Эффективность использования рабочего времени на предприятии курсовая работа

Рабочее время и его использование в организации

Содержание

1.Теоретико-методологические основы изучения рабочего времени

.1 Рабочее время: понятие, структура и значение

.2 Эффективное использования рабочего времени

.3 Методы изучения затрат рабочего времени

. Использование рабочего времени в организациях

.1 Оценка процесса использования рабочего времени в
зарубежных и отечественных организациях

.2 Использование рабочего времени на примере ООО “Кварта
Технологии»

Заключение

Список использованной литературы

Введение

Одним из важнейших условий выполнения плана производства, увеличения
выработки продукции на каждого члена трудового коллектива, а также
рационального использования трудовых ресурсов является экономное и эффективное
использование рабочего времени. От того, насколько полно и рационально используется
рабочее время, зависят эффективность работы, выполнение всех
технико-экономических показателей. Поэтому анализ использования рабочего
времени является важной составной частью аналитической работы на промышленном
предприятии.

С помощью анализа изучаются тенденции развития, глубоко и системно
исследуются факторы изменения результатов деятельности, обосновываются планы и
управленческие решения, осуществляется контроль за их выполнением, выявляются
резервные повышения эффективности производства, оцениваются результаты
деятельности предприятия, вырабатывается стратегия его развития и т.д.

Эффективное управление трудовыми ресурсами невозможно без адекватной
информации. Поэтому в процессе деятельности предприятия регулярно собираются
данные, характеризующие различные аспекты состояния трудовых ресурсов, и
проводится их детальный анализ. В нем рассматривается информация о различных
сторонах управления трудовыми ресурсами предприятия — производительности,
издержках на рабочую силу, профессиональном обучении, динамике рабочей силы и
т.д.

От обеспеченности предприятия трудовыми ресурсами и эффективности их
использования зависят объём и своевременность выполнения всех работ,
эффективность использования оборудования, машин механизмов и как результат —
объём производства продукции, её себестоимость, прибыль и ряд других
экономических показателей.

Задача экономического анализа трудовых ресурсов выявить параметры для как
можно более тонкой настройки этой системы, что особенно важно в условиях рынка,
т.к. выживание предприятия в сложной конкурентной борьбе зависит от возможности
быстрой перенастройки предприятия, в которой важнейшую роль играют трудовые
ресурсы.

Управление рабочим временем помогает выявить временные потери, показать
сильные и слабые стороны практикуемого рабочего стиля, именно это обосновывает
актуальность выбранной темы.

Актуальность данной курсовой работы — роль эффективного использования
рабочего времени, выявление непроизводительных затрат рабочего времени,
эффективности использования трудовых ресурсов.

Объектом данной курсовой работы — рабочее время в организации.

Предметом данной курсовой работы — процесс использования рабочего
времени в организации.

Целью курсовой работы — выяснить как эффективно использовать рабочее время
в организации.

Задачи курсовой работы:

1) Дать понятие рабочего времени и рассмотреть структуру.

) Выявить методы эффективного использования рабочего времени.

) Рассмотреть использование рабочего времени в зарубежных и
отечественных организациях.

) Рассмотреть использование рабочего времени на конкретном
предприятии.

1.Теоретико-методологические
основы изучения рабочего времени

.1 Рабочее
время: понятие, структура и значение

Рабочее время и время отдыха — взаимосвязанные правовые категории.
Эти категории используются не только в юридической науке, но и в социологии,
психологии, экономике и в других отраслях знаний. Каждая из этих наук изучает
те или иные аспекты рабочего времени. Так, в экономическом аспекте рабочее
время состоит из двух частей:

) времени производительной работы;

) времени перерывов в работе (потерь рабочего времени из-за
производственных неполадок, которые зависят от самого работника).

Рабочее время измеряется в тех же единицах, что и время вообще, т.е. в
часах, днях и т.д. Законодательство чаще всего использует такие измерители, как
рабочий день (смена) и рабочая неделя.

Ограничение законом рабочего времени было одним из первых требований
возникшего в начале XIX века рабочего движения. В середине XIX века первые
появившиеся законы о труде касались ограничения рабочего времени (до того никак
не ограниченного) для женщин и детей. Затем они были распространены и на мужчин
(впервые в Англии).

В России рабочее время до конца XIX столетия закон не ограничивал, и оно
составляло по 14 — 16 часов в сутки. Под напором рабочего движения, особенно
ткачей Морозовской мануфактуры (г. Иваново), в России в 1897 году был принят
первый закон об ограничении рабочего дня до 11,5 часов, а для женщин и детей до
10 часов. Но этот закон никак не ограничивал сверхурочные работы, что сводило
на нет ограничение рабочего дня.

Значение ограничения законом рабочего времени заключается в том, что:

) обеспечивает охрану здоровья работника от чрезмерного переутомления и
способствует долголетию его профессиональной трудоспособности и жизни.

) за установленное законом рабочее время общество, производство получают
от каждого работника необходимую определенную меру труда.

) позволяет работнику обучаться без отрыва от производства, повышать свою
квалификацию, культурно-технический уровень (развивать личность), что в свою
очередь способствует росту производительности труда работника и воспроизводству
квалифицированной рабочей силы.

Рабочее время — это установленная законодательством продолжительность
рабочего дня, рабочей недели. Для производств с нормальными условиями труда оно
составляет 8 ч при 40-часовой рабочей неделе с двумя выходными днями. Вместе с
тем под рабочим временем понимается период, в течение которого работник
находится на предприятии в связи с выполняемой им работой.

Рабочее время для исполнителя работ подразделяется на время работы (в
течение которого рабочий выполняет ту или иную предусмотренную или не
предусмотренную производственным заданием работу) и время перерывов в работе (в
течение которого рабочий не работает).

Под временем работы понимается часть рабочего дня, в течение которой
производиться выполняемая работа.

Под временем перерывов понимается часть рабочего дня, в течение которой
трудовой процесс не осуществляется по различным причинам.

Время работы в свою очередь подразделяется на два вида затрат:

. время выполнения производственного задания (Тпз).

. затраты времени на выполнение не свойственных данному работнику
операций.

Время выполнения производственного задания включает в себя
подготовительно-заключительное, оперативное и время обслуживания рабочего
места.

Подготовительно-заключительное время (Тпз) — это время,
которое затрачивается на подготовку себя и своего рабочего места к выполнению
производственного задания, а также на все действия по его завершению.

Оперативное время (Топ) — это время, затрачиваемое
непосредственно на выполнение заданной работы (операции), повторяемое с каждой
единицей или определенным объемом продукции или работ. Оно подразделяется на
основное и вспомогательное время при машинных работах.

Основное время (Т0) — это время, затрачиваемое рабочим на
действия по качественному и количественному изменению предмета труда, его
состояния и положения в пространстве.

Вспомогательное время (Тв) — это время, затрачиваемое
рабочим на действия, обеспечивающие выполнение основной работы. Оно повторяется
либо с каждой обрабатываемой единицей продукции, либо с определенным ее
объемом. К вспомогательному относится время на загрузку оборудования сырьем и
полуфабрикатами; выгрузку и съем готовой продукции; установку и закрепление
детали; открепление и снятие детали; перемещение предмета труда в пределах
рабочей зоны; управление оборудованием; перемещение отдельных механизмов
оборудования; перестановку рабочего инструмента, если это повторяется с каждой
единицей продукции; контроль за качеством изготовляемой продукции и др.

Время обслуживания рабочего места (Тобс) — это время,
затрачиваемое рабочим на уход за рабочим местом и поддержание его в состоянии,
обеспечивающем производительную работу в течение смены. В машинных и автоматизированных
производственных процессах это время подразделяется на время технического
обслуживания и время организационного обслуживания.

Время технического обслуживания (Ттех) — это время,
затрачиваемое на уход за рабочим местом, оборудованием и инструментом,
необходимым для выполнения конкретного задания. Сюда относятся затраты времени
на заточку и замену изношенного инструмента, регулировку и подналадку
оборудования в процессе работы, уборку отходов производства, осмотр,
опробование, чистку, мойку, смазку оборудования и др.

Время организационного обслуживания (Торг) — это время,
затрачиваемое рабочим на поддержание рабочего места в рабочем состоянии в
течение смены. Оно не зависит от особенностей конкретной операции и включает
затраты времени на прием и сдачу смены; раскладку в начале и уборку в конце
смены инструмента, документации и других необходимых для работы материалов и
предметов; перемещение в пределах рабочего места тары с заготовками или
готовыми изделиями и др. В механизированном и автоматизированном производстве
значительный удельный вес в оперативном времени занимает время, затрачиваемое
рабочим на наблюдение за работой оборудования. Такое время может быть активным
и пассивным.

Время активного наблюдения за работой оборудования (Тан) —
это время, в течение которого рабочий внимательно следит за работой
оборудования, ходом технологического процесса, соблюдением заданных параметров,
чтобы обеспечить необходимое качество продукции и исправность оборудования. В
течение этого времени рабочий не выполняет физической работы, но присутствие
его на рабочем месте необходимо.

Время пассивного наблюдения за работой оборудования (Тпн) — это
время, в течение которого нет необходимости в постоянном наблюдении за работой
оборудования или технологическим процессом, но рабочий осуществляет его из-за
отсутствия другой работы. Время пассивного наблюдения за работой оборудования
должно быть предметом особо внимательного изучения, так как его сокращение или
использование для выполнения другой необходимой работы является существенным
резервом повышения производительности труда.

Рис. 1.
Классификация затрат рабочего времени.

Виды рабочего времени различаются по его продолжительности. Нормирование
рабочего времени осуществляется с учетом ряда условий труда, возрастных и
других особенностей работников.

Трудовой кодекс РФ предусматривает три вида рабочего времени:

) нормальная продолжительность рабочего времени;

) сокращенная продолжительность рабочего времени;

) неполное рабочее время.

Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов
в неделю как при пяти, так и при шестидневной рабочей неделе. Это установленная
законом (ст. 91 ТК РФ) норма рабочего времени, которую должны соблюдать стороны
трудового договора (работник и работодатель) на всей территории Российской
Федерации, независимо от организационно-правовой формы предприятия, вида
работы, продолжительности рабочей недели. Нормальное рабочее время является
общим правилом и применяется в том случае, если работа выполняется в обычных
условиях труда и лица, ее выполняющие, не нуждаются в специальных мерах охраны
труда; распространяется на работников физического и умственного труда.
Нормальное рабочее время должно быть такой продолжительности, чтобы сохранить
возможность жизнедеятельности и работоспособности. Его продолжительность
зависит от уровня развития производственных сил.

Следует учесть и то, что нормальная продолжительность рабочего времени,
установленная статьей 91 ТК РФ, в одинаковой степени относится как к постоянным
работникам, так и ко временным работникам, к сезонным работникам, к работникам,
принятым на время выполнения определенных работ (ст. ст. 58, 59 ТК РФ), и др.

Что же касается совместителей, то продолжительность работы по
совместительству в течение месяца устанавливается по соглашению между
работником и работодателем. Между тем законодатель установил, что
продолжительность рабочего времени, устанавливаемого работодателем для лиц,
работающих по совместительству, не может превышать 4 часов в день и 16 часов в
неделю (абз. 1 ст. 284 ТК РФ). В отдельных нормативных актах законодатель
устанавливает исключения из вышеобозначенных правил. Такое исключение
содержится, например, в Постановлении Минтруда РФ от 30 июня 2003 г. N 41
«Об особенностях работы по совместительству педагогических, медицинских,
фармацевтических работников и работников культуры».

Законодатель предусматривает обязанность работодателя вести учет времени,
фактически отработанного каждым работником. Основным документом, подтверждающим
такой учет, является табель учета рабочего времени, где отражается вся работа:
дневные, вечерние, ночные часы работы, часы работы в выходные и праздничные
дни, сверхурочные часы работы, часы сокращения работы против установленной
продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательством,
простои не по вине работника и др.

Следует различать продолжительность рабочего времени в течение суток и
нормы рабочего времени. Продолжительность рабочей недели исчисляется из семи
часов продолжительности рабочего дня, продолжительность рабочего времени в
течение суток может быть различной.

Кроме нормальной продолжительности рабочего времени ТК РФ регулирует
вопросы сокращенного рабочего времени, неполного рабочего времени,
ненормированного рабочего времени, сверхурочных работ и т.д.

Сокращенная продолжительность рабочего времени (ст. 92 ТК РФ). Этот вид
рабочего времени, во-первых, установлен Трудовым кодексом и федеральными
законами, во-вторых, обязателен для работодателя, в-третьих, оплачивается как
нормальное рабочее время. Его продолжительность меньше нормы, но
продолжительность сокращенного рабочего времени неодинакова для тех работников,
для которых оно установлено. Законом устанавливается не только предельная
продолжительность рабочей недели (ст. 92 ТК РФ), но и рабочего дня (ст. 94 ТК
РФ).

1.2
Эффективное использования рабочего времени

Рабочее время есть часть календарного времени, затрачиваемого на
производство продукции или выполнение определенного вида работ. Для
характеристики его использования применяют специальные показатели. Исходным
служит показатель календарного фонда времени — число календарных дней месяца,
квартала, года, приходящихся на одного рабочего или на коллектив рабочих.
Например, календарный годовой фонд времени одного рабочего равен 365 (366)
дням, а коллектива из 1000 рабочих — 365 000 (366 000) чел. — дней. Показателем
рабочего времени за определенный период (год, квартал, месяц) является фонд
рабочего времени, который измеряют в человеко-днях или человеко-часах. Его величина
зависит от числа рабочих, — продолжительности рабочего периода в днях и
продолжительности рабочего дня. (рис. 2).

Рис. 2
Структура календарного фонда рабочего времени.

Показатель календарного фонда времени отражает рабочее и внерабочее
время, т.е. число человеко-дней явок и неявок на работу.

Человеко-дни явок на работу — это фактически отработанные человеко-дни и
человеко-дни целодневных простоев. В число фактически отработанных
человеко-дней включаются человеко-дни рабочих, фактически работавших на
предприятии, включая работавших неполный рабочий день или неполную рабочую
неделю, человеко-дни рабочих, работавших по нарядам своего предприятия на
другом предприятии, и т.д. В число человеко-дней целодневных простоев включаются
соответственно человеко-дни простоев рабочих, которые весь рабочий день не
работали по причине простоя (например, из-за отсутствия энергии или сырья) и не
были использованы на других работах в основной деятельности предприятия. К
целодневным простоям следует относить также человеко-дни невыходов на работу,
разрешенных администрацией в связи с простоем на предприятии.

Человеко-дни неявок на работу — это дни невыхода на работу по
уважительным и неуважительным причинам. Человеко-дни неявок на работу по
уважительным причинам включают дни ежегодных отпусков, праздничные и выходные
дни, неявки по болезни и в связи с выполнением общественных,
общегосударственных обязанностей, а также другие неявки, разрешенные законом
(для народных депутатов, народных заседателей, если эти работники учитываются в
среднесписочной численности работников предприятия), человеко-дни неявок на
работу в связи с уходом за больными, оформленных справками лечебных учреждений,
и т.д.

Человеко-дни неявок на работу по неуважительным причинам — это дни
невыходов с разрешения администрации и прогулы.

В число человеко-дней неявок с разрешения администрации включаются неявки
на работу по уважительным личным причинам: дни кратковременного отпуска без
сохранения заработной платы, предоставляемые работникам при вступлении в брак,
рождении ребенка и по другим семейным обстоятельствам.

В число человеко-дней прогулов включаются человеко-дни работников, не
явившихся на работу без уважительной причины либо отсутствовавших на работе без
уважительной причины более трех часов (непрерывно или суммарно) в течение
рабочего дня. Основными единицами отработанного и не отработанного рабочими
времени служат человеко-дни и человеко-часы.

Отработанным человеко-днем считается день, когда рабочий явился на работу
и приступил к ней, независимо от ее продолжительности (если в этот день не
отмечен прогул); отработанным считается также день, проведенный в служебной
командировке по заданию предприятия. Отработанным человеко-часом считается час
фактической работы.

На основании абсолютных показателей рабочего времени в человеко-днях
исчисляются относительные показатели, характеризующие степень использования
того или иного фонда времени. Для этого определяется удельный вес отработанного
времени в соответствующем фонде рабочего времени.

Коэффициент использования максимально возможного фонда рабочего времени
характеризует степень фактического использования того времени, которое
максимально могли отработать рабочие предприятия.

Степень использования рабочего периода отражает коэффициент использования
рабочего периода (К и. р. п.). Он исчисляется следующим образом:

Эффективная работа предприятий во многом зависит от полноты и целесообразности
использования фонда рабочего времени. Для этого проводится анализ рабочего
времени занятых на производстве, который также позволяет определить степень
использования персонала предприятия. В процессе такого анализа изучаются
внутрисменные и целодневные потери рабочего времени, выявляются величина потерь
и непроизводительных затрат рабочего времени, выясняются причины их
возникновения.

Сравнение фактически отработанных человеко-дней или человеко-часов
(продолжительности рабочего дня) с плановыми (расчетными) или базисными данными
позволяет выявить потери рабочего времени в абсолютных единицах измерения и в
процентах.

Внутрисменные потери выявляются в результате анализа продолжительности
рабочего дня, который зависит от продолжительности перерывов в течение рабочего
дня, обусловленных законом (перерывы, связанные с вредными условиями труда,
сокращению рабочего дня подростков и т.д.) и внутрисменных потерь рабочего
времени. Анализ внутрисменных потерь рабочего времени позволяет выявить
причины, а, следовательно, сократить их и предупредить возникновение таких
потерь.

Целодневные потери рабочего времени выявляются в результате анализа
использования фонда рабочего времени и баланса рабочего времени одного
среднесписочного рабочего. Количество отработанных человеко-дней или
человеко-часов в анализируемом периоде зависит от целодневных простоев, неявок
на работу с разрешения администрации, болезней, забастовок, прогулов. Поэтому
целодневные потери рабочего времени должны учитываться и анализироваться. Анализ
целодневных потерь рабочего времени позволяет сократить, а порой предупредить
возникновение таких потерь рабочего времени, как целодневные простои,
забастовки, прогулы, снизить заболеваемость.

Устранение внутрисменных и целодневных потерь рабочего времени повышает
коэффициент использования явочного состава персонала и уменьшает потребность в
численности работающих.

При анализе использования рабочего времени проверяют обоснованность
плановых (расчетных) заданий, выясняют изменения, происшедшие по сравнению с
прошлым годом, определяют пути дальнейшего улучшения использования рабочего
времени.

Анализ внутрисменных потерь рабочего времени осуществляется при помощи
коэффициента использования продолжительности рабочего дня, который определяется
отношением фактической продолжительности рабочего дня к базисной или плановой
по формуле:

Крд = Прд. ф. / Прд. Пл

где Крд — коэффициент использования продолжительности
рабочего дня; Прд. ф., Прд. пл — продолжительность рабочего дня соответственно
в отчетном периоде, плановом, час.

Анализ целодневных потерь рабочего времени осуществляется при помощи
коэффициента использования числа дней работы одного рабочего, отношением
фактического числа дней работы к базисному или плановому по формуле:

Кд = Дф / Дпл

где: Кд — коэффициент использования числа дней работы; Дф,
Дпл — количество дней работы одного рабочего соответственно в отчетном
(анализируемом) периоде, базисном или плановом.

Оценка эффективности использования рабочего времени одним рабочим
осуществляется с использованием данных баланса рабочего времени и отчета о его
выполнении.

При анализе качественного использования рабочего времени определяют
коэффициенты реального (эффективного) фонда рабочего времени по формулам:

Крф = (100 — Пф) / (100 — Ппл), (в%)

Крф = (Фф — Пф) / (Фпл — Ппл) (в часах)

где: Крф — коэффициент реального (эффективного) фонда
рабочего времени, Пф, Ппл — потери рабочего времени в отчетном и базисном
периодах, Фф, Фпл — расчетный фонд рабочего времени в отчетном и базисном
периодах. Оценка эффективности использования труда на предприятии
осуществляется при анализе фактического реального фонда рабочего времени в
человеко-днях или человеко-часах, величина которого зависит от 3-х факторов:
численности рабочих, продолжительности рабочего периода в днях,
продолжительность рабочего дня.

1.3 Методы
изучения затрат рабочего времени

. Аналитически-исследовательский метод установления норм труда основан на
изучении затрат рабочего времени путем наблюдений и включает в себя:

непосредственное измерение величин времени (хронометраж и фотография
рабочего дня);

фотографирование методом моментальных наблюдений.

Хронометраж — метод изучения затрат рабочего времени многократно
повторяющихся ручных и машинно-ручных элементов операций путем их измерения.
Используется (в основном) в крупносерийном и массовом производствах для
установления действующих норм и проверки норм, установленных расчетным путем.
Объектом исследования является операция и ее элементы, а его целью —
установление основного и вспомогательного времени или затрат времени на
отдельные трудовые приемы. Хронометраж бывает сплошным и выборочным. При
сплошном хронометраже его объектом являются все элементы оперативного времени,
а при выборочном — измеряются отдельные элементы оперативного времени или
технической операции.

Хронометраж проводится с целью получения данных для:

установления норм времени и нормативов по труду, сопровождаемого
усовершенствованием технологического процесса нормируемой работы и организации
труда на рабочем месте.

изучения и внедрения передовых приемов и методов труда.

проверки действующих норм.

выявления причин невыполнения норм отдельными рабочими.

Хронометраж проводится в 4 этапа (подготовка, наблюдение, обработка,
анализ):

) В процессе подготовки к хронометражу наблюдатель в зависимости от цели
наблюдения должен выбрать рабочего и психологически его подготовить к
предстоящему наблюдению. Наблюдатель проводит значительную работу при
подготовке к хронометражу: изучает операции и расчленяет ее в трудовом отношении
на составляющие элементы (приемы) и устанавливает фиксажные точки; выявляет
целесообразность приемов и их последовательность; оценивает рациональность
планировки рабочего места: определяет необходимое количество замеров при
хронометраже и, наконец, обеспечивает нормальные условия для работы рабочего.

) В процессе наблюдения в хронокарте по текущему времени фиксируются
моменты завершения элементов (приемов) операции и отмечаются все отклонения от
нормального хода трудового процесса.

) При обработке результатов наблюдения определяется продолжительность
выполнения выделенных элементов операции, исключаются все дефектные замеры,
определяется качество наблюдения.

Хроноряд считается нормальным, если фактический коэффициент устойчивости
хроноряда менее или равен нормативному.

) При анализе результатов наблюдения сопоставляется фактическая машинное
время с нормативными, с паспортом оборудования и выявляются резервы его
сокращения; анализируются резервы сокращения вспомогательного времени и
выискиваются возможности механизации трудового процесса.

Фотография рабочего дня — это наблюдение, проводимое для изучения всех затрат
рабочего времени в течение смены или ее части. Они могут быть индивидуальными,
групповыми, бригадными и т.п.

Цель фотографии:

выявление потерь рабочего времени.

установление причин потерь.

разработка мероприятий по устранению потерь.

получение данных о необходимости численности работников, а также для
создания нормативов времени.

) В процессе подготовки к наблюдению наблюдатель обязан изучить
технологический процесс, организацию рабочего места и порядок его обслуживания;
рабочий, администрация цеха должны быть ознакомлены с целями и методами
наблюдения. Непосредственно в процессе наблюдения все действия рабочего и
перерывы в работе записываются в хронологическом порядке. Ведется учет
выполнения работ.

) При обработке результатов наблюдения вычисляется продолжительность
каждого элемента затрат, проставляются соответствующие индексы, составляется
сводка одноименных затрат и фактический баланс рабочего времени.

) В процессе анализа результатов наблюдения выявляется необходимость и
рациональность отдельных элементов, составляется проектируемый баланс рабочего
времени, определяется возможное повышение производительности труда,
разрабатывается проект организационно-технических мероприятий по устранению
потерь и непроизводственных затрат рабочего времени и рассчитывается
эффективность предлагаемых мероприятий.

ФРВ различаются по двум основным признакам: наблюдаемым объектам и
способам проведения и обработки наблюдения. По первому признаку выделяют
фотографии использования рабочего времени работников (индивидуальная,
групповая, самофотография), оборудования, а также фотографию производственного
процесса. При индивидуальной фотографии наблюдатель изучает, как используется
время одним рабочим в течение рабочей смены или другого периода времени.
Групповая фотография проводится в тех случаях, когда работа выполняется
несколькими рабочими, в частности при бригадной -организации труда.
Самофотография проводится самими работниками, которые фиксируют величину потерь
рабочего времени и причины их возникновения. Фотографии времени использования
оборудования — это наблюдения эффективности использования оборудования и затрат
времени на его обслуживание рабочими.

При фотографии производственного процесса одновременно проводится
изучение затрат рабочего времени исполнителем, времени использования
оборудования и режимов его работы.

Различают два метода проведения ФРВ: непосредственных замеров времени, и
когда регистрируются продолжительность наблюдаемых элементов затрат времени, и
моментных наблюдений, когда фиксируются состояния рабочих мест, а структура
затрат времени останавливаются по количеству моментов, когда отмечались
соответствующие состояния.

В зависимости от цели анализа трудового процесса используются различные
технические средства: секундомеры, хроноскопы, кинокамеры, телекамеры,
телекамеры и др.

Метод моментальных наблюдений позволяет определять величину затрат
рабочего времени, не прибегая к их непосредственному измерению. Он применяется
при наблюдении за большим количеством объектов. Метод основан на использовании
положений теории вероятностей, а его сущность состоит в замене непрерывной
фиксации времени при непосредственных замерах (обычные фотографии) учетом
количества наблюдаемых моментов.

Полученные данные позволяют определить удельный вес и абсолютные значения
затрат времени по элементам.

Расчетно-аналитический метод установления норм предусматривает
установление норм труда на основе применения нормативов по труду и расчетных
формул. Он позволяет не прибегать каждый раз к трудоемким процессам
хронометража и фотографии. Нормы труда устанавливаются до внедрения операции в
производство, что значительно сокращает издержки на их установление.

Нормы по труду состоят:

из нормативов режимов обработки и производительности оборудования.

нормативов затрат времени на выполнение элементов работ.

нормативов затрат труда на обслуживание единицы оборудования одного
рабочего или бригады.

Для определения большинства нормативов используются хронометраж и
фотография рабочего дня. Таким образом, исследовательский метод является базой
для нормирования труда.

на дифференцированные (элементные).

укрупненные.

Дифференцированные (элементные) нормативы устанавливаются на остальные
приемы трудовые действия.

Укрупненные нормативы — это регламентированные затраты времени на
выполнение комплекса трудовых приемов, объединенных в одну группу.

Таблица 1.

Методы
изучения содержания труда и структуры затрат рабочего времени.

рабочий время затрата

2.
Использование рабочего времени в организациях

.1 Оценка
процесса использования рабочего времени в зарубежных и отечественных
организациях

Сущность менеджерской деятельности — достижение цели предприятия
«руками других людей». Осуществляя основные управленческие функции,
руководитель опирается на определенные ресурсы: люди, финансы, сырье. В то же
время он живет и работает в трех измерениях — настоящее, прошедшее и будущее.
Следовательно, в распоряжении руководителя есть еще один уникальный ресурс —
время. Время — самый ценный капитал и самый дефицитный ресурс. Современный
человек наращивает скорости, внедряет новые технологии, автоматизирует свою деятельность,
а времени у него становится все меньше. Отношение ко времени — один из
показателей организованности, деловитости человека, а закон экономии времени —
это всеобщий экономический закон всех эпох и способов производства.

Острый интерес к проблеме времени зародился еще в глубокой древности.
Многие философы, писатели, ученые исследовали данную проблему. В нашем бывшем
СССР к изучению проблемы времени ученые обратились сразу же после окончания
гражданской войны. 20-е годы характеризовались проведением исследования бюджета
времени трудящихся, созданием «Лиги времени», а также возникновением
всемирной Службы времени. С тех пор интерес к фактору времени все более
увеличивается и одновременно как бы специализируется.

В ракурсе данной проблемы, интересными являются исследования Е. Т. Молли
по распределению рабочего времени руководителями среднего звена строительных
организаций. Так, работа непосредственно на строительных объектах занимает 35%
рабочего времени, совещания — 17%. Изучению документации, работе со штатными
службами, приему посетителей, разговору по телефону отводится 28% рабочего
времени. 20% идет на так называемые непроизводственные затраты (дорогу до
строительных объектов). Отличие руководителей строительных организаций
заключается в том, что они больше половины рабочего дня, то есть почти 55%
своего рабочего времени, не доступны для большинства подчиненных и руководства.
В то же время, завышение времени объездов объектов строительства, как показали
исследования, имеет свое психологическое объяснение. По оценкам самих же
руководителей, они значительно меньше устают от посещения строительных
объектов, чем от проведения совещаний, приема посетителей, анализа бумаг и т.д.
В свою очередь, управленческие действия осуществляются в условиях острого
дефицита времени, что резко снижает продуктивность работы. Как видим,
экспериментальные данные показывают всю актуальность проблемы времени для
руководителей строительных организаций, особенно сегодня. Условия рыночной
экономики требуют от каждого руководителя высокой производительности в каждую
минуту рабочего дня. И как тут не вспомнить слова пришельца из фантастического
рассказа Кира Булычева «Копилка»: «Время — самая большая
ценность во Вселенной». От его недостатка гибнут цивилизации. Я агент по
сбору времени. То, что не нужно вам, в ином месте стоит бешенных денег». А
сколько есть этого времени у руководителя? 7 дней в неделю и в каждом дне 24
часа. Разобьем все это время на блоки: поддержание жизнеспособности (питание,
сон и т.д.); восстановление работоспособности; вспомогательное время (покупки,
уборка и пр.); прямое рабочее время; приобретение жизненного опыта (чтение,
посещение выставок и т.д.); время на семью; потеря времени. Для повышения
результативности деятельности часто увеличивают рабочее время за счет других
блоков. А какой продолжительности рабочий день у руководителей строительных
организаций?

Исследования А. Г. Белоконской и П. И. Гавриловой (1975 г.) показали, что
рабочий день начальника и главных инженеров строительных управлений составляет
10-11,5 часов. Проведенная через 15 лет после этих исследований проверка
показала, что положение изменилось незначительно. Ежедневно рабочий день
начальника или главного инженера управления превышает нормальный на 15-20%,
управляющих трестом и других руководителей — на 35%. Иногда руководители
вынуждены задерживаться на работе и до 14 часов. Подобное положение не
позволяет за оставшееся на отдых время восстановить работоспособность,
следовательно, снижает эффективность. Даже уменьшение времени сна и питания в течение
нескольких дней требует больших временных затрат на компенсацию.

По данным фирмы «Esselte Leitz», опросившей 2500 руководителей
высшего звена Европы и США, немецкие менеджеры проводят на работе 70 часов в
неделю, английские — 60 часов, американские — 58, французские — 56, шведские —
54 часа. 23% опрошенных немецких менеджеров работают по 80 часов в неделю, 24%
— по 100 часов. Для 75% опрошенных рабочая неделя превратилась в семидневку.
Самым страшным «киллером» времени стали заседания, конференции, совещания,
планерки и пр., занимающие до 65% рабочего времени. При этом 80% менеджеров
выражают недовольство организацией подобных мероприятий и считают, что теряют
на этом до 30% своего времени. Исследования международной консультационной
компании «Chipin&Partner» показывают, что 36% (78 дней в году)
рабочего времени тратится впустую. Главными причинами эксперты называют
недостаточное планирование и недостаточный контроль. 43% своего времени
руководители высшего звена тратят не на руководство, а на администрирование и
бумажную работу.

Недавнее исследование, проведенное интернет-компаниями AOL и Salary.com,
показало, что среднестатистический американский служащий тратит более двух
часов в день на переписку по ICQ и пользование Интернетом в личных целях. В российских
компаниях потери рабочего времени намного больше, пишут сегодня
«Ведомости». По результатам исследования компании «Организация
времени», участвовавшей в проекте по оценке эффективности персонала в
крупной госструктуре, некоторые сотрудники этой организации тратили до пяти
часов в день на непроизводственные нужды. Суммарные масштабы потерь настолько
велики, что многие российские работодатели озабочены проблемой эффективного
использования рабочего времени. В качестве одной из главных причин столь больших
потерь Юлия Кристова, директор Института организационного консультирования,
называет низкую культуру организации труда.

Российское представительство Microsoft объявило результаты
интернет-опроса «КПД моей работы в офисе», проводившегося с сентября
2004 года по январь 2005 года на веб-сайте Microsoft Office среди работников в
разных странах для того, чтобы работники смогли оценить свой привычный стиль
работы и получить советы по увеличению продуктивности выполняемых ими
повседневных задач. Тест для этого проекта был составлен доктором Ларри
Бейкером (Larry Baker), президентом корпорации «Центр управления доктора
Ларри Бейкера» в Атланте и доцентом колледжа Шортнера (Shorter College) в
городе Мариотта (штат Джорджия).

Нечеткие задачи, отсутствие коммуникаций между членами команд и
неэффективные рабочие встречи опрошенные назвали одними из основных факторов,
снижающих результативность их труда в течение недели в среднем на треть. Также
участники исследования отметили, что, поскольку им приходится находить баланс
между необходимостью работать большее количество часов и желанием улучшить
условия своего труда, они в большой степени зависят от технологических
инструментов, которые помогут оптимизировать их личную и командную
производительность.

В рамках глобального онлайнового проекта по оценке личной
производительности в повседневной работе с персональным компьютером «КПД
моей работы в офисе» (Personal Productivity Challenge) были получены
ответы от более чем 38000 людей из 200 стран. По ним оценивалась индивидуальная
производительность сотрудника на основе заполненного им теста из 18 пунктов,
касающихся рабочих процедур работы в офисе. В России в опросе приняли участие
4269 человек. Участники тестирования по всему миру пришли к некоторым
интересным выводам о природе производительности на рабочем месте. Вот некоторые
из этих выводов (в скобках приведены результаты, полученные в России и США):

· Средняя продолжительность рабочего дня составляет 9 часов и
только 63% времени, согласно участникам опроса, является производительным (в
США: 9 / 65%; в России 9.1 часа и 58% соответственно).

· Еженедельно сотрудники тратят 5,6 часа на встречи и
совещания, которые 69% опрошенных считают непродуктивными (в США: 5,5 часов при
71%, считающем их непродуктивными; в России 4.7 часа и 74% соответственно).

· Ежедневно сотрудники получают около 42 писем по электронной
почте (в США: 56, в России — 38).

· Среди основных причин потери времени, влияющих на
производительность, 32% всех опрошенных отметили нечетко поставленные цели, по
мнению 31%, на их продуктивность влияет неясность приоритетов, по мнению 29% —
откладывание выполнения заданий на более поздний срок (в США: откладывание
работы — 42%, неэффективность проводимых совещаний — 34%, неясные приоритеты —
32%; в России: нечетко поставленные цели — 49%, откладывание работы — 45%,
незаданные/нечеткие приоритеты — 40%).

· Респонденты, умеющие более эффективно использовать рабочее
время, лучше организуют и упорядочивают свою информацию, чем менее
производительные работники. Так, среди российских участников опроса, эффективно
использующих более половины своего рабочего времени, по сравнению с менее
продуктивными, на 22% больше тех, у кого хорошо организованы документы и файлы
(в США: 29%), на 19% больше тех, кто быстро находит электронные документы (в
США: 30% ) и на 11% — тех, у кого удобно организована электронная почта (в США:
19%).

«При том, что мы видим только первые признаки информационной
перегрузки в России, хорошие навыки организации информации, планирования
времени и командной работы будут решающими факторами для повышения
производительности россиян», — сказал Сергей Одинец, руководитель отдела
по продвижению продуктов Office System. — «Подводя итоги опроса, мы видим,
что наши российские респонденты ниже всего оценивают свои навыки командной
работы. В то же время увеличение внимания к командной работе со стороны
руководства компаний подтверждается большим интересом к технологиям SharePoint,
с которыми тесно интегрирована последняя версия Microsoft Office. Таким
образом, у Microsoft есть прекрасная возможность уже сейчас предоставить
инструменты, чтобы помочь работающим в офисе людям быстро и эффективно решать
поставленные задачи».

2.2
Использование рабочего времени на примере ООО “Кварта Технологии”

Анализ использования рабочего времени в течении дня исследует трудовой
процесс, выявляет затраты рабочего, определяет резервы повышения
производительности труда. Он позволяет вскрыть причины потерь рабочего времени
и, устраняя их, улучшать использование рабочего времени на протяжении смены.

С помощью анализа рабочего дня изучают использование рабочего времени
лучшими рабочими с целью распространения их опыта, проектируют наиболее
рациональное (принимаемое за норму) распределение времени рабочей смены по
классификационным группам (категориям) затрат времени, анализируют потери
рабочего времени и организационно-технические причины, вызывающие их, с целью
выработки мероприятий по устранению неполадок и улучшению использования
рабочего времени.

При анализе рабочего времени в наблюдательном листе на протяжении целой
смены непрерывно фиксируются все без исключения затраты рабочего времени
работника.

Рассмотрим структуру рабочего времени менеджера по продаже по.

Таблица 2.

Анализ
рабочего дня.

Наблюдательный лист использования рабочего времени на примере ООО “ Кварта Технологии”
Профессия	Менеджер по продажам	Дата наблюдения	22.11.2011
Место работы	г. Москва, улица Профсоюзная, дом 84/32	Наблюдатель	Капустин Е.В.
№ п/п	Затраты рабочего времени	Текущее время	Продолжи-тельность (мин)	Индекс затрат времени
1.		час.	Мин.
1.	Приход на рабочее место	9	00	—
2.	Подготовка рабочего места	9	10	10	ПЗ
3.	Обслуживание клиента	9	20	10	ОП
4.	Получение и ознакомление с эл. Почтой	9	50	ОП
5.	Получение из бухг. Списка оплаченных счетов, ознакомление с ними	10	00	10	ПЗ
6.	Проверка наличия оплаченных товаров на складе	10	25	25	ОП
7.	Обслуживание клиента	10	35	10	ОП
8.	Уход по личным надобностям	10	40	5	ОТЛ
9.	Составление заказа поставщикам	11	05	25	ОП
10.	Посторонний разговор	11	17	12	Пнд
11.	Обслуживание клиентов	12	20	63	ОП
12.	Обсуждение заказа с поставщиками по телефону	12	30	10	ОП
13.	Обслуживание клиентов	13	50	80	ОП
14.	Обед	14	50	—	—
15.	Обслуживание клиентов	16	50	120	ОП
16.	Уход по личным надобностям	16	5	ОТЛ
17.	Отдых	17	00	5	ОТЛ
18.	Разговор с продавцом на личную тему	17	18	18	Пнд
19.	Обслуживание клиентов	17	35	17	ОП
20.	Составление плана на следующий день	17	45	10	ОП
21.	Выкл. Компьютера, наведение порядка на рабочем месте	17	48	3	ПЗ
22.	Уход с рабочего места	17	50	2	ПЗ
ИТОГО	480

На основании проведенного анализа рабочего времени составляется сводная
таблица одноименных затрат рабочего времени, составляется фактический баланс
рабочего времени и представить в таблице 2.

Таблица 3.

Баланс рабочего
времени.

Наименование затрат времени	Индекс	Продолжительность
		Минуты	%%
Подготовительно-заключительные работы	ПЗ	25	5,2
Оперативная работа	ОП	410	85,4
Отвлечения от работы по личным надобностям	ОТЛ	15	3,1
Нарушения трудовой дисциплины	Пнд	30	6,3
Итого	480	100

По данным таблицы можно сказать, что оперативная работа составляет всего
85,4 % или 410 минут времени смены, остальное время смены 70 минут или 14,6%
приходится на непроизводительные затраты.

Сопоставление фактического баланса времени с нормативным позволяет
выявить отклонение от нормативных. Для расчета нормативного баланса используют
нормативы времени на ПЗ (20 мин) и ОТЛ (10 мин). Таким образом величины
нормативных затрат рабочего времени (в мин и %) и по всем категориям затрат времени
образуют так называемый нормативный (рациональный) баланс рабочего дня.
Сопоставление данных фактического и нормативного баланса рабочего времени
показано в таблице 4.

Таблица 4.

Индексы	Продолжительность (мин.)	Отклонение
	Фактическая	Планируемая	Недостаток	Излишек
ПЗ	25	20		+5
ОП	410	450	-40
ОТЛ	15	10		+5
ПНД	30	—		+30
Всего	480	480	-40	+40

По данной таблице можно сказать, что фактический баланс отличается от
планового: ПЗ на 5 мин. больше, недостаток ОП составил 40 минут.

Данные таблицы позволяют определить следующие показатели использования
фонда рабочего времени:

. К_исп — коэффициент использования рабочего времени по
формуле:

К_исп 92,7 , где

ПЗ
— подготовительно-заключительное время

ОП
— оперативное время

ОТЛ(н) — время на отдых и личные надобности по нормативу

Тд —
продолжительность рабочего дня.

. Коэффициент потерь рабочего времени по формуле:

К пот , где

ПНД
— время перерывов, вызванных нарушением трудовой дисциплины.

Проверка полученных результатов осуществляется по формуле:

К исп + К пот = 100 %

92,7 + 7,3 = 100%

Из расчетов выяснилось, что 92,7 % сменного времени используется
эффективно, а потери рабочего времени составляют 7,3 % времени смены.

Так же видно из таблицы, что излишнее время тратится на посторонние
разговоры, подготовительно-заключительный процесс и отдых.

Более точно определить факторы, повлиявшие на снижение эффективности
использования рабочего времени, можно конкретизировав потери рабочего времени
по данным таблицы 4.

Таблица 5.

Состав внутрисменных потерь и непроизводительных затрат рабочего времени.

Потери рабочего времени	Минуты	В % к отработанному времени
ПНД
Посторонний разговор	12	2,5%
Разговор с продавцом на личную тему	18	3,75%
ОТЛ
Уход по личным надобностям	5	1,04%
ПЗ
Получение из бухг. списка оплаченных счетов, ознак-ние с ними	5	1,04%
ИТОГО	40	8,3%

Из таблицы видно, что 40 минут или 8,3 % рабочего времени используется
неэффективно, на это в большей степени влияет нарушение трудовой дисциплины
рабочим, которое составляет 30 минут рабочего времени или 6,3 % времени смены.
Этот показатель говорит о среднем уровне дисциплины на предприятии.

На основании выявленных потерь и непроизводственных затрат времени
производится расчет коэффициента уплотнения рабочего дня:

П вн -внутренние потери времени.

Рост производительности труда за счет уплотнения рабочего времени
рассчитывается по формуле:

ПТ = 100 = 100 = 9,75 %

Возможность роста производительности труда в результате уплотнения
рабочего времени на 9,75 % говорит о среднем уровне эффективности фактического
использования рабочего времени.

Заключение

Таким образом, рабочее время — время, в течение которого работник в
соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации и
условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также
иные периоды времени, которые в соответствии с законами и иными нормативными
правовыми актами относятся к рабочему времени.

Одним из важнейших условий увеличения продаж, а также рационального
использования трудовых ресурсов является экономное использование рабочего
времени. От того, насколько полно и рационально используется рабочее время,
зависят эффективность работы, выполнение всех технико-экономических
показателей. Поэтому анализ использования рабочего времени является важной
составной частью работы на данном предприятии.

Проведенный анализ использования рабочего времени на предприятии ООО
«Кварта Технологии», показал, что фонд рабочего времени используется не
полностью.

В ходе курсовой работы были рассмотрены вопросы по выявлению потерь
рабочего времени, непроизводительных затрат труда и были определены резервы
рабочего времени. Так же была дана оценка динамики и факторов, оказывающих
влияние на использование рабочего времени, эффективность использования трудовых
ресурсов. Рекомендованы мероприятия по более рациональному использованию фонда
рабочего времени и условные выгоды при их применении.

Список
использованной литературы

1.
Архангельский Г. От личной эффективности к корпоративному стандарту //
Управление персоналом. — 2006. — №17. — С.9-15

2. Басария Т.
Главной проблемой нехватки времени является отсутствие самоорганизации //
Управление персоналом. — 2006. — №18. — С.50

. Блинов
А.О., Василевская О.В. Искусство управления персоналом: Учебное пособие для
экономических колледжей и вузов. — М.: ГЕЛАН, 2001. — 411 с.

. Бычин В.Б.,
Малинин С.В. Нормирование труда: Учебник. / Под ред. Ю.Г. Одегова. — М.:
Издательство «Экзамен», 2003. — 320 с.

. Левина О.,
Китасова А., Головин С., Зырянова М., Анненкова Т., Майорова Л. Управление
временем — управление собой // Управление персоналом. — 2006. — № 17. — С.24-31

6. Основы
менеджмента: Учеб. для вузов / Д.Д. Вачугов, Т.Е. Березкина, Н.А. Кислякова и
др.; Под ред. Д.Д. Вачугова. — М.: Высш. школа, 2001. — 367 с.

7. Фотин И.С.
Система трудовых показателей. Ижевк, изд. ИЭиУ, 1993.

.
http://ru.wikipedia.org/wiki/Рабочее_время

9. <http://www.bizneshaus.ru/rabochee_vremy.html>

.
http://www.bizneshaus.ru/rabochee_vremy.html

Источник

Курсовая работа: Эффективное использование рабочего времени в организации

Содержание

Введение

1. Теоретико-методологические основы изучения рабочего времени

1.1 Рабочее время: понятие, структура и значение

1.2 Принципы эффективного использования рабочего времени

1.3 Методы учета и измерения использования времени

2. Анализ процесса использования и потери рабочего времени

2.1 Оценка процесса использования рабочего времени в зарубежных и отечественных организациях

2.2 Анализ эффективности использования рабочего времени на примере отделов аппарата Совета Нижнекамского муниципального района

3. Технологии эффективного использования рабочего времени

3.1 Мероприятия по эффективному использованию рабочего времени, применяемые отечественными организациями

3.2 Меры по оптимизации использования рабочего времени

Заключение

Ссылки на использованные источники

Список использованных источников

Приложение А Программа социологического исследования использования рабочего времени в организации

Приложение Б Инструментарий социологического исследования

Приложение В Матрица ответов

Приложение Г Матрица управления временем и шкала наблюдения

Введение

Актуальность темы. Сколько способных, а нередко и талантливых людей мало чего добивались в жизни по одной причине – они не смогли достаточно разумно использовать свое время. А оно – бесплатное добро, и каждый имеет его в равном количестве. При этом время – один из самых дорогих ресурсов [1, c. 5].

В самом деле, времени мы имеем столько же, сколько и американцы, шведы, англичане… Но результаты его использования у разных людей различны.

Но сопоставимы ли наши социально-экономические результаты с их аналогичными результатами? Почему мы занимаем 77-е место в мире по уровню потребления на душу населения? Что, нам не хватает материальных и человеческих ресурсов?

Более чем хватает. Даже другим одалживаем. Но нас постоянно подводит неумение, а порой и просто нежелание, рационально распорядиться своим временем. Но зато многие из нас хорошо усвоили, что нет ничего более легкого, чем быть занятым, и нет ничего трудного, чем быть результативным.

«И куда только ушло мое время?» — стонет иной руководитель под бременем работы и стресса. Мы все знаем эту проблему. Но не столько перегрузка работой, сколько неумение планировать свое время вынуждает многих менеджеров проводить за письменным столом 60 часов в неделю (или, может быть, больше).

Успех каждого руководителя зависит не только от материально-экономических величин, но и от того, как он распоряжается самым ценным достоянием – временем.

Надо жить осознанно во времени и находить время для важных дел: для работы, это – условие успеха; для размышлений, это – источник силы; для игры, это – секрет молодости; для дружбы, это – условие счастья; для мечты, это – путь к звездам; для любви, это – истинная радость жизни; для веселья, это – музыка души [2, c. 263].

Проблема недостающего времени заботит всех. Как часто мы возвращаемся с работы с ощущением непонятно на что потраченного дня… Слова «текучка заела!» — одно из наиболее частых оправданий за несделанное.

Итак, есть все основания не проходить мимо неиспользуемого резерва рабочего времени – возможности повысить на 1/3 эффективность его использования. Но не является ли химерой достижение 100%-го использования времени? Есть ли (реально) деловые люди, которые успевали сделать все (и сделать хорошо) в основное рабочее время?

Такие люди (причем, преуспевающие) есть. Техника их личной работы, организация ими своего времени вызывает, естественно, большой интерес, тщательно изучается и анализируется специалистами в силу того, что высокая личная организованность есть один из важнейших факторов преуспевания, а также большей отдачи обществу [3, c. 237].

Первый директор Центрального института труда Алексей Капитонович Гастев отмечал: «Мы проводим на работе лучшую часть своей жизни. Важно же научиться так работать, чтобы работа была легка. И чтобы она была постоянной жизненной школой».

Руководитель должен уметь ценить фактор времени. К сожалению, в любой сфере труда можно увидеть, что немало рабочего и нерабочего времени расходуется непродуктивно. Можно сказать, что нередко еще мы попросту растрачиваем время.

Работа в учреждениях часто начинается лишь после 30-минутной раскачки, много времени уходит на перекуры, личные телефонные разговоры. Заседания и совещания нередко начинаются и заканчиваются с опозданием.

Постоянный недостаток времени при напряженном трудовом ритме — явление, наблюдаемое у большинства людей во всем мире. Поэтому перед каждой страной стоит сегодня вопрос: как научиться экономить время деловых людей, и, прежде всего руководителей [4, c. 175]?

Степень разработанности темы. Острый интерес к проблеме времени зародился еще в глубокой древности. Многие философы, писатели, ученые исследовали данную проблему. В нашем бывшем СССР к изучению проблемы времени ученые обратились сразу же после окончания гражданской войны. 20-е годы характеризовались проведением исследования бюджета времени трудящихся, созданием «Лиги времени», а также возникновением всемирной Службы времени. С тех пор интерес к фактору времени все более увеличивается и одновременно как бы специализируется.

В ракурсе данной проблемы, интересными являются исследования Е. Т. Молли по распределению рабочего времени руководителями среднего звена строительных организаций, исследования А. Г. Белоконской и П. И. Гавриловой (1975 г.) показали, что рабочий день начальника и главных инженеров строительных управлений составляет 10-11,5 часов. Проведенная через 15 лет после этих исследований проверка показала, что положение изменилось незначительно. Интересные исследования были проведены Е. С. Чепко по изучению производительности труда строительно-монтажных работ в течение смены [5].

В. Патрушев изучил бюджеты времени различных социальных групп и территориальных общностей. По мнению П С. Кови, автора бестселлера «Семь навыков высокоэффективных людей. Возврат к этике характера», существует уже четыре поколения, занимавшихся управлением временем.

Профессор Лотар Й. Зайверт – руководитель Института рационального использования времени, ведущий эксперт по рационализации труда менеджеров. Одна из его лучших книг – «Ваше время – в ваших руках». В книге идет деловой разговор о том, как организовать время, чтобы работать в оптимальном деловом режиме, не утрачивая разнообразных человеческих радостей, сберегая свое здоровье, указывается пути и возможности достижения цели – иметь время для всего существенного, время для продуктивного творчества, время для личной жизни, для семьи.

Изречение древних мореплавателей гласит: «Плыву не так, как ветер дует, а как парус поставлю!» По справедливому выражению В.И. Редина, многие менеджеры слишком ориентированы на процесс деятельности (полезность действия) и недостаточно – на ее цель, т.е. результативность, о чем свидетельствует следующее противопоставление.

Многие менеджеры предпочитают:

— правильно делать дела вместо того, чтобы делать правильные дела;

— решать проблемы вместо того, чтобы создавать творческие альтернативы;

— сберегать средства вместо того, чтобы оптимизировать использование средств;

— исполнять долг вместо того, чтобы добиваться результатов;

— снижать издержки вместо того, чтобы повышать прибыль.

Чтобы в этом не ошибиться, автор разработал концепцию самоменеджмента. Ее суть – это индивидуальная технология использования рабочего времени, основанная на испытанных методах организации жизнедеятельности и управленческого труда. Чтобы убедиться в актуальности самоменеджмента, автор предлагает провести самопознавательное экспресс-тестирование.

Видный теоретик управления П. М. Керженцев подчеркивал, что время для нас является ценностью особого рода. Время нельзя скапливать и сберегать, оно течет беспрерывно и ежесекундно ускользает от нас. Время неиспользованное погибает безвозвратно. По данным автора, от 50% до 80% своего времени менеджеры проводят на различных конференциях и совещаниях, что, прежде всего, наносит экономический ущерб предпринимательству. Автор приводит пример, как у нас в свое время проводились съезды Советов. В ожидании начала одного из заседаний у П.М. Керженцева завязался диалог с сидящим рядом американским журналистом. Последнего удивляло, что, хотя после назначенного времени прошло около часа, работа съезда не начиналась. Он подсчитал, сколько человек находилось в зале. Оказалось, что в совокупности было уже потеряно столько времени, сколько нужно, чтобы построить два аэроплана. П.М. Керженцев заключает: «Мы прождали еще „с пол-аэроплана“, и только тогда заседание началось» [6, c. 35].

Таким образом, большинство научных работ написаны об использовании рабочего времени в организациях, предприятиях, государственной структуре, а в органах местного самоуправления эта проблема еще не исследована.

Цель дипломной работы – изучить с помощью научно-методического инструментария процесс использования рабочего времени в организации, предложить практические рекомендации для эффективного использования рабочего времени.

В соответствии с поставленной целью решаются следующие задачи:

1. изучить теоретико-методологические основы рабочего времени в организации;

2. проанализировать современный процесс использования рабочего времени на примере зарубежных и отечественных организаций;

3. рассмотреть основные пути повышения эффективного использования рабочего времени в российских компаниях;

4. внести предложения по повышению эффективного использования рабочего времени.

Объектом работы является эффективное использование рабочего времени в организации, а предметом – принципы использования и методы учета и измерения времени, пути эффективного использования времени.

Методологические основы – посредством изучения теоретико-методологической основы при написании данной работы применялись различные общенаучные и частнонаучные методы исследования. Был применен системный подход, который применяется к рассмотрению объекта, т.е. рабочему времени, как к системе, в которой выделены элементы, внутренние и внешние связи, наиболее существенным образом влияющие на исследуемые результаты его функционирования, а цели каждого из элементов определены исходя из общего предназначения объекта; исторический подход к изучению использования рабочего времени; с помощью нормативно-правового подхода было сформулировано определение рабочего времени; функциональный метод, который позволяет определить динамические характеристики системы путем исследования процессов изменения ее состояний с течением времени на основе принятых алгоритмов (способов, методов, принципов, концепций) управления, объектом которого являются функции управления, методы и алгоритмы управления, фазы, формирование цели управления, сбор и обработка информации, принятие решений, планирование, организация, контроль, выполнение решений; ситуационный подход использовался для оперативного изучения сложившейся ситуации и проведение исследовательских работ на основе использования преимущественно типовых процедур исследования; с помощью сравнительного метода были проанализированы данные исследований, проведенных в зарубежных и отечественных организациях, в сравнении с данными исследовании в отделах аппарата Совета Нижнекамского муниципального района.

Новизна дипломной работы состоит в том, что эмпирическое исследование проблемы эффективного использования рабочего времени было проведено впервые в отделах аппарата Совета Нижнекамского муниципального района и предлагаются меры по оптимизации использования времени.

Практическая значимость – накопленный материал дипломной работы может быть использован для дальнейшего изучения, для написания дипломной работы. Меры по оптимизации использования рабочего времени, предложенные в дипломной работе, могут быть применены в практике муниципального управления.

Эмпирической базой работы служат результаты собственного исследования, подобные исследования этой проблемы из журнала «Управление персоналом», интернет-источники.

Дипломная работа состоит из введения, трех разделов, заключения, списка использованных источников в количестве 21 штук и приложений на 16 листах.

1. Теоретико-методологические основы изучения рабочего времени

1.1 Рабочее время: понятие, структура и значение

Каким, интересно, образом русские создали великую империю, выиграли две мировые войны, совершили ряд великих научных открытий? В век Обломова и Штольца численность государственного аппарата была невелика, но позволяла решать вопросы, с которыми сейчас справляются силами десятков тысяч человек. А задачи тогда были не менее масштабные и решались своевременно. В XIX веке были весьма популярны адрес-календари, в которых были расписаны имена, должности, круг решаемых вопросов всех значимых чиновников – с часами приема, адресами, днями рождений. Было принято тщательно планировать свою деятельность, любой просвещенный человек знал, как разумно, бережно и эффективно распоряжаться своим временем [7, c. 16].

Мало кому известно, что в 1923 г., во время НЭПа, в Советском Союзе действовала так называемая «Лига Времени», на всех предприятиях страны внедрявшая технологии управления временем. Когда Гэлбрейт, классик научной организации труда, приехал в Советский Союз на конференцию, он сказал: «Русские позже нас занялись менеджментом, но гораздо глубже вникли в эту тему». Алексей Гастев, один из классиков отечественной науки организации труда, был лично знаком с Генри Фордом, и тот именно у него позаимствовал соцсоревнование, лозунги, висящие над конвейером, доски почета. Если говорить конкретно о русском вкладе, то нужно отметить в первую очередь хронометраж – это отечественная технология еще с 1920-х гг., которой в российской традиции уделяется значительно больше внимания, чем в западной.

Определить термин «рабочее время» и рассмотреть его структуру дает возможность нормативно-правовой подход. В связи с чем, рабочее время – время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами относятся к рабочему времени [8, ст. 91].

Рабочее время еще называют временем труда. Измеряется оно также как и обычное время: часами, днями, неделями, месяцами, годами. Но в трудовом праве принято использовать в качестве измерителя рабочий день и рабочую неделю, а также рабочую смену. Рабочий день – это продолжительность рабочего времени в часах и возможно в минутах в течение суток в соответствии с законодательством, трудовым договором. Рабочая неделя – это установленная законом продолжительность рабочего времени в течение календарной недели, охватывающее число рабочих дней в неделю. Рабочая смена – продолжительность рабочего времени в сутки, установленная правилами трудового распорядка. Режим рабочего времени – это распределение времени работы в пределах суток или другого календарного периода [9].

Согласно статье 91 Трудового кодекса РФ, в нашей стране установлено, что продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю. По мере создания необходимых экономических условий возможен переход к сокращению этой продолжительности. Когда же был впервые введен восьми часовой рабочий день? Для выяснения этого вопроса был применен исторический подход к изучению использования рабочего времени в России.

Рабочий день продолжительностью 8 часов впервые был введен в России в 1917 г. Ограничение законом рабочего времени было одним из первых требований возникшего в начале прошлого века рабочего движения [10, c. 258].

Обращение к историческому подходу позволяет выявить тенденции в изменениях рабочего времени. В России с 1928 года была сделана попытка перевести промышленность на 7-часовой рабочий день и 5-дневную рабочую неделю. Но угроза военного нападения вынудила вернуться в июне 1940 г. опять к 8-часовому рабочему дню и 6-дневной рабочей неделе. В 1977 г. Конституция СССР закрепила 41-часовую рабочую неделю. В 1991 г. она была сокращена до 40 часов.

Ограничение законом продолжительности рабочего времени является не только всеобщей мерой труда, получаемой от каждого работника обществом, производством, но и всеобщей гарантией права на отдых от чрезмерного переутомления в процессе труда.

Нормой рабочего времени является установленная законом для данного работника продолжительность его рабочего времени за определенный календарный период – день, неделю, месяц.

Если работником затрачено время сверх нормы, то оно считается сверхурочным и должно оплачиваться по повышенным расценкам.

В зависимости от характера производственного процесса рабочее время может быть неполным, гибким или скользящим и определяется методами организации рабочего дня или недели.

Непосредственно к самому рабочему времени относится основное, вспомогательное, подготовительно-заключительное время и время обслуживания рабочего места. Кроме того, в структуре рабочего времени выделяется время технологических и организационных перерывов.

К основному времени относится такой вид работ, как непосредственная обработка деталей или изготовление продукта и т.д. Вспомогательное рабочее время связано с обеспечением возможности осуществления основной работы. Вместе с основным оно составляет оперативное время. В течение вспомогательного времени может происходить работа по сбору необходимой информации, например, для отчета, доклада, составления документа, выполнения производственной операции и т.д.

Время обслуживания рабочего места тратится на организационные и технологические процессы. В это время проводятся работы по уборке рабочего места, наведению порядка, сортировке материалов и подготовке оборудования к работе.

В производственных условиях некоторые операции требуют подготовительно-заключительного времени. Это относится и к медицине, где врачу перед осмотром больного и после этого необходимо мыть руки.

Время перерывов также неоднородно. Прежде всего, это время на отдых и естественные надобности. Технологические перерывы связаны с особенностями технологического процесса. Например, для высушивания покрашенных деталей. Организационные перерывы могут быть вызваны сбоями, неполадками, происходящими как по вине работников, так и независимо от них.

Далее рассмотрим значение фактора времени. Трудно воспитать делового человека, если он не научится ценить время. Человек, остро чувствующий ценность даже самого крошечного промежутка времени, успевает многое, и кажется, что он не суетится и не спешит. Замечено, что людям, умеющим работать, времени хватает, его у них больше, чем у других. Вспомним шутливый тезис А. Чехова: «Если хочешь, чтобы у тебя было мало времени, ничего не делай». Власть над временем дается только тому, кто обрел власть над собой, овладел умением управлять собой, с уважением относится ко времени [11, c. 85].

Несколько высказываний разных авторов о значении менеджмента времени: «Тот, кто позволяет ускользать своему времени, выпускает из рук свою жизнь; тот, кто держит в своих руках свое время, держит в руках свою жизнь» (Алан Лэкейн). «Время – самый ограниченный капитал, и если не можешь им распоряжаться, не сможешь распоряжаться ничем другим» (Бетер Друккер). «Время – это наименее гибкий элемент в нашем существовании» (Тед В.Энгстрем). «Умение распоряжаться временем наряду с правильным руководством и техникой влияния на людей выступает фактором, который предопределяет Ваш успех или неудачу» (Ульрих Зиверт) [2, c. 264].

Вместе с тем каждый человек постоянно своей жизнью подтверждает величайший парадокс времени: сколько бы его ни было отпущено, почти всем его не хватает. Парадокс времени гласит: «Мало кто имеет достаточно времени, и все же каждый располагает всем временем, которое у него есть».

Именно в деловом мире наиболее часто употребляют поговорку «Время — деньги», однако:

• время — это не только деньги;

• время дороже денег;

• время — это сама жизнь.

Для того чтобы осознать значение времени, представьте себе, что «время» — самое употребляемое имя существительное в немецком языке!

О значении времени можно сказать и следующее:

• время необратимо;

• время нельзя умножить;

• время нельзя накопить;

• время нельзя передать;

• время проходит безвозвратно.

Удачливые руководители обладают различными чертами характера и качествами, но одно качество объединяет их всех: они сознательно и системно используют свое время и высвобождают себя для выполнения истинно управленческих функций и для досуга [11, c. 86].

Таким образом, чтобы сформулировать понятие рабочего времени, рассмотреть его структуру и значение были применены нормативно-правовой, исторический, структурный, системный подходы.

Из выше указанного можно сделать вывод, что в XXI веке исключительную важность приобретает управление таким неосязаемым и при этом невосполнимым ресурсом, как время. Старинная поговорка «Время – деньги» уже потеряла свою актуальность – время давно уже стало дороже денег. В условиях постоянно изменяющейся конъюнктуры рынка и постоянно усиливающейся конкуренции умение эффективно организовывать время на всех уровнях – индивидуальном, командном, корпоративном – является исключительно важным. Для этого нужно рассмотреть основные принципы эффективного использования рабочего времени, речь о которых пойдет в следующем подразделе.

1.2 Принципы эффективного использования рабочего времени

Опыт показывает, что каждый, кто пожелает организовать и использовать свое время более эффективно, может осуществить и свое желание [4, c. 177].

Для этого нужно избавиться от некоторых привычек в организации своего труда. Ведь даже самые квалифицированные руководители, вполне заслуженно пользующиеся высокой репутацией, часто допускают ошибки в организации личного труда. Вот некоторые из таких типичных ошибок:

1. Перенос принятия решения проблемы назавтра. Эта ошибка — самая распространенная. Главная причина такой ситуации наша несобранность, нерешительность, неуверенность. Проблему необходимо решать сразу, не откладывая ее на потом;

2. Выполнение работы не до конца. Быть до предела занятым и работать хорошо, наверное, не одно и то же. Человек может заниматься множеством дел, но успевать решать лишь малую часть их;

3. Стремление сделать все сразу. Одновременное решение нескольких проблем — это самый верный путь к стрессам и неврозам;

4. Стремление сделать все самому. Очень часто руководящие работники тратят свое время и силы на выполнение той работы, которую они вполне могли бы поручить своим подчиненным. Из-за этого неизбежно затягивается решение тех проблем, которые требуют компетентности и участия самого руководителя;

5. Неумение правильно разграничить функции между подчиненными. Отсутствие четкого разграничения задач, ответственности и служебных функций, беспорядок в системе управления часто подкашивают организацию. В результате не только затрудняется решение многих проблем, но и возникает ненужное личное соперничество;

6. Желание в случае неудачи переложить вину на подчиненных. К сожалению, многие руководители имеют привычку во всех проблемах винить своих подчиненных, тем самым, занимаясь делом совершенно бесполезным. Типичный пример — перекладывание вины на других в случае неудачи;

7. Полное пренебрежение вопросами организации и планирования личной работы. Эта ошибка, возможно, самая основная. Руководители часто и справедливо жалуются на все возрастающую в последние годы лавину бумаг;

8. Руководитель считает, что эффективная организация его личного времени в принципе невозможна. Это мотивируется тем, что он, руководитель, зависит не от себя, а от других людей и обстоятельств.

По этому поводу Зайверт выделяет тридцать самых главных причин потерь времени:

1 Нечеткая постановка цели;

2 Отсутствие приоритетов в делах;

3 Попытка слишком много сделать за один раз;

4 Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения;

5 Плохое планирование трудового дня;

6 Личная неорганизованность, «заваленный» письменный стол;

7 Чрезмерное чтение корреспонденции;

8 Скверная система досье;

9 Недостаток мотивации (безразличное отношение к работе);

10Поиски записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров;

11Недостатки кооперации или разделения труда;

12Отрывающие от дела телефонные звонки;

13Незапланированные посетители;

14Неспособность сказать «нет»;

15Неполная, запоздалая информация;

16Отсутствие самодисциплины;

17Неумение довести дело до конца;

18Отвлечения (шум и др.);

19Затяжные совещания;

20Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям;

21Отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная связь;

22Болтовня на частные темы;

23Излишняя коммуникабельность;

24Чрезмерность деловых записей;

25Синдром «откладывания»;

26Желание знать все факты;

27Длительные ожидания (например, условленной встречи);

28Спешка, нетерпение;

29Слишком редкое делегирование (перепоручение) дел;

30Недостаточный контроль за перепорученными делами [1, c. 12].

Мы, казалось бы, теряем минуты, а незаметно проходит вся жизнь. И поэтому так важно уделять внимание в наше стремительно летящее время разумному использованию этого, так быстро ускользающего ресурса.

Отметим, что люди достаточно давно были озабочены управлением своим временем. По мнению С. Кови, автора бестселлера «Семь навыков высокоэффективных людей. Возврат к этике характера», существует уже четыре поколения, занимавшихся управлением временем [4, c. 181].

Первая волна характеризовалась записками, памятками, попытками упорядочить и систематизировать все, что требует от нас затрат времени и сил.

Во втором поколении появились самые разные календари и деловые дневники. Это отражало попытку смотреть вперед, планировать события и свою деятельность на будущее.

Третье поколение отражает современный этап управления временем. К наследию предыдущих поколений добавляется идея расстановки приоритетов, ценностей и сравнения значимости различных дел. Кроме этого, третье поколение сосредотачивается не только на ежедневном планировании. Вводится долгосрочное, среднесрочное и краткосрочное планирование, постановка промежуточных целей.

Сегодня возникает уже четвертое, совсем иное поколение управления временем. Стало понятным, что главная задача теперь — не управление временем, а управление собой. Планируются не действия и время, а достижение результатов. Другими словами, нам следует не только пытаться быть более организованными и лучше распределять время. Следует начать по-новому мыслить о времени.

Новое мышление заставляет нас посмотреть на время с другой стороны. И, в соответствии с законом Парето, 80% всех результатов достигается нами в течение 20% потраченного времени. И это переворачивает все обыденные представления. Оказывается, времени у нас может хватать. Ведь по-настоящему продуктивно оно используется лишь на 20%.

Суть четвертого поколения, занимающегося управлением временем, по мнению С. Кови, можно уяснить по матрице, приведенной в таблице 1(см. Приложение В – таблица 1). Исходная идея заключается в том, что мы расходуем время одним из четырех способов.

Как показывает матрица, виды деятельности характеризуются двумя факторами: срочностью и важностью.

Срочное — это то, что требует немедленного внимания. То, что можно обозначить словом «Сейчас». А какие дела можно назвать важными?

Важное имеет отношение к результатам. Важным является то, что вносит вклад в вашу миссию, ваши ценности и в ваши важнейшие цели.

Важные и несрочные дела требуют от нас гораздо большей инициативы, чем срочные, которые просто толкают нас: «Делаем!» Мы должны проявлять активность, чтобы не упустить возможность и получить результат. Если у нас нет представления о том, что важно для нас, о тех результатах, которых мы хотим достичь в жизни, то легко переходим к реагированию на срочное.

Некоторые люди изо дня в день оказываются буквально бомбардируемыми «горячими» проблемами. Единственное облегчение видят они в бегстве к неважным и несрочным делам (квадрат 4). Так живут люди, управляемые кризисными ситуациями.

Другие люди значительную часть времени тратят на срочные, но не важные дела (квадрат 3). Они тратят свое время на срочное, считая это также и важным. Но в действительности срочность этих дел основана на приоритетах и ожиданиях других людей.

Руководители эффективные держатся в стороне от дел, обозначенных в квадратах 3 и 4, поскольку срочные они или нет — прежде всего они неважные. Кроме того, они уменьшают размер дел в квадрате 1, отводя больше времени решению дел в квадрате 2.

Сердцем эффективного управления временем, а значит, и собой являются дела квадрата 2. Они связаны с тем, что считается важным, но несрочным. Включают в себя такую деятельность, как строительство отношений, написание личных обязанностей, планирование, упражнения, профилактика, подготовка — все те дела, которые мы считаем нужными, но редко заставляем себя за них взяться, так как они несрочные.

Возможные последствия сосредоточения вашей деятельности и решении дел, обозначенных в каком-либо из квадратов, показаны в табл.2(см. Приложение В – таблица 2).

Для правильного и эффективного использования времени необходимо основное внимание уделять перспективным и самым важным для вас делам квадрата 2, одновременно сокращая деятельность по выполнению дел, обозначенных во всех остальных квадратах.

Вывод во всех случаях напрашивается один: вначале думать, принимать взвешенное, осмысленное решение, а уже потом браться за дело. Срочные дела следует либо делать, либо передоверять их исполнение другим, но тоже немедленно, не затягивая с их решением. Те дела, которые могут подождать, должны быть не просто отложены в сторону, но следует установить время, конкретное и точное, когда они будут сделаны, и соответствующий пункт об этом должен быть записан в плане личной деятельности.

Таким образом, резервы времени абсолютно ограничены, поэтому встает вопрос о его рациональном использовании, экономии. От способности это делать во многом зависит успех любого работника. Чтобы справиться с такой задачей, необходимо точно знать, на что время тратится, тратить на то, что нужно, и делать все как можно быстрее. Первым шагом на этом пути является «инвентаризация» времени, осуществляемая несколькими методами, изложенные в следующем подразделе.

1.3 Методы учета и измерения использования времени

Существует несколько методов учета и измерения времени, выбор которых зависит от ее задач и масштабов. Рассмотрим их подробнее:

1) Хронометраж – наблюдение и измерение затрат рабочего времени на осуществление повторяющихся элементов операции или ее в целом. Используется для анализа приемов труда, разработки нормативов или определения причин отклонения от норм и играет важную роль в деле научной организации труда, в том числе управленческого. Он может быть непрерывным, выборочным (для отдельных элементов операций) и цикловым (применяется при наблюдении за сверхкороткими элементами – 3-5 с. путем объединения их в разной комбинации в группы).

При подготовке к хронометражу исследуемую операцию разделяют на элементы (комплексы приемов, действия, движения), устанавливают границы между ними с помощью «фиксажных точек» — резко выраженных моментов ее начала и окончания, определяют необходимое количество наблюдений. Последние фиксируются в специальном листе и обрабатываются с целью исключения дефектных замеров и определения средней продолжительности каждого элемента операции. Также знания помогают совершенствовать ее структуру, оптимизировать затраты времени.

2) Упрощенные наблюдения, в отличие от хронометража, предполагают применение обычных часов. Если отклонения затрат времени от среднего уровня превышают 10% и нужно выяснять их причины, используется фотохронометраж [12, c. 530].

3) Фотографирование рабочего дня (индивидуальное и групповое; сплошное и выборочное) происходит с помощью фиксации всех без исключения полезных затрат и потерь времени на протяжении дня или какой-либо его части. Оно проводится два-три раза в год в течение двух-трех недель при участии специальных людей – нормировщиков, мастеров и т.п.

Фотографирование осуществляется планово для установления структуры затрат времени на протяжении смены или ее части. Оно требует значительной подготовки и больших затрат труда, поэтому целесообразно при больших масштабах исследований или их специальной направленности.

Анализ результатов позволяет определить:

— величину и удельный вес полезных затрат времени, зависящих и не зависящих от исполнителей потерь;

— продолжительность движения изделий в рамках технологического процесса;

— время, необходимое для выполнения определенных операций (творческих, логических, вспомогательных и пр.) [13, c. 149].

4) Моментные наблюдения (являются разновидностью фотографирования) фиксируют не затраты времени, а то, чем работник занимался в определенные случайно выбранные моменты. Такой метод часто применяется руководителем в порядке контроля при обходе рабочих мест подчиненных.

5) Самофотографирование также является разновидностью фотографирования. Оно состоит в том, что работник самостоятельно фиксирует свои действия. Самофотографирование экономично, но не дает точных результатов, а его данные трудно обрабатывать.

6) Дневник рабочего времени руководителя или специалиста представляет собой специфическую форму самофотографирования. Работы (затраты времени на них) фиксируются в нем в той последовательности, в которой выполняются. Существует книжная, реестровая и карточная форма ведения такого дневника.

7) Опросы (предназначены для анализа отдельных видов работ) могут быть устными и анкетными; последние сложнее, но позволяют получить более надежные ответы.

Для официального учета отработанного времени применяется табель, который представляет собой именной список персонала подразделения (раздельно по рабочим, служащим и т.п.). Он составляется в порядке алфавита или присвоенных работникам табельных номеров, приводящихся во всех документах по труду и заработной плате.

Табель составляется за 2-3 дня до начала расчетного периода, исходя из табеля за прошлый месяц и заполняется только на основе соответствующих документов. В конце периода по нему определяется число отработанных дней. Заполненный табель в конце месяца сдаются в бухгалтерию для начисления заработной платы.

Выявление видов деятельности, на которые время тратится впустую, которые могут выполнять другие лица, которые отнимают время у других (к ним относятся визиты, встречи, телефонные разговоры, посетители, работа с подчиненными и др.), — называется диагностикой времени.

С их помощью:

— определяются факторы, вызывающие потери времени;

— осуществляется анализ затрат времени на выполнение свойственных и не свойственных должностным обязанностям работ;

— рассчитываются коэффициенты творческой, организационно-административной, формально-логической и исполнительской деятельности по отдельным группам исполнителей и на этой основе оценивается рациональность разделения труда внутри структурных подразделений [14, c. 105].

Нужно иметь в виду, что с повышением уровня руководства снижается время, затрачиваемое на управление основной деятельностью, и растет время на административную, организационную работу, представительство, решение социальных проблем.

Таким образом, арсенал принципов использования времени и методов нормирования и учета деятельности персонала достаточно широк. Выбор метода должен производиться в зависимости от поставленных задач, требуемой точности и возможностей.

Подводя итог вышесказанному, рабочее время – время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами относятся к рабочему времени [8, ст. 91].

Измеряется оно также как и обычное время: часами, днями, неделями, месяцами, годами. Но в трудовом праве принято использовать в качестве измерителя рабочий день, рабочую неделю и рабочую смену.

Необходимо всегда помнить, что время — это жизнь. Оно необратимо и невосполнимо. Растрачивать свое время — значит, растрачивать свою жизнь. Взять свое время под контроль — значит, овладеть своей жизнью, быть хозяином собственной судьбы. Об этом писал еще известный римский философ и писатель Сенека в «Письмах к Луцилию»: «Все у нас, Луцилий, чужое, одно лишь время наше. Только время, ускользающее и текущее, дала нам во владение природа… Поступай же так, мой Луцилий, как пишешь: не упускай ни часу. Удержишь в руках сегодняшний день — меньше будешь зависеть от завтрашнего. Не то, пока будешь откладывать, зря жизнь и пройдет».Организация рабочего времени играет огромную роль в эффективном управлении персоналом, так как руководители заинтересованы в том, чтобы их подчиненные работали усердно во благо получить больше прибыли для организации. Для этого они используют функции планирования, организации, контроля, мотивации, координации. При этом создается совершенно особый климат эффективности в компании, людям становится работать более комфортно, вся деятельность сотрудников более осознанной и предсказуемой, заметно вырастает мотивация персонала, значительно улучшается взаимодействие людей внутри команды и между различными подразделениями. Тем самым рационально используется время, рационально распределяются производственные и человеческие ресурсы, в итоге – рациональная и эффективная работа всей организации.

Основные последствия неэффективного использования рабочего времени заключаются в том, что страдает эффективность организации из-за неправильного распределения времени сотрудников, происходят постоянные торможения работы из-за нехватки времени, возрастают вероятности «потери» задач или их несвоевременного выполнения, снижается «управленческая мощность» подразделения, отдела, повышается стресс у персонала, который приводит к заболеваниям, а это, в свою очередь, больничные дни. Поэтому необходимо рационализировать рабочий день в компании, в отделе или у отдельных сотрудников.

2. Анализ процесса использования и потери рабочего времени

2.1 Оценка процесса использования рабочего времени в зарубежных и отечественных организациях

Сущность менеджерской деятельности – достижение цели предприятия «руками других людей». Осуществляя основные управленческие функции, руководитель опирается на определенные ресурсы: люди, финансы, сырье. В то же время он живет и работает в трех измерениях — настоящее, прошедшее и будущее. Следовательно, в распоряжении руководителя есть еще один уникальный ресурс — время. Время – самый ценный капитал и самый дефицитный ресурс. Современный человек наращивает скорости, внедряет новые технологии, автоматизирует свою деятельность, а времени у него становится все меньше. Отношение ко времени – один из показателей организованности, деловитости человека, а закон экономии времени – это всеобщий экономический закон всех эпох и способов производства.

Острый интерес к проблеме времени зародился еще в глубокой древности. Многие философы, писатели, ученые исследовали данную проблему. В нашем бывшем СССР к изучению проблемы времени ученые обратились сразу же после окончания гражданской войны. 20-е годы характеризовались проведением исследования бюджета времени трудящихся, созданием «Лиги времени», а также возникновением всемирной Службы времени. С тех пор интерес к фактору времени все более увеличивается и одновременно как бы специализируется.

В ракурсе данной проблемы, интересными являются исследования Е. Т. Молли по распределению рабочего времени руководителями среднего звена строительных организаций. Так, работа непосредственно на строительных объектах занимает 35% рабочего времени, совещания — 17%. Изучению документации, работе со штатными службами, приему посетителей, разговору по телефону отводится 28% рабочего времени. 20% идет на так называемые непроизводственные затраты (дорогу до строительных объектов). Отличие руководителей строительных организаций заключается в том, что они больше половины рабочего дня, то есть почти 55% своего рабочего времени, не доступны для большинства подчиненных и руководства. В то же время, завышение времени объездов объектов строительства, как показали исследования, имеет свое психологическое объяснение. По оценкам самих же руководителей, они значительно меньше устают от посещения строительных объектов, чем от проведения совещаний, приема посетителей, анализа бумаг и т.д. В свою очередь, управленческие действия осуществляются в условиях острого дефицита времени, что резко снижает продуктивность работы. Как видим, экспериментальные данные показывают всю актуальность проблемы времени для руководителей строительных организаций, особенно сегодня. Условия рыночной экономики требуют от каждого руководителя высокой производительности в каждую минуту рабочего дня. И как тут не вспомнить слова пришельца из фантастического рассказа Кира Булычева «Копилка»: «Время — самая большая ценность во Вселенной». От его недостатка гибнут цивилизации. Я агент по сбору времени. То, что не нужно вам, в ином месте стоит бешенных денег». А сколько есть этого времени у руководителя? 7 дней в неделю и в каждом дне 24 часа. Разобьем все это время на блоки: поддержание жизнеспособности (питание, сон и т.д.); восстановление работоспособности; вспомогательное время (покупки, уборка и пр.); прямое рабочее время; приобретение жизненного опыта (чтение, посещение выставок и т.д.); время на семью; потеря времени. Для повышения результативности деятельности часто увеличивают рабочее время за счет других блоков. А какой продолжительности рабочий день у руководителей строительных организаций?

Исследования А. Г. Белоконской и П. И. Гавриловой (1975 г.) показали, что рабочий день начальника и главных инженеров строительных управлений составляет 10-11,5 часов. Проведенная через 15 лет после этих исследований проверка показала, что положение изменилось незначительно. Ежедневно рабочий день начальника или главного инженера управления превышает нормальный на 15-20%, управляющих трестом и других руководителей — на 35%. Иногда руководители вынуждены задерживаться на работе и до 14 часов. Подобное положение не позволяет за оставшееся на отдых время восстановить работоспособность, следовательно, снижает эффективность. Даже уменьшение времени сна и питания в течение нескольких дней требует больших временных затрат на компенсацию [5].

По данным фирмы «Esselte Leitz», опросившей 2500 руководителей высшего звена Европы и США, немецкие менеджеры проводят на работе 70 часов в неделю, английские — 60 часов, американские — 58, французские — 56, шведские — 54 часа. 23% опрошенных немецких менеджеров работают по 80 часов в неделю, 24% — по 100 часов. Для 75% опрошенных рабочая неделя превратилась в семидневку. Самым страшным «киллером» времени стали заседания, конференции, совещания, планерки и пр., занимающие до 65% рабочего времени. При этом 80% менеджеров выражают недовольство организацией подобных мероприятий и считают, что теряют на этом до 30% своего времени. Исследования международной консультационной компании «Chipin&Partner» показывают, что 36% (78 дней в году) рабочего времени тратится впустую. Главными причинами эксперты называют недостаточное планирование и недостаточный контроль. 43% своего времени руководители высшего звена тратят не на руководство, а на администрирование и бумажную работу [15].

Недавнее исследование, проведенное интернет-компаниями AOL и Salary.com, показало, что среднестатистический американский служащий тратит более двух часов в день на переписку по ICQ и пользование Интернетом в личных целях. В российских компаниях потери рабочего времени намного больше, пишут сегодня «Ведомости». По результатам исследования компании «Организация времени», участвовавшей в проекте по оценке эффективности персонала в крупной госструктуре, некоторые сотрудники этой организации тратили до пяти часов в день на непроизводственные нужды. Суммарные масштабы потерь настолько велики, что многие российские работодатели озабочены проблемой эффективного использования рабочего времени. В качестве одной из главных причин столь больших потерь Юлия Кристова, директор Института организационного консультирования, называет низкую культуру организации труда [16].

Российское представительство Microsoft объявило результаты интернет-опроса «КПД моей работы в офисе», проводившегося с сентября 2004 года по январь 2005 года на веб-сайте Microsoft Office среди работников в разных странах для того, чтобы работники смогли оценить свой привычный стиль работы и получить советы по увеличению продуктивности выполняемых ими повседневных задач. Тест для этого проекта был составлен доктором Ларри Бейкером (Larry Baker), президентом корпорации «Центр управления доктора Ларри Бейкера» в Атланте и доцентом колледжа Шортнера (Shorter College) в городе Мариотта (штат Джорджия).

Нечеткие задачи, отсутствие коммуникаций между членами команд и неэффективные рабочие встречи опрошенные назвали одними из основных факторов, снижающих результативность их труда в течение недели в среднем на треть. Также участники исследования отметили, что, поскольку им приходится находить баланс между необходимостью работать большее количество часов и желанием улучшить условия своего труда, они в большой степени зависят от технологических инструментов, которые помогут оптимизировать их личную и командную производительность.

В рамках глобального онлайнового проекта по оценке личной производительности в повседневной работе с персональным компьютером «КПД моей работы в офисе» (Personal Productivity Challenge) были получены ответы от более чем 38000 людей из 200 стран. По ним оценивалась индивидуальная производительность сотрудника на основе заполненного им теста из 18 пунктов, касающихся рабочих процедур работы в офисе. В России в опросе приняли участие 4269 человек. Участники тестирования по всему миру пришли к некоторым интересным выводам о природе производительности на рабочем месте. Вот некоторые из этих выводов (в скобках приведены результаты, полученные в России и США):

· Средняя продолжительность рабочего дня составляет 9 часов и только 63% времени, согласно участникам опроса, является производительным (в США: 9 / 65%; в России 9.1 часа и 58% соответственно).

· Еженедельно сотрудники тратят 5,6 часа на встречи и совещания, которые 69% опрошенных считают непродуктивными (в США: 5,5 часов при 71%, считающем их непродуктивными; в России 4.7 часа и 74% соответственно).

· Ежедневно сотрудники получают около 42 писем по электронной почте (в США: 56, в России — 38).

· Среди основных причин потери времени, влияющих на производительность, 32% всех опрошенных отметили нечетко поставленные цели, по мнению 31%, на их продуктивность влияет неясность приоритетов, по мнению 29% — откладывание выполнения заданий на более поздний срок (в США: откладывание работы — 42%, неэффективность проводимых совещаний — 34%, неясные приоритеты — 32%; в России: нечетко поставленные цели — 49%, откладывание работы — 45%, незаданные/нечеткие приоритеты — 40%).

· Респонденты, умеющие более эффективно использовать рабочее время, лучше организуют и упорядочивают свою информацию, чем менее производительные работники. Так, среди российских участников опроса, эффективно использующих более половины своего рабочего времени, по сравнению с менее продуктивными, на 22% больше тех, у кого хорошо организованы документы и файлы (в США: 29%), на 19% больше тех, кто быстро находит электронные документы (в США: 30% ) и на 11% — тех, у кого удобно организована электронная почта (в США: 19%).

«При том, что мы видим только первые признаки информационной перегрузки в России, хорошие навыки организации информации, планирования времени и командной работы будут решающими факторами для повышения производительности россиян», — сказал Сергей Одинец, руководитель отдела по продвижению продуктов Office System. — «Подводя итоги опроса, мы видим, что наши российские респонденты ниже всего оценивают свои навыки командной работы. В то же время увеличение внимания к командной работе со стороны руководства компаний подтверждается большим интересом к технологиям SharePoint, с которыми тесно интегрирована последняя версия Microsoft Office. Таким образом, у Microsoft есть прекрасная возможность уже сейчас предоставить инструменты, чтобы помочь работающим в офисе людям быстро и эффективно решать поставленные задачи».

Продукты семейства Microsoft Office System разработаны для решения широкого спектра задач, в том числе и в области повышения личной и командной производительности. Такие инструменты, как рабочие области и области собраний SharePoint, интеллектуальные механизмы, инструменты управления электронной почтой и борьбы со спамом, средства создания и упорядочивания электронных заметок, а также поддержка работы мобильных пользователей позволяют бороться со многими информационными «недугами» современных профессионалов. Каким образом Microsoft Office System обеспечивает высокую продуктивность труда, можно увидеть на web-сайте Microsoft Office Experience. Здесь посетители могут найти советы по улучшению командной работы и повышению личной производительности, статьи и рекомендации по использованию приложений Office System, а также информацию о ближайших мероприятиях, проводимых Microsoft и партнерами компании в России.

«Я работаю над изучением факторов, обеспечивающих продуктивную работу людей, уже 30 лет и за это время выявил, что самыми важными качествами работников являются их способность эффективно выстраивать общение через любые границы, обмениваться важными документами и управлять возрастающими объемами информации, — говорит Бейкер. — Новые результаты, полученные по итогам проведенного исследования, подтверждают эти тенденции и указывают на важность проведения для сотрудников более продвинутых тренингов и предоставления рекомендаций по максимально эффективному использованию имеющихся в их распоряжении программных продуктов. Очевидно, что Microsoft необходимо сосредоточить свои усилия именно в этом направлении, чтобы помочь людям работать более продуктивно, используя программные продукты Office».

Сведения для исследования были получены на 29 языках от участников проекта Microsoft Office Personal Productivity Challenge через местные web-сайты Microsoft Office Experience Web разных стран за период с сентября 2004 года по январь 2005. Результаты исследования обрабатывались независимой исследовательской аналитической компанией ConStat Inc. Всего были использованы ответы 38112 участников со всего мира. В России проект проходил при информационной поддержке издательства «Открытые системы» [17].

Таким образом, по результатам исследования можно выяснить, что на эффективность использования рабочего времени может повлиять множество факторов — как позитивных, так и негативных. Среди основных отрицательных моментов можно выделить проблемы управленческого характера: нечетко поставленные цели и приоритеты, а также организационного — систематическое откладывание выполнения работ на более поздний срок или отсутствие коммуникаций между членами команды. Из результатов видно, что продуктивность использования рабочего времени объективно связана с организацией хранения и доступа к информации — хорошая организация файлов, документов и электронной почты, а также наличие развитых средств доступа к данным являются значимыми факторами эффективного использования рабочего времени.

Умение эффективно организовывать свое время, умение искусно согласовывать свои действия с действиями окружающих для выполнения поставленных рабочих задач в наши дни – одна из важнейших компетенций современного профессионала, менеджера, руководителя, поэтому для изучения проблемы неэффективного распоряжения рабочего времени было проведено исследование среди сотрудников отделов аппарата Совета Нижнекамского муниципального района.

Наблюдение проводилось в отделе организации деятельности Совета района, а анкетирование – в отделе организации деятельности городского Совета и района, отделе по работе со СМИ и общественными формированиями, отделе делопроизводства и работы с обращениями граждан, принимал участие и руководитель аппарата Совета района.

В рамках исследования опрашивалось 7 сотрудников в возрасте от 25 до 62 лет, занимающие должности: начальников отдела, руководителя подразделения и специалистов отдела.

Анализ результатов наблюдения.

Работа в отделе организации деятельности Совета района занимает 8 часов рабочего времени, осуществление руководства и организации деятельности отдела и организация разработки планов работы Совета – весь период работы, совещания – 1-1,5 часов, изучению документации — от 20 минут до 1 часа, оформлению – от 4 до 6 часов, осуществление работы по подготовке и проведению организационно-технических мероприятий – от 1 до 2 часов, работе со штатными службами – 30-40 минут, приему посетителей – 10-20 минут, время на перерыв и отдых на работе отводится 5-15 минут рабочего времени (см. Приложение В – таблица 3). Специалисты проводят на работе 40 часов в неделю, но, по их словам иногда приходится выходить на работу и в субботу.

Таким образом, большое количество рабочего времени тратится на осуществление работы по подготовке и проведению сессий, заседаний, собраний, на участие в подготовке проектов нормативных правовых актов, проектов решений и экспертных заключений по нормативным актам, т.к. эти виды деятельности являются основными функциями отдела согласно Положению об отделе; подготовка и разработка нормативных актов требует много времени и усилия, а их содержание должно быть грамотно сформулировано.

В результате суммирования времени «дневных помех» можно выяснить, что в день более 2-х часов рабочего времени тратится впустую (на чаепитие – 5-15 минут, чтение газеты – до 30 минут, время привезти себя в порядок перед зеркалом – 5-10 минут), более 20-40 минут в день на пользование Интернетом в личных целях и разговор по телефону с семьей – 10-15 минут несколько раз в день. Заседания и совещания нередко начинаются и заканчиваются с опозданием (см. приложение В – таблица 4).

В результате анализа списка, состоящий из самых существенных «ловушек» времени, можно сказать, что самыми встречающимися «поглотителями» времени являются: нечеткая постановка цели (было отмечено 2 раза), отсутствие приоритета в делах (3 раза), попытка слишком много сделать за один раз (2 раза), отрывающие от дел телефонные звонки (2 раза), незапланированные посетители (2 раза), неспособность сказать «нет» (3 раза), неполная, запоздалая информация (2 раза), излишняя коммуникабельность (2 раза), синдром «откладывания» (2 раза) и желание знать все факты (2 раза).

Но были еще отмечены такие «ловушки» времени, как отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях решения, чрезмерное чтение, недостатки кооперации или разделения труда, затяжные совещания, недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям, слишком редкое делегирование (перепоручение) дел.

По поводу возможных причин возникновения таких «ловушек» времени сотрудников отделов можно отметить:

1) эффективная организация личного времени в принципе невозможна, т.к. это мотивируется тем, что начальник или специалист зависит не от себя, а от других людей, обстоятельств и от поручений и приказов вышестоящих руководителей;

2) одновременное решение нескольких проблем;

3) иногда «мучает» любознательность;

4) телефонные разговоры на отвлекающие темы, которые выбивают из колеи, мешают снова сосредоточиться на вопросе;

5) берутся за любые поручения, сделать все, что поручают и сразу. Необходимость частого «переключения» с одного вида деятельности на другой. Не могут отказать никому, кто обращается к ним по разным вопросам;

6) откладывание на последний момент дела, которые или очень сложны или не очень приятны. В итоге – делают все бегом, в состоянии стресса;

7) порой на самое простое дело тратят очень много времени, т.к. начинают углубляться в суть, анализировать мелочи, которые для решения данной конкретной проблемы и не нужны;

8)стремление сделать все самим, т.к. считают, что сами все равно сделают лучше и т.д.

Анализ результатов анкет.

В результате суммирования баллов по ответам первого теста, разработанного Весниным В.Р., полученный средний балл варьируется от 27 до 39, что показывает использование своих возможностей и умение распоряжаться своим временем только на удовлетворительно. Это можно объяснить:

1) нехваткой средств оргтехники. Этот факт можно определить по ответам на вопрос «Достаточно ли у Вас средств оргтехники?», на который положительный ответ дали всего лишь 2 человека; хорошо, что в распоряжении всех отделов есть служебный телефон, который помогает экономить время;

2) выполнить поставленные в плане задачи им не всегда хватает подчиненных и не всегда могут найти такого помощника, который в нужный момент сможет их заменить. Об этом заявили 3 человека. При ответе на вопрос «Планируете ли Вы заранее дела на предстоящую неделю?» и «Осуществляете ли Вы перспективное планирование своего рабочего времени?» респонденты были практически единогласны во мнении. Но не все опрошенные критикуют себя за невыполнение намеченного на неделю, на день. Об этом говорят 6 человек;

3) среди опрошенных никто не пользуется услугами секретаря, но у руководителей высших должностей и их заместителей при себе имеется секретари, которые назначают время для деловых встреч, поездок, выполняют порученные задания и т.д.;

4) не всегда пресекаются факты безделья подчиненных, так как формулировка содержания и оформление нормативных актов и иных документов требует усилия и наличия необходимой информации, отсутствие которой и вынуждает постоянно откладывать принятие решений;

5) постоянные перерывы на чаепитие и отдых. Однако работа без перерывов может привезти к повышению стресса у персонала, а такие виды отдыха на 5-10 минут значительно улучшают взаимодействие людей внутри отдела и между различными подразделениями. Что касается подчиненных, они ритмично работают и достаточно компетентны и подготовлены.

Чтобы определить пунктуальность и точность при деловых встречах, при приходе на собрания, совещания, заседания, опрашиваемым были заданы такие вопросы, как: «Пунктуальны ли Вы в служебных делах?» «Насколько Вы точны при деловых встречах, при приходе на собрания, совещания, заседания?» все участники исследования были единогласны во мнении и приходят раньше на 5-7 минут (об этом сказали 5 человек, во время к началу совещания или собрания приходят 2 человека). Однако рекомендуется приходить желательно чуть раньше и иметь достаточно времени для осмотра места проведения собраний, совещаний, заседаний, где лучше занять место, чтобы было слышно и видно, привыкнуть к расположению трибуны, если будет необходимым выступить с докладом, конечно же, уделяя в равной степени внимание содержанию и продолжительности доклада.

Основными формами системы привлечения членов коллектива к принятию решений являются совещания, планерки, индивидуальные беседы. Большинство опрошенных стараются минимизировать число проводимых совещаний, даже если это не в их полномочиях, так как за это время можно успеть сделать многое и выполнить все поручения. Об этом отметили 4 человека. Но мнения большинства опрошенных разделились, когда отвечали на вопрос «Каковы Ваши действия, когда на совещании, на собрании начинается переливание из пустого в порожнее?»: предлагают обратить внимание на существо вопроса всего лишь 4 человека; любое совещание или собрание представляет собой сочетание как «полного», так и «пустого», когда наступает «пустое», то ждут «полного», когда приходит полоса «полного», то немного 2 респондента утомляются и для разрядки… ждут «пустое»; 1 человек начинает заниматься теми делами, которые взяли с собой в расчете «на переливание». Из вышесказанного становится ясно, что большинство опрошенных обращают внимание на количество и существо проводимых совещаний, стараются минимизировать их. Это показывает, что сотрудники в этой области стараются эффективно использовать свое рабочее время.

Эти же результаты можно получить, проанализировав второй тест, разработанный Щекиным Г.В. [18, с. 341]. Полученный средний балл варьируется от 37 до 62 баллов. По этим результатам можно выяснить, что в действиях сотрудников организованность то проявляется, то исчезает. Это признак отсутствия четкой системы самоорганизации.

По поводу самоорганизации респондентов можно отметить, что всего лишь 1 сотрудник по истечении дня не только хорошо представляет, где, сколько и почему было потеряно время, но и изыскивает приемы сокращения потерь в тех же самых местах или ситуациях. 4 человека стараются использовать буквально каждую минуту для выполнения задуманного, но не всегда получается в силу личных причин (например, упадка сил, настроения), 2 опрошенных вообще не устремляются к этому, так как считают, что не нужно быть мелочным в отношении времени. 3 человека считают, что своевременность – это один из важных показателей их умения работать, это своего рода триумф организованности. Однако кое-что им не всегда удается выполнить вовремя. Предпочитают поменьше рассуждать о своевременности, а выполнять задания и поручения в срок всего лишь 4 человека.

А на вопрос «Как Вы ведете свою записную книжку с номерами телефонов деловых людей, знакомых, родственников, приятелей и т.д.?» 2 респондента ответили, что они хозяева своих записных книжек: как хотят, так и ведут записи номеров телефонов, фамилий, имен. Если понадобиться чей-то номер телефона, то обязательно найдут его и 5 опрошенных используют общепринятую систему – в соответствии с алфавитом записывают фамилию, имя, отчество, номер телефона, а если нужно, то и дополнительные сведения (адрес, место работы, должность). Но не нужно забывать, что упорядоченная, любая хорошо спланированная деятельность ведет к сокращению времени, а неупорядоченная — к его расточительности.

Исходя из вышеизложенного, можно констатировать, что рабочее время в отделах аппарата Совета используется неэффективно. Главной из причин больших потерь рабочего времени является неумение персонала организовывать свой труд и неэффективное распоряжение рабочим временем, отсутствие четкой системы самоорганизации. Нужно научиться быть организованным, потому что это дает наибольший эффект тому, кто считает ресурсы организации неисчерпаемыми.

Таким образом, изучив особенности эффективного использования рабочего времени, можно говорить о том, что большинство научных работ написаны об использовании рабочего времени в организациях, предприятиях, государственной структуре, а в органах местного самоуправления эта проблема еще изучена недостаточно и требует дальнейшего изучения. Этому направлению еще предстоит богатое научной и практически ценной информацией будущее.

3. Технологии повышения эффективного использования рабочего времени

3.1 Мероприятия по эффективному использованию рабочего времени, применяемые отечественными организациями

Методы борьбы с потерянным временем разные компании предлагают свои: в одних введены жесткие ограничения на использование Интернета и ICQ, другие работодатели объявляют войну бесцельным блужданиям по офису, или заставляют отрабатывать часы, проведенные в курилке. Впрочем, больше в этом смысле повезло представителям творческих профессий, в этом случае, по мнению работодателей, гораздо проще и эффективнее контролировать не сам процесс, а результат.

Существует множество причин, препятствующих повышению эффективности организации сотрудников. Основными являются нехватка времени, отсутствие навыков работы в команде, неэффективное планирование и, как следствие, использование рабочего дня. Более того, с каждым годом развитие высоких технологий требует от человека ускорения темпов работы. На взгляд Тамары Басария, генерального директора кадрового агентства «ЛРБ-Персонал», самое важное оружие в борьбе с недостатком самодисциплины – грамотное распределение задач и выделение приоритетов в течение всего дня. Немаловажными являются эффективная система мотивации персонала, поощрение наиболее активных сотрудников, проведение тренингов за счет организации. Сегодня множество компаний предлагают различные тренинги по тайм-менеджменту. Очень важно подобрать для своего персонала наиболее подходящую программу обучения.

Большинство руководителей по-прежнему не придают особого значения тренингам по тайм-менеджменту. Основная причина – дороговизна подобных мероприятий.

Тайм-менеджмент, т.е. управление временем – технология, позволяющая невосполнимое время жизни тратить в соответствии с личными целями и ценностями. В последние годы ситуация значительно изменилась к лучшему благодаря распространению и востребованности семинаров и тренингов по тайм-менеджменту в корпоративной среде. На рубеже XX-XXI веков сформировалась отечественная школа тайм-менеджмента, впитавшая лучшие классические западные подходы и предложившая ряд российских разработок, адаптированных к современным реалиям нашей жизни. Основоположником российской школы тайм-менеджмента является Глеб Алексеевич Архангельский, автор фундаментальной монографии «Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы» и делового бестселлера «Тайм-драйв», руководитель консалтинговой компании «Организация Времени». Среди клиентов компании – такие корпорации, как «РУСАЛ», РАО «ЕЭС России», «PriceWaterhouseCoopers», «Вимм-Билль-Данн». Применение инструментария тайм-менеджмента согласно исследованиям компании помогает сэкономить время на одном рабочем месте 2 часа в день, создается особый климат эффективности в компании.

Как руководитель Тамара может сказать, что лучше один раз «разорить» бюджет компании – и желанные плоды не заставят себя долго ждать. К примеру, в ее организации очень результативным оказалось проведение тренинга по повышению личной эффективности, на котором всем участникам было предложено поделить ежемесячную зарплату на 30 дней и подсчитать «убытки», возникшие из-за неплодотворно потраченного времени. Результаты оказались серьезной мотивацией к повышению производительности труда персонала, что привело к увеличению личных доходов и возрастанию прибыли компании. Не исключено, что такой аргумент может оказаться бесполезным для крупной компании. Тогда руководству стоит искать другие подходы. В любом случае, тренинги по тайм-менеджменту дают неоценимое руководство по управлению рабочим временем и помогают воспитывать внутреннюю дисциплину.

Пожалуй, самой главной проблемой нехватки времени является отсутствие самоорганизации и неумение расставлять приоритеты в работе. В течение дня человек вынужден решать множество задач. Неорганизованный работник, как правило, начинает хвататься одновременно за сто дел, а в итоге ни одного не доводит до конца. Причем львиную долю рабочего времени съедают текущие дела: разборка бумаг на столе, звонки, подшивка документов и пр. В конце дня на важные и требующие больших затрат времени дела не остается времени. Как следствие – выговор от начальника, стресс, недовольство собой, упущенные возможности. Владение искусством управления временем позволяет избежать такого рода неприятностей.

Сегодня часто приходится сталкиваться с проблемой незаменимости одного сотрудника. Выходом является, как ей кажется, работа в команде, чтобы в случае непредвиденных обстоятельств быть информированным о состоянии дел коллеги и владеть ситуацией. В данном случае она имеет в виду маленькие компании или отдельно взятые отделы крупных предприятий [19, c. 50].

По мнению Оксаны Левиной, руководителя службы персонала «Квазар-Микро.Ру», особое внимание нужно уделять анализу процесса планирования, в частности тому, четко ли определены цели и задачи. Разбив большую задачу на более мелкие шаги, выполнить ее гораздо проще. Очень важно максимально упростить все мелкие процедуры и бизнес-процессы, разработать готовые шаблоны и бланки стандартных документов, автоматизировать стандартные нетворческие операции. Не проведя анализа, трудно представить, сколько времени распыляется на рутину, а ведь за это время организация платит! И главное – объяснить сотрудникам причины и реальные выгоды этих нововведений, научить пользоваться новыми инструментами. А сэкономить время на решении новых задач позволят инструменты, позволяющие повторно использовать накопленный организацией опыт. Один из таких инструментов – базы знаний организации и подразделений. И конечно, настоящая эффективность возможна тогда, когда люди работают с удовольствием, осознают свой вклад в общее дело компании и имеют достаточную мотивацию – моральную и финансовую [20, c. 24].

По-мнению Анны Китасовой, HR-менеджера LETAIT-Company, практически в любой организации есть резерв эффективности, связанный с совершенствованием системы мотивации и с более эффективным управлением временем. В основе решения последней задачи лежат три основных принципа:

1) правильная постановка целей, определение приоритетных задач;

2) эффективное планирование рабочего дня (делегирование, автоматизация бизнес-процессов);

3) борьба с так называемыми «пожирателями времени».

Марина Зырянова, директор КА «Любимое дело» (г. Новосибирск) предлагает, чтобы увеличить эффективность организации и сотрудников, в первую очередь необходимо регулярно прописывать и озвучивать текущие долгосрочные и краткосрочные цели и задачи, доносить их до сотрудников и убеждаться в том, что сотрудники их так же четко осознают и способны сформулировать. Кроме того, при отборе персонала помимо профессиональных и личностных качеств необходимо выявлять истинную мотивацию сотрудников и использовать этот фактор при принятии управленческих решений. В аспекте отдыха, переключения после работы, в выходные и во время отпуска необходимо «отпускать» рабочие проблемы, тренировать свое тело, занимать ум вещами, не имеющими прямого отношения к работе, а лучше всего – не нагружать интеллект вообще.

Любовь Майорова, директор ООО «Агентства „ПРОФИ“, эксклюзивного представителя КА „МЕТРОПОЛИС“ (г. Новгород) думает, что эффективность организации и сотрудников можно увеличить следующими способами:

1) сделать работу технологичной;

2) провести мероприятия по улучшению организации труда;

3) анализ оргструктуры, должностных инструкций и использования рабочего времени;

4) провести обучение сотрудников рациональным методом работы.

На практике можно использовать матрицу Эйзенхауэра, которая позволяет разбить текущие дела на категории „срочные — важные“, „несрочные – важные“, „неважные – срочные“, „неважные – несрочные“.

По ее мнению, необходимо:

1) проводить хронометраж использования рабочего времени – особенно это актуально для руководителей любого уровня, специалистов отдела продаж, маркетинга, служб по работе с персоналом, офис-менеджеров – и выявлять ресурсы в использовании времени;

2) требовать соблюдения порядка на рабочих местах (периодически избавляться от мусора, ненужных и отвлекающих от рабочего процесса вещей);

3) требовать от себя (как руководителя) и от подчиненных точных формулировок целей и задач, сроков и критериев их исполнения;

4) соблюдать баланс жесткого регламента (правила, должностные инструкции и т.д.);

5) необходимо научиться управлять собой: своим телом (его реакции, самочувствие, состояние здоровья, ощущения).

Подводя итог вышесказанному, можно отметить, что каждая компания озабочена проблемой потери рабочего времени и эффективного его использования, поэтому работодатели стремятся выработать свои методы борьбы с потерянным временем.

3.2 Меры по оптимизации использования рабочего времени

Для того чтобы правильно организовать свое время, нужно уметь его учитывать и анализировать. Упорядоченная, хорошо спланированная деятельность ведет к сокращению времени, а неупорядоченная — к его расточительности. Как же научиться управлять временем?

Чтобы успевать делать больше в меньшее время, требуется все го два качества: организованность и самодисциплина. Для того чтобы их выработать у себя, необходимо следовать ряду правил:

1) точно определить свою цель;

2) составить план ее достижения;

3) сосредоточиться на главном;

4) придумывать себе стимулы;

5) установить твердые сроки;

6) научиться быть решительным;

7) научиться говорить „нет“;

не увязать в телефонных разговорах;

9) приобрести привычку записывать все самое важное;

10) ликвидировать досадные помехи;

11) научиться слушать, отказаться от шаблонных подходов;

12) не упускать из виду мелочи;

13) приступать к делу сразу же;

14) полнее использовать время;

15) следить за использованием свободного времени;

16) ежедневно контролировать выполнение намеченного;

17) менять занятия;

18) уважать свое время.

19) не загружать свой рабочий день больше, чем на 60%, поскольку каждый день любому руководителю приходится заниматься непредвиденными заранее вопросами;

20) если ехать на работу в городском транспорте, то не стоит зря тратить время, а можно обдумать план работы на текущий день. Если же привыкли думать о делах только на работе, то рекомендуется начинать свой день со спокойного обдумывания предстоящих дел в течение 10-15 минут.

21) не рекомендуется, придя на работу, раскачиваться пол часа – это дестабилизирует деятельность в течение всего дня.

22) не стоит привыкать и к тому, чтобы начинать свой день с ознакомления с почтой. Эта работа уводит человека от неотложных дел.

23) если же в подчинении у руководителя есть секретарь, то начинать рабочий день рекомендуется с беседы с ним.

Лучше всего начать с системного анализа всей организации: выяснить, куда утекает время, где те резервы, которые можно использовать. Затем найти „узкие места“ в работе организации и устранить их.

Большое количество времени экономиться в использовании бланков, формы документов и т.д. Главное – обучить всех сотрудников автоматически использовать в работе общепринятую документацию и определенный порядок действий.

Каждый сотрудник в организации должен занимать свое место и выполнять функциональные обязанности, соответствующие его квалификации и свойствам личности.

Не должно быть двойного смысла или разночтений в словах и распоряжениях руководителей.

Необходимо правильно определять последовательность выполнения всех работ. Рекомендуется начинать с выполнения самых трудных заданий и не поддаваться соблазну: „Сначала надо убрать с дороги мелочи“. После выполнения каждого задания можно мысленно проговорить: „Еще одно дело сделано“. Такая фраза, как правило, придает силы для новых дел. Так называемые мелкие работы следует группировать при планировании. Еще Анатоль Франс писал: „Человек только тогда хозяин времени, когда он разбивает время на часы, минуты и секунды, то есть на частицы, соответствующие кратковременности самой жизни человека“. Умение экономно расходовать время, правильно планировать свою деятельность и деятельность других — признак высокой культуры и грамотности человека. Не зря говорят: „дефицит времени — удел шефа, время — привилегия хорошего менеджера“.

Лучше принять меры, направленные на предупреждение неэффективного использования рабочего времени. Конечно же, можно установить какое-нибудь программное обеспечение или даже оборудование для „слежения“ за сотрудниками, однако это не самое лучшее решение проблемы.

Сотрудники должны самостоятельно планировать свои действия по решению поставленных перед ними задач, ежедневно отчитываясь о выполненной работе. А для более эффективного использования рабочего времени нужно использовать компьютерную систему учета выполненной работы.

В некоторых компаниях избегают установления каких-либо санкций, а вместо этого в компании действует система премий и поощрений. Например, предусмотрена ежемесячная премия некурящим сотрудникам, каждый квартал проводится конкурс „Лучший сотрудник“, победители которого получают премии. Такая система намного эффективнее стимулирует работников к своевременному и качественному выполнению работы, нежели запреты и санкции, порождающие безразличие работника к результатам его труда.

Одной из возможных мер предотвращения неэффективного использования сотрудниками рабочего времени также может быть целенаправленное создание условий для регламентированного отдыха, который способствует разрядке и восстановлению работоспособности сотрудников.

Сотрудники отделов аппарата Совета предложили при отрывающих от дел телефонных звонков постараться окончить разговор в самые короткие сроки, сославшись на занятость, совещание, вызов к руководителю. Научиться сказать „нет“, но мягко и этично. При желании знать все факты – структурировать проблему, выделить самое главное, правильно расставлять приоритеты. Необходимо более смело делегировать полномочия коллегам и подчиненным. Чтобы много времени не тратилось при чрезмерном чтении, нужно проверять только почту, газеты читать дома, использовать только обзоры прессы. Когда сотрудники излишне коммуникабельны, то ограничивать в общении или выделять им для этого обеденный перерыв.

Таким образом, соблюдая эти правила, можно оказаться в том мире, где время перестанет быть нашим противником. Но нельзя забывать, что наилучший эффект будет достигнут в том случае, когда сотрудники работают с удовольствием, чувствуют полезность своей работы и получают за это соответствующее вознаграждение. Существуют объективные законы и принципы. Нужно научиться их использовать, постараться проанализировать свои действия, расходы времени, технику работы. Чтобы стать организованным человеком, нужно преодолеть себя, нужно иметь волю и упорство.

Заключение

Таким образом, рабочее время – время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами относятся к рабочему времени.

В трудовом праве принято использовать в качестве измерителя рабочий день, рабочую неделю и рабочую смену. Конечно же, право не может и не должно регулировать все то время, которое человек может и посвящает труду. Бывают случаи, когда человек сам решает, сколько ему работать, а сколько отдыхать. И, конечно же, бессмысленно устанавливать продолжительность рабочего времени людям так называемых свободных профессий: художнику, писателю и прочим. Таким образом, правовая регламентация рабочего времени, конечно же, необходима, но там где имеют место трудовые отношения, там, где работа осуществляется по трудовому договору. Ведь осуществляется она с определенной целью, что влечет за собой закрепление необходимой меры труда, и в то же время необходимости его ограничения, для того чтобы у работника было время для отдыха, для восстановления сил, затраченных на работе.

Время — одна из форм богатства человека, социальной группы и общества. Оно распределяется и используется в соответствии с достигнутым уровнем развития экономики и характером социальных отношений. Временное пространство — необходимое условие осуществления всей совокупности деятельности людей, удовлетворения их общественных и личных потребностей.

Научно-технический прогресс ведет к тому, что не только производительный труд, но и другие виды деятельности (прежде всего связанные с домашним трудом) требуют меньших по продолжительности затрат времени, вследствие чего растет их социально-экономическая эффективность, обогащается комплекс видов деятельности в свободное время. Чтобы справиться с такой задачей, необходимо точно знать, на что время тратится, тратить на то, что нужно, и делать все как можно быстрее. В связи с этим время, как любая другая форма богатства, требует учета, изучения и контроля за его распределением и использованием. Первым шагом на этом пути является „инвентаризация“ времени, осуществляемая несколькими методами, применением принципов использования времени и методов нормирования и учета деятельности персонала. Выбор метода и принципа должен производиться в зависимости от поставленных задач, требуемой точности и возможностей.

На эффективность использования рабочего времени может повлиять множество факторов – как позитивных, так и негативных. Среди основных отрицательных моментов можно выделить проблемы управленческого характера: нечетко поставленные цели и приоритеты, а также организационного – систематическое откладывание выполнения работ на более поздний срок или отсутствие коммуникаций между членами команды. Из результатов видно, что продуктивность использования рабочего времени объективно связана с организацией хранения и доступа к информации – хорошая организация файлов, документов и электронной почты, а также наличие развитых средств доступа к данным являются значимыми факторами эффективного использования рабочего времени.

Исходя из результатов исследования, можно констатировать, что рабочее время в отделах аппарата Совета используется неэффективно. Главной из причин больших потерь рабочего времени является неумение персонала организовывать свой труд и неэффективное распоряжение рабочим временем, отсутствие четкой системы самоорганизации.

Человек, остро чувствующий ценность даже самого крошечного промежутка времени, успевает многое, и кажется, что он не суетится и не спешит. Для эффективного использования не только рабочего времени, но и своего личного времени существуют объективные организационные законы и принципы. Нужно постараться проанализировать свои действия, расходы времени, технику работы. Чтобы стать организованным человеком, нужно преодолеть себя, нужно иметь волю и упорство.

Как говорится, то, как мы используем наше время, говорит о том, кто мы, и те же факторы, которые снижают эффективность использования времени, подрывают общую эффективность нашей деятельности.

Управлять своим временем может каждый. Научившись этому, человек сможет к лучшему изменить не только собственную карьеру, но и жизнь.

Таким образом, изучив особенности эффективного использования рабочего времени в организации, можно говорить о том, что большинство научных работ написаны об использовании рабочего времени в организациях, предприятиях, государственной структуре, а в органах местного самоуправления эта проблема еще изучена недостаточно и требует дальнейшего изучения. Этому направлению еще предстоит богатое научной и практически ценной информацией будущее.

Ссылки на использованные источники

1. Зайверт Л. Ваше время – в ваших руках: (Советы руководителям, как эффективно использовать рабочее время): Пер. с нем. / Авт. предисл. В.М. Шепель. – М.: Экономика, 1991. – 232 с.

2. Блинов А.О., Василевская О.В. Искусство управления персоналом: Учебное пособие для экономических колледжей и вузов. – М.: ГЕЛАН, 2001. – 411 с.

3. Добротворский И.Л. Менеджмент. Эффективные технологии. Учебное пособие. – М.: „Издательство ПРИОР“, 2002. – 464 с.

4. Персональный менеджмент: Учебник / С.Д. Резник и др. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА –М, 2002. – 622 с. – (Серия „Высшее образование“)

5. Время – ресурс руководителя /http://www.nestor.minsk.by/sn/1999/08/sn90817

6. Керженцев П.М. Принципы организации. М.: Экономика, 1968. – 336 с.

7. Архангельский Г. От личной эффективности к корпоративному стандарту // Управление персоналом. – 2006. — №17. – С.9-15

8. Трудовой кодекс Российской Федерации. – М.: Изд-во Эксмо, 2005.- 192 с.

9. Понятие рабочего времени /http://www.refstar.ru/data/r/print.file/id.24404_1.html

10. Основы менеджмента: Учеб. для вузов / Д.Д. Вачугов, Т.Е. Березкина, Н.А. Кислякова и др.; Под ред. Д.Д. Вачугова. – М.: Высш. школа, 2001. – 367 с.

11. Введение в специальность „Менеджмент организации“: Учебное пособие для вузов / С.Д. Резник, И.А. Игошина, В.С. Резник. Под общ. ред. Э.М. Короткова и С.Д. Резника. – М.: „Логос“, 2004. – 320 с.

12. Веснин В.Р. Менеджмент: учебник. – М.: ТД „Элит-2000“, 2003. – 546 с.

13. Пашуто В.П. Организация и нормирование труда на предприятии: Учеб. пособие. – Мн.: Новое знание, 2001. – 304 с. – (Экономическое образование).

14. Бычин В.Б., Малинин С.В. Нормирование труда: Учебник. / Под ред. Ю.Г. Одегова. – М.: Издательство „Экзамен“, 2003. – 320 с.

15. Время – бесценный и невозобновляемый ресурс /http://www.src-master.ru/ seminar/detail.php?SID=927

16. „Ведомости“: на личные дела, перекуры и ICQ в российских компаниях теряется до 60% рабочего времени

17. Результаты исследования говорят, что сотрудники в среднем работают продуктивно только три дня в неделю /http://www.microsoft.com/Rus/News

18. Теория и практика управления персоналом: Учеб.-метод. Пособ. / Авт.-сост. Г.В. Щекин. – 2-е изд., стереотип. – К.: МАУП, 2003. – 280 с.: ил.

19. Басария Т. Главной проблемой нехватки времени является отсутствие самоорганизации // Управление персоналом. – 2006. — №18. – С.50

0. Левина О., Китасова А., Головин С., Зырянова М., Анненкова Т., Майорова Л. Управление временем – управление собой // Управление персоналом. – 2006. — № 17. – С.24-31

21. Большой экономический словарь / Под ред. А.Н. Азрилияна. – 2-е изд. доп. и перераб. – М.: Институт новой экономики, 1997. – 864 с.

Список использованных источников

1. Трудовой кодекс Российской Федерации. – М.: Изд-во Эксмо, 2005.- 192 с.

2. Архангельский Г. От личной эффективности к корпоративному стандарту // Управление персоналом. – 2006. — №17. – С.9-15

3. Басария Т. Главной проблемой нехватки времени является отсутствие самоорганизации // Управление персоналом. – 2006. — №18. – С.50

4. Блинов А.О., Василевская О.В. Искусство управления персоналом: Учебное пособие для экономических колледжей и вузов. – М.: ГЕЛАН, 2001. – 411 с.

5. Большой экономический словарь / Под ред. А.Н. Азрилияна. – 2-е изд. доп. и перераб. – М.: Институт новой экономики, 1997. – 864 с.

6. Бычин В.Б., Малинин С.В. Нормирование труда: Учебник. / Под ред. Ю.Г. Одегова. – М.: Издательство „Экзамен“, 2003. – 320 с.

7. Введение в специальность „Менеджмент организации“: Учебное пособие для вузов / С.Д. Резник, И.А. Игошина, В.С. Резник. Под общ. ред. Э.М. Короткова и С.Д. Резника. – М.: „Логос“, 2004. – 320 с.

8. Веснин В.Р. Менеджмент: учебник. – М.: ТД „Элит-2000“, 2003. – 546 с.

9. Добротворский И.Л. Менеджмент. Эффективные технологии. Учебное пособие. – М.: „Издательство ПРИОР“, 2002. – 464 с.

10. Зайверт Л. Ваше время – в ваших руках: (Советы руководителям, как эффективно использовать рабочее время): Пер. с нем. / Авт. предисл. В.М. Шепель. – М.: Экономика, 1991. – 232 с.

11. Керженцев П.М. Принципы организации. М.: Экономика, 1968. – 336 с.

12. Левина О., Китасова А., Головин С., Зырянова М., Анненкова Т., Майорова Л. Управление временем – управление собой // Управление персоналом. – 2006. — № 17. – С.24-31

13. Основы менеджмента: Учеб. для вузов / Д.Д. Вачугов, Т.Е. Березкина, Н.А. Кислякова и др.; Под ред. Д.Д. Вачугова. – М.: Высш. школа, 2001. – 367 с.

14. Пашуто В.П. Организация и нормирование труда на предприятии: Учеб. пособие. – Мн.: Новое знание, 2001. – 304 с. – (Экономическое образование)

15. Персональный менеджмент: Учебник / С.Д. Резник и др. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА –М, 2002. – 622 с. – (Серия „Высшее образование“)

16. Теория и практика управления персоналом: Учеб.-метод. Пособ. / Авт.-сост. Г.В. Щекин. – 2-е изд., стереотип. – К.: МАУП, 2003. – 280 с.: ил.

17. „Ведомости“: на личные дела, перекуры и ICQ в российских компаниях теряется до 60% рабочего времени

18. Время – бесценный и невозобновляемый ресурс /http://www.src-master.ru/ seminar/detail.php?SID=927

19. Время — ресурс руководителя /http://www.nestor.minsk.by/sn/1999/08/sn90817

20. Понятие рабочего времени /http://www.refstar.ru/data/r/print.file/id.24404_1.html

21. Результаты исследования говорят, что сотрудники в среднем работают продуктивно только три дня в неделю /http://www.microsoft.com/Rus/News

Приложение А

Программа социологического исследования использования рабочего времени в организации

Обоснование проблемы исследования. Как известно, деятельность человека, сфера применения его труда весьма и весьма разнообразны. Работа по трудовому договору, творческая и предпринимательская деятельность, в конце концов, работа по дому, по уходу за детьми и на приусадебном хозяйстве весьма разнообразны, и отличны друг от друга. Но у всех перечисленных и ряде не упомянутых видов труда есть все же общая черта, которой выступает категория рабочего времени.

Организация рабочего времени играет огромную роль в эффективном управлении персоналом, так как руководители заинтересованы в том, чтобы их подчиненные работали усердно во благо получить больше прибыли для организации. Для этого они используют функции планирования, организации, контроля, мотивации, координации. При этом создается совершенно особый климат эффективности в компании, людям становится работать более комфортно, вся деятельность сотрудников более осознанной и предсказуемой, заметно вырастает мотивация персонала, значительно улучшается взаимодействие людей внутри команды и между различными подразделениями. Тем самым рационально используется время, рационально распределяются производственные и человеческие ресурсы, в итоге – рациональная и эффективная работа всей организации.

Основные последствия неэффективного использования рабочего времени заключаются в том, что страдает эффективность организации из-за неправильного распределения времени сотрудников, происходят постоянные торможения работы из-за нехватки времени, возрастают вероятности „потери“ задач или их несвоевременного выполнения, снижается „управленческая мощность“ подразделения, отдела, повышается стресс у персонала, который приводит к заболеваниям, а это, в свою очередь, больничные дни. Поэтому необходимо рационализировать рабочий день в компании, в отделе или у отдельных сотрудников.

Для того чтобы выяснить эффективность распоряжения рабочего времени в органах местного самоуправления, было решено провести социологическое исследование.

Целью исследования является анализ механизмов использования персоналом своего рабочего времени и организации труда.

Объектом исследования выступает персонал отделов аппарата Совета Нижнекамского муниципального района.

Предметом является виды деятельности, временные затраты, „поглотители“ времени.

Гипотеза – главной из причин больших потерь рабочего времени является неумение персонала организовывать свой труд и неэффективное распоряжение рабочим временем.

Задачи исследования:

1. Выяснить, умеет ли персонал организации организовывать свой труд;

2. Определить, умеют ли сотрудники эффективно распоряжаться своим рабочим временем;

3. Выявить причины, влияющие на эффективное использование рабочего времени.

Логический анализ основных понятий:

Интерпретация основных понятий

Операционализация основных понятий

1. Рабочее время — время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами относятся к рабочему времени [8, ст. 91].

1) время, затрачиваемое на производство материальных и духовных благ и выполнение определенного объема работ;

2) период времени, в течение которого наемный работник обязан выполнять требуемую нанимателем работу.

2. Использование – пользование чем-нибудь, употребление с пользой [21, c.223].

1) эффективный – дающий определенный эффект, действенный;

2) неэффективный – не дающий определенного эффекта, безрезультатный, нерациональный.

Методы исследования. Анализируемый эмпирический материал получен в ходе выборочного исследования, проведенного в отделах аппарата Совета, при помощи анкетирования и наблюдения, в форме тестов, разработанных Щекиным Г.В., Весниным В.Р., а также по методике Зайверта Л. Анкетирование проводилось в форме прямого опроса (раздаточное анкетирование).

Определение выборочной совокупности. В рамках исследования методом сплошного опроса опрашивалось 7 сотрудников в возрасте от 25 до 62 лет, занимающие должности: начальников отдела, руководителя подразделения и специалистов отдела. Наблюдение проводилось в отделе организации деятельности Совета района (2 человека), а анкетирование – в отделе организации деятельности городского Совета и района (4 человека), отделе по работе со СМИ и общественными формированиями (1 человек), отделе делопроизводства и работы с обращениями граждан (1 человек), принимал участие и руководитель аппарата Совета района.

Рабочий план исследования

Мероприятия	Срок исполнения	Исполнитель
1 Обсуждение и утверждение программы	6-13 марта	Исмагилова Г. М. Рафикова Р. С.
2 Обсуждение и утверждение методического инструментария	14-20 марта	Исмагилова Г. М. Рафикова Р.С.
3 Тиражирование методического инструментария для проведения исследования	21 — 27 марта	Исмагилова Г. М.
4 Проведение анкетирования	2-22 апреля	Исмагилова Г. М
5 Анализ результатов исследования и подготовки предварительного отчета	23-30 апреля	Исмагилова Г. М
6 Разработка и утверждение окончательного отчета, выводов и рекомендаций по итогам исследования	1-10 мая	Исмагилова Г. М. Рафикова Р. С.

Логическая структура инструментария:

Операциональные понятия	Индикаторы	Тип шкалы измерения	Номер вопроса в анкете
Логическая структура инструментария для теста, разработанного Весниным: 1. Выяснить, умеет ли персонал организации организовывать свой труд
Наличие целей в жизни	Факт наличия	номинальная	1
Составление плана работы	Наличие еженедельника, спецблокнота	номинальная	2
Невыполнение намеченного	Индивидуальная оценка	номинальная	3
Правильное ведение записных книжек	Факт правильности заполнения	номинальная	4
Расположение вещей	Принципы расположения вещей	номинальная	5
Потеря времени	Где, сколько и причины потери	номинальная	6
Действия на совещании	Виды действий	номинальная	7
Выступление с докладом	Внимание на содержание и продолжительности	номинальная	8
Выполнение задуманного	Факт выполнения	номинальная	9
Поручения, задания, просьбы	Система фиксаций	номинальная	10
Пунктуальность	Точность при приходе на собрания	номинальная	11
Выполнение заданий, поручений, просьб	Своевременность	номинальная	12
Обещание что-то сделать	Факт выполнения обещанного	номинальная	13
Логическая структура инструментария для теста, разработанного Щекиным Г. В.: 2. Определить, умеют ли сотрудники эффективно распоряжаться своим рабочим временем
Планирование дел	Факт планирования	ранговая	1
Необходимое количество подчиненных	Факт наличия	ранговая	2
Распределение работы между подчиненными	Факт распределения	ранговая	3
Ритмичность работы персонала	Уровень ритмичности	ранговая	4
Компетентность и подготовленность подчиненных	Уровень компетентности и подготовленности	ранговая	5
Наличие помощника, который может заменить руководителя	Факт наличия	ранговая	6
Наличие средств оргтехники	Факт достаточности	ранговая	7
Подготовленность помощника к решению сложных проблем	Уровень подготовленности	ранговая	8
Минимизация числа совещаний	Факт минимизации	ранговая	9
Пользование услугами секретаря	Факт пользования	ранговая	10
Назначение секретарем времени встреч и поездок	Факт назначения	ранговая	11
Знание секретаря	Факт знания	ранговая	12
Определение заданий для секретаря	Факт определения задания	ранговая	13
Пользование диктофоном	Факт пользования	ранговая	14
Понятность задач для сотрудников	Уровень понятности	ранговая	15
Возможность подчиненных обращаться с консультацией руководителю	Уровень возможности	ранговая	16
Пунктуальность в служебных делах	Точность в делах	ранговая	17
Начало работы с неотложных дел	Факт начала	ранговая	18
Перерывы и время отдыха	Факт наличия	ранговая	19
Оперативность принятия решений	Факт оперативности	ранговая	20
Пресечение факта безделья персонала	Факт пресечения	ранговая	21
Оценка эффективности работы подчиненных	Объективность оценки	ранговая	22
Оценка эффективности работы руководителя	Критерии оценки	ранговая	23
Эффективность использования рабочего времени	Факт оценки	ранговая	24
Планирование своего рабочего времени	Факт осуществления планирования	ранговая	25
Демографические характеристики респондентов:
Пол	Наименование пола	Номинальная	1
Возраст	Число лет	Интервальная	2
Занимаемая должность в организации	Наименование должности	Номинальная	3

Приложение Б

Уважаемый сотрудник!

Целью данных тестов и методики является исследование умений распорядиться рабочим временем и выяснить причины, влияющие на эффективное использование рабочего времени в организации. Просим Вас принять участие в анкете потому, что нам важно мнение каждого из Вас. Ответы будут использоваться только для дипломной работы. Анонимность гарантирована. Вам нужно ответить на 2 теста и методику, варианты Вашего ответа обведите в кружочек.

Заранее благодарим за участие!

Тест №1 „Умение распорядиться своим временем“.

1. Планируете ли Вы заранее дела на предстоящую неделю?

2. Хватает ли Вам Ваших подчиненных для решения поставленных задач?

3. Планируете ли Вы заранее распределение работы между ними?

4. Ритмично ли работают Ваши подчиненные?

5. Достаточно ли они компетентны и подготовлены?

6. Есть ли у Вас помощник, который в нужный момент сможет Вас заменить?

7. Достаточно ли у Вас средств оргтехники?

8. Подготовлен ли Ваш помощник к решению сложных проблем?

9. Стараетесь ли Вы минимизировать число проводимых совещаний?

10. Пользуетесь ли Вы услугами секретаря для назначения деловых встреч?

11. Назначает ли Вам секретарь время Ваших деловых встреч и поездок?

12. Знает ли секретарь, кого он Вам может связать непосредственно с Вами?

13. Готовите ли Вы для секретаря задания заранее, чтобы он мог их своевременно выполнить?

14. Пользуетесь ли Вы диктофоном?

15. Достаточно ли понятные задачи Вы ставите перед персоналом?

16. Могут ли подчиненные при необходимости, консультации без труда связаться с Вами?

17. Пунктуальны ли Вы в служебных делах?

18. Начинаете ли Вы свой рабочий день с неотложных дел?

19. Удается ли Вам делать перерывы в работе и немного расслабиться?

20. Всегда ли Вам удается оперативно принимать решения?

21. Пресекаете ли Вы факты безделья персонала?

22. Объективно ли Вы оцениваете эффективность работы подчиненных?

23. Знаете ли Вы, по каким критериям подчиненные определяют эффективность Вашей работы?

24. Оцениваете ли Вы эффективность использования своего рабочего времени?

25. Осуществляете ли Вы перспективное планирование своего рабочего времени?

Тест №2»Умение организовать свой труд».

Выберите только один варианта ответа.

1. Имеются ли у Вас главные, основные цели в жизни, к достижению которых Вы стремитесь?

А. У меня есть такие цели;

Б. Разве нужно иметь какие-то цели? Ведь жизнь так изменчива…

В. У меня есть главные цели, и я подчиняю свою жизнь их достижению;

Г. Цели у меня есть, но моя деятельность мало способствует их достижению;

2. Составляете ли Вы план работы, дел на неделю, используя для этого еженедельник, спецблокнот и т.д.

А. Да;

Б. Нет;

В. Не могу сказать ни «да», ни «нет», так как намечаю главные дела в голове, а план на текущий день – в голове или на листе бумаге;

Г. Пробовал составлять план, используя для этого еженедельник, но понял, что это ничего не дает;

Д. Составлять планы – это лишь игра взрослых людей в организованность;

3. Отчитываете ли Вы себя за невыполнение намеченного на неделю, на день?

А. Отчитываю в тех случаях, когда вижу свою вину, лень или неторопливость;

Б. Отчитываю, несмотря ни на какие субъективные и объективные причины;

В. Сейчас и так все ругают друг друга, зачем же еще отчитывать самого себя?

Г. придерживаюсь такого принципа: что удалось сделать сегодня – хорошо, а что не удалось – выполню, может быть, в другой раз;

4. Как Вы ведете свою записную книжку с номерами телефонов деловых людей, знакомых, родственников, приятелей и т.д.?

А. Я хозяин (хозяйка) своей записной книжки: как хочу, так и веду записи номеров телефонов, фамилий, имен. Если понадобиться чей-то номер телефона, то обязательно найду его;

Б. Часто меняю записные книжки с записями телефонов, так как нещадно их «эксплуатирую». При переписки телефонов стараюсь все сделать «по науке», однако при дальнейшем пользовании вновь сбиваюсь на произвольную запись;

В. Записи телефонов, фамилий, имен веду «почерком настроения», считаю, что был бы записан номер телефона, фамилия, имя, отчество, а на какой странице записано, прямо или криво, это не имеет особого значения;

Г. использую общепринятую систему – в соответствии с алфавитом записываю фамилию, имя, отчество, номер телефона, а если нужно, то и дополнительные сведения (адрес, место работы, должность);

5. Вас окружают различные вещи, которыми Вы часто пользуетесь. Каковы Ваши принципы расположения вещей?

А. Каждая вещь лежит там, где ей хочется;

Б. Придерживаюсь принципа: каждой вещи – свое место;

В. Периодически навожу порядок в расположении вещей, предметов. затем кладу их туда, куда придется, чтобы не загружать голову «расположением». Спустя некоторое время опять навожу порядок и т.д.;

Г. Считаю, что данный вопрос не имеет никакого отношения к самоорганизации;

6. Можете ли Вы по истечении дня сказать, где, сколько и по каким причинам вам пришлось напрасно потерять время?

А. Могу сказать о потерянном времени;

Б. Могу сказать только о месте, где было напрасно потеряно время;

В. Если бы потерянное время обращалось в деньги, тогда бы я считал(а);

Г. Всегда хорошо представляю, где, сколько и почему было напрасно потеряно;

Д. Не только хорошо представляю, где, сколько и почему было потеряно время, но и изыскиваю приемы сокращения потерь в тех же самых местах или ситуациях;

7. Каковы Ваши действия, когда на совещании, на собрании начинается переливание из пустого в порожнее?

А. Предлагаю обратить внимание на существо вопроса;

Б. Любое совещание или собрание представляет собой сочетание как «полного», так и «пустого». Когда наступает «пустое», то ждешь «полного». Когда приходит полоса «полного», то немного утомляешься и для разрядки… ждешь «пустое»;

В. Погружаюсь в «небытие»;

Г. Начинаю заниматься теми делами, которые взял с собой в расчете » на переливание»;

8. Предположим, что Вам предстоит выступить с докладом. Будете ли Вы уделять внимание не только содержанию доклада, но и его продолжительности?

А. Буду уделять самое серьезное внимание содержанию доклада. Думаю, что продолжительность нужно определять лишь приблизительно. Если доклад будет интересен, то всегда дадут время, чтобы закончить его;

Б. Уделяю в равной степени внимание содержанию и продолжительности доклада, а также его вариантам в зависимости от времени;

9. Стараетесь ли Вы использовать буквально каждую минуту для выполнения задуманного?

А. Стараюсь, но не всегда получается в силу личных причин (упадка сил, настроения и др.);

Б. Не стремлюсь к этому, так как считаю, что не нужно быть мелочным в отношении времени;

В. Зачем стремиться, если время все равно не обгонишь;

Г. Стараюсь и пытаюсь несмотря ни на что;

10. Какую систему фиксации поручений, заданий и просьб Вы используете?

А. Записываю в своем еженедельнике, что выполнить и к какому сроку;

Б. Фиксирую в своем еженедельнике наиболее важные поручения, просьбы, задания. «Мелочи» пытаюсь запомнить. Если забываю о них, то не считаю это недостатком;

В. Стараюсь запоминать поручения, задания и просьбы, так как это тренирует память. Однако должен (должна) признаться, что память часто подводит меня;

Г. Придерживаюсь принципа «обратной памяти»: пусть помнит о поручениях и заданиях тот, кто их дает. Если поручение нужное, то о нем не забудут и вызовут меня для срочного исполнения;

11. Насколько Вы точны при деловых встречах, при приходе на собрания, совещания, заседания?

А. Прихожу раньше на 5-7 минут;

Б. Прихожу вовремя: к началу собрания, совещания или заседания;

В. Как правило, опаздываю;

Г. Всегда опаздываю, хотя пытаюсь прийти раньше или вовремя;

Д. Если бы было издано научно-популярное пособие «Как не опаздывать», то я, вероятно, научился (научилась) бы не опаздывать;

12. Какое значение Вы придаете своевременности выполнения заданий, поручений, просьб?

А. Считаю, что своевременность – это один из важных показателей моего умения работать, это своего рода триумф организованности. Однако кое-что мне не всегда удается выполнить вовремя;

Б. Своевременность выполнения – это зверь, который может укусить именно в ту минуту, когда задание выполнено. Лучше немного затянуть выполнение задания;

В. Предпочитаю поменьше рассуждать о своевременности, а выполнять задания и поручения в срок;

Г. Своевременно выполнить задание или поручение – это верный шанс получить новое. Исполнительность всегда своеобразно наказывается;

13. Предположим, Вы пообещали что-то сделать или в чем-то помочь другому человеку. Но обстоятельства изменились таким образом, что выполнить обещание обещанное довольно затруднительно. Как Вы будете себя вести?

А. Сообщу человеку об изменении обстоятельств и о невозможности выполнить обещанное;

Б. Постараюсь сказать человеку, что обстоятельства изменились и выполнение обещания затруднительно. Одновременно скажу, что не нужно терять надежды на обещанное;

В. Буду стараться выполнить обещанное. Если выполню – хорошо, если не выполню – тоже не беда, так как я довольно редко не сдерживаю своих обещаний;

Г. Ничего не буду сообщать человеку. Выполню обещанное во что бы то ни стало.

Методика, разработанная Зайвертом Л.

Шкала наблюдения «Анализ видов деятельности и расхода времени» в отделе организации деятельности Совета

№

Вид деятельности, занятий

Интервал времени (от — до)

Продолжительность (мин.)

Листок наблюдения «дневных помех»

№

Помехи. Интервал времени (от — до)

Продолжительность (мин.)

Телефонный разговор или посетитель

Кто?

Пометки, например причины помех

Просмотрите следующий список, состоящий из 30 самых существенных «поглотителей», или «ловушек», времени, и наметьте «свои» пять важнейших:

1.Нечеткая постановка цели.

2.Отсутствие приоритета в делах.

3.Попытка слишком много сделать за один раз.

4.Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях решения.

5.Плохое планирование трудового дня.

6.Личная неорганизованность, «заваленный» письменный стол.

7.Чрезмерное чтение.

8.Скверная система досье.

9.Недостаток мотивации (индифферентное отношение к работе).

10.Поиски записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров.

11.Недостатки кооперации или разделения труда.

12.Отрывающие от дел телефонные звонки.

13.Незапланированные посетители.

14.Неспособность сказать «нет».

15.Неполная, запоздалая информация.

16.Отсутствие самодисциплины.

17.Неумение довести дело до конца.

18.Отвлечение (шум).

19.Затяжные совещания.

20.Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям.

21.Отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная связь.

22.Болтовня на частные темы.

23.Излишняя коммуникабельность.

24.Чрезмерность деловых записей.

25.Синдром «откладывания».

26.Желание знать все факты.

27.Длительные ожидания (например, условленной встречи).

28.Спешка, нетерпение.

29.Слишком редкое делегирование (перепоручение) дел.

30. Недостаточный контроль за перепорученными делами.

Проанализируйте в тезисном порядке Ваши «поглотители» времени и найдите способы их устранить, затем заполните таблицу:

«Поглотители» времени

Возможные причины потерь времени

Меры по устранению

Немного о Вас:

1. Ваш пол:

а) мужской;

б) женский.

2. Возраст:

а) до 25 лет;

б) 25 – 29 лет;

в) 30 – 35 лет;

г) 36 – 40 лет;

д) 40 – 50 лет;

е) 51 и старше.

3. Занимая должность в организации ___________________.

Приложение В

Матрица ответов

Тест №1 «Умение распорядиться своим временем».

1. Планируете ли Вы заранее дела на предстоящей неделе?

а) да — 7;

б) иногда — 0;

в) нет — 0;

2. Хватает ли Вам Ваших подчиненных для решения поставленных задач?

а) да — 0;

б) иногда — 4;

в) нет — 3;

3. Планируете ли Вы заранее распределение работы между ними?

а) да — 9;

б) иногда — 1;

в) нет — 0;

4. Ритмично ли работают Ваши подчиненные?

а) да — 6;

б) иногда — 1;

в) нет — 0;

5. Достаточно ли они компетентны и подготовлены?

а) да — 7;

б) иногда — 0;

в) нет — 0;

6. Есть ли у Вас помощник, который в нужный момент сможет Вам заменить?

а) да — 4;

б) иногда — 0;

в) нет — 3;

7. Достаточно ли у Вас средств оргтехники?

а) да — 2;

б) иногда — 0;

в) нет — 5;

8. Подготовлен ли Ваш помощник к решению сложных проблем?

а) да — 6;

б) иногда — 0;

в) нет — 1;

9. Стараетесь ли Вы минимизировать число проводимых совещаний?

а) да — 5;

б) иногда — 2;

в) нет — 0;

10. Пользуетесь ли Вы услугами секретаря для назначения деловых встреч?

а) да — 1;

б) иногда — 0;

в) нет секретаря — 6;

11. Назначает ли Вам секретарь время Ваших деловых встреч и поездок?

а) да — 1;

б) иногда — 0;

в) нет секретаря — 6;

12. Знает ли секретарь, кого он Вам может связать непосредственно с Вами?

а) да — 1;

б) иногда — ;

в) нет секретаря — 6;

13. Готовите ли Вы для секретаря задания заранее, чтобы он мог их своевременно выполнить?

а) да — 1;

б) иногда — 0;

в) нет секретаря — 6;

14. Пользуетесь ли Вы диктофоном?

а) да — 0;

б) иногда — 1;

в) нет — 6;

15. Достаточно ли понятные задачи Вы ставите перед персоналом?

а) да — 6;

б) иногда -1;

в) нет — 0;

16. Могут ли подчиненные при необходимости, консультации без труда связаться с Вами?

а) да — 7;

б) иногда — 0;

в) нет — 0;

17. Пунктуальны ли Вы в служебных делах?

а) да — 7;

б) иногда — 0;

в) нет — 0;

18. Начинаете ли Вы свой рабочий день с неотложных дел?

а) да — 6;

б) иногда — 1;

в) нет — 0;

19. Удается ли Вам делать перерывы в работе и немного расслабиться?

а) да — 2;

б) иногда — 5;

в) нет — 0;

20. Всегда ли Вам удается оперативно принимать решения?

а) да — 1;

б) иногда — 6;

в) нет — 0;

21. Пресекаете ли Вы факты безделья персонала?

а) да — 2;

б) иногда — 5;

в) нет — 0;

22. Объективно ли Вы оцениваете эффективность работы подчиненных?

а) да — 7;

б) иногда — 0;

в) нет — 0;

23. Знаете ли Вы, по каким критериям подчиненные определяют эффективность Вашей работы?

а) да — 2;

б) иногда — 2;

в) нет — 3;

24. Оцениваете ли Вы эффективность использования своего рабочего времени?

а) да — 4;

б) иногда — 3;

в) нет — 0;

25. Осуществляете ли Вы перспективное планирование своего рабочего времени?

а) да — 5;

б) иногда — 2;

в) нет -0.

Тест №2«Умение организовать свой труд».

1. Имеются ли у Вас главные, основные цели в жизни, к достижению которых Вы стремитесь?

А. У меня есть такие цели — 4;

Б. Разве нужно иметь какие-то цели? Ведь жизнь так изменчива… — 0;

В. У меня есть главные цели, и я подчиняю свою жизнь их достижению — 2;

Г. Цели у меня есть, но моя деятельность мало способствует их достижению — 1;

2. Составляете ли Вы план работы, дел на неделю, используя для этого еженедельник, спецблокнот и т.д.

А. Да — 4;

Б. Нет — 0;

В. Не могу сказать ни «да», ни «нет», так как намечаю главные дела в голове, а план на текущий день – в голове или на листе бумаге — 3;

Г. Пробовал составлять план, используя для этого еженедельник, но понял, что это ничего не дает — 0;

Д. Составлять планы – это лишь игра взрослых людей в организованность — 0;

3. Отчитываете ли Вы себя за невыполнение намеченного на неделю, на день?

А. Отчитываю в тех случаях, когда вижу свою вину, лень или неторопливость — 4;

Б. Отчитываю, несмотря ни на какие субъективные и объективные причины — 2;

В. Сейчас и так все ругают друг друга, зачем же еще отчитывать самого себя? — 0;

Г. придерживаюсь такого принципа: что удалось сделать сегодня – хорошо, а что не удалось – выполню, может быть, в другой раз — 2;

А. Я хозяин (хозяйка) своей записной книжки: как хочу, так и веду записи номеров телефонов, фамилий, имен. Если понадобиться чей-то номер телефона, то обязательно найду его — 2;

5. Вас окружают различные вещи, которыми Вы часто пользуетесь. Каковы Ваши принципы расположения вещей?

А. Каждая вещь лежит там, где ей хочется — 0;

Б. Придерживаюсь принципа: каждой вещи – свое место — 5;

Г. Считаю, что данный вопрос не имеет никакого отношения к самоорганизации — 0;

А. Могу сказать о потерянном времени — 0;

Б. Могу сказать только о месте, где было напрасно потеряно время — 3;

В. Если бы потерянное время обращалось в деньги, тогда бы я считал(а) — 0;

Г. Всегда хорошо представляю, где, сколько и почему было напрасно потеряно — 3;

Д. Не только хорошо представляю, где, сколько и почему было потеряно время, но и изыскиваю приемы сокращения потерь в тех же самых местах или ситуациях — 1;

7. Каковы Ваши действия, когда на совещании, на собрании начинается переливание из пустого в порожнее?

А. Предлагаю обратить внимание на существо вопроса — 4;

В. Погружаюсь в «небытие» — 0;

Г. Начинаю заниматься теми делами, которые взял с собой в расчете » на переливание» — 1;

Б. Уделяю в равной степени внимание содержанию и продолжительности доклада, а также его вариантам в зависимости от времени — 6;

9. Стараетесь ли Вы использовать буквально каждую минуту для выполнения задуманного?

А. Стараюсь, но не всегда получается в силу личных причин (упадка сил, настроения и др.) — 4;

Б. Не стремлюсь к этому, так как считаю, что не нужно быть мелочным в отношении времени — 2;

В. Зачем стремиться, если время все равно не обгонишь — 0;

Г. Стараюсь и пытаюсь несмотря ни на что — 1;

10. Какую систему фиксации поручений, заданий и просьб Вы используете?

А. Записываю в своем еженедельнике, что выполнить и к какому сроку — 6;

Б. Фиксирую в своем еженедельнике наиболее важные поручения, просьбы, задания. «Мелочи» пытаюсь запомнить. Если забываю о них, то не считаю это недостатком — 1;

В. Стараюсь запоминать поручения, задания и просьбы, так как это тренирует память. Однако должен (должна) признаться, что память часто подводит меня — 0;

11. Насколько Вы точны при деловых встречах, при приходе на собрания, совещания, заседания?

А. Прихожу раньше на 5-7 минут — 5;

Б. Прихожу вовремя: к началу собрания, совещания или заседания — 2;

В. Как правило, опаздываю — 0;

Г. Всегда опаздываю, хотя пытаюсь прийти раньше или вовремя — 0;

Д. Если бы было издано научно-популярное пособие «Как не опаздывать», то я, вероятно, научился (научилась) бы не опаздывать — 0;

12. Какое значение Вы придаете своевременности выполнения заданий, поручений, просьб?

Б. Своевременность выполнения – это зверь, который может укусить именно в ту минуту, когда задание выполнено. Лучше немного затянуть выполнение задания — 0;

В. Предпочитаю поменьше рассуждать о своевременности, а выполнять задания и поручения в срок — 4;

Г. Своевременно выполнить задание или поручение – это верный шанс получить новое. Исполнительность всегда своеобразно наказывается — 0;

А. Сообщу человеку об изменении обстоятельств и о невозможности выполнить обещанное — 3;

Б. Постараюсь сказать человеку, что обстоятельства изменились и выполнение обещания затруднительно. Одновременно скажу, что не нужно терять надежды на обещанное — 1;

В. Буду стараться выполнить обещанное. Если выполню – хорошо, если не выполню – тоже не беда, так как я довольно редко не сдерживаю своих обещаний — 1;

Г. Ничего не буду сообщать человеку. Выполню обещанное во что бы то ни стало — 2.

Список, состоящий из 30 самых существенных «поглотителей», или «ловушек», времени, и наметьте «свои» пять важнейших:

1.Нечеткая постановка цели – 2 человека.

2.Отсутствие приоритета в делах – 3 человека.

3.Попытка слишком много сделать за один раз – 2 человека .

4.Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях решения – 1 человек.

5.Плохое планирование трудового дня – 0 .

6.Личная неорганизованность, «заваленный» письменный стол – 0.

7.Чрезмерное чтение – 1 человек.

8.Скверная система досье – 0.

9.Недостаток мотивации (индифферентное отношение к работе) — 0.

10.Поиски записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров — 0.

11.Недостатки кооперации или разделения труда – 1 человек.

12.Отрывающие от дел телефонные звонки – 2 человека.

13.Незапланированные посетители – 2 человека.

14.Неспособность сказать «нет» – 3 человека.

15.Неполная, запоздалая информация – 2 человека.

16.Отсутствие самодисциплины — 0.

17.Неумение довести дело до конца — 0.

18.Отвлечение (шум) — 0.

19.Затяжные совещания – 1 человек.

20.Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям – 1 человек.

21.Отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная связь — 0.

22.Болтовня на частные темы — 0.

23.Излишняя коммуникабельность – 2 человека.

24.Чрезмерность деловых записей — 0.

25.Синдром «откладывания» –3 человека.

26.Желание знать все факты – 2 человека.

27.Длительные ожидания (например, условленной встречи) — 0.

28.Спешка, нетерпение — 0 .

29.Слишком редкое делегирование (перепоручение) дел – 1 человек.

30. Недостаточный контроль за перепорученными делами. Задумайтесь над этим — 0.

Немного о Вас:

1. Ваш пол:

а) мужской – 0;

б) женский – 7.

2. Возраст:

а) до 25 лет — 0;

б) 25 – 29 лет — 1;

в) 30 – 35 лет — 1;

г) 36 – 40 лет — 2;

д) 40 – 50 лет — 2;

е) 51 и старше — 1.

3. Занимая должность в организации – начальник отдела – 3;

– специалист отдела – 3;

– руководитель подразделения – 1.

Приложение Г

Таблица 1. Матрица управления временем

Дела	Срочные	Несрочные
Важные	1	2
Критические ситуации Неотложные проблемы Проекты с «горящим сроком» исполнения	Профилактические действия Поддержание ресурсов и средств Создание связей Поиск новых возможностей Планирование Восстановление сил
Неважные	3	4
Отвлечения, некоторые телефонные звонки Корреспонденция, какие-то сообщения Некоторые заседания Предстоящие неотложные дела Распространенные виды деятельности	Мелочи, отнимающие время Корреспонденция Звонки Пустая потеря времени Праздное времяпровождение

Таблица 2. Последствия деятельности руководителя

Дела	Срочные	Несрочные
Важные	1	2
Стресс	Видение перспективы
Самосожжение	Баланс сил
Управление в условиях кризиса Постоянный пожар и «вечный бой»	Дисциплинированность Контроль Малое количество кризисных ситуаций
Неважные	3	4
Концентрация на краткосрочном Управление в условиях кризиса Репутация хамелеона Представление о бессмысленности целей и планов Ощущение себя жертвой, не владеющей собой Слабые или разорванные отношения	Полная безответственность Зависимость в основных вопросах от других лиц, организаций или обстоятельств Увольнение с работы

Таблица 3 — Шкала наблюдения видов деятельности и расхода времени в отделе организации деятельности Совета в течение 7 дней

№	Вид деятельности, занятий	Интервал времени (от — до)	Продолжительность (мин.)
1	осуществление руководства и организации деятельности отдела	весь период	—
2	организация разработки планов работы Совета	весь период	весь период
3	осуществление работы по подготовке и проведению сессий Совета, его комиссий, рабочих групп и иных депутатских формирований, депутатских слушаний, а также проведению других организационно-технических мероприятий, связанных с обеспечением их деятельности	с 9до 9.30, с 14.00 до 16.00	от 1 до 2 часов
4	участие в подготовке проектов нормативных правовых актов, проектов решений и экспертных заключений по нормативным актам	—	от 4 до 6 часов в день
5	координация и обеспечение деятельности постоянных комиссий Совета, оказание им необходимой помощи в подготовке заседаний, реализации принятых решений, заключений, рекомендаций	весь период	—
6	запрос по поручению Совета, его постоянных комиссий и структурных подразделений Совета от других учреждений и организаций материалов, необходимые для подготовки вопросов,	—	от 30 до 45 минут
вносимых для рассмотрения на сессиях и заседаниях
7	оформление протоколов заседаний постоянных комиссий и сессий	—	от 1 до 2 часов
8	осуществление организационно-технического обеспечения сессий Совета и заседаний постоянных комиссий	—	до 20 минут
9	оповещение депутатов о предстоящих сессиях Совета, заседаниях постоянных комиссий с помощью факса и телефона	с 10.00 до 11.30	до 1,5 ч.
10	рассылка исходящей документации с помощью факса	с 14.00 до 14.30	до 30 минут
11	совещания, собрания	с 8.00 до 9.00, с 14.00 до 15.30	от 1 до 1,5 часов
12	работе со штатными службами	—	от 30 до 40 минут
13	прием посетителей	—	от 10 до 20 минут
14	время на перерыв и отдых	с 9.50 до 10.05, с15.30 до 15.40	от 5 до 15 минут

Таблица 4 – Листок наблюдения «дневных помех»

№	Помехи. Интервал времени (от — до)	Продолжительность (мин.)	Телефонный разговор или посетитель	Кто?
1	чаепитие 2 раза в день	от 5 до 15	—	с коллегами и подчиненными
2	чтение периодики	до 30	—	—
3	пользование Интернетом в личных целях	от 20 до 40	—	—
4	разговор по телефону несколько раз в день	от 10 до 15	телефонный разговор	с семьей
5	время привезти себя в порядок перед зеркалом	от 5 до 10	—	—
6	разговоры на свои личные темы	до 5	—	с коллегами и подчиненными
7	посещение городских мероприятий в рабочее время (например, посвященное ко дню русского фольклора, ко дню Победы)	до 3 часов	—	—
8	незапланированные посетители	от 5 до 10	посетитель	—
В итоге:	более 125 минут = 2 часа 5 минут	—	—

Источник

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ Государственное БЮДЖЕТНОЕ образовательное учреждение высшего профессионального образования

«РоссийскИЙ экономическИЙ УНИВЕРСИТЕТ имени Г.В. Плеханова»

Факультет бизнеса

Кафедра бухгалтерского учета и аудита

курсовая работа

по дисциплинам «Бухгалтерский финансовый учет», «Экономический анализ»

на тему: «Учет и анализ использования рабочего времени. Резервы экономии рабочего времени»

Выполнила: Свердлова Анна Александровна

Проверил: Мотовилова М.А.

Москва 2012

Оглавление

Введение

Глава 1. Рабочее время и его использование

.1 Теоретические аспекты рабочего времени

.1.1 Рабочее время как социально-экономическая категория. Рабочее время, как юридическая категория

.1.2 Факторы, оказывающие влияние на использование рабочего времени и их классификация

.2 Основные показатели использования рабочего времени, подходы к его изучению

Глава 2. Анализ использования рабочего времени

.1 Теоретические основы анализа эффективности использования рабочего времени

.2 Анализ эффективности использования рабочего времени

.3 Анализ влияния трудовых факторов на использование рабочего времени

Глава 3. Учет использования рабочего времени

.1 Законодательные основы учета рабочего времени

.2 Основные методы учета затрат рабочего времени

.3 Виды учета затрат рабочего времени на предприятии

Глава 4. Экономия рабочего времени

Заключение

Список использованной литературы

Приложения

Введение

Развиваются рыночные отношения и, день ото дня, повышая ответственность за принятие управленческих решений, диктуют нам новые правила существования нашего бизнеса, производства или иных организационных форм работы. Это требует от производителей быть экономически грамотными в отношении управления своей деятельностью, что во многом определяется умением ее анализировать. С помощью анализа изучаются тенденции развития, исследуются факторы изменения результатов деятельности, обосновываются планы и управленческие решения, осуществляется контроль их выполнения, выявляются резервные повышения эффективности производства, оцениваются результаты деятельности предприятия, вырабатывается стратегия его развития и множество других важный аспектов.

Важным элементом внутреннего управления и анализа являются трудовые ресурсы. Но их анализ и учет невозможен без предоставления отчетности и полной, всесторонней информации об этом быстро изменяющемся ресурсе. Поэтому в процессе деятельности предприятия регулярно собираются данные, характеризующие различные аспекты состояния трудовых ресурсов, и проводятся их детальный анализ. В нем рассматривается информация о различных сторонах управления трудовыми ресурсами предприятия — производительности, издержках и прочем.

Актуальность настоящего исследования определяет также процессы глобализации и интеграции, которые, несомненно, вносят свои коррективы в экономическую часть нашей жизни, и, что бы соответствовать им, следует быть не только открытым во вне (external), но и не упускать из внимания все внутренние процессы предприятия, дабы не потерять из внимания главную цель предпринимательства или иной другой работы — получение прибыли.

Неэффективное использование рабочего времени наносит большой ущерб народному хозяйству. Живой труд, в отличие от овеществленного, нельзя накапливать, чтобы использовать тогда, когда появится в нем потребность. Нерациональное использование живого труда в условиях рынка может свести к минимуму преимущества, которые дают современная техника и технология.

Кроме того, актуальность работы в этой области определяется не только общей напряженностью баланса трудовых ресурсов, но и тем обстоятельством, что падение производительности труда объясняется нерациональным их использованием. Устранение недостатков в использовании рабочего времени — важное условие обеспечения роста объемов производства без увеличения численности работников. В связи с этим возрастает значение изучения уровня эффективности использования рабочего времени, динамики и структуры его потерь в отраслях народного хозяйства, научной разработки путей их устранения.

Объектом исследования является рабочее время как таковое, его анализ и учет на предприятии.

Предметом исследования являются теоретические и практические аспекты анализа эффективности использования рабочего времени.

Целью курсовой работы является исследование научно — теоретических и методологических основ проблемы эффективного использования рабочего времени, выявление резервов повышения его эффективности.

В курсовой работе поставлены и нашли решение следующие основные задачи:

. Рассмотреть теоретические аспекты анализа рабочего времени.

. Рассмотреть анализ использования рабочего времени.

. Рассмотреть учет рабочего времени на предприятиях.

. Установить возможные пути к экономии рабочего времени.

В курсовой работе применен комплекс методов экономического исследования: аналитический, монографический, экономико-статистический

Глава 1. Рабочее время и его использование

1.1 Теоретические аспекты рабочего времени

1.1.1 Рабочее время как социально-экономическая категория. Рабочее время, как юридическая категория.

В условиях рыночной конкуренции повышается внимание к роли труда, как к основе существования и развития общества. Сама по себе категория «труд» вмещает в свои рамки достаточно много: труд осуществляется в пространстве и во времени; материальные и духовные блага для удовлетворения потребностей человека создаются в процессе труда; рабочее время и есть время, отведенное труду. Рабочее время — естественная мера затрат труда. Поэтому, как и сам труд, оно имеет место на всех ступенях развития общества. Процесс труда не бывает вне времени. Но, являясь категорией, свойственной всем общественно — экономическим формациям, рабочее время проявляет различное содержание в зависимости от формации. Так, рабочее время в качестве меры величины стоимости на определенной ступени развития рыночных отношений служит специфической формой выражения рабочего времени как непосредственной меры затрат труда.

Рабочее время может выступать в различных формах, которые разделяются по четырем классификационным признакам:

) календарная продолжительность рабочего времени (рабочий день, неделя, месяц, квартал, год);

) дифференциация номинальной продолжительности рабочего времени (неполные и сокращенные рабочий день или рабочая неделя, совместительство, сверхурочные работы, работа в период очередных отпусков, на условиях почасовой оплаты и др.);

) социально-экономическое деление (рабочее время рабочих, специалистов и служащих, членов кооперативов, фирм, индивидуальных и частных фирм, коллективных предприятий, занятых в домашнем и личном подсобном хозяйстве и пр.);

) воспроизводство (рабочее время отдельного работника, совокупного работника предприятия, отрасли, региона, общества).

Рабочее время характеризуется продолжительностью и эффективностью, то есть имеет экстенсивную и интенсивную величину. Особое значение представляет интенсивность использования рабочего времени. Интенсивность труда означает напряженность, плотность труда, концентрацию его затрат в единицу времени и измеряется отдачей в расчете на затраченное время.

Все важные основы, понятия и категории рабочего времени представлены в разделе IV «рабочее время» Трудового Кодекса Российской Федерации. Для того что бы грамотно анализировать и делать выводы по такой сложной социально-экономической категории, как «рабочее время», необходимо комплексно подходить к определению самого понятия рабочего времени. Для этого обратимся к статье 91 ТКРФ «Понятие рабочего времени. Нормальная продолжительность рабочего дня»:

Рабочее время — время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами относятся к рабочему времени. Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю.

Рабочий день, установленный законом в виде определенного рабочего времени, не всегда совпадает с действительным рабочим временем. Так, в условиях рынка скрытое удлинение рабочего дня, происходящее на основе роста интенсивности труда и использования соответствующих систем оплаты труда, увеличивает в значительной мере рабочее время.

1.1.2 Факторы, оказывающие влияние на использование рабочего времени и их классификация

Уровень использования рабочего времени в значительной степени складывается под воздействием различных факторов. Причем в процессе производства на рабочее время оказывают влияние не отдельные абстрагированные факторы, а целая система взаимосвязанных и взаимозависимых факторов, способных как ухудшить, так и улучшить использование рабочего времени.

Под факторами вообще понимаются движущие силы, источники какого-либо явления, порожденные существующими общественными отношениями. Сила действия факторов зависит во многом от естественных, общественных условий, в которых они проявляются. Например, потери рабочего времени не сводятся только к простоям или другим нерегламентированным перерывам, а включают и некоторые работы, отвлекающие человека от прямых, непосредственных функций.

Факторы можно подразделить:

по содержанию — на природно-климатические, технические, организационные, социально-экономические;

·месту возникновения — производственные и внепроизводственные;

·широте распространения — общие и частные;

·времени действия — постоянные и временные;

·важности оказываемого результата — основные и второстепенные;

·характеру воздействия — объективные и субъективные.

1.2 Основные показатели использования рабочего времени, подходы к его изучению

При теоретических и практических подходах к определению затрат рабочего времени (изучении трудовых процессов и разработке норм труда) необходимо установить, какие затраты рабочего времени являются необходимыми, должны регламентироваться и включаться в норму, а какие считаются излишними, нерациональными затратами и потерями. Для этого рабочее время подразделяется на отдельные категории по определенным признакам. Время работы по выполнению производственного задания состоит из следующих категорий затрат рабочего времени исполнителя работ:

·подготовительно-заключительное время (Тпз) — это время, затрачиваемое рабочим на подготовку к выполнению заданной работы и действия, связанные с ее окончанием.

·оперативное время (Топ) — это время, затрачиваемое непосредственно на выполнение заданной работы (операции), повторяемое с каждой единицей или определенным объемом продукции или работ.

·основное время (Т0) — это время, затрачиваемое рабочим на действия по качественному и количественному изменению предмета труда, его состояния и положения в пространстве;

·вспомогательное время (Тв) — это время, затрачиваемое рабочим на действия, обеспечивающие выполнение основной работы.

·время обслуживания рабочего места (Тобс) — это время, затрачиваемое рабочим на уход за рабочим местом и поддержание его в состоянии, обеспечивающем производительную работу в течение смены.

В механизированном и автоматизированном производстве значительный удельный вес в оперативном времени занимает время, затрачиваемое рабочим на наблюдение за работой оборудования. Такое время может быть активным и пассивным:

·Время активного наблюдения за работой оборудования (Тан) — это время, в течение которого рабочий внимательно следит за работой оборудования, ходом технологического процесса, соблюдением заданных параметров, чтобы обеспечить необходимое качество продукции и исправность оборудования.

·Время пассивного наблюдения за работой оборудования (Тпн) — это время, в течение которого нет необходимости в постоянном наблюдении за работой оборудования или технологическим процессом, но рабочий осуществляет его из-за отсутствия другой работы.

При анализе затрат рабочего времени и расчете норм времени на станочных работах выделяют перекрываемое и неперекрываемое время:

перекрываемое время — это время выполнения рабочим тех или иных трудовых приемов в период автоматического времени работы оборудования.

неперекрываемое время — это время выполнения вспомогательных работ и работ по обслуживанию рабочих мест при остановленном оборудовании.

·Рабочее время включает также время работы, не предусмотренное производственным заданием (Тнз), — время, затрачиваемое работником на выполнение случайной и непроизводительной работы. Оно не включается в норму штучного времени.

·Время регламентированных перерывов в работе включает в себя время перерывов в работе, обусловленных технологией и организацией производственного процесса (Тпт), например, перерыв в работе машиниста крана во время строповки рабочими поднимаемого груза. К этой категории относится также время на отдых и личные надобности исполнителя работ (Тотд).

·Время нерегламентированных перерывов в работе — это время перерывов в работе, вызванных нарушением нормального течения производственного процесса. Оно включает в себя время перерывов, вызванных нарушением нормального хода производственного процесса (Тпнт) — несвоевременной подачей на рабочее место материалов, сырья, неисправностью оборудования, перебоями в подаче электроэнергии и так двлее; и время перерывов в работе, вызванных нарушениями трудовой дисциплины (Тпнд) — опоздание на работу, отлучки с рабочего места, преждевременный уход с работы и прочее.

Рассмотрим коэффициенты использования рабочего времени.

Крд = Прд. ф. / Прд. пл, (1)

где Крд — коэффициент использования продолжительности рабочего дня; Прд. ф., Прд. пл — продолжительность рабочего дня соответственно в отчетном периоде, плановом, час.

Анализ целодневных потерь рабочего времени осуществляется при помощи коэффициента использования числа дней работы одного рабочего, отношением фактического числа дней работы к базисному или плановому по формуле:

Кд = Дф / Дпл, (2)

где: Кд — коэффициент использования числа дней работы; Дф, Дпл — количество дней работы одного рабочего соответственно в отчетном (анализируемом) периоде, базисном или плановом.

Оценка эффективности использования рабочего времени одним рабочим осуществляется с использованием данных баланса рабочего времени и отчета о его выполнении.

При анализе качественного использования рабочего времени определяют коэффициенты реального (эффективного) фонда рабочего времени по формулам:

Крф = (100 — Пф) / (100 — Ппл), (в%); (3)

Крф = (Фф — Пф) / (Фпл — Ппл) (в часах), (4)

где: Крф — коэффициент реального (эффективного) фонда рабочего времени, Пф, Ппл — потери рабочего времени в отчетном и базисном периодах, Фф, Фпл — расчетный фонд рабочего времени в отчетном и базисном периодах. Оценка эффективности использования труда на предприятии осуществляется при анализе фактического реального фонда рабочего времени в человеко-днях или человеко-часах, величина которого зависит от 3-х факторов: численности рабочих, продолжительности рабочего периода в днях, продолжительность рабочего дня.

Для выявления влияния на фактический фонд отработанного рабочего времени 3-х факторов: численности рабочих (Чр) продолжительности рабочего дня (Р) и количества рабочих дней в году (Ф) можно провести следующие расчеты, используя метод цепных подстановок.

Если обозначить общее число отработанных человеко-часов (Т), а изменение их числа по сравнению с планом (?Т,) то за счет указанных факторов произошли изменения в следующих размерах.

. За счет изменения численности рабочих:

Тч=?Чр*Рф*Дф (5)

. За счет изменения числа отработанных человеко-дней в году’:

?Тд=?Д*Чр. пл*Рф (6)

. За счет изменения средней продолжительности рабочего дня:

?Тр =?Р*Дпл*Чрп (7)

рабочий время экономический трудовой

Для повышения эффективности работы предприятия необходимо совершенствовать структуру использования рабочего времени.

Существенное сокращение внутрисменных и целодневных потерь рабочего времени может быть достигнуто путем организационных мероприятий, повышения трудовой дисциплины, соблюдения правил техники безопасности, улучшения условий труда и мероприятий по охране труда, что будет способствовать снижению потерь рабочего времени, а следовательно, может быть достигнута экономия численности персонала фирмы.

Возможное уменьшение численности работающих за счет сокращения потерь и нерациональных затрат рабочего времени определяют по формуле:

Эч = (Тпв+Тл) * К*Фф (8)

где: Э — возможное уменьшение численности за счет сокращения потерь и нерациональных затрат рабочего времени, чел, Тпв — потери рабочего времени, час, Тл — нерациональные затраты рабочего времени, час, К — коэффициент возможного сокращения потерь и нерациональных затрат рабочего времени. Фф — фактический фонд рабочего времени одного рабочего, час.

Для выявления потерь и нерациональных затрат рабочего времени анализируется общий фонд рабочего времени рабочих и определяется влияние факторов на использование рабочего времени

Величина недоданной продукции в результате неявок и потерь рабочего времени определяется по формуле:

?О = ?Т*В (9)

где ?О — величина недоданной продукции, руб.;

Т — неявки и потери рабочего времени, подлежащие сокращению, час. (дни); В — выработка продукции часовая (дневная), руб.

Наличие целодневных потерь рабочего времени ведет к невыполнению среднегодовой выработки, а внутрисменные потери рабочего времени вызывают невыполнение среднедневной выработки.

Влияние использования рабочего времени одним среднесписочным рабочим на выработку определяется также сравнением фактического и базисного фонда рабочего времени. Прирост (снижение) выработки за счет использования рабочего времени определяется по формуле;

?В = ((Фф-Фпл) / Фф) *100 (10)

где В — прирост выработки за счет улучшения использования рабочего времени,%; Фф — фактический фонд рабочего времени одного среднесписочного рабочего в отчетном году, час; Фпл — фонд рабочего времени одного среднесписочного рабочего в плановом (базисном) году, час.

Для определения экономии численности вследствие улучшения использования рабочего времени можно использовать также следующие формулы: 1. Ликвидация прогулов и целодневных простоев:

Эч1= (Пр+Пцд) / Фр (11)

где: Пр — целодневные потери из-за прогулов, чел. -дни; Ппл — целодневные простои, чел. -дни; Фр — потенциально возможный (плановый) фонд времени одного рабочего, дни.

. Сокращение заболеваемости до запланированного уровня или лучшего, достигнутого за прошлый период:

Эч2 = (Пф. б — Ппл. б) * Чрф Фр (12)

где: Пф. б, Ппл. б — потери по болезни на одного рабочего, предусмотренные планом, или лучшее значение показателя за предыдущий период и фактически за анализируемый период, дни; Чрф — фактическая численность рабочих за анализируемый период, чел.

. Сокращение невыходов с разрешения администрации до запланированного уровня:

Эч3 = (Пф. а — Ппл.а) * Чрф Фр (13)

где: Пф. а, Ппл. а — целодневные невыходы на одного рабочего с разрешения администрации по плану и фактически, дни; Фр — фонд рабочего времени одного рабочего, дни.

. Сокращение внутрисменных потерь рабочего времени:

(Пв. ф. — Пв. пл) * Эч4 = (Пв. ф* Чрф) 100, (14)

где Пв. ф, Пв, пл — внутрисменные потери рабочего времени по факту и плану

Глава 2. Анализ использования рабочего времени

2.1 Теоретические основы анализа эффективности использования рабочего времени

Рациональное использование персонала предприятия — основное условие, обеспечивающее бесперебойность производственного процесса и успешное выполнение производственных планов. Для целей анализа весь персонал следует разделить на промышленно-производственный и непромышленный персонал. К промышленно-производственному персоналу относят лиц, занятых трудовыми операциями, связанными с основной деятельностью предприятия, а к непромышленному персоналу относят работников учреждений культуры, общественного питания, медицины, принадлежащих предприятию. От обеспеченности предприятия трудовыми ресурсами и эффективности их использования зависят объем, и своевременность выполнения всех работ, степень использования оборудования, машин, механизмов и как следствие — объем производства продукции, ее себестоимость, прибыль и ряд других экономических показателей. Однако выпуск продукции зависит не столько от численности работающих, сколько от количества, затраченного на производство труда, определённого количеством рабочего времени. Поэтому анализ использования рабочего времени является важной составной частью аналитической работы на предприятии.

Основными задачами анализа использования рабочего времени считают: — оценка экстенсивности, интенсивности и эффективности использования персонала на предприятии;

выявление резервов более полного и эффективного использования фонда рабочего времени персоналом предприятия.

В ходе проводимого анализа использования фонда рабочего времени необходимо:

дать общую оценку полноты использования рабочего времени;

определить основные факторы и размер влияния каждого из них на использование рабочего времени;

выяснить причины возникших целодневных и внутрисменных потерь рабочего времени;

произвести расчет влияния простоев на производительность труда и изменение объема выпуска.

В ходе анализа необходимо выявить причины образования сверхплановых потерь рабочего времени. Среди них могут быть: дополнительные отпуска с разрешения администрации, невыходы на работу по болезни, прогулы, простои из-за неисправности оборудования, отсутствие работы, сырья, материалов, топлива, энергии и т.д. Каждый вид потерь должен быть подробно оценен, особенно тот, который зависит от предприятия. Уменьшение потерь рабочего времени по причинам, зависящим от трудового коллектива, является резервом увеличения производства продукции, который не требует дополнительных капитальных вложений и позволяет быстро получить отдачу. Изучив потери рабочего времени, выявляют непроизводительные затраты труда, которые складываются из затрат рабочего времени в результате изготовления забракованной продукции и исправления брака, а также в связи с отклонениями от технологического процесса (дополнительные затраты рабочего времени).

Источниками необходимой информации являются плановый и фактический учет в организации рабочего времени, статистический отчет по труду, табельный учет. При осуществлении расчета баланса рабочего времени целесообразно использовать не только данные текущего периода, но и аналогичные данные за предшествующие периоды (неявки работников из-за болезни, отвлечение работников на выполнение государственных и общественных обязанностей и др.), табельный учет явок и неявок на работу с расшифровкой по причинам. Баланс рабочего времени необходимо составлять не только в целом по организации, но и по каждому производственному участку и каждой категории работников. Полноту использования трудовых ресурсов можно оценить по количеству отработанных дней и часов одним работником за анализируемый период времени, а также по степени использования фонда рабочего времени. Такой анализ проводится по каждой категории работников, по каждому производственному подразделению и в целом по предприятию.

2.2 Анализ эффективности использования рабочего времени

Для наглядности рассмотрим конкретное предприятие, и конкретные цифры в учете рабочего времени сотрудников.

ООО «Тим Системс» — одно из крупнейших ивент-агенств России и Москвы. На предприятии действуют 5 отделов. И 30 штатных сотрудников.

У коллектива предприятия многолетний опыт, сложившиеся и поддерживаемые хозяйственные отношения и с поставщиками и с подрядчиками. Ассортимент выпускаемой продукции превышает 50 наименований.

Эффективная работа предприятий во многом зависит от полноты и целесообразности использования фонда рабочего времени. Проведём анализ рабочего времени занятых на предприятии (используя данные таблицы 1, и формулы (1) — (15) из главы 1):

. Анализ внутрисменных потерь рабочего времени

Крд = Прд. ф. / Прд. пл = 7,86 / 7,86 = 1

Внутрисменные потери рабочего времени отсутствуют.

где Крд — коэффициент использования продолжительности рабочего дня;

. Анализ целодневных потерь рабочего времени

Кд = Дф / Дпл = 199,8 / 207,8 = 0,962

Кд <1, что свидетельствует об увеличении фактических целодневных потерь рабочего времени.

где: Кд — коэффициент использования числа дней работы;

. Оценка эффективности использования рабочего времени одним рабочим осуществляется с использованием данных баланса рабочего времени.

Из приведённых в таблице 1 данных видно, что явочный фонд фактически уменьшился на 8 дней, и составляет 3,85%. Объясняется это наличием неявок на работу, предусмотренных планом. Недостатком следует считать и увеличение потерь времени за счёт болезней, пусть и незначительное, на 0,1 часа, или 1.2%, так как в ряде случаев это является результатом невыполнения мероприятий по охране труда и недостаточного проведения санитарно-профилактических заболеваний.

. Для анализа качественного использования рабочего времени определим следующие коэффициенты:

Крф = (Фф — Пф) / (Фпл — Ппл) = (1944,7-374,3) / (2018,9-385,6) = 0,961

где: Крф — коэффициент реального (эффективного) фонда рабочего времени, Значение Крф<1, что свидетельствует о недостаточно эффективном использовании рабочего времени.

Таблица.1 Баланс рабочего времени ООО «Tим Систмс»

№Показатели2011годОтклонение от плана (+,-)То же в%По плануФактически1Календарный фонд времени, дней365365—2В том числе:99—Праздничных дней 103 112,3 9,3 9,03Выходных дней3Номинальный фонд, дней253243,7-9,3-3,684Невыходы на работу, дней45,243,9-1,3-2,88Отпуска по учебе0,50,5—Невыходы по болезни8,38,40,11,2Неявки, разрешенные законом0,50,60,120Неявки с разрешения администрации1,11,30,218,18Прогулы—-5Целодневные простои—-6Явочный фонд, дней207,8199,8-8-3,857Средняя продолжительность рабочего дня (смены), номинальная, час7,987,98—8Расчетный фонд рабочего времени, час2018,91944,7-74,2-3,689Сокращение рабочего дня, всего, час—-10Сверхурочные часы—-11Реальная продолжительность рабочего дня (смены), час7,867,86—12Реальный (эффективный) фонд рабочего времени одного рабочего, час1633,31570,4-62,9-3,85

.3 Анализ влияния трудовых факторов на использование рабочего времени

Оценка эффективности использования труда на предприятии осуществляется при анализе фактического реального фонда рабочего времени в человеко-днях или человеко-часах, величина которого зависит от 3-х факторов: численности рабочих, продолжительности рабочего периода в днях, продолжительность рабочего дня.

Таблица 2. Использование рабочего времени рабочими предприятия в 2011 году

ПоказателиПо плануФактическиОтклонения от плана(±)То же в%Количество отработанных рабочими человеко-дней88336353-2480-5,1Количество отработанных рабочими человеко-часов383827364339-19488-5,1Среднее количество дней работы одного рабочего207,8199,8-8-3,8Средняя продолжительность рабочего дня, час.7,867,8600Эффективный (реальный) фонд рабочего времени, час.1633,31570,4-62,9-3,9Среднесписочное количество рабочих, чел.192011,5

Для выявления влияния на фактический фонд отработанного рабочего времени 3-х факторов: численности рабочих (Чр) продолжительности рабочего дня (Р) и количества рабочих дней в году (Ф) проведём следующие расчёты, используя метод цепных подстановок:

. За счет изменения численности рабочих:

Тч = ?Чр*Рф*Дф = 1*7,86*199,8=15 704,28 чел-час.

. За счет изменения числа отработанных человеко-дней в году:

?Тд= ?Д*Чр. пл*Рф = — 8*19*7,86 = — 1194 чел-час.

. За счет изменения средней продолжительности рабочего дня:

?Тр = ?Р*Дпл*Чрп = 0

Для определения экономии численности вследствие улучшения использования рабочего времени рассчитаем следующие данные:

. Ликвидация прогулов и целодневных простоев:

Эч1 = (Пр+Пцд) / Фр = (0+0) /163,3= 0

. Сокращение невыходов с разрешения администрации до запланированного уровня:

Эч3 = (Пф. а — Ппл. а) * Чрф = (1,3-1,1) * 19 = 3.8

Глава 3. Учет использования рабочего времени

.1 Законодательные основы учета рабочего времени

Правила текущего контроля использования рабочего времени предусматриваются действующими в настоящее время Основными положениями по учету труда и заработной платы в промышленности и строительстве, утвержденными в 1973 г. Приведем извлечения из III раздела этих положений «Учет использования рабочего времени и контроль за состоянием трудовой дисциплины»:

. Контроль за своевременным началом и окончанием работы и за правильным использованием рабочего времени в течение всего рабочего дня (смены) осуществляют руководители производственных подразделений (мастера, производители работ, начальники цехов, отделов, участков и т.п.), на которых возложено осуществление этого контроля.

. Учет использования рабочего времени организуется таким образом, чтобы обеспечить контроль:

а) за своевременной явкой рабочих и служащих на работу, выявлением всех не явившихся и опоздавших;

б) нахождения рабочих и служащих в рабочее время на своих рабочих местах, а также своевременного ухода и прихода рабочих и служащих во время обеденного перерыва;

в) своевременности ухода рабочих и служащих с работы по окончании рабочего дня или смены;

г) фактически отработанного времени рабочими и служащими, времени простоя и других видов недоиспользования рабочего времени по причинам.

. Контроль за своевременной явкой рабочих и служащих на работу и уходом с нее фиксируется по одной из следующих систем:

а) карточной с помощью контрольных часов;

б) жетонной с применением табельных жетонов или марок;

в) пропускной посредством сдачи рабочими и служащими и выдачи им пропусков;

г) рапортно-ведомственной с использованием рапортов или табельных ведомостей, получаемых от начальников цехов, участков, отделов, производителей работ, мастеров, бригадиров;

д) с помощью контрольно-пропускных устройств. Допускается использование комбинированных и других систем учета прихода и ухода рабочих и служащих в зависимости от условий производства.

3.2 Основные методы учета затрат рабочего времени

В ходе изучения трудового процесса и его нормирования решаются две задачи: определение фактических затрат времени на выполнение операции и ее элементов; определение структуры затрат времени на протяжении смены (или ее части).

Различают два основных метода изучения затрат рабочего времени: метод непосредственных замеров и метод моментных наблюдений.

Метод непосредственных замеров заключается в непрерывном наблюдении за трудовым процессом, операцией или ее частями и фиксации показаний текущего времени либо продолжительности выполнения отдельных элементов операции.

Достоинства метода: подробное изучение процесса труда и использования оборудования; получение данных в абсолютном выражении (секунды, минуты, часы) и их высокая достоверность; установление фактических затрат рабочего времени за весь период наблюдения, получение сведений о последовательности отдельных элементов работы; и так далее.

Недостатки метода: наблюдения длительны и трудоемки, обработка данных достаточно сложна; время наблюдения ограничено, наблюдение нельзя прерывать; один наблюдатель, как правило, не в состоянии обеспечить качественное наблюдение и фиксацию результатов более чем по трем — четырем объектам; постоянное присутствие наблюдателя оказывает психологическое; воздействие на работника, что может несколько искажать достоверность результатов.

Различают несколько разновидностей метода непосредственных замеров:

Сплошные замеры (по текущему времени) ведутся путем непрерывной регистрации всех элементов работы в их временной последовательности, в записи фиксируется календарное (текущее) время окончания каждого элемента.

Выборочные замеры применяются для изучения отдельных элементов работы, операции независимо от их последовательности во времени

Цикловые замеры используются для изучения элементов операции (действий, движений) небольшой продолжительности (до 1-3 с), когда регистрация каждого из них в отдельности дает слишком большую погрешность.

Достоинства метода: один исследователь может наблюдать почти неограниченное число объектов; достоверность наблюдения не пострадает, если оно будет прервано, а затем продолжено; по оценке специалистов, трудоемкость наблюдения и обработки данных в 5, 10 раз меньше, чем при методе непосредственных замеров, ниже физические и нервные нагрузки у наблюдателя; и прочее.

Недостатки метода: результатом являются только усредненные данные;

структура затрат рабочего времени может быть раскрыта не полностью;

отсутствуют данные о последовательности и рациональности выполнения приемов и операций, нет возможности непосредственно фиксировать причины простоев, потерь, нерациональных затрат рабочего времени. В зависимости от цели изучения затрат рабочего времени выделяют следующие виды наблюдений: хронометраж, фотография рабочего, фотохронометраж, самофотография рабочего времени.

Различают следующие способы ведения наблюдений:

·Визуальный

·Наблюдение с помощью приборов

·Автоматический способ

По способу записи результатов наблюдения различают: цифровую (минуты, секунды), индексную (буквенные и условные обозначения), графическую (графики в масштабе времени) записи; фотокинорегистрацию; осциллограмму; смешанную (комбинированную) форму записи, например индексно-цифровую.

3.3 Виды учета затрат рабочего времени на предприятии

Законодательно от предприятий не требуют документации по учету рабочего времени на предприятии. Этот процесс (учет рабочего времени) нужен исключительно организациям для внутренней отчетности и анализа эффективности работы предприятия.

Многие компании, без ущерба для своей деятельности отказались от ведения учета затрат рабочего времени, избавив себя от множества бумажной и технической работы.

Естественно подобный подход имеет место быть в практике, но его эффективность сразу ставится под сомнение. Когда отсутствует учет затрат рабочего времени, рано или поздно работодатель (учредитель или директор компании) может обнаружить неустойчивое функционирование предприятие в условиях, положительных балансовых отчетов. И только при поисках причин возникновения проблемы обнаруживаются ее источники в качестве нерационального использования рабочего времени.

И только тогда организации начинают предпринимать экстренные меры по реализации устранения ‘прорех’ в системе анализа и аудита рабочего времени. Есть иной путь. Когда организация с самого начала своей деятельности осознает нужность и важность процессов анализа и учета затрат рабочего времени и предпринимает в этом направлении определенные действия.

Механизму учета: как было приведено в примере второй главы ООО «Тим Системс» не использует специальных информационных систем для реализации учета затрат рабочего времени. Вся документация ведется ответственным сотрудником с помощью простых в обращении программ из пакета MS Ofice. Документация датируется и отдается на подпись исполнительному директору компании. Такой подход тоже возможен и наиболее прост. В основном он применяется небольшими компаниями, которые не хотят тратить крупные суммы на специализированные информационные системы, позволяющие механизировать процесс учета затрат рабочего времени.

Компании покрупнее предпочитают работать со специализированными информационными программами. Зачастую этими программами заведет IT-отдел.

В данный момент на рынке существует несколько крупных поставщиков информационных программ: Microsoft Project, LeaderTask и СТАХАНОВЕЦ- как примеры одних из самых популярных программ.

Подобные программы позиционируют себя как удобную и эффективную систему анализа рабочего времени на предприятии.

Возможности и функционал программы:

Учет времени работы с интернет-сайтами;

Учет времени прихода и ухода сотрудника на работу;

Учет времени потребовавшегося сотруднику на выполнение определенной задачи;

Оценить реальную долю активной и пассивной работы сотружника;

И прочее.

Достоинства электронных программ:

Отчеты представлены в виде графиков, которые легко воспринимаются;

Анализ графиков занимает минимальное количество времени.

И многое другое.

Система суммирует количество потраченных на работу часов, и исходя из этих данных можно установить занятость того или иного сотрудника. А на основании выставленных им счетов — оценить вклад в развитие вашей фирмы.

Глава 4. Экономия рабочего времени

После всего вышесказанного можно сделать вывод о том, что есть несколько важных моментов в анализе и учете рабочего времени, которые требуют особого внимания. Например:

Время пассивного наблюдения за работой оборудования должно быть предметом особо внимательного изучения, так как его сокращение или использование для выполнения другой необходимой работы является существенным резервом повышения производительности труда.

Время работы по выполнению производственного задания и время регламентированных перерывов. Эти затраты являются объектом нормирования и входят в структуру нормы времени. К потерям рабочего времени относится время выполнения непроизводительной работы и время нерегламентированных перерывов. Эти затраты являются объектом анализа с целью их устранения или максимального снижения.

Можно проследить что все возможные вариант сокращения потерь рабочего времени связаны с нецелевым его использованием. Существенное сокращение внутрисменных и целодневных потерь рабочего времен может быть достигнуто путем организационных мероприятий, повышения трудовой дисциплины, соблюдения правил техники безопасности, улучшения условий труда и мероприятий по охране труда, что будет способствовать снижению потерь рабочего времени, а следовательно, может быть достигнута экономия численности персонала фирмы.

Пути повышения использования рабочего времени на ООО ‘Тим Системс’

На основании выше проведённого анализа мы можем сделать вывод о том, что на предприятии рабочее время используется недостаточно эффективно. Существуют нарушения трудовой дисциплины, невыходы на работу, чрезмерное использование рабочего времени на отдых и личные надобности.

Для повышения эффективности работы предприятия необходимо совершенствовать структуру использования рабочего времени:

Необходимо сократить внутрисменные и целодневные потери рабочего времени:

ввести организационные мероприятия;

повысить трудовую дисциплину:

улучшить условия труда;

снизить заболеваемость;

ликвидировать прогулы;

сократить невыходы с разрешения администрации до запланированного уровня;

сократить невыходы, разрешённые законом до запланированного уровня

Все эти мероприятия будут способствовать снижению потерь рабочего времени, а, следовательно, будет достигнута экономия численности персонала фирмы.

Рассчитаем экономическую эффективность от введения данных мероприятий:

. Если мы уменьшим целодневные потери рабочего времени до запланированного уровня, то будет отсутствовать увеличение фактических целодневных потерь рабочего времени.

Кд = Дф / Дпл = 199,8 / 199,8 = 1, Кд =1

. Если мы устраним потери рабочего времени то:

Крф = (Фф — Пф) / (Фпл — Ппл) = (1944,7) / (2018,9) = 0,963,

что на 0,002 повысит эффективность использования рабочего времени.

. При устранении прямых потерь рабочего времени прирост производительности труда составит:

Тпнт + Тпнд + (Тотл(ф) — Тотл(н)) 30+15+20

?П= Топ(ф) *100% = 360 *100%= 14,5%

. Прирост производительности труда за счет устранения нерациональных затрат:

(Тпз(ф) — Тпз(н)) + (Тоб(ф) — Тоб(н)) (35-25) +(20-14,95)

?П= Топ(ф) *100% = 360 *100%=18,05%,

что на 13,85% повысит производительность труда

Эти рекомендации должны стать предметом особого внимания как для компании ООО «Тим Системс», так и для любого предприятия. Так как сокращение всех подобных нецелевых и незапланированных трат времени является резервом повышения производительности труда. И повышению эффективности предприятия в целом.

Заключение

Исходя из всего вышесказанного, можно сделать вывод о том, что рациональное использование рабочего времени чрезвычайно важно для работы предприятия. Петри рабочего времени влекут за собой последствия разной разрушительной силы от просто отставания от норм выработки, до неэффективного функционирования предприятия. Здесь наблюдается обратная зависимость: При снижении затрат рабочего времени увеличивается производительность, снижаются лишние затраты на энергию.

Проведённый анализ позволяет сформулировать несколько основных рекомендаций для более эффективного использования рабочего времени:

Необходимо повысить трудовую дисциплину, Устранить невыходы на работу, Устранить чрезмерное использование рабочего времени на отдых и личные надобности

Для повышения эффективности работы предприятия необходимо совершенствовать структуру использования рабочего времени. Как административными, так и социально-психологическими мерами.

Необходимо сократить внутрисменные и целодневные потери рабочего времени: ввести организационные мероприятия; соблюдать правила техники безопасности; улучшить условия труда; снизить заболеваемость; ликвидировать прогулы и простои оборудования;

Достижение высокой эффективности использования рабочего времени невозможно без активной поддержки руководства, грамотной системы мотивации, соответствующего отношения к технике безопасности, охране труда, трудовой дисциплине. После проведения всех вышеперечисленных мероприятий должны быть видны результаты концепции ‘экономии времени’ на предприятии. Увеличение выработки- один из первичных показателей сразу покажет эффективны ли были проведены процедуры для регулирования рабочего времени.

Список использованной литературы

1.Конституция Российской Федерации

2.Трудовой Кодекс Российской Федерации. — Глава 9

.Письмо Госкомтруда СССР N 75-АБ, Минфина СССР N 89, ЦСУ СССР N 10-80 от 27.04.1973. Об Основных положениях по учету труда и заработной платы в промышленности и строительстве.

4.Адамчук В.В. Организация и нормирование труда — М.: «Финстатинформ», 1999г. — 301 с.

.Архангельский Г.- Тайм драйв — М. Альпина паблишер, 2010

.Пашуто В.П. Организация и нормирование труда на предприятии.: уч. пос., — Мн.: Новое знание, 2006г. — 304 с.

.Кови С. — 7 навыков высокоэффективнх людей — М, Альпина паблишер 2010.

.Лебедева С.Н., Мисникова Л.В. Экономика и организация труда: У-к для студентов ВУЗов по специальности «Экономика и управление на предприятии», — Мн.: Мисанта, 2002г. — 166с.

.Николаенко О.Е. — Стратегический управленческий учет — М., УРСС 2004.

.Вольных Ирина — Статья — Электронный ресурс Бухгалтерия.ру

.Овчинникова О, эксперт ПБ — Статья — Электронный ресурс Бухгалтерия.ру

.Внутренняя отчетность компании ООО «Тим Системс»

13.Wikipedia.ru

14.Konsultantplus.ru

15.Buhgalter.ru

Приложения

Приложение 1

Пример табеля учета рабочего времени

Приложение 2

Пример электронных программ для учета рабочего времени

Теги:
Учет и анализ использования рабочего времени. Резервы экономии рабочего времени
Курсовая работа (теория)
Экономическая теория

Источник

Результативность работы предприятия, реализация производственных планов, эффективность финансовых вложений во многом зависит от правильного использования человеческих ресурсов.

Большое значение имеет подбор кадров и грамотное управление персоналом.

Анализ использования рабочего времени выявляет изъяны в трудовом процессе, помогает понять причины низкой продуктивности сотрудников. Результаты анализа показывают, как улучшить показатели использования рабочей силы, увеличить объемы производимой продукции и одновременно понизить трудозатраты на ее выпуск.

Показатели, исследуемые при анализе трудозатрат

При исследовании эффективности трудовых затрат важен не только анализ использования фонда рабочего времени. Не меньшего внимания заслуживает изучение кадровой структуры (профессионализма сотрудников, причин увольнения).

Об использовании резервов рабочей силы судят по таким показателям, как:

Производительность труда – отношение результатов деятельности предприятия к затратам труда. П = ОП/Т, где ОП – это объем выпускаемой продукции, Т – затраты рабочего времени (РВ);
Выработка – объем продукции на одного работника при выпуске за определенный период. В = ОП/Ч, где Ч – численность работников;
Трудоемкость – затраты РВ на выпуск единицы продукции.

Затраты рабочего времени принято измерять в человеко-часах или человеко-днях.

При расчетах учитывают:

Протяженность рабочего дня;
Среднесписочное число штатных работников (заключивших трудовой договор);
Фонд рабочего времени (ФРВ) – общее число часов, отработанных за год всеми работниками;
Количество дней, отработанных одним сотрудником в течение года;
Время сверхурочной работы одного сотрудника или всего персонала.

Фонд рабочего времени разделяют на календарный, табельный и максимально возможный.

Календарный ФРВ включает все рабочие и нерабочие дни года: Т(к) = Д(к) х Ч(сс), где Д(к) – это число календарных дней, а Ч(сс) – среднесписочная численность работников.

Табельный ФРВ вычисляется без учета праздничных и выходных дней: Т(таб) = Т(к) — Т(празд) — Т(вых).

Максимально возможный ФВР рассчитывается путем исключения не только праздничных и выходных дней, но и отпусков: Т(мв) = Т(к) — Т(празд) — Т(вых) — Т(от).

Изучением данных о резервах рабочего времени и эффективности трудозатрат занимается финансово-экономическая служба предприятия. Ее сотрудники сопоставляют плановые и фактические показатели за определенный период, сравнивают их с показателями предыдущих периодов, учитывая данные по всему предприятию и отдельным подразделениям.

Источники анализируемых данных

Источниками данных, по которым производится анализ расхода трудовых ресурсов, являются:

Табели учета рабочего времени, в которых ежедневно отражают сведения о явке сотрудников на работу, продолжительности рабочего дня и недели, количестве выходных и праздничных дней, причинах пропусков;
Фотография рабочего дня (данные мониторинга);
Отчеты о выполнении планов;
Статистические данные о структуре кадров, их текучести;
Документы отдела кадров о приеме, увольнении, обучении, повышении квалификации сотрудников;
Данные о потерях из-за выпуска бракованной продукции.

Цели изучения расходов рабочего времени

Анализируя использование рабочего времени, учитывают его потери в дни оплачиваемого и неоплачиваемого отпуска, болезни, прогулов и простоев. Причиной простоя может быть неисправность оборудования, прекращение подачи электроэнергии, предоставление дополнительных перерывов подросткам, инвалидам или кормящим матерям.

Основными целями являются:

Анализ производительных и непроизводительных затрат рабочего времени;
Расчет потерь рабочего времени, составление сравнительных таблиц с данными об отклонении фактических показателей от плановых;
Выяснение причин сокращения ФРВ, выявление резервов для исправления положения;
Выбор оптимального соотношения численности работников и затрат трудового времени. Данное соотношение должно обеспечить максимальное повышение производительности труда и выработки продукции;
Расчет производительности труда;
Разработка предложений по увеличению максимально возможного ФРВ и улучшению показателей деятельности предприятия.

Методы измерения производительности труда

В организациях различного профиля используют натуральный, трудовой и стоимостной методы расчета производительности труда.

Натуральный метод
Учитывается выработка продукции (в тоннах, метрах, кубометрах – натуральных показателях) за единицу рабочего времени. Подобный метод обычно используют на предприятиях, выпускающих продукцию одного вида. Такой расчет удобен для сравнения производительности труда отдельных работников, бригад, сопоставления их численного и квалификационного состава. Использование натурального метода позволяет сравнивать производительность труда в компаниях различных отраслей. Недостаток этого метода состоит в том, что он не позволяет обобщить данные при разнообразной деятельности компаний, а также учесть трудозатраты при частичном выполнении норм выпуска продукции.

Трудовой метод
Исследуется степень выполнения заданных норм. Анализируется соотношение фактических и нормативных трудозатрат на определенный объем работ. Рассчитываются и сравниваются между собой затраты времени на выпуск единицы продукции (штуки, метра, килограмма и т. д.). Такой метод анализа продуктивности трудовых затрат подходит для организаций, выпускающих любую продукцию или специализирующихся на оказании разнообразных промышленных и бытовых услуг.

Стоимостной метод
О производительности труда судят по соотношению стоимости произведенной продукции (в рублях) к среднесписочной численности персонала. Существуют различные способы оценки производительности труда: товарный, чистый, валовый, реализованный, нормативный. Преимуществом стоимостного метода анализа является возможность соизмерения показателей эффективности труда на разнородных производствах в масштабе отдельного предприятия, разнообразных отраслей. Стоимостное выражение эффективности расходования рабочих ресурсов позволяет сравнивать показатели по различным регионам страны и сопоставлять их в мировом масштабе.

Форма представления результатов анализа

Для проведения анализа трудовых затрат и сопоставления результатов расчета производительности труда составляют таблицы хозяйственно-экономических показателей.

В строках таблицы (по горизонтали) отображают:

Численность работников предприятия за исследуемый период;
Показатели трудовой деятельности: прибыль/убыток (в рублях), общий объем производства и стоимость валовой продукции, среднестатистическая зарплата работников;
Объем производимой продукции отдельных видов.

В столбцах (по вертикали) отмечают периоды исследования данных (кварталы, годы), отклонения фактических рабочих показателей от плановых норм, проценты сравнения показателей разных периодов.

Пример таблицы использования рабочего времени:

Трудовой показатель (за год)	Фактические данные за предыдущий год	Данные за последний год	Отклонения от плановых норм	Процент отклонения от показателей прошлого года
плановые	фактические
Среднесписочное количество работников	350	370	360	-10	+10
Среднее рабочее время на одного работника	Дни работы	220	225	218	-7	-2
Часы работы	1804	1800	1766	-34	-38
ФРВ (в часах)	280 000	285 000	283 000	-2 000	+3 000
Количество сверхурочных рабочих часов	200	0	175	175	25
Длительность трудового дня (в часах)	8.2	8.0	8.1	0.1	-0.1

В анализе использования рабочего времени учитывают показатели работы производственного персонала (рабочих и инженеров, занятых в выпуске продукции), а также сотрудников административных отделов, медпункта, столовой, библиотеки.

Продуктивность персонала можно измерить с помощью DLP-системы «СёрчИнформ КИБ», которая собирает развернутые данные об активности сотрудников в программах и на сайтах.

Для подведения итогов использования человеческих ресурсов также составляют таблицу среднегодового распределения рабочих дней на одного сотрудника. При этом за основу берут данные ежегодного Производственного календаря РФ.

В таблицу вносят следующие показатели:

Число календарных дней и часов текущего года;
Количество праздничных и предпраздничных рабочих дней;
Номинальный ФРВ;
Количество неявок на работу, в том числе из-за пребывания в ежегодном, учебном или неоплачиваемом отпуске, из-за болезни, вынужденных простоев или прогулов;
Явочный ФРВ (разница между максимально возможным фондом и количеством неявок по различным причинам);
Фактически использованный ФРВ (разница между явочным фондом и количеством простоев в течение целого рабочего дня);
Длительность рабочей смены;
Количество часов переработки.

Каждому из этих показателей соответствуют плановые и фактические данные. Приводится разница между ними, рассчитанная на одного работника и на весь персонал.

Анализ сведений, содержащихся в таблицах, позволяет сделать выводы о возможной корректировке режима работы для отдельных сотрудников.

По данным о количестве человеко-часов и дней, а также о длительности рабочей смены рассчитывают коэффициенты использования трудового времени в течение дня, квартала, года.

Также рассматривают возможность изменения продолжительности и очередности предоставления отпусков. Рассчитывают компенсацию за переработанные часы, сокращают рабочее время на вредных производствах.

Принимают меры по укреплению трудовой дисциплины, устранению простоев из-за поломки оборудования или перебоев с поставкой сырья.

При анализе использования рабочего времени учитывают характер производства (непрерывность, сезонность).

Анализ кадрового состава

Он позволяет выявить причины потерь рабочего времени, оценить структуру кадров и резервы более производительного труда.

В ходе аналитического исследования определяется степень обеспеченности кадрами, то есть отношение фактического числа постоянных работников к их плановому количеству.

Показателями кадровой обеспеченности являются разница между этими числами (абсолютное отклонение), а также процент отклонения от плановой численности. Например, если по плану число работающих составляет 240 человек, а фактически работает 217, то абсолютное отклонение составляет 23, а процент отклонения равен 9.6.

При анализе кадрового состава предприятия выявляют факторы, влияющие на темпы выпуска продукции, ее качество и скорость реализации, а также на получение прибыли.

Профессии и категории работников

Производят расчет обеспеченности работниками, имеющими различные специальности и квалификацию, выявляют причины недобора сотрудников отдельных категорий. Определяют необходимость дополнительного обучения работников, повышения заинтересованности специалистов в трудоустройстве на данное предприятие.

Уровень квалификации

Анализируют качественный состав рабочих кадров, чтобы узнать, соответствует ли квалификация работников сложности выполняемых ими служебных заданий. Такое исследование помогает понять причины невыполнения планов и потери времени в течение рабочего дня.

Правильная расстановка кадров позволяет избежать ошибок в начислении заработка при повременной и сдельной оплате труда, а также снизить затраты времени на выполнение служебных заданий.

Текучесть кадров

Важным фактором, влияющим на показатели работы предприятия, является движение кадров (смена места работы внутри предприятия, повышение квалификационного разряда, увольнение, принятие новых сотрудников).

Для оценки перемещения кадров рассчитывают коэффициенты:

Оборота по приему/уходу кадров – отношение числа принятых/уволенных сотрудников к общему числу (по списку на данный период);
Замещения – соотношение между численностью принятых и уволенных работников;
Постоянного состава – отношение количества сотрудников, проработавших на предприятии целый календарный год, к общему списочному числу работников;
Текучести – результат деления числа уволенных сотрудников (по собственному желанию или инициативе работодателя) на списочное количество.

Заметное движение кадров говорит о необходимости изменения условий и графика работы, пересмотра размеров зарплат, использования методов поощрения достойных работников.

Рентабельность персонала

В процессе анализа использования трудовых ресурсов и факторов, влияющих на трудозатраты, оценивают рентабельность кадров. Для расчета рентабельности прибыль, полученную за определенный период, делят на списочное количество работников. Полученное число умножают на 100.

Рентабельность (прибыль на одного работника) непосредственно зависит от производительности труда, затрат времени на выпуск продукции, продолжительности рабочего дня, состояния оборудования. По показателю рентабельности судят об эффективности производственной деятельности и организации трудового процесса.

Оценка полноты использования рабочего времени, а также показателей, характеризующих состав кадров, необходима для принятия важных решений по управлению производством. Аналитические службы выявляют последствия потерь рабочего времени, дают рекомендации по снижению текучести кадров, усилению заинтересованности работников в повышении производительности труда. Целью анализа трудовых затрат и обеспеченности производства кадрами является выработка мер по снижению трудоемкости работ и повышению рентабельности предприятия.

11.02.2021

ПОПРОБУЙТЕ «СЁРЧИНФОРМ КИБ»!

Полнофункциональное ПО без ограничений по пользователям и функциональности.

Источник