Дата обязательный реквизит в личном документе нет даты

Здравствуйте!

В соответствии со вступившим в законную силу с 1 июля 2018г. новым ГОСТОм ГОСТ Р 7.0.97–2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Документ должен датироваться днем подписания.  Если проставляется дата словесно-цифровым способом, то дни с 1-го по 9-е то необходимо писать  без нуля. Проставление даты цифровым способом осталось прежним.

При этом, требования ГОСТа к оформлению документов ОБЯЗАТЕЛЬНЫ для применения  при  оформлении организационно-распорядительных и информационно-справочных документов, а именно: приказы, договора, иснтрукции, акты, письма, протоколы, справки и др.

Удачи Вам  и всего наилучшего!

С уважением,

5.1 Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными актами органов местного самоуправления.

Изображение герба (Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) муниципального образования) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.2 Эмблема организации, разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках: документов федеральных органов государственной власти (за исключением случаев, предусматривающих использование изображения Государственного герба Российской Федерации), территориальных органов федеральных органов государственной власти, государственных и негосударственных организаций. Изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.3 Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном законодательством порядке, воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа или слева на уровне наименования организации — автора документа (допускается захватывать часть левого поля).

Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.

5.4 Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода.

Пример

5.5 Наименование организации — автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах (уставе или положении). Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением).

Над наименованием организации — автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

5.6 Наименование структурного подразделения — автора документа (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений (органов) в соответствии с локальными нормативными актами и указывается под наименованием организации.

5.7 Наименование должности лица — автора документа используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием организации или наименованием территории (края, области, автономной области и др.), если документ издает руководитель органа власти субъекта Российской Федерации, муниципального образования. Наименование должности лица — автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.

5.8 Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.

В состав справочных данных, за исключением бланков документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, включаются: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).

5.9 Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности) (см. рис. В.6).

5.10 Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа записывается в последовательности — день месяца, месяц, год — одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.

5.11 Регистрационный номер документа — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

5.12 Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.

5.13 Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения. Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.

5.14 Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Пример

5.15 Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указывается в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица.

Пример

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

Пример

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения.

Пример

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.

Пример

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.

Пример

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации адресат указывается обобщенно.

Пример

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)».

Пример

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234.

Пример

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовый адрес.

Пример

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).

Пример

5.16 Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Пример

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера.

Пример

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указываются наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).

Пример

5.17 Заголовок к тексту — краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?»):

приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;

приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания;

письмо (о чем?) о предоставлении информации.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центруется относительно самой длинной строки.

Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 — 5 строк.

5.18. Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. В органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных учреждениях республик наряду с государственным языком Российской Федерации могут употребляться государственные языки республик. В деятельности государственных органов, организаций, предприятий и учреждений Российской Федерации используются государственный язык Российской Федерации, государственные языки республик и иные языки народов Российской Федерации.

(в ред. Изменения N 1, утв. Приказом Росстандарта от 14.05.2018 N 244-ст)

(см. текст в предыдущей редакции)

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

— наименование вида документа, наименование организации — автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;

— наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю»).

В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («коллегия… постановляет», «собрание… решило»).

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции…», «в состав управления входят…», «комиссия провела проверку…»).

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

В деловых (служебных) письмах используются формы изложения:

— от первого лица множественного числа («просим направить…», «представляем на рассмотрение…»);

— от третьего лица единственного числа («министерство не возражает…», «общество считает возможным…»);

— от первого лица единственного числа («считаю необходимым…», «предлагаю рассмотреть…»), если письмо оформлено на должностном бланке.

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

В деловых (служебных) письмах могут использоваться:

— вступительное обращение:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый господин Прохоров!

Уважаемая госпожа Захарова!

Уважаемый Николай Петрович!

Уважаемая Ольга Николаевна!

Уважаемые господа!

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

— заключительная этикетная фраза:

С уважением, …

(Измененная редакция, Изм. N 1).

5.19 Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах — приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:

— если приложение названо в тексте:

— если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения:

— если приложение (приложения) сброшюровано:

— если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

— если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

— в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: … (приложение) или … (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: … (приложение N 2);

— на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Пример

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.

Пример

5.20 Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

— на первом листе документа (если документ имеет титульный лист — на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);

— на последнем листе документа под текстом;

— на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.

Пример

Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указывают: вид документа, организацию — автора документа, дату и номер письма.

Пример 1

Пример 2

5.21 Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.

Пример

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Пример

В организациях, применяющих системы электронного документооборота, согласование может проводиться в электронной форме согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1.

В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.

По усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений.

5.22 Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Пример

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Допускается центровать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Пример

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

Пример

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.

Пример

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Пример

В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии.

Пример

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением).

Пример

или

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

5.23 Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

Пример

5.24 Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

5.25 Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, на оборотной стороне внизу слева.

Пример

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

5.26 Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Пример

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N … за … год») и заверяется печатью организации.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

5.27 Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

5.28 Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости — срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.

Пример

5.29 Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа.

5.30 Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.

Пример

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.

Какие правила стандартизированы?

Нужен 0 в начале даты?

Кавычки в дате?

ГОСТ Р 7.0.97-2016 предусматривает оформление даты только без кавычек. Однако некоторые организации используют в бланках документов ограничительные отметки для даты, обозначая кавычками место заполнения числа месяца, таким образом давая понять, что в бланке применяется словесно-цифровой способ оформления даты. Это допустимо, если ваша организация не придерживается правил ГОСТ Р 7.0.97-2016.

В каких реквизитах указывается дата

По правилам делопроизводства все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться: согласование, подписание, утверждение, отметка о заверении копии, отметка о поступлении документа в организацию и др. Теоретически в них можно использовать как цифровой способ написания даты, так и словесно-цифровой, но первый применяется чаще в связи с внедрением электронного документооборота, т.к. он является кодом для автоматизированной обработки документа. При этом словесно-цифровой способ предпочтительнее использовать при оформлении финансовых документов, доверенностей, т.к. он практически сводит к минимуму риски подделки даты документа.

Период события в протоколе и акте

Дата совместного документа

Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа становится наиболее поздняя дата подписания. Эта дата проставляется в бланк документа рядом с регистрационным номером.

А номер будет составным из номеров, присвоенных авторами документов, каждый вписывается в порядке указания авторов в заголовочной части документа через косую черту.

Особенности для госорганов

Дата подписания электронного документа

Дата совершения доверенности

Обложка дела и титульный лист ЛНА

Слово «год» опускается при его цифровом обозначении внизу титульного листа ЛНА (см. «2» в Примере 15). Если фигурируют другие даты – обычно в реквизитах утверждающего документа, то их можно писать цифровым или словесно-цифровым способом (см. «1» в Примере 15).

Выходные данные библиографического описания

Слово «год» опускается в выходных данных библиографического описания (согласно ГОСТ Р 7.0.100-2018 «СИБИД. Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила составления»).

Даты в тексте

Номер квартала указывается римской цифрой (Пример 19), полугодие пишется словом полностью, а год рядом арабскими цифрами (Пример 20).

Все виды некалендарных лет (учебный, бюджетный, отчетный год), т.е. начинающихся в одном году, а заканчивающихся в другом, пишут через косую черту (см. Пример 21). В остальных случаях – между календарными годами ставится тире без пробелов, не дефис (Пример 22).

При записи календарных чисел наращение (буквенное падежное окончание) не используется. Перед цифровым способом написания числа месяца употребляется предлог «с» (Пример 23), а перед словом-числительным употребляется предлог «со» (Пример 24).

Если дата указана периодом «с»…«по», слово «годы» или «годов» указывается 1 раз.

При разработке инструкций по делопроизводству рекомендуем придерживаться данных способов написания дат в реквизитах документов, чтобы соблюдать единообразие и логичность оформления документов в России.

Содержание

• 1.1. Оформление реквизитов
• Обязательные реквизиты
• Требования к обязательным реквизитам документов
• Является ли дата составления обязательным реквизитом документа
• Реквизиты документов: оформляем правильно
• 2.1 Правила оформления реквизитов документов
  • Интересные статьи

1.1. Оформление реквизитов

Все документы должны быть правильно оформлены, приняты (подписаны) уполномоченными лицами и учтены. При создании документа определяется его вид, и, в соответствии с этим, устанавливаются реквизиты, обеспечивающие его юридическое значение.

Юридическое значение – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Отсутствие необходимых реквизитов или неправильное их оформление может привести к тому, что документ не будет иметь юридического значения (например, если нет подписи или даты).

Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическое значение документов, являются:

• наименование организации – автора документа;
• наименование вида документа;
• дата документа;
• регистрационный номер;
• гриф утверждения документа;
• текст;
• подпись;
• печать.

Реквизиты в документе располагаются в определенной последовательности, установленной ГОСТ Р 6.30-2003

Обеспечение хранения документов

Секретарь формирует дела Управляющего совета в соответствии с номенклатурой, и, как правило, передает на хранение в образовательное учреждение, при котором работает Управляющий совет.

Документы по рассмотрению одного вопроса помещаются вместе (формируют пакет документов) в такой последовательности: входящий документ; приложение к нему (если имеется); документ во исполнение входящего; приложение к нему (если имеется); другие документы, имеющие отношение к указанному вопросу.

Основные правила формирования дел:

• в дело помещаются документы, работа по которым завершена;
• документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями;
• документы разных сроков хранения формируются в разные дела;
• документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело;
• в дело включается, как правило, один экземпляр документа;
• каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен (иметь дату, подпись, отметку об исполнении и т.п.);
• в дело формируются, как правило, документы одного года;
• в дело не должны подшиваться проекты, варианты документов, не подписанные или не утвержденные председателем Совета;
• документы внутри дела чаще всего располагаются в обратной хронологической последовательности, т.е. только что исполненные документы будут подшиты в папке сверху;
• переписку Совета делят на две папки: с полученной (входящие документы) и отправленной (исходящие документы) корреспонденцией.

На обложке дела должно быть указано:

• наименование организации;
• номер папки по номенклатуре дел;
• заголовок дела;
• год заведения;
• срок хранения.

На заключительном этапе формирования дел составляется также заверительный лист дела, опись и внутренняя опись (см. возможные варианты оформлений этих документов).

Порядок доступа к документам Управляющего совета

Дела, находящиеся на хранении, при необходимости могут выдаваться членам Управляющего совета и сотрудникам образовательного учреждения, при котором создан Совет, и сторонним организациям, по указанию председателя Управляющего совета.

Выдача дел членам Совета и сотрудникам образовательного учреждения осуществляется на срок не более одного месяца, под расписку, на выданное дело заводят карту-заместитель дела, в которой должно быть указано: номер дела, дата выдачи, кому выдано (должность, ФИО), подпись исполнителя, срок возврата, отметка о возврате, примечание.

Сторонним организациям дела выдаются по их письменному запросу и разрешению председателя управляющего совета – автора документа. В карте-заместителе дела указывают дополнительно наименование организации. При выдаче составляется акт приема-передачи дела.

Через 2-3 года после завершения делопроизводственного года документы постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения передаются по описям в архив образовательного учреждения. Документы временных сроков хранения (до 10 лет) обычно в архив не передают. После истечения сроков их хранения и потери практического значения они подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────

Статья 9 Закона N 129-ФЗ Статья 9 Закона N 402-ФЗ

────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────

Документы, форма которых не Обязательными реквизитами первичного

предусмотрена в альбомах учетного документа являются (ч. 2):

унифицированных форм первичной 1) наименование документа;

учетной документации, должны 2) дата составления документа;

содержать следующие обязательные 3) наименование экономического

реквизиты (п.

2 ст. 9): субъекта, составившего документ;

а) наименование документа; 4) содержание факта хозяйственной

б) дата составления документа; жизни;

в) наименование организации, от 5) величина натурального и (или)

имени которой составлен документ; денежного измерения факта

г) содержание хозяйственной хозяйственной жизни с указанием

операции; единиц измерения;

д) измерители хозяйственной операции 6) наименование должности лица (лиц),

в натуральном и денежном выражении; совершившего (совершивших) сделку,

е) наименование должностей лиц, операцию и ответственного

ответственных за совершение (ответственных) за правильность ее

хозяйственной операции и оформления, либо наименование

правильность ее оформления; должности лица (лиц), ответственного

ж) личные подписи указанных лиц (ответственных) за правильность

оформления свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных

пунктом 6, с указанием их фамилий и

инициалов либо иных реквизитов,

необходимых для идентификации этих

лиц

────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────

Перечень лиц, имеющих право подписи

первичных учетных документов,

утверждает руководитель организации

по согласованию с главным

бухгалтером. —

Документы, которыми оформляются

хозяйственные операции с денежными

средствами, подписываются

руководителем организации и главным

бухгалтером или уполномоченными ими

на то лицами (п. 3)

────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────

Таким образом, перечень обязательных реквизитов первичных учетных документов в целом остался прежним.

Небольшие отличия связаны с изменением терминологии: понятие «хозяйственная операция» заменено на «факт хозяйственной жизни». Последнее, как указывалось выше, является более широким и означает сделку, событие, операцию, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств (п. 8 ст. 3 Закона N 402-ФЗ). Следует отметить, что если сделки и операции совершаются от лица экономического субъекта должностными лицами, то события последними не контролируются, а только оформляются. Этим и обусловлено различие формулировок п. 6 ч. 2 ст.

Обязательные реквизиты

9 Закона N 402-ФЗ и пп. «е» п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ.

Новшеством является и то, что в первичном учетном документе величина измерения факта хозяйственной жизни может быть отражена только в натуральном или только в денежном измерении.

Еще одно отличие состоит в требовании Закона N 402-ФЗ указывать в первичном учетном документе кроме подписей лиц, совершивших сделку или операцию либо оформивших событие, их фамилии и инициалы. Ранее такое требование содержалось только в п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ.

Заметим, что в новом Законе «О бухгалтерском учете» отсутствуют нормы, устанавливающие полномочия и ответственность должностных лиц экономических субъектов, порядок их передачи. В частности, Закон N 402-ФЗ не регламентирует порядок предоставления права подписи первичных учетных документов, не содержит перечня должностей лиц, подписывающих документы, которыми оформляются операции с денежными средствами. Очевидно, данные вопросы могут решаться экономическими субъектами по-разному.

Дата публикования: 2015-01-14; Прочитано: 156 | Нарушение авторского права страницы

Требования к обязательным реквизитам документов

Статья 9. Первичные учетные документы

1. Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

(в ред. Федерального закона от 21.12.2013 N 357-ФЗ)

(см. текст в предыдущей )

2. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

(в ред. Федерального закона от 21.12.2013 N 357-ФЗ)

(см. текст в предыдущей )

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

3. Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни.

(в ред. Федерального закона от 21.12.2013 N 357-ФЗ)

(см. текст в предыдущей )

Является ли дата составления обязательным реквизитом документа

Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

(в ред. Федерального закона от 21.12.2013 N 357-ФЗ)

(см. текст в предыдущей )

5. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного .

6. В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.

7. В первичном учетном документе допускаются исправления, если не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета.

Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

8. В случае, если в соответствии с Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета.

Основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета являются первичные документы.

Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34 н (в ред. от 26.03.2007 № 26н)

При необходимости в типовой бланк могут быть включены дополнительные строки, графы, но все реквизиты, предусмотренные утвержденной формой, должны быть сохранены. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим приказом (распоряжением).

Не подлежат изменению только бланки документов по учету кассовых операций согласно Порядку применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденному Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20.

В формах, утвержденных Госкомстатом России, предусмотрены зоны кодирования информации, которые заполняются в соответствии с общероссийскими классификаторами. Коды, по которым нет ссылок на общероссийские классификаторы (например, графы с названием «Вид операции»), предназначены для обобщения и систематизации информации при обработке данных средствами вычислительной техники и проставляются по системе кодирования, принятой в организации.

Кроме того, к учету принимаются самостоятельно разработанные малым предприятием формы, содержащие соответствующие обязательные реквизиты, предусмотренные Федеральным законом «О бухгалтерском учете».

Самостоятельно разрабатывать можно только те документы, которые не содержатся в альбомах унифицированных форм.

К обязательным реквизитам первичных учетных документов относятся:

• наименование документа;

• дата его составления; 

• наименование организации, от имени которой составлен документ; 

• содержание хозяйственной операции в натуральном и стоимостном выражении; 

• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; 

• личные подписи указанных лиц.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, их передача в бухгалтерию в установленные сроки для отражения в учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечиваются лицами, составившими и подписавшими эти документы.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером.

Вместо руководителя и главного бухгалтера в первичных документах могут расписываться другие должностные лица, но их перечень должен быть утвержден руководителем организации и согласован с главным бухгалтером.

Первичный документ — это письменное свидетельство совершения хозяйственной операции (оплаты товара, выдачи наличных денег под отчет и т.п.) и должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания.

Все первичные документы можно разделить на следующие группы: 

• организационно-распорядительные; 

• оправдательные; 

• документы бухгалтерского оформления.

Организационно-распорядительные документы — это приказы, распоряжения, указания, доверенности и т.д. Эти документы разрешают проведение тех или иных хозяйственных операций.

К оправдательным документам относятся накладные, требования, приходные ордера, акты приемки и т.п. Эти документы отражают факт проведения хозяйственной операции и информация, содержащаяся в них, заносится в учетные регистры.

Некоторые документы являются одновременно и разрешительными, и оправдательными. К ним относятся, например, расходный кассовый ордер, платежная ведомость и т.д.

Для правильного ведения первичного учета разрабатывается и утверждается график документооборота, в котором определяются порядок и сроки движения первичных документов внутри предприятия, поступление их в бухгалтерию.

График движения первичных учетных документов

Наименование работ	Исполнитель	Срок представления	Кому передается документ	Фактически передано (дата)
Ф.И.О.	Должность

 Первичные документы, поступающие в бухгалтерию (бухгалтеру) должны быть проверены: 

• по форме (полнота и правильность оформления документа, заполнение реквизитов); 

• арифметически (подсчет сумм); 

• по содержанию (связь отдельных показателей, отсутствие внутренних противоречий).

После приемки информация с первичного документа переносится в учетные регистры, а на самом документе делается отметка, чтобы исключить возможность его двойного использования (например, проставляется дата записи в учетный регистр).

Учетные регистры — это специально приспособленные листы бумаги для регистрации и группировки учетных данных. Ведутся в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях.

Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета.

По внешнему виду учетные регистры представляют собой:

• книги (кассовая, главная); 

• карточки (учета основных средств, учета материалов); 

• журналы (свободные либо разграфленные листы).

По видам производимых записей регистры делятся на:

• хронологические (регистрационный журнал); 

• систематические (главная книга счетов); 

• комбинированные (журнальные ордера).

По степени детализации информации, содержащейся в учетных регистрах, они бывают:

• синтетические (главная книга счетов); 

• аналитические (карточки); 

• комбинированные (журналы-ордера).

Записи в первичных документах должны производиться средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Для сдачи в архив документы подбираются в хронологическом порядке, комплектуются, переплетаются и подшиваются в папки. Сдача документов в архив сопровождается справкой.

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной.

Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Исправление ошибок в первичных документах и учетных регистрах . В соответствии со ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» не допускается внесение исправлений в кассовые и банковские документы.

В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься только по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Тот реквизит первичного документа, который подлежит исправлению, зачеркивается четкой, но тонкой чертой, таким образом, чтобы было видно первоначальное значение (содержание) исправляемого реквизита. Рядом от руки делается отметка «Исправленному верить», и исправление заверяется подписью лица, внесшего исправление, с указанием фамилии и инициалов.

Сроки хранения первичных учетных документов. В соответствии со ст.

Реквизиты документов: оформляем правильно

17 Федерального закона «О бухгалтерском учете» организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых согласно правилам организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Восстановление первичных документов . Законодательство о бухгалтерском учете не содержит четко установленных правил, которые регламентируют порядок восстановления первичных документов в случае их утраты.

В ряде нормативных актов определены только сроки хранения первичных учетных документов. Законодательством не установлено, что должна сделать организация в случае утраты документов по не зависящим от нее причинам. В Письме УМНС России по г. Москве от 13.09.2002 № 26-12/43411 руководителю организации рекомендуется в случае пропажи или гибели первичных документов: 

• назначить приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели первичных документов, для участия в которой по мере необходимости приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора; 

• предпринять меры по восстановлению тех первичных документов, которые подлежат восстановлению и хранению в течение установленного законодательством срока. Например, копии выписок о движении денежных средств по счетам в банках можно получить у банков, в которых открыты счета организации; договоры, акты, накладные можно запросить у контрагентов и т.д.

Но не всегда можно получить дубликаты всех утраченных документов, например, при наличии большого числа контрагентов, в силу отсутствия поставщиков (покупателей) по ранее известным адресам либо по причине отсутствия таких контактов. Таким образом, по объективным причинам организация не сможет восстановить все утраченные первичные документы.

Практический вопрос: что делать в этом случае? Следует ли ставить налоговый орган в известность?

По мнению ряда специалистов, ставить налоговую инспекцию в известность необязательно, тем более что это не поможет избежать возможной ответственности, а отсутствие первичных документов может грозить штрафом в соответствии со ст. 120 НК РФ.

В данном случае налогоплательщик может выбрать три варианта действий:

1. По возможности восстановить утраченные документы (хотя бы частично).
2. Произвести исправительные записи по не подтвержденным документально расходам и отразить исправления в уточненной декларации по налогу на прибыль за отчетный год, ведь не подтвержденные документально затраты в налоговом учете расходами не признаются.
3. Дать возможность представителям налогового органа в случае налоговой проверки определить суммы, подлежащие уплате в бюджет, расчетным путем на основании имеющихся у налогоплательщика данных, а также на основании данных об иных аналогичных налогоплательщиках (пп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ).

Изъятие первичных документов . Могут изыматься только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми органами и органами внутренних дел на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Письмом Минфина РСФСР от 26.07.1991 №16/176 утверждена Инструкция о порядке изъятия должностным лицом государственной налоговой инспекции документов, свидетельствующих о сокрытии (занижении) прибыли (дохода) или сокрытии иных объектов от налогообложения, у предприятий, учреждений, организаций и граждан.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

2.1 Правила оформления реквизитов документов