Рынок электронного документооборота (ЭДО) в России уже сложился, и количество компаний, которые предпочитают обмениваться электронными документами, постоянно растет. На сегодняшний день это один из способов оптимизации бизнес-процессов, связанных с передачей и согласованием документов не только внутри компании, но и при взаимодействии с контрагентами.
Обмен электронными документами основан на принципе безбумажного документооборота. В рамках этого обмена отправка документов осуществляется в специальной системе через операторов ЭДО. На сегодняшний день крупнейшим оператором ЭДО является компания СКБ Контур, которая предлагает систему Диадок.
Документы в Диадоке подписываются квалифицированной электронной подписью (КЭП), благодаря чему становятся равносильными бумажным аналогам с собственноручной подписью. Дублировать их на бумаге не нужно. И в этом заключается главная цель компаний, которые делают выбор в пользу ЭДО.
Но есть и другие преимущества. Обычно компании переходят на ЭДО, когда хотят:
- оптимизировать бизнес-процессы
ЭДО может оптимизировать бизнес-процессы компании, учитывая тип документов, с которыми она имеет дело, и структуру работы с документами, которая уже существует на бумаге. Это позволяет меньше времени тратить на подготовку, обработку, доставку документов и получение платежей. В среднем документы через Диадок доставляются за 3-6 секунд. Ресурсы сотрудников, которые в результате высвобождаются, можно направить на решение более значимых задач.
Неудивительно, что ЭДО применим в разных областях – от телекома и энергетики до логистики и нефтегазовой отрасли.
- сократить финансовые затраты
После перехода на ЭДО не нужно тратиться на печать и доставку документов или тратить приходится намного меньше. При стандартной работе с документами нужно выделять в графе затрат расходы на печать, выплаты сотруднику, который согласует документы, оплату доставки курьером или сотрудниками внутри компании и расходы на хранение.
При переходе на ЭДО прямые расходы на обработку, печать, хранение и доставку документов сокращаются до 80 %. Кроме того, при ЭДО документы невозможно потерять, а расхождения в них контролировать гораздо проще.
- сохранить юридическую силу документов
Электронные документы обладают юридической силой, поэтому их не нужно дублировать на бумаге. Это преимущество обеспечивается за счет соответствия федеральным законам и приказам ФНС и других контролирующих органов. Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ разрешает подписывать документы электронной подписью, благодаря этому налоговая инспекция может принимать документы в электронном виде.
- упростить взаимодействие с контролирующими органами
Контролирующие органы сами поддерживают перевод документов в электронный вид и разрабатывают форматы работы с документами в электронном виде. Так, например, несколько лет назад в электронный вид были переведены книги покупок и продаж, и сейчас работать с ними в электронном виде гораздо удобнее.
Чтобы при необходимости представить документ в контролирующий орган, нужно хранить его в течение определенного времени. На бумаге делать это не всегда удобно, потому что хранение и поиск документов требуют дополнительных затрат и ресурсов. Электронные документы легко найти по номеру документа и дате отправки.
- сократить временные затраты
При работе с бумагой документы нужно распечатывать, подписывать и согласовывать у разных руководителей. Если же их нужно отправить в другой филиал или регион, это может занять от двух недель до месяца. При работе с ЭДО находить и отправлять документы можно за несколько секунд.
Статус документа отслеживается в режиме онлайн. В личном кабинете можно видеть, получил ли контрагент документ, подписал ли он его, попросил ли уточнить детали. Такие опции позволяют компании быстрее завершать документооборот и закрывать сделку.
- улучшить сервис и повысить лояльность
Ускорение документооборота стимулирует снижение дебиторской задолженности, потому что компании с большим количеством контрагентов получают платежи раньше, а клиенты в любом регионе раньше видят акты и счета на оплату, быстрее их оплачивают и не допускают кассового разрыва.
Благодаря тому, что клиенты получают документы быстрее, бумаги не теряются, ошибки можно быстро исправить, лояльность повышается, что особенно актуально для отраслей с высокой конкуренцией, таких как телеком.
Известно, что в течение ближайших пяти лет в России будет планомерно вводиться система маркировки различных групп товаров. Эта реформа затронет огромное количество компаний, чья деятельность связана с производством, логистикой, продажами товаров, на которые планируется наносить уникальный Data Matrix код.
ЭДО — один из ключевых элементов системы маркировки товаров. Поэтому уже сегодня тем компаниям, которые в ней участвуют, нужно изучить тему электронного документооборота, чтобы определиться с оператором и обсудить с ним варианты налаживания бизнес-процессов и подключения контрагентов.
Документы, которые можно передавать через ЭДО
- счета-фактуры и УПД, формат и порядок обмена которыми утверждены ФНС и Минфином;
- акты и ТОРГ-12, форматы которых рекомендованы ФНС и подходят для представления в контролирующие органы;
- любые другие документы, подписанные электронной подписью, для которых нет утвержденного или рекомендованного ФНС формата.
Наиболее популярные документы, с которыми работают клиенты в электронном виде:
- счета-фактуры;
- первичка.
Как правило, сначала компании переводят в электронный вид первичные документы и счета-фактуры. Со счетами-фактурами связан вычет НДС, поэтому на них контролирующие органы обращают особое внимание. Поэтому важно обеспечить юридическую силу этого документа. Если счет-фактура не соответствует формату, утвержденному Приказом ФНС от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@, не подписан квалифицированной электронной подписью, не передан через оператора ЭДО, у него не будет юридической силы.
Порядок передачи счетов-фактур и других документов регламентируется Приказом Минфина РФ от 10.11.2015 № 174Н.
Автоматизация документооборота
В последние годы пользователи автоматизируют и переводят в электронный вид все новые типы документов: спецификации, внутренние акты, групповые документы, нестандартные документы на согласование услуг. Часто это те документы, по которым компания несет самые большие затраты на документооборот. Например, документы МХ-1 и МХ-2 незаменимы в логистике. Это неформализованные документы, формат которых не определен налоговой инспекцией.
Любой документ можно перевести в электронный вид и сделать его стандартом работы компании или отрасли, если он не регламентируется налоговой, — например, реестр оказанных услуг для авиаотрасли, акт разногласий, отчет агента, протокол передачи.
Просто перевести документ в электронный вид можно в базовом функционале Диадока. Любой тип документа, который разрешено отправлять в электронном виде, можно отправлять в PDF или неструктурированном формате.
Чтобы автоматизировать загрузку документов в учетную систему, не перебивая данные вручную, можно создавать особые типы документов прямо в Диадоке по требованиям клиента. Если документ создан в XML и его невозможно прочитать, можно создать визуальную форму, которая позволит распознавать документ, и работать с ним в привычном виде.
Примеры нестандартных документов в ЭДО:
- экспедиторская/складская расписка
- МХ1, МХ3
- КС-2, КС-3
- заказ на работу
- заявка на проведение ремонта/услуг
- спецификация
- М15 — накладная на отпуск/передачу материалов
- реестр (актов, расходов, услуг)
- смета, ценовой лист
- протокол разногласий
- претензия
- отчет поставщика/партнера/агента
Кастомизированные документы облегчают поиск по типу документу, устраняют ошибки ручного ввода, ускоряют процесс документооборота, позволяют подгружать дополнительные данные в учетную систему и снижают нагрузку на сотрудников, которые вбивают данные в документ.
Не затрагивая структуру документа, на печатную форму можно добавить информацию о смене тарифа или адреса офиса, логотип, номер договора, имиджевую и промоинформацию, штрих-код, сроки поставки, маркировки, перевод на иностранный язык. Эти данные можно переводить в кастомную печатную форму и добавлять к печатному виду документов. Например, перевод печатной формы на английский язык можно сделать в печатной форме, не затрагивая структуру документа.
Примеры реализации кастомных веб-форм:
- срок оплаты, изменения тарифов;
- формализованные документы, для которых нет закрепленных законодательно XML-форматов (TTH, КС-2);
- штрих-код для ведения домашнего архива;
- специфические документы, которые используются в организациях по утвержденной форме (группа компаний);
- двухтитульные документы (договор, дополнительное соглашение).
Принципы работы в Диадоке
Диадок – это облачный сервис ЭДО, который позволяет компаниям обмениваться документами, согласовывать их и подписывать квалифицированной электронной подписью.
Клиенту достаточно получить доступ к документам из браузера или мобильного приложения, создать документ и подписать его. Дополнительных соглашений о переходе на электронный документооборот не требуется.
Когда документ подписан, он отправляется оператору ЭДО. Оператор фиксирует статусы и создает технологические файлы и протоколы для каждого документа.
После того, как оператор зафиксировал факт получения документа, последний поступает к контрагенту. Контрагент в свою очередь может либо подписать документ, либо запросить уточнение, либо отказать в подписании документа. Документ можно аннулировать и заменить или создать корректировочный документ и привязать его к неверному. Обе стороны мгновенно получают смену статуса документа — за 3-6 секунд.
Система электронного документооборота в Диадоке позволяет настроить интеграцию, чтобы создать привычный интерфейс и работать в знакомой учетной или биллинговой системе, например, в 1С, Oracle, SAP. Интеграция позволяет сделать так, что полученные документы автоматически отражаются, например, в 1С.
Система позволяет воссоздать иерархию обработки документов, которая уже существует в компании, в электронном виде. Это значит, что можно сохранить бизнес-процессы, которые налажены в компании, иерархию обработки документов с существующими филиалами и подразделениями и ограничением прав доступа.
Для этого в Диадоке нужно создать филиалы и подразделения и добавить туда сотрудников, которые смогут получать доступ к системе по логину и паролю. Бизнес-процессы внутри системы будут работать как обычно.
Для одних и тех же документов допускается создание стандартных цепочек согласования. Сотрудник может использовать КЭП либо для подписания документа и завершения документооборота, либо для подписания документа и отправки его на подпись дальше.
Если документы согласовываются дольше трех дней, в компании осуществляются сложные продажи, за которые отвечают два и более подразделения, или генеральный директор подписывает документы массово, поэтому требуется предварительное согласование ответственных сотрудников, могут помочь маршруты согласования — возможность настройки согласования документов по заранее определенному маршруту.
Входящий документ смогут смотреть последовательно менеджер по закупкам, менеджер по логистике, финансовый директор, бухгалтерия и генеральный директор. Это позволит высвободить сотрудников, сократить время обработки документов, увеличить скорость получения оплаты от клиентов и обеспечить прозрачность документооборота для компании.
Международный документооборот связан с более высокими временными и финансовыми издержками. В этом случае сервис позволяет снизить затраты на импорт и экспорт, быстрее закрывать сделки и быстрее выпускать доверенности, инвойсы, контракты и другие типы документов. Для этого нерезиденту выпускают неквалифицированную электронную подпись, клиенту — КЭП, а сотрудничество скрепляют трехсторонним соглашением о признании подписей и подписанных документов.
Как выглядит документ в Диадоке?
Документ в Диадоке не отличается от привычного печатного формата, но дополнен синей печатью оператора ЭДО. Также оператор фиксирует статус документов, подписантов, время подписания, действительность подписи на момент подписания документа и нумерует страницы. Это позволяет комфортно визуально работать с документом, чтобы смена формата с бумажного на электронный не чувствовалась.
Основные этапы перехода на ЭДО
- Первый шаг — это отбор документов и бизнес-процессов (1-2 недели).
Первоначально стоит выбрать приоритетные потоки документов для перевода на ЭДО и группы контрагентов, с которыми нужно начать работу в первую очередь. Как правило, это документы, с которыми связано больше всего временных и финансовых затрат.
Нужно заключить договор с оператором и подписать план проекта с основными контрольными точками и этапами запуска ЭДО, которые вы хотите контролировать.
- Второй шаг — выбор интеграционного решения (от 1 недели).
После того, как документы выбраны, нужно определиться с интеграционным решением. Стандартный модуль или коннектор можно реализовать за одну неделю, интеграция собственного решения на основе API потребует более длительных сроков.
Как правило, компании хотят работать из своей привычной среды и отправлять документы прямо из модуля 1С. После того, как интеграция налажена и бухгалтерия или административный отдел может отправлять документы, самое время перейти к подключению контрагентов.
- Третий шаг — подключение контрагентов.
Прежде чем перейти к массовой работе с контрагентами, стоит протестировать систему на нескольких лояльных партнерах, оговорить сроки, оповестить и подключить контрагентов.
Чтобы проверить, подключен ли конкретный контрагент к системе Диадок, можно вбить ИНН компании в систему и проверить, активна ли она в ней. Массовый анализ контрагентов можно проводить с помощью списка ИНН, загруженного в Excel.
Часто компании думают, что, если они подключили к Диадоку 5-10 % своих контрагентов, задача выполнена и темпы подключения будут сохраняться. Чтобы контролировать процесс, лучше сформировать план подключения контрагентов и определить ответственных за проект перехода на ЭДО.
- Четвертый шаг — измерение результата.
После подключения ЭДО полезно отслеживать, насколько быстрее отправляются документы, как меняется структура затрат на обработку документов, снижается ли нагрузка на бухгалтерию и повысилась ли лояльность клиентов.
Само по себе внедрение системы документооборота в электронном формате в коммерческой компании или в государственном учреждении не может являться самоцелью. Даже отказ от использования бумаги и сокращение затрат, как денежных, так и по времени, на печать, отправку, получение и хранение документов – здесь не столь важны. На этот процесс следует смотреть шире, при этом разделяя области внедрения.
Внедрение СЭД – системы электронного документооборота внутри организации, позволит организовать полностью контролируемое пространство для взаимодействия между департаментами, территориально отдаленными представительствами и отдельно взятыми сотрудниками.
Внедрение ЭДО – внешнего юридически значимого электронного документооборота, широко используемая за счет регулирования государством система обмена электронными документами, осуществляемого через операторов ЭДО, которая позволяет передавать документы по телекоммуникационным каналам связи (с использованием средств криптографической защиты информации и специальных программ операторов) и получать обратную связь о статусе переданного документа.
Системы обмена электронными документами – это не только создание, отправка и получение документов, это сокращение затрат и выход на новый уровень бизнес-процессов и коммуникаций с контрагентами, а также четкий контроль всей совокупности процессов при работе с документами.
В этой статье мы рассмотрим ключевые шаги в постановке как внутреннего, так и внешнего документооборота организации, а также технологию безроумингового ЭДО. И начнем с СЭД, ведь именно работа этой системы сопровождает каждый бизнес-процесс на предприятии.
Зачем нужна система электронного документооборота на предприятии?
Целью внедрения электронного документооборота в учреждении является не искоренение бумажных документов, а создание эффективной среды управления, коммуникации и работы. Именно поэтому для построения эффективной СЭД необходимо:
- провести аудит сложившегося документооборота;
- исследовать функции имеющихся инструментов обмена (почта, системы, записи о курьерах и почте у секретарей);
- провести интервьюирование участников обмена.
Подключение 1С-ЭДО от официального партнера 1С. Комплект документов от 250 руб./мес.
Анализ действующей системы работы с документами в компании
Внедрение СЭД требует участия аналитика и ИТ-специалиста, а его результаты должны быть представлены в виде схемы движения всех документов во всех подразделениях компании с указанием «узких мест», среди которых могут быть:
- утеря документов;
- дублирование документов и процедур;
- длительное время согласования;
- денежные траты на бумажный документооборот и т.д.
Анализ также позволяет понять, какой участок бизнес взаимодействий является наиболее критичным и требует наиболее быстрого внедрения электронного взаимодействия. Если процессы локализованы в рамках подразделения или узкоспециализированы (например, перевод на электронный документооборот участка кассовых документов в случае географически отдаленно расположенных точек продаж). В этом случае можно рассмотреть локальное внедрение обмена ЭД, которое в свою очередь может послужить пилотным проектом внедрения СЭД, требует меньше временных и финансовых затрат.
На основе анализа разрабатывается целевая схема, которая будет реализована технически. Она должна, как минимум, обеспечивать:
- удобный поиск;
- оперативный контроль всех этапов работы с документом;
- редактирование и согласование в соответствии с установленными ролями;
- а также требования, обусловленные спецификой бизнеса.
Нужно ли составлять положение об электронном документообороте?
После аудита сложившейся на предприятии «традиции» документооборота и формирования целевой модели, важно составить документ, в котором будет отображена полная схема работы новой системы, то есть, по сути, исчерпывающее техническое задание с указанием этапов и сроков внедрения.
Исходя из возможностей и функционала технических инструментов, на базе которых будет построена целевая СЭД, в положение прописывают регламенты обработки документов, инструкции для исполнителей, их ответственность и порядок организации взаимодействия, а также права, доступ и возможность одновременной работы. Также положение должно четко описывать точки управления и контроля в процессе, маршруты движения документов, очередность согласования и утверждения, а также порядок их исполнения.
Оформление приказа о введении СЭД
На базе ТЗ принимается план внедрения СЭД и утверждается методология, что должно быть зафиксировано в соответствующем приказе. Этот, на первый взгляд, формальный этап, во-первых может затянуться, если в компании разветвленная система согласования, а во-вторых, очерчивает границы проекта и прописывает роли, что в будущем избавит участников процесса от взаимных претензий, даже если к внедрению не привлекались специалисты сторонней организации.
Установленной формы приказа нет, но, ориентируясь на то, что документ должен содержать исчерпывающие указания, в него должны быть включены следующие важные моменты:
- когда и при каких условиях система будет запущена в промышленную эксплуатацию;
- методологическая документация – ТЗ, регламенты, инструкции, правила;
- назначение ответственных лиц по участкам – за внедрение технических средств, первоначальную обработку массива документов, обучение сотрудников
- какие поправки и дополнения должны быть внесены в корпоративные нормативные акты и должностные инструкции.
Официальный запуск системы в эксплуатацию
Запуск системы в промышленную эксплуатацию, как правило, предваряется тестовым периодом, который позволяет отработать все недочеты и доработать недостающий функционал.
Ввести СЭД в эксплуатацию имеет смысл только после «повсеместного» внедрения. Это основной принцип работы системы – либо доступ к ней открыт со всех автоматизированных рабочих точек, так или иначе связанных с движением документов, либо «образец», разработанный на предпроектном этапе, не сработает. При условии, что введение обмена ЭД, касается как внутренних, так и внешних коммуникаций, в среднем, исходя из опыта специалистов нашей компании, проект запуска системы может потребовать до полугода.
Теперь мы перейдем к процессу внедрения системы внешнего электронного документооборота.
Зачем нужна система ЭДО с контрагентами?
Если внедрение СЭД на предприятии чаще всего оптимизирует внутренние процессы и снижает издержки взаимодействия между участками и, как правило, является логичным следствием продуманного руководства, и, самое главное, регламентируется самим предприятием, то внедрение системы электронного взаимодействия с контрагентами вот уже более 20 лет проходят тяжелый путь.
И только регулирование со стороны государства, создание порядка аккредитации операторов электронного документооборота, большая просветительская работа в данном направлении постепенно дает свои плоды.
Устанавливая форматы и регламенты обмена документами между хозяйствующими субъектами, определяя порядок равнозначности электронного документа и бумажного оригинала и судебную защиту на основании такого документа государство подталкивает бизнес к электронному взаимодействию при совершении сделок. А сотрудничество с аккредитованным оператором, который берет на себя передачу и доставку документов, а также подтверждение всех сопутствующих действий, дает компании эффективный инструмент мгновенных бизнес-коммуникаций без потери юридической значимости взаимодействия.
Отправить оригинал первичного или корректировочного документа, а также возможность подписать или отклонить его, моментально информируя об этом своего контрагента, находясь при этом в любой точке мира с доступом в Интернет, – важнейшее преимущество ЭДО и квалифицированных сертификатов.
Централизованная структура документооборота, систематизированное хранение документов в электронном архиве оператора, возможность подписания и направления документов по электронным каналам связи, – все сделает саму структуру документооборота полностью контролируемой и прозрачной, а в совокупности с СЭД ускорит процессы регистрации и согласования.
Что важно, переходить на электронные документы выгодно при любом количестве документов. Статистика говорит о сокращении расходов на бумагу и услуги доставки в среднем в 10 раз, без учета экономии на архивном хранении, а интеграция с системами бухучета, которые применяют компании любого масштаба, принесет ряд дополнительных преимуществ.
Среди них – автоматизация большой части ручных операций, контроль наличия оригинала и исключение риска его потери, структурированное хранение документов (по закону первичные документы хранят не менее 4 лет), простота их поиска, особенно при при форс-мажорах, например, при запросе контролирующих органов на аудит – все это вряд ли заставит пожалеть об отказе от бумажного документооборота.
Бесплатная
консультация
эксперта
Ольга Сергеева
Руководитель проектов
Спасибо за Ваше обращение!
Специалист 1С свяжется с вами в течение 15 минут.
Внедрение электронного документооборота в организации по этапам
Конечно, как и организация любого нового процесса, электронный документооборот в компании, внедренный «с нуля», потребует на начальном этапе некоторых издержек. И траты на техническое сопровождение – электронную подпись, на оплату услуг операторов, возможно, на специализированное ПО, – будут самыми предсказуемыми из них.
Но поскольку «в цифре» может быть представлен любой документ, если закон прямо не говорит об обратном, а контролирующие органы, как уже упоминалось, все чаще «предпочитают» общение именно в электронной форме, следует смириться с недостатками периода внедрения, найдя возможность их нивелировать, и сосредоточиться на выгоде, которую принесет электронный документооборот в организации.
Основной задачей будет провести анализ партнеров на использование ЭДО и «договориться» с ними на обмен – обменяться приглашениями, а тем, кто еще не использует ЭДО, предложить вариант подключения.
Важно учесть то, к какому оператору ЭДО подключен или планирует подключиться ваш контрагент. Механизм установления автоматического роуминга между различными операторами не всегда реализован. Например, прямой роуминг налажен между операторами ЭДО, входящими в Хаб 1С: Калуга Астрал, Тензор, Линк-сервис, ЭТП ГПБ, Удостоверяющий центр. В случае обмена документами с контрагентами, использующими Контур.Диадок, придется налаживать роуминг вручную. Эта процедура может занимать в среднем 5-6 дней. Статус настройки роуминга надо отслеживать самостоятельно.
Гарантия 6 мес. на услуги подключения и настройки ЭДО в 1С. Решаем любые задачи!
С организационно-технической точки зрения внедрение ЭДО на небольшом предприятии состоит из формальных задач, которые сводятся к обеспечению юридической силы электронных документов:
- Получить действующий сертификат ЭП на уполномоченное лицо организации;
- Выбрать и заключить договор с аккредитованным в ФНС оператором;
- Отправить приглашения контрагентам, которые уже используют ЭДО;
- Наладить процесс подключения к ЭДО контрагентов, по которым нет информации о подключении к ЭДО (самостоятельно или силами оператора).
Для крупных предприятий, имеющих разветвленную структуру документооборота с большим количеством контрагентов для достижения максимального эффекта от перехода на ЭДО рекомендуется внедрение специализированных программных продуктов или кастомизированных интеграционных решений с привлечением сторонних организаций.
Этап №1. Выбор вида электронной подписи
Все электронные документы делятся на формализованные и неформализованные. Неформализованные документы свободны от жесткого регулирования со стороны государства (счета на оплату, письма, договоры, доверенности, техническая документация паспорта сделки и др.). Их принятие и распознавание возможно только с участием человека.
Для формализованных в отдельных законодательных актах четко описан и утвержден единый формат и регламент передачи. Это позволяет использовать программные средства всех участников обмена для распознавания и обработки в информационных системах, в том числе в программах для бухгалтерии и системе ФНС. Рекомендованный формат используют все операторы ЭДО при обмене.
Для юридически значимого взаимодействия через оператора необходимо использовать усиленную квалифицированную электронную подпись, особенно это жестко закреплено для подписания электронных счетов-фактур, поэтому для обмена с контрагентами посредством операторов используют только самый защищенный вид подписи.
В иных случаях, по соглашению сторон законодательно допускается использование простой и неквалифицированной подписи:
- простая только подтверждает факт подписания документа;
- неквалифицированная позволяет определить подписанта и обнаружить исправления, сделанные после подписания документа.
Этап №2. Выбор удостоверяющего центра (УЦ) и оператора
Оператор – организация, обладающая программно-аппаратным комплексом для реализации форматов и регламентов обмена электронными документами, утвержденными законодательно. Защищенные сервера и каналы связи оператора обеспечивают безопасность при обмене открытой и конфиденциальной информацией в рамках электронного документооборота. Оператор своевременно вносит изменения в механизмы обмена и форматы документов в соответствии с корректировками требований регуляторов рынка (ФНС, ФСБ, Правительство).
Оператор уведомляет ФНС, что юрлицо присоединилось к обмену (важно при обмене счетами-фактурами), проверяет электронные подписи на действительность в момент подписания документов, гарантирует доставку электронных документов контрагенту в соответствии с настроенным маршрутом, а также реализует функциональность обмена приглашениями между контрагентами.
Организовать систему обмена юридически значимыми документами, например, обмен теми же счетами-фактурами без участия оператора, невозможно, так как не будет соблюдаться регламент передачи документов, установленный законодательно. Помимо этого участие оператора поможет избежать многих рисков, связанных с переходом на ЭДО, и упростить ряд технических моментов. Все аккредитованные операторы перечислены на сайте ФНС.
При выборе операторов стоит исходить из собственных потребностей и ориентироваться на стоимость и перечень услуг, пакетные предложения, наличие техподдержки и колл-центра, популярность и линейку сервисов.
Удостоверяющий центр – юридическое лицо, индивидуальный предприниматель либо государственный орган или орган местного самоуправления, осуществляющий функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей, а также иные функции сопровождения сертификатов.
При выборе УЦ важно обратить внимание на его правовой статус. Его аккредитация зависит от возможностей нести финансовую ответственность в случае убытков третьих лиц, доверившимся информации, указанной в сертификате ключа проверки ЭП, выданном этим УЦ, или данным реестра ключей, который ведет этот УЦ.
Этап №3. Подготовка документов и заключение договора с УЦ и оператором
Для покупки электронной подписи, как правило, необходимо заключить договор с УЦ, оплатить услугу, предоставить оригиналы заявительных документов и пройти процедуру идентификации владельца сертификата, предоставив документы удостоверяющие личность и подтверждающие полномочия, при личной встрече с представителями удостоверяющего центра. Поскольку усиленная квалифицированная подпись требуется представителям руководящего звена, посещение ими УЦ необходимо запланировать заранее.
Регистрируясь в системе ЭДО выбранного оператора, компания присоединяется к регламенту работы сервиса, что позволяет не заключать специальные соглашения с каждым контрагентом в дальнейшем и облегчает процесс внедрения ЭДО. Также организация идентифицируется по сертификату электронной подписи уполномоченного лица и получает свой уникальный идентификатор, который может сообщить любому другому участнику для настройки маршрута обмена. Операторы могут дорабатывать свои системы по запросам пользователей, что также важно отразить в документах.
От выбора системы электронного документооборота зависит скорость работы, денежные затраты и время на освоение программы. Некоторые поставщики предлагают бесплатные СЭД, но они подходят не всем.
Эта статья ответит на следующие вопросы:
-
насколько важен электронный документооборот в современном бизнесе;
-
какие системы бывают и какие вопросы они решают;
-
кому подойдут бесплатные СЭД, а кому нет.
Важность ЭДО в современном бизнесе
Количество компаний, которые используют электронный документооборот, растёт с каждым годом. Согласно статистике, предоставленной Tadviser, с 2012 года в стране наблюдается стабильный рост рынка СЭД и ECM.
Рост продаж систем электронного документооборота говорит о росте числа их пользователей. Компании постепенно отказываются от ведения бумажной документации, отдавая предпочтение электронной.
В первую очередь, важность использования СЭД в современном бизнесе состоит в том, что бизнес должен идти в ногу со временем, чтобы оставаться на плаву. Компании, которые используются электронный документооборот, имеют преимущество над теми, кто ещё не отказался от бумажного. Преимущество состоит в увеличении скорости работы и сокращении расходов.
Бумажный документооборот устаревает, и его использование тормозит развитие бизнеса.
Какие бывают системы электронного документооборота
Кроме деления СЭД на платные и бесплатные, российские и зарубежные, их также разделяют на различные виды, основываясь на их функциях.
Выделяют два близких продукта: СЭД и ECM.
-
СЭД — система электронного документооборота. В таких системах основной единицей является электронный документ, который имеет реквизитную и информационную часть.
-
ECM (enterprise content management) — система управления контентом. Основной рабочей единицей является контент, который включает в себя документы, изображения, музыку, видео и т.д.
СЭД обеспечивают работу с внутренними, входящими, исходящими и организационно-распорядительными документами.
ECM организует экспорт/импорт, сканирование, архивирование, передачу контента.
СЭД, в свою очередь, также имеют свои подвиды, самые крупные из которых — локальные. Они устанавливаются на устройствах пользователей. Также есть облачные, доступ к которым предоставляется в формате интернет-сервиса.
Какие вопросы решают системы электронного документооборота
Компании используют СЭД, чтобы решить те же вопросы, которые решает бумажная документация. Однако, в отличие от работы с бумагой, работа с электронными документами имеет явные преимущества:
-
сокращение расходов на печать и закупку бумаги;
-
возможность изменения документов и доступ к их истории;
-
прозрачность работы сотрудников;
-
автоматизация поиска необходимых файлов;
-
мобильность системы;
-
наличие стандартных форм в СЭД;
-
обратная связь;
-
автоматическая классификация документов по разным критериям;
-
минимальный риск потери или порчи файлов.
Использование ЭДО полезно как для крупных предприятий, так и для субъектов малого и среднего предпринимательства.
Электронные документы обладают юридической значимостью, если подписаны КЭП — квалифицированной электронной подписью. Это означает, что они ничем не уступают своим бумажным эквивалентам.
Электронный документооборот выполняет те же функции, что и бумажный, но с большими удобством, скоростью и, соответственно, эффективностью. К таким функциям относятся создание, получение, отправление, изменение и архивирование электронных документов.
Есть ли бесплатные сервисы ЭДО
Большая часть СЭД распространяется на платной основе. Это обусловлено тем, что на создание, поддержку и обновление качественных систем у разработчиков уходит много ресурсов. Распространять бесплатные системы, которые могли бы реализовывать все основные функции с электронными документами, нерентабельно.
По этой причине бесплатных сервисов очень мало, но они есть, например, FossLook и Alfresco. Разработчикам сложно поддерживать бесплатные системы — ещё недавно СЭД NauDoc распространялась в свободном формате, но в один момент продукт просто сняли с производства.
Все бесплатные сервисы имеют какие-либо ограничения: отсутствие поддержки, ограничение рабочих мест, ограничение количества документов и т.д. По этой причине компании не пользуются ЭДО бесплатно.
Преимущества использования ЭДО от Астрал
АО «Астрал» предлагает два продукта для ведения юридически значимого электронного документооборота: «1С-ЭДО» для тех, работает в программе «1С: Предприятие 8» и интернет-сервис «Астрал.ЭДО». Обе СЭД предоставляют возможность ведения внутреннего и внешнего документооборота и работе с контрагентами.
«1С-ЭДО» организует работу с электронной документацией из привычной «1С: Предприятие 8». В системе можно легко подключить роуминг между операторами и проводить все необходимые действия с документами. У системы есть бесплатный пробный период, в течение которого пользователь проводит её тестирование — на это даётся три месяца.
«Астрал.ЭДО» — веб-сервис с простым и понятным интерфейсом для организации документооборота с контрагентами. Доступ к сервису можно получить с любого устройства: компьютера, ноутбука, планшета или смартфона. «Астрал Онлайн» поддерживает работу с маркировкой и любой электронной подписью. Система имеет три тарифных плана: «Стартовый», «Базовый» и «Максимальный». Все тарифы оплачиваются один раз в год.
Бесплатные СЭД обладают ограниченными возможностями. Платные, в свою очередь, предоставляют пользователь полный спектр возможностей работы с электронными документами.
Нужен ли бизнесу электронный документооборот
Обзор плюсов и минусов ЭДО
Электронный документооборот (ЭДО) помогает упростить бизнес-процессы, касающиеся работы с документами. Причем использовать ЭДО можно как внутри компании, так и при взаимодействии с партнёрами или контрагентами.
Если вы решили внедрить этот механизм, нужно учесть все нюансы. Open Academy разбирает преимущества и недостатки электронного документооборота в бизнесе.
Электронный документооборот — это «безбумажное» делопроизводство, при котором все документы оформляют в электронной форме. То есть документы создают на компьютерных устройствах, подписывают цифровой подписью и хранят на электронных носителях.
Плюсы ЭДО
Основное преимущество электронного документооборота — это отказ от «бумажной волокиты». Можно выделить такие плюсы:
- ускорение согласования внутренних документов за счёт их хранения в едином пространстве;
- оперативный доступ к документации, быстрота изменений и простое управление движением документов;
- повышение ответственности сотрудников, поскольку видно, кто, как и когда работал с документом;
- снижение расходов на делопроизводство и организацию документооборота;
- предотвращение дублирования информации и автоматическое формирование архива;
- невозможность несанкционированного доступа к документам благодаря шифрованию.
Внедрение ЭДО необходимо, прежде всего, компаниям с большим объёмом внешнего документооборота. За счёт упрощения работы с документами, ускоряются бизнес-процессы и снижаются затраты на делопроизводство.
Также электронный документооборот пригодится тем предпринимателям, которые хотят повысить уровень обслуживания потребителей и оптимизировать взаимодействие с контрагентами.
Подлинность электронной документации удостоверяет электронная цифровая подпись. При этом удалённые друг от друга люди могут подписать документ почти одновременно:
Минусы ЭДО и способы их решения
У электронного документооборота есть некоторые недостатки. Но если знать о них заранее, серьёзные проблемы можно предотвратить.
Рассмотрим основные минусы ЭДО, причины и возможные решения:
- Проблема сохранности документации. Если при работе с документами произойдет какой-то сбой в работе техники, отключат электроэнергию или в компьютер проникнет вирус, то автоматическое сохранение может не сработать. Решением станет создание системы резервного копирования, которая позволит восстановить документы в случае форс-мажора.
- Географическая удалённость участников документооборота. Из-за отсутствия единого информационного пространства наладить ЭДО удаётся не со всеми контрагентами. Решить проблему можно частично, совмещая электронный и бумажный документооборот.
- Человеческий фактор. В электронном документообороте большое значение имеет грамотный ввод данных. Низкая квалификация и недостаточные навыки сотрудников могут нарушить функционирование системы. Выходом станет обязательное обучение персонала до предоставления доступа к пространству ЭДО.
К минусам можно отнести и неизбежность расходов на внедрение ЭДО. Однако затраты будут компенсированы оптимизацией бизнес-процессов и ускорением документооборота. Чем раньше вы начнете внедрять электронный документооборот, тем меньше потратите времени на оцифровку документов в будущем.
Учтите, что для организации электронного документооборота можно использовать уже привычные решения. Например, такая функция реализована в программе «1C:Документооборот». На каждый отдельный документ создается отдельная карточка, в который хранятся все необходимые для работы сведения.
Безусловно, электронный документооборот современному бизнесу необходим. Но мы в Open Academy рекомендуем вам начинать изменения постепенно. Разработайте схему ЭДО для внутреннего использования или выберите подходящую систему электронного документооборота (СЭД) для внешнего взаимодействия. Протестируйте выбранный вариант на небольшом отделе или отдельных проектах. Обучите сотрудников. Только после этого переводите весь документооборот в электронный формат. Такой подход позволит вам избежать непоправимых ошибок и позволит успешно внедрить ЭДО в бизнес-процессы.
В процессе своей деятельности хозяйствующие субъекты все реже отдают предпочтение бумажным носителям. Система электронного документооборота — это передовой стандарт, уже активно используемый в США и Европе, а у нас только набирающий популярность. Но какой она может быть и что за возможности дает? Предлагаем рассмотреть эти и другие сопутствующие моменты.
Сегодня она — обязательная и ключевая часть IT-инфраструктуры современного предприятия. Она существенно повышает эффективность деятельности — как коммерческой, так и промышленной или государственной организации, — помогая удобнее, быстрее, правильнее решать задачи как внутреннего управления, так и внешнего взаимодействия (с межведомственными подразделениями, вышестоящими инстанциями, поставщиками, целевой аудиторией).
Что такое система электронного документооборота (СЭД)
Она представляет собой совокупность программ, обеспечивающих создание, редактирование, разграничение прав доступа и распространение файлов в компьютерных сетях с сохранением возможностей контроля над ними на уровне компании.
Для ее внедрения требуется покупать платформу — программный пакет — и аппаратные средства для ее установки (сервер, сетевое оборудование и тому подобное). Для ее использования на уровне двух организаций и более нужен оператор, который будет контролировать отправку и доставку, правильность формата, заверение подписей, сохранность архива.
Разберемся с сокращениями, чтобы вы понимали, что такое СЭД, САД и так далее; первая аббревиатура общепринятая, тогда как под второй скрывается автоматизация делопроизводства; не реже можно встретить СЭДО и САДО, означающие системы документооборота — обычного и автоматизированного соответственно.
История развития
1. 80е годы ХХ века — стали появляться разрозненные решения, на базе отдельно взятых предприятий, разработанные под их нужды, силами их же внутренних специалистов; хорошо интегрировались в уже созданную инфраструктуру компании, но оставались плохо масштабируемыми — их практические нельзя было изменить.
2. Середина 90х — создание первых универсальных СЭД с возможностью адаптации к потребностям самых разных заказчиков; внедрялись уже сторонними разработчиками, в две стадии: сначала писалось унифицированное ядро, которое после подгонялось под конкретную фирму.
3. Старт нулевых — переориентация на WorkFlow и популяризация процессно-ориентированных движков; это позволило качественно изменить подход и не просто переводить бумажные документы в электронный вид, но и начать эффективно управлять их оборотом, постепенно его оптимизируя.
4. С 2005 года — появление и повсеместное распространение принципа enterprise content management (ECM), позволившего улучшить методологию и ввести разделение на файл и контент; вслед за этим двухзвенная архитектура эволюционировала в трехзвенную — вместо связи «СУБД — приложение» появился треугольник «СУБД — сервер — интерфейс», что позволило устранить многие ошибки.
Сегодня наблюдаются благотворные условия для дальнейшего совершенствования решений и предоставления бизнесу, промышленным предприятиям и государственным структурам все более мощных и удобных инструментов.
Готовые решения для всех направлений
Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Узнать больше
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Узнать больше
Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя.
Узнать больше
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Узнать больше
Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Узнать больше
Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Узнать больше
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Узнать больше
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Узнать больше
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Узнать больше
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Узнать больше
Показать все решения по автоматизации
Функционал СЭД: что это такое
По сути, это совокупность тех возможностей, которые обязана предоставлять используемая система, а она должна обладать следующими свойствами:
- Совместимость со всеми популярными форматами документов — чтобы не возникало никаких проблем с их оформлением, редактированием, согласованием, получением и отправкой, контролем выполнения.
- Эффективное распределение потоков — для разграничения доступа, совместного пользования, определения маршрутов внутри организации и решения других подобных задач.
- Создание архива — для хранения тех файлов, которые не используются прямо сейчас, но могут понадобиться, а также для быстрого их поиска.
В общем случае функционал должен быть гораздо шире, чем при работе с бумажными носителями.
Требования к системам документооборота СЭД
- Совместимость с тем компьютерным оборудованием, на которое будет устанавливаться программное обеспечение.
- Наличие простого, интуитивно понятного, дружелюбного к пользователю интерфейса.
- Широта возможностей администрирования как своими силами, так и с привлечением аутсорсеров.
Внимание, данные критерии должны работать и в «обратном порядке». То есть подразумевается, что компания достаточно современно оснащена технически, что ее сотрудники являются уверенными пользователями ПК и обладают всеми средствами для делового общения (Скайпом или его аналогом, электронной почтой и так далее).
Правовое регулирование и стандарты
Рассматривая, что из себя представляют САДО и СЭДО, что это такое и какими особенностями они обладают, нужно отметить, что при их написании деятельность разработчиков строго не регламентирована. Но, продумывая и развивая свои продукты, создатели ПО все-таки ориентируются на положения следующих основных нормативов:
- ФЗ № 1 от 10 01 02 (в редакции от 08 11 07) — «Об электронной цифровой подписи»
- ГОСТ Р 51141-98, регламентирующий нюансы архивации и делопроизводства;
- ФЗ № 149 от 27 07 06, дающий понятия информационных технологий и способов их защиты;
- ГОСТ Р 7.0.97-2016, содержащий требования к оформлению и унификации;
- Постановление № 754 от 22 10 09, утверждающее ключевые международные положения.
Внедряя проекты, следует руководствоваться
ФЗ № 152 от 27 07 06 и № 363 от 27 12 09. При этом все стандарты скорее рекомендательного характера, что позволяет закладывать определенный процент гибкости в логику и архитектуру продуктов.
Преимущества ЭДО
Система СЭД — это по-настоящему передовое решение, так как она обладает целым рядом достоинств по сравнению с бумажным документооборотом. В числе безусловных плюсов:
- автоматическое упорядочивание — каждому файлу сразу же присваивается уникальный номер, что позволяет избежать повторов;
- ускорение работы — справку или выписку не нужно лично нести в отдел, расположенный пятью этажами выше, или отправлять в филиал в другом городе;
- отслеживание — в любой момент не проблема проверить, где находится тот или иной отчет, кто его создал, кто внес в него правки и тому подобное; кроме того, его нельзя потерять или испортить, ведь предусмотрена функция восстановления;
- поддержка неограниченного количества различных версий с сохранением каждой при редактировании;
- планирование — можно задать порядок и сроки отправки/поступления тех или иных файлов;
- удаленный доступ есть круглосуточно — обладая соответствующими правами доступа, не составляет труда открыть бриф или презентацию из любой точки земного шара;
- максимально быстрый поиск — по ключевым словам в базе данных;
- практичная экономия — не приходится тратиться на распечатку.
Компании, которые работают с маркировкой товаров (например, обувь, табак, алкоголь, одежда), по законодательству обязаны использовать ЭДО. Упростить и оптимизировать деятельность поможет программный продукт от «Клеверенс» — «Курьер», который поддерживает электронный документооборот.
Недостатки ЭДО
Минусы, скорее, условные, но они тоже есть, и в их числе:
- начальные затраты на покупку системы, зачастую достигающие 80-100 тысяч рублей;
- время, которое требуется на внедрение и настройку ПО;
- обязательное обучение задействованных сотрудников;
- наличие администратора, следящего за нормальным функционированием, выполняющего сервисное обслуживание, отвечающего на возникающие вопросы;
- обеспечение общей безопасности — разграничение прав, защита от несанкционированного доступа и вирусных атак, выпуск подписей;
- необходимость регулярного резервного копирования;
- поддержка еще и бумажной версии (если ее до сих пор используют контрагенты).
Какие бывают системы электронного документооборота
Один ее вид может содержать несколько элементов или признаков другого, но, в принципе, каждая из них ориентирована вполне конкретно. Поэтому уделим внимание каждой из существующих категорий.
Электронные архивы (ЭА)
Все их возможности ориентированы на хранение больших объемов данных и быстрый поиск нужной информации. Причем они должны позволять без проблем находить требуемые файлы как по названию, так и по заранее заданным ключевым атрибутам.
С развитыми workflow-средствами (WF)
Довольно сложны в организации и предполагают жесткую маршрутизацию с привязкой документов к соответствующим операциям. Пользуясь ими, можно задавать проведение работ по конкретным алгоритмам и таким образом предупреждать значительное число ошибок.
Нацеленные на поддержку управления компанией и на расширение базы знаний
Обычно они гибридные, то есть способные принимать в качестве базового элемента как сам файл, так и связанное с ним задание. Более того, они могут предполагать как строгий, так и свободный порядок действий.
Их активно используют в государственных структурах, на крупных предприятиях, в организациях с четко выстроенной иерархией и сводом правил. То есть в тех случаях, когда каждый сотрудник знает, как именно ему создать отчет, что в нем указать, куда его направить.
Системы типа коллабораций (collaboration)
Достаточно новые, созданные в связи с изменением условий рынка и появлением тренда к занятию четко очерченной бизнес-ниши. У них отсутствует формализация задач, их структура не строгая, зато все их возможности нацелены на удобство совместной работы. Люди могут редактировать какой-то файл, находясь в разных странах и часовых поясах, главное — чтобы им было комфортно делать это.
Обычно это порталы и сервисы публикации и хранения данных.
Программы с развитыми дополнительными инструментами
Это продукты с CRM-функциями, упрощающие обратную связь с клиентами (customer relation management). Это ПО, предлагающее расширенные варианты использования биллинга. Пакеты услуг весьма разнообразны, но выбранный вами должен быть простым в освоении, надежным, защищенным от действий злоумышленников, соответствующим параметрам имеющегося оборудования.
Технические возможности современных систем документооборота
Поэтому развитая и передовая СЭД (САДО) позволяет реализовать:
- единую схему работы во всех структурных подразделениях предприятия;
- легкий обмен как между отдельно взятыми сотрудниками, так и между отделами;
- стандартизацию форм и реквизитов;
- регистрацию внутренней, входящей, исходящей документации с ее направлением руководящим лицам;
- индивидуальное и коллективное внесение изменений;
- наглядный контроль согласования и процессов исполнения;
- создание аналитической, статистической и другой отчетности;
- архивацию данных, с фиксированием даты и срока доступа.
Также важна возможность масштабирования, расширения, произведения надстроек. При ее наличии вы можете быть уверены, что используемая система электронного документооборота обеспечивает комфорт управления сегодня и будет настолько же удобной и через месяц, и по прошествии пары-тройки лет.
Готовые решения для всех направлений
Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Узнать больше
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Узнать больше
Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя.
Узнать больше
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Узнать больше
Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Узнать больше
Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Узнать больше
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Узнать больше
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Узнать больше
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Узнать больше
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Узнать больше
Показать все решения по автоматизации
Можно ли совмещать ЭДО с бумажным
Да, и на первых порах после внедрения СЭД это даже придется делать — сразу по двум причинам:
- те отчеты, приказы, справки, которые вы составляли раньше и особенно храните, почти наверняка представлены на физических носителях;
- значительная часть контрагентов не будет придерживаться столь же передовых подходов.
Естественно, со временем вполне реально решить оба этих момента. Например, диджитализировать свой архив и убедить партнеров, поставщиков, клиентов в преимуществах использования более актуальных и удобных технологий. Допустим, наглядно показать, что переслать файл в режиме онлайн гораздо быстрее, чем отправлять его курьером — вторая сторона сразу поймет, насколько это важно в срочных случаях.
При этом для скорейшего перехода всю внутреннюю отчетность необходимо составлять и визировать только в цифровом виде.
Внедрение СЭД в документооборот
Оно в обязательном порядке должно сопровождаться адаптацией системы к потребностям и возможностям конкретной организации. Это предполагает тщательную настройку. Кроме того, следует обучить сотрудников — чтобы они смогли как можно раньше приступить к эффективному выполнению задач и решали деловые вопросы безошибочно.
Но даже при максимально индивидуальном подходе возможны сложности — рассмотрим наиболее частые из них.
Проблемы внедрения
- Низкий уровень компьютерной грамотности персонала в сочетании с психологическим барьером — отдельно взятые люди могут не хотеть обучаться чему-то новому или бояться, что какие-то производственные процессы (например, инвентаризация) станут прозрачными.
- Морально устаревшее руководство — директор отказывается понимать, что такое СЭД, электронный документооборот для него — «темный лес», преимуществ в диджитализации своего бизнеса он не видит и тому подобные факторы.
- Слабая формализация — на предприятии нет четкой иерархии, зато часто меняется структура, а однотипные действия не стандартизованы.
- Недостаточная подготовка контрагентов — кроме вас, новые возможности не использует никто из поставщиков, партнеров, клиентов.
Хорошо хоть, что каждая из этих проблем решаемая. И пусть для ее устранения потребуется время или замена сотрудников, конечный результат — более эффективная, удобная и безошибочная работа — все равно с лихвой окупит все затраты.
Какие существуют СЭД: примеры систем
Самые распространенные из них мы свели в таблицу:
|
Название |
Особенности |
Цена, руб |
|
Логика |
Гибкая в вопросах индивидуальной подстройки, простая в освоении, ориентированные на фирмы любых размеров и сфер занятости. |
4900-5900 за каждое рабочее место |
|
Дело |
Крупная и очень известная, отличающаяся широким функционалом и дружелюбным интерфейсом. |
11000-13500 за каждое рабочее место |
|
1С:Архив |
Совместима со всеми фирменными решениями, позволяет хранить и использовать файлы какого угодно формата — графические, текстовые, аудио, видео. |
12000-57000 за программу полностью |
|
Евфрат |
Продвинутая, с собственной СУБД, приятным и интуитивно понятным дизайном и богатыми возможностями. |
От 5000 при использовании на оборудовании фирмы, от 10000 при развертывании на сервере разработчика |
|
OPTIMA-WorkFlow |
Новая и очень активно развиваемая, обладающая набором уникальных специализированных функций. |
55000-75000 за лицензию |
|
Directum |
Ориентирована для малых и средних компаний, позволяет совмещать цифровые и физические носители. |
7000-2000000 за лицензию |
Как выбрать СЭД, подходящую для вашего бизнеса
Необходимо, чтобы система:
- Была совместима с другими нужными приложениями, например, с ПО, обрабатывающим счета-фактуры, доверенности, накладные, акты и другую бухгалтерию.
- Работала с остальными программами согласованно, то есть поддерживала онлайн справочники и использовала те же данные, что и в остальных источниках.
- Обладала возможностями надстройки активно используемых модулей — Oracle, 1C, Парус и других подобных им.
- Не конфликтовала с внешними средствами и площадками — интернет магазином, e-mail и иными сервисами.
Все это нужно, чтобы при запуске одного ПО можно было выполнить любую совокупность операций и завизировать ее подписью.
Мы подробно рассказали, что такое система электронного документооборота СЭД, это комплексный инструмент, который сегодня необходимо взять на вооружение, и с нами вы сможете им воспользоваться с максимальной выгодой для себя, используя продукты с поддержкой ЭДО.
Количество показов: 77376
Cодержание
- Электронный документооборот, что это и как работает?
- Функции электронного документооборота
- Какие выделяют виды электронного документооборота
- Особенности организации электронного документооборота
- Какие документы нельзя переводить в электронный документооборот
- Какие программы существуют для электронного документооборота
- Преимущества перехода на электронный документооборот
Бумажное делопроизводство — это громоздкая система, которая часто создаёт проблемы как для бизнеса, так и для простых граждан. Для того чтобы повысить эффективность управления и сократить трудозатраты, был разработан электронный документооборот. В последние годы данная система получила государственную поддержку в виде законодательных актов и государственных программ. Несмотря на это, использование документов в электронном виде ещё не приняло массового характера, хотя его внедрение значительно упрощает работу организации, повышает производительность труда и снижает издержки.
Электронный документооборот, что это и как работает?
Электронный документооборот или ЭДО — это система, предназначенная для оперативного и безопасного обмена документацией в электронном виде без использования бумажных носителей. Она включает в себя комплекс процессов для создания, редактирования, регистрирования, обмена и хранения документов с использованием специального программного обеспечения. Вся документация ведётся в цифровом формате, что позволяет увеличить скорость работы, повысить удобство для работников и конфиденциальность сведений, а также значительно уменьшить издержки на бумагу, распечатку и обслуживание принтеров, а также на услуги доставки.
Документ в электронном виде — это информационный файл, который используется для обработки и передачи данных с использованием ИТ-систем. Обычно документы имеют утверждённую стандартизированную форму. Законодательно приняты такие виды документов, как счет-фактуры, транспортные накладные, трудовые книжки, некоторая кадровая документация, больничные листы и прочие. Для того чтобы электронный документ стал юридически значимым, необходимо, чтобы ответственный сотрудник подписал его при помощи электронной цифровой подписи (ЭЦП), получаемой ответственными сотрудниками в ФНС или УЦ.
Как работает ЭДО:
- сотрудник создаёт необходимый документ, к примеру, заявление;
- после этого он ставит свою ЭЦП и пересылает через сервис ЭДО нужному контрагенту;
- получатель изучает файл, если его всё устраивает, тоже ставит свою цифровую подпись;
- отправляется уведомление, которое позволяет начать необходимые действия, описанные в документе, например, переводить оплату за товары или услуги.
Документ в электронном формате обладает аналогичной юридической силой, что и бумажный вариант. Но это будет возможным, только если получатель не вносил правки в оригинал, иначе он будет считаться недействительным.
Функции электронного документооборота
Так как электронный документ — это файл, то существует возможность автоматизировать шаблонные операции с ним, увеличив скорость работы сотрудников. Все системы электронного документооборота (СЭД) предлагают своим клиентам базовый функционал:
- выполнять регистрацию документов;
- контролировать движение документации, отслеживать исполнение процессов, вести историю взаимодействия;
- настраивать уведомления о статусе документа;
- создавать справочники и реквизиты и редактировать их;
- выполнять анализ и создавать отчёты по делопроизводству;
- импортировать документы из сети или из ПК;
- проверяет ЭЦП на действительность при подписании;
- позволяет отправить и получить приглашения;
- выполнять прямую интеграцию, то есть создавать на основе шаблона новый документ;
- сканировать и распознавать бумажные документы и осуществлять экспорт/импорт;
- уведомлять налоговую службу о подключении к обмену, например, счёт-фактурами;
- обеспечение конфиденциальности информации, а также ограничение доступа;
- гарантирует правильность форматов документов по регламенту и соблюдение законодательства.
Некоторые программы имеют специализированные функции ЭДО, например, система для работы с проектными документами может работать с графическими типами файлов. Часть задач автоматически настроены и работают для всех, но можно также дополнительно подключать необходимые модули или провести интеграцию с другими системами, например, с 1С или Битриксом.
Какие выделяют виды электронного документооборота
Электронный документооборот делает работу компаний более простой и эффективной, при грамотном оформлении документов электронный формат имеет такую же юридическую силу, как и бумажный вариант. Документооборот подразумевает работу с широким спектром информации, поэтому выделяются различные виды ЭДО в России. Например, документооборот может быть классифицирован по отраслям:
- кадровый;
- управленческий;
- бухгалтерский;
- налоговый;
- технический;
- производственный и другие.
Кроме того, ЭДО может быть:
- внутренним, то есть ЭДО внутри организации;
- внешним, для обмена документами с партнёрами, покупателями, контролирующими органами;
- ЭДО с государством, что подразумевает сдачу отчётности в Федеральную налоговую службу, Пенсионный фонд, Фонд социального страхования и прочие контролирующие организации.
Рассмотрим более подробно основные типы документооборота.
Внутренний ЭДО
Для работы организации обязательно должно быть внутреннее делопроизводство, в котором участвуют только руководители и сотрудники компании. С помощью внутреннего ЭДО регулируются все рабочие процессы в организации и деятельность работников. Этот вид делопроизводства практически не регулируется государственными органами, поэтому руководство организации может самостоятельно определять правила работы. Какие документы можно отправлять по ЭДО для использования внутри организации: заявления, приказы, служебные записки, инструкции, протоколы совещаний, уставы и прочие.
Для того чтобы организовать внутренний ЭДО применяют СЭД. Они помогают увеличить эффективность и сделать обмен сведениями между сотрудниками, филиалами или подразделениями более быстрым, оперативно знакомить работников с приказами или инструкциями и информировать об изменениях в документах, отслеживать исполнение и статусы, а также оценивать производительность труда работников. Какие бывают системы электронного документооборота:
- коробочная версия или универсальные, они имеют стандартные функции, просты в установке, но могут не иметь необходимой функциональности для решения задач организации;
- индивидуальные, то есть разрабатываются для конкретной компании, требуют обучения сотрудников и трудоёмкого внедрения;
- комбинированные, совмещают стандартную функциональность, адаптацию к конкретным задачам и возможность интеграции с другими информационными системами организации.
С помощью использования внутреннего ЭДО можно значительно увеличить производительность работы, а также уменьшить расходы на печать документов. Основные задачи, которые выполняет внутренний ЭДО:
- увеличение скорости работы с документацией и оперативный обмен информацией между сотрудниками;
- коллективный доступ к документам;
- более быстрое и простое получение сведений из нормативных актов или приказов для сотрудников;
- контроль за исполнением и статусом документации;
- быстрый поиск необходимого документа, создание классификации;
- уменьшение возможности потери оригиналов документа и его порчи;
- повышение эффективности работы сотрудников.
Внутренний ЭДО обычно используют руководители организации, бухгалтерский отдел, менеджеры по персоналу, разработчики и прочие работники.
Внешний ЭДО
Внешний документооборот — это работа с цифровой документацией контрагентов, к которым можно отнести поставщиков, партнёров, клиентов и организации, выполняющие контроль. К внешним документам можно отнести счет-фактуры, накладные, бухгалтерскую и налоговую отчётность, акты выполненных работ и прочие.
Внешний ЭДО условно можно разделить на 2 типа: работа с бизнесом и работа с государством. Первый вид включает делопроизводство с контрагентами, к нему можно отнести такие документы, как счет-фактуры, договоры, накладные и т.д., а также дистанционные банковские услуги и площадки e-commerce. Ко второй группе относится отчётность для ФНС, Пенсионного фонда, ЕИС и другие.
При использовании электронной цифровой подписи документация имеет юридическую значимость. Квалифицированная ЭЦП признаётся аналогичной подписи на бумажном документе, а если подпись простая или неквалифицированная, то необходимо дополнительное соглашение.
Задачи и функции внешнего электронного документооборота:
- экономия времени. Оформление документов и их редактирование происходит в электронном виде. В течение нескольких секунд они доставляются до адресата. При внесении правок в документ нет необходимости заново распечатывать документ.
- экономия места. Нет необходимости для выделения специальной комнаты под бумажный архив, так как все документы хранятся в электронном виде не сервере, ПК или в облаке.
- высокая надёжность и безопасность. Все электронные документы передаются по защищённым линиям и подписаны с помощью ЭЦП. Операторы ЭДО шифруют информацию, даже если её смогут перехватить, то не смогут прочитать и использовать.
Используя систему ЭДО для внешней документации, организация сможет перевести работу в цифровой формат, автоматизировать бизнес-процессы и значительно сэкономить ресурсы, как финансовые, так и временные. Благодаря более быстрой обработке и доставке документов, компания будет более быстро и качественно выполнять свои обязательства, улучшая свою репутацию в глазах клиентов и партнёров.
ЭДО с государственными органами
Электронный документооборот с государством начал активно развиваться около 10 лет назад, когда Министерство финансов разрешило применять счет-фактуры в электронном виде при наличии электронной подписи. Основную часть госучреждений переводят в электронный формат, что позволяет предпринимателям, ИП и юридическим лицам экономить время и ресурсы, быстрее и эффективнее взаимодействовать с ФНС, ПФР, ФСС.
Электронное делопроизводство в некоторых случаях является обязательным:
- для подачи отчётности в органы контроля, например, для годовых бухгалтерских отчётов для малого и среднего бизнеса;
- для участия в госзакупках и торгах;
- для работы с маркированной и прослеживаемой продукцией;
- для подачи документов в налоговые органы.
Для того чтобы начать работать в системе ЭДО с государственными органами, необходимо получить ЭЦП в налоговой службе или в удостоверяющем центре. После этого нужно выбрать подходящего для вас оператора ЭДО и заключить с ним договор. Также требуется установка специального программного обеспечения. Чтобы начать работать с различными государственными органами, нужно либо заключить договор о подключении к электронному документообороту для Фонда социального страхования, либо написать заявление и подписать специальное соглашение для Пенсионного фонда. Для обмена отчётностью с ФНС основным требованием является получение квалифицированной электронной подписи.
ЭДО с государством позволяет упростить взаимодействие с юридическими лицами и предпринимателями. Для подачи документов не нужно стоять в очередях с большой кипой бумаг, а результаты приёма отчётов предприниматель получает в электронном виде. При этом обеспечивается конфиденциальность и безопасность данных, и исключается возможность потери документов.
Особенности организации электронного документооборота
Для того чтобы грамотно перейти на ЭДО и избежать возникновения сложностей, необходимо подключиться к системе операторов. Оператором ЭДО называют организацию, которая предоставляет клиентам программный комплекс для безопасного обмена открытыми и конфиденциальными данными. То есть операторы должны предоставлять защищённые каналы для обмена документами, которые имеют особое шифрование. На сайте ФНС можно найти актуальный список надёжных и аккредитованных операторов ЭДО. При выборе оператора для предприятия стоит обратить внимание на некоторые условия:
- наличие специалистов, которые смогут помочь с внедрением ЭДО в организацию;
- скорость работы техподдержки;
- может ли оператор оказать помощь при подключении контрагентов;
- наличие дополнительного функционала для интеграции.
Это основные моменты, которые нужно учитывать при выборе оператора при подключении электронного документооборота. Оператор обеспечивает организациям сервисное обслуживание:
- проверяет подлинность ЭЦП;
- гарантирует безопасность и секретность всех данных, используя для движения документов специальные каналы с шифрованием;
- отправляет уведомление налоговой службе о подключении клиента к ЭДО;
- следит за соблюдение требований законодательных актов и регламентов.
Какие документы нельзя переводить в электронный документооборот
По законодательству можно оформлять большинство кадровых документов в цифровом виде, но по новым правилам запрещается вести в электронном виде следующие документы:
- приказы об увольнении;
- трудовые книжки и информацию о трудовой деятельности.
Какой документ не подлежит переносу в ЭДО в охране труда? При расследовании несчастных случаев привлекаются в работу не только сотрудники организации, но и представители государственных органов, эксперты, поэтому следующие документы не могут быть оцифрованы:
- протоколы осмотра места происшествия и опросов должностных лиц и свидетелей;
- схемы, эскизы;
- акт о несчастном случае;
- журнал регистрации несчастных случаев на производстве.
Какие программы существуют для электронного документооборота
На отечественном рынке наиболее популярны системы ЭДО российской разработки, Это связано с особенностями документооборота в России, который имеет значительные различия с зарубежным. Поэтому иностранные программы зачастую не имеют функций, которые необходимы для ведения делопроизводства в России. Рассмотрим наиболее популярные программы для ведения ЭДО.
Directum
Программа подходит для крупных и средних предприятий, имеет готовые бизнес-решения, которые позволяют решать задачи из различных отраслей. Система гарантирует высокую надёжность и безопасность при обмене документами. Есть возможность совместной работы, включает в себя функции создания, редактирования и хранения документации.
Подробнее о программе
СБИС: Электронный документооборот
Решение подойдёт как для крупных организаций, так и для физических лиц и ИП. Имеется техподдержка клиентов 24/7, настроен роуминг с большинством операторов. Программа позволяет создавать счет-фактуры, накладные с ЭЦП. Возможность сохранять электронные и бумажные документы в архиве. Сервис позволяет редактировать документы и обсуждать рабочие моменты онлайн с партнёрами.
Подробнее о программе
ELMA ECM+
Решение предназначено для работы с внутренним делопроизводством. Программа помогает автоматизировать работу с документами, электронный архив, проектную документацию и прочие функции, связанные с документацией. Сервис построен на BPM-платформе.
Подробнее о программе
Дело
Программный продукт поможет автоматизировать рабочие процессы. ПО имеет широкие функции, включающие делопроизводство, интеграцию с 1С, договорной и проектный документооборот, управление информацией, осуществление госуслуг.
Подробнее о программе
Авандок
СЭД подходит для малого и среднего бизнеса, корпораций, государственных и муниципальных организаций. Программа имеет готовые бизнес-решения, которые помогут в автоматизации различных видов документооборота: кадрового, договорного, внутреннего и прочих. Система может быть настроена под определённую отрасль и конкретную организацию.
Подробнее о программе
Docsvision
Решение может применяться для компаний различного масштаба для делопроизводства, договорной работы, оперативного управления бизнес-процессов. Сервис использует современные технологии ECM-системы для управления документами и задачами, а также для хранения документации организации. Программа позволяет настраивать маршрут документов для согласования.
Подробнее о программе
Первая Форма
Программный продукт имеет большой функционал для настройки большого числа бизнес-процессов, используемых в производственных, строительных, фармацевтических, страховых компаний, агентств недвижимости, торговых сетей и прочих отраслей. Решение автоматизирует работу с документацией, постановку и контроль задач, проектное управление, хранение документов.
Подробнее о программе
Астрал.ЭДО
Сервис подойдёт для малого и среднего бизнеса, индивидуальных предпринимателей. Решение позволяет автоматизировать работу с документацией: быстрая подпись и удобная загрузка документов, сервис визуализации для просмотра документов в удобном формате. При изменении статуса документации, изменениях или приглашениях к ЭДО приходит уведомление на email.
Подробнее о программе
Преимущества перехода на электронный документооборот
Переход на систему электронного документооборота требует определённых временных и финансовых ресурсов, но получаемые выгоды очевидны. Укажем основные преимущества перехода организаций на ЭДО:
- сокращение времени на создание, редактирование, обмен документами;
- структурированное и централизованное хранение документов в электронном архиве;
- снижение затрат на бумагу, расходные материалы, почтовые услуги и доставку;
- увеличение скорости доставки документации и согласования;
- быстрый поиск необходимых документов в системе;
- безопасность информации и сохранение конфиденциальности данных благодаря зашифрованным каналам обмена;
- единый формат и регламент для оформления документов и работы с ними;
- возможность работы с документацией в круглосуточном режиме;
- повышение продуктивности сотрудников;
- ускорение работы с контрагентами и оплаты товаров и услуг.
Переход на ЭДО чаще всего происходит поэтапно. Организации комбинируют использование бумажной документации и ЭДО, что позволяет получать преимущества каждого типа. При грамотной настройке алгоритмов работы можно получить систему, основанную на эффективной работе электронного документооборота и бережном хранении бумажных архивов.
Если вы нашли ошибку в тексте, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите ctrl + enter