Для чего отсутствие обязательных реквизитов обязательно влечет их ничтожность

Ст. 143.1 ГК РФ ч.1. Требования к документарной ценной бумаге

Гражданский кодекс

1. Сделка в письменной форме должна быть совершена путем составления документа, выражающего ее содержание и подписанного лицом или лицами, совершающими сделку, или должным образом уполномоченными ими лицами.

Двусторонние (многосторонние) сделки могут совершаться способами, установленными пунктами 2 и 3 статьи 434 настоящего Кодекса.

Законом, иными правовыми актами и соглашением сторон могут устанавливаться дополнительные требования, которым должна соответствовать форма сделки (совершение на бланке определенной формы, скрепление печатью и т.п.), и предусматриваться последствия несоблюдения этих требований. Если такие последствия не предусмотрены, применяются последствия несоблюдения простой письменной формы сделки (пункт 1 статьи 162).

2. Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

3. Если гражданин вследствие физического недостатка, болезни или неграмотности не может собственноручно подписаться, то по его просьбе сделку может подписать другой гражданин. Подпись последнего должна быть засвидетельствована нотариусом либо другим должностным лицом, имеющим право совершать такое нотариальное действие, с указанием причин, в силу которых совершающий сделку не мог подписать ее собственноручно.

Однако при совершении сделок, указанных в пункте 4 статьи 185.1 настоящего Кодекса, и доверенностей на их совершение подпись того, кто подписывает сделку, может быть удостоверена также организацией, где работает гражданин, который не может собственноручно подписаться, или администрацией медицинской организации, в которой он находится на излечении в стационарных условиях.

1. Правила комментируемой статьи относятся к сделкам, совершаемым как в простой письменной, так и в нотариальной форме, поскольку в статье установлены общие требования к письменной форме сделок, независимо от того, что некоторые сделки должны быть впоследствии нотариально удостоверены.

2. Письменная форма сделки определяется в статье как составление документа, выражающего ее содержание и подписанного лицами, совершающими сделку или ими уполномоченными. Возможно заключение сделки также посредством составления нескольких документов: при обмене офертой и акцептом (п. 2 ст. 434 ГК) или последующем дополнении (изменении) сторонами условий ранее совершенной сделки.

Содержание сделки должно включать ее существенные условия (п. 1 ст. 432 ГК и коммент. к ней), а также дату совершения и юридические адреса ее участников. При наличии приложений к письменной сделке в ней должны даваться отсылки к таким приложениям.

3. При совершении сделок с контрагентами из других стран, в том числе из государств СНГ, возможно составление письменных текстов сделки на двух языках, отражающих разную государственную принадлежность партнеров. В этих случаях в сделке принято указывать, что оба текста имеют одинаковую правовую силу, или включать условие о том, что при толковании сделки обязательным является текст на одном из избранных сторонами языков.

4. Для двусторонних (многосторонних) сделок, т.е. договоров, допускается использование в качестве письменной формы документов общей и специальной связи (п. 2 ст. 434 ГК), а при акцепте оферты к ней приравнивается совершение акцептантом соответствующих конклюдентных действий (п. 3 ст. 434 и п. 3 ст. 438 ГК).

Документы связи, прежде всего почтовой, имеют аналогичное правовое значение и при совершении односторонних сделок в силу правил ст. 156 ГК, согласно которой к односторонним сделкам применяются общие положения о договорах.

5. Дополнительные требования к форме сделки предусматриваются ГК для доверенностей юридических лиц (приложение печати — п. 5 ст. 185) и для платежных поручений и прилагаемых к ним расчетных документов (использование установленных банковскими правилами форм — п. 1 ст. 864). Однако особых последствий нарушения названных требований ГК не устанавливает.

Введение дополнительных требований в отношении формы и реквизитов предусматривается ГК для ценных бумаг, причем установлены последствия несоблюдения этих требований: отсутствие обязательных реквизитов или несоответствие ценной бумаги установленной для нее форме влечет ее ничтожность (см. п. 2 ст. 144 ГК и коммент. к ней).

6. Согласно п. 3 ст. 7 Закона о бухгалтерском учете без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. Эта норма предусматривает особые последствия ее несоблюдения — недействительность сделки.

7. Дополнительные требования к форме сделки установлены для транспортных документов: железнодорожной накладной (ст. 38 УЖД), товарно-транспортной накладной автотранспорта (ст. 48 УАТ), перевозочных документов на воздушном транспорте (ст. 105 ВК). Особых последствий несоблюдения таких требований транспортное законодательство не предусматривает.

8. В п. 2 статьи допускается использование при совершении сделок факсимильной подписи с помощью электронных средств, но не говорится о возможности использования электронных средств для фиксации содержания самой сделки. Такое использование допускается применительно к договорам п. 2 ст. 434 ГК, а для односторонних сделок — в силу ст. 156 ГК, согласно которой к ним применяются общие положения о договорах.

9. На практике имеет место установление определенных дополнительных требований к форме письменной сделки в уставе (положении) юридического лица. Так, уставы некоторых российских внешнеторговых организаций содержат указание о подписании внешнеэкономических (внешнеторговых) сделок двумя лицами. При нарушении этого и аналогичных правил должны применяться положения ст. 174 ГК (см. коммент. к этой статье).

10. При подготовке договоров практикуется предварительное согласование их письменного текста с нанесением на него инициалов лиц, которые вели переговоры о заключении договора (так называемое парафирование договора). О правовом значении парафирования см. коммент. к ст. 432 ГК.

11. В п. 3 предусмотрен порядок, позволяющий соблюдать письменную форму сделки в тех случаях, когда гражданин не может подписать ее собственноручно. Совершающее за него такую подпись лицо именуется «рукоприкладчиком». Это лицо должно быть дееспособным, и его подпись необходимо засвидетельствовать.

Редакция абз. 2 п. 3 имеет некоторые отличия от абз. 1. Вместо засвидетельствования здесь говорится об удостоверении подписи, что должно считаться равнозначным. Кроме того, не повторено правило абз. 1 о необходимости указания причин, в силу которых совершающий сделку не может подписать ее собственноручно. Исходя из смысла нормы, следует считать, что это правило сохраняет свое значение в обоих названных в п. 3 случаях.

Первичные документы: за что оштрафует ФНС

Каждая операция в учете должна быть подтверждена первичным документом. Все документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства. Если контролирующие органы обнаружат при проверке ошибки или неточности в первичке, компанию могут оштрафовать. На что обратить внимание при работе с первичными документами, как защитить себя от штрафов и претензий налоговиков, расскажем в данной статье.

Как должен выглядеть первичный документ, можно узнать из Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Именно в этом документе перечислены обязательные реквизиты любого первичного документа.

В учете организация может использовать унифицированные либо самостоятельно разработанные формы первичной документации. Если компания использует не унифицированные формы, порядок их применения нужно закрепить в учетной политике.

Контролирующие органы при проверках тщательно изучают все первичные документы. Если в них обнаружат ошибки или нестыковки, компании может грозить штраф. Помимо санкций, ФНС может потребовать исключить из расходов компании операцию, проведенную по первичному документу с ошибками.

Можно выделить несколько опасных моментов, на которые обращает внимание ФНС:

1. Отсутствие первичного документа
2. Повреждения в документах
3. Нечитаемый документ
4. Отсутствие в документах обязательных реквизитов
5. Неправомерное внесение исправлений

Отсутствие первичного документа

Если операция отражена в учете компании, а подтверждающий совершение операции документ отсутствует, ФНС может посчитать сделку фиктивной.

Важно отслеживать весь документооборот компании и своевременно запрашивать оригиналы документов от контрагентов.

На практике некоторые компании сначала обмениваются сканами подписанных документов, а впоследствии заменяют сканы оригиналами. Это удобно, когда организации находятся далеко друг от друга и получить оригиналы в момент совершения сделки не представляется возможным. Порядок подписания документов и получения их оригиналов можно закрепить в договоре. Тогда контрагент будет обязан отправлять подписанные документы в оговоренные в договоре сроки.

Обнаружив отсутствие первичного документа, ФНС может оштрафовать организацию по ст. 120 НК РФ:

• на 10 000 рублей при разовом нарушении;
• на 30 000 рублей при повторяющемся нарушении;
• на 20 % от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей при занижении налоговой базы.

Кроме того, должностное лицо ждет административный штраф (ст. 15.11 КоАП РФ).

ФНС может убрать расходы из налогооблагаемой базы, если они не подтверждены документально (ст. 252 НК РФ). Например, если в учете компании отражены услуги на ремонт компьютера, но нет подписанного двумя сторонами акта оказанных услуг, ФНС вправе исключить сумму услуг из расходов. В таком случае налоговый инспектор доначислит компании налог, и придется сдавать уточненную декларацию по налогу на прибыль.

Если документы утеряны из-за форс-мажорных обстоятельств или стихийных бедствий, их нужно постараться восстановить.

Повреждения в документах

Изначально документ может соответствовать всем требованиям законодательства. Но его можно случайно повредить, например, при подшивке в архив. Бухгалтеру следует внимательно прокалывать и сшивать документы, чтобы не нарушить реквизиты документа.

Важно сохранить в первичке обязательные реквизиты. Но даже при повреждении некоторых реквизитов ФНС может принять документ. Если на основании первичного документа возможно идентифицировать продавца, покупателя, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, остальные ошибки проверяющие органы сочтут несущественными (письмо ФНС РФ от 12.02.2015 № ГД-4-3/2104@). Получается, если бухгалтер по неосторожности пробил документ дыроколом в месте указания номера и номер документа определить невозможно, это не помешает идентифицировать участников сделки, а значит, на основании такого документа можно учесть расходы.

В случае серьезных повреждений первички безопаснее запросить дубликаты документов у контрагентов.

Нечитаемый документ

В первичном документе должны быть читаемы все реквизиты. Если документ нечитаем, можно считать, что его и вовсе нет.

Причинами невозможности прочесть данные в документе может стать неисправный принтер (закончились чернила), выгорание документа на солнце, выцветание с течением времени.

Очень часто из-за особенностей бумаги выцветают кассовые чеки. Решение проблемы здесь одно: снимать с каждого чека ксерокопию и заверять ее подписью ответственного лица и печатью организации.

Нечитаемые документы могут стать причиной того, что ФНС расходы по такому документу исключит из налогооблагаемой базы. Своевременно снятые копии помогут отстоять право компании на учет расходов (письмо Минфина России от 17.09.2008 № 03-03-07/22). При этом оригинал чека нужно также хранить.

Если контрагент представил нечитаемый документ, попросите его заменить.

Отсутствие в документах обязательных реквизитов 

Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ предусмотрено всего 7 обязательных реквизитов, которые должны быть в первичных документах.

Наибольшее внимание налоговые инспекторы обращают на подписи ответственных лиц, наименование операции и наименование организации, составившей документ.

Отсутствие подписи покупателя в товарной накладной может свидетельствовать о том, что товар не отгружен. А факсимильные подписи в первичке с большой вероятностью обернутся претензией со стороны налоговиков.

Почему нельзя применять факсимиле

ФНС скорее всего не признает расходы компании, если в товарных чеках нет перечня купленных товарно-материальных ценностей. Например, сомнение вызовет формулировка «Запчасти на сумму 2 300 рублей». Такие чеки лучше сразу заменить у продавца, попросив уточнить конкретные наименования запчастей. Помимо того, что первичные документы с дефектами в реквизитах могут стать причиной исключения сумм из расходов компании, налоговики могут доначислить НДФЛ подотчетному лицу, которое предоставило чек с нарушениями (определение Верховного Суда РФ от 09.03.2016 № 302-КГ16-450).

Почему ФНС включает подотчетные суммы в облагаемый доход

Иногда суды встают на сторону налогоплательщика и разрешают учесть товары, которые указаны в чеке обобщенным названием (постановление ФАС Поволжского округа от 03.02.2006 № А55-14012/05-32). Чтобы не тратить время на суды, безопаснее принимать к учету чеки, заполненные согласно требованиям законодательства. Это касается и других первичных документов.

Неправомерное внесение исправлений

Иногда в первичные документы вносятся исправления при обнаружении ошибок. Исправлять документы нужно в соответствии с законодательством. В противном случае первичный документ может стать недействительным.

Не допускается вносить исправления в кассовые документы (п. 4.7 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). При обнаружении ошибки нужно заново оформить документ.

В остальные первичные документы можно вносить исправления. Порядок корректировки ошибок изложен в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР от 29.07.1983 № 105.

2. Отсутствие обязательных реквизитов ценной бумаги или несоответствие ценной бумаги установленной для нее форме влечет ее ничтожность.
Комментарий к статье 144
1. Ценная бумага, являясь документом, удостоверяющим имущественные права, должна отвечать определенным требованиям, необходимым для придания ей юридической силы. Эти требования определяются законом либо в установленном им порядке. Только такие виды гражданских прав, которые предусмотрены законом, могут удостоверяться ценными бумагами.
Закон устанавливает: виды прав, которые удостоверяются ценными бумагами; обязательные реквизиты; форму ценной бумаги.
Ценная бумага должна отвечать общим положениям об имущественных правах, содержащихся в ГК и иных правовых актах. В то же время каждая ценная бумага удостоверяет конкретный вид имущественных прав.
Например, норме п. 1 ст. 144 корреспондируют положения Закона об акционерных обществах, посвященных: уставному капиталу общества; акциям, облигациям и иным ценным бумагам; их размещению; дивидендам; реестру акционеров общества.
2. Любая ценная бумага удостоверяет определенные имущественные права только в том случае, если она оформлена надлежащим образом и в строгом соответствии с законом или в установленном им порядке.
Так, ст. 4 Закона о переводном и простом векселе предписывает, что переводной и простой вексель должны быть составлены только на бумаге (бумажном носителе).
Также в форме письменного документа на бумаге в соответствии с Законом об ипотеке (залоге недвижимости) составляется, выдается и обращается закладная. Действительность ценной бумаги определяется наличием всех обязательных реквизитов. Каждая ценная бумага имеет свой, строго определенный перечень реквизитов. Даже родственные ценные бумаги, например, переводной и простой вексели, различаются по обязательным требованиям к их реквизитам. Реквизиты простого и переводного векселя содержатся в Положении о переводном и простом векселе (ст. 75 и ст. 1).
Переводной вексель должен содержать наименование плательщика (трассата). Обозначение плательщика обычно производится проставлением названия лица в левом нижнем углу на лицевой стороне векселя. Важнейшим реквизитом любого векселя является подпись векселедателя. Подпись векселедателя должна быть выполнена собственноручно рукописным путем. Если вексель выдается юридическими лицами, то перед подписанием необходимо проставить обозначение (можно посредством штампа) наименования юридического лица, должность, фамилию, имя, отчество должностного лица, подписывающего вексель от имени фирмы.
Закладная в силу ст. 14 Закона об ипотеке (залоге недвижимости) должна содержать обязательные реквизиты, отсутствие которых лишает закладную юридической силы, а именно:
1) слово «закладная», включенное в название документа;
2) имя залогодателя и указание места его жительства либо его наименование и указание места нахождения, если залогодатель — юридическое лицо;
3) имя первоначального залогодержателя и указание места его жительства либо его наименование и указание места нахождения, если залогодержатель — юридическое лицо;
4) название кредитного договора или иного денежного обязательства, исполнение которого обеспечивается ипотекой, с указанием даты и места заключения такого договора или основания возникновения обеспеченного ипотекой обязательства;
5) имя должника по обеспеченному ипотекой обязательству, если должник не является залогодателем, и указание места жительства должника либо его наименование и указание места нахождения, если должник — юридическое лицо;
6) указание суммы обязательства, обеспеченной ипотекой, и размера процентов, если они подлежат уплате по этому обязательству, либо условий, позволяющих в надлежащий момент определить эту сумму и проценты;
7) указание срока уплаты суммы обязательства, обеспеченной ипотекой, а если эта сумма подлежит уплате по частям — сроков (периодичности) соответствующих платежей и размера каждого из них либо условий, позволяющих определить эти сроки и размеры платежей (план погашения долга);
название и достаточное для идентификации описание имущества, на которое установлена ипотека, и указание места нахождения такого имущества;
9) денежную оценку имущества, на которое установлена ипотека;
10) наименование права, в силу которого имущество, являющееся предметом ипотеки, принадлежит залогодателю, и органа, зарегистрировавшего это право, с указанием номера, даты и места государственной регистрации, а если предметом ипотеки является принадлежащее залогодателю право аренды — точное название имущества, являющегося предметом аренды, в соответствии с подпунктом 8 настоящего пункта и срок действия этого права;
11) указание на то, что имущество, являющееся предметом ипотеки, обременено правом пожизненного пользования, аренды, сервитутом, иным правом либо не обременено никаким из подлежащих государственной регистрации прав третьих лиц на момент государственной регистрации ипотеки;
12) подпись залогодателя, а если он является третьим лицом, также и должника по обеспеченному ипотекой обязательству;
13) сведения о времени и месте нотариального удостоверения договора об ипотеке, а также предусмотренные пунктом 2 статьи 22 настоящего Федерального закона сведения о государственной регистрации ипотеки;
14) указание даты выдачи закладной первоначальному залогодержателю.
3. Требования к оформлению ценных бумаг изложены в Положении о порядке и условиях выдачи лицензии на производство и ввоз на территорию Российской Федерации бланков ценных бумаг (Приложение к письму Министерства финансов РФ от 17 сентября 1992 г. N 05-01-04 с изменениями от 22 апреля 1993 г. N 50). К техническим требованиям относятся: оформление ценных бумаг для каждого заказчика должно быть индивидуальным (наличие эмблемы заказчика, шрифт, цвет, элементы защиты, дата и код государственной регистрации и т.п.); обеспечение высокой степени зашиты от подделки; печатание индивидуального номера на ценных бумагах; применение специальных приемов и способов печати, специальных опознавательных знаков подлинности и ряд других.
Положением предписываются также реквизиты бланков ценных бумаг. Например, бланки акций должны содержать: фирменное наименование акционерного общества и его местонахождение, наименование ценной бумаги «акция», ее порядковый номер, дату выпуска, вид акции и ее номинальную стоимость, имя держателя, размер уставного фонда акционерного общества на день выпуска акций, срок выплаты дивидендов, подпись председателя правления акционерного общества.
На ряде ценных бумаг совершаются надписи, которые должны отвечать форме, установленной для того или иного вида ценных бумаг.
Так, в соответствии со ст. 881 ГК гарантия платежа по чеку (аваль) проставляется на лицевой стороне чека или на дополнительном листе путем надписи «считать за аваль» и указания, кем и за кого он дан. Аваль подписывается авалистом с указанием места его жительства и даты совершения надписи, а если авалистом является юридическое лицо — места его нахождения и даты совершения надписи.
4. В пункте 2 ст. 144 определены последствия, которые влечет за собой отсутствие обязательных реквизитов ценной бумаги или ее несоответствие установленной форме. Дефект формы или несоблюдение обязательных реквизитов влекут ничтожность ценной бумаги. Напомним, что в ст. 878 ГК, предписывающей реквизиты чека, установлено, что отсутствие в документе какого-либо из указанных реквизитов лишает его силы чека. Документ, названный «закладная», в котором тем не менее отсутствуют какие-либо из обязательных данных, указанных ст. 14 Закона об ипотеке (залоге недвижимости), не является закладной. Права на закладную не могут быть удостоверены ее сертификатом.
В нормативных актах о других ценных бумагах оговариваются случаи, когда ценная бумага сохраняет силу при отсутствии каких-либо обязательных обозначений. Данное положение можно проиллюстрировать на примере простого векселя — если срок платежа по нему не указан, простой вексель не теряет силы, а рассматривается как подлежащий оплате по предъявлении; при отсутствии особого указания места составления документа считается местом платежа и вместе с тем местом жительства векселедателя; простой вексель, не указывающий места его составления, рассматривается как подписанный в месте, обозначенном рядом с наименованием векселя (Положение о переводном и простом векселе (ст. 76)). Здесь нет противоречия с ГК, так как вышеуказанные реквизиты не относятся к обязательным в смысле ГК.