Документооборот в управляющей компании жкх

• Дата

  03.12.2020

        С работой любого, даже небольшого юридического лица, связано наличие в организации системы документооборота и делопроизводства. Система управления документами управляющей домом организации должна быть интуитивно понятной, структурной и предполагать возможность хранения информации как на бумажном, так и на электронном носителе.

        Понятие документооборота и делопроизводства

        Стремление к единым стандартам ведения документооборота и делопроизводства путем упорядочения данных процессов является правильной мерой, в больше степени необходимой самой организации. Культура обращения с документами, документальным и архивным фондом компании – важный признак добросовестности и серьезности участника рынка ЖКХ-услуг.

        Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 26.03.2019 г.№ 101-ст был утвержден и введен ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «Информация и документация. Управление документами», который содержит ряд важных понятий и формирует общие принципы документооборота и делопроизводства в организации.

        В силу закона правила документооборота по системе стандартизации применяются на добровольной основе одинаковым образом, за исключением публичного заявления о соответствии национальному стандарту (п. 1 и 3 ст. 26 Федерального закона от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации»).

        Документом (records) является документированная информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства и актива для подтверждения правовых обязательств или деловой транзакции.

        Управление документами (recordsmanagement) это область управления, обеспечивающая эффективное и систематическое создание, получение, сохранение, использование, передачу на хранение или уничтожение документов, включая процессы ввода в систему и сохранения доказательств и информации о деловой деятельности и транзакции (обмене информацией) в виде документов (п. 3.14 и 3.15 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019).

        ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 устанавливает ряд принципов организации документооборота и делопроизводства исходя из целостности этих процессов, их эргономичности и адаптивности к целям и задачам организации.

        Все документы, образующиеся в деятельности организации, составляют ее документальный фонд. Создание документального фонда организации осуществляется путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел на основе нормативных правовых актов, перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения (п. 2.1 и 2.2 Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила № 526).

        Часть документального фонда, включая документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения – постепенно формирует архивный фонд организации, который подлежит хранению в архиве такой организации(п. 2.3 Правил № 526).

        Архивные документы организации составляют один (единый) архивный фонд. В случае реорганизации компании с передачей функций вновь созданной или иной организации все архивные документы передаются организации-правопреемнику и включаются в архивный фонд последней (п. 2.6 и 2.7 Правил № 526). Такой подход обеспечивает сохранность документации, что имеет значение при ее восстановлении.

        Состав документации, находящейся в документообороте управляющей организации

        Несмотря на то, что сфера ЖКХ налагает определенную специфику на состав документов, в целом, для управляющей организации (или ТСЖ) набор документов является типичным как для любой другой организации.

        1.Внутренние организационно-распорядительные документы (уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др.).

        На порядок ведения этих документов распространяется ГОСТ Р 7.0.97-2016. «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденный и введенный в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 08.12.2016 г. № 2004-ст.

        ГОСТ Р 7.0.97-2016 определяет состав реквизитов документов; правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов. Положения данного стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.

        Стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016 имеет ряд полезных и информативных описаний культуры внутреннего и внешнего диалога: визирование документов, проставление входящих отметок, этики деловой переписки, схем расположения реквизитов организации, требований к фирменным бланкам, товарным обозначениям и пр. компонентам делового документооборота.

1. Локальные кадровые документы. Сюда относятся трудовые договоры, личные дела (карточки) сотрудников, трудовые книжки, правила внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда, должностные инструкции и иные документы. Порядок ведения кадрового делопроизводства определяется ТК РФ, а также отдельными приказами и положениями о кадрах.
2. Финансовые документы. Они включают бухгалтерскую (финансовую) отчетность о фактах хозяйственной жизни организации, первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, годовую бухгалтерскую (финансовую) отчетность, авансовые отчеты и иные документы.

        Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

        Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (п. 3 и 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

1. Техническая документация на многоквартирный дом, в которой отражаются сведения о составе и состоянии общего имущества многоквартирного дома, управления которым осуществляется организацией. Ответственные лица обязаны в установленном законодательством порядке принимать, хранить и передавать техническую документацию на многоквартирный дом и иные связанные с управлением таким многоквартирным домом документы, ключи от помещений, входящих в состав общего имущества, электронные коды доступа к оборудованию, входящему в состав общего имущества, и иные технические средства и оборудование, необходимые для эксплуатации многоквартирного дома и управления им, вносить в такие документы необходимые изменения, связанные с управлением общим имуществом (п. 24 и 27 Правил содержания общего имущества в многоквартирном доме, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 13.08.2006 № 491 (далее – Правила № 491).

        Цифровизация документооборота управляющей организации

        Законодательство идет по пути постепенной оцифровки отдельных элементов технической документации (например, свидетельство о поверках приборов учета отражаются в информационной системе «Аршин»https://fgis.gost.ru/fundmetrology/registry, данные о праве собственности есть в открытом доступе на сайте Росреестра, данные по земельному участку приведены на сайте Публичной кадастровой карты Публичной кадастровой картыhttps://pkk.rosreestr.ru/

        Управляющие организации как субъекты малого предпринимательства и ТСЖ как некоммерческие организации имеют право на упрощенные способы ведения бухгалтерского учета, включая упрощенную бухгалтерскую (финансовую) отчетность, которая чаще всего делается и полностью ведется в электронном виде с подачей в уполномоченные органы на основании электронной цифровой подписи (пп. 4 ст. 6 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

        Кроме того, в части внутренних организационно-распорядительных документов п. 38 Порядка осуществления деятельности по управлению многоквартирными домами, утвержденный Постановлением Правительства РФ от 15.05.2013 № 416 устанавливает, что управляющая организация, товарищество или кооператив обязаны хранить запрос (обращение) и копию ответа на него в течение 3 лет со дня его регистрации. Такая информация обычно переводится в электронный вариант, что обеспечивает простоту ее восстановления при необходимости.

        С учетом положения п. 2 ст. 13 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» о том, что управляющая домом организация вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов – стоит оценить реальную возможность хранения такого архива в облаке в оцифрованном виде, т.к. это надежно, безопасно и восстановимо.

        Электронный документооборот не может быть полным, однако даже в части он упрощает процессы управления, способствует наведению порядка во всей внутренней документации, обеспечивает хранение архива, и сокращает время на прием документов и постановку задач сотрудникам, ответов жителям.

        В интересах управляющей домом организации выстроить современную эко-систему документооборота и делопроизводства, поскольку это позволит не только избежать административной ответственности (ст. 13.20 КоАП РФ «Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов»), но и повысит внутреннюю эффективность бизнес-процессов, улучшит взаимодействие с жителями и заинтересованными лицами.

        Автор: Павел Кузнецов, управляющий многоквартирными домами, автор книги «Управление многоквартирным домом: настольная книга управдома», преподаватель Русской школы управления, член экспертного совета Ассоциации «Р1», кандидат наук

https://pavelkuznetzov.ru/

Наладить документооборот в управляющей организации является сложным делом. Разберемся, что включает в себя документооборот, кто его ведёт и какие есть сроки ответов на обращения и сроки хранения документов.  

Ценность чёткой системы документооборота и её задачи 

Документооборот – это часть делопроизводства в любой компании. Делопроизводство включает в себя весь процесс от создания документов в организации до их утилизации или сдачи в архив, согласно пункту 73 ГОСТ Р 7.0.8-2013. 

Документооборот – это движение документов после их создания. Он помогает: 

• организовать эффективный бухгалтерский и налоговый учёт; 
• обеспечить своевременный ответ на входящие обращения жителей многоквартирных домов, контролирующих органов, контрагентов, ресурсоснабжающих организаций и иных лиц;
• наладить взаимодействие внутри управляющей организации между подразделениями и сотрудниками: кадровой службы с бухгалтерией, отдела по работе с клиентами с отделом расчётов и т.д.; 
• ускорить внутренние процессы и помогает вести учёт показателей работы; 
• повысить степень контроля над поставленными задачами, сроками и результатами их исполнения.

Для организации эффективного и удобного документооборота в управляющей организации должны быть созданы регламенты, регулирующие процессы приёма, регистрации, согласования документов. 

Потоки документов и регламенты работы с ними 

Как и в других организациях, документооборот в управляющей организации состоит из входящих, исходящих и внутренних документов. Эти документы проходят несколько стадий обработки: первичную обработку, рассмотрение и регистрацию, расписание руководством и передачу на исполнение. 

Входящие документы 

Они создаются за пределами управляющей организации и поступают в организацию на бумаге или в электронном виде, по факсимильной связи. Примерная схема работы с входящими документами выглядит следующим образом: 

• при регистрации ставятся дата и входящий номер по принятой в управляющей организации нумерации, данные заносятся в журнал; 
• руководитель рассматривает всю входящую корреспонденцию и расписывает документ в работу на отдел или на конкретного сотрудника с указанием сроков исполнения, либо входящий документ напрямую передаётся в соответсвующие подразделение; 
• ответственный сотрудник в установленные сроки проводит необходимые мероприятия по входящей документации и ставит отметку об исполнении, направлении ответа или предпринятых действиях; 
• документ направляется на хранение. 

В журнале регистрации входящих писем можно предусмотреть поля для внесения данных об исполнителе, дате и регистрационном номере исходящего письма, в котором был дан ответ. 

Исходящие документы 

Исходящие документы создаются сотрудниками управляющей организации и направляются внешним адресатам: контрагентам, жителям домов, в ресурсоснабжающие организации, в контролирующие органы, иным лицам и компаниям. Исходящие документы проходят следующие этапы: 

• создание; 
• согласование и утверждение у руководителя, при необходимости – доработка и согласование с другими подразделениями или сотрудниками; 
• регистрация и подписание; 
• отправка с соблюдением требований законодательства по электронной почте с электронной подписью, простым письмом, с уведомлением о вручении, с объявленной ценностью и т.д. 

Некоторые компании практикуют хранение копии отправленной корреспонденции, особенно если письмо имеет высокую степень важности. Для этого можно создать отдельные места для хранения в подразделениях и отделах управляющей организации. 

Внутренние документы 

К внутренним документам относятся приказы, служебные записки, распоряжения, объяснительные записки, заявления сотрудников. Документооборот внутренних документов различен на разных предприятиях и зависит от штата и количества подразделений. Схематично движение внутренних документов сочетает схемы исходящих и входящих документов: 

• создание ответственным сотрудником; 
• согласование с руководителем или директором и при необходимости смежными подразделениями; 
• регистрация внутреннего документа и его подписание; 
• документ расписывается в работу подразделению, в адрес которого он составлялся, конкретному сотруднику либо на всех работников. 

При составлении регламентов работы с каждым потоком документов – входящих, исходящих, внутренних – важно прописать точную схему их движения и сроки каждого этапа документооборота, место хранения тех или иных видов документов. Это позволит управляющей организации избежать путаницы и установить чёткую систему работы с документами. 

Ответственные за ведение документооборота 

Исходя из этапов работы с разными видами документов, можно выделить следующие основные функции, которые выполняют ответственные за ведение документооборота: 

1. Приём и регистрация входящей корреспонденции. 
2. Оформление и регистрация исходящих документов. 
3. Ведение журналов и составление основной внутренней документации: приказов, служебных записок, распоряжений и т.д. 
4. Подготовка документов к сдаче в архив. 
5. Приём и регистрация заявок граждан. 
6. Ведение деловой переписки и телефонных разговоров. 

Работа с документами в управляющих организациях может быть централизованной или децентрализованной, что обязательно нужно зафиксировать в регламентах и инструкциях по документообороту в организации, назначив ответственных за работу с документами. При централизованной системе все функции по делопроизводству выполняет один человек. Чтобы документы правильно оформлялись и регистрировались, лучше, чтобы этим занимался квалифицированный работник с соответствующим образованием и опытом работы. Это может быть офис-менеджер, секретарь, помощник директора, администратор или делопроизводитель. 

Если организация небольшая, то работа с разными потоками и даже видами документов может быть распределена между несколькими подразделениями и сотрудниками компании: секретарём, диспетчером, кадровым работником, начальником абонентского отдела – без выделения для этого отдельной штатной единицы. 

Например, в абонентском отделе создаются и регистрируются исходящие письма в адрес жителей многоквартирных домов, секретарь отвечает за приём, регистрацию и распределение входящей корреспонденции, юристы или специалисты по договорам – за переписку с РСО и подрядными организациями. 

Удобная номенклатура дел 

Для регистрации, систематизации документов и журналов, а также ведения архива в организации, наравне с регламентами по ведению документооборота, должна быть разработана номенклатура дел. Она составляется в последнем квартале года на следующий год, и в последующие годы корректируется, уточняется и заново утверждается. 

Номенклатура дел – это перечень журналов и иных дел или папок, куда подшиваются документы по разным темам и адресатам. По сути это систематизированный справочник с заголовками дел, журналов, папок и датами их хранения. А дело – это документ или совокупность документов по одной теме или в одной сфере деятельности организации, помещённых под одну обложку, в соответствии с пунктами 94 и 95 ГОСТ Р 7.0.8-2013.

По форме номенклатура – это таблица, в которой зафиксированы присвоенные каждому делу или папке заголовки и индексы. Там же управляющие организации может найти сроки хранения каждого вида документов, которые вместе с заголовком должны указываться на обложке журнала, папки или дела.

При необходимости управляющая организация может использовать и иные заголовки, в том числе указанные в нормативно-правовых актах: журнал учёта обращений жителей многоквартирных домов, акты осмотров и проверок и т.д. 

Система формирования регистрационных номеров 

Помимо заголовков и сроков хранения в номенклатуре указывается индекс дела. Он обычно используется как основа для регистрации документов при формировании их регистрационных номеров. 

Например: «05-01 – Журнал регистрации входящей корреспонденции». В таком случае номер регистрируемых в журнале документов начинается с «05-01». Далее может следовать дата получения и порядковый номер документа: если он получен 18 сентября 2022 года и это уже десятый полученный документ, то регистрационный номер может выглядеть так: 05-01-180922-10. 

Но управляющая организация может принять и иную систему нумерации: использовать даты, аббревиатуры отделов, прочие полезные индексы, сокращения видов документов. Понятные и чёткие индексы легко позволят при необходимости найти документ, определить его вид и даже сотрудника, который с ним работал. 

Перечень нерегистрируемой корреспонденции и объём данных для регистрации 

Регистрации подлежат все документы, требующие учёта, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от граждан, а также создаваемые – внутренние и отправляемые.

Обязательной регистрации подлежат документы, требующие ответа, а также документы, поступающие из вышестоящих организаций. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания, в том числе направленные по электронной почте или факсу. 

Как правило, не регистрируются информационно-справочные материалы: печатные издания, копии информационных документов и рекламные проспекты, поздравительные письма, приглашения, прейскуранты, копии нормативных документов. 

Управляющая организация, разрабатывая правила ведения документооборота, составляет свой перечень нерегистрируемой корреспонденции. Например, можно включить в него бухгалтерские документы: счета, квитанции, договоры, накладные и сметы. 

Однако нужно иметь в виду, что в обязательном порядке регистрируются все обращения граждан, вне зависимости от их темы. Чтобы наладить эффективную работу с обращениями граждан, в журнале учёта жалоб и заявлений от жителей многоквартирных домов следует отмечать: 

• дату получения и регистрационный номер обращения; 
• предмет обращения и адрес МКД; 
• Фамилию Имя Отчество и должность ответственного за исполнение сотрудника;
• крайний срок исполнения или направления ответа; 
• дату и регистрационный номер исходящего письма, направленного заявителю. 

Сроки ответов на корреспонденцию и сроки хранения документов 

Коротко остановимся на сроках ответов на входящие запросы и заявления. Поскольку управляющие организации заняты публично значимой деятельностью, на них распространяются требования частей 1 и 2 статьи 12 № 59-ФЗ: ответ на обращение граждан или организаций отправляется не позднее 30 дней со дня его регистрации. 

Помимо общих правил № 59-ФЗ, есть требования других нормативно-правовых актов, которые регулируют процесс общения жителей многоквартирных домов с управляющими организациями. Срок зависит от адресанта и темы обращения. 

Хранить запросы жителей многоквартирного дома и копии ответов на них необходимо в течение трёх лет со дня регистрации, согласно пункту 38 Постановления Правительства РФ № 416. Сроки хранения иных документов должны быть зафиксированы в номенклатуре дел управляющей организации и на обложках папок, журналов.

Схема работы с документами 

Чтобы создать документооборот с нуля, управляющей организвции необходимо выполнить следующие действия: 

1. Разделить потоки документов: входящие, исходящие, внутренние, причём эти группы документов также для удобства можно разделить на подгруппы по темам, видам документов или адресантам. 
2. Разработать и утвердить регламенты работы с каждой группой документов, то есть схему их движения с указанием сроков на каждый этап обработки документа: создание, согласование, утверждение, регистрация, отправка, исполнение и т.д. 
3. Назначить ответственных за работу с документами сотрудников, чётко обозначив их функционал. 
4. Разработать и утвердить номенклатуру дел и систему присвоения регистрационных номеров разным группам документов. 
5. Определить список документов, которые не подлежат регистрации. 

Это общие принципы организации документооборота в управляющей организации, которые помогут систематизировать работу с документами, снизить риск их утери и наладить работу с обращениями граждан, контрольных органов, переписку с ресурсоснабжающими организациями и подрядными организациями. 

Обратите внимание!

Планируется изменить цены на данное решение с 1 апреля 2023. https://1c.ru/news/info.jsp?id=30238

Если у Вас есть планы по приобретению программного продукта и клиентских лицензий, рекомендуем не откладывать покупку и приобретать их по действующим в настоящее время ценам.

Решение «1С:Предприятие 8. Учет в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК» предназначено для автоматизации основных бизнес-процессов предприятий ЖКХ: расчета квартплаты и коммунальных услуг, паспортного учета, подомового учета затрат.

Решение может быть использовано организациями ЖКХ любого масштаба и формы собственности:

• управляющими организациями ЖКХ;
• расчетно-кассовыми центрами (РКЦ);
• товариществами собственников жилья (ТСЖ) и недвижимости (ТСН);
• садовыми некоммерческими товариществами (СНТ);
• коммунальными сервисными компаниями;
• коттеджными поселками.

Преимущества работы с решением и его функционал:

Легкий старт работы с программой

• Различные встроенные помощники по быстрому вводу первоначальной информации;
• Легкий переход с типовой 1С: Бухгалтерии 8 без потери данных;
• Быстрое освоение программы благодаря интуитивно понятному интерфейсу
• Возможность оставлять в видимости только те разделы, которые необходимы пользователю;
• Возможность переноса данных из других программ:
  • открытость платформы позволяет разработать механизм переноса самостоятельно;
  • есть возможность индивидуального заказа на перенос данных из любого программного обеспечения.

Взаимодействие с ГИС ЖКХ

• Раскрытие информации в ГИС ЖКХ;
• Выгрузка информации в ГИС ЖКХ;
• Загрузка информации из ГИС ЖКХ;
• Все изменения в форматах обмена оперативно отражаются в обновлениях программы 1С:Учет в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК:

                                      ​Учет информации по объектам жилого и нежилого фонда:

• Нежилые и жилые здания:
  • многоквартирные дома (МКД);
  • частные дома (земельные участки, коттеджи);
  • офисы;
  • парковки (паркинги), гаражи;
• Помещения различного назначения
  • квартиры;
  • подъезды;
  • места общего пользования;
  • подвалы;
  • коммунальные квартиры, общежития;
  • офисные помещения;
  • парковочные места (машиноместа).
• Хранение множества характеристик зданий и помещений:
  • адреса в соответствии с ФИАС и КЛАДР;
  • количество подъездов, этажей, комнат;
  • типы помещений;
  • тип собственности;
  • площади зданий и помещений (общая, жилая, нежилая, мест общего пользования);
  • конструктивные элементы и материалы;
  • объекты придомовой территории;
  • оборудования (котельные, лифты, ПУ, система вентиляции);
  • ответственные мастера по обслуживанию зданий;
  • элементы благоустройства;
  • технические характеристики;
  • прочие характеристики.
• Договоры управления домами;
• Отчеты по зданиям и помещениям.

Работа с лицевыми счетами и собственниками

• Учет юридических лиц и арендаторов жилых и нежилых помещений;
• Доступ ко всей информации по лицевому счету ЖКХ в одном окне:
  • о проживающих и собственниках лицевого счета;
  • о начислениях и оплатах за любой период (карточка лицевого счета);
  • об истории всех операций, когда-либо совершенных с данным лицевым счетом;
  • об используемых приборах учета (счетчиках);
  • о действующих услугах ЖКХ;
• Работа с лицевыми счетами:
  • открытие, закрытие лицевых счетов;
  • смена собственников (регистрация и аннулирование прав собственности);
  • Быстрый поиск лицевых счетов ЖКХ по различным параметрам;
• изменение количества проживающих и зарегистрированных (прописанных);
  • продажа квартиры (офиса);
  • хранение договоров с лицевыми счетами;
  • установка индивидуальных норм потребления.
• Учет долевой собственности
  • ведение нескольких лицевых счетов на одно помещение с отдельными квитанциями для каждого;
  • расчет услуг на нескольких собственников в одном помещении по долям;
• Проведение голосований среди жителей и учет результатов;
• Отчеты:
  • Отчет по лицевым счетам;
  • Карточка лицевого счета;
  • Список зарегистрированных и проживающих;
  • Справка на субсидию;
  • Единый жилищный документ;
  • другие.

Расчеты и начисления

• Начисления:
  • Все расчеты реализованы в соответствии с Постановлениями Правительства РФ (354, 344, 307);
  • Гибкая настройка расчета услуг ЖКХ:
    • расчет по показаниям счетчиков;
    • расчет по нормам потребления с учетом истории изменений;
    • расчет по площади (общей, жилой и др.) с учетом истории изменений;
    • расчет по количеству жильцов (проживающих, зарегистрированных);
    • расчеты по разным тарифам в пределах и сверх нормы потребления;
    • расчет по фиксированному тарифу;
    • распределение между лицевыми счетами разовых затрат по дому;
    • возможность включения в квитанцию комиссии банка;
  • Расчет начислений за услуги с использованием индивидуальных и домовых (общих) приборов учета(счетчиков);
  • Учет и начисление различных услуг за паркинг;
  • Расчет и начисление пени;
• Расчет услуг ЖКХ по счетчикам:
  • с использованием индивидуальных и домовых (общих) счетчиков;
  • Распределение общедомовых нужд (ОДН) пропорционально:
    • площади;
    • количеству жильцов;
    • количеству помещений в квартире;
    • количеству расхода по услуге;
    • поровну;
  • Распределение общедомовых нужд (ОДН) по нормативам (при отсутствии общедомового счетчика) и по показаниям общедомового счетчика;
  • расчеты при отсутствии счетчика (по нормативам и по средним показаниям);
  • расчеты при отсутствии показаний счетчика (по нормативам и по средним показаниям) и перерасчет при подаче показаний после отсутствия;
  • расчет и распределение ОДН по холодной воде с учетом индивидуального потребления ХВС и ГВС;
  • расчет водоотведения в зависимости от объема потребления горячей и холодной воды;
  • расчет подогрева;
  • расчет отопления по Гкал (гигакалориям) по показаниям теплосчетчиков;
  • расчет платы за установку и техобслуживание счетчиков;
  • расчеты с учетом повышающих коэффициентов.
• Управление информацией по тарифам ЖКХ
  • использование фиксированных тарифов;
  • возможность задать формулу для расчета тарифов;
  • установка разных тарифов на разные объекты учета;
  • смена тарифов с сохранением истории изменения.
• Учет и начисление различных услуг за паркинг; парковки (паркинги), гаражи;
• Расчеты по «транзитным» услугам — прием начислений по услугам РСО (ресурсоснабжающих организаций) для включения в квитанцию ЖКХ;
• Отражение в квитанции услуг, рассчитанных в ЕРЦ;
• Расчет и начисление пени;
  • по жилищно-коммунальным услугам;
  • по услугам капитального ремонта;
• Быстрый расчет услуг ЖКХ:
  • Мастер начислений, ускоряющий процесс ввода данных и начислений;
  • ускорение расчетов за счет использования нескольких ядер процессоров и нескольких потоков;
  • регулярный выпуск обновлений с оптимизацией скорости работы программы;
• Печать счетов (квитанций) ЖКХ на оплату:
  • формирование более 20 видов квитанций;
    • Платежный документ по приказу №454 в соответствии с постановлением №354;
    • Платежный документ по приказу №924/пр;
    • Единый Платежный документ (ЕПД) по постановлению №1161/57 для МО;
    • Единый Платежный документ (ЕПД) по постановлению №679/30 для МО;
    • а также другие формы.
  • Формирование штрихкодов с гибко настраиваемыми параметрами:
    • одномерных;
    • двумерных (QR-кодов);
  • Возможность подготовить отдельные квитанции ЖКХ:
    • по основным услугам;
    • на капитальный ремонт;
    • пени;
  • Массовая (пакетная) печать квитанций;
  • Возможность отбора и сортировки при формировании квитанций (по домам, улицам и т.д.);
  • Множество дополнительных настроек для формирования и печати квитанций;
  • Выгрузка квитанций для печати в сторонних системах;
• Льготы:
• Хранение списка льготных категорий;
• Установка (регистрация) льгот на жителей;
• Учет периода действия льготы;
• Гибкая настройка способов расчета льгот:
  • льготы на одного человека;
  • льготы на семью;
  • льготы на близких родственников;
• Расчет всех имеющихся у жителей льгот в соответствии с требованиями Москвы, МО, Санкт-Петербурга и других регионов;
• Отчеты и выгрузки информации в ГЦЖС (государственные центры жилищных субсидий):
  • отчет о выпадающих доходах;
  • отчет о начислениях за ЖКУ;
• Отчеты и выгрузки данных в ОСЗН для разных регионов (органы социальной защиты населения):
• Алтайский край;
• Архангельская область;
• Белгородская область;
• Владимирская область;
• Волгоградская область;
• Вологодская область;
• Иркутская область;
• Калининградская область;
• Калужская область;
• Кировская область;
• Костромская область;
• Красноярский край (вариант 1); 
• Красноярский край (вариант 2);
• Курская область;
• Ленинградская область;
• Липецкая область;
• Московская область (вариант 1); 
• Московская область (вариант 2);
• Мурманская область;
• Нижегородская область;
• Омская область;
• Пермский край;
• Республика Бурятия;
• Республика Марий Эл;
• Республика Татарстан;
• Республика Хакасия;
• Самарская область;
• Саратовская область;
• Свердловская область;
• Тамбовская область;
• Тверская область (вариант 1); 
• Тверская область (вариант 2);
• Томская область;
• Тульская область;
• Челябинская область;
• Чувашская республика;
• Ярославская область.:

                   

 Для каждого региона из списка существует своя форма со своими особенностями. Если формат                       выгрузки для Вашего региона еще не разработан в программе или текущий формат обмена                                   изменился, разработчик можем его доработать бесплатно. 
                     Для этого Вам необходимо прислать на электронный адрес otr@rarus.ru следующую                                             информацию:
                    1. Скан-копия подписанного договора с ОСЗН. 
                    2. Подробное описание формата выгрузки.
                    3. Дополнительные файлы, которые могут использоваться для обмена

• Отчеты по льготам:
  • Отчет по действующим льготам и льготникам;
  • Сводная ведомость по начислению льгот;
• Перерасчеты услуг ЖКХ (согласно 354 и 307 Постановлений Правительства РФ):  
  • Перерасчет по счетчикам ЖКХ;
  • Перерасчет услуг ЖКХ по ОДН;
  • В результате временного отсутствия жильцов;
  • Перерасчет по изменению площади;
  • Перерасчет по проценту;
  • Перерасчет по изменению тарифа;
  • Перерасчет по качеству услуг ЖКХ;
  • По результатам недопоставки услуг;
  • коррекция пени;
  • Прочие корректировки;
• Отчеты
  • карточка расчетов;
  • сводная ведомость;
  • отчет по начислениям и долгам;
  • сводная ведомость по льготам;
  • отчет по льготам;
  • отчет по пеням;
  • форма 22-ЖКХ;
  • форма 26-ЖКХ;
  • и другие.

Работа с приборами учета:

• Хранение списка счетчиков (приборов учета):
  • индивидуальные счетчики (квартирные счетчики);
  • общедомовые счетчики (коллективные приборы учета);
• Хранение различных характеристик приборов учета:
  • вид приборов учета (однотарифные, двухтарифные, трехтарифные);
  • опломбировка и поверка приборов учета;
  • коэффициент трансформации счетчика;
  • температурный коэффициент счетчика;
  • большая разрядность значений;
• Операции с приборами учета:
  • Установка счетчиков;
  • Ввод начальных и текущих показаний;
  • Массовая загрузка реестров показаний счетчиков;
  • Отключение счетчиков;
  • Замена счетчиков;
  • Установка и контроль даты поверки счетчиков.
• Ведение нескольких счетчиков по одному объекту;
• Использование одного счетчика на несколько объектов;
• Переход счетчиков через ноль;
• Загрузка реестров (списков) показаний приборочв учета:
  • из личного кабинета Сайта ЖКХ;
  • из мобильного приложения ЖКХ: Личный кабинет;
  • из различных систем автоматического сбора показаний счетчиков (АСКУЭ);
• Обмен данными с системой Город;
• ЖКХ: Автоматический прием показаний счетчиков — облачный сервис, осуществляющий автоматический сбор показаний приборов учета от потребителей услуг (жителей) через телефон. При этом сервис автоматически определяет лицевые счета, приборы учета и записывает показания в программу 1С:Учет в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК
• Формирование отчетнов и печать документов:
  • Акт ввода в эксплуатацию счетчиков;
  • Ведомость контрольных съемов показаний приборов учета потребителей;
  • Отчет по характеристикам приборов учета;
  • Отчет по потреблению счетчиков;
  • Отчет по поверке счетчиков;
  • Форма №1-ПУ (ЖКХ).

Оплата услуг ЖКХ

• Прием платежей за ЖКУ:
  • наличными;
  • через банк;
  • оплата банковскими картами;
  • терминалы оплаты услуг ЖКХ;
  • через Сайт ЖКХ;
  • через мобильное приложение;
• Распределение оплаты разными способами:
  • автоматическое распределение между услугами;
  • определение приоритета погашения задолженности по услугам;
  • определение приоритета погашения задолженности по периодам;
  • возможность отдельно оплачивать пени и взносы на капитальный ремонт;
  • выделение оплаты на отдельные услуги;
• Возможность оплачивать услуги ЖКХ авансом на любой период вперёд;
• Возможность привязки оплат к поставщикам услуг;
• Возможность учета рассрочки платежей ЖКХ;
• Загрузка реестров (списков) платежей от потребителей услуг ЖКХ:
  • из банков (Сбербанк и другие банки);
  • из платежных терминалов;
  • из платежных систем (оплата онлайн банковскими картами и электронными деньгами);
  • из прочих эквайринговых систем (оплата банковскими картами);
• Обмен информацией с системой Город;
• Использование торгового оборудования::
  • кассовых аппаратов;
  • фискальных регистраторов;
  • сканеров штрихкода;
  • онлайн кассы в соответствии с 54 ФЗ.
• Отчеты по платежам ЖКХ::
  • Выписка из финансово-лицевого счета;
  • Отчет по оплате;
  • Сводная ведомость по начислениям и оплатам
  • и другие

Работа с задолженностью за услуги ЖКХ

• Автоматическая выборка списка должников по различным критериям:
  • по сумме долга;
  • по сроку долга;
  • по дате возникновения задолженности;
  • по адресу;
  • по услуге;
• Печать уведомлений и отчетов о задолженности в произвольном формате;
• Формирование исков и судебных соглашений;
• Ведение информации о судопроизводстве и исполнительном производстве;
• Профилактическая работа с задолженностью по услугам ЖКХ:
  • рассылка sms должникам
  • рассылка e-mail уведомлений через 1С:Сайт ЖКХ
  • предоставление быстрого доступа в личные кабинеты жителей через мобильное приложение
• ЖКХ: Автообзвон должников — облачный сервис, осуществляющий автоматические телефонные звонки потребителям услуг (жильцам) с напоминаниями об оплате. Список должников формируется автоматически по заданным параметрам из программы 1С:Учет в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК
• Отчеты:
  • сведения о задолженностях по лицевым счетам (в том числе форма 3);
  • справка о задолженности;
  • отчет о дебиторской задолженности по срокам долга;
  • и другие

Паспортный стол

• Регистрация, снятие с учета;
• Учет временно проживающих и прописанных граждан;
• Изменение ФИО и паспортных данных;
• Регистрация родственных отношений;
• Замена документа, удостоверяющего личность;
• Воинский учет;
• Формирование справок и статистических форм паспортного стола:
  • Форма № 1 «Заявление о регистрации по месту пребывания»;
  • Форма № 2 «Адресный листок прибытия»;
  • Форма № 3 «Свидетельство о регистрации по месту пребывания»;
  • Форма № 4 «Журнал учета заявлений о регистрации по месту пребывания по форме №1 и выдачи свидетельств о регистрации по месту пребывания по форме №3»;
  • Форма № 5 «Анкета»;
  • Форма № 6 «Заявление о регистрации (о снятии с регистрационного учета) по месту жительства»;
  • Форма № 7 «Адресный листок убытия»;
  • Форма № 8 «Свидетельство о регистрации по месту жительства»;
  • Форма № 9 «Карточка регистрации»;
  • Форма № 10 «Поквартирная карточка»;
  • Форма № 11 «Домовая (поквартирная) книга»;
  • Форма № 12 «Листок статистического учета мигранта»;
  • Форма № 13 «Журнал учета заявлений формы №6 и выдачи свидетельств о регистрации по месту жительства»;
  • Форма № 14 «Уведомление в орган регистрационного учета»;
  • и другие

Фонд капитального ремонта:

• Расчет взносов в фонд капитального ремонта;
• Хранение сведений о расчетных счетах фонда капитального ремонта для каждого здания;
• Формирование отдельной квитанции по услугам, относящимся к фонду капитального ремонта;
• Сбор взносов (оплат) в фонд капитального ремонта;
• Отчет-выгрузка для сбора данных о начислениях и об оплатах по услугам капитального ремонта;
• Возможность отражения начислений по капитальному ремонту на отдельных счетах бухгалтерского учета;
• Возможность выгрузки информации по капитальному ремонту для банков и других платежных систем;
• Различные отчеты по начислениям и оплатам за капитальный ремонт.

Взаимодействие с поставщиками коммунальных ресурсов:

• Учет услуг ЖКХ по каждому из поставщиков;
• Распределение оплаты, поступившей от населения в разрезе ресурсоснабжающих организаций (поставщиков);
• Формирование задолженности в разрезе поставщиков услуг;
• Ведение взаиморасчетов с ресурсоснабжающими организациями;
• Регистрация задолженности организации перед поставщиками услуг;
• Оборотно-сальдовая ведомость по поставщикам и другие отчеты по начислениям и задолженностям;
• Отчеты по дебиторской и кредиторской задолженности перед поставщиками.

Подомовой учет затрат:

• Распределение затрат на услуги и материалы по домам, парковкам и прочим объектам учета;
• Множество способов распределения затрат:
  • по лицевым счетам;
  • по количеству домов;
  • по площади;
  • по количеству проживающих;
  • а также по любой другой количественной характеристике, привязанной к объекту учета;
• Формирование актов по выполненным работам;
• Аналитика (отчеты) доходов и расходов в разрезе домов;
• Отчеты:
  • отчеты по подомовым затратам;
  • план-фактный анализ подомовых затрат;
  • анализ подомовых затрат;
  • и другие

Аварийно-диспетчерская служба (АДС)

• Регистрация заявок на выполнение работ от жильцов;
• Классификация по категориям и типам работ, статусам заявок;
• Распределение заявок и передача их в исполнение;
• Назначение сроков выполнения работ и исполнителей;
• Отслеживание и контроль выполнения заявок;
• Рассылка уведомлений жильцам:
  • через sms;
  • e-mail через 1С:Сайт ЖКХ;
• Формирование нарядов заказов и списание материалов по работам;
• Фильтр списка заявок по различным параметрам (адрес, период, статус выполнения и прочее);
• Учет времени выполнения работ;
• Возможность планирования работ и расхода материалов;
• Формирование отчетов:
  • по заявкам;
  • по работе сотрудников;
  • по расходу материалов;
  • план-фактный анализ.

Отчеты руководителю организации ЖКХ

• Просмотр информации:
  • на рабочем столе 1С;
  • в мобильном приложении Мобильный монитор руководителя ЖКХ:
• Отчеты по денежным средствам;
• Анализ расчетов с покупателями и поставщиками;
• Сводные данные по начислениям и оплатам ЖКХ;
• Динамика задолженности по услугам:
• и другие.

Бухгалтерский и налоговый учет всех остальных участков организации

Программа 1С: Учет в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ содержит все подсистемы программы 1С: Бухгалтерия 8. В одной программе ведется бухгалтерский и налоговый учет и учет в ЖКХ. При этом не нужно совершать обмен данными и выгрузки между подсистемами учета.    

• Ввод начальных остатков;
• Учет операций ЖКХ;
• Учет материалов;
• Складской учет;
• Учет торговых операций;
• Учет операций с денежными средствами;
• Учет основных средств и нематериальных активов;
• Учет производства;
• Начисление заработной платы;
• Учет нескольких организаций в единой базе;
• Применение любых налоговых режимов (УСН, ЕНВД, обычная система налогообложения, ИП) и переход с одного налогового режима на другой в рабочей базе за несколько минут;
• Электронный документооборот (1С-ЭДО);
• Сдача отчетности онлайн (1С-Отчетность);
• Проверка и заполнение контрагентов (1С-Контрагент)..

Построение отчетов и анализ информации

• Многочисленные отчеты программы позволяют:
  • вывести информацию по:
    • задолженности;
    • начислениям;
    • оплатам;
    • пени;
    • льготам;
    • корректировкам, перерасчетам;
    • зданиям;
    • лицевым счетам;
    • жильцам;
    • площадям;
    • услугам;
    • счетчикам;
    • и прочим параметрам и характеристикам;
  • сгруппировать суммы и получать итоги по:
    • домам;
    • группам домов;
    • лицевым счетам;
    • услугам;
    • периодам (год, квартал, месяц, неделя, произвольному периоду);
    • прочим уровням группировки;
  • настроить различные фильтры, отборы по многочисленным параметрам;
  • настроить различные варианты сортировки выводимой информации;
  • использовать гибкие возможности цветового оформления;
  • получать информацию в виде графиков в некоторых отчетах;
  • самостоятельно определять список колонок и строк для вывода;
  • выводить отчеты на печать и сохранять их в различных форматах (pdf, xls, html, txt, docx и другие);
  • платформа 1С:Предприятие 8 позволяет изменять существующие отчеты и добавлять новые.

Личные кабинеты для жителей

• Возможность предоставить жильцам личные кабинеты через 1С:Сайт ЖКХ. Личный кабинет позволит жителям:
  • посмотреть новости и другую полезную информацию;
  • посмотреть историю начислений и оплат;
  • сформировать квитанцию;
  • оплатить услуги онлайн;
  • передать показания счетчиков;
• Организация ЖКХ сможет:
  • автоматически загружать данные из личных кабинетов в программу «1С»;
  • улучшить собираемость оплат;
  • ускорить сбор показаний счетчиков;
  • увеличить лояльность потребителей услуг ЖКХ;
  • обеспечить более качественный сервис.

Возможность SMS-рассылки из программы

• Рассылка SMS на мобильные телефоны — удобный и эффективный инструмент, позволяющий:
  • поддерживать постоянную связь с жителями;
  • рассылать напоминания о необходимости оплаты;
  • рассылать напоминания должникам;
  • создавать оповещения сотрудникам организации ЖКХ;
  • уведомлять о важных новостях.

Работа через Интернет

• Работа с использованием тонкого клиента;
• Работа через браузер;
• Использование распределенных информационных баз (РИБ);
• Возможность аренды ПО.

Безопасность и права доступа

• Ограничение доступа в программу по ролям (бухгалтер, расчетчик, директор, диспетчер, председатель, паспортист, юрист и т.д.);
• Безопасность доступа через Интернет;
• Запрет на вход без пароля;
• Настройка политики доступа (разделение доступа в программу по организациям, филиалам и др.);
• Делегирование прав от одного пользователя к другому;
• Журнал всех действий пользователей;
• Дополнительная защита персональных данных (с помощью защищенного программного комплекса 1С:Предприятие 8z).

Бухгалтерский учет в управляющих компаниях

Управляющая компания (далее — УК) — коммерческая структура, которая создается с целью управления и содержания многоквартирных домов (далее — МКД) в надлежащем техническом и санитарном состоянии. Чаще всего УК не только предоставляет свои услуги по содержанию МКД, но и является посредником между собственниками квартир и ресурсоснабжающими организациями.

Собственники квартир МКД самостоятельно выбирают форму управления: УК или товарищество собственников жилья (далее — ТСЖ). Рассмотрим порядок бухгалтерского учета в каждом из них.

Бухгалтерский учет в фирмах ЖКХ не имеет отдельной законодательной базы. На основании норм ПБУ, методик, рекомендаций и разъясняющих писем Минфина компании ЖКХ самостоятельно разрабатывают способы ведения бухгалтерского и налогового учета и закрепляют их в локальном нормативном документе — учетной политике компании.

Алгоритм составления учетной политики см. в материале «Как составить учетную политику организации (2022)?».

1. Учет МПЗ.

Учет МПЗ с 01.01.2021 ведется в соответствии с нормами нового ФСБУ 5/2019 «Запасы» (ПБУ 5/01 утратило силу) и осуществляется с использованием счета 10 «Материалы». Поступление МПЗ фиксируется проводкой Дт 10 Кт 60 (71), списание — Дт 20 (25, 26) Кт 10 и оформляется требованием-накладной.

Порядок учета материалов по ФСБУ 5/2019 описан в КонсультантПлюс. Оформите пробный бесплатный доступ к системе и переходите в Путеводитель. 

1. Учет затрат.

Учет затрат ведется на основании ПБУ 10/99 (утв. приказом Минфина от 06.05.1999 № 33н). Расходы, направленные на ремонт и обслуживание общедомового имущества, фиксируются в Дт 20 счета в корреспонденции со счетами расчетов с поставщиками, подотчетными лицами и т. д., проводками Дт 20 Кт 10 (60, 68, 69, 70, 71, 76 и пр.). При этом если УК содержит несколько подразделений, к каждому из которых относится большее или меньшее количество домов, то учет затрат нужно организовать в разрезе каждого подразделения и каждого дома. Пример структуры счета 20:

Субконто 1	Субконто 2	Субконто 3 (Затраты)
Подразделение 1	МКД 1	1. Канализация 2. Водоснабжение 3. Отопление 4. Электроэнергия 5. Озеленение 6. Содержание 7. Газоснабжение и т. д.
	МКД 2
Подразделение 2	МКД 3
	МКД 4
	МКД 5

Затраты, относящиеся непосредственно к управлению каждым структурным подразделением, собираются на счете 25 «Общепроизводственные расходы» по статьям расходов: амортизация, оплата труда, страховые взносы, аренда и пр.

Все управленческие издержки на обслуживание аппарата управления относятся в дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы».  

По итогам месяца сальдо 25 и 26 счета закрывается в Дт 20, а 20 распределяется в себестоимость продаж Дт 90.2.

1. Учет взаиморасчетов.

Поскольку работа УК предусматривает несколько вариантов осуществления взаиморасчетов как с жителями МКД, так и с ресурсоснабжаюшими компаниями, то и нюансы их учета различны. Рассмотрим основной и самый распространенный из них, закрепленный в п. 6.2 ст. 155 ЖК РФ, когда УК является стороной договора о возмездном оказании услуг. В данном случае все поступления от собственников МКД относятся к выручке компании, а произведенные расчеты за ресурсы, услуги сторонних организаций и т. п. — к расходам.

Проводки в данном случае будут следующими:

Дт	Кт	Содержание
20 (25)	60	Поступили коммунальные услуги от ресурсоснабжающей компании
19	60	Выделен входной НДС
68	19	НДС принят к вычету
62	90.1	Начислены платежи в УК потребителям
90.3	68	Начислен НДС
90.2	20	Списаны издержки
50 (51)	62	Поступили платежи от собственников
60	51	Оплата услуг ресурсоснабжающей компании

Если же УК получает из бюджета целевые денежные средства, например, на капитальный ремонт или иные дотации, то данные расчеты фиксируются на 86-м счете «Целевое финансирование».

Проводки:

• Дт 50 (51) Кт 86 — получены целевые ДС из бюджета.
• Дт 20 Кт 10 (60) — списаны материалы (получены услуги) на выполнение целевых работ.
• Дт 86 Кт 20 — фактически понесенные издержки отражены в составе целевых средств.

Ситуацию с проведением капитального ремонта МКД в любом случае следует рассматривать особо в связи с нюансами налогообложения.

С одной стороны, в соответствии с законом «О внесении изменений в ЖК РФ» от 25.12.2012 № 271-ФЗ обязанность проводить капитальный ремонт оказалась возложена на собственников помещений в МКД; кроме того, собственники должны сами позаботиться о наличии средств на ремонт путем формирования фонда из ежемесячных отчислений. То есть коммерческая УК, собирающая обязательные взносы с жильцов для последующего проведения капремонта, оказывается стороной, получающей денежные средства по договору возмездного оказания услуг. Получается, что УК должна бы учитывать поступающие взносы на капремонт в составе выручки.

С другой стороны, только формируя фонд капремонта из взносов собственников МКД, УК по сути ничего не продает, работы не выполняет и даже агентского дохода от данной операции не имеет. То есть получаемые взносы на капремонт не удовлетворяют критериям дохода, изложенным в ст. 39 НК РФ. Следовательно, можно считать, что по спецвзносам в фонд капремонта УК не имеет реализации, т. е. в доход УК включать эти суммы не надо. А надо учитывать по аналогии с бюджетным целевым финансированием на счете 86. Несколько размытая формулировка содержится и в подп. 14 п. 1 ст. 251 НК о том, что от налогообложения освобождаются целевые взносы на капремонт, произведенные в «управляющие организации». Размытость формулировки в том, что слова «управляющие организации» идут в перечислении всех возможных некоммерческих объединений собственников МКД.

Исходя из содержания ст. 170, 175 и 178 ЖК РФ (в редакции изменений, введенных законом от 25.12.2012 № 271-ФЗ) жильцы, для формирования фонда капремонта, должны использовать отдельный счет либо в банке, либо у регионального оператора (о нем подробнее ниже). То есть если собственники МКД доверили своей УК открытие и ведение специального счета для накопления взносов на капитальный ремонт, то только тогда на УК распространяются нормы ст. 251 НК, и данные взносы не должны включаться в налогооблагаемую базу по прибыли в УК. Подобную позицию можно проследить в письме Минфина от 14.05.2015 № 03‑03‑10/27648 (доведено до сведения налоговых органов и налогоплательщиков письмом ФНС от 04.06.2015 № ГД-4-3/9639@). При этом, разумеется, данные взносы на капремонт подлежат обособленному учету в бухгалтерии УК на отдельных субсчетах на 51 и 86, и собираемые средства не могут расходоваться не по назначению. Если же подобный расход все-таки имел место (например, потратили часть взносов на капремонт на текущие нужды УК), то такая часть уже будет отвечать всем критериям выручки для целей налогообложения.

УК также может заключить агентский договор по сбору платы за коммунальные платежи, в том числе и на капитальный ремонт, с региональным оператором — единым расчетным кассовым центром (далее ЕРКЦ). Чаще всего ЕРКЦ распределяет собранные суммы между ресурсоснабжающими организациями и УК, направляя на расчетный счет УК собранные ДС на капремонт и осуществление услуг по содержанию МКД. Учет с ЕРКЦ целесообразнее организовать на 76-м счете, открыв субсчет 5 «Расчеты с ЕРКЦ».

Блок проводок будет следующий:

• Дт 51 Кт 76.5 — ЕРКЦ перечислил ДС.
• Дт 76.5 Кт 62 — оплата ЖКУ собственниками МКД.
• Дт 62 Кт 90.1 — отражена выручка.

При этом если ресурсоснабжающие организации выставляют счета управляющей компании для сбора платежей, а ЕРКЦ оплачивает их напрямую организации ЖКУ, то между данными компаниями нужно произвести взаимозачет.

• Дт 20 Кт 60 — поступили услуги от компании ЖКУ.
• Дт 60 Кт 76.5 — проведен взаимозачет в части произведенной ЕРКЦ оплаты ресурсоснабжающей организации.
• Дт 76.5 Кт 62 — ЕРКЦ передал сведения об оплате ЖКУ населением.
• Дт 62 Кт 90.1 — отражена выручка.
• Дт 90.2 Кт 20 — списана себестоимость.

В налоговом учете поступающие в УК средства (кроме средств для проведения капитального ремонта) подлежат включению в расчет налога на прибыль. Данные средства могут отнести к целевым и не учитывать при налогообложении прибыли и НДС (или УСН) только товарищества собственников жилья (подп. 1 п. 2 ст. 251 НК РФ).

Как учесть полученные дивиденды в управляющей компании на УСНО, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Особенности бухучета в ТСЖ

ТСЖ – некоммерческая организация, членами которой являются собственники квартир МКД. Создается данная структура также с целью эффективного управления, санитарного и технического содержания МКД.

Учет затрат и материалов осуществляется аналогично учету в УК. А вот поступают ДС:

• как членские взносы участников ТСЖ;
• целевое финансирование из бюджета;
• коммерческая деятельность, осуществляемая с целью привлечения дополнительного дохода.

Подробнее о порядке ведения бухучета в ТСЖ читайте в материале «Основные правила ведения бухучета в ТСЖ (нюансы)».

В связи с тем, что деятельность ТСЖ осуществляется по смете и не имеет своей целью извлечение прибыли, налогооблагаемый финансовый результат будет равен нулю при условии отсутствия дополнительной предпринимательской деятельности. А платежи собственников за услуги ТСЖ являются членскими взносами и относятся к целевому финансированию, учитываемому на счете 86 «Целевое финансирование». При этом входной НДС включается в состав затрат.

Чаще всего ТСЖ также осуществляет сборно-распределительную функцию между ресурсоснабжающей организацией и потребителями ресурсов (см. схему 1). Но поскольку ТСЖ не взимает комиссии за посреднические услуги, то эти средства также являются целевыми и учитываются на счете 86 «Целевое финансирование» (письмо Минфина от 29.10.1993 № 118), а коммунальные платежи отражаются транзитом через 76-й счет.

Дт	Кт	Содержание
76	86	Начислены обязательные платежи за коммунальные услуги собственникам квартир МКД по смете
10	60	Закуплены материалы
20	10	Списаны материалы
20	60 (76)	Отражены затраты на закупку услуг, включая НДС
26	60	Затраты на управление ТСЖ
26	70	Заработная плата управленческого персонала ТСЖ
51	76	Поступили ДС от собственников МКД за потребленные услуги
60	51	Оплачены коммунальные услуги ресурсоснабжающих организаций
86	20	Взносы собственников направлены на погашение затрат за потребленные услуги

В вышеуказанном письме Минфина от 29.10.1993 № 118 для учета целевых средств рекомендуется использовать 96-й счет. Различия между счетами связаны с утверждением нового плана счетов приказом Минфина от 31.10.2000 № 94н — 86-й является «правопреемником» старого 96-го счета.

Кроме уставной деятельности ТСЖ могут заниматься предпринимательством.

Бухгалтерский учет коммерческой деятельности ведется аналогично учету в УК, но прибыль от нее не распределяется между руководством или членами ТСЖ, а направляется на достижение целей создания товарищества (п. 4 ст. 50 ГК РФ). Проводка при этом составляется следующая:

• Дт 99 «Прибыли/убытки» Кт 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)».
• Дт 84 «Нераспределенная прибыль» Кт 86 «Целевое финансирование».

Доходы и расходы от предпринимательской деятельности ТСЖ включаются в налогооблагаемую базу при налогообложении прибыли (или УСН).

Как ТСЖ на УСН ведет учет доходов и расходов, детально разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.

Итоги

Бухгалтерский учет в сфере ЖКХ не регламентирован отдельными нормами бухгалтерского законодательства. В связи с этим компании самостоятельно разрабатывают порядок учета, основываясь на общих правилах и принципах ПБУ, инструкциях, методиках и поясняющих письмах Минфина и ФНС.