Переход организации на электронный документооборот позволяет оптимизировать работу, в том числе согласование документов. Все статусы подписания будут зафиксированы онлайн в автоматизированной информационной системе. Это делает процесс согласования прозрачным и понятным.
Обычно в компаниях перед подписанием договора или другого документа его согласуют внутри одного или нескольких отделов. Документ перемещается на визирование ответственному сотруднику или подразделению. Если документооборот происходит на бумаге, то приходится долго ждать получения подписей и постоянно отслеживать движение документов. Если документы в электронном виде, сложные цепочки согласований можно автоматизировать.
Согласование документов в электронном виде происходит в системе для электронного документооборота внутри организации (СЭД) или в сервисе для электронного документооборота (ЭДО) с контрагентами. Использование программ для согласования документов позволяет ускорить процессы. При этом хронология изменений будет сохранена — так участники смогут отследить внесенные изменения и актуальные статусы документа в реальном времени.
Как согласовать?
Рассмотрим, как происходит электронное согласование проекта договора и других документов в СЭД.
Система согласования документов предоставляет доступ к нужным файлам, правкам и комментариям сотрудникам компании. Доступы можно настроить на подразделение, отдельных коллег, а также разграничить права: администратор, редактор, читатель.
После того как вовлеченные сотрудники выдадут решение по документу, статус последнего изменится, и система отправит ответственному уведомление.
Когда процесс завершен, необходимо подписать документ. Это автоматически сделает система согласования. Либо сотруднику понадобится проверить цепочку и поставить подпись самостоятельно. Если документ подписан, внести в него правки невозможно.
Таким образом, согласование документов в электронном виде состоит из этапов:
- Новый документ поступает в систему электронного согласования и оказывается в папке «Входящие» у ответственного сотрудника.
- Запускается цепочка согласования, где каждый участник выбирает статус: внести правки, согласовать, отказать.
- Принятый документ подписывают электронной подписью и отправляют адресату.
Также СЭД позволяет настроить автоматизированные маршруты, когда документ движется по цепочке, а участники получают напоминания.
Настройте систему согласования документов под ваши процессы в Диадоке
Подключиться
Согласование документов в системе ЭДО Диадок
Разберем, как происходит согласование документов в сервисе для электронного документооборота с контрагентами Контур.Диадок.
Система позволяет быстро согласовывать документы внутри компании: направлять документ на визирование или подпись определенному сотруднику, всему подразделению. Получателям придет уведомление на электронную почту, и они смогут обработать документ в Диадоке на странице «Согласование». Согласовать документы можно в веб-интерфейсе Диадока, мобильном приложении или интеграционных решениях, например в модуле для 1С.
Рассмотрим сценарии согласования и подписания входящих документов от контрагентов с участием в процессе двух сотрудников.
В первом случае у оператора есть право подписи и передачи на согласование или подпись, у бухгалтера — право согласования:
- Оператор получает документ.
- Передает документ на согласование бухгалтеру.
- Бухгалтер получает документ и согласовывает.
- Оператор подписывает документ или передает на подпись другому специалисту.
Теперь опишем сценарий подписания, где участвуют оператор, который может передавать документы на согласование или подпись, и директор с правом подписи:
- Оператор получает документ.
- Передает документ на подпись директору.
- Директор получает документ и подписывает его.
- Оператор видит, что документ подписан.
Все статусы документов наглядно отображены в системе, поэтому сотрудники могут легко ориентироваться в статусах.
Маршруты согласования в системе ЭДО Диадок
В Диадоке можно использовать автоматизированные маршруты согласования документов. Они нужны в следующих случаях:
- Документы в компании согласовывают дольше трех дней.
- Директор подписывает документы массово после согласования ответственными сотрудниками.
- В согласовании участвуют несколько человек.
- Сотрудники находятся в разных офисах.
- Перед подписанием и отправкой документ нужно дополнительно согласовать с помощью КЭП.
Маршруты настраиваются индивидуально в каждой организации. Это ускоряет процесс согласования и позволяет:
- Запускать по цепочке входящие и исходящие документы.
- Настраивать и менять шаги маршрута.
- На каждом шаге задать время, за которое нужно обработать документ.
- Настроить напоминания для исполнителя.
- Подключить уведомления руководителю для случаев, когда исполнитель пропустил срок согласования.
- Перемещать обработанные документы в специально созданные подразделения в ящике Диадока.
Диадок позволяет настраивать автоматический режим, когда система сама запустит документ по маршруту.
Составляйте маршруты согласования, подключайте уведомления для всех участников процесса, чтобы ускорить обработку документов в системе ЭДО Контур.Диадок
Оставить заявку
Плюсы согласования
Согласование договоров в электронном виде и других документов экономит время и упрощает работу. Еще преимущества:
- Над документом работают несколько сотрудников онлайн, без физического перемещения бумажных носителей.
- Настраиваются уровни доступа для категорий пользователей.
- История работы над документом фиксируется — процесс прозрачен.
- Участники согласования получают уведомления об изменениях.
- Маршрут движения настраивается по желанию клиентов, в соответствии с внутренними процессами в организации.
- Использование маршрутов увеличивает скорость согласования в СЭД и в системе ЭДО, что делает быстрее обмен документами с контрагентами, а значит, и получение оплаты от клиентов.
- Сервис ЭДО позволяет согласовывать документы с телефона (через веб-интерфейс или приложение).
После завершения согласования документ можно сразу подписать и принять к учету или отправить контрагенту.
Вопрос-ответ
В каких случаях лучше автоматизировать маршруты согласования?
Автоматизация пригодится, если согласование занимает несколько дней, в нем участвуют больше трех сотрудников из разных филиалов, работать приходится с большим объемом документов.
Сколько участников можно добавить в цепочку согласования?
В Диадоке нет ограничений по количеству пользователей в маршруте. Для автоматизации в цепочку добавляют всех участников процесса.
Отправим материал Вам на почту
Согласование документов в ЭДО – быстро и прозрачно
До месяца занимало оформление и согласование пакета бумажных документов в «доцифровую» эпоху. По этажам и коридорам сновали сотрудники, ответственные за согласование. Внедрение электронного документооборота позволяет в разы сократить затраты на подготовку, согласование и утверждение документов. По некоторым оценкам, процесс согласования документа в ЭДО может ускориться в десятки раз. Каков порядок согласования договоров и других документов в ЭДО, как электронное согласование меняет бизнес-процессы, а также свежие данные исследования о проникновении ЭДО в российские компании – в нашей статье.
Согласно опросу, проведенному в июне 2021 года оператором фискальных данных OFD.RU, около 4% российских компаний в своем документообороте отказались от бумаги и завершили переход на ЭДО. При этом больше четверти российских компаний используют только бумажный документооборот. Данные этого исследования объясняют, почему одним из наиболее востребованных и быстро растущих в цене товаров в конце февраля-марте 2022 года оказалась канцелярская бумага.
Что останавливает предпринимательство от перехода на электронный формат документооборота или от минимизации бумаги в документообороте? Причин множество: это и необходимость первоначальных инвестиций в цифровизацию, и неумение просчитать выгоды, и непонимания того, как устроен процесс цифровизации.
Сегодня мы расскажем, какие этапы проходит документ в электронном документообороте, и подробнее остановимся на том, как ускоряется и облегчается непростой процесс согласования документа при переходе на цифровой формат документооборота. А также о том, какие выгоды это несет бизнесу. В качестве примера приведем кейс перехода на ЭДО одной известной российской компании, имеющей тысячи поставщиков по всей стране.
Скидка 50% на годовое подключение к внутреннему ЭДО! Если ваше предприятие МСП, подключите пакет «Внутренний ЭДО Плюс» за пол цены.
Подключиться со скидкой
Уровень проникновения ЭДО в России:
- 3,8% компаний завершили процесс перехода на ЭДО.
- 39% компаний используют примерно равное количество бумажных и электронных документов.
- 27% компаний используют только бумажные документы.
Источник: опрос OFD.RU, данные на июнь 2021 года.
Эксперты фиксируют повышение динамики спроса на ЭДО в последние время. Пандемия, санкции и цифровая эволюция подтолкнули рост. Уходить от бумаги документооборот заставляет и государство. Чуть более года назад, в конце 2020-го, была утверждена Концепция развития электронного документооборота. Согласно этому программному документу,
к концу 2024 года в электронный вид должны быть переведены 95 % счетов-фактур и 70% транспортных и товарных накладных. Концепция предполагает ежегодный 20-ти процентный рост числа электронных документов.
Отрасли-флагманы ЭДО в 2021-2022 гг:
- финансы,
- строительство,
- торговля,
- машиностроение.
Источник: экспертные оценки.
Проверьте, готовы ли вы к переходу на электронный документооборот?
Этапы работы с документом в ЭДО
- Подготовка документа. На первом этапе создается документ – проект конкретного документа или типовой бланк, на основе которого будут формироваться все последующие документы этого типа, например, договор, акт и т.п. На этом этапе нужно указать тип документа, все исходные данные (компанию, имя, условия, суммы платежей и т.п.). Также должны быть определены ответственные за согласование и утверждение документа.
- Согласование документа является ключевым этапом при автоматизации документооборота. Согласование всегда предшествует принятию решения, то есть подписанию или утверждению документа.
Согласование строится на трех китах: определении участников согласования, последовательности в движении документа и, опционно, сроках работы с документом. Задается маршрут движения документа – он может быть как типовым, так и уникальным. Именно этот этап, самый трудоемкий в документообороте, оптимизирует ЭДО, упрощая и ускоряя согласование, резко повышая эффективность этого процесса. Именно маршрутизация и прозрачная ответственность не позволяют множеству участников процесса электронного согласования превращать его в хаос.
- Подписание ответственным лицом в компании (и контрагентом – при внешнем документообороте) завершает движение электронного документа, исключает риски ошибок или подмены документа. После этого он уходит на хранение, доступ к документу предоставляется строго определенным лицам.
Особенности электронного согласования
Абсолютное большинство пользователей ЭДО сходятся во мнении, что автоматизация процедуры согласования документа переводит эту мало кем любимую работу в статус удобной и прозрачной, значительно сокращает время работы с документом, повышает скорость работы, качество и безопасность. За счет чего? Разберемся в деталях.
Плюсы электронного согласования документа:
- Совместная работа над документом. В работе могут принимать участие сразу несколько сотрудников одновременно, без пересылки по электронной почте или, того хуже, передачи из рук в руки бумажных носителей, отправки их по почте.
- Настраиваются уровни доступа для категорий пользователей. Администратор устанавливает роли и разрешения в системе. Для каждого документа можно выбрать сотрудников, у которых будет доступ, а также отделы, которые должны согласовать документ перед подписанием.
- Процесс прозрачен, все этапы работы с документом фиксируются. Происходит фиксация как факта работы над документом конкретного сотрудника, так и всех внесенных изменений в документ.
- Участники согласования получают уведомления об изменениях.
- Маршрут движения документов гибкий. Может быть как типовым, так и настраиваться под конкретные бизнес-процессы и документы. Например, сотрудник может попросить обсуждение документа, чтобы удостовериться в правильности выполняемой задачи.
- В ЭДО работа с документом может быть осуществлена удаленно, с помощью приложения и т.п.
- Четкая маршрутизация, возможность совместной работы и другие преимущества электронного согласования позволяют кардинально ускорить процесс.
История одного внедрения с оценкой эффективности ЭДО
Компания ««Газпром нефть» публично озвучила детали цифровизации своего документооборота. Речь идет о 82 обществах предприятия и более чем 75 000 контрагентов. Как сообщается в онлайн-журнале предприятия «Сибирская нефть», инвестиции в проект электронного документооборота, по данным на 2020 год, составили около 200 млн. рублей. ЭДО затронул не только внешний документооборот, но и внутренние бизнес-процессы: были автоматизированы все контрольные этапы учета документов, которые раньше делались вручную. «В результате время подписания документа сократилось в десятки раз. Например, согласование акта выполненных работ со сторонним подрядчиком теперь вместо нескольких суток занимает пару часов», — рассказали в компании.
Результаты ЭДО в компании:
7 секунд — доставка документа,
2 дня — обработка документа.
Результаты бумажного документооборота в компании:
20 дней – доставка документа,
6 дней – обработка документа.
Виды электронного согласования документов
Одним из основных инструментов согласования являются настроенные схемы, по которым процесс совместной работы над документом идет от начала до финала. Именно совместной работы, так как согласование, это процесс с множеством участником, как минимум двумя.
3 разновидности согласования:
- В рамках утвержденного бизнес-процесса. Его еще называют шаблонным, согласование встроено в бизнес-процесс.
- По запросу. Этот вид согласования сотрудник может запросить самостоятельно из любого документа, чтобы убедиться в правильности указанных в документе данных и внесенных изменений.
- Согласование с подтверждением электронной подписью. Например, согласование счета на оплату требует электронной подписи.
СБИС позволяет создавать, эффективно согласовывать и подписывать документы, визируя их электронной подписью. Сделать это легко с электронной подписью для документооборота. Помните, для ЭЦП необходим сертифицированный носитель ЭЦП – токен, например, Рутокен ЭЦП.
Скидка на годовое подключение к ЭДО в размере 50% для предприятий из реестра МСП. Оставьте заявку, и мы расскажем, как получить ЭДО за пол цены.
Получить скидку 50%
Подробнее о том, как подключиться к сервисам СБИС, дающим возможность наладить электронный документооборот и не зависеть от наличия и стоимости бумаги, вам готовы рассказать наши специалисты.
Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию уже сегодня!
Видео по теме
150 000
Клиентов на постоянной поддержке
40
Офисов по всей России и продолжаем расширяться
15 лет
Мы успешно работаем в сфере электронных решений
24/7
Всегда на связи с клиентами группа Техподдержки
Описан опыт крупного производственного предприятия. На первом этапе на внутреннее электронное согласование перевели проекты приказов и распоряжений, на втором – локальных нормативных актов (должностные инструкции, положения о подразделении и др.) и части договоров.
Покажем, какие задачи при этом пришлось решить: с электронной подписью, маршрутами, этапами и сроками согласования, регламентированием процесса, доработкой функционала СЭД, отчетностью для оценки результативности.
Вы можете воспользоваться описанными в статье готовыми решениями и примерами.
В этой статье мы расскажем о своем опыте организации внутреннего согласования (визирования) документов в электронном виде.
Согласование документа (визирование) – это оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами 1. Внутреннее согласование необходимо в первую очередь для принятия решения руководителем о подписании / утверждении документа.
Какую электронную подпись использовать?
Для внутреннего согласования компания сама вправе решать, каким способом будет подтверждаться факт выполнения этой операции в электронном виде: простой или усиленной электронной подписью (ЭП). В этой статье мы не будем рассматривать виды электронных подписей. Отметим только, что менее затратным будет обеспечение задействованных в этом процессе сотрудников простыми электронными подписями: это не потребует обращения за платными услугами в удостоверяющий центр, ваша система электронного документооборота (СЭД) сможет формировать электронные подписи сама посредством использования кодов, паролей и иных средств 2. Собственно говоря, простую ЭП мы и используем в нашей компании:
- для внутреннего согласования любых документов и
- подписания только внутренних документов.
Порядок использования простой электронной подписи у нас описан в Регламенте работы в системе электронного документооборота, с которым под подпись ознакомлены все работники компании:
Пример 1. Фрагмент Регламента работы в СЭД
Имя и пароль к СЭД являются персональными и передаче не подлежат. Действия, выполняемые в СЭД под регистрационной записью участника СЭД, равнозначны личной подписи на бумажном носителе и являются юридически значимыми.
Согласование приказов и распоряжений
Согласовывать в электронном виде мы начали сначала приказы и распоряжения, регламентировав этот процесс в Положении о порядке организации делопроизводства следующим образом:
Пример 2. Фрагмент Положения о порядке организации делопроизводства
При организации работы исполнителя в СЭД согласование проектов приказов (распоряжений) осуществляется в автоматизированном режиме посредством направления проектов документов лицам, назначенным в качестве согласующих, и оформления результатов согласования в СЭД.
В случае отсутствия СЭД у согласующего работника согласование проектов документов может осуществляться посредством корпоративной электронной почты и оформления исполнителем листа согласования с приложением электронных сообщений лиц, участвовавших в согласовании проекта документа, в карточку документа в СЭД.
Для приказов и распоряжений мы разработали маршрут согласования как часть маршрута движения (см. Пример 6), который можно настроить в СЭД. При этом следует учитывать, что согласование может быть:
- последовательным (очередному визирующему лицу проект документа передается только после отработки исполнителем замечаний предыдущего визирующего лица) или
- параллельным (одновременное согласование возможно всеми участниками одного этапа согласования).
Вид согласования выбирает исполнитель, направляющий проект документа на согласование в СЭД, который руководствуется все тем же Положением о порядке организации делопроизводства:
Пример 3. Порядок согласования приказов и распоряжений в Положении о порядке организации делопроизводства
Для проектов приказов и распоряжений рекомендуется выбирать параллельно-последовательный тип согласования:
- в первый этап согласования включаются руководитель подразделения-исполнителя и руководитель подразделения-соисполнителя (при наличии);
- во второй этап согласования включаются руководители подразделений, работники, направления деятельности и/или функциональные обязанности которых затрагиваются в проекте документа и/или которые указаны в проекте документа в качестве исполнителей (в случае временного отсутствия руководителя подразделения проект документа визирует лицо, временно исполняющее его обязанности);
- в третий этап согласования включаются заместители генерального директора или руководители прямого подчинения генеральному директору, курирующие затронутые в проекте документа вопросы (если документ подписывается (утверждается) генеральным директором);
- в четвертый этап согласования включается начальник юридической службы;
- в пятый этап согласования включается начальник службы ДОУ.
В соответствии с правилами делопроизводства в результате согласования проекта документа человек принимает одно из следующих решений:
- согласовать – проект документа принят;
- согласовать с замечаниями – замечания носят редакционный характер, и после их принятия исполнителем проект не требует повторного согласования;
- отклонить:
- по проекту документа имеются существенные, принципиальные замечания (например, в отношении состава исполнителей, сроков исполнения, объемов финансирования и др.) либо
- принципиальное несогласие с проектом документа;
- вопрос, по которому принимается решение, не входит в зону ответственности работника.
При согласовании в СЭД замечания по проекту документа вносятся в поле карточки документа или прикрепляются в виде файла (см. Пример 7).
Согласованный с замечаниями или отклоненный проект документа возвращается исполнителю для устранения замечаний, переоформления и, при необходимости, повторного согласования.
Сроки согласования, определенные Положением о порядке организации делопроизводства, также настроены в СЭД (по умолчанию там установлены максимальные сроки):
Пример 4. Сроки согласования в Положении о порядке организации делопроизводства
| № п/п | Вид документа | Срок согласования в СЭД |
| 1 | Проекты приказов по основной и административно-хозяйственной деятельности с приложениями справочного характера | 1-3 рабочих дня |
| 2 | Проекты приказов по основной и административно-хозяйственной деятельности с приложением локальных нормативных актов (не более 50 страниц3) |
3-5 рабочих дней |
| 3 | Проекты приказов по личному составу | 1 рабочий день |
| 4 | Проекты распоряжений | 1 рабочий день |
Но сроки…
Согласование
В Диадоке можно направить документ на согласование или подпись определенному сотруднику или всему подразделению. Получателям придет уведомление на электронную почту и они смогут обработать документ, нажав на кнопку «Согласование».
Отправлять документы на подпись или согласование можно в веб-версии и модуле для 1С.
Согласование
входящих документов
Согласование
исходящих документов
Маршруты согласования
Укажите ответственных лиц или подразделения, и ваши документы пройдут всю цепочку согласования в автоматическом режиме. Перемещаясь по указанному маршруту, документы самостоятельно запросят согласования конкретных специалистов или отделов.
Когда нужны маршруты
- большой объем документов на согласование;
- согласование документов длится больше трех дней;
- в согласовании участвует более трех специалистов;
- ответственные за согласование работают в разных офисах/филиалах или часто отсутствуют на рабочем месте (например, генеральный директор).
Преимущества
Быстрая оплата
Ускоряется цикл документооборота — соответственно, быстрее поступает оплата.
Ускорение продаж
Быстрое согласование документов ускоряет процессы закупки и продажи.
Выполнение сроков
Вы соблюдаете регламенты и сроки, зафиксированные в договорах с контрагентами.
Контроль
Процесс согласования прозрачен, и вы в курсе всех передвижений документа.
Вычет НДС вовремя
Вы своевременно получаете 20 % вычета по НДС за отчетный период.
Мобильность
Согласовать документы можно даже с телефона через приложение (iOS, Android).
Стоимость модуля
на один год — 10 000 ₽
Почему лучше, чем СЭД
В отличие от систем электронного документооборота в Диадоке после согласования документ можно сразу подписать, отправить или принять, его не нужно копировать из системы в систему.
Другие плюсы маршрутов согласования в Диадоке по сравнению с СЭД:
- вы можете добавлять неограниченное число участников в маршрут, ведь количество пользователей не влияет на цену;
- все данные хранятся в облаке на защищенных серверах Контура, а значит, вам не нужно расширять серверную лицензию;
- вы бесплатно получаете грамотную техническую поддержку, которая работает круглосуточно и без выходных;
- вы можете настроить маршруты самостоятельно, для этого не нужно обращаться к IT-специалисту, интегратору или вендору.
Проверьте, кто из ваших контрагентов уже работает в Диадоке
Сегодня электронный документооборот смело врывается в нашу жизнь, сегодня практически все компании применяют электронные документы, пользуются электронной почтой, электронные декларации, тем более что для налогообложения НДС обязательность деклараций установлена законодательно. Кто-то перешел дальше и использует в повседневной жизни системы электронного документооборота и перевел всю отчетность и первичные документы в электронный вид.
Понятие электронного документооборота и плюсы электронного документооборота
Электронный документооборот представляет собой способ работы с документами. Особенности электронного документооборота состоят в том, что электронные документы, подписанные электронной цифровой подписью. Такой документ, подписанный ЭЦП, равен по своему значению документу на бумажном носителе.
Электронный документооборот имеет свои плюсы и минусы.
Таблица
Плюсы и минусы электронного документооборота
| Плюсы электронного документооборота | Минусы электронного документооборота |
| Возможность быстро найти документы; Наличие централизованной структуры документооборота; Систематизированное хранение документов в электронном архиве; Простота в регистрации и согласовании документов; Возможность подписания и направления документов по электронным каналам связи, что экономит время; Возможность составления аналогичных документов; Проведение электронного аудита | Необходимость приобретения электронной цифровой подписи; Невозможность использования, если контрагент не применяет электронный документооборот; Дополнительные расходы на электронный документооборот; Отсутствие унифицированных форматов документооборота; Недоверие некоторых пользователей к электронным документам |
Вместе с тем, электронный документооборот развивается все больше. И для этого есть предпосылки.
Во-первых, электронный документооборот предусмотрен в налоговом законодательстве. Например, при подаче отчетности по страховым взносам или НДФЛ, ее необходимо подавать в электронном виде, если численность компании составляет более 25 человек. Сдавать отчетность в электронном виде необходимо подавать декларацию в электронном виде. Кроме того, пояснения, если отчетность подана в электронном виде, в 2017 году также необходимо будет давать в виде электронного документа.
Во-вторых, электронный документооборот принят в бухгалтерском учете. Согласно закону № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
В-третьих, в 2017 году электронный документооборот получит еще большее развитие в судопроизводстве. Так, многие привыкли к тому, что решения судов публикуются в электронном виде в сети Интернет. Согласно статье 4 АПК РФ исковое заявление, заявление, жалоба, представление и иные документы могут быть поданы в суд на бумажном носителе или в электронном виде, в том числе в форме электронного документа, подписанного электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, посредством заполнения формы, размещенной на официальном сайте суда в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет». Аналогичные положения установлены в части гражданского процесса.
В-четвертых, электронные технологии плотно вошли в нашу жизнь в части применения электронного документооборота в тендерной документации, проведении электронных аукционов. Согласно статье Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ (ред. от 03.07.2016) «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» под аукционом в электронной форме (электронным аукционом) понимается аукцион, при котором информация о закупке сообщается заказчиком неограниченному кругу лиц путем размещения в единой информационной системе извещения о проведении такого аукциона и документации о нем, к участникам закупки предъявляются единые требования и дополнительные требования, проведение такого аукциона обеспечивается на электронной площадке ее оператором.
Пятая причина связана с тем, что сегодня многие компании работают в различных регионах, с разными городами, поэтому для организации эффективного бизнеса необходимо ускорить документооборот и упростить взаимоотношение между сторонами. В этой связи интуитивно многие компании вводят электронный документооборот.
Как ввести электронный документооборот?
На первом этапе необходимо принять принципиальное решение о введении электронного документооборота. Такое решение оформляется приказом по предприятию. Некоторые компании разрабатывают специальные локальные акты, которые регулируют документооборот и согласование документов внутри компании, к таким особенностям можно отнести согласование документов между отделами, постановка на контроль, подписание руководством и хранение архивных документов.
На втором этапе необходимо выбрать, какую подпись будет использовать компания при оформлении документов.
Простой электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.
Неквалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая:
- получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;
- позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;
- позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;
- создается с использованием средств электронной подписи.
Квалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и следующим дополнительным признакам:
- ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;
- для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, имеющие подтверждение соответствия требованиям (статья 5 Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. от 30.12.2015) «Об электронной подписи». Однако очень во многих случаях документы требуется для целей безопасности именно усиленная квалифицированная подпись.
Третьим этапом будет выбор специального удостоверяющего центра. для выбора компании, специализирующейся на электронном документообороте, важно оценить удобство работы именно с определенной компанией. Важно установить стоимость предоставляемых услуг, возможность дополнительных функций, а также услуг по электронному документообороту, также важно установить, какую ответственность несет компания — удостоверяющий центр, в случае технических сбоев и проблем в ведении документооборота.
На четвертом этапе необходимо предоставить документы для заключения договора.
Пятым этапом является заключение договора с удостоверяющим центром. Согласно статье 2 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. от 30.12.2015) «Об электронной подписи» удостоверяющий центр — юридическое лицо, индивидуальный предприниматель либо государственный орган или орган местного самоуправления, осуществляющие функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей, а также иные функции.
Шестым этапом является внедрение электронного документооборота в компании, организация конкретного обмена электронными документами. Счета-фактуры составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у них совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с утвержденным форматом.
Что должен содержать договор с удостоверяющим центром?
При заключении договора с удостоверяющим центром необходимо обратить внимание на правовой статус удостоверяющего центра. Аккредитация удостоверяющего центра осуществляется при условии, в частности, выполнения им требований о наличии финансового обеспечения ответственности за убытки, причиненные третьим лицам вследствие их доверия к информации, указанной в сертификате ключа проверки электронной подписи, выданном таким удостоверяющим центром, или информации, содержащейся в реестре сертификатов, который ведет такой удостоверяющий центр, в сумме не менее чем 1,5 млн руб.
Заключая договор с удостоверяющим центром важно обратить внимание на предмет договора. Согласно статье 432 ГК РФ это условия, обязательные для договоров данного вида. Договор считается заключенным, если между сторонами, в требуемой в подлежащих случаях форме, достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора. То есть важно прописать наиболее четко предмет договора.
Предмет договора следует из закона «Об электронной подписи».
Удостоверяющий центр:
- создает сертификаты ключей проверки электронных подписей и выдает такие сертификаты;
- устанавливает сроки действия сертификатов ключей проверки электронных подписей;
- аннулирует выданные этим удостоверяющим центром сертификаты ключей проверки электронных подписей;
- выдает по обращению заявителя средства электронной подписи;
- ведет реестр выданных и аннулированных этим удостоверяющим центром сертификатов ключей проверки электронных подписей;
- устанавливает порядок ведения реестра сертификатов;
- создает по обращениям заявителей ключи электронных подписей и ключи проверки электронных подписей;
- проверяет уникальность ключей проверки электронных подписей в реестре сертификатов;
- осуществляет по обращениям участников электронного взаимодействия проверку электронных подписей;
- осуществляет иную связанную с использованием электронной подписи деятельность.
Ответственность удостоверяющего центра наступает в случаях:
- неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств, вытекающих из договора оказания услуг удостоверяющим центром;
- неисполнения или ненадлежащего исполнения обязанностей (п.3 статьи 13 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. от 30.12.2015) «Об электронной подписи»).
В качестве дополнительных условий договора с удостоверяющим центром может быть предусмотрено страхование.
Как организовать электронный документооборот внутри компании?
Внутри компании электронный документооборот должен быть организован как часы. Ведь важно, что электронный документооборот предполагает сканирование документов, подписание электронной цифровой подписью. А это значит, что нужен специалист, который отвечает за электронные
скан-копии
, а на рабочих местах руководителей должно быть установлено специальное программное обеспечение, позволяющее подписывать документы.
Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати, поскольку печать не является обязательным реквизитом. Внутри компании могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется. Например, без электронной цифровой подписи может осуществляться постановка документов на контроль.
Если вы хотите организовать документооборот со своими контрагентами, то необходимо соответствующие положения включить в договор с контрагентом.
Документы формируются и подписываются в электронном виде. Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.
Проще всего организовать электронный документооборот с органами власти, например, с налоговой службой. для этого также необходимо получить электронную подпись и заключить договор с удостоверяющим центром. Чаще всего налогоплательщики предоставляют в налоговый орган декларации, пояснения, счета-фактуры. В качестве «обратной связи» документы формируются налоговой в соответствии с Приказом ФНС России от 15.04.2015 № ММВ-7-2/149@ «Об утверждении Порядка направления документов, используемых налоговыми органами при реализации своих полномочий в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи и о признании утратившими силу отдельных положений приказа Федеральной налоговой службы от 17.02.2011 № ММВ-7-2/169@».
К таким документам относятся:
- требования о представлении пояснений;
- уведомления о контролируемых иностранных компаниях;
- уведомления о вызове налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента);
- налогового уведомления;
- решения о приостановлении операций по счетам налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) в банке и переводов его электронных денежных средств;
- решения об отмене приостановления операций по счетам налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) в банке и переводов его электронных денежных средств;
- решения о проведении выездной налоговой проверки;
- иные документы.
Таким образом, если говорить о внутрифирменных электронных документах, то их обращение будет регулироваться внутренними локальными актами, если говорить о взаимоотношениях с контрагентами, то такие взаимоотношения регулируются сторонами, а если документооборот организуется с органами власти, то органы власти будут действовать в соответствии с порядком электронного документооборота, принятым для конкретной компании.
Как организовать хранение электронных документов?
Основным нормативным актом, регулирующим хранение электронных документов, являются Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены Приказом Министерства культуры Российской Федерации от
31.03.2015
№ 526, далее — Правила). В данном документе впервые устанавливаются правила хранения электронных документов.
Каким образом необходимо хранить документы?
Во-первых, необходимо подготовить номенклатуру дел конкретной организации. Номенклатура дел будет различаться в зависимости от компании, сферы деятельности.
Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Во-вторых, необходимо сформировать дела. для этого необходимо провести экспертизу ценности документов, которые будут храниться в электронном виде. Напомним, что есть нормативные сроки хранения отдельных документов. Например, бухгалтерские документы хранятся в течение 5 лет, а налоговые — в течение 4 лет.
В-третьих, необходимо проставить отметку, что данные хранятся в электронном виде в номенклатуру дел. Например, «Графики учета рабочего времени. Электронные документы».
В-четвертых, нужно заархивировать документы.
Прежде чем поместить электронное дело на хранение, его нужно:
— выгрузить из электронной системы (если документ создается в каком-либо специальном программном продукте);
— защитить от возможных изменений, сохранив в подходящем формате;
— записать на носитель информации.
Общепринятый формат для хранения и архивирования электронных документов — PDF/A. Следует отличать его от привычного PDF, с каждым обновлением которого появляются все новые возможности для работы с файлами. PDF/A предназначен для другого: это формат для долгосрочного архивного хранения электронных документов.
Пятым шагом является составление описей. В опись включаются все электронные дела, которые были сформированы в отношении электронных документов. Однако вместо количества листов, которое указывается при формировании дел на бумажных носителях указывается объем электронных документов.
Формат описи может выглядеть следующим образом:
| Индекс дела | Заголовок дела (тома, частей) | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Название раздела | ||||
| Наименование должности руководителя структурного подразделения |
||
| Подпись | Расшифровка | |
| Дата подписи | ||
| СОГЛАСОВАНО Наименование должности руководителя службы ДОУ |
||
| Подпись | Расшифровка | |
| Дата подписи | ||
| Заведующий архивом (лицо, ответственное за архив) |
||
| Подпись | Расшифровка | |
| Дата подписи | ||
В целом, хранить документы в электронном виде намного удобнее, ведь нет необходимости в дальнейшем при поиске документов перерывать целую комнату бумажной документации. Также проще предоставлять документы в электронном виде по запросу налоговой, Пенсионного фонда, а также иных проверяющих.
В некоторых случаях необходимо уничтожить документы. Например, достаточно долго хранились служебные записки, срок хранения истек и необходимо их уничтожить. В этом случае проводится экспертиза ценности документов. Такую экспертизу может провести специальная комиссии. По результатам экспертизы оформляется акт о выделении к уничтожению документов. Форма подобного акта разрабатываются компанией самостоятельно. И на основании акта диски или иные носители информации просто уничтожаются.
В заключение необходимо отметить, что, безусловно, будущее за электронными документами. Однако важно правильно организовать электронный документооборот. Многие компании сталкиваются с проблемами неправильной организации документооборота, когда к электронному документообороту подключается только одно рабочее место в отделе или даже департаменте, когда большая половина документов ведется по-прежнему на бумажных носителях. Поэтому все вопросы в отношении электронного документооборота нужно решать «на берегу» на этапе внедрения системы.
Обычно документ перед подписанием согласуют внутри одного или нескольких отделов. При переходе на ЭДО процесс согласования становится быстрее и проще. Расскажем, как согласовывать электронные документы
Как согласовывать документы в ЭДО
В системе ЭДО можно оставлять поправки к документу, прикреплять файлы и согласовывать документы. При этом хронология изменений сохраняется — так можно отследить, как редактировался документ.
Все записи ЭДО разделены на папки: «Входящие», «Исходящие», «Черновики», «Архив», «Удалённые». Напротив каждого документа в папке обозначен статус: «Требует согласования», «Требует обработки», «Подписать и отправить». При необходимости администратор может создать другие папки и статусы. Система ЭДО автоматически создаёт протокол перемещений документа, который можно посмотреть онлайн, передать или распечатать.
Схема согласования электронного документа зависит от вида документооборота. Он может быть внутренним и внешним.
При внутреннем ЭДО:
- документы находятся в папке «Входящие»;
- входящую запись открывают и вносят правки;
- после устанавливают новый статус: согласовать, отправить на доработку, отказать;
- затем документ подписывают электронной подписью (ЭП).
Новый статус документа видят все участники системы.
Во внешнем документообороте схема работы такая же, как и во внутреннем, за исключением последнего пункта.
После внесения правок пользователь нажимает кнопку «Подписать и отправить». Сервис ЭДО автоматически проверяет сертификат ЭП, форму и внесённые данные. Если есть ошибки, пользователь получит уведомление. Документ не отправится контрагенту, пока ошибку не исправят.
После подписания документа обеими сторонами данные фиксируются — внести изменения больше не получится. Если документ подписывает только одна сторона — как в случае со счётом-фактурой — запись закрывается, когда её подтвердит получатель.
Отличие электронного от бумажного согласования
При электронном документообороте процесс согласования документа отличается от того же процесса на бумаге.
При согласовании документов вручную процедура включает в себя следующие шаги:
- юрист направляет проект ответственным сотрудникам;
- каждый из них вносит в документ свои правки;
- несколько раз исправленный текст возвращается на доработку;
- новая редакция повторно направляется на согласование;
- процесс повторяется до принятия единого решения всеми участниками.
В такой схеме нередко бывают потери версий документа, срыв сроков и бесполезные затраты рабочего времени.
В электронном документообороте всё происходит гораздо быстрее. Ответственный сотрудник, прикрепив к проекту договора необходимые документы, в один клик отправляет задачу коллегам по заданному маршруту. Каждому из участников цепочки согласования можно установить срок подписания документа. В сервисе можно отследить статус документа.
Таким образом, избавление компании от бумажной рутины экономит время и увеличивает продуктивность работы, делает процесс согласования удобным и прозрачным для всех участников.
Преимущества электронного согласования
- Совместная работа над документом. Просматривать и редактировать документ могут несколько сотрудников одновременно, без пересылки по электронной почте или передачи из рук в руки бумажных носителей.
- Настраиваются уровни доступа для категорий пользователей. Администратор устанавливает роли и разрешения в системе. Для каждого документа можно выбрать сотрудников, у которых будет доступ, а также отделы, которые должны согласовать документ перед подписанием.
- Процесс прозрачен, все этапы работы с документом фиксируются. Сохраняется факт работы сотрудника над документом и все внесённые изменения.
- Участники согласования получают уведомления об изменениях.
- Маршрут движения документов гибкий. Может быть как типовым, так и настраиваться под конкретные бизнес-процессы и документы. Например, сотрудник может попросить обсуждение документа, чтобы удостовериться в правильности выполняемой задачи.
- Работать над документом можно удалённо.
Чёткая маршрутизация, возможность совместной работы и другие преимущества электронного согласования позволяют существенно ускорить согласование документов. Переведите свой бизнес на ЭДО уже сейчас. «Астрал.ЭДО» — онлайн-сервис для организации юридически значимого электронного документооборота с контрагентами. «1С-ЭДО» — сервис, который обеспечит возможность обмениваться электронными документами прямо из системы 1С. Пользуйтесь всеми возможностями ЭДО в привычном интерфейсе.
ЭДО необязателен, но необходим для эффективной и продуктивной работы: он автоматизирует процесс обмена информацией и ускоряет передачу сведений внутри компании и между контрагентами. Рассказываем, как провести внедрение системы электронного документооборота в организации.
Что такое ЭДО, и как это работает
Для сферы трудовых отношений, что такое электронный документооборот и как он должен быть организован, определяет Трудовой кодекс (ст. 22.1–22.3 ТК РФ). ЭДО — это обмен информацией и документами в электронном формате. Его вводят, чтобы ускорить передачу данных и избавиться от бумажных дубликатов. С ЭДО больше не надо знакомить работников и контрагентов с документами под роспись, передавать им бумажные оригиналы.
По сути, электронный документооборот на предприятии заключается в формировании документов в электронном виде и подписании их электронной подписью. Подписанные ЭП файлы передаются получателю в онлайн-формате.
Для ЭДО разработали отдельный госстандарт — ГОСТ Р 53898-2013. Если отправитель подписывает файлы квалифицированной электронной подписью (КЭП), то документ юридически равнозначен бумажному с рукописной подписью (ст. 6 63-ФЗ от 06.04.2011).
Как внешний, так и внутренний документооборот организации — проход в СЭД (системе электронного документооборота). СЭД — это техническая система, в которой создают и отправляют электродокументы. Система обеспечивает управление доступов и передачу документальных файлов в локальных или внешних компьютерных сетях. Кроме того, СЭД позволяет контролировать входящие и исходящие потоки документов, собирать и хранить их в онлайн-архиве.
Состав СЭД:
- комплекс программ, который обеспечивает работу и доступ к системе;
- компьютерная сеть для обмена информацией внутри организации и с внешними контрагентами.
Чтобы установить СЭД, необходимо подготовить аппаратные средства для бесперебойной работы системы — серверы и сетевое оборудование. Кроме того, надо определиться с оператором и платформой. Платформа — то, на чем работает СЭД, а оператор — тот, кто передает и доставляет информацию, контролирует форматы и правильность подписей, ведет онлайн-архив компании.
Как внедрить ЭДО
Единых правил для перехода и работы с электросистемами на законодательном уровне не установлено. Фактически у каждой компании собственная практика внедрения ЭДО.
Предлагаем общую пошаговую инструкцию перехода на электронный документооборот в организации.
Шаг 1. Принять решение об ЭДО. Руководство компании определяет, для каких целей и направлений работы необходим цифровой формат.
Шаг 2. Провести оценку бумажного документооборота. Выявить основные сложности и ошибки ДО, определить основные маршруты информационных потоков, проанализировать порядок регистрации и обработки бумажной корреспонденции, механизм формирования и передачи в архив документальных дел. Основные нюансы надо учесть при переходе на ЭДО — для оптимизации процессов.
Шаг 3. Разработать регламент ЭДО. Указать, что оформление электронного документа должно быть по общим правилам делопроизводства, несмотря на цифровой формат. Установить маршруты и очередность обмена. Определить ответственных лиц и зону их ответственности, доступы к системе ЭД. Выпустить приказ о внедрении ЭДО.
Шаг 4. Изучить рынок СЭД. Определиться с программным обеспечением, платформой и оператором с учетом отраслевой и организационной специфики компании. ЭДО выражается в разных технических решениях:
- Применение веб-версии. В этом случае переход на ЭД не затрагивает локальные системы предприятия. Все процессы проходят онлайн. Такой вариант подходит для компаний с небольшим трафиком. Заказчик платит только за отправленные файлы.
- Интеграция в информационную систему заказчика. Функционал СЭД подключают к внутренней системе, с которой работает организация. Оплата — за выбранный пакет функций.
С оператором СЭД необходимо заключить договор.
Шаг 5. Обработать массив информации заказчика. Этим занимается оператор ЭД. Кроме того, необходимо оформить ЭП для всех ответственных лиц, задействованных в ЭДО.
Шаг 6. Создать цифровой архив. Надо оцифровать все бумажные документы, которым следует храниться в архиве организации и перевести их в онлайн-архив.
Шаг 7. Подготовить все рабочие системы к интеграции с ЭДО. В электронный формат обычно переводят бухгалтерский, финансово-экономический, кадровый учет, производственное направление. Необходимо позаботиться и об охране коммерческой тайны и персональных данных.
Шаг 8. Разработать пользовательские руководства для работы. Обучить сотрудников. Определить правила перехода на ЭДО для каждого ответственного лица с учетом должностных особенностей и ввести систему контроля за соблюдением локального регламента.
Шаг 9. Проинформировать контрагентов. Один их вариантов — направить партнерам уведомление по электронной почте о внедрении системы внешнего ЭДО. Контрагентов тоже надо подключить к используемой СЭД.
Какие документы переводят в цифровой формат
Компании оцифровывают практически все документы финансово-хозяйственной деятельности. Это и первичные документы, и бухгалтерские регистры, и кадровые бумаги, и делопроизводственные материалы. По закону нельзя оцифровать только вексель: он недействителен без бумажной формы (48-ФЗ от 11.03.1997).
Для трудовых книжек разработали специальный цифровой формат — ЭТК: работодатель формирует сведения о трудовой деятельности и стаже работника в электронном виде (ст. 66.1 ТК РФ). Трудовой договор дистанционному работнику тоже направляют в электронном виде, но после согласования его необходимо распечатать и отправить новому сотруднику на подпись (ст. 312.2 ТК РФ).
Требования к ЭД
Каждая компания самостоятельно определяет, как работает электронный документооборот внутри организации, и устанавливает локальные требования, утверждает внутренние регламенты. На законодательном уровне установлены только требования к оформлению, передаче и хранению ЭД (149-ФЗ от 27.07.2006).
В ЭДО используют материальные (бумажные) документы, которые оцифровали, и документы, который изначально создали в электронном виде (77-ФЗ от 29.12.1994, 149-ФЗ от 27.07.2006). Для заверения материальных оцифрованных бумаг подойдет любая ЭП, а для электронных усиленная КЭП.
Бумажные и электронные документы юридически равнозначны, если ЭД подписали электронной подписью. Но если к регистрам применяют повышенные требования безопасности данных, то необходимо установить особые условия их хранения в электронном формате.
При подписании ЭД руководствуйтесь 63-ФЗ от 06.04.2011. А правила обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия с государственными органами и внебюджетными фондами установлены в постановлении правительства № 1264 от 24.07.2021. Обмен с налоговыми органами регулируется приказами ФНС:
- № ММВ-7-6/196@ от 13.06.2013 — общие правила ЭДО между налоговой службой и налогоплательщиками;
- № ММВ-7-10/551@ от 30.11.2015 — для торговых операций;
- № ММВ-7-15/820@ от 19.12.2018 — для счетов-фактур, документов об отгрузке, передаче имущественных прав.
Требования ко внутреннему ЭДО прописываются в локальных нормативах. А порядок внешнего обмена электронными документами компания определяет совместно с контрагентами.
Как исправлять ошибки в электронных документах
Порядок исправления ошибок и для бумажных, и для цифровых регистров практически одинаковый. К примеру, для бухгалтерских документов правила прописаны в 402-ФЗ от 06.12.2011 и ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» (приказ Минфина № 62н от 16.04.2021).
Бумажную первичку (кроме кассовых и банковских документов) корректируют, только если обе стороны хозяйственной операции согласны с такими изменениями. Корректировку обязательно подписывают и ставят фактическую дату исправления (письмо Минфина № 07-02-06/9 от 25.01.2012).
А вот электронную первичку исправить легче. Для внесения коррективов аннулируют ошибочный документ и формируют новый. Есть и другие варианты: составить акт о выявленных расхождениях, сформировать дополнительные е-документы, корректирующие операцию и проч.
Как хранить электронные документы
Е-документы хранят в цифровом виде. Придерживайтесь сроков хранения, установленных приказом Росархива № 236 от 20.12.2019 и отраслевыми ведомствами. Для некоторых е-документов действуют особые правила хранения.
С 01.01.2022 в Федеральной контрактной системе прописали сроки хранения для документов закупки, и они отличаются от сроков из приказа № 236. В этом случае заказчики и поставщики руководствуются ч. 15 ст. 4 44-ФЗ. Хранить все закупочные регистры надо не менее 6 лет.
Отдельные сроки хранения закреплены и для бухгалтерской первички, и для регистров налогового учета (ст. 29 402-ФЗ, ст. 23 НК РФ). Но в основном они совпадают с приказом № 236.
Необходимо обеспечить режим хранения и предусмотреть условия для его обеспечения. К примеру, в е-архиве создают два экземпляра по каждой единице — рабочий и основной. А ответственный специалист проводит технический контроль минимум раз в пять лет: он проверяет физическое состояние носителей и воспроизводимость электронных документов.