Декомпозиция целей компании по подразделениям - Контакты компаний и предприятий

На чтение 7 мин Просмотров 22.9к.

Основной целью любого предприятия является получение прибыли. Однако для ее достижения, нужно выполнить немало действий. Чтобы получить максимально эффективный результат после выполнения каждой операции, важно структурировать задачи. Этот процесс и называется декомпозицией.

Содержание

Понятие и назначение декомпозиции
Что такое дерево целей и задач
Декомпозиция целей и задач
Порядок декомпозиции целей и задач
Методы декомпозиции
Пример декомпозиции целей и задач
Этапный прием декомпозиции целей и задач: пример
Соизмеримый метод декомпозиции целей и задач: пример
Пример построения дерева целей и задач
Одношаговый метод декомпозиции целей и задач: пример

Понятие и назначение декомпозиции

Декомпозицией называют процесс деления целей и задач компании на несколько составляющих. Например, если фирма реализует продукцию, то для ее продажи необходимо произвести товар, принять заявку и отправить заказ.

Декомпозиция целей и задач необходима для:

Упрощения процесса осуществления операций. Все дело в том, что сложные задания с одной стороны кажутся пугающими и практически невыполняемыми. А если разделить задачу на несколько этапов, то становиться гораздо легче ее достигать.
Анализа разумности постановки целей. Каждая задача должна быть построена по принципу достигаемости. То есть, если компания не сможет выполнить задание, то и поручать его исполнение нет смысла.
Формирования плана по осуществлению задачи. Чтобы получить максимально эффективный результат, важно разделить достижение цели на отдельные этапы. Для их последовательного исполнения рекомендуется использовать план.
Анализ имеющихся в распоряжении компании ресурсов для достижения цели. Чтобы выполнить задачу требуются средства. Если их нет, то не существует возможности исполнить задание. В таком случае важно понять, хватит ли фирме ресурсов для реализации идеи.

Надо отметить, что декомпозиция считается частью человеческого мышления. Все дело в том, что в процессе постановки перед собой какой-либо задачи, люди автоматически думают о шагах, которые им необходимо совершить для ее достижения.

В свою очередь, декомпозиция в менеджменте – это более сложная система. Она имеет четкую структуру и принципы построения, в связи, с чем результат разделения целей и задач считается более эффективным.

Что такое дерево целей и задач

Дерево целей и задач – это один из методов декомпозиции. Так называют процесс разделения главной проблемы на этапы ее решения.

Данный прием впервые был применен на практике еще в 1057 году. Его автором стал Рассел Линкольн Акофф, который предложил порядок достижения цели в виде ее разложения на процессы.

Важно! Дерево целей и задач выглядит как иерархическая схема, которая включает в себя порядок решения вопроса и средства, необходимее для его достижения.

Как правило, во главе древа стоит главная проблема, требуемая выполнения. От нее «отрастают ветви», которые представлены в виде этапов решения задачи. От каждой ветки также могут отходить «отростки».

Разветвленность дерева целей и задач напрямую зависит от количества уровней. Например, если главной проблемой является увеличение прибыли, то одной второстепенных задач будет разработка маркетингового плана, а ветвью следующего уровня – проведение розыгрыша приза на официальном сайте компании.

Декомпозиция целей и задач

Декомпозиция целей и задач основывается на применении двух главных правил: использование достаточного для выполнения задания подзадач и их одновременная ограниченность.

То есть, первое правило гласит о том, что после формирования наглядной демонстрации схемы, нужно понять, будет ли достигнута цель после осуществления всех расписанных задач. А второй принцип построен на том, что не рекомендуется делить каждую цель более чем на 7 подцелей. Все дело в том, что ученый Джордж Миллер доказал, человек может запомнить не большее 7 – 9 объектов. А если подзадач больше, то сам процесс выполнения главной цели будет казаться сложным.

Порядок декомпозиции целей и задач

Как правило, декомпозицию осуществляют при помощи построения дерева целей и задач. Для этого можно использовать специальные программы в виде draw io или Microsoft Visio, либо нарисовать схему от руки. Независимо от формы представления информации, порядок декомпозиции будет одинаковым:

в первую очередь нужно выявить главную цель;
далее определить этапы, выполнение которых потребуется для достижения результата;
следующий шаг – это постановка задач третьего и последующего уровня;
в заключении важно проанализировать структуру схемы и понять, будет ли достигнута цель после выполнения всех задач и подзадач.

Важно! Если есть необходимость, то после оценки конструкции ее дополняют новыми подзадачами. Главное – определить столько этапов, сколько необходимо для получения эффективного результата.

Методы декомпозиции

Существует масса методов декомпозиции целей и задач. Но на практике чаще всего применяются лишь 4 приема:

этапный;
соизмеримый;
созависимый;
одношаговый.

Этапный прием декомпозиции отличается тем, что решение главного вопроса разделено на несколько этапов. Данный метод не предполагает использование разветвленной системы. Наглядный результат представляется в виде схемы с главной задачей и второстепенными целями.

Соизмеримый метод декомпозиции можно назвать одним из разновидностей этапного приема. Все дело в том, что схема строится по аналогичному принципу. Единственное отличие в применении показателей, которые можно измерить. То есть, если цель – получение прибыли, то в процессе разделения задач важно определить конкретные суммы дохода.

Созависимый прием – это и есть дерево целей и задач. Его применение заключается в определении главной цели, разделения ее на подзадачи и выявлении этапов достижения каждой из них.

Одношаговой декомпозицией называют такой метод, при котором одна задача выполняется в течение короткого промежутка времени, например на протяжении 30 – 40 минут. По такому принципу принято осуществлять краткосрочные действия, например, купить хлеб. Для этого нужно одеться, выйти на улицу, зайти в магазин, взять хлеб, расплатиться за него на кассе и прийти домой.

Важно! При использовании одношагового метода декомпозиции, после завершения одной процедуры важно приступить к выполнению другой.

Пример декомпозиции целей и задач

Рассмотрим пример декомпозиции целей и задач 4 самыми применяемыми методами. Компания поставила перед собой главную цель – увеличить продажи. Для ее решения требуется составить план, то есть произвести декомпозицию.

Этапный прием декомпозиции целей и задач: пример

Для решения главной задачи в виде увеличения продаж, компания поделила ее достижение на несколько этапов:

в первую очередь потребуется расширить ассортимент;
далее необходимо наладить производство новых видов продукции;
также важно найти дополнительные каналы сбыта;
следующий этап – это разработка маркетинговой стратегии.

Ответственность за выполнение каждого этапа возложена на руководителей подразделений производства, продаж, маркетинга.

Соизмеримый метод декомпозиции целей и задач: пример

Чтобы достичь повышения продаж, важно понять последовательность роста. Для этого составим прогнозный план, который основывается на увеличении числа продаж.

в январе количество сделок вырастет до 200 единиц;
в феврале важно добиться результата в 250 продаж;
в марте число реализаций увеличится до 300;
в апреле будет достигнут максимум, ограниченный 400 сделками.

То есть, компания поставила главную цель в виде последовательного увеличения продаж. Однако сразу добиться результата невозможно, поэтому она разделила достижение задачи на этапы по числу заключаемых сделок в каждом месяце.

Пример построения дерева целей и задач

Третьим созависимым приемом декомпозиции является построение дерева целей и задач. Особенностью данного метода является то, что достижение цели разделено не только на отдельные этапы, но и на зависимые функции.

Увеличение продаж	Расширение ассортимента	Исследование рынка
Выбор новых позиций
Налаживание производства	Приобретение нового оборудование
Настройка оборудования
Наем и обучение персонала
Тестирование производства
Поиск дополнительных каналов сбыта	Исследование рынка
Проведение переговоров
Заключение сделки о взаимовыгодном сотрудничестве
Разработка маркетинговой стратегии	Анализ рынка
Выбор оптимальных методов продвижения товара
Применение на практике стратегических приемов
Анализ эффективности стратегии

Между главной целью, этапами и подзадачами прослеживается очевидная связь. То есть, без выполнения какой либо задачи решение основной проблемы не возможно.

Одношаговый метод декомпозиции целей и задач: пример

Как уже было сказано ранее, одношаговый метод декомпозиции целей и задач может применяться исключительно для решения краткосрочных целей. В связи с тем, что увеличение продаж – это сложное задание, для его выполнения данный прием использовать невозможно.

Однако его реально применить в процессе реализации какого-либо иного метода. Например, в разрезе расширения ассортимента, компании необходимо выбрать новые позиции. Именно для выполнения последней задачи можно использовать одношаговый прием. В таком случае его осуществление происходит в следующем порядке:

ознакомление с результатами анализа рынка;
отбор более перспективных позиций;
изучение подробной информации о процессе производства данных товаров;
конечный выбор новых видов продукции, предназначенных для запуска производства.

То есть, одношаговый метод больше всего подходит для выполнения повседневных задач и не может быть использован в качестве инструмента долгосрочного планирования. Зачастую его не применяют для декомпозиции целей и задач предприятия. Одно его использование возможно, если есть необходимость более подробно описать какой-либо из процессов. Подобное может произойти, например, в том случае, если работник не понимает, каким образом он должен достичь выполнения той или иной цели.

Источник

В статье рассказывается:

Суть процесса декомпозиции целей
4 главных плюса декомпозиции
7 принципов декомпозиции целей
Основная стратегия декомпозиции
5 методов декомпозиции целей
Декомпозиция цели по системе Брайана Трейси
Как рассчитывается результат декомпозиции цели
Уровни сложности декомпозиции цели на примерах

Декомпозиция целей на сегодняшний день является эффективным методом решения разнообразных проблем. И в самом деле: стоит разбить сложную задачу на несколько более простых, как становится ясно, каким именно образом следует начать действовать, чтобы добиться желаемого.

Однако только полностью разобравшись в том, как работает система, какие методы лучше всего использовать в той или иной ситуации, можно получить в итоге ощутимую пользу. В противном случае легко потратить время впустую. А это в некоторых ситуациях весьма ощутимая потеря финансов.

Суть процесса декомпозиции целей

Декомпозицией называют структурное разделение одной сложной цели на простые составляющие и формирование из них иерархического дерева. Иначе говоря, это процесс разбивки одной крупной цели на несколько более мелких, которые в свою очередь разбиваются на простейшие действия.

Декомпозиция реализует принцип «от общего к частному», используя дедукцию. Эффективность данной методики доказана высокими результатами в различных сферах жизнедеятельности человека начиная от планирования личной жизни и заканчивая масштабными промышленными проектами.

Например, вы планируете отпуск. При этом необходимо выполнить следующие действия: покупка билетов, бронирование гостиницы, сбор вещей, завершение всех рабочих задач. Этот план далее конкретизируется, формируясь в список дел. Таким образом берется любая цель, разбивается на задачи, далее на подзадачи и затем на максимально конкретные действия. Может показаться, что отдельные конечные элементы не связаны между собой, но в действительности они являются частью одного целого.

Специалисты в области тайм-менеджмента для обозначения крупной цели ввели условный термин «слон». То есть, чтобы «съесть слона» (решить глобальную задачу), его необходимо предварительно «нарезать на мелкие куски» (произвести декомпозицию). Такими небольшими «стейками» (простыми и понятными действиями) гораздо проще поглотить крупную тушу. В идеале «кусок» должен быть «съеден» за один прием в пределах от 15 минут до 2 часов.

Разделение может происходить не только на подзадачи, но и на более мелкие процессы, явления и даже отдельные понятия. Все зависит от области применения декомпозиции. Крупный бизнес, как правило, свои глобальные цели привязывает к подразделениям компаний, к отдельным продуктам и проектам, к регионам присутствия.

Уровней вложенности может быть несколько, но наиболее оптимальна декомпозиция стратегической цели до третьего уровня. Как правило, на этом этапе необходимые действия становятся понятными.

Если планирование осуществляется в рамках крупной международной корпорации или государственной структуры, количество уровней может достигать шести. При этом глобальная цель формулируется как общее видение или миссия компании, из которой выделяются стратегические цели, распадающиеся на тактические задачи, разделяемые в свою очередь на функциональные операции.

С точки зрения распределения приоритетов декомпозиция сравнима с методикой президента Дуайта Эйзенхауэра. Его метод делает упор в первую очередь на этапы достижения поставленной цели, отодвигая собственно выполнение срочных задач на задний план. Как только срочность дел начинает превалировать над важностью общей стратегии, теряется мотивация и ограничивается свобода выбора между различными вариантами решения задач. А это ведет в том числе к сокращению возможностей для эффективного выполнения плана.

4 главных плюса декомпозиции

Довольно часто методику декомпозиции используют в планировании. Этому есть вполне объективные причины:

Упрощается выполнение поставленных задач

Глобальная цель порой кажется трудновыполнимой. Не понимая, с какой стороны к ней подступиться, человек зачастую впадает в прокрастинацию. С помощью приемов декомпозиции становится возможным разбить сложную цель на более простые и понятные задачи. Написание объемной книги для многих может показаться неподъемным делом. Однако стоит поставить цель и писать, например, по 1000 слов ежедневно — и задача уже вполне осуществима.
Достижимость цели становится легко оцениваемой

Процесс декомпозиции позволяет наглядно видеть, насколько реальна поставленная цель и что нужно сделать, чтобы ее скорректировать. К примеру, вы решили научиться играть на скрипке за 3 месяца. Разделив эту цель на подзадачи, вы пришли к выводу, что реализовать задуманное получится не ранее чем через год.
Упрощается составление плана

Конечные элементы, на которые в итоге разбивается глобальная цель, есть не что иное, как конкретные этапы достижения этой цели. Таким образом, нечто абстрактное и желаемое превращается в подробный план действий по реализации задуманного.
Становится проще подобрать необходимые ресурсы

Декомпозиция показывает в том числе инструменты и материалы, необходимые для достижения цели. Сюда входят время и финансы, которые придется потратить на выполнение каждого этапа, а при необходимости и человеческие ресурсы. Становится ясно, какие именно специалисты понадобятся, чтобы успешно дойти до цели.

Декомпозиция — это естественный для человека процесс, напрямую управляющий его мышлением. Так, любую крупную задачу мы неосознанно разбиваем на более мелкие или как минимум выделяем в ней приоритетное действие. Любой незнакомый нам предмет или любое явление, не встреченное нами ранее, мысленно разбиваются на составные части до тех пор, пока те не становятся максимально понятными и конкретными.

7 принципов декомпозиции целей

Процесс декомпозиции должен быть максимально эффективным. Для этого достаточно следовать определенным правилам.

Цели и задачи должны структурироваться так, чтобы разор их на этапы был максимально простым.
Подзадачи необходимо формулировать в как можно более понятной для исполнителя форме.
По завершении формирования первого уровня подцелей нужно решить, достаточен ли этот уровень для реализации или требуется дальнейшая разбивка на более простые задачи.
Сформированная структурная иерархия должна следовать принципу строгого подчинения задач из нижнего уровня задачам из вышележащего и только из него.
Разделять крупную задачу на несколько мелких необходимо по единому принципу. Если характеристики элементов нижнего уровня отличны от остальных, данные элементы также требуют разделения.
Каждая подзадача должна составлять определенную долю глобальной цели. В процентном соотношении сумма всех элементов равна 100 %.
Глубину иерархической структуры, выражающуюся в количестве уровней, необходимо задавать в самом начале. Это количество определяется таким образом, чтобы вся система была визуально полностью охвачена.

В процессе создания поэтапной многоуровневой структуры некоторые ее элементы могут логически противоречить друг другу, нарушая единство системы. В таком случае спорные этапы необходимо разбивать на подэтапы для исключения возможных ошибок в достижении цели. Это универсальный подход, не только позволяющий находить правильный ответ, но и помогающий отыскивать верное направление развития бизнеса и пути для исследований. Метод также позволяет решать вопросы психологии, социологии и экономики.

Структура декомпозиции главной цели основывается на принципах данного метода. На самом нижнем уровне располагается исходный этап поиска решения поставленной проблемы. Последующие шаги выполняются строго в соответствии с выстроенной иерархической структурой. Грамотно сформированная система, как правило, позволяет пройти все этапы достаточно быстро. Особую эффективность метод декомпозиции показывает в командной работе, где все задачи определенным образом распределены между членами команды.

Основная стратегия декомпозиции

Бывают ситуации, когда стратегия метода выбрана неверно и к поставленной цели приходится идти иными путями методом проб и ошибок. Впервые создавая многоуровневую диаграмму декомпозиции, человек зачастую включает в нее множество мелких и ненужных задач. Поэтому лучше стараться формировать как можно более простую систему, по мере необходимости усложняя ее.

В процессе построения декомпозиционной структуры полезно придерживаться принципа решения проблем по мере их поступления. На практике это реализуется с помощью метода отсечения:

определение глобальной цели;
разделение цели на несколько функционально различных задач;
дробление задач на подзадачи, если в этом есть необходимость;
анализ элементов каждого уровня;
отсечение ненужных и малозначимых элементов;
перенесение готовой иерархической структуры на новую плоскость;
выполнение поставленных задач.

Кейс: VT-metall

Узнай как мы снизили стоимость привлечения заявки в 13 раз для металлообрабатывающей компании в Москве

Узнать как

Каждый этап необходимо досконально обсудить с исполнителями, визуализировать его с целью выявления лишних действий и формирования максимально точного плана для скорейшего выполнения поставленной задачи. Каждая из них должна решаться в спокойной обстановке.

Командная работа проще индивидуальной и с точки зрения психологии. Человек эффективнее справляется с задачами, когда у него есть мотивация в виде критики и советов со стороны участников команды. К тому же известная поговорка «одна голова хорошо, а две лучше» и здесь работает безотказно.

Визуализация этапов декомпозиционной структуры может выполняться различными инструментами. Используют и простые списки, и сложные таблицы. Однако на практике наиболее удобным средством является древовидная ментальная карта (mind map), которую можно рисовать как от руки, так и в специализированном ПО. Программ, позволяющих создавать такие карты, существует множество, как платных, так и бесплатных. Среди них можно отметить Miro (в прошлом RealtimeBoard), MindMeister, Draw.io, XMind и др. Некоторые из программ направлены на индивидуальное применение, другие же предполагают работу в коллективе.

5 методов декомпозиции целей

Для реализации различных целей требуется разный подход, поэтому универсального рецепта здесь нет. Тем не менее существует ряд рабочих методик, из которых мы выделим 5 наиболее популярных. Эти методы могут как использоваться по отдельности, так и комбинироваться друг с другом.

Разделение на этапы

Данный способ следует использовать, если для достижения цели достаточно выполнить некий пошаговый план. Возьмем для примера написание книги. В этом случае процесс декомпозиции будет крайне простым, ведь все его этапы одинаковы:

написать первый параграф;
написать второй параграф;
написать третий параграф;
и т. д.

Рассмотрим более сложный пример — возведение дома. Весь процесс в первую очередь необходимо разделить на основные этапы:

Сооружение фундамента.
Возведение стен.
Монтаж кровли.
Установка окон и дверей.
Проведение коммуникаций.
Внешняя отделка.
Внутренняя отделка.

Далее каждый этап разбиваем на подэтапы. Например, для сооружения фундамента они будут следующими:

спланировать участок;
вырыть котлован;
смонтировать опалубку;
произвести армирование;
залить бетонную смесь;
демонтировать опалубку.

Подэтапы в свою очередь при необходимости делятся на более конкретные задачи. Так, рытье котлована включает в себя укладку подушки из песка и щебня, смачивание смеси, трамбовку и т. д.

Разделять задачи подобным образом следует до тех пор, пока не получится составить из них план на каждый день работ. Для облегчения ведения бухгалтерии весь используемый инструментарий, а также применяемые материалы и документы и необходимые услуги можно вынести в отдельный перечень.

Все сформированные этапы в процессе декомпозиции целей и задач, как правило, распределяются по периодам выполнения (начиная от дней, заканчивая месяцами). В некоторых случаях имеет смысл воспользоваться диаграммой Ганта.

Советуем не детализировать сразу все шаги, если в этом на данный момент нет необходимости. Детально планируйте лишь первые этапы, а далее смотрите по ситуации. Вполне может оказаться, что до осуществления следующих шагов еще очень далеко.

Например, нет смысла думать об издании книги, если вы еще не принялись за ее написание. Кроме того, в процессе прохождения этапов, возможно, появятся новые данные, которые повлияют на следующие ваши действия. Соответственно, подход к реализации будущих задач придется пересматривать.

При наличии задач, пригодных к выполнению в любое время, стоит выделить их отдельно. Это позволит вам оптимально использовать появившееся свободное время. К примеру, при вынужденном простое имеет смысл закупиться необходимыми в дальнейшем инструментами и материалами.

Проанализируйте все планируемые процессы. Вероятно, некоторые из них можно выполнять одновременно. Например, наружная отделка стен вполне совместима с прокладкой внутридомовых коммуникаций.

Если задачи строго привязаны ко времени выполнения, планируйте это время с запасом на случай непредвиденных ситуаций. Помните, что форс-мажорные обстоятельства возможны всегда. А когда все идет по плану, сэкономленное резервное время можно потратить на следующие задачи.

Декомпозиция целей проекта, которые можно измерить

Фактически этот метод отличается от предыдущего лишь тем, что все задачи преобразуются в некие показатели. Его стоит использовать, если вы имеете дело с измеримыми целями и задачами (например, количество посетителей, уровень их дохода и т. д.).

Проиллюстрируем это на достаточно простом примере. Допустим, каждое утро вы отжимаетесь от пола. На текущий день ваша норма составляет 3 подхода по 5 отжиманий. Ваша цель — увеличить количество подходов до пяти. При этом вы хотите отжиматься уже не по 5, а по 10 раз. На реализацию этой цели отводится 1 месяц.

Убедившись, что достичь данных результатов за отведенный срок вам вполне под силу, вы разрабатываете план на 20 тренировок. В данном случае удобно воспользоваться инструментами табличного редактора Excel. Нужно лишь зафиксировать количество занятий в строках, заполнить текущий и планируемый результат и ввести функцию автозаполнения.

Так вы создадите простой и понятный план тренировок на ближайший месяц. Подобным образом можно планировать любые физкультурные достижения, будь то подтягивания, жим со штангой или бег. Декомпозироваться будут соответствующие показатели — количество подходов, вес, дистанция.

К сожалению, не все цели поддаются такой простой обработке. Например, данная тактика неприменима для увеличения количества подписчиков или клиентов: сами по себе эти показатели не увеличатся. Необходимо для каждого из них сформировать перечень условий, при которых данные параметры достигнут желаемых значений.

Здесь желательно учитывать и то, с какой скоростью изменяется показатель. Если в случае работы над книгой количество написанных слов в сутки может увеличиваться лишь в арифметической прогрессии, то, к примеру, число подписчиков почтовой рассылки способно возрастать и в геометрической.

Как и в первом методе, советуем также учитывать возможные непредвиденные ситуации. В идеале помимо разработанного графика желательно иметь еще один, запасной.

Создание дерева зависимых элементов

Далеко не каждую глобальную цель можно достичь, двигаясь к ней строго последовательными шагами. В некоторых случаях необходим комплекс действий, часто независимых друг от друга. С подобными сложностями вы можете столкнуться, если планируете что-то улучшить или увеличить. Сюда входят и улучшение личного благосостояния, и наведение порядка в доме, и озабоченность собственным здоровьем.

Например, ваша цель — повышение прибыльности торговой точки. В первую очередь необходимо разделить прибыль на составляющие и понять, от каких факторов она зависит. Условно говоря, декомпозиция дерева целей сводится к выведению некой формулы, вмещающей в себе все значимые показатели и дающей в результате вычислений ожидаемый результат. В данном случае предположим, что прибыль зависит от следующих показателей:

количество посетителей;
конверсия целевой аудитории в реальных клиентов;
средний чек;
маржа.

При необходимости каждый параметр дробится на еще более мелкие элементы. Так, всех посетителей можно разделить на случайных и уже купивших что-то.

В случае нецелесообразности дальнейшей детализации полученных параметров продумайте меры для улучшения каждого из них. Приведем пример действий для увеличения количества случайных посетителей:

обновление вывески;
создание и внедрение нового дизайна витрины;
приобретение штендера;
обновление подсветки витрины;
добавление магазина в базу 2ГИС;
и т. д.

Зачастую мы не знаем, насколько эффективна та или иная мера, поэтому все они являются на данном этапе гипотетическими. Тем не менее совокупное влияние на результат они однозначно окажут.

Используя этот метод, учитывайте, что сформулированные вами задачи могут обладать разной эффективностью. Некоторые из них более действенны для достижения целей, другие же малозначительны. Поэтому все задачи дерева желательно ранжировать и реализовывать в порядке их предполагаемой значимости.

Перед решением той или иной задачи, предусматривающим трату значительных ресурсов, следует провести тестирование выбранного пути. К примеру, перед рассылкой коммерческого предложения всем подписчикам опробуйте ваше КП на небольшой выборке подписной базы. Результаты тщательно проанализируйте.

Использование одношаговой декомпозиции

Описанные выше методы обладают двумя серьезными недостатками. Первый заключается в уязвимости составленного плана перед случайным событием. Одно такое непредвиденное обстоятельство может полностью разрушить результат декомпозиции и поставить на планах крест.

Вторая проблема связана с тем, что цель должна быть ясно представимой. Если она достаточно смутная и непонятно, как ее достичь, то и детальное планирование шагов становится невозможным.

В случае недостаточной определенности цели нам поможет ее одношаговая декомпозиция, заключающаяся в следующем:

Общее видение обдумывается, затем из него выделяется одна приоритетная задача. Как правило, она формулируется в виде последовательности небольших этапов, для реализации каждого из которых достаточно не более получаса времени.
Полученная задача фиксируется в органайзере.
Зафиксированная цель выполняется.
Возврат к первому пункту.

Таким нехитрым способом можно пользоваться даже в постоянно меняющихся условиях, в том числе заставляющих кардинально менять подход к решению. В любом случае вы безболезненно подстроитесь под изменившиеся обстоятельства. Может смутить тот факт, что каждый раз придется возвращаться на исходную позицию и начинать обдумывание первоочередной задачи с самого начала. Но в этом как раз и состоит достоинство данного метода.

Тем не менее одношаговая декомпозиция абсолютно непригодна для стратегического планирования каких-то глобальных целей. А для организации, например, рабочего времени данная методика отлично подойдет.

Здесь важно помнить о последовательности выполнения всех задач таким образом. Регулярно проверяйте, все ли пункты плана выполнены. Данную операцию можно проводить, например, каждый день в рамках чек-листа. При этом желательно фиксировать время, запланированное на весь проект.

Применение методики SMART

Внедрение метода SMART позволяет максимально увеличить эффективность декомпозиции целей по бизнесу и личных планов.

В основе аббревиатуры — главные качества, которыми должна обладать цель:

S — конкретность;
M — измеримость;
A — реальная достижимость;
R — значимость;
T — ограниченность по времени.

Проведенная декомпозиция, учитывающая эти требования, даст предельно понятный план дальнейших действий.

В первую очередь для каждого этапа задаются сроки выполнения. Затем все задачи делегируются ответственным лицам, обладающим соответствующими практическими навыками, теоретическими знаниями, требуемыми полномочиями и другими ресурсами. Эта информация фиксируется в CRM-системе или планировщике задач либо отражается в диаграмме Ганта. Далее коллектив исполнителей начинает выполнять поставленные задачи в соответствии с планом.

Примечательно, что технология SMART позволяет декомпозировать даже неопределенную цель, выраженную лишь в виде стратегического направления.

Дробить задачу на более мелкие подзадачи следует в случае невозможности ее выполнения за небольшой промежуток времени (например, 2 часа). Для этого проведите соответствующий анализ всей структуры. Если такая задача обнаруживается, делите ее до тех пор, пока конечные элементы не будут удовлетворять условию.

Мы перечислили лишь самые распространенные методы декомпозиции. На самом деле их гораздо больше, ведь в каждой области человеческой деятельности есть свои специфичные способы разделения задач. К примеру, декомпозиция целей организации может выполняться по сегментам присутствия, по исполнителям, по видам продукции. Отдельные способы в сфере разработки программного обеспечения проводятся, в частности, по различным сценариям поведения пользователей и по поддерживаемым платформам.

Декомпозиция цели по системе Брайана Трейси

Именитый канадский психолог и специалист по маркетингу Брайан Трейси разработал собственный метод разделения задач, считающийся одним из самых эффективных. Именно использование психологических приемов отличает данную методику от остальных.

Автор убежден: конкретная цель, готовность ради ее достижения покинуть зону комфорта, стремление человека развиваться и трудиться, умение сосредотачиваться на важном, вера в собственные силы — все это главным образом влияет на то, достигнет ли человек успеха. Отсутствие лишь одного из указанных критериев может привести к полному провалу.

Метод Трейси с успехом применяется и в маркетинге, и в управлении бизнесом. Маркетологи имеют возможность создавать максимально рентабельный веб-сайт, предприниматели же благодаря методике отчетливее видят, как проще всего достичь планируемой прибыльности. Кроме того, система Брайана Трейси эффективно помогает организовывать или реорганизовывать как всю компанию, так и ее конкретное подразделение. Наконец, это превосходный инструмент личностного роста, позволяющий строить и успешную карьеру, и личную жизнь.

Весь метод представляет собой 12 последовательных этапов. Подробно разберем каждый из шагов на примере.

Шаг № 1

Основная мысль: для выработки убеждения необходимо четко осознавать результат заявленной цели. Имеется компания, выпускающая растительное масло. Руководство однажды решило, что предприятие обладает ресурсами для увеличения прибыли. Для достижения этой цели потребуется поднять выручку в отделе продаж. Реализовать задуманное решили с использованием метода Брайана Трейси.

Владелец компании мотивировал руководителя отдела продаж, предложив тому сформулировать личную цель. У директора подразделения есть давняя мечта иметь загородную недвижимость, поэтому он сразу согласился.

Шаг № 2

Цель должна быть реалистичной и измеримой. Именно качественные и количественные показатели определяют, насколько полноценно выполнено задуманное. Если цель реально достижима в сознании исполнителя, подсознательно человеку будет легче стремиться к ее реализации.

Помимо прочего, глобальная задача должна быть несколько амбициозной. В нашем примере это выражается в желании руководства увеличить прибыль предприятия на 40 %, хотя раньше речь шла об увеличении на 30 %. Поэтому руководитель продаж вместо обычной дачи теперь стремится построить для себя коттедж.

Шаг № 3

Осознанную цель необходимо оформить в словах и зафиксировать на бумаге. Будучи незафиксированной, она является лишь желанием, не имеющим особой энергии для достижения. О путях реализации цели на данном этапе пока думать не стоит. Важно ясно представлять себе конкретный результат.

Шаг № 4

Все выгоды и преимущества от предстоящей декомпозиции выносятся в отдельный список. Они будут мотивировать и стимулировать исполнителя к достижению цели. Наш владелец предприятия перечислил следующие выгоды:

рост объема выпускаемой продукции;
внедрение новой линии для производства подсолнечной халвы;
вывод компании в тройку региональных лидеров в данной отрасли.

Личные выгоды для себя сформировал и начальник отдела продаж. В частности, он отметил просторную территорию, свежий воздух, возможность постройки сауны, сооружения бассейна, обустройства сада.

Шаг № 5

По исходным параметрам можно определить, насколько большие возможности и достаточные ресурсы имеются для достижения цели. Руководство нашего предприятия проанализировало текущее состояние производства, в результате чего была определена суммарная выручка отдела продаж и общая прибыль компании. Кроме того, определили эффективность проводимых маркетинговых мероприятий, выявили достоинства и недостатки выбранного направления бизнеса, оценили собственную конкурентоспособность и выживаемость в кризис.

Что касается руководителя отдела продаж, он на тот момент проживал в трехкомнатной квартире и имел небольшой банковский вклад.

Шаг № 6

Достижение цели ограничивается определенным сроком. Если цель бессрочная, достигнуть ее будет проблематично. Сроки желательно устанавливать реальные, в зависимости от собственных возможностей. Обычно рекомендуют распределять задачи на 3, 5 или 10 лет. Грамотное применение данной методики позволит досрочно получить нужный результат.

В нашем примере и владелец предприятия, и начальник отдела продаж задали для себя одинаковый срок — 3 года.

Шаг № 7

Определяются возможные преграды на пути к достижению результата. А реально значимая цель означает, что препятствия однозначно будут, являясь обратной стороной успеха. Все сформулированные трудности необходимо свести в единый перечень и упорядочить их по степени важности.

Наиболее важная преграда требует первостепенной работы, поскольку в основном именно она блокирует цель. В нашем случае руководство завода решило, что таковыми преградами служат низкая лидогенерация и недостаточно активная работа менеджеров по продажам. Руководитель продажников решил, что наиболее серьезно ему мешает недостаток личных финансов.

Шаг № 8

Достигнуть результата помогут в том числе определенные знания. Применительно к нашему предприятию такой информацией являются результаты исследований рынка, а также советы от специалистов. Начальник отдела продаж для своего развития изучил отраслевую литературу и посетил соответствующие тренинговые мероприятия.

Шаг № 9

В процессе движения к цели, возможно, потребуются помощники. В таком случае необходимо составить список людей, готовых оказать необходимую помощь и поддержку. Причем фамилии участников следует располагать в определенном порядке: сначала идут те, кому отдается наибольший приоритет. Указанных помощников желательно проинформировать о том, как могут развиваться события в дальнейшем.

На нашем предприятии среди участников предстоящих действий — именитый бизнес-тренер, некоторые сотрудники компании, партнеры по бизнесу. В достижении личной цели руководителю отдела продаж будут помогать жена, друзья и сам собственник предприятия.

Шаг № 10

Составляется подробный план действий, реализующих задуманное при декомпозиции целей предприятия. Формируются 2 параллельных списка — хронологический и приоритетный. В первый записываются все действия в порядке их исполнения, во втором фиксируются этапы в порядке их важности.

Приоритетной задачей нашего предприятия служит общее собрание сотрудников, где будут разъяснены предстоящие изменения. А именно определены следующие действия:

усиление рекламной кампании в мессенджерах и соцсетях;
сегментирование целевой аудитории;
оптимизация процессов отчетности;
работа с мотивацией сотрудников;
повышение внутренней конкуренции среди работников.

Руководитель продажников также сформировал для себя приоритетные задачи. Наиболее важная из них — обсуждение рабочих вопросов в кругу семьи. Далее он планирует повысить эффективность своей работы с помощью методики тайм-менеджмента. И наконец, третьей по важности задачей для руководителя является анализ семейного бюджета.

Каждое спланированное действие должно продолжаться не более одного часа. Задачи, требующие большего времени, необходимо разбить на подзадачи таким образом, чтобы удовлетворялось это условие. Допускается максимум 15 минут переработки. При этом в день должно быть не более 3-4 важных задач.

К процессу составления плана нужно относиться с максимальным вниманием, поскольку этот этап наиболее важен. Вполне вероятно, что придется не раз переписывать изначально составленный вариант до тех пор, пока план не станет оптимальным. Но и в процессе выполнения при необходимости нужно будет его корректировать.

Шаг № 11

На данном этапе результат визуализируется. Четко очерченная и периодически воспроизводимая в голове реализованная цель мотивирует стремиться к ней с большей силой, дает исполнителю веру в себя.

Шаг № 12

Думать о возможном провале ни в коем случае нельзя. С этого шага дальнейшее движение должно быть только вперед. Спланированные действия следует закрепить максимальной решимостью и упорством.

Итак, прошло полтора года. Компания по производству растительного масла смогла увеличить прибыль на 37 %. Тремя месяцами ранее руководитель отдела продаж справил новоселье в новом коттедже.

Оценивать результат недостаточно одним лишь анализом показателей. Здесь важно также психологическое состояние, а именно степень самооценки и самоуважения, гордость за собственные достижения.

Как рассчитывается результат декомпозиция цели

Если целью стоит похудение, подсчет результата не составит труда, особенно когда человек своевременно отслеживает свои показатели. Но бизнес — куда более сложная отрасль для декомпозиции. Для владельца компании конечной целью является выход на определенный уровень личного дохода. Прибыль же предприятия является одним из показателей, влияющих на желаемый результат. Для расчета личного дохода используется формула:

P × Q,

где:

P — результат, получаемый каким-то одним действием (доход от продажи одной позиции, средний чек и т. д.);
Q — число повторений действия.

Например, ваша цель — ежемесячный доход 400 000 рублей. Есть множество вариантов ее достижения: одна продажа в месяц, обеспечивающая личную прибыль в 400 000 рублей; две сделки в месяц, дающие по 200 000 рублей чистой прибыли; четыре сделки, соответственно, с личным доходом по 100 000 рублей каждая и т. д. Иначе говоря, можно заработать всю сумму за один раз или зарабатывать ее небольшими частями в течение нескольких сделок.

Результат за единичное действие P в свою очередь можно разложить на 4 показателя:

P = L × CV × S × N,

где:

L — количество потенциальных покупателей за отчетный период;
CV — конверсия (степень превращения обращений в продажи);
S — средний чек;
N — средняя частота покупок одного клиента за отчетный период.

Пример: L = 550 клиентов в месяц, CV = 6 %, S = 1500 рублей, N = 3 сделки в месяц.

Следовательно, P = 550 х 0,06 х 1500 х 3 = 148 500 рублей.

Рассчитанный таким образом доход поможет вам выявить показатель, в наибольшей степени поддающийся контролю. Другими словами, вы поймете, за счет какого параметра есть возможность увеличить выручку. Вариантов здесь много:

увеличение потока целевых покупателей с помощью организации маркетинговых мероприятий;
увеличение конверсии через совершенствование скриптов продаж;
повышение среднего чека (например, можно повысить цену, увеличить объем продаж одной или нескольких товарных единиц);
увеличение клиентской лояльности путем внедрения CRM-системы и формирования персональных предложений, предоставления скидок и т. п.

Определяя зависимости достигаемого результата от неких параметров, вы будете понимать, на каком из них стоит заострить внимание. Итоговый ваш вопрос обретет конкретику и будет звучать, например, так: какое количество объявлений на «Авито» необходимо размещать в неделю для достижения результата?

Для расчета параметров совсем необязательно создавать таблицу Excel. Даже обычный калькулятор не нужен. В сети существуют уже готовые сервисы, специально созданные для декомпозиции целей онлайн. С помощью них можно решать самые разнообразные задачи:

по достижению определенной прибыли (для предпринимателей);
по достижению требуемого количества холодных звонков (для руководителей отделов продаж);
по повышению эффективности продающего сайта или оптимизации рекламного бюджета (для маркетологов);
и т. д.

Скачайте полезный документ по теме:

Чек-лист: Как добиваться своих целей в переговорах с клиентами

Уровни сложности декомпозиции цели на примерах

Низкая сложность

Допустим, имеется розничный магазин, и вы, как владелец, задались целью увеличить месячный оборот до 2 миллионов рублей. При этом текущие показатели следующие:
- средний чек — 4 500 рублей;
- средняя конверсия — 34 %.
Определим количество посетителей в месяц, требуемое для достижения нашего плана:

(2 000 000 / 4 500) / 0,34 = 1 308 человек.

Именно такое количество целевых клиентов необходимо привлечь за один календарный месяц, чтобы наша цель была выполнена. На основе этого выстраивается дальнейшая маркетинговая стратегия и определяется реалистичность установленного плана.

В процессе анализа вы можете прийти к выводу, что привести такое число посетителей в месяц просто нереально. Значит, необходимо влиять на какой-то другой параметр — в частности, повышать конверсию. И здесь основой служит формула увеличения продаж.
Средняя сложность

Например, вы владеете оптовой торговой компанией и поставили себе цель ежемесячно зарабатывать 5 миллионов рублей чистой прибыли. Вот ваши исходные параметры:
- средний чек — 137 000 рублей;
- конверсия при холодном обзвоне — 10 %;
- рентабельность — 25 %.
Итак, какое количество холодных звонков необходимо делать каждый месяц, чтобы цель была достигнута? Ответ: целых 150 000! Для осуществления этой задачи есть два пути: увеличение среднего чека и повышение конверсии. Рядовым сотрудникам отдела продаж такая задача будет не под силу.
Высокая сложность

Вы владеете салоном красоты с очень объемным перечнем услуг и хотели бы каждый месяц привлекать по 200 клиентов. Причем в качестве канала привлечения выбрана сеть контекстной рекламы, на которую вы готовы тратить по 300 рублей за лид. Имеются следующие показатели:
- число запросов в поисковой системе от потенциальных покупателей — 5000;
- CTR рекламного объявления (отношение количества просмотров к количеству кликов) — 10 %;
- стоимость клика за переход по ссылке — 10 рублей;
- конверсия посещения страницы в оформление заявки (зависит от структуры и дизайна сайта) — 15 %;
- конверсия заявки в запись на прием (зависит от работы администратора) — 70 %;
- конверсия записи на прием в фактическое посещение салона (зависит от человеческого фактора) — 90 %.
Показателей на самом деле может быть гораздо больше, но указанных, как правило, достаточно для оценки. Воспользуемся ими и пройдемся по всей цепочке. Итак, из 5000 посетителей, увидевших объявление, перешло на сайт 5000 х 0,1 = 500 человек. Так как за каждый клик мы платим по 10 рублей, в сумме было заплачено: 500 х 10 = 5000 рублей. Судя по первой конверсии, оставило заявку на сайте: 500 х 0,15 = 75 человек. Далее реально записалось на прием: 75 х 0,7 = 52 заявившихся посетителя страницы. Из них реально пришло в салон: 52 х 0,9 = 47 человек.

Какой тут можно сделать вывод? Результат получился одновременно и негативным, и позитивным. Отрицательный момент заключается в нашей неспособности при данных показателях привести в салон через сайт более 47 клиентов. Однако положительным результатом является гораздо более дешевый лид вопреки нашим ожиданиям — всего 106 рублей за одного клиента без учета иных издержек.

Напоследок стоит сказать об основных ошибках, совершаемых чаще всего в процессе декомпозиции глобальной цели. Сюда относятся излишне детализированная, переусложненная структура задач и подзадач, неоправданные пробелы в последовательности выполняемых этапов, дублирование задач, пренебрежение промежуточными результатами. Важно к каждому процессу подходить с максимальным вниманием и аккуратностью. Только тогда вы сумеете достичь заявленной цели.

Упомянутые инструменты декомпозиции целей уже давно доказали свою эффективность на практике. При правильном использовании эти методы в общем улучшают качество жизни, а в частности — помогают решать сложные задачи как в личной, так и в деловой сфере. При этом сам процесс достижения целей является увлекательным и комфортным.

Облако тегов

Понравилась статья? Поделитесь:

Источник

Что такое декомпозиция целей и как она помогает достигать результатов

Содержание

Что такое декомпозиция целей

Декомпозиция цели — это её детализация, наглядное разделение комплексной объемлющей цели на многоуровневую иерархию небольших взаимосвязанных задач.

Говоря простыми словами, любая цель подразделяется на несколько уровней задач, а те, в свою очередь, на элементарные действия.

Декомпозиция — это дедуктивный метод перехода от общего к частному. От сложного к простому. Это научная методика, эффективность которой подтверждена высокой результативностью применения в самых разных сферах — от личных спортивных достижений до масштабных индустриальных проектов.

В терминологии тайм-менеджмента принято называть «слонами» крупные цели и задачи. Как проще всего «съесть слона» — достичь большой цели, решить крупную задачу? Нужно «нарезать слона на куски» — произвести декомпозицию целей — и постепенно «съесть небольшими бифштексами», выполняя простые понятные задачи. В идеальном случае «бифштекс» должен быть «съеден» за один присест от 15 минут до 2 часов.

Оптимизируйте маркетинг и увеличивайте продажи вместе с Calltouch

Узнать подробнее

Визуализация декомпозиции

Для визуализации декомпозиции целей используются различные подходы — от структурированного списка в рукописном или электронном виде до сложных таблиц.

Одним из самых удобных методов для наглядной декомпозиции целей являются древовидные интеллект-карты, ментальные карты, Mind Maps. Их можно рисовать на бумаге, либо составлять в специальных редакторах:

Miro (бывший RealTimeBoard);
XMind;
MindMeister;
MindJet Mindmanager;
Draw.io;
LucidChart.

Среди них есть простые и сложные, платные и бесплатные, для индивидуальной работы и коллективной.

Предложения от наших партнеров

Характеристики

В зависимости от сферы применения декомпозиции, мелкими подсистемами могут считаться не только задачи, но и различные понятия, процессы, явления. В бизнесе цели верхнего уровня могут относиться к регионам, проектам, продуктам, подразделениям.

Допускается несколько уровней вложенности в подобных структурах. В большинстве случаев оптимальной является декомпозиция до третьего уровня, на котором становится понятно, что конкретно делать.

При планировании в крупных компаниях, холдингах, государственных структурах и международных проектах может применяться декомпозиция вплоть до шестого уровня. Причём начинать следует с видения, миссии и ценностей организации. Из них формулируются стратегические цели, которые далее разделяются на тактические, а уже те, в свою очередь, на функциональные задачи.

Одна из основных задач декомпозиции — получение информации о необходимых ресурсах и требуемом объёме действий для достижения цели. Полезно чётко осознавать какие навыки, компетенции, люди и прочие ресурсы нужны для реализации каждого этапа достижения цели.

В отношении определения и расстановки приоритетов методика декомпозиции целей коррелирует с подходом Дуайта Эйзенхауэра. В первую очередь важно обращать внимание на важность этапов достижения цели, а не на срочные задачи. Когда срочность доминирует над важностью, ограничивается инициатива, сокращается пространство вариантов решения задач и, как следствие, становится меньше возможностей эффективного решения этих задач.

Основные методы декомпозиции целей

Прежде всего, важно сформулировать ключевую идею цели.

Пожалуй, самая эффективная декомпозиция цели достигается при применении методики SMART.

Как известно, по данной технологии цель должна быть:

S — конкретной (Specific);
M — измеримой (Measurable);
A — реально достижимой (Achievable);
R — значимой, важной (Relevant);
T — ограниченной по времени (Time bound).

Когда произведена декомпозиция цели, то алгоритм дальнейших действий становится предельно простым и понятным.

Определяются сроки выполнения каждого из этапов и назначаются ответственные исполнители, обладающие необходимыми знаниями, навыками, компетенциями, полномочиями и прочими ресурсами.

Затем все данные вносятся в систему управления проектами, CRM, таск-трекер или же формируется диаграмма Гантта. Команда приступает к реализации плана для достижения поставленной цели.

Может показаться парадоксальным, но совмещение методики декомпозиции с технологией целеполагания SMART, помогает планировать и в условиях неопределённости. Когда вместо чёткой цели сформулировано только намерение.

При дроблении задач стоит анализировать, возможно ли выполнить каждую из крайних подзадач ветки за короткий период времени — до 2 часов. При обнаружении задач, которые не выполняются за такой промежуток времени, рекомендуется делить их на более мелкие до тех пор, пока все конечные задачи не будут соответствовать данному условию.

Отдельного рассмотрения заслуживает использование методики декомпозиции целей для бизнеса в маркетинге и аналитике. Проще говоря, применительно к воронке продаж. Потому что зная ключевые показатели, такие как средний чек, маржинальность и конверсию каждого этапа, можно производить расчёты, исходя из целей.

Выгоды от использования декомпозиции целей в бизнесе и маркетинге очевидны. Цифр и показателей так много, что в этом легко запутаться: часто возникает хаос в постановке целей. С помощью метода декомпозиции целей легко понять, на какие метрики и характеристики обратить внимание. Например, у руководства появилась задача — увеличить продажи. И тут мы снова возвращаемся к воронке продаж.

Итак, есть конкретная цель — увеличить чистую прибыль, к примеру, на 10%. Чтобы добиться таких результатов, нужно разделить эту амбициозную задачу на подзадачи, а именно разложить на этапы воронки продаж. Как известно, воронка продаж состоит из нескольких стадий.

Возьмем за основу распространенный шаблон воронки. Обычно путь клиента начинается с рекламы, затем он попадает в отдел продаж, а потом совершает покупку. Логично предположить, что на каком-то из этих этапов надо увеличить один или несколько показателей.

К примеру, если увеличить расходы на рекламу в несколько раз, то вырастет и чистая прибыль согласно прогнозам. Однако стоит понимать, что одна и та же рекламная кампания способна выдавать разные результаты: в каком-то случае CTR может быть выше, а где-то ниже. А это, в свою очередь, влияет на количество лидов и завершенных сделок. Тем не менее, это не меняет сути декомпозиции в бизнесе и маркетинге — выяснить ключевые показатели, и на основе этих показателей выстроить эффективную маркетинговую стратегию.

Метод декомпозиции целей можно применить иначе. Предположим, в небольшом городе работает магазин бытовой техники. Его владелец решил, что в новом месяце надо увеличить средний чек: от 5 000 до 7 000 рублей, чтобы увеличить оборот. В таком случае визуализация декомпозиции цели выглядит примерно так.

Есть глобальная задача — увеличить средний чек. Чтобы в клиент покупал больше, есть смысл предложить бесплатную доставку, анонсировать акцию или внедрить гибкую скидочную систему. Таким образом, задача «дробится» на более мелкие задачи, решение которых занимает не так много времени. Так, если владелец магазина планирует бесплатную доставку, то ему следует подумать — за какую сумму чека покупатель получит право доставки до дома.

Поэтому владелец тратит время на поиски баланса: фиксированная сумма должна быть и выгодной для магазина, и привлекательной для покупателя. К этому добавляется еще одна подзадача — договориться с курьерской службой, продумать логистику и далее по списку. То же самое относится и к другим мерам. При этом целостность глобальной задачи не нарушается: она выполняется по ходу движения снизу вверх.

Сквозная аналитика Calltouch

Анализируйте воронку продаж от показов до денег в кассе
Автоматический сбор данных, удобные отчеты и бесплатные интеграции

Узнать подробнее

Источник

Стратегические цели компании, как правило, масштабные и сложные. Их невозможно достигнуть за короткий срок. Из-за этого в процессе у исполнителей теряется мотивация. Работники не понимают, насколько важно то, что уже сделано, и сколько еще осталось сделать. Эффективность работы снижается, и в итоге достижение цели откладывается на неопределенный срок. Поэтому вместе с целеполаганием руководству важно овладеть искусством декомпозиции задач.

Что такое декомпозиция целей

Декомпозиция – это детализация, разбивка целого на составляющие части. В случае с целью она дробится на более мелкие задачи, которые взаимосвязаны друг с другом. Затем задачи разделяются на отдельные действия. В итоге сложная цель становится понятной и простой, что повышает вероятность ее достижения.

В бизнесе декомпозиция может использоваться не только при стратегическом планировании, но и при составлении рабочего графика на ежедневной основе. Тогда главный принцип декомпозиции – дробление большого на малые части – объединяется с принципами тайм-менеджмента. Например, у работника есть сложная задача на день. Чтобы ему было легче ее выполнить, он может разделить задачу на части. В тайм-менеджменте это называется «съесть слона». Каждая часть «слона» должна быть настолько простой, чтобы ее можно было выполнить за 15–30 минут.

Декомпозиция используется не только в бизнесе. Эта научная методика применяется в разных сферах – от спорта до международных проектов.

Виды декомпозиции

Есть два вида дробления цели на составляющие. Если проект разделяется по уровням, компонентам, видам работ, то эта декомпозиция считается горизонтальной. Она применяется редко, потому что у нее есть значительный минус: выполнение отдельного шага не приближает компанию к цели. Чтобы достигнуть нужных результатов, необходимо выполнить все задачи. Но в сложных проектах количество задач и время выполнения каждой может быть большим. В итоге горизонтальная декомпозиция не поддерживает у работников нужного уровня заинтересованности в проекте.

Гораздо чаще применяется декомпозиция вертикальная. Процесс детализируется не вширь, а вглубь, чтобы при проработке каждой задачи команда приближалась к итоговому результату. Вертикальная декомпозиция позволяет анализировать каждый шаг и менять действия сотрудников, если что-то идет не так.

Визуализация декомпозиции

Так как цель имеет много составляющих, необходимо все направления работы и шаги фиксировать или визуализировать. Для этого используются разные методы. Самый простой вариант – прописать все действия и задачи на бумаге. Но работать с декомпозицией будет удобнее, если визуализировать ее в электронном виде. Например, с помощью интеллект-карт. В специальных приложениях можно составить древовидный график. Начальной точкой будет цель, от нее нужно сделать несколько ответвлений, в которые следует прописать основные направления работы или самые крупные задачи. Далее от задач можно сделать еще несколько ответвлений, которые будут обозначать подзадачи, операции. Дерево достраивается ветками до тех пор, пока цель не будет декомпозирована до мелких задач, пояснений к которым не требуется.

Подобные древа целей можно составлять в редакторах:

XMind;
MindMeister;
LucidChart;
Miro.

Выбор приложения осуществляется в зависимости от того, какой бюджет есть у компании, сколько интеллект-карт потребуется составить, есть ли у персонала опыт составления и сколько работников должны иметь доступ к карте. Программы бывают платными и бесплатными, с разным набором функций и с разным доступом к картам.

Основные методы декомпозиции целей

Есть несколько методов декомпозиции цели, однако прежде чем выбирать подходящий, следует правильно сформулировать саму цель. Для этого можно использовать методику SMART. Согласно этой технологии целеполагания, правильно сформулированная цель соответствует пяти требованиям:

конкретность;
измеримость;
возможность достижения с теми ресурсами, которые есть у компании;
значимость для развития бизнеса;
конкретные сроки достижения.

Например, бизнесу важно увеличить продажи. Тогда цель ставится таким образом: «Необходимо увеличить продажи на 30 % до конца календарного года». Измеримость будет достигнута за счет конкретно сформулированного прироста, дедлайн выражен в сроке. При этом ресурсы оценены и их достаточно для наращивания продаж.

Затем цель разделяется на составляющие. Например, для роста продаж необходимо:

выйти на новые географические рынки;
повысить продажи уже имеющимся клиентам;
разработать продукт, чтобы привлечь новый сегмент аудитории.

Каждое направление делится на задачи или шаги. Чтобы повысить продажи уже имеющимся клиентам, необходимо:

делать дополнительные продажи;
увеличить частоту регулярных покупок.

Для проведения допродаж в отделе сбыта должны быть скрипты продаж. Их сперва нужно разработать, потом научить менеджеров ими пользоваться, а затем контролировать, как они применяют скрипты в общении с клиентами.

Чтобы увеличить частоту покупок, необходимо провести анализ клиентской базы. Он поможет выявить сегмент потребителей, который покупает часто. Затем компания сможет привлекать больше новых клиентов, которые похожи на самых активных из клиентской базы.

Аналогично детализируются другие направления работы до тех пор, пока действия, операции и задачи не станут настолько простыми, чтобы далее декомпозировать их было невозможно.

Когда декомпозиция выполнена, необходимо преобразовать дерево целей в проект. То есть для каждой задачи должны быть назначены ответственные лица, сроки выполнения и критерии, показатели, по которым можно будет определить, что задача выполнена успешно. Данные можно внести либо в CRM-систему, либо в приложение по управлению проектами. Также достижение цели можно визуализировать в виде диаграммы Ганта.

Четыре метода декомпозиции

Для достижения разных целей могут потребоваться разные методы декомпозиции. Всего существует несколько десятков способов, но на практике пользователи выбирают один из пяти самых распространенных.

Разделение на этапы

Разделение на этапы можно использовать, если цель относительно простая, то есть ее можно выполнить через решение последовательных задач. Например, менеджеру по продажам необходимо написать коммерческое предложение для клиента. Работа ведется по алгоритму:

Написать вступительную приветственную часть.
Сформировать оффер.
Составить прайс-лист.
Описать товар или услугу.
Написать блок с контактными данными.

В более сложных задачах каждый из последовательных этапов можно разделить на более мелкие. Например, строительная компания строит частный дом для клиента. Сперва необходимо возвести фундамент, потом стены, затем крышу. Любой из этапов можно дробить дополнительно. Пока рабочие сооружают фундамент, они последовательно делают:

планировку участка;
котлован;
опалубку;
армирование;
заливку бетона.

Для применения первой методики важно, чтобы действия выполнялись последовательно. Например, невозможно одновременно делать фундамент и монтировать кровлю на крышу.

Когда задачи распределены в оптимальном порядке, определяется срок их выполнения. Если задача требует много времени, например, несколько месяцев или лет, то для начала можно декомпозировать только первые этапы, а остальные – позже. Ведь в процессе реализации первых шагов могут возникнуть факторы, которые повлияют на выполнение последующих. Например, любой из этапов окажется сложнее и его выполнение затянется. В таком случае при декомпозиции следующих этапов можно будет заложить больше времени.

Декомпозиция измеримых целей

Декомпозиция измеримых целей похожа на предыдущий метод, однако все задачи при планировании работы выражаются в числовых показателях. То есть этот способ можно использовать только в том случае, если цель, этап можно выразить и измерить. Так, при постройке дома нельзя перевести в показатель создание фундамента. Зато при работе над повышением числа продаж можно этап обзвона постоянных клиентов выразить в количестве или доле обзвоненных.

Например, есть задача – отправить всей клиентской базе электронные письма и проинформировать их о распродаже. Всего в базе 1 000 человек, но так как процесс рассылки пока не автоматизирован, работник отправляет письма вручную каждому клиенту. Для этого у него есть 3 рабочих дня. Тогда декомпозиция будет такой:

в первый день должно быть отправлено 400 писем;
во второй день – еще 350;
в последний – 250 оставшихся писем.

С каждым днем количество отправляемых писем будет сокращаться, так как менеджер начнет принимать заказы от тех клиентов, которые отреагировали на рассылку.

Дерево зависимых элементов

Многих целей не получится достичь, если выполнять задачи в строгой последовательности. Либо их достижение сильно растянется по времени. Гораздо чаще требуется комплекс действий, которые не зависят друг от друга и поэтому могут выполняться параллельно. Например, имея цель по повышению уровня сбыта, компания проводит анализ клиентской базы и одновременно РОП разрабатывает скрипт продаж. Чтобы измерить достижение цели, используются метрики: средний чек, конверсия, прирост новых клиентов. Затем для улучшения каждого показателя разрабатываются меры. Например, чтобы увеличить средний чек, можно сделать следующее:

скомпоновать товары в наборы с увеличением стоимости;
использовать скрипты допродаж;
разместить в магазинах на кассе недорогие товары повседневного спроса;
сделать на сайте всплывающее окно с сопутствующими товарами.

Компания будет выполнять все действия одновременно, при этом нет гарантии, какой способ будет более эффективен. Но они связаны между собой: если один из приемов показывает большую эффективность по сравнению с остальными, то применение остальных сокращается.

Одношаговая декомпозиция

Предыдущие методы декомпозиции имеют недостатки. Например, если случится незапланированное событие внутри компании или на рынке, то все планы придется корректировать. Также не всегда цель получается увидеть отчетливо. Если она долгосрочная, то зачастую есть только общее понимание, в каком направлении нужно работать. Тогда детальная декомпозиция будет бесполезна. Зато можно использовать одношаговую декомпозицию.

При таком подходе сперва необходимо продумать общее направление движения и выделить одну ключевую задачу. Ее можно декомпозировать привычным способом, то есть разделить на последовательные этапы и передать исполнителям. Когда ключевая задача выполняется, направление движения пересматривается и выявляется новая первостепенная задача.

Благодаря этому декомпозировать цели можно даже в тех случаях, когда рынок постоянно меняется. Бизнесу будет легче подстраиваться под обстоятельства.

Декомпозиция по методу Брайана Трейси

Маркетолог Брайан Трейси использовал для декомпозиции собственный метод, основанный не только на бизнес-планировании и тайм-менеджменте, но и на психологических приемах. Его авторский метод включает 12 шагов:

Определить, какой результат или эффект ждет компанию, когда она достигнет цели. Например, после того как фирма повысит объем продаж, у нее вырастет прибыль. Руководитель сможет зарабатывать больше и позволить себе дорогостоящие вещи. Или он сумеет реализовать свои амбиции и вывести фирму на международный рынок.
Сформировать цель по SMART-технике, особое внимание уделяя измеримым показателям.
Зафиксировать цель на бумаге.
В отдельный перечень записать все выгоды от использования декомпозиции. Такой список необходим для дополнительной мотивации исполнителей. Например, рост объема продаж повлечет увеличение прибыли, что позволит выйти в тройку лидеров по региону в своей отрасли, запустить производство новинки, открыть новую точку продаж. Желательно, чтобы все причастные к достижению цели осознавали и личные выгоды. Например, благодаря росту продаж работникам повысят зарплату или перед ними откроются карьерные перспективы.
Определить, сколько ресурсов есть у компании сейчас для достижения цели. На этом этапе можно подсчитать не только материальные и людские ресурсы, но и проанализировать сильные и слабые стороны компании, возможности и угрозы. Для этого есть SWOT-анализ, который необходимо проводить с акцентом на цель.
Определить срок достижения целей. Важно, чтобы он был реальным, установленным в зависимости от собственных возможностей.
Определить сложности и преграды, с которыми столкнется компания во время достижения цели. Чем важнее преграда, тем раньше следует начинать с ней бороться.
Собрать информацию для достижения цели. Например, если нужно повысить продажи, важно иметь данные по рынку. То есть компания должна либо провести маркетинговое исследование самостоятельно, либо обратиться к специалистам. Руководитель отдела продаж должен составить скрипт продаж для повышения среднего чека. Для этого он изучает отраслевую литературу, проходит тренинги и т. д.
Составить список людей, которые помогут в достижении целей. В него нужно включить и работников предприятия (например, РОПа, менеджеров по продажам, маркетолога), и сторонних специалистов, которых потребуется привлечь. Например, менеджеров по рекламе в Интернете или бизнес-тренера в отдел сбыта.
Составить план действий в двух частях. В первой части действия расписываются в хронологическом порядке. Во второй эти же действия располагают в порядке приоритетов или важности для достижения нужного результата.
Визуализировать план в виде диаграммы Ганта.

Последний этап касается психологической подготовки персонала перед началом работы. Важно, чтобы все участники проекта были уверены в том, что они смогут достигнуть цели. Все спланированные действия должны выполняться решительно и упорно.

Выгоды от использования декомпозиции

Использовать декомпозицию особенно выгодно в бизнесе. Потому что на предприятии настолько много показателей, что руководителю легко в них запутаться. На «нужные» метрики руководитель не обращает внимания, зато концентрируется на тех, что с целью не связаны. В итоге достижение результатов замедляется.

С помощью метода декомпозиции можно выявить те показатели, которые важны для развития компании. Например, если у фирмы стоит цель по увеличению продаж, то руководителю необходимо особое внимание уделять воронке продаж. Клиент узнает о компании из рекламы, потом взаимодействует с ней на сайте, по телефону, затем попадает к менеджеру из отдела продаж, который доводит его до покупки и даже до повторного обращения. Для повышения уровня продаж необходимо сделать так, чтобы на каждом этапе воронки показатели увеличивались. Например, можно привлекать больше потенциальных покупателей с рекламы. Тогда при той же конверсии объем сбыта станет больше. Какие показатели связаны с этим этапом воронки? Расходы на рекламу, CTR отдельных объявлений. Значит, руководителю следует обращать внимание на эффективность работы маркетологов.

Для руководства компании структурная декомпозиция проекта – это возможность получить еще несколько преимуществ:

выполнение проекта упрощается. Чем глобальнее цель проекта, тем выше вероятность прокрастинации у работников. Но как только она делится на мелкие части, мотивация персонала растет;
достижимость цели легче оценить. Если цель декомпозирована, можно точно понять, насколько она выполнена. Причем иногда именно благодаря декомпозиции удается правильно выбрать сроки выполнения. Например, изначально планировалось достигнуть цели за 3 месяца. Но разделив ее на этапы, стало понятно, что потребуется минимум полгода;
составить план действий становится проще. Без декомпозиции непонятно, что и в какой последовательности делать;
облегчается подбор ресурсов. Дробление цели на части позволяет увидеть в том числе инструменты и материалы, которые потребуются для ее достижения.

Как справиться с декомпозицией задач и не перестараться

Многие предприниматели слишком увлекаются декомпозицией задач, в результате вместо более быстрого достижения цели компания тормозит.

Чтобы декомпозиция была выполнена правильно, достаточно применять в работе несколько принципов:

когда основная цель делится на задачи и направления работы, важно делать это так, чтобы разбор на этапы был максимально простым;
чем более понятна формулировка задачи или этапа для работников, тем выше вероятность их выполнения. Когда сотрудники не понимают, что от них требуется, у них снижается мотивация;
когда завершено формирование первого уровня промежуточных целей, следует решить, нужна ли дополнительная разбивка на части;
когда иерархия подзадач составлена, необходимо проверить ее корректность. Если задачи нижнего уровня не подчиняются задачам верхнего уровня, то декомпозицию придется переделать;
если в одной цели есть несколько задач, то придется их все разделить на промежуточные этапы. Важно, чтобы по всем направлениям работы деление осуществлялось по единому принципу. Когда декомпозиция будет готова, необходимо проверить, чтобы операции самого нижнего уровня были однотипными. Например, по одному направлению самая простая задача – это та, что выполняется линейным персоналом. А в другом направлении декомпозиция закончилась на уровне задачи для руководителя отдела. Значит, ее нужно дробить дальше;
любая подзадача должна составлять долю от глобальной цели.

Как рассчитать результат декомпозиции

При использовании декомпозиции придется рассчитать результат, который будет получен в случае правильного выполнения всех действий. Причем расчет личных результатов гораздо проще, чем корпоративных. Ведь объем задействованных ресурсов и масштаб действий различаются.

Например, если менеджер по продажам хочет увеличить заработок за счет повышения уровня объема личных продаж, то расчет ведется по такой формуле:

P х Q

В этой формуле P является отдачей от одного действия. Например, это может быть выручка с одного чека, процент с продажи. Тогда Q – это количество повторений одного и того же действия.

Менеджер понимает, чтобы заработать по итогам месяца определенную сумму, ему необходимо сделать либо несколько крупных сделок, либо много мелких. То есть нужный заработок можно получить либо за одну продажу, либо по частям. Но в таком случае и значение Р будет разным, ведь оно сложится из нескольких составляющих:

количества покупателей в течение месяца;
конверсии от первого контакта до заключения сделки;
размера среднего чека;
числа покупок, которое сделал один клиент за месяц.

Четыре составляющих показателя перемножаются, чтобы получилось Р. Благодаря этой формуле можно понять, что именно оказывает самое большое влияние на результат, и сконцентрироваться на этом.

Заключение

Декомпозицию человек применяет повсеместно в работе, личной жизни или спорте, не всегда осознавая, что на самом деле это научный метод. Более успешным оказывается тот, кто осознанно использует декомпозицию целей, чтобы планировать свою работу. Поэтому владельцам бизнеса, руководителям отделов продаж, маркетинга, менеджерам проектов следует взять эту методику на вооружение.

Источник

Цели бывают разными: открыть кофейню, привлечь 500 клиентов через социальные сети или запустить PR-кампанию. К каждой цели нужна разная декомпозиция. Допустим, одну задачу мы можем просто разложить на кусочки, а у другой у каждого этапа дедлайн. Тогда можно комбинировать.

Поэтапная декомпозиция. Распиливаем цель на этапы, задачи и подзадачи. Превращаем одну объемную задачу в тысячу небольших.

Представим, что мы строим дом:

Закладываем фундамент
Возводим стены
Делаем крышу
Ставим окна и двери
Проводим коммуникации
Облицовываем фасад
Делаем ремонт внутри дома

Части одной большой задачи тоже можно разложить на молекулы — более мелкие этапы. Допустим нам надо построить фундамент.

Проектируем фундамент
Делаем разметку
Копаем траншеи
Монтируем опалубку
Делаем каркас из арматуры и укладываем в опалубку
Заливаем фундамент бетоном
Наносим на фундамент гидроизоляционный материал
Засыпаем пустоты песком

И так с каждым этапом. Но надо уточнить: так можно, если нет конкретных сроков, для них есть другой метод.

Декомпозиция целей на примере строительства. Сюда можно добавить несколько уровней и тогда достигать цели будет проще.

Декомпозиция по времени. Бывают срочные задачи и проекты. Тогда мало просто разбить цель на этапы — к каждому можно добавить сроки и даты, чтобы успеть к дедлайну.

Допустим, к нам пришел Василий — хочет 50 столов на заказ. Вася даст денег только с условием, что заказ будет готов за 12 дней.

Чтобы не проворонить клиента, пишем график. В первые дни у нас будет больше задач, иначе столы не будут готовы вовремя. По сути, получился обычный график производства. Он помогает правильно распределить нагрузку и понять, насколько реально решить задачу.

Написали график, чтобы знать — сколько столов надо и когда они должны быть готовы.

Одношаговая декомпозиция. В бизнесе бывает, что происходит что-то неожиданное. Ванга в предпринимателях просыпается редко, форс-мажоры предсказать не удается. Если есть риск, что выполнить все этапы по порядку не выйдет, лучше не планировать всё разом. Удобнее разбивать цели в один шаг: сначала выполнять самое важное, а потом смотреть — что делать дальше и в каком порядке.

Сейчас расскажу, в каком порядке происходит декомпозиция целей на примере работы отдела доставки. Допустим, нам надо доставить 50 заказов за 4 дня.

Задача сложная. Чтобы не попасть на форс-мажоры, не раскладываем цель на этапы полностью, а решаем задачи последовательно.

Выбираем первоочередную задачу: сначала нужно подобрать 4 машины, которые займуться развозкой. Подбираем машины, на которых будем развозить товар. Возвращаемся к цели. Смотрим, что нужно делать дальше → выбираем главную задачу. Надо найти водителей и каждому раздать задачи, выдать путевые листы.

Допустим водителей нашли — им нужен маршрут и документы. Занимаемся подготовкой. Дальше водители уезжают — контролируем каждого, каждый день собираем отчеты.

Короче, если есть риск, что что-то может пойти не так — не надо все планировать заранее. Решайте задачу последовательно, тогда точно ничего не сломается.

Декомпозиция в чек-листах. Это обычная поэтапная декомпозиция, только с разбивкой каждой задачи по цели на отдельные подзадачи. Чек-листы просто помогают их не потерять и отслеживать, что уже сделано. Сделал разбивку → выполнил задачу → вычеркнул. Просто, удобно и ничего не теряется.

Пример чек-листа. Если задача выполнена, ее надо вычеркнуть.

А сейчас немного саморекламы. Чек-листы можно делать в таблицах или документах, а можно в OkoCRM. В разделе «Проекты» в карточках по задачам можно разбить большой и сложный проект на мелкие задачи. Каждый пункт чек-листа можно превратить в отдельную задачу, назначть ответственного и . Когда она будет выполнена, в чек-листе появится отметка. Кайф как удобно.

Чек-лист в OkoCRM. Можно создавать подзадачи, выстраивать их порядок, отмечать готовность.

Источник