Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.
Подлинники и копии документов
Подлинник – это документ, создаваемый впервые, уникальный, являющийся первоисточником. Также подлинником официального документа принято считать первый, единичный экземпляр документа.
Любое использование материалов допускается только при наличии этой гиперссылки.
В управленческой практике принято различать документы по степени их подлинности на черновые, беловые, подлинники, копии.
Черновой документ, изготовленный рукописным, машинописным способом или распечатанный с компьютера, отражает работу автора над его содержанием. Он может содержать только текст и не обладает юридической силой.
Беловой документ — это рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.
Документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его достоверность, считается подлинным. Подлинник официального документа — это первый экземпляр документа, обладающий юридической силой.
Копия документа — это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их.
Копия документа может быть факсимильной или свободной. Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки (содержащиеся в подлиннике реквизиты, включая подпись и печать) или часть их, особенности их расположения. Факсимильная копия изготавливается на копировальной технике, с использованием фотографии, аппаратов факсимильной связи, принтеров. Для документов, изготовленных на пишущих машинках, факсимильной копией является второй и последующие экземпляры документов, полученные через копировальную бумагу. Они, как правило, остаются в делах учреждения. Устаревшее название таких копий — отпуск. Свободная копия содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму.
Все виды копий не имеют юридической силы, если они не получили специального удостоверения. Требования к оформлению документов при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.
Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, в соответствии с законом приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется в Российской Федерации на основе лицензии.
Алгоритм создания текста документа. Общие требования к тексту документа. Элементы текста: заголовок, приложения, требования к их оформлению. Унификация текста. Лингвистические особенности текстов служебных документов.
- Математический подход к оценке опционов Блэка-Шоулза
- Предпринимательство – это американизм, искусственно подсаженный в отечественную почву, не соответствующий национальным корням российской жизни и не имеющий ничего общего с российскими национальными ценностями и российскими традициями ведения хозяйства
- Моя будущая профессия – администратор гостиницы (мое будущее)
- Экологические права и обязанности граждан Российской Федерации (экологические запреты)
- Социальное предпринимательство
- Менеджмент в фитнес-индустрии
- Организация безналичного оборота (роль безналичных расчетов)
- Бюджет как финансово-правовой институт
- Характер и карьера ( сущность понятий)
- Воля и самоорганизация (человеческая цивилизация)
- Эффекты восприятия в работе (восприятие информации)
- Насилие в семье: система профилактики, преодоления и регулирования
- Главная
- Правовые ресурсы
- Подборки материалов
- Понятие копии документа
Понятие копии документа
Подборка наиболее важных документов по запросу Понятие копии документа (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Судебная практика
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Статья: Надлежащее заверение копий документов
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2023)В ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденном Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст, предусмотрены порядок и форма заверения копий различных видов документов. В п. 5.26 указано, что отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа). Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N … за … год») и заверяется печатью организации. Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.
Статья: Копии документов как объекты судебной экспертизы: криминалистический и правовой аспекты
(Баринова О.А., Купин А.Ф.)
(«Российский судья», 2019, N 6)Авторами рассматривается вопрос юридической значимости заверенной копии документа, выступающей в качестве доказательства по делу. Приводится понятие «копия документа» и правовой порядок ее заверения организацией и нотариусом. Обращается внимание на то, что не всегда лица, наделенные правом осуществлять заверение копий документов, могут установить факт подделки его оригинала. В этой связи приводится авторская точка зрения, согласно которой отнесение к источникам доказательства надлежаще заверенных копий документов, когда они являются единственным источником доказательства по делу, преждевременно.
Нормативные акты
1.1. Понятие, виды и классификация процессуальных актов по уголовному делу и требования, предъявляемые к ним
• других участников уголовного процесса.
По месту составления различают внутренние (внутриучрежденческие) и внешние процессуальные документы. Внутренние документы составляются следователем, дознавателем, должностными лицами органа дознания, руководителем следственного органа, судьей и используются при производстве по уголовному делу. Внешние документы могут быть исходящими и входящими. С помощью внешних документов обеспечивается связь органа дознания, дознавателя, следователя
исуда с другими государственными органами, общественными организациями и отдельным гражданами. Исходящие документы — это те, которые отправляются следователем, должностными лицами органа дознания, дознавателем, судом в другие органы и учреждения, входящие — те, которые поступают из других учреждений, организаций, от должностных лиц или граждан.
По форме документы подразделяются на: индивидуальные, типовые и трафаретные. Индивидуальные документы составляются в произвольной форме; типовые — на основе образца, предусмотренного в законе. В трафаретных документах определенная часть документа отпечатана заранее, а остальная часть заполняется при составлении процессуальных актов.
По количеству вопросов, отражаемых в документе, они подразделяются на простые и сложные. В простых документах затрагивается один вопрос, а в сложных разрешается несколько разных вопросов.
Процессуальные документы по степени подлинности подразделяются на проекты документов (черновик), подлинники и копии. Проект (черновик) процессуального акта — это документ в предварительной, первоначальной редакции. Подлинник — это документ в окончательной редакции, составленный надлежащим образом
иподписанный полномочным должностным лицом. Копия — документ, воспроизводящий все реквизиты подлинного процессуального акта (документа).
По степени гласности процессуальные документы подразделяются на секретные и несекретные; по срокам исполнения — на срочные
инесрочные; по срокам хранения — на документы постоянного и временного хранения.
Каждый процессуальный акт состоит из нескольких частей, содержащих обязательные элементы, предусмотренные в уголовно-про- цессуальном законе. Наличие обязательных элементов (реквизитов)
11
Глава 1. Процессуальные акты в уголовном судопроизводстве
вкаждом конкретном документе определяется целевым предназначением процессуального акта и его содержанием.
Например, в соответствии с уголовно-процессуальным законом
внаиболее распространенном процессуальном акте — протоколе следственного действия — должны быть следующие реквизиты:
1. Наименование протокола.
2. Место и дата производства следственного действия. 3. Время его начала и окончания с точностью до минуты.
4. Должность и фамилия и инициалы лица, составившего протокол. 5. Фамилия, имя и отчество каждого лица, участвовавшего в следственном действии, а в необходимых случаях его адрес и другие дан-
ные о его личности.
Другие элементы, которые отражены в ст. 166 УПК РФ. Содержание и форма процессуальных документов, используемых
вуголовном судопроизводстве, определяются в нормах уголовно-про- цессуального закона.
Документ в уголовном процессе — это носитель сведений о фактах, содержанию и способам фиксации которых действующее уголовнопроцессуальное законодательство придает правовое значение.
Следует особо подчеркнуть, что согласно ст. 74 УПК РФ протоколы следственных и судебных действий являются доказательствами по уголовному делу. Так, протоколы осмотра места происшествия, проведения следственного эксперимента, протокол опознания и иных следственных действий, проведенных в ходе предварительного расследования, исследуются в ходе судебного разбирательства и могут служить основанием для постановления приговора.
Протокол судебного заседания, составленный в строгом соответствии с требованиями ст. 259 УПК РФ, 38934 УПК РФ; п. 10 ст. 40113 УПК РФ; п. 9 ст. 41210 УПК РФ, является доказательством при рассмотрении уголовного дела в суде апелляционной и кассационной инстанции и при повторном рассмотрении уголовного дела в суде первой инстанции в случае отмены первоначального приговора.
Процессуальные документы в уголовном судопроизводстве в зависимости от полномочий органа, который их составляет, бывают следственными или судебными.
Следственные документы составляются дознавателем, начальником подразделения дознания, следователем, руководителем следственного органа, прокурором.
12
1.1. Понятие, виды и классификация процессуальных актов по уголовному делу и требования, предъявляемые к ним
Судебные процессуальные документы могут быть составлены судьей или судом при производстве по уголовному делу как на досудебных, так и судебных стадиях.
Процессуальные следственные и судебные документы находятся в тесной взаимосвязи. Уголовное дело, поступившее с обвинительным заключением, обвинительным актом или обвинительным постановлением в суд, подлежит обязательному рассмотрению судом в пределах обвинения, сформулированного в указанных процессуальных документах. Однако суд не связан с изложенными в них выводами при принятии решения, а также при оценке полноты и достоверности доказательств.
Следственные (процессуальные) документы являются правовой базой для судебной деятельности и успешного разрешения уголовного дела судом.
Виды процессуальных документов.
Процессуальные документы подразделяются:
•на протоколы;
•постановления;
•представления;
•поручения;
•указания;
•ходатайства;
•уведомления;
•обвинительные заключения;
•обвинительные акты;
•и некоторые иные процессуальные документы.
В качестве отдельного процессуального документа, имеющего основное значение при производстве по уголовному делу, выделяют приговор суда.
При производстве по уголовному деле могут составляться процессуальные документы различного характера на каждой стадии уголовного процесса.
Таким образом,
процессуальный документ в уголовном процессе представляет собой официальный письменный документ, который исходит от правомочного органа государственной власти, осуществляющего уголовно-процессуальную деятельность, и порождает конкретные права и обязанности участвующих в деле лиц.
13
Глава 1. Процессуальные акты в уголовном судопроизводстве
Требование уголовно-процессуальных норм о письменном оформлении всех процессуальных решений является одной из гарантий их законности и соблюдения прав участников процесса, а также защиты прав и интересов государственных и общественных организаций. Письменная форма процессуальных документов обеспечивает определенность принимаемых решений, позволяет осуществлять надлежащий надзор за их законностью и дает основания для привлечения к ответственности лиц, которые не выполняют их предписаний.
По своей процессуальной сущности различают следующие виды процессуальных актов, выносимых при производстве по уголовным делам: протокол, постановление, представление, поручение, указание, обвинительное заключение, обвинительный акт, обвинительное постановление.
Протокол — процессуальный документ, составляемый дознавателем, начальником подразделения дознания, следователем, руководителем следственного органа, прокурором или судьей (секретарем) в ходе судебного заседания, в котором излагается факт, содержание и результат произведенного следственного или иного процессуального действия.
Под следственными действиями понимается уголовно-процессуальная деятельность указанных лиц, предусмотренная уголовно-процессуальным законом для обнаружения, получения или закрепления доказательств.
Процессуальные действия производятся для обеспечения прав участников уголовного процесса и во всех иных случаях, когда требуется удостоверение определенных фактов.
Согласно ст. 83 УПК РФ протоколы следственных действий и судебных заседаний допускаются в качестве доказательств, если они соответствуют требованиям, которые установлены в УПК РФ, т. е. в ст. 166 УПК РФ. Они составляются для удостоверения обстоятельств и фактов, установленных при осмотре, освидетельствовании, выемке, обыске, задержании, предъявлении для опознания, при производстве следственного эксперимента, а также при фиксации показаний свидетелей, потерпевших, подозреваемых и обвиняемых. Эти протоколы являются носителями необходимой доказательственной информации по делу.
Имеются еще и протоколы, составляемые для удостоверения фактов обеспечения прав и законных интересов лиц, участвующих
14
1.1. Понятие, виды и классификация процессуальных актов по уголовному делу и требования, предъявляемые к ним
в уголовном судопроизводстве: протоколы разъяснения прав, ознакомления с материалами дела и некоторые другие.
Постановление, обвинительное заключение (обвинительный акт, обвинительное постановление), представление, поручение и письменное указание дознавателя, начальника подразделения дознания, следователя, руководителя следственного органа, а также приговор суда содержат конкретные решения по правовым вопросам, указанным в законе. Содержание и процессуальная форма решений имеют властный и распорядительный характер: выводы и предписания по вопросам, указанным в законе, обязательны для исполнения всеми, кого они касаются.
Постановление — любое процессуальное решение, за исключением приговора, вынесенное судом в составе судьи единолично; решение, вынесенное президиумом суда при пересмотре соответствующего судебного решения, вступившего в законную силу; решение прокурора, руководителя следственного органа, следователя, дознавателя, начальника подразделения дознания, вынесенное при производстве предварительного расследования, за исключением обвинительного заключения и обвинительного акта, обвинительного постановления.
Постановление представляет собой процессуальный документ, в котором вышеназванные участники уголовного судопроизводства излагают и обосновывают свое решение, принимаемое при производстве по уголовному делу. В УПК РФ предусматривается возможность вынесения более 60 наименований постановлений.
Представление — акт реагирования прокурора на судебное решение.
Поручения и указания — письменные поручения следователя, руководителя следственного органа, дознавателя, начальника подразделения дознания о необходимости производства определенных оперативнорозыскных мероприятий, следственных и иных процессуальных действий по уголовному делу, которые должны быть выполнены органами, осуществляющими оперативно-розыскные мероприятия, дознание или предварительное следствие в другом районе.
15
Глава 1. Процессуальные акты в уголовном судопроизводстве
Обвинительное заключение — завершающий предварительное следствие процессуальный документ, в котором излагается и обосновывается вывод следователя о виновности обвиняемого в совершении конкретного преступления, установленного доказательствами, и о необходимости направления дела в суд для его рассмотрения в судебном разбирательстве.
Обвинительный акт — завершающий дознание процессуальный документ, в котором также излагается и обосновывается вывод дознавателя (следователя) о виновности обвиняемого в совершении конкретного преступления, установленного доказательствами, и о необходимости направления дела в суд для его рассмотрения в судебном разбирательстве.
Обвинительное постановление — завершающий сокращенное дознание процессуальный документ, в котором излагается и обосновывается вывод дознавателя (следователя) о виновности обвиняемого в совершении конкретного преступления, установленного доказательствами, и о необходимости направления дела в суд для его рассмотрения в особом порядке судебного разбирательства.
Приговор — единственный уголовно-процессуальный акт, выносимый именем Российской Федерации судом первой и апелляционной инстанции в судебном заседании и представляющий собой решение о невиновности или виновности подсудимого и назначении ему наказания либо об освобождении его от наказания1.
В уголовном судопроизводстве закон обязывает письменно фиксировать каждое процессуальное действие или принятое решение по уголовному делу. С учетом этого все процессуальные акты в зависимости от их назначения можно разделить на две основные группы.
Процессуальные акты, удостоверяющие ход и результаты следственных и судебных действий должностных лиц и органов, правомочных
1 О понятии приговора также см.: Загорский Г. И. Постановление приговора: проблемы теории и практики: учеб.-практ. пособие. М.: Проспект, 2010. С. 11; Уголовный процесс: курс лекций / под общ. ред. Г. И. Загорского. М., 2010. С. 396; Уголовный процесс: курс лекций / под общ. ред. В. И. Качалова, О. В. Качаловой. М., 2007. С. 279; Тузов Н. А. Мотивирование и преюдиация судебных актов. М., 2006. С. 13; Уголовный процесс: учебник для вузов. 4 е изд., перераб. и доп. / под общ. ред. А. В. Смирнова. М., 2008. С. 533 и др.
16
1.1. Понятие, виды и классификация процессуальных актов по уголовному делу и требования, предъявляемые к ним
их производить. К ним относятся: протоколы следственных действий (ст. 166, 167 УПК РФ), протоколы судебного заседания, которые ведутся при проведении предварительного слушания (ч. 9 ст. 234 УПК РФ), в судебном разбирательстве суда первой инстанции (ст. 259 УПК РФ), в судебном заседании суда апелляционной инстанции (ст. 38934 УПК РФ), при проведении предварительного слушания (ч. 9 ст. 234 УПК РФ), в суде кассационной инстанции (ч. 10 ст. 401.13 УПК РФ), в суде надзорной инстанции (ч. 9 ст. 412.10 УПК РФ), а также в судебных инстанциях, рассматривающих заключение прокурора о возобновлении производства по уголовному делу ввиду новых или вновь открывшихся обстоятельств (ч. 3 и 4 ст. 417 УПК РФ).
По смыслу закона протоколы должны вестись также:
••при рассматривании судом жалоб на постановления дознавателя, следователя, руководителя следственного органа об отказе в возбуждении уголовного дела, о прекращении уголовного дела, а равно жалобы на иные решения и действия указанных лиц, а также прокурора, которые способны причинить ущерб конституционным правам и свободам участникам уголовного судопроизводства либо затруднить доступ граждан к правосудию (ст. 125 УПК РФ);
••при рассмотрении судом ходатайства дознавателя или следователя об избрании меры пресечения в виде заключения под стражу; домашнего ареста, залога; продлении срока содержания под стражей; о помещении подозреваемого, обвиняемого, не находящегося под стражей, в медицинский или психиатрический стационар для производства соответственно судебно-медицин- ской или судебно-психиатрической экспертизы (ст. 29, 106, 107, 108, 165 УПК РФ);
••при рассмотрении судом ходатайств дознавателя или следователя о производстве следственных действий в случаях, предусмотренных п. 4 – 9, 11 и 12 ч. 2 ст. 29 УПК РФ (обыск в жилище, арест на имущество и т. п.);
••при рассмотрении вопросов, возникающих в стадии исполнения приговора (ст. 399 УПК РФ).
Решения, принимаемые в ходе производства по уголовному делу: постановление о возбуждении уголовного дела; постановление о привлечении в качестве обвиняемого; постановление о назначении судебного заседания и т. п. В свою очередь все решения по уголовному делу могут классифицироваться:
17
Глава 1. Процессуальные акты в уголовном судопроизводстве
•• на промежуточные и
•• окончательные (итоговые).
Так, к промежуточным решениям можно отнести постановление
оприостановлении производства по уголовному делу (ст. 208 УПК РФ)
овозвращении уголовного дела судом прокурору (ст. 237 УПК РФ),
онаправлении уголовного дела по подсудности (ст. 236 УПК РФ).
Кокончательным решениям по уголовному делу следует отнести постановление следователя, дознавателя, прокурора, суда о прекращении производства по уголовному делу (ст. 213, 226, 239, 254 УПК РФ), приговор суда (ст. 302 УПК РФ).
Процессуальные акты по уголовному делу также могут быть классифицированы:
•на акты дознания;
•акты предварительного следствия;
•судебные акты.
Возможна классификация процессуальных актов, выносимых уполномоченными на то должностными лицами, органами на различных стадиях уголовного процесса. Это — процессуальные акты, выносимые на стадиях:
•возбуждения уголовного дела;
•предварительного расследования;
•назначения уголовного дела к рассмотрению в судебном заседании:
•судебного разбирательства;
•апелляционного производства;
•исполнения приговора;
•кассационного производства;
•пересмотра приговора в порядке судебного надзора;
•пересмотра приговора при возобновлении производства по уголовному делу ввиду новых или вновь открывшихся обстоятельств.
Например, на досудебной части уголовного судопроизводства выносятся постановления о возбуждении уголовного дела и об отказе в возбуждении уголовного дела, о передаче сообщения по подследственности или подсудности (ст. 145 УПК РФ), о соединении уголовных дел (ч. 3 ст. 153 УПК РФ), о выделении уголовного дела (ст. 154 УПК РФ), о выделении в отдельное производство материалов уголовного дела (ст. 155 УПК РФ), постановление о принятии к своему производству возбужденного уголовного дела (ст. 156
18
1.1. Понятие, виды и классификация процессуальных актов по уголовному делу и требования, предъявляемые к ним
УПК РФ), об отказе в удовлетворении ходатайства заявленного подозреваемым, обвиняемым, защитником, а также потерпевшим, гражданским истцом, гражданским ответчиком или их представителями (ст. 159 УПК РФ) и т. д.
Следует особо отметить, что согласно закону все постановления дознавателя, начальника подразделения дознания, прокурора, следователя, руководителя следственного органа, вынесенные в соответствии с законом по находящимся в их производстве уголовным делам, обязательны для исполнения всеми предприятиями, учреждениями, организациями, должностными лицами и гражданами (ст. 21 УПК РФ).
При этом необходимо учитывать, что постановление, вынесенное дознавателем, в случаях, когда согласно закону решение может быть принято органом дознания, должно быть утверждено начальником подразделения дознания (ст. 40, 41 УПК РФ).
Постановления, наиболее важные при расследовании уголовного дела, выносятся следователем с согласия руководителя следственного органа, а дознавателем — с согласия прокурора (ст. 156, 177, 182, 183, 185, 186 и др.).
Во время судебного разбирательства могут быть вынесены в соответствии со ст. 256 УПК РФ постановления судьи или определения суда:
•о возвращении уголовного дела прокурору в соответствии со ст. 237 УПК РФ;
•о прекращении уголовного дела и об избрании, изменении или отмене меры пресечения в отношении подсудимого;
•о судебном разбирательстве в случае, предусмотренном ч. 5 ст. 247 УПК РФ, в отсутствие подсудимого;
•о продлении срока содержания его под стражей;
•об отводах;
•о назначении судебной экспертизы.
Эти процессуальные акты выносятся в совещательной комнате и излагаются в виде отдельного процессуального документа, подписываемого судьей или судьями, если уголовное дело рассматривается судом коллегиально. Все иные определения или постановления по усмотрению суда выносятся в зале судебного заседания и подлежат занесению в протокол;
19
Глава 1. Процессуальные акты в уголовном судопроизводстве
•о наложении денежного взыскания на лицо, нарушающее порядок в судебном заседании, не подчиняющееся распоряжениям председательствующего или судебного пристава (ст. 258 УПК РФ);
•приговор суда (ст. 302 УПК РФ).
Процессуальные акты могут быть классифицированы в зависимости от должностного положения лица, принявшего решение по уголовному делу. В этом случае принято различать процессуальные акты:
•дознавателя;
•начальника подразделения дознания;
•следователя;
•руководителя следственного органа;
•прокурора;
•судьи;
•суда.
Также возможна классификация процессуальных актов:
•на обязательные, или основные, которые выносятся по любому уголовному делу,
•и факультативные, вынесение которых предусмотрено только по отдельным категориям уголовных дел или только при наличии предусмотренных уголовно-процессуальным законом условий. Например, постановление прокурора об удовлетворении ходатайства о заключении досудебного соглашения о сотрудничестве (ст. 317.2 УПК РФ), постановление суда о принятии мер по охране имущества или жилища осужденного, остающихся без присмотра (ст. 313 УПК РФ).
1.2.Методика составления процессуальных актов
Документирование каждого процессуального действия является отличительной особенностью и является общим условием как предварительного расследования, так и судебного разбирательства по уголовному делу (см. ред.). Процессуальное документирование имеет свою методику.
Методика составления процессуальных документов включает изучение содержания процессуальных документов, упоминающихся в УПК РФ, общих правил их составления, научно обоснованные рекомендации по наиболее быстрому и качественному изготовлению процессуальных актов в соответствии с требованиями закона к их содержанию и форме.
20
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]
- #
- #
- #
- #
- #
- #
Приказом мирового судьи судебного участка № 2 г. Медногорска 11.11.2013 утвержден Порядок выдачи подлинных документов, заверенных копий материалов дела, письменных справок, копий судебных постановлений, вступивших в законную силу, на судебном участке № 2 города Медногорска Оренбургской области.
Указанный Порядок разработан во исполнение Инструкции по судебному делопроизводству на судебном участке мирового судьи, утверждённой приказом Комитета по обеспечению деятельности мировых судей Оренбургской области от 17.09.2013 года № 78-ОД и для преодоления противоречий порядка получения судебных документов, установленного процессуальным законодательством.
С того же дня Порядок введен в действие на судебном участке.
Для удобства посетителей текст Порядка размещен в Приемной судебного участка.
Пресс-служба участка
Утвержден приказом мирового судьи
судебного участка № 2 г. Медногорска
Оренбургской области
№ 16 от 11.11.2013
ПОРЯДОК
выдачи подлинных документов, заверенных копий материалов дела, письменных справок, копий судебных постановлений,
вступивших в законную силу, на судебном участке
№ 2 города Медногорска Оренбургской области
1. Общие положения
1.1. Настоящий порядок выдачи подлинных документов, заверенных копий материалов дела, письменных справок, копий судебных документов, вступивших в законную силу (далее – Порядок) разработан в соответствии с Инструкцией по судебному делопроизводству на судебном участке мирового судьи, утверждённой приказом Комитета по обеспечению деятельности мировых судей Оренбургской области от 17.09.2013 года № 78-ОД. Инструкции о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учёта и использования, утверждённой приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 28 декабря 2005 года № 157, Гражданским процессуальным кодексом Российской Федерации, Уголовно-процессуальным кодексом Российской Федерации, Налоговым кодексом Российской Федерации.
1.2. Настоящий Порядок регулирует вопросы делопроизводства и регламентирует процедуру реализации установленного процессуальным законодательством прав лиц, участвующих в деле, на получение судебных документов на судебном участке № 2 г. Медногорска Оренбургской области.
1.3. Основные термины.
Для целей настоящего Порядка применяемые термины означают:
— Подлинный документ – документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.
— Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.
— Надлежащим образом заверенная копия документа – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
— Процессуальный документ – документ, составляемый в ходе расследования, рассмотрения и разрешения уголовного, гражданского или административного дела и в его рамках, которому придана процессуальная форма.
— Письменная справка по делу – документ, содержащий информацию о рассмотрении дела на любой стадии судебного разбирательства.
2. Выдача подлинных документов, заверенных копий материалов дела, письменных справок
2.1. Подлинные документы из судебных дел и их надлежащим образом заверенные копии, представленные сторонами, а также письменные справки по делам выдаются уполномоченными работниками отдела делопроизводства суда через Приемную судебного участка по письменному заявлению лиц, которым право на получение таких документов и копий предоставлено нормами действующего законодательства (ст.ст. 37-49, 54-55 Уголовно-процессуального кодекса Российской Федерации и ст. 34 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации и т.д.).
2.2 Документы из судебных дел могут выдаваться и иным гражданам в случае предъявления ими надлежащим образом удостоверенных доверенностей от лиц, участвующих в деле.
2.3 Заявление может быть подано лично работнику Приемной судебного участка, либо направлено посредством почтовой связи на имя мирового судьи.
2.4 Прием заявлений и выдача заверенных копий материалов дела, письменных справок, копий судебных актов, осуществляется через Приемную судебного участка. В случаях, когда законом предусмотрена уплата государственной пошлины и когда на уплату госпошлины имеется указание в резолюции мирового судьи, за выдачу запрашиваемых копий (дубликатов) документов, работник Приемной судебного участка выдает запрашиваемый документ только после представления на судебный участок квитанции или заверенной копии платежного поручения об оплате государственной пошлины в установленном законом размере.
Квитанция (копия платежного поручения) об оплате государственной пошлины приобщается к заявлению о выдаче соответствующего документа.
Заявление о выдаче подлинных документов, заверенных копий материалов дела, письменных справок должно содержать следующую информацию:
— указание адресата (мирового судьи судебного участка г. Медногорска);
— фамилию, имя, отчество заявителя или наименование организации, являющейся заявителем;
— полный адрес (с указанием почтового индекса) места жительства или места нахождения заявителя;
— сведения о деле, из которого запрашиваются документы, (номер дела, истец, ответчик, подсудимый, сущность иска, статья обвинения).
— наименование запрашиваемых документов;
-для лиц, указанных в п.3.11, какие права и законные интересы этого лица нарушены этими судебными постановлениями
-личную подпись заявителя или должностного лица организации, являющейся заявителем;
— дату обращения.
2.5. После регистрации заявления, в качестве входящей корреспонденции, оно передается для рассмотрения мировому судье, выдача документов производится в течение рабочего дня, кроме заявлений о выдаче документов в случае если исполнение заявления требует дополнительной проверки запрашиваемой информации, или заявление подано посредством почтовой связи, а также о выдаче копий документов, хранящихся в архиве судебного участка, то оно исполняется в течение 3 рабочих дней с момента поступления.
После того, как мировой судья поручит исполнение заявления о выдаче документов из материалов дела работнику аппарата суда, последний несет ответственность за его надлежащее исполнение.
В случае если запрашиваемая информация в суде отсутствует, то заявление в срок указанный выше, должно быть возвращено заявителю с разъяснением порядка дальнейшего обращения с данным заявлением в компетентные органы.
После исполнения заявления о выдаче документов подлинник указанного заявления приобщается к материалам дела.
2.6. Работник Приемной судебного участка при выдаче документов обязан проверить правильность оформления документа, выдаваемого судебным участком, и только в случае надлежащего оформления выдать данный документ.
Документы, оформленные не надлежащим образом, не могут быть выданы. Работник Приемной судебного участка обязан устранить недостатки в оформлении документа либо возвратить документ для надлежащего оформления исполнителю.
2.7. Работник Приемной судебного участка не несет ответственности за содержание выдаваемого документа, если данный документ подготовлен не им.
2.8. Если документ может быть выдан только определенным категориям лиц, установленным законом, работник Приемной судебного участка обязан установить личность заявителя и определить его принадлежность к категории лиц, имеющей право на получение данного документа.
2.9. Если документ выдается представителю заявителя, работник Приемной судебного участка должен:
— проверить наличие у представителя доверенности от заявителя на совершение соответствующего действия, при отсутствии таковой разъяснить необходимость ее представления в Приемной судебного участка;
— если указанной доверенности (ее нотариально удостоверенной копии) нет в деле (производстве), снять копию с подлинника (его нотариально удостоверенной копии), заверить ее своей подписью и печатью для копий и приобщить к расписке в получении запрашиваемого документа.
Без совершения указанных действий запрашиваемый заявителем документ не может быть выдан его представителю.
2.10. При выдаче через Приемную судебного участка любого документа с лица, получающего документ, берется расписка в его получении.
Расписка оформляется либо на обращении о выдаче запрашиваемого документа, либо на отдельном листе и должна содержать следующие сведения:
-наименование документа (расписка);
— фамилию, имя и отчество лица, получившего документ (ы);
— имя должностных лиц – наименование должности лица, получившего документ (ы), если расписка оформляется не на обращении, содержащем информацию о занимаемой им должности;
— наименование полученного (ых) документа(ов), указание количества полученных экземпляров и количества листов приложений;
— подпись лица, получившего документ(ы);
— дату получения документа(ов).
2.11. Работник Приемной судебного участка обязан проверить правильность оформления расписки. В случае если расписка оформляется в виде отдельного документа, она подлежит приобщению к ранее поданному заявлению о выдаче документов из судебных дел, и их надлежаще заверенных копий, а также письменных справок.
2.12. Подлинные документы, предоставленные сторонами по гражданскому делу, возвращаются сторонам с обязательным оставлением в деле копий, заверенных мировым судьёй и гербовой печатью.
При выдаче подлинников документов из судебного дела на их заверенных копиях должны указываться фамилия, имя, отчество лица, получившего документ, его процессуальное положение по делу, данные документа, удостоверяющего личность. В получении документа это лицо должно расписаться и проставить дату получения. Лицо, выдавшее документ, должно указать свою фамилию, должность и поставить подпись. При предъявлении доверенности необходимо снять с нее копию и подшить в дело. Такие же сведения указываются в справочном листе.
Документы, на основании которых из судебного дела выданы подлинники, а также их заверенные копии, подшиваются в дело. В случае направления подлинного документа заказной почтой в дело также подшивается копия сопроводительного письма с исходящим номером и датой.
Письменные доказательства из дела с разрешения мирового судьи, могут быть возвращены представившим их лицам и до вступления решения суда в законную силу (ст. 72 ГПК РФ).
2.13. Подлинники процессуальных документов из дел не выдаются.
2.14. Копии решения (приговора, решения, определения, постановления) мирового судьи по делам выдаются (направляются) в случаях, предусмотренных процессуальным законодательством.
С приговора, решения, определения или постановления, вынесенного по делу, снимаются копии, которые удостоверяются подписями мирового судьи, секретаря судебного заседания либо секретаря суда с приложением гербовой печати.
Изготовление заверенных копий судебных актов и иных документов суда осуществляется секретарями судебного участка (секретарем судебного заседания до сдачи его в канцелярию). В правом верхнем углу первого листа документа проставляется штамп «КОПИЯ».
В случаях, когда судебные акты (приговор, решение, определение, постановление) изложены на нескольких листах, листы копии судебного акта должны быть прошнурованы, пронумерованы и скреплены гербовой печатью суда. В случае если вышестоящий суд изменил решение мирового судьи, на копии судебного акта (приговора, решения, определения, постановления) делается об этом отметка. На копии судебного акта также делается отметка о дате вступления его в законную силу, также указывается, в каком деле подшит подлинный документ и в производстве какого суда находится дело.
Изготовленные, но не полученные заявителем копии судебных актов, письменных справок отправляются почтой.
2.15. Выдача копий документов из судебного дела, находящегося в архиве судебного участка, лицам, участвующим деле, производится по письменному заявлению с разрешения мирового судьи, в производстве которого находилось дело.
2.16. Копия протокола судебного заседания изготавливается по письменному ходатайству участника судебного разбирательства и за его счет (п. 7.12 Инструкции по судебному делопроизводству на судебном участке мирового судьи Оренбургской области). Получение копии протокола судебного заседания возможно путем снятия этой копии заявителем без участия суда в расходах по изготовлению. Эти расходы относятся на счет обратившегося (приобретение бумаги, использование своей копировальной техники и.т.д.) (п.8 ст.259 УПК РФ, Решение Верховного Суда Российской Федерации от 26 января 2005 г №ГПКИ2004-1526, определение Конституционного Суда Российской Федерации от 14.10.2004 года № 329-О, определение Конституционного Суда Российской Федерации от 21.10.2008г. № 681-О-О).
2.17. Повторная и очередная выдача копий документов из судебного дела, находящегося в архиве судебного участка, протокола судебного заседания производится за счет заявителя на основании мотивированного заявления. В выдаче такого документа, не оплаченного госпошлиной, мировой судья вправе дать мотивированный отказ.
2.18. Обязанность выдачи мировым судьей копий других документов из материалов уголовного дела (в том числе материалов досудебного характера, промежуточных судебных актов, протоколов судебного заседания) законом не предусмотрена.
2.19. Обвиняемый вправе снимать за свой счет копии с материалов уголовного дела, в том числе с помощью технических средств (п.13 ст.47 УПК РФ)
2.20. Снятые за свой счет копии с материалов дела, в том числе с помощью технических средств, мировым судьей не заверяются.
2.21. В случае нахождения дела у мирового судьи выдачу подлинных документов, заверенных копий материалов дела, письменных справок по делам осуществляет секретарь судебного заседания.
3. Выдача копий судебных решений, приговоров, постановлений, определений
3.1. В течение 5 суток со дня провозглашения приговора, его копии вручаются осужденному или оправданному, его защитнику и обвинителю. В тот же срок копии приговора могут быть вручены потерпевшему, гражданскому истцу, гражданскому ответчику и их представителям при наличии ходатайства указанных лиц (ст.312 УПК РФ).
3.2. Копия заочного решения суда высылается ответчику не позднее чем в течение трех дней со дня его принятия с уведомлением о вручении. Истцу, не присутствовавшему в судебном заседании и просившему суд рассмотреть дело в его отсутствие, копия заочного решения суда высылается не позднее чем в течение трех дней со дня его принятия с уведомлением о вручении (ст.236 ГПК РФ).
3.3. Лицам, участвующим в деле, но не присутствующим в судебном заседании, копии решения суда высылаются не позднее чем через пять дней со дня принятия решения суда в окончательной форме (ст.214 ГПК).
3.4.Лицам, участвующим в деле, если они не явились в судебное заседание, копии определения суда о приостановлении или прекращении производства по делу либо об оставлении заявления без рассмотрения высылаются не позднее чем через три дня со дня вынесения определения суда (ст.227 ГПК РФ).
3.5. Копия постановления по делу об административном правонарушении вручается под расписку физическому лицу, или законному представителю физического лица, или законному представителю юридического лица, в отношении которых оно вынесено, а также потерпевшему по его просьбе либо высылается указанным лицам в течение трех дней со дня вынесения указанного постановления.
3.6. Копия вынесенного мировым судьей постановления по делу об административном правонарушении направляется должностному лицу, составившему протокол об административном правонарушении, в течение трех дней со дня вынесения указанного постановления.
3.7. Копии судебных постановлений, определений, решений, приговоров, не вступивших, в законную силу выдаются по ходатайству участвующих в деле лиц, и их представителей.
Копии судебных постановлений, определений, решений, приговоров, вступивших в законную силу, выдаются работником Приемной судебного участка.
3.8. Повторная и очередная выдача копий судебных постановлений, определений, решений, приговоров производится за счет заявителя на основании мотивированного заявления. В выдаче такого документа, не оплаченного госпошлиной, мировой судья вправе дать мотивированный отказ.
Законом не установлены ограничения по количеству выдаваемых судом копий судебных, актов, которые необходимы осуждённому для реализации его конституционного права на обжалование данных судебных актов.
В общем порядке, по запросу одновременно предоставляется не более одного экземпляра копий судебных документов, необходимых в качестве обязательных приложении для направления заявлений (жалоб) в вышестоящие судебные инстанции.
Недопустимо злоупотребление правом, в результате которого государство понесёт дополнительные необоснованные расходы на изготовление копий документов из материалов судебных дел, находящихся на архивном хранении.
Отказ мирового судьи в выдаче документов должен быть мотивирован.
3.9. Копии запрашиваемых судебных постановлений выдаются в аналогичном порядке выдачи подлинных документов, заверенных копий материалов дела, письменных справок (п. 2.5).
3.10. Все поступающие запросы о выдаче копии судебных документов, находящихся на архивном хранении, должны надлежащим образом учитываться в соответствии с нормами действующих Инструкции по судебному делопроизводству судебном участке, Инструкции о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов обшей юрисдикции документов, их комплектования, учёта и использования.
Мировому судье, по его запросу, должна быть предоставлена полная информация о датах выдачи и объёмах изготовленных копий судебных документов по поступавшим ранее запросам.
Копии судебных решений, приговоров, постановлений, определений подписывает мировой судья, отправляющий правосудие на судебном участке.
После регистрации, документы направляются адресату почтой или выдаются на руки под роспись.
Заявление с отметкой о направлении документов (указанием даты и исх. №) или распиской получателя приобщается к делу.
3.11. Копии судебных постановлений по гражданскому делу, вступивших в законную силу, выдаются иным лицам, если их права и законные интересы нарушены судебными постановлениями, по письменному заявлению, в котором должно быть указано, какие права и законные интересы этого лица нарушены этими судебными постановлениями. В том числе и по уголовным и административным делам в тех случаях, когда судебным актом затрагиваются какие-либо права и интересы этого лица, если выдачи письменной справки по делу не достаточно. Вопрос о выдаче копии судебного акта или письменной справки по делу решается мировым судьей.
4. Заверка копий судебных решений, приговоров, постановлений, определений
4.1. Выдаваемые мировым судьей копии приговоров, решений, постановлений и определений по делам, в том числе определений и постановлений, вынесенных вышестоящим судом, должны быть прошиты, пронумерованы и заверены печатью. В тех случаях, когда приговор, решение, определение, постановление были изменены вышестоящим судом, об этом указывается в выдаваемой копии.
На копии также указывается, в каком деле подшит подлинный документ и в производстве, какого мирового судьи находится дело, либо на хранении в архиве какого судебного участка находится дело.
4.2. Судебные решения, приговора, постановления, определения подписывает мировой судья, вынесший судебный акт. В случае временного отсутствия или отставки мирового судьи вынесшего решение, приговор, постановление, определение копию заверяет исполняющий обязанности мировой судья.
4.3.Заверка копий судебных постановлений (приговоров, решений, определений), а также копий иных документов из дела, изготовленных не работниками аппарата судебного участка, не допускается.
Не допускается заверка копий документа, изготовленного на основе копии документа из дела (производства).
Электронное делопроизводство ГОСТ Р 7.0.8.-2013, заменивший ГОСТ Р 51141-98, описывает все действующие в законодательстве РФ термины и определения делопроизводства и архивного дела. Вы можете ознакомиться с ним, а также сохранить эту страницу в закладки браузера.
Предисловие
1. Разработан Федеральным бюджетным учреждением «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД) Федерального архивного агентства.
2. Внесен Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело».
3. Утвержден и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. № 1185-ст.
4. В настоящем стандарте реализованы нормы федеральных законов от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
5 Взамен ГОСТ Р 51141-98
Правила применения настоящего стандарта установлены в ГОСТ Р 1.1-2012 (раздел 8). Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе «Национальные стандарты», а официальный текст изменений и поправок — в ежемесячном информационном указателе «Национальные стандарты». В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты». Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (gost.ru).
Введение
Установленные в стандарте термины расположены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела.
Для каждого понятия установлен один стандартизированный термин.
Стандартизированные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы представлены аббревиатурой, а синонимы — курсивом.
Термины-синонимы, нерекомендуемые к применению, приведены в круглых скобках после стандартизированного термина и обозначены пометкой «Нрк».
Термины-синонимы без пометы «Нрк» приведены в качестве справочных данных и не являются стандартизованными.
Заключенная в круглые скобки часть термина может быть опущена при использовании термина в документах по стандартизации.
Термины, в определении которых разработчики не пришли к единому мнению, содержат два варианта определений, указанных под одним номером.
Помета, указывающая на область применения многозначного термина, приведена в круглых скобках светлым шрифтом после термина. Помета не является частью термина.
Приведенные определения можно при необходимости изменять, вводя в них производные признаки, раскрывающие значения используемых в них терминов, указывая объекты, входящие в объем определяемого понятия. Изменения не должны нарушать объем и содержание понятий, определенных в данном стандарте.
Стандартизованные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы, представленные аббревиатурой, — светлым, синонимы — курсивом.
1. Область применения
Настоящий стандарт устанавливает термины и определения основных понятий, используемые в области делопроизводства и архивного дела.
Термины, установленные настоящим стандартом, рекомендуются для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу, входящих в сферу действия работ по стандартизации и (или) использующих результаты этих работ.
2. Нормативные ссылки
В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:
ГОСТ Р 1.2-2004 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила разработки, утверждения, обновления и отмены
ГОСТ Р 1.5-2004 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила построения, изложения, оформления, обозначения
ГОСТ Р ИСО 704-2010 Терминологическая работа. Принципы и методы
Примечание — При пользовании настоящим стандартом, целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодному информационному указателю «Национальные стандарты», который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты» за текущий год. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этого стандарта с указанием выше годом утверждения (принятия). Если после утверждения настоящего стандарта в ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, внесено изменение, затрагивающее положение, на которое дана ссылка, то это положение рекомендуется применять без учета данного изменения. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, рекомендуется применять в части, не затрагивающей эту ссылку.
3. Термины и определения
3.1 Общие понятия
1. Делопроизводство: Деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.
2. Документационное обеспечение (управления), ДОУ: Деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.
3. Управление документами: Деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации.
4. Архивное дело: Деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.
5. Служба делопроизводства: Структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации.
6. Архив (нрк архивохранилище): Организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов.
7. Документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
8. Официальный документ: Документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.
9. Архивный документ: Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства.
10. Электронный документ: Документ, информация которого представлена в электронной форме.
11. Документированная информация: Структурированная информация, зафиксированная на носителе.
12. Носитель (документированной) информации: Материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации.
13. Автор документа: Организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ.
14. Юридическая значимость документа: Свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.
15. Юридическая сила документа: Свойство официального документа вызывать правовые последствия.
16. Аутентичность (электронного документа): Свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному.
17. Достоверность (электронного документа): Свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности.
18. Целостность (электронного документа): Состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения.
19. Пригодность для использования (электронного документа): Свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени.
20. Подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.
21. Подлинник документа: Первый или единственный экземпляр документа.
22. Дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа.
23. Копия документа: Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.
24. Электронная копия документа: Копия документа, созданная в электронной форме.
25. Заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии’ с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
26. Выписка из документа: Копия части документа, заверенная в установленном порядке.
27. Письменный документ: Документ, информация которого зафиксирована знаками письменности.
28. Текстовой документ: Содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
29. Изобразительный документ: Документ, воспроизводящий внешний вид и/или внутреннюю структуру какого-либо объекта.
30. Фотодокумент: Изобразительный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде отдельных изображений — статичных образов.
31. Аудиовизуальный документ: Документ, содержащий изобразительную и/или звуковую информацию.
32. Видеодокумент: Аудиовизуальный документ, созданный способом видеозаписи, фиксирующим информацию в виде последовательно расположенных изображений — динамичных образов.
33. Кинодокумент: Изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде последовательно расположенных изображений — динамичных образов.
34. Фонодокумент: Аудиовизуальный документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.
35. Графический документ: Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени, точек, цвета.
36. Реквизит документа: Элемент оформления документа.
37. Формуляр документа: Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленной последовательности.
38. Хранение документов: Организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов.
39. Экспертиза ценности документов: Изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов.
40. Срок хранения документов: Период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда.
41. Постоянное хранение документов: Вечное хранение документов без права их уничтожения.
42. Временное хранение документов: Хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами.
43. Доступ к документу: Возможность и условия получения и использования документа
3.2. Делопроизводство
3.2.1. Документирование
44. Документирование: Запись информации на носителе по установленным правилам.
45. Средства документирования: Средства организационной и компьютерной техники, используемые для записи информации на носителе.
46. Система документации: Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению.
47. Вид документа: Классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения.
48. Бланк документа: Лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.
49. Унифицированная форма документа; УФД: Формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста.
50. Табель унифицированных форм документов: Перечень установленных к применению унифицированных форм документов.
51. Альбом унифицированных форм документов: Сборник установленных к применению унифицированных форм документов с указаниями по их заполнению.
52. Оформление документа: Проставление на документе необходимых реквизитов.
53. Согласование документа; визирование: Оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами.
54. Лист согласования (визирования) документа: Часть официального документа с отметками (визами) о согласовании.
55. Виза: Реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.
56. Гриф согласования: Реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием.
57. Подписание (документа): Заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме.
58. Подпись: Реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица.
59. Электронная подпись: Информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ.
60. Утверждение документа: Способ придания документу правового статуса.
61. Гриф утверждения: Реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа.
62. Гриф ограничения доступа к документу: Реквизит, свидетельствующий об особом характере информации документа и ограничивающий доступ к нему.
63. Дата документа: Реквизит, обозначающий время подписания (утверждения) документа или зафиксированного в нем события.
64. Место составления (издания) документа: Реквизит, обозначающий наименование населенного пункта, являющегося местонахождением организации — автора документа.
65. Резолюция: Реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа.
66. Текст документа: Основная содержательная часть документа.
67. Адресат: Реквизит, содержащий информацию о получателе документа.
68. Отметка о наличии приложения: Реквизит, содержащий сведения о дополнительно прилагаемом документе (документах).
69. Отметка о поступлении документа: Реквизит, подтверждающий факт получения документа организацией.
70. Отметка о заверении копии: Реквизит, используемый для придания копии правового статуса.
71. Печать: Устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ.
72. Официальное опубликование документа: Первая публикация полного текста законодательного и иного нормативного правового акта в официальном издании или его первое размещение на официальном Интернет-портале.
3.2.2. Организация работы с документами
73. Документооборот: Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
74. Электронный документооборот: Документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота).
75. Объем документооборота: Количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.
76. Документопоток: Совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут.
77. Плотность документопотока: Количество документов, проходящих через определенный пункт обработки за единицу времени.
78. Включение документа в СЭД: Осуществление действий, обеспечивающих размещение сведений о документе и/или документа в системе электронного документооборота.
79. Метаданные: Данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов, обеспечивающие управление документами в информационной системе.
80. Конвертирование (электронных документов), конвертация (электронных документов): Процесс перемещения электронных документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой.
81. Миграция (электронных документов): Перемещение электронных документов из одной информационной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования.
82. Первичная обработка документов; экспедиционная обработка документов: Обработка документов (проверка целостности, комплектности, сортировка и др.) при поступлении в организацию.
83. Предварительное рассмотрение документов: Изучение документа, поступившего в организацию, для определения должностного лица, в компетенцию которого входит его рассмотрение.
84. Регистрация документа: Присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму.
85. Регистрационный номер документа; регистрационный индекс документа: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
86. Регистрационно-учетная форма: Документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля.
87. Государственный регистрационный номер документа: Номер, присваиваемый документу при его включении в соответствующий государственный реестр.
88. Контроль исполнения документов: Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
89. Типовой срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом.
90. Индивидуальный срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.
91. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело: Реквизит, определяющий место хранения документа после завершения работы с ним.
92. Оперативное хранение документов: Хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения.
93. Документальный фонд: Совокупность документов, образующихся в деятельности организации.
94. Номенклатура дел: Систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.
95. Дело: Документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
96. Электронное дело: Электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированные в соответствии с номенклатурой дел.
97. Признаки заведения дела: Основания, в соответствии с которыми формулируется заголовок дела и формируется дело.
98. Формирование дела: Группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.
99. Оформление дела: Подготовка дела к передаче на архивное хранение.
100. Заголовок дела: Краткое обозначение сведений о составе и содержании документов дела.
101. Внутренняя опись: Документ, включаемый в дело для учета документов дела, раскрытия их состава и содержания.
102. Лист-заверитель дела: Документ, содержащий сведения о количестве листов дела, физическом состоянии документов и особенностях формирования дела.
103. Индекс дела: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в соответствии с номенклатурой дел организации.
104. Опись дел структурного подразделения: Учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение.
105. Уничтожение документов: Исключение документов из документального или архивного фонда по истечении срока их хранения с последующим уничтожением (утилизацией) в установленном порядке.
3.3. Архивное дело
3.3.1. Хранение и учет архивных документов
Как вести архивное дело и делопроизводство в системе электронного документооборота? И что нужно, чтобы создать безбумажный архив в компании? Читайте в статье ECM-Journal
106. Государственный архив: Федеральное государственное учреждение, создаваемое Российской Федерацией, или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое субъектом Российской Федерации, которые осуществляют комплектование, учет, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.
107. Муниципальный архив: Структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое муниципальным районом, городским округом и осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.
108. Профиль архива: Установленный для архива состав документов, подлежащих хранению.
109. Архивный фонд: Совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой.
110. Архивный фонд Российской Федерации: Исторически сложившаяся и постоянно пополняемая совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, подлежащих постоянному хранению.
111. Объединенный архивный фонд (Нрк групповой архивный фонд, комплексный архивный фонд): Архивный фонд, сформированный из документов двух фондообразователей или более, имеющих между собой исторические и/или логические обусловленные связи.
112. Архивный фонд личного происхождения: Архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности физического лица, семьи, рода.
113. Архивная коллекция: Совокупность документов, объединенных по одному или нескольким общим для них сущностным признакам.
114. Фондирование документов: Определение принадлежности документов конкретному фондообразователю и хронологических границ архивного фонда.
115. Фондообразователь: Юридическое или физическое лицо, в процессе деятельности которого образуется документальный фонд.
116. Обеспечение сохранности документов: Комплекс мероприятий по созданию и соблюдению нормативных условий, режимов и надлежащей организации хранения архивных документов.
117. Обеспечение физико-химической сохранности документов: Разработка, создание и практическое применение научно-технических средств и методов хранения, реставрации, консервации, биохимической защиты и воспроизведения архивных документов.
118. Архивохранилище (Нрк архив): Специально оборудованное помещение для хранения архивных документов.
119. Режим хранения архивных документов: Совокупность противопожарных и охранных мер, температурно-влажностных, санитарно-гигиенических и световых условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов, и контроль за их выполнением.
120. Реставрация архивного документа: Восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивного документа, подвергшегося повреждению или разрушению.
121. Консервация архивного документа: Система мероприятий по предохранению документа от разрушающего воздействия внешней среды.
122. Старение документа: Изменение первоначальных физико-химических свойств документа под воздействием внешних и внутренних факторов.
123. Страховая копия архивного документа: Копия особо ценного или уникального архивного документа, изготовленная в целях сохранения содержащейся в нем информации на случай утраты или повреждения подлинника.
124. Страховой фонд архивных документов: Совокупность страховых копий особо ценных и уникальных архивных документов.
125. Фонд пользования (архива): Совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользования вместо подлинников с целью предотвращения их износа.
126. Депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации: Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации государственными органами и организациями в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.
127. Учет архивных документов: Определение количества и состава архивных документов в единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах для контроля за их наличием и состоянием.
128. Централизованный государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации: Система учета документов Архивного фонда Российской Федерации на уровне субъекта Российской Федерации и государства в целом, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения.
129. Единица учета архивных документов: Единица измерения количества документов в архиве для отражения этого количества в учетных документах и архивных справочниках.
130. Единица хранения архивных документов: Учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение.
131. Учетные документы (архива): Комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.
132. Список фондов: Учетный документ, содержащий перечень официальных наименований хранящихся в архиве, а также выбывших архивных фондов в порядке возрастания присвоенных им номеров.
133. Лист фонда: Учетный документ, содержащий в рамках архивного фонда сведения о количестве и составе описей дел, документов и их нумерации, количестве и составе архивных документов, состоянии их описания, динамике изменений по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, фиксирующий изменения в названии архивного фонда.
134. Архивный шифр: Обозначение, наносимое на единицу хранения архивных документов в целях ее идентификации и учета, состоящее из сокращенного названия архива (официальной аббревиатуры), номера архивного фонда, номера описи дел, документов, номера единицы хранения, номера единицы учета.
135. Проверка наличия и состояния архивных документов: Установление соответствия фактического наличия количества единиц хранения записям в учетных документах архива, а также выявление архивных документов, требующих консервации, реставрации, дезинфекции.
136. Топографический указатель: Документ, содержащий сведения о точном местонахождении архивных фондов в архивохранилище.
3.3.2. Комплектование архива
137. Комплектование архива: Систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем.
138. Критерии экспертизы ценности документов: Признаки, определяющие значимость происхождения, содержания и внешних особенностей документов.
139. Источник комплектования (архива): Организация или гражданин, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив.
140. Выборочный прием документов: Прием на постоянное хранение отдельных видов документов организаций или всех ценных документов ряда организаций из числа однородных.
141. Перечень документов со сроками хранения: Систематизированный список видов и категорий документов с указанием сроков их хранения.
142. Документ временного срока хранения: Документ ограниченного срока хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению.
143. Документ постоянного срока хранения: Документ, которому в соответствии с нормативными правовыми актами установлено вечное хранение.
144. Документ Архивного фонда Российской Федерации: Архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению.
145. Особо ценный документ: Документ Архивного фонда Российской Федерации, имеющий непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства, и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования.
146. Уникальный документ: Особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и/или его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и/или автографичности.
147. Упорядочение архивных документов: Комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), их описанию и оформлению в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.
148. Выделение документов к уничтожению: Выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения и отбор их для уничтожения.
3.3.3. Информационная деятельность архива
149. Информационная деятельность архива: Создание архивных справочников и организация использования архивных документов.
150. Использование архивных документов: Применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.
151. Пользование архивными документами: Ознакомление с архивными документами посредством их прочтения, просмотра или прослушивания.
152. Организация пользования архивными документами: Деятельность архивных учреждений по предоставлению государственным органам, органам местного самоуправления, юридическим или физическим лицам архивных документов для их прочтения, просмотра или прослушивания.
153. Пользователь архивными документами: Государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.
154. Владелец архивных документов: Государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, осуществляющие владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором.
155. Собственник архивных документов: Государство, муниципальное образование либо юридическое или физическое лицо, в полном объеме реализующие права владения, пользования, распоряжения архивными документами.
156. Ограничение доступа к архивным документам: Временные или иные условия, исключающие свободное пользование архивными документами в соответствии с законодательством или по воле фондообразователя, собственника, владельца документов.
157. Публикация архивных документов: Подготовка архивных документов к изданию и осуществление их издания в соответствии с общепринятыми научными принципами и нормами.
158. Документальная выставка: Экспонирование архивных документов или их копий в специальном, приспособленном для этого помещении или на интернет-сайте.
159. Описание архивных документов: Структурированное изложение сведений о составе и содержании документов в архивных справочниках.
160. Описательная статья архивного справочника: Совокупность сведений об объекте описания (документе, его части, единице хранения, группе единиц хранения, архивном фонде, группе архивных фондов) в архивном справочнике.
161. Научно-справочный аппарат архива, справочно-поисковые средства архива; НСА архива: Совокупность описаний архивных документов.
162. Система научно-справочного аппарата к документам архива: Комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых, созданных на единой научно-методической основе архивных справочников о составе и содержании документов архива.
163. Архивный справочник: Справочник о составе, содержании и местонахождении архивных документов.
164. Опись дел, документов: Справочный и учетный документ, содержащий систематизированный перечень единиц хранения/единиц учета архивного фонда, предназначенный для раскрытия их содержания и учета.
165. Архивный путеводитель: Справочник, содержащий систематизированные сведения о фондах архива (архивов) и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием.
166. Архивный каталог: Справочник, в котором сведения о содержании архивных фондов, единиц хранения/единиц учета, архивных документов (или их частей), расположены в соответствии с выбранной схемой классификации.
167. Архивный указатель: Справочник, содержащий систематизированный перечень наименований предметных понятий, упоминаемых в архивных документах, с указанием их архивных шифров.
168. Обзор архивного фонда: Справочник, содержащий систематизированные сведения о составе и содержании архивных документов одного архивного фонда, дополненные их источниковедческим анализом.
169. Тематический обзор архивных документов: Справочник, содержащий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных комплексов архивных документов одного или группы архивных фондов по определенной теме, дополненные их источниковедческим анализом.
170. Историческая справка к архивному фонду: Документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания документов архивного фонда и научно-справочного аппарата к нему.
171. Каталогизация архивных документов: Подготовка, составление и ведение архивных каталогов.
172. Архивная справка: Документ, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса, с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых он составлен.
173. Архивная копия: Дословно воспроизводящая текст или изображение архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке.
174. Архивная выписка: Документ, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенным факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.
Вы изучили ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Если планируете организовать систему электронного архива в организации, советуем ознакомиться с статьёй Артёма Пермякова на ECM-Journal.