Документооборот в транспортной компании грузоперевозки

Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на курсах повышения квалификации в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».

Грузоперевозки и ведение учета

Основа бухгалтерского учета — документирование фактов хозяйственной жизни. Представить себе хозяйственную деятельность без автомобильных грузоперевозок невозможно. Поэтому практически не найдется бухгалтера, которого бы не интересовали проблемы оформления документов при транспортировке грузов.

Рекомендуем вебинар по этой теме в Школе бухгалтера «Как оформить первичные документы при транспортных перевозках»

Владелец транспорта

Чтобы разобраться в принципах учета, сначала следует определить, кто является владельцем транспорта, перевозящего груз. Таким лицом может быть грузоотправитель. Следовательно, плату за перевозку он не вносит.

Автотранспорт может принадлежать грузополучателю. При таких обстоятельствах он осуществляет самовывоз груза.

В перевозке могут участвовать три разных лица — грузоотправитель, грузополучатель и перевозчик, привлеченный для оказания услуги по транспортировке на возмездной основе. При этом отношения с перевозчиком регламентирует гражданское законодательство. Если договор на перевозку заключает грузоотправитель, то применяется глава 40 «Перевозка» ГК РФ и Федеральный закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта».

Если же заказчиком перевозки выступает грузополучатель, то он заключает с перевозчиком договор транспортной экспедиции (п. 2 ст. 801 ГК РФ). В таком случае надлежит руководствоваться главой 41 «Транспортная экспедиция» и Федеральным законом от 30.06.2003 № 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности». К названным федеральным законам изданы подзаконные акты:

1. Правила перевозок грузов автомобильным транспортом (утв. постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 № 272).
2. Правила транспортно-экспедиционной деятельности (утв. постановлением Правительства РФ от 08.09.2006 № 554).

Наконец, грузоотправитель и грузополучатель могут совпадать в одном лице. В этом случае с владельцем транспорта заключается договор перевозки груза (ст. 785 ГК РФ). Такая перевозка не сопровождается изменением собственника перевозимых ТМЦ.

Переход права собственности

Следующий момент, который необходимо уяснить бухгалтеру для организации правильного документооборота, — о переходе права собственности на груз. Очевидно, у перевозчика или у экспедитора груз числится в забалансовом учете — на счете 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение».

Передача ТМЦ от грузоотправителя грузополучателю (через перевозчика) не обязательно сопровождается переходом права собственности на активы. Например, к грузополучателю товары могут поступать для последующей реализации по договору комиссии, материалы — в качестве давальческого сырья для дальнейшей переработки. А объекты основных средств могут транспортироваться для передачи в аренду. Иными словами, нужно уяснить характер отношений (вид сделки) между отправителем и получателем груза.

Если между отправителем и получателем заключен договор купли-продажи, то в результате ТМЦ сменит собственника. Однако момент перехода права собственности может быть определен по-разному. Статья 458 (п. 2) ГК РФ гласит: в случаях, когда из договора не вытекает обязанность продавца по доставке товара или передаче товара в месте его нахождения покупателю, обязанность продавца передать товар покупателю считается исполненной в момент сдачи товара перевозчику для доставки покупателю, если договором не предусмотрено иное.

С точки зрения учета это означает: если право собственности на товар перешло к покупателю-грузополучателю при передаче товара перевозчику, то соответствующие ТМЦ подлежат списанию с баланса продавца-грузоотправителя в этот же момент. Одновременно продавец может признать затраты на доставку, перевозку он не контролирует.

Если же право собственности на ТМЦ переходит к покупателю при их вручении (п. 1 ст. 223, п. 1 ст. 224 ГК РФ), то для списания активов с баланса продавцу необходимо документальное подтверждение такого вручения. Исходя из всех этих обстоятельств определяется надлежащий документооборот.

Учет грузоперевозок: признание расходов

Оформление первичных документов интересует бухгалтеров в первую очередь в целях налогообложения (абз. 2 п. 1 ст. 172, абз. 9 ст. 313 НК РФ). Затраты производственной организации на перевозку грузов внутри организации и доставку готовой продукции покупателям в соответствии с условиями договоров относятся к материальным расходам (пп. 6 п. 1 ст. 254 НК РФ). Они отражаются в налоговом учете на основании акта приемки-передачи услуг, подписанного налогоплательщиком (п. 2 ст. 272 НК РФ). А вот что это за акт — ни налоговое, ни гражданское законодательство не проясняют…

Торговые организации руководствуются другой нормой. А именно: при реализации имущества продавец вправе уменьшить доходы от таких операций на сумму расходов, непосредственно связанных с такой реализацией, в частности на расходы по транспортировке реализуемого имущества (п. 1 ст. 268 НК РФ). Однако из письма МНС РФ от 17.06.2004 № 22-1-14/1058@ следует, что затраты на транспортировку в торговле материальными расходами не считаются. Поэтому их правомерно классифицировать как прочие расходы, связанные с производством и (или) реализацией (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Такие затраты принимаются в расходах на дату расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров перевозки или на дату предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для произведения расчетов (пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Что касается расходов на реализацию ТМЦ, то они признаются на дату реализации, то есть перехода права собственности к покупателю (п. 1 ст. 39, пп. 1 и пп. 3 п. 1 ст. 268, п. 2 ст. 318 НК РФ). Разумеется, такой переход требует документального подтверждения (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Документы для грузоперевозок. Первичные учетные документы

Как видно, задача для организации учета вырисовывается непростая. Ее решение требует от бухгалтера тщательного анализа условий каждой перевозки или блока однотипных перевозок.

Универсальный рецепт выдать затруднительно. Ситуация усугубляется еще и тем, что в связи с изменением законодательства о бухгалтерском учете с 1 января 2013 г. пришлось пересмотреть требования к оформлению «первички». Такой тезис может удивить читателя — ведь базовые требования к первичным документам федеральных законов «О бухгалтерском учете» — от 21.11.1996 № 129-ФЗ и от 06.12.2011 № 402-ФЗ — сохранились в прежнем виде.

Причина кроется в формулировке другой нормы. Старый и новый подходы отражены в таблице.

Законодательство о бухгалтерском учете включает:

до 1 января 2013 г. – согласно Закону № 129-ФЗ (ст. 3):	с 1 января 2013 г. – согласно Закону № 402-ФЗ (ст. 4):
все федеральные законы, указы Президента РФ и постановления Правительства РФ	все федеральные законы и принятые в соответствии с ними нормативные правовые акты

Рекомендуем по теме документирования грузоперевозок:

Видеолекция «Документооборот при перевозках грузов автомобильным транспортом» – относится к периоду применения Закона № 129-ФЗ.

Видеолекция «Как оформить первичные документы при транспортных перевозках» – здесь разобраны особенности документирования грузоперевозок в условиях действия Закона № 402-ФЗ. 

В чем же именно проявляется разница?

Начиная с 1 января 2013 г. в целях бухучета признаются лишь те нормативные акты, которые были приняты в соответствии с федеральными законами. Законодатель прямо оговорил этот нюанс. В противном случае не имело бы смысла специально акцентировать внимание на этих источниках правового регулирования. Ведь подзаконные акты по сути являются неотъемлемой частью законов, конкретизируя их применение.

К данной категории не относятся Общие правила перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденные Минавтотрансом РСФСР 30 июля 1971 г., а также Инструкция Минфина СССР № 156, Госбанка СССР № 30, ЦСУ СССР № 354/7, Минавтотранса РСФСР № 10/998 от 30 ноября 1983 г. «О порядке расчетов за перевозки грузов автомобильным транспортом». Дело в том, что они приняты не в соответствии с федеральными законами, а в период существования СССР.  Вообще говоря, эти документы по-прежнему считаются действующими в части, не противоречащей современному законодательству (основание — ст. 4 Закона РСФСР от 24.10.1990 № 263-1 «О действии актов органов Союза ССР на территории РСФСР» с учетом Закона РСФСР от 25.12.1991 № 2094-1 «Об изменении наименования государства Российская Советская Федеративная Социалистическая Республика»), но вне области бухгалтерского учета.

По этой причине товарно-транспортная накладная в качестве обязательного первичного документа активно обсуждалась до 1 января 2013 г., а вот после этой даты в официальных разъяснениях не упоминается.

Отметим, что в 2016 году выездные проверки 2012 года еще возможны. А уж «первичка», подтверждающая годовой убыток, попадает под налоговый контроль на протяжении 10 лет (п. 4 ст. 89, п. 2 и п. 4 ст. 283 НК РФ). Кстати, необходимость следования в бухучете до 1 января 2013 г. Инструкции № 156 поддержана определением ВАС РФ от 25.04.2012 № ВАС-4429/12.

Как вести учет грузоперевозок. Официальные разъяснения

В период действия Закона № 402-ФЗ разъяснения контролирующих органов немногочисленны. Среди из них — письмо Минфина России от 06.11.2014 № 03-03-06/1/55918 о документировании договора перевозки груза в целях налога на прибыль.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации (п. 1 ст. 252 НК РФ). Но из этой формулировки не следует, что для признания расходов на перевозку необходим договор или документ, подтверждающий его заключение, в качестве которого выступает транспортная накладная. В силу прямого указания законодателя подтверждением данных налогового учета являются первичные учетные документы (ст. 313 НК РФ). Как отмечено выше, на основании договора (с приложением документа, подтверждающим его заключение, в случае необходимости такого подтверждения) признаются прочие расходы, предусмотренные пунктом 1 статьи 264 Налогового кодекса. В иных аспектах транспортная накладная используется в учете как перевозочный документ. Ведь груз, на который не оформлена транспортная накладная (за отдельными исключениями), перевозчиком для транспортировки не принимается (п. 2 ст. 2, п. 3 ст. 8 Закона № 259-ФЗ).

Транспортная накладная — первичный документ, в обязательном порядке подтверждающий оказание услуг по перевозке ТМЦ. Если накладной нет, при налоговой проверке ждите проблем не только с признанием расходов на перевозку, но и со списанием и оприходованием ТМЦ.

А вот само по себе отсутствие договора (или документа, подтверждающего его заключение) признанию материальных расходов и даже прочих расходов (в последний день отчетного или налогового периода!) не препятствует. Иное мнение является расширительным толкованием налогового законодательства, которое недопустимо (п. 6 и п. 7 ст. 3 НК РФ).

Отметим еще один принципиальный момент. В соответствии с Законом № 402-ФЗ (п. 8 ст. 3) фактом хозяйственной жизни признается операция, которая в будущем способна оказать влияние на финансовое положение компании, финансовый результат ее деятельности и (или) движение денежных средств. Так вот одна лишь передача ТМЦ перевозчику в перспективе, при условии доставки ТМЦ, «способна оказать влияние» на экономические показатели участников сделки. Так что транспортная накладная — полноценный первичный учетный документ (п. 1 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Бухгалтер — профессия творческая

В современном учете немало вопросов, которые напрямую властными предписаниями не регулируются. Вопрос оформления автомобильных грузоперевозок характеризует способность бухгалтера к профессиональному суждению. Рекомендуем видеосеминары по этой непростой теме, которые это суждение помогут сформировать:

1. «Документооборот при перевозках грузов автомобильным транспортом» (по правилам, действовавшим до 1 января 2013 г.).
2. «Как оформить первичные документы при транспортных перевозках» (начиная с 1 января 2013 г.).

Подчеркнем: формирование учетной политики в отношении транспортировок невозможно без оперирования нормами гражданского законодательства. Необходимость правовых знаний установлена профессиональным стандартом «Бухгалтер» (утв. приказом Минтруда России от 22.12.2014 № 1061н). 

Вебинары для бухгалтеров в Контур.Школе: изменения законодательства, особенности бухгалтерского и налогового учета, отчетность, зарплата и кадры, кассовые операции.

В этой статье мы разберемся, какие документы нужны для перевозки груза или товара автомобильным транспортом. Необходимо заранее узнать, что за бумаги потребуются в пути или в месте назначения, подготовить их и отдать водителю, который будет заниматься транспортировкой. Все рекомендуется корректно заполнить, потому что у перевозчика должен быть при себе пакет сопроводительных справок, сертификатов, ТТН и другие. По ней проверяющие будут определять, все ли в порядке, не доставляется ли что-то запрещенное. Это целая процедура, которую важно выполнить в соответствии с правилами организации и соблюдением обязательных законодательных актов. Давайте рассмотрим все по порядку.

Что подписывают в общем случае

Практически все транспортные компании точно знают, что им делать. Обычно они сами сообщают заказчику, какая документация потребуется при перевозке грузов, чтобы в процессе не возникало проблем и сложностей. Официальный перечень для большинства типов товаров небольшой:

• товарно-транспортная накладная, подписанная на каждый элемент ассортимента в составе посылки, даже если их сотни видов;
• водительское удостоверение лица, которое будет за рулем, с соответствующей категорией;
• соглашение между грузоотправителем, получателем и фирмой, которая занимается доставкой;
• путевой лист.

Все, что указано выше, необходимо вне зависимости от того, какого сорта продукты или изделия перевозятся. Их нельзя заменить на другие документы на перевозимый груз или отказаться от их оформления.

Кроме того, дальнобойщик должен быть вписан в разрешение или доверенность, в соответствии с которой он имеет право управлять этим ТС. Важно, чтобы это было документально закреплено.

Давайте разберем некоторые из них подробнее.

Подготовка

Есть 3 типа бумаг, которые обязательны в любой доставке:

• для дальнобойщика;
• на ТС;
• на перевозимые товары.

В ГК РФ есть общие правила, они закреплены в главе 40. Все, что обязан делать перевозчик — вписано в следующую за ней 41.

Какие документы могут оказаться нужны водителю для отправки, перевозки, различной транспортировки любого типа груза

Чтобы начать путь от грузоотправителя до получателя, транспортировщик должен обзавестись ВУ необходимой категории со всеми допусками. Он обязан быть обучен и проинструктирован, как именно пользоваться конкретным ТС. Также у него при себе подтверждения, что он имеет право владеть или пользоваться автомобилем.

Еще один пункт — путевой лист. Его выписывает заказывающая сторона, транспортная компания или частное лицо. Выписывается не больше, чем на месяц. Указываются точные даты действия и записывается:

• число и время, когда водитель прошел медосмотр;
• какой пробег был у машины на начало поездки;
• какие расходы на ГСМ заложены на прохождение пути.

Если у груза нет особенностей, то этого комплекта будет достаточно, чтобы отправляться с ним. Для планирования перевозок опасных веществ и изделий потребуется специальная лицензия.

Кроме того, рекомендуется, чтобы в авто всегда был при себе трудовой договор лица, которое будет вести машину. Это подтвердит, что он справляется с задачей от своего нанимателя, поэтому должен доставить продукцию по адресу, а не занимается незаконной деятельностью. Если с ним вместе катается экспедитор, то ему тоже стоит брать с собой копию бумаг, подтверждающих трудоустройство.

На само транспортное средство предстоит оформить и везде брать с собой ПТС, талон о том, что техосмотр был пройден, а также страховой полис ОСАГО. Отсутствие любой из этих частей может обернуться проблемами, если остановит ГАИ.

Что необходимо для перевозки: документы на груз, товарно-транспортная накладная

Один из обязательных пунктов, без которого не должны перемещаться никакие товары — ТТН. Внутри всегда оформляется 2 раздела. Один будет отвечать за факт сделки между покупателем и продавцом. Это основание, по которому со склада отправителя продукция списывается, а в базу получателя принимается. Кроме того, он становится поводом перечислить деньги за услуги.

Важно, чтобы заполнялись все поля, для которых есть информация. Все пустые желательно зачеркнуть. В случае если в 1 грузовом авто перемещается сразу несколько палетов для разных клиентов, то для каждого создается собственная ТТН. По ней будет выполняться приемка.

Всего требуется распечатать 4 экземпляра, на каждом проставить печати и подписи. Один остается у отправляющей стороны, это юридическое основание для списания из складской зоны для товаров. Потом начинают погрузку. Когда портится или надрывается упаковка или срывается вариант крепления изделия внутри, это вписывается в ТТН и заверяется продавцом. Все остальные бумаги с водителем и его подписью отправляются к покупателю.

Когда покупка прибудет на место, получатель берет одну ТТН. Если во время движения партия была повреждена, то пишется акт, в котором все указывается. Ставится соответствующая отметка в самой ТТН. На основании этих файлов покупатель может предъявлять претензии. Если все хорошо, то грузополучатель ставит свои печати и подписи, 2 последних экземпляра уезжают обратно.

Какие документы могут оказаться необходимы для разной перевозки груза — если клиент сам приезжает и забирает покупку у продавца, то готовится не ТТН, а обычная товарная накладная.

На саму продукцию может потребоваться и другие бумаги. Если перемещаются продукты питания, то оформляется санитарный паспорт. Когда это скоропортящаяся партия, то готовится лист контрольных проверок. По нему проверяют, соответствует ли температура внутри автомобиля.

Для движения живых животных пригодится ветпаспорт и карантинный сертификат, который выдает Госсанэпиднадзор. Если же все это отправляется заграницу, то могут попросить подписать международные бланки, о которых речь пойдет ниже.

Комплект документов для перевозки грузов: образцы договоров

Ниже приведены ссылки на скачивание бланков для заполнения.

• Перевозка товаров автотранспортом.
• Транспортная экспедиция.
• Заявка на перевозку товаров/продукции.

Так как склад является ключевым звеном между поставщиком и покупателем, от его правильной работы зависит функционирование всей системы. Если автоматизировать рутинные складские операции, то это позволит компании наладить стабильную деятельность с эффективным управлением процессами, благодаря чему увеличится прибыль. Обращайтесь в «Клеверенс» за решением этих задач. Подробнее >>

Договор между отправителем, получателем и посредником, осуществляющим доставку

С его помощью можно подтвердить, что все производится на законных основаниях. Бумага заключается между отправляющей стороной и перевозчиком. Ее обязательно подписывает водитель, который имеет право управлять ТС, или экспедитором, который участвует в процессе.

При необходимости можно заменить его доверенностью. Но важно, чтобы на ней были все рекомендуемые печати от лица компании.

Перечень необходимых для оформления документов на погрузку и для перевозки грузов различным автомобильным транспортом: стандартный путевой лист

Здесь содержатся все данные о предстоящем маршруте. Его составляет фирма, которая занимается транспортировкой. Нельзя оформлять его без этих пунктов:

• тип ТС, марка, модель, номер регистрации — нельзя двигаться на незарегистрированном транспорте или на том, который не указан в документации;
• полное название организации, которая будет транспортировать продукцию;
• сведения о том, сколько топлива предположительно потребуется на отправку;
• дата, когда был заключен договор с предприятием, когда был подписаны бумаги;
• номер ТТН, в которой перечисляется весь ассортимент к погрузке.

Кроме того, на любом путевом листе обязательно должен быть отрывной талон. Его готовят в процессе оформления всего необходимого на грузоперевозку, проставляют все печати. Затем его проверяют в фирме, которая будет выполнять доставку. Поэтому он входит в пакет сопроводительных документов, подходящих для подготовленного и проинструктированного водителя при каждой перевозке груза или товаров для внутреннего перемещения. После всех манипуляций его высылают вместе с чеком о том, что все оплачено, клиенту.

Что еще может потребоваться

Не всегда все ограничивается основными бумагами. Иногда условия меняются и тогда становится важной другая документация:

• паспорт на ТС, бланки, подтверждающие своевременный техосмотр;
• если за рулем не владелец автомобиля, то лучше захватить договор, на основании которого он занимается доставкой;
• накладная — когда в ТТН есть не вся информация о том, что находится внутри;
• если везут что-то съедобное, то рекомендуется иметь санпаспорт;
• ветпаспорт — если транспортируют живых животных, мясо, субпродукты;
• для легальной перевозки спиртосодержащих изделий потребуют соответствующие лицензии и справки;
• договор, в соответствии с которым произошла фактическая отгрузка;
• подтверждение обязательного страхования владельца ТС;
• сертификат, который подтверждает приемлемое качество изделий;
• если все движется в рефрижераторе, то понадобится информация о том, как поддерживается и отслеживается температура в кузове.

Осталось понять, какие документы нужны на провоз груза. В каждом конкретном случае могут появиться и другие бумаги, которые также необходимо своевременно оформлять и брать с собой в путь. Иногда без них ответственные лица подвергаются штрафу за несоблюдение законов, потому что в изготовлении части видов продукции есть свои особенности. А иногда это заканчивается выяснениями с компетентными органами. Поэтому перед первой транспортировкой стоит проконсультироваться у юристов, что еще может понадобиться, если автомобиль остановят с проверкой.

А теперь предлагаем разобрать часть указанных выше пунктов подробнее, чтобы разобраться, как они должны выглядеть.

Оформление корректных документов на правильную перевозку грузов для дальнобойщика: паспорт оборудованного транспортного средства

Бумага, без которой нельзя покидать гараж. В ней содержится максимум информации о машине, ее марке, модели и годе выпуска. Вписан владелец, который несет за нее ответственность. Согласно этому бланку авто прошло обязательную регистрацию ТС в госорганах. Когда ее проверяют компетентные органы, то они могут узнать все о ТС.

Ветеринарный паспорт

По факту это документация, которая подтверждает личность животного, если транспортируются собаки, коты, племенные быки или лошади — любая живность, которая находится на балансе компании-отправителя. В нем должны стоять отметки о профилактических осмотрах, ветрегистрации, всех вакцинациях и перенесенных заболеваниях. Особенно это касается пород, которые представляют ценность для страны и на которые ограничены международные перемещения. Без ветпаспорта невозможно переехать в другое государство или отправить туда любимого пса.

Что нужно водителю для перевозки грузов: сертификат качества продукции

Стоит оформлять и отправлять с перевозчиком, так как без нее нет возможности законно перемещать, импортировать и продавать любые подконтрольные продукты питания. Проверка состояния предусмотрена для детских товаров, оборудования, техники, всего, что употребляется в пищу и других объектов.

Например, для мяса и мясосодержащих продуктов потребуется брать с собой специальную бумагу, которая подтвердит, что это качественные изделия и их можно употреблять в пищу. Согласно ей предмет соответствует нормам безопасности, техническим регламентам, ГОСТам и стандартам.

Какие важные документы нужны для особых случаев грузоперевозок по России

Иногда приходится доставлять необычную продукцию. Тогда необходимо иметь при себе официальные бумаги:

• удостоверение, по которому компании разрешена транспортировка огромных, опасных и других необычных партий;
• свидетельство, из него понятно, что водитель прошел специальную подготовку и может заниматься перевозкой, а также отработал и получил водительский стаж более 3 лет без перерыва деятельности;
• сертификат, который указывает на безопасность продукции и подтверждает свойства тары;
• знак отличия для необычных товаров;
• свидетельство о том, что ТС было подготовлено к выполнению задач;
• маршрут с прописанным сроком разрешения на доставку;
• Ф. И. О., адреса, телефонные номера всех лиц, которые имеют отношение к процессу отправки конкретной партии;
• путевой лист, где прописан номер опасности по всем требованиям ООН.

Если партия обладает слишком большие или необычные габариты, сильно отличается от привычных, то придется и на это получить разрешение. Иначе двигаться по дорогам не выйдет. За получение такой справки предстоит заплатить госпошлину.

Для погрузки секретных документов нужно выполнять другие правила. Дело в том, что их оформление, создание копий — для всего этого требуются более сложные механизмы и знания по сравнению с обычными файлами. Чтобы отправлять такие бланки, необходимо обеспечить полную безопасность транспортного средства, соблюсти все условия сохранности и доставки. Водителя следует обучить в соответствии с последними требованиями.

Какой штраф можно получить

Не так давно Минтранс принял закон, который относится к транспортировкам. Согласно этому проекту серьезно увеличились санкции за провоз без рекомендуемого пакета документов. Причем теперь будут штрафовать экспедитора и организацию.

Придется отдать 1500 рублей, если в ТС отсутствует:

• заказ-наряд;
• ТТН;
• грузовая или транспортная накладная.

Для должностных лиц эта сумма увеличивается до 20000 рублей. А фирмы, которые профессионально занимаются отгрузкой и доставкой, могут заплатить за такое несоблюдение до 250 000 рублей.

Если доставлять партию без сопроводительных бумаг, то можно получить не только штраф, но и лишиться водительских прав. Стоит относиться к этому процессу серьезно, заверять все бланки в каждом органе, о которых говорилось выше.

Мы разобрали, какие документы на перевозку и перемещение между организациями груза могут оказаться нужны для транспортной компании или покупателя — частного лица. В статье есть информация о том, что потребуется в необычных случаях, если везут животных, алкоголь или продукты питания. Учли все бумаги, которые пригодятся на ТС, перевозчика и с чем вообще рекомендуется отправляться со склада. Поговорили о том, какие санкции применяются к водителям и фирмам, которые не соблюдают основные правила. Стоит действовать по закону, чтобы не платить штрафы и не беспокоиться о возможных ограничениях деятельности.

Количество показов: 111920

Бухучет в транспортной компании имеет свои особенности. Рассмотрим, в чем они выражаются и чем обусловлены.

Чем примечательна деятельность по перевозкам

Транспортную компанию отличает следующее:

• В ней на каких-либо основаниях (в собственности, аренде, лизинге) имеются транспортные средства, при помощи которых происходит оказание услуг по перевозкам.
• Существенную часть штата работников составляют сотрудники, управляющие транспортными средствами, причем условия допуска их к работе и ее режим подчиняются определенным правилам.
• Наличие особого набора затрат, необходимых как для появления права на оказание услуг по перевозкам (регистрация транспортных средств, их страхование, наличие специально подготовленных людей для управления), так и для обеспечения функционирования транспортных средств (специальные материалы, регулярное техническое обслуживание).
• Необходимость начисления и уплаты являющегося дополнительным к прочим обязательным налогам особого транспортного налога, в целом подчиняющегося правилам НК РФ (гл. 28), но имеющего особенности в каждом из регионов.

ВАЖНО! До 2021 г. одним из самых популярных режимов налогообложения, используемых транспортными компаниями, был ЕНВД. Однако с 01.01.2021 данный режим на территории России отменен. Очень близкой к ЕНВД по смыслу является патентная система налогообложения, однако она доступна лишь индивидуальным предпринимателям.

• Обязательность применения в работе ряда специальных документов: путевой лист (для автотранспорта), товарно-транспортная накладная, железнодорожная или авиагрузовая накладная, коносамент, документы о перегрузке с одного вида транспорта на другой.

Об оформлении путевых листов подробнее читайте в материалах:

• «Путевой лист грузового автомобиля в бухучете (бланк)»;
• «Путевой лист легкового автомобиля по форме 3 в бухучете»;
• «Путевой лист автобуса необщего пользования — форма 6»;
• «Какие особенности у путевого листа для легкового такси?»;
• «Особенности путевого листа на месяц — образец».

Эксперты «КонсультантПлюс» в Путеводителе по сделкам собрали основные операции у грузоперевозчика и разъяснили, как правильно выстроить учет в такой фирме. Если у вас нет доступа к системе КонсультантПлюс, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Бухгалтерский учет услуг по перевозкам: особенности

Деятельность транспортной компании расценивается как оказание услуг и подчиняется общим правилам их документального оформления и отражения в бухучете. Однако в зависимости от особенностей предоставления услуг, включенных в договор, они могут иметь такие разновидности:

• Услуга по перевозке оказывается либо сама по себе, либо выделена отдельно в договоре на поставку товаров. В этом случае перевозки должны отражаться в доходах-расходах как отдельный вид деятельности:
  • выручка от реализации:

Дт 62 Кт 90,

• НДС от реализации:

Дт 90 Кт 68,

• прямые затраты по оказываемым услугам:

Дт 20 Кт 10, 60, 69, 70,

• косвенные затраты:

Дт 26 Кт 02, 04, 10, 60, 68, 69, 70, 71, 76,

• затраты учтены в финрезультате:

Дт 90 Кт 20, 26.

• Если по условиям договора поставки товара продавец своими силами осуществляет его доставку покупателю и стоимость этой услуги входит в цену товара, то в доходах перевозка как отдельный вид не показывается, а расходы, возникающие в связи с доставкой, формируют расходы по продаже (коммерческие):
  • учтены затраты на доставку:

Дт 44 Кт 10, 60, 69, 70;

• затраты отнесены на финрезультат:

Дт 90 Кт 44.

Об особенностях обложения услуг по перевозкам НДС читайте в статье «Какой порядок обложения НДС транспортных услуг».

Специфика затрат при перевозках

При учете затрат, связанных с перевозками, внимания заслуживают следующие вещи:

• Используемые транспортные средства должны обязательно найти отражение в учете. Это касается как собственных средств, так и находящихся в лизинге, а также арендованных. Причем учет арендованного /лизингового имущества с 2022 г. ведется в соответствии с положениями ФСБУ 25/2018.

Как арендатору вести учет арендованного автомобиля в соответствии с ФСБУ 25 расскажем в этой статье.

• Должна иметь место регистрация транспортных средств за перевозчиком: постоянная, если средства в собственности, или временная, если они арендованы или взяты в лизинг. Наличие этой регистрации (даже когда она временная) обязывает перевозчика к начислению и уплате транспортного налога.

Как рассчитать транспортный налог, узнайте по ссылке.

ВНИМАНИЕ! С января 2021 года, начиная с платежа за 2020 год, налоговики самостоятельно рассчитают сумму налога для вашей компании. Декларацию по транспортному налогу сдавать больше не нужно.  Подробности — здесь.

Что делать, если с расчетом налоговой вы не согласны, описано в типовой ситуации от КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к справочно-правовой системе, чтобы узнать все подробности данной процедуры.

• Отнесение в затраты ГСМ, необходимых для работы транспортных средств, производится в соответствии с утвержденными нормами их списания. Эти нормы либо утверждены законодательно (и должны применяться для определенных отраслей), либо разрабатываются компанией самостоятельно. Это требует организации учета расхода ГСМ по каждому из транспортных средств и применения соответствующего алгоритма списания с отнесением излишков расхода в затраты, не уменьшающие базу по прибыли.

Порядок учета и списания ГСМ см. здесь.

• Безопасность работы автотранспорта в зимних условиях зависит от применения специальных шин, рассчитанных не на одну зиму. Необходимой станет организация не только неоднократной выдачи этих шин со склада, но и приема их на хранение на летний период с соответствующим отражением этих операций в учете.
• Непременными составляющими затрат станут расходы:
  • на страхование транспортных средств, которое будет включаться в затраты частями в течение времени действия страхового полиса;
  • периодический технический осмотр транспорта;
  • проведение регулярного технического обслуживания;
  • обязательные первичные (при приеме на работу) и предрейсовые медосмотры лиц, управляющих транспортными средствами;

Нюансы медосмотров для работников транспортной компании узнайте из материала «Предрейсовый медицинский осмотр водителей».

• оплату специальных перерывов в работе, предназначенных для отдыха, для лиц, управляющих транспортом;
• услуги по погрузо-разгрузочным работам, взвешиванию груза, очистке транспортных средств;
• оплату проезда по платным дорогам, за въезд на территорию предприятий, хранение грузов, использование подъездных путей, подачу вагонов.

Итоги

Бухучет в транспортной компании отличается рядом особенностей, обусловленных спецификой осуществляемой деятельности. Эта специфика влияет не только на учет доходов и расходов, но и на налогообложение.

ЭДО для транспортных и логистических компаний: как работать в системе

Государственная информационная система электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) — это уже не туманная перспектива, а реальность: система заработала с 1 сентября 2022 года. Расскажем, что это такое и как начать работать.

Автор: Марина Климова, профессиональный бухгалтер и независимый налоговый консультант, автор более 70 книг и многочисленных статей по проблемам бухгалтерского учёта и налогообложения, к. э. н.

Заинтересованные стороны могут в связи с перевозкой грузов заключать договоры перевозки и/или договоры транспортной экспедиции. Их заключение регулируется гл. 40 и гл. 41 ГК РФ, а также рядом законов и подзаконных актов. Эти договоры кардинально разнятся предметом сделки:

• по договору перевозки груза перевозчик обязуется доставить вверенный ему отправителем груз в пункт назначения и выдать его управомоченному на получение груза лицу (получателю), а отправитель обязуется уплатить за перевозку груза установленную плату (п. 1 ст. 785 ГК РФ);
• по договору транспортной экспедиции экспедитор обязуется оказать услуги по организации перевозок грузов любыми видами транспорта и оформлению перевозочных документов, документов для таможенных целей и других документов, необходимых для осуществления перевозок грузов (ст. 801 ГК РФ, ст. 1 Федерального закона от 30.06.2003 № 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности»).

Требования к документообороту по этим договорам также чётко определены нормативно-правовыми актами, а в настоящее время появились еще и возможности организации ЭДО по этим сделкам.

Разберёмся подробнее в возможностях цифровизации документов по перевозке и экспедированию грузов.

Договор перевозки груза

1. Сам договор может заключаться посредством принятия перевозчиком к исполнению заказа.

Заказ оформляется на бумажном носителе или формируется в виде электронного заказа. Форма этого документа государством не утверждена, но состав его обязательных реквизитов определён Приложением № 5 к Правилам перевозок грузов автомобильным транспортом, утв. Постановлением Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200 (далее – Постановление № 2200)

При определении формата электронного заказа предпочтение может быть отдано формату т. н. договорного документа (файл PDF/A-3), предложенному Приказом ФНС России от 24.03.2022 № ЕД-7-26/236@. Преимущество именно этого, а не «самодельного» варианта в том, что при истребовании документа налоговым органом, его можно представить проверяющим как есть, не изготавливая копии (п. 2 ст. 93 НК РФ). Это вообще одно из главных удобств работы с форматами, утверждаемыми ФНС России, даже в тех случаях, когда их применение факультативно.

Оформить и направить электронный заказ допустимо любым согласованным образом. Например, через сайт перевозчика, по электронной почте, по интернету через оператора ЭДО и т. д. Но не забудьте: для подписания электронного заказа (заявки) может использоваться только усиленная квалифицированная электронная подпись, как со стороны грузоотправителя, так и со стороны перевозчика (п. 8 Правил перевозки, утв. Постановлением № 2200).

2. Заключение договора перевозки груза обязательно подтверждается составлением транспортной накладной (п. 2 ст. 785 ГК РФ, п. 20 ст. 2 Устава автомобильного транспорта). При перевозках автотранспортом в обязательном порядке используется унифицированная форма транспортной накладной, бланк и порядок заполнения которой утв. Постановлением Правительства № 2200.

Транспортная накладная, если иное не предусмотрено договором перевозки груза, составляется грузоотправителем, причём если накладная не оформлена, то перевозчик не должен принимать груз к перевозке (п. 1, 3 ст. 8 Устава автомобильного транспорта)

Она может быть бумажной или электронной (т. н. ЭТрН – электронная транспортная накладная).

С сентября 2022 г. вступают в силу Правила обмена электронными перевозочными документами, утв. Постановлением Правительства РФ от 21.05.2022 № 931. Обязательный к применению участниками договора перевозки грузов формат ЭТрН определён Приказом ФНС России от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@. К слову, этим же документом определены форматы и двух других электронных перевозочных документов – сопроводительной ведомости и заказ-наряда. Заказ-наряда – это форма договора фрахтования. А сопроводительная ведомость нужна при подаче порожнего контейнера грузоотправителю или гружёного контейнера грузополучателю в случае, если погрузка груза в контейнер, выгрузка груза из него осуществляются посредством снятия контейнера с транспортного средства.

Использование ЭТрН, безусловно, дисциплинирует стороны договора. Но, переходя на этот формат, нужно, как минимум, учесть следующее:

• обмениться электронными перевозочными документами можно только по интернету через операторов ЭДО (п. 2, 4 ст. 18.1 Устава автомобильного транспорта);
• данные такого перевозочного документа доступны грузоотправителю, перевозчику и грузополучателю, а также направляются в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД, п. 1 ст. 18.1 Устава автомобильного транспорта), что автоматически сделает их доступными ФНС России, МВД России, Ространснадзору, Минтрансу России, Минцифры России (Приложение к Правилам представления информации в ГИС ЭПД, утв. Постановлением Правительства РФ от 03.03.2022 № 281);
• подписывать ЭТрН можно усиленными квалифицированными или неквалифицированными электронными подписями, сертификаты ключа проверки которых созданы и используются на портале Госуслуг (пп. 2 п. 1 ст. 18.1 Устава автомобильного транспорта (в ред., действующей с 01.09.2022)). Это правило универсально и касается всех подписантов, включая представителей грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика;
• если транспортная накладная будет использоваться грузоотправителем как первичный учётный документ для подтверждения расходов, то должен составляться её отдельный бумажный оригинал для грузоотправителя (п. 10 Правил перевозки грузов, утв. Постановлением № 2200).

3. Последнее упомянутое правило очень осложняет применение ЭТрН: получается, что от бумаги полностью отказаться нельзя. По этой причине уже сейчас многие грузоотправители склонны принимать решение использовать в качестве первичных учётных документов не транспортные накладные, а альтернативу, которую готов предложить перевозчик: акты, универсальные передаточные документы (УПД). Это допустимо для документирования расходов (письма ФНС от 19.04.2021 № СД-4-2/5238@, от 10.08.2018 № АС-4-15/15570@), но не отменяет необходимости оформления транспортной накладной для иных целей, как документа, подтверждающего наличие договора перевозки груза. Акты и УПД также могут быть оформлены на бумажном носителе или в электронном виде. Ещё в 2015 г. ФНС России предложила формат акта выполненных работ (оказанных услуг) (утв. Приказом ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@). Этот формат перевозчик может применять, если он его устраивает, но можно предложить и свой. В последнем случае, как мы отмечали выше, при представлении таких документов в налоговые органы придётся изготавливать их копии, в то время как при применении рекомендованного ФНС России формата электронные акты передаются в инспекцию как есть. Направлять электронные акты клиенту можно по любому электронному каналу, согласованному сторонами, а подписывать любым видом электронных подписей – также по соглашению участников документооборота. Что касается УПД, который также подойдёт бухгалтерии грузополучателя, то тут всё однозначно: применяем только формат, утв. Приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@, направляем только по интернету через оператора ЭДО (Приказ Минфина России от 05.02.2021 № 14н), подписываем усиленной квалифицированной подписью уполномоченного лица перевозчика, а также электронными подписями любого согласованного сторонами вида – от имени лиц, ответственных за оформление факта хозяйственной жизни, со стороны перевозчика и со стороны грузоотправителя (п. 6 ст. 169 НК РФ, п. 2 Формата, утв. Приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@).

Договор транспортной экспедиции

Требования к экспедиторским документам очень жёсткие.

В ст. 2 (п. 2) Федерального закона от 30.06.2003 № 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности» закреплено, что перечень экспедиторских документов (документов, подтверждающих заключение договора транспортной экспедиции) определяется Правилами транспортно-экспедиционной деятельности. Эти Правила утв. Постановлением Правительства РФ от 08.09.2006 № 554.

К экспедиторским документам отнесены:

• поручение экспедитору;
• экспедиторская расписка;
• складская расписка.

Формы этих документов должны соответствовать Приказу Минтранса РФ от 11.02.2008 № 23 (п. 7 Правил транспортно-экспедиционной деятельности).

В зависимости от характера транспортно-экспедиционных услуг сторонами договора транспортной экспедиции может быть определена возможность использования и иных экспедиторских документов. В частности, функцию поручения экспедитору может выполнять заявка на перевозку (п. 5 ст. 8 Устава автомобильного транспорта).

При этом экспедиторские документы являются неотъемлемой частью договора транспортной экспедиции.

Качественный документооборот крайне важен для клиента: Минфин России не раз пояснял, что в отсутствие требуемых нормативных актов и верно заполненных экспедиторских документов клиент не сможет учесть расходы по сделке. Состав экспедиторских документов может быть расширен, но не заменён, а отклоняться от утверждённых форм (сокращать состав обязательных реквизитов) нельзя (см., например, письма Минфина от 09.09.2021 № 03-03-06/1/72942, от 18.01.2022 № 03-03-06/1/2121, № 03-03-06/1/2126, от 05.07.2017 № 03-03-06/1/42369, от 16.01.2018 № 03-03-06/1/1533).

Экспедитор, действующий от имени клиента, обязан представить клиенту оригиналы договоров, заключённых экспедитором с транспортной компанией от имени клиента на основании выданной им доверенности (п. 4 ст. 4 Федерального закона от 30.06.2003 № 87-ФЗ).

Формировать экспедиторские документы можно как на бумажном носителе, так и в электронном виде (п. 8 Правил транспортно-экспедиционной деятельности).

1. Всё начинается с Заявки на перевозку или Поручения экспедитору. И та, и другая формы определяют перечень и условия оказания экспедитором клиенту транспортно-экспедиционных услуг по договору. Требования к содержанию заявки установлены Приложением № 5 к Постановлению Правительства № 2200, а форма поручения – Приложением № 1 к Порядку оформления и форм экспедиторских документов, утв. Приказом Минтранса РФ от 11.02.2008 № 23.

Если применяется электронная заявка, то для её подписания используется только усиленная квалифицированная электронная подпись как представителя грузоотправителя, так и представителя перевозчика (п. 8 Правил перевозки, утв. Постановлением № 2200).

Рекомендуемые форматы электронной заявки (поручения) органами власти не утверждались – можно разработать их самостоятельно. Можно использовать и любой согласованный сторонами способ ЭДО.

2. Экспедиторская расписка подтверждает факт получения экспедитором для перевозки груза от клиента либо от указанного им грузоотправителя. Форму документа находим в Приложении № 2 к Порядку оформления экспедиторских документов. Оцифровать её можно самостоятельно. Электронная подпись экспедитора на этом бланке может быть любого вида – простая, усиленная неквалифицированная или квалифицированная – в зависимости от соглашения сторон. Способ передачи такого документа в электронном виде также нужно согласовать.

3. Складская расписка (Приложение № 3 к Порядку оформления экспедиторских документов) подтверждает факт принятия экспедитором у клиента груза на складское хранение, если такая услуга предусмотрена договором. Всё вышесказанное об экспедиторской расписке актуально и для складской расписки.

4. Факт оказания экспедиторских услуг подтверждается актом (УПД, см. письма Минфина России от 22.06.2015 № 03-03-06/1/35869, от 09.06.2015 № 0303-06/1/39517, от 21.09.2015 № 03.03.06/1/53868). Правила формирования и передачи актов и УПД в электронном виде мы рассмотрели выше (см. п. 3 раздела «Договор перевозки грузов» настоящей статьи). Не забывайте, что особенности заполнения счетов-фактур, а, значит, и УПД экспедиторами, действующими по агентской схеме, определены нормами Постановления Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.

Всё для электронного документооборота в сфере перевозок грузов

«Такском» подберёт для организаций-перевозчиков решения для электронного документооборота, благодаря которым вы без проблем сможете обмениваться электронными документами с контрагентами.

Контакт для консультаций:
Илья Конохов, старший менеджер продукта, +7 (495) 739-07-97, доб. 2192.