Егсд это совокупность реквизитов установленных в соответствии

Вопрос 1

Гарантийное письмо – это:

Выберите один ответ:

1. документ, сообщающий о приближении, ускорении, истечении срока исполнения какого-либо действия

2. документ, подтверждающий получение ценностей

3. документ, содержащий приглашение на мероприятие

4. документ, в котором гарантируется оплата выполненной работы или предоставление чего-либо (работы, помещения и т.д.)

Вопрос 2

Дайте определение документа:

Выберите один ответ:

1. текст

2. материальный объект с информацией, зафиксированной созданным человеком способом, для её передачи во времени и пространстве

3. стандартное расположение материала

4. совокупность реквизитов официального письма

Вопрос 3

Дайте определение формуляра-образца:

Выберите один ответ:

1. совокупность реквизитов акта

2. совокупность реквизитов делового письма

3. совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем документам определенной системы документации

4. совокупность реквизитов приказа

Вопрос 4

Дата документа оформляется следующим образом:

Выберите один ответ:

1. 1 февраля 1997

2. 01.02.97

3. 1 февраля 97 г.

4. 01.02.97 г.

Вопрос 5

Дата документа — это:

Выберите один ответ:

1. дата события

2. дата его подписания, принятия

3. дата его подписания, принятия, утверждения, составления, дата события

4. дата его составления

Вопрос 6

Каким свойством можно охарактеризовать наличие у документа неотъемлемых слагаемых, без которых он существовать не может:

Выберите один ответ:

1. вещественность

2. верного варианта ответа нет

3. атрибутивность

4. структурность

Вопрос 7

Деловые письма обычно заканчивают фразами:

Выберите один ответ:

1. в связи …

2. нами рассмотрены Ваши предложения 

3. с уважением …

4. в соответствии с Вашей просьбой …

Вопрос 8

Делопроизводство — это:

Выберите один ответ:

1. совокупность документов, отражающих управленческую деятельность учреждения

2. правильное оформление документов

3. организация документооборота в учреждении

4. совокупность работ по документированию деятельности управления и по организации документов в учреждении

Вопрос 9

Деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами — это:

Выберите один ответ:

1. система документации

2. стандартизация

3. документационное обеспечение управления

4. ЕГСД

Вопрос 10

Документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы — это:

Выберите один ответ:

1. положение

2. штатное расписание

3. устав

4. должностная инструкция

Вопрос 11

Документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях и т.п.:

Выберите один ответ:

1. акт

2. протокол

3. объяснительная записка

4. докладная записка

Вопрос 12

Какая функция относится к общим функциям документа:

Выберите один ответ:

1. общекультурная

2. правовая

3. информационная

4. упорядочивающая

Как должно происходить деление документов:

Выберите один ответ:

1. на роды, виды, подвиды, разновидности

2. на виды, подвиды, разновидности, роды

3. на подвиды, подроды, разновидности

4. на роды, подвиды, подроды, разновидности

Вопрос 14

ЕГСД — это:

Выберите один ответ:

1. совокупность реквизитов, установленных в соответствии с формуляром документа

2. деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами

3. совокупность документов, применяемых в определенной сфере деятельности

4. комплекс основных положений, определяющих и регламентирующих организацию документационных процессов на предприятии.

Вопрос 15

Документ, содержащий информацию, не предназначенную для широкого распространения:

Выберите один ответ:

1. непубликуемый

2. тайный

3. неопубликованный

4. непериодический

Вопрос 16

Что относится к признакам документа:

Выберите один ответ:

1. завершенность сообщения

2. функциональность информации

3. законность

4. тождественность самому себе

Вопрос 17

Какой логический прием, используется при создании документов:

Выберите один ответ:

1. разъяснение

2. установление

3. обоснование

4. определение

Вопрос 18

Если Вам необходимо дать описание рекламируемых услуг, Вы составите

Выберите один ответ:

1. рекламное письмо

2. договорное письмо

3. сопроводительное письмо

4. письмо-приглашение

Вопрос 19

Если Вам необходимо предъявить претензии партнёру, Вы составите

Выберите один ответ:

1. сопроводительное письмо

2. письмо-претензию

3. информационное письмо

4. договорное письмо

Вопрос 20

Укажите отличительное свойство документа:

Выберите один ответ:

1. точность

2. множественность

3. юридическая сила

4. копийность

Тема: Ответы на тест по делопроизводству и персональному менеджменту

Раздел: Бесплатные рефераты по делопроизводству и персональному менеджменту

Тип: Тест | Размер: 26.78K | Скачано: 535 | Добавлен 20.12.12 в 12:59 | Рейтинг: +21 | Еще Тесты

1. Совокупность работ по документированию деятельности учреждения и по организации документов в нём – это:

1)      объект делопроизводства;

2)      делопроизводство;

3)      создание системы документации;

4)      единая государственная система документации.

2. Совокупность взаимосвязанных документов, применяемых в определённой сфере деятельности, – это :

1)      система документации;

2)      объект делопроизводства;

3)      предмет делопроизводства;

4)      единая государственная система документации.

3. Документационное обеспечение управления – это:

1)      деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций;

2)      правильно оформленные документы, отражающие весь спектр управленческой деятельности предприятия;

3)      организация документооборота в учреждении;

4)      комплекс основных положений, определяющих и регламентирующих организацию документируемых процессов на предприятии.

4. Согласно ГОСТ делопроизводство – это:

1)      оформление документов, определяющих весь спектр управленческой деятельности предприятия;

2)      правильность оформления документов, определяющих весь спектр управленческой деятельности предприятия;

3)      совокупность работ по документированию деятельности учреждения и по организации документов в нём;

4)      надлежащая организация документооборота в учреждении в соответствии с требованиями гост.

5. Стандартизация – это:

1)      сверка документов учреждения с требования ГОСТ;

2)      процесс установления и применения правил с целью упорядочения деятельности в делопроизводстве;

3)      сверка документов учреждения с фактическим наличием соответствующих материальных благ;

4)      комплекс положений, определяющих организацию документов на предприятии.

6. Система документации, созданная по единым правилам и требованиям, – это:

1)      унифицированная система документации;

2)      ЕГСД;

3)      ГОСТ;

4)      объект делопроизводства.

7. Комплекс основных положений, определяющих и регламентирующих организацию процессов на предприятии, – это:

1)      ЕГСД:  Единой государственной системы делопроизводства

2)      ГОСТ;

3)      объект делопроизводства;

4)      унифицированная система документации.

8. Система документации – это:

1)      совокупность взаимосвязанных документов, применяемых в определённой сфере деятельности;

2)      совокупность всех документов, отвечающих требованиям ГОСТ;

3)      совокупность всех документов, созданная в соответствии с ЕГСД;

4)      оформление документов по единым правилам.

9. Что нельзя отнести к сфере делопроизводства?

1)      оформление секретарём приказа о приёме на работу сотрудника;

2)      оформление секретарём по просьбе начальника поздравительной телеграммы для его матери;

3)      оформление секретарём по просьбе начальника служебной записки в вышестоящую инстанцию;

4)      оформление секретарём протокола совещания руководителей отделов.

10. Объект делопроизводства – это:

1)      оформление документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия, а также организацию документооборота в учреждении;

2)      система документов, созданная на основе единых стандартов;

3)      правила, определяющие организацию документируемых процессов на предприятии;

4)      совокупность документов, применяемых в определенной сфере деятельности.

11. Где на документе следует располагать государственный герб Российской Федерации?

1)      в верхнем поле;

2)      по центру листа;

3)      в правом верхнем углу;

4)      в левом верхнем углу.

12. В каком случае на документе не воспроизводится эмблема организации?

1)      если на документе уже помещён герб Российской Федерации;

2)      если на документе уже помещён герб субъекта Российской Федерации;

3)      если на документе уже помещён герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации;

4)      если организация не считает нужным помещать эмблему на документе.

13. Герб субъекта Российской Федерации помещается на бланках:

1)      в верхнем поле;

2)      по центру документа;

3)      в правом верхнем углу;

4)      в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

14. Где помещается товарный знак или эмблема организации?

1)      в верхнем левом углу;

2)      в верхнем правом углу;

3)      в центре верхнего поля;

4)      в соответствии с уставом или положением организации.

15. В каком случае оформляется код организации?

1)      по желанию организации;

2)      если такой код присвоен;

3)      если документ является исходящим;

4)      если документ является особо важным.

16. Как должен оформляться код организации?

1)      в виде цифр в правой верхней части страницы №1;

2)      в виде цифр в левой верхней части страницы №1;

3)      в виде букв и цифр в левой верхней части страницы №1;

4)      в виде букв и цифр в правой верхней части страницы №1.

17. В соответствии с чем проставляется код формы документа?

1)      в соответствии с внутренними правилами организации;

2)      в соответствии с общероссийским классификатором управления документации;

3)      в соответствии с надлежащим требованием ГОСТ;

4)      в соответствии с ЕГСД.

18. Как должно указываться наименование организации?

1)      в соответствии с положением об организации;

2)      в соответствии с распоряжением вышестоящей организации;

3)      в соответствии с распоряжением руководителя организации;

4)      в соответствии с распоряжением юридической организации на основе Гражданского Кодекса Российской Федерации.

19. Где указывается наименование вышестоящей организации?

1)      над наименованием организации, выпускающей документ;

2)      под наименованием организации, выпускающей документ;

3)      слева от наименования организации, выпускающей документ;

4)      справа от наименования организации, выпускающей документ.

20. В каком случае на документах указывается полное наименование вышестоящей организации?

1)      если сокращённое название у организации отсутствует;

2)      если документ является исходящим;

3)      если полное название состоит не более, чем из 5 слов;

4)      если нижестоящая организация уважительно относится к вышестоящей.

21. В каких случаях приводится сокращённое наименование организации, выпускающей документ?

1)      если полное название организации состоит более, чем из 5 слов;

2)      если сокращенное наименование закреплено в учредительных документах организации;

3)      если сокращенное наименование используется чаще, чем полное;

4)      если документ является внутренним.

22. Где помещают сокращённое название организации выпускающей документ?

1)      в скобках строкой ниже полного наименования;

2)      в скобках на одной строке с полным наименованием организации;

3)      в скобках строкой выше полного наименования;

4)      строкой ниже полного наименования без скобок.

23. Если наряду с русским языком в субъекте Российской Федерации в качестве государственного используется национальный язык, то:

1)      документ печатается только на национальном языке;

2)      документ печатается только на русском языке;

3)      документ печатается на русском и национальном языках;

4)      язык, на котором печатается документ, организация выбирает по своему усмотрению.

24. Где помещают наименование организации на иностранном языке?

1)      строкой выше наименования организации на русском языке;

2)      строкой ниже наименования организации на русском языке;

3)      после наименования организации на русском языке на этой же строке;

4)      согласно положению или уставу организации.

25. В каком случае на документах указывается наименование филиала организации?

1)      если филиал является автором документа;

2)      если документ является исходящим;

3)      в соответствии с уставом организации.

26. Что включают в себя справочные данные об организации?

1)      почтовый адрес и e-mail;

2)      почтовый адрес и номера телефонов;

3)      почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения, которые организация считает нужным указать;

4)      e-mail, номера телефонов и факса.

27. Где на документе проставляются справочные данные об организации?

1)      в правом верхнем углу документа;

2)      в левом верхнем углу документа;

3)      в верхнем поле по центру документа;

4)      строкой ниже наименования организации.

28. Чем регламентируется наименование вида документа, создаваемого организацией?

1)      ГОСТом;

2)      уставом или положением об организации;

3)      инструкциями по документированному обеспечению управления.

29. Для какого вида документов наименование документа не указывается?

1)      выписка из протокола;

2)      деловая записка;

3)      письмо;

4)      отчёт.

30. Какими символами оформляется дата документа?

1)      римскими цифрами;

2)      арабскими цифрами;

3)      римскими и арабскими цифрами;

4)      римскими и арабскими цифрами и буквами.

31. Каким образом должна выглядеть дата документа?

1)      в виде: день, месяц, год;

2)      в виде: месяц, год;

3)      в виде: время, день, месяц, год;

4)      в произвольной форме.

32. Каким образом выглядит дата документа согласно международной классификации?

1)      в последовательности: год, месяц, день;

2)      в виде: день, месяц, год;

3)      в виде: месяц, день, год;

4)      в виде: месяц, год.

33. В каких документах допускается словесно-цифровой символ обозначения даты документа?

1)      в финансовых документах;

2)      в письмах;

3)      в личных делах;

4)      в актах.

34. Какую дату следует проставлять в протоколе заседания?

1)      дату заседания;

2)      дату оформления протокола;

3)      дату подписания протокола;

4)      дату оформления протокола в дело.

35. Какую дату следует проставлять для документа «акт»?

1)      дату составления;

2)      дату события;

3)      дату подписания;

4)      дату ознакомления с актом значимых лиц.

36. Какую дату следует считать датой документа?

1)      дату его составления;

2)      дату его подписания или утверждения;

3)      дату сдачи документа на подпись;

4)      дату сдачи документа в архив.

37. Какую дату документа следует проставить, если авторами документа являются несколько организаций?

1)      первую дату подписания;

2)      среднее арифметическое дат подписания документа;

3)      последнюю дату подписания документа;

4)      дату подписания документа в наиболее вышестоящей организации.

38. Из чего состоит регистрационный номер документа?

1)      из порядкового номера, который может быть дополнен по усмотрению организации;

2)      только из порядкового номера документа;

3)      из индекса дела, в которое подшивается документ;

4)      по усмотрению организации.

39. От какого момента отсчитывается порядковый номер документа?

1)      с начала календарного года;

2)      с начала деятельности организации;

3)      с начала нового финансового периода организации;

4)      с момента смены руководства организации.

40. Каким образом составляется регистрационный номер документа, составлявшегося несколькими организациями совместно?

1)      проставляется регистрационный номер документа в наиболее вышестоящей организации;

2)      проставляется регистрационный номер документа организации, первой подписавшей документ;

3)      проставляется регистрационный номер документа организации, последней подписавшей документ;

4)      проставляются регистрационные номера документов каждой организации через косую черту.

41. Место составления документа не проставляется на:

1)      приказах;

2)      деловых записках;

3)      служебных письмах;

4)      указаниях.

42. Где проставляется гриф к ограничению документа?

1)      в правой стороне верней части первой страницы документа;

2)      в левой стороне верхней части первой страницы документа;

3)      по центру верхней части первой страницы документа;

4)      в правой стороне верхней части на каждой странице документа.

43. Каким образом указывается наименование организации-адресата?

1)      в дательном падеже;

2)      в именительном падеже;

3)      в винительном падеже;

4)      в творительном падеже.

44. Каким образом указывается должность лица, которому адресован документ?

1)      в дательном падеже;

2)      в именительном падеже;

3)      в родительном падеже;

4)      в творительном падеже.

45. Сколько адресатов не может иметь документ?

1)      1;

2)      5;

3)      3;

4)      4.

46. Каким образом оформляется документ, имеющий более четырёх адресатов?

1)      составляется ещё один документ с 4 следующими адресатами;

2)      составляется список рассылки документов;

3)      для каждого последующего адресата составляется отдельный документ;

4)      оформляется согласно уставу организации.

47. Каким образом должны располагаться подписи должностных лиц, утверждающих документ?

1)      одна под другой в произвольном порядке;

2)      одна под другой в алфавитном порядке фамилий лиц, подписывающих документ;

3)      подписи располагают на одном уровне;

4)      по старшинству должностей лиц, утверждающих документ.

48. В каком случае можно не проставлять название документа?

1)      если смысл текста изложен в одном абзаце;

2)      согласно уставу организации;

3)      если документ оформлен на бланке формата а4;

4)      если документ оформлен на бланке формата А5.

49. Каким образом определяется срок исполнения документа, если он не указан?

1)      признаётся равным одному месяцу;

2)      признаётся равным шести месяцам;

3)      устанавливается специальным дополнительным документом;

4)      по согласованию с руководителем;

50. Возможно ли использование оборотной стороны листа для бланка документов?

1)      да;

2)      да, если в учреждении отмечается дефицит бумаги;

3)      в зависимости от документа, для которого печатается бланк;

4)      нет.

51. Для чего нужна печать на документе?

1)      для обозначения организации, которая издала документ;

2)      для подтверждения подлинности подписи;

3)      для подтверждения значимости документа;

4)      для эстетического оформления документа.

52. Как в тексте анкеты должны быть выражены признаки, характеризующие объект?

1)      именем существительным или словосочетанием с именем прилагательным;

2)      именем существительным или словосочетанием с глаголом;

3)      словосочетанием из местоимения и имени прилагательного;

4)      только именем существительным.

53. В каком падеже следует употреблять имя существительное в тексте анкеты?

1)      в родительном;

2)      в винительном;

3)      в именительном;.

4)      в дательном.

54. В какой форме следует употреблять глагол в тексте анкеты?

1)      в форме II лица единственного числа;

2)      в форме II лица множественного числа;

3)      в форме I лица единственного числа;

4)      в форме I лица множественного числа.

55. Употребление какого времени глагола допустимо в тексте анкеты?

1)      только настоящего времени;

2)      настоящего и прошедшего времени;

3)      настоящего и будущего времени;

4)      только прошедшего времени.

56. Какой частью речи должны быть выражены заголовки в тексте таблицы?

1)      именем существительным;

2)      именем существительным в сочетании с глаголом;

3)      местоимением;

4)      глаголом.

57. В каком падеже следует употреблять имя существительное в заголовке таблицы?

1)      в дательном;

2)      в винительном;

3)      в предложном;

4)      в именительном.

58. Как оформляются графы таблицы, если она занимает больше одной страницы?

1)      заголовки печатаются и на следующих страницах;

2)      заголовки на последующих страницах не печатаются;

3)      на последующих страницах печатаются номера граф;

4)      таблица не должна занимать более одной страницы.

59. Какая часть текста должна присутствовать в документе обязательно?

1)      часть, содержащая выводы, рекомендации, предложения;

2)      часть, содержащая цель создания документа;

3)      часть, обосновывающая необходимость создания документа;

4)      все вышеперечисленные части обязательны.

60. Каким образом должен излагаться текст в распорядительных документах в случае единоначалия в организации?

1)      от первого лица;

2)      от третьего лица;

3)      от первого лица или третьего лица;

4)      от второго лица.

61. Каким образом должен излагаться текст в документах коллегиальных органов?

1)      от первого лица;

2)      от третьего лица;

3)      от первого лица или третьего лица;

4)      от первого лица или второго лица.

62. Каким образом должен излагаться текст в документе «Инструкция»?

1)      от первого лица единственного числа;

2)      от первого лица множественного числа;

3)      от третьего лица единственного числа;

4)      от третьего лица единственного или множественного числа.

63. Каким образом текст не может излагаться в письмах?

1)      от первого лица единственного числа;

2)      от первого лица множественного числа;

3)      от третьего лица единственного числа;

4)      от третьего лица множественного числа.

64. Что необходимо указывать в отметке о наличии приложения?

1)      количество;

2)      количество листов, на которых расположены приложения;

3)      количество приложений и количество листов, на которых расположены приложения;

4)      ничего.

65. Каким образом нумеруют приложения?

1)      арабскими цифрами, проставляемыми после слова «Приложение»;

2)      арабскими цифрами, проставляемыми перед словом «Приложение»;

3)      порядковыми числительными, записываемыми после слова «Приложение»;

4)      порядковыми числительными, записываемыми перед словом «Приложение».

66. Что не входит в состав реквизита «подпись»?

1)      личная подпись;

2)      наименование должности лица, подписавшего документ;

3)      уровень образования лица, подписавшего документ;

4)      фамилия лица, подписавшего документ.

67. Из чего состоит гриф согласования документа?

1)      слова «СОГЛАСОВАНО»;

2)      из слова «СОГЛАСОВАНО» и подписи с расшифровкой;

3)      из слова «СОГЛАСОВАНО», подписи с расшифровкой и даты подписания документа;

4)      Из слова «СОГЛАСОВАНО», должности лица, наименования организации и подписи с расшифровкой.

68. Что не следует указывать в грифе согласования документа?

1)      должность лица;

2)      наименование организации;

3)      время согласования;

4)      подпись.

69. Что не содержит виза документа?

1)      подпись с расшифровкой;

2)      дату;

3)      должность подписывающего;

4)      наименование организации.

70. Где на документе проставляется отметка о заверке копии?

1)      Ниже реквизита «подпись»;

2)      На оборотной стороне копии;

3)      В верхнем поле;

4)      В любом месте.

71. Из чего состоит отметка о заверении копии?

1)      надписи «ВЕРНО» и подписи должностного лица с расшифровкой;

2)      надписи «ВЕРНО», подписи должностного лица с расшифровкой и датой заверения;

3)      надписи «ВЕРНО», должности заверяющего лица, его подписи и даты заверения;

4)      надписи «ВЕРНО», должности заверяющего лица, его подписи с расшифровкой и даты заверения.

72. В каких случаях копия документа может заверяться печатью?

1)      если это копия особо важного документа;

2)      по просьбе владельца копии;

3)      по усмотрению организации;

4)      если организация является автором копии.

73. Что должна включать в себя отметка об исполнителе?

1)      ф.и.о и номер телефона;

2)      ф.и.о и домашний адрес;

3)      ф.и.о и должность;

4)      ф.и.о, домашний адрес и номер телефона.

74. На каком месте документа располагают отметку об исполнителе?

1)      на лицевой стороне первого листа;

2)      на оборотной стороне первого листа;

3)      на лицевой или оборотной стороне последнего листа;

4)      по усмотрению организации.

75. В какой части листа располагается отметка об исполнителе?

1)      в левом верхнем углу;

2)      в левом нижнем углу;

3)      в правом верхнем углу;

4)      в правом нижнем углу.

76. Что включает в себя отметка об исполнении документа?

1)      отчёт об исполнении;

2)      ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении;

3)      ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении или краткого сведения об исполнении;

4)      слово «исполнено», дату исполнения и подпись.

77. Кем должна быть подписана отметка об исполнении?

1)      руководителем организации;

2)      исполнителем или руководителем подразделения, в котором документ был исполнен;

3)      каждым сотрудником подразделения, в котором был документ исполнен;

4)      лицом, издавшим документ.

78. Что должна содержать отметка о поступлении документа в организацию?

1)      дату поступления и порядковый номер документа;

2)      дату поступления и должность лица, делающего отметку;

3)      дату поступления, порядковый номер и подпись лица, делающего отметку;

4)      дату поступления, порядковый номер документа и подпись лица, делающего отметку с расшифровкой.

79. Можно ли делать отметку о поступлении документа с помощью штампа?

1)      да, по усмотрению организации;

2)      нет;

3)      да, только в крупных организациях;

4)      да, только в государственных организациях.

80. Какой формат бумаги не используется для бланков?

1)      А4;

2)      А5;

3)      А3;

4)      А6.

81. Какую бумагу желательно использовать для изготовления бланков документов?

1)      белую;

2)      желтую;

3)      голубую;

4)      на усмотрение организации.

82. Какие границы зон расположения реквизитов на бланке обозначаются сплошными линиями?

1)      фиксированные;

2)      переменные;

3)      любые;

4)      никакие.

83. Какие границы зон расположения реквизитов на бланке обозначаются пунктирными линиями?

1)      фиксированные;

2)      переменные;

3)      любые;

4)      никакие.

84. Обязательно ли обозначать зоны на бланке линиями?

1)      да;

2)      в соответствии с уставом или положением об организации;

3)      нет;

4)      да, после получения соответствующего разрешающего документа из государственного органа.

85. Какие установлены варианты расположения реквизитов на бланке?

1)      угловой и продольный;

2)      продольный и поперечный;

3)      угловой и поперечный;

4)      поперечный и диагональный.

86. Какой вид бланка документа для организации не существует?

1)      общий;

2)      бланк письма;

3)      бланк конкретного вида документа, кроме письма;

4)      бланк секретного документа.

87. Каким образом проставляется нумерация страниц, если документ занимает более двух страниц?

1)      нумерация проставляется с первой страницы;

2)      нумерация проставляется со второй страницы;

3)      страницы не нумеруются;

4)      страницы нумеруются в соответствии с уставом или положением об организации.

88. В какой части страницы ГОСТ рекомендует проставлять номера страниц?

1)      посередине верхнего поля;

2)      посередине нижнего поля;

3)      в нижнем поле слева;

4)      в нижнем поле справа.

89. Бланки каких документов подлежат обязательному учёту?

1)      бланки с воспроизведением эмблемы организации;

2)      бланки с воспроизведением гербов субъектов Российской Федерации;

3)      бланки с воспроизведением портретов должностных лиц;

4)      все бланки.

90. Организация документооборота на предприятии включает движение документов с момента их получения или создания и до:

1)      их регистрации в соответствующем журнале;

2)      завершения исполнения, отправки или сдачи в дело;

3)      их передачи соответствующим должностным лицам;

4)      их аннулирования.

91. Систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения – это:

1)      номенклатура;

2)      аббревиатура;

3)      архивный список;

4)      каталог хранения.

92. Какой вид документов не включается в номенклатуру?

1)      печатные издания;

2)      служебные записки;

3)      должностные инструкции;

4)      все документы включаются в номенклатуру.

93. В чём состоит формирование дел в организации?

1)      в отнесении документов к определённому делу и систематизации документов внутри дела;

2)      в формировании подшивок документов;

3)      в составлении описей помещённых в папку документов;

4)      в отнесении документов к определённому делу и сдачи их в архив.

94. Сколько экземпляров документов включается в дело?

1)      2;

2)      3;

3)      1;

4)      по усмотрению организации.

95. Подшивается ли копия документа в дело?

1)      обязательно;

2)      согласно положению или уставу организации;

3)      по усмотрению делопроизводителя;

4)      нет.

96. В каком случае копия подшивается в дело?

1)      если документ является особо ценным;

2)      если документ является исходящим;

3)      если существует вероятность, что оригинал может быть утерян;

4)      если так решил руководитель организации.

97. Какой должна быть толщина дела?

1)      не менее 400 листов;

2)      не более 250 листов;

3)      не менее 250 листов;

4)      в зависимости от объёма папки.

98. Каким образом формируют дело, если документов больше установленной нормы?

1)      подшивают всё в одно дело;

2)      разделяют дело на тома;

3)      первую подшивку формируют равной 250 листам, а все остальные документы формируют во вторую подшивку;

4)      согласно решению руководителя организации.

99. Как не могут располагаться внутри дела?

1)      в нумерологическом порядке;

2)      в произвольном порядке;

3)      в алфавитном порядке;

4)      в хронологическом порядке.

100. Где хранят текущие дела?

1)      в специальном отделе архива;

2)      в сейфе руководителя организации;

3)      на рабочих местах;

4)      в специальных хранилищах.

101. Где формируются текущие дела?

1)      в структурных подразделениях или у секретаря;

2)      в администрации учреждения;

3)      у руководителя организации;

4)      в специальном отделе архива.

102. Возможна ли выдача дел в другие организации?

1)      нет в любом случае;

2)      да в любом случае;

3)      да, если организация работает в той же отрасли;

4)      нет, если дело запрашивает конкурирующая организация.

103. В каком случае возможна выдача дел в другие организации?

1)      если заключён соответствующий договор между организациями;

2)      если такая возможность предусмотрена в уставе или положении об организации;

3)      если руководитель предприятия даёт разрешение на выдачу дела;

4)      если дело запрашивают органы государственной власти.

104. В каком случае не допускается выдача отдельных документов из дела?

1)      если запрос на выдачу не оформлен определённым образом;

2)      если завершился делопроизводственный год;

3)      если запрос делает конкурирующая организация;

4)      если запрос на выдачу документа отправлен при помощи факсимильной связи.

105. В каком случае возможно изъятие документов из дела?

1)      по требованию компетентных органов;

2)      по требованию руководителя организации;

3)      если они были подшиты в дело ошибочно;

4)      ни в каком случае.

106. Какой этап является завершающим в делопроизводстве?

1)      обработка дела для последнего хранения;

2)      определение документа в дело;

3)      аннулирование документа;

4)      присвоение документу номера.

107. Как долго могут храниться документы в структурном подразделении?

1)      не более 5 лет;

2)      не менее 1 года;

3)      не более 1 года;

4)      не более 3 лет.

108. Где хранятся дела по истечении срока текущего хранения?

1)      в архиве;

2)      у руководителя организации;

3)      у секретаря руководителя организации;

4)      подлежат аннулированию.

109. Каким образом определяется ценность документов?

1)      по положению в организации лица, подписавшего документ;

2)      по сроку давности документа;

3)      с помощью экспертизы;

4)      в зависимости от того, машинописный или рукописный текст присутствует в документе.

110. Кто проводит экспертизу документа?

1)      руководитель организации;

2)      секретарь или делопроизводитель;

3)      экспертная комиссия;

4)      представитель другой организации.

111. Как называются документы, использующиеся в сфере управления?

1)      организационно-распорядительные;

2)      организационно-технические;

3)      административные;

4)      управленческие.

112. Какого вида организационно-распорядительных документов не существует?

1)      организационных;

2)      распорядительных;

3)      информационно-справочных;

4)      справочно-распорядительных.

113. Каким образом нужно указывать название документа?

1)      прописными буквами;

2)      первая буква – прописная, остальные – строчные;

3)      в зависимости от документа;

4)      по решению руководителя организации.

114. Где содержатся общие положения по составлению Устава организации?

1)      в Административном Кодексе Российской Федерации;

2)      в Гражданском Кодексе Российской Федерации;

3)      в Налоговом Кодексе Российской Федерации;

4)      в Конституции Российской Федерации.

115. Какими могут быть положения об организации?

1)      типовыми и индивидуальными:

2)      специальными и индивидуальными;

3)      типовыми, индивидуальными и специальными;

4)      типовыми.

116. Какой типовой акт определяет организацию работы предприятия?

1)      положение;

2)      устав;

3)      штатное расписание;

4)      должностные инструкции.

117. Должностная инструкция – это:

1)      документ, издаваемый Правительством Российской Федерации в целях регламентации организационно-правового положения работника;

2)      документ, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника;

3)      документ, издаваемый организацией, в котором регламентируются условия труда работника;

4)      документ, издаваемый организацией, в котором регламентируется размер должностного оклада.

118. Что не включается в текст должностной инструкции?

1)      должностные обязанности;

2)      права работника;

3)      ответственность работника;

4)      размер должностного оклада.

119. Для каких должностей предусмотрены инструкции?

1)      для руководящих;

2)      для исполнительских;

3)      для технического персонала;

4)      для всех.

120. В каком документе содержится указание должностных окладов?

1)      штатное расписание;

2)      должностная инструкция;

3)      положение об организации;

4)      устав организации.

121. В каком документе определены структура, численность и должностной состав работников организации?

1)      положение об организации;

2)      список сотрудников;

3)      штатное расписание;

4)      приказ о приёме на работу.

122. Что такое штатное расписание?

1)      документ, определяющий должностные обязанности;

2)      документ, определяющий структуру, численность и должностной состав работников организации с указанием должностных окладов;

3)      документ, определяющий структуру, численность и должностной состав работников с описанием их рабочих мест;

4)      список сотрудников, отражающий должностной состав работников и их личные данные.

123. Какой документ регламентирует специальные стороны деятельности предприятия?

1)      инструкция;

2)      положение;

3)      приказ;

4)      акт.

124. В каком документе можно найти информацию о правилах, регламентирующих научно-техническую деятельность организации?

1)      в положении об организации;

2)      в уставе организации;

3)      в приказе о научно-технической деятельности организации;

4)      в инструкции о научно-технической деятельности организации.

125. Инструкция – это:

1)      документ, содержащий правила, регламентирующие организационные, научно-технические, финансовые и иные специальные стороны деятельности предприятия;

2)      документ, содержащий правила, определяющие правовое положение организации, её права и обязанности;

3)      документ, определяющий структуру и численность должностного состава предприятия;

4)      документ, определяющий структуру, функции и права предприятия.

126. Правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, – это:

1)      положение об организации;

2)      устав организации;

3)      правила деятельности предприятия;

4)      специальная инструкция.

127. Устав организации – это:

1)      правовой акт, определяющий порядок образования и организацию работы предприятия;

2)      правовой акт, определяющий задачи и цели организации;

3)      правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия;

4)      правовой акт, определяющий порядок разрешения спорных вопросов на предприятии.

128. В чём состоит назначение распорядительных документов?

1)      в регулировании деятельности, и обеспечении реализации поставленных задач с максимальной эффективностью;

2)      в дублировании организационных документов;

3)      в организации системы поощрений и наказаний работников;

4)      в дополнительном информировании работников внутри организации.

129. Какой документ издаётся руководителем организации в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед предприятием?

1)      распоряжение;

2)      приказ;

3)      указание;

4)      представление.

130. Какой из ниже перечисленных документов не издаётся руководителем единолично?

1)      приказ;

2)      указание;

3)      распоряжение;

4)      акт.

131. Какой документ издаётся в целях разрешения спорных вопросов?

1)      указание;

2)      распоряжение;

3)      приказ;

4)      служебная записка.

132. По какому слову распоряжение можно отличить от других документов, издаваемых руководителем?

1)      приказываю;

2)      рекомендую;

3)      обязываю;

4)      предлагаю.

133. Какой правовой акт издаётся по вопросам информационно-методического характера, а также связанными с выполнением приказов, инструкций и других актов, в том числе, вышестоящей организации?

1)      распоряжение;

2)      указание;

3)      предложение;

4)      приказ.

134. Какой из ниже перечисленных документов не относится к группе информационно-справочных?

1)      объяснительная записка;

2)      докладная записка;

3)      список;

4)      график.

135. Что не может являться документом переписки?

1)      телеграмма;

2)      e-mail;

3)      факсограмма;

4)      деловая записка.

136. Чем определяются виды деловой переписки?

1)      наличием технических средств связи;

2)      предпочтениями руководителя организации;

3)      требованиями вышестоящей инстанции;

4)      навыками работников.

137. Предложение – это:

1)      вид докладной записки;

2)      вид объяснительной записки;

3)      вид отзыва;

4)      вид заключения.

138. Сводка – это:

1)      документ, содержащий обобщённые предложения по какому-либо вопросу;

2)      документ, содержащий обобщённые данные по какому-либо вопросу;

3)      документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определённый период;

4)      документ, содержащий краткие сведения по вопросам планируемой деятельности.

139. Что должен содержать заголовок заключения?

1)      название документа или вопроса, по которому оно подготовлено;

2)      номер документа или вопроса, по которому подготовлено заключение;

3)      основная мысль документа;

4)      содержание заголовка произвольное.

140. Какой документ содержит мнение организации или специалиста по какому-либо вопросу?

1)      отзыв;

2)      заключение;

3)      отчёт;

4)      предложение.

141. Что содержат списки?

1)      перечисление лиц, объектов;

2)      обобщённые данные по определённому вопросу;

3)      перечисление лиц, объектов с распределением в них требований и норм;

4)      перечисление должностей с указанием должностных окладов.

142. Документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определённый период, – это:

1)      отчёт;

2)      сводка;

3)      заключение;

4)      перечень.

143. Какие документы создаются в результате отношений, возникших между организациями и их сотрудниками?

1)      должностные инструкции;

2)      штатное расписание;

3)      документы по личному составу;

4)      представления.

144. Что из нижеперечисленного относится к группе документов по личному составу?

1)      должностная инструкция;

2)      штатное расписание;

3)      представление;

4)      характеристика.

145. Какой документ предусматривает обязательное ведение кадровой документации?

1)      Гражданский Кодекс Российской Федерации;

2)      Конституция Российской Федерации;

3)      Постановление Совета Министров Российской Федерации «О ведении кадровой документации в учреждениях Российской Федерации»;

4)      Трудовой Кодекс Российской Федерации.

146. Делопроизводство – это:

1)      совокупность работ по документированию деятельности учреждения;

2)      оформление документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия;

3)      правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия.

+21

---

Понравилось? Нажмите на кнопочку ниже. Вам не сложно, а нам приятно).

---

Чтобы скачать бесплатно Тесты на максимальной скорости, зарегистрируйтесь или авторизуйтесь на сайте.

Важно! Все представленные Тесты для бесплатного скачивания предназначены для составления плана или основы собственных научных трудов.

---

Друзья! У вас есть уникальная возможность помочь таким же студентам как и вы! Если наш сайт помог вам найти нужную работу, то вы, безусловно, понимаете как добавленная вами работа может облегчить труд другим.

Добавить работу

---

Если Тест, по Вашему мнению, плохого качества, или эту работу Вы уже встречали, сообщите об этом нам.

---

Отзывы о работе:

Добавление отзыва к работе

Добавить отзыв могут только зарегистрированные пользователи.

---

Сопроводительное письмо к документам

В деловой переписке компании и предприятия нередко используют сопроводительное письмо к документам. Его прикладывают к пакету бумаг, отправляемых в государственные органы или партнерам. Какие функции выполняет документ и как правильно его составить, рассмотрим в публикации.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

К каким документам прилагают сопроводительное письмо и для чего

Организация в ходе своей деятельности контактирует с большим количеством партнеров и ведомств. Указанные письма обычно отправляют:

Таким образом, письмом можно сопроводить любую важную документацию.

Составляя такое письмо, ответственный сотрудник компании присваивает ему исходящий номер по правилам делопроизводства и регистрирует его в журнале исходящей корреспонденции. Получившая сторона присваивает ему входящий номер. Благодаря нумерации можно отследить судьбу каждого письма. Это одна из важных функций такой корреспонденции.

Кроме того, сопроводительное письмо должно содержать опись документации, к которой оно прилагается. Таким образом, всегда можно подтвердить, что весь пакет документов был отправлен, а в случае потери уже будет виновата получившая его сторона.

Также в тексте письма в некоторых ситуациях можно указать сроки для ответа и обратной отправки пакета бумаг, например, в случае их подписания.

Кто составляет и подписывает сопроводительное письмо

Составлением таких документов занимается делопроизводитель или секретарь. При отсутствии такого специалиста в компании эти обязанности выполняет сотрудник, ответственный за отправку документов. Это может быть бухгалтер, если бумаги отправляются в ФНС или ПФР, или менеджеры по продажам, если получатель — потенциальный контрагент.

При подписании письма нужно помнить об этике делового общения. Если письмо обращено к руководителю организации, то и подписывать его должен руководитель, поскольку равный обращается к равному. Для выполнения поручений или для связи в конце письма указывают контакты ответственного сотрудника, к которому получатель и будет обращаться за консультацией или по другим вопросам. Например, указывают контакты бухгалтера, менеджеров, консультантов и т.д.

Структура документа

Структура письма стандартная. Документ должен иметь шапку и основную часть. В шапке необходимо указать адресата:

Далее должны следовать исходящий номер письма и дата его отправки. Затем — наименование документа: «Сопроводительное письмо».

После этого начинается основная часть. Она должна содержать обращение, причину отправки документов, сроки возврата и т.д.

Далее указывают перечень отправляемых документов, расписывается отправитель и размещают контактные данные.

Текст сопроводительного письма

Письмо можно начать с обращения, если его отправляют партнерам, например: «Уважаемый, Сергей Сергеевич!». Если письмо предназначено для госорганов или вышестоящей инстанции, то обращение не используют. Начинают текст с фраз: «Представляем Вам», «Сообщаем Вам», «Направляем Вам». Далее кратко указывают, какие бумаги сопровождает письмо: «Представляем Вам уточненную декларацию по НДС», «Направляем Вам акт приема-передачи выполненных работ по договору подряда» и т.д. Отмечают также цель: «для согласования», «для подписания» и т.д.

После этого нужно проинструктировать получателя о сроках возврата и о том, что нужно сделать. Это может выглядеть так:

По правилам делового этикета отвечать на корреспонденцию принято в течение 30 рабочих дней. Если срок не установлен какими-либо договорами, то не нужно писать о нем, тем более в категоричной форме, например, «Ответьте как можно скорее». Это недопустимо и с точки зрения этикета. Ускорить срок можно, если общаются организации, равные по статусу. Для этого нужно указать причину, например: «Просим подписать акт в 10-дневный срок для отправления его в Трудинспекцию до 14 марта».

Указывать перечень приложений нужно следующим образом:

Каждую позицию нужно пронумеровать, а после списка нужно указать, сколько всего документов и каково количество листов в целом.

Важные нюансы

Образец

Общество с ограниченной ответственностью «Запад»
Юр. адрес: 610000, г. Киров, ул. Пушкинская, д. 97, тел. 89000000000
ИНН 5612233446, КПП 123456789, ОГРН 1122334455667

Генеральному директору ООО «Север»
Алексееву Петру Петровичу
610000, г. Киров, ул. Партизанская, д. 5А
тел. 89012345678

Исх. №112
12.12.2019 г.

Уважаемый Петр Петрович!

Предоставляем Вам документы по договору поставки оборудования №341 от 03.12.2019 г. в 2 экземплярах. Просим ознакомиться, подписать и вернуть 1 экземпляр по указанному выше адресу в течение 10 рабочих дней с момента получения данного письма.

Итого: 4 экз. на 9 л.

С уважением,
генеральный директор ООО «Запад»
Санников Тимур Тимурович

Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Источник

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам

Как писать сопроводительное письмо к документам

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам? Начнем с основных правил:

Рассмотрим подробнее образец сопроводительного письма о направлении документов, на какие основные разделы можно разбить текст и какую информацию в них отразить.

О направлении ответа на претензию

Тема, определяющая его цель

Сопроводительное письмо передаваемых документов

Конкретное обращение к руководителю, желательно адресное, с указанием имени и отчества

Уважаемый Иван Иванович!

В ответ на Вашу претензию прилагаю подтверждения того, что заявленные требования выполнены в сроки, указанные в Договоре поставки.

Изложение сути с подведением итогов и выражением надежды, благодарности и пр.

По полученной от Вас информации имели место факты нарушения пунктов 2.3 и 3.6 Договора. В свою очередь сообщаю, что комплектующие были переданы в положенный срок, что подтверждается Товарной накладной, и работы были выполнены своевременно, что подтверждается датой приема работ по Заказ-наряду. Требования, которые выставлены в претензии № 2, направленной в наш адрес 14.07.2017, считаю выполненными в полном объеме. Прошу Вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес информацию о своем решении. Выражаю Вам свою благодарность за то, что Вы воспользовались услугами нашей компании, и надеюсь на дальнейшее сотрудничество.

Перечень приложений. Вежливая подпись

Руководитель, Сидорова Мария Ивановна.

ФИО и контакты исполнителя.

Пример сопроводительного письма к документам

Подобные обращения сотрудникам предприятия приходится не только направлять контрагентам, но и получать от них. Делопроизводителям предприятий есть смысл разработать Бланк входящего сопроводительного письма к документам. Потребуется он в том случае, если контрагент предоставит пакет без пояснений. Такое зачастую происходит при сотрудничестве с физическими лицами, но и для юридических лиц данный случай не исключение. Для оптимизации документооборота контрагент сможет заполнить предложенную форму, в которой укажет всю необходимую информацию.

Образец сопроводительного письма о передаче документов. Бланк, разработанный для заполнения контрагентом:

Чего указывать не надо

Текст обращения выдерживается в деловом стиле. Несмотря на то что послание не является самостоятельной формой, допускать фамильярности при составлении не стоит. Сопроводительное письмо к документам не должно давать оценку происходящему, быть эмоциональным и содержать фразы, которые так или иначе могут обидеть получателя. Пример фраз, которые нельзя использовать, и варианты их замены:

Пример недопустимой формулировки	Следует писать
«Надеемся на скорую встречу»	«Надеемся на дальнейшее сотрудничество»
«Приветствуем самого нашего любимого клиента»	«Уважаемый Иван Иванович!»
«В ответ на Ваше вопиюще необоснованное требование»	«В ответ на требование от 20.07.2017 №321Н»
«Считаем сделанную Вами оценку крайне безграмотной»	«Направляем подтверждение сроков и качества»
«Специалисты Вашей компании плохо разобрались в вопросе»	«Прошу ознакомиться с приложениями и предоставить ответ в установленные законодательством сроки»

Кто подписывает письмо

Подписать обращение может руководитель направления, менеджер, главный бухгалтер, руководитель организации. В данном случае следует соблюдать этику общения. Если текст содержит обращение к руководителю компании, то и подписать его должен равный по должности руководитель. Следует также помнить, что выполнение поручений руководитель делегирует исполнителям. Поэтому при подписании директором следует указать контакты исполнителя, чтобы получателю не пришлось тратить время на розыск ответственного лица. Печать в данном случае не является обязательной.

При получении адресат присвоит документу входящий номер и дату, которые делопроизводитель впишет вручную или при помощи штемпеля. По данному реквизиту легко можно будет отследить этапы прохождения и уточнить, на какой инстанции рассмотрения обращение находится в тот или иной момент.

Источник

Уведомления

Уведомление – документ, нужный для донесения определенных сведений до получателя. Отличается от претензии отсутствием требований. Но нужно учитывать, что в редких случаях требования в письмах-уведомлениях присутствовать могут.

Обязательность оформления

Обязательно ли составлять уведомление? В некоторых случаях оформлять его необходимо. В частности, это следующие случаи:

Если документ не будет отправлен, компании грозит штраф или проверка со стороны трудовой инспекции.

В каких случаях составляется уведомление?

Уведомление – документ, который может составляться во множестве ситуаций. Рассмотрим самые распространенные причины оформления:

Уведомление в письменном виде обязательно составляется в этих обстоятельствах:

Уведомление составляется в свободной форме. Однако рекомендуется разработать собственные правила оформления и зафиксировать их в локальных актах. К примеру, их можно отразить в инструкции по делопроизводству.

Особенности составления

Правила составления уведомления зависят от того, кто является его получателем:

Как правило, к документу для внешних пользователей предъявляются более строгие требования. На нем должна стоять подпись, печать. Указывается вся полнота информации: реквизиты отправителя и получателя, название фирмы, наименование документа.

Составляющие уведомления

Стандартное уведомление обычно включает в себя эти сведения:

Уведомление подписывает руководитель компании или лицо, имеющее право на подпись. Необходимо также включить в документ расшифровку росписи.

Разновидности документов

Рассмотрим самые распространенные разновидности уведомлений:

Уведомление может отправляться сотрудникам, руководителям подразделения, контрагентам, поставщикам, госорганам, арендаторам.

Источник

Тест по документационному обеспечению управления, 100 вопросов с ответами

1. Гарантийное письмо – это:
A) документ, сообщающий о приближении, ускорении, истечении срока исполнения какого-либо действия
B) документ, содержащий приглашение на мероприятие
C) документ, в котором гарантируется оплата выполненной работы или предоставление чего-либо (работы, помещения и т.д.)
D) документ, подтверждающий получение ценностей

2. Дайте определение документа:
A) материальный объект с информацией, зафиксированной созданным человеком способом, для её передачи во времени и пространстве
B) совокупность реквизитов официального письма
C) стандартное расположение материала
D) текст

3. Дайте определение формуляра-образца:
A) совокупность реквизитов делового письма
B) совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем документам определенной системы документации
C) совокупность реквизитов приказа
D) совокупность реквизитов акта

4. Дата документа оформляется следующим образом:
A) 1 февраля 1997
B) 1 февраля 97 г.
C) 01.02.97 г.
D) 01.02.97

5. Дата документа — это:
A) дата его подписания, принятия
B) дата его составления
C) дата его подписания, принятия, утверждения, составления, дата события
D) дата события

6. Каким свойством можно охарактеризовать наличие у документа неотъемлемых слагаемых, без которых он существовать не может:
A) вещественность;
B) атрибутивность;
C) структурность;
D) верного варианта ответа нет.

7. Деловые письма обычно заканчивают фразами:
A) в соответствии с Вашей просьбой …
B) с уважением …
C) нами рассмотрены Ваши предложения …
D) в связи …

8. Делопроизводство — это:
A) правильное оформление документов.
B) организация документооборота в учреждении.
C) совокупность документов, отражающих управленческую деятельность учреждения.
D) совокупность работ по документированию деятельности управления и по организации документов в учреждении.

9. Деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами — это:
A) документационное обеспечение управления
B) стандартизация
C) ЕГСД
D) система документации

10. Документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы — это:
A) должностная инструкция
B) устав
C) положение
D) штатное расписание

11. Документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях и т.п.:
A) объяснительная записка
B) докладная записка
C) акт
D) протокол

12. Какая функция относится к общим функциям документа:
A) общекультурная;
B) информационная;
C) правовая;
D) упорядочивающая.

13. Как должно происходить деление документов:
A) на роды, подвиды, подроды, разновидности;
B) на роды, виды, подвиды, разновидности;
C) на виды, подвиды, разновидности, роды;
D) на подвиды, подроды, разновидности.

14. Документационное обеспечение управления — это:
A) процесс установления и применения правил с целью упорядочения деятельности в делопроизводстве.
B) деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами.
C) совокупность документов, применяемых в определенной сфере деятельности.
D) совокупность реквизитов, установленных в соответствии с формуляром документа.

15. ЕГСД — это:
A) совокупность реквизитов, установленных в соответствии с формуляром документа.
B) комплекс основных положений, определяющих и регламентирующих организацию документационных процессов на предприятии.
C) совокупность документов, применяемых в определенной сфере деятельности.
D) деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами.

16. Документ, содержащий информацию, не предназначенную для широкого распространения:
A) неопубликованный;
B) тайный;
C) непубликуемый;
D) непериодический.

17. Что относится к признакам документа:
A) функциональность информации;
B) тождественность самому себе;
C) законность;
D) завершенность сообщения.

18. Какой логический прием, используется при создании документов:
A) определение;
B) установление;
C) обоснование;
D) разъяснение.

19. Если Вам необходимо дать описание рекламируемых услуг, Вы составите
A) договорное письмо
B) рекламное письмо
C) сопроводительное письмо
D) письмо-приглашение

20. Если Вам необходимо предъявить претензии партнёру, Вы составите
A) договорное письмо
B) информационное письмо
C) сопроводительное письмо
D) письмо-претензию

21. Укажите отличительное свойство документа:
A) копийность;
B) юридическая сила;
C) множественность;
D) точность.

22. Если Вам необходимо пригласить организацию или должностное лицо на совещание, встречу, Вы составите
A) письмо-приглашение
B) сопроводительное письмо
C) письмо-подтверждение
D) договорное письмо

23. Если Вам необходимо сообщить о проведении мероприятия, Вы составите
A) сопроводительное письмо
B) письмо-подтверждение
C) договорное письмо
D) информационное письмо

24. Если Вам необходимо составить письмо, информирующее адресата о направлении к нему присылаемых документов, Вы составите
A) сопроводительное письмо
B) письмо-уведомление
C) письмо-подтверждение
D) договорное письмо

25. Если Вам необходимо составить письмо, сопровождающее договор, то оно будет носить название (по содержанию)
A) письмо-подтверждение
B) договорное
C) сопроводительное
D) письмо-уведомление

26. Если Вам необходимо уведомить отправителя о получении документов, Вы составите
A) информационное письмо
B) договорное письмо
C) сопроводительное письмо
D) письмо-подтверждение

27. Если распорядительная часть текста начинается словами “обязываю”, то это
A) приказ
B) заявление
C) распоряжение
D) указание

28. Если распорядительная часть текста начинается словами “предлагаю”, то это
A) приказ
B) распоряжение
C) инструкция
D) указание

29. Индекс документа оформляется следующим образом
A) 13.14
B) пк 11.
C) сд 16.
D) 13/14

30. Индекс документа — это
A) порядковый номер регистрации
B) индекс структурного подразделения
C) цифровое, буквенное или комбинированное обозначение документа, указывающее место его составления и хранения
D) номер дела по номенклатуре дел

31. Интервал — это
A) рабочее поле
B) служебное поле
C) положение табулятора
D) расстояние между основаниями смежных строк

32. Информационно-справочный документ, составляющийся группой лиц для подтверждения установленных фактов — это
A) докладная записка
B) акт
C) протокол
D) объяснительная записка

33. Исполнительное делопроизводство — это
A) работа с документами, проводившаяся в Советских учреждениях
B) работа с документами, проводившаяся в коллегиях
C) работа с документами, проводившаяся в министерствах
D) работа с документами, проводившаяся в приказах

34. Коллежское делопроизводство — это
A) работа с документами, проводившаяся в коллегиях
B) работа с документами, проводившаяся в приказах
C) работа с документами, проводившаяся в Советских учреждениях
D) работа с документами, проводившаяся в министерствах

35. Комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы; права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия — это
A) распорядительные документы
B) устав
C) справочно-информационные
D) организационные документы

36. Комплекс основных положений, определяющих и регламентирующих организацию документационных процессов на предприятии — это
A) система документации
B) ЕГСД
C) документационное обеспечение управления
D) стандартизация

37. Назовите виды докладных записок
A) информационные, отчетные
B) внутренние, внешние
C) отчетные, внутренние
D) информационные, отчетные, внутренние, внешние

38. Назовите два основных формата, на которых оформляются документы ОРД
A) А 5 (148х210 мм); А 3 (297х420 мм)
B) А 4 (210х297 мм); А 5 (148х210 мм)
C) А 5 (148х210 мм); А 6 (105х148 мм)
D) А 3 (297х420 мм); А 4 (210х297 мм)

39. Назовите документ, не включенный в группу входящих и исходящих документов в приказах
A) памяти
B) отписки
C) акт
D) грамоты

40. Назовите документ, не входящий в группу распорядительных документов
A) структура и штатная численность
B) указание
C) приказ
D) постановление

41. Назовите документ, не входящий в состав информационно-справочных
A) протокол
B) справка
C) распоряжение
D) акт

42. Назовите документ, не издаваемый царем в период приказного делопроизводства
A) жалованная грамота
B) указ
C) приговор
D) акт

43. Назовите нормативный документ, на основании которого оформляются документы ОРД
A) инструкция по делопроизводству
B) положение об архивном фонде РФ
C) ГОСТ 6.30.-2003
D) ГОСТ 16.48.7-70

44. Назовите раздел, не входящий в текст устава
A) регламент деятельности
B) общие положения
C) организационное единство
D) должностные обязанности

45. Назовите реквизит, не входящий в формуляр акта
A) подпись
B) текст
C) адресат
D) заголовок

46. Назовите реквизит, не входящий в формуляр решения
A) текст
B) заголовок
C) ссылка на индекс и дату входящего документа
D) подпись

47. Назовите реквизит, не входящий в формуляр устава
A) название организации
B) наименование министерства или ведомства
C) наименование вида документа
D) адресат

48. Назовите цели доклада
A) аргументация
B) информирование и убеждение
C) доказательство
D) убеждение

49. Назовите части текста приказа
A) констатирующая, вводная
B) констатирующая, распорядительная
C) основная, распорядительная
D) вводная, основная

50. Обязательный признак на документе, установленный законом — это
A) интервал
B) реквизит
C) положение табулятора
D) эмблема

51. Организационно-распорядительная документация — это
A) унифицированный документ
B) совокупность реквизитов
C) совокупность взаимоувязанных документов, функционирующих в сфере управления
D) унифицированная форма

52. Организационный документ длительного или постоянного срока действия, в котором определены научно-технические, финансовые стороны деятельности должностных лиц — это
A) штатное расписание
B) должностная инструкция
C) устав
D) положение

53. Организационный документ, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей — это
A) правила внутреннего и трудового распорядка
B) устав
C) штатное расписание
D) структура и штатная численность

54. Организация работы с документами в коллегиях носит название
A) коллежское делопроизводство
B) советское делопроизводство
C) приказное делопроизводство
D) исполнительное делопроизводство

55. Организация работы с документами в министерствах носит название
A) советское делопроизводство
B) коллежское делопроизводство
C) приказное делопроизводство
D) исполнительное делопроизводство

56. Основное правило, которого следует придерживаться при подаче телефонограммы
A) передавать только краткую, срочную информацию
B) при регистрации телефонограммы использовать журнал регистрации входящих документов
C) текст — более 100 слов
D) использовать максимум специальных терминов

57. Основные части текста протокола
A) констатирующая, вводная
B) основная, распорядительная
C) констатирующая, распорядительная
D) вводная, основная

58. Охарактеризуйте с точки зрения принадлежности к реквизитам данный фрагмент: Ректору Новосибирского университета господину Смолкину С.А. 634635 г. Новосибирск ул. Ленина, д. 15.
A) резолюция
B) адресат
C) виза согласования
D) виза заверения

59. Охарактеризуйте с точки зрения принадлежности к реквизитам следующий фрагмент: Plan 1. doc Симкина 13.01.98
A) отметка о заверении копии
B) отметка о поступлении
C) исполнитель
D) отметка о переносе данных на машинный носитель

60. Охарактеризуйте с точки зрения принадлежности к реквизитам следующий фрагмент: ВЕРНО Секретарь-референт л/п И.К. Конторкина
A) гриф утверждения
B) отметка о заверении копии
C) подпись
D) резолюция

61. Охарактеризуйте с точки зрения принадлежности к реквизитам следующий фрагмент: Генеральный директор л/п И.К.Сомов
A) виза
B) текст
C) подпись
D) заголовок

62. Охарактеризуйте с точки зрения принадлежности к реквизитам следующий фрагмент: Зам. директора Плюхину И.К. Обеспечить условия выполнения поставок до 16.01.2003. л/п 18.11.2003
A) подпись
B) заголовок
C) виза
D) резолюция
63. Охарактеризуйте с точки зрения принадлежности к реквизитам следующий фрагмент: НИИДАД 13.01.98 № 36/17
A) исполнитель
B) отметка о поступлении
C) гриф утверждения
D) отметка о заверении копии

64. Охарактеризуйте с точки зрения принадлежности к реквизитам следующий фрагмент: Об информационном обеспечении
A) виза
B) заголовок
C) резолюция
D) текст

65. Охарактеризуйте с точки зрения принадлежности к реквизитам следующий фрагмент: Симонов 989-78-35
A) гриф утверждения
B) исполнитель
C) резолюция
D) отметка о заверении копии

66. Охарактеризуйте с точки зрения принадлежности к реквизитам следующий фрагмент: УТВЕРЖДАЮ Директор л/п И.О.Ф. 13.02.98
A) гриф утверждения
B) заголовок
C) резолюция
D) подпись

67. Охарактеризуйте с точки зрения принадлежности к реквизитам следующий фрагмент: Юрист л/п И.К. Симонов 10.11.2004
A) адрес
B) резолюция
C) виза
D) гриф утверждения

68. Охарактеризуйте с точки зрения реквизитов следующий фрагмент: «Вх. № 0000 Дата 00.00.00»
A) резолюция
B) отметка о поступлении документа
C) отметка о наличии приложений
D) подпись

69. Охарактеризуйте с точки зрения реквизитов следующий фрагмент: “02.03.98.”
A) подпись
B) дата
C) резолюция
D) отметка о наличии приложений

70. Охарактеризуйте с точки зрения реквизитов следующий фрагмент: “13/14”
A) индекс
B) отметка о наличии приложений
C) резолюция
D) подпись

71. Охарактеризуйте с точки зрения реквизитов следующий фрагмент: “приложение: на 3 л. в 2 экз.”
A) отметка о наличии приложений
B) подпись
C) дата
D) резолюция

72. Перечислите вопросы, которые отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка
A) организация работы предприятия, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутриобъектный режим
B) должностной и численный состав предприятия
C) научно-технические, финансовые стороны деятельности должностных лиц
D) порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений

73. Перечислите основные виды бланков
A) общий бланк, бланк для писем, бланк с продольным и угловым расположением реквизитов
B) существует только бланк с продольным и угловым расположением реквизитов
C) существует только общий бланк
D) существует только бланк для писем

74. Перечислите основные элементы доклада
A) основная часть; выводы (рекомендации)
B) вступление; выводы (рекомендации)
C) вступление; основная часть
D) вступление; основная часть; выводы (рекомендации)

75. Перечислите цели изучения делопроизводства
A) определить роль служб ДОУ.
B) показать значение работы с документами в жизни общества.
C) овладение основами правильного оформления документов и надлежащей организацией документооборота.
D) привить необходимые навыки в работе с делами, законченными делопроизводством.

76. Письмо после обращения чаще всего продолжается словами
A) мы рассчитываем на Ваше сотрудничество…
B) в связи с …
C) нами рассмотрены Ваши предложения …
D) с уважением …

77. Письмо после обращения чаще всего продолжается словами
A) в соответствии с Вашей просьбой …
B) мы надеемся на Вашу заинтересованность …
C) с уважением …
D) мы рассчитываем на Ваше сотрудничество…

78. Письмо чаще всего начинается словами
A) в связи с …
B) с уважением …
C) в соответствии с …
D) уважаемые господа …

79. Письмо-напоминание — это
A) документ, подтверждающий получение ценностей
B) документ, сообщающий о приближении, ускорении, истечении срока исполнения какого-либо действия
C) документ, содержащий приглашение на мероприятие
D) документ, содержащий информацию о проводимом мероприятии

80. Под “совокупностью взаимоувязанных документов, применяемых в определённой сфере деятельности” подразумевают
A) систему документирования
B) унифицированную форму
C) унифицированный документ
D) систему документации
81. Правовой акт управления государственного органа, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым он адресован — это
A) указание
B) приказ
C) распоряжение
D) решение

82. Правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующего на основании единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач предприятия — это
A) приказ
B) указание
C) решение
D) распоряжение

83. Правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений — это
A) положение
B) устав
C) должностная инструкция
D) штатное расписание

84. Приказное делопроизводство — это
A) работа с документами, проводившаяся в Советских учреждениях
B) работа с документами, проводившаяся в министерствах
C) работа с документами, проводившаяся в коллегиях
D) работа с документами, проводившаяся в приказах

85. Причины издания указания раскрываются в
A) вводной части текста
B) распорядительной части текста
C) констатирующей части текста
D) основной части текста

86. Процесс установления и применения правил с целью упорядочения деятельности в делопроизводстве — это
A) система документации
B) стандартизация
C) ЕГСД
D) документационное обеспечение управления

87. Работа с документами, проводившаяся в приказах, носит название
A) приказное делопроизводство
B) исполнительное делопроизводство
C) коллежское делопроизводство
D) советское делопроизводство

88. Распорядительный документ коллегиального органа управления, издаваемый министерствами, ведомствами, научными советами — это
A) решение
B) указание
C) распоряжение
D) приказ

89. Распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, организациями, по вопросам организационно-методического характера (организация исполнения приказов, инструкций) — это
A) приказ
B) решение
C) указание
D) распоряжение

90. Расстояние между основаниями смежных строк это
A) служебное поле
B) положение табулятора
C) рабочее поле
D) интервал

91. Реквизит — это
A) обязательный признак на документе, установленный законом
B) система документации
C) служебное поле
D) рабочее поле

92. Реквизит “виза ознакомления” выглядит следующим образом:
A) секретарь л/п Ф.И.О. 00.00.00
B) юрист л/п 00.00.00
C) секретарь Ф.И.О. л/п 00.00.00
D) с приказом ознакомлен: л/п 00.00.00

93. Свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности — это
A) штатное расписание
B) положение
C) должностная инструкция
D) устав

94. Система документации — это
A) совокупностью взаимоувязанных документов, применяемых в определённой сфере деятельности
B) совокупность реквизитов
C) документ, содержащий первичную информацию
D) система документации, созданная по единым правилам и требованиям

95. Совокупность взаимоувязанных документов, функционирующих в сфере управления — это
A) кадровая документация
B) бухгалтерская документация
C) техническая документация
D) ОРД

96. Совокупность документов, отражающих распорядительную деятельность — это
A) отчетные документы
B) информационно-справочные документы
C) распорядительные документы
D) организационные документы

97. Совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов — это
A) распорядительные документы
B) организационные документы
C) отчетные документы
D) информационно-справочные документы

98. Совокупность работ по документированию деятельности управления и по организации документов в учреждении — это
A) система документирования
B) система документации
C) документооборот
D) делопроизводство

99. Совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем документам определенной системы документации — это
A) выписка
B) формуляр-образец
C) бланк
D) документ

100. Стандартизация — это
A) стандартное расположение материала.
B) согласование с текстом заинтересованных лиц.
C) употребление устойчивых оборотов.
D) процесс установления и применения правил с целью упорядочения деятельности в делопроизводстве.

Список литературы

Источник

Электронное делопроизводство ГОСТ Р 7.0.8.-2013, заменивший ГОСТ Р 51141-98, описывает все действующие в законодательстве РФ термины и определения делопроизводства и архивного дела. Вы можете ознакомиться с ним, а также сохранить эту страницу в закладки браузера.

Предисловие

1. Разработан Федеральным бюджетным учреждением «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД) Федерального архивного агентства.

2. Внесен Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело».

3. Утвержден и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. № 1185-ст.

4. В настоящем стандарте реализованы нормы федеральных законов от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

5 Взамен ГОСТ Р 51141-98

Правила применения настоящего стандарта установлены в ГОСТ Р 1.1-2012 (раздел 8). Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе «Национальные стандарты», а официальный текст изменений и поправок — в ежемесячном информационном указателе «Национальные стандарты». В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты». Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (gost.ru).

Введение

Установленные в стандарте термины расположены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела.

Для каждого понятия установлен один стандартизированный термин.

Стандартизированные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы представлены аббревиатурой, а синонимы — курсивом.

Термины-синонимы, нерекомендуемые к применению, приведены в круглых скобках после стандартизированного термина и обозначены пометкой «Нрк».

Термины-синонимы без пометы «Нрк» приведены в качестве справочных данных и не являются стандартизованными.

Заключенная в круглые скобки часть термина может быть опущена при использовании термина в документах по стандартизации.

Термины, в определении которых разработчики не пришли к единому мнению, содержат два варианта определений, указанных под одним номером.

Помета, указывающая на область применения многозначного термина, приведена в круглых скобках светлым шрифтом после термина. Помета не является частью термина.

Приведенные определения можно при необходимости изменять, вводя в них производные признаки, раскрывающие значения используемых в них терминов, указывая объекты, входящие в объем определяемого понятия. Изменения не должны нарушать объем и содержание понятий, определенных в данном стандарте.

Стандартизованные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы, представленные аббревиатурой, — светлым, синонимы — курсивом.

1. Область применения

Настоящий стандарт устанавливает термины и определения основных понятий, используемые в области делопроизводства и архивного дела.

Термины, установленные настоящим стандартом, рекомендуются для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу, входящих в сферу действия работ по стандартизации и (или) использующих результаты этих работ.

2. Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:

ГОСТ Р 1.2-2004 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила разработки, утверждения, обновления и отмены

ГОСТ Р 1.5-2004 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила построения, изложения, оформления, обозначения

ГОСТ Р ИСО 704-2010 Терминологическая работа. Принципы и методы

Примечание — При пользовании настоящим стандартом, целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодному информационному указателю «Национальные стандарты», который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты» за текущий год. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этого стандарта с указанием выше годом утверждения (принятия). Если после утверждения настоящего стандарта в ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, внесено изменение, затрагивающее положение, на которое дана ссылка, то это положение рекомендуется применять без учета данного изменения. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, рекомендуется применять в части, не затрагивающей эту ссылку.

3. Термины и определения

3.1 Общие понятия

1. Делопроизводство: Деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.

2. Документационное обеспечение (управления), ДОУ: Деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.

3. Управление документами: Деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации.

4. Архивное дело: Деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

5. Служба делопроизводства: Структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации.

6. Архив (нрк архивохранилище): Организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов.

7. Документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

8. Официальный документ: Документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.

9. Архивный документ: Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства.

10. Электронный документ: Документ, информация которого представлена в электронной форме.

11. Документированная информация: Структурированная информация, зафиксированная на носителе.

12. Носитель (документированной) информации: Материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации.

13. Автор документа: Организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ.

14. Юридическая значимость документа: Свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.

15. Юридическая сила документа: Свойство официального документа вызывать правовые последствия.

16. Аутентичность (электронного документа): Свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному.

17. Достоверность (электронного документа): Свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности.

18. Целостность (электронного документа): Состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения.

19. Пригодность для использования (электронного документа): Свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени.

20. Подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

21. Подлинник документа: Первый или единственный экземпляр документа.

22. Дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа.

23. Копия документа: Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.

24. Электронная копия документа: Копия документа, созданная в электронной форме.

25. Заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии’ с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

26. Выписка из документа: Копия части документа, заверенная в установленном порядке.

27. Письменный документ: Документ, информация которого зафиксирована знаками письменности.

28. Текстовой документ: Содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

29. Изобразительный документ: Документ, воспроизводящий внешний вид и/или внутреннюю структуру какого-либо объекта.

30. Фотодокумент: Изобразительный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде отдельных изображений — статичных образов.

31. Аудиовизуальный документ: Документ, содержащий изобразительную и/или звуковую информацию.

32. Видеодокумент: Аудиовизуальный документ, созданный способом видеозаписи, фиксирующим информацию в виде последовательно расположенных изображений — динамичных образов.

33. Кинодокумент: Изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде последовательно расположенных изображений — динамичных образов.

34. Фонодокумент: Аудиовизуальный документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

35. Графический документ: Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени, точек, цвета.

36. Реквизит документа: Элемент оформления документа.

37. Формуляр документа: Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленной последовательности.

38. Хранение документов: Организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов.

39. Экспертиза ценности документов: Изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов.

40. Срок хранения документов: Период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда.

41. Постоянное хранение документов: Вечное хранение документов без права их уничтожения.

42. Временное хранение документов: Хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами.

43. Доступ к документу: Возможность и условия получения и использования документа

3.2. Делопроизводство

3.2.1. Документирование

44. Документирование: Запись информации на носителе по установленным правилам.

45. Средства документирования: Средства организационной и компьютерной техники, используемые для записи информации на носителе.

46. Система документации: Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению.

47. Вид документа: Классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения.

48. Бланк документа: Лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.

49. Унифицированная форма документа; УФД: Формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста.

50. Табель унифицированных форм документов: Перечень установленных к применению унифицированных форм документов.

51. Альбом унифицированных форм документов: Сборник установленных к применению унифицированных форм документов с указаниями по их заполнению.

52. Оформление документа: Проставление на документе необходимых реквизитов.

53. Согласование документа; визирование: Оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами.

54. Лист согласования (визирования) документа: Часть официального документа с отметками (визами) о согласовании.

55. Виза: Реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

56. Гриф согласования: Реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием.

57. Подписание (документа): Заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме.

58. Подпись: Реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица.

59. Электронная подпись: Информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ.

60. Утверждение документа: Способ придания документу правового статуса.

61. Гриф утверждения: Реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа.

62. Гриф ограничения доступа к документу: Реквизит, свидетельствующий об особом характере информации документа и ограничивающий доступ к нему.

63. Дата документа: Реквизит, обозначающий время подписания (утверждения) документа или зафиксированного в нем события.

64. Место составления (издания) документа: Реквизит, обозначающий наименование населенного пункта, являющегося местонахождением организации — автора документа.

65. Резолюция: Реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа.

66. Текст документа: Основная содержательная часть документа.

67. Адресат: Реквизит, содержащий информацию о получателе документа.

68. Отметка о наличии приложения: Реквизит, содержащий сведения о дополнительно прилагаемом документе (документах).

69. Отметка о поступлении документа: Реквизит, подтверждающий факт получения документа организацией.

70. Отметка о заверении копии: Реквизит, используемый для придания копии правового статуса.

71. Печать: Устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ.

72. Официальное опубликование документа: Первая публикация полного текста законодательного и иного нормативного правового акта в официальном издании или его первое размещение на официальном Интернет-портале.

3.2.2. Организация работы с документами

73. Документооборот: Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

74. Электронный документооборот: Документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота).

75. Объем документооборота: Количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

76. Документопоток: Совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут.

77. Плотность документопотока: Количество документов, проходящих через определенный пункт обработки за единицу времени.

78. Включение документа в СЭД: Осуществление действий, обеспечивающих размещение сведений о документе и/или документа в системе электронного документооборота.

79. Метаданные: Данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов, обеспечивающие управление документами в информационной системе.

80. Конвертирование (электронных документов), конвертация (электронных документов): Процесс перемещения электронных документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой.

81. Миграция (электронных документов): Перемещение электронных документов из одной информационной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования.

82. Первичная обработка документов; экспедиционная обработка документов: Обработка документов (проверка целостности, комплектности, сортировка и др.) при поступлении в организацию.

83. Предварительное рассмотрение документов: Изучение документа, поступившего в организацию, для определения должностного лица, в компетенцию которого входит его рассмотрение.

84. Регистрация документа: Присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму.

85. Регистрационный номер документа; регистрационный индекс документа: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

86. Регистрационно-учетная форма: Документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля.

87. Государственный регистрационный номер документа: Номер, присваиваемый документу при его включении в соответствующий государственный реестр.

88. Контроль исполнения документов: Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

89. Типовой срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом.

90. Индивидуальный срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.

91. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело: Реквизит, определяющий место хранения документа после завершения работы с ним.

92. Оперативное хранение документов: Хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения.

93. Документальный фонд: Совокупность документов, образующихся в деятельности организации.

94. Номенклатура дел: Систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.

95. Дело: Документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

96. Электронное дело: Электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированные в соответствии с номенклатурой дел.

97. Признаки заведения дела: Основания, в соответствии с которыми формулируется заголовок дела и формируется дело.

98. Формирование дела: Группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.

99. Оформление дела: Подготовка дела к передаче на архивное хранение.

100. Заголовок дела: Краткое обозначение сведений о составе и содержании документов дела.

101. Внутренняя опись: Документ, включаемый в дело для учета документов дела, раскрытия их состава и содержания.

102. Лист-заверитель дела: Документ, содержащий сведения о количестве листов дела, физическом состоянии документов и особенностях формирования дела.

103. Индекс дела: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в соответствии с номенклатурой дел организации.

104. Опись дел структурного подразделения: Учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение.

105. Уничтожение документов: Исключение документов из документального или архивного фонда по истечении срока их хранения с последующим уничтожением (утилизацией) в установленном порядке.

3.3. Архивное дело

3.3.1. Хранение и учет архивных документов

106. Государственный архив: Федеральное государственное учреждение, создаваемое Российской Федерацией, или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое субъектом Российской Федерации, которые осуществляют комплектование, учет, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

107. Муниципальный архив: Структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое муниципальным районом, городским округом и осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

108. Профиль архива: Установленный для архива состав документов, подлежащих хранению.

109. Архивный фонд: Совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой.

110. Архивный фонд Российской Федерации: Исторически сложившаяся и постоянно пополняемая совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, подлежащих постоянному хранению.

111. Объединенный архивный фонд (Нрк групповой архивный фонд, комплексный архивный фонд): Архивный фонд, сформированный из документов двух фондообразователей или более, имеющих между собой исторические и/или логические обусловленные связи.

112. Архивный фонд личного происхождения: Архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности физического лица, семьи, рода.

113. Архивная коллекция: Совокупность документов, объединенных по одному или нескольким общим для них сущностным признакам.

114. Фондирование документов: Определение принадлежности документов конкретному фондообразователю и хронологических границ архивного фонда.

115. Фондообразователь: Юридическое или физическое лицо, в процессе деятельности которого образуется документальный фонд.

116. Обеспечение сохранности документов: Комплекс мероприятий по созданию и соблюдению нормативных условий, режимов и надлежащей организации хранения архивных документов.

117. Обеспечение физико-химической сохранности документов: Разработка, создание и практическое применение научно-технических средств и методов хранения, реставрации, консервации, биохимической защиты и воспроизведения архивных документов.

118. Архивохранилище (Нрк архив): Специально оборудованное помещение для хранения архивных документов.

119. Режим хранения архивных документов: Совокупность противопожарных и охранных мер, температурно-влажностных, санитарно-гигиенических и световых условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов, и контроль за их выполнением.

120. Реставрация архивного документа: Восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивного документа, подвергшегося повреждению или разрушению.

121. Консервация архивного документа: Система мероприятий по предохранению документа от разрушающего воздействия внешней среды.

122. Старение документа: Изменение первоначальных физико-химических свойств документа под воздействием внешних и внутренних факторов.

123. Страховая копия архивного документа: Копия особо ценного или уникального архивного документа, изготовленная в целях сохранения содержащейся в нем информации на случай утраты или повреждения подлинника.

124. Страховой фонд архивных документов: Совокупность страховых копий особо ценных и уникальных архивных документов.

125. Фонд пользования (архива): Совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользования вместо подлинников с целью предотвращения их износа.

126. Депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации: Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации государственными органами и организациями в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

127. Учет архивных документов: Определение количества и состава архивных документов в единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах для контроля за их наличием и состоянием.

128. Централизованный государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации: Система учета документов Архивного фонда Российской Федерации на уровне субъекта Российской Федерации и государства в целом, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения.

129. Единица учета архивных документов: Единица измерения количества документов в архиве для отражения этого количества в учетных документах и архивных справочниках.

130. Единица хранения архивных документов: Учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение.

131. Учетные документы (архива): Комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

132. Список фондов: Учетный документ, содержащий перечень официальных наименований хранящихся в архиве, а также выбывших архивных фондов в порядке возрастания присвоенных им номеров.

133. Лист фонда: Учетный документ, содержащий в рамках архивного фонда сведения о количестве и составе описей дел, документов и их нумерации, количестве и составе архивных документов, состоянии их описания, динамике изменений по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, фиксирующий изменения в названии архивного фонда.

134. Архивный шифр: Обозначение, наносимое на единицу хранения архивных документов в целях ее идентификации и учета, состоящее из сокращенного названия архива (официальной аббревиатуры), номера архивного фонда, номера описи дел, документов, номера единицы хранения, номера единицы учета.

135. Проверка наличия и состояния архивных документов: Установление соответствия фактического наличия количества единиц хранения записям в учетных документах архива, а также выявление архивных документов, требующих консервации, реставрации, дезинфекции.

136. Топографический указатель: Документ, содержащий сведения о точном местонахождении архивных фондов в архивохранилище.

3.3.2. Комплектование архива

137. Комплектование архива: Систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем.

138. Критерии экспертизы ценности документов: Признаки, определяющие значимость происхождения, содержания и внешних особенностей документов.

139. Источник комплектования (архива): Организация или гражданин, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив.

140. Выборочный прием документов: Прием на постоянное хранение отдельных видов документов организаций или всех ценных документов ряда организаций из числа однородных.

141. Перечень документов со сроками хранения: Систематизированный список видов и категорий документов с указанием сроков их хранения.

142. Документ временного срока хранения: Документ ограниченного срока хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению.

143. Документ постоянного срока хранения: Документ, которому в соответствии с нормативными правовыми актами установлено вечное хранение.

144. Документ Архивного фонда Российской Федерации: Архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению.

145. Особо ценный документ: Документ Архивного фонда Российской Федерации, имеющий непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства, и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования.

146. Уникальный документ: Особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и/или его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и/или автографичности.

147. Упорядочение архивных документов: Комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), их описанию и оформлению в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

148. Выделение документов к уничтожению: Выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения и отбор их для уничтожения.

3.3.3. Информационная деятельность архива

149. Информационная деятельность архива: Создание архивных справочников и организация использования архивных документов.

150. Использование архивных документов: Применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.

151. Пользование архивными документами: Ознакомление с архивными документами посредством их прочтения, просмотра или прослушивания.

152. Организация пользования архивными документами: Деятельность архивных учреждений по предоставлению государственным органам, органам местного самоуправления, юридическим или физическим лицам архивных документов для их прочтения, просмотра или прослушивания.

153. Пользователь архивными документами: Государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.

154. Владелец архивных документов: Государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, осуществляющие владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором.

155. Собственник архивных документов: Государство, муниципальное образование либо юридическое или физическое лицо, в полном объеме реализующие права владения, пользования, распоряжения архивными документами.

156. Ограничение доступа к архивным документам: Временные или иные условия, исключающие свободное пользование архивными документами в соответствии с законодательством или по воле фондообразователя, собственника, владельца документов.

157. Публикация архивных документов: Подготовка архивных документов к изданию и осуществление их издания в соответствии с общепринятыми научными принципами и нормами.

158. Документальная выставка: Экспонирование архивных документов или их копий в специальном, приспособленном для этого помещении или на интернет-сайте.

159. Описание архивных документов: Структурированное изложение сведений о составе и содержании документов в архивных справочниках.

160. Описательная статья архивного справочника: Совокупность сведений об объекте описания (документе, его части, единице хранения, группе единиц хранения, архивном фонде, группе архивных фондов) в архивном справочнике.

161. Научно-справочный аппарат архива, справочно-поисковые средства архива; НСА архива: Совокупность описаний архивных документов.

162. Система научно-справочного аппарата к документам архива: Комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых, созданных на единой научно-методической основе архивных справочников о составе и содержании документов архива.

163. Архивный справочник: Справочник о составе, содержании и местонахождении архивных документов.

164. Опись дел, документов: Справочный и учетный документ, содержащий систематизированный перечень единиц хранения/единиц учета архивного фонда, предназначенный для раскрытия их содержания и учета.

165. Архивный путеводитель: Справочник, содержащий систематизированные сведения о фондах архива (архивов) и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием.

166. Архивный каталог: Справочник, в котором сведения о содержании архивных фондов, единиц хранения/единиц учета, архивных документов (или их частей), расположены в соответствии с выбранной схемой классификации.

167. Архивный указатель: Справочник, содержащий систематизированный перечень наименований предметных понятий, упоминаемых в архивных документах, с указанием их архивных шифров.

168. Обзор архивного фонда: Справочник, содержащий систематизированные сведения о составе и содержании архивных документов одного архивного фонда, дополненные их источниковедческим анализом.

169. Тематический обзор архивных документов: Справочник, содержащий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных комплексов архивных документов одного или группы архивных фондов по определенной теме, дополненные их источниковедческим анализом.

170. Историческая справка к архивному фонду: Документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания документов архивного фонда и научно-справочного аппарата к нему.

171. Каталогизация архивных документов: Подготовка, составление и ведение архивных каталогов.

172. Архивная справка: Документ, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса, с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых он составлен.

173. Архивная копия: Дословно воспроизводящая текст или изображение архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке.

174. Архивная выписка: Документ, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенным факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.