Электронные шаблоны бланков воспроизводят все реквизиты бланков

Продолжаем комментировать новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 по оформлению документов. Рассмотрим раздел 6 «Бланки документов».

Наш словарь

Бланк документа – лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа[1];

Электронный шаблон бланка – это бланк документа, представленный в электронном виде. Как правило, электронные шаблоны бланков используются организациями вместо бланка на бумажном носителе, изготовленном типографским способом.

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016) является преемником ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 6.30-2003), а не абсолютно новым стандартом. Поэтому при его разработке было важно сохранить последовательность положений, чтобы пользователям стандарта было удобно работать с его новой редакцией.

В разделе «Бланки документов» последовательность изложения материала также осталась прежней. Однако в некоторые положения раздела были внесены дополнения или уточнения, которые более детально поясняют правила оформления документов. Мы же рассмотрим и прокомментируем все положения раздела «Бланки документов» (извлечения из ГОСТ Р 7.09-2016 даны в рамках).

ФОРМАТ БЛАНКОВ И РАЗМЕРЫ ПОЛЕЙ

Бланки формата А5 используются весьма ограничено, главным образом, для оформления справок, доверенностей, служебных записок. Для большей части организационно-распорядительной документации (приказы, распоряжения, положения, инструкции, протоколы, деловые письма и др.) используется бумага формата А4.

Для бланков резолюций стандартом установлены бланки формата А5 и А6 (Пример 1).

Положение о размерах служебных полей документа дополнено требованием, по которому в документах со сроком хранения свыше 10 лет[2] (распорядительные документы, локальные нормативные акты, по личному составу и др.) левое поле должно быть не менее 30 мм. Это позволит аккуратно сшить документы в дела, не захватывая часть текста.

БЛАНКИ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ И НА БУМАЖНОМ НОСИТЕЛЕ

В контексте стандарта бланки документов, изготовленные на бумажном носителе, и электронные шаблоны бланков равнозначны.

Организация, как правило, использует как бланки на бумажном носителе, так и электронные шаблоны бланков (например, для внутренних документов).

Важно!

Бланки одного вида документа (например, письма) в бумажном и электронном виде должны быть идентичны по составу реквизитов и оформлению. Иначе говоря, бланк документа одного вида на бумажном носителе и его электронный шаблон не должны различаться.

Еще одно важное требование – электронные шаблоны бланков должны быть неизменяемы, то есть защищены от несанкционированных изменений.[3]

Стандарт подчеркивает, что воспроизводить изображение Государственного герба Российской Федерации можно только на бумажном носителе. Требования к изготовлению таких бланков установлены постановлением Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (далее – Постановление № 1268).

БЛАНКИ УГЛОВЫЕ И ПРОДОЛЬНЫЕ

Приложение Б стандарта – это схемы расположения реквизитов документа на бланках с угловым расположением реквизитов (схема Б1) (Пример 2) и на бланках с продольным расположением реквизитов (схема Б2) (Пример 3). При этом зоны расположения реквизитов, обозначенные пунктиром, являются ориентировочными.

ЦЕНТРОВАННОЕ И ФЛАГОВОЕ РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ

Эти положения стандарта повторяют старый ГОСТ Р 6.30-2003 и предлагают два способа оформления реквизитов в пределах зон их расположения:

• центрованный (по центру зоны расположения реквизитов);

• флаговой (по левой границе зоны).

Стандарт указывает также на то, что реквизиты 01 «Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)», 02 «Эмблема» и 03 «Товарный знак (знак обслуживания)» располагаются в верхнем поле документа по середине зоны, занятой реквизитом 05 «Наименование организации – автора документа» (Пример 4). Однако реквизит 03 может также размещаться и на одном уровне с реквизитом «Наименование организации – автора документа» (Пример 5).

ВИДЫ БЛАНКОВ

Состав видов бланков не изменился. Однако появилось положение о том, что перечень видов бланков, применяемых в организации, должен быть закреплен в локальном нормативном акте (ЛНА) организации. Это может быть инструкция по делопроизводству организации или приказ руководителя, которым одновременно утверждаются виды применяемых бланков и их образцы (макеты).

СОСТАВ И РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ БЛАНКОВ

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных правовых актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 09, 13 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10, 11, 16, 17. Бланк конкретного вида документа структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк должностного лица – реквизит 07.

Бланк конкретного вида документа включает (Пример 8):

•           реквизиты:

01 – «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)»;

02 – «Эмблема»;

03 – «Товарный знак (знак обслуживания)»;

05 – «Наименование организации – автора документа»;

06 – «Наименование структурного подразделения – автора документа»;

07 – «Наименование должности лица – автора документа»;

09 – «Наименование вида документа»;

13 – «Место составления (издания) документа»;

•           реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:

10 – «Дата документа»;

11 – «Регистрационный номер документа»;

16 – «Гриф утверждения документа»;

17 – «Заголовок к тексту».

Бланк письма должностного лица должен содержать реквизит 07 «Наименование должности лица – автора документа». Этот реквизит также используется в бланках распорядительных документов (распоряжений, приказов), издаваемых руководителями субъектов Российской Федерации и главами муниципальных образований (например, бланки распоряжений губернаторов, распоряжений глав городов, районов и др. муниципальных образований). Его применяют и в бланках распорядительных документов (распоряжений), издаваемых руководителями самостоятельных структурных подразделений организаций, если руководитель структурного подразделения наделен таким правом (Пример 9).

Бланк конкретного вида документа структурного подразделения должен содержать реквизит 06 «Наименование структурного подразделения – автора документа» (Пример 10).

ВАЖНО!

В стандарте приведен максимально возможный перечень реквизитов для каждого вида бланков документов. Чтобы определить состав реквизитов при разработке бланков документов, на практике следует, руководствоваться учредительными документами и ЛНА.

БЛАНКИ НА РАЗНЫХ ЯЗЫКАХ

Стандарт устанавливает правила оформления бланков на двух или более языках для организаций, которые в соответствии с Законом РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (в ред. от 12.03.2014) имеют право использовать наряду с русским языком (как государственным языком Российской Федерации) национальный язык (языки), признанный государственным в республиках Российской Федерации в соответствии с их законодательством[4].

Для переписки с иностранными организациями стандарт рекомендует оформлять бланк на двух языках: русском и одном из иностранных языков (чаще всего на английском) (Пример 11).

РАЗРАБАТЫВАТЬ НОВЫЕ БЛАНКИ ИЛИ НЕТ?

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!

В связи с вступлением в силу нового ГОСТ организации не обязаны вносить изменения в бланки документов, если в этом нет необходимости.

Если организация все же примет решение о разработке новых бланков, то алгоритм действий может быть таким:

1. Руководитель организации поручает службе делопроизводства разработать новые образцы (макеты) бланков.

2. Служба делопроизводства организует разработку макетов (образцов) бланков документов (разрабатывает самостоятельно или прибегает к услугам специализированной организации).

3. Руководитель организации утверждает приказом новые образцы бланков со следующей формулировкой:

Если в это же время разрабатывается инструкция по делопроизводству, новые образцы бланков можно включить в инструкцию.

4. Административно-хозяйственная служба заказывает печать бланков в типографии, или специалисты по информационным технологиям организации готовят на основании утвержденных макетов электронные шаблоны бланков.

КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ СЛЕДУЕТ ОФОРМЛЯТЬ ПО НОВОМУ ГОСТ?

Напомним, что требования ГОСТ Р 6.30-2003 распространялись на организационно-распорядительную документацию, относящуюся к УСОРД[5], которая входит в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)[6]. Положения же нового стандарта распространяются на все организационно-распорядительные документы, в том числе включенные в УСОРД, что зафиксировано в разделе 1 «Область применения» нового стандарта:

ГОСТ Р 6.30-2003

ГОСТ Р 7.0.97-2016

1 Область применения Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее – документы), включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).

1 Область применения Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД): уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее – документы), в том числе включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (класс 0200000).

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНАЯ НАЛОГОВАЯ СЛУЖБА

ПРИКАЗ

от 1 июля 2014 г. N ММВ-7-10/346@

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ТИПОВОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

В УПРАВЛЕНИИ ФЕДЕРАЛЬНОЙ НАЛОГОВОЙ СЛУЖБЫ ПО СУБЪЕКТУ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И В МЕЖРЕГИОНАЛЬНОЙ ИНСПЕКЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЙ НАЛОГОВОЙ СЛУЖБЫ

В целях совершенствования документационного обеспечения управления, повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, обеспечения контроля исполнения документов, а также согласования технологий традиционного делопроизводства с электронным документооборотом в системе ФНС России приказываю:

1. Утвердить и ввести в действие прилагаемую Типовую инструкцию по делопроизводству в управлении Федеральной налоговой службы по субъекту Российской Федерации и в межрегиональной инспекции Федеральной налоговой службы (далее — Типовая инструкция по делопроизводству).

2. Руководителям (исполняющим обязанности руководителя) управлений ФНС России по субъектам Российской Федерации и начальникам (исполняющим обязанности начальника) межрегиональных инспекций ФНС России привести индивидуальные инструкции по делопроизводству в соответствие с Типовой инструкцией по делопроизводству.

3. Признать утратившими силу:

пункты 1 и 2 Приказа ФНС России от 16.12.2009 N ШТ-7-4/689@ «Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в управлении Федеральной налоговой службы по субъекту Российской Федерации и в межрегиональной инспекции Федеральной налоговой службы»;

Приказ ФНС России от 22.04.2010 N ММВ-7-4/198@ «О внесении изменений в Приказ ФНС России от 16.12.2009 N ШТ-7-4/689@»;

Приказ ФНС России от 28.04.2011 N ММВ-7-10/292@ «О внесении изменений в Типовую инструкцию по делопроизводству в управлении Федеральной налоговой службы по субъекту Российской Федерации и в межрегиональной инспекции Федеральной налоговой службы, утвержденную Приказом ФНС России от 16.12.2009 N ШТ-7-4/689@»;

пункт 2 Приказа ФНС России от 30.01.2012 N ММВ-7-10/38@ «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной налоговой службы, Типовую инструкцию по делопроизводству в управлении Федеральной налоговой службы по субъекту Российской Федерации и в межрегиональной инспекции Федеральной налоговой службы»;

пункт 2 Приказа ФНС России от 26.07.2012 N ММВ-7-10/522@ «О внесении изменений в приказы ФНС России».

4. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя руководителя Федеральной налоговой службы Д.В. Наумчева.

Руководитель Федеральной

налоговой службы

М.В.МИШУСТИН

Утверждена

Приказом ФНС России

от 1 июля 2014 г. N ММВ-7-10/346@

ТИПОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В УПРАВЛЕНИИ ФЕДЕРАЛЬНОЙ НАЛОГОВОЙ

СЛУЖБЫ ПО СУБЪЕКТУ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И В МЕЖРЕГИОНАЛЬНОЙ

ИНСПЕКЦИИ ФЕДЕРАЛЬНОЙ НАЛОГОВОЙ СЛУЖБЫ

1. Общие положения

1.1. Типовая инструкция по делопроизводству в управлении Федеральной налоговой службы по субъекту Российской Федерации и в межрегиональной инспекции Федеральной налоговой службы (далее — Типовая инструкция) разработана на основании положений следующих законодательных и иных нормативных правовых актов в сфере информации, документации, архивного дела:

Федеральный закон от 25.12.2000 N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации»;

Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

Указ Президента Российской Федерации от 06.03.1997 N 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»;

Постановление Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»;

Положение о Федеральной налоговой службе, утвержденное Постановлением Правительства Российской Федерации от 30.09.2004 N 506;

Регламент Федеральной налоговой службы, утвержденный Приказом ФНС России от 17.02.2014 N ММВ-7-7/53@, зарегистрирован в Минюсте России 27.05.2014 N 32450;

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76.

1.2. Правила ведения делопроизводства, установленные настоящей Типовой инструкцией, распространяются на документы несекретного характера без ограничения доступа.

Типовая инструкция устанавливает общие нормы организации и ведения делопроизводства и обязательные для исполнения всеми работниками управления Федеральной налоговой службы по субъекту Российской Федерации (далее — Управление), межрегиональной инспекции Федеральной налоговой службы (далее — Межрегиональная инспекция) основные правила подготовки, оформления, тиражирования, учета и хранения документов, а также контроля своевременности исполнения документов.

Положения Типовой инструкции определяют правила работы со всеми документами, кроме тех, порядок работы с которыми регламентируется специальными нормативными актами. Положения Типовой инструкции не распространяются на организацию обмена технологическими данными.

1.3. На основании Типовой инструкции Управления (Межрегиональные инспекции) издают индивидуальные инструкции по делопроизводству, в которые, исходя из специфики своей деятельности, могут включать иные обязательные методические нормы, не нашедшие отражения в настоящей Типовой инструкции, но не противоречащие ее положениям.

1.4. Как правило, документы изготавливаются (подготавливаются, согласовываются и подписываются) на бумажном носителе. Служебные письма в адрес центрального аппарата и территориальных органов ФНС России, ФКУ «Налог-Сервис» ФНС России, а также документы, составляющие внутреннюю переписку, могут изготавливаться в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе.

Документы пересылаются (направляются адресатам) на бумажном носителе или в электронной форме.

В электронной форме документы направляются в виде:

— электронного документа — файла документа, созданного в электронной форме. Электронный документ не должен содержать изображения Государственного герба Российской Федерации. Исходящий электронный документ оформляется одновременно с оригиналом на бумажном носителе. Исходящий электронный документ подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Подписание УКЭП электронных документов, составляющих внутреннюю переписку, не требуется;

— электронного образа документа — электронной копии документа, полученного в результате сканирования документа, изготовленного на бумажном носителе. Электронный образ документа должен содержать подпись должностного лица, регистрационные номер и дату. Электронный образ документа УКЭП не подписывается.

Служебное письмо в электронной форме направляется в налоговые органы, ФКУ «Налог-Сервис ФНС России» и их филиалы в виде электронного письма либо электронного образа письма.

Остальным адресатам служебное письмо в электронной форме направляется в виде электронного образа письма.

1.5. Делопроизводство в Управлении (Межрегиональной инспекции) организуется с использованием системы электронного документооборота (далее — СЭД-регион), обеспечивающей сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним.

Для автоматизированного учета и обработки документов, передаваемых руководителю Управления (Межрегиональной инспекции) (далее — Руководитель), заместителям Руководителя, отделам в СЭД-регион, создаются базы данных «Канцелярия Руководителя», «Канцелярия заместителя Руководителя» и «Канцелярия отдела». Допускается для нескольких заместителей Руководителя создавать общую базу данных «Канцелярия заместителей Руководителя».

Все работники Управления (Межрегиональной инспекции) регистрируются в СЭД-регион, при этом каждому работнику в СЭД-регион создается индивидуальный почтовый ящик и карточка пользователя СЭД-регион в базе данных «Справочник организации».

1.6. Контроль соблюдения единых принципов организации делопроизводства, методическое руководство организацией делопроизводства, проведение проверок ведения делопроизводства в отделах Управления (Межрегиональной инспекции) и подчиненных налоговых органах возлагается на отдел, в функции которого входит документационное обеспечение управления (далее — подразделение ДОУ).

Системное и информационное администрирование СЭД-регион осуществляет администратор СЭД (работник отдела, отвечающего за информационные технологии).

1.7. В Управлении (Межрегиональной инспекции) действует порядок делопроизводства, в соответствии с которым:

— ряд функций (прием и регистрация всей входящей документации; регистрация и отправка всей исходящей документации; учет, регистрация и контроль исполнения издаваемых приказов, распоряжений, протоколов Коллегии и совещаний у Руководителя, поручений Руководителя) централизован и выполняется подразделением ДОУ;

— ряд функций (учет и контроль исполнения входящих документов, направляемых непосредственно заместителям Руководителя в соответствии с порядком прохождения документов, поступающих в Управление (Межрегиональную инспекцию); учет и контроль исполнения поручений заместителей Руководителя) децентрализован и выполняется работниками, ответственными за ведение делопроизводства в приемных заместителей Руководителя (в случае отсутствия в утвержденном штатном расписании должности работника приемной заместителей Руководителя эти функции выполняет работник, назначенный заместителями Руководителя из числа курируемых ими отделов, или работник подразделения ДОУ);

— ряд функций (учет и контроль исполнения входящих документов, направляемых непосредственно в отделы в соответствии с порядком прохождения документов, поступающих в Управление (Межрегиональную инспекцию); учет и контроль исполнения поручений начальников отделов; учет, регистрация и контроль исполнения внутренних документов, направляемых непосредственно в отделы; регистрация и отправка внутренних документов) децентрализован и выполняется работниками, ответственными за ведение делопроизводства в отделах (работниками отделов, которым поручено ведение делопроизводства в этих подразделениях, или начальниками отделов).

1.8. Персональная ответственность за организацию и ведение делопроизводства, своевременное и отвечающее установленным требованиям исполнение документов, сохранность дел в отделах Управления (Межрегиональной инспекции) возлагается:

— на начальников отделов;

— на работников, ответственных за ведение делопроизводства в отделах;

— на непосредственных исполнителей в части, относящейся к кругу их обязанностей.

1.9. Работники отделов Управления (Межрегиональной инспекции) несут персональную ответственность за сохранность находящихся у них служебных документов.

Изъятие подлинников документов из дел производится уполномоченными органами исполнительной власти на основании соответствующего постановления, с уведомлением Руководителя и с оставлением в деле копий изъятых документов, а также документа, фиксирующего основание для выдачи подлинников.

Передача заверенных копий и копий документов сторонним организациям допускается только после получения положительного решения по официальному письменному запросу, направленному Руководителю или заместителю Руководителя.

Документы, поступившие в электронной форме и подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью (далее — УКЭП), передаются в сторонние организации в виде заверенных копий, выполненных на бумажном носителе в соответствии с п. 8.2.10 Типовой инструкции.

1.10. Начальники отделов обязаны:

— своевременно, в день поступления или на следующий рабочий день, обеспечить доведение поступивших документов до исполнителей;

— организовать оперативное ознакомление работников со всеми документами, определяя в каждом конкретном случае круг заинтересованных исполнителей.

1.11. При длительном отсутствии работника (отпуск, командировка и т.д.) все неисполненные им документы передаются замещающему его работнику отдела. Дела, взятые из архива, должны быть сданы в архив.

При длительном отсутствии работника, ответственного за ведение делопроизводства в отделе (отпуск, командировка и т.д.), начальник отдела возлагает ведение делопроизводства на другого работника данного отдела.

При длительном отсутствии (отпуск, командировка и т.д.) работника, ответственного за ведение делопроизводства в приемной, его обязанности распоряжением заместителя Руководителя возлагаются на работника отдела, деятельность которого координирует данный заместитель Руководителя (по согласованию с руководством соответствующего отдела), или на работника подразделения ДОУ.

1.12. При увольнении или переводе работников, ответственных за ведение делопроизводства, в другой отдел составляется акт о сдаче-приеме дел и документов, утверждаемый начальником отдела.

При увольнении или переводе в другой отдел работник должен исполнить и закрыть все поручения, завершить согласование документов. В случае невозможности исполнить и закрыть поручения, завершить согласование документов из числа работников отдела-исполнителя назначается лицо, ответственное за исполнение указанных процедур. Фамилия назначенного лица сообщается администратору СЭД для внесения изменений в систему.

2. Прием, обработка, регистрация и распределение поступающих

документов (за исключением заявок на участие в конкурсе,

запросе котировок, запросе предложений, поступающих

в адрес конкурсной комиссии)

Все документы, поступившие в Управление (Межрегиональную инспекцию), обрабатываются, регистрируются и распределяются подразделением ДОУ в день поступления. Документы, поступившие в течение последних 30 мин. рабочего дня, кроме представленных заявителем лично (через представителя), могут регистрироваться на следующий рабочий день.

Для каждого поступившего документа в Управлении (Межрегиональной инспекции) в СЭД-регион создается регистрационная карточка (далее — РК):

— в базе данных (далее — БД) «Канцелярия ЗГ» — для обращений граждан и индивидуальных предпринимателей (далее — обращения граждан), порядок рассмотрения которых регламентирован Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», и запросов граждан и организаций о предоставлении информации о деятельности Управления (Межрегиональной инспекции), порядок рассмотрения которых регламентирован Федеральным законом от 09.02.2009 N 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления», и принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами Российской Федерации;

— в БД «Канцелярия экспедиции» — для всех остальных документов, в том числе для обращений граждан и организаций, работа с которыми регулируется иными федеральными конституционными законами, федеральными законами и принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами Российской Федерации.

2.1. Прием и обработка документов, поступающих почтовой

и фельдъегерской связью

2.1.1. Все документы на бумажных носителях в течение рабочего дня поступают в подразделение ДОУ.

Документы, передаваемые нарочными непосредственно руководству Управления (Межрегиональной инспекции), а также начальникам отделов, подлежат передаче в этот же рабочий день в подразделение ДОУ для их регистрации.

Документы, поступившие по окончании рабочего дня, в выходные и праздничные дни, принимаются ответственным дежурным по Управлению (Межрегиональной инспекции). Факт доставки документов регистрируется ответственным дежурным в специальном журнале. При получении пакетов с надписью «Весьма срочно», «Вручить немедленно», «Срочно» ответственный дежурный докладывает об этом руководителю подразделения ДОУ по телефону для принятия решения.

2.1.2. При приеме входящих документов в подразделении ДОУ проверяется:

— правильность доставки документации по адресу. Ошибочно поступившие документы возвращаются отправителю;

— целостность упаковки. При нарушении целостности упаковки должностное лицо, доставившее почту, указывает на упаковке — «Поступило в поврежденном виде», заверяет своей подписью с расшифровкой и датой. В этом случае почтовое отправление направляется на рассмотрение с упаковкой.

Входящие документы вскрываются в подразделении ДОУ. Подсчет числа страниц не производится. При отсутствии приложений на документе проставляется штамп «Получено без приложений» <1>.

———————————

<1> Допускается вместо штампа делать запись вручную.

Конверты с надписью «Лично» вскрываются адресатом отправления. Конверты для конкурсной комиссии Управления (Межрегиональной инспекции) с надписью «Не вскрывать» вскрываются непосредственно на заседании конкурсной комиссии.

2.1.3. Если документ представляется заявителем лично (через представителя), в подразделении ДОУ проверяется комплектность документации, в том числе наличие указанных в документах приложений без подсчета страниц. При неполном комплекте документ принимается только при наличии соответствующей отметки с подтверждающей подписью заявителя (его представителя).

По просьбе заявителя (его представителя) на представленной им копии документа проставляется отметка о приеме документа, содержащая текущую дату (по требованию — текущее время) и подпись работника подразделения ДОУ. При неполном комплекте дополнительно проставляется соответствующая отметка с подтверждающей подписью работника подразделения ДОУ.

2.1.4. Запросы отправителю о предоставлении отсутствующих или недостающих документов направляются работниками соответствующих отделов Управления (Межрегиональной инспекции) — исполнителями документов.

При необходимости составляется соответствующий акт (Приложение 19) в двух экземплярах, подписанный работниками подразделения ДОУ и отдела, назначенного исполнителем (далее — отдела-исполнителя). Один экземпляр направляется заявителю, другой подшивается в дело в подразделении ДОУ.

2.1.5. Конверты от входящей документации сохраняются и прилагаются к документам:

— если проставленная на конверте в почтовом штемпеле дата получения или отправления имеет значение в качестве доказательства времени отправки или получения данного материала;

— если в документе нет адреса отправителя, соответствующих реквизитов (номер, дата);

— если дата, проставленная на документе, расходится с датой в почтовом штемпеле на конверте более чем на 20 календарных дней;

— к обращениям граждан, а также запросам о предоставлении информации о деятельности Управления (Межрегиональной инспекции);

— к документам, связанным с рассмотрением дел в судах общей юрисдикции и арбитражных судах, а также по решениям, определениям и постановлениям судов;

— к документам (заявлениям) налогоплательщика о заключении соглашения о ценообразовании для целей налогообложения.

Остальные конверты от входящей документации подлежат уничтожению.

2.1.6. Для документа на бумажном носителе в СЭД-регион создается РК, в которой заполняются поля: «От кого», «Исходящий N «, «Дата исходящего» и при необходимости «Краткое содержание».

Документы на бумажном носителе могут переводиться в электронные образы (сканироваться), которые помещаются в РК в поле «Документ». Объем сканирования определяется служебной необходимостью, квалификацией персонала и техническими возможностями имеющейся аппаратуры. Не подлежат внесению в СЭД-регион документы с пометкой «Для служебного пользования», а также отдельные документы по указанию Руководителя.

2.1.7. По документам на бумажном носителе, направленным из центрального аппарата ФНС России (далее — ЦА ФНС России), Управлений, Межрегиональных инспекций и инспекций, от отправителя в БД «Канцелярия экспедиции» автоматически поступают РК с уже заполненными полями. В случае, если РК документов поступили в СЭД, а документы на бумажном носителе в течение 30 дней не были доставлены, то их РК не регистрируются, а автоматически возвращаются отправителю с комментарием «Истек срок ожидания документа на бумажном носителе».

Поступившие из ЦА ФНС России, Управления, Межрегиональных инспекций или инспекций РК писем с приложением обращений граждан, а также запросов граждан и организаций о предоставлении информации о деятельности Управления (Межрегиональной инспекции) из БД «Канцелярия экспедиции» перенаправляются в БД «Канцелярия ЗГ».

2.2. Прием и обработка входящих документов

в электронной форме средствами СЭД

2.2.1. Все документы из ЦА ФНС России, Управлений и Межрегиональных инспекций должны поступать в электронной форме по СЭД, за исключением документов, подлежащих отправке на бумажном носителе. Перечень таких документов утверждается отдельным приказом (распоряжением) ФНС России.

Вся документация из подведомственных инспекций должна поступать в электронной форме по СЭД, за исключением документов, подлежащих отправке на бумажном носителе. Перечень таких документов утверждается отдельным приказом (распоряжением) Управления (Межрегиональной инспекции).

В случаях, предусмотренных специальными нормативными актами, документы в электронной форме по СЭД могут поступать из других инспекций.

2.2.2. Документы в электронной форме средствами СЭД поступают в БД «Канцелярия экспедиции» в виде РК с уже заполненными полями, в которую должен быть вложен электронный документ или электронный образ документа.

Электронный документ может состоять из файла сопроводительного письма и одного или нескольких файлов приложений, тогда УКЭП подписывается файл сопроводительного письма. Допускается, если входящий документ в электронной форме состоит из электронного образа сопроводительного письма и одного или нескольких файлов приложений.

Поручения руководителя ФНС России или его заместителей, поручение ЦА ФНС России по обращениям граждан в электронной форме средствами СЭД поступают в БД «Канцелярия экспедиции» в виде РК.

Отличительной особенностью РК поручений является наличие в поле «Номер документа» отметки «Поручение», при этом номер документа отсутствует. В поле «Документ» помещается файл документа (электронный образ документа, обращения, Интернет-обращения), по которому создано поручение, информация о заявителе и дате регистрации документа в центральном аппарате, текст резолюции по документу и фамилия должностного лица, подписавшего резолюцию. РК поручения не содержит УКЭП.

2.2.3. В подразделении ДОУ проверяется:

— правильность заполнения основных реквизитов;

— наличие электронного документа или электронного образа документа;

— для электронного документа — наличие и подлинность УКЭП; Отсутствие регистрационного номера и даты регистрации в файле поступившего электронного документа не является ошибкой;

— для электронного образа документа — наличие регистрационного номера и даты регистрации, а также подписи должностного лица в файле поступившего документа.

Несоответствие регистрационного номера и даты регистрации в файле поступившего документа со значениями регистрационной карточки является ошибкой.

Разница между датой регистрации документа и датой поступления документа не должна превышать один рабочий день.

При выявлении ошибок РК документа средствами СЭД возвращается отправителю без регистрации с указанием причины отказа.

2.2.4. РК поступивших из ЦА ФНС России, Управлений, Межрегиональных инспекций или инспекций с сопроводительным письмом обращений граждан, запросов граждан и организаций о предоставлении информации о деятельности Управления (Межрегиональной инспекции), а также в виде поручений по обращениям граждан из БД «Канцелярия экспедиции» перенаправляются в БД «Канцелярия ЗГ» для их регистрации и распределения.

2.3. Прием и обработка документов, поступающих

в электронной форме по электронной почте

2.3.1. Электронная почта (далее — ЭП) используется как резервный канал связи с ЦА ФНС России, Управлениями, Межрегиональными инспекциями и подведомственными инспекциями в случае технического сбоя канала системы электронного документооборота.

2.3.2. Документ в электронной форме должен содержать электронный документ, подписанный УКЭП, либо электронный образ документа.

Электронный документ может состоять из файла сопроводительного письма и одного или нескольких файлов приложений, тогда УКЭП подписываются файл сопроводительного письма и файлы приложений. Допускается, если входящий документ в электронной форме состоит из электронного образа сопроводительного письма и одного или нескольких файлов приложений.

2.3.3. В подразделении ДОУ проверяется наличие электронного документа и подлинность УКЭП.

При выявлении ошибок документы, поступившие по ЭП, не регистрируются, а отправителям сообщается об ошибках.

2.3.4. В случае отсутствия ошибок для каждого документа, поступившего по ЭП, в СЭД-регион создается РК, в которой заполняются поля: «От кого», «Исходящий N » и «Дата исходящего». В поле «Документ» помещается файл(ы) электронного документа.

2.4. Прием и обработка Интернет-обращений

2.4.1. Для приема обращений граждан и организаций, а также запросов граждан и организаций о предоставлении информации о деятельности Управления (Межрегиональной инспекции) в форме электронных сообщений (далее — Интернет-обращения) применяется специализированное программное обеспечение, расположенное на едином портале налоговых органов www.nalog.ru (электронный сервис «Обратиться в ФНС России», другие электронные сервисы).

2.4.2. Интернет-обращения в электронной форме поступают в СЭД в виде РК с уже заполненными полями и вложенным файлом(ами) обращения:

— для Интернет-обращений граждан — в БД «Канцелярия ЗГ»;

— для Интернет-обращений организаций — в БД «Канцелярия экспедиции».

РК запросов организаций о предоставлении информации о деятельности Управления (Межрегиональной инспекции) в форме электронных сообщений перенаправляются в БД «Канцелярия ЗГ» для их регистрации и распределения.

2.5. Прием и обработка факсограмм

2.5.1. Средства факсимильной связи предназначены для оперативной передачи информации с бумажного носителя и приема этой информации в виде копии-факсимиле.

Передача средствами факсимильной связи секретных документов, а также документов, содержащих пометку ограничения доступа к ним, в том числе пометку «Для служебного пользования», запрещена.

2.5.2. Факсимильные аппараты, имеющие официальные номера Управления (Межрегиональной инспекции), установлены в подразделении ДОУ.

2.5.3. Первичная обработка в СЭД-регион и регистрация принятых факсограмм аналогична первичной обработке документов, поступивших почтовой и фельдъегерской связью.

2.5.4. Факсограммы, поступившие из органов государственной власти и подлежащие в соответствии с п. 2.6 докладу Руководителю, обрабатываются и исполняются в обычном порядке.

2.5.5. Остальные факсограммы, направленные на рассмотрение в приемную заместителя Руководителя или в отдел, рассматриваются как информационные материалы, которые подлежат исполнению только после досылки подлинника документа. В случае особой важности и если о факсограмме уже проинформирован соответствующий заместитель Руководителя, такие факсограммы принимаются к исполнению.

2.5.6. Если по факсограмме, принятой к исполнению без подтверждающего подлинника документа, требуется предоставление конфиденциальной информации, исполнитель связывается по телефону с автором факсограммы и сообщает, что информация может быть предоставлена только после получения официального письма с подписью и печатью.

2.6. Регистрация и распределение (рассылка)

входящих документов

После приема и обработки входящих документов производится их регистрация и распределение (рассылка):

— для запросов о предоставлении информации о деятельности Управления (Межрегиональной инспекции) — в соответствии с разделом 10 Типовой инструкции;

— для остальных документов — в порядке, определенном в п. 2.6.

2.6.1. В подразделении ДОУ осуществляется регистрация в СЭД документа, после чего в соответствующих полях РК автоматически проставляются входящий регистрационный номер и дата регистрации.

В правой нижней части лицевой стороны первого листа каждого полученного бумажного документа, а также на конвертах документации, которая не вскрывается в подразделении ДОУ, указываются дата регистрации документа и его входящий номер.

Зарегистрированные документы распределяются с учетом следующего.

2.6.1.1. Для доклада Руководителю направляются все документы из ЦА ФНС России за подписью руководителя или заместителей руководителя ФНС России; органов государственной власти субъектов Российской Федерации; глав администраций; полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах; руководителей Управлений (Межрегиональных инспекций); руководителей Инспекций (документы по кадровым и финансово-экономическим вопросам); руководителей органов местного самоуправления.

Руководителю направляются обращения граждан и организаций:

— с пометкой «Лично»;

— по вопросам, входящим в компетенцию отделов, координацию деятельности которых осуществляет Руководитель;

— в случае неоднократной переадресации (2 раза и более) обращений заместителями Руководителя по принадлежности исполнения;

— содержащие жалобы на неправомерные действия (бездействие) начальников отделов Управления (Межрегиональной инспекции) и Инспекций.

По указанию Руководителя данный список может быть расширен.

2.6.1.2. Заместителям Руководителя направляются обращения граждан и организаций, а также остальные документы согласно распределению их обязанностей по координации деятельности отделов Управления (Межрегиональной инспекции).

2.6.1.3. В отделы направляются документы, поступившие из подведомственных инспекций и адресованные непосредственно отделам Управления (Межрегиональной инспекции).

По поручению Руководителя отдельные виды документов также передаются непосредственно в отделы Управлений (Межрегиональных инспекций).

2.6.1.4. Обращения граждан и организаций по вопросам, не относящимся к компетенции Управления (Межрегиональной инспекции), не позднее чем в семидневный срок со дня регистрации пересылаются с сопроводительным письмом в соответствующие органы для рассмотрения с уведомлением об этом авторов обращения.

В случае если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копии обращения в течение семи дней со дня регистрации направляются в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам.

2.6.2. Подразделение ДОУ ведет реестровый учет всех поступивших в Управление (Межрегиональную инспекцию) документов на бумажном носителе. Реестры формируются и распечатываются с помощью СЭД-регион.

Работники приемных Руководителя (заместителей Руководителя), работники, ответственные за ведение делопроизводства в отделах, получают документы на бумажном носителе в подразделении ДОУ под расписку в реестрах, которые остаются в подразделении ДОУ.

2.6.3. В случае ошибочного направления документов в приемную заместителя Руководителя или в отдел они в тот же день (или в первой половине следующего рабочего дня) должны возвращаться с соответствующей пометкой в подразделение ДОУ для переадресования в надлежащую приемную заместителя Руководителя или отдел Управления (Межрегиональной инспекции).

2.6.4. «Спорные» документы (т.е. документы, неоднократно возвращаемые в подразделение ДОУ для переадресации по принадлежности) докладываются Руководителю для определения ответственного исполнителя. В последующем аналогичные документы направляются в указанный Руководителем отдел.

3. Прием, регистрация и учет заявок на участие в конкурсе,

запросе котировок, запросе предложений, поступающих

в адрес конкурсной комиссии

Прием, регистрация и учет конкурсной документации, заявок на участие в запросе котировок, заявок на участие в запросе предложений, поступающих в адрес конкурсной комиссии Управления (Межрегиональной инспекции), регламентируется отдельным приказом Управления (Межрегиональной инспекции).

3.1. Все заявки на участие в конкурсе, запросе котировок, запросе предложений поступают на регистрацию в подразделение ДОУ на бумажном носителе.

3.2. При регистрации заявок на участие в конкурсе, запросе котировок, запросе предложений сотрудниками подразделения ДОУ проверяется:

— правильность доставки документации по адресу. Ошибочно поступившая конкурсная документация возвращается отправителю;

— целостность упаковки конвертов, наличие надписи «Не вскрывать», даты и времени вскрытия конвертов конкурсной комиссией. Материал и конструкция конверта должны исключать ознакомление с вложенными документами без видимого нарушения целостности конверта.

3.3. Подразделение ДОУ без вскрытия конвертов производит регистрацию конвертов в СЭД в БД «Канцелярия экспедиции» с фиксацией даты и времени получения документов, формирует и распечатывает реестр с помощью СЭД-регион.

Если на конверте не указан отправитель, при регистрации в поле «От кого» указывается текст «Конкурсная заявка».

3.4. Конверты с заявками на участие в конкурсе, запросе котировок, запросе предложений передаются по реестру (реестрам) секретарю конкурсной комиссии в день регистрации.

3.5. Запросы участников конкурса о разъяснении положений конкурсной документации, поступившие на бумажном носителе, регистрируются незамедлительно в подразделении ДОУ и в тот же день передаются по реестру (реестрам) секретарю конкурсной комиссии.

3.6. Вскрытие конвертов с конкурсной документацией в соответствии с законодательством Российской Федерации осуществляется на заседании конкурсной комиссии.

3.7. После завершения конкурса и подписания договоров по результатам конкурса вся конкурсная документация формируется в отдельное дело в подразделении, отвечающем за договорную работу.

4. Порядок подготовки и оформления указаний

по исполнению документов <2>

———————————

<2> В разделе предусмотрен порядок работы с входящей корреспонденцией, при котором документы поступают на рассмотрение Руководителю, заместителю Руководителя, начальнику отдела только на бумажном носителе. Допускается дополнение указанного порядка, при котором входящая документация поступает на рассмотрение Руководителю, заместителю Руководителя, начальнику отдела в электронном виде.

4.1. Порядок подготовки и оформления указаний по исполнению

документов, подлежащих докладу Руководителю

4.1.1. Для доклада Руководителю в подразделение ДОУ поступает входящая (п. 2.6) и внутренняя (п. 6.1) документация. Документы докладываются Руководителю в день поступления или на следующий рабочий день, за исключением документов особого характера, которые докладываются незамедлительно.

4.1.2. Входящие документы на бумажном носителе, подлежащие докладу Руководителю, могут сканироваться для получения электронного образа документа и заноситься в СЭД-регион. Объем сканирования определяется служебной необходимостью, квалификацией персонала и техническими возможностями имеющейся аппаратуры. Не подлежат помещению в СЭД-регион документы с пометкой «Для служебного пользования», а также отдельные документы по указанию Руководителя.

Все входящие документы в электронной форме, подлежащие докладу Руководителю, распечатываются.

Все внутренние документы, подлежащие докладу Руководителю, поступают в подразделение ДОУ на бумажном носителе и в электронной форме.

4.1.3. К документам, подлежащим докладу Руководителю, прикладываются проекты указаний по исполнению документов (резолюций).

Проекты указаний Руководителя по исполнению входящих документов, как правило, формируются средствами СЭД-регион в подразделении ДОУ на основании анализа содержательной части документов, с учетом положений об отделах Управления (Межрегиональной инспекции), а также исходя из распределения обязанностей между Руководителем и его заместителями.

Проекты указаний по исполнению внутренних документов, оформленные в соответствии с образцом, приведенным в Приложении N 1, поступают из отделов вместе со служебными записками в соответствии с пунктом 6.1. В подразделении ДОУ проекты указаний Руководителя по исполнению документов формируются средствами СЭД-регион, файл проекта указания по исполнению документов удаляется из РК.

4.1.4. В состав указания по исполнению документов входят следующие элементы:

— ответственный исполнитель, соисполнители (фамилия и инициалы начальников отделов, которым дается поручение);

— ответственный организатор исполнения поручения — заместитель Руководителя, а также заместители Руководителя, координирующие деятельность отделов-соисполнителей;

— содержание поручения;

— срок исполнения поручения (при необходимости).

Дополнительно (через знак +) указываются фамилии и инициалы должностных лиц, которым документ направляется для информации.

4.1.5. Ответственным исполнителем документа является начальник отдела Управления (Межрегиональной инспекции), поименованный первым в указании Руководителя по исполнению документа. Организатором исполнения документа является поименованный первым в указании по исполнению документа заместитель Руководителя, который организует работу ответственного исполнителя и, при необходимости, подключает к исполнению другие отделы, в том числе не поименованные в указании Руководителя по исполнению документа.

Если в соответствии с указанием по исполнению документа ответственным исполнителем и соисполнителями (при наличии) являются отделы, деятельность которых координирует Руководитель, организатор исполнения документа — заместитель Руководителя не указывается. Итоговый документ (ответ) в этом случае подписывается Руководителем или по его указанию заместителем Руководителя.

Допускается в качестве ответственного исполнителя в указание по исполнению документа включать начальника подведомственной инспекции.

4.1.6. Поручение должно быть сформулировано конкретно, лаконично и ориентировано на конечный результат работы исполнителей (например: «Для подготовки ответа», «Прошу принять участие» и т.п.).

Сроки исполнения поручений определяются в соответствии с п. 5.4, а также исходя из содержания документа.

4.1.7. Если рассматриваемый документ не содержит указаний на необходимость определенных действий должностных лиц (носит информативный характер), то он направляется соответствующим отделам без указания сроков рассмотрения и комментариев к исполнению.

4.1.8. Начальник (или ответственный работник) подразделения ДОУ ежедневно докладывает Руководителю входящие документы с проектами указаний по исполнению.

4.1.9. После доклада Руководителю, с учетом внесенных им корректив, в СЭД-регион формируются окончательные указания по исполнению документов:

— для обращений граждан — в БД «Канцелярия ЗГ»;

— для остальных документов, в том числе обращений организаций, — в БД «Канцелярия Руководителя».

Подписанные Руководителем указания по исполнению документов скрепляются с соответствующими документами и являются их неотъемлемой частью.

До исполнителей, поименованных в указаниях по исполнению документов, РК документов доводятся в электронной форме средствами СЭД-регион. Подлинники документов выдаются исполнителю, поименованному первым в указании по исполнению документа, для последующего формирования их в дела отделов вместе с итоговыми документами (ответами).

Документы на бумажном носителе, имеющие пометку «Для служебного пользования», а также документы, не переведенные в вид электронных образов, выдаются исполнителям под расписку в реестрах, которые остаются в подразделении ДОУ.

4.1.10. Если из содержания документа следует, что он носит срочный характер, документ с проектом указания по исполнению документа немедленно направляется исполнителям, до доклада — Руководителю.

После доклада Руководителю в случае внесения им корректив в проект указания по исполнению документа документ повторно направляется исполнителям по СЭД с указанием текста «Взамен ранее разосланного» в поле «Краткое содержание».

4.1.11. Если по объективным причинам в подписанное Руководителем указание по исполнению документа необходимо внести изменения, то отдел — ответственный исполнитель направляет на рассмотрение Руководителю служебную записку, которая содержит мотивированное обоснование вносимых изменений. Служебная записка оформляется в соответствии с требованиями пункта 6.1, проект указания по исполнению документа к служебной записке должен быть завизирован начальником заинтересованного отдела.

В случае если заинтересованный отдел имеет возражения по данным предложениям, к служебной записке об изменении состава исполнителей прилагается обоснованное мнение этого отдела по указанному вопросу.

На основании принятого Руководителем решения по служебной записке, подразделение ДОУ корректирует в СЭД-регион и повторно направляет исполнителям указание по исполнению документа. На бумажном носителе скорректированное указание по исполнению документа Руководителем не переподписывается.

4.2. Порядок подготовки и оформления указаний по исполнению

входящих документов в приемных заместителей Руководителя

4.2.1. Документы, поступающие в приемные заместителей Руководителя, подразделяются на входящие документы; внутренние документы (служебные записки); документы, содержащие поручения Руководителя; приказы и распоряжения.

Входящие документы, в соответствии с п. 2.6 подлежащие докладу заместителю Руководителя, после первичной обработки в подразделении ДОУ регистрируются в СЭД-регион, и их РК направляются в БД «Канцелярия» заместителей Руководителя. Документы на бумажном носителе передаются из подразделения ДОУ в приемные заместителей Руководителя под расписку в реестре.

Внутренние документы, подготовленные в соответствии с п. 6.2, поступают по СЭД-регион в базу данных «Канцелярия» заместителей Руководителя в форме РК. При необходимости экземпляр служебной записки на бумажном носителе передается в приемную заместителя Руководителя исполнителем.

Документы, содержащие поручения Руководителя, приказы и распоряжения поступают по СЭД-регион в базу данных «Канцелярия» заместителей Руководителя в форме РК. При необходимости экземпляр документа на бумажном носителе с указанием Руководителя по исполнению документа работник, ответственный за делопроизводство в приемной заместителя Руководителя, получает в подразделении ДОУ.

4.2.2. Все входящие документы должны рассматриваться заместителями Руководителя в день поступления или на следующий рабочий день.

В случае ошибочного направления документов в приемную заместителя Руководителя они в тот же день (или в первой половине следующего рабочего дня) должны возвращаться с соответствующей пометкой в подразделение ДОУ для переадресования в надлежащую приемную заместителя Руководителя.

4.2.3. По документам, содержащим поручения Руководителя, в которых заместитель Руководителя не является ответственным исполнителем, заместитель Руководителя организует контроль их исполнения.

По остальным документам, поступившим на рассмотрение в приемные заместителей Руководителя, работники, ответственные за делопроизводство в приемных, готовят проекты указаний по исполнению документов в день получения таких документов или на следующий рабочий день.

В состав указаний по исполнению документов входят следующие элементы:

— ответственный исполнитель, соисполнители (фамилия и инициалы начальников отделов, которым дается поручение, включая подразделения, деятельность которых заместитель Руководителя не координирует);

— содержание поручения;

— срок исполнения поручения (при необходимости).

Сроки исполнения документов определяются в соответствии с п. 5.4.

Дополнительно (через знак +) указываются фамилии и инициалы должностных лиц, которым данный документ направляется для информации.

В случае невозможности подготовки проектов указаний по исполнению документов, поступивших на рассмотрение в приемные, допускается распечатка бланков указаний по исполнению документов. В этом случае указания по исполнению документов вносятся в бланки заместителями Руководителя от руки.

Допускается в качестве ответственного исполнителя (соисполнителя) в указание по исполнению документа включать руководителей нижестоящих территориальных налоговых органов.

4.2.4. Утвержденное заместителем Руководителя указание по исполнению документа работник, ответственный за ведение делопроизводства приемной, заносит в РК документа в СЭД-регион:

— для обращений граждан — в БД «Канцелярия ЗГ»;

— для остальных документов, в том числе обращений организаций, — в БД «Канцелярия Руководителя»

и направляет на исполнение всем отделам, поименованным в указании по исполнению документа <3>.

———————————

<3> По документам, содержащим поручения Руководителя, в которых заместитель Руководителя является ответственным исполнителем, работник, ответственный за ведение делопроизводства, рассылает указание по исполнению документа по СЭД-регион путем создания поручений.

В случае отсутствия документа в электронной форме по СЭД-регион доводится только РК документа, а документ на бумажном носителе копируется в необходимом количестве экземпляров работником приемной заместителя Руководителя и доводится до исполнителей на бумажном носителе.

4.2.5. Если по объективным причинам в подписанное заместителем Руководителя указание по исполнению документа необходимо внести изменения, то отдел — ответственный исполнитель направляет на рассмотрение заместителя Руководителя служебную записку, которая содержит мотивированное обоснование вносимых изменений.

4.3. Порядок подготовки и оформления указаний по исполнению

входящих документов в приемных начальников отделов

4.3.1. Документы, поступающие в отделы, подразделяются на входящие документы; внутренние документы (служебные записки); документы, содержащие поручения Руководителя; документы, содержащие поручения заместителя Руководителя; приказы и распоряжения.

Входящие документы, подлежащие направлению непосредственно в отделы, в соответствии с п. 2.6 после первичной обработки в подразделении ДОУ регистрируются в СЭД-регион, и их РК направляются в БД «Канцелярия отдела». Документы на бумажном носителе передаются из подразделения ДОУ работнику, ответственному за ведение делопроизводства отдела, под расписку в реестре.

Внутренние документы, подготовленные в соответствии с п. 6.3, поступают по СЭД-регион в БД «Канцелярия отдела» в форме РК. При необходимости экземпляр служебной записки на бумажном носителе передается исполнителем работнику отдела, ответственному за ведение делопроизводства.

Документы, содержащие поручения Руководителя, приказы и распоряжения поступают по СЭД-регион в БД «Канцелярия отдела» в форме РК. При необходимости экземпляр документа на бумажном носителе с указанием Руководителя по исполнению документа работник, ответственный за ведение делопроизводства в отделе, получает в подразделении ДОУ.

Документы, содержащие поручения заместителя Руководителя, поступают по СЭД-регион в БД «Канцелярия отдела» в форме РК. При необходимости экземпляр документа на бумажном носителе с указанием по исполнению документа заместителя Руководителя работник, ответственный за ведение делопроизводства в отделе, получает в приемной заместителя Руководителя.

4.3.2. Все входящие документы должны рассматриваться начальниками отделов в день поступления или на следующий рабочий день.

В случае ошибочного направления документов в отдел они в тот же день (или в первой половине следующего рабочего дня) должны возвращаться с соответствующей пометкой в подразделение ДОУ для переадресования в надлежащий отдел Управления (Межрегиональной инспекции).

4.3.3. Начальники отделов рассматривают поступившие документы и определяют исполнителей, указывают сроки и порядок исполнения, после чего возвращают документы работнику, ответственному за ведение делопроизводства в отделе.

Не допускается передача документов непосредственным исполнителям минуя работника, ответственного за ведение делопроизводства в отделе.

Работник, ответственный за ведение делопроизводства, формирует средствами СЭД-регион указания по исполнению документа (поручения) начальника отдела, в которых фиксирует фамилии исполнителей, сроки исполнения и незамедлительно направляет их непосредственным исполнителям по СЭД-регион.

4.3.4. Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

по входящей документации — в соответствии с п. 5.4;

по внутренней документации — по возможности в срок, указанный в документе, а при отсутствии конкретной даты — в срок не более месяца.

5. Организация контроля исполнения документов

5.1. Организация контроля исполнения документов включает в себя: постановку на контроль, мониторинг информации о ходе исполнения документа, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение, анализ прохождения и результатов исполнения документов, информирование руководства в целях своевременного и отвечающего установленным требованиям исполнения поручений, зафиксированных в документах.

5.2. Контроль исполнения документов автоматизирован и осуществляется средствами СЭД-регион.

5.3. В настоящем разделе Инструкции не рассматривается исполнение документов в процессе реализации Управлением (Межрегиональной инспекцией) государственных функций и предоставления государственных услуг.

Порядок контроля и сроки исполнения таких документов устанавливаются соответствующими нормативными правовыми актами (как правило, административными регламентами).

5.4. Порядок контроля и сроки исполнения иных документов определяются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 N 30, и Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 28.07.2005 N 452, с учетом требований, перечисленных в пунктах 5.5 и 5.6.

5.5. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:

— для документов, поступивших из ФНС России и вышестоящих органов государственной власти субъектов Российской Федерации, — со дня подписания (утверждения) документа;

— для обращений граждан и организаций, поступивших в ЦА ФНС России по вопросам, относящимся к компетенции территориального налогового органа, и перенаправленных в соответствующее Управление (Межрегиональную инспекцию), срок исполнения исчисляется со дня его регистрации в ЦА ФНС России. При перенаправлении обращения гражданина в сопроводительном письме, как правило, указывается контрольный срок исполнения;

— для документов, поступивших из других органов государственной власти субъектов Российской Федерации, организаций, а также обращений граждан и организаций, поступивших непосредственно в Управление (Межрегиональную инспекцию), — со дня их поступления (регистрации).

Если последний день срока исполнения приходится на нерабочий день, днем окончания срока считается ближайший предшествующий ему рабочий день.

5.6. Документы подлежат исполнению в следующие сроки.

5.6.1. Поступившие из ЦА ФНС России и вышестоящих органов государственной власти субъектов Российской Федерации:

— с конкретной датой исполнения — в указанный срок;

— до конкретной даты исполнения — в день, предшествующий указанной дате;

— с пометкой «Срочно», «Незамедлительно» или аналогичной пометкой — в течение 3 дней;

— с пометкой «Оперативно», «В возможно короткие сроки» — в 10-дневный срок;

— остальные — в течение 1 месяца (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца).

5.6.2. По парламентским запросам палат Федерального Собрания Российской Федерации — не позднее чем через 15 дней или в срок, установленный в документе.

5.6.3. По запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации (депутатским запросам) — в течение 30 дней.

5.6.4. По представлениям Счетной палаты Российской Федерации — в течение 20 дней или в срок, установленный в документе.

5.6.5. По письмам Конституционного Суда Российской Федерации — в течение 30 дней или в срок, установленный в документе.

5.6.6. По письмам Министерства иностранных дел Российской Федерации:

— с грифом «Вне очереди» — в течение 3 дней.

— с грифом «Срочно» — в течение 5 дней;

— без согласования с другими организациями — в течение 15 дней;

— с согласованием — в течение 30 дней.

5.6.7. По запросам, поступившим из правоохранительных органов, — в течение 30 дней или в срок, установленный в документе.

5.6.8. По протестам прокурора — в течение 10 дней или в срок, установленный в документе; по представлениям прокурора — в течение месяца.

5.6.9. По запросам судебных приставов-исполнителей — в течение 7 дней.

5.6.10. По запросам, поступившим из Общественной палаты, — в течение 30 дней со дня получения, а в исключительных случаях, определяемых Общественной палатой, не позднее чем 14 дней. Ответ должен быть подписан тем должностным лицом, которому направлен запрос, либо лицом, исполняющим его обязанности.

5.6.11. Все остальные документы исполняются в срок не более месяца (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца).

5.6.12. Если в резолюции к документу указан более короткий срок, чем срок, предусмотренный законодательным или нормативным правовым актом, документ исполняется в срок в соответствии с резолюцией. Если в резолюции к документу указан более длительный срок, чем срок, предусмотренный законодательным или нормативным правовым актом, по инициативе исполнителя в СЭД в РК входящего документа указывается новая резолюция и документ исполняется в срок в соответствии со скорректированной резолюцией.

5.7. Организация контроля исполнения документов, подписанных Руководителем.

5.7.1. Подразделение ДОУ осуществляет контроль исполнения подписанных (утвержденных) Руководителем:

— указаний по исполнению документов, поступивших в Управление;

— указаний по исполнению документов, созданных в Управлении;

— приказов и распоряжений;

— протоколов Коллегии и совещаний.

Контролю подлежат пункты указаний по исполнению документов, приказов, распоряжений и протоколов Коллегии, имеющие точный срок исполнения.

5.7.2. Контроль документов, к которым Руководитель в указаниях по исполнению документов, добавил текст «Доложите», осуществляется в следующем порядке.

Для контрольных документов срок для доклада устанавливается равным половине срока исполнения поручения, указанного в указаниях по исполнению документов. Для неконтрольных документов — 10 дней.

Начальник отдела — ответственный исполнитель (как правило) или заместитель Руководителя — организатор исполнения поручения обязан в установленные сроки доложить Руководителю предложения по порядку выполнения поручения. В ходе доклада Руководитель может просмотреть готовящиеся материалы, дать уточняющие указания, запросить необходимую подборку документов.

После получения информации о докладе Руководителю подразделение ДОУ устанавливает окончательный срок исполнения поручения в соответствии с указанием по исполнению документа.

5.7.3. Если по объективным причинам (требуется получение результатов выездной налоговой проверки, требуется проведение судебного разбирательства, в случае запроса документов и материалов в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц и т.д.) исполнение поручения, поставленного на контроль в подразделении ДОУ, в установленный срок невозможно, ответственный исполнитель не позднее чем за 3 дня до его истечения представляет в адрес Руководителя мотивированную служебную записку, оформленную в соответствии с требованиями пункта 6.1, о продлении срока исполнения. В адрес автора документа направляется промежуточный ответ с указанием ориентировочного срока представления окончательного ответа.

Сроки поручений с отметками «Срочно» и «Оперативно» не продлеваются.

5.7.4. Информация о продлении срока Руководителем фиксируется в РК документа в подразделении ДОУ.

5.7.5. Приостанавливать или отменять исполнение подписанных Руководителем указаний по исполнению документов, приказов и распоряжений имеет право только Руководитель.

5.7.6. Поручение считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения по существу и предъявления в подразделение ДОУ отделом-исполнителем документального подтверждения исполнения поручения.

Поручение может считаться исполненным и сниматься с контроля также на основании указания Руководителя к служебной записке отдела, оформленной в соответствии с требованиями пункта 6.1.

Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело. Краткие сведения о ходе исполнения документа, даты и номера подготовленных документов, фамилии исполнителей фиксируются в РК.

5.7.7. Если от гражданина или организации неоднократно поступали обращения по одному и тому же вопросу, на обращения были даны исчерпывающие ответы и при этом в поступившем обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, то отдел — ответственный исполнитель представляет мотивированную служебную записку о прекращении переписки с гражданином по данному вопросу, адресованную Руководителю, координирующему деятельность соответствующего отдела.

В случае принятия положительного решения в адрес автора обращения направляется уведомление о прекращении переписки за подписью Руководителя, а в подразделение ДОУ предоставляется уведомление в электронной форме для снятия обращения с контроля и исключения последующих писем гражданина или организации по данному вопросу из числа подлежащих рассмотрению.

5.7.8. Обращения граждан, перенаправленные из ЦА ФНС России в Управление (Межрегиональную инспекцию) для рассмотрения и ответа заявителю, снимаются с контроля только в случаях направления в ЦА ФНС России:

электронной копии ответа заявителю, данного Управлением (Межрегиональной инспекцией);

электронной копии ответа заявителю, данного нижестоящим территориальным налоговым органом, с сопроводительным письмом Управления (Межрегиональной инспекции).

5.7.9. Приказы, распоряжения, протоколы Коллегии (или их отдельные пункты) считаются исполненными и снимаются с контроля на основании поступившего в подразделение ДОУ в электронной форме указания должностного лица Управления (Межрегиональной инспекции), ответственного за осуществление контроля исполнения соответствующего документа, к служебной записке отдела-исполнителя.

Снятие с контроля приказов, распоряжений, протоколов Коллегии (или их пунктов), в которых не определено должностное лицо, осуществляющее контроль за исполнением данных документов, осуществляется на основании предъявления отделом-исполнителем в подразделение ДОУ копий материалов, подтверждающих выполнение поручений, содержащихся в таком документе.

При наличии поручений подведомственным ИФНС России в приказах, распоряжениях и протоколах Коллегии, контроль исполнения и обобщение представляемой информации осуществляет отдел — ответственный исполнитель.

5.7.10. Продление сроков исполнения приказов, распоряжений, протоколов Коллегии и поручений Руководителя по служебным запискам отделов допускается, когда исполнение соответствующего документа невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. По таким документам отдел — ответственный исполнитель направляет на рассмотрение Руководителю служебную записку, которая содержит мотивированное обоснование продления срока исполнения.

Оформление и направление служебных записок, адресованных Руководителю, осуществляется в соответствии с требованиями пункта 6.1.

5.7.11. Для принятия мер по обеспечению исполнения документов в подразделении ДОУ готовятся следующие контрольно-аналитические материалы.

Руководителю:

— еженедельные, квартальные и годовые справки по исполнению документов, приказов и распоряжений, контроль которых осуществляет подразделение ДОУ;

— ежемесячные и годовые справки по работе с обращениями граждан.

Заместителям Руководителя:

— ежедневные справки по исполнению документов, контроль которых осуществляет подразделение ДОУ, по отделам, деятельность которых координирует заместитель Руководителя.

Начальникам отделов:

— еженедельную информацию о неисполненных документах, приказах и распоряжениях, контроль которых осуществляет подразделение ДОУ и срок исполнения которых истек или истекает.

5.8. Организация контроля исполнения документов, подписанных заместителем Руководителя.

5.8.1. Контроль исполнения документов в соответствии с указаниями заместителей Руководителя по исполнению документов осуществляется:

— по обращениям граждан — подразделением ДОУ;

— по остальным документам, в том числе обращениям организаций, — работниками приемных заместителей Руководителя.

Работники приемных обязаны регулярно докладывать заместителям Руководителя о ходе исполнения документов, ежедневно представлять справки о неисполненных документах, а также о документах, сроки исполнения которых истекают.

5.8.2. Если для исполнения документов, поставленных на контроль заместителем Руководителя, необходимо провести выездную налоговую проверку, получить результаты судебного разбирательства или иные документы, на представление которых требуется более одного месяца, ответственный исполнитель не позднее чем за 3 дня до истечения срока исполнения документа представляет заместителю Руководителя, подписавшему указание по исполнению документа, служебную записку о продлении срока исполнения. При положительном решении заместителя Руководителя в адрес автора документа направляется промежуточный ответ с указанием ориентировочного срока представления окончательного ответа.

При этом в РК документа работником, осуществляющим контроль, вносится соответствующая запись, а срок исполнения документа устанавливается в соответствии с датой, указанной в промежуточном ответе.

5.8.3. Поручение заместителя Руководителя считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения по существу и предъявления отделом-исполнителем работнику приемной документального подтверждения исполнения поручения.

Поручение заместителя Руководителя может считаться исполненным и сниматься с контроля также на основании указания заместителя Руководителя по исполнению документа к служебной записке отдела, оформленной в соответствии с требованиями пункта 6.2.

Снятие документа с контроля оформляется работником, осуществляющим контроль, в СЭД отметкой об исполнении документа и направлении его в дело. Краткие сведения о ходе исполнения документа, даты и номера подготовленных документов, фамилии исполнителей фиксируются в РК.

5.8.4. Если от гражданина или организации неоднократно поступали обращения по одному и тому же вопросу, на обращения были даны исчерпывающие ответы и при этом в поступившем обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, то отдел — ответственный исполнитель представляет заместителю Руководителя, координирующему деятельность соответствующего отдела, мотивированную служебную записку о прекращении переписки с гражданином по данному вопросу.

В случае принятия положительного решения в адрес автора обращения направляется уведомление о прекращении переписки за подписью заместителя Руководителя, а в подразделение ДОУ предоставляется уведомление в электронной форме для снятия обращения с контроля и исключения последующих писем гражданина или организации по данному вопросу из числа подлежащих рассмотрению.

5.8.5. Обращения граждан, перенаправленные из ЦА ФНС России в Управление (Межрегиональную инспекцию) для рассмотрения и ответа заявителю, снимаются с контроля только в случаях направления в ЦА ФНС России:

электронной копии ответа заявителю, данного Управлением (Межрегиональной инспекцией);

электронной копии ответа заявителю, данного нижестоящим территориальным налоговым органом, с сопроводительным письмом Управления (Межрегиональной инспекции).

5.9. Организация контроля исполнения документов в отделе.

5.9.1. Если в ходе исполнения документа, поступившего из подразделения ДОУ (без указания по исполнению документа Руководителя, заместителя Руководителя), выявилось, что он подлежит рассмотрению в другом отделе Управления (Межрегиональной инспекции), об этом незамедлительно сообщается в подразделение ДОУ для переадресования документа по принадлежности.

5.9.2. Информация о ходе исполнения документов, о продлении сроков исполнения, а также сведения об исполненных документах (дата и номер исходящего документа либо иное основание для снятия с контроля) заносится в СЭД-регион непосредственным исполнителем документа или работником отдела, ответственным за ведение делопроизводства.

5.9.3. Работники, ответственные за ведение делопроизводства, обязаны регулярно информировать начальников отделов о неисполненных документах, а также о документах, сроки исполнения которых истекают.

5.9.4. Поручение считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения по существу.

Снятие документа с контроля оформляется работником, ответственным за ведение делопроизводства, в СЭД отметкой об исполнении документа и направлении его в дело. Краткие сведения о ходе исполнения документа, даты и номера подготовленных документов, фамилии исполнителей фиксируются в РК.

6. Обмен документами, составляющими внутреннюю переписку

К документам, составляющим внутреннюю переписку, относятся служебные, служебные записки, заключения, приглашения, которые подразделяются на:

— внутренние документы, адресованные Руководителю;

— внутренние документы, адресованные заместителю Руководителя;

— переписку между отделами.

Подписание УКЭП вышеперечисленных внутренних документов не требуется.

6.1. Подготовка внутренних документов,

адресованных Руководителю

6.1.1. Внутренние документы, адресованные Руководителю, подготавливаются в отделах.

Визирование внутренних документов осуществляется на обратной стороне последнего листа документа без оформления визового экземпляра документа.

В соответствии с указанием Руководителя внутренние документы, адресованные Руководителю, подписывает начальник отдела либо заместитель Руководителя, курирующий его деятельность.

Регистрация внутренних документов, адресованных Руководителю, осуществляется в отделах, подготовивших документы.

6.1.2. При подготовке внутренних документов, адресованных Руководителю, отделы готовят проект указания Руководителя по исполнению документа с фамилиями ответственных исполнителей и соисполнителей — начальников отделов Управления (Межрегиональной инспекции), также координирующих их деятельность заместителей Руководителя, текстом поручения и указанием, при необходимости, сроков исполнения. Образец проекта указания Руководителя по исполнению документа приведен в Приложении N 1.

Для внутренних документов, адресованных Руководителю, направляемых в порядке информации, допускается не подготавливать проекты указаний по исполнению документа.

6.1.3. Все внутренние документы для доклада Руководителю должны направляться в подразделение ДОУ одновременно в электронной форме и на бумажном носителе.

6.1.4. Для этого исполнитель в СЭД-регион в БД «Канцелярия отдела» создает РК, в которую вкладываются документ в электронной форме и проект указания по исполнению документа.

В поле «Кому» на закладке «Лист рассылки» выбирается Ф.И.О. Руководителя для последующей пересылки РК в БД «Канцелярия Руководителя».

После согласования и утверждения документа РК регистрируется в отделе и отправляется в БД «Канцелярия Руководителя».

6.1.5. Документ на бумажном носителе передается в подразделение ДОУ, где факт передачи фиксируется в специальном журнале или реестре приема-передачи документов. При необходимости, по требованию подразделения ДОУ, в журнале делается отметка о дате и времени представления документа за подписью исполнителя.

Документы, переданные в подразделение ДОУ, докладываются Руководителю в установленном порядке.

6.1.6. Документ возвращается в отдел без доклада Руководителю, если:

— документ на бумажном носителе оформлен с нарушениями установленного порядка;

— РК и электронный образ документа отсутствуют в БД «Канцелярия Руководителя».

6.2. Подготовка внутренних документов,

адресованных заместителю Руководителя

6.2.1. Все внутренние документы, адресованные заместителю Руководителя (кроме перечисленных в п. 6.2.5), должны направляться в электронной форме.

6.2.2. Для этого исполнитель в СЭД-регион в БД «Канцелярия отдела» создает РК, в которую вкладывает документ в электронной форме.

В поле «Кому» на закладке «Лист рассылки» выбирается отдел, в который направляется документ.

6.2.3. Согласование внутреннего документа всеми заинтересованными работниками отдела выполняется в СЭД-регион. Вся информация о ходе и результатах согласования хранится в РК исходящего документа.

Согласованный документ исполнитель средствами СЭД-регион направляет на утверждение начальнику отдела.

6.2.4. После утверждения документа работник, ответственный за ведение делопроизводства, регистрирует РК и отправляет в БД «Канцелярия заместителя Руководителя».

6.2.5. Внутренние документы по кадровым и финансовым вопросам, документы с пометкой «Для служебного пользования», документы, у которых отсутствуют приложения в электронной форме, согласовываются, подписываются и передаются в приемную заместителя Руководителя на бумажном носителе.

В этом случае создание РК (без вложения электронного образа документа), ее регистрация и отправка по СЭД обязательны.

6.3. Переписка между отделами

6.3.1. Обмен внутренними документами между отделами (кроме перечисленных в п. 6.3.5) производится только в электронной форме с использованием СЭД-регион.

6.3.2. Для этого исполнитель в СЭД-регион в БД «Канцелярия отдела» создает РК, в которую вкладывает документ в электронной форме.

В поле «Кому» на закладке «Лист рассылки» выбираются отделы, в которые направляется документ. При необходимости документ может направляться и в отделы, и в приемные заместителей Руководителя.

Если исходящий документ является ответом на входящий, то РК исходящего документа в обязательном порядке должна быть связана с РК входящего документа.

6.3.3. Согласование внутреннего документа всеми заинтересованными работниками отдела выполняется в СЭД-регион. Вся информация о ходе и результатах согласования хранится в РК исходящего документа.

Согласованный документ исполнитель средствами СЭД-регион направляет на утверждение начальнику отдела.

Допускается направлять документы на утверждение заместителю начальника отдела, если ему делегировано право подписи внутренних документов (части внутренних документов) начальником отдела.

6.3.4. После утверждения документа работник, ответственный за ведение делопроизводства, регистрирует РК и отправляет в БД «Канцелярия отдела», в который направляется документ.

6.3.5. Внутренние документы по кадровым и финансовым вопросам, документы с пометкой «Для служебного пользования», документы, у которых отсутствуют приложения в электронной форме, согласовываются, подписываются и передаются работнику отдела, ответственному за ведение делопроизводства, которому направляется документ.

В этом случае создание РК (без вложения электронного образа документа), ее регистрация и отправка по СЭД обязательны.

7. Порядок подготовки, согласования и подписания документов

7.1. Управление (Межрегиональная инспекция) для исполнения своих полномочий в сфере деятельности, установленной Положением об Управлении (Межрегиональной инспекции), издает приказы (распоряжения) по вопросам, отнесенным к его компетенции, подготавливает служебные письма, издает (утверждает) другие документы (протоколы, регламенты и т.д.).

В случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, Управление (Межрегиональная инспекция) по вопросам, отнесенным к его компетенции, издает документы совместно или по согласованию с другими органами государственной власти субъекта Российской Федерации.

7.2. Отделы Управления (Межрегиональной инспекции) разрабатывают проекты служебных документов в соответствии с их компетенцией, определенной положениями об отделах, либо в соответствии с поручениями руководства Управления (Межрегиональной инспекции). К документам прилагаются копии материалов, послуживших основанием для составления этих проектов.

7.3. Разработка служебных документов состоит из следующих этапов: сбор информации, подготовка и оформление проекта документа, согласование, утверждение.

7.4. Подготовка и оформление проектов служебных документов.

7.4.1. Если документ в соответствии с указанием по исполнению документа Руководителя или заместителей Руководителя исполняется несколькими подразделениями, отделы-соисполнители (в случае необходимости) представляют исполнителю, поименованному в указании по исполнению документа первым, необходимые материалы для подготовки проекта служебного письма не позднее чем за 3 рабочих дня до истечения установленного срока исполнения документа.

7.4.2. Отдел — ответственный исполнитель оформляет проект служебного документа на основании собственных материалов, а также материалов, предоставленных отделами-соисполнителями.

Общие требования к оформлению служебного документа приведены в разделе 11.

Особенности оформления отдельных видов документов приведены в п. п. 7.4.3 — 7.4.4.

7.4.3. Особенности оформления приказов (распоряжений).

7.4.3.1. Приказами (распоряжениями) оформляются решения нормативного, распорядительного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы Управления (Межрегиональной инспекции).

7.4.3.2. Положения (регламенты, инструкции, методические рекомендации и т.д.) разрабатываются отделами в соответствии с функциональными задачами и вводятся в действие путем издания приказа об их утверждении.

Положение готовится с целью установления системно связанных между собой правил по вопросам, отнесенным к компетенции Управления (Межрегиональной инспекции).

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

7.4.3.3. Текст приказа (распоряжения) может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «В целях», «В соответствии», «Во исполнение» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, его дата, номер и заголовок. Преамбула в проектах приказов завершается словом приказываю, которое печатается вразрядку.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и, при необходимости, сроков исполнения. Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.

В качестве исполнителей указываются отделы (начальники отделов), заместители Руководителя, подведомственные инспекции и председатели рабочих групп (комиссий).

Если приказ (распоряжение) изменяет ранее изданный документ (пункты документа), то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на изменяемый документ (пункты документа) с указанием его даты, номера и заголовка.

Если приказ (распоряжение) отменяет действие ранее изданного документа (пунктов документа) с определенной даты, то один из пунктов распорядительной части текста должен начинаться словами «Признать утратившим силу…», далее указываться дата, номер и заголовок ранее изданного документа (пункта документа), а также дата, с которой отменяется его действие. Если дата не указана, то действие ранее изданного документа (пункты документа) отменяется с даты издания нового приказа (распоряжения).

Если приказ (распоряжение) отменяет ранее изданный документ с момента издания, то один из пунктов распорядительной части текста должен начинаться словами «Отменить…» и указываться дата, номер и заголовок ранее изданного документа.

Если приказ (распоряжение) предполагается ввести в действие не с момента его издания, необходимо указать срок введения его в действие.

Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

7.4.3.4. Приказы (распоряжения) должны разрабатываться с учетом необходимости совершенствования действующих актов Управления (Межрегиональной инспекции).

Если по данному вопросу издано несколько документов, следует, по возможности, предусматривать в проекте нового документа объединение действующих норм с одновременной отменой ранее изданных по этому вопросу актов.

Если в связи с разработкой проекта требуется внесение изменений или дополнений в другие акты Управления (Межрегиональной инспекции) (независимо от того, каким отделом они были подготовлены), следует одновременно подготовить проект новой редакции изменяемых или дополняемых пунктов этих нормативных актов.

7.4.3.5. Приказы подписываются только Руководителем или лицом, исполняющим его обязанности.

Распоряжения могут подписываться заместителями Руководителя в соответствии с их компетенцией.

7.4.4. Особенности оформления служебных писем.

7.4.4.1. Служебные письма готовятся отделами в качестве:

— ответов на запросы ЦА ФНС России, Управлений (Межрегиональных инспекций) и подведомственных инспекций;

— ответов на запросы органов государственной власти субъектов Российской Федерации, юридических и физических лиц;

— информационных писем в адрес ЦА ФНС России, Управлений (Межрегиональных инспекций) и подведомственных инспекций;

— инициативных писем.

7.4.4.2. Руководителем подписываются служебные письма, направляемые: руководителю и заместителям руководителя ФНС России, руководителям органов государственной власти субъекта Российской Федерации, судебных, правоохранительных и контрольно-надзорных органов субъекта Российской Федерации, главным федеральным инспекторам в субъектах Российской Федерации, а также ответы на официальные запросы депутатов, направленные непосредственно в Управление (Межрегиональную инспекцию).

Перечисленные документы в исключительных случаях (отпуск, командировка Руководителя и т.п.) допускается направлять за подписью лица, исполняющего обязанности Руководителя.

7.4.4.3. Служебные письма, направляемые в вышеперечисленные органы власти без указания должностного лица (например, Минфин субъекта Российской Федерации), на имя заместителей руководителей или в адрес отделов, могут подписываться заместителями Руководителя.

Заместители Руководителя подписывают запросы и заключения в адрес структурных подразделений ЦА ФНС России в рамках установленной компетенции. Заместители Руководителя могут направлять запросы в подведомственные инспекции и давать им конкретные поручения по проверке поступающих жалоб и заявлений.

Заместителями Руководителя также подписываются служебные документы, направляемые органам местного самоуправления, в адрес организаций, должностных лиц и граждан, на запросы, поступившие в адрес заместителей Руководителя и в адрес отделов.

7.5. Согласование служебных документов.

7.5.1. Проект служебного документа, подготовленный по указанию по исполнению документа Руководителя (заместителя Руководителя), должен быть согласован (завизирован) всеми должностными лицами, поименованными в указании по исполнению документа.

Проекты инициативных служебных документов должны быть согласованы со всеми заинтересованными отделами.

7.5.2. Проект служебного письма могут не визировать начальники отделов-соисполнителей:

— чьи предложения были изложены в письменной форме и полностью учтены в проекте документа;

— которые направили соответствующее письмо (служебную записку) о том, что вопросы, изложенные в проекте служебного письма, не входят в их компетенцию.

Если вопросы, изложенные в проекте приказа (распоряжения), не входят в компетенцию согласующего отдела, вместо визы в листе согласования ставится пометка «согласования не требуется».

7.5.3. Согласование служебных документов оформляется визами в соответствии с п. 10.3.9. Служебные письма в адрес центрального аппарата и территориальных органов ФНС России, а также ФКУ «Налог-Сервис» ФНС России, подписываемые и отправляемые в электронной форме, согласовываются в СЭД-регион. В этом случае вся информация о ходе и результатах согласования хранится в РК исходящего документа.

Проекты служебных документов визируются исполнителем и начальником отдела, подготовившими проект, затем заместителем Руководителя, координирующим деятельность данного отдела. Далее проекты служебных документов согласовываются со всеми заинтересованными отделами (визируются их начальниками) и заместителями Руководителя, координирующими их деятельность.

7.5.3.1. Проекты приказов (распоряжений), предусматривающие расходы финансовых средств, в обязательном порядке согласовываются с отделом, отвечающим за финансово-экономические вопросы.

7.5.3.2. Проекты приказов (распоряжений), требующие правовой экспертизы применения законодательства, согласовываются с отделом, отвечающим за юридические вопросы. В отдел, отвечающий за юридические вопросы, такие документы направляются после их согласования всеми заинтересованными отделами и координирующими их заместителями Руководителя, но до согласования с подразделением ДОУ.

7.5.3.3. Проекты приказов по личному составу Управления (Межрегиональной инспекции) и Инспекций, входящих в номенклатуру Управления (Межрегиональной инспекции), готовятся в отделе кадрового обеспечения и согласуются с руководством юридического и финансового отделов (при необходимости), отделами, заинтересованными в решении вопроса, а также с курирующими соответствующие отделы заместителями Руководителя.

7.5.3.4. Все готовящиеся проекты приказов (распоряжений) должны быть согласованы с подразделением ДОУ, которое осуществляет контроль за правильностью оформления документов. Проект документа подается в подразделение ДОУ для визирования в последнюю очередь.

7.5.4. Согласование служебных документов отделами должно осуществляться в следующие сроки:

— с пометкой «Срочно» («Оперативно», «Незамедлительно») — в день получения документа на согласование;

— проектов приказов (распоряжений) по основной деятельности, в том числе утверждающих положения, правила, инструкции, методические рекомендации, конкурсную документацию, — не более 5-ти рабочих дней;

— проектов приказов (распоряжений) по вопросам административно-хозяйственной деятельности, по кадровым вопросам (в том числе о командировках), государственных контрактов (договоров), заключаемых по результатам конкурсов на размещение заказов, — не более 2-х рабочих дней;

— остальных служебных документов — не более 3-х рабочих дней.

7.5.5. Ответственность за своевременное направление проектов служебных документов на согласование несет отдел-исполнитель, подготовивший проект.

При необходимости (например, по просьбе исполнителя) при приеме проекта служебного документа на согласование работник, ответственный за ведение делопроизводства согласующего отдела, проставляет на копии документа отметку о дате приема на согласование.

7.5.6. Если у рецензента есть замечания к проекту служебного документа (в том числе, если он полностью не согласен с проектом документа), документ визируется с отметкой «с замечаниями» и к нему прилагаются материалы, послужившие основанием для принятия такого решения. Замечания рассматриваются отделом — ответственным исполнителем и учитываются при окончательной доработке документа. Визирование с отметкой «с замечаниями» без представления самих замечаний не допускается.

При полном учете замечаний, повторного визирования не требуется.

7.5.7. Проект служебного документа подлежит направлению на повторное согласование всем рецензентам в том случае, если при внесении замечаний изменяется смысл документа. При этом ответственность за повторное согласование возлагается на отдел, подготовивший проект данного документа.

7.5.8. Согласование считается завершенным только в том случае, если собраны все визы, с обязательным указанием дат визирования.

7.5.9. При завершении согласования документа, к которому имелись замечания, исполнитель на листе согласования (визовом экземпляре документа) пишет фразу:

— «Все замечания учтены», если учтены все замечания;

— «Замечания учтены, кроме…», если учтены не все замечания и заверяет ее личной подписью.

При несогласии с неучтенными замечаниями отдел — ответственный исполнитель излагает свои аргументы в служебной записке, адресованной должностному лицу, принимающему окончательное решение по документу.

7.6. Подписание служебных документов <4>.

———————————

<4> В подразделе предусмотрен порядок подписания исходящих документов, поступающих на подписание руководителю, заместителю руководителя только в бумажном виде. Допускается дополнение указанного порядка, при котором исходящие служебные письма поступают на подписание руководителю (заместителю руководителя) в электронной форме.

7.6.1. После завершения согласования документов в СЭД-регион создается РК документа.

Работник подразделения ДОУ подготавливает РК приказов, распоряжений, протоколов Коллегии, соглашений в базе данных «ОРД».

РК служебных писем создаются исполнителями в соответствующей БД «Канцелярия отдела». Если служебное письмо является ответом на входящий документ, то РК служебного письма в обязательном порядке должна быть связана с РК входящего документа.

РК служебного документа (кроме документов с пометкой «Для служебного пользования») должна содержать файл документа (если служебный документ будет отправляться в бумажном виде или в виде электронного образа документа) или электронный документ, подписанный УКЭП (во всех остальных случаях).

Проекты приказов, распоряжений и приложения к ним распечатываются в одном экземпляре, за исключением документов, издаваемых совместно несколькими органами государственной власти. Последний лист приказа (распоряжения) распечатывается на оборотной стороне листа согласования. Для приказов и распоряжений на 1 листе допускается лист согласования оформлять отдельно (не на оборотной стороне документа).

Проекты служебных писем распечатываются:

в количестве экземпляров, соответствующем количеству адресатов, — если документы направляются на бумажном носителе и количество адресатов не более четырех;

в двух экземплярах — если один экземпляр направляется на бумажном носителе, а второй — в электронном;

в одном экземпляре — во всех остальных случаях.

7.6.2. Исполнитель передает оригинал проекта документа на бумажном носителе с листом согласования (для приказов, распоряжений) или визовым экземпляром (для служебных писем):

для подписания Руководителем — работнику подразделения ДОУ, который формирует документы для доклада;

для подписания заместителем Руководителя — в приемную заместителя Руководителя.

Работник, принявший документ на подпись, проверяет правильность оформления проекта документа и наличие необходимых согласующих виз.

Ответственность за соответствие листа согласования тексту представленного проекта документа, а также за правильное содержание самого документа возлагается на отдел, вносящий документ на подписание.

7.6.3. Для приказов (распоряжений) работник отдела, ответственный за подготовку документа, представляет в подразделение ДОУ лист рассылки документа (Приложение N 2). Подразделение ДОУ имеет право вносить в лист рассылки отделы и должностных лиц, которым приказ (распоряжение) должен быть доведен в обязательном порядке (например, отделу, которому в приказе дается поручение).

7.6.4. После подписания Руководителем (заместителем Руководителя) внесение исправлений в служебные документы запрещается.

7.6.5. РК служебных писем пересылаются в БД «Исходящие» для последующей регистрации в подразделении ДОУ.

8. Регистрация и отправка (рассылка) исходящих документов

8.1. Регистрация исходящих документов

8.1.1. Регистрацией документа является запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания и отправления. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания, для акта — дата составления. Дата документа оформляется в соответствии с п. 10.3.3.

Регистрация производится путем присвоения каждому документу регистрационного номера в соответствии с п. 10.3.4.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

8.1.2. Вся исходящая документация регистрируется подразделением ДОУ в СЭД-регион:

— приказы, распоряжения, протоколы Коллегии и совещаний, соглашения, — в БД «ОРД»;

— служебные письма — в БД «Исходящие».

Исходящие документы регистрируются в день подписания или утверждения. Документы, подписанные или утвержденные за 30 минут до окончания рабочего дня, могут регистрироваться на следующий рабочий день.

8.1.3. Служебные письма принимаются к регистрации при наличии в СЭД-регион в БД «Исходящие» РК исходящего документа с вложенным файлом для всех документов, кроме документов с пометкой «Для служебного пользования».

8.1.3.1. При получении документа на бумажном носителе в подразделении ДОУ проверяется наличие подписи в документе, количество экземпляров документа для отправки, наличие РК документа в БД «Исходящие».

В случае неправильного оформления документ возвращается исполнителю, а РК отсылается в отдел-исполнитель с указанием причины отказа.

8.1.3.2. При поступлении в БД «Исходящие» РК документа проверяется наличие файла документа (если служебный документ будет отправляться в бумажном виде или в виде электронного образа документа) или электронного документа, подписанного УКЭП (во всех остальных случаях).

При выявлении ошибок РК возвращается на доработку в отдел, ответственный за документ.

8.1.4. После регистрации документа в СЭД-регион на документе на бумажном носителе регистрационный номер и дата переносятся на бланк в соответствии с расположением этих реквизитов.

Если документ подлежит отправке в виде электронного образа документа, выполняется сканирование документа на бумажном носителе и помещение его образа в РК.

8.1.5. Ответственность за своевременное представление на регистрацию исходящих документов и их РК несет исполнитель.

8.1.6. Ответственность за правильность оформления, наличие приложений и необходимых копий как при создании, визировании, так и при отправке документов несет исполнитель.

8.2. Отправка исходящих документов

8.2.1. На бумажных носителях (почтовой и фельдъегерской связью) отправляются документы:

— в органы государственной власти субъекта Российской Федерации;

— юридическим и физическим лицам (если документы не подлежат отправке в электронной форме);

— в ЦА ФНС России, Управления (Межрегиональные инспекции) (перечень документов, обмен которыми производится на бумажном носителе, утверждается приказом (распоряжением) ФНС России);

— в подведомственные инспекции (перечень документов, обмен которыми производится на бумажном носителе, утверждается приказом (распоряжением) Управления (Межрегиональной инспекции));

— в другие инспекции, в случаях, предусмотренных специальными нормативными актами;

— в иные организации.

В электронной форме по СЭД-регион отправляются документы:

— в ЦА ФНС России, другие Управления (Межрегиональные инспекции) (если документы не подлежат отправке на бумажных носителях);

— в подведомственные инспекции (если документы не подлежат отправке на бумажных носителях);

— в другие инспекции, в случаях, предусмотренных специальными нормативными актами.

В электронной форме по ЭП (с использованием СЭД-регион) отправляются документы:

— ответы на Интернет-обращения;

— в органы государственной власти субъектов Российской Федерации (при наличии двухсторонних Соглашений между Управлением (Межрегиональной инспекцией) и соответствующими учреждениями).

8.2.2. При отсутствии связи по СЭД (по техническим причинам) документы в электронной форме отправляются по ЭП (с использованием СЭД-регион).

8.2.3. Порядок отправки исходящих документов с пометкой «Для служебного пользования» устанавливается отдельным нормативным документом.

8.2.4. Отправка электронных документов адресатам осуществляется только при наличии в СЭД-регион правильно оформленной РК исходящего документа.

Исполнитель несет персональную ответственность за идентичность электронного документа, вложенного в регистрационную карточку, подлиннику и за заполнение листа рассылки в регистрационной карточке исходящего документа.

Отправка исходящих документов производится в день регистрации или на следующий рабочий день только подразделением ДОУ.

8.2.5. В исключительных случаях, при необходимости отправки срочных документов, в том числе в нерабочее время, доставка документов может быть произведена нарочным от отдела (с уведомлением об этом работников подразделения ДОУ). При этом исполнитель на визовом экземпляре документа проставляет надпись «Оригинал получен на руки», указывает свою должность, фамилию и инициалы, расписывается и ставит дату.

8.2.6. Визовые экземпляры приказов, распоряжений, протоколов Коллегии, соглашений остаются в делах подразделения ДОУ.

Визовые экземпляры служебных писем формируются в дела отделов-исполнителей в соответствии с номенклатурой дел вместе с материалами, послужившими основанием для подготовки документа.

8.2.7. Отправка документов почтовой и фельдъегерской связью

8.2.7.1. При отправке исходящих документов на бумажном носителе не более чем в четыре адреса адресатам отправляются подлинники документов. На подлиннике документа выделяется наименование того адресата, которому направляется данный экземпляр.

При отправке исходящих документов на бумажном носителе более чем в четыре адреса адресатам отправляются копии подлинника, изготовленного на бумажном носителе. На копии документа карандашом указывается наименование того адресата, которому направляется данный экземпляр документа.

8.2.7.2. В адрес ЦА ФНС России, Управлений (Межрегиональных инспекций) документы, как правило, направляются фельдъегерской связью.

Документы (как правило, конфиденциальные), требующие срочной доставки, также отправляются фельдъегерской связью.

8.2.7.3. Остальные документы отправляются почтовой связью. Обработка документов для отправки осуществляется подразделением ДОУ в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221.

Заказными письмами отправляются документы, поименованные в отдельно утверждаемом списке. При этом описи заказных почтовых отправлений могут предъявляться в период рассмотрения дел, по требованию судов и участников арбитражных (гражданских) процессов как доказательство их отправки.

Документы по рассмотрению дел в арбитражных судах могут выдаваться на руки представителям отдела, отвечающего за юридические вопросы, участвующим в судебных заседаниях. В этом случае представитель отдела, отвечающего за юридические вопросы, получает документы в подразделении ДОУ, при этом на визовом экземпляре документа проставляет надпись «Оригинал получен на руки», указывает свою должность, фамилию и инициалы, расписывается и ставит дату.

В случае необходимости отмечается особый порядок оформления отправки документов, например «Заказное», «Ценное» и т.д.

8.2.7.4. Допускается передача документации на руки адресату при предъявлении документа, удостоверяющего личность, или должностному лицу сторонней организации-адресата при предъявлении документа, удостоверяющего личность, и доверенности на получение документации.

В этом случае на визовом экземпляре документа получатель документации делает запись о вручении документа, с росписью и указанием фамилии, имени, отчества и даты.

Должностное лицо сторонней организации-адресата также указывает свою должность. Должностное лицо судебного или правоохранительного органа дополнительно указывает серию и номер служебного удостоверения.

8.2.7.5. РК документов в ЦА ФНС России, Управление (Межрегиональную инспекцию), подведомственную инспекцию (настроена связь по СЭД-регион) пересылаются автоматически с помощью СЭД-регион.

Для такой документации еженедельно (по понедельникам в течение дня) в СЭД-регион автоматически формируется и отсылается реестр отправленных документов каждому из получателей.

8.2.8. Отправка исходящих документов по СЭД-регион.

8.2.8.1. Документы, направляемые в электронной форме по СЭД, подлежат отправке в форме электронных документов и в отдельных случаях в форме электронных образов документов. При этом сканированию подлежат подлинники документов (оригиналы), изготовленные на бумажном носителе, имеющие подпись должностного лица, регистрационные номер и дату.

Электронные образы документов, поручения Руководителя и его заместителей, поручения по обращению физического или юридического лица (в случае, если в указание по исполнению документа включено руководство территориального налогового органа) УКЭП не подписывается.

8.2.8.2. Отправка исходящих документов в электронной форме осуществляется работником подразделения ДОУ средствами СЭД-регион.

При этом в СЭД-регион автоматически контролируется ход доставки документов и их регистрация в ЦА ФНС России, Управлении (Межрегиональной инспекции), подведомственной инспекции.

Документы большого размера (более 6 МБ) направляются в электронной форме по СЭД (кроме ДСП) с использованием сервиса «Файловое хранилище» в соответствии с Приказом ФНС России от 29.11.2013 N ММВ-7-6/521@ «О вводе в промышленную эксплуатацию программного обеспечения «Сервис временного хранения для целей обмена между налоговыми органами большими массивами информации в рамках налогового администрирования с использованием технических возможностей Интранет-портала».

8.2.8.3. При необходимости отправки документа на бумажном носителе и в электронной форме для документа на бумажном носителе автоматически создается копия РК. В этом случае отправка документа на бумажном носителе осуществляется в соответствии с п. 8.2.7.

8.2.8.4. Для документов, отправленных по СЭД-регион, еженедельно (по понедельникам в течение дня) автоматически формируется и отсылается реестр каждому из адресатов.

8.2.9. Отправка исходящих документов по ЭП (с использованием СЭД-регион).

8.2.9.1. Документы, направляемые в электронной форме по ЭП (с использованием СЭД-регион), подлежат отправке в форме электронных образов документов. При этом сканированию подлежат оригиналы, изготовленные на бумажном носителе, имеющие подпись должностного лица, регистрационные номер и дату.

В случае дополнительного направления электронного образа документа в налоговый орган (по СЭД-регион) файл документа также не подписывается УКЭП.

8.2.9.2. Отправка исходящих документов в электронной форме осуществляется работником подразделения ДОУ средствами СЭД-регион.

8.2.9.3. При необходимости отправки документа на бумажном носителе и в электронной форме для документа на бумажном носителе автоматически создается копия РК. В этом случае отправка документа на бумажном носителе осуществляется в соответствии с п. 8.2.7.

8.2.10. Передача электронных документов, поступивших в Управление (Межрегиональную инспекцию), сторонним организациям в виде их заверенных копий, изготовленных на бумажном носителе.

8.2.10.1. При передаче электронных документов, поступивших в Управление (Межрегиональную инспекцию), сторонним организациям, необходимо выполнить следующее:

— уполномоченному должностному лицу представляется электронный документ (вместе с УКЭП) и его копия в форме документа на бумажном носителе;

— проверяется подлинность УКЭП, аутентичность текстов копии, изготовленной на бумажном носителе, и электронного документа;

— в случае правильности УКЭП, соответствия текста копии, изготовленной на бумажном носителе, тексту электронного документа, в нижней части копии делается запись «Верно», указывается должность, фамилия и инициалы, проставляется подпись уполномоченного должностного лица и дата заверения;

— подпись уполномоченного должностного лица заверяется гербовой печатью.

9. Порядок рассмотрения запросов о предоставлении информации

о деятельности Управления (Межрегиональной инспекции)

9.1. Запросы о предоставлении информации о деятельности Управления (Межрегиональной инспекции) (далее — запрос) могут поступать от граждан (физических лиц), организаций (юридических лиц), общественных объединений, государственных органов, органов местного самоуправления (далее — пользователи информацией) в устной или письменной форме, в том числе в форме электронного документа (Интернет-обращения).

Запросы, относящиеся к деятельности Управления (Межрегиональной инспекции), могут быть пересланы из ЦА ФНС России по системе электронного документооборота в виде поручения.

9.2. Информация о деятельности ФНС России может предоставляться в устной и письменной форме, в том числе в форме электронного документа.

9.3. Организация работы с запросами пользователей информации регламентируется Федеральным законом от 09.02.2009 N 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления».

9.3.1. Все письменные запросы, поступившие в Управление (Межрегиональную инспекцию), в том числе в форме электронного документа, в трехдневный срок со дня его поступления регистрируются в СЭД-регион в БД «Канцелярия ЗГ» и направляются в отдел, ответственный за организацию работы с запросами (далее — отдел).

9.3.2. Запросы подлежат рассмотрению, если они составлены на государственном языке Российской Федерации и в них указаны почтовый адрес либо адрес электронной почты для направления ответа на запрос, номер телефона и (или) факса для уточнения содержания запроса, а также фамилия, имя и отчество гражданина (физического лица) либо наименование организации (юридического лица), общественного объединения, государственного органа, органа местного самоуправления, запрашивающих информацию о деятельности Управления (Межрегиональной инспекции).

9.3.3. Анонимные запросы не рассматриваются. В настоящем разделе под анонимным понимается запрос, в котором не указаны фамилия, имя и отчество гражданина, направившего запрос, либо наименование организации (юридического лица), общественного объединения. Такие запросы подшиваются в дело без направления ответа заявителю.

Если в запросе указан номер телефона, факса либо электронный адрес пользователя информацией, работник отдела при необходимости выясняет недостающие реквизиты по указанным каналам связи.

При невозможности связаться с пользователем информацией в течение двух рабочих дней такой запрос подшивается в дело без направления ответа пользователю информацией.

9.3.4. Информация о деятельности Управления (Межрегиональной инспекции) не предоставляется, если:

— в запросе не указан почтовый адрес либо адрес электронной почты для направления ответа, номер телефона и (или) факса для уточнения содержания запроса. Указанные запросы формируются в отдельное дело в соответствии с утвержденной номенклатурой без направления ответа заявителю;

— содержание запроса не позволяет установить, какая информация о деятельности Управления (Межрегиональной инспекции) запрашивается. Авторам таких обращений сообщается по одному из указанных каналов связи о необходимости уточнения содержания запроса;

— запрашиваемая информация не относится к деятельности Управления (Межрегиональной инспекции). Такие запросы не позднее чем в семидневный срок со дня регистрации пересылаются с сопроводительным письмом в соответствующие государственные органы или органы местного самоуправления для рассмотрения с уведомлением об этом авторов запроса.

Если Управление (Межрегиональная инспекция) не располагает сведениями о наличии запрашиваемой информации в другом государственном органе, органе местного самоуправления, об этом в течение семи дней со дня регистрации запроса сообщается лицу, направившему запрос;

— запрашиваемая информация относится к информации ограниченного доступа. Авторам таких запросов направляется сообщение о невозможности дать ответ по существу, с указанием вида, наименования, номера и даты принятия акта, в соответствии с которым доступ к этой информации ограничен. Если часть запрашиваемой информации относится к информации ограниченного доступа, предоставляются только общедоступные сведения (документы);

— запрашиваемая информация ранее предоставлялась пользователю информацией. Авторам таких запросов направляется сообщение о том, что запрашиваемая информация предоставлялась ранее, с указанием номера и даты исходящего документа;

— автором ставится вопрос о правовой оценке актов, принятых Управлением (Межрегиональной инспекцией), проведении анализа деятельности налоговых органов либо подведомственных организаций или проведении иной аналитической работы, непосредственно не связанной с защитой прав лица, направившего запрос. Авторам таких запросов направляется сообщение о невозможности дать ответ по существу.

9.4. Сроки рассмотрения письменных запросов.

9.4.1. Запрос подлежит рассмотрению в тридцатидневный срок со дня его регистрации в Управлении (Межрегиональной инспекции), если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.

Запрос, поступивший из ЦА ФНС России, рассматривается в сроки, установленные в поручении.

9.4.2. В случае если предоставление запрашиваемой информации невозможно в указанный срок, Руководитель вправе продлить срок рассмотрения запроса не более чем на пятнадцать дней.

Для этого непосредственный исполнитель не позднее чем через пять дней со дня регистрации запроса представляет в адрес Руководителя служебную записку с указанием причины продления срока исполнения. При положительном решении Руководителя контрольный срок исполнения продлевается. Новый срок фиксируется в РК запроса в БД «Канцелярия ЗГ». Пользователю информацией не позднее чем через семь дней со дня регистрации запроса направляется уведомление об отсрочке ответа на запрос с указанием ее причины и срока предоставления запрашиваемой информации.

9.5. Все запросы, подлежащие рассмотрению в Управлении (Межрегиональной инспекции), рассматриваются непосредственно в отделе.

В целях предоставления пользователю информации, полной и достоверной информации о деятельности Управления (Межрегиональной инспекции) работник отдела вправе уточнять у автора содержание запроса.

9.6. Если отдел не располагает запрашиваемой информацией, то в соответствующий отдел Управления (Межрегиональной инспекции) направляется служебная записка за подписью начальника отдела. Отдел должен предоставить необходимую информацию в срок, не превышающий 10 дней.

При невозможности предоставить указанную информацию отдел обязан в трехдневный срок направить служебную записку с указанием причины непредоставления информации.

9.7. Начальники соответствующих отделов несут ответственность за своевременное предоставление информации по вопросам своего ведения и ее достоверность в ответственный отдел.

9.8. На основании имеющейся либо предоставленной отделами информации в отделе готовится проект ответа.

9.9. Информация о деятельности Управления (Межрегиональной инспекции) предоставляется в виде ответа на запрос, в котором содержится или к которому прилагается запрашиваемая информация либо в котором содержится мотивированный отказ в предоставлении указанной информации.

9.10. Если запрашиваемая информация о деятельности Управления (Межрегиональной инспекции) опубликована в средствах массовой информации либо размещена на официальных сайтах в сети Интернет, в ответе на запрос указывается только название, дата выхода и номер средства массовой информации или электронный адрес соответствующего раздела официального сайта.

9.11. Если запрашиваемые сведения, по мнению начальника отдела, могут относиться к сведениям ограниченного распространения, то проект ответа на запрос незамедлительно направляется на согласование в отдел или работнику, в функции которого входит комплексная защита информации.

Согласование либо мотивированный отказ в согласовании проводится в срок, не превышающий двух рабочих дней.

9.12. Ответ пользователю информацией регистрируется в БД «Исходящие».

9.13. Ответ на запрос предоставляется способом, указанным в запросе (по почте, по электронной почте либо по факсу).

Если способ предоставления информации о деятельности Управления (Межрегиональной инспекции) в запросе не определен, то она предоставляется по одному из указанных каналов связи. В случае отправки по электронной почте направляется электронный образ документа, полученный в результате сканирования оригинала ответа, содержащего регистрационный номер и дату регистрации. Подлинник документа подшивается в дело.

9.14. Копия ответа на запрос, поступивший из ЦА ФНС России, направляется с сопроводительным письмом в структурное подразделение ЦА ФНС России, направившее запрос.

Допускается ответ на запрос направлять в два адреса: пользователю информацией и структурное подразделение ЦА ФНС России. В этом случае подготовка сопроводительного письма не требуется.

9.15. Организация работы с устными запросами.

9.15.1. Информация о деятельности Управления (Межрегиональной инспекции) в устной форме предоставляется пользователям информацией во время приема при их личном обращении в приемную Управления (Межрегиональной инспекции), а также по телефону справочной службы либо по телефонам должностных лиц, уполномоченных на ее предоставление.

9.15.2. По телефону справочной службы предоставляется только информация, размещенная на официальном сайте и во внутренних справочных информационных ресурсах ФНС России.

9.15.3. Организация работы с гражданами, обратившимися в Управление (Межрегиональную инспекцию) лично, проводится в соответствии с внутриведомственным актом об организации личного приема.

9.15.4. Устный запрос пользователя информацией, обратившегося в приемную Управления (Межрегиональной инспекции), и данные о результатах проведенного приема подлежат регистрации в СЭД-регион в БД «Обращения» в день его поступления.

9.15.5. Письменные запросы пользователей информацией, принятые в ходе приема, регистрируются в течение трех дней со дня их поступления в ответственном отделе с проставлением на первом листе штампа «Личный прием».

По просьбе пользователя информацией на втором экземпляре письменного запроса проставляется отметка о принятии запроса с указанием даты.

Дальнейшая работа с письменным запросом ведется в порядке, установленном настоящим разделом.

10. Порядок оформления документов

10.1. Общие требования к оформлению документов

10.1.1. При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, их оперативное исполнение, обработку с помощью средств вычислительной техники и сохранность.

10.1.2. Служебные документы оформляются в соответствии с требованиями постановления Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Росархива от 23.12.2009 N 76, и настоящей Типовой инструкцией. Служебные документы оформляются на бланках, изготовленных типографским способом, на электронных шаблонах бланка или на стандартных листах бумаги форматов A4 (210 x 297 мм) и A5 (148 x 210 мм).

Отдельные виды документов (таблицы, схемы, сметы) допускается оформлять с использованием формата А3 (420 x 297 мм).

10.1.3. Документы в Управлении (Межрегиональной инспекции) создаются с использованием текстового редактора шрифтом Times New Roman размером N 13 — 15 через 1 — 2 межстрочных интервала (18 — 24 пт).

Приложения к документам могут создаваться с использованием специализированных программ (табличного редактора, редактора презентаций и др.).

Отдельные внутренние документы допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.).

10.1.4. При создании документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

10.1.5. Проекты писем, приказов и распоряжений, подготовленных совместно с другими органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации или организациями, печатаются на стандартных листах бумаги (формата А4) без бланка.

Названия издающих документ органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации или организаций перечисляются в верхней части первого листа документа, наименования органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации или организаций располагаются на одном уровне, при этом первым ставится название органа, инициирующего подготовку этого документа.

При оформлении совместного приказа наименование вида документа («приказ») — центрируется.

Дата совместного письма или приказа — единая, также центрируется.

Подписи руководителей органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации или организаций располагаются ниже текста на одном уровне.

10.1.6. Текст проекта положения (регламента, инструкции) печатается на стандартных листах бумаги формата А4.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте могут использоваться слова: «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».

Констатирующей частью положения (регламента, инструкции) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (регламента, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

10.2. Бланки писем, приказов, распоряжений и протоколов

в Управлении (Межрегиональной инспекции)

10.2.1. Для оформления писем, приказов, распоряжений и протоколов в Управлении (Межрегиональной инспекции) применяются следующие бланки (изготовленные типографским способом) и электронные шаблоны бланков (Приложения N 20 — 24) документов:

— угловой бланк письма Управления (Межрегиональной инспекции) (образец приведен в Приложении N 3);

— угловой бланк письма Руководителя Управления (Межрегиональной инспекции) (образец приведен в Приложении N 4);

— угловой бланк письма заместителя Руководителя Управления (Межрегиональной инспекции) (образец приведен в Приложении N 5);

— продольный бланк приказа Управления (Межрегиональной инспекции) (образец приведен в Приложении N 6);

— продольный бланк распоряжения Управления (Межрегиональной инспекции) (образец приведен в Приложении N 7).

— продольный бланк протокола заседания у руководства Управления (Межрегиональной инспекции), в том числе коллегий (образец приведен в Приложении N 8).

В формы бланков допускается самостоятельно включать дополнительные реквизиты (кроме E-mail), не противоречащие ГОСТ 6.30-2003. Также допускается выбирать тон шрифта (полужирный/обычный) в оформлении элементов бланка (наименование инспекции, реквизиты и др.).

Бланки должны быть изготовлены типографским способом в черно-белом варианте.

10.2.2. При создании файла документа в электронной форме (за исключением документов, составляющих внутреннюю переписку) используются электронные шаблоны бланков. Электронные шаблоны бланков воспроизводят все реквизиты бланков, изготовленных типографским способом, за исключением изображения Государственного герба Российской Федерации.

Все письма подготавливаются в электронном виде и оформляются (распечатываются) на бланках либо стандартных листах бумаги.

Письмо на бумажном носителе, отправляемое любому адресату (кроме адресата — налогового органа либо организации, находящейся в ведении ФНС России), распечатывается с использованием гербового бланка (бланка, содержащего изображение Государственного герба Российской Федерации и изготовленного типографским способом). В этом случае распечатывание осуществляется без воспроизведения электронного шаблона бланка налогового органа.

Письмо на бумажном носителе, отправляемое в налоговый орган либо организацию, находящуюся в ведении ФНС России, распечатывается без использования гербового бланка налогового органа (на чистых листах бумаги). В этом случае при печати сохраняются все элементы электронного шаблона бланка.

Документы, составляющие внутреннюю переписку, оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) без использования бланков.

10.2.3. В случае официального издания регламентирующих документов федеральных органов государственной власти, требующих использования бланков, отличных от перечисленных выше, допускается использовать бланки, предусмотренные данными регламентирующими документами.

В остальных случаях использование иных бланков, не предусмотренных настоящим пунктом Типовой инструкции, не допускается.

10.2.4. Использование и учет бланков, указанных в пункте 10.2.1, координируется подразделением ДОУ.

10.2.5. Бланки документов, перечень которых определен в п. 10.2.1, должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться другим организациям и частным лицам.

10.3. Требования к оформлению и расположению

отдельных реквизитов

10.3.1. Пометка ограничения доступа к документу

Пометка «Для служебного пользования» с указанием номера экземпляра проставляется на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения.

Пометка размещается в правом верхнем углу документа. Номер экземпляра проставляется ниже пометки через 1 межстрочный интервал.

10.3.2. Заголовок к тексту документа

Заголовок является обязательным реквизитом и включает краткое содержание документа. Заголовок должен быть кратким, точно передавать смысл текста и отвечать на вопрос «о чем?» или «о ком?» — «о выделении…», «об изменении…» и т.п.

Приказы (распоряжения) должны иметь соответствующий их содержанию краткий заголовок. Заголовок центрируется относительно текста. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок к тексту письма печатается от левой границы текстового поля. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.

10.3.3. Дата документа

Датой документа является дата его подписания или утверждения. Для документов, фиксирующих решения, принимаемые коллегиально (протокол, акт и др.), датой является дата принятия решения. Соответственно: для протокола — дата заседания, для акта — дата составления.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Документы, изданные совместно, должны иметь одну (единую) дату. Так, если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Даты подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются цифровым способом в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами, например: 16.03.2005. При ссылке в тексте на правовой акт или иной документ дата оформляется следующим образом:

письмо <наименование автора документа> от 16.03.2005 N <…>.

Если порядковый номер месяца или числа состоит из одной цифры, то перед ними проставляется ноль, например: 01.02.2005. Допускается словесно — цифровой способ оформления даты, например: 27 января 2005 года.

Документы вступают в силу с момента их подписания (или утверждения), если в тексте или законодательством не предусмотрена другая дата.

10.3.4. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа — цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. В его состав обязательно входят индекс дела по номенклатуре и порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов. Составные части регистрационного номера пишутся через разделитель без пробелов, например:

03-10/543 или 12-1-01/243,

где (03-10), (12-1-01) — индекс дела по номенклатуре дел (см. п. 12.1.8, абз. 2; п. 12.1.11, абз. 2), если дело имеет уточняющие заголовки томов, в качестве индекса дела используется индекс общего заголовка дела;

543, 243 — порядковый номер документа в пределах регистрируемого массива документов.

Регистрационный номер документа, отправленного в электронной форме по СЭД или электронной почте, дополняется знаком @, являющимся неотъемлемой частью номера.

На документах, оформленных на бланках, регистрационный номер проставляется в зоне расположения этого реквизита.

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, номер проставляется рядом с датой.

Регистрационный номер документа, изданного совместно Управлением (Межрегиональной инспекцией) и другими организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из сторон, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

10.3.5. Адресование документа

Документы адресуют в организации, их структурные подразделения, должностным или физическим лицам.

При адресовании документа организации или ее структурному подразделению, без указания должностного лица, их наименования пишутся в именительном падеже, например:

                                                Федеральная
                                                налоговая служба
                                                Административное управление

При адресовании документа конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия — в дательном, например:

                                                  Федеральная
                                                  налоговая служба
                                                  Начальнику Аналитического
                                                  управления
                                                  А.И. Новиковой

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:

                                                 Генеральному директору
                                                 объединения "Сталь России"
                                                 Е.И. Мешкову

Следует иметь в виду, что воинское (специальное) звание или классный чин государственного служащего — адресата указывается в том случае, если указывается воинское (специальное) звание или классный чин должностного лица, подписавшего документ.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

                                                 ОАО "Спецстальконструкция"
                                                 ул. Профсоюзная, д. 28,
                                                 Москва, 127393

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

                                                  Петрову А.П.
                                                  ул. Садовая, д. 5, кв. 8,
                                                  г. Липки, Киреевский р-н,
                                                  Тульская обл., 301264

При адресовании документа, отправляемого в электронной форме физическому лицу, индивидуальному предпринимателю и юридическому лицу, указывают фамилию и инициалы получателя (либо наименование организации), затем адрес электронной почты, например:

                                                 Петрову А.П.
                                                 petroff@mail.ru

    либо

                                                 ОАО "Спецстальконструкция"
                                                 ssk@mail.ru

В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

Почтовый адрес в составе реквизита «Адреса» указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221.

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в субъектах Российской Федерации, если они доставляются подразделением ГФС России.

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу — после фамилии.

Строки реквизита «Адресат» центрируются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю.

В зоне реквизита «Адресат» документа не должно быть более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. В этом случае должностным лицом подписываются все экземпляры служебного письма, подлежащие отправке. При большем количестве однотипных адресатов составляется список рассылки, при этом ниже адресата добавляются взятые в скобки слова «(по списку)». Список рассылки оформляется отдельным файлом в произвольной форме и вкладывается в РК исходящего документа.

10.3.6. Текст документа

Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.

Текст печатается на расстоянии 2 — 3-х межстрочных интервалов (24 — 36 пт) от заголовка в установленных границах зоны реквизита «Текст документа». Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст документа, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания и цели составления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения и рекомендации.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, обязательно указывают их реквизиты.

В приказах (распоряжениях) изложение текста должно идти от первого лица единственного числа — «приказываю», «разрешаю».

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа — «решила», «постановляет». В совместных распорядительных документах — от первого лица множественного числа — «приказываем», «решили».

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа — «слушали», «постановили».

В письмах используют следующие формы изложения:

— от первого лица множественного числа («…просим направить…», «…направляем на рассмотрение…»);

— от первого лица единственного числа («…считаю необходимым…», «…прошу выделить…»);

— от третьего лица единственного числа («УФНС России по <наименование субъекта Российской Федерации> не возражает…», «Межрегиональная ИФНС России по <наименование федерального округа> считает возможным…»).

10.3.7. Подпись документа

Реквизит «Подпись» в приказах и распоряжениях состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Подпись отделяется от предыдущего реквизита тремя межстрочными интервалами.

Например:

Руководитель Управления
Федеральной налоговой службы
по Пензенской области            ________________________ Инициалы. Фамилия
                                      личная подпись

    или

Руководитель УФНС России
по Пензенской области            ________________________ Инициалы. Фамилия
                                      личная подпись

    или

Руководитель                     ________________________ Инициалы. Фамилия
                                      личная подпись

Если документ оформляется на угловом бланке письма Руководителя или заместителя Руководителя, то подпись включает классный чин, личную подпись, инициалы имени, отчества и фамилию. Наименование должности в подписи не указывается.

Например:

Государственный советник
Российской Федерации
2 класса                         ________________________ Инициалы. Фамилия
                                      личная подпись

Если документ оформляется на угловом бланке Управления (Межрегиональной инспекции), то подпись включает сокращенное наименование должности, классный чин, личную подпись, инициалы имени, отчества и фамилию. Например:

Заместитель руководителя,
государственный советник
Российской Федерации
2 класса                         ________________________ Инициалы. Фамилия
                                      личная подпись

Если документ (например: внутренняя переписка) оформляется не на бланке Управления (Межрегиональной инспекции), то подпись включает полное наименование должности, классный чин, личную подпись, инициалы имени и отчества, фамилию.

Например:

Заместитель руководителя
Межрегиональной инспекции
Федеральной налоговой службы
по Южному федеральному округу,
государственный советник
Российской Федерации 2 класса    ________________________ Инициалы. Фамилия
                                      личная подпись

    или

Заместитель руководителя
Межрегиональной ИФНС России
по Южному федеральному округу,
государственный советник
Российской Федерации 2 класса    ________________________ Инициалы. Фамилия
                                      личная подпись

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

10.3.8. Согласование документа

При необходимости, проект документа согласуется с органами и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, — внешнее согласование.

Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом.

Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласуется документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату его согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и номер, например:

    СОГЛАСОВАНО
    Губернатор
    Московской области
    ________________ ___________________
    (личная подпись) (инициалы, фамилия)
    "__" _________________ 2009 г.

или

СОГЛАСОВАНО

письмо Управления архивами

по Республике Татарстан

от 30.01.2009 N 01-15/155-К

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем углу.

10.3.9. Визы

Визирование приказов и распоряжений оформляется на отдельном листе согласования (Приложение N 9). После простановки виз, на обратной (чистой) стороне листа согласования распечатывается последняя (или единственная) страница подлинника документа. Для приказов и распоряжений на 1 листе допускается лист согласования оформлять отдельно (не на оборотной стороне документа).

Для служебных писем, направляемых на бумажном носителе от 1 до 4 адресатам, визы проставляются на лицевой стороне последнего листа отдельного (визового) экземпляра служебного письма, который оформляется либо на чистом листе бумаги формата А4 (без бланка), либо с использованием электронного шаблона бланка (без герба).

В остальных случаях визы проставляются на оборотной стороне последнего листа оригинала (одного из оригиналов) документа. Для служебного письма на 1 листе визирование допускается оформлять на визовом экземпляре.

Виза на проектах служебных писем включает в себя личную подпись визирующего с расшифровкой и дату, а при необходимости — наименование должности. Все указанные реквизиты проставляются как собственноручно, так и с использованием печатных средств с устойчивыми к истиранию красителями. Использование карандаша не допускается.

10.3.10. Утверждение документа

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.

Документ утверждается должностным лицом (лицами) или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, его классного чина (при необходимости), личной подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

                                       УТВЕРЖДАЮ
                                       Руководитель УФНС России
                                       по Тверской области
                                       ________________ ___________________
                                       (личная подпись) (инициалы, фамилия)
                                       "__" ________________ 2009 г.

При утверждении документа приказом, решением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

                                                      УТВЕРЖДЕНО
                                                      приказом УФНС России
                                                      по Тамбовской области
                                                      от 16.01.2009 N 65

Если приказом (распоряжением) утверждаются несколько документов, то в правом верхнем углу каждого из них проставляется номер приложения, на который дана ссылка в тексте приказа (распоряжения) и гриф утверждения, например:

                                                             Приложение N 3

                                                       УТВЕРЖДЕНО
                                                       приказом УФНС России
                                                       по Кировской области
                                                       от 06.06.2009 N 39

Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение — УТВЕРЖДЕНО, программа — УТВЕРЖДЕНА, мероприятия — УТВЕРЖДЕНЫ.

10.3.11. Указания по исполнению документа (резолюция)

Указание по исполнению документа пишется на отдельном листе, прилагаемом к документу, с обязательным указанием регистрационного номера и даты документа, к которому оно относится. Указание по исполнению документа может быть распечатано с соответствующего шаблона в СЭД-регион.

Указание по исполнению документа пишется на документе или на отдельном листе, прилагаемом к документу, с обязательным указанием регистрационного номера и даты документа, к которому оно относится. Указание по исполнению документа может быть распечатано с соответствующего шаблона в СЭД-регион.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде указания по исполнению документа лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, имеющих типовые сроки исполнения и не требующих внесения текста поручения, в указания по исполнению документа включаются: исполнитель, подпись автора указания и дата.

10.3.12. Отметка об исполнителе

Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Отметка включает напечатанные шрифтом N 10 инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например:

Н.С.Петров

(495) 200-23-23

При подготовке документов, адресуемых УФНС России, МИ ФНС России, организациям, подведомственным ФНС России, сведения о номере телефона исполнителя дополняются номером внутренней телефонной нумерации с указанием зоны телефонной нумерации, например:

Н.С.Петров

(495) 200-23-23

(99) 23-23.

10.3.13. Оформление приложений к документу

Приложения оформляются на стандартных листах и должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, дату, номер, отметку о согласовании, подпись исполнителя или его руководителя и т.д.).

Отметка о наличии приложения к документу оформляется следующим образом.

Если приложение названо в тексте, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и экземпляров. Если документ имеет приложение в виде файла, созданного с помощью специализированной программы (например, табличного редактора), допускается не указывать количество листов приложения. При наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложения к распорядительным документам содержат в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием наименования документа, его даты и номера, например:

                                                      Приложение N 2
                                                      к приказу УФНС России
                                                      по Тульской области
                                                      от 16.01.2009 N 65

Если в приложении к приказу даны документы другой организации (например, инструкция Минфина России), то в правом верхнем углу данного приложения делается соответствующая запись:

                                                 Приложение
                                                 к приказу УФНС России
                                                 по Курской области
                                                 от 02.02.2009 N 4
                                                 (Инструкция Минфина России
                                                 от 22.12.2008 N 305/27)

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается, например:

Приложение: в 3 экз.

или

Приложение: техническое задание на разработку системы «ЭОД» в 2 экз.

11. Работа с документами, содержащими служебную

информацию ограниченного распространения

11.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью, в том числе информация, составляющая служебную тайну налоговых органов.

Перечень документов, содержащих информацию ограниченного распространения, утверждается отдельным приказом (распоряжением) ФНС России.

11.2. Работа с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, регламентируется Постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 N 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти», Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в налоговых органах и Порядком обмена документами, содержащими конфиденциальную информацию, разработанными ФНС России.

12. Организация документов в делопроизводстве

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив Управления (Межрегиональной инспекции).

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел.

12.1. Составление номенклатуры дел

12.1.1. Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Управлении (Межрегиональной инспекции), с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (Приложение N 10).

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

12.1.2. Номенклатура дел составляется на основе положения об Управлении (Межрегиональной инспекции), его (ее) структуры, штатного расписания, «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», «Перечня документов, образующихся в деятельности Федеральной налоговой службы, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения», «Перечня документов, образующихся в деятельности Министерства Российской Федерации по налогам и сборам, его территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения» (только раздел 9 «Контроль производства и оборота алкогольной и табачной продукции) (далее — Перечень), а также анализа видов, состава и содержания документации Управления (Межрегиональной инспекции).

12.1.3. Номенклатура дел отдела Управления (Межрегиональной инспекции) (Приложение N 11) составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства данного подразделения, согласуется с подразделением ДОУ, архивом Управления (Межрегиональной инспекции) или с лицом, ответственным за ведение архива, и подписывается начальником отдела.

Номенклатуры дел отделов на следующий год разрабатываются до 15 ноября текущего года.

Вновь созданный отдел Управления (Межрегиональной инспекции) обязан в месячный срок разработать номенклатуру дел своего подразделения и представить ее в подразделение ДОУ.

12.1.4. На основе номенклатур дел отделов подразделение ДОУ составляет сводную номенклатуру дел Управления (Межрегиональной инспекции).

Сводная номенклатура дел Управления (Межрегиональной инспекции) подписывается начальником подразделения ДОУ, согласуется с экспертной комиссией (далее — ЭК) Управления (Межрегиональной инспекции), с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела (при наличии договора об отношениях и сотрудничестве) <4> и утверждается Руководителем. Первый утвержденный экземпляр сводной номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в номенклатуру дел в раздел подразделения ДОУ.

———————————

<5> В исключительных случаях, если уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела отказывается от сотрудничества с федеральным органом исполнительной власти (отсутствует договор об отношениях и сотрудничестве), допускается утверждение руководителем Управления (Межрегиональной инспекции) номенклатуры дел, описей дел постоянного хранения и согласование описей дел по личному составу, после согласования их с ЦЭК Управления (Межрегиональной инспекции).

Сводная номенклатура дел согласуется с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений в Управлении (Межрегиональной инспекции).

12.1.5. После утверждения сводной номенклатуры дел отделы получают от подразделения ДОУ выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

12.1.6. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

12.1.7. Сводная номенклатура дел составляется и согласуется заново в случае значительных изменений структуры Управления (Межрегиональной инспекции) и функций его (ее) отделов.

12.1.8. Названиями разделов сводной номенклатуры дел Управления (Межрегиональной инспекции) являются названия отделов, содержащие цифровое обозначение.

Разделы сводной номенклатуры дел должны содержать все отделы утвержденной структуры Управления (Межрегиональной инспекции). Цифровые обозначения отделов присваиваются непосредственно в территориальном налоговом органе и могут не совпадать с порядковыми номерами, указанными в утвержденной структуре Управления (Межрегиональной инспекции).

В отделах, осуществляющих несколько функциональных обязанностей, разделы номенклатуры дел (отделы) допускается разделять на подразделы в соответствии с функциональными обязанностями, и индексацию дел производить в пределах подразделов.

Допускается создавать разделы сводной номенклатуры дел для постоянно действующих комиссий (подкомиссий), рабочих групп и т.д.

12.1.9. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые (независимо от вида носителя информации) участки работы и вопросы деятельности Управления (Межрегиональной инспекции).

12.1.10. В номенклатуру дел включаются заголовки дел для группировки документов с пометкой «Для служебного пользования».

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

12.1.11. Графы номенклатуры дел Управления (Межрегиональной инспекции) и отделов заполняются следующим образом:

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Управлении (Межрегиональной инспекции) цифрового обозначения отдела и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах этого отдела Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

— название вида дела (переписка, документы к заседаниям и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

— название Управления (Межрегиональной инспекции) и его отделов;

— название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

— краткое содержание документа дела;

— название территории, с которой связано содержание документов дела;

— дата (период), к которым относятся документы дела;

— указание на наличие копий документов в деле.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например:

«Документы о проведении тематических проверок (планы, отчеты, акты, протоколы, справки и др.)».

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например:

«Переписка с ИФНС России по Республике Карелия по вопросам налогообложения».

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), за который составлены планы (отчеты).

Например:

«Годовые отчеты УФНС России о работе автотранспорта».

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем, при необходимости, составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовки томов, уточняющие содержание заголовка дела, включаются в сводную номенклатуру дел после общего заголовка и нумеруются через дробь.

Например:

16-01 — Налоговые паспорта организаций — общий заголовок дела;

16-01/01 — Налоговый паспорт «Авиационные линии Кубани»;

16-01/02 — Налоговый паспорт «ОАО Краснодаргазстрой»;

16-01/03 — Налоговый паспорт «ОАО Краснодаррегионгаз»…и т.д.,

где:

16 — индекс отдела;

01 — порядковый номер заголовка дела по номенклатуре в пределах отдела;

/01, /02, /03 — номер уточненного заголовка тома (части).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, переписку и т.д.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. При этом все уточнения и изменения должны быть доведены до сведения подразделения ДОУ.

При составлении заголовков дел используются формулировки статей ведомственного или типового перечня документов.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню типовых документов или по перечню документов, образующихся в деятельности налоговых органов.

В графе 5 «Примечание» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2008 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и другие.

12.1.12. Если в течение года возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

12.1.13. По окончании календарного года работником, ответственным за ведение делопроизводства отдела, производится подсчет заведенных дел с отметкой в графе 3 номенклатуры и составляется итоговая запись о количестве заведенных дел, отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи, в обязательном порядке сообщаются в подразделение ДОУ, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего итоговую запись, его подпись и расшифровка подписи.

12.2. Формирование и оформление дел

12.2.1. Исполненные документы формируются в дела в соответствии с заголовками дел по номенклатуре.

12.2.2. Дела Управления (Межрегиональной инспекции) формируются, как правило, децентрализованно, то есть в отделах Управления (Межрегиональной инспекции). Формированием дел занимаются работники, ответственные за ведение делопроизводства в отделах.

12.2.3. Исполненные документы должны формироваться в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет начальник отдела или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

12.2.4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

— помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

— помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

— группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

— раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

— в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

— распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями;

— документы совещаний группируются в два дела: протоколы, решения; и документы к совещаниям;

— уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела;

— приказы по основной деятельности, приказы по личному составу (о приеме, переводе, поощрении, премировании, увольнении), приказы оперативного характера (о дежурствах, взысканиях, отпусках, командировках) и приказы по административно-хозяйственным вопросам группируются в отдельные дела;

— утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов;

— дело не должно превышать 250 листов.

При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.

Систематизация документов внутри дела

12.2.5. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Ведение личных дел государственных служащих осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 N 609.

Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке по фамилиям, именам и отчествам.

Обращения граждан формируются в дела отдельно от других документов Управления (Межрегиональной инспекции).

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ — ответ помещается за документом — запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Оформление дела

12.2.6. Дела в отделе подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела — подготовка дела к хранению — включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел производится работниками, ответственными за ведение делопроизводства в соответствующих отделах, в ведении которых находится заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем работника архива (или лица, ответственного за ведение архива) Управления (Межрегиональной инспекции).

12.2.7. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

— пересистематизацию документов и нумерацию листов в деле;

— составление листа-заверителя дела (Приложение N 13);

— составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (Приложение N 14);

— оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (Приложение N 12);

— подшивку (переплет дела) и внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

12.2.8. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование Управления (Межрегиональной инспекции); наименование отдела; индекс дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

12.2.9. Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

— наименование Управления (Межрегиональной инспекции) — указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;

— наименование структурного подразделения — записывается название отдела в соответствии с утвержденной структурой;

— индекс дела — проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел Управления (Межрегиональной инспекции);

— заголовок дела — переносится из номенклатуры дел Управления (Межрегиональной инспекции), согласованной с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела;

— дата дела — указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности налоговых органов.

На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве Управления (Межрегиональной инспекции) чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных (при наличии договора об отношениях и сотрудничестве) уполномоченным органом управления архивным делом субъекта Российской Федерации (до этого он проставляется карандашом).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дела на обложке содержанию подшитых документов, в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

12.2.10. Для документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, а также по личному составу, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также на дела по личному составу, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается к верхнему краю внутренней стороны лицевой обложки дела.

12.2.11. Частичному оформлению подлежат дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения. Дела этой категории должны иметь обложки, оформленные по установленной форме.

В делах временного (до 10 лет включительно) хранения, которые допускается хранить в скоросшивателях, можно не проводить пересистематизацию документов в деле, не нумеровать листы дела, не составлять заверительные надписи.

12.3. Организация оперативного хранения документов

12.3.1. Документы текущего и двух предыдущих лет хранятся в отделах в соответствии с номенклатурой дел. Персональную ответственность за хранение документов несут начальники отделов Управления (Межрегиональной инспекции).

До передачи документов работникам, ответственным за ведение делопроизводства, ответственность за их сохранность несут те работники, у которых они находятся или которым они переданы.

12.3.2. Работники хранят у себя только документы, находящиеся у них на исполнении.

12.3.3. Все дела хранятся в шкафах в вертикальном положении; в каждом шкафу должна быть копия номенклатуры дел (или выписка из нее), хранящихся в этом шкафу; на корешках обложек (папок) должны быть указаны цифровые обозначения дел и год ведения.

12.3.4. Работник отдела, ответственный за ведение делопроизводства, должен иметь у себя номенклатуру всех дел, хранящихся в данном отделе, и описи дел, сданных на хранение в архив Управления (Межрегиональной инспекции).

Каждый исполнитель обязан иметь у себя выписку из номенклатуры дел, относящихся к кругу его непосредственной работы.

12.3.5. Документы отдела могут выдаваться работником, ответственным за ведение делопроизводства, во временное пользование работникам Управления (Межрегиональной инспекции) под расписку на срок не более одного месяца.

12.3.6. Запрещается брать документы из дел отдела без уведомления начальника отдела.

12.3.7. Изъятие документов из дел, находящихся в оперативном хранении, производится уполномоченными органами исполнительной власти на основании соответствующего постановления, с уведомлением Руководителя и с оставлением в деле копий изъятых документов, а также документа, фиксирующего причину выдачи подлинников.

13. Порядок передачи документов на хранение в архив

В соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» документы Управления (Межрегиональной инспекции) входят в состав Архивного фонда Российской Федерации и находятся в федеральной собственности.

Упорядочение архивных документов и передача их на хранение в архив Управления (Межрегиональной инспекции) производятся совместно работниками подразделения ДОУ и работниками отделов, ответственными за ведение делопроизводства.

По истечении сроков временного хранения документов в архиве Управления (Межрегиональной инспекции), на основании экспертизы их ценности, архивные документы Управления (Межрегиональной инспекции), включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации, подлежат передаче на постоянное хранение в государственные архивы.

Порядок передачи документов установлен в указанном выше Федеральном законе.

13.1. Экспертиза ценности документов

13.1.1. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Управлении (Межрегиональной инспекции) создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

13.1.2. Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяются положением, которое согласуется с соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела и утверждается Руководителем.

13.1.3. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также дел по личному составу; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечня типовых документов или перечня документов, образующихся в деятельности налоговых органов, и номенклатуры дел Управления (Межрегиональной инспекции) путем полистного просмотра дел.

13.1.4. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

13.1.5. Описи на дела постоянного хранения, на дела временного (свыше 10 лет) хранения и на дела по личному составу составляются отдельно. Описи дел, подготовленные отделами, служат основой для подготовки сводной описи дел, которую готовит архив (или лица, ответственные за ведение архива) Управления (Межрегиональной инспекции) и по которой дела сдаются на постоянное хранение в соответствующие государственные архивы (приложение N 16, 16.1, 16.2).

13.1.6. Описи дел отделов составляются по установленной форме (Приложение N 15) и представляются в архив Управления (Межрегиональной инспекции) через два года после завершения дел в делопроизводстве.

13.1.7. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

— каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером);

— порядок нумерации дел в описи — валовый;

— графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками, пишется полностью заголовок каждого дела;

— графа описи «примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим отделам Управления (Межрегиональной инспекции) со ссылкой на соответствующий акт.

13.1.8. На дела с истекшими сроками хранения составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

13.1.9. Отбор документов к уничтожению за соответствующий период и составление акта о выделении их к уничтожению (Приложение N 17) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за тот же период.

Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК. Согласованные ЭК акты утверждаются Руководителем только после утверждения (при наличии договора об отношениях и сотрудничестве) уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела описей дел постоянного хранения <5>. После этого дела, включенные в данные акты, уничтожаются в соответствии с установленным порядком.

———————————

<6> В исключительных случаях, если уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела отказывается от сотрудничества с федеральным органом исполнительной власти (отсутствует договор об отношениях и сотрудничестве), допускается утверждение руководителем Управления (Межрегиональной инспекции) номенклатуры дел, описей дел постоянного хранения и согласование описей дел по личному составу, после согласованиях их с ЦЭК Управления (Межрегиональной инспекции).

13.1.10. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется на дела всего Управления (Межрегиональной инспекции). Если в акте указаны дела нескольких отделов, то название каждого отдела указывается перед группой заголовков дел этого отдела Управления (Межрегиональной инспекции).

13.1.11. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов в архиве Управления (Межрегиональной инспекции) устанавливаются специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

13.1.12. Документы постоянного хранения находятся в архиве Управления (Межрегиональной инспекции) в течение 15 лет, а по истечении этого времени передаются в соответствующий государственный архив в установленном порядке.

13.2. Подготовка и передача документов в архив Управления

(Межрегиональной инспекции)

13.2.1. Дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу передаются в архив Управления (Межрегиональной инспекции) по описям дел. Передача дел осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с начальниками отделов и утвержденному руководителем подразделения ДОУ.

13.2.2. Вопрос о передаче дел временного (до 10 лет включительно) хранения в архив Управления (Межрегиональной инспекции) или об их хранении в отделах, с последующим уничтожением в установленном порядке, решается по усмотрению руководства Управления (Межрегиональной инспекции).

13.2.3. В период подготовки дел отделом к передаче в архив Управления (Межрегиональной инспекции) работником архива (или лицом, ответственным за ведение архива) предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Управления (Межрегиональной инспекции). Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники отдела обязаны устранить.

13.2.4. Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив Управления (Межрегиональной инспекции), в присутствии работника, ответственного за ведение делопроизводства соответствующего отдела. При этом на обоих экземплярах описи, против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника архива и работника, ответственного за ведение делопроизводства, передавшего дела.

13.2.5. В случае ликвидации или реорганизации отдела или его части, работник данного отдела, ответственный за ведение делопроизводства, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Управления (Межрегиональной инспекции) или правопреемникам, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

13.2.6. Дела постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) и по личному составу, подлежащие сдаче в архив Управления (Межрегиональной инспекции), оформляются следующим образом: документы освобождаются от скрепок, вынимаются копии документов, страницы дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу листа, заполняется лист-заверитель, оформляется титульный лист, составляется опись в двух экземплярах (Приложение N 15).

Опись дел отдела подписывается начальником отдела.

13.2.7. После передачи дел работник отдела, ответственный за ведение делопроизводства, и ответственный работник архива Управления (Межрегиональной инспекции) подписывают опись о сдаче и приеме дел.

Первый экземпляр подписанной описи передается в архив Управления (Межрегиональной инспекции), а второй остается в качестве контрольного экземпляра в отделе.

14. Машинописные и копировально-множительные работы

14.1. Машинописные работы

14.1.1. В Управлении (Межрегиональной инспекции) печатаются материалы только служебного характера.

14.1.2. Оформление машинописных работ осуществляется в подразделении ДОУ и в отделах.

Проекты приказов Руководителя по кадровым вопросам печатаются в отделе кадрового обеспечения.

Приказы и распоряжения печатаются в одном экземпляре, за исключением приказов, издаваемых совместно с другими организациями.

14.2. Копировально-множительные работы

14.2.1. Выполнение копировально-множительных работ в Управлении (Межрегиональной инспекции) производится централизованно в подразделении ДОУ, а также на копировальных аппаратах, установленных в отделах.

14.2.2. Копировально-множительные работы в подразделении ДОУ производятся на основании заказа, оформленного на бланке. Форма бланка определяется подразделением ДОУ.

14.2.3. Материалы, подлежащие копированию в подразделении ДОУ, должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво. Формат материала не должен превышать формат А3.

14.2.4. Копирование материалов и документов осуществляется в порядке их поступления. В первоочередном порядке размножаются документы и материалы к срочной отправке по указанию руководства Управления (Межрегиональной инспекции) или начальника подразделения ДОУ.

14.2.5. Работники подразделения ДОУ, выполняющие копировально-множительные работы, несут ответственность за точность и качество их исполнения. Изготовленные копии выдаются заказчику под роспись в специальном журнале, форма которого определяется в подразделении ДОУ.

14.2.6. На копировальных аппаратах, установленных в отделах, разрешается копирование служебных материалов небольшого объема и тиража. Начальник отдела, в котором установлен копировальный аппарат, осуществляет контроль правильности использования копировальной техники и назначает работника, ответственного за выполнение копировально-множительных работ.

Согласовано

Руководитель Федерального

архивного агентства

А.Н.АРТИЗОВ

Приложения

ОБРАЗЦЫ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ УПРАВЛЕНИЯ

(МЕЖРЕГИОНАЛЬНОЙ ИНСПЕКЦИИ)

Приложение N 1

ОБРАЗЕЦ БЛАНКА УКАЗАНИЯ ПО ИСПОЛНЕНИЮ ДОКУМЕНТА, ПОДЛЕЖАЩЕГО

ДОКЛАДУ РУКОВОДИТЕЛЮ УПРАВЛЕНИЯ (МЕЖРЕГИОНАЛЬНОЙ ИНСПЕКЦИИ)

                          РУКОВОДИТЕЛЬ УПРАВЛЕНИЯ
                        (МЕЖРЕГИОНАЛЬНОЙ ИНСПЕКЦИИ)
___________________________________________________________________________

Фамилия И.О. начальника отдела,
которому дается поручение
Фамилии И.О. начальников отделов -
соисполнителей
Фамилии И.О.
заместителей Руководителя, курирующих
исполнителя и соисполнителей

Текст поручения

Срок

+ Фамилии И.О. должностных лиц, которым
документ направляется для информации

               ___________ А.Б.Новиков
               "__" __________ 20__ г.

______________________________________
К служебной записке от ____.____.20___
N _______________

Приложение N 2

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ЛИСТА РАССЫЛКИ ПРИКАЗА (РАСПОРЯЖЕНИЯ)

                              ЛИСТ РАССЫЛКИ
                          приказа (распоряжения)
     ________________________________________________________________
                (краткое содержание приказа, распоряжения)

Начальник отдела                                                     Ф.И.О.

исп.
Телефон

Приложение N 3

ОБРАЗЕЦ УГЛОВОГО БЛАНКА ПИСЬМА УПРАВЛЕНИЯ

(МЕЖРЕГИОНАЛЬНОЙ ИНСПЕКЦИИ)

Приложение N 4

ОБРАЗЕЦ УГЛОВОГО БЛАНКА ПИСЬМА РУКОВОДИТЕЛЯ УПРАВЛЕНИЯ

(МЕЖРЕГИОНАЛЬНОЙ ИНСПЕКЦИИ)

Приложение N 5

ОБРАЗЕЦ УГЛОВОГО БЛАНКА ПИСЬМА РУКОВОДИТЕЛЯ УПРАВЛЕНИЯ

(МЕЖРЕГИОНАЛЬНОЙ ИНСПЕКЦИИ)

Приложение N 6

ОБРАЗЕЦ ПРОДОЛЬНОГО БЛАНКА ПРИКАЗА УПРАВЛЕНИЯ

(МЕЖРЕГИОНАЛЬНОЙ ИНСПЕКЦИИ)

Приложение N 7

ОБРАЗЕЦ ПРОДОЛЬНОГО БЛАНКА ПРИКАЗА УПРАВЛЕНИЯ

(МЕЖРЕГИОНАЛЬНОЙ ИНСПЕКЦИИ)

Приложение N 8

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПОЛНОГО ПРОТОКОЛА

Приложение N 9

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ЛИСТА СОГЛАСОВАНИЯ К ПРИКАЗУ

(РАСПОРЯЖЕНИЮ) УПРАВЛЕНИЯ (МЕЖРЕГИОНАЛЬНОЙ ИНСПЕКЦИИ)

Лист согласования

к приказу (распоряжению) Управления

(Межрегиональной инспекции)

«(Заголовок документа)»

от _______________ N _____

Приказ на __ листах.

исп.

Телефон

Приложение N 10

Начальник подразделения ДОУ ___________ _______________________
                             (подпись)   (расшифровка подписи)

Виза лица,
ответственного за архив _______________ _______________________
                           (подпись)     (расшифровка подписи)

   Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ____ году
                 в Управлении (Межрегиональной инспекции)

Начальник подразделения ДОУ  ___________    _________________
                              (подпись)       (расшифровка)

Дата _________

Итоговые сведения переданы в архив Управления (Межрегиональной инспекции).

Должность лица,
передавшего сведения ___________________    _________________
                          (подпись)           (расшифровка)

Дата ____________

———————————

<*> При наличии договора.

Образец номенклатуры дел Управления

(Межрегиональной инспекции)

Приложение N 11

УПРАВЛЕНИЕ
(МЕЖРЕГИОНАЛЬНАЯ ИНСПЕКЦИЯ)

Наименование отдела

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

На _____________ год

Начальник отдела          ___________    _______________________
                            подпись        расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО
Виза лица, ответственного за архив
_________________________ расшифровка подписи

   Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ____ году
                                 в отделе

________________________    ___________    _______________________
Должность ответственного      подпись        расшифровка подписи
   за делопроизводство

Дата
Итоговые сведения переданы в архив Управления (Межрегиональной инспекции)

________________________    ___________    _______________________
    Должность лица,           подпись        расшифровка подписи
  передавшего сведения
Дата

Образец номенклатуры дел отдела Управления

(Межрегиональной инспекции)

Приложение N 12

___________________________________________________________________________
          (наименование государственного (муниципального) архива)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
           (наименование Управления (Межрегиональной инспекции)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
                           (наименование отдела)

                     ДЕЛО N _________ ТОМ N _________

___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
                             (заголовок дела)

___________________________________________________________________________
                              (крайние даты)

Образец оформления реквизитов обложки дела

Приложение N 13

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N __________

В деле подшито и пронумеровано ____________________________________________
_________________________________________________________________ лист(ов),
                        (цифрами и прописью)

с N _________________________ по N ___________________________ в том числе:
литерные номера листов ____________________________________________________
пропущенные номера листов _________________________________________________

+ листов внутренней описи _________________________________________________

Наименование должности
работника                          Подпись              Расшифровка подписи

Дата

Образец формы листа-заверителя дела

Приложение N 14

                             ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
                        документов дела N ________

Итого __________________________________________________________ документов
                         (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи    _____________________________________
                                              (цифрами и прописью)

Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела                       ___________   _______________________
                                       (подпись)         (расшифровка)

Дата ________

Образец формы внутренней описи документов дела

Приложение N 15

УПРАВЛЕНИЕ (МЕЖРЕГИОНАЛЬНАЯ ИНСПЕКЦИЯ)

Наименование отдела

ОПИСЬ N <*> _____
дел _____________________

В данную опись внесено _________________________________ дел,
                            (цифрами и прописью)
с N _________ по N __________, в том числе:
литерные номера: __________________________________________________________
пропущенные номера: _______________________________________________________

Начальник отдела
Управления (Межрегиональной инспекции)      Подпись     Расшифровка подписи

Дата

Передал ________________________________________________________ дел
                          (цифрами и прописью)
и ________________________ регистрационно-контрольных картотек к документам
    (цифрами и прописью)

Наименование должности
работника отдела                            Подпись     Расшифровка подписи

Дата

Принял _________________________________________________________ дел
                           (цифрами и прописью)
и ________________________ регистрационно-контрольных картотек к документам
    (цифрами и прописью)

Наименование должности работника
архива Управления (Межрегиональной
инспекции)                                  Подпись     Расшифровка подписи

Дата

Образец формы описи дел постоянного хранения,

по личному составу, временного (свыше 10 лет) срока

хранения, временного (до 10 лет включительно) срока

хранения отдела Управления (Межрегиональной инспекции)

———————————

<*> Номер описи состоит из индекса управления с добавлением прописной начальной буквы наименования категории документов, составляющих опись, и последних двух цифр года, в котором заведены дела, включенные в опись.

<**> Графа опускается в описи дел постоянного срока хранения.

<***> В графе указывается количество томов для документов временного (до 10 лет включительно) срока хранения.

Приложение N 16

В данный раздел описи
внесено               ____________________________________ дел,
                              (цифрами и прописью)

с N ___________________________ по N _________________________ в том числе:
литерные номера: __________________________________________________________
пропущенные номера: _______________________________________________________

Наименование должности
составителя описи                      Подпись       Расшифровка подписи

Наименование должности лица,
ответственного за архив Управления
(Межрегиональной инспекции)            Подпись       Расшифровка подписи

Образец формы описи дел постоянного хранения

Управления (Межрегиональной инспекции)

Приложение 16.1

В данный раздел описи
внесено                 ____________________________ дел,
                            (цифрами и прописью)

с N _________ по N __________, в том числе:

литерные номера: __________________________________________________________
пропущенные номера: _______________________________________________________

Наименование должности
составителя описи                      Подпись       Расшифровка подписи

Наименование должности лица,
ответственного за архив Управления
(Межрегиональной инспекции)            Подпись       Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК Управления
(Межрегиональной инспекции)
от _________ N ___________

Образец формы описи дел временных (свыше 10 лет) сроков

хранения Управления (Межрегиональной инспекции)

Приложение 16.2

В данный раздел описи
внесено                 ____________________________ дел,
                            (цифрами и прописью)
с N _______________________ по N _____________________________ в том числе:

литерные номера: __________________________________________________________
пропущенные номера: _______________________________________________________

Наименование должности
составителя описи                      Подпись       Расшифровка подписи

Наименование должности лица,
ответственного за архив Управления
(Межрегиональной инспекции)            Подпись       Расшифровка подписи

Образец формы описи дел по личному составу Управления

(Межрегиональной инспекции)

Приложение N 17

О выделении к уничтожению
архивных документов, не подлежащих
хранению

На основании ______________________________________________________________
              (название и выходные данные перечня документов с указаниями
                                   сроков хранения)
___________________________________________________________________________
отобраны  к  уничтожению  как  не  имеющие  научно-исторической  ценности и
утратившие практическое значение документы Фонда N
___________________________________________________________________________
                             (название фонда)

ИТОГО______________________________ ед. хр. за _______________________ годы
         (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за _________________________ годы утверждены
ЭПК _______________________________________________________________________
                      (наименование архивного учреждения)
(протокол от _________ N _____________________)

Наименование должности
руководителя архива (лица,
ответственного за архив)               Подпись       Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК Управления
(Межрегиональной инспекции)
от ___________ N __________

———————————

<*> При выделении к уничтожению документов при подготовке дел к передаче в архив организации графы 4 и 5 не заполняются.

Приложение 17

(продолжение или оборотная сторона)

Документы в количестве ____________________________________________ ед. хр.

- на бумажном носителе весом __________________________________ кг сданы на
уничтожение;
- на электронном носителе сданы на уничтожение ____________________________
___________________________________________________________________________
                           (способ уничтожения)

Наименование должности
работника, сдавшего документы         _________   _________________________
                                       Подпись       Расшифровка подписи

Дата

Изменения в учетные документы внесены

Наименование должности
работника архива, внесшего
изменения в учетные документы          Подпись       Расшифровка подписи

Дата

Образец формы акта о выделении к уничтожению

архивных документов, не подлежащих хранению

Приложение N 18

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ КРАТКОГО ПРОТОКОЛА

                                 ПРОТОКОЛ
  ______________________________________________________________________
                    (наименование заседания, совещания)

                                  Москва
_________________________                                 N _______________

Присутствовали:
Наименование должности                            -           И.О.Фамилия
Наименование должности                            -           И.О.Фамилия
Наименование должности                            -           И.О.Фамилия
Наименование должности                            -           И.О.Фамилия
                                                              Инициалы и
                                                              Фамилии
                                                              в алфавитном
                                                              порядке
___________________________________________________________________________

                   I. Об _______________________________
___________________________________________________________________________
      (Фамилии выступающих по данному вопросу в порядке выступления)

1. Принять к сведению ___________
2. Поручить _____________________

                II. О внедрении __________________________
___________________________________________________________________________
      (Фамилии выступающих по данному вопросу в порядке выступления)

1. ______________
2. ______________

Председательствующий __________________       _____________________________
                          подпись                  расшифровка подписи

Приложение N 19

Примерная форма

АКТ

о несоответствии вложения представленной описи

Вариант 1

10.07.2009 в 10 часов от закрытого почтового отделения N 381 поступило ценное отправление с описью N 12502616143000 от 06.07.09.

Ценное письмо отправлено ООО «Организация» (127000, Москва, ул. Первая, 5).

В соответствии с прилагаемой описью в пакете должно было находиться два документа:

п. 1 Внесение изменений в условия проведения стимулирующей лотереи «Лотерея» серии Н200С номер 001400 ФНС от 16.02.09 (количество предметов — 2);

п. 2 Уведомление об упрощении порядка проведения стимулирующей лотереи (количество предметов — 2).

Однако к описи прилагаются три листа, содержащие информацию по использованию сканера и ухода за ним.

Настоящий акт составлен о том, что вложение в ценное письмо N 12502616143000 от 06.07.09 не соответствует прилагаемой описи и не подлежит рассмотрению.

Акт составлен в двух экземплярах.

Один экземпляр акта направляется отправителю.

_______________________________         ___________         _______________
(Должность, отдел-исполнитель)           (Подпись)             (Ф.И.О.)

_______________________________         ___________         _______________
(Должность, подразделение ДОУ)           (Подпись)              (Ф.И.О.)

Вариант 2

26.08.2013 в 10 часов от закрытого почтового отделения N 381 поступило заказное отправление с заказным уведомлением N 66302065169000 от 05.08.2013.

Заказное письмо N 66302065169000 адресовано ФНС России (127381, Москва, ул. Неглинная, 23). Отправитель ООО «Организация», адрес отправителя, указанный на пакете: 663000, Красноярский край, п. Поселок, ул. Вторая, д. 2.

При вскрытии пакета обнаружен пустой лист (А-4) без текста.

Настоящий акт составлен о том, что в указанном заказном отправлении вложен лист формата А-4 без какого-либо текста.

Акт составлен в двух экземплярах.

Один экземпляр акта направляется отправителю.

_______________________________         ___________        ________________
(Должность, подразделение ДОУ)           (Подпись)             (Ф.И.О.)

_______________________________         ___________        ________________
(Должность, подразделение ДОУ)           (Подпись)             (Ф.И.О.)

Вариант 3

10.12.2013 в 13 часов от закрытого почтового отделения N 381 поступило заказное почтовое отправление N 42003282493000 от 05.12.2013.

Заказное отправление адресовано Федеральной налоговой службе (127381, Москва, ул. Неглинная, 23).

Отправитель ООО «Организация», адрес отправителя, указанный на пакете: 420000, Казань, а/я 000. При вскрытии конверта было обнаружено, что он пустой.

Настоящий акт составлен о том, что заказное почтовое отправление N 42003282493000 поступило без вложения.

Акт составлен в двух экземплярах.

Один экземпляр акта направляется отправителю.

_______________________________         ___________        ________________
(Должность, подразделение ДОУ)           (Подпись)             (Ф.И.О.)

_______________________________         ___________        ________________
(Должность, подразделение ДОУ)           (Подпись)             (Ф.И.О.)

Приложение N 20

ОБРАЗЕЦ ЭЛЕКТРОННОГО ШАБЛОНА УГЛОВОГО БЛАНКА

ПИСЬМА УПРАВЛЕНИЯ

(МЕЖРЕГИОНАЛЬНОЙ ИНСПЕКЦИИ)

                  МИНФИН РОССИИ
          ФЕДЕРАЛЬНАЯ НАЛОГОВАЯ СЛУЖБА

                   УПРАВЛЕНИЕ
          ФЕДЕРАЛЬНОЙ НАЛОГОВОЙ СЛУЖБЫ
            ПО ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
     (УФНС России по Волгоградской области)

    пр. им. Ленина, 90, г. Волгоград, 400005
Телефон:(8442)74-29-05; Телефакс:(8442)74-29-41;
                  www.nalog.ru
_____________________ На N _____________________
На N ___________________________________________

Приложение N 21

ОБРАЗЕЦ ЭЛЕКТРОННОГО ШАБЛОНА УГЛОВОГО БЛАНКА

ПИСЬМА РУКОВОДИТЕЛЯ УПРАВЛЕНИЯ

(МЕЖРЕГИОНАЛЬНОЙ ИНСПЕКЦИИ)

                  МИНФИН РОССИИ
          ФЕДЕРАЛЬНАЯ НАЛОГОВАЯ СЛУЖБА

                   УПРАВЛЕНИЕ
          ФЕДЕРАЛЬНОЙ НАЛОГОВОЙ СЛУЖБЫ
            ПО ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
     (УФНС России по Волгоградской области)

             РУКОВОДИТЕЛЬ УПРАВЛЕНИЯ

    пр. им. Ленина, 90, г. Волгоград, 400005
Телефон:(8442)74-29-05; Телефакс:(8442)74-29-41;
                  www.nalog.ru
_____________________ На N _____________________
На N ___________________________________________

Приложение N 22

ОБРАЗЕЦ ЭЛЕКТРОННОГО ШАБЛОНА УГЛОВОГО БЛАНКА ПИСЬМА

ЗАМЕСТИТЕЛЯ РУКОВОДИТЕЛЯ УПРАВЛЕНИЯ

(МЕЖРЕГИОНАЛЬНОЙ ИНСПЕКЦИИ)

                  МИНФИН РОССИИ
          ФЕДЕРАЛЬНАЯ НАЛОГОВАЯ СЛУЖБА

                   УПРАВЛЕНИЕ
          ФЕДЕРАЛЬНОЙ НАЛОГОВОЙ СЛУЖБЫ
            ПО ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
     (УФНС России по Волгоградской области)

      ЗАМЕСТИТЕЛЬ РУКОВОДИТЕЛЬ УПРАВЛЕНИЯ

    пр. им. Ленина, 90, г. Волгоград, 400005
Телефон:(8442)74-29-05; Телефакс:(8442)74-29-41;
                  www.nalog.ru
_____________________ На N _____________________
На N ___________________________________________

Приложение N 23

ОБРАЗЕЦ ЭЛЕКТРОННОГО ШАБЛОНА ПРОДОЛЬНОГО БЛАНКА

ПРИКАЗА УПРАВЛЕНИЯ

(МЕЖРЕГИОНАЛЬНОЙ ИНСПЕКЦИИ)

                               МИНФИН РОССИИ
                       ФЕДЕРАЛЬНАЯ НАЛОГОВАЯ СЛУЖБА

     УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ НАЛОГОВОЙ СЛУЖБЫ ПО ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
                  (УФНС России по Волгоградской области)

                                  ПРИКАЗ
"__" _________ 20__ г.                                     N ______________
                                   Город

Приложение N 24

ОБРАЗЕЦ ЭЛЕКТРОННОГО ШАБЛОНА ПРОДОЛЬНОГО БЛАНКА

ПРИКАЗА УПРАВЛЕНИЯ

(МЕЖРЕГИОНАЛЬНОЙ ИНСПЕКЦИИ)

                               МИНФИН РОССИИ
                       ФЕДЕРАЛЬНАЯ НАЛОГОВАЯ СЛУЖБА

     УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ НАЛОГОВОЙ СЛУЖБЫ ПО ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
                  (УФНС России по Волгоградской области)

                               РАСПОРЯЖЕНИЕ
"__" _________ 20__ г.                                     N ______________
                                   Город

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО

ФЕДЕРАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ «ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА»

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ПРИМЕНЕНИЮ ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИСТЕМА СТАНДАРТОВ ПО ИНФОРМАЦИИ, БИБЛИОТЕЧНОМУ И ИЗДАТЕЛЬСКОМУ ДЕЛУ. ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ»

Методические рекомендации разъясняют положения стандарта ГОСТ Р 7.0.97-2016, содержат методику их практического использования органами государственной власти, органами местного самоуправления, организациями при реализации процессов документационного обеспечения управления, в том числе в работе по созданию электронных документов, а также при разработке и внедрении систем электронного документооборота.

Методические рекомендации предназначены для применения органами государственной власти и государственными организациями, а также организациями различных организационно-правовых форм и форм собственности. Методические рекомендации могут использоваться также в процессе обучения студентов по соответствующим дисциплинам.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее — Методические рекомендации) разработаны в целях определения:

— порядка применения положений ГОСТ Р 7.0.97-2016 (далее — Стандарт);

— последовательности действий по организации его применения.

1.2. Методические рекомендации разработаны в соответствии с Федеральным законом от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» <1>, а также в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами в сфере информации и делопроизводства.

<1> Федеральный закон от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации 2015 N 27, ст. 3953; 2016, N 15, ст. 2066; N 27, ст. 4229).

1.3. Методические рекомендации будут способствовать применению положений Стандарта в организациях различных организационно-правовых форм.

1.4. Положения Методических рекомендаций распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.

1.5. Федеральным законом от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» <2> установлен принцип добровольности применения стандартов.

<2> Пункт 1 статьи 26 Федерального закона от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации 2015 N 27, ст. 3953; 2016, N 15, ст. 2066; N 27, ст. 4229).

Применение Стандарта предполагает:

— приведение локальных нормативных актов организации, устанавливающих правила оформления документов, в соответствие со Стандартом (инструкция по делопроизводству, стандарт организации, правила работы с документами в СЭД);

— разработку бланков и электронных шаблонов документов в соответствии с положениями Стандарта.

1.6. В соответствии со структурой Стандарта, а также в связи с необходимостью определения порядка его применения, Методические рекомендации имеют следующие разделы:

1. Общие положения;

2. Термины и определения;

3. Общие требования к созданию документов;

4. Оформление реквизитов документов;

5. Подготовка текстов документов;

6. Бланки документов;

7. Особенности подготовки электронных документов.

2. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

Бланк документа <3> — лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;

<3> Пункт 48 ГОСТа Р 7.0.8-2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: Стандартинформ, 2014.

Документ <4> — официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти;

<4> Подпункт 4 пункта 2 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477) (Собрание законодательства Российской Федерации 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263; 2016, N 18, ст. 2641).

Документирование <5> — фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

<5> Там же.

Копия документа <6> — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

<6> Там же.

Национальный стандарт <7> — документ по стандартизации, который разработан участником или участниками работ по стандартизации, по результатам экспертизы в техническом комитете по стандартизации или проектном техническом комитете по стандартизации утвержден федеральным органом исполнительной власти в сфере стандартизации и в котором для всеобщего применения устанавливаются общие характеристики объекта стандартизации, а также правила и общие принципы в отношении объекта стандартизации;

<7> Пункт 5 статьи 2 Федерального закона от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации 2015 N 27, ст. 3953; 2016, N 15, ст. 2066; N 27, ст. 4229).

Оформление документа <8> — проставление на документе необходимых реквизитов;

<8> Пункт 52 ГОСТа Р 7.0.8.-2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: Стандартинформ, 2014.

Подписание (документа) <9> — выражение ответственности за содержание документа посредством заверения его собственноручной подписью должностного или физического лица;

<9> Пункт 57, там же.

Подпись <10> — реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица;

<10> Пункт 58, там же.

Регистрационный номер документа (регистрационный индекс документа) <11> — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации;

<11> Пункт 85, там же.

Реквизит документа <12> — элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;

<12> Пункт 4 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477) (Собрание законодательства Российской Федерации 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263; 2016, N 18, ст. 2641).

Электронная подпись <13> — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

<13> Пункт 1 статьи 2 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 15, ст. 2036; 2011, N 27, ст. 3880; 2012, N 29, ст. 3988; 2013, NN 14, ст. 1668, N 27, ст. 3463, N 27, ст. 3477; 2014, N 11, ст. 1098, N 26 (ч. I), ст. 3390; 2016, N 1 (ч. I), ст. 65, N 26 (ч. I), ст. 3889).

Электронный документ <14> — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

<14> Подпункт 11.1 статьи 2 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ст. 3448; 2010, N 31, ст. 4196; 2011, N 15, ст. 2038, N 30, ст. 4600; 2012, N 31, ст. 4328; 2013, N 14, ст. 1658, N 23, ст. 2870, N 27, ст. 3479, N 52, ст. 6961, 6963; 2014, N 19, ст. 2302, N 30, ст. 4223, N 30, ст. 4243, N 48, ст. 6645; 2015, N 1, ст. 84, N 27, ст. 3979, N 29, ст. 4389, N 29, ст. 4390; 2016, N 26, ст. 3877, N 28, ст. 4558, N 52, ст. 7491, N 52, ст. 7491; 2017, N 18, ст. 2664, N 24, ст. 3478, N 25, ст. 3596, N 27, ст. 3953, N 31, ст. 4825, 4827, N 48, ст. 7051; 2018, N 1, ст. 66; N 18, ст. 2572; N 27, ст. 3956; N 30, ст. 4546).

Иные понятия используются в Методических рекомендациях в значении, соответствующем ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» <15>.

<15> ГОСТ Р 7.0.8-2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: Стандартинформ, 2014.

3. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К СОЗДАНИЮ ДОКУМЕНТОВ

3.1. Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.

3.2. Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем печатании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

При оформлении документа, занимающего несколько листов, на бланке оформляется только первый лист.

3.3. Для изготовления документов используются свободно распространяемые шрифты по выбору организации, входящие в стандартный пакет офисного программного обеспечения.

Размер шрифта — N 12 — 14.

При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров (до N 10, 11).

В Инструкции по делопроизводству рекомендуется установить единую гарнитуру шрифта для всех организационно-распорядительных документов.

3.4 Таблицы и графики могут располагаться на листе бумаги с использованием альбомной ориентации страницы.

3.5. Абзацный отступ текста документа — 1,25 см.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

3.6. Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов могут отделяться дополнительным интервалом.

Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.

Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.

Строки реквизитов выравниваются по левой границе зоны расположения реквизита или центрируются относительно самой длинной строки.

3.7. Реквизиты «подпись» и/или «гриф согласования» должны помещаться на одной странице с текстом документа. Не допускается перенос этих реквизитов документа на отдельный лист <16>.

<16> Исключением является Лист согласования, оформляемый при наличии более 4-х грифов согласования.

3.8. Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа) и печатается через 1 — 1,5 межстрочных интервала.

Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.

Интервал между буквами в словах — обычный.

Интервал между словами — один пробел.

3.9. Локальными нормативными актами организации может быть предусмотрено выделение отдельных реквизитов, а также фрагментов текста полужирным шрифтом.

При оформлении документов не рекомендуется использовать начертание шрифта «курсив» и подчеркивание текста.

3.10. Нормативные акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом (Приложение N 1).

На титульном листе документа номер страницы не указывается, но учитывается при общей нумерации страниц.

3.11. Документы, как электронные, так и на бумажном носителе, могут создаваться с использованием программного обеспечения — текстовых, табличных редакторов, систем электронного документооборота (далее — СЭД), обеспечивающих создание, просмотр и редактирование документов — с соблюдением положений Стандарта.

В организации могут использоваться электронные копии документов, получаемые в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе. Электронная копия документа должна быть читаемой, не содержать перевернутых изображений страниц, не нарушать нумерацию страниц.

Для электронных копий документов рекомендуется использовать формат PDF.

4. ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

Организационно-распорядительные документы должны иметь установленный состав реквизитов и правила их оформления.

Электронные документы должны быть оформлены по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением реквизита «Государственный герб Российской Федерации» <17>.

<17> Пункт 38 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 (Собрание законодательства Российской Федерации 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263; 2016, N 18, ст. 2641).

Состав и оформление реквизитов устанавливаются Стандартом. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и разновидностью.

Стандарт устанавливает следующий состав реквизитов организационно-распорядительных документов:

01 — герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);

02 — эмблема;

03 — товарный знак (знак обслуживания);

04 — код формы документа;

05 — наименование организации — автора документа;

06 — наименование структурного подразделения — автора документа;

07 — наименование должности лица — автора документа;

08 — справочные данные об организации;

09 — наименование вида документа;

10 — дата документа;

11 — регистрационный номер документа;

12 — ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

13 — место составления (издания) документа;

14 — гриф ограничения доступа к документу;

15 — адресат;

16 — гриф утверждения документа;

17 — заголовок к тексту;

18 — текст документа;

19 — отметка о приложении;

20 — гриф согласования документа;

21 — виза;

22 — подпись;

23 — отметка об электронной подписи;

24 — печать;

25 — отметка об исполнителе;

26 — отметка о заверении копии;

27 — отметка о поступлении документа;

28 — резолюция;

29 — отметка о контроле;

30 — отметка о направлении документа в дело.

4.1. Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)

Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» <18>, законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, уставами и нормативными правовыми актами представительных органов муниципальных образований.

<18> Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, ст. 5021; 2002, N 28, ст. 2780; 2003, N 27, ст. 2696; 2009, N 46, ст. 5417; 2010, N 1, ст. 1; 2013, N 30, ст. 4022; 2014, N 11, ст. 1088).

Изображение герба (Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) муниципального образования) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа <19>.

<19> Полужирным шрифтом в тексте Методических рекомендаций выделяются извлечения из Стандарта.

Вариант изображения Государственного герба Российской Федерации определяется видом документа и статусом издающего его органа в соответствии со ст. 3 Федерального конституционного закона от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» <20>.

<20> Статья 3 Федерального конституционного закона от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, ст. 5021; 2002, N 28, ст. 2780; 2003, N 27, ст. 2696; 2009, N 46, ст. 5417; 2010, N 1, ст. 1; 2013, N 30, ст. 4022; 2014, N 11, ст. 1088).

Гербы субъектов Российской Федерации устанавливаются их законами.

Гербы (геральдические знаки) муниципальных образований утверждаются уставами соответствующих муниципальных образований или правовыми актами (решениями, постановлениями) представительных органов муниципальных образований. В уставах или постановлениях (решениях) представительных органов муниципальных образований (советов, собраний) оговаривается состав видов документов с воспроизведением герба (геральдического знака) и вариант воспроизведения (одноцветный или многоцветный).

4.2. Эмблема

Эмблема, разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках и электронных шаблонах документов:

— федеральных органов государственной власти;

— территориальных органов федеральных органов государственной власти;

— государственных и негосударственных организаций.

Изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа. В бланках с угловым расположением реквизитов изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля зоны, занятой реквизитами бланка.

4.3. Товарный знак (знак обслуживания)

Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном порядке <21>, воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа или слева на уровне наименования организации — автора документа (допускается захватывать часть левого поля).

<21> Статья 1503 четвертой части Гражданского кодекса Российской Федерации от 18 декабря 2006 г. N 230-ФЗ.

Изображение товарного знака (знака обслуживания) регистрируется в порядке, установленном нормативными правовыми актами Российской Федерации. Товарный знак изображается (воспроизводится) на документах в соответствии со свидетельством на товарный знак (знак обслуживания). Товарный знак может быть размещен на документации, связанной с введением товаров в гражданский оборот <22> — письмах, накладных и др.

<22> Статья 1484 четвертой части Гражданского кодекса Российской Федерации от 18 декабря 2006 г. N 230-ФЗ.

Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания), на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица. Коммерческое обозначение не является фирменным наименованием и не подлежит обязательному включению в учредительные документы и единый государственный реестр юридических лиц <23>.

<23> Статья 1538 четвертой части Гражданского кодекса Российской Федерации от 18 декабря 2006 г. N 230-ФЗ.

4.4. Код формы документа

Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по…» (наименование классификатора) и цифрового кода.

Например:

Допустимо оформлять реквизит следующим образом:

Если код формы документа устанавливается классификатором организации, указывается его название.

4.5. Наименование организации — автора документа

Наименование организации — автора документа включается в бланк документа в соответствии с наименованием юридического лица, закрепленным в его учредительных документах (уставе или положении).

Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением).

Над наименованием организации — автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Например:

Наименование филиала, территориально обособленного подразделения, представительства указывается, если оно является автором документа, и располагается ниже наименования организации.

Наименование организации включает:

— название организационно-правовой формы (федеральное бюджетное учреждение, акционерное общество, общество с ограниченной ответственностью и др.);

— собственное наименование организации (Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела).

Включение в наименование юридического лица официального наименования «Российская Федерация» или «Россия», а также слов, производных от этого наименования, допускается в случаях, предусмотренных законом, указами Президента Российской Федерации или постановлениями Правительства Российской Федерации, либо на основании разрешения, выданного в порядке, установленном Правительством Российской Федерации <24>.

<24> Пункт 1 статьи 54 части первой Гражданского кодекса Российской Федерации от 30 ноября 2004 г. N 51-ФЗ.

Официальный источник электронного документа содержит неточность: Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) N 51-ФЗ был принят 30.11.94.

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык республик в составе Российской Федерации, печатают на двух или более языках: государственном и национальном(ых). Наименование организации на государственном языке республики в составе Российской Федерации рекомендуется располагать ниже или справа от наименования на русском языке <25>.

<25> Эта рекомендация впервые включена в ГОСТ Р 6.30-2003 в развитие статей 16 и 17 Федерального закона от 25 октября 1991 г. N 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (Ведомости СНД и ВС РСФСР, 12, 1991, N 50, ст. 1740; Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 31, ст. 3804; 2002, N 50, ст. 4926; 2013, N 27, ст. 3477; 2014, N 11, ст. 1094).

В связи с утратой силы ГОСТ Р 6.30-2003, следует руководствоваться принятым взамен ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаги. При систематической подготовке совместных документов для них может изготавливаться бланк. Наименования организаций располагают на одном уровне.

4.6. Наименование структурного подразделения — автора документа <26>

<26> Реквизит впервые введен Стандартом.

Наименование структурного подразделения — автора документа (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений (органов) в соответствии с локальными нормативными актами и указывается под наименованием организации.

Решение об использовании бланков структурных подразделений (о делегировании структурному подразделению права самостоятельно вести переписку с организациями на собственном бланке или издавать распорядительные документы) принимает руководитель организации или иное уполномоченное им лицо.

4.7. Наименование должности лица — автора документа <27>

<27> Реквизит впервые введен Стандартом.

Наименование должности лица — автора документа используется в бланках писем и распорядительных документов и располагается под наименованием организации.

Наименование должности лица — автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.

Наименование должности лица — автора документа размещается также на бланках распорядительных документов (распоряжений, приказов), издаваемых руководителями субъектов Российской Федерации и главами муниципальных образований (бланки распоряжений губернаторов, глав городов, районов и др.).

Реквизит применяют также в бланках писем и распорядительных документов руководителей самостоятельных структурных подразделений организаций, если руководитель структурного подразделения наделен таким правом.

4.8. Справочные данные об организации

Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают сведения, необходимые для осуществления информационного обмена:

почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом);

номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.

Для всех организаций, кроме органов государственной власти и органов местного самоуправления, также указывается:

код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН);

идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).

Почтовый адрес указывается в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи <28>.

<28> Пункт 22 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 (Зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 26 декабря 2014 г. N 35442) с изменениями, внесенными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 13 февраля 2018 г. N 61 «О внесении изменений в приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 N 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 28 марта 2018 г. N 50545).

Номер телефона (факса) указывается группами цифр через тире. Код города заключается в скобки: (495) 421-11-65.

Перечень данных, включенных в реквизит, не является исчерпывающим. При оформлении этого реквизита также могут указываться дополнительные сведения (о лицензиях, патентах и др.).

4.9. Наименование вида документа

Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем.

Виды организационно-правовых и распорядительных документов, издаваемых организацией, устанавливаются в законодательных и иных нормативных правовых актах, в уставе организации (положении об организации), иных локальных нормативных актах.

Вид документа располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности) и печатается прописными буквами.

Наименование вида документа допускается писать слитно или вразрядку.

Например:

4.10. Дата документа

Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа (приказ, распоряжение, письмо) или дате события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата акта может являться:

— датой события, если акт фиксирует одномоментно совершаемое действие (например, передачу материальных ценностей);

— датой подписания документа, если событие было растянуто во времени (например, проверка), а текст акта был принят на заключительном заседании комиссии. В этом случае период проверки указывается в тексте акта.

Рекомендуется документам, изданным двумя или более организациями, присваивать одну (единую) дату.

В случае проставления даты каждой из сторон, подписавших документ, датой документа является дата последнего подписания.

Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.

Дата подписания или утверждения документа проставляется работниками службы делопроизводства, которые регистрируют документы, при условии, что регистрация документа и, соответственно, датирование осуществляются в день подписания (утверждения) документа или на следующий рабочий день, если документ был подписан в конце рабочего дня.

Место проставления даты на документе зависит от используемого бланка и вида документа. Дата может проставляться на специально отведенном для нее месте.

Например, на бланке письма:

на бланке приказа:

В актах, протоколах, справках место даты определяется разметкой заголовочной части документа. При угловом расположении дата проставляется от левого поля.

Например:

В докладных, служебных, объяснительных записках возможно проставление даты ниже реквизита «подпись».

4.11. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.)

На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части документа.

Регистрационный номер проставляется на документе после его подписания (утверждения).

4.12. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает его исходящий регистрационный номер и соответствующую дату поступившего документа, на который дается ответ.

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа помещается на бланке ответного письма. Не рекомендуется включать ее в текст документа.

4.13. Место составления (издания) документа

Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения.

Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.

Если указание места составления (издания) документа содержит несколько слов, допускается обозначать его шрифтами размеров N 11 или N 10 и размещать в две строки.

Например:

При указании в качестве места составления (издания) документа городов федерального значения (Москва, Санкт-Петербург, Севастополь) слово «город» в сокращенном написании («г.») не указывается <29>.

<29> Статья 65 Конституции Российской Федерации.

Сокращение «г.» не указывается также для городов, в названии которых содержится слово «город»: Белгород, Калининград, Новгород.

4.14. Гриф ограничения доступа к документу

Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и быть закреплены в локальных нормативных актах организации.

Состав сведений ограниченного распространения определен в Указе Президента Российской Федерации от 06 марта 1997 г. N 188 <30>. К ним относятся:

<30> Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. N 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 10, ст. 1127; 2005, N 39, ст. 3925; 2015, N 29, ст. 4473).

— сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях;

— сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства;

— служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом и федеральными законами (служебная тайна);

— сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и т.д.);

— сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Гражданским кодексом и федеральными законами (коммерческая тайна);

— сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них.

Нормативными правовыми актами Российской Федерации определен порядок использования грифа «Коммерческая тайна» <31> и пометки «Для служебного пользования» <32>. Для документов, содержащих другие виды конфиденциальной информации, форма грифа определяется обладателем информации <33>.

<31> Пункт 4 статьи 6 Федерального закона от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 32, ст. 3283; 2006, N 6, 636; N 52, ст. 5497; 2007, N 31, ст. 4011; 2011, N 29, ст. 4291; 2014, N 11, ст. 1100; 2018, N 17, ст. 2435).

<32> Пункт 1.4 Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30, ст. 3165; 2012, N 31, ст. 4368; 2016, N 9, ст. 1263; 2016, N 13, ст. 1833).

<33> Обладатель информации — лицо, самостоятельно создавшее информацию либо получившее на основании закона или договора право разрешать или ограничивать доступ к информации, определяемой по каким-либо признакам (Пункт 5 статьи 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ст. 3448; 2010, N 31, ст. 4196; 2011, N 15, ст. 2038, N 30, ст. 4600; 2012, N 31, ст. 4328; 2013, N 14, ст. 1658, N 23, ст. 2870, N 27, ст. 3479, N 52, ст. 6961, 6963; 2014, N 19, ст. 2302, N 30, ст. 4223, N 30, ст. 4243, N 48, ст. 6645; 2015, N 1, ст. 84, N 27, ст. 3979, N 29, ст. 4389, N 29, ст. 4390; 2016, N 26, ст. 3877, N 28, ст. 4558, N 52, ст. 7491, N 52, ст. 7491; 2017, N 18, ст. 2664, N 24, ст. 3478, N 25, ст. 3596, N 27, ст. 3953, N 31, ст. 4825, 4827, N 48, ст. 7051; 2018, N 1, ст. 66; N 18, ст. 2572; N 27, ст. 3956; N 30, ст. 4546).

В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа, подписью и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Например:

В документах, содержащих сведения, составляющие коммерческую тайну, в соответствии с Федеральным законом от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ «О коммерческой тайне» наряду с грифом указывается полное наименование юридического лица и место его нахождения.

Например:

При получении входящего документа с грифом ограничения доступа рекомендуется проставлять на документе гриф ограничения доступа, принятый в организации. Если на лицевой стороне листа недостаточно места, рекомендуется проставлять его на обороте правого верхнего угла документа.

4.15. Адресат

Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.). Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит «адресат» проставляется в правой верхней части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка).

При наличии грифа ограничения доступа к документу «адресат» размещается под ним.

В соответствии с рекомендацией Стандарта строки реквизита печатаются через 1 интервал. Возможно отделение составных частей реквизита дополнительным интервалом.

Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

Например:

или

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилия, инициалы должностного лица, указываются в дательном падеже.

Например:

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

Например:

или

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» наименование организации указывается в именительном падеже, ниже — наименование структурного подразделения.

Например:

При адресовании письма руководителю структурного подразделения наименование организации указывается в именительном падеже, ниже — в дательном падеже — наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилия, инициалы.

Например:

При адресовании письма специалисту указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения, затем в дательном падеже наименование должности специалиста и — ниже — фамилия, инициалы.

Например:

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации адресат указывается обобщенно.

Например:

Список рассылки составляется исполнителем.

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «адресат» в скобках указывается: «(по списку)».

В одном документе не должно быть более четырех адресатов.

Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.

В реквизите «адресат» допускается употреблять обозначение «г-ну» (господину) или «г-же» (госпоже).

Например:

В реквизите «адресат» инициалы всегда ставятся после фамилии.

В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 <34>.

<34> Пункт 22 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 (Зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 26 декабря 2014 г. N 35442) с изменениями, внесенными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 13 февраля 2018 г. N 61 28.03.2018 «О внесении изменений в приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 N 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 28 марта 2018 г. N 50545).

Например:

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации, а также постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовый адрес.

Например:

Названия административно-территориальных единиц (города, района, поселка, улицы и т.д.) указываются в соответствии с официальными наименованиями, размещенными в соответствующих справочниках.

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес.

Например:

4.16. Гриф утверждения документа

Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Например:

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения включает слово УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованное с наименованием вида утверждаемого документа.

Например:

Гриф утверждения включает также наименование распорядительного документа в творительном падеже, его дату и номер.

Например:

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указывается наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).

Например:

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа.

При наличии двух или нескольких грифов утверждения они могут располагаться справа и слева от наименования вида документа, размещаемого по центру.

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в приложении N 2.

4.17. Заголовок к тексту

Заголовок к тексту — краткое содержание документа.

Заголовок к тексту формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?»:

приказ (о чем?) о премировании работников организации;

приказ (о чем?) об утверждении Инструкции по делопроизводству;

письмо (о чем?) о предоставлении информации

Заголовок должен состоять из одной фразы.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка от границы левого поля. В указах, постановлениях, решениях, приказах и других документах с продольным расположением реквизитов заголовок к тексту оформляется над текстом посередине рабочего поля документа и центрируется.

Заголовки, состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. В конце заголовка точка не ставится.

Заголовки не заключаются в кавычки и не подчеркиваются. Возможно их выделение полужирным шрифтом.

В условиях применения СЭД заголовок к тексту (краткое содержание документа) составляется для всех документов и вносится в поле регистрационно-учетной формы регистрируемого документа.

Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 — 5 строк.

4.18. Текст документа

О составлении текста документа см. раздел 5.

4.19. Отметка о приложении

Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах — приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:

— если приложение названо в тексте:

— если приложение не названо в тексте, или приложений несколько:

— если приложения сброшюрованы:

— если документ, являющийся приложением, имеет приложение самостоятельной нумерацией страниц:

— если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):

При этом на вкладыше конверта, в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов, объем документов в листах.

Отметка о приложении, занимающая несколько строк, печатается через один межстрочный интервал.

Если с одним сопроводительным письмом пересылается большое количество приложений, может быть составлена опись приложений с перечислением наименований всех документов-приложений с указанием количества листов и экземпляров каждого из них, а в отметке о приложении дается ссылка на опись приложений:

В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

— в тексте документа в конце пункта, в котором упоминается документ-приложение, в скобках указывается: (приложение 1) или (приложение N 1).

На первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении. Приложение является неотъемлемой частью утверждающего его распорядительного документа.

Если затем документ затем издается типографским способом вместе с приказом, он сохраняет отметку о приложении.

Если документ издается отдельно от утвердившего его приказа, проставляется гриф утверждения.

Например:

4.20. Гриф согласования документа

Гриф согласования документов проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа может проставляться:

— на первом листе документа (если документ имеет титульный лист — на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю;

— на последнем листе документа под текстом;

— на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Грифом согласования документа оформляется:

— внешнее согласование документа — с органами власти, организациями, должностными лицами сторонних организаций;

— внутреннее согласование с коллегиальными органами организации — автора документа.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации) в именительном падеже, его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.

Например:

Если согласование осуществляется совещательным органом, в грифе согласования указываются сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется документом, указываются: вид документа, организация — автор документа, дата и номер документа.

Наименование согласующего органа или документа указывается в творительном падеже.

Например:

Если в документе два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне, при большем количестве их размещают двумя вертикальными рядами. На документе может быть расположено не более четырех грифов согласования. Большее число грифов согласования оформляется на отдельном листе согласования, прилагаемом к документу.

Если грифы согласования оформляются на отдельном листе согласования, на документе в том месте, где должны проставляться грифы согласования, проставляется отметка:

«Лист согласования прилагается».

4.21. Виза

Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа с работниками организации — автора документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.

Например:

Виза может быть напечатана или полностью написана визирующим от руки.

Виза оформляется следующим образом:

— если замечаний нет:

— при наличии замечаний:

Если специалист полностью не согласен с проектом, виза оформляется так:

Замечания прилагаются к документу на отдельном листе.

Если замечание имеет небольшой объем, его можно изложить на проекте документа следующим образом:

В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют:

— на последнем листе документа под подписью;

— на обороте последнего листа подлинника документа;

— на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

В исходящих документах (например, в деловых письмах) в зависимости от того, необходимо ли направлять подлинник письма по почте или достаточно направить письмо по факсимильной связи или по электронной почте (в виде электронной копии), визы проставляются:

— на копии письма (визовом экземпляре), если подлинник отправляется адресату по почте;

— на обороте последнего листа подлинника, если письмо отправляется адресату по факсу или электронной почте (в этом случае подлинник остается в организации и помещается в дело).

Лист согласования (визирования) оформляется, если согласующих лиц больше 5 — 6.

Лист согласования (визирования) прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело.

Например:

По усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений — с проставлением визы на обороте каждого листа документа.

В организациях, применяющих СЭД, согласование может проводиться в электронной форме. При передаче документов на бумажном носителе, согласованных в СЭД, в структурное подразделение, ответственное за архив, сведения о согласовании распечатываются на листе согласования.

К лицам, визирующим проекты документов, как правило, относятся:

— руководители структурных подразделений, ответственные за подготовку проекта документа;

— руководители структурных подразделений, интересы которых затрагивает проект документа;

— заместитель руководителя организации, курирующего структурное подразделение, ответственное за подготовку проекта документа;

— руководитель юридического подразделения (если этого требует вид документа и его содержание);

— руководитель службы делопроизводства.

Лица, не согласные с предложением, изложенным в документе, не имеют права отказываться от визирования.

4.22. Подпись

Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Например:

Если документ оформлен на бланке организации, в наименовании должности наименование организации не указывается.

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации:

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается:

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей:

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне:

В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии:

Документ может быть подписан только тем лицом, должность и фамилия которого указана на документе.

Подписание документа другим лицом с проставлением косой черты или надписи «за» недопустимо.

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Если работник организации приказом назначен исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется следующим образом:

или

При оформлении подписи наименование должности начинается от левого поля, а последняя буква фамилии оказывается на границе правого поля.

При наличии нескольких подписей по границе правого поля располагается самая длинная фамилия, а остальные выравниваются по инициалам.

Допускается центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

При наименовании должности, занимающем несколько строк, расшифровка подписи печатается на уровне нижней строки.

4.23. Отметка об электронной подписи <35>

<35> Реквизит впервые введен Стандартом.

Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью.

Отметка об электронной подписи включает:

фразу «Документ подписан электронной подписью»;

номер сертификата ключа электронной подписи;

фамилию, имя, отчество владельца сертификата;

срок действия сертификата ключа электронной подписи.

Отметка об электронной подписи может включать изображение эмблемы, товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

Отметка об электронной подписи, как правило, оформляется для документов, подписанных усиленной электронной подписью.

При внутреннем обмене документами и при обмене с организациями партнерами, если это предусмотрено соглашением между сторонами, организации могут использовать усиленные неквалифицированные и простые электронные подписи.

Отметка об электронной подписи располагается на традиционном месте собственноручной подписи: между наименованием должности подписывающего лица и расшифровкой подписи. Если электронный документ оформляется на бланке должностного лица, указания на наименование должности лица, подписывающего документ, не требуется.

4.24. Печать

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

Например:

Примерный перечень документов, на которые ставится печать организации, приведен в приложении N 3.

4.25. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе оформляется на нижнем поле лицевой стороны последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, — на оборотной стороне внизу слева.

Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона.

Например:

Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Например:

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

4.26. Отметка о заверении копии

Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» (отметка об электронной подписи) и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего, его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Например —

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии заверяется печатью организации (при ее наличии), а также (при необходимости) дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N… за… год»).

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

Копии электронных документов, созданные на бумажном носителе, заверяются в установленном порядке.

Электронные копии документов на бумажном носителе заверяются электронной подписью, в порядке, установленном нормативными правовыми актами Российской Федерации.

4.27. Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

При отсутствии места для проставления отметки о поступлении на лицевой стороне поступившего документа отметка ставится на оборотной стороне листа.

4.28. Резолюция

Резолюция содержит указания по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.

Например:

Срок исполнения поручения не указывается, если он назван в тексте поступившего документа и руководитель не считает необходимым изменить его.

При указании нескольких исполнителей фамилия ответственного исполнителя указывается первой, или подчеркивается.

Например:

Если указания по исполнению содержатся в тексте документа, то резолюция содержит указание на исполнителя, подпись лица, вынесшего резолюцию и дату резолюции.

Для резолюции может быть предусмотрен специальный бланк формата A5 или A6.

В резолюцию, оформленную на отдельном бланке, также могут включаться сведения о должности ее автора.

Резолюция прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело.

Оформление резолюции в СЭД должно соответствовать указанным требованиям.

Резолюция, оформленная в СЭД для документа на бумажном носителе, со сроком хранения временным (более 10 лет) или постоянным, при направлении документа в дело распечатывается и помещается в дело вместе с документом.

4.29. Отметка о контроле

Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа.

При постановке на контроль документа в СЭД в регистрационно-учетную форму заносятся сведения об этом.

Настройка СЭД производится таким образом, чтобы сотрудник, осуществляющий контроль, и исполнитель могли получать автоматические уведомления о приближении контрольных сроков.

4.30. Отметка о направлении документа в дело

Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним. Отметка также свидетельствует об исполнении документа и снятии его с контроля.

Отметка включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должность лица, оформившего отметку, подпись, дату.

Например:

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа, например: «Направлен ответ (дата), (N)», «Проведена консультация по телефону (дата)», «Учтено при разработке проекта» и др. Сведения указываются в начале отметки.

Например:

При использовании СЭД отметку допускается не ставить, при этом следует учитывать необходимость формирования в СЭД сведений о результате и времени исполнения документа, о том к какому делу относится документ, где хранится дело, кто ответственен за завершение его исполнения и помещение в дело.

5. ПОДГОТОВКА ТЕКСТОВ ДОКУМЕНТОВ

Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации.

В органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных учреждениях республик Российской Федерации наряду с государственным языком Российской Федерации могут употребляться государственные языки республик. В деятельности государственных органов, организаций, предприятий и учреждений Российской Федерации используются государственный язык Российской Федерации, государственные языки республик и иные языки народов Российской Федерации <36>.

<36> Пункт 2 статьи 3 Федерального закона от 25 октября 1991 г. N 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (Ведомости СНД и ВС РСФСР, 12, 1991, N 50, ст. 1740; Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 31, ст. 3804; 2002, N 50, ст. 4926; 2013, N 27, ст. 3477; 2014, N 11, ст. 1094).

5.1. Русский язык в обязательном порядке используется:

— в переписке между государственными органами, организациями, предприятиями, учреждениями субъектов Российской Федерации с адресатами в Российской Федерации;

— в переписке с предприятиями, организациями, не находящимися в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенными на территории других субъектов Российской Федерации;

— при оформлении документов, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации, записей актов гражданского состояния, трудовых книжек, а также документов об образовании и др.

Русский язык и язык республики в составе Российской Федерации одновременно применяются:

— в делопроизводстве судебных и правоохранительных органов;

— в сферах промышленности, связи, транспорта и энергетики на всей территории Российской Федерации;

— в сфере обслуживания и коммерческой деятельности <37>.

<37> Там же, статья 22.

5.2. В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указывается наименование вида документа и заголовок к тексту, а также их реквизиты:

— наименование организации — автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;

— наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.

Например:

При ссылке на законодательные и иные нормативные правовые акты указывается официальный источник их опубликования (Собрание законодательства Российской Федерации, Бюллетень ведомственных нормативных актов, информационный портал http://www.pravo.gov.ru, издания субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления).

Например:

5.3. Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Выделение более четырех уровней рубрикации текста не рекомендуется.

Разделы и подразделы могут иметь заголовки. Заголовки разделов пишутся с прописной буквы. Допускается написание заголовков разделов прописными буквами. Подзаголовки пишутся с прописной буквы строчными. Заголовки разделов допускается выделять полужирным шрифтом.

В текстах документов употребляются только общепринятые термины, а также аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении термина или аббревиатуры, которые могут быть непонятны читателю, они расшифровываются при первом употреблении. Если таких лексических единиц в тексте мало (до 4-х), расшифровки можно давать в подстраничных сносках. Если их больше, рекомендуется составить раздел «Термины и определения» и «Перечень сокращений».

При употреблении в тексте фамилий и инициалов инициалы указываются после фамилии.

5.4. Текст документа может излагаться в виде таблицы, анкеты или грамматически связного текста.

Анкета — текст документа, характеризующего один объект по набору признаков и построенный в виде вопросов и ответов <38>.

<38> Управление документами. Термины и определения. Словарь. — М., 2013, с. 13.

Таблица — текст документа, имеющий упрощенную логико-синтаксическую структуру и пространственную организацию и позволяющий сопоставить предметы, явления, процессы по определенному набору признаков <39>.

<39> Там же, с. 82.

Грамматически связный текст <40> — текст документа, сохраняющий логико-синтаксическую структуру и пространственную организацию естественного языка.

<40> Там же, с. 25.

В тексте анкеты может содержаться как словесная, так и цифровая информация. При построении анкеты вопросы выражаются существительными в именительном падеже, например: «фамилия», «имя», «отчество»; или словосочетаниями, опорным словом в которых является существительное, например: «структурное подразделение», «последнее место работы», «результат выполнения плана», «причина отсутствия».

Вопросы анкеты и ответы на них грамматически согласовываются.

Табличные тексты применяются в таких документах, как структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, техническое задание, некоторые виды отчетов, перечни и др.

Например:

Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный — графы и горизонтальный — строки. Обобщенные наименования признаков в таблице составляют заголовки и подзаголовки граф, а наименования объектов — заголовки и подзаголовки строк таблицы, расположенные в крайней левой графе.

Например:

Заголовки граф и строк пишутся с прописной буквы. Подзаголовки — со строчной. Подзаголовки граф и строк грамматически согласуются с заголовками.

5.5. Построение грамматически связного текста зависит от вида документа.

Текст распорядительных документов излагается от 1 лица ед. числа: «приказываю» или (в решениях коллегиальных органов): от 3 лица единственного числа: «коллегия постановляет», «ученый совет решил». Текст распоряжения распорядительной формулы не имеет.

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст распорядительного документа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части дается обоснование распорядительных действий. В качестве обоснования действий может выступать:

нормативный правовой акт вышестоящего органа или распорядительный документ, ранее изданный организацией;

формулировка целей и задач, стоящих перед организацией, описание фактов или событий, послуживших причиной издания приказа.

Например:

Констатирующей части может не быть, если предписываемые действия не нуждаются в обосновании.

Распорядительная словесная формула: «приказываю» печатается прописными буквами (ПРИКАЗЫВАЮ) без разрядки с новой строки от абзаца или строчными буквами вразрядку (приказываю) в продолжение преамбулы, с выделением полужирным шрифтом или без выделения, с проставлением двоеточия.

Слово «постановляет» пишется в продолжение преамбулы вразрядку.

Текст распоряжения распорядительной словесной формулы не имеет.

Распорядительная часть состоит из пунктов, в которых излагаются управленческие решения.

Если решение является организационным («утвердить», «создать»), в пункте распорядительной части приказа формулируется само решение без указания исполнителей и сроков исполнения. Организационные решения вступают в силу с даты подписания и регистрации приказа.

Если пункт формулирует поручение, в нем указывается:

— поручение;

— исполнитель (исполнители);

— срок исполнения поручения.

Если проект распорядительного документа отменяет полностью или частично ранее изданные документы, то в предпоследнем пункте проекта распорядительного документа необходимо их указать.

Например:

В последнем пункте распорядительного документа указывается наименование должности лица, ответственного за его исполнение, с указанием фамилии и инициалов.

Например:

Пример оформления распорядительных документов дан в приложениях N 4 и N 5.

5.6. К организационным документам относятся локальные нормативные акты организации, устанавливающие права, обязанности, порядок функционирования структурных подразделений или последовательность осуществления каких-либо действий (операций).

В локальных нормативных актах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция, регламент) текст формулируется от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции…», «в состав управления входят…»).

Текст организационных документов всегда делится на пункты (подпункты) в соответствии с объектом регламентации.

В положении о структурном подразделении:

— общие положения;

— структура (если подразделение имеет структуру);

— задачи;

— функции;

— права;

— ответственность;

— взаимоотношения.

В должностной инструкции:

— общие положения;

— функции;

— должностные обязанности;

— права;

— ответственность;

— взаимоотношения.

Разделы всегда имеют заголовки, напечатанные с прописной буквы.

В тексте документов, регламентирующих какой-либо процесс, должны четко прослеживаться причинно-следственные связи между нормами, правилами, требованиями.

В тексте таких документов преобладают определенные типы модальных значений, передаваемые определенными выражениями:

— дозволение («разрешается», «может», «имеет право», «вправе», «рекомендуется» и др.);

— обязывание («должны», «обязаны», «необходимо», «следует»);

— запрет («запрещается», «не разрешается», «не допускается», «не следует»).

Образец оформления Положения о структурном подразделении представлен в приложении N 6.

5.7. Протоколы оформляются на специальном бланке протокола или на стандартном листе бумаги.

В практике управления организациями приняты полные и краткие протоколы.

Полный протокол содержит повестку дня, указание присутствующих, запись всех выступлений на заседании, вопросы, выступления лиц, принявших участие в обсуждении, и принятые решения.

Краткий протокол включает тему выступления, фамилии выступивших (может быть краткая запись выступления), принятые решения.

Решение о форме протокола принимает руководитель (возможно предварительное обсуждение этого вопроса с партнерами).

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются: фамилии председателя (председательствующего) и секретаря заседания; должности и фамилии участников и приглашенных лиц; повестка дня.

Если участников заседания более 15 человек, в протоколе указывается общее число участников, а список присутствующих с указанием должностей и фамилий является приложением к протоколу. В этом случае включается следующая формулировка:

Лица, которых пригласили на заседание в качестве экспертов или заинтересованных лиц, перечисляются после слова «Приглашенные:» с указанием их должностей и места работы, если они являются представителями других организаций.

В повестке дня заседания указываются вопрос или вопросы, обсуждаемые на заседании. Должность и фамилия докладчика могут не указываться.

Если вопросов несколько, они нумеруются арабскими цифрами и располагаются в порядке обсуждения.

Вопросы повестки дня строятся по формуле «о чем?».

Словосочетание «повестка дня» рекомендуется писать прописными буквами и располагать по центру. Вопросы повестки дня (если их несколько) следует помечать арабскими цифрами.

Например:

Текст основной части протокола состоит из отдельных разделов по числу вопросов повестки дня, каждый из которых строится по схеме:

1. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ: (если оформляется полный протокол)

РЕШИЛИ: (или ПОСТАНОВИЛИ:)

После слова «СЛУШАЛИ»: в именительном падеже указывается фамилия докладчика и излагается тема доклада. Если имеется текст доклада, после фамилии докладчика делается отметка: «Текст доклада прилагается».

В разделе «ВЫСТУПИЛИ»: последовательно указывают фамилии лиц, принявших участие в обсуждении доклада, и высказанные ими мнения. Фамилии выступивших и содержание их выступлений записываются в форме 3 лица единственного или множественного числа: «считает», «предлагает» или «считают», «предлагают».

При необходимости в этом же разделе протокола фиксируются вопросы, заданные докладчику, и его ответы.

В разделе «РЕШИЛИ»: («ПОСТАНОВИЛИ») записывается принятое решение.

Принятые решения формулируются в неопределенной форме глагола: «доработать…», «одобрить…», «проинформировать…».

По одному вопросу может быть принято несколько решений, в этом случае они нумеруются арабскими цифрами.

При необходимости наряду с решением указываются результаты голосования: количество голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также, если голосование было тайным, — количество выданных бюллетеней.

Если один из участников заседания не согласен с решением, он может представить особое мнение по принятому решению. Оно излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. В этом случае в протоколе после записи соответствующего решения делается запись: «Особое мнение Петрова А.П. прилагается».

Пример оформления протокола дан в приложении N 7.

5.8. При составлении деловых (служебных) писем рекомендуется учитывать следующие правила:

— письмо должно быть посвящено одному вопросу. Два вопроса и более могут рассматриваться, если они отражают стороны одного общего вопроса и по ним будет приниматься одно решение;

— письмо не должно быть большим по объему (большинство писем — до одной страницы текста и лишь в исключительных случаях, требующих детального описания и анализа, письмо может содержать до пяти страниц текста).

В деловых письмах используются формы изложения:

— от первого лица множественного числа («просим направить…», «представляем на рассмотрение…»);

— от третьего лица единственного числа («министерство не возражает…», «общество считает возможным…»);

— от первого лица единственного числа («считаю необходимым…», «предлагаю рассмотреть…»), если письмо оформлено на бланке должностного лица.

В деловых письмах может использоваться — вступительное обращение:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый господин Прохоров!

Уважаемая госпожа Захарова!

Уважаемый Николай Петрович!

Уважаемая Ольга Николаевна!

Уважаемые господа!

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

В письме может использоваться также заключительная этикетная фраза:

Вступительное обращение располагается над текстом письма посередине и завершается восклицательным знаком. Заключительная этикетная фраза размещается от левого поля и завершается запятой.

Текст письма может состоять:

— из одной части, если основное содержание письма (просьба, сообщение напоминание и др.) не требует обоснования;

Например:

— из двух частей: обоснование и заключение, — представленных в виде одного простого предложения.

Например:

— из трех частей: вступление, обоснование, заключение.

Например:

Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать: ссылку на документ или его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма; констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства.

Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний.

При составлении деловых писем рекомендуется использовать клише (слова и формулировки, часто употребляемые для выражения определенного смысла).

Например, некоторые клише — обоснования:

По содержанию и назначению письма могут подразделяться на: письма-просьбы, письма-запросы, письма-ответы, письма-извещения, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, письма-приглашения и др.

Каждый вид письма имеет определенную формулировку основной мысли:

— письмо-просьба (запрос) — просим, прошу (на должностном бланке);

— письмо-сообщение — сообщаем (сообщаю);

— сопроводительное письмо — направляем, представляем, высылаем;

— письмо-предложение — предлагаем;

— письмо-приглашение — приглашаем;

— письмо-напоминание — напоминаем;

— претензия — выражаем, предъявляем, заявляем претензию;

— письмо-требование — требуем, просим (в деловой переписке слово «просим», обращенное к лицу, нарушившему условия договора, по обязательности выполнения равно слову «требуем»).

Текст письма должен быть написан деловым стилем, который обладает совокупностью признаков, характеризующих его с точки зрения отбора лексических средств языка, построения словосочетаний, предложений и текстов в целом.

К основным стилевым чертам деловой речи относятся:

нейтральный тон изложения;

точность и ясность изложения;

лаконичность и краткость текста.

5.9. Текст акта, подтверждающего действие или событие (например, передачу от одного лица другому материальных ценностей), составляется людьми, осуществляющими этот процесс.

Если созданию акта предшествовала, например, проверка, то он составляется несколькими лицами (комиссией).

Текст акта может состоять из двух частей: вводной и основной (констатирующей).

Во вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого акт создается, его номер и дата. Если такого документа не было, первая часть опускается. Во вводной части называются составители акта (если акт составлялся комиссией — председатель и члены комиссии).

При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей, фамилии и инициалы. Первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях допускается указывать наименование организации (места работы), сведения о документах, удостоверяющих личность, полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса.

Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы от абзаца.

В основной части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

Например:

Составлен в 2-х экземплярах:

1-й экземпляр — бухгалтерия,

2-й экземпляр — коммерческий отдел.

Пример составления акта представлен в приложении N 8.

5.10. Для подготовки документов, составленных по однотипным, повторяющимся ситуациям (приказы по личному составу, договоры о передаче документов на государственное хранение, акты об уничтожении документов), рекомендуется разрабатывать шаблоны с трафаретным текстом.

6. БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ

Для изготовления бланков документов используется бумага форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов A5 (148 x 210 мм), A6 (105 x 148).

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Фон электронных шаблонов документов должен быть белого цвета.

Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:

20 мм — левое;

10 мм — правое;

20 мм — верхнее;

20 мм — нижнее.

6.1. Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения и документы с отметкой ЭПК должны иметь левое поле не менее 30 мм. Все листы одного документа должны иметь одинаковые размеры полей.

Указание размеры полей документов и размеры полей для каждого отдельного вида документа устанавливаются локальным нормативным правовым актом организации (инструкцией по делопроизводству).

Организации используют бланки документов, изготовленные на бумажном носителе (бланки документов федеральных органов государственной власти с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими <41>) и/или электронные шаблоны бланков.

<41> Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 2, ст. 123; 2001 N 24, ст. 2461; 2006, N 52, ст. 5587).

Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов (за исключением использования Государственного герба Российской Федерации), порядку их расположения, гарнитурам шрифта.

6.2. Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации.

Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.

Бланки документов оформляются в соответствии с Приложением Б к Стандарту. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром, указанные размеры ориентировочных границ зон представляют информацию о допустимых минимальных размерах зон. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливается два варианта бланков — угловой и продольный.

6.3. Устанавливаются следующие виды бланков документов организации:

— общий бланк;

— бланк письма;

— бланк конкретного вида документа.

Локальными нормативными актами организации могут устанавливаться: бланк письма структурного подразделения, бланк письма должностного лица и др.).

Состав реквизитов бланков определяется локальными нормативными актами организации.

Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма, и включает следующие реквизиты:

01 — герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);

или 02 — эмблема или 03 — товарный знак (знак обслуживания), а также

05 — наименование организации — автора документа;

13 — место составления (издания) документа.

Проставляются также ограничительные отметки для реквизитов:

10 — дата документа;

11 — регистрационный номер документа (см. приложение N 9).

Бланк письма включает реквизиты:

01 — герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);

или 02 — эмблема или 03 — товарный знак (знак обслуживания);

05 — наименование организации — автора документа;

08 — справочные данные об организации.

Включаются также ограничительные отметки для реквизитов:

10 — дата документа;

11 — регистрационный номер документа;

12 — ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

15 — адресат;

17 — заголовок к тексту.

Бланк письма структурного подразделения дополнительно может также включать реквизит 06 — наименование структурного подразделения — автора письма;

бланк письма должностного лица — реквизит 07 — наименование должности лица — автора документа; (приложения N 10 и N 11).

Бланк конкретного вида документа (кроме письма) в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных правовых актов включает реквизиты:

01 — герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);

или (02 — эмблема или 03 — товарный знак (знак обслуживания);

05 — наименование организации — автора документа;

09 — наименование вида документа;

13 — место составления (издания) документа и, при необходимости, в зависимости от вида документа, — ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов:

10 — дата документа;

11 — регистрационный номер документа;

16 — гриф утверждения документа;

17 — заголовок к тексту (приложение N 12).

Бланк конкретного вида документа структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06 — наименование структурного подразделения, бланк должностного лица — реквизит 07 — наименование должности лица — автора документа.

Для обеспечения учета бланков проставляются типографским способом или специальным нумератором учетные порядковые номера. Эти номера допускается проставлять на правом, левом и нижнем полях, а также на другой свободной площади бланка с тем условием, чтобы на них впоследствии не накладывались текст документа и другие оформляющие реквизиты.

6.12. В органах власти и организациях республик Российской Федерации, использующих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык (государственные языки) республик, используются бланки документов на русском языке и государственном языке (государственных языках) республик:

— угловые (реквизиты бланка располагаются на одном уровне: на русском языке — слева, на языке (языках) республики — справа);

— продольные (реквизиты бланка на русском языке располагаются сверху, языке (языках) республики — ниже).

Например:

Для переписки с иностранными корреспондентами используются бланки на двух языках — русском и иностранном языке.

Пример бланка для переписки с иностранными корреспондентами:

При переписке с иностранными корреспондентами, адрес в реквизите «справочные данные об организации» оформляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи Российской Федерации <42>, реквизит «адресат» оформляется в соответствии с правилами оформления почтовых адресов той страны, в которую он направляется.

<42> Пункт 22 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 (Зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 26 декабря 2014 г. N 35442) с изменениями, внесенными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 13 февраля 2018 г. N 61 «О внесении изменений в приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 28 марта 2018 г. N 50545).

7. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

7.1. Организации могут создавать документы, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов. Состав таких документов может устанавливаться Перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов, утверждаемым руководителем организации <43>.

<43> Пункт 39 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477) (Собрание законодательства Российской Федерации 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263; 2016, N 18, ст. 2641).

7.2. Электронные документы должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление <44>.

<44> Пункт 5 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477) (Собрание законодательства Российской Федерации 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263; 2016, N 18, ст. 2641).

Реквизиты электронных документов оформляются в соответствии с требованиями Стандарта.

Электронные документы могут создаваться с использованием электронных шаблонов. Альбом электронных шаблонов утверждается руководителем организации.

7.3. При подготовке, согласовании и доработке электронных документов могут использоваться текстовые и табличные редакторы, поддерживающие функции создания примечаний к документу и отслеживания изменений в нем.

При передаче документа на подписание (утверждение) все примечания и записи об изменениях из электронного документа удаляются.

При передаче электронного документа на подпись и его регистрации рекомендуется использовать формат электронных документов PDF.

7.4. Электронные документы подписываются электронной подписью. Условия признания электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью, устанавливаются Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи» <45>.

<45> Статья 6 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 15, ст. 2036; 2011, N 27, ст. 3880; 2012, N 29, ст. 3988; 2013, N 14, ст. 1668, N 27, ст. 3463, N 27, ст. 3477; 2014, N 11, ст. 1098, N 26, ст. 3390; 2016, N 1, ст. 65, N 26, ст. 3889).

7.5 Реквизиты электронного документа, выступающие в качестве графических элементов <46> (дата документа, регистрационный номер документа, и др. — по усмотрению организации), должны воспроизводиться на документе с выполнением следующих требований:

<46> Данные, которые вносятся в шаблон при составлении электронного документа, а также в подготовленный электронный документ при его подписании и регистрации.

— графические элементы должны располагаться на месте соответствующих реквизитов документа, указанных в Стандарте;

— графические элементы должны быть видимыми и читаемыми при отображении (воспроизведении) электронного документа;

— графические элементы не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

— изображение графических элементов не должно перекрывать элементы текста документа и другие реквизиты.

Графические элементы реквизитов, предполагающих собственноручную подпись (гриф согласования документа, гриф утверждения документа, отметка о заверении копии), оформляются с использованием отметки об электронной подписи.

7.6. Для организации процесса визирования электронных документов в регистрационно-учетной форме СЭД должны быть предусмотрены поля, содержащие сведения о должности лица, визирующего документ, его фамилии и инициалах, дате визы, результате рассмотрения (согласовано, согласовано с замечаниями, не согласовано), а также поле для внесения замечаний по электронному документу.

Для внесения резолюции в регистрационно-учетную форму СЭД должны быть предусмотрены поля резолюции, включающие поля для внесения сведений о фамилии, инициалах исполнителя (исполнителей), поручении по документу, сроке исполнения, должности, фамилии и инициалах лица, вынесшего резолюцию, дате резолюции. Дополнительно могут включаться поля, содержащие сведения о должности исполнителя.

7.7. Организации, осуществляющие совместную деятельность в какой-либо области, для обеспечения качественного обмена информацией могут регулировать формат, порядок обмена электронными документами и т.д. посредством заключения соглашений между сторонами.

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение N 1
к п. 3.9.

Росархив

Федеральное бюджетное учреждение «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела»

(ВНИИДАД)

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

Образец титульного листа документа

Приложение N 2
к п. 4.16.

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ УТВЕРЖДЕНИЮ

1. АКТЫ (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.).

2. ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.).

3. ИНСТРУКЦИИ (правила) (должностные; по делопроизводству; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.).

4. МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ, МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ.

5. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ

6. НОРМЫ И НОРМАТИВЫ (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.).

7. ОПИСИ дел (постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу).

8. ОТЧЕТЫ (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.).

9. ПЕРЕЧНИ (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других организаций, с указанием сроков хранения материалов и т.д.).

10. ПЛАНЫ (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.).

11. ПОЛОЖЕНИЯ (об организации; о структурном подразделении; о премировании и т.д.).

12. ПРАВИЛА

13. ПРОГРАММЫ (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.).

14. РЕГЛАМЕНТЫ (в т.ч. регламенты бизнес-процессов).

15. СМЕТЫ (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.).

16. СТАНДАРТЫ (государственные, национальные, организации, отраслевые).

17. СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ.

18. УНИФИЦИРОВАННЫЕ ФОРМЫ ДОКУМЕНТОВ

19. УСТАВЫ.

20. ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ и изменения к ним.

Приложение N 3
к п. 4.24

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫЕ СТАВИТСЯ ПЕЧАТЬ ОРГАНИЗАЦИИ

1. АКТЫ (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.).

2. АРХИВНЫЕ СПРАВКИ.

3. Документы налоговой отчетности.

4. ЗАКЛЮЧЕНИЯ И ОТЗЫВЫ на авторефераты.

5. ЗАЯВЛЕНИЯ (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.).

6. ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ЛИСТЫ.

7. НОРМЫ расхода.

8. ОБРАЗЦЫ оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

9. ПИСЬМА гарантийные (на выполнение работ, услуг).

10. Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные; платежные, инкассовые в банк на получение инвалюты со счетов, перевод валюты).

11. ПРЕДСТАВЛЕНИЯ и ходатайства (о награждении орденами и медалями; премиями и т.д.).

12. РЕЕСТРЫ (чеков, поручений, представляемых в банк).

13. СМЕТЫ расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору и т.д.).

14. СОГЛАШЕНИЯ.

15. СПРАВКИ (лимитные; о выплате страховых сумм; об использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.).

16. СПЕЦИФИКАЦИИ (изделий, продукции и т.д.).

17. ТИТУЛЬНЫЕ СПИСКИ.

18. УДОСТОВЕРЕНИЯ.

19. УСТАВЫ организаций.

Приложение N 4
к п. 5.5

ОБ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТ ПО ПРОГРАММЕ «ЭКОЛОГИЯ РОССИИ»

В связи с необходимостью реализации программы «Экология России» приказываю:

1. Руководителю Управления экологии 02.10.2018 представить календарный план мероприятий по выполнению программы;

2. Руководителю Финансового управления 10.10.2018 представить смету затрат по выполнению программы.

3. ….

4. Контроль исполнения приказа оставляю за собой.

Образец оформления приказа

Приложение N 5
к п. 5.5

О ПОДГОТОВКЕ К ПРАЗДНОВАНИЮ 70-Й ГОДОВЩИНЫ ПОБЕДЫ В ВЕЛИКОЙ ОТЕЧЕСТВЕННОЙ ВОЙНЕ

В связи с приближением празднования 70-й годовщины Победы в Великой Отечественной Войне:

1. Руководителю Департамента протокола (Орлову А.А.) 10.04.2015 представить план праздничных мероприятий.

2. Руководителям структурных подразделений 12.04.2015 представить списки работников, выделенных для подготовки к празднованию.

3. …………

4. Контроль за исполнением распоряжения возложить на руководителя Секретариата (Синичкину В.И.).

Образец оформления распоряжения

Приложение N 6
к п. 5.6.

1. Общие положения

1.1. Служба документационного обеспечения управления (далее — служба ДОУ) является самостоятельным структурным подразделением организации, осуществляющим организацию работы с документами.

1.2. Служба ДОУ создается и ликвидируется приказом руководителя организации.

1.3. Службу ДОУ возглавляет заведующий службой, назначаемый на должность и освобождаемый от должности приказом руководителя организации.

1.2. Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательством Российской Федерации в сфере информации, документации, государственными стандартами на документы, нормативными и методическим документами Росархива по вопросам организации работы с документами и архивного хранения, законодательством о труде и охране труда Российской Федерации, уставом организации, инструкцией по документационному обеспечению деятельности организации, приказами и распоряжениями руководителя организации, настоящим положением.

В электронном документе нумерация пунктов соответствует официальному источнику.

…

Образец оформления положения о структурном подразделении

Приложение N 7
к п. 5.7.

Председатель — Петров А.А.

Секретарь — Максимова М.М.

Присутствовали: 15 человек (список прилагается)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О мерах по реализации программы «………».

Доклад заместителя директора Копейкина И.П.

1. СЛУШАЛИ:

Копейкина И.П. — текст доклада прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

Шацкий Э.Я. — краткая запись выступления.

Кучкин И.С. — краткая запись выступления.

РЕШИЛИ:

1.1. Одобрить План работы по реализации программы.

1.2. Руководителю Финансового управления подготовить и Смету расходов по реализации программы.

Образец оформления протокола

Приложение N 8
к п. 5.9

Основание: приказ руководителя от 21.01.2017 N 25 «О проведении проверки организации хранения документов организации».

Акт составлен комиссией:

Председатель комиссии — Иванов А.А..;

Секретарь комиссии — Птичкина О.П.;

Члены комиссии: Арбузов О.Н., Бочаров Н.А., Мулерман Э.А.

С 15.02.2017 по 02.03.2017 комиссией проводилась проверка организации хранения документов организации.

1. Выводы:

1.1. Порядок хранения документов в организации в целом соответствует правилам, установленным локальными правовыми актами.

1.2……………………………………….

2. Замечания:

2.1……..

2.2………..

Образец оформления акта

Приложение N 9
к п. 6.3

Росархив

ФЕДЕРАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ «ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА»

(ВНИИДАД)

Москва

Образец общего бланка организации

Приложение N 10
к п. 6.3

Образец углового бланка письма организации

Приложение N 11
к п. 6.3

Образец продольного бланка письма организации

Приложение N 12
к п. 6.3.

Росархив

ФЕДЕРАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ «ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА»

(ВНИИДАД)

ПРИКАЗ

Москва

Образец оформления бланка приказа

Вы можете создать таблицу (см. Пример 1), в которой по горизонтали перечислить авторов документов вашей организации, а по вертикали – виды и разновидности документов, которые они имеют право составлять и оформлять. Тогда можно будет наглядно определить, какие бланки лучше всего использовать в организации.

1. Электронные бланки

Всем
хорошо известны бумажные шаблоны или
бланки различного назначения. Недостатки
таких документов также известны: бумажные
документы недолговечны, быстро устаревает
их содержание, иногда непонятно внесены
записи, присутствуют разные ошибки и
т.д.

Word
позволяет разрабатывать электронные
(экранные) бланки, сохранять их как
шаблон. Далее на основе этого шаблона
может быть создан конкретный документ,
представляющий собой заполненный бланк,
готовый к печати. Перед созданием шаблона
надо продумать его назначение,
функциональность и внешний вид.

Шаблон
типа экранного бланка создается командой
Создать, где на вкладкеОбщиевыделяется значокНовый документ.
Далее выполняется командаСохранить
как, и выбирается тип файлашаблон
Word.

Экранный
бланк — это шаблон, который содержит
следующие элементы:

• текст
  или графические элементы, которые не
  могут быть изменены лицом, заполняющим
  форму. Эти элементы задаются разработчиком
  и включают в себя вопросы, списки
  возможных ответов, таблицы с данными
  и т. д.;

• незаполненные
  области, в которые данные вводит лицо,
  заполняющее форму. К этим элементам
  относятся поля
  формы и
  объекты ActiveX.

Для
создания экранного бланка необходимо
отобразить вкладку Разработчик(Параметры,Настройка ленты) и
обратиться к командам группыЭлементы
управления. Команды этой группы
используются для вставки в шаблон
элементов управления (форматированный
текст, обычный текст, рисунок, коллекция
стандартных экспресс-блоков, поле со
списком, раскрывающийся список, выбор
даты, флажок). Более понятными для
пользователя являются элементы управления
(поле, счетчик, переключатель, кнопка,
полоса прокрутки), которые находятся в
группеИнструменты из предыдущих
версий.

После
вставки элемента управления активизируется
команда Свойствадля выделенного
элемента. При нажатии на эту кнопку
открывается окноСвойства, в котором
выполняется настройка свойств элемента
управления (например, вводится список).

Элемент
управления Полеможет иметь
следующий тип: обычный текст, число,
дата, текущее время, текущая дата,
вычисление. После задания поля типа
вычисление в окне диалога надо ввести
выражение, используя знаки арифметических
действий и закладки полей формы.

Кроме
того, при входе и выходе из поля может
выполняться макрос, имя которого введено
в диалоговом окне Параметры текстового
поля. Названные возможности позволяют
создать электронные бланки с автоматической
обработкой информации.

Перед
сохранением созданного шаблона необходимо
запретить редактирование документа,
разрешив ввод данных только в поля форм.
Для этого на вкладке Разработчикв
группеЗащитанадо нажать кнопкуОграничить редактирование и выполнить
установку нужных параметров защиты
документа.

1. Макросы

Word
позволяет пользователю значительно
ускорить работу путем автоматизации
трудоемких или часто повторяющихся
задач с помощью макросов. Макрос ‑
это набор инструкций, указывающих
последовательность действий, которые
процессор должен выполнить вместо
пользователя. С помощью макросов можно
встраивать в Word собственные (дополнительные)
команды и назначать их клавишам.

Макросы
можно записывать, воспроизводить,
редактировать и удалять. Для этого
используются команды в группе Кодна вкладкеРазработчик.

Перед
записью макроса надо заранее спланировать
шаги и команды, которые должны выполняться
макросом. Далее нажимается кнопка Запись
макроса. В диалоговом окне вводится
имя и описание макроса, место сохранения
макроса, горячие клавиши для его запуска.

При
записи макроса в строке состояния
появляется кнопка Остановить запись
макроса. После выполнения всех
действий, надо щелкнуть по кнопке, чтобы
остановить запись макроса. Важно помнить,
что при записи макроса мышь используется
только для выбора команды. Операция
выделения фрагментов документа (символов,
слов, предложений) должна выполняться
только с помощью клавиатуры.

Кнопка
Макросыоткрывает диалоговое окноМакрос, в котором выполняется
выполнение, отладка макроса, его изменение
в интерфейсеVBA, удаление,
импорт или экспорт макросов (кнопкаОрганизатор).

Соседние файлы в папке inf_Word

• #
• #