Документ с реквизитами необходимыми для признания его действительным

Форумы для специалистов:  Разделы: Радости и беды нашей профессии (957) Делопроизводство общее и кадровое (2387) Деловой этикет (263) Правовая помощь (299) Машинопись, стенография (44) Психология (186) Банк документов (313) Справочное бюро (547) Трудоустройство, обучение (1697) Свободное общение (1076)  Статистика форума: Дни рождений: В ближайшую неделю день рождения празднуют: Ирина, boy, Margo, Иллюзия, Юльчик, Надежда, skeele, Ксения, Mirta, Мария, Екатерина, Анка, Кузя, Наталья. Посмотреть все  Проверьте знания Практикумы Тесты Календарь событий

Практикум «Проверьте себя» Вопросы практикума: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17

Елена Антошечкина
http://www.pcweek.ru/themes/detail.php?ID=103755

Доля электронных документов в общем объёме материалов, с которыми работают организации и граждане, неуклонно растет. В связи с этим наиболее остро встает вопрос обеспечения их юридической значимости (юридической силы). Юридическая значимость документа, как бумажного, так и электронного, – это его доказательная сила, например, в арбитражных судах.

Для того чтобы электронный документ обладал юридической силой, необходимо соблюдать определенные правила при его создании, передаче, обработке и хранении. Согласно ГОСТ Р 51141-98 «делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» юридическая сила документа – это «свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления».

Что же придает документу – как бумажному, так и электронному – юридическую силу? Во-первых, наличие в нём обязательных реквизитов и соблюдение правил отображения этих реквизитов. Во-вторых, компетентность источника, то есть право автора создавать и подписывать документы такого рода. В-третьих, гарантия целостности и подлинности.

Требование по оформлению и составу обязательных реквизитов зависит от конкретного вида документа и устанавливается рядом нормативных и правовых актов и регламентов. Это и федеральные законы (например, № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27.07.2006; № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002), в том числе «профильные» (например такие, как № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»), и различные постановления (скажем, Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»).

Требования к оформлению отдельных видов документов можно найти в Гражданском кодексе РФ и в различных ГОСТах (например, ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»).

Кроме того, требования по реквизитному составу и правилам его представления могут регламентироваться внутренними документами организаций, при этом они не должны противоречить действующему законодательству страны.

Для электронных документов в настоящее время существует ГОСТ 6.10.4—84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения». Этот стандарт устанавливает требования к составу и содержанию реквизитов, которые придают электронному документу юридическую силу, а также устанавливают порядок внесения в них изменений.

Согласно данному ГОСТ электронный документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:

• регистрационный номер;
• регистрационную дату;
• подпись (код) лица, ответственного за правильность изготовления документа или утвердившего документ;
• содержание документа;
• наименование организации — создателя документа; 
• местонахождение организации — создателя документа или почтовый адрес.

Допускается вводить и дополнительные реквизиты, отражающие специфику создания или использования документа. При этом обязательные реквизиты электронного документа следует размещать способом, позволяющим однозначно идентифицировать их.

Важно помнить, что даже правильно оформленный документ, но изданный некомпетентным органом (то есть не имеющим право издавать документы такого рода), а также анонимный или подписанный не уполномоченным лицом, не принимается в суде и не может служить подтверждением изложенных в нём сведений, удостоверять факты, подтверждать права или обязанности, возникающие на его основании.

Требования по реквизитному составу и правилам представления юридически значимых электронных документов могут регламентироваться внутренними документами организаций, при этом они не должны противоречить действующему законодательству страны.

Законодательство требует надежных доказательств целостности и подлинности документа с того момента, когда он был сформирован в окончательной форме.

При оценке доказательственной силы электронного документа учитывается надежность способа, с помощью которого он формировался, хранился или передавался; способа, с помощью которого обеспечивалась целостность информации; способа, посредством которого идентифицировался его инициатор, и любые другие соответствующие факторы.

При этом не следует забывать, что степень надежности оценивается с учетом цели, для которой электронный документ была сформирован. Иными словами, должна быть обеспечена доверенная среда обработки электронного документа, причём доверенная не только для непосредственных участников документооборота, но и для третьей стороны.

Доверенная среда может быть реализована следующими способами:

• использование технологии ЭЦП, признаваемой (согласно законодательству) равнозначной собственноручной подписи;
• создание доверенной системы обработки электронных документов/доверенного хранилища. 

В организациях в рамках производственного процесса сотрудники ведут между собой внутреннюю переписку. Они пишут заявления, информируют друг друга с помощью уведомлений о ходе проделанной работы или о том, как нужно ее выполнять. Нередко такие документы обладают высокой важностью и поэтому должны иметь юридическую силу.

Митрофанова В.В.

Чтобы придать документу юридическую силу, необходимо соблюдать следующие правила:

• работодатель, создавая документ внутренней переписки, должен придерживаться действующих законодательных норм;
• работник может издавать документ только в пределах своей компетенции;
• работодатель обязан соблюдать правила составления и оформления документов, а также ознакомления с ним работников (при необходимости).

Реквизиты, которые придают документу юридическую силу

Обязательный состав реквизитов, который придает создаваемым ­документам юридическую силу:

1. Автор документа (наименование организации, учреждения, предприятия с указанием ведомственной принадлежности или организационно-правовой формы). Альтернативой может быть печать документа на фирменном бланке. На некоторых документах дополнительно указывается город, в котором данный документ был издан.

2. Название документа (приказ, положение и т.д.).

3. Дата создания документа, его утверждения, вступления в силу.

4. Регистрационный индекс (номер) данного документа в соответствии с принятой в компании системой регистрации.

5. Текст (содержание), по сути точно соответствующего его названию.

6. Подпись руководителя организации или уполномоченного им ответственного лица. Подпись руководителя может быть проставлена в нескольких видах, в частности:

6.1. Прямая подпись (как под приказами в унифицированных формах – с указанием должности, расшифровки подписи и самой подписи).

6.2. Прямой гриф утверждения за подписью руководителя (или уполномоченного на то должностного лица) данной организации. Гриф утверждения проставляется на верхней заголовочной части документа с правой стороны.

Пример 1

6.3. Косвенный гриф утверждения, опосредованный, например, через утверждение приказом. Такой гриф проставляется, как правило, также на верхней заголовочной части документа с правой стороны (как в унифицированной форме Т-3 – Штатном расписании).

Пример 2

6.4. В виде резолюции руководителя, например, на заявлении работника. Резолюция обязательно должна содержать четыре составные части: получателя резолюции, само распорядительное действие или указание, подпись руководителя и дату простановки резолюции. Резолюция проставляется, как правило, от руки в любом свободном месте документа, но обычно в верхней его части.

Пример 3

7. Визы согласования для тех видов документов, которые без таких виз не будут иметь полной юридической силы. Например, визы согласования с первичным профсоюзным органом, учет мнения представительного органа, согласование с юристом, с главным бухгалтером и т.д. Документы, требующие согласования, определяются требованиями текущего законодательства, унифицированными формами и внутренними локальными нормативными актами самой организации, в частности инструкцией по делопроизводству или положениями по отделам и т.д (в случае их ­наличия). Виза ­согласования может быть в следующих видах:

7.1. Указание на документ, который подтверждает согласование (унифицированная форма Т-7). Гриф согласования проставляется, как правило, в нижней оформляющей части с левой стороны.

Пример 4

7.2. Указание формулировки, подтверждающей согласование, должность лица или лиц, с которыми производилось согласование, подпись / подписи, их расшифровки и даты согласования. Виза согласования проставляется, как правило, в нижней оформляющей части документа либо на любом свободном месте.

Пример 5

8. Визы ознакомления должны стоять под всеми кадровыми приказами и другими документами, которые по сути своей должны быть донесены до определенного круга работников. Данный реквизит включает в себя также собственноручное проставление даты ознакомления сотрудниками под подписываемым документом. Виза ознакомления проставляется в нижней оформляющей части документа по центру или с левой стороны.

Пример 6

Унифицированные формы, разработанные Госкомстатом, построены с учетом придания документам юридической силы и содержат все указанные реквизиты (хотя есть и исключения, например, личная карточка работника – унифицированная форма Т-2 не содержит регистрационного номера, так как данные документы хранятся не по хронологии, а по алфавиту).

Пример всех указанных реквизитов на унифицированной форме ­приведен ниже на примере унифицированной формы Т-6 – приказ на отпуск.

Пример 7

Придание юридической силы документам внутренней переписки

Внутренняя переписка в организации решает следующие задачи:

1. Письменно выражает и документирует мнение, просьбу, предложение одной из сторон, работодателя или работника, или носит характер информирования другой стороны.

2. Является неотъемлемым звеном в процедуре расторжения трудового договора, перевода работников, оформления отпуска и других ­кадровых процедур.

3. Служит необходимым документальным доказательством при ­рассмотрении трудового спора.

Для того чтобы внутренняя переписка выполняла все ­вышеперечисленные задачи, необходимо соблюсти следующие условия:

1. Документ должен быть правильно оформлен, с наличием всех ­необходимых для него реквизитов.

2. Документ должен иметь регистрационный номер по журналу учета входящей и исходящей документации.

3. На данный документ должен быть дан официальный ответ стороны-получателя. Например, в виде резолюции.

4. Документ должен храниться с учетом установленных архивных требований.

Наиболее часто работник ведет внутреннюю переписку с помощью заявлений, служебных и докладных записок, а работодатель – в виде уведомлений. Документы внутренней переписки оформляются не только если нужно обмениваться официальными сообщениями между работниками, но и также между начальниками подразделений и работниками, ­начальниками одних подразделений и других и т.д.

В настоящее время большая часть этой переписки осуществляется в электронном виде, путем обмена сообщениями по электронной почте. С такими сообщениями крайне сложно доказать то, что этот электронный документ был создан именно данным работником (даже при установке паролей придется доказывать, что никто, кроме этого конкретного работника, не знал пароль доступа к конкретной электронной почте). Поэтому в случае конфликта или возможного конфликта рекомендуется оформлять документы в бумажном варианте, заверяя своей подписью, и регистрировать через официальное должностное лицо в компании, отвечающее за регистрацию документа.

Можно придать такой переписке юридическую силу, если работник распечатает электронные сообщения, а должностное лицо их зарегистрирует. Кроме этого внутренними документами компании (внутренними локальными нормативными актами) необходимо закрепить в качестве рабочего механизма общения именно такой способ обмена информацией, а также периодичность проверки сообщений.

Рассмотрим общие принципы придания юридической силы документам внутренней переписки – заявлениям и уведомлениям. Эти документы часто являются основным доказательством в трудовых спорах, поэтому грамотная работа с ними чрезвычайно важна для защиты интересов работодателя.

Особенности оформления и придания юридической силы заявлениям

В интересах работодателя, чтобы личные заявления работников были оформлены от руки. Обычно в организациях применяются шаблонные бланки, в которых от руки должны быть заполнены, как минимум, подпись работника и дата подписания заявления. Часто такое оформление ­заявлений трактуется при судебном конфликте как факт давления на работника.

В принципе заявление может быть создано и автоматизированным путем, но, тем не менее, после этого распечатано и подписано тем лицом, которое данное заявление оформляет.

Желательно, чтобы в заявлении с учетом вышеописанной процедуры придания документам юридической силы были следующие реквизиты:

1. Название документа – «Заявление».

2. Адресат – кому направляется заявление, с указанием должности в конкретной организации, Ф.И.О. должностного лица.

3. Составитель – от кого направляется, с указанием должности и Ф.И.О. работника.

4. Текст заявления.

5. Подпись составителя заявления.

6. Дата составления заявления.

7. Подписи согласования (чаще всего с руководителем структурного подразделения – при необходимости). Этот реквизит не является обязательным. Поэтому его наличие определяется принципами работы с такими документами в конкретной организации.

8. Регистрационный номер заявления. Номер присваивается документу согласно журналу входящей документации (или другого журнала, в зависимости от построения системы регистрации в конкретной организации), с указанием номера, даты принятия документа и подписи ответственного лица (например, секретаря). Лицо, ­ответственное за прием данных документов, проставляет номер.

9. Резолюция лица, которому адресовалось заявление или который уполномочен решить конкретный вопрос. Резолюция должна содержать собственноручную подпись, дату и распорядительное решение по вопросу заявления с указанием конкретного должностного лица (его фамилии или просто отдела), которому направляется это распоряжение и (при необходимости) дату, к которой надо выполнить указанное в резолюции распоряжение.

10. После того как на основании этого заявления будут осуществлены кадровые процедуры, на нем могут быть сделаны отметки об исполнении распоряжения руководителя (см. Пример 8). Они проставляются, как правило, в нижней оформляющей части документа слева или в любом свободном месте.

Пример 8

11. Могут быть отметки номера дела, в которое отправлено данное заявление.

Приведем пример заявления с наличием в нем всех необходимых реквизитов.

Пример 9

Особенности оформления и придания юридической силы уведомлениям

Работодатель пишет уведомления для того, чтобы о чем-то проинформировать работника. Например, чтобы предупредить его о предполагаемом сокращении штатов (ст. 180 ТК РФ), о предстоящем очередном ежегодном отпуске, согласно графику отпусков компании (ст. 123 ТК РФ), о предстоящем изменении условий трудового договора (ст. 74 ТК РФ), о том, что срочный трудовой договор с работником сокращается (ст. 79 ТК РФ) и др.

Официальные уведомления для соблюдения процедуры, предусмотренной трудовым законодательством, необходимо оформлять только в бумажном варианте, так как эти документы будут являться подтверждением соблюдения установленного порядка, и работник подтверждает факт ­получения данного уведомления, как правило, на самом же документе.

Ниже приводятся выписки из Трудового кодекса, подтверждающие требование именно письменной формы уведомления в некоторых случаях соблюдения требований трудового законодательства.

Фрагмент документа

Во всех этих случаях работодателю необходимо будет подтвердить факт уведомления сотрудника за определенный срок, который отвечает требованиям трудового законодательства. Поэтому такие уведомления вручаются работнику под личную подпись. И самым главным при вручении уведомления является не столько простановка подписи работником, сколько именно указание даты получения такого уведомления.

Уведомление имеет все те же реквизиты, которые должны быть на ­любом кадровом документе.

Пример 10

Система регистрации документов внутренней переписки

Работодателю будет легче защищаться в случае трудового конфликта (в том числе судебного), если в организации грамотно построена система регистрации документов. Система регистрации в компании необходима для:

• учета наличия документов и отслеживания их движения;
• придания юридической силы документам компании;
• оптимальной организации внутреннего документооборота на предприятии;
• защиты интересов работодателя в случае судебного конфликта. В данном случае журнальная система регистрации подтвердит факт создания документа в определенную дату.

Количество журналов (книг учета), которые необходимо вести, напрямую зависит от особенностей деятельности организации. Для того чтобы журналы (книги) учета выполняли не только функцию регистрации документов, но и могли в случае конфликта послужить доказательством того, что документ действительно был создан в определенный период времени и не мог быть вписан позднее, рекомендуется соблюдать следующие правила оформления данных журналов.

Журналы должны:

• иметь твердую обложку (для соблюдения сроков хранения);
• иметь клеевой переплет (для доказательства невозможности или затруднительности удаления листа или добавления листа в ­существующий журнал);
• иметь пронумерованные страницы от начала до конца;
• быть прошиты;
• содержать заверительную запись. Она состоит из указания названия журнала, количества прошитых, пронумерованных страниц (цифрами и прописью), должности, подписи и расшифровки подписи руководителя организации и даты оформления журнала. Заверительная подпись проставляется на задней обложке журнала извне или снаружи нее;

Пример 11

• быть удостоверены печатью юридического лица и подписью руководителя организации (за исключением первых двух книг учета трудовых книжек, которые должны быть удостоверены сургучной печатью или пломбой (п. 41 постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках»).

Внутренний вид журналов, в которых можно вести регистрацию документов внутренней переписки, разрабатывается самими организациями, так как унифицированных форм журналов нет. Ниже приводится их ­примерная форма.

Пример 12

Пример 13

Копии и дубликаты

Часто документы внутренней переписки передаются должностным лицам в виде копий или дубликатов, в частности, если оригинал документа направлен вышестоящему должностному лицу либо подшит в материалы дела, но по документу необходимо принимать какие-то дальнейшие действия.

Копия документа может быть факсимильной или свободной. Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки – содержащиеся в подлиннике реквизиты (включая подпись и печать) или часть их, особенности их расположения. Свободная копия создается на пишущих машинах, содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму.

Работник, отвечающий за документы, заверяет копии. Заверение копий оформляется проставлением слова «Верно» или «Копия верна» и указанием подписи, ее расшифровки и даты ответственного лица. Заверительная запись проставляется, как правило, в нижней оформляющей части документа в любом свободном месте.

Пример 14

Если документ представляется в другие организации, на копиях ­документов (выписках из них) обязательно проставлять печать.

Дубликат – повторный экземпляр официального документа, имеющий юридическую силу подлинника.

* * *

Итак, документы внутренней переписки нельзя недооценивать – часто от их правильного оформления и обработки зависит признание законности проведенной процедуры. Но именно с этими документами в настоящее время чаще всего и не умеют обращаться работодатели. Такие бумаги не регистрируются, не учитываются, не согласовываются, что негативно сказывается не только на юридической силе документа, но и на управленческих процедурах, проводимых в компании. Часто из-за этого работодатель не может доказать вину конкретного работника и не может применить законные способы применения дисциплинарного взыскания или расторжения трудового договора с работником. Многие компании начинают строить систему работы с документами уже на своих ошибках, но лучше все-таки предотвращать негативные последствия, чем бороться с их результатом.

Автор — к.э.н., руководитель программы «Делопроизводство в кадровой службе» компании Центр абонентского обслуживания по трудовому законодательству, практикующий консультант по вопросам постановки и оптимизации делопроизводства

1. Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

(в ред. Федерального закона от 30.12.2015 N 445-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

2. Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами, нормативными актами Центрального банка Российской Федерации (далее — нормативные правовые акты) или соглашением между участниками электронного взаимодействия, в том числе правилами платежных систем (далее — соглашения между участниками электронного взаимодействия). Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны соответствовать требованиям статьи 9 настоящего Федерального закона.

(в ред. Федерального закона от 27.12.2019 N 476-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

3. Если в соответствии с федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или обычаем делового оборота документ должен быть заверен печатью, электронный документ, подписанный усиленной электронной подписью и признаваемый равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью. Федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия могут быть предусмотрены дополнительные требования к электронному документу в целях признания его равнозначным документу на бумажном носителе, заверенному печатью.

3.1. Если федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами предусмотрено, что документ должен подписываться несколькими лицами, электронный документ должен быть подписан лицами (уполномоченными должностными лицами органа, организации), изготовившими этот документ, тем видом подписи, который установлен законодательством Российской Федерации для подписания изготовленного электронного документа электронной подписью.

(часть 3.1 введена Федеральным законом от 23.06.2016 N 220-ФЗ)

4. Одной электронной подписью могут быть подписаны несколько связанных между собой электронных документов (пакет электронных документов). При подписании электронной подписью пакета электронных документов каждый из электронных документов, входящих в этот пакет, считается подписанным электронной подписью того вида, которой подписан пакет электронных документов. Исключение составляют случаи, когда в состав пакета электронных документов лицом, подписавшим пакет, включены электронные документы, созданные иными лицами (органами, организациями) и подписанные ими тем видом электронной подписи, который установлен законодательством Российской Федерации для подписания таких документов. В этих случаях электронный документ, входящий в пакет, считается подписанным лицом, первоначально создавшим такой электронный документ, тем видом электронной подписи, которым этот документ был подписан при создании, вне зависимости от того, каким видом электронной подписи подписан пакет электронных документов.

(часть 4 в ред. Федерального закона от 23.06.2016 N 220-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

Условия признания юридической силы электронных документов более сложные, чем у бумажных документов.

В настоящее время юридическая сила электронного документа обеспечивается электронной подписью установленного вида.

Однако усиленная квалифицированная электронная подпись – это необходимое, но недостаточное условие обеспечения юридической силы электронного документа. Например, если установлены требования к форме и формату представления документа, срокам его представления, адресу электронной почты, с которого электронный документ должен быть отправлен, неисполнение этих требований влечет оспаривание юридической силы электронного документа.

Юридическая сила электронного документа может быть обеспечена и без применения электронной подписи. Для этого должны быть установлены чёткие условия взаимодействия. Чтобы условия взаимодействия имели юридическую силу, они должны быть закреплены в соглашении сторон об электронном взаимодействии, если речь идёт о внешнем документообороте, или они должны быть закреплены в локальном нормативном акте, если речь идёт о внутреннем документообороте.

Вопрос признания юридической силы электронного документа всегда неразрывно связан с процедурой проверки электронной подписи. При этом документ должен быть обязательно зарегистрирован в системе учета отправленных/полученных электронных документов. Результаты проверки подписи, регистрационные номера, необходимые реквизиты должны отражаться в метаданных электронного документа.

Суд также предъявляет следующие требования к электронным документам:

• электронный документ изначально создается в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

• электронный документ должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью;

• электронная подпись должна содержаться в отдельном файле (отсоединенная электронная подпись);

• при подписании документа несколькими лицами каждая электронная подпись должна содержаться в отдельном файле;

• электронный документ должен быть подписан электронной подписью лица, которое указано в тексте электронного документа как лицо, его подписавшее.

Таким образом, на доказательную силу документа влияют такие факторы:

• несанкционированное внесение изменений в документ;

• документ оформлен с нарушением установленного порядка;

• оригинал документа уничтожен/утерян до окончания срока хранения;

• срок действия документа на момент представления истек;

• документ подписан неуполномоченным лицом.

Как Истец, так и ответчик должны представлять в суд либо оригиналы документов, либо их заверенные копии.

Требование представлять письменные доказательства в оригинале либо заверенной копии предусмотрено ч. 2 ст. 71 ГПК РФ.

Заверенная копия документа

Заверенная копия документа — это копия, на которой содержатся необходимые реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8–2013). Какие именно реквизиты должна содержать копия зависит от способа заверения.

Важно! Судом в качестве доказательств принимаются надлежащим образом заверенные копии документов. Если суд признал копию заверенной ненадлежащим образом, то при принятии решения суд не может опираться на содержание такого документа.

Предоставление ненадлежащей копии документа может повлечь признание доказательства ненадлежащим. Закон не раскрывает, что такое «надлежащим образом заверенная копия» документа. Поэтому по большей части суды полагаются на свое внутренне мнение и убеждение.

Как правило, копии документов заверяются у нотариуса. Однако имеются альтернативные способы заверить документы для суда.

Заверение копии документа у нотариуса

Нотариальное заверение копии документа является единственным способом заверения, бесспорно гарантирующим признание судами копии документа, заверенной надлежащим образом.

При этом Нотариус не подтверждает законность содержания документа и соответствие изложенных в нем фактов действительности. Цель нотариального заверения – идентичность копии оригиналу (ст.

77 Основ законодательства о нотариате).

Основной минус при обращении к нотариусу — временные и денежные затраты, особенно если необходимо заверить большой объем документов.

Заверение копии документа у руководителя организации

Руководителям организаций (директорам, начальникам отделов и прочим руководящим лицам) предоставлено право заверять копии документов.

Чтобы судом такая копия была признана надлежащим образом заверенная необходимо соблюсти следующие условия:

1. Лицо, заверившее копию, имеет правомерный доступ к подлиннику документа (т.е. руководитель одной организации не может заверить копию документа другой организации).
2. Копия документа должна содержать все «заверительные» реквизиты (см. ГОСТ Р 6.30–2003, Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.83 № 9779-X), а именно:

• надпись «Верно»;
• должность лица;
• личную подпись;
• расшифровку подписи;
• дату заверения;
• печать (для ИП при отсутствии печати не требуется);
• отметку о нахождении оригинала документа (номер дела, том, страница).

Отсутствие какого-либо реквизита является основанием для признания судом копии документа заверенной ненадлежащим образом. По формальному признаку суд может не приобщать такой документ к материалам дела.

Некоторые суды ссылаются на рекомендательный характер стандарта и принимают в качестве доказательств копии не содержащие в себе всех обязательных реквизитов.

Заверение копии документа судом

Часто в суд предоставляются копии решений других судов. Если копию документа заверил суд, рисков признания ее ненадлежащей быть не может. При предоставлении такой копии важно не нарушать целостность документа (речь идет о сшивах).

Если есть возможность предоставить суду оригинал, но нет возможности приобщить документ к материалам дела, то суд в процессе судебного заседания может самостоятельно заверить копию. Для этого необходимо предоставить оригинал и копию одновременно.

Процедура обозрения судом подлинника документа представляет собой формальное сличение копии документа с текстом оригинала. При обозрении документа суд не устанавливает факты, входящие в предмет доказывания, и не пытается уяснить содержание документа. По такому же принципу заверяет нотариус.

Как правило, обозрение судом оригинала документа фиксируется в протоколе судебного заседания. Это исключает риски, связанные с представлением в материалы дела копий документов, не заверенных надлежащим образом. Представить подлинник на обозрение суду может любой участник процесса.

Рассмотрение копии документа судом

Как говорилось выше понятие «надлежащим образом заверенная копия» документа законодательно не определено. Решение судьи о принятии копии либо в отказе основывается на применяемым им подхода: формального и неформального.

Формальный подход заключается в том, что при отсутствии какого-либо заверительного реквизита является основанием для признания копии заверенное ненадлежащим образом.

Неформальный подход заключается в следующем. Судьи в основу своих решений берут простые (не заверенные) копии документов в качестве доказательств. Если такие решения впоследствии обжалуются, вышестоящие суды оставляют их в силе.

Позиция судов такова: стороной, оспаривающей документ, не представлен оригинал или копия с нетождественным содержанием.

Кроме того, суды отдельно отмечают, что заявлений о фальсификации при рассмотрении дела в суде первой инстанции не поступало.

Конечно же в большинстве случаев суды как по своей инициативе, так и по требованию других участников указывают на необходимость представления письменных доказательств, оформленных надлежащим образом.

Доверенность на заверение копий документов

Отдельное полномочие по заверению копий документов в доверенность включать не обязательно, поскольку данное полномочие не относится к специальным. При наличии сомнений суд всегда может потребовать представления оригинала документа.

Рекомендации по заверению копий документов

Для снижения риска признания ненадлежащим представленного в копии доказательства в существующих условиях рекомендуется.

1. Проставлять на копии документа все заверительные реквизиты.
2. Если документ планируется заверить в суде, то до предъявления копии документа не проставлять заверительных надписей.
3. Приобщать к материалам дела копии документов, заверенные руководителями, у которых находится оригинал (кредитными организациями, государственными органами).
4. В случае сомнений в представленной копии, в суде первой инстанции потребовать от оппонента представить оригинал на обозрение суда. При необходимости поднять вопрос о фальсификации (подложности).

Бесплатная консультация юриста!

Письменные доказательства

Что такое письменные доказательства по гражданскому делу? Какие доказательства можно представить в суд? Как доказательства будут оценены судом? 

Самым распространенным видом доказательств являются письменные доказательства (статья 71 ГПК РФ). Это объясняется тем, что все важные обстоятельства в нашей жизни оформляются документально. Письменные доказательства содержат сведения об обстоятельствах, имеющих значение для рассмотрения и разрешения искового заявления в суде.

Письменные доказательства — это документы, содержащие сведения об обстоятельствах, имеющих значение для рассмотрения дела в суде

Документы могут быть выполнены в форме цифровой, графической записи, получены в помощью средств связи, например по факсу или электронной почте. К таким доказательствам относятся судебные постановления и Протоколы.

Письменные доказательства по типам

По содержанию письменные доказательства подразделяются на распорядительные и справочно-информационные. Для распорядительных документов характерен властный характер (приказы, распоряжения и др.). Справочно-информационные доказательства носят осведомительный характер о каких-либо обстоятельствах (акты, отчеты, протоколы, письма и др.).

По субъекту, от которого исходит документ, доказательства делятся на официальные (исходящие от органов власти, должностных лиц) и частные (неофициальные или не связанные с осуществлением полномочий). Напоминаем, что представление или не представление доказательств является правом лица, участвующего в деле.

По способу создания документы могут быть подлинными или копиями. Оригинал договора — подлинное доказательство, его ксерокопия является соответственно копией.

По форме документы подразделяются на простые письменные и нотариально удостоверенные. Подлинность последних должна быть удостоверена или засвидетельствована нотариусом или иным лицом, уполномоченным выполнять нотариальные функции.

Представление доказательств в суд

В суд доказательства представляются в подлинном виде или в форме заверенной копии. Желательно составить письменное заявление о приобщении доказательств к делу.

Подлинные документы представляются тогда, когда обстоятельства дела согласно законам или иным нормативным правовым актам подлежат подтверждению только такими документами, когда дело невозможно разрешить без этих документов или когда представлены копии документа, различные по своему содержанию.

Опасаясь утраты подлинников  стороны, чаще всего, представляют в суд копии. Суд не вправе отказать заинтересованному лицу в принятии документов по тем основаниям, что представлена копия, а не подлинник.

Процедура заверения копий документов, находящихся у юридических лиц, достаточно подробно урегулирована действующим законодательством.

Это Указ Президиума Верховного Совета СССР «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан», который подлежит применению в совокупности с процессуальными нормами и действующими ГОСТами.

В соответствии с п. 3.26 ГОСТ Р 6.

30-2003 при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, отметку о том, что подлинник документа находится в данной организации.  Если документы содержат более одного листа, все листы копий должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены подписью и печатью.

Для заверения копий документов, находящихся на руках у граждан, существуют два способа — либо документы заверяются нотариусом, либо судом.

Гражданский процессуальный Кодекс допускает засвидетельствование судьей копий письменных доказательств, имеющихся в деле, при возврате этих доказательств из материалов гражданского дела по просьбе лиц, представивших их (статья 72 ГПК РФ). При этом возврат доказательств производится после вступления решения суда в законную силу по ходатайству о возврате доказательств.

До вступления решения суда в законную силу письменные доказательства могут быть возвращены представившим их лицам, если суд найдет это возможным.

Однако такой возврат может иметь место как исключение из общего правила и по серьезным основаниям. Серьезность оснований для возврата подлинных письменных доказательств и последствия этого действия для возможного рассмотрения дела в суде второй инстанции оцениваются судьей по его усмотрению.

Критерий достоверности доказательств обусловливает проверку, исследование, оценку каждого из доказательств на предмет исключения возможности его искажения (полного или частичного), фальсификации, подлога и т.п.

Доказательство должно отвечать (соответствовать) требованиям о процессуальной форме. Иными словами, доказательство должно быть представлено в суд в том виде, в котором его допускает закон.

Суд не может считать доказанным факт, подтверждаемый только копией документа или иного письменного доказательства, если утрачен и не передан суду оригинал документа и представленные каждой из спорящих сторон копии этого документа нетождественны между собой и невозможно установить подлинное содержание оригинала с помощью других доказательств.

Доказательства представляются, как в Суд первой инстанции, так и при обжаловании судебных постановлений, однако в случае обжалования, необходимо доказать, что в первую инстанцию доказательства представить было не возможно.

Оценка доказательств судом

Письменные доказательства могут быть положены в основу решения лишь при условии, если они, как и любое доказательство, подверглись исследованию в ходе судебного разбирательства и оценке судом.

Открытое ознакомление с содержанием документа либо с той его частью, которая относится к делу, способствует однозначному восприятию его всеми лицами, участвующими в деле, и знаменует собой начало исследования указанного доказательства.

Затем письменное доказательство предъявляется лицам, участвующим в деле, их представителям, а в необходимых случаях экспертам, специалистам, свидетелям, если заключение, консультация и показания последних имеют отношение к форме и содержанию документа. Лица, участвующие в деле, и их представители вправе высказать замечания и дать объяснения, основываясь на результатах изучения. Все эти действия отражаются в протоколе судебного заседания.

Заинтересованные лица могут оспаривать письменные доказательства путем заявления об их недействительности, опровержения содержащихся в них сведений по существу, заявления спора о подлоге (подделке) документа.

Оспаривание действительности документа состоит в доказывании ненадлежащего его оформления.

Такие документы недействительны, и сведения, содержащиеся в них, не могут служить основанием для признания существующими фактов, в подтверждение которых они представлены.

Основанием для признания документа недействительным может служить выдача его некомпетентным органом или лицом, отсутствие подписи, оттиска печати, удостоверительной надписи нотариуса и некоторые другие недостатки в оформлении документа.

Оспаривание документа по существу состоит в доказывании несоответствия его содержания действительности.

Спор о подлоге может быть заявлен, когда есть основания полагать, что документ, представленный суду, является подложным (например, составлен не тем лицом, от имени которого он исходит; расписка от имени ответчика, хотя последний в действительности денег в долг не брал и расписки не составлял, и т.д.) или поддельным (с помощью подчисток, приписок, исправлений и иных подобных действий изменен первоначальный текст документа; кредитору дана расписка на одну сумму, а он путем приписки значительно увеличил эту сумму). Спор о подлоге может быть заявлен при любом положении дела.

Решение суда должно быть мотивированным, в основу решения суда могут быть положены лишь те доказательства, которые исследовались судом в судебном заседании. Каждому исследованному доказательству суд должен дать самостоятельную оценку.

Нотариальная копия, как объект почерковедческой экспертизы

Заверенные нотариальные документы, конечно, хоть и имеют более высокую юридическую силу, чем обычные копии, но не равнозначимы оригиналу или дубликату, тем более в ходе проведения экспертизы.

В своей практике стал встречать случаи, когда заказчик обращается ко мне за проведением судебной почерковедческой экспертизы, предоставляя нотариальные копии документов.

На мой вопрос: «где оригинал?», получаю ответы: «суд истребовал, а сторона не предоставила», «архив переезжал», «не можем найти», «утеряны».

На руках имеем надлежащую заверенную копию.

Документ заверен по ГОСТу. Есть отметки: «КОПИЯ ВЕРНА», подпись нотариуса
и прочие удостоверяющие реквизиты.

Верховный суд же не запрещает проведение почерковедческих экспертиз по копиям документов. А тут документ, который по значимости, почти оригинал.

И очень негодуют, услышав ответ о том, что по данным объектам будет вероятный вывод об исполнителе, до момента предоставления оригинала документа.

Почему, давайте разберемся!

Эксперт, как лицо независимое и объективное, ставит под сомнение любой факт. Полно и всесторонне исследует это, в рамках своих допусков. По результатам, предоставляя суду достоверные и объективные выводы.

Риски, которые видит эксперт, держа в руках нотариально заверенные копии документов. 

• Копию документа заверялась, однако оригинал при этом отсутствовал. Нотариальное заверение документов предполагает, что уполномоченное лицо свидетельствует верность копии, имея оригинал документа.

На практике же часто встречаются случаи, когда участники
процесса «по-дружески» заверяют копии документов, не имея при себе оригиналов.

• Некая заинтересованность заверителя.

На этих стадиях нельзя исключить факта заверения заранее смонтированной в
необходимой форме копии, чтобы в дальнейшем суд и прочие участники расценивали нотариальную
копию за оригинал, а ее содержимое за истину.

Причем проверка действий заверителя по справке из палаты даст подтверждающий результат, что действия совершались.

• Копия документа смонтирована, использована часть
  от оригинального документа и намеренно искаженная в графическом редакторе или «постановочная»
  подпись. Реквизиты нотариуса – полностью поддельные.

В данном случае проверка выявит, что нотариальная копия не заверялась уполномоченным лицом. Но, все это время!

Тогда как, в это время эксперт уже проводит необъективную и недостоверную почерковедческую экспертизу.

Видео материал по теме статьи с моего Ютуб канала

Так как в рамках проведения данной почерковедческой экспертизы не проверяются
экспертом оттиск штампа «Копия верна» на предмет подделки и изготовления на цветном
печатном устройстве, а также подпись заверителя по подлинность.

Эксперт при этом старается, описывает совпадающие или различающиеся общеконфигурационные
признаки подписи в поддельном или вовсе в несуществующем документе.   

Нотариальная копия, как объект почерковедческой экспертизы

Различие, на мой взгляд, как объекта в ходе проведения судебной экспертизы, заключается лишь в том, что при исследовании нотариально заверенных копий документов эксперт в описательной части использует термин «копия документа», тогда как по не заверенной копии, используется термин «изображение документа».

Указанные выше риски сводят действия эксперта к тому, что если он, по
внутреннему убеждению, берется за проведение судебной почерковедческой
экспертизы по копии документа, то заверенная и не заверенная копия исследуются
одинаково всесторонне, полно и объективно.

Выводы же при этом будут вероятными или условными, до момента
предоставления оригинала документа. Если он, конечно, существует в природе!

• О проблематике и часто задаваемых вопросах при назначении почерковедческой экспертизы по копиям документов могут быть полезны статьи.
• В данных статьях я рассказал о своем отношении о возможности
  производства судебных экспертиз по подобным объектам и подготовил ответы на
  часто задаваемые мне на консультациях вопросы.
• В заключение, грамотный выбор процессуальной стратегии оспаривания письменных доказательств, представленных оппонентами в материалы дела, а также внимательное отношение к форме заверения копий и их проверке в дальнейшем, является важным аспектом успешности по делу.

Берегите оригиналы! Важные документы готовьте в 2-3 экземплярах с оригинальными подписями исполнителя и получателя документа.

Если после прочтения данной статьи поняли, что Вам нужно провести почерковедческую экспертизу, жмите ПОЗВОНИТЬ или в социальных сетях IG TW FB VK OK.

Буду рад Вам помочь с ответами на Ваши вопросы.

КОПИИ, ПОДЛИННИКИ и ДОСТОВЕРНОСТЬ — флэшки из ГПК | ДОМОВОЙ (жилищные права и не только)

В суд идут зачастую граждане, не нашедшие время полистать ГПК РФ. Суд в своем стремлении принять неправосудное решение, конечно, будет нарушать ГПК РФ. И если участники дела вообще ничего не понимают в процессе, то им кажется, что нарушения зашкаливают. 

А что если нарушения превратить в свою выгоду? Чем больше нарушений — тем больше щелчков по носу надаем нарушителю. Вот можете представить, идет заседание Сов Мина. И один министр уличает премьера в невежестве. Да не один раз, а пять или шесть. 

Кто мешает дать щелчок по носу в виде возражения относительно действий председательствующего или в виде ходатайства? Никто… Иное дело, что не создан инструмент для этого. 

А таким инструментом могут быть выдержки из ГПК РФ наклеенные на карточки

библиографические. Вот к примеру приготовил на узкую тему флэшки… Пользуйтесь 

• Идущему в процесс
• ФЛЭШКИ на тему
• ПОДЛИННИКИ, КОПИИ и ДОСТОВЕРНОСТЬ
• ПОДЛИННИКИ ДОКУМЕНТОВ
• Статья 71 ГПК РФ. Письменные доказательства

2. Письменные доказательства представляются в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии.

1. Подлинные документы представляются тогда, когда обстоятельства дела согласно законам или иным нормативным правовым актам подлежат подтверждению только такими документами, когда дело невозможно разрешить без подлинных документов или когда представлены копии документа, различные по своему содержанию.
2. НЕТ ОРИГИНАЛА – ОБСТОЯТЕЛЬСТВО НЕ ДОКАЗАНО
3. Статья 67 ГПК РФ. Оценка доказательств

7. Суд не может считать доказанными обстоятельства, подтверждаемые только копией документа или иного письменного доказательства, если утрачен и не передан суду оригинал документа … и невозможно установить подлинное содержание оригинала документа с помощью других доказательств.

КОПИИ ДОКУМЕНТОВ для  участников направляются 

Статья 71. Письменные доказательства

3. Копии письменных доказательств, представленных в суд лицом, участвующим в деле, или истребуемых судом, направляются другим лицам, участвующим в деле.

СУД ОБЯЗАН ПРОВЕРИТЬ – уполномочен ли орган, который представляет письменное доказательство, на его ПОДПИСАНИЕ  а также все иные реквизиты

Статья 67. Оценка доказательств

5. При оценке документов или иных письменных доказательств суд обязан с учетом других доказательств убедиться в том, что такие документ или иное письменное доказательство исходят от органа, уполномоченного представлять данный вид доказательств, подписаны лицом, имеющим право скреплять документ подписью, содержат все другие неотъемлемые реквизиты данного вида доказательств.

СУД ОБЯЗАН СВЕРИТЬ КОПИЮ с ОРИГИНАЛОМ. А для этого надо представить ОРИГИНАЛ!!!

Статья 67. Оценка доказательств

6. При оценке копии документа или иного письменного доказательства суд проверяет, не произошло ли при копировании изменение содержания копии документа по сравнению с его оригиналом, с помощью какого технического приема выполнено копирование, гарантирует ли копирование тождественность копии документа и его оригинала, каким образом сохранялась копия документа.

КОПИЯ ИСКОВОГО ЗАЯВЛЕНИЯ ДОЛЖНА БЫТЬ со всеми приложениями!!!!

Статья 114. Содержание судебных повесток и иных судебных извещений

3. Одновременно с судебной повесткой или иным судебным извещением, адресованными ответчику, судья направляет копию искового заявления, а с судебной повесткой или иным судебным извещением, адресованными истцу, — копию объяснений в письменной форме ответчика, если объяснения поступили в суд.

ДОСТОВЕРНОСТЬ ДОКУМЕНТА

Статья 71. Письменные доказательства

1. Письменными доказательствами являются содержащие сведения об обстоятельствах, имеющих значение для рассмотрения и разрешения дела, акты, договоры, справки, деловая корреспонденция, иные документы и материалы, выполненные в форме цифровой, графической записи, в том числе полученные посредством факсимильной, электронной или другой связи либо иным позволяющим установить достоверность документа способом.

К письменным доказательствам относятся приговоры и решения суда, иные судебные постановления, протоколы совершения процессуальных действий, протоколы судебных заседаний, приложения к протоколам совершения процессуальных действий (схемы, карты, планы, чертежи).

Как оценивает суд копии вместо оригиналов в процессе

Трудовым кодексом определено, что в некоторых случаях работодатель обязан выдавать работнику копии приказов о приеме, переводе и увольнении, а также некоторые справки, например о зарплате.

Вместе с тем работники требуют не только поименованные в кодексе документы.

Должен ли работодатель удовлетворять их просьбу? Какие документы работодатель может не выдавать работнику? Как заверить копию документа? Какова судебная практика по подобным спорам? На эти и некоторые другие вопросы вы получите ответы, прочитав статью.

Какие документы работодатель обязан предоставить работнику?

Первая норма, к которой мы обратимся, – ст. 62 ТК РФ. В ней сказано, что работодатель по письменному заявлению работника обязан выдать ему документы, связанные с работой: – копии приказов о приеме на работу, переводах на другую работу, об увольнении;

• – выписки из трудовой книжки;
• – справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и др.;
• – трудовую книжку в целях обязательного социального страхования (обеспечения) работника (он обязан в течение трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю).

  Фото на гражданство РФ – размеры и требования 2021

Обязанность по выдаче документов работнику установлена и иными нормами Трудового кодекса. В частности, в соответствии со ст. 68 по требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию приказа (распоряжения) о приеме на работу. В статье 84.

1 говорится о документах, выдаваемых при увольнении. В частности, по требованию работника нужно выдать надлежащим образом заверенную копию приказа (распоряжения) о расторжении трудового договора, на основании письменного заявления – заверенные копии документов, связанных с работой.

Ну и конечно, в день увольнения выдается трудовая книжка.

Кроме того, в ст. 89 ТК РФ определено, что в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, работники имеют право в том числе на получение копий любой записи, содержащей их персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных ч. 8 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 № 152‑ФЗ «О персональных данных».

Обязан ли работодатель предоставлять копии локальных нормативных актов (правил внутреннего трудового распорядка, положения по оплате труда и пр.), связанных с трудовой деятельностью работника, по его заявлению? Однозначный ответ на этот вопрос дать невозможно. Объясним, почему.

Суды, рассматривая споры о выдаче документов, говорят, что перечень документов в ч. 1 ст. 62 ТК РФ не является исчерпывающим, помимо названных в этой норме, работодатель обязан выдать и другие документы.

Вместе с тем в судебной практике за последнее время работникам отказывают в удовлетворении требований о выдаче положений об оплате труда, приложений к коллективному договору.

Свои решения суды обосновывают тем, что в отношении локальных нормативных актов трудовым законодательством предусмотрена обязанность работодателя по ознакомлению с ними под подпись, но не по предоставлению указанных документов работнику (см., например, апелляционные определенияВС Республики Коми от 24.08.2015 по делу № 33‑4430/2015

Сканы первичных документов приравняли к оригиналам

Минфин выпустил письмо, в котором разрешил обмениваться скан-копиями первички вместо бумажных оригиналов. Объясняем, почему это первый шаг к обязательному электронному документообороту.

Вчера: с чего все началось

В марте 2019 года в Госдуму был внесен законопроект «О внесении изменений в Федеральный закон „О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма“ и иные Законодательные акты Российской Федерации (в части использования и хранения электронных документов)». В нем предлагалось ввести «переходник» между бумажным и электронным документами — электронный дубликат.

Это обычная скан-копия бумажного документа, которую предлагали приравнять к оригиналу. В таком случае обмен сканами юридически будет равнозначен передаче бумажной «первички».

А значит, для любой проверки аутсорсер сможет предоставлять эти сканы без необходимости дергать клиента и сортировать кучи макулатуры. Это сэкономит уйму времени обоим.

Да и штатным бухгалтериям будет проще обмениваться документами.

Я регулярно проверяю состояние работы над этим законопроектом. К сожалению, в июле 2019 года его рассмотрение в Думе было перенесено на неопределенный срок. Перед этим на законопроект был получен официальный отзыв Правительства, в котором проект в целом поддерживался, но после доработки.

Помимо юридических нюансов, в отзыве разработчикам рекомендовалось предусмотреть положения, направленные на обеспечение возможности выявлять и пресекать случаи создания электронных дубликатов документов, не соответствующих исходным бумажным документам.

Реакция Правительства была предсказуемой — комментируя законопроект в марте 2019 года, я высказывал опасения по поводу возможности подделки электронных дубликатов. Дорисовать в скане можно что угодно. Технически это можно сделать даже в Paint. С тех пор Правительство сменилось, а запал разработчиков, видимо, поугас.

Сегодня: мнение Минфина

Режим самоизоляции вернул в повестку дня тему с юридически значимым обменом сканами. Два месяца назад у Минфина спросили как обмениваться первичкой, если все сидят дома. Чиновники подумали и выдали письмо Минфина РФ от 22.04.2020 № 03-01-10/32570. П. 13 этого письма посвящен использованию скан-копий.

Если убрать преамбулу и оставить только суть, то Минфин считает принятие к бухучету скан-копий не противоречащим законодательству. Правда, только в исключительных случаях.

Что такое исключительные случаи в письме не раскрывается. Да и письма Минфина — это беллетристика, юридической силы они не имеют.

Но думаю, что пандемия, которую даже Верховный суд признает форс-мажором, — это как раз исключительный случай.

Завтра: бесплатная КЭП. Послезавтра: обязательный ЭДО

Надеюсь, что мнение Минфина даст новый толчок работе над законопроектом.

Ведь пока у большей части юридических и физических лиц нет юридически значимого ЭДО, даже безбумажный обмен бумажными документами лучше, чем никакого. Но думаю, что это будет лишь временной мерой.

Есть ощущение, что страна стремительно движется в сторону обязательного ЭДО. В этой области происходят тектонические сдвиги, которые СМИ пока не замечают.

Предлагаю почитать письмо ФНС России от 21 апреля 2020 года № АБ-3-19/3205@. В нем говорится, что с 1 января 2021 года налоговики смогут выдавать юрлицам, ИП и нотариусам квалифицированные электронные подписи на безвозмездной основе. В моменте такое решение убьет рынок удостоверяющих центров, но это просто побочный эффект. Главный же вектор очевиден.

Бесплатные КЭП — это не пряник от ФНС, а первый шаг к обязательному ЭДО. Возможно, даже бесплатному. Государство очень хочет контролировать все транзакции — выгоды для бюджета от этого будет больше, чем себестоимость такого «подарка».

Гость, внимание! Закрываем набор на курс по всем ФСБУ В связи с окончанием сроков сдачи годового отчета набираем последнюю группу на комплексный курс повышения квалификации по всем новым ФСБУ: «Аренда», «Запасы», «ОС», «Капвложения» и «Документооборот».

На курсе узнаете, как новые стандарты влияют на налоги, научитесь избегать ошибок, поймете, что придется изменить в учете и как его настроить по-новому.

Занятия с 1 по 30 апреля. Места в группе пока есть.

Копия является доказательством

Разместил: Егоров Константин Михайлович Другое Статьи 03.09.2008

Случается так, что документ утерян, а вопрос, в связи с которым он был составлен, не решен.

При подготовке документов для подачи искового заявления в суд может обнаружиться, что имеется лишь ксерокопия или отсканированный экземпляр документа.

Стоит ли при таких обстоятельствах обращаться в суд или целесообразно отказаться от защиты своих прав в связи с бесперспективностью дела?

В настоящее время основная масса документации в хозяйственном обороте составляется на бумаге, а электронные документы почти не используются. Между тем бумаги, как известно, легко могут потеряться или погибнуть.

Как правило, при предъявлении искового заявления в суд, к нему прикладываются только копии необходимых документов, заверенные печатью организации и подписью руководителя организации (подписью физического лица).

Однако в ходе рассмотрения дела для установления реальных событий суду необходимо убедиться в соответствии представленных копий оригиналам.

Если документ утрачен

По критерию возможности возврата можно выделить две разновидности утраты документов:

возвратная. Об этом можно говорить в случае:

• изъятия государственными органами (органами ФНС или МВД), причем орган, изъявший документы, оставляет владельцу оригинала документа акт об изъятии, который содержит перечень документов и их копии;
• если документ подлежит государственной регистрации;

безвозвратная. Документ считается безвозвратно утраченным в случае:

• утери или гибели при чрезвычайных обстоятельствах (наводнение, пожар и пр.);
• если документ не подлежит государственной регистрации, причем для владельца (бывшего владельца) документов могут возникнуть негативные последствия.

В зависимости от вида утраты выделяют следующие пути преодоления ситуации с отсутствием оригинала документа.

1. В случае изъятия оригинала государственными органами его копия может быть представлена соответствующим органом в суд по судебному запросу, а в случае утраты документа, подлежащего государственной регистрации, его дубликат может быть получен в соответствующем регистрационном органе по запросу участника процесса или суда.

2. В случае безвозвратной утраты оригинала документа при наличии его копии ситуация в процессе может развиваться по-разному.

Во-первых, если утрачен, например, Договор, акт или иной двусторонний документ, то второй экземпляр оригинала может оказаться у другой стороны.

Во-вторых, если требования подтверждаются «простой» копией и оригинал представить невозможно, то исход дела зависит от совокупности и полноты иных доказательств по делу и усмотрения суда.

Порядок заверения копий

Копия документа в суде – поможет ли выиграть суд без оригинала

В том случае, если компания пытается добиться справедливости при помощи документа, поможет ли ей копия документа в суде при отсутствии оригинала? Давайте выясним, принимается ли подобное доказательство правоты судьями, можно ли верить копиям, что об этом говорит закон, что показывает судебная практика, и как судьи расценивают представление истцами копий документов в случае, когда иными доказательствами коммерсанты не располагают.

Копия документа в суде – разбор ситуации

Ответчиком в ходе судебного разбирательства была представлена копия договора, подтверждающего тот факт, что истек срок давности на подачу заявления. Ответчик настаивает на том, чтобы истцу отказали в удовлетворении его требований. Истец утверждает, что копия контракта не является подлинной, и что он не подписывал никаких контрактов в данной редакции.

В том случае, если у истца или ответчика имеется оригинал договора, судебный спор был бы решен, поскольку оригинал документа позволяет с достоверностью установить подлинность контракта и его действительное содержание. Однако, оригинал документа у сторон отсутствовал. О том, что делать в таком случае, пытались дать ответ судьи 3 судебных инстанций, когда рассматривалось прецедентное дело № А57-14986/2017.

Копия документа в суде – можно ли верить копии

Рассмотрим ситуацию, которая имела место в 2011 году. Организация ООО «Апрель» заключила договор займа с ООО «Транспорт Сибири». Прошло 6 лет, и компания, предоставившая заем, вспомнила о том, что задолженности заемщиком так и не была возвращена.

Организация подает Исковое заявление в суд с требованием вернуть долг по договору. Суду в качестве доказательств были представлены платежные поручения о выдаче заемных средств и о частичном возврате долга. Поручения содержали те же реквизиты, что указывались в договоре.

Таким образом, наличие между истцом и ответчиком правоотношений было доказано. Однако, оригинала договора не оказалось ни у одной из сторон судебного спора.

Ответчик же не собирался выплачивать остаток задолженности на том основании, что срок возврата займа истек, а значит, истек и срок исковой давности на предъявление требования о погашении задолженности. Ответчик в своем заявлении ссылался на копию контракта. Дело было рассмотрено несколькими судебными инстанциями:

1. Материалы дела были изучены арбитрами, после чего они пришли к выводу о том, что заключение сделки между истцом и ответчиком подтверждается фактом передачи денежных средств. Согласно общим положениям ГК РФ, заемные средства необходимо вернуть заимодавцу не позднее 30 дней с даты предъявления требования о погашении задолженности, и на этом основании суд взыскал в пользу истца сумму долга в полном объеме, тем самым удовлетворив исковые требования. При этом суд исключил копию договора займа, которую пытался приобщить к делу ответчик, из числа принятых доказательств – истец оспаривал представленный документ, а оригинала договора не имелось ни у одной из сторон.
2. Апелляционный суд полностью поддержал позицию первой судебной инстанции.
3. Суд кассационной инстанции обратил внимание на то, что основной задачей суда можно считать оценку оригиналов и копий документов в совокупности с прочими доказательствами. Кассационный суд решил, что суды, изучавшие дело ранее, не учитывали, что заимодавец при перечислении денег заемщику сам ссылался в платежном поручении на тот договор, который оспаривал в суде. Более того, о «действительности» контракта, который представил в суде ответчик, можно судить по тому, что истец не представил в материалы дела какую-либо иную копию договора займа, отличную от оспариваемой им. Но и это еще не все – о подписании спорного договора в суде заявил генеральный директор заимодавца, а нотариус подтвердил подлинность выданной ему доверенности.

В результате дело было отправлено на пересмотр, поскольку коллегия заключила, что суды сделали вывод об отсутствии письменного договора, не учитывая при этом доводы ответчика. По мнению коллегии, обстоятельства, указанные ответчиком-заемщиком, имеют существенное значение для правильного разрешения спора. При новом рассмотрении спора потребуется ответить на следующие вопросы:

• Имеются ли у сторон копии договора займа с иным содержанием?
• Могут ли быть представлены какие-либо доказательства подлинности представленного документа?
• По какой причине истец-заимодавец не требовал вернуть ему выданные в долг деньги на протяжении столь длительного срока?
• Почему ответчик уничтожил оригинал договора раньше положенного срока?

Копия документа в суде – что говорит закон

Гражданский процессуальный кодекс РФ обязывает суды проводить оценку доказательства, представленного в ходе судебного разбирательства, по своему внутреннему убеждению, которое должно базироваться на полном, объективном, всестороннем и непосредственном исследовании всех в совокупности доказательств в деле.

Если документ обладает представленными ниже признаками, он имеет силу в подтверждении заявленных стороной спора обстоятельств (вывод сделан на основании толкований положений ч. 1 ст. 75 АПК РФ):

• документ получен способом, дающим возможность установить его достоверность (к примеру, по электронной связи), или выполнен в форме графической, цифровой записи;
• он включает в себя информацию об обстоятельствах, способных повлиять на ход рассмотрения дела и на его разрешение.

Но обратимся к тексту ч. 6 ст. 71 АПК РФ. По смыслу этой части, копию документа суд не может принять в качестве надлежащего подтверждения слов стороны спора, если имеет место совокупность следующих обстоятельств:

• у сторон не имеется оригинала документа;
• невозможно установить содержание оригинала документа, базируясь на других доказательствах;
• имеющиеся в материалах дела копии бумаг различны по содержанию.

Важно! Если хотя бы одно из перечисленных выше условий не соблюдается, копию документа можно принять в качестве доказательства и приобщить к материалам дела.

Копия документа в суде – судебная практика

Судебная практика по вопросу принятия в качестве доказательства копии документа не сложилась. К единому мнению суды не пришли:

1. Одни арбитры считают, что необходимо осуществлять полную и всестороннюю оценку документов, представленных сторонами спора (включая копии). И если у одной из сторон, помимо копии документа, имеются иные доказательства правоты, судьи удовлетворяют требования этой стороны.
2. Другие судьи применяют формальный подход при изучении доказательств дела. Если стороны спора не могут представить оригинал документа, его копия не принимается в качестве доказательства того факта, на которое ссылается сторона. Причем и другие доказательства правоты стороны спора в расчет не принимаются.
3. Высший арбитражный суд уже выражал однозначную позицию в отношении приобщения к материалам дела копии документа. Требования истца, представившего копию документа, были удовлетворены, поскольку ответчик не ходатайствовал об истребовании у истца оригинала документов и не заявлял о фальсификации доказательств, а других копий, содержание которых противоречило бы содержанию представленного истцом документа, не имелось. См. Определение от 02.04.2012 № ВАС-3015/12 по делу № А27-9350/2010.

статью ⇒ “Взыскание неустойки по договору подряда: судебная практика“.

Выводы о том, может ли копия документа в суде помочь выиграть дело

Из всего вышесказанного можно сделать следующие выводы:

1. Иногда утраченный документ мог бы стать единственным подтверждением правомерности исковых требований, а потому оригиналы следует надежно хранить на случай исковых споров.
2. Отказываться от права на судебную защиту, данного гражданам и организациям законом, по причине отсутствия оригинала документа, не следует.
3. Как правило, истцы и ответчики представляют в суде именно копии документов в качестве письменных доказательств своей правоты. На этом основании суд не вправе отказать в удовлетворении требований.
4. Если оригинала документа не имеется, а есть только копия, результат рассмотрения дела судом будет зависеть от совокупности и полноты других доказательств. Утраченный документ в большинстве случаев является не единственных доказательством того или иного обстоятельства.

статью ⇒ “Увольнение на основании решения суда“.

Типичные ошибки

Ошибка: Организация не подает в суд на лицо, нарушившее права юридического лица, по причине того, что был утрачен оригинал документа, который мог бы помочь выиграть суд. Могла бы быть представлена только копия документа в суде.

Комментарий: Нельзя отказываться от судебной защиты только потому, что отсутствует оригинал документа. Суд примет во внимание все прочие доказательства и, возможно, приобщит копию документа к материалам дела.

Ошибка: У компании, желающей подать в суд на другое юридическое лицо, не имеется иных доказательств по делу, кроме копии договора. Оригинал договора был утрачен.

Комментарий: Обращаться в суд в том случае, если сохранилась только копия документа, который помог бы выиграть дело, не имеет смысла при отсутствии иных доказательств по делу. Исковые требования вряд ли будут удовлетворены, если только ответчик сам не признает свою вину.

Ответы на распространенные вопросы о том, поможет ли копия документа в суде

Вопрос №1: Имеется ли шанс выиграть судебное дело, если у истца сохранилась лишь копия документа, который мог бы подтвердить обоснованность исковых требований?

Ответ: Суд не вправе отказать в удовлетворении требований только на том основании, что у истца не имеется оригинала документа. Исход дела будет полностью зависеть от совокупности других доказательств, которые можно было бы приобщить к делу.

Вопрос №2: В каком случае суд может принять копию документа без оригинала в качестве доказательств по делу?

Ответ: Если оригинала документа не имеется, установить содержание оригинала документа по иным доказательствам не удается, и копии бумаг, имеющиеся в материалах дела, различны по содержанию, копию суд в качестве доказательства не примет. Однако, если хотя бы одно из перечисленных условий не соблюдается, копия может быть рассмотрена судом. Главное – чтобы ответчик не оспаривал подлинность копии и не ходатайствовал об истребовании у истца оригиналов.