Экономический показатель это реквизит признак

1. Логическая структура экономической информации. Экономический показатель

Экономическая
информация имеет дискретный характер,
то есть может быть структурирована и
представлена как совокупностьотдельныхструктурных единиц
информации. Важнейшимивидами
структурных единиц информацииявляются:

• реквизит;

• информационная
  совокупность (составная единица
  информации);

• показатель;

• документ;

• информационный
  массив;

• информационный
  поток.

Предметная область
характеризуется совокупностью сущностей
– понятий, объектов, процессов, событий.

Пример.
Предметная область «Сбыт».

Понятия: спрос,
предложение, сегмент рынка, реклама,
конкурентоспособность, затраты, прибыль

Объекты: потребители
(клиенты), товары, рынки сбыта, посредники,
конкуренты

Процессы
(операции): продажи, контакты, рекламные
акции

События: договора,
контракты, презентации, платежи

Реквизит– это простейшая (элементарная)
структурная единица информации, неделимая
на смысловом уровне, отражающаяколичественнуюиликачественнуюхарактеристику сущностейпредметной
области.

С одной стороны,
различают формуизначениереквизита.Формареквизита
проявляется в егоназвании(например,профессия), азначениереквизита
«профессия» – это название конкретной
профессии (например, токарь, технолог,
экономист и т.п.).

С другой стороны,
поскольку сущности имеют качественные
и количественные характеристики, все
реквизиты в показателях делятся на
реквизиты-признакииреквизиты-основания.

Реквизит-признакотражаеткачественную характеристикусущности, позволяющую выделить
(идентифицировать) объект из множества
различных объектов. Один или несколько
реквизитов-признаков определяют
смысловое значение показателя, т.е.
определяютназваниепоказателя.

Реквизиты-признаки,
характеризующие качественные стороны
объекта, – это коды, наименования,
единицы измерения, время и место действия
и т.д. Например: код исполнителя;
наименование работы; фамилия, имя,
отчество исполнителя; табельный номер
работника и т.д.

Реквизит-основаниеотражаетколичественную характеристикусущности, выраженную в определенных
единицах измерения и определяющуюсостояние объекта.

Реквизиты-основания,
количественно характеризующие объект,
– это план, факт, процент, коэффициент,
объем и т.д. Например: сумма платежа в
гривнах, ставка налога в процентах и
т.д.

Пример. Сущность
«Платеж».

Реквизит-признак
«Вид платежа»: приходный, расходный.

Реквизит-основание
«Сумма платежа в гривнах».

Реквизиты-основания
имеют, как правило, числовое значение,
а реквизиты-признаки – символьное
представление (буквенно-цифровое).

В процессе обработки
информации реквизиты-основания и
реквизиты-признаки используются
по-разному, а именно: над реквизитами-основаниями
выполняют арифметические операции, над
реквизитами-признаками – логические
(поиск, группировка, сортировка,
сравнение).

Логически связаны
между собой реквизиты-признаки и
реквизиты-основания, характеризующие
объекты (процессы) одной предметной
области образуют информационные
совокупности (составные единицы
информации).

Информационная
совокупность, или составная
единица информации– это логически
взаимосвязанная совокупность реквизитов,
характеризующая объект (процесс,
операцию).

Показатель– это минимальная информационная
совокупность, сохраняющая информативность.
Показатель является минимальным по
объему сообщением, сохраняющим
информативность, т.е. содержательность.

Экономический
показатель– это логически
взаимосвязанная неделимая совокупность
реквизитов, имеющаяэкономический
смысл.

В состав экономического
показателя всегда входит лишь один
реквизит-основание и один или несколько
реквизитов-признаков.

В экономике принято
выделять макро- и микроэкономические
показатели. Макроэкономические
показателихарактеризуют экономику
в целом. Примерами таких показателей
могут служить величина валового
внутреннего продукта (ВВП), величина
валового национального продукта (ВНП),
уровень инфляции, объем экспорта, объем
импорта и т.д.Микроэкономические
показателиописывают состояние
отдельных хозяйственных и других единиц
(конкурентоспособность, прибыль, затраты
и т.д.).

Экономический
показательимеет фундаментальное
значение в сфере управления экономическими
объектами, так как в немоднозначно
указывается место и время осуществлениякакого-либо производственного,
хозяйственного или другого процесса.

В качестве примера
проанализируем структуру следующего
экономического показателя (табл.2.1):

«План поставокматериала «Бронза»дляпоставщика
ПАО «Горизонт»впервом квартале
2011 годаравен 200 тонн».

Реквизиты-признаки,
указанные курсивом, предназначены для
выполнения логических операций. Будучи
закодированными, они используются
вначале для написания расчетных формул,
а затем для выполнения в процессе решения
задачи логических операций (поиск,
группировка, сортировка, сравнение).

Реквизит-основание
(«план поставок») используется для
выполнения арифметических операций.

Таблица 2.1 – Реквизиты экономического
показателя «План поставок материала
«Бронза» для поставщика ОАО «Горизонт»
в первом квартале 2008 года равен 200 тонн»

Реквизиты-признаки	Реквизит-основание
Форма (название)	Значение	Форма (название)	Значение
Вид материала (p)	Бронза	План поставок (S)	200
Поставщик (i)	ОАО «Горизонт»
Квартал (k)	Первый
Год (t)	2011
Единица измерения (e)	Тонна

Существует
однозначное взаимное соответствие
между понятиями «экономический
показатель» и «переменная с индексами».
В большинстве случаев в качестве
переменной выступает реквизит-основание,
а индексов – реквизиты-признаки.
Например, в экономическом показателе

«Фактическая
стоимостьтовара «Столы офисные»,поступившие01.09.2008 г. отпоставщика «Фирма «Восход», составила
2500,00грн.»

содержится в
качестве:

а) реквизита-основания
(переменная) – словосочетание «Фактическая
стоимость», которое можно обозначить
как «S»;

б) реквизитов-признаков
(индексов) несколько:

«товар», который
мы обозначим как p;

«поставщик»,
который обозначим как i;

«дата поступления»,
которую обозначим как t;

«единица измерения»,
которую обозначим как e.

Тогда переменная
с индексами
,
смысл которой состоит в следующем:
фактическая стоимостьp-того товара,
поставленногоi-м
поставщикомt-той
календарной датой, измеряемаяe-й
единицей, может быть использована для
формализации процессов обработки
данных. ВеличинаSобрабатывается с помощью арифметических
операций, а индексыp, i,
t, eиспользуются
для выполнения логических операций
(сравнения, сортировки, поиска, группировки
и т.д.).

Поскольку
экономический показатель является
минимальной по составу информационной
совокупностью, сохраняющей информативность,
он является достаточным для образования
самостоятельного документа.

Документ– это материальный объект, содержащий
в зафиксированном виде информацию,
оформленную установленным порядком,
имеющую в соответствии с действующим
законодательством правовое значение
и предназначенную для передачи и
использования.

Документ– это информационная совокупность,
которая представлена на бумажном
носителе или в электронном виде и имеет
самостоятельное значение.

Документ может
включать один или несколько показателей
с обязательным указанием
лица, ответственного за информацию,
которая в нем размещается. Циркулирующие
на предприятии управленческие документы
(акты, наряды, накладные, счета и т.д.)
состоят из одного или более экономических
показателей.

Движение бумажных
и электронных документов между
подразделениями предприятия, а также
между предприятием и внешней средой,
называется документооборотом.

Задача

Имеется информационная
часть выходного документа «Финансовые
результаты предприятия за год»:

Код предприятия	Отчетный период	Выручка от реализации	Налог на добавленную стоимость	Себестоимость реализованной продукции	Прибыль от реализации
i	p	Q	H	S	П

Сформулируйте
тексты экономических показателей,
имеющиеся в документе, и закодируйте
их.

Решение

Документ содержит
4 экономических показателя:

1) Выручка от
реализации продукции на предприятии
за некоторый период:

—
выручка от реализации на i-том
предприятии зар-й период.

2) Налог на добавленную
стоимость на предприятии за некоторый
период:

—
налог на добавленную стоимость на i-том
предприятии зар-й период.

3) Затраты на
производство на предприятии за некоторый
период:

—
затраты на производство на i-том
предприятии зар-й период.

4) Прибыль на
предприятии за некоторый период:

—
прибыль на i-том
предприятии зар-й период.

Информационный
массив– это группа однородных
документов, объединенных по определенным
признакам.

Информационные
массивы как упорядоченные по определенным
признакам совокупности информации
используются для разработки управленческих
решений. Информационные массивы
(файлы)являются основной структурной
единицей при автоматизированной
обработке данных. Информационный массив,
например, образуют данные отчетов за
определенный промежуток времени.

Экономическая
информация может фиксироваться не
только в виде управленческих документов,
где содержатся финансовые, производственные
и другие показатели, но и в виде временных
рядов, отражающих периодически
обновляющиеся характеристики деятельности
предприятия или его структурных
подразделений. Примером может служить
динамика роста поставок офисной мебели
фирмой «Рассвет» в 2000-2006 гг. (тыс.грн.).

Информационный
поток– это совокупность информационных
массивов, касающаяся одного участка
работы.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Экономической информации свойственны некоторые особенности, вытекающие из ее сущности (все перечислять не будем, остановимся на одном). Важной характеристикой экономической информации является ее структура. Структура экономической информации играет ту же роль, что и синтаксис любого языка. Говоря о структуре информации, различают два взаимосвязанных между собой аспекта:
• состав элементов, образующих структуру экономической информации;
• взаимосвязь между элементами этой структуры.

Рассматривая с этих позиций структуру экономической информации, выделяют простые и составные единицы информации. Составной единицей информации (СЕИ) называют единицу информации, состоящую из совокупности других единиц информации, ассоциативно связанных между собой, т.е. связанных по смыслу. Простой, элементарной составляющей единицей экономической информации является реквизит. Реквизиты – это элементарные неделимые единицы экономической информации, выражающие определенные свойства объекта. Реквизитам присущи два свойства, важных с точки зрения их обработки:
• отдельно взятый реквизит не может полностью характеризовать экономический процесс или объект;
• отдельный реквизит может входить в состав различных экономических показателей.

Каждый реквизит характеризуется именем (наименованием), типом и значением. Именем реквизита служит его условное обозначение в процессах преобразования. Значением реквизита называется величина, характеризующая некоторые свойства объекта, явления, процесса в конкретных обстоятельствах. Все допустимые значения реквизита образуют множество, называемое доменом реквизитов.

В зависимости от характера отображаемого ими свойства реквизиты делятся на реквизиты-признаки и реквизиты-основания.

Реквизиты-признаки отражают качественные свойства экономического объекта, процесса или явления (время и место действия, фамилия, имя, отчество исполнителя, наименование работы и т.д.). Они могут быть выражены в алфавитном, цифровом или алфавитно-цифровом виде. Реквизиты-признаки служат для логической обработки составных единиц, т.е. для поиска, сортировки, группировки, выборки и т.д.

Реквизиты-основания характеризуют количественную сторону процесса или объекта. выраженную в определенных единицах измерения (сумма вклада в рублях, ставка налога в процентах и т.д.). Они чаще всего выражаются в цифровой форме. Над ними могут выполняться логические и арифметические операции.

Для исчерпывающей характеристики экономического процесса, объекта или явления необходима определенная совокупность реквизитов, описывающих качественные и количественные свойства отображаемого объекта.

Основной структурной единицей, состоящей из определенной совокупности реквизитов, характеризующей какой-либо конкретный объект, факт, процесс и т.п. с количественной и качественной стороны, является показатель. Показатель – это совокупность логически связанных реквизитов-признаков и реквизитов-оснований, имеющая экономический смысл. Показатель – логическое высказывание, содержащее качественную и количественную характеристики отображаемого явления. Экономический показатель как составная единица информации включает один реквизит-основание и группу взаимосвязанных с ним и между собой по смыслу реквизитов-признаков. Экономический показатель – основная единица экономической информации.

Например, показатель «выпуск 120 тысяч банок консервов» несет количественную величину и качественные признаки этой величины. При этом нужно иметь в виду, что в данном показателе фраза «выпуск банок консервов» – это реквизит-признак, а «120 тысяч» – это реквизит-основание.

Показатель является минимальной по составу информационной совокупностью для образования самостоятельного документа. (т.е., на основе показателей строятся документы) В документах каждому показателю присваивается наименование. По количеству и составу показателей определяется уровень его информативности и рассчитывается объем информации в документе. Кроме этого, на основе показателя или его реквизита создаются базы данных, которые используются при решении экономических задач.

Экономический документ представляет собой определенным образом организованную совокупность взаимосвязанных по смыслу экономических показателей. Экономический документ является основной и наиболее удобной формой представления информации с точки зрения управления, так как наряду с наглядностью представления информации, необходимой для решения задачи или являющейся результатом решения задачи, он содержит атрибуты, придающие ему юридический статус.

Наиболее распространенной формой представления экономических документов является табличная форма, которая в самом общем виде включает общую (заголовочную), предметную (содержательную) и оформительскую часть.

Общая часть содержит название документа и перечень общих по составу и значению реквизитов для всех показателей, представленных в документе. Наличие общей части документа позволяет избежать дублирования информации при характеристике всех показателей, входящих в состав многостраничного документа.

Предметная часть включает реквизиты, характеризующие особенности экономических показателей многостраничного документа. (размещаются переменные реквизиты-признаки и количественно-суммовые реквизиты-основания: наименование, номенклатурный номер, количество, код производственных затрат и т.д.)

Оформительская часть содержит атрибуты, как правило, непосредственно не участвующие в процессе обработки информации, однако они придают документу юридическую силу, так как включают подписи лиц, участвовавших в подготовке документа.

Помимо табличной формы представления документов в практике организационно-экономического управления могут использоваться также документы упрощенной табличной формы, в которых наименование реквизитов приводятся не в шапке документа, а в боковике, рядом с которым проставляются конкретные значения соответствующих реквизитов. Наконец, экономические документы могут содержать как шапку, так и боковик. Документы такой формы широко используются при подготовке различной отчетности (статистической, финансовой, бухгалтерской, налоговой и т.п.). В качестве носителя информации для отображения содержимого документов наиболее распространенными являются: бумажные, электронные (экранные) и магнитные носители.

В целях упрощения организации процессов обработки, передачи и хранения информации, содержащейся в документах, она может объединяться в виде информационных массивов (файлов).

Информационный массив с позиции логической структуры представляет собой набор данных (документов) одной формы (одного названия) со всеми значениями либо сочетание таких наборов данных, относящихся к одной задаче. Во втором случае массив называется укрупненным. Сущность массива выражается через логический смысл и естественную целесообразность его структуры. В системах обработки информации массив является основной структурной единицей, предназначенной для хранения, передачи и обработки информации.

Массивы могут объединяться в более крупные структурные единицы. Самой крупной является информационная база, а самой простой формой объединений – информационный поток.

Информационный поток – это совокупность информационных массивов, в том числе документов, относительно конкретной управленческой деятельности, имеющая динамический характер (Информационный поток – группа или совокупность перемещаемых данных, относящихся к какому-то конкретному участку экономических расчетов).

Информационная база – все совокупность информации реального экономического объекта.

ЛЕКЦИЯ
8

Раздел
2. ТИПОВЫЕ СРЕДСТВА АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ

Тема 2.1. Информационное обеспечение
– 8 часов

1.    
Основные понятия:
информационное обеспечение, документ, реквизит, составная единица информации,
показатель, характеристика реквизита, тип реквизита. Два подхода к организации
информационного обеспечения (2 часа).

2.    
Состав информационного
обеспечения (2 часа).

3.    
Классификация и
кодирование экономической информации (2 часа).

4.    
Принципы создания
информационного обеспечения (2 часа).

1.      Основные понятия. Два
подхода к организации информационного обеспечения

Для
функционирования любой системы управления, в том числе и автоматизированной,
необходима информация о состоянии:

—        
управляемого объекта,

—        
внешней среды,

—        
принятых управляющих
воздействиях.

Необходимые
условия эффективного функционирования АИС – оптимальные объемы информации, поступающей в
различные органы управления, оптимальное распределение потоков информации во
времени и пространстве, т.е. оптимальное построение информационного обеспечения
АИС (ИО АИС).

ИО АИС – совокупность данных, необходимых для работы
системы, средства и методы управления ими, а также специалисты их
поддерживающие.

Основная
функция ИО – надежное
хранение на машинных носителях всей совокупности необходимых данных для решения
задач пользователя и удобный доступ к этим данным.

Существуют 2
подхода к организации ИО:

1.    
Для каждой
разрабатываемой задачи (программы) организовывается свое ИО.

Недостатки этого подхода:

—        
одни и те же данные,
многократно вводимые в систему, приводят впоследствии к их разночтению;

—        
корректировка данных
производится в разные сроки;

—        
повторный ввод одних и тех
же данных, что приводит к их избыточности, затратам времени и места на
накопителях.

2.    
Современный подход к
организации ИО: распределенный ввод, но единый стиль хранения, обновления и
многократного, многоцелевого использования.

При передаче
информации за единицу информации принимается одна двоичная единица (бит). При
хранении целесообразно объединять информацию либо по смыслу, либо по отношению
ее к какой-то задаче.

Экономическая информация имеет дискретный
характер, то есть может быть структурирована и представлена как совокупность
отдельных структурных единиц информации. Важнейшими видами
структурных единиц информации являются:

0 Реквизит –
простейшая структурная единица информации, неделимая на смысловом уровне,
отражающая количественную или качественную характеристику сущностей (объекта,
процесса и т.п.) предметной области;

0 Составная единица информации (СЕИ) – логически взаимосвязанная совокупность
реквизитов;

0 Показатель – минимальная СЕИ, сохраняющая информативность;

0 Документ – СЕИ, которая представлена на бумажном носителе и
имеет самостоятельное значение.

Реквизит-признак содержит качественную характеристику сущности,
позволяющую выделить (идентифицировать) объект из множества различных объектов.

Реквизит-основание содержит количественную характеристику объекта,
определяющую его состояние.

Реквизиты-основания
имеют числовое значение, реквизиты-признаки – символьное представление
(буквенно-цифровое).

Реквизиты признаки и основания,
характеризующие объекты (процессы) одной предметной области, логически связаны
между собой и образуют составные единицы информации. Экономический показатель –
это СЕИ, включающая один реквизит-основание и несколько реквизитов–признаков.
На основе показателей строятся документы.

Показатель = основание + К признаков

Семантический (смысловой) анализ позволяет
выявить функциональную зависимость  реквизитов и выполнить на
этой основе структурирование экономической информации. Такое структурирование
дает возможность построить информационно-логическую модель (ИЛМ) предметной
области и осуществить проектирование структуры базы данных.

Реквизит может обозначать название
некоторой величины, принимающей различные значения из допустимого множества.
Если множество является совокупностью чисел, то реквизит будет числовой или
цифровой, если множество – совокупность букв, то реквизит – буквенный. При
использовании комбинаций цифр и букв реквизит становится буквенно-цифровым.

Характеристика
реквизита
– его длина, под которой понимают максимально допустимое число символов в
слове, являющемся значением реквизита.

Пример:
длина реквизита дни недели – 11 символов (понедельник, воскресенье).

Тип реквизита:

А –
буквенный,

9 – цифровой,

Х – алфавитно-цифровой.

На основе реквизитов формируются данные,
которые необходимо определенным образом организовать в процессе
функционирования АИС.

ЛЕКЦИЯ 9

2.      Состав информационного обеспечения (2 часа)

В состав
информационного обеспечения АИС входят классификаторы технико-экономической
информации, нормативно-справочная информация, форма представления и организации
данных в системе, в том числе формы документов, видеограмм, массивов и
логические интерфейсы (протоколы обмена данными), т.е. информационное
обеспечение АИС представляет собой совокупность средств и методов построения
информационной базы и подразделяется на внемашинное и внутримашинное
обеспечение (рисунок 2.1).

		Рисунок 2.1 — Структура информационного обеспечения

Внемашинное информационное обеспечение
включает:

—       систему классификации и кодирования
информации;

—       систему конструкторской, технологической и
технической производственной документации (нормативно-справочной);

—       оперативную документацию;

—       систему организации ведения, хранения,
внесения изменений в нормативную документацию.

Внутримашинное информационное обеспечение
содержит:

систему программ организации, накопления,
ведения и доступа к данным;

массивы данных на машинных носителях.

Всю информацию АИС относительно обработки
целесообразно разделить на входную, выходную и промежуточную. Входная
информация представляет собой совокупность исходных данных, необходимых для
решения задач АИС. К исходным данным относятся все первичные данные,
нормативно-справочная информация, а также промежуточная информация, полученная
в результате решения предыдущей задачи и используемая для решения данной задачи
как входная.

К выходной относится информация, получаемая
как результат решения задач АИС и предназначенная для непосредственного
использования в управлении.

Входная и промежуточная информация составляет
информационную базу АИС. Информационная база содержит сведения о продукции,
предметах труда, средствах и технологии производства, персонала, связях между
ними и должна обеспечить регулярное решение задач АИС, эффективное ее
функционирование

Первичная информация зарождается во
внемашинной сфере в процессе принятия решений управленческим персоналом,
описания объектов, процессов и явлений предметной области, для которой
разрабатывается практическое приложение. Как правило, первичная информация
фиксируется в документах внемашинной сферы, содержащих как
нормативно-справочную информацию, так и учетную, оперативную информацию,
отражающую сведения о текущих процессах.

Для создания практического приложения
пользователя на компьютере и работы с ним в некоторой предметной области данные
внемашинной сферы должны быть перенесены на машинный носитель, где они образуют
внутримашинную информационную базу.

Документы
внемашинной сферы

Документы являются основным носителем
информации во внемашинной сфере. Документы в соответствии с функциями
управления подразделяются на нормативно-справочные, плановые и другие документы
условно-постоянной информации, мало изменяемой во времени, и документы
оперативной, первичной учетной информации, фиксирующей протекание тех или
иных процессов.

Документы условно-постоянной информации. Справочники содержат перечень объектов
определенного вида (подразделений, оборудования, должностей, профессий,
заказчиков и т.п.). В справочнике имеется таблица, в каждой строке которой
указан код, наименование объекта и другие его характеристики. В
номенклатура-ценниках, по форме таких же, как и справочники, представлена вся
номенклатура объектов (на предприятии, в  цехе, на складе и т.п.) с указанием
единицы измерения и цены за единицу.

Производственные нормативы содержатся в
конструкторско-технологических документах.

Пример: Норма расхода материала содержится в маршрутной
карте, где отражается технологический процесс изготовления деталей.
Календарно-плановые нормативы содержат цеховые нормы задела (в днях) на детали
или изделия.

Договора поставщика с заказчиком содержат
планы поставок, объемы партий поставок. Плановые документы содержат
количественные плановые показатели выпуска деталей, готовых изделий и т. п.

Организационно-распорядительные документы
включают положения, уставы, акты, протоколы, постановления, приказы и др.

Документы учетной информации. Приходно-расходные документы содержат учетные
данные по отгрузке или отпуску товаров и материалов, а также поступлении изделий
(на склад, в цех и т. д.). Это – накладные, приходно-расходные ордера, карточки
складского учета, ведомости инвентаризации и другие документы. Данные о
выполнении плановых показателей отражаются  в план-графиках, отчетах,
статистических сводках. Система показателей определяется уровнем планирования.
Платежные поручения отражают факт оплаты поставленной продукции заказчиком.

Извещения об изменениях нормативно-справочной
информации предназначены для корректировки информационной базы, поддержания ее
в актуальном состоянии.

Пример: Они содержат изменения по номенклатуре деталей,
товаров, изменения цен, тарифов, норм и других показателей.

Общая характеристика документов. Все документы характеризуются наименованием,
отражающим содержание документа, и формой, определяющей структуру документа.

По характеру возникновения документы делятся
на первичные, содержащие исходные данные, и производные, содержащие результаты
обработки информации других документов. По роли в общей технологии обработки
данных документы разделяются на:

0 Документы, используемые для первоначальной загрузки
внутримашинной информационной базы (вся нормативно-справочная и другая
условно-постоянная информация);

0 Документы для ввода оперативной (учетной) информации;

0 Извещения об изменении, периодически поступающие для
корректировки ранее введенной информации и поддержания внутримашинной
информационной  базы в актуальном состоянии;

0 Запросные документы, содержащие условия поиска данных,
и документы, инициирующие выполнение задач.

Форма документа. Документы оформляются и заполняются в установленном
порядке. Каждый документ имеет постоянную часть, которая определяется формой
(макетом). Форма документа отображает структуру информации, содержащейся в
документе, и определяет состав, название и размещение реквизитов, входящих в
документ. Для выявления структуры информации важны две части – заголовочная
(шапка) и содержательная. Кроме этого имеется оформляющая часть.

Отдельные зоны документа могут быть
построены по линейной, анкетной или табличной форме.

Линейная форма. Для каждого реквизита две клетки: одна — для
наименования, печатаемого типографским способом, другая– для записи данных.

Анкетная форма. Размещение реквизитов документа в виде вертикальной
последовательности друг за другом. Для наименования реквизита отводится левая
часть строки, а для записи данных – правая.

Табличная форма. Размещение реквизитов документа в виде таблицы с
графами по вертикали и строками по горизонтали. Конкретные наименования и
значения реквизитов проставляются в соответствующих строках и графах.

Реквизиты заголовочной и оформляющих частей
документов предназначены для идентификации и придания юридической силы
конкретному документу, оформляются в линейной форме. Содержательная часть
документа оформляется в табличной, линейной и анкетной форме в виде сплошного
текста. В шапке обычно содержится код формы, указано название (вид) и номер
документа, дата заполнения, общие данные для всего документа. Содержательная
часть включает название реквизитов и место, отведенное для их значений.

Методические
и инструктивные материалы по
ведению документов содержат описание состава используемых документов предметной
области и правила их заполнения. Инструкции разрабатываются в соответствии с
регламентирующими документами, в том числе УСД (Унифицированная система
документации) и ЕСКК (Единая система классификации и кодирования). В них
определяются лица, ответственные за ведение документов, правильность их заполнения,
достоверность содержащейся в них информации и передачу на обработку.

Внемашинная информационная база служит
источником формирования внутримашинной информационной базы. Наиболее важными
вопросами подготовки внемашинного информационного обеспечения предметной
области являются:

0 Определение состава документов, содержащих необходимую
информацию для решения задач приложения пользователя;

0 Определение форм документов и структуры информации
(выявление структурных единиц информации и их взаимосвязей);

0 Классификация и кодирование информации, обрабатываемой
в задачах пользователя;

0 Разработка инструктивных и методических материалов по
ведению документов и подготовка информации для обработки.

ЛЕКЦИЯ
10

3.
Система классификации и кодирования технико-экономической информации

Система
классификации и кодирования
(СкиК) является средством классификации и кодирования множества однотипных
объектов. На основе СкиК разрабатываются кодовые обозначения объектов. В
системе классификации также систематизируются используемые термины и
обозначения.

Классификация информации позволяет ее
систематизировать и упорядочить, что необходимо для ее автоматизированной
обработки. Классификация объектов одного вида позволяет выделять (группировать)
подмножества объектов, обладающих одинаковыми признаками, или упорядочивать
объекты в соответствии со значениями признаков.

Пример:
подразделения, оборудование, продукция, профессии, работники.

Классификации
подлежат процессы.

Признаком
классификации может быть одно из свойств объекта, позволяющее установить
сходство или различие отдельных экземпляров объекта.

Классификация используется как основа для
кодирования признаков в обозначении объектов. Полученные кодовые обозначения
объектов могут использоваться для автоматизированного упорядочения и поиска
объектов, обладающих заданными признаками.

Одно из важных назначений кодирования – обеспечение
уникальной идентификации объектов, которая в совокупности с принятой
системой классификации четко определяет сущность объекта.

Система классификации – это совокупность правил и результат
распределения заданного множества объектов на подмножества в соответствии с
признаками сходства или различия. Выделяемое по признаку подмножество объектов
называется классификационной группировкой.

Два метода классификации – иерархический и фасетный
метод.

Иерархический метод классификации устанавливает между классификационными
группировками иерархические отношения подчинения, с последовательной
детализацией их свойств: класс, подкласс, группа, подгруппа, вид и так далее.

Рисунок
2.2 – Иерархическая система классификации

Достоинства:

0 простота построения;

0 использование независимых
классификационных признаков в различных ветвях иерархической структуры.

Недостатки:

0 жесткая структура, которая
приводит к сложности внесения изменений, так как приходится перераспределять
все классификационные группировки;

0 невозможность группировать
объекты по заранее не предусмотренным сочетаниям признаков.

Метод фасетной классификации основан на множестве независимых
признаков. Набор таких признаков может быть произвольным, что позволяет
группировать объекты по любому сочетанию признаков.

Фасетный метод классификации
является одноуровневым, исходное множество объектов разбивается на подмножества
классификационных группировок в соответствии со значениями признаков отдельных
фасетов. Фасеты независимы между собой. Схема построения фасетной системы
классификации в виде таблицы отображена на рис. 3.6. Название столбцов
соответствуют выделенным классификационным признакам (фасетам), обозначенным
Ф1, Ф2, …, ФI, …,ФN.

Пример: цвет, размер одежды, вес и т.д.

0	0	0	0	0
0	0	0	0	0
0		0	0	0
0			0	0
0			0

Рисунок 2.3 – Фасетная система классификации

Процедура
классификации состоит в присвоении каждому объекту соответствующих значений из
фасетов. При этом могут быть использованы не все фасеты. Для каждого объекта
задается конкретная группировка фасетов структурной формулой, в которой
отражается их порядок следования.

К_s=(Ф₁,
Ф₂, …, Ф_i, …, Ф_n ),

где Ф_i – i-й фасет;

       n – количество
фасетов.

Достоинства:

0 возможность создания большой емкости классификации, т.
е. использования большого числа признаков классификации и их значений для
создания группировок;

0 возможность простой модификации всей системы
классификации без изменения структуры существующих группировок.

Недостаток:

0 сложность ее построения, т. к. необходимо учитывать
все многообразие классификационных признаков.

Пример: Разработать фасетную систему классификации.

Сгруппируем и представим в виде таблицы (рис. 3.7) все
классификационные признаки по фасетам:

0 фасет название факультета с пятью названиями
факультетов;

0 фасет возраст с тремя возрастными группами;

0 фасет пол с двумя градациями;

0 фасет дети с двумя градациями.

Структурную формулу любого класса можно представить в виде:

К_s=(Факультет, Возраст, Пол, Дети)

Присваиваем конкретные значения каждому фасету, получим следующие
классы:

0 К₁=(Радиотехнический факультет, возраст до
20 лет, мужчина, есть дети),

0 К₂=(Коммерческий факультет, возраст от 20
до 30 лет, мужчина, детей нет),

0 К₃=(Математический факультет, возраст до 20
лет, женщина, детей нет) и т. д.

Название факультета	Возраст	Пол	Дети
Радиотехнический	До 20 лет	М	Есть
Машиностроительный	20 – 30 лет	Ж	Нет
Коммерческий	Свыше 30 лет
Информационные системы
Математический

Рисунок 2.4 – Пример фасетной системы классификации
для информационного объекта «Факультет»

Система
кодирования – совокупность правил образования кода. Кодовое обозначение, которое
характеризуется используемым набором символов, алфавитом (цифровой, буквенный,
смешанный и др.), длиной (числом символов – позиций кода) и структурой
обозначения. Структура кода определяется порядком кодируемых признаков. Место
символа в коде является разрядом кода. Старший разряд находится слева от
младшего. В коде  часто предусматривается дополнительный (резервный) разряд для
проверки кода – контрольный разряд. Система кодирования представлена на рисунке
2.5.

Рисунок 2.5 – Система кодирования, использующая разные
методы

Классификационное кодирование
построено на основе классификации объектов.

Классификационная последовательная
система кодирования основана на иерархической системе классификации.

Параллельная – на фасетной
классификации. Все фасеты кодируются независимо друг от друга; для значений
каждого фасета выделяется определенное количество разрядов кода.  Классификационный
код содержит призначную информацию об объекте.

Здесь перед кодированием обязательно идет классификация по всем
отличительным признакам. Код имеет вид:

 ХХ               ХХХ             Х                 ХХ            ХХХХ          
ХХ

класс         подкласс      группа      подгруппа            вид          
подвид

При таком буквенно-цифровом позиционном кодировании можно задать
диапазон значений и произвести поиск и выборку. Как правило, присвоение кода
начинается с заведения справочников по отдельным признакам, которые пополняются
квалифицированными специалистами.

Регистрационная система
кодирования  не
основана на предварительной классификации объектов. Код обеспечивает только
идентификацию объектов.

В регистрационной порядковой
системе кодирования объекты нумеруются с помощью чисел натурального ряда. Используется,
когда множество кодируемых объектов невелико и нет необходимости разбиения их
на группы.

Каждый объект получает свой
номер в порядке его регистрации в системе. Применяется, например, на складе с
ограниченным количеством объектов с непринципиальными различиями, либо в
случае, когда не удается найти выразительные объединяющие признаки:

1. стол

2. стул

3. лампа

4. кресло и т. д.

Регистрационная серийно-порядковая
система
кодирования предусматривает порядковую нумерацию объектов, но при этом номера
разбиваются на серии, каждая из которых закрепляется за выделяемой группой
объектов.

Для каждой группы объектов с
одинаковой характеристикой выделяется некоторая серия кодов. Внутри серии идет
последовательность номеров. Для серийных номеров необходимо оставлять резервы.

Пример:
нумерация комнат в гостиницах. Под каждый этаж резервируется сотня.

Первый этаж: комнаты 101, 102, … , 199.

Второй этаж: комнаты 201, 202, … , 299.

Причем не обязательно на этаже 100
комнат, но по первой цифре такого серийного кода видно, какой серии (этажу)
относится объект (комната).

Преимущество данного кода:

сравнительная простота построения и возможность выделения признаков.

Недостатки:

невозможность автоматизированного получения итогов более чем по одному
признаку, возникающего при декодировании, т.к. необходимо помнить с какого
номера начинается и каким кончается каждая группа.

Классификаторы.

Документ, содержащий
описание классификационных группировок, структуру кода и наименования объектов,
называется классификатором (кодификатором).

Классификаторы могут
действовать в пределах предприятия, отрасли, государства.

Пример: Общегосударственные (отраслевые)
классификаторы: классификатор промышленной и сельскохозяйственной продукции,
классификатор предприятий и организаций, классификатор профессий рабочих,
должностей служащих, классификатор управленческой документации и др.

В пределах
предприятия используются локальные классификаторы структурных подразделений,
готовой продукции, материалов и комплектующих, предприятий, поставщиков и
заказчиков.

Пример: Кодирование высших классификационных группировок
автомобильного бензина.

             02       1        1       2