Электронный документооборот бесплатно для малого бизнеса

От выбора системы электронного документооборота зависит скорость работы, денежные затраты и время на освоение программы. Некоторые поставщики предлагают бесплатные СЭД, но они подходят не всем.

Эта статья ответит на следующие вопросы:

• насколько важен электронный документооборот в современном бизнесе;

• какие системы бывают и какие вопросы они решают;

• кому подойдут бесплатные СЭД, а кому нет.

---

Важность ЭДО в современном бизнесе

Количество компаний, которые используют электронный документооборот, растёт с каждым годом. Согласно статистике, предоставленной Tadviser, с 2012 года в стране наблюдается стабильный рост рынка СЭД и ECM.

Рост продаж систем электронного документооборота говорит о росте числа их пользователей. Компании постепенно отказываются от ведения бумажной документации, отдавая предпочтение электронной.

В первую очередь, важность использования СЭД в современном бизнесе состоит в том, что бизнес должен идти в ногу со временем, чтобы оставаться на плаву. Компании, которые используются электронный документооборот, имеют преимущество над теми, кто ещё не отказался от бумажного. Преимущество состоит в увеличении скорости работы и сокращении расходов.

Бумажный документооборот устаревает, и его использование тормозит развитие бизнеса.

Какие бывают системы электронного документооборота

Кроме деления СЭД на платные и бесплатные, российские и зарубежные, их также разделяют на различные виды, основываясь на их функциях.

Выделяют два близких продукта: СЭД и ECM.

1. СЭД — система электронного документооборота. В таких системах основной единицей является электронный документ, который имеет реквизитную и информационную часть.

СЭД обеспечивают работу с внутренними, входящими, исходящими и организационно-распорядительными документами.

2. ECM (enterprise content management) — система управления контентом. Основной рабочей единицей является контент, который включает в себя документы, изображения, музыку, видео и т.д.

ECM организует экспорт/импорт, сканирование, архивирование, передачу контента.

СЭД, в свою очередь, также имеют свои подвиды, самые крупные из которых — локальные. Они устанавливаются на устройствах пользователей. Также есть облачные, доступ к которым предоставляется в формате интернет-сервиса.

Какие вопросы решают системы электронного документооборота

Компании используют СЭД, чтобы решить те же вопросы, которые решает бумажная документация. Однако, в отличие от работы с бумагой, работа с электронными документами имеет явные преимущества:

• сокращение расходов на печать и закупку бумаги;

• возможность изменения документов и доступ к их истории;

• прозрачность работы сотрудников;

• автоматизация поиска необходимых файлов;

• мобильность системы;

• наличие стандартных форм в СЭД;

• обратная связь;

• автоматическая классификация документов по разным критериям;

• минимальный риск потери или порчи файлов.

Использование ЭДО полезно как для крупных предприятий, так и для субъектов малого и среднего предпринимательства.

Электронные документы обладают юридической значимостью, если подписаны КЭП — квалифицированной электронной подписью. Это означает, что они ничем не уступают своим бумажным эквивалентам.

Электронный документооборот выполняет те же функции, что и бумажный, но с большими удобством, скоростью и, соответственно, эффективностью. К таким функциям относятся создание, получение, отправление, изменение и архивирование электронных документов.

Есть ли бесплатные сервисы ЭДО

Большая часть СЭД распространяется на платной основе. Это обусловлено тем, что на создание, поддержку и обновление качественных систем у разработчиков уходит много ресурсов. Распространять бесплатные системы, которые могли бы реализовывать все основные функции с электронными документами, нерентабельно.

По этой причине бесплатных сервисов очень мало, но они есть, например, FossLook и Alfresco. Разработчикам сложно поддерживать бесплатные системы — ещё недавно СЭД NauDoc распространялась в свободном формате, но в один момент продукт просто сняли с производства.

Все бесплатные сервисы имеют какие-либо ограничения: отсутствие поддержки, ограничение рабочих мест, ограничение количества документов и т.д. По этой причине компании не пользуются ЭДО бесплатно.

Преимущества использования ЭДО от Астрал

АО «Астрал» предлагает два продукта для ведения юридически значимого электронного документооборота: «1С-ЭДО» для тех, работает в программе «1С: Предприятие 8» и интернет-сервис «Астрал.ЭДО». Обе СЭД предоставляют возможность ведения внутреннего и внешнего документооборота и работе с контрагентами.

«1С-ЭДО» организует работу с электронной документацией из привычной «1С: Предприятие 8». В системе можно легко подключить роуминг между операторами и проводить все необходимые действия с документами. У системы есть бесплатный пробный период, в течение которого пользователь проводит её тестирование — на это даётся три месяца.

«Астрал.ЭДО» — веб-сервис с простым и понятным интерфейсом для организации документооборота с контрагентами. Доступ к сервису можно получить с любого устройства: компьютера, ноутбука, планшета или смартфона. «Астрал Онлайн» поддерживает работу с маркировкой и любой электронной подписью. Система имеет три тарифных плана: «Стартовый», «Базовый» и «Максимальный». Все тарифы оплачиваются один раз в год.

---

Бесплатные СЭД обладают ограниченными возможностями. Платные, в свою очередь, предоставляют пользователь полный спектр возможностей работы с электронными документами.

2019. У DocTrix Platform появилась бесплатная лицензия

Low-code платформа для автоматизации бизнес-процессов на MS SharePoint DocTrix Platform теперь представлена лицензиями двух типов – Standart и Pro. DocTrix Platform Standart ориентирован на пользователей, которым не хватает базовых возможностей MS SharePoint для создания удобных и функциональных приложений.Стандартный вариант обладает минимальным функционалом для создания бизнес-приложений на базе MS SharePoint.В свою очередь, версия Pro обладает полноценным функционалом и предоставляет пользователю максимальные возможности для работы с платформой. Стандартная лицензия для DocTrix Platform 2013 является абсолютно бесплатной. Неограниченная по времени лицензия Standart доступна также для DocTrix Platform 2016 и 2019. Для получения данной версии необходимо также приобрести Software Assurance на 1 год.

2017. ELMA выпустила бесплатную версию своей BPM-системы

Компания ELMA выпустила бесплатную полнофункциональную версию — ELMA Community Edition.Система не имеет ограничений по времени использования и количеству пользовательских лицензий. Это полноценная BPM-система, которую можно внедрять в работу компании и бесплатно пользоваться всем функционалом без ограничений: моделировать бизнес-процессы, автоматизировать их исполнение, контролировать работу по процессам, улучшать процессы на основе данных мониторинга. Система содержит модуль ECM для электронного документооборота, модуль CRM для управления процессом продаж, готовые бизнес-процессы, пакеты процессов и другие решения ELMA Store, которые можно быстро установить в системе и адаптировать под специфику своего бизнеса. Есть возможность гибкой интеграции решения в ИТ-инфраструктуру компании и расширения функционала. Пользователям бесплатной версии ELMA Community Edition не предоставляется техподдержка от разработчика, однако им доступны все необходимые ресурсы для самостоятельного внедрения системы.

2016. Хоулмонт дарит администраторам СЭД ТЕЗИС бесплатную лицензию

Компания Хоулмонт внесла изменения в политику лицензирования системы управления документами и задачами ТЕЗИС. Теперь во всех редакциях системы присутствует одна бесплатная дополнительная лицензия для администратора системы. Именная лицензия администратора — особый тип лицензии на систему ТЕЗИС, позволяющий подключиться к системе вне зависимости от того, сколько пользователей работает в ней в данный момент. Подключение может быть осуществлено с любого устройства, стационарного или мобильного. Отныне у администраторов СЭД ТЕЗИС появится возможность работы с системой в любое время и в любом месте, что позволит повысить оперативность решения возникающих у пользователей вопросов.

2016. Компания «Интерпроком» выпустила новую версию СЭД Эскадо

Компания «Интерпроком» выпустила новую версию СЭД Эскадо версии 7.3. В релиз вошли более 15 значимых изменений, которые расширяют возможности пользователей по согласованию, поиску и хранению документов и автоматизируют их с помощью QR-кода. Во всех модулях новой версии реализована функция поиска документа по QR-коду и расширен список документов, в которые можно проставить QR-код и штамп. Новое меню и новые функции для администраторов системы делают настройку свойств и управление документами и ролями пользователей в ЭСКАДО более простыми и эргономичными. В релизе 7.3. улучшен адаптивный вариант веб-интерфейса, который подстраивается под размеры экрана, и изменен дизайн карточки документа для печати. Работа c документами также улучшена через механизм создания версий документа. С версии 7.3 все новые пользователи, а также пользователи, восстановившие или продлившие подписку и поддержку ЭСКАДО, получают веб-клиент и мобильный клиент ЭСКАДО бесплатно.

2015. ДЕЛО-Х — система электронного документооборота для Xbox

Компания КС-Консалтинг, которая занимается внедрением систем электронного документооборота, выпустила клиент системы СЭД Дело для игровых приставок Xbox. Приложение Дело-X — это инновационная разработка, явившаяся откликом на возрастающую потребность пользователей к геймификации бизнес-процессов. Качественная трехмерная графика и захватывающие квесты (например, создание, или согласование документов), обещают удивить даже самого требовательного пользователя. За выполнение каждого задания в «Дело-Х», вы получаете очки опыта, а также возможность прокачать свои базовые знания и навыки, такие как «квалификация», «авторитет», «признательность руководства», «заработная плата» и др. Более того, за каждые 1000 очков опыта, вы получаете новый уровень, и, как следствие, возможность продвижения по карьерной лестнице. Управление документами на Xbox осуществляется посредством геймпада.

2015. В А2Б появилась система электронного документооборота

В системе управления бизнесом А2Б появился модуль электронного документооборота, доступный как в онлайн, так и в коробочном варианте. Модуль СЭД включает самые востребованные возможности для управления внутренним документооборотом компании и предназначен для сокращения времени на согласование и контроль соответствующих поручений. Система позволяет быстро найти любой документ, просмотреть историю и упростить формирование отчетов. СЭД А2Б подходит для компаний малого и среднего бизнеса, а также крупных компаний с облегченными требованиями к программе. Стоимость модуля СЭД — от 500 руб/месяц на всю компанию (до трех пользователей можно использовать бесплатно).

2012. PayDox увеличивает лимит бесплатной версии

В веб-ориентированной системе документооборота PayDox вместо бесплатной персональной версии теперь появилась бесплатная командная версия PayDox Team. Она представляет собой полнофункциональный вариант системы PayDox, позволяющий работать с системой 5-ти авторизованным пользователям, в том числе обладающему правами администратора системы. Также предоставляется право работы в системе неограниченному количеству пользователей (используя общедоступный вход в систему), чтобы знакомиться с общедоступными документами, просматривать общедоступные бизнес-процессы предприятия, работать с корпоративным файловым архивом, участвовать в корпоративных обсуждениях, а также создавать поручения для других сотрудников и получать поручения от других сотрудников.

2010. Бесплатный документооборот или как сэкономить деньги при внедрении СЭД

Рынок СЭД крайне насыщен. У нормального заказчика  глаза разбегаются от обилия решений  на любой кошелек, взгляд и предпочитаемый метод работы. Чтобы по крайней мере встретится с представителями всех систем придется потратить пару месяцев. А как потом их сравнивать, и фильтровать полученную на встречах информация – вообще отдельная задача.  Данная статья не претендует на обзор, сравнение и  рекомендации по всем системам, т.к. у  каждой системы есть преимущества, важные для одной компании и полностью параллельные для другой. Я ставлю задачу рассказать о некоторых системах электронного документооборота, внедрение которых может быть станет удачным выбором, т.к. они представляют возможности для экономии. ***

2008. PayDox: отечественный Twitter для бизнеса

Недавно мы писали о новых сервисах Yammer и Socialcast, которые позиционируются как корпоративные аналоги Twitter. В связи с этим возникло много вопросов, о том, как приживется подобный инструмент в бизнес-среде, как он будет развиваться. В этой связи интересно посмотреть на модуль отечественной системы PayDox, предназначенный для внутреннего общения и совместной работы. PayDox — это отечественная система электронного документооборота, которая уже состоялась как бизнес-инструмент для организации совместной работы. Посмотрим, что представляет собой модуль системы «Сообщения». ***

2007. Система электронного документооборота NauDoc стала бесплатной

Компания NAUMEN объявляет об изменении лицензионной политики программного продукта NauDoc. С момента публикации этого сообщения все желающие могут бесплатно получить лицензии популярной системы электронного документооборота, чтобы быстро и без лишних затрат начать проект внедрения на своем предприятии.  Цель новой политики лицензирования — уменьшить финансовый риск для малых и средних предприятий, планирующих перейти на электронный документооборот. Благодаря бесплатности лицензий NauDoc и использованию только бесплатных компонентов с открытым исходным кодом (операционная система, сервер приложений, СУБД и др.) компания, внедряющая NauDoc, избавлена от груза лицензионных отчислений.

2007. PayDox Personal — бесплатная версия системы доступна для скачивания

Компания Paybot LLC — разработчик системы электронного документооборота PayDox объявила о выходе бесплатной версии системы. Версия системы, названная PayDox Personal, предназначена для малых и средних предприятий и индивидуальных пользователей. Версия PayDox Personal представляет собой полнофункциональный вариант системы PayDox, позволяющий работать с системой  одному пользователю, обладающему правами администратора системы, либо неограниченному количеству пользователей в режиме просмотра и получения информации о разрешенных к просмотру документах и отчетах. Систему PayDox в России используют нефтяные компании, энергетические компании (подразделения РАО ЕЭС), металлургические предприятия, подразделения ГАЗПРОМа, торговые компании, сети магазинов, аудиторские компании, финансовые и инвестиционные компании, центры управления воздушным движением, пенсионные фонды (в том числе РАО ЕЭС и РОСТЕЛЕКОМА), сети ресторанов и кофеен, фармацевтические компании, авиакомпании, машиностроительные предприятия, государственные учреждения, высшие учебные заведения (институты и университеты), и другие.

2007. Вышла бесплатная версия PayDox для малого бизнеса

Компания PayDox выпустила бесплатную версию своей системы для совместной работы на базе документооборота PayDox Personal, предназначенную для малых и средних предприятий и индивидуальных пользователей. Версия PayDox Personal представляет собой полнофункциональный вариантсистемы PayDox, позволяющий одному пользователю (администратору) создавать и редактировать контент, анеограниченному количеству пользователей — просматривать этот контент в зависимости от их прав доступа. Например, система позволяет создать архив документов с возможностью поиска, публиковать новости компании, различные отчеты. Windows-версия PayDox Personal доступна для свободного скачивания с официального сайта PayDox. Напомним, PayDox — это реализованный наweb-технологиях корпоративный портал, использующий электронныйдокументооборот как инструментальную базу.

2003. Бесплатные дистрибутивы NauDoc

В рамках выставки Softool 2003 компания Naumen провела акцию под названием «Бесплатный дистрибутив NauDoc». Посетители стенда компании получили более 400 бесплатных компакт-дисков, содержащих дистрибутивы системы электронного документооборота NauDoc Special Edition SofTool 2003, программных продуктов NauRP/CRM и NauPhone. Большой интерес посетителей вызвали представленные системы NauDoc — система электронного документооборота и NauPhone — центр обслуживания телефонных вызовов (IP Phone/Call Center). Кроме того, в рамках проведенного мероприятия учебный центр Naumen анонсировал новую программу дистанционного обучения и курсов по методике Extreme Programming.

Электронный документооборот — это безбумажный способ организации делопроизводства. При ЭДО акты, счета-фактуры, договоры, соглашения, накладные и другие документы оформляются в электронном виде и отправляются по интернету. В результате снижаются непроизводственные расходы, ускоряются бизнес-процессы.
ЭДО позволяет:

• получать, создавать, обрабатывать, отправлять документы в цифровом виде;
• вести архив, сформировать единую базу документов;
• совершать сделки с контрагентами из других городов;
• подписывать договоры за пределами офиса;
• находить, подготавливать пакеты документов для сдачи отчетности.

ЭДО постепенно внедряется во все виды взаимодействия контрагентов друг с другом и контролирующими государственными органами. Например, расширяется перечень отчетов, которые сдаются в электронном виде.

Так, в цифровом формате уже представляется годовая бухгалтерская отчетность, декларации по НДС, формы 2-НДФЛ и 6-НДФЛ.

Налоговая отчетность, а также формы 4-ФСС, СЗВ-СТАЖ, СЗВ-М, СЗВ-ТД должны быть электронными при определенном количестве сотрудников. Электронной документацией обязаны обмениваться участники государственных торгов. 

На ЭДО построены такие меры контроля, как прослеживаемость, маркировка товаров. Компании, реализующие прослеживаемые или маркируемые товары, должны составлять электронные счета-фактуры и УПД и сдавать отчетность в электронном виде.

Предполагается, что уже в период до 2024 года многие документы перейдут в цифру. Сегодня организации чаще всего переводят счета-фактуры и универсальные передаточные документы. Но ФНС в ближайшее время планирует разработать форматы для договоров, актов сверки взаимных расчетов, транспортных и расходных накладных, счетов на оплату, КС-2, КС-3 и т.д.

Единые правила электронного документооборота, конкретные форматы позволят ФНС:

• сделать налоговое администрирование результативнее, увеличить объемы налоговых сборов, страховых взносов;
• проводить меньше проверок, требовать меньше бумажной документации для отчетности;
• улучшить госуправление с помощью цифровых данных;
• оперативно регулировать спорные вопросы.

Все это указано в Концепции развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности. Предполагается, что названные меры помогут сделать конкуренцию среди бизнеса равной. Это положительно скажется на конкурентоспособности российских компаний.

Кроме того, внедрение ЭДО и решение связанных с ним вопросов простимулирует развитие наукоемких технологий, цифровой экономики. Ожидается также ускорение роста внутреннего валового продукта.

Известны и конкретные сроки расширения ЭДО в России. Согласно планам ФНС, уже до конца 2024 года 95 % счетов-фактур и 70 % товарных, транспортных накладных должны стать электронными. В частности, в 2022 году акцент будет сделан на стимулировании компаний передавать все счета-фактуры в цифровом виде. Разработка новых форматов до конца 2023 года сделает возможным цифровое совершение и закрытие сделок.

Причины внимания правительства и контролирующих госорганов к развитию электронного документооборота понятны. Но преимущества получает и сам бизнес. ЭДО упрощает рутинные задачи, экономит деньги и время, повышает лояльность партнеров и клиентов.

Выбор компании в пользу ЭДО позволяет:

• снизить расходы на бумагу, печать, канцелярию, отправку документов почтой или курьерскими службами;
• повысить скорость согласования, подписания актов, счетов, накладных;
• настраивать маршруты движения документов;
• сократить количество ошибок благодаря автоматизации процессов;
• хранить документы в едином электронном архиве, который формируется автоматически;
• легко находить нужные файлы с помощью тегов или фильтров;
• получать удаленный доступ в любое время;
• отслеживать соблюдение сроков, выполнение сотрудниками задач;
• обеспечить своевременную и гарантированную доставку и получение документации;
• исключить риск ее утери;
• ограничить доступ подразделений или работников к тем или иным файлам;
• гарантировать конфиденциальность данных;
• освободить сотрудников от бумажной рутины;
• оперировать актуальными учетными данными.

С внедрением ЭДО сокращаются сроки закупок, оплаты от клиентов. ЭДО дает и косвенные выгоды от точности, непротиворечивости информации у участников документооборота. Порядок в делопроизводстве, отсутствие расхождений с контрагентами, своевременность выполнения требований законов снижают риск внеплановых налоговых проверок, начисления штрафов или пени. 

Коснутся преимущества также работы сотрудников компании. Взаимодействие в едином информационном пространстве ускорит рассмотрение и согласование документов, особенно если внедрена система электронного документооборота (СЭД) для внутренних задач компании.

При этом документы, которыми обмениваются контрагенты в системах ЭДО, обладают юридической силой. А значит, подтверждают факты или события, гарантируют, что после визирования договор или счет не изменялся. Подписанные документы принимают госорганы и суды.

Юридическую силу документу придает электронная подпись. Согласно закону № 63-ФЗ «Об электронной подписи», выделяется три вида подписей: простая, неквалифицированная, квалифицированная. В системе ЭДО Диадок в основном используется третья — КЭП. Она обладает наибольшей защитой, сразу равнозначна собственноручной подписи, применяется без дополнительных соглашений с поставщиками и клиентами, подходит для сдачи отчетности в налоговую и другие ведомства.

Эти преимущества и возможности, а также все более широкое распространение электронного документооборота мотивируют компании переходить на безбумажное делопроизводство. А чем больше предприятий используют ЭДО, тем больше партнеров они подключают к нему. 

В современных сервисах ЭДО поиск и приглашение контрагентов к обмену электронными документами упрощены. Например, в Диадоке отправить приглашение партнеру можно из самого сервиса. Для этого нужно ввести название или ИНН компании в строке поиска в разделе «Поиск и приглашение» страницы «Контрагенты» и выбрать нужную организацию.

Таким образом, ЭДО помогает бизнесу не только с решением рутинных задач, возникающих при работе с документацией. Также компания:

• не теряет, а напротив — приобретает новых партнеров;
• беспроблемно сдает отчетность;
• работает с прослеживаемыми и маркированными товарами;
• участвует в любых торгах;
• не теряет свои преимущества, остается конкурентоспособной;
• получает ресурсы для дальнейшего роста.

ЭДО упорядочивает работу внутри организации, освобождает кабинеты от стопок бумаг, ускоряет бизнес-процессы, делает документооборот точным, контролируемым на всех этапах. С безбумажным документооборотом компания становится мобильной, гибкой к меняющимся условиям.

Как правило, системы электронного документооборота — как для организации делопроизводства внутри компании, так и для документооборота с контрагентами — распространяются на платной основе. Это связано с тем, что компании-разработчики сервисов создают новые продукты и обновляют имеющиеся, привлекают экспертов и тратят немалые ресурсы на поддержку систем.

То же касается и операторов электронного документооборота. Организации, которые предоставляют клиентам услугу по обмену юридически значимыми электронными документами, обеспечивают документооборот технологиями, кадрами, правовыми возможностями. Среди задач операторов ЭДО:

• реализовать процесс передачи электронных документов, в том числе счетов-фактур;
• гарантировать безопасность передаваемых данных;
• обеспечить документам юридическую силу;
• проверить и подтвердить достоверность данных обо всех участниках ЭДО;
• фиксировать историю изменений документов;
• хранить файлы в течение сроков, установленных законодательством;
• при необходимости выступить независимой стороной в спорных ситуациях.

Для этого оператору ЭДО нужно получить специальные лицензии, в частности, на право предоставления телематических услуг связи, работу с сертификатами электронной подписи и шифровальными средствами. Кроме того, для своевременных перенастроек вслед за законодательными изменениями необходимы технические ресурсы.

Новый программный документ в области безбумажного документооборота — Концепция развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности — устанавливает дополнительные требования к работе операторов ЭДО в части хранения документации.

Они будут обеспечивать:

• хранение документов, подтверждающих полномочия подписанта на момент подписания;
• хранение программного обеспечения для визуализации документов;
• возможность представления файла из информационной̆ системы оператора в адрес третьей стороны;
• несение ответственности за хранение документа;
• передачу документов при ликвидации на хранение другим операторам, иным сторонам или в Федеральное архивное агентство. 

В связи с этим бесплатных полноценных сервисов ЭДО нет. Некоторые решения бесплатны лишь условно, поскольку имеют ограничения по числу пользователей или документов, не гарантируют поддержку и в один момент могут перестать обновляться. Есть системы ЭДО, которые предлагают бесплатную демоверсию для оценки продукта или демократично подходят к ценообразованию

От перехода на электронный документооборот руководителей организаций, предпринимателей нередко останавливают затраты.

Стоимость запуска ЭДО действительно может отпугивать, если денежные вливания требуются на каждом этапе — при подключении, добавлении новых пользователей, хранении файлов и т.д.

Однако тарификация в системе электронного документооборота Диадок клиентоориентирована и понятна. А целый перечень услуг, за который в сервисах ЭДО обычно взимается плата, в Диадоке бесплатен. В частности, без оплаты:

• Подключение к системе. Войти в сервис можно с сертификатом квалифицированной электронной подписи. Подайте заявку на подключение, примите условия лицензионного договора и начните получать, согласовывать и подписывать документы. Отправлять файлы можно после покупки годового пакета. 
• Входящие документы. Цена исходящих зависит от выбранного тарифа. Пакет будет действовать в течение года или пока не будет исчерпан оплаченный лимит. Причем учитываются только те документы, документооборот по которым завершен.
• Согласование, подписание. За эти операции платить не нужно. Начать работу в сервисе и оценить ее удобство можно с первых минут.
• Хранение документов на серверах СКБ Контур. Вам не нужно беспокоиться о сохранности файлов и доступа к ним. Даже если вы откажетесь от услуг Диадока, не менее пяти лет после прекращения действия договора документы будут храниться. Вы сможете зайти в систему, просмотреть или скачать нужные документы. 

Пакеты исходящих документов в Диадоке не привязаны к месяцам или кварталам. Поэтому неиспользованные лимиты не «сгорают», а сохраняются на протяжении года. Стопроцентная гарантия доставки документов, в свою очередь, исключает потерю документов. Это означает, что не придется дублировать отправленный договор или счет и еще раз оплачивать доставку, как это происходит при работе на бумаге.

Описание тарифов в сервисе максимально простое и понятное. У нас нет скрытых позиций или внезапно всплывающих платежей.

Напротив, в рамках каждого тарифа предложены дополнительные бесплатные опции. Так, без доплат можно:

• подключать неограниченное число пользователей;
• открывать доступ сотрудникам для просмотра и согласования документов;
• зарегистрировать ящик организации без абонентской платы;
• пользоваться мобильным приложением для iOS и Android;
• обмениваться текстовыми сообщениями с контрагентами в чате.

В Диадоке не понадобится оплачивать смену тарифа, получение оповещений о событиях, сохранение неиспользуемого аккаунта. К тому же на связи будет техподдержка от экспертов ЭДО. Они ответят на вопросы и оперативно окажут профессиональную помощь пользователям системы в любое время суток. 

Кроме того, в Диадоке не взимается повышенная плата за исходящие документы клиентам других операторов ЭДО. Отправка в роуминге стоит столько же, сколько внутри сети. Да и сам роуминг будет настроен бесплатно.

В веб-версии сервиса можно начать работать даже без оплаченного тарифа исходящих, для входа нужна только КЭП. Если у вас нет электронной подписи, можете приобрести ее в Удостоверяющем центре Контура.

Выстроенные бизнес-процессы, безошибочная и быстрая работа с документами, направление ресурсов на весомые задачи помогают компании быть конкурентоспособной и расти. ЭДО с Диадоком позволит не только развиваться, но и сокращать издержки. Сравните затраты на бумажный и электронный документооборот.

Сервис электронного документооборота упрощает и ускоряет работу бухгалтерии. Есть виды деятельности, где использование ЭДО обязательно. Это торговля одеждой, обувью, парфюмерией, алкоголем и другими товарами с обязательной маркировкой.

Перед вами подборка популярных сервисов, которые подойдут компаниям малого и крупного бизнеса.

Читайте также: 10 сервисов онлайн-бухгалтерии

Что такое электронный документооборот и для чего нужен

ЭДО – это обмен документами внутри компании, с контрагентами и государственными органами без использования бумажных версий. Нужен, чтобы обрабатывать первичную бухгалтерскую документацию (накладные, счета-фактуры), дистанционно сдавать отчетность в налоговую, ПФР и т. д.

Чтобы пользоваться ЭДО, нужна квалифицированная электронная подпись (КЭП). Получить можно у оператора сервиса или в удостоверяющем центре. Электронные документы, подписанные КЭП, являются юридически значимыми.

Пользователи разных систем могут обмениваться документами. Для этого существует бесплатный роуминг между операторами.

Как выбрать сервис ЭДО:

• Узнайте, чем пользуется большинство контрагентов. Обмен документами внутри одной системы удобнее, потому что не требует настройки роуминга.
• Проверьте роуминговое покрытие оператора. Воспользуйтесь таблицей на сайте Ассоциации РОСЭУ.
• Сравните функционал. У некоторых операторов возможность сдачи отчетности в госорганы не предусмотрена или оплачивается отдельно.
• Сравните цену. Рассчитайте, во сколько обойдется отправка одного документа. Для этого разделите стоимость тарифа на количество ваших документов.

1. Контур Диадок

Комплексный сервис ЭДО от разработчика из ТОП-10 российских IT-компаний. Здесь можно организовать электронный документооборот с партнерами из РФ и иностранными контрагентами.

Основные возможности. Сервис позволяет обмениваться бухгалтерскими документами, сдавать налоговую отчетность, согласовывать договора. Для каждого документа можно настроить маршрут и отслеживать статус. Интеграция с 1С, SAP и Oracle. Также сервис работает с системой Честный знак. Если продукция подлежит маркировке, документы по каждой реализации автоматически передаются в систему. Есть модули кадрового документооборота и взаимодействия с электронными торговыми площадками.

Плюсы:

• роуминг с большинством операторов ЭДО;
• веб-версия и мобильное приложение.

Минусы: дополнительные модули платные.

Цена: Принимать документы можно бесплатно. Полноценный документооборот – от 1 900 до 18 600 ₽ в год. Если не подходят стандартные тарифы, можно запросить индивидуальное предложение.

2. СБИС

Платформа с готовыми отраслевыми решениями. Можно подключить ЭДО для производственного предприятия, общепита, транспортной компании и других видов бизнеса.

Основные возможности. Первичную документацию подписывают пакетами в один клик. Контрагент не обязательно должен быть пользователем ЭДО. Документы можно отправить на электронную почту в виде защищенной ссылки. Если у получателя есть КЭП, он сможет их подписать. Доступна отправка отчетов в ФНС. Сервис интегрируется с 1С и взаимодействует с системами маркировки Честный знак, Меркурий и ЕГАИС.

Плюсы:

• роуминг с большинством операторов;
• чат для согласования документов;
• мобильное приложение.

Минусы: платный аккаунт.

Цена: Прием документов бесплатно. Чтобы пользоваться платными тарифами, нужно зарегистрировать аккаунт и заплатить 500 ₽. Далее ежегодно оплачивать пакеты услуг: от 1 500 ₽ в год.

3. Калуга Астрал

Группа сервисов ЭДО, сдачи отчетности в ФНС, работы с системами маркировки. Все продукты подключаются отдельно.

Основные возможности. В сервисе Астрал.ЭДО можно обмениваться электронными документами и сверять расчеты. Автоматическая отправка кодов товаров в Честный знак.

Астрал Отчет 4.5 позволяет отправлять отчетность в ФНС, ПФР, Росстат и другие контролирующие органы. Календарь бухгалтера заранее напомнит о дате отчета.

Плюсы:

• роуминг с популярными операторами;
• проверка контрагентов.

Минусы: неудобно пользоваться одновременно несколькими сервисами.

Цена: Астрал.ЭДО – бесплатный тестовый период 1 месяц, далее – от 5 000 ₽ в год; Астрал Отчет – от 1 200 ₽ в год.

4. Такском

Сервис работает самостоятельно или в интеграции с учетными системами. Во втором варианте отправлять, получать и подписывать документы можно не выходя из 1С.

Основные возможности. Есть решения для организации ЭДО с контрагентами и сдачи отчетности в государственные органы. Модули подключаются отдельно.

Такском-Файлер – это программа для обмена бухгалтерскими документами и отправки информации в Честный знак.

Такском-сдача отчетности – позволяет сдавать отчеты в ФНС, ФСС, ПФР, Росстат. Функция ЭДО здесь тоже есть, но пакеты исходящих документов маленькие.

Плюсы:

• роуминг с популярными операторами;
• интеграция со старыми и измененными версиями 1С;
• мобильное приложение.

Минусы: неудобно переключаться между модулями.

Цена: Отправка документов – от 1 500 ₽ за 100 пакетов; сдача отчетности – от 1 875 ₽ в год.

5. DocSpace

Коробочная система обработки, согласования, хранения и поиска документов для крупных предприятий. Реализована концепция Workflow («поток работы»): стандартные процессы с участием большого количества сотрудников разбиты на отдельные шаги. Такой подход помогает не терять документы и вовремя выполнять задачи согласования.

Основные возможности. Сервис позволят учитывать входящие и исходящие документы, согласовывать договора, подавать заявки на оплату счетов. Искать документы в электронном архиве можно по выдержке из текста или индивидуальным реквизитам. Модуль отчетности помогает контролировать качество работы сотрудников с документами.

Плюсы:

• автоматизация типовых действий с документами;
• неограниченный объем архива.

Минусы: не подойдет малому бизнесу.

Цена: Доступна демоверсия. Минимальная стоимость – 450 000 ₽ за 50 лицензий клиентского доступа

6. ЭДО.Поток

Сервис предлагает ЭДО с контрагентами и работу с системой Честный знак. Можно пользоваться в веб-версией или интегрировать программу с 1С.

Основные возможности. Позволяет обмениваться первичной документацией и отправлять коды товаров в систему маркировки. Автоматическая настройка роуминга.

Плюсы:

• роуминг с популярными операторами;
• бесплатный интегратор с 1С и другими учетными системами.

Минусы: нельзя передавать отчеты в ФНС.

Цена: Входящие документы – бесплатно. В базовом тарифе можно оплачивать отправку документов поштучно. Старшие тарифы – от 700 ₽ за 100 документов.

7. ЭДО СберБизнес

Продукт из экосистемы Сбер. Доступен также компаниям, которые не являются клиентами банка.

Основные возможности. В системе можно организовать документооборот с пользователями популярных операторов ЭДО, Сбербанком и государственными органами. Есть сервис проверки контрагентов. Электронная подпись – бесплатно.

Плюсы:

• роуминг с популярными операторами;
• безлимитные исходящие в платных тарифах.

Минусы: нет интеграции с учетными системами.

Цена: Входящие – бесплатно. Платный тариф – 360 ₽ в месяц для клиентов СберБизнес. Остальные пользователи оплачивают годовой доступ – 4320 ₽.

8. Е1 Евфрат

Подойдет крупному бизнесу и государственным организациям. Совместная работа с документами по принципу Workflow. Программу можно установить на собственное оборудование или пользоваться облачным сервисом.

Основные возможности. Система позволяет собирать и обрабатывать первичную документацию, управлять контрагентами по аналогии с CRM, автоматизировать бизнес-процессы. Можно создать электронный архив.

Плюсы:

• выезд специалистов для обучения сотрудников;
• мобильная версия.

Минусы:

• для внутреннего документооборота;
• высокая цена.

Цена: Бесплатный тестовый период 30 дней. При установке на собственное оборудование – от 5 200 ₽ за одну пользовательскую лицензию. Облачный сервис – от 27 000 ₽ в месяц.

9. СЭД «ДЕЛО»

Платформа для создания цифровой инфраструктуры компании. Подойдет крупному бизнесу, государственным и муниципальным организациям. Позволяет автоматизировать документооборот и управлять бизнес-процессами.

Основные возможности. В сервисе можно организовать внутренний и внешний документооборот, создавать маршруты для документов и отслеживать выполнение задач. Есть функции управления материальными ресурсами, закупками и электронными торгами. Модули для государственных органов: организация электронной очереди, обработка обращений граждан.

Плюсы:

• роуминг с популярными операторами;
• бесшовное взаимодействие с пакетами офисных программ и почтовыми клиентами;
• мобильное приложение.

Минусы:

• не подойдет малому бизнесу.

Цена: Есть бесплатная демоверсия. Стоимость одной пользовательской лицензии – от 6 600 ₽. Отдельно нужно заключать ежегодный договор на сопровождение, который не входит в стоимость лицензии.

10. Инфотекс Траст

Сервис подойдет для малого бизнеса. Программа устанавливается на собственное оборудование – доступ с ПК.

Основные возможности. Позволяет организовать документооборот с контрагентами, сдавать отчетность и отправлять коды товаров в Честный знак.

Плюсы:

• роуминг с популярными сервисами ЭДО;
• дистанционная помощь в установке и настройке системы.

Минусы: нет интеграции с 1С.

Цена: Бесплатный пробный доступ на 100 исходящих документов. Документооборот – от 2 750 ₽ за 500 документов; отчетность – от 1 100 ₽.

Заключение

При выборе сервиса ЭДО ориентируйтесь не только на цену. Оцените, насколько функционал соответствует вашим задачам и масштабу бизнеса. Узнайте, можно ли интегрировать продукт с другим вашим ПО. Поинтересуйтесь качеством техподдержки, изучите отзывы.

Полезные ссылки:

• Как увеличить средний чек
• 20 бизнес-идей производства
• Как стать продавцом на Вайлдберриз
• 10 лучших сервисов для проверки контрагентов

Чтобы не мучиться с бумажной волокитой, многочисленными папками на компьютере с огромным количеством данных, установкой и созданием рабочих чатов, просто интегрируйте в свой бизнес систему ECM. А как выбрать лучшую программу из представленных на рынке в 2023 году, мы расскажем в нашей статье.

Что такое ECM-система

ECM-система представляет собой инструменты, методы и подходы, предназначенные для сбора, хранения, систематизации данных, связанных с бизнес-процессами компании.

Перечислим основные разделы ECM.

Управление документами и записями	Экспорт и импорт документов, а также их безопасность, архивное хранение
Управление почтовыми сообщениями и соцсетями	Управление информацией, поступающей через почту и мессенджеры
Управление рабочими процессами	Назначение задач для сотрудников и контроль их выполнения
Управление веб-контентом	Создание корпоративных веб-порталов, управление взаимодействием между сотрудниками

Выбор редакции

«1С:Документооборот»

Система предназначена для автоматизации работы с документами, упорядочивания информации и ускорения процесса принятия и согласования решений. В основные функции входит сохранение информации в удобной форме, назначение задач от руководителя сотрудникам, планирование и учет трудозатрат. 

Есть два варианта подписки: ПРОФ (подходит для малых и средних предприятий с численностью человек около 250) и КОРП (для средних, крупных организаций и холдингов с большим количеством операций) версии. Также можно пользоваться программой в виде аренды и через облако от 950 рублей/месяц за одного сотрудника или приобрести стационарную версию за 20 493 рублей, но при этом каждый месяц придется тратить от 5 493 рублей за обновления. Есть мобильное приложение (Scloud.ru: 1С в облаке). Нет бесплатной бессрочной версии ПО.

Характеристики 

Основные функции	Автоматизация, упорядочение документации, планирование
Бесплатный ознакомительный период	14 дней
Цена подписки или покупки	Подписка от 950 рублей/месяц за 1 сотрудника, «коробка» — 20 493 рубля
Развертывание	Веб-версия в облаке, стационарная версия, мобильное приложение

Плюсы и минусы

+ Несколько вариантов подписки, многоплатформенность, мобильное приложение.

— Нет бесплатной версии.

Рейтинг топ-3 лучших бесплатных ECM-систем

Atlassian

ECM-система, созданная для помощи в управлении корпоративным контентом. Есть бесплатная версия, в которую входит возможность подключения до 10 пользователей, 2 ГБ хранилища и техническая поддержка. Если в вашей компании более десяти человек, то вы можете приобрести подписку на облачный сервис от 5,95 долларов/месяц за одного пользователя.

Для компаний с количеством сотрудников от 500 человек есть возможность приобрести стационарную версию (27000 долларов) приложения с полностью самостоятельным управлением. Есть мобильное приложение (Confluence Cloud). Минусом будет отсутствие программы в российском реестре ПО.

Характеристики 

Основные функции	Сбор и хранение информации, единый портал для сотрудников
Бесплатный ознакомительный период	7 дней
Цена подписки или покупки	От 5,95 долларов/месяц за одного человека, стационарная версия от 27 000 долларов
Развертывание	Веб-версия в облаке, стационарная версия, мобильное приложение

Плюсы и минусы

+ Есть пробный период, есть бесплатная версия системы, многоплатформенность.

— Программы нет в российском реестре ПО.

PayDox

Система позволяет полностью управлять документооборотом. Включает в себя сбор и хранение данных, работу со всеми видами документов, интеграции с системами бизнес-аналитики. 

Бесплатная версия включает в себя до 5 пользователей. Для подключения большего количества сотрудников, можно приобрести бессрочную лицензию по цене 10 000 рублей за одного пользователя, либо же воспользоваться подпиской, где каждый подключенный сотрудник будет стоить 5 000 рублей/год. 

Нюансом будет, что при покупке лицензии, спустя год все обновления системы и новые версии приложения будут оплачиваться дополнительно. Пользоваться ПО возможно только через установку приложения на ваш компьютер — веб-версии в облаке и мобильного приложения нет.

Характеристики 

Основные функции	Сбор и хранение информации, интеграция с системами бизнес-аналитики, работа с документами
Бесплатный ознакомительный период	Есть бесплатная версия приложения
Цена подписки или покупки	Бессрочная лицензия — 10 000 рублей за одного пользователя, подписка — 5 000 рублей/год за одного пользователя
Развертывание	Веб-версия в облаке, стационарная версия

Плюсы и минусы

+ Ведение всего документооборота компании, различные варианты приобретения системы.

— Нет облачной версии и мобильного приложения.

bb workspace

Система направлена на автоматизацию документооборота и бюджетирования (в виде сокращения затрат производства). В основные функции входит сквозная обработка информации по гражданам/контрагентам/проектам, учет клиентов, контроль расходов, интеграции с Microsoft Office и 1С, раздельное ведение базы данных за каждый год отдельно, электронная подпись. 

Воспользоваться программой можно, скачав бесплатную версию с сайта разработчиков, которая рассчитана на количество до 5 сотрудников. Для подключения большего количества человек требуется платная версия. Цена зависит от нескольких факторов, поэтому, чтобы узнать полную стоимость, необходимо оставить заявку. Есть только стационарная версия ПО.

Характеристики

Основные функции	Хранение и обработка информации, контроль расходов, интеграции с платежными системами и текстовыми редакторами
Бесплатный ознакомительный период	Бесплатное приложение
Цена подписки или покупки	Не указано
Развертывание	Стационарная версия

Плюсы и минусы

+ Электронная подпись, бесплатная бессрочная версия.

— Нет мобильного приложения и веб-версии ПО, не указана цена за платную версию на сайте.

Рейтинг топ-7 лучших платных ECM-систем с подпиской

Directum RX

Система легко интегрируется в ваш бизнес и помогает навести порядок в документообороте, кадровом ЭДО, договорах и выступает архивом для хранения информации. 

Программа развертывается в виде коробочной версии и в облаке, а также есть мобильные приложения: Directum Solo — для руководителей, Directum Jazz — для рядовых сотрудников и Directum Bot — для всех сотрудников. Перед покупкой можно воспользоваться демоверсией, для ознакомления. 

Есть три варианта покупки программы: Basic (до 100 пользователей), Enterprise (неограниченное количество сотрудников) и Intelligence (сюда входит технология ИИ для автоматизации рутинных бизнес-процессов). Для того чтобы узнать цену, необходимо оставить заявку.

Характеристики 

Основные функции	Архив, документооборот, кадровый ЭДО
Бесплатный ознакомительный период	Есть демоверсия
Цена подписки или покупки	Не указана
Развертывание	Веб-версия, стационарная версия, мобильное приложение

Плюсы и минусы

+ Многоплатформенность, несколько мобильных приложений для разграничения обязанностей.

— Не указана цена за ПО на сайте.

«СБИС Корпоративный портал»

Система представляет собой корпоративный портал для сотрудников, с инструментами для коммуникации и совместной работы. В программу входит мессенджер, новостная лента, общие документы, работа с проектами и планировщик.

Стоимость подписки начинается от 20 000 рублей/год, но не указаны условия. При необходимости можно подключить дополнительные функции за отдельную плату (зарплата и кадры, видеокоммуникации, подбор персонала). 

Программа развертывается в облаке, также есть мобильное приложение (СБИС). Бесплатная пробная версия предоставляется по заявке.

Характеристики 

Основные функции	Корпоративный портал, общие документы, мессенджер, работа с продуктами, планирование
Бесплатный ознакомительный период	Есть пробная версия
Цена подписки или покупки	От 20 000 рублей/год
Развертывание	Веб-версия в облаке, мобильное приложение

Плюсы и минусы

+ Многофункциональность, есть бесплатная ознакомительная версия.

— Нет стационарной системы, нет информации о длительности бесплатной пробной версии, нет подробных данных о цене подписки — нужно оставлять заявку.

LanDocs

Программа позволяет перенести бумажные документы в электронный вид, выставлять задачи и контролировать их исполнение, архивировать документы. Возможна интеграция с системой 1С и операторами ЭДО. 

При приобретении системы дается 3 месяца бесплатного пользования. Есть как облачная версия, так и стационарная. Лицензия стоит 6 000 рублей за одного пользователя единоразово. Подписка начинается от 5 985 рублей ежемесячно с возможностью подключить до 15 пользователей. Минусом является отсутствие мобильного приложения.

Характеристики 

Основные функции	Ведение документооборота, выставление задач и контроль за их выполнением, интеграция с платежными системами
Бесплатный ознакомительный период	3 месяца бесплатного пользования при покупке
Цена подписки или покупки	От 5 985 рублей/месяц
Развертывание	Веб-версия в облаке, стационарная версия

Плюсы и минусы

+ 3 месяца бесплатного пользования, интеграция с 1С и операторами ЭДО.

— Нет мобильного приложения.

ELMA ECM

Интуитивно понятная система включает в себя электронный архив, управление договорами, выставление и контроль над задачами, внутрикорпоративный чат. У программы имеется функция искусственного интеллекта, которая ускоряет и автоматизирует бизнес-процессы, исключает ошибки, совершаемыми человеком (опечатки, невнимательность).  

Есть несколько вариантов облачных решений: лицензию Standart (подходит маленьким компаниям до 200 человек) можно приобрести начиная от 6 000 рублей/год за одного пользователя и дополнительно оплачивается облачное хранилище 10 рублей/месяц за 1 ГБ. Тариф Enterprise (для крупных компаний свыше 200 человек) рассчитывается отдельно по запросу. 

Также дополняет систему мобильное приложение (ELMA365), чтобы всегда оставаться в курсе дел. При необходимости можно воспользоваться пробным периодом (срок действия не указан).

Характеристики 

Основные функции	Документооборот, внутрикорпоративный чат, интеграция с платежными системами
Бесплатный ознакомительный период	Есть, но не указан срок
Цена подписки или покупки	От 6 000 рублей/год
Развертывание	Веб-версия в облаке, мобильное приложение

Плюсы и минусы

+ Есть пробный период, несколько вариантов подписок, мобильное приложение.

— Нет стационарной версии, не указан срок пробного периода.

eDocLib

Программа входит в реестр российских ПО и представляет собой единую базу информации с быстрым доступом для всей организации. Помимо этого, создается портал для общения сотрудников всех подразделений в одном месте, где для каждого заводится личная карточка с информацией. 

Из основных функций: структурирование и систематизация данных, документооборот, аналитические отчеты, оповещения и уведомления. Есть демоверсия — предоставляется по запросу с уже введенными в нее данными. 

Стоимость лицензии начинается от 21 000 рублей единоразово и с возможностью подключения до 3 пользователей. Также есть мобильное приложение (eDocLib).

Характеристики 

Основные функции	Корпоративный портал, документооборот, аналитические отчеты
Бесплатный ознакомительный период	Демоверсия под запрос
Цена подписки или покупки	От 21 000 рублей единоразово
Развертывание	Стационарная версия, мобильное приложение

Плюсы и минусы

+ Многофункциональность, корпоративный портал, мобильное приложение

— Нет бесплатной и облачной версии

WSS Docs

Система предназначена для ведения документооборота в кадрах, делопроизводстве и бухгалтерии. В нее входит согласование и контроль договоров, управление поручениями, единый архив и интеграция с платежными системами (1С) и с операторами ЭДО. 

Платформа развертывается в виде коробочного решения. Демонстрационная версия и информация о полной стоимости предоставляется после заполнения заявки на сайте разработчиков. Начальная цена программы — от 2 238 000 рублей. Есть мобильное приложение (WSS Docs). Минусом является отсутствие бесплатной и облачной версии ПО.

Характеристики 

Основные функции	Документооборот, единый архив, согласование и контроль договоров
Бесплатный ознакомительный период	Есть демоверсия системы
Цена подписки или покупки	От 2 238 000 рублей
Развертывание	стационарная версия, мобильное приложение

Плюсы и минусы

+ Ведение полного документооборота, интеграции с 1С и операторами ЭДО, есть демоверсия.

— Отсутствие бесплатной и облачной версии ПО.

Lexema-ECM

Система предназначена для управления корпоративным контентом. В нее входят договоры, корреспонденция, кадровый ЭДО, электронный архив и мобильное приложение (Lexema-ECM). По запросу предоставляется демоверсия приложения.

Есть два вида лицензирования продукта: покупка от 1 500 рублей за одного пользователя или годовая подписка от 200 000 рублей. Бонусом будет бесплатное экспресс-обследование вашей организации, при котором составляется техническое задание и план внедрения. Минусом является отсутствие бесплатной версии ПО.

Характеристики 

Основные функции	Ведение документооборота, кадровый ЭДО, архив
Бесплатный ознакомительный период	Есть, срок не указан
Цена подписки или покупки	От 1 500 рублей за 1 сотрудника
Развертывание	Веб-версия в облаке, стационарная версия, мобильное приложение

Плюсы и минусы

+ Многофункциональность, многоплатформенность, бесплатное экспресс-обследование при внедрении системы

— Отсутствие бесплатной версии ПО, не указан срок предоставления демоверсии

Как выбрать ECM-систему

При выборе системы управления корпоративным контентом следует обращать внимание на отзывы потребителей, наличие ее в российском реестре ПО и на ряд факторов.

Понятный интерфейс

Все должно быть легко и доступно для понимания и использования, иначе на переход в систему и ее изучение будет тратиться много рабочего времени.

Многоплатформенность

Удобно, когда система всегда под рукой, а для этого необходимо наличие мобильного приложения, облачной и стационарной версии ПО.

Мультиязычность

Одним из важных факторов выбора ECM-системы является поддержка иностранных языков, особенно это важно международным компаниям.

Техническая поддержка

Обычно помощь технических специалистов от разработчиков системы предоставляется бесплатно и круглосуточно, но не во всех системах. Так что стоит обратить внимание и на этот фактор.

Отзыв эксперта о ECM-системах 

Своим мнением и советами по подбору ECM-системы делится Василий Мухин, директор направления «Электронный документооборот» ИТ-компании «КРОК».

— ECM-системы используются в компаниях для упрощения работы с документами и другим корпоративным контентом. Система формирует, хранит и обрабатывает информацию в электронном виде, а также управляет ее движением — как внутри организации, так и при обмене с внешними адресатами. Поэтому, если необходимо перевести свой документооборот из бумажного в электронный вид, то для выбора наиболее эффективной ECM-системы нужно учитывать следующие критерии:

1. В основе ECM-системы должен быть реализован хотя бы минимальный функционал, который сразу может автоматизировать базовые процессы документооборота. В противном случае придется разрабатывать систему с чистого листа, а это долго и дорого. Кроме того, наиболее выигрышный вариант — это ECM-система, созданная с помощью современных технологий и открытого исходного кода. Такой подход значительно облегчит не только поддержку внедренного решения, но и его масштабирование, развитие и модернизацию. 
2. Программа должна оказывать техническую поддержку и  адаптироваться под меняющиеся бизнес-процессы и запросы пользователей. Плюсом является возможность кастомизации интерфейса под корпоративные стандарты и дизайн-политику. Это сэкономит время на адаптацию сотрудников к новому ПО. 
3. В ECM-системе должна быть предусмотрена гибкость настроек и средств разработки, в том числе за счет low code инструментов (то есть без привлечения разработчика). Это необходимо для быстрой и полноценной адаптации под процессы компании и интеграции с другими системами в ее ИТ-инфраструктуре. 
4. ECM-система должна обладать подтвержденной эффективностью работы при высоких нагрузках, эту информацию можно запросить у поставщика решения. Также программа не должна предъявлять завышенных требований к аппаратному обеспечению серверов и работать на отечественном ПО.

Популярные вопросы и ответы

На интересующие вопросы читателей о ECM-системах отвечает Василий Мухин, директор направления «Электронный документооборот» ИТ-компании «КРОК».

В настоящее время хозяйствующие субъекты и физические лица отказываются от бумажного документооборота и переходят на электронный. Новая система позволяет значительно экономить время и увеличивает скорость принятия решений. Электронный документооборот можно ввести как внутри одной компании, так и при взаимодействии с другими.

Что такое система электронного документооборота?

ЭДО — это система процессов по обработке документов в электронном виде. Основное количество кадровых и бухгалтерских программ умеют формировать документы в соответствии с установленными требованиями. Чтобы документ приобрел юридическую силу, его необходимо заверить электронной подписью.

Всю систему ЭДО можно условно разделить на два вида:

• обмен документами внутри компании;
• передача документов между разными компаниями через интернет.

Чтобы использовать ЭДО внутри фирмы, необходимо приобрести специальный программный пакет и сетевое оборудование для активации его работы. Для обмена документами со сторонними компаниями дополнительно потребуется оператор электронного документооборота. С его помощью будут передаваться нужные сведения и контролироваться их формат.

Какие документы можно отправлять?

Система ЭДО позволяет компаниям обмениваться следующими документами:

1. УПД и счетами-фактурами. Правила их передачи установлены Минфином и ФНС.
2. Торг-12 и актами. Их форматы рекомендованы налоговой службой и подходят для передачи в органы контроля.
3. Иными заверенными электронной подписью документами, для которых нет установленного формата ФНС.

Наиболее популярными документами, с которыми работают клиенты, являются:

• договора
• счета-фактуры
• акты
• первичные документы

Как правило, сначала организации переводят в ЭДО все первичные документы и счета-фактуры. С последними связаны налоговые вычеты, поэтому им уделяется особое внимание. Организации должны составлять эти документы в соответствии с установленными законом требованиями. Если счета-фактуры не будут соответствовать формату, утвержденному приказом ФНС от 19.12.2018 г. № ММВ-7-15/820, они не будут иметь юридической силы.

Как выбрать систему?

Перед тем как перейти на ЭДО, компании должны выбрать оператора ЭДО, опираясь на свои потребности. Вопрос выбора возникает в следующих случаях:

1. Компания сотрудничает со многими контрагентами, которые требуют большое количество документов. Чаще всего с этим сталкиваются фирмы, занимающиеся логистикой.
2. Сотрудникам регулярно приходится дублировать счета-фактуры, так как их оригиналы теряются.
3. Документооборот непрозрачен для руководства.
4. Компании тратят крупные суммы на обмен документами (приобретение печатей, затраты на отправку и получение, на хранение и утилизацию бумаг).

Со списком операторов ЭДО можно ознакомиться на сайте ФНС. Выбирая конкретного, нужно руководствоваться следующими критериями:

• возможности;
• надежность;
• функциональность;
• количество контрагентов;
• роуминг;
• опыт работы;
• качество обслуживания;
• стоимость продукта.

Возможен ли обмен документами между двумя системами?

Если хоть один контрагент пользуется другой системой ЭДО — роуминг понадобится обеим компаниям. В этом случае понятие роуминг схоже с аналогичным понятием у операторов мобильной связи. Он необходим каждой компании для быстрой передачи документов через 1С, подключенной к разным операторам ЭДО.

Существует два способа подключения роуминга между фирмами-партнерами:

1. Автоматический. В 1С, работающей по ЭДО, в настройках нужно нажать кнопку «Создать». В открывшемся окне заполнить «Профиль настроек ЭДО», «Контрагент», «Договор контрагента» и кликнуть на «Отправить приглашение». Это действие отправит приглашение на ЭДО выбранному контрагенту. Партнер также должен заполнить соответствующие поля и направить встречное приглашение. После этого обе фирмы увидят у себя статус «Присоединён». С этого момента они могут начать пользоваться электронным документооборотом.
2. По требованию. Пользователи 1С, подключенные к ЭДО, запрашивают роуминг у оператора в тех случаях, когда автоматическое соединение недоступно. Для этого необходимо оставить заявку в «Личном кабинете», отправить письмо по электронной почте или позвонить в службу поддержки. Приняв заявку, оператор свяжется с контрагентом и запросит его согласие на обмен документами. Дальнейшие настройки роуминга делают сотрудники компаний. Пользователям ЭДО остается лишь обновить статусы, они должны измениться на «Присоединён».

Чтобы перейти на сервис, нажмите на заголовок. Ссылка вшита в название.

«Контур Диадок»

Система ЭДО «Контур Диадок» позволяет работать с документами дистанционно и решить любой рабочий вопрос не покидая кабинет. Все отправляемые документы обладают юридической силой, так как заверяются электронной подписью. Подписанные таким образом бумаги приравниваются к бумажным вариантам. Системой «Контур Диадок» пользуются более миллиона компаний.

Система ЭДО позволяет пользователям получать, отправлять и подписывать аналоги бумажной документации. Она взаимодействует не только с компаниями, подключенными к «Контур Диадок», но и с теми, которые работают в других программах. Сервис также отправляет отчеты в налоговый орган.

Для использования веб-версии не нужно устанавливать дополнительное программное обеспечение. Преимущества системы «Контур Диадок»:

1. Создание, передача и получение электронных документов.
2. Взаимодействие с 1С. Пользователям не придется вручную вводить данные, необходимые бланки формируются самостоятельно и связываются с бухгалтерской программой.
3. Интегрирование с разными информационными системами: API, SAP, MS Dynamics,Oracle.
4. Для доступа к расширенным функциям достаточно создать учетную запись.
5. Документами можно обмениваться не только с крупными компаниями, но и с государственными учреждениями РФ.
6. Система не требует дублирования информации.
7. Вносить изменения в электронные документы можно в дистанционном режиме.
8. Пользователи могут легко контролировать процесс отправки и получения данных, наблюдая за изменением статуса.
9. При помощи фильтров можно быстро найти нужный документ.
10. Войти в программу можно не только с персонального компьютера, но и с любого смартфона через мобильное приложение.
11. Имеется собственное хранилище данных.
12. Можно построить маршрут передачи каждой бумаги.
13. Легко взаимодействует с аналогичными сервисами.
14. Пользователи «Контур Диадок» могут отслеживать действия других контрагентов. Если кто-то из них захочет получить доступ к документам, система сообщит об этом.

«Контур Диадок» можно использовать бесплатно, если программа нужна только для получения входящих документов. Для их подписания потребуется подключить платную подписку стоимостью от 1000 до 3000 руб. в год. Итоговая цена тарифа зависит от количества исходящих документов.

СБИС

Платформу СБИС предприятия могут использовать одновременно в нескольких режимах, каждый из которых приспособлен к взаимодействию с другим. Самый популярный режим среди пользователей — использование электронного документооборота.

Возможности СБИС:

• проверка контрагентов;
• подготовка и отправка отчетов в государственные органы;
• поиск тендеров на разных площадках и аналитика закупок;
• сбор фискальных отчетов в дистанционном режиме;
• ведение бухгалтерской, кадровой и складской документации;
• управление бизнес-процессами;
• внедрение CRM-системы для качественной работы отдела продаж.

У система ЭДО СБИС есть бесплатная версия, позволяющая пользователям получать документы от контрагентов, работать с первичной бухгалтерской документацией и создавать отчеты для государственных органов. Для удобства использования были разработаны мобильные приложения, работающие на операционных системах iOS и Android.

Бесплатная версия СБИС не позволяет пользователям отправлять электронные документы. Для этого им нужно подключить платный пакет услуг. Минимальный тариф стоит всего 500 руб. в год. За эти деньги компании смогут получать: одну электронную подпись, возможность отправить нулевую отчетность, 50 исходящих пакетов за квартал, доступ к внутреннему чату и видеосвязи.

ELMA

Система ELMA отличается от других широкой линейкой бизнес-решений. Она состоит из набора приложений для управления организацией. Их можно использовать как вместе, так и по отдельности.

Линейка системы ELMA:

1. Электронный документооборот. Приложение позволяет наладить делопроизводство и вести электронный документооборот. Благодаря механизму WorkFlow система быстро настраивается под потребности организации.
2. Управление бизнес-процессами. ELMA строит гибкие информационные системы. Для создания эффективных бизнес-процессов программа использует международный стандарт BPMN.
3. Контроль показателей. Приложение позволяет правильно построить управление компанией. Его использование поможет наладить показатели эффективности.
4. CRM. Данную линейку не нужно покупать отдельно, она идет в качестве дополнения к любому стандартному пакету. CRM позволяет управлять продажами и отслеживать взаимоотношения с контрагентами.
5. Управление проектами. ELMA легко налаживает проектную деятельность в организации. Это дает возможность следить за стандартными бизнес-процессами и управлять бюджетным проектом.
6. Внутренний портал. Все составляющие ELMA базируются в едином внутреннем портале. Отдельно его купить невозможно, так как он дополнительно устанавливается к любому приложению. В портал входит: структура компании, задачи, календарь, общение с пользователями, хранилище данных.

Стоимость системы ELMA зависит от выбранного пакета. Цена стандартной платформы — 45 000 руб. В стоимость входит: 1 именная и 1 конкурентная лицензия, сервер ELMA, Дизайнер ELMA, Внутренний портал, ELMA CRM, и приложение ELMA ECM+. За дополнительную плату можно подключить расширенные функции.

Synerdocs (закрылся)

Система электронного документооборота Synerdocs в последнее время набирает большую популярность в России. Основные возможности:

1. Создание, редактирование, отправка и получение документов контрагентов и государственных органов.
2. Интеграция с 1С, DIRECTUM, SAP.
3. Составление актов сверки взаиморасчетов с контрагентами.

Стоимость подключения минимального пакета Synerdocs — 2500 руб. в год. За эти деньги организации получают возможность отправить 300 документов. Если необходима интеграция с программой 1С, рекомендуется выбирать тарифы, включающие 1000 и более документов, что будет стоить 6300 руб. в год. Каждый документ, отправленный сверх тарифа, будет стоить 7 руб.

Сбербанк E-invoicing

Сервис ЭДО от Сбербанка позволяет существенно сэкономить время, исключив обмен бумажными документами. Основные преимущества:

1. Сервис работает в любой точке мира и не закрепляется за конкретным компьютером.
2. Работать можно как с формализованными документами, так и с произвольными.
3. Пользователи получают возможность сдавать отчеты в государственные органы, эта функция включена в стоимость сервиса.

Подключив ЭДО «Сбербанк», организации смогут работать с любой маркированной продукцией: лекарства обувь, парфюмерия и т. д. Сервис:

• автоматически передает коды маркировки в «Честный знак»;
• принимает обязательные счета-фактуры с кодами маркировки от поставщиков;
• формирует закрывающие документы с кодами маркировки и направляет партнерам.

На выбор организациям доступно два тарифа:

1. Основной. Включает в себя возможность получения документов от контрагентов, обмена документами с ПАО «Сбербанк» и получения документов с кодами маркировки. Данный тариф подключается бесплатно.
2. Дополнительный. Помимо вышеописанных функций, пользователи также смогут отправлять документы контрагентам и сдавать отчетность в государственные органы. Стоимость тарифа — 295 руб. в месяц.

«Контур.Экстерн»

Сервис «Контур.Экстерн» разработан специально для отправки бухгалтерской и налоговой отчетности в соответствующий государственный орган. Если организации не нужна полноценная система ЭДО — этот продукт ей идеально подойдет.

«Контурн.Экстерн» оснащен интерактивным календарем, оповещающим о необходимости подать документы, и функцией проверки отчетности на наличие ошибок. Через сервис также можно проверить счета-фактуры на НДС. Дополнительно можно подключить возможность соединения с 1С.

Минимальная стоимость подключения — 1200 руб. в год. В этот тариф входит только отправка счетов в пенсионный фонд и налоговую. Если нужно задействовать ФСС и Росстат, необходимо приобрести другой тариф за 7680 руб. в год. В него входят дополнительные опции:

• проверка контрагентов;
• составление актов сверок;
• финансовый анализ;
• получение выписок;
• доступ к видеоурокам и правовой базе.

Если организация работает с небольшим количеством отчетов — ей будет достаточно и бесплатной версии.

DocSpace

Сервис работает на базе MicrosoftSharePoint и открывает перед пользователями следующие возможности:

• отслеживать документооборот;
• создавать внутренние распорядительные документы;
• вести учет всей входящей и исходящей корреспонденции;
• выполнять потоковое сканирование, позволяющее ускорить процесс перехода на электронный документооборот.

DocSpace приобретается не по принципу ежемесячной или годовой оплаты, а устанавливается на конкретный компьютер. Подключение системы на 50 клиентских доступов стоит 450 000 руб. Дополнительные права приобретаются из расчета 1200 руб. на одно рабочее место. Исходя из потребностей бизнеса можно подключать дополнительные модули. Целевая аудитория DocSpace — крупный бизнес (крупные застройщики, энергетические компании и др.)

«ДЕЛО»

С системой «ДЕЛО» работают как крупные предприятия, так и малый бизнес. Основные преимущества:

• возможность отслеживать перемещение документов;
• удобство создания проектов документации;
• стабильная работа системы.

Стоимость системы «ДЕЛО» на одно рабочее место зависит от общего количества подключений — от 11 000 до 13 400 руб. Если организация работает с СУБД Microsoft SQL Server, цена снижается — от 7200 до 9500 руб.

«Логика»

До 2012 года программа «Логика» называлась «Босс-Референт» и пользовалась большой популярностью среди организаций. Смена наименования не сказалась на качестве продукта, он, как и прежде, позволяет эффективно управлять делопроизводством. Основные преимущества:

• высокий уровень защиты данных;
• возможность построить сложные схемы согласования документов;
• простота использования.

Стоимость лицензии зависит от количества подключаемых сотрудников. 49 пользователей — 5900 руб. за место, от 50 до 199 — 5200. Если доступ открывают более чем для 200 сотрудников, лицензию продают по минимальной стоимости — 4900 руб.

«ЕВФРАТ»

Система «ЕВФРАТ» отличается от других наличием уникальных программных разработок, которых нет ни у одного конкурента. Преимущества:

• в комплекте с «ЕВФРАТ» идет СУБД «Ника», освобождающая компании от приобретения дополнительного программного обеспечения;
• приятный интерфейс;
• механизм для управления правами доступа.

Стандартная лицензия стоит от 5200 до 7300 руб. на одно рабочее место, чем больше подключают пользователей, тем ниже будет цена.

Сравнительная таблица крупнейших систем электронного документооборота

При помощи таблицы компании могут сравнить самые крупные системы ЭДО по основным параметрам.

Критерий/система	«Контур Диадок»	СБИС	ELMA	Synerdocs	«Сбербанк»
Минимальная стоимость подключения	1000 руб. в год	500 руб. в год	стоимость платформы 45000 руб.	2050	3540
Возможность дистанционной сдачи отчетности	есть	есть	есть	есть	есть
Бесплатная версия	есть	есть	есть	есть	есть
Интеграция с 1С	есть	есть	есть	есть	есть