Этапы выполнения практикума разработка проекта автоматизации компании

1
ПРАКТИКУМ ПО ДИСЦИПЛИНЕ «ИНФОРМАЦИОННЫЙ МЕНЕДЖМЕНТ»
Лабораторная работа 3
1. Методика проведения практических занятий
Данный практикум основан на рассмотрении конкретной ситуации (case-study) и направлен на приобретение навыков практического применения комплекса полученных студентами знаний для нахождения решения проблемы в конкретной предложенной си- _ туации, с которой студент (специалист IT-менеджер) может столкнуться в будущей про- фессиональной деятельности.
Case-study — это методика ситуативного обучения студентов, основанная на описа- нии конкретной ситуации и направленная на поиск и реализацию решения проблемы.
Описание конкретной ситуации включает описание компании, ее основных характери- стик, описание проблемной ситуации, сложившейся в компании.
Основная задача практикума заключается в том, чтобы детально и подробно рас- смотреть ситуацию на фирме-потребителе ИС при реализации проекта внедрения ИС.
Этапы выполнения практикума: учебная группа делится на подгруппы по 3-5 человек;
студенты получают материалы кейса (описание конкретной ситуации, методические указания по выполнению кейса) и изучают их;
в результате изучения материалов кейса студент должен четко представлять деятель- ность компании, основные характеристики компании, сложившуюся в ней проблем- ную ситуацию;
после изучения материалов кейса студенты последовательно выполняют все этапы задания, приведенные в данном практикуме, и подготавливают отчет по каждому эта- пу в соответствии с требованиями к его оформлению;
для защиты отчетов по каждому этапу необходимо знать методику выполнения заданий и уметь обосновать принятые решения.
2. Описание конкретной ситуации
Торговая компания «Рассвет» открыла свой первый магазин в 1998 году в Москве, после чего она стала активно развиваться как сеть универсамов. В 1999 и 2000 году было открыто по 3 магазина в разных районах Москвы, в 2001 году — 5 магазинов в Москве и 1 в
Московской области, в 2002 году открыто 7 магазинов. Сейчас компания имеет 28 мага- зинов и к концу года планирует открыть еще 9.
Основной целью своей деятельности «Рассвет» ставит обеспечение потребителя качественными товарами по доступным ценам.
«Рассвет» занимается розничной продажей большого количества разнообразных товаров (продуты питания, печатная продукция, бытовая химия, товары для дома и тд,), ассортимент которых постоянно расширяется. В 1998 году ассортимент предлагаемых товаров насчитывал 2000 наименований, и к настоящему времени достиг уже 12000 наименований. Компания работает с различными поставщиками, число которых достигло
300.
Торговая компания «Рассвет» располагает собственным производством полуфаб- рикатов и кондитерских изделии, ассортимент которых составляет 100 наименований по- луфабрикатов и более 30 видов кондитерских изделий. Торговая компания имеет единый распределительный центр, который является центральным складом и обеспечивает снаб- жение товарами сеть магазинов.
Управление магазинами сети осуществляется центральным офисом, который зани-

2 мается обработкой и анализом всей информация о деятельности магазинов, разработкой стратегии развития сети, набором персонала для магазинов и т.д. В центральный офис ежедневно поступает огромный объем информации о деятельности магазинов, который требует оперативного анализа и принятия решения.
Центральный офис компании «Рассвет» включает коммерческий департамент, де- партамент по торговле, финансовый департамент, департамент по маркетингу, департа- мент по логистике, департамент по персоналу, департамент по информационным техноло- гиям.
Численность сотрудников торговой компании составляет 3000 человек. В каждом- магазине численность персонала составляет 100 человек. Годовой оборот компании в 2003 году составил $150 млн.
В 1998 году в торговой компании «Рассвет» были установлены кассы, компьютеры
(Pentium), проложены сети и самостоятельно разработана система ведения бухгалтерского учета, которая автоматизирует следующие функции: операции по банку и кассе; взаимо- расчеты с организациями, дебиторам и кредиторами; расчеты по зарплате; расчеты с бюджетом; учет товаров.
В 1999 году была самостоятельно разработана система ведения товарного учета, которая автоматизирует; ведение учета складских запасов и их движения; оформление счетов поставщикам; формирование необходимых первичных документов.
По мере развития компании разработанные системы устанавливались в новых от- крываемых магазинах. Поддержка систем ведения бухгалтерского и товарного учета в на- стоящее время осуществляется департаментом информационных технологий компании.
Кроме того, в каждом магазине есть системный администратор для поддержки работоспо- собности системы.
С развитием компании возникла необходимость не только в товарном и бухгалтер- ском учете, но и в управлении развитием компании. Целью торговой компании является расширение бизнеса и достижение конкурентных преимуществ перед компаниями подоб- ного типа. Для достижения этих целей необходимо: повышение прибыли за счет увеличе- ния объемов продаж или сокращения расходов; повышение контроля над выполняемыми операциями; изучение и максимальное удовлетворение потребностей покупателей; управ- ление финансами; планирование и анализ финансово-хозяйственной деятельности и т.д.
Разработанные компанией системы на данный момент не удовлетворяют предъяв- ляемым требованиям своей функциональностью и скоростью обработки данных, поэтому необходимы расширение функциональных возможностей информационной системы ком- пании и увеличение скорости обработки информации.
В центральном офисе компании в результате анализа сложившихся проблем было решено внедрить необходимые информационные технологии и установлен срок автомати- зации до начала 2005 года с бюджетом $500000.
4. Этапы выполнения практикума «Разработка проекта автоматизации компании»
В данном практикуме для разработки проекта автоматизации компании необходимо составить: стратегический план, оперативный план, план управления рисками проекта автоматизации.

3
Лабораторная работа 3
Этап 3. Разработка плана управления рисками проекта автоматизации
компании
Риском является вероятность наступления неблагоприятных событий, превышение времени или бюджета проекта вследствие неопределенности. Управление рисками, на- правленное на максимизацию положительных и минимизацию отрицательных последст- вий наступления рисковых событий, включает идентификацию, анализ рисков и планиро- вание реагирования на риски.
Идентификация рисков предполагает выявление рисков способных повлиять на проект автоматизации. С целью идентификации рисков необходимо обратить внимание на работы, которые являются новыми для компании; незаменимые, полностью распределенные или перегруженные ресурсы; работы с несколькими предшественниками, большой длительностью или требующие много ресурсов.
Качественная и количественная оценка рисков определяет вероятность возникно- вения и влияния рисков на проект. Оценка рисков позволяет определять степень воздейст- вия рисков на проект; объемы непредвиденных затрат времени и трудовых и материаль- ных ресурсов; риски, требующие скорейшего реагирования.
Планирование реагирования на риски предполагает выявление признаков угрозы возникновения каждого риска и определение перечня. мероприятий, направленных на снижение вероятности появления риска, смягчение последствий воздействия риска или использование альтернативного плана
4
Задание для выполнения по этапу «Разработка плана управления рисками
проекта автоматизации компании».
Разработать план управления рисками проекта автоматизации компании.
1.
Провести идентификацию рисков проекта автоматизации:
1.1. Составить список рисков или условия возникновения рисков.
1.2. Описать признаки рисков, по которым их можно идентифицировать.
2.
Оценить риски проекта автоматизации (качественные и количественные оценки):
2.1. Оценить вероятность возникновения и влияния рисков на проект автоматизации.
2.2. Определить степень важности каждого идентифицированного риска (расставить приоритеты реагирования на риски) и упорядочить список рисков по приоритетам.
2.3. Определить риски, требующие скорейшего реагирования и большего внимания, а также влияние их последствий на проект.
2.4. Определить вероятность невыполнения плановых сроков и бюджета;
2.5. Определить необходимые резервы.
2.6. Определить предполагаемые сроки окончания проекта автоматизации с учетом рис- ков.
3.
Выполнить планирование реагирования на риски:
3.1. Определить возможные способы реагирования для каждого риска (избежание рис ков, передача рисков, минимизация рисков, принятие рисков, альтернативный план).
3.2. Составить план реагирования на риски.
В результате выполнения задания по этапу «Разработка плана управления рисками, проекта автоматизации компании» необходимо подготовить отчет «План управления рис- ками проекта автоматизации компании».
В структуре отчета приведены заголовки разделов отчета. Содержание каждого раздела отчета должно включать решение соответствующего ему задания (см. Задание для выполнения по этапу «Разработка плана управления рисками проекта автоматизации ком- пании»).
Структура отчета «План управления рисками проекта автоматизации
компании».

4 1.
Идентификация рисков.
2.
Оценка рисков.
3.
Планирование реагирования на риски.
4
Гультяев А.К. Управление проектами MS Project 2000: Практическое пособие. — СПб.: КОРОНА принт,
2002.
.
58

5
6. Список литературы и ссылки на ресурсы Интернет
Литература
1.
Баронов В.В. и др. Автоматизация управления предприятием,- М.: ИНФРА-М, 2000.
-239 с.
2.
Устинова Г.М. Информационные системы менеджмента: Основные аналитические технологии в поддержке принятия решений / учебное пособие. — СПб: Издательство
«ДиаСофтЮП», 2000. — 368с.
3.
Костров А.В. Введение в информационный менеджмент / учебное пособие. —
Владимир: государственный технический университет, 1996. — 132с.
4.
Костров А.В. Основы информационного менеджмента: учебное пособие. — М.: Фи нансы и статистика, 2001. — 336 с.
5.
Годин В.В. Управление информационными ресурсами: 17- модульная программа для менеджеров «Управление развитием организации». Модуль 17. — М.: ИНФРА-М,
1999.-432с.
6.
Дик В.В. Методология формирования решений в экономических системах и инструментальные среды их поддержки. — М.: Финансы и статистика, 2000. — 300с.
7.
Аглицкий Д.С., Аглицкий И.С. Российский рынок информационных технологий: проблемы и решения. — М.: 2000. — 208с.
8.
Тютюнник А.В., Шевелев А.С. Информационные технологии в банке. — М.:
Издательская группа «БДЦ-пресс», 2003. — 368с.
9.
Скрипкин К.Г. Экономическая эффективность информационных систем. — М.: ДМК
Пресс, 2002.-256с.

Федеральное государственное автономное образовательное учреждение

высшего образования

«БЕЛГОРОДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ НАЦИОНАЛЬНЫЙ ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

(НИУ «БелГУ»)

Институт инженерных и цифровых технологий

Кафедра прикладной информатики и информационных технологий

Отчет по лабораторной работе №3

По дисциплине: Информационные системы в менеджменте

Тема работы: Разработка проекта автоматизации работы магазина аксессуаров для ремонта ноутбуков «Tecnoinfo»

студента очного отделения

4 курса 12001504 группы

Марко С. Тангуила

Проверил:

старший преподаватель

Скрипина Ирина Ивановна

БЕЛГОРОД, 2019

Цели работы:

Получение представления о реальных задачах и проблемах, с которыми сталкивается IT-менеджер в своей профессиональной деятельности;

2.  Иллюстрация технологии решения практических задач по дисциплине «Информационный менеджмент»;

3. Обучение навыкам анализа и систематизации информации, полученной из различных источников;

4.  Развитие практических навыков по дисциплине.

Тема — «Разработка проекта автоматизации работы магазина аксессуаров для ремонта ноутбуков «Tecnoinfo»«

Описание цели и задач бизнеса магазина

«Tecnoinfo» — магазин, специализирующейся на продаже аксессуаров для ремонта ноутбуков.

Цель магазина – максимально охватить города и населенные пункты для облегчения доступа покупателей к большому выбору качественной техники по низким ценам. Кроме компьютерной и цифровой техники товарами также являются комплектующие, сотовые телефоны, записывающие аудио- и видео-устройства, игры на дистанционном управлении, различные аксессуары к ним от сумок до батареек.

Описание цели автоматизации, соответствующие целям бизнеса

Проблемы в обеспечении магазина «Tecnoinfo» трудовыми ресурсами могут быть решены за счет автоматизации системы управления персоналом. Цели автоматизации:

организовать точку розничной торговли качественной продукцией;

• наработать постоянную клиентскую базу покупателей в течение двух лет работы;

• организовать два рабочих места для безработных граждан;

• обеспечить инициатору проекта и нанимаемым сотрудникам работу и стабильную заработную плату;

• расширить ассортимент продукции от 80 наименований на начальном этапе развития бизнеса до 250 наименований за два года работы.

Руководство предприятия может не только оперативно получать от службы управления персоналом необходимую информацию, но также иметь возможность непосредственного доступа к базе данных со своими сотрудниками. Это позволяет конфиденциально готовить и проводить некоторые кадровые решения, получать оперативный доступ к личным делам сотрудников и другой информации. Кроме того, оперативное получение аналитической отчетности по персоналу облегчает принятие правильных управленческих решений.

3. Выбор способа автоматизации компании.

3.1. Возможные способы автоматизации

Существует несколько способов автоматизации: хаотичная, по участкам, по направлениям, полная автоматизация.

Хаотичная автоматизация

При таком подходе процесс внедрения информационных технологий определяется краткосрочными локальными задачами, а не реальными потребностями бизнеса. В качестве критериев принятия решений в этих случаях могут выступать: уровень знаний и предпочтений лиц, принимающих решения, возможность купить сейчас с эксклюзивной скидкой какую-либо аксессуары ноутбуки для ремонта.

Достоинства:

— быстрота автоматизации.

Недостатки:

— отсутствие стратегического плана;

— акцент на сиюминутные задачи, а не на реальные потребности бизнеса;

— дополнительные затраты и издержки.

Автоматизация по участкам.

Автоматизация Подобный подход автоматизации выбирается, когда у предприятия не хватает инвестиций на автоматизацию в полном объеме или существующие участки дают большой экономический эффект. Часто данная автоматизация применяется на производственных участках.

— инвестиционные ресурсы предприятия недостаточны для решения задачи автоматизации в полном объеме;

— существуют участки, где применение автоматизированных систем дает значительный экономический эффект, например за счет сокращения персонала;

Автоматизация по направлениям.

Автоматизация документооборота по направлениям деятельности, таким, как управление, производство, сбыт, управление финансами и т.п. От автоматизации по участкам этот подход отличается тем, что автоматизация по направлениям деятельности предполагает участие в этом процессе всех организационных подразделений, функционирование которых связано с автоматизируемым направлением. Обычно любое направление деятельности охватывает практически все подразделения предприятия, поэтому подход, связанный с автоматизацией по направлениям, в принципе нельзя рассматривать как локальный.

Полная автоматизация.

как система состоит из большого количества элементов различных уровней и различного назначения. К ним относятся подсистемы, модули, блоки управления, задачи, управленческие процедуры, функции, операции и т. п. Базовые системы типа ERP, как правило, представляют собой иерархические структуры, состоящие в итоге из элементарных управленческих процедур, предназначенных для включения 

Достоинства:

— эффективная автоматизация деятельности всей компании;

— больший экономический эффект;

— усовершенствование деятельности и контроля в компании.

Недостатки:

— высокая стоимость необходимого программного обеспечения;

— длительный срок реализации проекта автоматизации.

3.2. Описание существующего в компании способа автоматизации и недостатков данного способа автоматизации для компании.

На данный момент кадровая работа в магазине аксессуаров для ремонты ноутбуков не автоматизирована. Полная автоматизация — это спектр услуг по созданию информационной системы на предприятии от первых консультаций при выборе программы до готовых рабочих мест всех сотрудников.

3.3. Выбор подходящего для организации способа автоматизации.

На основании анализа существующих способов и имеющихся ограничений можно сделать вывод – что магазину «Tecnoinfo» подходит автоматизация по участкам.

4. Описать ограничения, которые необходимо учитывать при выборе стратегии автоматизации компании (финансовые, временные, трудовые, технические).

4.1. Определение величины инвестиций, которые компания способна сделать в развитие автоматизации

На автоматизацию системы управления кадрами магазина «Tecnoinfo» выделено 190000 руб.

4.2. Определение временных ограничений

Автоматизировать систему управления кадрами в «Tecnoinfo» необходимо за 5 месяцов.

4.3. Описание возможных ограничений, связанных с влиянием человеческого фактора

Ограничить процесс автоматизации могут:

— Долгая адаптация персонала к системе автоматизации;

— Увеличение нагрузки на персонал в первое время работы ИС;

— Необходимость обучения персонала.

4.4. Описание возможных технических ограничений

— автоматизация учет логистика дистрибуция

— Ограничения по использованию ПК (Потребуется приобретение дополнительных компьютеров)

— Возможные ограничения, связанные с влиянием человеческого фактора: все действия сотрудников должны быть скоординированы; необходимо обучение персонала; прием дополнительного персонала после автоматизации.

5. Выполнить анализ требований к ИС

Описать функции, которые должна выполнять будущая система:

исключение дублирования данных при учете товароматериальных ценностей;

автоматизация учета в компании;

учет потребностей потребителей;

управление финансами;

планирование и анализ финансово-хозяйственной деятельности.

Описание классов ИС для автоматизации компании

В основе ERP-систем лежит принцип создания единого хранилища данных, содержащего всю корпоративную бизнес-информацию и обеспечивающего одновременный доступ к ней любого необходимого количества сотрудников предприятия, наделённых соответствующими полномочиями.

Классические ERP-системы, в отличие от так называемого «коробочного» программного обеспечения, требуют достаточно длительной настройки, для того чтобы начать ими пользоваться. Выбор ERP-системы, приобретение и внедрение, как правило, требуют тщательного планирования в рамках длительного проекта с участием партнёрской компании — поставщика или консультанта. Поскольку ERP-системы строятся по модульному принципу, заказчик часто приобретает не полный спектр модулей, а ограниченный их комплект. В ходе внедрения проектная команда, как правило, в течение нескольких месяцев осуществляет настройку поставляемых модулей. Применение ERP-системы позволяет использовать одну интегрированную программу вместо нескольких разрозненных. Единая система может управлять обработкой, логистикой, дистрибуцией, запасами, доставкой, выставлением счетов-фактур и бухгалтерским учётом. Множество проблем, связанных с функционированием ERP, возникают из-за недостаточного инвестирования в обучение персонала, а также в связи с недоработанностью политики занесения и поддержки актуальности данных в ERP.

—Выбрать класс ИС для автоматизации компании (MRPII, ERP, CRM, OLAP и др.) и обосновать свой выбор, т.е. описать структуру, функциональные возможности, преимущества и недостатки внедрения информационных систем различных классов.

ERP (англ. Enterprise Resource Planning, планирование ресурсов предприятия) — организационная стратегия интеграции производства и операций, управления трудовыми ресурсами, финансового менеджмента и управления активами, ориентированная на непрерывную балансировку и оптимизацию ресурсов предприятия посредством специализированного интегрированного пакета прикладного программного обеспечения, обеспечивающего общую модель данных и процессов для всех сфер деятельности. ERP-система — конкретный программный пакет, реализующий стратегию ERP.

В качестве характеристической особенности ERP-стратегии отмечается принципиальный подход к использованию единой транзакционной системы для подавляющего большинства операций и бизнес-процессов организации, вне зависимости от функциональной и территориальной разобщённости мест их возникновения и прохождения, обязательность сведения всех операций в единую базу для последующей обработки и получения в реальном времени сбалансированных планов.

Тиражируемость, то есть возможность применить один и тот же программный пакет для разных организаций (возможно, с разными настройками и расширениями), фигурирует как одно из обязательных условий ERP-системы. Одной из причин повсеместного использования тиражируемых ERP-систем вместо разработки на заказ указывается возможность внедрения лучших практик посредством реинжиниринга бизнес-процессов согласно решениям, применённым в ERP-системе. Однако, встречаются и упоминания интегрированных систем, разработанных для отдельной организации на заказ как ERP-систем.

Необходимость всеобъемлющего применения ERP-системы в территориально-распределённых организациях требует поддержки в единой системе множества валют и языков. Более того, необходимость поддерживать несколько организационных единиц (несколько юридических лиц, несколько предприятий), несколько различных планов счетов, учётных политик, различных схем налогообложения в едином экземпляре системы оказывается необходимым условием для применения в холдингах, транснациональных корпорациях.

Модульный принцип организации позволяет внедрять ERP-системы поэтапно, последовательно переводя в эксплуатацию один или несколько функциональных модулей, а также выбирать только те из них, которые актуальны для организации. Кроме того, модульность ERP-систем позволяет строить решения на основе нескольких ERP-систем, выбирая из каждой лучшие в своём классе модули (англ. best-of-breed). Разбивка по модулям и их группировка различная, но у большинства основных поставщиков выделяются группы модулей: финансы, персонал, операции.

MRP (англ. Material Requirements Planning — планирование потребности в материалах) — система планирования потребностей в материалах, одна из наиболее популярных в мире логистических концепций, на основе которой разработано и функционирует большое число микрологистических систем. На концепции MRP базируется построение логистических систем «толкающего типа».

MRP-система применяется при работе с материалами, компонентами, полуфабрикатами и их частями, спрос на которые зависит от спроса на специфическую готовую продукцию, то есть спрос на исходные материальные ресурсы сильно зависит от спроса потребителей на конечную продукцию. Также MRP-система может работать с широкой номенклатурой материальных ресурсов.

Главные цели MRP-системы: удовлетворение потребности в материалах, компонентах и продукции для планирования производства и доставки потребителям; поддержка низких уровней запасов; планирование производственных операций, расписаний доставки, закупочных операций.

Система MRP позволяет определить, сколько и в какие сроки необходимо произвести конечной продукции. Затем система определяет время и необходимые количества материальных ресурсов для удовлетворения потребностей производственного расписания.

Основные недостатки MRP-систем: значительный объём вычислений и предварительной обработки данных; возрастание логистических затрат на обработку заказов и транспортировку при стремлении фирмы ещё больше уменьшить запасы МР или перейти на работу с малыми заказами с высокой частотой их выполнения; нечувствительность к кратковременным изменениям спроса; большое количество отказов из-за большой размерности системы и её сложности.

OLAP(англ. online analytical processing, интерактивная аналитическая обработка) — технология обработки данных, заключающаяся в подготовке суммарной (агрегированной) информации на основе больших массивов данных, структурированных по многомерному принципу.

Причина использования OLAP для обработки запросов — скорость. Реляционные БД хранят сущности в отдельных таблицах, которые обычно хорошо нормализованы. Эта структура удобна для операционных БД (системы OLTP), но сложные многотабличные запросы в ней выполняются относительно медленно.

OLAP-структура, созданная из рабочих данных, называется OLAP-куб. Куб создаётся из соединения таблиц с применением схемы звезды или схемы снежинки. В центре схемы звезды находится таблица фактов, которая содержит ключевые факты, по которым делаются запросы. Множественные таблицы с измерениями присоединены к таблице фактов. Эти таблицы показывают, как могут анализироваться агрегированные реляционные данные. Количество возможных агрегирований определяется количеством способов, которыми первоначальные данные могут быть иерархически отображены

OLAP-куб содержит базовые данные и информацию об измерениях (агрегаты). Куб потенциально содержит всю информацию, которая может потребоваться для ответов на любые запросы. При огромном количестве агрегатов зачастую полный расчёт происходит только для некоторых измерений, для остальных же производится «по требованию».

Сложность в применении OLAP состоит в создании запросов, выборе базовых данных и разработке схемы, в результате чего большинство современных продуктов OLAP поставляются вместе с огромным количеством предварительно настроенных запросов. Другая проблема — в базовых данных. Они должны быть полными и непротиворечивыми.

CRM (от англ. CustomerRelationshipManagement) — прикладное программное обеспечение для организаций, предназначенное для автоматизации стратегий взаимодействия с заказчиками (клиентами), в частности для повышения уровня продаж, оптимизации маркетинга и улучшения обслуживания клиентов путём сохранения информации о клиентах и истории взаимоотношений с ними, установления и улучшения бизнес-процессов и последующего анализа результатов.

CRM — модель взаимодействия, основанная на постулате, что центром всей философии бизнеса является клиент, а главными направлениями деятельности компании являются меры по обеспечению эффективного маркетинга, продаж и обслуживания клиентов. Поддержка этих бизнес-целей включает сбор, хранение и анализ информации о потребителях, поставщиках, партнёрах, а также о внутренних процессах компании. Функции для поддержки этих бизнес-целей включают продажи, маркетинг, поддержку потребителей.

CRM-система может включать: фронтальную часть, обеспечивающую обслуживание клиентов на точках продаж с автономной, распределенной или централизованной обработкой информации; операционную часть, обеспечивающую авторизацию операций и оперативную отчётность; хранилище данных; аналитическую подсистему; распределенную систему поддержки продаж: реплики данных на точках продаж или смарт-карты.

Принципы CRM-система:

1. наличие единого хранилища информации, куда собираются сведения о взаимодействии с клиентами — клиентской базы;

2. использование многих каналов взаимодействия: обслуживание на точках продаж, телефонные звонки, электронная почта, мероприятия, встречи, регистрационные формы на веб-сайтах, рекламные ссылки, чаты, социальные сети;

3. автоматизация бизнес-процессов и операции, реализующих уникальный клиенто-ориентированный подход к ведению бизнеса в компании;

4. анализ собранной информации о клиентах и подготовка данных для принятия соответствующих организационных решений — например, сегментация клиентов на основе их значимости для компании, потенциальном отклике на те или иные промоакции, прогнозе потребности в тех или иных продуктах компании.

Этот подход подразумевает, что при взаимодействии с клиентом сотруднику компании доступна вся необходимая информация о взаимоотношениях с этим клиентом и решение принимается на основе этой информации (информация о решении, в свою очередь, тоже сохраняется).

Основной целью внедрения, как правило, ставится увеличение степени удовлетворённости клиентов за счёт анализа накопленной информации о клиентском поведении, регулирования тарифной политики, настройки инструментов маркетинга. Благодаря применению автоматизированной централизованной обработки данных появляется возможность эффективно и с минимальным участием сотрудников учитывать индивидуальные потребности заказчиков, а за счёт оперативности обработки — осуществлять раннее выявление рисков и потенциальных возможностей.

В торговой сфере за счёт CRM обеспечивается более эффективное применение метода перекрёстных продаж (англ. cross-selling) и техники апсейла.

5.3. В соответствии с требованиями к будущей ИС и ограничениями выбрать класс ИС, подходящий для внедрения в данной конкретной компании.

Проблема выбора системы автоматизации управления предприятием возникает практически тогда, когда руководство ощущает потребность в современном инструменте управления, но в тоже время не может четко сформулировать основные требования к системе.

Выбрать способ приобретения ИС и обосновать свой выбор, т.е. оценить каждый способ приобретения ИС, описать его преимущества и недостатки, описать возможности и потребности компании (наличие отдела ИТ, наличие денежных средств, персонала, времени, потребности в функционале, наличие требуемой ИС на рынке и т.д.) и в соответствии с этим выбрать наиболее подходящий способ приобретения ИС Приобретение ИС.

Способ приобретения ИС — последовательность действий от определения и формализации потребностей в информационной системе до момента, пока ИС не будет внедрена на предприятии.

— Классификация способов приобретения ИС:

— покупка готовой ИС;

— разработка ИС (самостоятельная или заказная);

— покупка и доработка ИС;

— аутсорсинг ИС.

Преимуществами закупки готовых ИС являются: время разработки равное нулю; система тиражирована (наличие документации) Недостатками закупки готовых ИС являются: система тиражирована (Вопросы защиты информации); необходима адаптация к предъявляемым требованиям.

Недостатками разработки ИС специализированной фирмой являются: длительное время разработки. Недостатками самостоятельной разработки ИС являются: длительное время разработки; отсутствия должной квалификации разработчиков; необходимость создания отдела ИТ. Преимуществами самостоятельной разработки ИС являются: система уникальна; хорошая адаптация к предъявляемым требованиям. Преимуществами разработки ИС специализированной фирмой являются: система уникальна; хорошая адаптация к предъявляемым требованиям; наличие должной квалификации разработчиков.

Аутсорсинг ИС – это: заказ информационной системы фирмой-потребителем у фирмы-производителя ИС; сдача ИС фирмой-производителем в аренду фирме-потребителю ИС; выполнение сторонней фирмой обработки информации для фирмы-потребителя.

Преимуществами аутсорсинга ИС являются: возможность сфокусировать внимание компании на ее основном бизнесе; возможность гибко реагировать на изменения на рынке и внутри компании; отсутствие необходимости в расширении штата компании; сокращение затрат на операции. Недостатками аутсорсинга ИС являются: возможность потери поставщика (надежность)

Покупка готовой ИС.

При покупке ИС необходимо:

• оценить сам продукт, аксессуар (функционал и другие свойства);

• оценить обеспечивающую технологию и платформу;

• оценить качество обслуживания;

• оценить фирму-поставщика;

Преимущества:

• время разработки равно нулю;

• система тиражирована;

• часто имеется возможность выбора из нескольких готовых систем;

• помимо ИС вы покупаете и бизнес процессы;

Недостатки:

• необходима адаптация под организационную структуру, функциональные требования и т.д.;

• система тиражируема: вопросы защиты, новизны и др. вызывают определенные опасения;

• высокая степень риска;

• потребности сотрудников в функционале системы скорее всего будет удовлетворены не полностью;

Покупка и доработка ИС:

В этом случае покупается ядро системы (например, в бухгалтерии это проводки), а остальное доделывается.

Преимущества:

• покупаемое ядро является отлаженным и законченным компонентом;

• возможная доработка именно требуемой функциональности;

• не надо платить за то, что компании не нужно;

Недостатки:

• необходим отдел информационных технологий;

• схема эффективна, если объем работ по доведению относительно невелик;

• часто можно доработать только в рамках информационной модели ядра;

Разработка ИС

Преимущества разработки ИС.

Такой подход позволяет максимально полно учесть потребности клиента и создать систему, учитывающую специфику структуры клиентской компании, ее бизнес-процессов, взаимоотношений с заказчиками и управления персоналом;

Заказчик получает полные права на распоряжение кодом программы и может в дальнейшем производить ее модификации независимо от первоначального разработчика;

При разработке информационных систем применяется набор самых современных технологий, тогда как использование уже функционирующих систем неизбежно предполагает некоторое технологическое отставание.

Потребителем такой услуги может оказаться большая компания, имеющая сотни или даже тысячи компьютеров и заинтересованная в разработке собственной информационной системы, учитывающей всю специфику ее бизнеса. Кроме того, заказчиком такой услуги может быть фирма, бизнес которой настолько специфичен, что до настоящего времени никто не пытался создать системы его автоматизации.

Разработка ИС совместно с фирмой-разработчиком

Достоинства подхода: Этот вариант перекликается с предыдущим, но отличается от него следующим: фирме не надо содержать свой штат программистов с одной стороны, и она получает ориентированный чисто на нее продукт — с другой.

В случае наличия у фирмы-разработчика технологического «конструктора» (ядра информационной системы, достаточно легко развиваемого и адаптируемого под меняющиеся условия) такой вариант автоматизации может оказаться дешевле и эффективнее второго подхода и динамичнее и технологичнее первого.

Недостатки подхода: Однако тут возникают проблемы, сходные первым вариантом автоматизации, но обычно этими проблемами легче управлять из-за более тесных контактов потребителя информационной системы и фирмы-разработчика (или интегратора).

Аутсорсинг ИС

использование внешнего источника и/или ресурса) — передача организацией, на основании договора, определённых видов или функций производственной предпринимательской деятельности другой компании, действующей в нужной области. В отличие от услуг и поддержки, имеющих разовый, эпизодический или случайный характер и ограниченных началом и концом, на аутсорсинг обычно передаются функции по профессиональной поддержке бесперебойной работы отдельных систем и инфраструктуры на основе длительного контракта (не менее 1 года).

Аутсорсинг позволяет повысить эффективность предприятия в целом и использовать освободившиеся организационные, финансовые и человеческие ресурсы для развития новых направлений или концентрации усилий, не требующих повышенного внимания.

В российской предпринимательской практике на аутсорсинг чаще всего передаются такие функции, как ведение бухгалтерского учёта, обеспечение функционирования офиса, переводческие услуги, транспортные услуги, поддержка работы компьютернойсети и информационной инфраструктуры, рекламные услуги, обеспечение безопасности.

Выбор наиболее подходящего для компании способа приобретения.

Такой способ приобретения ИС имеет как достоинства, так и недостатки, которые описаны выше. Но для того чтобы правильно выбрать программу необходимо знать весь перечень программ на рынке, которые выполняют необходимый компании или в большей степени совпадающий функционал. В данном случае это следующие программные продукты:

Босс-кадровик;

Отдела Кадров Плюс 2014

1С: Кадровое агенство

1С: Зарплата и Управление персоналом 8.2

Критерии оценки информационных систем:

— Подбор подходящих вакансий;

— Расчет з/п;

— Создание кадрового резерва;

— Развитие кадрового потенциала;

— Управление работой менеджеров по подбору персонала;

— Возможность работы нескольких организаций/подразделений в системе.

БОСС-Кадровик 

Это автоматизированная система управления персоналом, позволяющая оптимизировать процессы управления человеческим ресурсом в крупных организациях, холдинговых структурах, а также динамично развивающихся средних компаниях.

БОСС-Кадровик позволяет: 

— планировать структуру организации, штатные расписания и кадровую политику;

— производить расчет заработной платы, оперативный учет движения кадров;

— вести административный документооборот по персоналу и учету труда, аттестации и определению потребностей (обучение, повышение квалификации) работников;

— рекрутинг персонала на вакантные должности;

— ведение архивов без ограничения сроков давности и многое другое.

Система БОСС-Кадровик предоставляет всем пользователям единое информационное пространство, однако в зависимости от решаемых задач и служебных полномочий каждый из них имеет свои права санкционированного доступа к данным и справочникам.

1С: Кадровое агентство

Программа «1С:Предприятие 8. Кадровое агентство» предназначена для повышения достоверности информации о соискателях, сокращения времени обработки данных по специалистам для их трудоустройства, уменьшения трудозатрат на обработку заявок заказчиков агентства. Основные возможности:

1. Работа с кандидатами:

— загрузка и хранения резюме, заполненного на сайте кадрового агентства или полученного по электронной почте (в том числе – распознавание неструктурированного текста, интеграция с системой Resumagic.ru);

— подбор подходящих вакансий из всех, имеющихся в информационной базе.

2. Работа с предприятиями – заказчиками:

— хранение реквизитов и контактных лиц;

— учет договоров и заявок от кандидатов;

— подбор кандидатов, подходящих по параметрами и предпочтениям конкретного заказчика.

3. Учет событий, состояний заказчиков, кандидатов, договоров, заявок, резюме.

4. Управление работой менеджеров по подбору персонала:

— календарь событий, система напоминаний;

— формирование отчетов о работе менеджеров, состоянии взаимоотношений с заказчиками и кандидатами.

В программу «1С:Предприятие 8. Кадровое агентство» включены подсистемы «Тестирование знаний» и «Психодиагностика».

Реализованы возможности web-сервиса, обеспечивающие интеграцию программы и сайта кадрового агентства. Налажено взаимодействие программы с популярными работными сайтами (SuperJob, HeadHunter, Rabota.ru, Job.ru, Zarplata.ru, Rabota.Mail.ru, MoiKrug.ru).

Отдел Кадров Плюс 2014

ОТДЕЛ КАДРОВ ПЛЮС — удобная программа для отдела кадров. Программа позволяет значительно повысить скорость работы отдела кадров. Эффект от использования программы в работе отдела кадров высок для предприятий с различной численностью сотрудников. Внедрение   программы существенно снижает время, необходимое на обработку     информации и оформление кадровых приказов и документов. Возможности программы:

1. Сохранение кадровых приказов, отчетов и документов в редактируемых форматах XLS и DOC (MS Office)

2. Совместимость с Open Office

3. Возможность обмена персональными данными по сотруднику с 1С

4. Возможность загрузки данных по сотруднику в базу данных программы из Excel (и обратно)

5. Гибкое штатное расписание:    — без ограничений количества уровней     — возможность включения филиалов с собственной структурой и реквизитами

6. Возможность кадрового учета неограниченного количества организаций в одной программе

7. График отпусков

8. Возможность хранения внутри программы внешних документов в различных форматах (Word, Excel, изображения и т.д).

Адрес публикации: https://www.prodlenka.org/metodicheskie-razrabotki/344792-razrabotka-proekta-avtomatizacii-kompanii