Допускается ли размещение дополнительных реквизитов в путевом листе

3. Путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты:

1) наименование и номер путевого листа;

2) сведения о сроке действия путевого листа;

3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;

4) сведения о транспортном средстве;

5) сведения о водителе.

4. Сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день — даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован.

5. Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства включают:

1) для юридического лица — наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, основной государственный регистрационный номер юридического лица;

(в ред. Приказа Минтранса России от 07.11.2017 N 476)

(см. текст в предыдущей редакции)

2) для индивидуального предпринимателя — фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона, основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя.

(в ред. Приказа Минтранса России от 07.11.2017 N 476)

(см. текст в предыдущей редакции)

6. Сведения о транспортном средстве включают:

1) тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства, а в случае если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, автомобильным полуприцепом, кроме того — модель автомобильного прицепа, автомобильного полуприцепа;

2) государственный регистрационный знак легкового автомобиля, грузового автомобиля, грузового прицепа, грузового полуприцепа, автобуса, троллейбуса;

3) показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства с парковки (парковочного места), предназначенной для стоянки данного транспортного средства по возвращении из рейса и окончании смены (рабочего дня) водителя транспортного средства (далее — парковка);

(в ред. Приказа Минтранса России от 21.12.2018 N 467)

(см. текст в предыдущей редакции)

4) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с парковки и его заезда на парковку;

(в ред. Приказа Минтранса России от 21.12.2018 N 467)

(см. текст в предыдущей редакции)

5) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством Российской Федерации).

(пп. 5 введен Приказом Минтранса России от 07.11.2017 N 476; в ред. Приказа Минтранса России от 21.12.2018 N 467)

(см. текст в предыдущей редакции)

7. Сведения о водителе включают:

1) фамилию, имя, отчество водителя;

2) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.

8. На путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом или городским наземным электрическим транспортом.

Обязательные реквизиты путевого листа

Как известно, обязательные реквизиты и правила заполнения путевого листа утверждены приказом Минтранса России от 18.09.08 № 152. Этот порядок должны применять юридические лица и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие легковые и грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи. Обязательными реквизитами путевого листа являются:

• наименование и номер путевого листа;
• сведения о сроке действия путевого листа;
• сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
• сведения о транспортном средстве;
• сведения о водителе.

Бесплатно получить демо‑версию сервиса для заполнения и учета путевых листов

Таким образом, информация о маршруте не является обязательной для путевого листа.

Подтверждение транспортных расходов

Однако при расчете налога на прибыль возникает другой вопрос. Может ли путевой лист без указания детализированного маршрута (пункта назначения) являться документом, подтверждающим транспортные расходы (в частности, расходы на ГСМ)? Прямого ответа на этот вопрос авторы письма не дали, поскольку он не находится в их компетенции. Однако они подчеркнули, что на путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа, автомобильным транспортом или городским наземным электрическим транспортом.

Решения судов о расходах по путевым листам без маршрута

Несмотря на то, что пункт назначения не является обязательным реквизитом путевого листа, налоговые органы считают, что без такой информации нельзя подтвердить расходы на ГСМ. Проблема в том, что отсутствие маршрута не позволяет доказать использование автомобиля в служебных целях.

Судебная практика по вопросу указания маршрута в путевом листе складывается следующим образом. Ранее некоторые суды исходили из того, что само по себе отсутствие в путевых листах данных о маршруте следования автомобиля не является достаточным основанием для снятия расходов из налоговой базы (см. постановления ФАС Московского округа от 30.09.10 № А40-19787/10-111-132, ФАС Уральского округа от 16.09.10 № А50-1575/2010).

Однако в более «свежих» решениях суды чаще поддерживают налоговиков, которые снимают расходы. Например, в постановлении от 08.04.15 № А40-108772/14 тот же АС Московского округа указал: при отсутствии в путевом листе информации о конкретном месте следования невозможно судить о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях. Соответственно такой лист не подтверждает спорные затраты на ГСМ.

Аналогичный вывод содержится в постановлении АС Поволжского округа от 02.12.16 № Ф06-15152/2016 (см. «Какие решения арбитражные суды принимали в декабре 2016 года: детский вычет по НДФЛ в двойном размере, заполнение путевых листов, НДС и «упрощенка»»).

Формулировку «по городу» в путевом листе также лучше не использовать. Как указал ВАС РФ в определении от 30.08.13 № ВАС-11880/13, в путевых листах необходимо указывать информацию о конкретном месте следования автомобиля (см. «ВАС: нельзя обосновать понесенные затраты на ГСМ, если в путевом листе нет подробной информации о маршруте автомобиля»).

С 1 марта 2023 года действуют новые обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов, утв. приказом Минтранса от 28.09.2022 № 390. Приказ от 11.09.2020 № 368 утратил силу.

Так же с 01.03.2023 закреплена возможность оформлять путевые листы в электронном виде. 

В соответствии с приказом Минтранса № 390 обязательными реквизитами путевого листа являются сведения:

• о сроке действия путевого листа;
• лице, оформившем путевой лист;
• транспортном средстве;
• водителе (водителях) транспортного средства;
• виде перевозки;
• виде сообщения.

Все они обязательно должны присутствовать в путевом листе. При этом допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности перевозок (п. 2 порядка оформления ПЛ). 

По сравнению с прежней формой ПЛ стоит отметить, что вместо сведений о собственнике (владельце) транспорта (ТС) имеется реквизит «сведения о лице, оформившем путевой лист». Например, по ТС, переданному в аренду с экипажем, путевой лист заполняет арендодатель.

Этот реквизит должен включать:

• для юрлица — полное наименование, адрес в пределах местонахождения, номер телефона, ОГРН ЮЛ;
• для ИП — фамилию, имя, отчество (при наличии), адрес регистрации по месту жительства, номер телефона, ОГРН ИП.

Как и прежние правила, действующие предусматривают:

• формирование ПЛ на каждое ТС, осуществляющее движение по дорогам при перевозке пассажиров и багажа, грузов в городском, пригородном и междугородном сообщениях;
• требование оформлять путевой лист до выпуска ТС на линию;
• возможность оформлять несколько путевых листов на одно транспортное средство раздельно на каждого водителя;
• реквизиты «сведения о перевозке» и «сведения о виде сообщения»;
• указание в составе сведений о ТС не только модели, но и марки транспортного средства (прицепа, полуприцепа);
• указание в путевом листе даты и времени выпуска ТС на линию и его возвращения (отметка «выпуск на линию разрешен» проставляется должностным лицом, ответственным за техническое состояние и эксплуатацию транспортных средств).

Составить путевой лист вам поможет образец с комментариями от экспертов «КонсультантПлюс». Ниже вы можете увидеть его фрагмент. Также советуем посмотреть готовое решение, в котором детально разъясняется, как заполнить путевой лист. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.

Бесплатно скачать в «КонсультантПлюс»

Все о правилах организованной перевозки группы детей вы можете узнать из этого материала.

В одной статье собрали всю информацию, которую важно знать о путевых листах. Узнаете, в каких случаях нужно оформить документ, какие обязательные реквизиты включить, чьи подписи проставить. По ссылкам сможете скачать формы путевых листов и посмотреть примеры заполнения.

В каких случаях нужен путевой лист?

Вы обязаны оформлять путевой лист, если организация занимается перевозками пассажиров и багажа, грузов (ч. 2 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ).

Безопаснее оформить путевой лист и в тех случаях, когда работник использует автомобиль для перевозки грузов или других лиц для собственных нужд организации. Это связано с тем, что на организации, которые перевозят материальные объекты или лиц без заключения договоров, распространяются обязанности, предусмотренные для лиц, эксплуатирующих транспортные средства. При этом в п. 8 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов сказано, что путевой лист нужно оформлять на каждое эксплуатируемое транспортное средство (п. 3 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 26.06.2018 № 26, Письмо Минтранса России от 17.03.2017 № 03-525ПГ).

Путевой лист может понадобиться, чтобы:

• предъявить сотруднику полиции по требованию (п. 2.1.1 Правил дорожного движения);
• подтвердить расходы, связанные с эксплуатацией транспортного средства, в частности затраты на ГСМ (письма Минфина России от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161, от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354, УФНС России по г. Москве от 09.07.2019 № 16-15/116577@);
• начислить заработную плату водителям (п. 14 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ, Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте);
• подтвердить использование работником личного транспорта в служебных целях – обосновать выплату компенсации (письма Минфина России от 13.04.2007 № 14-05-07/6, МНС России от 02.06.2004 № 04-2-06/419@);
• подтвердить расходы на ГСМ, зарплату водителей и прочее при аренде транспортного средства.

Внимание

Чтобы организация признала расходы, кроме путевого листа, нужны приказ о разъездном характере работы или направлении в командировку, отчет о понесенных расходах, чеки, проездные документы, авансовый отчет, если деньги на поездку выданы сотруднику заранее.

Какую форму путевого листа использовать?

Обязательных форм путевого листа нет. Для работы можете использовать унифицированные формы из Постановления Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. Если эти формы вам не подходят, вы вправе разработать свои. Разработанные формы путевого листа закрепите в учетной политике. Установить порядок его составления и периодичность заполнения – ежедневно, еженедельно, ежемесячно.

Если разрабатываете собственный путевой лист, включите в него обязательные реквизиты:

• наименование документа и номер документа;
• дату составления документа;
• наименование экономического субъекта, составившего документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величину натурального или денежного измерения факта хозяйственной жизни, единицу измерения;
• должности совершивших операцию и ответственных за ее оформление либо должности ответственных за оформление свершившегося события;
• подписи лиц с фамилией и инициалами либо другие реквизиты, необходимые для идентификации этих лиц;
• срок действия путевого листа;
• данные о собственнике транспортного средства;
• сведения о транспортном средстве;
• информацию о водителе;
• сведения о перевозке.

Реквизиты перечислены в ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ.

На путевом листе вы можете разместить дополнительные реквизиты, которые отражают особенности вашей деятельности. Если за основу своего путевого листа вы возьмете формы, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, то дополните их всеми недостающими обязательными реквизитами.

Как правило, маршрутный лист оформляется на фирменном бланке организации или обычном листе в двух экземплярах: первый ‒ для работника, второй ‒ для бухгалтерии или отдела логистики.

Как заполнить путевой лист?

На каждое транспортное средство оформите и выдайте водителю один путевой лист. Если одно транспортное средство используют разные водители посменно, вы можете оформить несколько путевых листов, раздельно на каждого водителя. Один путевой лист можно выписать на нескольких водителей, если обеспечите идентификацию отметок о предрейсовом, послерейсовом медосмотре каждого из них. Такие разъяснения дал Минтранс в Письме от 04.04.2019 № ДЗ-514-ПГ. Они касаются утратившего силу Приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152, но полагаем, ими можно руководствоваться и сейчас.

В наименовании путевого листа укажите его порядковый номер и тип транспортного средства. По общему правилу при выезде транспортного средства с парковки и заезде на нее нужно проставить дату, время и показания одометра. Уполномоченное лицо, которое будет это делать, назначают решением руководителя организации.

Если на транспортное средство выписали несколько путевых листов – на каждого водителя, то в путевом листе водителя, который первым выезжает с парковки, укажите дату, время и показания одометра при выезде. В листе водителя, который последним заезжает на парковку, ‒ дату, время и показания одометра при заезде.

Медицинский работник делает в путевом листе отметки об осмотре водителей по результатам предрейсового и послерейсового осмотров:

Если длительность рейса составляет более одного дня, отметки о предрейсовом и послерейсовом медосмотрах ставят соответственно перед рейсом и после него. Если водитель совершает один рейс и более в течение рабочего дня, то такие отметки ставят перед первым рейсом и после последнего рейса. Разъяснения дал Минтранс в Письме от 08.04.2019 № ДЗ-531-ПГ. Они касаются утратившего силу Приказа от 18.09.2008 № 152, но полагаем, что ими можно руководствоваться и сейчас.

Ответственный за техническое состояние и эксплуатацию транспортных средств проводит предрейсовый или предсменный контроль его технического состояния.  В путевом листе указывают:

• даты и время выпуска транспортного средства на линию;
• даты и время его возвращения;
• даты и время проведения предрейсового или предсменного контроля с отметкой «Выпуск на линию разрешен».

Законодательство не устанавливает, в какой последовательности при оформлении путевого листа нужно проводить предрейсовый медосмотр и предрейсовый или предсменный технический контроль. Следовательно, можете проводить их в любой очередности (Письмо Минтранса России от 08.04.2019 № ДЗ-531-ПГ).

Зарегистрируйте оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов. Если вы ведете журнал на бумажном носителе, его страницы должны быть прошнурованы, пронумерованы. Журнал регистрации путевых листов можно вести в электронной форме. В этом случае заверяйте сведения усиленной квалифицированной электронной подписью и предусмотрите возможность печатать журнал на бумаге (пп. 17, 18 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов).

Порядок заполнения и регистрации путевых листов описан в пп. 8‒18 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов.

Путевой лист удобно заполнять по примерам: Типовая ситуация: Путевой лист: примеры заполнения

Особенности путевого листа для легкового автомобиля

Путевой лист легкового автомобиля заполняйте с учетом общих правил оформления. За основу своей формы вы можете взять форму № 3, дополнив ее всеми недостающими обязательными реквизитами. В маршруте укажите все пункты следования автомобиля. Расход горючего отразите в полном объеме, исходя из показателей приборов. Образцы путевого листа скачивайте в системе КонсультантПлюс:

Образец путевого листа легкового автомобиля (на основе формы № 3 с реквизитами, утвержденными Минтрансом России)

Образец заполнения маршрутного листа работника

Особенности путевого листа для грузового автомобиля

Путевой лист грузового автомобиля заполняйте с учетом общих правил оформления. В зависимости от условий оплаты труда водителя подойдут формы:

• форма № 4-С – по сдельным расценкам;
• форма № 4-П – по повременному тарифу.

Формы дополните всеми недостающими обязательными реквизитами.

Заполните путевой лист и выдайте под расписку. Новый путевой лист выдавайте только после того, как водитель сдаст предыдущий.

Если перевозите материальные ценности, внесите в путевой лист реквизиты товарно-транспортных документов, где указаны характеристики перевозимого груза. Храните путевые листы и товарно-транспортные документы вместе. Образцы путевых листов скачивайте в системе КонсультантПлюс:

Образец путевого листа грузового автомобиля (на основе формы № 4-С с реквизитами, утвержденными Минтрансом России)

Образец путевого листа автомобиля на основе формы П-4 с реквизитами, утвержденными Минтрансом России

Кто подписывает путевой лист?

Путевой лист подписывают водитель транспортного средства и работник, который отвечает за их оформление, например диспетчер, бухгалтер, менеджер.Также в путевом листе должны быть подписи:

• работника, который уполномочен проставлять в путевом листе дату, время и показания одометра при выезде транспортного средства с парковки и при заезде на нее (п. 12 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов);
• медицинского работника, который проводил предрейсовый и послерейсовый медицинский осмотр водителя (п. 15 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов);
• должностного лица, который отвечает за техническое состояние и эксплуатацию транспортных средств (п. 16 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов).

Также в путевом листе могут быть подписи лиц, которые вносят и заверяют данные, предусмотренные формой путевого листа вашей организации. Например, данные о стоимости оказанных услуг, количестве израсходованного топлива может вносить и заверять своей подписью бухгалтер или экономист.

Как исправить ошибки в путевых листах?

Ошибки в путевых листах исправляйте по схеме:

• ошибочную запись зачеркните одной чертой так, чтобы ее можно было прочитать;
• внесите корректную запись;
• сделайте надпись «Исправлено», укажите дату исправления;
• исправление заверьте подписями тех, кто составил путевой лист. Укажите их должности, фамилии и инициалы, другие реквизиты, необходимые для идентификации этих лиц. Обычно это диспетчер и водитель.

Данный порядок применяют, если нужно исправить документы бухгалтерского учета, в частности первичные. Полагаем, он подойдет и для исправления ошибок в путевых листах (ч. 7 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, пп. 19, 21 ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете»).

Избежать ошибок при заполнении путевого листа поможет Готовое решение: Как заполнить путевой лист

 Вопрос:

Можно ли оформить один путевой лист на неделю, если рейсов будет несколько?

Ответ:

Путевые листы нужно оформлять строго для одного рейса или одной смены, если на нее приходится несколько рейсов. Если автомобиль выполняет в течение дня один или несколько рейсов, то ему нужен один путевой лист на день. Если же длительность рейса превышает один день, то путевой лист оформляется на целый рейс. Например, водитель в длительной командировке на срок более месяца. Тогда ему достаточно одного путевого листа (п. 9 Обязательных реквизитов и порядка).

Вопрос:

Может ли путевой лист легкового автомобиля заполнить не лично водитель, а другой сотрудник в части показаний одометра?

Ответ:

Да, может. По общему правилу при выезде транспортного средства с парковки и заезде на нее нужно проставить дату, время и показания одометра. Уполномоченное лицо, которое будет это делать, назначает руководитель организации решением.

Автор: старший экономист-консультант «ЧТО ДЕЛАТЬ КОНСАЛТ» Мясникова Анна

Вопрос 

Бюджетное учреждение имеет свой легковой транспорт и водителя для служебных целей. Применяем форму путевого листа для легкового автомобиля согласно постановлению Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Нужно ли заполнять на оборотной стороне время выезда и возвращения, когда указан (адрес) место?

Ответ 

Да, нужно.

Дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки транспортного средства и его заезда на указанную стоянку являются обязательными реквизитами путевого листа, подлежащими заполнению.

Отсутствие времени возвращения в путевом листе говорит о том, что водитель закончил служебную поездку, а автомобиль в надлежащее время не вернул. В путевом листе время выезда и возвращения нужно фиксировать обязательно. Время выезда и возвращения имеет непосредственную связь с подтверждением продолжительности работы водителя: можно определить, где водитель находился в то или иное время, сколько времени ушло на дорогу.

Графа «Место отправления и назначения» не является обязательной для заполнения в силу норм Приказа № 152, однако рекомендуем ее заполнять, поскольку пункты назначения по маршрутам следования позволяют обосновать производственный характер поездки и подтвердить показания счетчика. Следует избегать общих слов в документе («по городу», «по району», «по области»): они не позволяют идентифицировать поездку. «Внешние» проверяющие обращают внимание на заполнение этой графы и делают отметку в акте проверки, если графа не заполнена или заполнена ненадлежащим образом.

Обоснование 

Статьей 9 Закона о бухгалтерском учете установлено: каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством РФ (п. 4 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете).

Бюджетные учреждения при отражении фактов финансово-хозяйственной деятельности применяют формы первичных учетных документов, приведенные в Приказе Минфина России № 52н*.

Из Приказа следует, что основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения выбытия со счетов бухгалтерского учета материальных запасов является акт о списании материальных запасов (ф. 0504230). Поскольку топливо (бензин, масла и др.) – объект материальных запасов (исходя из положений Приказа Минфина России № 52н), его списание может быть оформлено актом (ф. 0504230).

Среди форм, содержащихся в данном документе, путевых листов нет.

Однако в силу ст. 1 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» основными задачами в сфере регулирования безопасности дорожного движения являются охрана жизни, здоровья и имущества граждан, защита их прав и законных интересов, а также защита интересов общества и государства путем предупреждения дорожно-транспортных происшествий, снижения тяжести их последствий. Исходя из п. 1 ст. 20 данного Закона юридические лица, осуществляющие на территории РФ деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, обязаны:

• организовывать работу водителей в соответствии с требованиями, обеспечивающими безопасность дорожного движения, соблюдать установленный законодательством РФ режим труда и отдыха водителей, создавать условия для повышения квалификации водителей и других работников автомобильного и наземного городского электрического транспорта;
• обеспечивать безопасность дорожного движения, анализировать и устранять причины дорожно-транспортных происшествий и нарушений правил дорожного движения с участием принадлежащих им транспортных средств;
• организовывать и проводить с привлечением работников органов здравоохранения предрейсовые медицинские осмотры водителей, мероприятия по совершенствованию водителями навыков оказания первой помощи пострадавшим в дорожно-транспортных происшествиях;
• обеспечивать соответствие технического состояния транспортных средств требованиям безопасности дорожного движения и не допускать транспортные средства к эксплуатации при наличии на них неисправностей, угрожающих безопасности дорожного движения, обеспечивать исполнение установленной федеральным законом обязанности по страхованию гражданской ответственности владельцев транспортных средств.

В Определении ВС РФ от 09.03.2017 № 309-КГ17-1326 высказано мнение: поскольку учреждение ведет деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, и осуществляет перевозку работников и грузов для собственных нужд, оно обязано соблюдать требования, установленные ст. 20 Федерального закона № 196-ФЗ, обязано оформлять путевые листы.

Кроме того, путевые листы в обязательном порядке применяются при перевозке пассажиров в случаях, установленных законодательством РФ. Так, в Постановлении Правительства РФ от 23.10.1993 № 1090 «О Правилах дорожного движения» сказано, что водитель механического транспортного средства обязан иметь при себе и по требованию сотрудников полиции передавать им для проверки в установленных случаях разрешение на осуществление деятельности по перевозке пассажиров и багажа легковым такси, путевой лист, лицензионную карточку и документы на перевозимый груз, а при перевозке крупногабаритных, тяжеловесных и опасных грузов – документы, предусмотренные правилами перевозки этих грузов.

Путевой лист – это первичный учетный документ, на основании которого производится списание израсходованного в ходе эксплуатации транспортных средств бензина. В настоящее время учреждения используют следующие формы путевых листов:

• 0345001 «Путевой лист легкового автомобиля»;
• 0345002 «Путевой лист специального автомобиля»;
• 0345004 «Путевой лист грузового автомобиля»;
• 0345005 «Путевой лист грузового автомобиля»;
• 0345007 «Путевой лист автобуса необщего пользования».

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» (далее – Приказ № 152).

Данный документ содержит перечень обязательных реквизитов путевого листа и разъясняет порядок их заполнения:

«…..

II. Обязательные реквизиты путевого листа

3. Путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты:

1) наименование и номер путевого листа;

2) сведения о сроке действия путевого листа;

3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;

4) сведения о транспортном средстве;

5) сведения о водителе.

4. Сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день – даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован.

5. Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства включают:

1) для юридического лица – наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, основной государственный регистрационный номер юридического лица;

(в ред. Приказа Минтранса России от 07.11.2017 № 476)

2) для индивидуального предпринимателя – фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона, основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя.

(в ред. Приказа Минтранса России от 07.11.2017 № 476)

6. Сведения о транспортном средстве включают:

1) тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства, а в случае если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, автомобильным полуприцепом, кроме того – модель автомобильного прицепа, автомобильного полуприцепа;

2) государственный регистрационный знак легкового автомобиля, грузового автомобиля, грузового прицепа, грузового полуприцепа, автобуса, троллейбуса;

3) показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо);

4) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки транспортного средства и его заезда на указанную стоянку;

5) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством Российской Федерации).

(пп. 5 введен Приказом Минтранса России от 07.11.2017 № 476)

7. Сведения о водителе включают:

1) фамилию, имя, отчество водителя;

2) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.

8. На путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом или городским наземным электрическим транспортом….»

Незаполнение хотя бы одного обязательного реквизита путевого листа или заполнение его с нарушением положений Приказа № 152 расценивается проверяющими как оформление первичных документов с нарушением установленных правил.

При заполнении путевых листов встречаются следующие нарушения:

• Отсутствуют подписи и расшифровки ответственных лиц, в частности, водителя. Ответственность за достоверность, правильность оформления, а также за своевременное и надлежащее составление первичных учетных документов несут лица, их создавшие и подписавшие. Пунктом 13 Приказа № 152 установлено, что даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на постоянную стоянку проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя учреждения, и заверяются их штампами или подписями с указанием инициалов и фамилий. Также в путевом листе в силу норм п. 16 Приказа № 152 должны присутствовать даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя. Они проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его штампом и подписью с указанием фамилии, имени и отчества.
• На основании норм п. 6 Приказа № 152 дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки транспортного средства и его заезда на указанную стоянку являются обязательными реквизитами путевого листа, подлежащими заполнению. Отсутствие времени возвращения в путевом листе говорит о том, что водитель закончил служебную поездку, а автомобиль в надлежащее время не вернул. В путевом листе время выезда и возвращения нужно фиксировать обязательно. Время выезда и возвращения имеет непосредственную связь с подтверждением продолжительности работы водителя: можно определить, где водитель находился в то или иное время, сколько времени ушло на дорогу.
• Не проставлены данные о выданном (заправленном) бензине. Отдельный раздел путевого листа предназначен для учета движения горючего. В нем указывается, сколько литров бензина было в баке при выезде и возвращении, сколько было заправлено и израсходовано во время поездки. Если водителю выдается бензин по заправочному листу, то в графе должно отражаться количество бензина. Если выдача бензина не предусматривается, то водитель приобретает его за подотчетные деньги. Чек, который он получил на АЗС, прикрепляется к авансовому отчету. При проверке ГСМ производится сопоставление сведений о заправках автомобиля топливом, отраженных в путевых листах, с данными авансовых отчетов подотчетных лиц, к которым прикладываются документы, подтверждающие заправку автомобиля топливом. При проведении такого сопоставления проверяющие обращают внимание на следующее:
  • дата и количество заправляемого топлива, указанные в оправдательном документе, приложенном к авансовому отчету, должны соответствовать информации, отраженной в путевом листе, составленном на соответствующую дату;
  • заправка топлива должна быть произведена в рабочее время водителя (если заправка автомобиля топливом по чекам была произведена в нерабочее время, то этот факт является основанием для дальнейших разбирательств);
  • на счетах бухгалтерского учета приобретение подотчетным лицом топлива должно быть отражено в полном объеме.
• В графе «Расход: по норме» не проставлен норматив расхода топлива автомобиля. Напомним, что нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте утверждены Распоряжением № АМ-23-р. При отсутствии в этом нормативном акте норм списания топлива для автомобиля, эксплуатируемого учреждением, они могут быть установлены:
  • внутренним локальном актом учреждения;
  • Минтрансом либо специализированной организацией, в которую учреждение обратится с запросом для расчета нормы списания ГСМ по конкретному виду автотранспорта, не указанному в Распоряжении № АМ-23-р.

  Следует отметить, что графа «Расход: по норме» не является обязательным реквизитом согласно нормам Приказа № 152, тем не менее рекомендуем все же ее заполнять. Это упростит работу бухгалтера, который на основании путевого листа будет производить расчет норм списания ГСМ, и позволит избежать ненужных придирок проверяющих при проведении ими внешних проверок финансово-хозяйственной деятельности учреждения.

• Незаполнение строки в графах «Место отправления и назначения». Эта графа не является обязательной для заполнения в силу норм Приказа № 152. Однако рекомендуем ее заполнять, поскольку пункты назначения по маршрутам следования позволяют обосновать производственный характер поездки и подтвердить показания счетчика. Следует избегать общих слов в документе («по городу», «по району», «по области»): они не позволяют идентифицировать поездку. Внешние проверяющие обращают внимание на заполнение этой графы и делают отметку в акте проверки, если графа не заполнена или заполнена ненадлежащим образом.
• Отсутствие в путевом листе даты и времени проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя, которые проставляются медицинским работником. В силу норм ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» и Федерального закона от 21.11.2011 № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации» юридические лица, осуществляющие на территории РФ деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, обязаны организовывать в соответствии с требованиями проведение обязательных медицинских осмотров и мероприятий для водителей по совершенствованию навыков оказания первой помощи пострадавшим в дорожно-транспортных происшествиях (Письмо Росздравнадзора от 12.03.2014 № 01И-271/14 «О медицинском обеспечении безопасности дорожного движения»).
• Отсутствие путевых листов. Согласно нормам ст. 9 Закона о бухгалтерском учете каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок. Отсутствие путевых листов при наличии на счетах бухгалтерского учета записей, отражающих списание бензина, недопустимо.

* Приказ Минфина России от 30.03.2015 № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению».

На вопрос отвечала: О.Я. Решетова, консультант ИПЦ «Консультант+Аскон»