты организаций, принимаемые
   по вопросам внутренней деятельности
   этих организаций, а также акты
   саморегулирующихся общественных
   организаций;

7. нормативно-технические акты – это
   акты, содержащие требования, правила,
   нормативы и другие нормы, установленные
   для определенных видов технической
   деятельности и определенных видов
   продукции.

При работе с ИПС пользователь обязательно
столкнется с документами, которые хоть
и изданы органами государственной
власти, но не являются правовыми актами.

Например:
информационные документы (сообщения,
доклады, отчеты и тому подобное),
управленческие документы (сопроводительные
документы) и методические (рекомендательные)
документы. Основной признак информационных
и управленческих документов — отсутствие
норм, распоряжений, указаний и положений,
обязательных для выполнения кем-либо.

Пункт 2. Правовая норма

Правовая норма– это общеобязательное
правило поведения, предназначенное для
неоднократного применения и относящееся
к неиндивидуализированному кругу лиц.

Постановление Государственной Думы
РФ от 11.11.96 № 781-II ГД: «Правовая норма
— общеобязательное государственное
предписание постоянного или временного
характера, рассчитанное на многократное
применение».

Три существенные характеристики,
содержащиеся в определении правовой
нормы:

1. Обязательность выполнения правовых
   норм, которая обеспечивается
   государственным принуждением. Принуждение
   заключается, как правило, в том, что при
   нарушении установленных правил
   применяются санкции; если нет санкций,
   правовая норма может «повиснуть в
   воздухе», т.е. не выполняться.

2. Неоднократное применение. О правовой
   норме говорят, что она не исчерпывается
   ее применением. Правовая норма должна
   будет применяться всякий раз при
   возникновении определенных обстоятельств.

3. Неиндивидуализированный круг лиц,
   которые обязаны выполнять правило.
   Это означает, что правовая норма касается
   круга лиц, который заведомо заранее не
   известен.

Пункт 3. Нормативные правовые акты

Нормативный правовой акт— это
письменный официальный документ,
принятый (изданный) в определенной форме
правотворческим органом в пределах его
компетенции и направленный на установление,
изменение или отмену правовых норм.

Нормативные правовые акты издаются в
определенной форме и в установленном
порядке. Например, форма, порядок
подготовки и принятия, а также порядок
государственной регистрации нормативных
правовых актов федеральных органов
исполнительной власти установлены
постановлением Правительства РФ «Об
утверждении Правил подготовки нормативных
правовых актов федеральных органов
исполнительной власти и их государственной
регистрации» от 13.08.97 № 1009.

Нормативные правовые акты подлежат
обязательному официальному опубликованию
(за исключением сведений, составляющих
государственную тайну) и вступают в
силу в строго определенном порядке (см.
об этом подробнее п.2.2.2, 2.2.3).

Пользователю ИПС при анализе норм,
содержащихся в нормативных правовых
актах, следует принимать во внимание
разъяснения, данные в связи с
применением нормативных правовых актов.
Ненормативные разъяснения адресуются
органами власти конкретным лицам
(обратившимся с запросом) и содержат
разъяснения о применении нормативных
правовых актов в данном конкретном
случае.

Пункт 5. Юридическая сила правовых
актов

Наличие юридической силы правового
акта говорит о том, что, во-первых, данный
акт действует и, во-вторых, обладает
обязательным регулирующим воздействием
в отношении лиц, на которых он
распространяется. Правовой акт обладает
юридической силой, если содержит правовую
норму (нормы) или директивное предписание
(предписания), которые обязательны для
выполнения кем-либо. В зависимости от
юридической силы один правовой акт
может быть главнее другого, т.е. нормы
первого правового акта следует применять
в приоритетном порядке.

Юридическая сила правового актапоявляется с определенного момента (со
дня вступления в силу правового акта)
и прекращается с определенного момента
(со дня утраты силы правового акта). В
период между датой вступления и датой
утраты силы правовой акт считается
действующим, т.е. обладающим юридической
силой.

Для правильного понимания правового
акта и, соответственно, для правильного
его применения пользователю ИПС
необходимо выяснить: какова же юридическая
сила правового акта и каково, соответственно,
правовое значение данного правового
акта в регулировании тех или иных
отношений.

Анализ юридической силы конкретного
правового акта предполагает получение
ответа на следующие вопросы:

1. каковы тип правового акта и вытекающее
   из этого правовое значение акта;

2. каков уровень юридической силы правового
   акта по отношению к другим правовым
   актам;

3. во взаимосвязи с какими другими актами
   следует рассматривать и применять
   данный правовой акт;

4. на какие правоотношения и на каких лиц
   распространяется действие правового
   акта;

5. когда вступают в силу правовые нормы
   или директивные предписания, содержащиеся
   в данном правовом акте, или когда они
   прекращают свое действие

Дата вступления в силу
тех или иных актов определяется в
соответствии с определенным порядком,
установленным законодательством. Дата
утраты силы правового
акта зависит от наступления определенных
событий:

• отмены правового акта;

• утраты силы всех правовых норм,
  содержащихся в нормативном правовом
  акте;

• исполнения (или отмены) всех предписаний,
  содержащихся в организационно-распорядительном
  документе, индивидуальном правовом
  акте.

Правовой акт считается
действующим,
если содержит хотя бы одну не утратившую
силу правовую норму или хотя бы одно не
утратившее силу (неисполненное)
организационно-распорядительное
предписание.

Пользователь информационных правовых
систем получает исчерпывающую информацию
о вступлении в силу, действии или
прекращении действия правовых актов.
Для этого существуют следующие средства
информирования:

1. Статус документа;

2. Информационное сообщение – при входе
   в правовой акт пользователь получает
   оперативную информацию, сообщающую об
   изменении юридической силы документа;

3. Примечание в начале текста правового
   акта – при изменении юридической силы
   документа в текст правового акта
   вносится примечание.

Правовой акт применяется к правоотношениям,
возникающим после его принятия, если
иное прямо не установлено в правовом
акте. Не допускается обратная сила
правовых актов, ущемляющих права,
свободы, интересы граждан по сравнению
с существующим уровнем этих прав и
свобод.

Из двух актов, обладающих равной
юридической силой, принятых по одному
вопросу, или противоречащих друг другу,
применяется акт, принятый позднее.
Данное правило явно не сформулировано
в законодательных актах, но применяется
повсеместно, поскольку закрепилось в
юридической практике.

Если один и тот же предмет регулируют
одновременно общая и специальная нормы
(содержащиеся в одном или разных правовых
актах), применяется норма, имеющая более
специальный характер. При противоречии
общей нормы и специальной нормы в первую
очередь применяется специальная норма.

Иерархия правовых актов

Правило иерархии правовых актов
заключается в следующем: акты более
низкого уровня не должны противоречить
актам более высокого уровня, т.е. акты
более высокого уровня обладают большей
юридической силой.

Пункт 5. Правомочность
(компетентность) органов государственной
власти по изданию правовых актов

При ознакомлении и анализе содержания
правовых актов пользователю ИПС нужно
обязательно обращать внимание на то,
каким органом государственной власти
издан данный акт. Компетенция органа
государственной власти (т.е. его
правомочность) предопределяет правовое
значение акта. (Например, постановление
Правительства России имеет обязательный
характер для всех граждан России, а
постановление муниципального совета
имеет силу только на территории
муниципального округа). Кроме того,
правовой акт, изданный за пределами
компетенции того или иного органа, может
быть признан юридически недействительным.

Правомочность органов государственной
власти предопределяет уровень иерархии
правовых актов и наличие соответствующей
данному правовому акту юридической
силы.

Для анализа юридической силы правовых
актов целесообразно знать правомочность
конкретного органа государственной
власти и представлять себе систему
органов государственной власти РФ в
целом.

Пункт 6. Идентификация и классификация
правовых актов в правовой ИС

Для того, чтобы пользователь мог успешно
работать с огромным количеством
документов, включённых в состав базы
СПС, необходимо предварительно
систематизировать. С этой целью в
информационных справочных системах
применяются различные способы
идентификации и классификации правовых
актов.

Информационные аспекты систематизации
законодательства отличаются от правовых
аспектов систематизации законодательства.

Средством идентификации документа в
СПС являются его реквизиты.Набор
из нескольких обязательных реквизитов
однозначно идентифицирует документ и
позволяет отличать данный документ от
других документов. Реквизиты документа
являются также средством поиска документа
в информационно-правовой системе.

Обязательные реквизиты
документа:
номер, дата, вид, орган, наименование.

Дополнительные реквизиты: дата
вступления в силу, признак
действующий/недействующий; место
опубликования документа и т.п.

Перечень реквизитов (или
атрибутов документа) в информационно-справочных
правовых системах часто называется
электронной карточкой
документа.

С целью систематизации
правовых актов в ИПС используются
несколько видов классификации:

• тематическая (предметная) классификация
  (классификация по отраслям права) –
  это классификация по отраслям
  законодательства или по проблематике
  правовых актов. Существует тематический
  классификатор правовых актов, который
  утвержден Указом Президента РФ от
  15.03.2000 № 511 и рекомендован к использованию
  государственными органами в целях
  классификации правовых актов;

• классификация по правовому
  статусу, то есть по типу документа
  (выделяются следующие типы документов:
  нормативный правовой акт, международный
  правовой акт, разъяснение правовых
  актов, ответ на частный вопрос,
  организационно-распорядительный
  документ, судебная практика, информационный
  документ, сопроводительный документ,
  рекомендации, нормативно-технический
  акт);

• классификация по признаку
  действующий/недействующий – этот
  признак фиксирует наличие юридической
  силы правового акта в данный период
  времени, т.е. определяет, действует или
  не действует данный правовой акт.
  Понятно, что с течением времени акт
  действующий может быть отменен и
  становится недействующим и т.д. Есть
  документы, которые не имеют характеристики
  действия, например: сопроводительные
  и информационные документы..

Пользователю ИПС при использовании
классификационных признаков правовых
актов следует учитывать специфику
данного способа систематизации — он
носит в определенной мере субъективный
характер. Если значение реквизитов
(например, даты, номера и др.) правового
акта не зависит от чьего-либо мнения,
то классификация правовых актов
определяется точкой зрения разработчиков
ИПС. Понятно, что в таких условиях
единообразного подхода к классификации,
устраивающей как разработчика, так и
пользователя, достичь трудно. Поэтому
пользователю при работе с ИПС следует
познакомиться и учитывать ту логику
классификации, которой придерживается
разработчик ИПС.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Методические рекомендации
по электронному копированию архивных документов
и управлению полученным информационным массивом

ОПРЕДЕЛЕНИЯ

Архивный документ – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства.

Документ на компакт-диске – документ, носителем которого является компакт-диск типов CD-ROM, CD-RW, CD-R, DVD, DVD-R.

Единица хранения электронного фонда пользования – физически обособленный носитель (DVD, СD, HDD – диск и т.п.) с записью части электронного документа, одного или нескольких электронных документов.

Единица учета электронного фонда пользования – файл или совокупность файлов, составляющих образ дела, за единицу измерения файла принимается байт (Мб, Гб, Тб).

Компакт-диск – оптический диск, в котором слой для записи информации располагается на одной поверхности подложки и данные считываются с помощью светового луча.

Компакт-диск с однократной записью информации (CD-R) – внешний носитель информации, записываемый оптический диск, на котором информация может быть записана только однократно. Записанная на диске информация не может быть стерта или заменена на новую.

Компакт-диск незаписываемый (CD-ROM) – внешний носитель информации, оптический диск, на который информация переносится фабричным способом и доступна только для чтения (read-only memory – память «только для чтения»).

Компакт-диск с многократной записью информации (CD-RW) – внешний носитель информации, записываемый оптический диск, на котором возможны многократное стирание и многократная запись информации.

Конвертация – процесс перемещения документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой. ГОСТ 15489-1–2007 «Управление документами. Общие требования».

Контейнер – ящик, коробка или картонная коробка, используемые для хранения и перевозки материалов для записи.

Копия первого поколения (дубликат; рабочая копия) – цифровая копия архивного документа, полученная методом компьютерного преобразования мастер-копии.

Согласно ГОСТ 6.10.4–84. «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения»: Дубликатами документа на машинном носителе являются все более поздние по времени, аутентичные по содержанию записи документа на машинном носителе и содержащие указание, что эти документы являются дубликатами.

Копия №№ поколения – цифровая копия архивного документа, полученная методом компьютерного преобразования копии первого поколения (дубликата).

Согласно ГОСТ 6.10.4–84. «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения»: Копиями документа на машинном носителе или машинограммы являются документы, переписанные с подлинника или дубликата документа на машинном носителе или машинограммы на другой носитель информации, аутентичные по содержанию и содержащие указание, что эти документы являются копиями.

Мастер-копия – «идеальная» копия, сделанная с подлинника документа, эталон. В терминах данных методических рекомендаций – первая цифровая копия (копия-оригинал, подлинник), сделанная с подлинника архивного документа и не подвергавшаяся никакой обработке, в том числе многократной перезаписи (миграции, репликации) на другой носитель информации. Мастер-копия является неприкосновенной и не предназначена для использования.

Согласно ГОСТ 6.10.4–84. «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения»: подлинником документа на машинном носителе является первая по времени запись документа на машинном носителе, содержащая указание, что этот документ является подлинником.

Метаданные – данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов и управление документами в течение времени. ГОСТ 15489–1–2007 «Управление документами. Общие требования».

Миграция цифровой информации – процесс периодического переноса цифровых материалов с одной аппаратно-программной конфигурации на другую, или с одного поколения компьютерных технологий на следующее (перевод в другой формат, из одной операционной системы в другую, с одного языка программирования на другой и пр.) с сохранением всех исходных функциональных характеристик, обеспечивающий долговременный доступ к цифровым объектам независимо от смены технологий. В настоящее время общепризнано, что миграция является неотъемлемой функцией цифровых архивов.

Согласно ГОСТ 15489–1–2007 «Управление документами. Общие требования»: Миграция – действие по перемещению документов из одной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования.

Носитель информации – материальный объект, в том числе физическое поле, в котором информация находит свое отображение в виде символов, образов, сигналов, технических решений и процессов, количественных характеристик физических величин.

Обеспечение сохранности – процессы и операции по обеспечению технической и интеллектуальной аутентичности документов в течение времени. ГОСТ 15489-1–2007 «Управление документами. Общие требования».

Обновление – метод сохранения цифровой информации, предполагающий копирование на такой же носитель (предотвращает утрату цифровых материалов в случае физического старения носителя).

Оптический диск – выполненный в форме диска оптический накопитель, в котором запись и считывание данных осуществляется лазером при помощи луча света.

Оптический диск (DVD) – внешний носитель информации, в котором один или более слоев для записи информации располагаются между подложками и данные считываются с помощью светового луча. Имеет в несколько раз больший, чем CD, объем записываемых данных.

Оптический диск с однократной записью информации (DVD-R) – внешний носитель информации. Имеет в несколько раз больший, чем CD-R, объем записываемых данных.

Особо ценный документ – документ, имеющий непреходящую культурно-историческую, научную ценность, а также особую важность для общества и государства, находящийся на особом режиме учета, хранения и использования.

Оцифровка (англ. digitization, оцифрование) – описание объекта, изображения или аудио- видеосигнала (в аналоговом виде) в виде набора дискретных цифровых замеров (выборок) этого сигнала/объекта, при помощи той или иной аппаратуры (сканеров, цифровых фотоаппаратов и т.п.), т.е. преобразование документа из традиционной, присущей ему формы, в цифровую (компьютерную) в виде электронного файла (файлов) данных, пригодных для записи на электронные носители.

Результатом оцифровки документов являются – медиафайлы (графические файлы, аудиофайлы, видеофайлы и т.п.), которые могут быть воспроизведены различными цифровыми устройствами.

Оцифрованный документ – документ, полученный в результате конверсии бумажных и других аналоговых документов в цифровую форму.

Первичное средство хранения (первичная упаковка) – папка, конверт, коробка, футляр, кожух, предназначенные для физической защиты CD (DVD и т.п.) от механических повреждений.

Рабочая копия (копия первого поколения, дубликат) – цифровая копия, сделанная с мастер-копии и предназначенная для использования в различных целях.

Регистрация – действие по присвоению документу уникального идентификатора при его вводе в систему. ГОСТ 15489-1–2007 «Управление документами. Общие требования».

Репликация – метод сохранения цифровой информации, предполагающий создание одной или нескольких полных копий (клонов) цифровых материалов. Репликация требует специальных мероприятий по поддержке всех копий в актуальном состоянии.

Режим хранения – совокупность температурно-влажностных и санитарно-гигиенических условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов на различных носителях, и контроль за их выполнением.

Сканер, иногда сканнер (англ. scanner, от scan – пристально разглядывать, рассматривать): в общем смысле – устройство или программа, осуществляющие сканирование, т.е. исследование объекта, наблюдение за ним или считывание его параметров.

Сканер изображений – устройство для считывания двумерного (плоского) изображения и представления его в растровой электронной форме. После этого возможна программная обработка полученных данных с целью распознавания сканированного текста или векторизации графики.

Сканирование – процесс оцифровки аналогового изображения (документ на бумажном носителе, фотоотпечаток, документ на прозрачном носителе (пленке, стекле), и т.п.) посредством специального устройства – сканера. Сканирование – то же, что оцифровка.

Уникальный документ – особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и/или внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения юридического значения и /или автографичности.

Управление документами – совокупность действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях, осуществляющих деловую деятельность планомерно и эффективно, в целях доказательства проведения деловых (управленческих) операций. ГОСТ 15489-1–2007 «Управление документами. Общие требования».

Фонд пользования – совокупность копий архивных документов, выполненных на различных материальных носителях (микрофиши, микрофильмы и электронные носители) и предназначенных для использования с целью обеспечения сохранности подлинников архивных документов.

Цифровой документ – зафиксированная на цифровом носителе информация, которая записывается, сохраняется, передается и представляется в приемлемой для человека форме с помощью цифровых технологий и устройств.

Электронный фонд пользования – 1) структурированный массив электронных (оцифрованных) копий архивных документов, размещенных в хранилище (на цифровых носителях); 2) система электронных (оцифрованных) копий архивных документов, информационно идентичных (адекватных) подлинникам, к которым создана необходимая поисковая система и существует возможность их электронного или принтерного копирования.

Электронная копия документа – копия, изготовленная в цифровой форме. ГОСТ 7.48–2002. «Консервация документов. Основные термины и определения».

Эмуляция – метод сохранения цифровой информации, предполагающий создание образа исходного материала на другом носителе с сохранением всех функциональных характеристик (например, эмуляция CD-ROM на жёстком диске, или части информации жесткого диска на CD-ROM). Согласно ГОСТ 15971–90. «Системы обработки информации. Термины и определения», эмуляция – это имитация функционирования одного устройства посредством другого устройства или устройств вычислительной машины, при которой имитирующее устройство воспринимает те же данные, выполняет ту же программу и достигает того же результата, что и имитируемое. Эмуляция направлена на сохранение функциональности информационной системы, а не документов как доказательства.

Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

 Каждый документ состоит из ряда составляющих его элемен­тов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» закрепляет следую­щее определение:

Реквизит документа — обязательный элемент оформления официального документа.

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного до­кумента. Для многих документов число реквизитов строго огра­ничено. Для ряда документов число и состав реквизитов уста­новлены законодательными и нормативными актами. Но в лю­бом случае, как следует из определения, информация, зафикси­рованная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Толь­ко тогда она становится документом.

Документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать ин­формацию и придать ей юридическую силу. В настоящее время бесспорность документа также оп­ределяется понятием «юридическая сила документа».

Юридическая сила документа — это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Из этого определения следует, что орган управле­ния или должностные лица, выпускающие документ, обязаны:

• соблюдать при его подготовке действующие нормы зако­нодательства;

• издавать документы только в пределах своей компетен­ции;

• соблюдать действующие в определенное время общегосудар­ственные правила составления и оформления документов. К числу наиболее юридически значимых реквизитов отно­сятся: наименование организации, дата и регистрационный номер документа, подпись, печать, грифы согласования и утверждения.

Для определенных видов документов в действующих правилах оформления разработаны требования к реквизитам, удостоверяющим их юридическую силу.

Для управленческой деятельности юридическая сила докумен­тов чрезвычайно важна, так как означает, что документы могут служить подлинным доказательством заключенной в них инфор­мации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или для круга уча­стников управленческих действий (органов управления, их струк­турных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основы­вают на нем свою деятельность или воздерживаются от нее.

Служебные (управленческие) документы — официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.

Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреж­дения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодейст­вие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они явля­ются основанием для принятия управленческих решений, слу­жат доказательством их исполнения и источником для обобще­ний и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.

В управлении существует разделение труда, которое приводит к тому, что различные специалисты управленческого аппарата или его струк­турные подразделения выполняют разные управленческие функ­ции. Некоторые функции управления являются типовыми, прису­щими любому аппарату управления. К таким функциям относятся, например, прогнозирование и планирование, организационно-распорядительная деятельность, учет и отчетность, финансирова­ние и др. Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступают способом и сред­ством реализации возложение на аппарат управления функций.

Деятельность учреждения оформляется совокупностью определен­ным образом взаимодействующих документов, соответствующих функциям управления и составляющих системы документации.

Система документации — это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Типовые управленческие функции в каждом управленческом аппарате реализуются на основе использования документов, отно­сящихся к различным системам документации.

Соотношение до­кументов из различных систем в делопроизводстве разных учреж­дений и организаций неодинаково, так как зависит от конкретной деятельности того или иного учреждения, его масштабности, места в системе федерального управления и ряда других причин.

В любой организации используются документы, отражающие организационную, распорядительную и исполнительскую деятельность. Их совокупность составляет систему организационно-распорядительной документации. Государственный стандарт определяеторганизационно-распорядительные документы как письменные документы, в которых фиксируются решения админист­ративных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц. Таким образом, система организационно-распорядительной документации в силу своего повсеместного применения имеет большое значение для документирования управленческой деятельности.

Организационно-распорядительные документы (ОРД) классифицируют на три группы:

— организационная документация;

— распорядительная документация;

— информационно-справочная документация.

Также в число ОРД включаются документы по личному составу (кадрам).

Оформление ОРД осуществляется в соответствии с нормами и требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.

Законодательное и нормативно-методическое регулирование делопроизводства

(раздаточный материал)