Добавление в отчет логотипа компании возможно с помощью

В Microsoft Access существует возможность вставки рисунков в формы и отчеты. Использование рисунков может улучшить внешний вид создаваемых форм и отчетов. Например, в отчеты можно включать логотип фирмы, а в форме предоставлять возможность просмотра не только данных о сотрудниках фирмы, но и их фотографий. Для вставки рисунков в формы и отчеты используются специальные элементы управления — свободная
и присоединенная
рамки объектов (Unbound Object Frame, Bound Object Frame), а также элемент управления Рисунок
(Image).

Способ вставки рисунка зависит от того, как предполагается его использовать.

• Объект OLE можно хранить в одном из полей таблицы Access, например в таблице «Сотрудники» (Employee) базы данных «Борей» хранятся фотографии сотрудников. Можно в полях таблицы Access хранить также документы Word. В таком случае для отображения этих объектов в формах или отчетах следует использовать элемент управления (Bound Object Frame).
• Объекты OLE могут храниться не в таблицах Access, а прямо в форме или отчете. С помощью такого способа в форме или отчете можно, например, сохранить логотип фирмы. В этом случае для отображения объекта OLE следует использовать элемент управления Свободная рамка объекта
  (Unbound Object Frame) или Рисунок
  (Image).
• Можно также для добавления рисунка в форму или отчет использовать свойство Рисунок
  (Picture) этой формы или отчета. Обычно так поступают, когда требуется включить фоновый рисунок (подложку), занимающий часть окна или все окно формы или отчета.

Чтобы добавить фоновый рисунок в форму:

1. Откройте форму в режиме Конструктора.
2. В окне свойств формы на вкладке Макет
   (Format) найдите свойство Рисунок
   (Picture). В поле ввода этого свойства введите путь и имя файла рисунка. Для этого можно нажать кнопку Построителя и выбрать в окне Выбор рисунка
   (Insert Picture) необходимый файл рисунка (рис. 15.1).

Замечание

Несколько стандартных файлов для фоновых рисунков находятся в папке MICROSOFT OFFICEOFFICEBITMAPSSTYLES.

1. Установите значение свойства Тип рисунка
   (Picture Type). Значений может быть два: Внедренный
   (Embedded) или Связанный
   (Linked). Если рисунок внедренный, он сохраняется в файле базы данных (mdb). Связанный рисунок хранится в отдельном файле на диске. О преимуществах и недостатках того и другого способа мы уже говорили выше. Если один и тот же рисунок вставляется во много форм или отчетов, то внедрение его приведет к «распуханию» файла mdb, т. к. храниться будет столько копий рисунка, сколько раз вы его внедряли. Если вы решите сделать его связанным, необходимо заботиться о том, чтобы его случайно не удалили или не переместили.
2. С помощью следующих свойств настройте отображение фонового рисунка.
   • Свойство Масштабы рисунка
     (Picture Size Mode) имеет три значения: Фрагмент
     (Clip), Вписать в рамку
     (Stretch), По размеру рамки
     (Zoom). Значение Фрагмент
     отображает рисунок в его исходном размере. Если размер рисунка превышает размер окна формы, то изображение рисунка обрезается. Значение Вписать в рамку
     изменяет размер рисунка так, чтобы он соответствовал окну формы. Использование данного значения может привести к искажению изображения рисунка. Значение По размеру рамки
     изменяет размер рисунка так, чтобы он соответствовал окну формы либо по ширине, либо по высоте. Использование данного значения не приведет ни к обрезанию рисунка, ни к искажению его пропорций.

Рис. 15.1.
Диалоговое окно Выбор рисунка

• Если вставляется рисунок, занимающий не всю форму, свойство Выравнивание рисунка
  (Picture Alignment) позволяет определить положение его в форме: Сверху слева
  (Top Left), Сверху справа
  (Top Right), По центру
  (Center), Снизу слева
  (Bottom Left), Снизу справа
  (Bottom Right), По центру формы
  (Form Center).
• Свойство Мозаичное заполнение
  (Picture Tiling) позволяет выводить повторяющееся изображение рисунка.

Пример использования рисунка в качестве фона в форме приведен на рис. 15.2.

Аналогично вставляется фоновый рисунок в отчет. Пример использования рисунка в качестве фона в отчете приведен на рис. 15.3.

Рисунок может быть вставлен в форму и в виде элемента управления формы. Для этого можно использовать два типа элементов управления: Рисунок
(Image) и Свободная рамка объекта
(Unbound Object Frame).

Рис. 15.2.

Рис. 15.3.

Если не требуется прямое изменение рисунка в форме или отчете, то лучше использовать Рисунок
(Picture) (форма будет работать быстрее). Если же предполагается часто изменять рисунок, нужно вставить его с помощью свободной рамки объекта.

Чтобы вставить элемент управления Рисунок
(Image), необходимо:

1. Нажать кнопку Рисунок
   (Image) на панели элементов (кнопка Мастера элементов должна быть нажата, чтобы запустился Мастер рисунков).
2. Выбрать в форме или отчете место, в которое помещается рисунок, и щелкнуть на нем левой кнопкой мыши.
3. В раскрывшемся окне Вставка рисунка
   (Insert Picture) выбрать имя файла, содержащего добавляемый рисунок, и нажать кнопку ОК.
   Будет создан элемент управления, в котором помещается рисунок (рис. 15.4).
4. Установить значения свойств, которые влияют на то, как рисунок будет отображаться в форме или отчете. Эти свойства аналогичны соответствующим свойствам формы.

Рис. 15.4.
Использование элемента Рисунок
для вставки рисунка в форму

Чтобы вставить рисунок в форму или отчет с помощью свободной рамки объекта, необходимо:

1. Открыть форму в режиме Конструктора формы или отчет в режиме Конструктора отчета.
2. Нажать кнопку Свободная рамка объекта
   (Unbound Object Frame) на панели элементов.
3. Выбрать в форме или отчете место для вставляемого объекта и щелкнуть на нем левой кнопкой мыши. Появится диалоговое окно мастера Вставка объекта
   (Insert Object). С помощью мастера можно вставить уже готовый рисунок из файла или сначала создать его в соответствующем приложении, а затем вставить. Поэтому дальнейшие шаги могут быть разными.

Если вам еще предстоит создать рисунок, проделайте следующие операции.

1. В диалоговом окне Microsoft Access
   выбрать переключатель Создать новый
   Тип объекта
   (Object Type) выбрать приложение, с помощью которого будет создаваться рисунок (рис. 15.5).

Рис. 15.5.
Окно Microsoft Access,
используемое для вставки рисунка с помощью свободной рамки объекта

1. Объект может отображаться в виде значка — это удобно, когда он содержит сведения, которые не должны все время выводиться на экран. В таком случае нужно просто установить флажок В виде значка
   (Display as Icon).
2. Нажать кнопку ОК.
   
3. Создать объект с помощью приложения, выбранного на шаге 1.
4. Закрыть
   (Close) в меню Файл
   (File) приложения, чтобы вернуться в Microsoft Access. Microsoft Access создает элемент управления Свободная рамка объекта
   (Unbound Object Frame) и отображает в ней рисунок.

Если же файл с рисунком у вас уже готов, чтобы вставить его прямо из файла, вам необходимо:

1. В диалоговом окне Microsoft
   Access выбрать переключатель Создать из файла
   (Create From File), а затем указать путь к файлу. Если точный путь вы не знаете, используйте кнопку Обзор
   (Browse) (рис. 15.6).

Рис. 15.6.
Окно Microsoft Access
при вставке рисунка из файла в отчет с помощью свободной рамки объекта

Рис. 15.7.
Вставка рисунка Microsoft Paint
в отчет с помощью свободной рамки объекта

1. Если нужно отобразить объект в виде значка, установить флажок В виде значка
   (Display As Icon).
2. Для нахождения связи с объектом установить флажок Связь
   (Link). Если флажок сброшен (по умолчанию), объект будет внедрен.
3. Нажать кнопку ОК.
   

Пример вставки рисунка, созданного с использованием Microsoft Paint, в форму с помощью свободной рамки объекта приведен на рис. 15.7.

После вставки объекта можно изменять его размеры и пропорции с помощью свойства Установка размеров
(Size Mode). В большинстве случаев изменения в свободный объект могут вноситься в режиме Конструктора формы или отчета. Для того чтобы иметь возможность изменять объект в режиме формы, необходимо задать для свойства Доступ
(Enabled) свободной рамки объекта значение Да (Yes), а для свойства Блокировка
(Locked) — значение Нет
(No). Чтобы отредактировать объект, дважды щелкните на нем мышью. Для этого только необходимо, чтобы на вашем компьютере было установлено приложение, в котором может редактироваться файл данного типа. Пример редактирования внедренного точечного рисунка представлен на рис. 15.8.

Рис. 15.8.
Пример редактирования точечного рисунка с помощью Microsoft Paint

Для того чтобы выйти из режима редактирования, достаточно щелкнуть мышью за пределами рисунка.

В отличие от других элементов управления в форме, которые связаны с записями в таблице-источнике, рисунок в свободной рамке объекта не меняется при перемещении по записям в форме — он связан с самой формой, а не с данными, которые отображаются в форме. Рисунки, которые хранятся в записях таблицы, отображаются в форме с помощью присоединенной рамки объекта.

Для хранения рисунков и других объектов OLE в таблицах Access используется специальный тип поля: Объект OLE
(OLE Object). Элемент управления Присоединенная рамка объекта
(Bound Object Frame) создается одним из стандартных способов:

• перемещением с помощью мыши нужного поля из списка полей таблицы-источника. В этом случае будет сразу создан элемент управления, связанный с полем в таблице;
• с помощью кнопки Присоединенная рамка объекта
  (Bound Object Frame) на панели элементов. В данном случае будет создан элемент управления, для которого нужно сразу установить свойство Данные
  (RecordSource) — имя поля, содержащего объект OLE (рис. 15.9).

Рис. 15.9.

Вставить рисунок в поле таблицы можно как в таблице, открытой в режиме Таблицы, так и в форме. Для этого нужно:

1. Открыть таблицу в режиме Таблицы или форму в режиме Формы.
2. Перейти на запись, в которую требуется вставить рисунок, и выбрать поле объекта OLE.
3. Выполнить команду Объект
   (Object) из меню Вставка
   (Insert).
4. В диалоговом окне Microsoft
   Access (см. рис. 15.5) выбрать переключатель Создать новый
   (Create New), а затем в списке Тип объекта
   (Object Type) выбрать тип приложения, в котором будет создаваться объект. Если файл с рисунком уже готов, то нужно выбрать переключатель Создать из файла
   (Create From File), a затем указать путь к файлу.
5. Для того чтобы отобразить объект в виде значка, установить флажок В виде значка
   (Display As Icon).
6. Нажать кнопку ОК.
   
7. Если вы создаете новый рисунок, то нужно создать его с помощью приложения выбранного на шаге 4.
8. Закончив создание объекта, выбрать команду Закрыть
   (Close) в меню Файл
   (File) приложения для возвращения в Microsoft Access.

Рисунок будет вставлен в запись в таблице. При этом в режиме Формы рисунок или иной объект автоматически будут отображаться на экране. В режиме Таблицы будет отображаться только тип объекта, например Растровый рисунок.

Вставка графических файлов происходит либо напрямую, либо при помощи отдельных графических фильтров. Эти фильтры устанавливаются при инсталляции Microsoft Access. Для вставки файлов формата Enhanced Metafile (EMF), точечных рисунков Windows (BMP, RLE, DIB), метафайлов Windows (WMF) и значков (ICO) графический фильтр не требуется. Однако такие фильтры необходимы для вставки всех остальных файлов графических.форматов, перечисленных ниже:

AutoCAD Format 2-D (DXF) Computer Graphics Metafile (CGM)

CorelDRAW (CDR) Encapsulated PostScript (EPS)

Graphics Interchange Format (GIF) JPEG File Interchange Format (JPG)

Kodak Photo CD (PCD) Micrografx Designer/Draw (DRW)

PC Paintbrush (PCX) Portable Network Graphics (PNG)

Tagged Image File Format (TIFF) Targa (TGA)

WordPerfect Graphics (WPG) HG Graphics Language (HGL, PLT) Macintosh PICT (PCT)

Для добавления в форму Access фонового рисунка, например в главную кнопочную форму, необходимо запустить базу данных («Успеваемость студентов» с главной кнопочной формой) и на панели инструментов щелкнуть на кнопке Окно базы данных.
Откроется Окно базы данных Access, в котором откройте кнопочную форму Access в режиме Конструктор.

Чтобы добавить фоновый рисунок в форму Access необходимо открыть диалоговое окно Свойства кнопочной формы, которое можно открыть несколькими способами.
Рассмотрим один из способов: откройте окно Свойства, щелкнув правой кнопкой мыши на кнопочной форме, и в контекстном меню выберите команду Свойства. Откроется окно Рисунок: Picture на вкладке Макет.

Рис. 1.

Для ввода пути и имени рисунка требуется щелкнуть на кнопке обзора ,
откроется окно диалога Выбор рисунка. В этом окне надо указать имя и тип файла. По умолчанию Microsoft Office Access поддерживает форматы файлов.bmp, .dib, .wmf, .emf и.ico.
Поэтому выберите рисунок с одним из указанных расширений и щелкните на кнопке ОК в окне диалога Выбор рисунка. Я выбрал расширение рисунка -.bmp.

Далее в окне Рисунок: Picture укажите тип рисунка, он может быть внедренным или связанным. Основные различия между связыванием и внедрением (встраиванием)
заключаются в месте хранения данных и способе обновления данных после помещения
их в документ. Внедренный рисунок является неотъемлемой частью формы Access, т.е. будет храниться в базе данных, увеличивая ее объем.

Связанный объект – это данные (объект), созданные в одном файле и вставленные в другой файл с поддержкой связи
между файлами. Связанный объект не является частью файла, в который он вставлен, а хранится в исходном файле в одной из директорий ПК, не увеличивая объем
базы данных. Если рисунок или логотип фирмы необходимо разместить на каждой форме и в отчетах, то в этом случае целесообразно вставлять рисунок в виде связанного объекта.

Я выбрал внедренный рисунок, так как он является неотъемлемой часть БД Access, что обеспечивает копирование (скачивание) файла БД с сайта пользователями Интернет.

Следующий шаг — это установка размеров рисунка. Масштабы рисунка имеют следующие значения:

• Фрагмент;
• Вписать в рамку;
• По размеру рамки.

В зависимости от цели выбирайте одно из значений. В кнопочной форме Access Успеваемость_студентов я
выбрал масштаб рисунка — Фрагмент, выравнивание — По центру, результат
представлен на рисунке

Рис. 2.

После закрытия окон «Рисунок: Picture» и «Кнопочная форма: форма», дважды
щелкните на кнопке «Кнопочная форма», откроется следующая Главная кнопочная форма
Access с фоновым рисунком.

Рис. 3.

Вставка рисунков, фотографий и логотипов в формы или отчеты помогает улучшить их внешний вид и придает индивидуальность базе данных Access.

Всем привет! В этой статье я расскажу как создать кнопку в базе Microsoft Access.

Создание кнопок на форме не зависит от того, какая версия Access у вас установлена (2003, 2007, 2010, 2013 или 2016). В данной статье я покажу 2 способа создания кнопок на форме в базе данных Acceess: с помощью мастера и с помощью макроса.

Как это сделать?

Шаг 1. Создание формы

Если у вас нет формы, ее нужно создать. Более подробно как создаются формы можно посмотреть . Переходим на вкладку «создание», пункт «Мастер форм». Далее выбираем таблицу или запрос, на основании которых будет создаваться форма. Далее выбираем необходимые поля и нажимаем «Далее».

Выбираем внешний вид формы.

Задаем имя формы и нажимаем «Готово».

Открываем форму в режиме конструктора. Как создать кнопку в базе Microsoft Access будет описано во втором шаге.

Шаг 2. Создание кнопки с помощью мастера

На панели инструментов выбираем пункт «Кнопка» и располагаем ее на форме. Появляется окно мастера кнопок. Здесь необходимо выбрать необходимую категорию и задать определенное действие. Выберем «Предыдущая запись» и нажмем «Далее».

Выбираем, что отображаем на кнопке: текст или рисунок. Оставляем рисунок по умолчанию и нажимаем «Далее».

Задаем имя кнопки и нажимаем «Готово».

Теперь создадим кнопку с текстом. Снова перейдем в мастер кнопок, выберем «Следующая запись».

Шаг 3. Создание кнопки с помощью макроса

На панели инструментов выбираем пункт «Кнопка» и располагаем ее на форме. Появляется окно мастера кнопок. Нажимаем «Отмена».

Дважды щелкаем по созданной кнопке, чтобы открыть окно свойств. Переходим на вкладку «События» пункт «Нажатие кнопки». Нажимаем кнопку с тремя точками.

Выбираем «Макросы», нажимаем ОК.

В Access 2010 имеется возможность добавлять объекты в поле с типом данных OLE
. В том случае, когда тип данных задан, как OLE (Object Linking and Embedding
– связывание и внедрение объекта), тогда СУБД Access сохраняет внешний объект
в общем файле базы данных, отводя на его хранение столько места, сколько этот объект занимает в виде отдельного файла. Под объектами
следует понимать файлы, созданные в виде приложений в графических редакторах, видеоклипов, в приложениях MS Office и т.д. При заполнении таблицы данными, которые являются объектами, в соответствующей позиции поля с типом данных OLE формируется сообщение о программе, с помощью которой можно открыть этот объект. Отображение объекта
будет осуществляться только в формах и отчетах.

Для встраивания объекта
в поле с типом данных OLE
необходимо открыть таблицу в режиме «Конструктор».
Добавить новое поле, например «Фото товара».
Выбрать тип данных «Поле объекта OLE»
, после чего сохранить таблицу.

Затем в режиме «Таблица»
в строке для ввода данных щелкнуть правой клавишей мыши, в открывшемся меню следует выбрать строку с командой , что приведет к открытию диалогового окна (рис. 3.38, рис. 3.39).

Рис. 3.38 Вставка объекта

Рис. 3.39 Диалоговое окно для добавления нового объекта в таблицу Access

Следует помнить, что имеется две возможности встраивать объекты в виде данных. Первая возможность предусматривает использование типовых приложений для создания файла, которые поддерживает Access, вторая возможность вставки объекта , что позволяет использовать любой файл в качестве источника данных (рис. 3.40).

Рис. 3.40 Добавления нового объекта в таблицу Access из файла

1. Создание объекта из файла.

Когда речь заходит о данных, которые являются объектами для базы данных, и являются внешними файлами, то требуется иметь эти файлы. Поэтому, потребуется создать несколько файлов, чтобы в дальнейшем увидеть их отображение в базе данных, а также попробовать провести изменение этих файлов. Например, если вы имеете фотографию объекта в файле Монитор.jpg
(jpg — универсальный фото формат). Для того чтобы этот файл сохранился в базе данных, следует в окне (рис. 3.40) поставить отметку «Создать из файла»
, после чего появится окно, которое представлено на рисунке 3.41. С помощью кнопки «Обзор»
следует выбрать необходимый файл.

Рис. 3.41 Поиск файла при создании объекта в базе данных

В соответствующей строке для поля например, «Фото товара»
появится слово «Пакет» (Package)
, это означает, что файл привязан к приложению, с помощью которого он был создан. Поэтому, при просмотре базы данных, будет ли это запрос, форма или отчет, пользователь увидит изображение файла в виде значка , а при двойном щелчке по этому изображению система сначала найдет приложение, а затем в нем отобразит содержимое файла (в данном примере это фотография). Исключением являются файлы с изображениями, сохраненные с расширением .bmp
(bit map format). Вместе с тем, следует напомнить, что файлы, созданные в приложениях Microsoft, будут отображаться сразу в формах и отчетах. Вывод простой, фотографии можно вставлять в такие приложения как Paint, Word, Power Point, сохранять в виде отдельных файлов, а затем подключать в виде объекта к базе данных. Попробуйте создать несколько файлов с фотографиями и текстом, используя различные редакторы Windows. Например, можно открыть документ Word, вставить из файла фотографию, добавить текст, а затем сохранить как: Монитор.docx
(рис. 3.42).

Рис. 3.42 Файл с фотографией, созданный в Word

2. Создание новых объектов.

Под созданием новых объектов в базе данных следует подразумевать использование приложения, в котором создается файл, а затем подключается в поле с описанием типа данного OLE. Для запуска режима создания новых объектов, необходимо открыть таблицу в режиме «Таблица»
, выбрать вариант «Создать новый»
в диалоговом окне (рис. 3.39), а затем в списке выделить «Тип объекта»
(необходимое приложение). Перечень приложений, которые поддерживает Access для создания объекта, находятся в списке (рис. 3.43), который раскроется после запуска команды «Вставить объект»
.

Рис. 3.43 Перечень типов объектов Access, которые можно использовать для создания файлов

Удобством использования приложений для создания объектов в виде файлов заключается в том, что в дальнейшем эти файлы можно использовать автономно или осуществлять их коррекцию в базе данных.

Рассмотрим вариант создания объектов
для базы данных, с помощью с приложения paint.

Например, необходимо создать объект с изображением предприятия и текстом, который в дальнейшем пользователь базы данных сможет заменить или исправить. Для этого необходимо выбрать из списка объект Bitmap Image
, дальнейшая технология создания объекта показана на рисунке 3.44.

1. Откройте приложение Paint

2. Вставьте фото из файла.

3. Добавьте текст (если это необходимо).

4. Сохраните, как файл.

5. Закройте приложение.

Рис. 3.44 Технология создания объекта в приложении Paint

Задание3.11

1. В таблице «Товары
» в режиме «Конструктор»
добавьте новый столбец с именем «Фото товара»
, тип данных «Поле объекта OLE»
, сохраните изменения.

2. В режиме «Таблица»
в поле «Фото товара»
выберете строку «Вставить объект из файла»
, выберите (поставьте точку) «Создать новый»
и из раскрывающегося списка укажите документ Microsoft Word
. При этом откроется текстовый редактор MS Word
, здесь необходимо вставить рисунок, соответствующий товару в данной строке. Рисунки выберите из списка, который хранится непосредственно в редакторе (вкладка «Вставка», значок «Картинка», в диалоговом окне справа кнопка «Начать»), или вставьте рисунок из других программ. Можете использовать приложение Paint (объект Bitmap Image), где нарисуйте товар самостоятельно. Созданный файл закройте, он автоматически будет привязан к вашей базе, к строке, в которую ее вставили.

3. Проделайте данную процедуру для всех строк
вашей таблицы «Товары»
.

4. Сохраните изменения.

Контрольные вопросы

1. Какие объекты можно вставить в базу данных с типом данных OLE?

2. Как можно вставить фото в таблицу в режиме «Таблица»?

3. Где в базе данных будет отображаться фотография?

4. Чем отличается способ «Создать новый объект» от способа «Создать из файла»?

5. Как поместить файл фотографии товара в базу данных, если он имеет расширение .png
?

6. Можно ли осуществлять правку файла, который вставлен как объект в базу данных непосредственно в файловой системе компьютера?

7. Как вставить презентацию в базу данных?

8. Объекты каких приложений можно вставить в базу данных?

Вложения можно использовать для хранения нескольких файлов (в том числе разных типов) в одном поле. Например, в базе данных рабочих контактов можно добавить к записи каждого контакта одно или несколько резюме, а также фотографию.

Вложения также позволяют хранить данные более рационально. В более ранних версиях приложения Access для хранения изображений и документов использовалась технология OLE (Object Linking and Embedding — связывание и внедрение объектов). По умолчанию с помощью технологии OLE создавался растровый эквивалент изображения или документа. Такие растровые файлы могут быть слишком большими — иногда в 10 раз больше исходного файла. При просмотре изображения или документа из базы данных с помощью технологии OLE отображалось растровое изображение, а не исходный файл. При использовании вложений документы и другие файлы, не являющиеся изображениями, открываются в соответствующих программах, так что эти файлы можно находить и редактировать непосредственно в приложении Access.

Кроме того, технология OLE требует использования программ, называемых OLE-серверами. Например, если в базе данных Access хранятся JPEG-файлы изображений, на каждом компьютере, на котором запущена эта база данных, должна работать отдельная программа, зарегистрированная как OLE-сервер для изображений JPEG. Напротив, в Access вложенные файлы сохраняются в исходных форматах без каких-либо вспомогательных изображений, а для просмотра изображений из базы данных не требуется дополнительное программное обеспечение.

Вложения и правила разработки баз данных

По умолчанию каждое поле в реляционной базе данных содержит только один фрагмент данных. Например, если бы поле адреса содержало несколько адресов, найти нужный было бы сложно или даже невозможно. Поэтому на первый взгляд кажется, что вложения нарушают правила разработки баз данных, ведь в поле можно добавить несколько файлов, т. е. несколько фрагментов данных. Тем не менее, правила разработки не нарушаются, так как при вложении файлов в запись, Access создает одну или несколько системных таблиц и использует их незаметно для пользователя, чтобы нормализовать данные. Просматривать эти таблицы или работать с ними нельзя.

Сведения о просмотре других системных таблиц см. в руководстве по области навигации . Дополнительные сведения о разработке баз данных см. в статье Основные сведения о создании баз данных .

Способы использования вложенных файлов

При работе с вложенными файлами необходимо соблюдать указанные ниже правила.

Вкладывать файлы можно только в базы данных, созданные в Access и использующие формат файла ACCDB. Нельзя осуществлять обмен вложениями между базами данных Access (ACCDB) и базами в формате более ранней версии (MDB).

Необходимо создать поле в таблице и задать для него тип данных «Вложение». Изменить тип данных после того, как для него задано значение «Вложение», невозможно.

В одной записи возможно хранение нескольких файлов. Например, можно хранить изображения и файлы, созданные с помощью программ обработки текстов и электронных таблиц.

Вложить можно данные объемом до двух гигабайт (наибольший размер базы данных Access). Размер отдельных файлов не может превышать 256 мегабайт.

Для добавления и изменения вложений, а также для управления ими служит диалоговое окно Вложения
. Это диалоговое окно можно открыть двойным щелчком из поля вложения в таблице. Если требуется управлять вложениями из формы или просматривать их из отчета, в форму или отчет следует добавить элемент управления вложения и связать этот элемент с нужным полем вложения в таблице.

По умолчанию элемент управления вложением обрабатывает изображения и выводит значки программ, соответствующие типам других файлов. Предположим, что в запись вложены фотография, резюме и документ Visio. При переходе от одного вложения к другому элемент управления выводит изображение и отображает значки программ для документов Word и Visio.

Если открыть диалоговое окно Вложения
из таблицы или формы, файлы вложений можно добавлять, удалять, изменять или сохранять. Если открыть диалоговое окно Вложения
из отчета, можно только сохранять вложенные файлы в другом месте.

Файлы вложения будут сжаты приложением Access, если они не были сжаты изначально. Например, JPEG-файлы сжимаются графической программой, которая их создает, поэтому программа Access их не сжимает.

Если программа, которая использовалась для создания вложенного файла, установлена на компьютере, вложенные файлы можно открывать и изменять с помощью этой программы.

Управлять вложениями можно программным путем.

В следующих разделах приведены инструкции по добавлению вложений и управлению ими.

Добавление поля вложения в таблицу

Чтобы использовать вложения в Access, прежде всего следует добавить поле вложения хотя бы в одну из таблиц базы данных. Добавить поле вложения в таблицу можно двумя способами: в режиме таблицы или в режиме конструктора. В этом разделе описаны оба метода добавления поля.

Добавление поля вложения в режиме таблицы

Добавление поля вложения в режиме конструктора

Непосредственное вложение файлов в таблицы

После того как в таблицу добавлено поле вложения, можно вкладывать файлы в записи этой таблицы, не создавая форму для ввода данных. Кроме того, можно просматривать вложения без помощи формы, однако помните, что для просмотра непосредственно из таблиц используются программы, в которых создавались эти файлы, или программы, поддерживающие файлы такого типа. Например, при открытии вложенного в таблицу документа Word запускается приложение Word, и просмотр документа выполняется в этом приложении, а не в Access. Если приложение Word не установлено на компьютере, появится диалоговое окно с предложением выбрать программу для просмотра файла.

Добавление вложения в таблицу

Открытие вложенных файлов из таблицы

В таблице, открытой в режиме таблицы, дважды щелкните ячейку в поле вложения.

В диалоговом окне Вложения
дважды щелкните файл, который требуется открыть.

Выберите файл и нажмите кнопку Открыть
.

Файл будет открыт в связанной с ним программе — файлы Excel открываются в программе Excel и т. д.

Некоторые файлы изображений можно открывать с помощью средства просмотра рисунков Windows. Если требуется не только просмотреть изображение, можно щелкнуть его правой кнопкой мыши и выбрать команду Изменить
. При этом запустится программа, с помощью которой был создан данный файл, если она установлена на компьютере.

Сохранение изменений во вложенном файле

Использование вложений с формами и отчетами

Если необходимо использовать вложения с формой или отчетом, воспользуйтесь элементом управления вложения. При переходе от одной записи в базе данных к другой этот элемент управления автоматически отображает файлы изображений. Если вложены файлы другого типа, например документы или диаграммы, элемент управления вложения показывает значок, соответствующий типу файла. Например, если вложен файл презентации, появится значок PowerPoint и т. д. Этот элемент управления позволяет увидеть, какие файлы вложены, и открыть диалоговое окно Вложения
. Если это диалоговое окно открыто из формы, вложения можно добавлять, удалять, изменять и сохранять. Если оно открыто из отчета, можно только сохранять вложения на жестком диске или в сети, поскольку отчеты предназначены только для чтения.

В следующих разделах приведены инструкции по добавлению рамки рисунка в форму или отчет, перемещению между записями, вложению файлов и просмотру вложений. Помните, что перемещение между вложениями возможно только в том случае, если в записи содержится несколько вложений.

Добавление элемента управления вложения в форму или отчет

В этом разделе описано, как добавить элемент управления вложением в форму или отчет и привязать его к полю «Вложение» в соответствующей таблице. Процедура добавления элемента управления вложением одинакова для формы и отчета. Прежде всего следует убедиться, что по крайней мере в одной таблице базы данных имеется поле вложения. Дополнительные сведения о добавлении поля вложения см. в разделе выше.

Разработка формы или отчета может быть сложным процессом, поэтому в данном разделе предполагается, что база данных с хотя бы одной таблицей и одной формой или отчетом уже имеется. Сведения о создании таблиц, форм и отчетов см. в следующих статьях:

Добавление элемента управления вложения

Управление вложениями с помощью формы

После того как элемент управления вложения добавлен в форму, файлы вложения можно добавлять, изменять, удалять и сохранять прямо из этой формы. Если запись содержит несколько вложений, можно переходить от одного файла вложения к другому с помощью прокрутки (при работе с таблицей такая возможность отсутствует).

Примечание:
Создавший форму пользователь может предназначить ее только для чтения. В этом случае диалоговое окно Вложения
можно будет использовать только для сохранения вложенных файлов на жестком диске или в сети.

Вложение файла

Перемещение по вложенным файлам с помощью прокрутки

Примечание:
Действия, описанные в данном разделе, применимы к формам и отчетам.

Для прокрутки вложенных файлов щелкайте стрелку Назад
(влево) или Вперед
(вправо). Чтобы увидеть имена файлов, нажмите кнопку Просмотреть вложения
, с помощью которой открывается диалоговое окно Вложения
. Имена вложенных файлов будут показаны в списке Вложения
.

Сохранение вложенных файлов в другом месте

Действия, описанные в данном разделе, применимы к таблицам, формам и отчетам. Любой из файлов или все файлы, вложенные в данную запись, можно сохранить на жестком диске или в сети. Следует помнить, что при выборе сохранения всех файлов невозможно сохранить отдельные файлы — можно лишь сохранить их все. Для выборочного сохранения файлов следует сохранять их по одному.

Откройте сначала таблицу, форму или отчет, где содержатся вложения, а затем — диалоговое окно Вложения
.

Открытие диалогового окна Вложения
из таблицы

Откройте таблицу в режиме таблицы и дважды щелкните поле, где содержится вложение, которое требуется сохранить.

Открытие диалогового окна Вложения
из формы или отчета

Откройте форму или отчет, где отображаются вложения.

Перейдите к записи, содержащей вложенные файлы.

Щелкните элемент управления «Изображение», отображающий вложенные файлы.

Откроется мини-панель инструментов.

Нажмите кнопку Просмотреть вложения
.

Сохранение отдельного вложения

В диалоговом окне Вложения
нажмите кнопку Сохранить как
.

Откроется диалоговое окно Сохранение вложения
.

Воспользуйтесь списком Папки
, чтобы перейти к новому расположению файла, и нажмите кнопку Сохранить
.

Сохранение всех вложений

В диалоговом окне Вложения
нажмите кнопку Сохранить все
.

Откроется диалоговое окно Сохранение вложений
.

Воспользуйтесь списком Папки
, чтобы перейти к новому расположению файлов, и нажмите кнопку Сохранить
.

Удаление вложенных файлов

Действия, описанные в данном разделе, применимы к таблицам и формам.

Удаление вложения

Дважды щелкните поле вложения в таблице, чтобы открыть диалоговое окно Вложения
.

В форме (в режиме просмотра макета или в режиме формы) перейдите к записи, которая содержит подлежащее удалению вложение, и на мини-панели инструментов нажмите кнопку Просмотреть вложения
, чтобы открыть диалоговое окно.

В диалоговом окне Вложения
выберите файл, который требуется удалить, и нажмите кнопку Удалить
.

Использование вложений без применения мыши или другого указывающего устройства

В следующем разделе описано, как использовать клавиатуру для установки фокуса в области навигации и открытия таблицы, формы или отчета, где содержатся вложенные файлы. Кроме того, здесь приведены пошаговые инструкции по просмотру вложенных файлов и открытию диалогового окна Вложения
.

Открытие таблицы, формы или отчета из области навигации

Нажмите клавишу F11.

Примечание:
Если область навигации закрыта, при нажатии клавиши F11 она откроется, и фокус будет установлен в этой области. Если область навигации открыта, при нажатии клавиши F11 она закроется. Чтобы открыть область навигации и переместить на нее фокус, необходимо снова нажать клавишу F11.

Чтобы выбрать таблицу, форму или отчет для открытия, используйте клавиши СТРЕЛКА ВВЕРХ и СТРЕЛКА ВНИЗ.

Чтобы открыть выбранный объект, нажмите клавишу ВВОД.

При открытии таблицы курсор ввода будет помещен в первое поле этой таблицы. При открытии формы или отчета фокус будет установлен на первое поле.

Просмотр вложений из таблиц

Для перемещения курсора в нужное поле вложения можно использовать клавиши со стрелками.

Нажмите клавишу ПРОБЕЛ.

Откроется диалоговое окно Вложения
.

Для перехода между кнопками в диалоговом окне или от кнопок к списку вложенных файлов Вложения
воспользуйтесь клавишей TAB.

Примечание:


ОК
с помощью клавиши TAB или клавиш СТРЕЛКА ВВЕРХ и СТРЕЛКА ВНИЗ, а затем нажмите клавишу ВВОД.

Перемещение между вложениями с помощью прокрутки из формы или отчета

Эти действия возможны, только если у вас есть клавиатура Microsoft Natural, и запись содержит несколько вложений.

Нажмите клавишу приложения.

Откроется контекстное меню.

Выберите Вперед
или Назад


При необходимости повторите шаг 2, чтобы перейти к следующему вложенному файлу.

Открытие диалогового окна «Вложения» из формы или отчета

Эти действия возможны только при наличии клавиатуры Microsoft Natural.

При необходимости переместите фокус на элемент управления вложения с помощью клавиши TAB. По умолчанию приложение Access выделяет этот элемент управления и связанную с ним надпись, если она существует.

Нажмите клавишу приложения.

Откроется контекстное меню.

Выберите пункт Просмотреть вложения
с помощью клавиши TAB или клавиш со стрелками, а затем нажмите клавишу ВВОД.

Откроется диалоговое окно Вложения
.

Нажимайте клавишу TAB для перехода между кнопками в диалоговом окне или от кнопок к списку вложенных файлов Вложения (изменение — двойной щелчок)
.

Записи могут содержать несколько вложений. Если требуется выбрать вложение в списке из нескольких файлов, перейдите к списку файлов при помощи клавиши TAB, а затем выберите нужный файл при помощи клавиш со стрелками. После этого, нажимая клавишу TAB, вернитесь к кнопкам и выберите нужное действие.

Выбрав нужные файл и кнопку, нажмите клавишу ВВОД.

По завершении выберите кнопку ОК
с помощью клавиши TAB или клавиш со стрелками, а затем нажмите клавишу ВВОД.

Справочные сведения о вложениях

Ниже представлены справочные сведения о вложениях, в том числе поддерживаемые форматы файлов изображений и документов, соглашения об именах файлов и некоторые данные о вложении файлов в записи путем программирования.

Поддерживаемые форматы файлов изображений

В Access непосредственно поддерживаются (т. е. отображаются с помощью элемента управления вложением без использования дополнительного программного обеспечения) следующие форматы графических файлов:

BMP (точечный рисунок Windows)

ICON, ICO (значок)

WMF (метафайл Windows)

EMF (расширенный метафайл)

Поддерживаемые форматы документов и других файлов

Как правило, в качестве вложений можно использовать файлы, созданные в любых программах Microsoft Office. Кроме того, можно вкладывать файлы журнала (LOG), текстовые файлы (TEXT, TXT) и сжатые ZIP-файлы.

Соглашения об именах файлов

Имена вложенных файлов могут содержать любые знаки Юникода, поддерживаемые файловой системой NTFS, которая используется в Microsoft Windows NT (NTFS). Кроме того, имена файлов должны соответствовать следующим правилам.

Длина имен не должна превышать 255 знаков, включая расширение имени файла.

Имена не должны содержать следующих знаков: вопросительного знака (?), кавычек («), левой или правой косой черты (/ ), угловых скобок (< >), звездочки (*), вертикальной черты (|), двоеточия (:), знака абзаца (¶).

Типы файлов, сжимаемых в приложении Access

При вложении в базу данных файла любого из следующих типов приложение Access сжимает его, если он изначально не был сжат.

Расширение файла	Сжатие	Причина

Блокируемые форматы файлов

Access блокирует вложение файлов указанных ниже типов. В настоящее время нельзя разблокировать вложение таких файлов.

Вложение файлов в записи путем программирования

Access позволяет использовать модель объектов и интерфейсы программирования для вложения файлов в записи программным путем с помощью кода VBA (Visual Basic для приложений). Дополнительные сведения см. в статьях «LoadFromFile» и «SaveToFile» на веб-сайте MSDN