Подключитесь к Диадоку, поможем внедрить систему ЭДО
Подключиться
Система электронного документооборота (ЭДО) — совокупность программных средств, которые необходимы для организации безбумажного обмена документами с контрагентами. Она помогает перевести в онлайн их создание, подписание, отправку, получение, хранение.
Системы электронного документооборота позволяют:
- оптимизировать расходы на печать и пересылку;
- уменьшить количество рутинных задач;
- ускорить делопроизводство;
- наладить дистанционную работу.
Структуру информационной системы электронного документооборота оценивают с двух сторон: программно-техническое обеспечение и функциональность.
С точки зрения технического наполнения в состав систем электронного документооборота входят программы, облачные серверы, функциональные модули. Состав меняется в зависимости от способа использования, например для веб-интерфейса не понадобятся интеграционные решения.
Если говорить о доступных функциях, структура системы электронного документооборота включает модули для ввода информации, управления доступом, интеграции в учетную систему, хранения файлов.
Базовые возможности систем ЭДО включают опции:
- создание и загрузка документов с компьютера;
- согласование, подписание;
- отправка и получение;
- настраиваемые шаблоны;
- хранение информации о действиях с файлом;
- поиск по ключевым словам;
- автоматизированные маршруты движения;
- разграничение доступа пользователей.
Рассмотрим общую характеристику системы электронного документооборота на примере Контур.Диадока.
| Возможность | Базовая версия | Дополнительная функциональность |
|---|---|---|
| Создание и отправка электронных юридически значимых документов | + | + |
| Подписание документов электронной подписью | + | + |
| Хранение данных на серверах Контура без ограничения по объему | + | + |
| Поиск файлов с отбором по фильтрам | + | + |
| Выгрузка документов для передачи в ФНС через систему интернет-отчетности | + | + |
| Поиск и приглашение контрагентов | + | + |
| Обмен сообщениями в онлайн-сервисе | + | + |
| Обмен документами с абонентами других операторов ЭДО — роуминг | + | + |
| Интеграционные решения | + | |
| Передача данных в Честный ЗНАК по маркированному товару | + | |
| Международный ЭДО | + | |
| Распределение входящих документов по подразделениям или сотрудникам | + | |
| Создание электронного архива | + | |
| Маршруты согласования | + | |
| Шаблоны документов | + |
Узнайте больше информации о системе электронного документооборота Контур.Диадок от нашего менеджера
Оставить заявку
Посредством системы электронного документооборота компания может оптимизировать работу, снизить расходы, разгрузить бухгалтерию. Разберем преимущества подробнее:
- Ускоренный доступ к информации. Бумажный документ долго движется по цепочке, а отследить статус не всегда получается. В системе ЭДО документы перемещаются мгновенно, сохраняется история действий пользователя.
- Оптимизация хранения данных. Отсутствуют физические архивы — документы находятся в облачном хранилище, так они защищены от повреждения или кражи.
- Автоматизация бизнес-процессов. Можно настроить маршрут движения документа по заданному пути в определенный срок, что позволяет прогнозировать время решения задачи.
- Улучшение качества обслуживания. Ускорение процессов и оперативный доступ к нужной информации помогают эффективнее работать с клиентами.
- Уменьшение количества ошибок. Система ЭДО проверяет формализованные документы на соответствие формату. Сократить операции по переносу данных вручную поможет интеграция в учетную систему, а настраиваемые шаблоны позволят избежать неточностей в оформлении и содержании документов.
- Обеспечение конфиденциальности и сохранности сведений. За счет настроек контролируют доступ сотрудников к информации. Единая база позволяет архивировать и восстанавливать данные.
- Повышение качества работы. Понятные процессы дают возможность вводить регламенты, которые легко соблюдать.
Таким образом, система электронного документооборота предназначена для удобного обмена документами и оптимизации бизнес-процессов. Система электронного документооборота обеспечивает управление потоками входящих и исходящих документов и разгружает сотрудников от рутинной работы.
Классифицировать электронный документооборот можно по разным параметрам: виду правовых отношений между участниками, типам документов, географии. Разберем детальнее.
По типу отношений между участниками процесса документооборота выделяют обмен внутри компании, с контрагентами и с контролирующими органами. Мы сравнили виды ЭДО в таблице.
| Вид | Участники | Документы | Кто предоставляет сервис |
|---|---|---|---|
| Внутренний | Сотрудники организации | Кадровые документы, авансовые отчеты, описи, ведомости | Организуется самостоятельно внутри компании с помощью решений от разработчиков |
| Внешний | Контрагенты: поставщики, клиенты | Формализованные и неформализованные документы: договоры, УПД, счета-фактуры, накладные, акты | Услуги по обмену предоставляет одобренный ФНС оператор ЭДО, например СКБ Контур |
| С контролирующими органами (B2G-обмен) | Госорганы: ФНС, ФСС, ПФР, Росстат, РАР, РПН | Отчетность и документы по требованию в ФНС и другие органы | Системы подготовки и сдачи электронной отчетности, например Контур.Экстерн |
Некоторые виды ЭДО предназначены для работы с конкретным видом документации, например: кадровой, бухгалтерской, логистической, производственной. Отличаться они будут только спецификой отрасли.
Также ЭДО классифицируют по географии: международный электронный документооборот и обмен документами с контрагентами внутри страны. Первый вариант в Контур.Диадоке реализуется в рамках подключенной системы как дополнительная услуга.
Переведите делопроизводство в онлайн и обменивайтесь юридически значимыми документами
Попробовать
Система электронного документооборота должна обеспечивать безопасный обмен документами. Поэтому ее организацией занимаются операторы электронного документооборота. Например, такой оператор — СКБ Контур, а система для обмена документами — Диадок.
Приказ ФНС России от 8 июня 2021 года № ЕД-7-26/546@ регламентирует требования к операторам ЭДО. Оператор должен обладать техническими и правовыми ресурсами, которые создадут легитимный обмен документами между контрагентами и обеспечат защиту передаваемых сведений.
Чтобы гарантировать юридическую значимость документов, клиентам предлагают использовать квалифицированную электронную подпись (КЭП), так как по закону только КЭП аналогична собственноручной без заключения дополнительных соглашений.
У оператора ЭДО должна быть лицензия на предоставление услуг связи, работу с сертификатами ЭП, криптошифровальным программным обеспечением. Операторы, которые прошли проверку налоговой, перечислены на сайте ФНС, в числе аккредитованных — СКБ Контур.
Также операторы ЭДО:
- хранят электронный архив в течение обозначенного законом срока;
- отслеживают корректировки в нормативных актах, чтобы обновлять систему.
Помимо правовых требований, система ЭДО ориентируется на потребности клиентов. Так, большинство систем электронного документооборота обеспечивают ответ на следующие запросы: совместимость с ПО, понятный интерфейс, оперативная техподдержка, скорость работы.
Также важны критерии:
- применение КЭП;
- опыт и надежность оператора;
- автоматизация создания стандартных документов;
- интеграция с 1С и другим ПО;
- отзывы клиентов.
Способ работы в системе ЭДО и подбор дополнительной функциональности будут зависеть от запроса организации. Крупные компании предпочтут персональные, а средний и малый бизнес — коробочные решения. Организации, которым важно перевести в цифровой вид обмен конкретным типом документов, выберут отраслевые решения, например для строительства или логистики. Предприятиям со сложной структурой подойдут гибкие настройки и возможность маршрутизации.
Оптимизируйте работу компании с помощью ЭДО
Подключиться
Для внедрения системы электронного документооборота в компании понадобится выбрать оператора и способ работы, перевести процессы в цифровой формат, обучить сотрудников, создать новые регламенты.
Порядок действий при внедрении следующий:
- Анализ текущих бизнес-процессов для перевода в онлайн. Если в результате исследования выявлены слабые места, отдайте предпочтение такому решению, которое поможет их оптимизировать.
- Выбор способа работы, оператора и программного решения: веб-версия, интеграция.
- Тестирование и введение в эксплуатацию. На этом этапе обучают сотрудников и настраивают ПО.
- Внесение изменений в учетную политику организации, создание приказа и положения о переходе на ЭДО, где прописаны правила работы с сервисом, а также цели изменений.
Подробнее о том, как компании перейти на ЭДО, рассказываем здесь.
Как выбрать систему ЭДО?
Система электронного документооборота должна отвечать потребностям организации. Поэтому проанализируйте текущие процессы и определите, какие из них получится оптимизировать с помощью системы ЭДО. Ориентируйтесь на опыт оператора, его надежность, количество подключенных контрагентов и возможности сервиса.
Можно ли совмещать электронный документооборот с бумажным?
Да, так как не все организации могут полностью перейти на ЭДО. Тогда только часть процессов уходит в онлайн, например обмен документами в работе с маркированным товаром. Это связано с тем, что применять ЭДО обязательно для ряда категорий маркируемого товара.
Безопасно ли переходить на электронный документооборот?
Организовать систему электронного документооборота в компании помогают операторы ЭДО, к которым выдвигают строгие требования безопасности и сохранности информации. Поэтому операторы используют защищенные каналы передачи, резервные копии, предлагают пользователям двухфакторную аутентификацию. Больше о безопасности в ЭДО пишем здесь.
Кто отвечает за внедрение системы электронного документооборота?
Основную работу по внедрению ЭДО берут на себя компании-операторы: предоставляют сервис, уведомляют налоговые органы о новом пользователе, следят за соблюдением законов. Внутри организации внедрение курируют назначенные сотрудники.
Поможем внедрить ЭДО — подключите Диадок и начните экономить на документообороте
Подключиться
Внутренний ЭДО
Внутренний ЭДО помогает сотрудникам предприятия быстрее обмениваться данными, контролировать поток документов и экономить рабочее время. Предприятия переходят на СЭД — системы электронного документооборота — для организации юридически значимого внутреннего документооборота.
Что такое электронный документооборот внутри предприятия
Весь документооборот предприятия называют общим. Он делится на два вида: внутренний и внешний.
Внешний отвечает за обработку входящей и исходящей корреспонденции. С помощью документации предприятие обрабатывает обращения клиентов, сотрудники общаются с партнёрами, а бухгалтеры сдают отчётность в контролирующие органы. К внешнему документообороту относятся счета, декларации, отчёты и накладные.
Внутренний документооборот организации обеспечивает движение документов между структурными подразделениями и сотрудниками. С его помощью руководители подготавливают нормативно-распорядительную документацию и контролируют исполнение поручений, а сотрудники взаимодействуют с внутренней документацией.
В законодательной базе представлены все официальные документы, которые регулируют ЭДО. Документооборот затрагивает всех сотрудников: менеджеров, исполнительных директоров, работников отдела кадров, технических специалистов.
К внутреннему документообороту относятся следующие виды и формы документов:
- приказы;
- уставы;
- заявления;
- протоколы совещаний;
- инструкции;
- технические документы;
- положения о структурных подразделениях;
- служебные записки.
Такая документация никогда не выходят за границы предприятия. Для работы с внутренним документооборотом может использоваться усиленная неквалифицированная электронная подпись.
Существует также и обеспечивающий документооборот. К нему относят делопроизводство и управление нормативно-справочной информацией.
Во многих предприятиях на смену традиционному бумажному пришёл электронный документооборот и использование систем ЭДО. С его помощью можно уменьшить время на подготовку документации, увеличить скорость их согласования и предоставить возможность сотрудникам коллективно работать с одними и теми же документами.
Вся документация хранится внутри системы электронного документооборота, поэтому поиск и управление файлами происходят значительно проще, чем в бумажном формате. Такая система уменьшает риск потери или порчи документации.
Зачем использовать внутренний ЭДО
Внедрение системы электронного документооборота поможет предприятию упростить и ускорить рабочий процесс, связанный с документацией. Кроме экономии места в офисе и уменьшения затрат на канцелярские товары, предприятия, которые переходят на системы ЭДО, получают и другие преимущества:
Уменьшение расходов на печать документов
Ведение истории файлов;
Повышение прозрачности работы сотрудников;
Автоматизация поиска необходимых файлов;
Подготовка документов по стандартным формам;
Автоматическая классификация файлов по разным критериям;
Коллективный доступ;
Уменьшение риска потери или порчи документов.
Выбор системы зависит от специфики деятельности предприятия. ГК «Астрал» предлагает два продукта для ведения юридически значимого ЭДО: «1С-ЭДО» для тех, работает в программе 1С и веб-сервис «Астрал.ЭДО». Обе системы предоставляют возможность ведения документооборота с контрагентами.
Кому нужна система внутреннего ЭДО
С внутренней документацией работают HR-менеджеры, директора, руководители, бухгалтеры, менеджеры склада, разработчики и другие сотрудники.
С помощью системы ЭДО сотрудники работают с разными видами документов:
кадровики ведут трудовые книжки, кадровый учёт, составляют поручения и приказы;
менеджеры склада ведут инвентаризацию, составляют акты о приёмке материалов или товаров;
директора и руководители ведут организационные и распорядительные документы;
бухгалтеры ведут, оформляют и отсылают финансовую отчётность.
Система ЭДО помогает сотрудникам предприятий контактировать друг с другом и обмениваться информацией на расстоянии.
Сегодня электронный документооборот смело врывается в нашу жизнь, сегодня практически все компании применяют электронные документы, пользуются электронной почтой, электронные декларации, тем более что для налогообложения НДС обязательность деклараций установлена законодательно. Кто-то перешел дальше и использует в повседневной жизни системы электронного документооборота и перевел всю отчетность и первичные документы в электронный вид.
Понятие электронного документооборота и плюсы электронного документооборота
Электронный документооборот представляет собой способ работы с документами. Особенности электронного документооборота состоят в том, что электронные документы, подписанные электронной цифровой подписью. Такой документ, подписанный ЭЦП, равен по своему значению документу на бумажном носителе.
Электронный документооборот имеет свои плюсы и минусы.
Таблица
Плюсы и минусы электронного документооборота
| Плюсы электронного документооборота | Минусы электронного документооборота |
| Возможность быстро найти документы; Наличие централизованной структуры документооборота; Систематизированное хранение документов в электронном архиве; Простота в регистрации и согласовании документов; Возможность подписания и направления документов по электронным каналам связи, что экономит время; Возможность составления аналогичных документов; Проведение электронного аудита | Необходимость приобретения электронной цифровой подписи; Невозможность использования, если контрагент не применяет электронный документооборот; Дополнительные расходы на электронный документооборот; Отсутствие унифицированных форматов документооборота; Недоверие некоторых пользователей к электронным документам |
Вместе с тем, электронный документооборот развивается все больше. И для этого есть предпосылки.
Во-первых, электронный документооборот предусмотрен в налоговом законодательстве. Например, при подаче отчетности по страховым взносам или НДФЛ, ее необходимо подавать в электронном виде, если численность компании составляет более 25 человек. Сдавать отчетность в электронном виде необходимо подавать декларацию в электронном виде. Кроме того, пояснения, если отчетность подана в электронном виде, в 2017 году также необходимо будет давать в виде электронного документа.
Во-вторых, электронный документооборот принят в бухгалтерском учете. Согласно закону № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
В-третьих, в 2017 году электронный документооборот получит еще большее развитие в судопроизводстве. Так, многие привыкли к тому, что решения судов публикуются в электронном виде в сети Интернет. Согласно статье 4 АПК РФ исковое заявление, заявление, жалоба, представление и иные документы могут быть поданы в суд на бумажном носителе или в электронном виде, в том числе в форме электронного документа, подписанного электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, посредством заполнения формы, размещенной на официальном сайте суда в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет». Аналогичные положения установлены в части гражданского процесса.
В-четвертых, электронные технологии плотно вошли в нашу жизнь в части применения электронного документооборота в тендерной документации, проведении электронных аукционов. Согласно статье Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ (ред. от 03.07.2016) «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» под аукционом в электронной форме (электронным аукционом) понимается аукцион, при котором информация о закупке сообщается заказчиком неограниченному кругу лиц путем размещения в единой информационной системе извещения о проведении такого аукциона и документации о нем, к участникам закупки предъявляются единые требования и дополнительные требования, проведение такого аукциона обеспечивается на электронной площадке ее оператором.
Пятая причина связана с тем, что сегодня многие компании работают в различных регионах, с разными городами, поэтому для организации эффективного бизнеса необходимо ускорить документооборот и упростить взаимоотношение между сторонами. В этой связи интуитивно многие компании вводят электронный документооборот.
Как ввести электронный документооборот?
На первом этапе необходимо принять принципиальное решение о введении электронного документооборота. Такое решение оформляется приказом по предприятию. Некоторые компании разрабатывают специальные локальные акты, которые регулируют документооборот и согласование документов внутри компании, к таким особенностям можно отнести согласование документов между отделами, постановка на контроль, подписание руководством и хранение архивных документов.
На втором этапе необходимо выбрать, какую подпись будет использовать компания при оформлении документов.
Простой электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.
Неквалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая:
- получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;
- позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;
- позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;
- создается с использованием средств электронной подписи.
Квалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и следующим дополнительным признакам:
- ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;
- для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, имеющие подтверждение соответствия требованиям (статья 5 Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. от 30.12.2015) «Об электронной подписи». Однако очень во многих случаях документы требуется для целей безопасности именно усиленная квалифицированная подпись.
Третьим этапом будет выбор специального удостоверяющего центра. для выбора компании, специализирующейся на электронном документообороте, важно оценить удобство работы именно с определенной компанией. Важно установить стоимость предоставляемых услуг, возможность дополнительных функций, а также услуг по электронному документообороту, также важно установить, какую ответственность несет компания — удостоверяющий центр, в случае технических сбоев и проблем в ведении документооборота.
На четвертом этапе необходимо предоставить документы для заключения договора.
Пятым этапом является заключение договора с удостоверяющим центром. Согласно статье 2 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. от 30.12.2015) «Об электронной подписи» удостоверяющий центр — юридическое лицо, индивидуальный предприниматель либо государственный орган или орган местного самоуправления, осуществляющие функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей, а также иные функции.
Шестым этапом является внедрение электронного документооборота в компании, организация конкретного обмена электронными документами. Счета-фактуры составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у них совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с утвержденным форматом.
Что должен содержать договор с удостоверяющим центром?
При заключении договора с удостоверяющим центром необходимо обратить внимание на правовой статус удостоверяющего центра. Аккредитация удостоверяющего центра осуществляется при условии, в частности, выполнения им требований о наличии финансового обеспечения ответственности за убытки, причиненные третьим лицам вследствие их доверия к информации, указанной в сертификате ключа проверки электронной подписи, выданном таким удостоверяющим центром, или информации, содержащейся в реестре сертификатов, который ведет такой удостоверяющий центр, в сумме не менее чем 1,5 млн руб.
Заключая договор с удостоверяющим центром важно обратить внимание на предмет договора. Согласно статье 432 ГК РФ это условия, обязательные для договоров данного вида. Договор считается заключенным, если между сторонами, в требуемой в подлежащих случаях форме, достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора. То есть важно прописать наиболее четко предмет договора.
Предмет договора следует из закона «Об электронной подписи».
Удостоверяющий центр:
- создает сертификаты ключей проверки электронных подписей и выдает такие сертификаты;
- устанавливает сроки действия сертификатов ключей проверки электронных подписей;
- аннулирует выданные этим удостоверяющим центром сертификаты ключей проверки электронных подписей;
- выдает по обращению заявителя средства электронной подписи;
- ведет реестр выданных и аннулированных этим удостоверяющим центром сертификатов ключей проверки электронных подписей;
- устанавливает порядок ведения реестра сертификатов;
- создает по обращениям заявителей ключи электронных подписей и ключи проверки электронных подписей;
- проверяет уникальность ключей проверки электронных подписей в реестре сертификатов;
- осуществляет по обращениям участников электронного взаимодействия проверку электронных подписей;
- осуществляет иную связанную с использованием электронной подписи деятельность.
Ответственность удостоверяющего центра наступает в случаях:
- неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств, вытекающих из договора оказания услуг удостоверяющим центром;
- неисполнения или ненадлежащего исполнения обязанностей (п.3 статьи 13 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. от 30.12.2015) «Об электронной подписи»).
В качестве дополнительных условий договора с удостоверяющим центром может быть предусмотрено страхование.
Как организовать электронный документооборот внутри компании?
Внутри компании электронный документооборот должен быть организован как часы. Ведь важно, что электронный документооборот предполагает сканирование документов, подписание электронной цифровой подписью. А это значит, что нужен специалист, который отвечает за электронные
скан-копии
, а на рабочих местах руководителей должно быть установлено специальное программное обеспечение, позволяющее подписывать документы.
Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати, поскольку печать не является обязательным реквизитом. Внутри компании могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется. Например, без электронной цифровой подписи может осуществляться постановка документов на контроль.
Если вы хотите организовать документооборот со своими контрагентами, то необходимо соответствующие положения включить в договор с контрагентом.
Документы формируются и подписываются в электронном виде. Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.
Проще всего организовать электронный документооборот с органами власти, например, с налоговой службой. для этого также необходимо получить электронную подпись и заключить договор с удостоверяющим центром. Чаще всего налогоплательщики предоставляют в налоговый орган декларации, пояснения, счета-фактуры. В качестве «обратной связи» документы формируются налоговой в соответствии с Приказом ФНС России от 15.04.2015 № ММВ-7-2/149@ «Об утверждении Порядка направления документов, используемых налоговыми органами при реализации своих полномочий в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи и о признании утратившими силу отдельных положений приказа Федеральной налоговой службы от 17.02.2011 № ММВ-7-2/169@».
К таким документам относятся:
- требования о представлении пояснений;
- уведомления о контролируемых иностранных компаниях;
- уведомления о вызове налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента);
- налогового уведомления;
- решения о приостановлении операций по счетам налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) в банке и переводов его электронных денежных средств;
- решения об отмене приостановления операций по счетам налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) в банке и переводов его электронных денежных средств;
- решения о проведении выездной налоговой проверки;
- иные документы.
Таким образом, если говорить о внутрифирменных электронных документах, то их обращение будет регулироваться внутренними локальными актами, если говорить о взаимоотношениях с контрагентами, то такие взаимоотношения регулируются сторонами, а если документооборот организуется с органами власти, то органы власти будут действовать в соответствии с порядком электронного документооборота, принятым для конкретной компании.
Как организовать хранение электронных документов?
Основным нормативным актом, регулирующим хранение электронных документов, являются Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены Приказом Министерства культуры Российской Федерации от
31.03.2015
№ 526, далее — Правила). В данном документе впервые устанавливаются правила хранения электронных документов.
Каким образом необходимо хранить документы?
Во-первых, необходимо подготовить номенклатуру дел конкретной организации. Номенклатура дел будет различаться в зависимости от компании, сферы деятельности.
Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Во-вторых, необходимо сформировать дела. для этого необходимо провести экспертизу ценности документов, которые будут храниться в электронном виде. Напомним, что есть нормативные сроки хранения отдельных документов. Например, бухгалтерские документы хранятся в течение 5 лет, а налоговые — в течение 4 лет.
В-третьих, необходимо проставить отметку, что данные хранятся в электронном виде в номенклатуру дел. Например, «Графики учета рабочего времени. Электронные документы».
В-четвертых, нужно заархивировать документы.
Прежде чем поместить электронное дело на хранение, его нужно:
— выгрузить из электронной системы (если документ создается в каком-либо специальном программном продукте);
— защитить от возможных изменений, сохранив в подходящем формате;
— записать на носитель информации.
Общепринятый формат для хранения и архивирования электронных документов — PDF/A. Следует отличать его от привычного PDF, с каждым обновлением которого появляются все новые возможности для работы с файлами. PDF/A предназначен для другого: это формат для долгосрочного архивного хранения электронных документов.
Пятым шагом является составление описей. В опись включаются все электронные дела, которые были сформированы в отношении электронных документов. Однако вместо количества листов, которое указывается при формировании дел на бумажных носителях указывается объем электронных документов.
Формат описи может выглядеть следующим образом:
| Индекс дела | Заголовок дела (тома, частей) | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Название раздела | ||||
| Наименование должности руководителя структурного подразделения |
||
| Подпись | Расшифровка | |
| Дата подписи | ||
| СОГЛАСОВАНО Наименование должности руководителя службы ДОУ |
||
| Подпись | Расшифровка | |
| Дата подписи | ||
| Заведующий архивом (лицо, ответственное за архив) |
||
| Подпись | Расшифровка | |
| Дата подписи | ||
В целом, хранить документы в электронном виде намного удобнее, ведь нет необходимости в дальнейшем при поиске документов перерывать целую комнату бумажной документации. Также проще предоставлять документы в электронном виде по запросу налоговой, Пенсионного фонда, а также иных проверяющих.
В некоторых случаях необходимо уничтожить документы. Например, достаточно долго хранились служебные записки, срок хранения истек и необходимо их уничтожить. В этом случае проводится экспертиза ценности документов. Такую экспертизу может провести специальная комиссии. По результатам экспертизы оформляется акт о выделении к уничтожению документов. Форма подобного акта разрабатываются компанией самостоятельно. И на основании акта диски или иные носители информации просто уничтожаются.
В заключение необходимо отметить, что, безусловно, будущее за электронными документами. Однако важно правильно организовать электронный документооборот. Многие компании сталкиваются с проблемами неправильной организации документооборота, когда к электронному документообороту подключается только одно рабочее место в отделе или даже департаменте, когда большая половина документов ведется по-прежнему на бумажных носителях. Поэтому все вопросы в отношении электронного документооборота нужно решать «на берегу» на этапе внедрения системы.
Отправим материал Вам на почту
Внутренний ЭДО: соединяет людей, экономит ресурсы.
Отдали документ на согласование в соседний отдел — документ «провалился как в бездну». За каждым уточнением по договору нужно бежать к юристам или в финотдел. Срочно понадобившийся документ по закону подлости не находится и предстоит перевернуть кипу бумаг… Знакомая ситуация? По статистике, 90% внутренних документов «живут по старинке» — распечатываются на бумаге, гуляют по организации «ногами», однако в последнее время эта ситуация меняется, бизнес разворачивается в сторону внутреннего электронного документооборота.
Согласно старой системе стандартов, определяющей терминологию в вопросе делопроизводства и организации работы с документами (ГОСТ 7 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения), документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. А электронный документооборот – это документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота).
Из определения документооборота становится понятным движение документов внутри системы – получение документов (входящий поток документации), отправка документов (исходящий поток документации) и движение внутри системы (от создания до исполнения).
К внешнему документообороту, работающему с входящим и исходящим потоком документов, относятся бухгалтерская и налоговая отчетность, декларации, счет-фактуры, накладные и другая документация. К внутреннему документообороту относятся документы, не выходящие за пределы организации: приказы, уставы, положения, заявления, протоколы совещаний, инструкции, внутренняя служебная переписка и другие документы. Предметом нашей сегодняшней статьи является внутренний документооборот.
Скидка 50% на годовое подключение к внутреннему ЭДО! Если ваше предприятие МСП, подключите пакет «Внутренний ЭДО Плюс» за пол цены.
Подключиться со скидкой
Интересный факт:
Активными пользователями электронного документооборота являются государственные структуры. Среди первых полностью на электронный документооборот (ЭДО) перешло Правительство Москвы, случилось это практически 10 лет назад, в 2011 году. Тогда волевым решением госструктура отказалась от бумажных документов и перешла на электронные. Согласно данным сайта мэра столицы, каждый день пользователи системы создают около 50 тысяч документов и 75 тысяч резолюций. Электронный документооборот экономит Правительству Москвы примерно 200 тысяч листов бумаги ежедневно, то есть около 40 млн. рублей в год. Закажите бесплатный просчет выгод перехода на электронный документооборот!
В ответ на вопрос — зачем Правительству Москвы электронные документы, дан следующий ответ. Во-первых, стало легче контролировать исполнение служащими поручений. Во-вторых, использование электронного документооборота сокращает время на обработку и исполнение самих документов.
45 рублей – средняя стоимость документа на бумаге.
10 рублей – средняя стоимость электронного документа.
На пяти китах.
Какие задачи позволяет решить внутренний документооборот.
Опираясь на опыт бывалых пользователей документооборота, в частности, на опыт Правительства Москвы, историю которого мы привели в выше, можно сделать вывод, что перевод на электронные рельсы внутренней документации позволяет экономить денежные средства за счет расходов на бумагу, увеличивать скорость работы с документами, а также усилить управленческий контроль за исполнением поручений.
Какие плюсы еще дает внедрение внутреннего документооборота:
- Дополнительная экономия, ведь отказ от бумаги влечет за собой отказ и от множества других канцтоваров, например, ручек, маркеров, файлов, уголков, папок и т.п.
- Экономится пространство, которое занимала бумага, как в квадратных метрах, так и на столах сотрудников.
- Безопасность. Вероятность потери и утечки документов стремится к нулю.
- Создается единое информационное пространство в компании. Над документом одновременно могут работать несколько сотрудников, степень доступа настраивается для каждого сотрудника индивидуально.
- Повышение качества работы с документацией за счет фиксации этапов прохождения документа и возможности контролировать процесс.
- Повышение производительности сотрудников за счет увеличения скорости работы с документацией.
- Повышение культуры работы предприятия.
- Экологическая ответственность за счет отказа от использования природных ресурсов в виде древесины, использующейся для изготовления бумаги.
Все преимущества от ЭДО можно обобщить в 5 емких категорий: экономия, скорость, качество, безопасность и управляемость.
Преимущество ЭДО в цифрах:
до 30% — экономия времени на согласование и поиск документов,
в 3 раза — снижение затрат на расходные материалы,
до 25% — повышение производительности труда,
до 80% – сокращение стоимости хранения документов.
Основные принципы внутреннего документооборота.
Внутренние документы организации составляют большую часть ее документооборота. Именно поэтому так важно организовать учет и оперативное и качественное прохождение жизненного цикла внутренней документации.
Как движется документ во внутреннем ЭДО:
- Подготовка документа.
- Согласование документа.
- Подписание документа.
- Регистрация документа.
- Отправка.
- Прием документа.
- Первичное рассмотрение.
- Повторное рассмотрение.
- Вынесение резолюции.
- Исполнение документа.
- Направление документа в архив.
Внутренний документооборот регулируется локальными актами организации. Для внутреннего ЭДО в организации не обязательно использовать электронную подпись, однако тенденции таковы, что работодатели начинают все чаще использовать ЭП (электронную подпись) и для документов, проходящих жизненный цикл исключительно внутри компании.
Формы организации внутреннего документооборота
- Централизованная — документация сосредотачивается в отделе-группе отделов, это может быть секретариат, канцелярия. Эти отделы берут на себя основные обязанности, например, регистрацию, обработку, хранение документации.
- Децентрализованная — документация сосредотачивается в нескольких структурных подразделениях. Такая форма, как правило, применяется тогда, когда компания имеет несколько подразделений, территориально удаленных друг от друга,
- Смешанная — совмещает в себе характеристики централизованной и децентрализованной форм.
Каким подразделениям компании может понадобиться внутренний ЭДО.
Внутренний электронный документооборот может охватывать как все движение внутренней документации, так и отдельных ее подразделений.
7 основных видов внутренней документации компании:
- Управленческий ЭДО — ведение организационных и распорядительных документов.
- Кадровый ЭДО — ведение трудовых книжек, кадрового учета, поручений, приказов и др.
- Коммерческий ЭДО — оформление и ведения счетов, технической документации, спецификации и др.
- Производственный ЭДО — ведение документов, определяющих организацию производственных процессов компании.
- Финансовый ЭДО — ведение финансовой отчетности.
- Складской ЭДО — ведение инвентаризации, актов о приемке материалов и др.
- Архивный ЭДО — систематизация и упорядочение документов организации.
В зависимости от особенностей организации могут быть и другие виды ЭДО. Например, в СМИ это может быть внутриредакционный документооборот и т.п.
73% организаций, проводивших оценку эффективности внедрения ЭДО, заявили, что система окупилась.
Какие требования к ЭДО выдвигает бизнес.
Безусловно, драйвером внутреннего документооборота являются крупные компании и госструктуры. Они имеют для этого ресурсы, а также чрезвычайные потребности. Однако сейчас в сторону порядка с внутренней документацией смотрят и небольшие компании. Происходит это по трем основным причинам: во-первых, меняется культура ведения бизнеса – на смену поколению предпринимателей 90-х, во многом действовавших по наитию, приходят молодые ребята, выросшие на информационных технологиях. Во-вторых, в высокодоходных нишах высочайшая конкуренция, которая заставляет компании оттачивать процессы, в том числе и внутренние, в-третьих, сами программные решения становятся гибкими и более доступными по цене. Поможем выбрать оптимальную систему для быстрого перехода на электронный документооборот, оставьте заявку и получите бесплатную консультацию экспертов!
Как отличаются запросы на ЭДО у крупных и малых компаний.
Требования к ЭДО крупного бизнеса:
- проработанная функциональность для охвата множества процессов с учетом специфики отрасли,
- ресурсоемкость решений,
- юридическая значимость документов при межкорпоративном обмене,
- удобство работы с решением,
- вариативность доступа к системе – через компьютеры, мобильные приложения, веб-доступ и другие сервисы.
Требования к ЭДО малого бизнеса:
- минимальные затраты на внедрение и обслуживание решения,
- наличие универсальных решений,
- наличие мобильного приложения,
- возможность получения оперативной консультации,
- возможность «роста», то есть расширение возможностей системы без вложения больших ресурсов.
В СБИС Внутренний ЭДО в типовом решении уже реализованы самые распространенные процессы документооборота. Также предусмотрена возможность внести изменения и дополнения. С помощью редактора регламентов возможно создавать собственные внутренние процессы различной сложности, а также изменять типовые регламенты. Например, при помощи СБИС можно автоматизировать планирование загрузки переговорных комнат.
СБИС Внешний документооборот имеет гибкую тарифную линейку, конкурентно в цене, содержит готовые отраслевые решений, техподдержка оказывается в режиме 24/7. Интегрируется с другими системами, обеспечивает быстрый роуминг и имеет мобильное решение. Кроме того, СБИС позволяет выполнять все задачи по обмену документацией в дистанционном режиме.
О том, как с помощью СБИС наладить ЭДО, вам готовы рассказать наши специалисты.
Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию и выгодное предложение на СБИС уже сегодня.
Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию уже сегодня!
Видео по теме
150 000
Клиентов на постоянной поддержке
40
Офисов по всей России и продолжаем расширяться
15 лет
Мы успешно работаем в сфере электронных решений
24/7
Всегда на связи с клиентами группа Техподдержки
ЭДО необязателен, но необходим для эффективной и продуктивной работы: он автоматизирует процесс обмена информацией и ускоряет передачу сведений внутри компании и между контрагентами. Рассказываем, как провести внедрение системы электронного документооборота в организации.
Что такое ЭДО, и как это работает
Для сферы трудовых отношений, что такое электронный документооборот и как он должен быть организован, определяет Трудовой кодекс (ст. 22.1–22.3 ТК РФ). ЭДО — это обмен информацией и документами в электронном формате. Его вводят, чтобы ускорить передачу данных и избавиться от бумажных дубликатов. С ЭДО больше не надо знакомить работников и контрагентов с документами под роспись, передавать им бумажные оригиналы.
По сути, электронный документооборот на предприятии заключается в формировании документов в электронном виде и подписании их электронной подписью. Подписанные ЭП файлы передаются получателю в онлайн-формате.
Для ЭДО разработали отдельный госстандарт — ГОСТ Р 53898-2013. Если отправитель подписывает файлы квалифицированной электронной подписью (КЭП), то документ юридически равнозначен бумажному с рукописной подписью (ст. 6 63-ФЗ от 06.04.2011).
Как внешний, так и внутренний документооборот организации — проход в СЭД (системе электронного документооборота). СЭД — это техническая система, в которой создают и отправляют электродокументы. Система обеспечивает управление доступов и передачу документальных файлов в локальных или внешних компьютерных сетях. Кроме того, СЭД позволяет контролировать входящие и исходящие потоки документов, собирать и хранить их в онлайн-архиве.
Состав СЭД:
- комплекс программ, который обеспечивает работу и доступ к системе;
- компьютерная сеть для обмена информацией внутри организации и с внешними контрагентами.
Чтобы установить СЭД, необходимо подготовить аппаратные средства для бесперебойной работы системы — серверы и сетевое оборудование. Кроме того, надо определиться с оператором и платформой. Платформа — то, на чем работает СЭД, а оператор — тот, кто передает и доставляет информацию, контролирует форматы и правильность подписей, ведет онлайн-архив компании.
Как внедрить ЭДО
Единых правил для перехода и работы с электросистемами на законодательном уровне не установлено. Фактически у каждой компании собственная практика внедрения ЭДО.
Предлагаем общую пошаговую инструкцию перехода на электронный документооборот в организации.
Шаг 1. Принять решение об ЭДО. Руководство компании определяет, для каких целей и направлений работы необходим цифровой формат.
Шаг 2. Провести оценку бумажного документооборота. Выявить основные сложности и ошибки ДО, определить основные маршруты информационных потоков, проанализировать порядок регистрации и обработки бумажной корреспонденции, механизм формирования и передачи в архив документальных дел. Основные нюансы надо учесть при переходе на ЭДО — для оптимизации процессов.
Шаг 3. Разработать регламент ЭДО. Указать, что оформление электронного документа должно быть по общим правилам делопроизводства, несмотря на цифровой формат. Установить маршруты и очередность обмена. Определить ответственных лиц и зону их ответственности, доступы к системе ЭД. Выпустить приказ о внедрении ЭДО.
Шаг 4. Изучить рынок СЭД. Определиться с программным обеспечением, платформой и оператором с учетом отраслевой и организационной специфики компании. ЭДО выражается в разных технических решениях:
- Применение веб-версии. В этом случае переход на ЭД не затрагивает локальные системы предприятия. Все процессы проходят онлайн. Такой вариант подходит для компаний с небольшим трафиком. Заказчик платит только за отправленные файлы.
- Интеграция в информационную систему заказчика. Функционал СЭД подключают к внутренней системе, с которой работает организация. Оплата — за выбранный пакет функций.
С оператором СЭД необходимо заключить договор.
Шаг 5. Обработать массив информации заказчика. Этим занимается оператор ЭД. Кроме того, необходимо оформить ЭП для всех ответственных лиц, задействованных в ЭДО.
Шаг 6. Создать цифровой архив. Надо оцифровать все бумажные документы, которым следует храниться в архиве организации и перевести их в онлайн-архив.
Шаг 7. Подготовить все рабочие системы к интеграции с ЭДО. В электронный формат обычно переводят бухгалтерский, финансово-экономический, кадровый учет, производственное направление. Необходимо позаботиться и об охране коммерческой тайны и персональных данных.
Шаг 8. Разработать пользовательские руководства для работы. Обучить сотрудников. Определить правила перехода на ЭДО для каждого ответственного лица с учетом должностных особенностей и ввести систему контроля за соблюдением локального регламента.
Шаг 9. Проинформировать контрагентов. Один их вариантов — направить партнерам уведомление по электронной почте о внедрении системы внешнего ЭДО. Контрагентов тоже надо подключить к используемой СЭД.
Какие документы переводят в цифровой формат
Компании оцифровывают практически все документы финансово-хозяйственной деятельности. Это и первичные документы, и бухгалтерские регистры, и кадровые бумаги, и делопроизводственные материалы. По закону нельзя оцифровать только вексель: он недействителен без бумажной формы (48-ФЗ от 11.03.1997).
Для трудовых книжек разработали специальный цифровой формат — ЭТК: работодатель формирует сведения о трудовой деятельности и стаже работника в электронном виде (ст. 66.1 ТК РФ). Трудовой договор дистанционному работнику тоже направляют в электронном виде, но после согласования его необходимо распечатать и отправить новому сотруднику на подпись (ст. 312.2 ТК РФ).
Требования к ЭД
Каждая компания самостоятельно определяет, как работает электронный документооборот внутри организации, и устанавливает локальные требования, утверждает внутренние регламенты. На законодательном уровне установлены только требования к оформлению, передаче и хранению ЭД (149-ФЗ от 27.07.2006).
В ЭДО используют материальные (бумажные) документы, которые оцифровали, и документы, который изначально создали в электронном виде (77-ФЗ от 29.12.1994, 149-ФЗ от 27.07.2006). Для заверения материальных оцифрованных бумаг подойдет любая ЭП, а для электронных усиленная КЭП.
Бумажные и электронные документы юридически равнозначны, если ЭД подписали электронной подписью. Но если к регистрам применяют повышенные требования безопасности данных, то необходимо установить особые условия их хранения в электронном формате.
При подписании ЭД руководствуйтесь 63-ФЗ от 06.04.2011. А правила обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия с государственными органами и внебюджетными фондами установлены в постановлении правительства № 1264 от 24.07.2021. Обмен с налоговыми органами регулируется приказами ФНС:
- № ММВ-7-6/196@ от 13.06.2013 — общие правила ЭДО между налоговой службой и налогоплательщиками;
- № ММВ-7-10/551@ от 30.11.2015 — для торговых операций;
- № ММВ-7-15/820@ от 19.12.2018 — для счетов-фактур, документов об отгрузке, передаче имущественных прав.
Требования ко внутреннему ЭДО прописываются в локальных нормативах. А порядок внешнего обмена электронными документами компания определяет совместно с контрагентами.
Как исправлять ошибки в электронных документах
Порядок исправления ошибок и для бумажных, и для цифровых регистров практически одинаковый. К примеру, для бухгалтерских документов правила прописаны в 402-ФЗ от 06.12.2011 и ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» (приказ Минфина № 62н от 16.04.2021).
Бумажную первичку (кроме кассовых и банковских документов) корректируют, только если обе стороны хозяйственной операции согласны с такими изменениями. Корректировку обязательно подписывают и ставят фактическую дату исправления (письмо Минфина № 07-02-06/9 от 25.01.2012).
А вот электронную первичку исправить легче. Для внесения коррективов аннулируют ошибочный документ и формируют новый. Есть и другие варианты: составить акт о выявленных расхождениях, сформировать дополнительные е-документы, корректирующие операцию и проч.
Как хранить электронные документы
Е-документы хранят в цифровом виде. Придерживайтесь сроков хранения, установленных приказом Росархива № 236 от 20.12.2019 и отраслевыми ведомствами. Для некоторых е-документов действуют особые правила хранения.
С 01.01.2022 в Федеральной контрактной системе прописали сроки хранения для документов закупки, и они отличаются от сроков из приказа № 236. В этом случае заказчики и поставщики руководствуются ч. 15 ст. 4 44-ФЗ. Хранить все закупочные регистры надо не менее 6 лет.
Отдельные сроки хранения закреплены и для бухгалтерской первички, и для регистров налогового учета (ст. 29 402-ФЗ, ст. 23 НК РФ). Но в основном они совпадают с приказом № 236.
Необходимо обеспечить режим хранения и предусмотреть условия для его обеспечения. К примеру, в е-архиве создают два экземпляра по каждой единице — рабочий и основной. А ответственный специалист проводит технический контроль минимум раз в пять лет: он проверяет физическое состояние носителей и воспроизводимость электронных документов.
Порядок подключения внутреннего электронного документооборота
Дата обновления: 28.06.2022
Номер карточки: SD0023757
Видеоинструкция
Текстовая инструкция
Электронный документооборот позволяет оформить внутренние документы организации в электронном виде с использованием простой или усиленной квалифицированной подписи.
Функционал внутреннего ЭДО включен в следующие релизы:
| Конфигурация | Начиная с версии | Дата выпуска |
| Бухгалтерия государственного учреждения, ред.2 | 2.0.71.12 | 28.05.20 |
| 1С:ERP Управление предприятием 2 | 2.4.13.46 | 30.09.20 |
| Бухгалтерия предприятия КОРП, ред. 3.0 | 3.0.92.51 | 08.05.21 |
В дальнейшем состав прикладных решений с поддержкой внутреннего ЭДО будет расширяться.
Для возможности обмена электронными документами с электронной подписью необходимо перейти в Администрирование – Обмен электронными документами и установить флаг в поле Электронные подписи.
Затем необходимо развернуть группу обмен с контрагентами и установить флаг в поле Сервисы ЭДО, после этого установить флаг Использовать внутренние электронные документы.
В журналах документов учётной системы появился столбец Состояние ЭДО.
Для формирования внутреннего электронного документа необходимо выбрать соответствующий документ учётной системы, нажать ЭДО – Просмотреть электронный документ
или перейти по ссылке Состояние ЭДО.
В открывшемся мастере настройки электронного документооборота необходимо пройти несколько шагов (количество шагов зависит от типа электронной подписи).
На первом шаге необходимо выбрать вид электронной подписи.
Чтобы электронные документы имели юридическую силу, их необходимо подписывать электронной подписью. Ст. 5 Закона № 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи» определяет следующие виды электронной подписи – простую и усиленную. Для подписания внутренних документов информационной базы с помощью сервиса 1С-ЭДО можно использовать как простую, так и усиленную квалифицированную подпись.
1. Усиленная квалифицированная электронная подпись.
Для использования усиленной квалифицированной электронной подписи необходимо наличие программы криптографии, а также соответствующего сертификата.
При использовании усиленной квалифицированной подписи, на втором шаге мастера необходимо выбрать печатную форму, а также вариант настройки.
При выборе я буду подписывать документы, на следующих шагах мастера будет произведен поиск установленной на рабочем месте программы криптографии, а также сертификата усиленной квалифицированной подписи.
Если программа криптографии отсутствует, мастер предложит выполнить её установку.
Примечание. Обращаем Ваше внимание, что на одном рабочем месте не рекомендуется одновременная установка двух криптопровайдеров (КриптоПро и VIPNet). Также дополнительно сообщаем, что сертификаты, выпущенные под КриптоПро, не будут работать с VIPNet, так же как и сертификаты, выпущенные под VIPNet, не будут работать с КриптоПро. Также информируем, что программа КриптоПро CSP предоставляется на платной основе, необходимо приобретение лицензии.
Если программа криптографии установлена, на следующем шаге произойдёт поиск доступных сертификатов. Если сертификат не определился, мастер предложит Заказать сертификат
через сервис 1С-Подпись или Добавить сертификат из установленных на компьютере.
Более подробно о том, как установить сертификат в хранилище «Личное», можно ознакомиться, перейдя по ссылке http://1c-edo.ru/handbook/28/4011/.
Более подробно о том, как получить 1С-Подпись, можно ознакомиться, перейдя по ссылке http://1c-edo.ru/handbook/28/4285/.
Если сертификат установлен в хранилище, но при нажатии Добавить сертификат отсутствует в списке, то пользователь указанный в сертификате, отличен от пользователя, под которым произошла авторизация в программном продукте 1С. Необходимо установить флаг в поле Показывать все сертификаты.
Затем выбрать необходимый сертификат и нажать Далее.
В открывшемся окне необходимо сверить пользователя, указанного в сертификате с пользователем, под которым произошла авторизация в 1С.
Если пользователь отличен, необходимо вернуться на шаг 2 и выбрать Я настраиваю подписание для других сотрудников. При данном варианте мастер не будет производить поиск программы криптографии и доступных сертификатов.
2. Простая электронная подпись
В качестве простой электронной подписи применяется логин и пароль, с которыми пользователь входит в информационную базу 1С. Для её применения потребуется утвердить Положение об использовании простой электронной подписи, а также распечатать и подписать Уведомление у соответствующих сотрудников.
При использовании простой электронной подписи, на втором шаге мастера необходимо выбрать печатную форму, которая будет применяться для формирования электронного документа.
На следующем шаге мастера необходимо указать, кто будет подписывать документ.
Вариант Укажу список подписантов применим, когда не определён постоянный перечень сотрудников, участвующих в подписании и их необходимо будет заполнить вручную при создании документа.
В созданной настройке для печатной формы будет выбран маршрут Указывать при создании документа, то есть при каждом формировании электронного документа необходимо будет заполнить список подписантов.
Маршрут подписания применяется, когда список подписантов неизменен, для гибкой настройки правил подписания, и последующего их использования.
При создании маршрута подписания необходимо указать наименование, вид подписи: простая или квалифицированная. После чего необходимо добавить логическое условие, нажав Добавить группу: поставить все подписи по порядку, поставить любую из подписей, поставить все подписи (условия можно чередовать для более гибкой настройки правил подписания). Затем необходимо добавить подписантов (пользователей информационной базы).
Более подробно о том, как создать маршрут подписания, можно ознакомиться, перейдя по ссылке http://1c-edo.ru/handbook/22/4079/.
В мастере настройки необходимо выбрать созданный маршрут, при необходимости установить флаг в поле Использовать для последующих документов.
При использовании простой электронной подписи мастер настройки предложит сформировать Положение об использовании простой электронной подписи.
Перейдя по ссылке, откроется окно формирования необходимых для использования простой электронной подписи внутренних документов организации. Необходимо заполнить обязательные поля и нажать Сформировать положение.
Автоматически будет сформирован необходимый комплект документов, который необходимо распечатать и заверить у руководителя организации.
После чего необходимо перейти по ссылке Уведомление. Автоматически будут сформированы уведомления для сотрудников, указанных на предыдущих шагах настроек.
Данные уведомления необходимо распечатать, а затем ознакомить ответственных сотрудников.
После завершения настроек откроется форма просмотра электронного документа. Для установки подписи необходимо нажать кнопку Подписать.
После подписания штамп визуализации электронной подписи появится в форме просмотра электронного документа.
На вкладке Подписи можно просмотреть установленные, а также требуемые электронные подписи.
Для получения ответственными лицами уведомлений, о необходимости выполнить действие с внутренним электронным документом, необходимо подключить систему взаимодействия — Сервис 1С-Диалог. Для этого необходимо перейти в Администрирование — Интернет-поддержка и сервисы, затем развернуть группу Обсуждения и нажать кнопку «Подключить».
В соответствующее поле необходимо ввести электронный адрес
Вашей
организации и нажать «Зарегистрироваться». Информационная база будет связана с данным адресом.
Затем ввести код регистрации, отправленный на e-mail и нажать «Зарегистрироваться».
Более подробно о системе взаимодействий можно ознакомиться, перейдя по ссылке https://its.1c.ru/db/v8317doc#bookmark:utx:TI000000335
Уведомления от бота 1С-ЭДО, будут отображаться во всплывающих сообщениях у сотрудников, участвующих в документообороте.
Нажав на уведомление можно увидеть пояснение и ссылку на документ, который требует действий от пользователя.
Если документ содержит ошибку его можно отклонить или аннулировать. Для этого необходимо нажать «Другие действия».
Также подписать внутренний электронный документ можно из рабочего места Текущие дела ЭДО, перейдя в папку Подписать раздела Исходящие.
Документы, обмен по которым завершён, доступны для просмотра в архиве ЭДО, а также перейдя по соответствующей ссылке из журнала документов учётной системы.
Для изменения настроек внутреннего документооборота необходимо перейти в карточку организации, нажать ЭДО – Настройки внутреннего ЭДО.
В открывшемся окне перечислены документы учётной системы, по которым можно создать внутренний электронный документ.
В настройках можно изменить печатную форму документа и маршрут его подписания, а также возможно смена варианта подписания с простой на усиленную квалифицированную подпись.
Более подробно о том, как настроить внутренний электронный документооборот, можно ознакомиться на сайте ИТС.
В настоящее время хозяйствующие субъекты и физические лица отказываются от бумажного документооборота и переходят на электронный. Новая система позволяет значительно экономить время и увеличивает скорость принятия решений. Электронный документооборот можно ввести как внутри одной компании, так и при взаимодействии с другими.
Что такое система электронного документооборота?
ЭДО — это система процессов по обработке документов в электронном виде. Основное количество кадровых и бухгалтерских программ умеют формировать документы в соответствии с установленными требованиями. Чтобы документ приобрел юридическую силу, его необходимо заверить электронной подписью.
Всю систему ЭДО можно условно разделить на два вида:
- обмен документами внутри компании;
- передача документов между разными компаниями через интернет.
Чтобы использовать ЭДО внутри фирмы, необходимо приобрести специальный программный пакет и сетевое оборудование для активации его работы. Для обмена документами со сторонними компаниями дополнительно потребуется оператор электронного документооборота. С его помощью будут передаваться нужные сведения и контролироваться их формат.
Какие документы можно отправлять?
Система ЭДО позволяет компаниям обмениваться следующими документами:
- УПД и счетами-фактурами. Правила их передачи установлены Минфином и ФНС.
- Торг-12 и актами. Их форматы рекомендованы налоговой службой и подходят для передачи в органы контроля.
- Иными заверенными электронной подписью документами, для которых нет установленного формата ФНС.
Наиболее популярными документами, с которыми работают клиенты, являются:
- договора
- счета-фактуры
- акты
- первичные документы
Как правило, сначала организации переводят в ЭДО все первичные документы и счета-фактуры. С последними связаны налоговые вычеты, поэтому им уделяется особое внимание. Организации должны составлять эти документы в соответствии с установленными законом требованиями. Если счета-фактуры не будут соответствовать формату, утвержденному приказом ФНС от 19.12.2018 г. № ММВ-7-15/820, они не будут иметь юридической силы.
Как выбрать систему?
Перед тем как перейти на ЭДО, компании должны выбрать оператора ЭДО, опираясь на свои потребности. Вопрос выбора возникает в следующих случаях:
- Компания сотрудничает со многими контрагентами, которые требуют большое количество документов. Чаще всего с этим сталкиваются фирмы, занимающиеся логистикой.
- Сотрудникам регулярно приходится дублировать счета-фактуры, так как их оригиналы теряются.
- Документооборот непрозрачен для руководства.
- Компании тратят крупные суммы на обмен документами (приобретение печатей, затраты на отправку и получение, на хранение и утилизацию бумаг).
Со списком операторов ЭДО можно ознакомиться на сайте ФНС. Выбирая конкретного, нужно руководствоваться следующими критериями:
- возможности;
- надежность;
- функциональность;
- количество контрагентов;
- роуминг;
- опыт работы;
- качество обслуживания;
- стоимость продукта.
Возможен ли обмен документами между двумя системами?
Если хоть один контрагент пользуется другой системой ЭДО — роуминг понадобится обеим компаниям. В этом случае понятие роуминг схоже с аналогичным понятием у операторов мобильной связи. Он необходим каждой компании для быстрой передачи документов через 1С, подключенной к разным операторам ЭДО.
Существует два способа подключения роуминга между фирмами-партнерами:
- Автоматический. В 1С, работающей по ЭДО, в настройках нужно нажать кнопку «Создать». В открывшемся окне заполнить «Профиль настроек ЭДО», «Контрагент», «Договор контрагента» и кликнуть на «Отправить приглашение». Это действие отправит приглашение на ЭДО выбранному контрагенту. Партнер также должен заполнить соответствующие поля и направить встречное приглашение. После этого обе фирмы увидят у себя статус «Присоединён». С этого момента они могут начать пользоваться электронным документооборотом.
- По требованию. Пользователи 1С, подключенные к ЭДО, запрашивают роуминг у оператора в тех случаях, когда автоматическое соединение недоступно. Для этого необходимо оставить заявку в «Личном кабинете», отправить письмо по электронной почте или позвонить в службу поддержки. Приняв заявку, оператор свяжется с контрагентом и запросит его согласие на обмен документами. Дальнейшие настройки роуминга делают сотрудники компаний. Пользователям ЭДО остается лишь обновить статусы, они должны измениться на «Присоединён».
Чтобы перейти на сервис, нажмите на заголовок. Ссылка вшита в название.
«Контур Диадок»
Система ЭДО «Контур Диадок» позволяет работать с документами дистанционно и решить любой рабочий вопрос не покидая кабинет. Все отправляемые документы обладают юридической силой, так как заверяются электронной подписью. Подписанные таким образом бумаги приравниваются к бумажным вариантам. Системой «Контур Диадок» пользуются более миллиона компаний.
Система ЭДО позволяет пользователям получать, отправлять и подписывать аналоги бумажной документации. Она взаимодействует не только с компаниями, подключенными к «Контур Диадок», но и с теми, которые работают в других программах. Сервис также отправляет отчеты в налоговый орган.
Для использования веб-версии не нужно устанавливать дополнительное программное обеспечение. Преимущества системы «Контур Диадок»:
- Создание, передача и получение электронных документов.
- Взаимодействие с 1С. Пользователям не придется вручную вводить данные, необходимые бланки формируются самостоятельно и связываются с бухгалтерской программой.
- Интегрирование с разными информационными системами: API, SAP, MS Dynamics,Oracle.
- Для доступа к расширенным функциям достаточно создать учетную запись.
- Документами можно обмениваться не только с крупными компаниями, но и с государственными учреждениями РФ.
- Система не требует дублирования информации.
- Вносить изменения в электронные документы можно в дистанционном режиме.
- Пользователи могут легко контролировать процесс отправки и получения данных, наблюдая за изменением статуса.
- При помощи фильтров можно быстро найти нужный документ.
- Войти в программу можно не только с персонального компьютера, но и с любого смартфона через мобильное приложение.
- Имеется собственное хранилище данных.
- Можно построить маршрут передачи каждой бумаги.
- Легко взаимодействует с аналогичными сервисами.
- Пользователи «Контур Диадок» могут отслеживать действия других контрагентов. Если кто-то из них захочет получить доступ к документам, система сообщит об этом.
«Контур Диадок» можно использовать бесплатно, если программа нужна только для получения входящих документов. Для их подписания потребуется подключить платную подписку стоимостью от 1000 до 3000 руб. в год. Итоговая цена тарифа зависит от количества исходящих документов.
СБИС
Платформу СБИС предприятия могут использовать одновременно в нескольких режимах, каждый из которых приспособлен к взаимодействию с другим. Самый популярный режим среди пользователей — использование электронного документооборота.
Возможности СБИС:
- проверка контрагентов;
- подготовка и отправка отчетов в государственные органы;
- поиск тендеров на разных площадках и аналитика закупок;
- сбор фискальных отчетов в дистанционном режиме;
- ведение бухгалтерской, кадровой и складской документации;
- управление бизнес-процессами;
- внедрение CRM-системы для качественной работы отдела продаж.
У система ЭДО СБИС есть бесплатная версия, позволяющая пользователям получать документы от контрагентов, работать с первичной бухгалтерской документацией и создавать отчеты для государственных органов. Для удобства использования были разработаны мобильные приложения, работающие на операционных системах iOS и Android.
Бесплатная версия СБИС не позволяет пользователям отправлять электронные документы. Для этого им нужно подключить платный пакет услуг. Минимальный тариф стоит всего 500 руб. в год. За эти деньги компании смогут получать: одну электронную подпись, возможность отправить нулевую отчетность, 50 исходящих пакетов за квартал, доступ к внутреннему чату и видеосвязи.
ELMA
Система ELMA отличается от других широкой линейкой бизнес-решений. Она состоит из набора приложений для управления организацией. Их можно использовать как вместе, так и по отдельности.
Линейка системы ELMA:
- Электронный документооборот. Приложение позволяет наладить делопроизводство и вести электронный документооборот. Благодаря механизму WorkFlow система быстро настраивается под потребности организации.
- Управление бизнес-процессами. ELMA строит гибкие информационные системы. Для создания эффективных бизнес-процессов программа использует международный стандарт BPMN.
- Контроль показателей. Приложение позволяет правильно построить управление компанией. Его использование поможет наладить показатели эффективности.
- CRM. Данную линейку не нужно покупать отдельно, она идет в качестве дополнения к любому стандартному пакету. CRM позволяет управлять продажами и отслеживать взаимоотношения с контрагентами.
- Управление проектами. ELMA легко налаживает проектную деятельность в организации. Это дает возможность следить за стандартными бизнес-процессами и управлять бюджетным проектом.
- Внутренний портал. Все составляющие ELMA базируются в едином внутреннем портале. Отдельно его купить невозможно, так как он дополнительно устанавливается к любому приложению. В портал входит: структура компании, задачи, календарь, общение с пользователями, хранилище данных.
Стоимость системы ELMA зависит от выбранного пакета. Цена стандартной платформы — 45 000 руб. В стоимость входит: 1 именная и 1 конкурентная лицензия, сервер ELMA, Дизайнер ELMA, Внутренний портал, ELMA CRM, и приложение ELMA ECM+. За дополнительную плату можно подключить расширенные функции.
Synerdocs (закрылся)
Система электронного документооборота Synerdocs в последнее время набирает большую популярность в России. Основные возможности:
- Создание, редактирование, отправка и получение документов контрагентов и государственных органов.
- Интеграция с 1С, DIRECTUM, SAP.
- Составление актов сверки взаиморасчетов с контрагентами.
Стоимость подключения минимального пакета Synerdocs — 2500 руб. в год. За эти деньги организации получают возможность отправить 300 документов. Если необходима интеграция с программой 1С, рекомендуется выбирать тарифы, включающие 1000 и более документов, что будет стоить 6300 руб. в год. Каждый документ, отправленный сверх тарифа, будет стоить 7 руб.
Сбербанк E-invoicing
Сервис ЭДО от Сбербанка позволяет существенно сэкономить время, исключив обмен бумажными документами. Основные преимущества:
- Сервис работает в любой точке мира и не закрепляется за конкретным компьютером.
- Работать можно как с формализованными документами, так и с произвольными.
- Пользователи получают возможность сдавать отчеты в государственные органы, эта функция включена в стоимость сервиса.
Подключив ЭДО «Сбербанк», организации смогут работать с любой маркированной продукцией: лекарства обувь, парфюмерия и т. д. Сервис:
- автоматически передает коды маркировки в «Честный знак»;
- принимает обязательные счета-фактуры с кодами маркировки от поставщиков;
- формирует закрывающие документы с кодами маркировки и направляет партнерам.
На выбор организациям доступно два тарифа:
- Основной. Включает в себя возможность получения документов от контрагентов, обмена документами с ПАО «Сбербанк» и получения документов с кодами маркировки. Данный тариф подключается бесплатно.
- Дополнительный. Помимо вышеописанных функций, пользователи также смогут отправлять документы контрагентам и сдавать отчетность в государственные органы. Стоимость тарифа — 295 руб. в месяц.
«Контур.Экстерн»
Сервис «Контур.Экстерн» разработан специально для отправки бухгалтерской и налоговой отчетности в соответствующий государственный орган. Если организации не нужна полноценная система ЭДО — этот продукт ей идеально подойдет.
«Контурн.Экстерн» оснащен интерактивным календарем, оповещающим о необходимости подать документы, и функцией проверки отчетности на наличие ошибок. Через сервис также можно проверить счета-фактуры на НДС. Дополнительно можно подключить возможность соединения с 1С.
Минимальная стоимость подключения — 1200 руб. в год. В этот тариф входит только отправка счетов в пенсионный фонд и налоговую. Если нужно задействовать ФСС и Росстат, необходимо приобрести другой тариф за 7680 руб. в год. В него входят дополнительные опции:
- проверка контрагентов;
- составление актов сверок;
- финансовый анализ;
- получение выписок;
- доступ к видеоурокам и правовой базе.
Если организация работает с небольшим количеством отчетов — ей будет достаточно и бесплатной версии.
DocSpace
Сервис работает на базе MicrosoftSharePoint и открывает перед пользователями следующие возможности:
- отслеживать документооборот;
- создавать внутренние распорядительные документы;
- вести учет всей входящей и исходящей корреспонденции;
- выполнять потоковое сканирование, позволяющее ускорить процесс перехода на электронный документооборот.
DocSpace приобретается не по принципу ежемесячной или годовой оплаты, а устанавливается на конкретный компьютер. Подключение системы на 50 клиентских доступов стоит 450 000 руб. Дополнительные права приобретаются из расчета 1200 руб. на одно рабочее место. Исходя из потребностей бизнеса можно подключать дополнительные модули. Целевая аудитория DocSpace — крупный бизнес (крупные застройщики, энергетические компании и др.)
«ДЕЛО»
С системой «ДЕЛО» работают как крупные предприятия, так и малый бизнес. Основные преимущества:
- возможность отслеживать перемещение документов;
- удобство создания проектов документации;
- стабильная работа системы.
Стоимость системы «ДЕЛО» на одно рабочее место зависит от общего количества подключений — от 11 000 до 13 400 руб. Если организация работает с СУБД Microsoft SQL Server, цена снижается — от 7200 до 9500 руб.
«Логика»
До 2012 года программа «Логика» называлась «Босс-Референт» и пользовалась большой популярностью среди организаций. Смена наименования не сказалась на качестве продукта, он, как и прежде, позволяет эффективно управлять делопроизводством. Основные преимущества:
- высокий уровень защиты данных;
- возможность построить сложные схемы согласования документов;
- простота использования.
Стоимость лицензии зависит от количества подключаемых сотрудников. 49 пользователей — 5900 руб. за место, от 50 до 199 — 5200. Если доступ открывают более чем для 200 сотрудников, лицензию продают по минимальной стоимости — 4900 руб.
«ЕВФРАТ»
Система «ЕВФРАТ» отличается от других наличием уникальных программных разработок, которых нет ни у одного конкурента. Преимущества:
- в комплекте с «ЕВФРАТ» идет СУБД «Ника», освобождающая компании от приобретения дополнительного программного обеспечения;
- приятный интерфейс;
- механизм для управления правами доступа.
Стандартная лицензия стоит от 5200 до 7300 руб. на одно рабочее место, чем больше подключают пользователей, тем ниже будет цена.
Сравнительная таблица крупнейших систем электронного документооборота
При помощи таблицы компании могут сравнить самые крупные системы ЭДО по основным параметрам.
| Критерий/система | «Контур Диадок» | СБИС | ELMA | Synerdocs | «Сбербанк» |
| Минимальная стоимость подключения | 1000 руб. в год | 500 руб. в год | стоимость платформы 45000 руб. | 2050 | 3540 |
| Возможность дистанционной сдачи отчетности | есть | есть | есть | есть | есть |
| Бесплатная версия | есть | есть | есть | есть | есть |
| Интеграция с 1С | есть | есть | есть | есть | есть |