Элементы реквизиты составляющие документ это

5.1 Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными актами органов местного самоуправления.

Изображение герба (Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) муниципального образования) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.2 Эмблема организации, разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках: документов федеральных органов государственной власти (за исключением случаев, предусматривающих использование изображения Государственного герба Российской Федерации), территориальных органов федеральных органов государственной власти, государственных и негосударственных организаций. Изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.3 Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном законодательством порядке, воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа или слева на уровне наименования организации — автора документа (допускается захватывать часть левого поля).

Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.

5.4 Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода.

Пример

5.5 Наименование организации — автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах (уставе или положении). Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением).

Над наименованием организации — автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

5.6 Наименование структурного подразделения — автора документа (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений (органов) в соответствии с локальными нормативными актами и указывается под наименованием организации.

5.7 Наименование должности лица — автора документа используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием организации или наименованием территории (края, области, автономной области и др.), если документ издает руководитель органа власти субъекта Российской Федерации, муниципального образования. Наименование должности лица — автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.

5.8 Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.

В состав справочных данных, за исключением бланков документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, включаются: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).

5.9 Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности) (см. рис. В.6).

5.10 Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа записывается в последовательности — день месяца, месяц, год — одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.

5.11 Регистрационный номер документа — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

5.12 Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.

5.13 Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения. Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.

5.14 Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Пример

5.15 Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указывается в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица.

Пример

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

Пример

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения.

Пример

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.

Пример

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.

Пример

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации адресат указывается обобщенно.

Пример

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)».

Пример

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234.

Пример

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовый адрес.

Пример

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).

Пример

5.16 Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Пример

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера.

Пример

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указываются наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).

Пример

5.17 Заголовок к тексту — краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?»):

приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;

приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания;

письмо (о чем?) о предоставлении информации.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центруется относительно самой длинной строки.

Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 — 5 строк.

5.18. Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. В органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных учреждениях республик наряду с государственным языком Российской Федерации могут употребляться государственные языки республик. В деятельности государственных органов, организаций, предприятий и учреждений Российской Федерации используются государственный язык Российской Федерации, государственные языки республик и иные языки народов Российской Федерации.

(в ред. Изменения N 1, утв. Приказом Росстандарта от 14.05.2018 N 244-ст)

(см. текст в предыдущей редакции)

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

— наименование вида документа, наименование организации — автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;

— наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю»).

В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («коллегия… постановляет», «собрание… решило»).

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции…», «в состав управления входят…», «комиссия провела проверку…»).

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

В деловых (служебных) письмах используются формы изложения:

— от первого лица множественного числа («просим направить…», «представляем на рассмотрение…»);

— от третьего лица единственного числа («министерство не возражает…», «общество считает возможным…»);

— от первого лица единственного числа («считаю необходимым…», «предлагаю рассмотреть…»), если письмо оформлено на должностном бланке.

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

В деловых (служебных) письмах могут использоваться:

— вступительное обращение:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый господин Прохоров!

Уважаемая госпожа Захарова!

Уважаемый Николай Петрович!

Уважаемая Ольга Николаевна!

Уважаемые господа!

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

— заключительная этикетная фраза:

С уважением, …

(Измененная редакция, Изм. N 1).

5.19 Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах — приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:

— если приложение названо в тексте:

— если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения:

— если приложение (приложения) сброшюровано:

— если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

— если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

— в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: … (приложение) или … (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: … (приложение N 2);

— на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Пример

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.

Пример

5.20 Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

— на первом листе документа (если документ имеет титульный лист — на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);

— на последнем листе документа под текстом;

— на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.

Пример

Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указывают: вид документа, организацию — автора документа, дату и номер письма.

Пример 1

Пример 2

5.21 Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.

Пример

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Пример

В организациях, применяющих системы электронного документооборота, согласование может проводиться в электронной форме согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1.

В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.

По усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений.

5.22 Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Пример

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Допускается центровать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Пример

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

Пример

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.

Пример

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Пример

В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии.

Пример

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением).

Пример

или

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

5.23 Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

Пример

5.24 Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

5.25 Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, на оборотной стороне внизу слева.

Пример

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

5.26 Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Пример

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N … за … год») и заверяется печатью организации.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

5.27 Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

5.28 Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости — срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.

Пример

5.29 Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа.

5.30 Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.

Пример

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.

45

Реквизиты и структура документа

В
нормативных актах, регулирующих процессы
создания документа, особое внимание
уделяется его структуре и пространственному
расположению отдельных частей текста,
в связи с чем вводится понятие реквизита.

Реквизит
—
это обязательный, законченный, содержащий
полную информацию по своей локальной
теме информационный элемент текста
документа, установленный законом или
положениями для деловых документов
(например, реквизиты «автор документа»,
«дата» и т.д.).

Реквизиты
в их совокупности служат опознавательными
элементами документа, они определяют
правоотношения автора документа с
субъектами и объектами деятельности
предприятия, без них документ не может
быть основанием для учета и не имеет
юридической силы. Отсутствие хотя бы
одного из реквизитов лишает его владельца
возможности использовать документ по
назначению.

В
делопроизводстве существуют единые
требования и правила оформления
реквизитов документов, которые установлены
государственными нормативными актами
— ЕГСД, ГСДОУ, Типовой инструкцией по
делопроизводству в федеральных органах
исполнительной власти, ГОСТом Р 6.30-
2003, вводящими единообразие в оформление
документов, что является неотъемлемым
условием автоматизации работы с ними
и осуществления эффективного управления
производством.

По
способу оформления реквизиты делятся
на графические
(герб,
печать, эмблема) и текстовые.

Текстовые
реквизиты в свою очередь подразделяются
в зависимости от состава информации на
простые,
состоящие
из одного-двух слов или цифр (дата,
наименование вида документа и др.), и
сложные,
включающие
несколько достаточно самостоятельных
частей (гриф утверждения, резолюция и
др.).

Кроме
того, выделяются постоянные и переменные
реквизиты документа.

Постоянные
реквизиты —
это символы и индексы, наносимые на
бланки и формы типографским или другим
способом (герб, автор документа, справочные
данные об организации и др.).

Переменные
реквизиты вносятся
в документ в процессе его подготовки и
оформления (текст документа, регистрационный
номер документа, дата, подпись и т.д.).

Оформление
документа представляет собой проставление
необходимых реквизитов, т.е. их написание
и расположение. Деловой документ
оформляют в соответствии с
формуляром-образцом.

Формуляр
—
это набор реквизитов официального
письменного документа, расположенных
в определенной последовательности.
Расположение реквизитов на формуляре
может быть угловым
(все
основные реквизиты располагаются в
левой стороне листа) и продольным
(реквизиты
располагаются по центру листа).

Всего
ГОСТом Р 6.30-2003 установлено 30 реквизитов:

01
— Государственный герб РФ,

02
— герб субъекта РФ,

03
— эмблема организации или товарный знак
(знак обслуживания),

04
— код организации,

05
— основной государственный регистрационный
номер (ОГРН) юридического лица,

06
— идентификационный номер налогоплательщика/код
причины постановки на учет (ИНН/КПП),

07
— код формы документа,

08
— наименование организации,

09
— справочные данные об организации,

10
— наименование вида документа,

11
— дата документа,

12
-регистрационный номер документа,

13
— ссылка на регистрационный номер и дату
документа,

14
— место составления или издания документа,

15
– адресат;

16
— гриф утверждения документа,

17
— резолюция,

18
— заголовок к тексту,

19
— отметка о контроле,

20
— текст документа,

21
— отметка о наличии приложения,

22
— подпись,

23
— гриф согласования документа,

24
— визы согласования документа,

25
— оттиск печати,

26
— отметка о заверении копии,

27
— отметка об исполнителе,

28
— отметка об исполнении документа и
направлении его в дело,

29
— отметка о поступлении документа в
организацию,

30
— идентификатор электронной копии
документа (так как некоторые из реквизитов
являются взаимоисключающими, что зависит
от вида документа, то на конкретном
документе их будет не 30, а гораздо
меньше).

Образец
оформления основных реквизитов документа
приведен в приложении. Рассмотрим более
подробно реквизиты, использование и
оформление которых вызывают наибольшее
число вопросов и затруднений.

Реквизит
01 — Государственный герб РФ,

Реквизит
01
помещается на бланках документов
государственных органов и учреждений,
определенных Федеральным конституционным
законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О
Государственном гербе Российской
Федерации». В этом Законе указаны органы,
имеющие право на нанесение герба на
документы, — администрация, законодательные
органы власти, прокуратура, органы
правительства, федеральные округа.

Изображение
Государственного герба РФ может
помещаться и на бланках министерств,
ведомств, организаций, учреждений и
предприятий республиканского и местного
подчинения.

Изображение
герба при продольном расположении
реквизитов будет находиться в центре
верхнего поля, а при угловом расположении
реквизитов — в левой части верхнего поля
над серединой строки с наименованием
автора документа; диаметр герба не
должен превышать 20 мм.
На бланке может быть изображен или
Государственный герб РФ, или герб
субъекта РФ, но не оба герба одновременно
(они взаимоисключаемы).

Бланки
с Государственным гербом в соответствии
с постановлением Правительства РФ №
1268 изготавливаются только типографическим
способом на полиграфических предприятиях,
имеющих соответствующую лицензию, и
являются документами строгой отчетности.

Реквизит
02 — Герб субъекта Российской Федерации

Герб
субъекта Российской Федерации помещают
на бланках документов в соответствии
с правовыми актами субъектов Российской
Федерации.

Порядок
использования на бланках документов
изображения герба субъекта Российской
Федерации определяется нормативными
актами органов государственной власти
республик, автономных областей, городов
Москвы и Санкт-Петербурга, автономных
округов.

Герб
субъекта РФ — главный символ субъекта
РФ, выполненный в соответствии с правилами
геральдики и выражающий его историческое
и административное значение. На рисунке
приведен герб Москвы как субъекта
Российской Федерации.

Гербы
городов, автономных округов, районов
Российской Федерации размещаются на
бланках документов органов представительной
и исполнительной власти муниципальных
образований в соответствии с порядком
использования гербов, установленным
нормативными актами соответствующих
территориальных единиц.

На
рисунке приведен герб города
Каменск-Шахтинский Ростовской области.

Реквизит
03 — Эмблема организации или товарный
знак (знак обслуживания)

Эмблема
и товарный знак — символы, признаки,
изобразительные обозначения, придающие
эстетический вид бланку, дающие
представления об адресанте, помогающие
потребителю отличить товар или услугу
производителя (исполнителя).

Как
правило, эмблема представляет собой
графически оформленные начальные буквы
названия организации либо рисунок,
которые отражают главное направление
деятельности организации.

Эмблему
организации или товарный знак (знак
обслуживания) помещают на бланках
организации в соответствии с уставом
(положением об организации).

Эмблему
не воспроизводят на бланке, если на нем
помещен Государственный герб Российской
Федерации или герб субъекта Российской
Федерации.

При
продольном расположении реквизитов
эмблему
и товарный знак располагают на верхнем
поле бланка над серединой наименования
организации — автора документа. Возможно
расположение эмблемы и товарного знака
на одном уровне с названием организации
(реквизит 06), слева.

При
угловом расположении реквизитов эмблему
и товарный знак располагают
на левом поле бланка.

В
обоих случаях она центрируется по
отношению к реквизиту «наименование
организации», при этом ее размеры не
должны превышать ширину площади,
занимаемой на бланке реквизитом
«наименование организации». Эмблема
облегчает поиск документа, улучшает
эстетический вид бланка, но не заменяет
наименования организации.

Товарный
знак действителен, если он зарегистрирован
в соответствии с требованиями Закона
РФ от 23 сентября 1992 г. «О товарных
знаках обслуживания и наименования
мест происхождения товаров».

Реквизит
04 — Код организации

Код
организации проставляют по Общероссийскому
классификатору предприятий и организаций
(ОКПО). Для
органов государственной власти и
управления код проставляется по
Общероссийскому классификатору органов
государственной власти и управления
(ОКОГУ).

Реквизит
служит для ускорения передачи
документированной информации по каналам
электронной связи и сокращения количества
возможных ошибок, возникающих при
передаче данных и сложно воспринимаемых
названий организаций. Код является
элементом электронной идентификации
документа.

Реквизит
05 — Основной государственный регистрационный
номер (ОГРН) юридического лица

Основной
государственный регистрационный номер
(ОГРН) юридического лица проставляют в
соответствии с документами, выдаваемыми
налоговыми органами.

Реквизит
06 — Идентификационный номер налогоплательщика
/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП).

Идентификационный
номер налогоплательщика / код причины
постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют
в соответствии с документами, выдаваемыми
налоговыми органами.

Реквизит
07 — Код формы документа

Код
формы документа проставляется по
Общероссийскому классификатору
управленческой документации (ОКУД).

Код
формы документа по ОКУД проставляется
на бланках документов, входящих в состав
какой-либо УСД. На бланке с угловым
размещением постоянных реквизитов код
располагается непосредственно после
реквизита 06 (ИНН/КПП); на бланке с
продольным расположением постоянных
реквизитов — правее наименования
документа.

ОКУД
предназначен для обеспечения учета и
систематизации унифицированных
межотраслевых, межведомственных форм
документов, разрабатываемых ведущими
министерствами и ведомствами, с целью
сокращения количества применяемых форм
документов, исключения из обращения
неунифи-цированных форм и дублирования
информации.

Код
унифицированной формы документа состоит
из семи знаков и контрольного числа
(КЧ). Унифицированная система ОРД имеет
код 0200000. Например, код унифицированной
формы Устава организации имеет обозначение
02112312, где 02 — класс форм документов (в
данном случае УСОРД), 11 — подкласс форм
(документация по созданию организации),
231 — регистрационный номер (Устав), 2 —
контрольное число.

Реквизит
08 — наименование организации.

Наименование
организации, являющейся автором
документа, должно соответствовать
наименованию, закрепленному в ее
учредительных документах.

Выделяется
несколько вариантов оформления этого
реквизита.

1.
Над наименованием организации-автора
может указываться вышестоящая организация,
которой та непосредственно подчиняется.
Для государственных предприятий это
наименование министерства или ведомства,
а для коммерческих — консорциум или
промышленная группа.

Например:
Федеральное агентство образования
Костромской государственный педагогический
университет Институт филологии, массовой
информации и психологии.

2.
Сокращенное наименование организации
приводят в тех случаях, когда оно
закреплено в учредительных документах
организации. Сокращенное наименование
помещают ниже полного (в скобках).

Например:
Федеральная архивная служба России
Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения и архивного
дела (ВНИИДАД)

3.
Наименование организации на иностранном
языке воспроизводится в тех случаях,
когда оно закреплено в учредительных
документах организации.
Наименование на иностранном языке
располагают ниже наименования на русском
языке. На практике — в таких случаях чаще
всего используется продольный бланк с
указанием наименования организации на
двух языках на одном уровне. Наименования
организаций субъектов РФ, имеющих наряду
с русским языком в качестве государственного
национальный язык, указываются на двух
языках — русском и национальном.

4.
Наименование филиала, территориального
отделения, представительства, структурного
подразделения организации указывают
в том случае, если они являются авторами
документа, и располагают это наименование
ниже наименования организации.

Например:
Сибирско-Уральская нефтегазовая компания
«Сибур» Департамент делопроизводства

5.
В соответствии со ст. 54 Гражданского
кодекса РФ юридическое лицо, являющееся
коммерческой организацией, должно иметь
фирменное наименование, при этом в
наименовании могут использоваться
сокращения типа ЗАО (закрытое акционерное
общество), ООО (общество с ограниченной
ответственностью) и т.п. За исключением
этих сокращений, другие типы наименований
предприятий пишутся полностью.

6.
Использование в названиях организаций
наименования «Россия», «Российская
Федерация» и образованных на их основе
слов и словосочетаний осуществляется
в соответствии с постановлением
Правительства РФ от 7 декабря 1996 г. №
1463 «Об использовании в названиях
организаций наименований «Россия»,
«Российская Федерация»».

7.
Автором
документа может быть должностное лицо,
представляющее организацию.

8.
На внутренних документах в качестве
автора указывается наименование
структурного подразделения, где он был
подготовлен.

Данный
реквизит печатается прописными буквами
и располагается в левом углу при угловом
расположении реквизитов, вверху по
центру — при продольном расположении
реквизитов.

Реквизит
09 — справочные данные об организации.

Этот
реквизит указывается только в служебных
письмах. Сюда включается следующая
информация:

—
почтовый
и телеграфный адрес;

—
номера
телефонов, факсов, телексов;

—
номер
счета в банке (в соответствии с правилами,
установленными Банком России);

—
адрес
электронной почты;

—
номер
расчетного счета;

—
банковский идентификационный код (БИК);

—
корреспондентский счет;

—
другие
сведения (номер лицензии на ту или иную
деятельность, сведения об отгрузочных
реквизитах и т.д.).

Номер
счета в банке указывается в соответствии
с правилами, установленными Центральным
банком России. При этом указываются
наименование кредитной организации;
номер расчетного счета; банковский
идентификационный код (БИК); корреспондентский
счет (кор. счет); номер участника расчетов
по межфилиальным оборотам (МФО).
Последовательность
написания адреса в документах должна
соответствовать Правилам оказания
услуг почтовой связи, утвержденным
постановлением Правительства РФ от 15
апреля 2004 г. № 221.

На
почтовых отправлениях адрес корреспондента
пишется в определенной последовательности:

—
адрес (фамилия, имя, отчество для
физических лиц);

—
название улицы, номера дома и квартиры;

—
название населенного пункта (город,
поселок и т.п.);

—
название
области, края, автономного округа
(области), республики;

—
страна (для международных почтовых
отправлений);

—
почтовый индекс.

В
таком же порядке оформляется адрес
отправителя.

При
оформлении справочных данных об
организации необходимо учитывать
следующие особенности:

1)
используются общепринятые сокращения,
например: оф.,
просп., тел., расч. сч., корр. сч. и
др.;

2)
в конце строки отсутствуют знаки
препинания;

1. между
   частями двойного номера дома ставится
   знак «/», например: ул.
   Ильинка, д. 90/2;

2. литера
   пишется слитно с номером дома, например:
   Пушкинский
   пер., д. 7а;

3. в
   номерах телефонов дефисом (или пробелом)
   отделяют справа налево по две цифры,
   например: Тел.:
   3-45-12, 29-02-10, 123-45-12 (или
   3
   4512, 29 02 10, 123 4512);

4. банковские
   реквизиты необходимо указывать только
   в письмах, содержащих сведения о
   товарно-денежных отношениях, например
   в гарантийных письмах.

Реквизит
располагается в верхнем левом углу под
реквизитом «наименование организации»
при угловом варианте бланка или по
центру на верхнем поле документа при
продольном варианте, например:

ул. Профсоюзная, д. 68/1 г. Москва, 101000 Тел.:(495)124-32-13 Факс: (495)124-32-18

Банковские реквизиты Получатель: ИНН 6168066933 ЗАО «Энергокабель» Р/с 1467791 в ФКБ «Феникс» г. Москва, МФО 046015724 к/с 700161423 ОКПО 45580102

Отгрузочные реквизиты Код предприятия — 5193 Для вагонов: ст. Гилевская СЮКД код станции — 510609 Для контейнеров: ст. Мытищи код станции — 512345

Реквизит
10 «Наименование вида документа» —
один из реквизитов, обязательных для
всех видов документов, кроме служебного
ПИСЬМА.

Данный
реквизит дает первое общее представление
о документе нею назначении. Указание
на вид документа определяет степень
обязательности выполнения его требований,
устанавливает набор необходимых
реквизитов и структуру текста.

Наименование
вида документа, составленного или
изданного организацией, регламентируется
уставом (положением) организации и
должно соответствовать видам документов,
предусмотренным ОКУД
(класс
0200000).

Вид
документа определяется его содержанием
и назначением.

К
реквизиту 10 может быть указан код формы
документа по Общероссийскому классификатору
управленческих документов (ОКУД), если
данная форма входит в состав какой-либо
унифицированной системы документации.

Располагается
этот реквизит после реквизита «Наименование
организации» и печатается прописными
буквами от границы левого поля при
угловом расположении постоянных
реквизитов на бланке. При продольном
расположении реквизитов на бланке этот
реквизит центрируют относительно
наименования организации, например:

АДМИНИСТРАЦИЯ
НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

СПРАВКА

Реквизит
11 — дата документа.

Дата
документа — один из основных реквизитов
документа, придающих ему юридическую
силу.

Датой
документа считается:

—
дата подписания (для приказов, писем,
факсов, справок);

—
дата утверждения (для планов, отчетов,
правил, инструкций);

—
дата события, которое в нем зафиксировано
(для протоколов, актов).

Способ
написания даты зависит от характера
документа:

1.
В нормативных документах, определяющих
права граждан и организаций, а также
содержащих сведения финансового
характера, используется словесно-цифровой
способ оформления даты (29
апреля 2005 г.);

2.
В
остальных
случаях — цифровой в такой последовательности:
день, месяц, год (29.04.2005).

Допускается
оформление даты и в иной последовательности:
год, месяц, день месяца (2005.01.05).
Данный
способ используется в основном в
международной переписке.
Кроме
того, такой способ оформления дат находит
применение в больших архивах, в целях
удобства поиска документов.

При
оформлении реквизита необходимо обратить
внимание на следующие детали:

1. начиная
   с 2000 г. обозначение года оформляется
   четырьмя цифрами (неправильно: 29.04.05);

2. при
   цифровом способе оформления даты буквы
   не используются (неправильно:
   29.04.2005г.);

3. при
   обозначении определенного промежутка
   времени, указываемого в годах, приводится
   двойное «г» (точка между буквами не
   ставится), например: 1997-2005гг.;

4. при
   оформлении даты не используются римские
   цифры (ими обозначаются кварталы,
   названия конференций, крупных общественных
   мероприятий и т.д.);

5. при
   употреблении порядковых числительных,
   как правило, к цифре добавляются падежные
   окончания:

а)
однобуквенные, если последней букве
числительного предшествует гласная
(4-й,
7-м, 6-я);

б)
двухбуквенные, если последней букве
числительного предшествует согласная
(4-го,
7-му, 20-ми);

1. праздничные
   даты, оформляемые словесным способом,
   пишутся с прописной буквы (Восьмое
   марта, Первое мая).

Дата
документа проставляется должностным
лицом, подписывающим или утверждающим
документ. При подготовке проекта
документа указывается только обозначение
месяца и года.

Реквизит
12 — регистрационный номер документа.

Регистрационный
номер документа
(индекс) — это его условное цифровое
(иногда буквенно-цифровое) обозначение.
Индекс проставляется на документах (и
их копиях), кроме приложений. Для него
отведено место в бланке документа рядом
с датой.
Реквизит
состоит из трафаретной части «№ ____
«,

При
регистрации каждой группы документов
должны применяться единые способы
присвоения номеров. Система индексации
закрепляется в инструкции по
делопроизводству. Пересмотр условных
обозначений разрешается только в начале
года.

Для
внутренних документов (постановлений,
распоряжений, приказов, протоколов) —
это также порядковый номер с начала
года (с января по декабрь). Лишь в учебных
заведениях нумерация внутренних
документов может вестись по учебным
годам.

В
небольшой организации индексом документа
служит его порядковый номер, устанавливаемый
с начала года. Порядковый номер
определяется и для внутренних документов
(приказов, протоколов и др.).

Приказы
по личному составу и основной деятельности
имеют отдельную нумерацию в пределах
своей группы.

Поступающие
в организацию документы, отправляемые
документы, внутренние документы
регистрируются отдельно.

Номера
коммерческих контрактов имеют двойную
нумерацию, например №
17/21, где
17 — порядковый номер документа в одной
фирме, 21 — порядковый номер этого документа
в фирме-контрагенте.

Регистрационный
номер документа в письмах состоит из
индекса структурного подразделения,
подготовившего документ, номера дела
по номенклатуре, в которое подшивается
письмо, и порядкового номера самого
письма (например, №
ВС-10-18, где
ВС — индекс структурного подразделения,
10 — номер дела по номенклатуре, в который
подшита копия отправляемого документа,
18 — порядковый номер отправляемого
документа по журналу регистрации
документов). Не следует упрощать
нумерацию, ограничиваясь, например,
лишь номером структурного подразделения,
где этот документ готовился. Такие
упрощения чреваты невыявлением
противозаконных документов или же
потерей наиболее важных или ценных
документов.

Реквизит
«регистрационный номер документа»
юридически значим, так как служит
свидетельством того, что документ прошел
все стадии обработки, что подтверждает
официальный характер документа и его
законность. Этот реквизит обеспечивает
оперативный справочно-информационный
поиск документа, его сохранность и
качественный контроль исполнения.

Реквизит
13 — ссылка на регистрационный номер и
дату документа.

Ссылка
используется только в тех видах
документов, которые являются ответами
на запрос (письмо, докладная записка,
заключение и др.). Сведения в реквизит
переносятся с поступившего документа.
Реквизит состоит из трафаретной части.
«На № __ от » __ «, которая заполняется
регистрационным номером и датой
поступившего документа.

Этот
реквизит помогает сотрудникам службы
ДОУ организации, получившей письмо,
подобрать копию инициативного документа,
на который прислан ответ, с тем, чтобы
приложить его к полученному ответу и
затем все документы представить
ответственному лицу. В этом случае он
будет иметь возможность получить полную
информацию о содержании переписки и
использовать ее в целях принятия более
эффективных решений.

Реквизит
оформляется ниже даты и регистрационного
номера документа и выглядит следующим
образом: на
№09-97/101 от 25.03.2005.

Реквизит
14 — место составления или издания
документа.

Указанный
реквизит используется в большинстве
документов. Отступление от общего
правила характерно для писем (в письме
эта информация содержится в реквизите
«справочные данные об организации»),
телеграмм и других документов, относящихся
к переписке.

Место
составления или издания документа
указывают в том случае, если затруднено
его определение по реквизитам «Наименование
организации» и «Справочные данные
об организации». Место составления
или издания указывают с учетом принятого
административно-территориального
деления
(например,
г.
Прокопьевск Кемеровской обл., пос.
Уланово Костромской обл.) и
включает только общепринятые сокращения
(при обозначении Москвы и Санкт-Петербурга
не ставится сокращенное обозначение
слова «город» — г.). Сами названия городов
сокращаться не должны (неправильно — С.
-Петербургу.,
и оно включает только общепринятые
сокращения.

На
внутренних документах место составления
обычно не указывается.

Этот
реквизит располагается на следующей
строке после даты и регистрационного
номера документа.

В
документе, автором которого является
филиал организации, указывается место
нахождения филиала.

Реквизит
15 — адресат.

Этот
реквизит указывается на исходящих
документах и служит средством контроля
за правильностью указания адресата на
упаковке. В качестве адресата могут
выступать организации, их структурные
подразделения или отдельные должностные
лица.

Максимальный
набор этого реквизита предполагает
наличие следующих информационных
элементов:

—
наименование учреждения, организации;

—
наименование структурного подразделения;

—
указание должности получателя;

—
инициалы и фамилия (современный
делопроизводственный этикет все больше
склоняется к уважительному написанию
имени, когда инициалы предшествуют
фамилии; это правило закреплено в
современных нормативных документах);

—
почтовый адрес в последовательности,
установленной Правилами оказания услуг
почтовой связи, а при отправлении
документа за рубеж — Международными
почтовыми правилами (почтовый адрес не
принято указывать при адресовании
документа постоянному корреспонденту).

Каждая
из указанных составных частей адресата
размещается с новой строки от одного и
того же установленного положения
табулятора. Данный реквизит печатается
после 32 печатных знаков от границы
левого поля в правовой верхней части
листа документа, в пределах ограничительных
знаков углов
и
на 5-6 межстрочных интервалов от линии
верхнего поля бланка.

Расстояние
между строками — 1,5 междустрочного
интервала. Длина максимальной строки
не должна превышать 9-10 см и ограничивается
правой границей текстового поля. Знаки
препинания между строками — точки и
запятые — не ставятся. Допускается
центрировать каждую строку реквизита
«адресат» по отношению к самой длинной
строке, например:

Директору

ЗАО
«Элит»

Н.А.Топорову

Состав
реквизита «адресат» меняется в зависимости
от характера адресата и вида составляемого
документа.

1.
Документ может быть адресован на имя
организации или структурного подразделения,
при этом наименования организации и
структурного подразделения указывают
в именительном падеже:

ЗАО
«Россталь»

Коммерческий
отдел

2.
Для внутренних документов указывается
лишь название структурного подразделения
или должность руководителя, которому
подается документ. В этом случае название
организации или структурного подразделения
входит в название должности:

Директору
школы Старшему экономисту

Т.М.Сухановой П.Н.Фролову

3.
При адресовании документов лицам,
имеющим звания (военным или ученым), эти
звания указываются перед фамилией:

Уральский
государственный

технический
университет

Гуманитарный
факультет

Зав.
кафедрой русского языка

проф.
А.Д. Стриженову

4.
Если документ отправляют в несколько
однородных организаций или в несколько
структурных подразделений одной
организации, то их следует указывать
обобщенно:

Директорам
предприятий Администрации районов

г.
Санкт-Петербурга или Ленинградской
области

5.
Реквизит «адресат» может иметь в своем
составе и почтовый адрес, если документ
адресуется в организацию, при этом
указывают ее наименование, а затем
почтовый адрес. Полный почтовый адрес
указывается в случае его направления
разовому корреспонденту:

ЗАО
«Комета»

ул.
Пушкинская, д. 70

Санкт-Петербург,
344007

6.
Если
документ направляют физическому лицу,
вначале указывают инициалы и фамилию
адресата, затем почтовый адрес, например:

Антонову
В.Я.

ул.
Кирова, д. 6, кв. 10,

г.
Липки, Киреевский р-н,

Тульская
обл., 301264

7.
Должность получателя и его фамилию
следует указывать только в том случае,
если точно известно, кто занимается
вопросом, о котором идет речь в письме,
например:

Департамент
образования

Энской
области

Отдел
кадров

Главному
специалисту

Г.В.
Сидорову

На
одном документе рекомендуется помещать
не более четырех адресатов (слово «копия»
перед вторым, третьим, четвертым
адресатами не указывают). Если адресатов
больше, то составляется список на
рассылку и на каждом документе указывается
только один конкретный адрес.

При
направлении писем зарубежным адресатам
данный реквизит включает имя и фамилию
адресата; должность адресата, наименование
организации, номер дома, название улицы
и населенного пункта, почтовый код
(индекс), название страны. Если письмо
направляется в США, то после названия
города дается название штата. При
адресовании писем в Великобританию
может быть указано название графства.
Составные части реквизита излагаются
в последовательности, соответствующей
традициям страны назначения.

В
соответствии с международными стандартами
составные части реквизита выравниваются
по его левой границе. Количество строк
данного реквизита должно быть не больше
шести, а количество знаков в строке не
больше 30. Если в строке более 30 знаков,
следует использовать шрифт меньшего
размера. Прописными буквами рекомендуется
писать название местности, учреждения,
осуществляющего доставку, и страну
назначения.

Если
документ адресуется организации, то
сначала указывается ее название, затем
почтовый адрес, например:

The
Municipal Court of Seattle

600
Third Avenue /MS

SEATTLE,
WASHINGTON 98104

USA

Если
письмо адресуется должностному лицу,
сначала указываются его инициалы,
фамилия, затем — должность, название
фирмы, почтовый адрес:

Mr.
Andrew Widmar, chairman,

Coke
and Son Ltd

LONDON
SWK 48 С

ENGLAND

Если
письмо адресуется частному лицу, сначала
указываются его имя и фамилия, затем
почтовый адрес, например:

Mr.
Luis Serrano Correcher

34
Call Alcala 6a pi.

(Servicio
de prenca)

MADRID
28071

ESPANA

Реквизит
16 — гриф утверждения документа.

После
подписания некоторых видов документов
(как положения, планы, уставы, перечни,
штатные расписания, должностные
инструкции и др.) требуется их утверждение,
после чего они приобретают юридическую
силу. Необходимость утверждения таких
документов обычно предусмотрена в
нормативных актах (примерный перечень
документов, подлежащих утверждению,
приведен в ГСДОУ).

Утверждение
санкционирует содержание документа
или распространяет его действие на
определенный круг лиц и организаций.
Каждая организация с учетом своей
специфики должна разработать индивидуальный
перечень документов, подлежащих
утверждению.

Документ
утверждается двумя способами, имеющими
одинаковую юридическую силу:

1. должностным
   лицом или вышестоящим руководителем,
   в компетенцию которых входит решение
   вопросов, изложенных в утверждаемых
   документах;

2. распорядительным
   документом (постановлением, решением,
   приказом и т.д.).

В
связи с этим выделяют два варианта
оформления грифа утверждения.

1.
При утверждении документа должностным
лицом указываются глагол «УТВЕРЖДАТЬ»
в 1-м лице ед. ч.,
должность
лица, утверждающего документ, его
подпись, расшифровка подписи, дата
утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Директор
фабрики «Заря»

Подпись
И.И.
Смелов

03.06.2005

Допускается
в реквизите «гриф утверждения документа»
центрировать элементы относительно
самой длинной строки.

При
утверждении документа несколькими
должностными лицами их подписи располагают
на одном уровне.

2.
При
утверждении документа постановлением,
решением, приказом, протоколом и т.д.
гриф утверждения состоит из слова
«УТВЕРЖДЕН» («УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНЫ»
или «УТВЕРЖДЕНО» в зависимости от вида
документа, т.е.: инструкция
— утверждена, правила — утверждены,
порядок — утвержден, штатное расписание
— утверждено и
т.д.), наименования утверждающего
документа в творительном падеже, его
даты и номера, например:

Что такое реквизиты — их назначение и виды (реквизиты документа, банковской карты, организации)

Здравствуйте, уважаемые читатели блога KtoNaNovenkogo.ru. В повседневной жизни и в рабочей деятельности мы часто сталкиваемся с необходимостью указания реквизитов. О том, что это такое, в общих чертах знают все.

В этой статье мы разберем данный вопрос немного подробней. Определим, что такое реквизиты, для чего их нужно указывать в документах, и какие их виды бывают.

Реквизиты – это…

Слово это имеет несколько значений. Суть термина понятна из его перевода с латинского (requisitum), что означает «требуемое», «необходимое». Т.е. реквизит – это то, без чего нельзя обойтись.

Толкование термина зависит от сферы, в которой он применяется.

Например, бутафорский реквизит – это вещи, предметы, без которых нельзя представить обстановку, в которой развертывается театральное или иное зрелищное представление.

Бутафорский реквизит может быть реальным предметом или искусно изготовленным муляжом (бутафорский пистолет, шпага и т.д.).

Совсем иное толкование термина – в деловой сфере. Здесь под реквизитом понимают совокупность сведений, позволяющих идентифицировать какой-либо объект.

Например, такой документ, как паспорт гражданина, идентифицируется посредством номера, серии, даты и места его выдачи, т.е. его реквизитами.

Вывод: реквизиты – это данные, позволяющие идентифицировать какой-либо документ или юридическое лицо.

Реквизиты в делопроизводстве – это элементы оформления документа. Отсутствие какого-либо реквизита в документе может повлечь его недействительность.

Реквизиты документов в делопроизводстве

В 2017 году в действие введен ГОСТ (что это такое?) Р 7.0.97-2016 (на смену ГОСТ 6.30-2003). Этот государственный стандарт прописывает, что является реквизитами для организационно-распорядительной документации в РФ.

Пояснение: к организационной документации относятся документы, фиксирующие решения организационных вопросов при управлении государством, субъектами РФ (что это такое?), предприятиями (что это?) и организациями (независимо от формы собственности).

Общий перечень реквизитов документов и их классификационные коды – на скрине ниже:

Если говорить проще, то документ должен состоять из 3 блоков:

1. Сведения о составителе документа;
2. Тело документа (наименование, например, счет-фактура, приказ и т.д. + текст документа);
3. Сведения о дальнейшей судьбе документа (например, вынесение резолюции, направление документа получателю, направление документа в работу, в архив).

Прочитать о том, как должны быть прописаны и указаны все вышеперечисленные реквизиты, можно из официального источника по этой ссылке.

Основными реквизитами, идентифицирующими документ, являются:

1. наименование;
2. дата и место составления;
3. регистрационный номер.

Именно эти реквизиты являются уникальными для каждого конкретного документа.

Поэтому при необходимости нет нужды прилагать копию документа, достаточно указать ссылку на него. Например: «Квартира принадлежит Иванову В.В. на основании свидетельства о собственности серия …, номер …, выданный … 30.08. 2015 г.».

Реквизиты организации

В нашей стране сотни тысяч организаций. Каждая из них представляет либо юридическое лицо, либо ИП. Юр.лица РФ зарегистрированы в едином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ), а ИП – в едином государственном реестре ИП (ЕГРИП).

Для идентификации юр.лиц и ИП были созданы специальные классификаторы, коды которых им и присваиваются.

Таким образом, у каждой организации – определенный перечень реквизитов. В совокупности они уникальны.

Перечень реквизитов организации:

1. полное наименование с указанием правовой формы, например, общество с ограниченной ответственностью «Алые паруса». Наименование должно быть прописано именно в таком виде, в каком оно зафиксировано в учредительных документах;
2. сокращенное наименование (обычно это относится к правовой форме, иногда – к названию фирмы). Например, ООО «Алые паруса»;
3. юридический адрес – адрес, где зарегистрирована компания, согласно учредительным документам;
4. фактический адрес – адрес, где фирма располагается по факту на момент составления документа;
5. ФИО руководителя компании (не обязательный);
6. ИНН (идентификационный номер налогоплательщика), присваивается организации при постановке на учет в ИФНС (инспекции федеральной налоговой службы);
7. КПП (код причины постановки на учет), может быть не уникальным, только связка «КПП + ИНН» является идентифицирующей;
8. ОГРН (основной государственный номер), под этим номером юр.лицо вносится в ЕГРЮЛ;
9. ОКВЭД (общероссийский классификатор видов экономической деятельности), номер присваивается исходя из видов деятельности, указанных в учредительных документах;
10. ОКПО (общероссийский классификатор предприятий и организаций), присваивается в органами статистики в зависимости от рода деятельности юр.лица;
11. ОКАТО (общероссийский классификатор административно-территориального деления);
12. банковские реквизиты (подробней о них – в следующем разделе статьи).

Таким образом, если известны все реквизиты какой-либо компании, то, можно считать, что об этой организации известно все: от даты ее регистрации и местонахождения до экономического состояния на текущий момент времени.

Банковские реквизиты

Банк – это организация (юридическое лицо), занимающееся финансово-кредитными операциями. Ключевое слово здесь (в контексте этой статьи) – «организация».

Следовательно, банковские реквизиты – это сведения, позволяющие идентифицировать конкретный банк.

Перечень реквизитов банка соответствует перечню любой организации в РФ. Особенностью такого перечня банковских компаний является наличие дополнительных сведений:

1. корреспондентский счет (необходим для взаиморасчетов между банками);
2. БИК – банковский идентификационный код, присваивается Центральным Банком РФ.

Для примера – реквизиты ПАО Сбербанк (взяты с официального сайта Сбербанка):

Региональные отделения Сбербанка имеют иные номера корреспондентских счетов.

Как пример всего вышесказанного – реквизиты реально существующей компании (взяты в свободном доступе в интернете):

Практически каждая организация имеет свой банковский счет (расчетный счет, их может быть несколько). Поэтому при указании реквизитов юридического лица указываются и его банковские данные, т.е.:

1. номер расчетного счета;
2. наименование банка, где открыт этот счет, его номер (если это подразделение банка) и город;
3. БИК банка;
4. кор.счет банка.

Реквизиты карты

Реквизиты банковской карты:

Кроме этой информации, к реквизитам банковской карты относится номер расчетного счета, к которой «привязана» конкретная карта. Номер этого счета зафиксирован в документе, который выдается клиенту банка при активации его карты. Эта информация нужна для перевода денежных средств на карту от юридических лиц.

Клиент Сбербанка может узнать расчетный счет своей банковской карты в личном кабинете на сайте «Сбербанк онлайн». Посмотрите на скрине, где искать номер:

Надеюсь, что информация, представленная в этой статье, была вам полезна.