Деловое письмо структура лингвистические особенности реквизиты

Образцов Сергей Владимирович

Личные
данные

Возраст: 22
года;

Семейное
положение: холост

Контактная информация	Адрес: г. Москва, Дмитровское шоссе 137, кв. 231 Телефон: +7(972)134-48-235
Цель:	Устроиться на интересную работу с достойной оплатой и перспективой карьерного роста в сфере экономики, финансов, банковской сфере или логистики.
Образование:	2004-2009 — Московский государственный университет. Специальность: «Математические методы и модели исследования операций в экономике» Средний балл зачетной книжки: 4,0. 2000-2003 — Лицей информационных технологий.
Опыт работы и полученные профессиональные навыки (практика):	2007; 2008 гг. «Аэронавигация Московской области». Стажер (производственная практика): — исследовал анализ уровней и закономерностей развития экономических систем и отдельных процессов, нашел метод их объективной оценки, выполнил планирование и прогнозирование развития отраслей и предприятий с применением математических методов и информационных технологий;
Дополнительные навыки и интересы	Английский язык – средний уровень (перевожу технические тексты и свободно говорю); Имею водительские права категории В.
Личные достижения:	Занял 2 место в олимпиаде по математике МГУ, 2005г. Имею 1 разряд по шахматам.
Личные качества:	Ответственный, легко обучаемый, имею организаторские способности. Веду здоровый образ жизни.

Автобиография-документ,
в котором работник собственноручно в
произвольной форме (без исправления и
помарок) дает краткое описание в
хронологической последовательности
этапов своей жизни и трудовой деятельности.

Структура
написания автобиографии:

Фамилия,
имя, отчество, дата и место рождения.
Например: «Я,
Андреев Андрей Андреевич, родился 28
февраля 1960 года в городе Москва»
или по типу анкетных данных «Андреев
Андрей Андреевич. Дата рождения: 28
февраля 1960 года. Место рождения: город
Москва«.
Информация
о родителях или ближайших родственниках (ФИО,
степень родства, дата рождения).
Полученное
образование,
начиная со школы и далее по возрастающей.
Указывается: период обучения, название
образовательного заведения и с какими
результатами оно окончено. Также в
данном разделе можно написать свои
успехи и достижения, приобретенные в
процессе обучения.
Трудовая
деятельность.
Перечисляются в хронологическом порядке
(с указанием периодов) организации, в
которых работал составитель автобиографии,
и занимаемые в них должности. Также,
если в пределах одной организации были
повышения или переводы на другие
должности, указывается информация о
движении по карьерной лестнице с
указанием дат.

Деловое письмо: структура, лингвистические особенности. Реквизиты.

Вступление

Делается
для того, чтобы адресат сразу имел
возможность получить четкое представление,
о чем письмо:

Заголовок

Это
тема письма, которая в краткой форме
определяет его цель.

Примеры
заголовков делового письма:

«Касательно
заказа на поставку запчастей», «Об
изменении цен на продукцию».

Обращение

Лучше
употреблять персональное обращение,
по возможности постарайтесь узнать и
указать фамилию либо должность адресата.

Например,
«Уважаемый господин Волков!», «Уважаемая
Наталья Ивановна!», «Уважаемый господин
директор!», «Уважаемые партнеры!».

В
обращении не принято употреблять
сокращения типа «г-н», «г-жа», а также
инициалы человека.

Цель
письма

Краткая
формулировка основной причины, по
которой отправляется данное деловое
письмо.

Например,
«Обращаюсь с письмом в связи с…»,
«Согласно телефонному разговору …»,
«Компания «Y» предлагает …», «Доводим
до Вашего сведения, что …».

Основная
часть.

Изложение
основной сути делового письма.

Основная
часть должна состоять из нескольких
взаимосвязанных между собой и выстроенных
в логическом порядке предложений.
Заканчивается этот раздел подведением
итогов с выражением надежды, уверенности,
извинения и т.п. – в зависимости от темы
письма.

Заключение
– вежливая подпись.

Заключительные
фразы зависят от темы письма и степени
знакомства с адресатом. Например, «С
уважением, …», «Искренне Ваш …». Под
этими фразами указывается Ваша должность
и подпись – фамилия, имя, отчество. Если
Вы довольно хорошо знакомы с адресатом,
можете просто написать: «С наилучшими
пожеланиями», «Всего наилучшего» без
указания должности.

Реквизиты
делового письма

Для
официального письма рекомендуется
следующий состав реквизитов:

01 —
Государственный герб;

02 —
герб субъекта РФ;

03 —
эмблема организации;

04 —
код организации;

05 —
основной государственный регистрационный
номер (ОГРН) юридического лица;

06 —
идентификационный номер налогоплательщика
/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

08
— наименование организации;

09
— справочные данные об организации;

11 —
дата документа;

12 —
регистрационный номер документа;

13 —
ссылка на регистрационный номер и дату
документа;

15 —
адресат;

17
— резолюция;

18 —
заголовок к тексту;

19 —
отметка о контроле;

20 —
текст документа;

21 —
отметка о наличии приложения;

22 —
подпись;

25
— оттиск печати;

27
— отметка об исполнителе;

28
— отметка об исполнении документа и
направлении его в дело;

29
— отметка о поступлении документа в
организацию;

30
— идентификатор электронной копии
документа.

Реквизиты
07 — код формы документа, 10 — наименование
вида документа, 14 — место составления
или издания документа, 16 — гриф утверждения
документа, 23 — гриф согласования документа,
24 — визы согласования документа, 26 —
отметка о заверении копии при составлении
и оформлении делового письма не
используются.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

Источник

Сегодня деловое письмо – неотъемлемая часть ведения бизнеса и других официальных отношений. Деловое письмо может быть составлено любым человеком или организацией, если в этом существует объективная необходимость. Но важно уметь составить его правильно.

Виды деловых писем

Существует масса видов деловых писем, классифицируемых по тому или иному признаку. Различаться они могут как по составлению, так и по целевому назначению.

Классификация

На данный момент насчитывается не менее пяти признаков, по которым осуществляется классификация деловых писем.

Один из них – функциональный признак. Согласно данному критерию письма в деловой речи подразделяются на:

Письма, на которые нужно составлять письмо-ответ. В письме-ответе непременно должен использоваться индекс письма, на которое отвечает отправитель.
Не нуждающиеся в письме-ответе.

Классифицируют письма и по структурному признаку:

Нерегламентированные. Тип делового письма, содержание которого представляет текст, написанный полностью на усмотрение автора. Главные критерии – формально-логическое представление и правила делового этикета.
Регламентированные. Обладают стандартными синтаксическими конструкциями и призваны решать вопросы регулярного экономико-правового характера.

Тематический признак – также основание для классификации:

Коммерческая корреспонденция. Письма, относящиеся к вопросам по материально-техническому обеспечению, снабжению и сбыту.
Деловая корреспонденция. Письма, затрагивающие экономическую, правовую, финансовую и другие формы деятельности организации.

Классификация писем по признаку адресата:

Обычные. Деловое письмо составляется одним адресатом в адрес другого.
Циркулярные. Письмо может быть направлено от одного отправителя по двум и более получателям.

Наконец, деловые письма также могут классифицироваться согласно композиционным особенностям:

Одноаспектные. В таком письме указывается какая-либо одна конкретная проблема, сложность или вопрос, нуждающиеся в решении. Также целью этого письма может быть донесение до получателя сведений о возникновении какой-либо проблемы.
Многоаспектные. Многоаспектные деловые письма могут доносить до получателя информацию или сведения сразу по нескольким вопросам.

Разновидности деловой письменности

Помимо общей классификации существуют также следующие разновидности деловых писем:

1. Письмо-просьба (запрос). Деловое письмо, содержащее изложение какой-либо просьбы, подчёркивая нужду предприятия в её выполнении. Излагается только от первого и третьего лица (как в единственном, так и множественном числе).

83,49 Kb

образец запроса в формате .pdf (Adobe Reader)

2. Письмо-напоминание. Письмо необходимо при невозможности получить ответ от получателя любым другим образом (например, когда отсутствует возможность личной встречи, телефонного звонка). Состоит из напоминания об обещанных действиях и указания мер, которые будут выполнены при отказе от исполнения договорённостей.

3. Письмо-подтверждение. Деловое письмо, подтверждающее факт, действие или отвечающее на поставленные раннее вопросы или предложения.

103,49 Kb

образец письма-подтверждния .pdf (Adobe Reader)

4. Письмо-благодарность. Выражение благодарности за оказание какой-либо услуги в письменном виде.

193,31 Kb

образец письма-благодарности .pdf (Adobe Reader)

5. Сопроводительное письмо. Письмо, составляемое при направлении получателю материальных объектов или документации. Необходимо в случаях, когда отправляемые ценности нуждаются в разъяснениях.

6. Письмо-сообщение. Деловое письмо информационного характера, не нуждающееся в ответе, целью которого является поставить в известность адресата о чём-либо.

7. Письмо-приглашение. Составляется в случае, когда одно предприятие желает пригласить другое на мероприятие какого-либо характера. В письме должны быть указаны место, дата и время проведения.

8. Гарантийное письмо. Подтверждает определённые обязательства. Адресуется как предприятию или организации, так и конкретному физическому лицу.

9. Электронная почта. Электронная деловая переписка – абсолютно новый вид деловых коммуникаций, пришедший в XXI веке, подразумевающий общение в режиме диалогов, телеконференций и т. п. Любое из перечисленных выше видов деловых писем может быть составлено в электронном виде наравне с бумажным классическим форматом.

Составление делового письма

Использование в ведении бизнеса деловых писем позволяет не только вести с партнёрами переписку, но и создавать имидж предприятия в целом, а репутация в современных реалиях имеет весьма солидное значение. К тому же деловые письма часто выступают связующими звеньями между отделами в рамках одного предприятия. В связи с этим полезно знать, как правильно написать деловое письмо.

Структура

Вне зависимости от разновидности делового письма, оно должно обладать чёткой структурой. Это позволит экономить время на составление письма автором и прочтение адресатом, верно донесёт суть и поможет получить адекватный ответ.

Письмо в деловой речи обладает следующей структурой:

Реквизиты отправителя. Это информация об авторе. Как правило, эти сведения можно найти на бланках предприятия-отправителя.
Реквизиты получателя. Информация об адресате (например, должность, Ф. И. О. и др.).
Дата написания. Зачастую, этот реквизит уже находится на бланке.
Заголовок. Кратко, но ёмко описывает содержимое делового письма. Позволяет получателю быстро ознакомиться с тематикой письма и степенью важности. Правильно подобранный заголовок, написанный в строгом и лаконичном стиле, – залог того, что письмо не затеряется среди десятков других.
Обращение. Расположенное по центру письма, оно содержит должность, фамилию, имя или имя и отчество получателя. Допустимо использование классического «Уважаемый».
Преамбула. Здесь должны быть указаны мотивы написания данного конкретного письма данному конкретному получателю. В преамбуле нередко встречаются ссылки на разного рода информацию (даты, мероприятия, события и т. д.), которая известна получателю, но могла быть забыта.
Основная часть. Часть делового письма, содержащая развёрнутую информацию. Например, непосредственное предложение, просьба, обращение и т. д.
Заключение. Вежливое завершение письма.
Подпись. Деловое письмо должно быть окончено подписью отправителя и стандартной формулой вежливости (например, «Искренне Ваш», «С уважением» и т. д.).
Дополнительно письмо может также содержать постскриптум и приложения.

Стиль и форма

Стилистика делового письма требует:

нейтральную и надличностную форму изложения письма;
термины и речевые средства, применяемые в таком письме, должны быть единообразными и стандартизированными;
конкретные части делового письма должны содержать шаблонные для них языковые формы.

Составляя деловое письмо, необходимо как можно больше придерживаться сухих фактов, полностью исключив просторечия, уменьшительно-ласкательные словосочетания и так далее. Диапазон речевых средств должен быть минимален.

Требования

К данному виду писем предъявляется ряд требований, отличающих деловое письмо от других:

Лаконичность. Суть делового письма – изложить максимум информации в минимуме слов.
Чёткая структура. Деловое письмо обязательно должно быть жёстко структурировано по шаблону, приведённому выше.
Отсутствие эмоций. Следует избегать эмоциональной составляющей при написании. Главное в письме – информация, которую необходимо донести или запросить, стараясь при этом не демонстрировать субъективное отношение.
Простота изложения. Несмотря на максимальную концентрацию информации и минимальную – эмоций, это вовсе не означает, что текст делового письма должен содержать исключительно терминологию. Напротив, текст должен быть легко читаем и понятен.

Особенности электронного делового письма

Существует ряд особенностей и требований по оформлению электронного делового письма:

Поле «Тема» всегда должно быть заполнено. Это помогает адресату распознать письмо автора среди множества других, поступающих на электронную почту. Тема, как и заголовок, должна кратко и ёмко отображать содержание письма.
«Важность письма». Если отправляемое деловое письмо носит важный или срочный характер – в электронном его варианте необходимо поставить соответствующий флажок.
Не рекомендуется в тексте использовать слова, написанные в верхнем регистре (когда все буквы в слове – прописные). В сети Интернет такое написание может быть воспринято как агрессия.
Чересчур специфические термины, сленг или сокращения – недопустимы, особенно если нет уверенности, что адресат знает их значение.
Для демонстрации дружелюбия или другого позитивного настроя допускается использование смайликов, но в умеренных количествах.
В конце делового письма, отправляемого как сообщение по электронной почте, должна быть подпись с контактами (например, номер телефона, аккаунт в социальной сети и др.).
Если к сообщению прикрепляется какой-либо файл как приложение, о его наличии должно быть упоминание в тексте сообщения.

В отношении деловых писем, направляемых посредством электронной почты, актуальны все требования и правила, что и для классической деловой письменности.

Распространённые ошибки

Любому человеку свойственно ошибаться, особенно если речь идёт о формальном общении. В деловых письмах чаще всего допускаются такие ошибки:

Приветствие «Доброго времени суток». Данное словосочетание у многих получателей вызывает раздражение. Вряд ли это именно та реакция, на которую рассчитывал автор письма.
Пунктуационные, орфографические и другие ошибки в письме. При составлении делового письма крайне важно следить за тем, чтобы оно было написано по всем правилам русского языка.
«Вы» и «вы». Многие люди до сих не ощущают разницы между этими местоимениями и часто путают их. «Вы» – вежливое и почтительное обращение к одному человеку, а «вы» – к группе людей.
Точка после подписи. В деловом письме после подписи точка никогда не ставится.

Ответ на деловое письмо

На некоторые деловые письма необходимо отвечать. Как и когда это сделать правильно?

Согласно нормам делового этикета, на важные деловые письма ответить следует не позднее, чем через 48 часов. Менее важная корреспонденция допускает отсрочки ответа до 14 дней.

К письму-ответу (например, письмо-подтверждение) предъявляются те же требования, что и к иному другому письму делового стиля. Отличительной чертой является лишь то, что в ответах используется прямая ссылка на деловое письмо, на которое отвечает отправитель. Это может быть определённый номер, дата получения, индекс и так далее.

Следует помнить, что ответ также должен быть точен, лаконичен, неэмоционален и понятен к прочтению.

Деловое письмо – важный атрибут официальных взаимоотношений как между людьми, так и между организациями. Составление требует знания правил и требований, но умение писать деловые письма может понадобиться любому человеку. Главные условия – умение излагать мысли точно, прямо и кратко, не забывая о вежливости и этикете.

Источник

Обновлено: 22.03.2023

Тип урока: повторительно-обобщающий.

Форма урока: деловая игра.

Требования к уровню подготовки учащихся:

знать стили русского языка, отличительные особенности официально-делового стиля речи;
уметь соблюдать последовательно логический характер изложения содержания,
строить высказывание, оформлять частные деловые бумаги (автобиографию, резюме, деловое письмо, анкету, характеристику);
самостоятельно анализировать частные деловые бумаги;
редактировать тексты;
воспитывать в себе культуру поведения и речевую культуру в условиях делового общения.

Оборудование:

2) конверт из Олимпийского оргкомитета;

3) памятки по составлению деловых бумаг;

4) толковый словарь С.И.Ожегова;

5) одежда для волонтёров;

6) раздаточный материал.

Ход урока

I. Организационный момент.

II. Вступительное слово учителя. Мотивация учебной деятельности.

Вчера мы получили письмо, но распечатывать его не стали, так как адресовано оно вам, учащимся 10-11 классов. Оказывается, это письмо пришло из Олимпийского комитета г. Москвы. Вы не будете возражать, если мы распечатаем его вместе с вами? Интересно, что здесь?

– Ребята, заинтересовало вас данное письмо? Хотелось бы вам принять участие в организации и проведении зимних Олимпийских игр в г. Сочи?

Всё вам понятно в письме?

Ученик: Нет, не всё. Кто такие волонтёры?

(Этимологическая страничка: волонтёр – лицо, добровольно поступившее на военную службу, доброволец) (Слайд №1)

Учитель: Каким образом мы с вами можем откликнуться на данное письмо?

Ученик: Написать письмо о себе.

Учитель: Какой характер имеет информация письма?

Учитель: Таким образом, разговор сегодня пойдёт о чём?

Ученик: Об официально-деловом стиле речи.

(Запись числа и темы урока)

Учитель: Как вы понимаете, для установления деловых связей с Олимпийским оргкомитетом нам необходимо на уроке заняться чем?

Ученик: Грамотно научиться составлять деловые бумаги, повторить и закрепить особенности официально делового стиля.

Учитель: Но для начала я предлагаю посмотреть на эпиграф к уроку.

IV. Лингвистическое лото

Учитель: Актуализируем необходимые для сегодняшнего урока знания.

(Учитель читает словарную статью к понятию – ученики закрывают нужные слова стикерами. В случае неверного толкования понятия игра останавливается, ученица, работающая у доски, дает объяснения)

Учитель: Мы продолжим работу по одному из функциональных стилей речи – официально-деловому. Прежде, чем мы с вами займёмся составлением деловых бумаг, вспомните особенности официально-делового стиля. Составьте кластер по ответам на вопросы, отраженные на слайде.

Какова основная функция и назначение официально-делового стиля?
Каковы жанры официально-делового стиля?
Каковы языковые средства?

1. Регулирование правовых отношений между участниками коммуникации.

2. Конституция, закон, устав, договор, справка, автобиография, деловое письмо, резюме, характеристика.

3. Лексические, морфологические, синтаксические.)

Учитель: Какие жанры вы бы использовали сегодня для составления деловых бумаг?

Ученик: Автобиографию, деловое письмо, резюме.

Учитель: И не только. Сегодня мы научимся писать характеристику на своего одноклассника и заполнять анкету. Дальнейшая работа будет проходить по группам. Каждая группа получит задание, проиллюстрировав их текстами официально-делового стиля.

VI. Практическая работа

Работа учащихся по группам (дифференцированная)

(памятки по составлению деловых бумаг прилагаются).

1 группа

2 группа

3 группа

Написать деловое письмо.

4 группа

5 группа

Каким должен быть стиль одежды волонтёра во время проведения зимних Олимпийских игр 2014 года в г. Сочи? Аргументируйте свой выбор.

(Проверка выполненных заданий 1-4 групп)

Учитель: Какой жанр делового стиля считается наиболее эффективным на рынке труда?

Ученик: Наверное, резюме.

Учитель: Резюме – один из самых эффективных средств саморекламы. Основная цель – заинтересовать собой руководителя фирмы (предприятия), произвести благоприятное впечатление, побудить его пригласить вас на собеседование, конечная цель – получение работы.

(Выступление 5 группы. Учащиеся отдали предпочтение спортивному стилю одежды)

VII. Творческая работа

Учитель: Слово – одна из великих загадок поэзии и прозы. Вот что об этом пишут великие люди.

В каждом слове бездна пространства… Н.В. Гоголь

Да, есть слова, что жгут как пламя,
Что светят вдаль и вглубь до дна. А.Т. Твардовский

Живой да будет каждая строка. Н.Н.Матвеева

– Как вы понимаете смысл этих слов? (Ответы учащихся)

Учитель: Попадая в контекст, слово преображается, часто приобретает не одно, а несколько значений. Иногда вы подбираете подолгу слова, чтобы точнее передать содержание книги, образ героя, красоту лирического стихотворения, выразительность картины. Сейчас вы посмотрите на своего соседа, что доброго вы можете о нем сказать?

– Напишите характеристику на своего одноклассника.

(Проверка письменного задания)

VIII. Исследовательская работа (по выбору учащихся)

Учитель: Прочитайте тексты документов. Определите их жанр. Отредактируйте. Выделите лексические, морфологические и синтаксические средства.

1 текст

2 текст

3 текст

IX. Подведение итогов урока. Этап рефлексии

Учитель: Вот и подошёл к концу наш разговор об официально – деловом стиле речи. За короткое время мы с вами выполнили большой объём работы, а именно какой?

Ученик: Повторили и закрепили знания об официально – деловом стиле речи, научились составлять частные деловые бумаги, соблюдая особенности их оформления, создали образ волонтёра.

Учитель: Подумайте и запишите в тетрадь одно имя прилагательное, которое, на ваш взгляд, опишет сегодняшний урок.

(Ученики записывают прилагательное, а потом читают вслух друг за другом)

Я благодарю всех за участие в нашем сегодняшнем разговоре. Надеюсь, что знания, полученные на уроке, приобретут практическую направленность, помогут вам найти своё место в этом непростом, современном мире. Хочется верить, что удача вам улыбнётся, и кто-нибудь из вас станет волонтёром на Олимпиаде 2014 года. Мне бы хотелось сегодня каждому из вас сделать маленький подарок. Пусть эти талисманы олимпиады в Сочи-2014 напоминают вам о нашей сегодняшней встрече.

Для учеников 1-11 классов и дошкольников
Бесплатные сертификаты учителям и участникам

Сведения об авторе : Шейко Наталья Юрьевна, учитель русского языка и литературы МАОУ СОШ с. Новополеводино Балаковского района Саратовской области

Предмет: Русский родной язык

УМК: Русский родной язык. 9 класс : учебное пособие для общеобразоват. организаций / [О. М. Александрова и др.]. — М. : Просвещение.

Тема урока: Официально-деловой стиль речи. Деловое письмо.

Тип урока: Урок повторения и обобщения.

Осознание учащимися практической значимости учебного материала и ценности совместной деятельности

Организация деятельности школьников по самостоятельному применению знаний в разнообразных ситуациях.

Метапредметные:

Обеспечение развития умений

— планировать свою деятельность, искать и использовать необходимые средства и способы их достижения

— осуществлять самоконтроль, самооценку, самокоррекцию

Создание условий для развития умений

— строить логическое рассуждение, включая установление причинно-следственных связей, делать умозаключения и выводы на основе аргументации.

— эффективно сотрудничать и взаимодействовать на основе координации различных позиций при выработке общего решения в совместной деятельности;

I . Организационный момент. Стадия вызова.

— Привет, друзья, присаживайтесь.

-Попрошу вас сформулировать тему нашего урока, перед этим посмотрим на экран.

— Представьте себе, что вам нужно пойти в кино, в офис, в спортивный зал или на дискотеку, что из одежды вы выберите?

-Трудно вам было это сделать? А почему? (При выборе одежды нужно учитывать место, время, ситуацию)

-Как будет выглядеть человек, который в спортивном костюме придет в театр? (нелепо, смешно, странно)

-Ребята, ничего странного не было в том, как я сегодня с вами начала урок? (вы использовали разговорную речь)

-Как я должна была начать урок (более официально)

-Вы хорошо себя чувствуете? Настроение хорошее? Тогда продолжим наш разговор.

-Кто попробует сформулировать тему урока? (Официально-деловой стиль речи)

/запись числа, темы в рабочие листы/

II . Этап актуализации. Формулирование целей и задач урока.

-Что такое стиль речи?

Обучающийся: Стиль речи — это разновидность языка, которая используется в какой-либо конкретной сфере человеческой деятельности: в быту, в деловых отношениях, в науке или пропагандистской работе, в художественном творчестве. Каждой сфере соответствует свой стиль речи.

Учитель : Назовите известные вам стили речи.

Обучающийся: Разговорный, публицистический, научный, художественный, официально-деловой.

Какой стиль речи, на ваш взгляд, имеет большую практическую направленность для каждого человека? Почему?

Учитель: Дайте, пожалуйста, определение официально-деловому стилю речи.

/ Официально-деловой стиль — один из книжных стилей речи, основная задача которого — сообщить точные сведения, имеющие практическое значение, дать точные указания, рекомендации./

-Назовите особенности текстов официально-делового стиля речи.

Обучающийся:

• информативная направленность и лаконичность изложения;

• стандартное изложение и расположение материала;

• повествовательный характер речи, прямой порядок слов;

• использование речевых клише;

• минимальное количество эмоционально окрашенных слов;

• употребление особой официальной и канцелярской терминологии и фразеологии;

• точность и ясность формулировок.

Учитель : Назовите сферу применения (использования) ОФДСР

Обучающийся: Переписка граждан с учреждениями, учреждений друг с другом, составление государственных документов и деловых писем.

Учитель: На какие два подстиля делится официально-деловой стиль речи?

( Официально-документальный и обиходно-деловой)

-Что такое деловое письмо, деловая переписка? С какими видами деловых писем вы встречались? (ответы учащихся).

— Сформулируйте, пожалуйста, цель нашего урока.(формулировка целей учениками)

Учитель: На сегодняшнем уроке мы постараемся повторить сведения о языке официальном, языке деловых отношений.

III Повторение пройденного материала. Практическая деятельность обучающихся .

Учитель : Так как официально-деловой стиль – это язык различных документов, попробуем составить азбуку делового человека

Описание своей жизни. (Автобиография).

Описание чьей-то жизни. (Биография).

Документ, которым доверяется кому-нибудь действовать от имени выдавшего этот документ. (Доверенность).

Обязательное правило, постановление, установленное верховной государственной властью. (Закон).

Запись выступления участников собрания, совещания и принятых решений по обсуждаемым вопросам. (Протокол).

Документ, в котором в краткой форме, но емко изложены основные сведения о человеке. Как можно выигрышно и предельно объективно представить себя. (Резюме).

Документ, в котором говорится о деловых качествах человека, а также о тех личных качествах, которые могут полнее раскрыть человека. (Характеристика).

Учитель : Ребята, как можно назвать одним словом все, что вы сейчас записали? (документы, жанры). Какие жанры официально-делового стиля вы ещё знаете? /акт, кодекс, устав, приказ, инструкция и т.д./

Совсем скоро, окончив школу, вы вступите в большую взрослую жизнь. И всюду будете сталкиваться с необходимостью оформления деловых бумаг.

Умение создавать деловой документ в современной жизни – необходимое требование времени.

Учитель : У меня на столе вы видите портфель, какой же деловой человек без портфеля? Я вам разрешаю заглянуть в него по очереди и выбрать себе один документ. Ваша задача определить жанр, в котором составлен этот документ, найти ошибки при его составлении, если они имеются, аргументировать свой ответ.

1.Заявление — официальное обращение, адресованное организации, учреждению или должностному лицу, в котором излагается просьба о чём-либо.

2.Апелляция- обжалование не вступивших в законную силу решений

3.Объяснительная записка- документ, объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

(Приложение №1)

Учитель: Известный мыслитель Саади сказал:

. «Умен ты или глуп,

Велик ты или мал,

Учитель : Согласитесь, каждому из нас хочется, чтобы слово, произнесенное нами, говорило о нашем уме и значимости. Это желание особенно обостряется, если речь идет о каких-то деловых контактах человека, где так важно (для создания репутации, карьерного роста, успеха переговоров и т. д.) создать о себе благоприятное впечатление

Учитель : О ттого, насколько умело человек может построить процесс делового общения: вести беседу, переговоры, руководство совещанием, разговор по телефону, этическими формами общения, во многом зависит успех любого рода профессиональной деятельности.

-Я попрошу вас внимательно посмотреть на экран и подумать, какие ошибки допустили собеседники общаясь по телефону.

Задание 3 /видеоролик, его анализ, исправление ошибок. Просмотр правильного телефонного общения / Работа в группе

Учитель: Современный молодой человек, конечно же, должен обладать правильной грамотной речью. Поэтому изучение делового русского языка — необходимость!

Расставьте ударения в выделенных словах (работа с пластиковыми карточками и маркерами, взаимопроверка)

Мы подписали договор на приобретение недвижимости.

Администрация ходатайствует о присвоении нашей школе имени К.Д. Ушакова.

Спешу вас уведомить о нашем местонахождении.

Экспертная комиссия приступила к работе.

Обеспечение кадрами играет важную роль в проведении реформы.

Нужно организовать ещё один отдел, чтобы облегчить работу вновь созданному комитету.

Все средства направлены на погашение задолженностей

Учитель: Перечислите лексические признаки официально-делового стиля речи (ответы учеников)

Задание 6 . Перестройте предложения таким образом, чтобы они соответствовали официально-деловому стилю. /Проверка задания по эталону/

1) Попросить выполнять пока обязанности заместителя декана Ковалеву В.С.

3) Надо рассказать всем преподавателям о новой инструкции.

4) Студент группы С-45 уже не раз отвратительно вел себя на занятиях по высшей математике.

5) Так как Городская дума приняла такое решение, надо ввести новые цены на коммунальные услуги.

Учитель : Когда двое мальчишек в школе говорят между собой, никого не удивит реплика:

— Ты опять “пару” хватанул? Эх, ты! То “пара”, то “кол”. Смотри “всыпят” тебе”.

Но если вы увидите деловое письмо классного руководителя, в котором говорится:

“ Привет Александр! Поскольку твой сын опять “хватанул” “пару, а в дневнике у него то “пара”, то “кол”, я буду вынужден “всыпать” ему как следует!” — вы решите, что классный руководитель совсем забыл официально-деловую лексику.

У вас на столах лежат обрывки этого письма. Вам необходимо соединить эти части, чтобы получилось настоящее деловое письмо.

Проверка задания.

Уважаемый Александр Николаевич!

Ваш сын систематически не готов к урокам. За последнюю неделю он получил восемь неудовлетворительных оценок. Прошу Вас прийти в школу.

Классный руководитель Смирнова Л.Н.

Учитель: Навыки по составлению и грамотному чтению деловых бумаг нам крайне необходимы в повседневной жизни, поэтому такой урок имеет высокую практическую направленность. Пригодятся ли вам в ближайшее время навыки заполнения официально-деловых документов? Где? (ответы учеников)

Слова, которые чаще всего используются в официально – деловом стиле речи

Основная черта официально – делового стиля речи

Функциональный стиль речи, средство письменного общения в сфере деловых отношений

Языковые выражения, устойчивые обороты, которые часто используются в деловых бумагах

Документ, содержащий информацию о навыках, опыте работы, образовании, требуемый при рассмотрении кандидатуры человека для найма на работу

Документ, который является неотъемлемой частью в регулировании отношений между различными сторонами и гарантом обеспечения безопасности любого лица — как юридического, так и физического

Документ, который предъявляет водитель для предотвращения возможных проблем с сотрудниками ГИБДД

Документ дипломатической переписки, в котором выражается официальная точка зрения правительств на определенный факт

В официально – деловых текстах не употребляе(ю)тся…

Что относится к дипломатическому подстилю?

Оборотная сторона планшета

Основная черта официально – делового стиля речи

международные

Функциональный стиль речи, средство письменного общения в сфере деловых отношений

Языковые выражения, устойчивые обороты, которые часто используются в деловых бумагах

однозначные

речевые клише

Документ, который предъявляет водитель для предотвращения возможных проблем с сотрудниками ГИБДД

риторические

В официально – деловых текстах не употребляе(ю)тся…

деловой стиль

Что относится к дипломатическому подстилю?

IV Подведение итогов. Рефлексия.

Учитель: На занятии мы повторили, что такое стиль речи, вспомнили, какие бывают стили речи, вспомнили особенности официально-делового стиля и закрепили знания в ходе выполнения упражнений.

-Скажите, пожалуйста, каким должен быть язык современного делового человека?

-Пред вами силуэты людей, им не хватает галстуков. Выберите галстук соответствующего цвета и прикрепите его на доску.

(обучающиеся выбирают цвет галстука и прикрепляют на доску с помощью магнитов)

Учитель: Вам я хочу вручить портфели. Чем больше портфель, тем выше ваша оценка.

(учитель оценивает учеников)

Домашнее задание: Выберите вид делового письма, который вы напишете (письмо с согласием работать в компании; письмо, где вы отменяете или подтверждаете ранее назна

ченную встречу; письмоприглашение; письмо, в котором вы заказываете билеты и

-совершенствовать речевую и письменную грамотность учащихся.

-развивать связную речь учащихся;

-формировать у школьников умение логически мыслить, выделять главное, обобщать изученное;

-развивать навыки работы учащихся в коллективе.

-воспитывать навыки деловой литературной речи школьников;

-поддержать стремление учащихся высказывать свои мысли;

-продолжить формирование общеучебных умений и навыков (навыки планирования ответа, самоконтроля);

-закрепить изученный материал;

-формировать умение слушать и понимать текст;

способствовать развитию психических процессов (логическое мышление, внимание).

Оборудование урока:

2.Раздаточный материал с образцами деловых бумаг.

При официальных отношениях

людей нельзя обойтись

без официальных выражений и слов.

1. Лингвистическая разминка.

Сегодня у нас урок развития речи, и посвящён он одному из стилей речи. Вспомним, какие мы знаем стили речи? (слайд 1)

А вот какой стиль речи будет в центре нашего внимания, догадайтесь сами.

Задание 1 . Определите, в каких стилях речи употребляются слова-синонимы.(Слайд 2)

1) а) потушить пожар (разговорный, нейтральный),

б) устранить возгорание (официально-деловой),

в) победить в битве с огнем (художественный, публицистический);

2) а) дрыхнуть (разговорный, просторечный),

б) находиться в объятиях Морфея (художественный),

в) находиться в состоянии сна (официально-деловой);

3) а) встреча (художественный, разговорный, нейтральный),

б) стрелка (разговорный, сленг),

в) саммит (официально-деловой, публицистический).

Объясните значение слова саммит. (Встреча глав государств, правительств)

Задание 2. Составить глагольные словосочетания со словами: (Слайд 3)

В повседневной жизни нередко приходится сталкиваться с деловыми бумагами: написать заявление, автобиографию при поступлении в учебное заведение, на работу, объяснительную записку, если пропустил занятие, опоздал на урок, ушел раньше с работы и т. д. Часто в таких бумагах допускают ошибки, а подчас не знают, каким образом они оформляются. А ведь правильно составленное, без ошибок написанное резюме сразу вызывает у работодателя уважение и внимание к человеку, ищущему место службы.

Язык деловых бумаг должен соответствовать традициям официально-делового стиля литературного языка.

Цель нашего урока: научится составлять различные деловые бумаги, необходимые в повседневной жизни.

Задачи, которые стоят перед нами, это:

— повторить общие признаки официально-делового стиля речи;

— развивать умения и навыки составления деловых бумаг;

— совершенствовать речевую и письменную грамотность.

3.Словарная работа. На уроке нам понадобятся новые слова. (Слайд 6)

Клише (или языковые стандарты) – готовые обороты, используемые в качестве легко воспроизводимого в определенных условиях и контекста стандарта. Они являются конструктивными оборотами речи. Например: встреча на высшем уровне.

Речевые штампы – слова и выражения, утратившие эмоциональную окрашенность. Например, рассмотреть под углом зрения .

Эмоциональность – предрасположенность к испытанию живых эмоций. Например, страх – одна из форм эмоций.

Экспрессия – выражение чувств, переживаний.

Социальный – общественный.

Автобиография – описание жизни пишущего.

3. Повторение сведений об официально-деловом стиле. (Слайд 7)

-Что вы знаете об официально-деловом стиле?

И ещё 2 слова нам часто будут встречаться сегодня на уроке

Уточнение по словарю значения слов деловой, официальный .

Официальный – 1. Должностной, правительственный, установленный правительством, связанный с выполнением госуд. функций. 2. Исходящий от правительства, правительственного органа, должностного лица, вполне авторитетный. 3. Свойственный правительственным актам, деловым бумагам.

Деловой – прил., по знач. связанное с служебной деятельностью, работой

( Официально-деловой стиль используется в официальной переписке граждан с учреждениями, а также учреждений друг с другом, для составления государственных документов (указов, законов) и деловых бумаг.

(Точность изложения: полное наименование государственных учреждений, организаций, предприятий, конкретное обозначение дат, величин, количеств, размеров и т.п. Стандарт (шаблон) в оформлении деловых бумаг.

-В чем особенность употребления языковых средств?

4.Работа в группах с материалами учебника стр.92. (Слайд

1группа — лексические особенности .

( Лексические: термины, стандартные обороты речи, штампы)

2 группа — грамматические особенности .

( Грамматические: отглагольные существительные: нарушение, расторжение, взыскание, уведомление и т.п.; краткие прилагательные: должен, обязан и т.п.; отыменные предлоги и производные слова: в связи, в виду того что и т.п.)

3 группа — синтаксические особенности .

( Много обособленных оборотов, однородных членов предложения)

— Назовите речевые особенности .

( Отсутствие эмоциональности, экспрессии, выразительных средств)

5.Слово учителя. (Слайд 9)

Форма каждого вида документа тоже устойчивая, общепринятая, стандартная.

Вспомните, например, форму справки, расписки и т.п.

5. Изучение нового материала. Заявление.

— Когда и по какому поводу пишутся заявления?

(Наиболее распространены заявления о приеме на работу, об увольнении с работы, о предоставлении отпуска, о приеме в учебное заведение или в общественную организацию, о предоставлении жилой площади и т.д.)

Работа с раздаточным материалом . Чтение заявлений.

-Каковы компоненты или реквизиты (реквизиты – обязательные составные части делового письма или документа), составляющие заявление? (Слайд 10-11)

Запись компонентов в тетрадь.

Кому заявление? (Название учреждения или должностного лица, к которому обращаются с заявлением, в Д.п.)

От кого? (Фамилия, имя, отчество в Р.п.)

Адрес. (Дается сверху после указания фамилии перед заголовком или после указания числа снизу).

Наименование адресата располагается в верхнем правом углу листа, затем тут же приводятся фамилия и инициалы заявителя в род. падеже без предлога; иногда прилагается адрес и паспортные данные заявителя. Слово заявление пишется со строчной (маленькой)буквы и ставится в середине строки. Далее идет текст заявления, краткий и четкий. Чуть ниже слева ставится дата, а справа – подпись заявителя.

Директору МБОУ СОШ №1

ученика 9 Б класса

Прошу Вас разрешить мне пропустить занятия в школе 17 и 18 ноября 2004 года в связи с участием в спортивных соревнованиях

7 ноября 2004 года (подпись)

-Чем отличается простое заявление от сложного? (В сложном подробно излагается просьба и ее мотивировка, указывается перечень прилагаемых документов (название их, кем, когда, где выданы и отмечается номер документа).

Директору Экономического бизнес-колледжа Сергееву Владимиру Владимировичу

Попова Игоря Александровича, проживающего по адресу: Московская область, г. Орехово-Зуево, дом 10, кв. 5

Прилагаются следующие документы:

Справка с места жительства.

1 июля 2013 г. (подпись)

— Какие ошибки были допущены при составлении 4 образца?

( Нет адресата, употребление глагола 1-го лица ед.числа, неличный характер)

-Когда вы поступали в школу, родители писали заявление о вашем приеме. Заявление в 10 класс вы должны будете написать самостоятельно.

Коллективное составление заявления о приеме в 10 класс.

— Довольно часто возникают споры о том, как следует писать в заявлении Львовой М.И. или от Львовой М.И. И в этом споре нет неправых. Обычно авторы пособий по деловой речи предпочитают первую, более традиционную форму, без предлога. Но допускается форма с предлогом. Полагают, что применение предлога соответствует обычной грамматической связи: заявление кому от кого, так же как, например, письмо кому от кого.

— Но есть еще один предмет для спора: как следует писать слово заявление – со строчной буквы или с прописной? На этот вопрос тоже нельзя ответить однозначно. Если исходить из грамматики – из того, что вся начальная часть документа представляет собой одно предложение, то справедливо отметить, слово заявление следует писать с маленькой буквы. Но если обратить внимание не только на грамматическую сторону, а еще и на зрительную форму документа, то слово заявление оказывается заголовком. Ведь его обычно пишут в центре строки, отдельно, после имени автора заявления, которое всегда пишется справа (иногда с дополнительными сведениями). А если слово заявление – заголовок, то его можно написать и с прописной буквы. И это не будет ошибкой.

5. Изучение нового материала. Автобиография.

-Что такое автобиография?

-Когда она нужна?

-Из каких компонентов состоит?

Автобиография (греч. Autos – сам, bios – жизнь, grapho – пишу) – описание своей жизни. Это слово закрепилось в русском языке, оно заменяет три слова. Автобиография пишется при поступлении в учебное заведение, на работу и т.д. В ней подробно излагаются основные, важные моменты жизни и работы пишущего. План автобиографии дан в учебнике. Сравните его с тем, что на экране. (Слайд 12-13)

Заголовок (автобиография) в центре.

Фамилия, имя, отчество.

Дата и место рождения.

Родители (полное имя отца и матери, занятия родителей).

Дата поступления в школу и ее окончания.

Начало и последующее время работы и указание места (если работает).

7) Общественная работа (какую работу выполнял и выполняет в настоящее время).

8)Указать, если имеются, особые поощрения, награждения по учебе (или работе), общественной деятельности.

9)Дата составления и подпись.

Чтение автобиографии с последующим анализом , при этом обращается внимание на обособленные приложения. (Слайд 14-15)

Я, Берестов Андрей Николаевич, родился 5 декабря 1989 года в Москве в семье служащего.

Мой отец, Берестов Николай Владимирович, — инженер; мать, Берестова Ирина Викторовна, — медсестра.

В 1995 году поступил в школу, в которой учился в течение четырех лет. По окончании начальной школы переехал в г. Санкт-Петербург, в связи с переводом родителей. По приезде на новое место жительства был принят в Петербургскую среднюю школу № 507, где по согласовании с администрацией меня зачислили в 5 Б класс. Здесь в течение двух лет избирался физоргом класса. В 2000 году вследствие полученной травмы был освобожден от обязанностей физорга.

В 2001 году за участие в математической олимпиаде я был награжден дипломом 1-й степени.

В настоящее время учусь в 9-м классе, занимаюсь в школьном ансамбле.

10.02.2002 г. А. Берестов

Я, Степаненко Саша, родился в 1986 году в небольшой деревеньке Остролучье, которая находится в 7 км от пгт Барышевки.

Мой отец, Степаненко Алексей Сергеевич, тракторист МТС.

Моя мать, Степаненко Наталья Григорьевна, библиотекарша сельской библиотеки.

В 1993 году я поступил в первый класс Барышевской средней школы № 2, куда мне приходится добираться на попутных машинах каждое утро и по сей день, так как через нашу деревню не ходят рейсовые автобусы.

В октябре 1995 года я поступил в музыкальную школу, где учусь играть на баяне.

Самое любимое мое занятие – спорт. Несколько лет я занимал второе место на областных соревнованиях по легкой атлетике.

В данный момент учусь в десятом классе.

Подпись Степаненко А.

— Какие ошибки в содержании, построении и языковом оформлении допущены?

( экспрессивность : небольшая деревушка; разговорное слово : библиотекарша; подпись : должна быть справа; нет отчества того, кто пишет автобиографию; нет числа и месяца рождения)

— Какая лишняя информация содержится в тексте?

— Отредактируйте текст и прочитайте его в исправленном виде.

Различают 2 вида автобиографий: автобиография — официальный документ и автобиография — литературное произведение.

Деловая автобиография выдержана в спокойном, деловом тоне. В ней соблюдается строгая хронологическая последовательность изложения фактов, написана она официальным языком по определенному плану. Ответы на пункты плана точные. Лексика нейтральная, все слова употреблены в своем прямом значении. Порядок слов прямой, предложения повествовательные. Разговорная лексика, свойственная разговорной речи, отсутствует.

Творческие автобиографии пишутся совсем по-другому. Писатели и поэты совершенно свободны в выборе материала и языковых средств для автобиографии, в определении ее композиции. Создавая правдивую картину жизни, используют разнообразные художественно-изобразительные средства.

Чтение автобиографии В.Маяковского или М. Зощенко.

6.Подведение итогов урока .

-О каком стиле речи шёл разговор?

-Как одним словосочетанием назвать справку, заявление, доверенность и т.д.

-Какие 2 документа научились составлять?

-Чему научились на уроке? В чем еще затрудняетесь?

7.Задание на дом: Упр.210 устно, написать автобиографию в форме официального документа.

Ход урока

1. этап урока

2. Работа в тетрадях: запись даты, темы урока, эпиграфов

Будьте интересны себе, тогда вы станете интересными для других людей.

Ш.Амонашвили.

3. Этап повторения материала

Задание: перечислите стили речи; затем вытянув билет, в котором названы особенности стилей речи, необходимо узнать, о каком стиле идет речь.

Разговорный стиль: обыденная речь, беседа, диалог, монолог, частное письмо, эмоциональность, простота речи, эмоционально окрашенные слова,
, неполные предложения, слова с переносным значением.

Научный стиль: научная деятельность, диссертация, доклад, монография, логичность, объективность, смысловая точность, терминологическая и профессиональная лексика, ссылки на источники.

стиль: сфера законодательства, делопроизводства, приказы, постановления, протоколы, акты, справки, заявления, инструкции, характеристика, доверенность, точность, отсутствие образности, стандартность, прямой порядок слов, развернутые предложения.

Художественный стиль: изображение жизни, воздействие на читателя эпос, лирика, драма, образность, эмоциональность, использование возможностей разных стилей, средства: тропы, стилистические фигуры.

2) Проверочный тест на знание стилей речи с самопроверкой

Задание: определите, к какому стилю относятся следующие слова и словосочетания.

Ходил совсем ошалевший, хлопать ушами, растянулся на лавке. (Разговорный).
Вопросы экологии, завершившийся эксперимент, библиографический указатель. (Научный).
Судебное разбирательство, предстоящие переговоры, валютный коридор, парламентские дебаты. ().
По данным социологического опроса, светская хроника, защищать природу. (Публицистический).
Пробуждающаяся природа, шорох ресниц, праздничное настроение, серебристый иней, лебедь белая. (Художественный).

4. Этап формирования новых знаний

1) Орфографическая страничка

Задание: чтобы заполнить деловые бумаги, нужно грамотно писать. Вам необходимо вставить пропущенные буквы, раскрыть скобки, объяснить правописание производных предлогов. В случае затруднения обращайтесь к орфографическому словарю.

Д…м…нстрац…я, з…веду…щий, с…кр…тарь, оф…ц…альный, в…ст…новить, кв…л…ф…кация, р…з…люц…я, учр…ждение, оф…с, к…нкуренц.я, пр…зидент, м…н…стерство, орг…н…зац…я, а…т…б…графия, пр…зидиум, пр…гре…, пр…фе……ия, р…путац…я, сп…ц…альность, ун…в…рсальный, труж…..ик, ин…ц…ативный, к…л…кти…, иметь (в) виду следу…щее, вп…следстви… буд…т пр…долж…но, (в) т…чени… дня, (в) пр…д…лжени… месяца, (в) виду (не)достатка мат…р…алов, (по) видимому, пр…изво…ство, пр….мышле…..ость, ра….етливый, к…мп…тентный, (по) изучени… вопроса, (по) получени…письма.

2) Лексическая разминка по составлению азбуки делового человека

Задание: по толкованию лексического значения угадать слово, записать его в тетрадь.

5. Этап закрепления нового материала

1) Практическая работа по заполнению деловых бумаг

1 Задание: написать заявление о приеме на работу.

Подготовленный проводит практикум по написанию заявления.

2. Письменная просьба о

Заявление включает:

Образец заявления:

студентки СКГУ Ефимовой Виктории

Прошу Вас разрешить прохождение преддипломной практики в Дубровинской средней школе имени .

12 декабря 2013 года

2 задание — познакомиться с другим видом деловой бумаги — резюме. Написать резюме.

Подготовленный проводит практикум по написанию резюме.
Резюме — документ, в котором в краткой, но емкой форме изложены основные сведения об образовании, о профессиональном опыте, трудовой биографии и личных данных человека. Указывается только то, что характеризует человека с наилучшей стороны.

Резюме обычно включает следующие сведения:

1. Фамилия, имя, отчество.
2. Домашний адрес, телефон, электронный адрес.
3. Языки, которыми владеют.
4. Опыт работы.
5. Образование и профессиональную подготовку.
6. Умения и навыки.
7. Достижения и награды.
8. Подпись.
9. Дата.

Стиль резюме свободный, но при его написании нужно стремиться в лаконичной форме отразить конкретные факты, могущие заинтересовать работодателя, резюме — это в мере реклама самого себя с целью получить определенное место работы.

Проверка выполнения работы: зачитать несколько примеров резюме, составленных учащимися:

Резюме
на должность инженера

Ф. Александр Александрович
Дата рождения:
Гражданство: Казахстан
Цель: соискание должности инженера
Образование: 2017 год Омский Государственный Политехнический институт; 2020 год Магистратура
Специализация: конструкторско — технологическое обеспечение машиностроительного комплекса.
Семейное положение: женат
Желаемый график работы: полный рабочий день
Опыт работы: в должности :
— Осуществление проектных технологических проработок.
— Подготовка технических и коммерческих предложений.
— Подготовка технической документации, чертежей, схем, планировок.
— Разработка проектной документации.
— Разработка технического задания.
— Проведение технических переговоров с заказчиками и субподрядчиками.
Профессиональные навыки и знания:
Успешный опыт проектирования крупных объектов.
Уверенный пользователь ПК (MS Office: Word, Excel, Outlook; AutoCAD; Internet).
Знание нормативной документации по проектированию.
Знание иностранных языков
Английский язык — технический уровень
Прочее:
Работоспособность, системность мышления.
Высокая скорость работы.
Ответственность за достижение результата. Коммуникабельность.

Дата 2020 год Подпись

Резюме
на должность учителя казахского языка и литературы

Ф. Виктория Валерьевна
Возраст: 24 года
Гражданство: Казахстан
Желаемый график работы: полный рабочий день
Цель: соискание должности учителя
Образование: 2013 — 2018 СКГУ. Филологический факультет, преподаватель казахского языка и литературы.
Языки: русский — отлично; казахский — отлично
Функциональные обязанности:
преподавание казахского языка в старших классах средней общеобразовательной школы, классное руководство, кружковая работа.
Дополнительные сведения: автор методической разработки, посвященной преподаванию казахского языка в старшем звене средней общеобразовательной школы с использованием ролевых игр.
Грамотная русская и казахская речь, владение методикой преподавания, навыки работы с учебной литературой. Навыки составления учебных программ, Опыт работы с большой аудиторией (больше 100 человек), умение адаптировать научный материал для различных возрастных групп. Я коммуникабельна, могу работать в любых коллективах, всячески избегаю конфликтов, нахожу общий язык с подростками. Обладаю энциклопедическими знаниями в разных гуманитарных науках, в том числе в истории, философии, психологии, социологии. Поэтому при обстоятельствах, могу заменить преподавателей этих дисциплин. Владею несколькими музыкальными инструментами, имею принципиальную жизненную позицию. Занимаюсь творчеством, пишу стихи и прозу. Не пью, не курю.
Английский язык — свободное владение, водительские права;
ПК — опытный пользователь (машинопись 180 ударов в минуту).
Семейное положение: замужем.
Желаемый уровень зарплаты: от 100000 тенге

Дата 2020 год Подпись

Шесть способов располагать к себе людей:

Правило 1. Проявляйте интерес к другим людям.
Правило 2. Улыбайтесь!
Правило 3. Помните, что для человека звук его имени — самый сладкий и самый важный звук человеческой речи.
Правило 4. Будьте хорошим слушателем. Поощряйте других рассказывать вам о себе.
Правило 5. Ведите разговор в круге интересов вашего собеседника.
Правило 6. Давайте людям почувствовать их значительность, и делайте это искренне.

6. Этап информирования о домашнем задании:

1 уровень — читать параграф 20, самостоятельно познакомиться с другими видами деловых бумаг.
2 уровень — выучить алгоритм заполнения деловых бумаг, подготовиться к проверочной работе.
3 уровень — написать автобиографию.

Автобиография состоит обычно из следующих элементов: наименование документа (располагается по середине), текст автобиографии, подпись составителя (помещается в поле справа), дату написания (помещается внизу слева).

В тексте автобиографии указываются:

1) Фамилия, имя, отчество.
2) Дата рождения (число, месяц, год).
3) Место рождения.
4) Образование (когда, где и какую школу и другие учебные заведения окончил).
5) Прохождение службы в армии (для военнообязанных).
6) Трудовая деятельность (где, кем и когда работал и занимаемая должность в настоящее время).
7) Общественная работа, которую выполнял или выполняет в настоящее время.
Поощрения, награды (если имеются).
9) Состав семьи.

7. Этап подведения итогов урока

1. С какими видами деловых бумаг вы познакомились сегодня на уроке?
2. Какими качествами должен обладать современный деловой человек?

создать условия для закрепления умений составлять деловое письмо, использовать обращение, учитывая адресата и цель делового письма, соблюдать официально – деловой стиль.

Ход урока.

Постановка учебной задачи. Мотивация учебной деятельности.

— Сейчас очень остро стоит вопрос оценки деловых качеств человека, которая находится в прямой зависимости от умения подготавливать разного рода документы и материалы.

Впрочем, так было всегда. Узнайте литературного героя, автора и его произведение.

— Скажите, какого навыка ему не хватало? Именно поэтому мы сегодня будем учиться составлять деловое письмо.

Актуализация опорных знаний.

— Акакий Акакиевич занимался деловыми письмами. К какому жанру относится письмо? (эпистолярному)

— Какие обязательные элементы должно содержать письмо? (Обращение к адресату, адресант – как называются такие слова; словарная работа со справочниками:Толковый словарь и словарь паронимов).

— Вспомните, в каких произведениях русской литературы герои писали письма? Какие это были письма?

— Должно ли деловое письмо отличаться от дружеского?

— Можно ли это письмо назвать чисто деловым? Чего ему не хватает, чтобы стать действительно деловым? К какому стилю оно должно относиться?

Проверка предварительного домашнего задания.

Дома вы вспоминали признаки официально – делового стиля. Каковы они?

Сфера употребления: государственные, правовые,дипломатические отношения, служебная, производственная, деловая сферы.

— Что составляет лексику официально – делового стиля? (слова – наименования лиц по действию, состоянию: гражданин, ответчик, вкладчик; собирательные существительные: выборы, граждане; слова — названия документов: закон, объяснение, поручение, доверенность; сложносокращенные слова:Минфин, технадзор; канцеляризмы: поручитель, нижеподписавшиеся, вышеизложенное).

— Что из перечисленного мной можно отнести к деловому общению?

Заявление, автобиография, характеристика, протокол, эпиграмма, доверенность, романтическое послание, объяснительная записка, приветствие, поздравление, апелляция).

Работа со словарем.

Словарная и стилистическая работа

— Мы упомянули о том, что деловая переписка должна быть выполнена в определенном стиле, для нее характерны определенные клише.

На интерактивной доске

А) В предложенных парах укажите те слова и словосочетания, использование которых характерно для деловых бумаг(стилистические нормы)

Помочь (оказать помощь)

Реконструировать (осуществить реконструкцию)

Проконтролировать (обеспечить контроль)

Содействовать (оказать содействие)

Ошибиться (совершить ошибку)

— Деловые письма делятся на подвиды: письмо-просьба, сопроводительное письмо, письмо-подтверждение, письмо-напоминание, письмо-извещение, письмо-приглашение.

Послушайте известное вам письмо генерала к капитану Миронову, коменданту Белогорской крепости (письмо на доске). К какому виду делового письма его можно отнести?

Господину коменданту Белогорской крепости капитану Миронову.

Сим извещаю вас, что убежавший из-под караула донской казак и раскольник Емельян Пугачев, учиня непростительную дерзость принятием на себя имени покойного императора Петра III, собрал злодейскую шайку, произвел возмущение в яицких селениях и уже взял и разорил несколько крепостей, производя везде грабежи и смертные убийства.

— Есть ли в письме генерала нарушение норм деловой переписки?

(по секрету, эмоционально – оценочные слова)

— Какие слова соответствуют цели деловой переписки?

Весь материал — в документе.

Содержимое разработки

Урок в 8 классе

Составление делового письма

Тип урока: развитие речи

Педагогические задачи: создать условия для закрепления умений составлять деловое письмо, использовать обращение, учитывая адресата и цель делового письма, соблюдать официально – деловой стиль.

Планируемые результаты

— личностные: стремятся к речевому самоусовершенствованию, понимают определяющую роль родного языка в развитии интеллектуальных способностей, имеют объемный словарный запас; усваивают грамматические средства для свободного выражения мыслей в процессе речевого общения; проявляют способности к самооценке на основе наблюдения за собственной речью.

Технологии: дифференцированное обучение, проблемное обучение, ИКТ – технологии.

Организационная структура урока

Постановка учебной задачи. Мотивация учебной деятельности.

— Сейчас очень остро стоит вопрос оценки деловых качеств человека, которая находится в прямой зависимости от умения подготавливать разного рода документы и материалы. Впрочем, так было всегда. Узнайте литературного героя, автора и его произведение.

— Скажите, какого навыка ему не хватало? Именно поэтому мы сегодня будем учиться составлять деловое письмо.

Актуализация опорных знаний.

— Акакий Акакиевич занимался деловыми письмами. К какому жанру относится письмо? (эпистолярному)

— Какие обязательные элементы должно содержать письмо? (Обращение к адресату, адресант – как называются такие слова; словарная работа со справочниками: Толковый словарь и словарь паронимов).

— Вспомните, в каких произведениях русской литературы герои писали письма? Какие это были письма?

— Должно ли деловое письмо отличаться от дружеского?

Проверка предварительного домашнего задания.

Дома вы вспоминали признаки официально – делового стиля. Каковы они?

Сфера употребления: государственные, правовые, дипломатические отношения, служебная, производственная, деловая сферы.

— Что составляет лексику официально – делового стиля? (слова – наименования лиц по действию, состоянию: гражданин, ответчик, вкладчик; собирательные существительные: выборы, граждане; слова — названия документов: закон, объяснение, поручение, доверенность; сложносокращенные слова: Минфин, технадзор; канцеляризмы: поручитель, нижеподписавшиеся, вышеизложенное).

— Что из перечисленного мной можно отнести к деловому общению?

Работа со словарем.

Словарная и стилистическая работа

На интерактивной доске

Помочь (оказать помощь)

Реконструировать (осуществить реконструкцию)

Проконтролировать (обеспечить контроль)

Содействовать (оказать содействие)

Ошибиться (совершить ошибку)

Господину коменданту Белогорской крепости капитану Миронову.

— Есть ли в письме генерала нарушение норм деловой переписки?

(по секрету, эмоционально – оценочные слова)

— Какие слова соответствуют цели деловой переписки?

— Какие слова вы написали бы сейчас по – другому? (Вы – с заглавной буквы)

— Какие слова мы бы сейчас не употребили? Почему? (устаревшие – архаизмы)

Б) — В деловых бумагах важно не только придерживаться официально – делового стиля, но и соблюдать грамматические нормы.

Употребите в правильной падежной форме подходящие по смыслу существительные при следующих глаголах:

Сделать отчет…

Препятствовать…

Базироваться…

Основываться…

В) – Безграмотно написанная деловая бумага не вызовет доверия у делового партнера, поэтому орфографические и грамматические нормы обязательны для соблюдения.

Вставьте пропущенные буквы (орфографические и грамматические нормы)

По прибыт… на совещание, по предъявлени… документа, по истечени… срока, по возвращени… из командировки, по приезд… в город, (в)продолжен… периода, (в) течени… года, (в)следстви… задержки, (в)виду обстоятельств.

4) Подготовка к написанию делового письма.

Задание для 1 группы.

— Ни одно письмо не обходится без обращений. Вспомните, как они оформляются на письме и приведите примеры деловых обращений.

Задание для 2 группы

Подберите к предложенным архаичным словам и оборотам эквиваленты современного делового языка.

При сем направляем, означенный, вышепоименованный, сего года, уведомлять, на предмет рассмотрения, незамедлительно.

Задание для 3 группы

Закончите фразы делового письма.

— Просим оказать содействие…

— Доводим до Вашего сведения…

— Приглашаем принять участие…

5) Составление делового письма.

На доске трафарет делового письма-благодарности.

Кашинского краеведческого музея

Уважаемый Василий Федорович!

Используя его, выполните следующую работу.

Задание для 1 группы

Отредактируйте деловое письмо, изменив в нем несвойственные официально – деловому стилю обороты и исправив ошибки.

Директору МОУ СОШ №13

Дорогой Михаил Игоревич!

Мы с большой радостью приглашаем вас на замечательное торжество посвященное такому грандиозному событию, как наш выпускной вечер. Надеемся, что вы с воодушевлением воспримите это приглашение.

Выпускники 2016 года.

Задание для 2 группы

Напишите письмо учителю, содержащее приглашение на торжественный вечер в школе.

Задание для 3 группы

Напишите письмо, в котором вы просите местный краеведческий музей оказать содействие в сборе материала для создания выставки по истории гимназии.

Справочные материалы, необходимые для выполнения работ высвечиваются на доске (образец письма, обороты)

6) Итог урока. Рефлексия учебной деятельности.

— Что нового вы узнали сегодня на уроке?

— Испытывали ли вы затруднения при выполнении работы? Как вы думаете, почему?

— Как оцениваете свою работу на уроке?

Домашнее задание (дифференцированное): напишите деловое письмо, которое 1) приглашает выпускников на вечер празднования 45 –летия гимназии; 2) содержит просьбу о содействии в подготовке празднования 45 – летия гимназии; 3) доводит до сведения, что вечер празднования переносится с сентября на ноябрь.

Технологии: проблемное обучение, ИКТ – технологии.

Образовательные ресурсы: толковый словарь С. И. Ожегова

Организационная структура урока

Содержание деятельности учителя

Содержание деятельности обучающихся

Формируемые способы деятельности, результаты

1.Организационный момент

Приветствует обучающихся. Проверяет готовность к уроку, эмоциональный и психологический настрой на урок.

Приветствуют учителя. Готовят рабочее место, проверяют наличие необходимого оборудования, настраиваются на урок.

Владеют навыками саморегуляции, самоорганизации, организации рабочего места.

2.Постановка учебной задачи. Мотивация учебной деятельности.

Что такое письмо? Часто ли вы пишете письма? Какие бывают письма? Чем отличается деловое письмо от дружеского?

Узнайте литературного героя, автора и его произведение.

— Скажите, какого навыка ему не хватало? Именно поэтому мы сегодня будем учиться составлять деловое письмо.

Отвечают на вопросы. Внимательно слушают. Осознают затруднение.

3.Работа с толковым словарем. Активизация опорных знаний.

Познавательные — владеют навыками работы со справочной литературой, регулятивные определяют последовательность действий, коммуникативные – взаимодействуют в процессе речевого общения, совместного выполнения задачи.

4.Подготовка к написанию делового письма. Освоение новых знаний.

Письма имели классификацию и подразделялись на пригласительные, рекомендательные, извинительные, поздравительные, просительные, благодарственные. Вот образцы подобных писем.

На основе упражнений напоминает о том, что обращения употребляются в разных стилях речи, заостряет внимание на оформлении обращения в деловом письме. Дает задание выполнить упражнение на доске.

Слушают. Самостоятельно знакомятся с образцами. Обмениваются мнениями. Записывают начало делового письма, отмечают особенности официально – делового стиля. Записывают начальные фрагменты из деловой переписки.

Умеют внимательно слушать. Высказывают и аргументируют свою точку зрения и обсуждают проблему. Коммуникативные — владеют способами конструктивного взаимодействия со сверстниками и учителем, навыками самостоятельной работы. Регулятивные – осуществляют контроль.

5.Составление делового письма.

Предлагает трафарет делового письма. По образцу составить деловое письмо: 1 вариант- обращение к официальному лицу; 2 вариант – деловое предложение о сотрудничестве.

Составляют текст делового письма. Зачитывают работы.

Владеют навыками самостоятельной работы. Осуществляют контроль.

Организует и проводит дискуссию.

Участвуют в обсуждении вопросов.

Коммуникативные — высказывают и аргументируют мнение. Владеют способами конструктивного взаимодействия.

7.Итог урока. Рефлексия учебной деятельности. Домашнее задание.

Задает вопросы: чем занимались на уроке? какие затруднения испытывали? как оцениваете свою работу на уроке?

Отвечают на вопросы. Проводят самоанализ учебной деятельности. Записывают, задают уточняющие вопросы.

Формулируют ответы на вопросы. Регулятивные -осуществляют самоанализ учебной деятельности. Принимают и сохраняют учебные задачи, осуществляют поиск их решения.

Использованная литература:

1.Ожегов С.И. Словарь русского языка/ Под ред. Н.Ю. Шведовой. – М.: Русский язык, 1991.

2. Словарь иностранных слов.- М.: Русский язык, 2004

3. Баранов М. Т., Костяева Т.А., Прудникова А.В. Русский язык. Справочные материалы: Учебное пособие для учащихся / Под ред. Н. М. Шанского. – М.: Просвещение, 2004

-75%

Читайте также:

Этапы создания проекта 9 класс конспект

Рай и ад олдос хаксли конспект

Фильм секрет конспект урока

Что такое хорошо что такое плохо конспект занятия ясли

Социальная эпоха в русской литературе 1850 1860 х годов конспект кратко

Источник

1. Характеристика деловых писем

1.1. Назначение и классификация деловых писем

Деловые письма — самый распространенный вид документов предприятия (организации, учреждения), используемых для нужд переписки по весьма широкому кругу вопросов.

Деловое письмо — это краткий (как правило, не более 1–2 страниц) документ, касающийся одного вопроса (или нескольких тесно взаимосвязанных между собой вопросов) и предназначенный для осуществления оперативного информационного обмена между предприятиями (организациями, учреждениями), их структурными подразделениями (должностными лицами).

Приступая к изучению особенностей подготовки деловых писем, нельзя не упомянуть о разнообразии их видов. Заметим, что для классификации деловых писем существует немалое количество оценочных критериев.

В частности, известно, что деловые письма отличаются друг от друга:

а) по степени доступности содержащейся в них информации (по грифу ограничения доступа) — обычные и ограниченного доступа (конфиденциальные);

б) по срокам исполнения — исполняемые в общепринятые сроки, а также оперативно и срочно;

в) по объему — короткие, средние и длинные;

г) по виду содержащейся в них информации — текстовые и комбинированные (сочетающие фрагменты текста с таблицами, анкетами и графическими изображениями);

д) по стилю изложения — официальные и частные;

е) по комплектности — с приложениями и без приложений;

ж) по композиции — простые (касающиеся одного вопроса) и сложные (касающиеся двух и более вопросов);

з) по способу адресования — направляемые в один (целевого назначения) или несколько (циркулярные) адресов;

и) по информационному поводу для подготовки — инициативные и ответные письма.

Однако главным классификационным критерием для деловых писем по-прежнему остается их функциональное назначение. Исходя из результатов анализа деловой переписки, представляется вполне допустимым разделить все деловые письма на три базовые классификационные категории:

а) официальные деловые письма;

б) частные деловые письма;

в) письменные сообщения для ведения внутренней переписки (переписки, осуществляемой исключительно внутри предприятия).

В свою очередь, классификация официальных и частных деловых писем с учетом особенностей их функционального назначения может быть продолжена.

Так, в группе официальных деловых писем следует выделить:

1) письма-просьбы;

2) письма-сообщения;

3) письма-запросы;

4) письма-заявления;

5) письма-подтверждения;

6) письма-заказы;

7) письма-предложения (оферты);

письма-дополнения;

9) письма-рекламации (претензии);

10) информационные письма;

11) гарантийные письма;

12) презентационные письма;

13) письма прямой почтовой рассылки (директ-мейл);

14) краткие письменные сообщения (уведомления, напоминания и т. п.);

15) сопроводительные письма.

Соответственно, в группе частных деловых писем следует выделить:

1) письма-поздравления;

2) письма-приглашения;

3) письма-извинения;

4) письма для выражения сожаления и соболезнования;

5) письма по случаю представления (при заочном знакомстве);

6) письма по случаю отъезда;

7) письма для поддержания контактов и взаимоотношений (имиджевые письма);

благодарственные письма;

9) рекомендательные письма;

10) мини-письма (письма-шаблоны, письма-маятники и т. п.);

11) письма-открытки;

12) письма негативного содержания (письма-отказы, письменные уведомления об увольнении или отказе в предоставлении вакансии, письма с выражением неодобрения или порицания чьих-либо действий и т. п.);

13) письма для выражения отказа от какого-либо предложения;

14) письма для обращения в различные инстанции в частном порядке;

15) письма-резюме.

Дадим далее краткую характеристику перечисленных видов деловых писем.

Письмо-просьба — пожалуй, самая распространенная форма делового письма. Функциональное назначение — изложение какой-либо просьбы, связанной с осуществлением организацией своей деятельности (созданием для этого соответствующих условий). Отличается однотемностью содержания, краткостью и конкретностью изложения (в противном случае существует опасность того, что адресат не поймет, что именно от него требуется).

Письмо-сообщение — также весьма распространенная форма официального делового послания. Основное предназначение письма-сообщения — целенаправленная передача адресату какой-либо конкретной информации, как правило, предпринятая по инициативе автора (организации-отправителя). Таким образом, на практике письма-сообщения чаще являются инициативными, хотя в определенных случаях информация может сообщаться и в ответ на поступивший в адрес организации письменный запрос.

Письмо-запрос, в свою очередь, предназначено именно для запрашивания соответствующей информации. Особенностью данного вида писем является то, что они практически всегда предполагают обязательную реакцию адресатов в виде письменного ответа по существу и, как правило, в срок, установленный или отправителем запроса, или нормативно-правовым документом.

Письмо-заявление служит для официального (т. е. от имени организации) предварительного информирования адресата о позиции отправителя по тому или иному вопросу (выразить свое отношение к его сути и порядку разрешения) — скажем, подтвердить свои намерения в отношении реализации ранее согласованных планов сотрудничества. Как и письмо-просьба, является однотемным.

Письмо-подтверждение служит исключительно для подтверждения какого-либо факта — допустим, получения организацией письма, высланного ранее адресатом. По указанной причине данное письмо используется в деловой переписке исключительно в качестве ответного.

Письмо-заказ также является ответным. Функциональное назначение подобных писем — документирование заказа. Отметим, что письмо-заказ одновременно может выполнять и функцию сопроводительного письма — например, если к нему прилагается ранее высланное адресатом деловое предложение (оферта, проект договора и т. п.), дополненное необходимой информацией.

Письмо-предложение (оферта) — классический пример коммерческой переписки. Такое письмо направляется в адрес делового партнера для того, чтобы сделать ему официальное предложение относительно поставки (допоставки) той или иной продукции. Различают твердую оферту и оферту без обязательства. Первая отличается исключительной конкретностью и точностью в изложении условий предполагаемой коммерческой сделки (сроков, номенклатуры продукции, ее количества, порядка расчетов и т. п.). Вторая, скорее, свидетельствует о принципиальной готовности адресата к сотрудничеству, для налаживания (развития) которого, однако, требуется предварительное согласие получателя такого письма.

Письмо-дополнение служит для оперативного сообщения адресату какой-либо важной информации, которая ранее по каким-либо причинам не была ему передана в предыдущем письме. Письмо-дополнение всегда является как бы продолжением предыдущего послания.

Письмо-рекламация — менее частое явление в современной деловой переписке. Основное назначение — выражение письменных претензий в связи с неудовлетворительным исполнением адресатом взятых им на себя деловых обязательств. Как правило, высылается в адрес с приложением документов, свидетельствующих о недобросовестности получателя в отношении отправителя письма (например, акта о некондиционности продукции).

Информационное письмо используется для развития деловых отношений с новыми партнерами. Такое письмо уместно отправить после того, как на предыдущее послание получен ответ, указывающий на принципиальную готовность к сотрудничеству. Основное функциональное назначение письма — информирование адресата с целью предоставления в его распоряжение конкретной информации относительно перспектив сотрудничества по возможно более широкому кругу направлений.

Гарантийное письмо предназначено для предоставления адресату письменных гарантий в отношении намерений или действий отправителя, так или иначе затрагивающих деловые интересы адресата. Хрестоматийный пример гарантийного письма — подтверждение готовности отправителя оплатить запрашиваемую партию продукции и т. п. Обязательными для гарантийного письма являются сведения об отправителе — юридический и фактический адрес, банковские реквизиты и т. п., а также присутствие в тексте слова “Гарантирую”.

Презентационное письмо имеет целью презентовать (буквально — представить в выгодном свете) адресату какую-либо продукцию, организацию (производителя или распространителя продукции) или некое социально значимое событие — к примеру, праздник организации. На практике презентационное письмо чаще всего обращено не к конкретной организации (должностному лицу), а к публике, широкой общественности, и помимо информирования призвано вызвать у адресата заинтересованность и расположение по отношению к презентуемому объекту. Добавим, что презентационные письма никогда не рассылаются по одному, поскольку призваны проинформировать возможно большее количество людей.

Письмо прямой почтовой рассылки (директ-мейл, DM) в отличие от презентационного письма имеет куда более конкретную и прозаическую цель — побудить адресата к совершению покупки. Особенностью письма является то, что помимо описания предлагаемой продукции оно содержит — в качестве приложения — и бланк заказа для ее получения (по почте или с курьером), а в некоторых случаях — и образцы продукции для бесплатного (пробного) употребления. Другой особенностью писем прямой почтовой рассылки является то, что они адресуются многим сотням, тысячам, а в отдельных случаях — и сотням тысяч потенциальных покупателей.

Краткие письменные сообщения используются в целях немногословного срочного информирования адресата в связи с конкретным поводом (обстоятельствами). Среди кратких письменных обращений различают уведомления, напоминания и предупреждения, направляемые в адрес, как правило, последовательно, с определенным интервалом времени. Уточним, что предупреждение используется только в том случае, если уведомление и напоминание не достигли своей цели и адресат на них не отреагировал должным образом.

Сопроводительное письмо — письмо, предназначенное для сопровождения прилагаемых к нему документов (материалов). Включает в себя сообщение об отправке соответствующих документов (материалов), а также их перечень с указанием их точных характеристик (названия, количества страниц и т. п.).

Письмо-поздравление — это, пожалуй, самый распространенный вид частных деловых писем. В зависимости от характера взаимоотношений, сложившихся между отправителем и получателем, считается вполне уместным направлять поздравления по следующим основным поводам:

а) день рождения адресата — должностного лица или дата основания предприятия-получателя;

б) государственные, церковные и профессиональные праздники;

в) назначение адресата на более престижную должность;

г) награждение, присвоение почетного или специального звания (в том числе организации-получателя);

д) выдающиеся достижения получателя на профессиональном поприще (превышение показателей экономического развития, выигрыш тендеров, победы в конкурсах, соревнованиях и т. п.);

е) заключение взаимовыгодных партнерских соглашений;

ж) годовщина сотрудничества (как правило, первая или “круглая”);

з) выдающиеся события в личной жизни адресата (помолвка, свадьба, рождение ребенка, промоция — окончание учебного заведения, защита диссертации, “круглая” годовщина свадьбы и т. п.).

Характерной особенностью письма-поздравления является его благожелательный, дружелюбный и искренний тон. Присутствие в тексте слова “Поздравляю…” является обязательным.

Письмо-приглашение — очевидно, второй по распространенности вид частных деловых писем. Функциональное назначение письменного приглашения — во-первых, известить адресата о том или ином торжественном или деловом мероприятии, во-вторых, пригласить его к участию в нем.

В связи с изложенным текст письма-приглашения может открываться либо с информации о мероприятии, либо со слова “Приглашаем (приглашаю)…”. Приглашение может оформляться как в виде письма, так и на специальном бланке (пригласительном билете, прилагаемом к письму). Особенностью письменного приглашения является персональный характер обращения к адресату.

Письмо-извинение все чаще применяется в повседневной деловой переписке. Функциональное назначение такого письма — принести адресату формальные извинения. Особенностью данного письма является подчеркнуто примирительный тон изложения, который, впрочем, не должен восприниматься адресатом как тон заискивающий.

Письма для выражения сожаления, сочувствия и соболезнования используются в повседневной деловой переписке в связи с не слишком радостными событиями в жизни адресата. Функциональное назначение такого письма — проявить к адресату внимание, выразить ему свою поддержку в непростую, подчас трагическую минуту. Характерной особенностью — и одновременно едва ли не важнейшим требованием к письму подобного характера — является исключительная искренность и теплота его тона.

Письмо по случаю представления (представительское письмо) незаменимо при заочном знакомстве с адресатом для установления с ним личных взаимоотношений. Особенностью письма по случаю представления является наличие у него в качестве приложения визитной карточки отправителя. Такое письмо служит для выражения адресату (в краткой, дружелюбной форме) расположения и, как правило, содержит приглашение к неформальной деловой встрече.

Письмо по случаю отъезда предназначено для выражения признательности со стороны уезжающего по отношению к остающейся (принимающей) стороне. Кроме того, такое письмо может содержать приглашение адресату к продолжению контактов (сотрудничества), в том числе и посредством ответного визита — при условии, что это отвечает интересам и планам обеих сторон.

Письмо для поддержания контактов и взаимоотношений (имиджевое письмо) служит для укрепления сложившихся деловых и личных связей между участниками переписки. Основное функциональное назначение имиджевого письма — в отсутствие формального повода продемонстрировать адресату свое внимание и уважение. Кроме того, имиджевое письмо может выполнять и вспомогательную информационную функцию.

Благодарственное письмо направляется адресату с целью выразить благодарность — за проявленное последним по отношению к отправителю внимание (допустим, в ответ на поздравление) либо за предпринятые адресатом усилия, направленные на обеспечение личного или делового благополучия отправителя письма. Благодарственное письмо должно быть естественным по тону — иными словами, степень выражения благодарности должна быть адекватной поводу.

Рекомендательное письмо — особый вид частного делового письма, которое пишется в интересах третьего лица, не участвующего в переписке. Функциональное назначение письма — отрекомендовать должным образом то или иное лицо адресату. Рекомендательное письмо может быть оформлено в краткой или развернутой форме. Краткая форма применяется, если речь в письме идет о человеке, хорошо знакомом адресату. Развернутая форма применяется, если требуется отрекомендовать человека, которого адресат знает недостаточно или же вовсе с ним не знаком.

Мини-письма (малые эпистолярные формы) — письма-шаблоны, письма-маятники и т. п. — активно используются в деловой переписке прежде всего для экспресс-ответов. Особенностью мини-писем является повторяемость (стандартность) значительной части их содержания благодаря использованию шаблонного текста и присутствию в письме специального формуляра, облегчающего подготовку ответа для адресата.

Другая особенность мини-писем — “телеграфный” стиль изложения, впрочем, приемлемый в общении только с людьми, которых связывают с отправителем тесные деловые или личные взаимоотношения.

Письмо-открытка — специфическая малая эпистолярная форма. Функциональное назначение писем-открыток — ведение частной деловой переписки, не затрагивающей аспекты деловых взаимоотношений ее участников. Обычно содержат краткие сообщения личного характера, обмен которыми осуществляется в периоды, когда личные контакты между участниками деловой переписки по каким-либо причинам затруднены. Особенностью таких писем является их обязательное оформление на открытке (почтовой карточке с видом).

Письмо негативного содержания — собирательная группа писем, включающая письма-отказы, письменные уведомления об увольнении, отказе в предоставлении вакансии, отказе в предоставлении денежной субсидии (смягчении условий погашения задолженности), письма с выражением неодобрения (порицания) чьих-либо действий и т. п. Такие письма, как правило, являются ответными (за исключением случаев выражения неодобрения или порицания действий адресата).

Письмо для выражения согласия или отказа применяется для извещения адресата о согласии (отказе) отправителя от какого-либо предложения. Направляется в ответ на поступившее ранее от адресата письмо, содержащее какое-либо предложение — чаще всего об участии в каком-либо мероприятии, проекте и т. п. Письмо в обязательном порядке должно содержать выражение благодарности за сделанное предложение.

Письмо для обращения в различные инстанции в частном порядке предназначено для письменного изложения конкретной просьбы или требования отправителя. Как правило, такие письма направляются в судебные органы, предприятия коммунального хозяйства, образовательные учреждения, транспортные организации, службы быта, сервиса и торговли и т. д. Функциональное назначение писем состоит в том, чтобы, во-первых, проинформировать о чем-либо адресата, во-вторых, побудить его к определенным действиям.

Письмо-резюме — резюме отправителя, изложенное в форме стандартного делового письма. Инициативное письмо, высылаемое в адрес потенциального работодателя. Содержит наиболее существенные данные о биографии, об уровне образования и о профессиональном опыте отправителя. В обязательном порядке содержит указание о вакансии, на которую претендует отправитель, и об адресе (телефоне, E-mail и т. п.), по которому адресат может направить ответ.

На этом характеристику наиболее распространенных видов деловых писем можно считать законченной. Рассмотрим далее требования к структуре, стилю изложения и оформлению деловых писем, а также к срокам их подготовки.

1.2. Общие требования к структуре, стилю изложения и оформлению деловых писем. Сроки подготовки и объем деловых писем

Рассмотрение требований к подготовке деловых писем представляется целесообразным начать с особенностей их структуры. Впрочем, правильнее будет говорить о структуре основного текста делового письма, который, в свою очередь, можно — довольно условно — разделить на информационную и служебную части.

Информационная часть — это собственно текст делового письма, несущий основную смысловую нагрузку и потому представляющий наибольшую ценность для адресата. Служебная часть — это вспомогательные элементы, открывающие и подытоживающие текст.

Безусловно, с информационной точки зрения служебная часть делового письма представляется менее значительной, второстепенной. Тем не менее она призвана выполнить ряд исключительно важных для понимания делового письма функций.

Уточним в этой связи, что служебная часть содержания делового письма, как правило, включает:

а) приветствие;

б) обращение к адресату;

в) лид-абзац;

г) заключительную формулу вежливости;

д) подпись отправителя;

е) постскриптум (постпостскриптум).

Первые три элемента предшествуют информационной части (тексту) делового письма, последующие три — подытоживают ее. Коротко охарактеризуем каждый из элементов.

Приветствие — это обязательный элемент частного делового письма, который, впрочем, обычно отсутствует в официальных деловых письмах. Представляет собой начальную (вводную) формулу вежливости, предназначенную прежде всего для сокращения психологической дистанции между участниками деловой переписки и в конечном счете — для создания необходимых предпосылок для конструктивного невербального диалога.

Во всех случаях приветствие предшествует обращению к адресату (см. далее) и тесно взаимосвязано с ним. Наиболее часто в качестве приветствия в деловых письмах используются следующие стандартные формулировки:

1. Здравствуйте… (далее указываются имя и отчество адресата);

2. Здравствуйте… (далее следует безличное обращение к адресату, например, “Господин Генеральный менеджер!’’);

3. Здравствуйте… (далее следует безличное обращение к нескольким адресатам, например, “Господа акционеры!»).

Обращение к адресату — еще один обязательный элемент частного делового письма, который, как правило, присутствует и в большинстве официальных деловых писем. Специфической особенностью обращения является употребление в конце его пунктуационного — восклицательного — знака, указывающего на особое значение, придаваемое отправителем письма факту обращения к адресату.

Функциональное значение обращения к адресату — создание предпосылки для смыслового и стилистического перехода от вводной части текста к основной. Чаще всего в качестве обращения к адресату используются либо имена собственные (фамилия, полное имя или имя, отчество адресата), либо имена существительные (наименование должности, титула, специального или почетного звания).

Лид-абзац — начальный абзац делового письма, состоящий, как правило, всего из одного предложения. Функциональное назначение лид-абзаца может быть различным.

В наиболее распространенных случаях лид-абзац предназначен:

а) для выражения адресату формальной благодарности (в частных деловых письмах);

б) пояснения мотивов и темы делового письма;

в) обеспечения смысловой и стилистической подводки к тексту делового письма.

Подчеркнем, что формулировка лид-абзаца в значительной мере предопределяется функциональным назначением делового письма.

Приведем также несколько наиболее показательных примеров лид-абзаца:

1. Обращаюсь к Вам в связи с… (далее следует коротко указать причину письменного обращения);

2. Настоящим письмом сообщаем Вам о… (далее следует коротко указать, о чем конкретно намерен сообщить автор адресату);

3. Уведомляю (докладываю, извещаю и т. п.) о… (далее следует коротко указать, о чем именно намерен уведомить автор адресата).

Текст делового письма

Конец ознакомительного фрагмента.

Источник

Не зная, как пишется деловое письмо, составить его правильно достаточно сложно. Для написания грамотного документа необходимо знать целый спектр требований, правил и деловых обычаев.

NPB

Деловое письмо – это способ общения и передачи информации, направленной на сохранение, прекращение, возобновления и образования отношений с партнерами, сотрудниками и контрагентами (поставщики, покупатели).

Виды деловых писем

Большое разнообразие деловых писем обусловлено развитием рыночной экономики и возрастанием потребности передачи информации между контрагентами. Электронная почта, из-за быстроты и доступности, прочно вошла в обиход коммерческих и государственных структур. Массовость использования деловых посланий в ежедневном обиходе привело к увеличению их разновидности. В связи с этим единая классификация отсутствует. Можно выделить следующие виды деловых писем:

Гарантийное. Содержание направлено на обращение с просьбой, но с предоставлением гарантии по выполнению обязательств со своей стороны. Формулировка таких писем выглядит следующим образом: «Просим Вас отгрузить (поставить, предоставить и т. д.) товар (продукцию, услугу). Оплату гарантируем в срок до (дата)».
Коммерческое предложение. Самое распространенное письмо, которое организации используют при осуществлении своей деятельности практически ежедневно. По свое сути это деловое письмо о сотрудничестве. Организация выступает инициатором с конкретным предложением партнерства с определенными условиями.
Извещение. Содержание направлено на донесение определенной информации, необходимой при осуществлении дальнейшего взаимодействия. В коммерческих организациях самым распространенным примером такого письма является уведомление о смене реквизитов (когда меняют обслуживающий банк).
Оферта. Текст носит коммерческий характер о поставке товара или оказания услуг. Это деловое письмо о сотрудничестве, в котором указываются все существенные условия для договора поставки и договора оказания услуг. К существенным условиям по Гражданскому Кодексу относятся наименование услуги или товара, цена, срок, место. При отсутствии этих данных документ не считается офертой, а называется коммерческим предложением.
Рекламация (официальная претензия). Содержание текста направлено на уведомление получателя о неполном или некачественном выполнении обязательств. Чаще всего такими письмами сопровождают бракованную продукцию. В стандартных договорах оказания услуг или поставки есть пункт, в котором говорится, что за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств предусмотрены штрафные санкции. Отсчет времени для исчисления неустоек идет именно с момента направления письменной рекламации.
Сопроводительное письмо. Примером является опись вложений в конверт. Используется чаще всего при отправке посредством почтовых отправлений пакета документов. В случае отправки документов для участия в тендерах опись вложений носит обязательный характер.
Подтверждение о получении документов и писем. Является проявлением уважения, считается хорошим тоном и не носит обязательный характер.
Просьба. Текст содержит обращение с просьбой. Начинается со слов «Прошу», «Просим». Самым распространенным обращением является просьба о повторной отправке бухгалтерских документов. При поставке продукции накладные и счета фактуры часто не доходят до бухгалтерии (не отправили вместе с грузом, передали неполномочному лицу и т. д.). Поэтому обращение с просьбой продублировать эти документы является обычной практикой.
Напоминание. Содержание текста уведомляет о приближении наступления определенного момента (срок выполнения обязательств, окончание срока договора, дата мероприятия и т. д.). Одним из примеров такого письма является уведомление от страховых организаций об истечении срока полиса. Эта вежливость носит под собой одновременно информационный характер и является коммерческим предложением о возможности воспользоваться услугами компании повторно. Удобно тем, что есть вероятность вежливо и ненавязчиво продлить договор.
Поздравление. Деловое письмо, содержание которого направлено на поздравление с каким-либо праздником.
Приглашение. Самыми частыми бывают приглашения на конференции и выставки. Еще один успешный дополнительный инструмент напомнить о себе партнеру, для дальнейшего сотрудничества.

По количеству лиц (компаний) существуют следующие виды деловых писем:

циркулярное (направлено в адрес нескольких лиц);
стандартное (направленное в один адрес, определенному лицу).

Самыми распространенными циркулярными письмами являются приглашения, уведомления и информационные объявления (о предстоящих изменениях).

Правила написания делового письма

Деловое письмо должно быть составлено грамотно, без орфографических, пунктуационных и стилистических ошибок. Наличие явных и грубых ошибок отталкивает получателя, создает впечатление недальновидности, неграмотности. Вероятность партнерства после получения таких текстов резко падает.

Прежде чем составить деловое письмо нужно определиться с его видом (извещение, предложение приглашение и т. д.). Разбивайте текст на абзацы, это облегчит восприятие излагаемой информации. Если послание должно быть получено до определенной даты, лучше отправить его услугами экспресс-доставок или по электронной почте.

Основные правила делового письма следующие:

достоверности информации в содержании;
полноты содержания;
краткое содержание (желательно объемом не более 1 страницы, остальную информацию можно отнести в приложение);
отсутствие грубости, нейтральный тон;
отсутствие помарок, исправлений, зачеркиваний;
использование сленга и просторечий неприемлемо;
сокращения слов нежелательны;
отсутствие эмоциональной оценки (только факты).

Правила делового письма устанавливают отсутствие витиеватых и двусмысленных фраз. В одном послании должна быть одна тематика, одна цель. Наличие нескольких тематик допустимо только при условии их взаимосвязанности. В противном случае отправляется несколько писем.

Составляются письма на фирменном бланке организации.

Текст должен быть оформлен и составлен в соответствии с общепринятыми правилами. У каждой организации свой бланк, которая служит и визитной карточкой. Для отправки писем по почте предпочтительнее писать текст на изготовленном типографским способом бланке. На практике, организации чаще всего печатают их самостоятельно на цветном принтере.

При получении делового письма хорошим тоном будет уведомить отправителя о его получении.

Составление делового письма

Прежде чем составить деловое письмо необходимо знать требования к структуре, стилю и его оформлению. Впечатление от грамотно составленного документа может испортить всего один недочет. Написание делового письма требует знаний по всем его реквизитам, которые будут внесены.

Структура делового письма

Делопроизводство в РФ ориентировано на требования ГОСТа Р 6.30-2003. Составление делового письма базируется на многих пунктах этого документа. Этот ГОСТ регламентирует основные реквизиты писем и их последовательность. Стоит отметить, что порядок реквизитов и их расположение носят рекомендательный характер. Поэтому структура делового письма часто отличается у разных организаций. Нарушением это не является. ГОСТ содержит 30 наименований реквизитов. В деловой переписке используются они далеко не все.

Область заголовка документов состоит из двух частей. В верхнем левом углу или посередине листа находится штамп, в котором указываются:

название организации;
почтовый адрес;
ИНН, КПП;
контактные данные;
банковские реквизиты;
е-mail;
дата и номер письма;
отметка о получении.

В правом верхнем углу указывается название организации, должность получателя в родительном падеже, его Ф.И.О . Пример делового письма (стандартные реквизиты):

Ниже идет заголовок (о чем документ или его вид). Здесь указывается название документа (извещение, уведомление, и т. д.).

Следующим пунктом идет вступление. Начинаться может со слов «Уважаемый». Здесь обращение должно быть по имени-отчеству, например, «Уважаемый Юрий Иванович!». В письме к служителям церкви обращение должно быть по чину. Здесь нужно быть предельно осторожными, и уточнить точную формулировку.

Следующим элементом документа идет непосредственно сам текст, который должен содержать следующую структуру:

вступительная часть (причина, цель, повод для написания);
основная часть (решения, предложения, суть, рекомендации);
итоговая часть (просьба, предложение и прочее, вытекающее из основной части);
формула вежливости (фразы « с уважением», « с надеждой на долгосрочное и взаимовыгодное сотрудничество», «с надеждой на понимание» и т. д.);
должность руководителя и его подпись;
указание на приложения (если таковые есть);
ФИО ответственного исполнителя с контактными данными.

Печать обязательно ставится на гарантийных письмах, офертах и рекламациях. В коммерческих, напротив, она не рекомендуется. Печать не должна занимать более 2/3 росписи должностного лица.

Пример делового письма:

Деловой стиль письма

При написании писем уместен официально-деловой стиль. Язык деловых писем отличаются следующими чертами:

точность подачи информации;
официальность;
содержательное, но краткое изложение;
объективность и структурированность.

Старайтесь излагать суть дела короткими простыми предложениями. Не перегружайте текст прилагательными, делайте упор на глаголы. Не стоит применять узкоспециализированных и малоизвестных терминов, которые могут быть непонятны читателю. Это вызовет отторжение у получателя письма. Стоит использовать простые слова.

Деловой стиль письма исключает малоинформативные и «водяные» тексты. Как можно больше конкретики и фактов. Не подводите к заключительной части длинными и ненужными оборотами. Но при этом избегайте наличие нелогичных и несогласованных абзацев. Каждый абзац должен нести одну определенную мысль. Причастные и деепричастные обороты также следует исключать. Проверяйте написанное на слух. Деловой стиль письма приходит со временем и опытом. Соблюдая основные правила, вы будете знать, как написать деловое письмо и овладеете навыками написания официальных документов любой тематики.

Обращение в деловом письме

Написание делового письма всегда должно быть в нейтральном тоне. Этот же тон носит и обращение. Ни в коем случае нельзя писать «Добрый день (вечер, утро, сутки)». Грамотнее будет написать формальное «Здравствуйте». Самым оптимальным вариантом будет в приветствии обратиться по имени-отчеству. Если сомневаетесь в достоверности информации по этим данным, писать «Здравствуйте, господин (госпожа)» не нужно.

Неважно, насколько долго идет официальная переписка, обращение в деловом письме к партнеру в короткой форме имени применять нельзя (Ань, Вань и т. д.).

Обращение на «вы» помогает сохранить межличностную дистанцию и является проявлением уважения к человеку выше по должности и старше по возрасту. Но в некоторых компаниях, принято обращение внутри подразделений, независимо от должности, на «Ты».

Не пишите «Уважаемы господин» без последующего обращения по имени. Следует избегать и сокращений г-н, г-жа. После обращения по правилам русского языка всегда ставится восклицательный знак. Пример: «Уважаемый Станислав Игоревич!»

При обращении к группе лиц уместно написать «Уважаемые господа!». В заключительной части могут применяться варианты: «С уважением», «С наилучшими пожеланиями», «С надеждой на сотрудничество» и т. д. здесь обращение должно носить официальный дружелюбный тон.

Оформление делового письма

Строгих требований к оформлению нет. Рекомендации из вышеуказанного ГОСТа, в силу их необязательности, чаще игнорируются. Есть определенные правила, принятые в деловом мире. Оформление делового письма рекомендуется делать следующим:

бланки могут быть не только угловыми, но и продольными;
отступы по верхнему, нижнему и левому краю – 20 мм, по правому – 10 мм;
текст выполнен шрифтом Times New Roman, 12-14 размер;
если письмо составлено более чем на 1 листе, то необходима нумерация каждого;
у каждого приложения идет отдельная нумерация;
в верхнем левом углу ставится номер исходящего документа, который заносится в журнал.

Дата документа, обычно проставляется слева вверху, но допустимо указывать ее и снизу, после основного текста. Стандартным форматом является оформление числа, месяца и года арабскими цифрами. Пример, 25.07.2017. Допустимо и буквенное оформление месяца. Пример, «25 июля 2017 г.»

Реквизит «подпись» состоит из должности и расшифровки подписи. Например:

Директор ООО «Компания» И.И. Иванов

Если текст документа расположен на фирменном бланке, то название компании не указывается.

Если документ подписывается несколькими лицами, то их подписи располагают друг за другом по убыванию должности. Пример:

Директор ООО «Компания» И.И. Иванов
Главный бухгалтер А. Н. Петрова

Подпись должностного лица заверяется печатью на документах, связанных с финансовыми средствами.

В конце документа или на обратной стороне ставится отметка ответственного лица с контактным телефоном. Его подпись не нужна.

Электронное деловое письмо

Каждая организация ежедневно получает и рассылает несколько десятков писем. Электронная почта самое доступное и быстрое средство связи, позволяющее обмениваться документами официального характера.

Электронное деловое письмо состоит из частей:

тема;
приветствие:
суть письма (краткий текст, если основная часть будет выслана в приложении);
подпись с контактными данными.

При отправке писем необходимо заполнять все поля (адрес отправителя, получателя, тема письма, приложение). Оформление должно осуществляться с учетом следующих правил:

Укажите в настройках электронной почты свое имя, фамилию или название организации, от лица которой отправляете документ. Это уменьшит вероятность того, что ваше послание отправят в папку «Спам» и повысит доверие к содержанию.
Поле «Тема» обязательно для заполнения. Должно состоять из краткого названия (не больше 5 слов) и соответствовать содержанию.
Приветствие в электронных посланиях пишется с соблюдением правил стандартного письма.
Суть (цель) излагается с учетом правил традиционных документов. В отличие от текстовых, электронное сложнее составить в красиво оформленном виде. Поэтому пишут краткую дополнительную информацию, а основной текст высылают во вложении. Не нужно писать об одном и том же в теле письма и в прилагаемых документах. Здесь указывается краткая дополнительная информация, не вошедшая в приложение или содержание, требующее пояснений. Разбивайте объемный текст на абзацы с пропуском строки, это поможет улучшить его читаемость.
Подпись состоит из указания должности отправителя, его фамилии и имени-отчества (можно только имя или отчество). Ниже указывается контактные данные, сайт компании и при желании логотип.

Подпись можно сделать единожды, в настройках почтового сервиса. Поэтому следует уделить ей особое внимание. Электронное деловое письмо завершается подписью. Пример:

С уважением,
коммерческий директор
ООО «АДОТ»
Тапочкин И.А.
Тел. 8(348)22-32-48
8-909-208-208-0
Е-mail adot@gmail.com

В этом примере имя и отчество представлено в виде инициалов. Данный вариант допустим, но не стоит удивляться, когда в ответ на письмо вам будут звонить с вопросом: «Как я могу к вам обращаться?». Не создавайте ненужных сложностей. Укажите полное имя и отчество.

Сохраняйте историю переписки.

Отвечайте не новым сообщением, а ответом на полученное. Это поможет не искать предыдущую информацию, напомнит о вас получателю, а также уменьшит вероятность отправки вашего послания в спам.

Нет временных рамок отправки ответа на полученное письмо. Но принято отвечать в течение нескольких часов, минимум в течение одного рабочего дня. Если ответ требует большего времени, необходимо написать формальный ответ. Как написать деловое письмо, с последующим ответом, приведено ниже.

«Здравствуйте! Спасибо за проявленный интерес к нашей компании. Наши специалисты в ближайшее время свяжутся с Вами»
«Здравствуйте! Ваше письмо было получено и принято к рассмотрению. Ответ будет направлен в течение трех рабочих дней. Спасибо за понимание»

Старайтесь отвечать нейтральным тоном, даже если было получено самое гневное письмо-претензия. Вы дадите официальный ответ позже. На этом этапе важно дать понять отправителю, что его не игнорируют, и не усугублять ситуацию.

Пример делового письма

Оформление делового письма независимо от его вида существенно не изменяется. А вот содержание по каждому отдельному виду уже имеет свои существенные отличия. Самыми частыми документами, при создании которых возникает сложность, как написать деловое письмо, являются гарантийное письмо и рекламация. Ниже приведены примеры содержания каждого.

Гарантийное деловое письмо. Образец:

В гарантийном письме всегда указывается реальный, и точный промежуток времени, в течение которого будет произведена оплата. Обещания обязуемся оплатить, как только нам кто-то оплатит, и прочее не используют. Указывайте точные данные документа, по которому будет произведена оплата и поставка.

Рекламация. Образец:

В рекламации всегда указывается основание приобретения (чек, накладная и прочее), дата покупки, наименование и количество бракованных единиц.

В заключительной (резюмирующей) части необходимо указать одну просьбу. То есть это или замена, или возврат или ремонт. Писать просьбу, сделать или то или другое не следует. Принято предварительно устно согласовать с поставщиками оптимальный вариант выхода из ситуации. Не стоит сразу писать гневных и ультимативных обращений. Это допустимо, только если сторона неоднократно нарушала обязательства, не идет на компромисс и полностью отказывается от выполнения обязательств.

Источник

Слайд 1Контрольная работа на тему: «Структура делового письма и его реквизиты»

Слайд 2Определение
Деловое письмо – это инструмент деловой переписки, который играет важную роль

на пути прекращения либо поддержания взаимовыгодных и дружеских отношений с партнерами, поставщиками, клиентами, сотрудниками.

Грамотно составленное деловое письмо позволяет создать позитивный имидж организации.

Слайд 3Общая структура и реквизиты делового письма

Слайд 4Общая структура написания делового письма

Слайд 5Реквизиты делового письма, 1
1. Реквизиты отправителя (адресанта) включают в себя информацию об отправителе. Чаще

всего эта информация располагается на бланке организации-отправителя.
2. Реквизиты получателя (адресата) – указывается должность адресата, название компании, Ф.И.О. и адрес.
3. Дата написания и отправления письма. Позволяет различать письма между собой. Часто этот реквизит включен в фирменный бланк.
4. Заголовок – кратко о теме письма. Эта часть позволяет определить тематику письма и степень его важности для адресата. Важно правильно подобрать заголовок. При этом он должен быть строгий и лаконичный.

Слайд 6Реквизиты делового письма, 2
5. Обращение. Располагается посередине, и пишут с большой буквы. Обращение

должно содержать указание должности, фамилии или имени и отчества. Традиционным считается обращение «Уважаемый».

Слайд 7Реквизиты делового письма, 3
6. Преамбула или вводная часть. В этой части поясняют причины и

цели написания письма именно данному адресату. Часто в этой части ссылаются на даты, документы и факты, напоминающие адресату необходимую информацию. Информация, изложенная в преамбуле, должна подвести читателя к адекватному восприятию основной части письма. По объему эта часть варьируется: может быть краткой (одно предложение) и развернутой (несколько предложений и даже абзацев).
7. Основная часть текста письма варьируется в зависимости от его конкретного типа, так как в ней формулируется главная цель письма, излагаются аргументы и факты.
8. Заключение чаще всего представляет собой формулы вежливости.

Слайд 8Реквизиты делового письма, 4
9. Подпись. Письмо завершается подписью (должность + ФИО) адресанта, которую

предваряет стандартная вежливая форма «С уважением». Также возможны варианты: «Искренне Ваш», «С надеждой на продуктивное сотрудничество», «С благодарностью за сотрудничество» и т.п.
10. Постскриптум. Это необязательный вспомогательный элемент. Служит для того, чтобы сообщить адресату о важном событии, которое произошло уже после написания письма, или передать ему информацию, которая имеет косвенное отношение к теме письма.
11. Приложения являются необязательным дополнением к основному тексту письма и поэтому оформляются на отдельных листах – каждое приложение на своем листе. Какие-либо правила их написания отсутствуют.

Слайд 9Классификация деловых писем по тематическому признаку и особенности оформления

Слайд 10Классификация по тематическому признаку:
Коммерческие – используются при подготовке к заключению коммерческой

сделки, а также при выполнении условий договоров:
оферта (письмо-предложение) – заявление лица о желании заключить сделку с указанием конкретных условий сделки;
письмо-запрос — обращение одной стороны к другой о желании заключить сделку, как правило, без указания условий сделки либо уточнить какой-то вопрос при осуществлении сделки;
рекламация (письмо-претензия) — претензии к стороне сделки, которая нарушила принятые на себя по договору обязательства, и требование возмещение убытков

Слайд 11Структура написания оферты
шапка – должность, ФИО получателя и наименование организации;
номер и

дата регистрации письма;
заголовок («О …»);
обращение (в случае необходимости);
текст оферты– здесь излагается само предложение и указываются основные условия сделки: «Предлагаем Вам заключить договор / услуги по…», «В ответ на Ваш запрос от …», «Компания «Х» предлагает Вашему вниманию …», «Рады предложить Вам …» и т.п.;
подпись отправителя – руководителя организации либо уполномоченного лица с указанием его должности и ФИО.

Слайд 13Структура написания письма-запроса
реквизиты получателя и отправителя;
дата документа и исходящий номер (письмо-запрос

может быть письмом-ответом, в таком случае необходимо также указать номер и дату документа, на который отвечают);
заголовок (должен отражать суть вопроса);
обращение;
цель письма;
суть вопроса (просьба что-то выслать, сообщить и т.п.);
выражение надежды на сотрудничество;
благодарность;
подпись отправителя (должность, ФИО, подпись).

Письмо-запрос обычно подписывает руководитель организации либо уполномоченное лицо. Оформление письма осуществляется на фирменном бланке организации.

Слайд 15Структура написания рекламации
дата и номер исходящего документа;
наименование стороны, которой предъявляется претензия

(наименование организации);
наименование документа (ПРЕТЕНЗИЯ), номер;
основание – номер и дата документа: договора, гарантийного письма, который регулирует отношения между сторонами, накладной, по которой был выдан товар, счета и т.п.;
наименование товара;
количество товара;
основания для предъявления претензий (что конкретно нарушено);
доказательства нанесенного ущерба;
требования по возмещению убытка (сумма претензии);
доказательные документы – приложения к письму: акт приемки товара, акт рекламации, товаротранспортная накладная и прочее.

При получении отказа в удовлетворении требований или истечении установленного срока на рассмотрение претензии (в основном один месяц) необходимо в установленном порядке (общий срок исковой давности — 3 года) заявить иск в арбитражный суд.

Слайд 17Классификация по тематическому признаку,2:
Некоммерческие (собственно деловые письма) – используются при решении

различных организационных, правовых вопросов, экономических взаимоотношений:
благодарственное письмо – содержит выражение благодарности по какому-то поводу;
гарантийное письмо – содержит в себе подтверждение определенных обязательств;
информационное письмо (письмо-извещение, письмо-сообщение, письмо-уведомление) — предполагает информирование о каких-то событиях либо фактах, которые составляют интерес либо могут заинтересовать адресата;
письмо-напоминание — содержит напоминание о выполнении договоренностей, обязательств и меры, которые будут приняты в случае их невыполнения;

Слайд 18Структура написания благодарственного письма
Шапка документа. Необязательный элемент благодарственного письма – пишется

в случае необходимости. Размещается шапка в верхнем правом углу листа. В ней указываются данные человека либо организации, которой выражается благодарность: должность, наименование организации, фамилия и инициалы человека.
Обращение. Указывается ФИО человека, в случае если письмо адресовано какому-то конкретному лицу.
Текст благодарственного письма. Слова благодарности. Шаблонные фразы: «Позвольте выразить искреннюю благодарность», «Выражаем глубокую признательность…», «Выражаем благодарность…» и т.п.).
Подпись. В нижнем левом углу листа ставится подпись лица, которое выражает благодарность, указывается его должность и ФИО.

Слайд 19Благодарственное письмо организации

Слайд 20Благодарственное письмо сотруднику

Слайд 21Структура написания гарантийного письма
номер и дата исходящего документа;
получатель письма (адресат) —

название организации и ФИО должностного лица, которому оно адресовано. Обычно гарантийное письмо составляется на имя руководителя компании;
наименование документа — заголовок «Гарантийное письмо» писать необязательно, можно просто указать тему письма;
текст письма – здесь указывают, какие обязательства, в каком объеме и в какие сроки организация обязуется исполнить. Текст гарантийного письма может содержать следующие формулировки:
— Гарантируем…
-Настоящим письмом гарантируем…
— Компания «Х» гарантирует…
— Своевременную и полную оплату гарантируем…
— Настоящим гарантируем…
Также в тексте письма адресант указывает свои банковские реквизиты, может разместить ссылку на договор, в гарантийном письме на оплату — прописать размер штрафа при нарушении обязательств;
подпись – должность, подпись и расшифровка подписи (инициалы и фамилия) составителя гарантийного письма.

Слайд 23Структура написания информационного письма
Оформление информационного письма осуществляется согласно установленных для деловой

переписки правил, его структура соответствует общей структуре делового письма.
Часто к информационному письму прилагается сопроводительное письмо, где информация предоставляется в развернутом виде и более детально, а также отдельными положениями законодательных и других нормативных правовых документов.
Подписывает данное письмо руководитель компании, иногда его заместитель или даже секретарь. В случае массовой рассылки (в большом количестве) можно обойтись без подписи либо использовать факсимиле.

Слайд 24Образец информационного письма о смене директора

Слайд 25Структура написания письма-напоминания
ссылки на пункты договора или другого документа, в которых

прописаны основные обязательства сторон сделки;
просьба выполнить условия контракта;
основные действия, которые будут приняты к стороне в случае невыполнения обязательств (указываются по мере необходимости).

Примеры фраз письма-напоминания:
Напоминаем Вам…
Ставим Вас в известность …
Обращаем Ваше внимание…
…

Если сторона сделки не реагирует на письмо-напоминание, ей отправляется письмо-предупреждение, где в более жесткой форме указываются санкции в случае невыполнения обязательств.

Слайд 27Классификация по тематическому признаку,3:
письмо-подтверждение – содержит подтверждение получения какого-товара, согласия с чем-либо,

какого-то факта и т.п.;
письмо-поздравление – содержит поздравление по какому-то поводу;
письмо-приглашение – содержит приглашение на какое-то мероприятие;
письмо-просьба – содержит просьбу совершить либо прекратить какое-то действие, побудить к действию и т.п.;
письмо-соболезнование – содержит сочувствие по какому-то поводу;
сопроводительное письмо – составляется для сообщения адресату о направлении каких-то сопроводительных документов, материальных ценностей и т.п.

Слайд 28Структура написания письма-подтверждения
Структура письма-подтверждения соответствует общей структуре делового письма.
Написание данного вида

делового письма сопровождается следующими шаблонными фразами:
Сообщаем Вам, что мы получили …
Подтверждаем получение …
С благодарностью подтверждаем…
ООО «Х» подтверждает согласие на… и т.п.

Слайд 30Структура написания письма-поздравления
Жестких требований к написанию данного вида делового письма не

существует. Его составляют в свободной форме, с применением индивидуального творческого подхода. Письмо-поздравление может быть направлено одному человеку (персональное поздравление с Днем Рождения, юбилеем, повышением по службе, рождением ребенка и т.п.) или многим (массовое поздравление). В случае персонального поздравления необходимо указать в письме обращение — фамилию, имя, отчество человека, которому оно направлено. В конце письма-поздравления ставится подпись руководителя организации (живая подпись либо факсимиле – в случае массовой рассылки).

Слайд 32Структура написания письма-приглашения
Текст приглашения должен содержать четкую и конкретную информацию о

дате и месте проведения торжества. Письмо может быть адресовано как одному лицу, так и нескольким одновременно.
Отправляется письмо-приглашение, как правило, за несколько дней или даже недель до проведения мероприятия, чтобы приглашенный человек имел время и возможность принять решение и собраться на торжество.
Желательно отправлять письмо-ответ на предложение, даже в случае отказа от предложения. Отказ необходимо сформулировать вежливо, указать причину отказа, пусть даже выдуманную. Оформление письма-приглашения осуществляется согласно правил, установленных для делового письма.

Слайд 34Структура написания письма-просьбы
Письмо-просьба имеет структуру, схожую с общей структурой делового письма и по

своей форме практически идентично письму-запросу. Его оформление осуществляется на фирменном бланке организации. Оно обычно подписывается руководителем организации либо уполномоченным лицом.
Может содержать следующие типовые фразы:
В связи с…
Учитывая…
Ввиду…
Просим Вашего содействия в…
Просим Вашего согласия на…
Также просим Вас….

Слайд 36Структура написания письма-соболезнования
Письмо-соболезнование составляется в свободной форме, оформление осуществляется на фирменном бланке организации

либо на открытке, подписывается руководителем компании либо другим уполномоченным лицом. Письмо-соболезнование должно содержать теплые и искренние слова поддержки.
Может содержать следующие типовые фразы:
Хотим выразить нашу глубокую скорбь по поводу …
Мы были глубоко огорчены, узнав о …
Нам трудно поверить печальному известию о …

Источник

Образцов Сергей Владимирович