Эмблема организации правильное название реквизита

5.1 Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными актами органов местного самоуправления.

Изображение герба (Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) муниципального образования) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.2 Эмблема организации, разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках: документов федеральных органов государственной власти (за исключением случаев, предусматривающих использование изображения Государственного герба Российской Федерации), территориальных органов федеральных органов государственной власти, государственных и негосударственных организаций. Изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.3 Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном законодательством порядке, воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа или слева на уровне наименования организации — автора документа (допускается захватывать часть левого поля).

Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.

5.4 Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода.

Пример

5.5 Наименование организации — автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах (уставе или положении). Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением).

Над наименованием организации — автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

5.6 Наименование структурного подразделения — автора документа (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений (органов) в соответствии с локальными нормативными актами и указывается под наименованием организации.

5.7 Наименование должности лица — автора документа используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием организации или наименованием территории (края, области, автономной области и др.), если документ издает руководитель органа власти субъекта Российской Федерации, муниципального образования. Наименование должности лица — автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.

5.8 Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.

В состав справочных данных, за исключением бланков документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, включаются: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).

5.9 Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности) (см. рис. В.6).

5.10 Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа записывается в последовательности — день месяца, месяц, год — одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.

5.11 Регистрационный номер документа — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

5.12 Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.

5.13 Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения. Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.

5.14 Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Пример

5.15 Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указывается в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица.

Пример

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

Пример

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения.

Пример

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.

Пример

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.

Пример

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации адресат указывается обобщенно.

Пример

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)».

Пример

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234.

Пример

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовый адрес.

Пример

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).

Пример

5.16 Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Пример

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера.

Пример

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указываются наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).

Пример

5.17 Заголовок к тексту — краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?»):

приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;

приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания;

письмо (о чем?) о предоставлении информации.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центруется относительно самой длинной строки.

Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 — 5 строк.

5.18. Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. В органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных учреждениях республик наряду с государственным языком Российской Федерации могут употребляться государственные языки республик. В деятельности государственных органов, организаций, предприятий и учреждений Российской Федерации используются государственный язык Российской Федерации, государственные языки республик и иные языки народов Российской Федерации.

(в ред. Изменения N 1, утв. Приказом Росстандарта от 14.05.2018 N 244-ст)

(см. текст в предыдущей редакции)

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

— наименование вида документа, наименование организации — автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;

— наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю»).

В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («коллегия… постановляет», «собрание… решило»).

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции…», «в состав управления входят…», «комиссия провела проверку…»).

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

В деловых (служебных) письмах используются формы изложения:

— от первого лица множественного числа («просим направить…», «представляем на рассмотрение…»);

— от третьего лица единственного числа («министерство не возражает…», «общество считает возможным…»);

— от первого лица единственного числа («считаю необходимым…», «предлагаю рассмотреть…»), если письмо оформлено на должностном бланке.

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

В деловых (служебных) письмах могут использоваться:

— вступительное обращение:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый господин Прохоров!

Уважаемая госпожа Захарова!

Уважаемый Николай Петрович!

Уважаемая Ольга Николаевна!

Уважаемые господа!

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

— заключительная этикетная фраза:

С уважением, …

(Измененная редакция, Изм. N 1).

5.19 Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах — приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:

— если приложение названо в тексте:

— если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения:

— если приложение (приложения) сброшюровано:

— если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

— если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

— в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: … (приложение) или … (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: … (приложение N 2);

— на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Пример

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.

Пример

5.20 Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

— на первом листе документа (если документ имеет титульный лист — на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);

— на последнем листе документа под текстом;

— на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.

Пример

Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указывают: вид документа, организацию — автора документа, дату и номер письма.

Пример 1

Пример 2

5.21 Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.

Пример

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Пример

В организациях, применяющих системы электронного документооборота, согласование может проводиться в электронной форме согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1.

В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.

По усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений.

5.22 Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Пример

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Допускается центровать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Пример

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

Пример

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.

Пример

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Пример

В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии.

Пример

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением).

Пример

или

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

5.23 Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

Пример

5.24 Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

5.25 Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, на оборотной стороне внизу слева.

Пример

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

5.26 Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Пример

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N … за … год») и заверяется печатью организации.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

5.27 Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

5.28 Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости — срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.

Пример

5.29 Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа.

5.30 Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.

Пример

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.

Эмблему
организации или товарный знак (знак
обслуживания) (реквизит
03) помещают на бланках организаций в
соответствии с уставом
(положением
об организации).
¹

Эмблему
и товарный знак не воспроизводят на
бланке, если на нем помещен Государственный
герб Российской Федерации, герб субъекта
Российской Федерации или герб
муниципального образования. ²

Товарный
знак (знак обслуживания) изображают на
бланке с соблюдением требований части
четвертой Гражданского кодекса Российской
Федерации.

Обладателем
исключительного права на товарный знак
(правообладателем) может быть юридическое
лицо или индивидуальный предприниматель.
³

Право
на товарный знак охраняется законом.
Правовая охрана товарного знака в
Российской Федерации предоставляется
на основании его государственной
регистрации. ⁴

В
качестве товарных знаков могут быть
зарегистрированы словесные, изобразительные,
объемные и другие обозначения или их
комбинации. Товарный знак может быть
зарегистрирован в любом цвете или
цветовом сочетании. ⁵

Порядок
регистрации товарного знака изложен в
части четвертой Гражданского кодекса
Российской Федерации. При этом в
соответствии с международным договором
Российской Федерации не допускается
регистрация в качестве товарных знаков
обозначений, состоящих только из
элементов, представляющих собой:
государственные гербы, флаги и другие
государственные символы и знаки;
сокращенные или полные наименования
международных и межправительственных
организаций, их гербы, флаги, другие
символы и знаки; официальные контрольные,
гарантийные или пробирные клейма,
печати, награды и другие знаки отличия,
или сходные с ними до степени смешения
обозначения. Такие элементы могут быть
включены как неохраняемые элементы в
товарный знак, если на это имеется
согласие соответствующего компетентного
органа. ⁶

Реквизит
«Эмблема организации или товарный
знак (знак обслуживания)» используется
при изготовлении общего бланка, бланка
письма, бланка конкретного вида документа.
⁷

Рис.
1.

Пример
оформления реквизита «Эмблема
организации или товарный знак
(знак
обслуживания)» на бланке письма

Схема
расположения реквизита «Эмблема
организации или товарный знак (знак
обслуживания)» приведена на рисунках
2 и 3. Реквизит «Эмблема организации
или товарный знак (знак обслуживания)»
располагают над серединой реквизита
«Наименование организации».
Допускается реквизит «Эмблема
организации или товарный знак (знак
обслуживания)» располагать на уровне
реквизита «Наименование организации».
⁸

Рис.
2.

Расположение
реквизита
«Эмблема организации или товарный
знак (знак обслуживания)»
на
формате
А4 углового
бланка

01
— Государственный
герб Российской Федерации;
02
—
герб субъекта Российской Федерации;

03
—
эмблема
организации или товарный знак (знак
обслуживания);
04
— код
организации;

05
— основной
государственный регистрационный номер
(ОГРН) юридического лица;

06
— идентификационный
номер налогоплательщика/код причины
постановки на учет (ИНН/КПП);

07
— код
формы документа;
08
— наименование
организации;
09
— справочные
данные об организации;

10
— наименование
вида документа;
11
— дата
документа;
12
— регистрационный
номер документа;

13
— ссылка
на регистрационный номер и дату документа;
14
— место
составления или издания документа;

15
— адресат;
16
— гриф
утверждения документа;
17
— резолюция;
18
— заголовок
к тексту;

19
— отметка
о контроле;
20
— текст
документа

Рис.
3.
Расположение
реквизита
«Эмблема организации или товарный
знак (знак обслуживания)»
на
формате
А4 продольного
бланка
01
— Государственный
герб Российской Федерации;
02
—
герб субъекта Российской Федерации;

03
—
эмблема
организации или товарный знак (знак
обслуживания);
04
— код
организации;

05
— основной
государственный регистрационный номер
(ОГРН) юридического лица;

06
— идентификационный
номер налогоплательщика/код причины
постановки на учет (ИНН/КПП);

07
— код
формы документа;
08
— наименование
организации;
09
— справочные
данные об организации;

10
— наименование
вида документа;
11
— дата
документа;
12
— регистрационный
номер документа;

13
— ссылка
на регистрационный номер и дату документа;
14
— место
составления или издания документа;

15
— адресат;
16
— гриф
утверждения документа;
17
— резолюция;
18
— заголовок
к тексту;

19
— отметка
о контроле;
20
— текст
документа

__________
¹
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы
документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт
России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт
3.3.
²
Организационно-распорядительная
документация. Требования к оформлению
документов: Методические рекомендации
по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив;
ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин,
Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин,
А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с.
³
Гражданский кодекс Российской Федерации
(часть четвертая, статьи 1225-1551) от 18
декабря 2006 г. [по состоянию на 08 ноября
2008 г.] – Статья 1478.
⁴
Там же. – Статья 1479.
⁵
Там же. – Статья 1482.
⁶
Там же. – Статья 1483.
⁷
ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 4.7.
⁸
Там же. – Пункт 4.5.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Новая страница 1

Изменился состав реквизитов бланков.
Теперь он следующий:

Государственный герб Российской
Федерации;

герб субъекта Российской Федерации;

эмблема организации или товарный знак
(знак обслуживания);

код организации;

основной государственный регистрационный
номер (ОГРН) юридического лица;

идентификационный номер
налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

наименование организации;

справочные данные об организации;

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на регистрационный номер и дату
документа;

место составления или издания документа.

Сразу же следует сделать несколько
пояснений.

Вновь введенные реквизиты «Основной
государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица» и
«Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет
(ИНН/КПП)», как и ранее существовавший реквизит «Код организации», в привычном
понимании этого слова реквизитами не являются, так не имеют собственного места
на бланке, а указываются только в бланках писем в составе справочных данных
наряду с почтовым адресом организации, телефонами и другими сведениями.

Для реквизитов «Дата документа»,
«Регистрационный номер документа» и «Ссылка на регистрационный номер и дату
документа» в бланках проставляются лишь специальные отметки, содержательная
составляющая реквизитов вносится при составлении и оформлении документа.

Рассмотрим, какие требования к бланкам
документов и оформлению реквизитов бланка содержит новый стандарт.

Для изготовления бланков ГОСТ Р
6.30-2003 разрешает использовать бумагу двух форматов – А4 и А5
(размер А4 в мм – 210х297, А5 – 148х210). Основное назначение бланка формата А5
– использование его для документов с небольшой текстовой частью, когда
использование бланка А4 экономически не оправдано. Формат А5 целесообразно
использовать для бланков писем с небольшим текстом.

Размеры служебных полей в документах
не изменились. ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает такие же минимальные размеры служебных
полей на документах, как и ранее действовавший стандарт: 20 мм – левое; 10 мм –
правое; 20 мм – верхнее; 20 мм – нижнее.

ГОСТ Р 6.30-2003 разрешает изготавливать
бланки с угловым и продольным расположением реквизитов, поэтому, как и в ранее
действовавшем стандарте, в приложении к ГОСТу приведены две схемы расположения
реквизитов и, соответственно, образцы бланков с угловым и продольным
расположением реквизитов.

При проектировании бланков реквизиты
«Государственный герб Российской Федерации», «Герб субъекта Российской
Федерации», «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)»
располагают над серединой реквизита «Наименование организации». Реквизит
«Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)» допускается
размещать на уровне реквизита «Наименование организации».

Положения,
касающиеся видов бланков, остались без изменений.
ГОСТ 6.30-2003 разрешает использовать организациям, структурным подразделениям
организаций, должностным лицам бланки документов трех видов:

– общий бланк;

– бланк письма;

– бланк конкретного вида документа,
кроме письма (приказа, распоряжения,
протокола и др.).

Общий бланк используется для изготовления любых
видов документов, кроме служебных писем. Бланк структурных подразделений
используется в случаях, если руководитель подразделения наделен правом издавать
документы, в том числе вести переписку.

Решение о том,
какие бланки использовать, принимается самой организацией.

К
сожалению, в стандарте допущена ошибка при перечислении реквизитов, используемых
при изготовлении бланков определенного вида: при перечислении реквизитов бланка
письма назван реквизит (14) – «Место составления или издания документа», в то
время как в бланках писем этот реквизит не используется. В бланках писем
присутствует реквизит «Справочные данные об организации».

ГОСТ Р 6.30-2003 разрешает организациям субъектов Российской Федерации,
имеющим наряду с русским языком в качестве государственного язык субъекта
Федерации, пользоваться бланками на двух языках, в этом случае реквизиты бланка
печатают на одном уровне на русском языке – слева, на национальном языке –
справа.

Рассмотрим основные требования к оформлению реквизитов бланка.

1. Государственный герб Российской Федерации.
В стандарте говорится лишь о том, что Государственный герб Российской
Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным
конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» от
25.12.2000 № 2-ФКЗ (Собрание законодательства РФ, 2000, № 52/часть
I,
ст. 5021). Закон принят. Никаких пояснений по поводу особенностей изображения
герба, его размера и т.д. стандарт не содержит, поэтому, решая вопрос о
помещении Государственного герба на бланке, нужно обращаться непосредственно к
закону и исходить из того, что сказано в нем.

2. Герб субъекта Российской Федерации.
В стандарте содержится следующее положение,
касающееся этого реквизита: «Герб субъекта Российской Федерации помещают на
бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской
Федерации».

К сожалению, в новом стандарте, как и в стандарте 1997 г., нет положений
о гербах муниципальных образований, хотя по законодательству (Федеральный
закон от 28.08.1995 № 154-ФЗ «Об общих принципах организации местного
самоуправления в Российской Федерации») муниципальные образования (городское,
сельское поселение, несколько поселений, объединенных общей территорией, часть
поселения, иная населенная территория) имеют право иметь собственную
символику, в том числе и герб.

3. Эмблема организации или товарный знак (знак
обслуживания). Эмблему организации или
товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии
с уставом (положением об организации).

Эмблему (товарный знак, знак обслуживания) не изображают на бланке, если
на нем помещен Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта
Федерации или муниципального образования.

4. Код организации.
Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и
организаций (ОКПО).

Органы
власти и управления проставляют код организации по Общероссийскому
классификатору органов власти и управления (ОКОГУ). Код по ОКПО включает 8 знаков.

В документах, подготовленных на общем бланке или бланке конкретного вида
документа, код организации проставляется под наименованием вида документа, в
письмах – в составе справочных сведений, в унифицированных формах документов –
вверху справа, в кодовой зоне.

5.      
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица.
Как было сказано выше, этот реквизит
указывается в бланках писем в составе справочных данных. ОГРН юридического лица
проставляется согласно документам, выдаваемым налоговыми органами.

В соответствии с Федеральным законом от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О
государственной регистрации юридических лиц» налоговыми органами ведется Единый
государственный реестр юридических лиц. Правила ведения Единого государственного
реестра юридических лиц и предоставления содержащихся в нем сведений утверждены
постановлением Правительства РФ от 19.06.2002 № 438. Согласно Федеральному
закону «О государственной регистрации юридических лиц» и п. 8 Правил
государственный регистрационный номер записи о создании юридического лица либо
записи о первом представлении сведений о юридическом лице (для юридических лиц,
зарегистрированных до 01.07.2002), является основным государственным
регистрационным номером (ОГРН). Основной государственный регистрационный номер
указывается во всех документах этого юридического лица наряду с его
наименованием. Юридическому лицу выдается свидетельство о внесении записи под
соответствующим номером в Единый государственный реестр юридических лиц.

ОГРН представляет собой тринадцатизначный цифровой код.

6.      
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет
(ИНН/КПП). Сведения об
идентификационном номере налогоплательщика/коде причины постановки на учет также
проставляются в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) –
это цифровой код, свидетельствующий о постановке на налоговый учет
налогоплательщика – юридического лица, индивидуального предпринимателя,
физического лица. Идентификационный номер
налогоплательщика (ИНН) указывается в соответствии с письмом Госналогслужбы
России, Минфина России и Банка России от 05.06.1995, 16.06.1995 № ВГ-4-12/25н,
47, 174 «Об обязательном указании идентификационных номеров налогоплательщиков
при оформлении расчетно-платежных документов».

ИНН – десятизначный цифровой код, содержащий
следующие сведения:

– код государственной налоговой инспекции,
которая присвоила налогоплательщику ИНН (NNNN);

– порядковый номер налогоплательщика (ХХХХХ);

– контрольное число, рассчитанное по специальному
алгоритму, установленному налоговой службой Российской Федерации (C).

Налоговый
орган выдает налогоплательщику по его заявлению свидетельство о постановке на
налоговый учет.

Каждый налогоплательщик должен указывать свой ИНН в подаваемых в
налоговый орган декларации, отчете, заявлении или ином документе, а также в иных
случаях, предусмотренных законодательством.

С 1 января 2000 г.
организации-налогоплательщики применяют ИНН во всех документах, используемых в
налоговых отношениях, вместе с кодом причины постановки на учет (КПП), который
представляет собой девятизначный цифровой код.

7.      
Наименование организации.
Наименование организации – автора документа указывают на бланках в соответствии
с учредительными документами организации.
Наименование организации должно включать:

·       
сокращенное, а при его отсутствии – полное, наименование вышестоящей
организации, если она имеется;

·       
указание на организационно-правовую форму или характер деятельности
организации (открытое акционерное общество, благотворительный фонд,
государственное унитарное предприятие, государственное учреждение и т.д.);

·       
собственное индивидуальное название организации;

·       
сокращенное наименование организации, если оно закреплено в учредительных
документах организации (сокращенное наименование помещают ниже полного в
скобках);

·       
наименование филиала, территориального отделения, представительства,
структурного подразделения организации, если оно является автором документа.

Если документ готовится совместно двумя или более
организациями, то он составляется не на бланке, а на стандартном листе бумаге. В
этом случае наименования организаций печатаются при изготовлении документа и
размещаются в соответствии с их положением в иерархии органов управления.
Наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей
организации. Наименования организаций, занимающих равное положение, располагают
на одном уровне.

8. Справочные данные об организации –
реквизит, используемый только в
бланках писем. Об изменениях в оформлении этого реквизита уже сказано: теперь в
его состав включаются, кроме почтового адреса организации, номеров телефонов,
факсов, телексов, адреса электронной почты, кода по ОКПО, также коды ОГРН и
ИНН/КПП. Других изменений, по сравнению со стандартом 1997 г., нет. Напомним,
что почтовый адрес организации в бланке должен оформляться в соответствии с
Правилами оказания услуг почтовой связи (утверждены постановлением Правительства
РФ от 26.09.2000 № 725), то есть его элементы должны располагаться в следующей
последовательности:

·         
название улицы, номер дома, номер
квартиры;

·         
название населенного пункта
(города, поселка и т.п.);

·         
название области, края, автономного
округа (области), республики;

·         
название страны (для международных
почтовых отправлений);

·          
почтовый индекс.

Стандарт не исключает возможности
указания в составе справочных данных и других сведений, в частности адреса
web-страницы
в Интернете, номеров государственных лицензий, банковских реквизитов и др.

9.      
Наименование вида документа. В
стандарте отмечено: наименование вида документа, составленного или изданного
организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и
должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

Наименование вида документа указывается в бланке
при его изготовлении, например: ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ и др., или вносится в бланк
при составлении документа. Наименование вида документа, как правило, печатается
прописными буквами большего, чем в других реквизитах, размера.

В бланках писем
наименование вида и разновидности письма не указывается.

10. 
Дата документа. Как уже
говорилось, в бланке документа содержится только отметка для проставления даты,
которая вместе с отметкой для проставления регистрационного номера выглядит
следующим способом:

__________________ № ___________ (в угловом бланке)

_____________                                                                   
№ _______

(в продольном бланке).

Как и старый стандарт, ГОСТ Р 6.30-2003
устанавливает два основных способа оформления даты:

·       
цифровой – в последовательности:
день месяца, месяц, год: 05.04.2003;

·       
словесно-цифровой: 05 апреля 2003
г.

Кроме того, стандарт разрешает оформлять дату в
обратной последовательности – год, месяц, число: 2003.04.05, что соответствует
международному стандарту на оформление дат.

11. 
Регистрационный номер документа.
В бланках содержится отметка для внесения сведений о регистрационном номере
документа. В стандарте содержится следующее положение: регистрационный номер
документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по
усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о
корреспонденте, исполнителях и др.

Кроме того, в стандарте содержится указание о
том, что регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более
организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой их этих
организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в
документе.

Дата и регистрационный номер документа могут
записываться от руки или проставляться с помощью механического нумератора. И
дата, и регистрационный номер проставляются после подписания документа.

12. Ссылка на регистрационный номер и дату
документа. Этот реквизит используется только в бланках писем в виде отметки,
указывающей место его расположения:

На № __________ от ____________

Конкретные сведения о документе вносятся при
подготовке ответа на поступившее письмо.

13. Место составления или издания документа.
Положения, касающиеся этого реквизита, остались без изменений. Реквизит
присутствует на общем бланке и бланке
конкретного вида документа. В бланках писем сведения о месте создания документа
содержатся в реквизите «Справочные данные об организации».

Место составления или
издания документа указывается с учетом принятого
административно-территориального деления и включает только общепринятые
сокращения (например: Москва, г. Тверь, пос. Богородское Калужской обл. и т.п.).

Место составления или издания документа не
указывается, если название территории, на которой располагается организация,
входит в ее официальное наименование, например: «Московский государственный
университет имени М.В. Ломоносова» (за исключением случаев, когда документ
создается не в месте нахождения организации).

В бланках документов, авторами которых являются филиалы, отделения,
представительства организации, указывается место нахождения последних.

При продольном
расположении реквизитов бланка место составления или издания документа
указывается посередине строки между датой и регистрационным номером документа, а
при угловом расположении реквизитов – под датой и регистрационным номером
документа, от края левого поля.

Разберемся с терминологией

Логотип (лого) — оригинальное начертание, изображение полного или сокращенного наименования фирмы или товаров фирмы. Примеры логотипов:

Эмблема — условное или символическое изображение какой-либо организации, призванное символизировать ее основную идею. В качестве наиболее известных эмблем приведем красный крест (изначально использовался для обозначения и защиты медицинских расположений на территории военных действий) и эмблему Первого канала:

Размещение логотипа на фирменных бланках организации

При соблюдении установленных законом ограничений организация вправе распоряжаться логотипом по собственному усмотрению: размещать его на различных предметах, продавать, покупать, использовать в рекламе, изобра­жать на официальных документах, на визитных карточках, на собственном транспорте, на упаковке и т.д.

Какой документ выбрать?

Фиксируем требования к использованию логотипа в Инструкции по делопроизводству

Одним из стандартных запретов является запрет на изменение относительных пропорций и расположения элементов логотипа, их состава, на сокращение свободной зоны.

Изготовление фирменных бланков

Выбор способа изготовления фирменных бланков зависит от количества экземпляров, используемых цветов (качества печати) и характеристик бумаги.

Шелкография используется для одно-, двухкрасочной печати бланков небольшим тиражом. Отличается насыщенностью цвета и стойкостью красок.

Трафаретный способ печати, или шелкография, один из самых древних. В нем применялась мелкая шелковая (сейчас синтетическая) сетка, которая натягивается на рамку. Сетку покрывают слоем фотоэмульсии и засвечивают, после чего эмульсия частично разрушается, и получается трафарет для печати. Затем сетку накладывают на запечатываемый материал и продавливают через нее краску.

Толстый слой краски делает отпечаток сочным и почти рельефным. Несомненным плюсом шелкографии являются также долговечность изображения и возможность изготовления небольшого тиража, от 100 экземпляров печатной продукции. Следует отметить, что шелкография крайне «чувствительна» к мелким размерам, например, нежелательны линии тоньше 0,12 мм и шрифт менее 6 кегля. К тому же этот вид печати достаточно дорог.

Шелкография не относится к разряду оперативной полиграфии, ей свойственна неторопливость и большая доля ручного труда. Средний срок изготовления печатной продукции — 3–5 рабочих дней.

Выбор бумаги для бланков свободный: от офсетной белой до дизайнерской, текстурированной, с водяными знаками, тонированной или пергамента.

Офсетная печать бланков (традиционный способ печати) применяется для тиражей от 1 000 экземпляров и выше. Она позволяет очень точно обеспечить цветопередачу в соответствии со стандартом, а также качественно реализовать методы защиты от подделки (печать бледным некопируемым цветом, нанесение тонких волнистых защитных сеток, печать невидимыми красками). Выбор бумаги здесь также свободный. Срок изготовления бланков — минимум 4–5 дней. Офсетная печать требует тщательной предварительной подготовки, долгой сушки, затем делается обрезка бумаги. Такие хлопоты оправданы неизменно высоким качеством результата.

Цифровая печать бланков — это самый быстрый способ. Фактически это печать на принтере, которая не требует особой подготовки либо конечной обработки. Печать возможна как в цветном, так и в черно-белом режиме. В качестве основы используется бумага светлых оттенков плотностью от 70 г/кв.м. Печать бланков возможна также на легкотекстурированной или самокопирующейся бумаге.

Цифровая печать не гарантирует точного «попадания в цвет», поэтому для соблюдения стандарта предварительно делается цветопроба: непосредственно перед началом работ распечатывают лист с несколькими вариантами воспроизведения цвета (цветов), затем посредством сравнения с образцом выбирают наиболее подходящий вариант. И все же он может отличаться от стандарта, так как краска со временем может потускнеть и несколько измениться.

При цифровой печати бланков могут возникнуть определенные ограничения на использование их в лазерных принтерах. Цифровая печать не рекомендуется из-за опасности повреждения печатающего устройства при впечатывании в последующем какой-либо информации, поэтому используется этот способ печати крайне редко, в основном для печати нескольких десятков фирменных бланков с одновременным размещением всей информации.

Ризография — способ печати, применяемый в специальных печатных машинах — дупликаторах. Главное преимущество ризографии — оперативность и малая себестоимость небольших тиражей. Она имеет небольшое ­разрешение, не приспособлена для получения многоцветных изображений.

Основные требования к бумаге для фирменных бланков зависят от используемой печатной техники: у струйных и лазерных принтеров разные «подходы» к нанесению краски. К примеру, струйная печать плохо совместима с глянцевой мелованной бумагой, так как чернила плохо закрепляются на «скользкой» поверхности.

Для изготовления фирменных бланков с логотипом организации чаще всего используют немелованную бумагу формата А4 (297 × 210 мм) белизной от 96% до 110%, плотностью от 80 г/м, а для полноцветных логотипов — от 100 г/м до 160 г/м.

Если говорить о мелованной бумаге, то наиболее предпочтительна для фирменных бланков бумага плотностью от 90 г/м — при односторонней печати и использовании 1–3 цветов (без полутонов), либо от 115 г/м — при печати полноцвета и от 130 г/м — при нанесении изображения на оборотную сторону.

Фактурная бумага очень разнообразна и используется в особых случаях, и уж точно не для повседневной документации. Для печати специальных фирменных бланков, так сказать, на особый случай, подходит фактурная бумага плотностью 90–100 г/м при односторонней печати в 1–3 цвета. Полноцвет рекомендуется печатать только на белой фактурной бумаге, т.к. цветная дает искажение цветов.

*   *   *

Использование фирменных бланков в организациях стало сегодня уже не прихотью, но обязанностью. Так, предоставление сведений в государственные органы контроля, в специализированные учреждения (например, в налоговую инспекцию, в банк и т.п.) предполагает обязательно оформление письма на фирменном бланке организации. Присутствие логотипа на нем привносит индивидуальность, оригинальность, повышает запоминаемость и узнаваемость организации. Поэтому созданию бланков с использованием фирменного логотипа придается огромное значение, а результат — почтительное, уважительное отношение к организации — оправдывает все расходы на соблюдение корпоративного стиля в оформлении документов.