Дайте определение реквизиты перечислите виды реквизитов

Каждый документ
состоит из элементов, которые называются
реквизитами. Реквизит
– это элемент оформления официального
документа. Различные документы состоят
из разного набора реквизитов. Число
реквизитов, составляющих документы,
определяется их видом, назначением и
др. факторами. Состав реквизитов отдельных
видов документов, выдаваемых органами
госвласти и госуправления (например,
паспорта, трудовой книжки, диплома,
свидетельства о рождении), установлен
в законодательных и нормативных актах.

Как уже ранее
говорилось, набор реквизитов официального
письменного документа, расположенных
в определенной последовательности
называется формуляром
документа.
Формуляром-образцом установлено 32
реквизита. Данный состав реквизитов
закреплен в СТБ 6.38-2004.

1 – Государственный
Герб РБ;

2 – эмблема
организации или товарный знак;

3 – код орг-ции по
ОКОГУ или ОКЮЛП;

4 – код док-та по
ОКУД;

5 – наим. вышестоящей
орг-ции;

6 – наим. орг-ции;

7 – наим. структ.
подразделения;

8 – почтовый адрес
отправителя;

9 – коммуникационные
(телеграфный адрес, номера тел., факса,
телетайпа, телекса, е-майл) и коммерческие
данные (№ счета, наим. банка);

10 – название вида
документа;

11 – дата;

12 – регистрационный
индекс;

13 – ссылка на
регистрационный индекс и дату входящего
док-та;

14 – место составления
или издания док-та;

15 – гриф ограничения
доступа к док-ту;

16 – адресат;

17 – гриф утверждения;

18 – резолюция;

19 – заголовок к
тексту;

20 – отметка о
контроле;

21 – текст;

22 – отметка о
наличии приложения;

23 – подпись;

24 – гриф приложения;

25 — гриф согласования;

26 – визы;

27 – печать;

28 – фамилия
исполнителя и № его тел.;

29 – отметка о
заверении копии;

30 – отметка об
исполнении документа и направлении его
в дело;

31 – отметка о
поступлении (регистрационный штамп
входящих документов);

32 – отметка о
переносе данных на машинный носитель;

Реквизиты
характеризуют документ. Целевое
назначение реквизитов неоднозначно.
Некоторые реквизиты несут информацию
о документе, являясь его обязательными
атрибутами (подпись, дата, номер).
Некоторые реквизиты характеризуют
явления, описанные в документе.

Реквизиты,
характеризующие сам документ, место,
которое занимает документ в пространстве
и времени. Так реквизиты наименование
организации, адресат, резолюция, гриф
утверждения, коммуникационные и
коммерческие данные, почтовый адрес
указывают на положение документа в
пространстве, его географическое
положение, иерархическое положение,
указывают путь, который документ уже
прошел или который ему предстоит пройти.

Положение документа
во времени характеризуется такими
реквизитами как дата. Он показывает в
какой момент создан документ. Датой
сопровождаются и другие реквизиты, т.е.
они датируются: гриф утверждения,
согласования, визы, отметка об исполнении
направлении в дело, резолюция, отметка
о поступлении. Дата является одним из
основных реквизитов, поскольку она
придает документу юридическую силу.

Целевое назначение
документа характеризуется такими
реквизитами как, вид документа, заголовок
к тексту, резолюция, текст, коды по ОКУД
и ОКГУ и ОКЮЛП.

Реквизиты отметка
о заверении копии, подпись, гриф
утверждения, печать удостоверяют
подлинность документа.

Реквизиты могут
сообщать о документа и некоторые сведения
о документе. Отметка о наличии приложения
свидетельствует о том, что данный
документ или не обладает всей необходимой
полнотой информации и должен быть изучен
вместе с другими прилагаемыми к нему
документами.

Наличие реквизита
«текст» свидетельствует о том, что речь
идет о совершенно конкретном документе,
который является средством передачи и
сохранения информации.

2. Реквизиты,
используемые при оформлении ОРД, бывают
постоянными, переменными и взаимоисключающими
(взаимозаменяющими).

К постоянным
можно отнести такие реквизиты, которые
постоянно присутствуют на документе в
неизменном значении и которые,
следовательно, можно заранее нанести
на бланк организации. Это такие реквизиты,
как:

Государственный
Герб РБ (если организация имеет право
изображать герб на своем бланке), эмблема
организации или товарный знак (если
есть),

наим. орг-ции,

коммуникационные
(телеграфный адрес, номера тел., факса,
телетайпа, телекса, е-майл) и коммерческие
данные (№ счета, наим. банка),

код орг-ции по ОКГУ
и ОКЮЛП,

код док-та по ОКУД.

При изменении
данных реквизитов изготавливаются
новые бланки.

Т.о. можно сказать,
что постоянные реквизиты – это реквизиты,
наносимые при изготовлении унифицированной
формы документа или бланка.

К переменным
относятся реквизиты, которые зависят
от конкретных обстоятельств. Например,
реквизит «дата» зависит от того, когда
создается документ, реквизит «текст»
— от того, о чем будет сказано в документе,
т.е. содержания вопроса, освещаемого в
документе. Другими словами, переменные
реквизиты – это реквизиты, наносимые
при составлении документа.

Т.о., значение
переменных реквизитов всегда будет
разным, в зависимости от обстоятельств
подготовки и вида документа, но неизменным
остаются место их расположения на
документе и правила их оформления.

Взаимоисключающие
(взаимозаменяемые) реквизиты
– это реквизиты, для которых отводится
одна и та же площадь на формуляр-образце.
Они не встречаются в одном и том же
документе. К таким реквизитам относятся:

почтовый адрес
отправителя и название вида документа;

адресат и гриф
утверждения;

ссылка на дату и
№ входящего документа и место составления
или издания документа.

Реквизиты также
можно разделить на обязательные и
дополнительные.

Обязательные
реквизиты обеспечивают юридическую
силу документа и они присутствуют всегда
на любом виде ОРД. К ним относятся:

наим. орг-ции;

дата;

индекс доку-та;

заголовок к тексту;

текст;

подпись;

печать.

Дополнительные
реквизиты могут быть не на всех видах
документов (например, эмблема, отметка
о контроле). Дополнительные реквизиты
могут характеризовать этапы обработки
документа (например, отметка о поступлении,
резолюция, фамилия исполнителя и № его
телефона, отметка об исполнении документа
и направлении его в дело). Отсутствие
дополнительного реквизита на документе
не может повлиять на юридическую силу
документа.

3.Формуляр-образец
предусматривает два варианта оформления
реквизитов:

угловой и продольный.

При угловом
варианте
заголовочная часть бланка документа
располагается в левом верхнем углу
листа формата А4 или А5. При этом бланковые
надписи не должны выходить за пределы
72 мм по горизонтали.

При продольном
варианте
заголовочная часть бланка продлевается
до границы правого поля.

Существуют два
способа оформления реквизитов: флаговый
и центрованный.

При флаговом
способе
расположения реквизитов начало реквизита
расположено всегда от левой границы
зоны расположения реквизита. Граница
левого поля в данном случае выступает
в качестве древка, а строки бланковых
надписей составляют как бы полотнище
флага (отсюда и название способа
расположения реквизитов).

При центрованном
способе
расположения реквизитов начало и конец
каждой строки реквизита равноудалены
от границ зоны расположения реквизитов.
Они центируются, в результате чего
оказываются равноудаленными от условной
вертикальной оси, которая делит бланковые
надписи на две равные половины.

Продольный вариант
расположения реквизитов используется
для распорядительных документов, а
угловой для организационных. Для бланка
для писем используется как продольный
так и угловой варианты расположения
реквизитов.

При изготовлении
бланка наиболее приемлемым является
центрованный способ расположения
реквизитов, а при подготовке документов
не на бланке целесообразнее печатать
реквизиты флаговым способом.

5 Дайте определение
понятия «бланк». Охарактеризуйте виды
бланков, состав реквизитов, назначение.
Охарактеризуйте порядок изготовления,
использования и учета бланков с
изображением Государственного герба
Республики Беларусь

Бланк документа
– стандартный лист бумаги с воспроизведенной
на нем постоянной информацией, и местом,
отведенным для переменной. Использование
бланков снижает затраты на изготовление
документа, уменьшает количество ошибок
при его составлении и оформлении,
позволяет добиться унификации форм
документов. Кроме того, использование
бланков облегчает восприятие документа,
улучшает его внешний вид.

Требования к
разработке, использованию и хранению
бланков документов сформулированы в
следующих нормативных актах:

СТБ 6.38-2004
«Унифицированные формы документации.
Система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов»;

«Инструкции по
делопроизводству в государственных
органах и организациях Республики
Беларусь»;

Указ Президента
Республики Беларусь от 28.06.2000 № 357 «Об
упорядочении изготовления и использования
бланков документов с изображением
Государственного герба республики
Беларусь»;

Постановление
Совета Министров республики Беларусь
от 31.07.2000 № 1172 «Об утверждении положения
о порядке изготовления и использования
бланков документов с изображением
Государственного герба республики
Беларусь и внесении изменений в
постановление Кабинета Министров
Республики Беларусь от 7.08.1995 № 424».

Общие требования
к бланкам сформулированы в СТБ 6.38-2004.
Стандарт устанавливает единые правила
подготовки ОРД, а также бланков,
применяемых при их оформлении.

Бланки документов
изготавливаются на формате А4 (210х297 мм)
и А5 (148х210 мм). Изготовление последних
рекомендуется в целях экономии бумаги.
Они используются при подготовке небольших
по объему документов, например,
сопроводительных писем.

Бланк должен иметь
поля: левое – 30 мм, правое – 8-10 мм, верхнее
и нижнее – 20 мм, при этом нанесение полей
или их ограничительных отметок на бланк
необязательно.

СТБ 6.38-2004 установлены
следующие виды бланков ОРД: бланк
для писем
и общий бланк.
Первый бланк используется исключительно
для оформления писем независимо от их
вида. Поэтому нет необходимости указывать
на нем название вида документа. На бланке
для писем
вместо реквизита «Название вида
документа» располагают реквизиты
«почтовый адрес отправителя» и
«коммерческие и коммуникационные
данные», а вместо реквизита «место
составления или издания документа»
располагают реквизит «ссылка на дату
и номер входящего документа». На общих
бланках оформляются распорядительные
документы организации (распоряжения,
приказы, постановления), а так же
организационные (положения, инструкции)
и справочно-информационные (акты,
протоколы, справки, докладные записки
и т.д.). Допускается изготовление на
основе общего бланка специальных бланков
для конкретного вида документа, например,
бланк для приказов, бланк для протоколов.
Согласно Примерной инструкции по
делопроизводству изготовление специальных
бланков по видам докуметов считается
целесообразным, если таких документов
в организации создается более 200 в год.

При изготовлении
бланка для писем используются реквизиты:

• Государственный
  герб Республики Беларусь

• эмблема или
  товарный знак (знак обслуживания) для
  организаций негосударственной формы
  собственности;

• код организации
  по ОКОГУ (ОКРБ 004-2001 «Органы государственной
  власти и управления» для органов
  госвласти и управления) и ОКЮЛ (ОКРБ
  018-2003 «Юридические лица и предприниматели»);

• наименование
  вышестоящей организации;

• полное и сокращенное
  наименование организации;

• наименование
  структурного подразделения;

• почтовый адрес
  отправителя;

• коммуникационные
  и коммерческие данные;

• ограничительные
  отметки реквизитов «Дата», «Регистрационный
  индекс», «Ссылка на регистрационный
  индекс и дату входящего документа» и
  «отметка о контроле».

Могут также
наноситься ограничительные отметки
для размещения реквизитов «заголовок
к тексту» и «адресат». Указание на бланке
этих реквизитов и отметок целесообразно
в том, случае, если оформление документов
в организации осуществляется с помощью
пишущей машинки. Использование
компьютерной техники делает их нанесение
на бланк излишним.

На общем бланке
указывают:

• Государственный
  герб Республики Беларусь

• эмблема или
  товарный знак (знак обслуживания) для
  организаций негосударственной формы
  собственности;

• код организации
  по ОКОГУ (ОКРБ 004-2001 «Органы государственной
  власти и управления» для органов
  госвласти и управления) и ОКЮЛ (ОКРБ
  018-2003 «Юридические лица и предприниматели»);

• наименование
  вышестоящей организации;

• полное и сокращенное
  наименование организации;

• наименование
  структурного подразделения;

• место составления
  или издания документа;

• ограничительные
  отметки и линии для реквизитов «код
  документа по ОКУД», «дата», «регистрационный
  индекс», «отметка о контроле».

Возможно нанесение
на общий бланк ограничительных отметок
для реквизитов «Заголовок к тексту»,
«адресат» или «гриф утверждения». На
общем бланке предусмотрено свободное
место для реквизита «Название вида
документа».

2. Бланки документов
могут быть отпечатаны в типографии, а
при использовании ПК бланк может быть
введен в память компьютера и автоматически
выводиться при распечатке документа.
Однако каким бы способом бланк не
изготавливался он должен быть отпечатан
на белой бумаге.

Для изготовления
бланков учреждений типографским способом
необходимо составить макет (чертеж)
бланка, который строится на основе
конструкционной сетки. Чертеж следует
выполнять тушью в масштабе 1:1 в строгом
соответствии с размерами, указанными
в СТБ 6.38-2004, и он должен точно представлять
будущий бланк документа. На чертеже
должны быть проставлены:

• формат бланка;

• размеры полей;

• площади каждого
  реквизита.

На бланк в
соответствии с установленными размерами
и правилами оформления реквизитов
наносят постоянные реквизиты, отмечают
в виде уголков или линий места расположения
некоторых переменных реквизитов, которые
должны быть в верхней (заголовочной)
части документа, а также реквизитов,
наносимых в нижней части бланка.

К чертежу прилагается
пояснительная записка, в которой
указываются сорт и цвет бумаги, цвет
типографской краски, название шрифта,
размеры кеглей (для набора реквизитов),
перечень реквизитов, исполняемы
типографским способом.

При изготовлении
бланков следует применять типографские
шрифты размером от 6 до 16 кегля литературной,
обыкновенной и газетной гарнитуры.
Допустимо выделять наименование
учреждения рисованным шрифтом размером
от 6 до 24 кегля. Следует учитывать, что
в пределах одного бланка применяемые
шрифты не должны значительно различаться
по размерам.

При изготовлении
бланков типографским способом или с
помощью ПК реквизиты всегда оформляются
центрованным способом.

3. СТБ 6.38-2004 определяет
общие требования, предъявляемые к
оформлению бланков документов. В целях
упорядочения изготовления и использования
бланков документов с изображением
Государственного герба РБ был издан
Указ Президента от 28.06.2000 № 357 (далее
Указ Президента).

Указом Президента
право помещать
изображение Государственного герба на
бланках документов предоставлено только
государственным органам и иным
государственным организациям. В
соответствии с Положением о Государственном
гербе Республики Беларусь, утвержденном
Указом Президента РБ от 7.06.1995 № 213,
воспроизведение
Государственного герба на бланка
документов является обязательным для
этих организаций. При
этом изображение Государственного
Герба РБ должно помещаться государственными
органами и другими государственными
организациями как на бланках для писем,
так и на общих бланках, а также на бланках
конкретного вида документа.

Указом Президента
утверждены образцы гербовых бланков:

— для всех видов
ОРД на белорусском и русском языках с
продольным расположением реквизитов;

— для писем на
белорусском и русском языках с продольным
расположением реквизитов.

Все гербовые
бланки в соответствии с утвержденным
образцами оформляются на белорусском
и русском языках.

Угловой вариант
при этом не допустим. Указ
Президента требует обеспечить
неукоснительное соблюдение актов
законодательства РБ, регламентирующих
порядок составления и оформления ОРД.

Указ Президента
запрещает руководителям и другим
должностным лицам государственных
органов и иных государственных организаций
изготовление и использование должностных
бланков с изображением Государственного
герба РБ, т.к. СТБ 6.38-2004 не предусмотрен
такой реквизит как «Указание должности
лица, издающего документ».

Право помещать
изображение Государственного герба РБ
на бланках документов иных организаций,
кроме названных выше, а также должностных
бланках документов руководителей,
других должностных лиц государственных
органов и иных организаций может быть
предоставлено Президентом РБ или в
установленном им порядке. В настоящее
время порядок не установлен.

Организациям
государственной формы собственности,
не использующие
в качестве реквизита бланка изображение
Государственного герба при изготовлении
бланка документов руководствуются
требованиями 6.38-2004. При
этом бланки для писем должны изготавливаться
обязательно на двух языках
(соответствующее решение было принято
Конституционным судом РБ в апреле 2000
г). Общие бланки и специальные бланки
для конкретных видов документов
допускается изготавливать на одном из
государственных языков. Реквизиты всех
видов бланков можно располагать как
угловым, так и продольным способом.
Однако следует помнить, что СТБ 6.38-2004
рекомендует располагать реквизиты
бланка, оформленного на двух языках
продольным способом.

Во исполнение
Указа Президента постановлением Совета
Министров от 31.07.2000 № 1172 утверждено
Положение о
порядке изготовления и использования
бланков документов с изображением
Государственного герба РБ.

В соответствии с
данным Положением
бланки, имеющие в качестве реквизита
Государственный герб РБ должны
изготавливать исключительно типографским
способом.
Использование ксерокопий таких бланков
при создании документов не допускается.

Гербовые бланки
подлежат обязательному учету.
С этой целью на бланках проставляются
типографским способом или нумератором
учетные порядковые номера. Эти номера
допускается проставлять на левом нижнем
поле лицевой стороны или на оборотной
стороне бланка. Наиболее рациональным
представляется способ расположения
порядковых номеров на обороте, т.к. это
позволяет использовать свободное место
на лицевой стороне для проставления
различных служебных отметок
(регистрационного штампа входящих
документов, отметки об исполнении
документа и направлении его в дело).

Учет гербовых
бланков при их поступлении в организацию
ведется раздельно по видам в
учетно-регистрационной форме
(карточке или журнале) по следующим
реквизитам:

наименование
гербового бланка (общий, бланка для
писем, бланк для конкретного вида
документа);

дата поступления,
дата, индекс сопроводительного документа,
организация-поставщик бланков (указывается
дата и номер письма полиграфического
предприятия, изготовившего бланки, его
наименование);

количество
поступивших экземпляров, серия и номера
гербовых бланков, наименование
структурного подразделения государственного
органа (организации), инициалы, фамилия
должностного лица-получателя гербовых
бланков, расписка в получении, отметки
об уничтожении.

Лицо, персонально
ответственное за учет, использование
и хранение гербовых бланков документов
назначается приказом (распоряжением)
руководителя. Оно выдает гербовые бланки
непосредственно структурным подразделениям
(исполнителям).

Лицо, ответственное
за учет, использование и хранение
гербовых бланков, ведет еще одну
регистрационную форму (журнал или
карточку) по выдаче этих бланков
непосредственным исполнителям. В
ней фиксируется:

наименование вида
выданных бланков (общий, бланк для писем,
бланк для конкретного вида документа);

получатель бланков
(наименование структурного подразделения
или исполнителя);

должность, фамилия
или инициалы получившего бланки;

количество
экземпляров;

дата получения;

расписка в получении;

номера и серии
полученных бланков;

отметка об
уничтожении.

В организации с
небольшим объемом документооборота
допускается вести одну регистрационную
форму на получение и выдачу гербовых
бланков.

Регистрируя
исходящие документы, подготовленные
на гербовых бланках, в соответствующей
регистрационной форме целесообразно
ввести графу «Серия и номер бланка».

Уничтожаются
бланки с изображением Государственного
герба РБ по акту с отметкой в журнале
(карточке).

Для этого приказом
руководителя назначается комиссия,
которая не реже одного раза в год
осуществляет проверку наличия,
использования и хранения бланков, о чем
делается отметка в учетно-регистрационной
форме после последней записи.

Если документ,
оформленный на гербовом бланке,
предназначен для рассылки, он может
тиражироваться средствами оперативной
полиграфии. При этом каждая копия
рассылаемого документа заверяется
печатью. Указатель рассылки хранится
в деле вместе с подлинником документа
или копией рассылаемого письма.

Бланки документов
с изображением Государственного герба
РБ должны храниться в организациях и
надежно запираемых и опечатываемых
шкафах (сейфах).

реквизиты документов

В процессе своего развития у человека появилась такая функция (потребность + возможность), как документирование информации, которую он получает извне из окружающего мира и создает в собственном мозге изнутри, которая выражается в действиях по фиксированию этой информации на каком-то материальном носителе. Понятие реквизит.

Определение реквизиты документа

Каждый первичный документ обладает индивидуальностью, которая выражается в содержании в нем какой-то части информации, которая позволяет его идентифицировать – т.е. отличить от других документов. Часть документа, позволяющая его идентифицировать, как раз и называется реквизитом документа.

Полноценной статьи реквизиты документов Википедия в настоящее время не имеет, но я нашел хорошее определение реквизиты документа на Академике:

(от лат. requisitum – необходимое)

1) обязательные данные, сведения, которые должен содержать акт, документ (например, контракт, вексель, чек), чтобы обладать подлинной юридической силой, служить основанием совершения операций (например, название документа, сумма, подлежащая оплате, наименование плательщика, его банк и номер счета);

2) адресные данные, телефоны, которые одна из договаривающихся сторон сообщает другой для поддержания связи; размещаются на фирменном бланке организации.

Как видим, данное описание реквизиты документа содержит понятие обязательные реквизиты документа, которые придают документу юридическую силу, так как соответствуют общепризнанным правилам и государственным законам, применимы для оформления важных документов. Для многих важных документов индивидуальный набор реквизитов и число реквизитов строго ограничено. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным.

Набор обязательных реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности получил название формуляр документа.

Закон реквизиты документа

Смысл реквизиты документа можно понять из официального определения документа, которое дает Федеральный закон от 29.12.1994 №77-ФЗ “Об обязательном экземпляре документов”

документ – материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения

Определение реквизиты документа в законе толкуются как части самого документа, необходимые для его идентификации. Термин реквизиты документа употреблен в узком смысле, но с учетом современных средств документирования и сохранения информации на материальном носителе.

Состав реквизитов документов

Создание любого документа складывается из двух взаимосвязанных процессов составления текста:

1. составление содержательной частью – анкетирование или разработка таблицы, печатание и т.п.;
2. и оформления документа с целью придания ему юридической силы.

В каждом документе, относящемся к унифицированной системе организационно-распорядительной документации, можно выделить три составные части:

• заголовочную;
• содержательную;
• оформляющую.

Заголовочная часть документа включает сведения об организации – авторе документа и первичные данные о самом документе (например, дата, регистрационный номер). Эти часть документа образуют постоянные реквизиты документа.

Содержательная часть документа является основной частью документа, раскрывающей его суть и назначение. Как правило, эти части документа индивидуальны для каждого документа, включая дату создания. Они образуют переменные реквизиты документа.

Оформляющая часть документа содержатся сведения, подтверждающие подлинность документа и достоверность, имеющейся в нем информации в соответствии с общепризнанным графическим видом документа (образцом). Оформительская часть документа включает графическую и содержит вспомогательные надписи на документах (например, номер и серию документа), облегчающие работу с ними.

Реквизит является законченным информационным элементом, т.е. содержит полную информацию по своей локальной теме, например авторство, возможность доступа для прочтения, место хранения.

Реквизиты могут быть графическими (герб, печать, эмблемa), но в основном являются текстовыми.

Текстовые реквизиты могут быть простыми, состоящими из одного – двух слов (вид документа) или цифр (дата, номер листа), или сложными, в свою очередь включать в себя несколько самостоятельных частей (грифы утверждения, согласования, ссылки, адресат и др.).

Часть информации реквизитов может быть заранее внесена в шаблон (бланк) будущих документов, она называется постоянной частью, т.е. постоянные реквизиты – это символы и индексы, наносимые на типовые заготовки документов (бланки и формы) типографским и другим способом.

ГОСТ реквизиты документов

Для удостоверения юридической силы в разных документах состав реквизитов документов должен быть достаточным и необходимым. К числу наиболее юридически значимых реквизитов относятся: наименование организации, код организации, наименование и код формы документа, дата и регистрационный номер документа, подпись, печать, грифы согласования и утверждения.

Документ

В делопроизводстве каждой государственной или коммерческой организации важной информационно-технологической составляющей частью является правильный документооборот. Основное понятие документов, их назначение и виды, а также некоторые образцы документов – все это Вы найдете в нашей статье.

В ГОСТе ИСО 15489-1-2007 понятие документа определено, как информация с реквизитами, зафиксированная на материальном носителе.

Наличие реквизитов дает возможность идентифицировать информацию, которая была создана и сохранена юридическим или физическим лицом на носителе с целью подтверждения деловой деятельности либо правовых обязательств.

В свою очередь, носитель информации представляет собой некий материальный объект, использующийся для сохранения языковой, изобразительной или звуковой информации. В качестве носителя может использоваться бумага, флэш-накопители, диски и другие современные технические средства.

Документ является обязательным элементом во внутренней организации работы любого предприятия, независимо от его правовой формы и вида деятельности. Как носитель информации, документ может служить основанием для принятия управленческих решений, материалом для проведения справочных работ, доказательством исполнения решений и другое. 

Отметим, что в управленческой деятельности документ является одновременно предметом и результатом труда, поскольку принятое решение записывается и закрепляется одним документом.

Автором документа может являться как физическое, так и юридическое лицо, создавшее информацию. Каждый документ может иметь юридическую силу, то есть способность, предоставленную действующим законодательством, порядком оформления и компетенцией органа, его выдавшего.

Юридическая сила документа обеспечивается определенными реквизитами, перечень которых установлен для каждого отдельного вида документов, и заключением.

Состав реквизитов, а также, последовательность, зоны и схемы их размещения на документе установлены государственным стандартом.

Основные функции документов

Все официальные документы могут исполнять сразу несколько функций, удовлетворяя определенные потребности граждан. Вместе с тем, функции документов подразделяются на: 

1. Общие – информационная (создаются с целью сохранить информацию), социальные (создаются с целью удовлетворения социальных потребностей), коммуникативная (используются как средства связи между отдельными структурами, относящимися к одному объекту, в т.ч. фирме, предприятию, общественному учреждению и т.д. ) и культурная (создается в целях сохранения и передачи культурных традиций общества).
2. Специфические – управленческая (документ создается как инструмент управления и включает в себя плановые, отчетные, организационные и другие виды документов), правовая (когда документ является средством изменения и закрепления правоотношений внутри общества, и, кроме того, выступает в качестве доказательной базы в судах), историческая (создается с целью сохранения в архиве исторических сведений, касающихся развития общества).

Виды и классификация документов

Вся документация классифицируется по определенным функциям, назначению и содержанию, а также степени доступности информации. Институтом документооборота определен ряд факторов, разделяющий документы на отдельные типы и виды. Документы, создающиеся в целях обслуживания сферы управления, классифицируются по следующим видам оснований: 

• По-происхождению:
  • личного происхождения – документ, не относящийся к служебной деятельности (личная переписка, личные воспоминания и т.д.); создается в частной жизни человека;
  • официальные– документы, которые создаются физическим или юридическим лицом, с соблюдением установленного порядка к оформлению и удостоверению; к официальным документам относятся документы, удостоверяющие личность, подтверждающие образование, специальность, трудовой стаж и другое;
  • служебные – официальные управленческие документы, которые являются непосредственной составляющей частью текущей деятельности предприятия.
• По способу документирования:
  • письменные документы, несущие информацию, зафиксированные любым видом письма;
  • текстовые документы, несущие в себе речевую информацию;
  • рукописные документы, содержащие информацию, написанную от руки;
  • машинописные документы, содержащие информацию, нанесенную с применением технических средств;
  • электронные документы, которые создаются и читаются посредством компьютера;
  • фотодокументы, созданные методом фотографирования;
  • документальная видеограмма представляет собой воспроизведение документа на экране электронно-лучевой трубки.
• По отношению к аппарату управления:
  • внутренние руководящие документы, создаваемые и используемые для организации внутреннего документооборота организации;
  • входящая документация – документы, поступившие в организацию;
  • исходящая документация – документы, отправленные из организации.
• По количеству затронутых вопросов:
  • простые документы, в содержании которых рассматривается один вопрос (письмо, заявление и т.д.);
  • сложные документы, в которых рассматривается одновременно несколько вопросов с привлечением нескольких должностных лиц и структурных подразделений (приказы, решения, протоколы собраний, инструкции и другое).
• По ограничению доступа:
  • секретные документы, работа с которыми предполагает наличие специального разрешения; данный вид документов снабжается грифом секретности с особой пометкой;
  • для служебного пользования – документы, предназначенные для использования сотрудниками определенной организации; документы имеют пометку и гриф «для служебного пользования».
• По способу изложения текста:
  • индивидуальные документы, содержащие информацию в виде связанного литературного текста; такой вид документов может быть посвящен одному или нескольким вопросам, касающимся определенной задачи управления;
  • трафаретные документы, в содержании которых используются стандартные фразы и пропуски для заполнения меняющейся информацией (анкеты, справки); как правило, такой вид документов печатается на бланках, в которых содержится постоянная информация и переменная, которая вписывается от руки;
  • типовые документы, содержащие информацию для документирования однотипных ситуаций (инструкции, договоры, письма); типовой текст, содержащийся в данном виде документа, является основой для создания в последующем аналогичных текстов.
• По степени подлинности:
  • подлинник (оригинал) официального документа – первый экземпляр, обладающий юридической силой; подлинный экземпляр имеет собственноручную подпись должностного лица, оттиск печати, гриф утверждения, и кроме того, данный документ должен содержать сведения, которые подтверждают его достоверность (дата и место создания, данные автора);
  • копия документа – экземпляр, содержащий информацию подлинника, но не имеющий юридической силы; для придания копии документа юр.силы необходимо проставление необходимых реквизитов и нотариального удостоверения;
  • дубликаты – повторный экземпляр оригинального экземпляра документа (подлинника), обладающий юридической силой; сопровождается отметкой «дубликат».
• По срокам хранения:
  • документы долговременного хранения (хранятся свыше 10 лет);
  • документы временного хранения (хранятся менее 10 лет);
  • документы постоянного хранения.

Сроки хранения каждого отдельного вида документов определены требованиями Федеральной архивной службы и закреплены в перечнях документов, содержащих информацию по срокам их хранения.

• По способу передачи документы делятся на: письма; телеграммы и телефонограммы; электронные сообщения; факсограммы.
• По срокам исполнения документы делятся на: срочные, второстепенные, итоговые и периодичные.
• По функциональному признаку документы подразделяются на: требующие ответа (запросы, предложения, рекламация) и не требующие ответа (сопроводительные письма, подтверждения, напоминания, предупреждения).
• По фактору доступности документы бывают: открытого пользования, ограниченного доступа и носящие конфиденциальный характер.

Реквизиты документа

                                  ПЛАН

1. Введение.
2. Классификация документов.
3. Реквизиты и оформление документов .

           4. Электронный документ: понятие, реквизиты, преимущества и недостатки.

 6.Заключение

Введение.

Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам. Юридическая сила — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов – обязательных элементов оформления документа.

Управление предприятием любой формы собственности неизбежно требует создания многих видов документов. Это проекты, сметы, спецификации. При управлении персоналом издаются приказы, ведутся документы кадрового учёта, составляются протоколы, акты. Огромный массив документов составляют документы по учёту труда и заработной плате, первичные документы бухгалтерского учёта.

Деловая переписка позволяет обсуждать и решать важные вопросы и проблемы. Умение составить текст официального письма, коммерческое предложение, ответить на запрос во многом определяет эффективность работы организации в целом, определяет ее имидж и культуру.

В наше время наряду с термином «делопроизводство» в последние годы употребляется и синонимичный ему термин «документационное обеспечение управления».

Возникновение его связано с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию, ставшее возможным благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и современных информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации в управлении. Таким образом, термин «документационное обеспечение управления» как бы подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства.

В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления управленческих документов, которые установлены государственными нормативными актами – стандартами. В стандартах изложены правила, устанавливающие требования , построению и оформлению деловых документов.

Выполнение правил оформления документов обеспечивает: юридическую силу документов; оперативное и качественное составление и исполнение документов; организацию быстрого поиска документов; осуществление компьютерной обработки деловых документов для сокращения затрат труда на их обработку.

1. Классификация документов.

Документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу – доказательство, свидетельство. Документ ( documentum (лат.

) – свидетельство) – это материальный носитель данных с записанной на нём информацией, предназначенный для её передачи во времени и пространстве.

Документы обеспечивают закрепление, сбор и обработку информации, передачу и использование информации, а также её хранение.

Управленческий (деловой) документ предназначен для однократного использования. Его цель — принятие или исполнение непосредственных управленческих решений. Он содержит первоначальные исходные фактические сведения, показатели, параметры и т. п.

и является средством и результатом управленческой деятельности, поскольку управление обществом, отраслью народного хозяйства или предприятием (организацией, учреждением) представляет собой с точки зрения технологии процесс получения, обработки и передачи информации.

К деловым документам относятся:

 * информационные;

 * документы коллегиальных органов (служебные письма, телеграммы, телефонограммы, справки, докладные, пояснительные и служебные записки);

* распорядительные (постановления, решения, приказы, распоряжения);

* организационные (положения, уставы, инструкции);

* документы по личному составу (заявления о приеме на работу, характеристики, приказы по личному составу, приказы по отпускам и командировкам)

*документы по хозяйственно-договорной деятельности (договор поставки, подряда, о материальной ответственности, хозяйственные договоры в посреднической деятельности, комплект договоров по созданию новых форм хозяйствования, комплект договоров о взаимоотношениях предприятия и банка);

*документы по хозяйственно-претензионной деятельности (протоколы разногласий к договорам, коммерческие акты, претензионные письма, исковые заявления);

* учетно-финансовые (оформление открытия счета в банке, заявление-обязательство, отказы от акцепта, акты, трудовые соглашения, поручения);

* документы по внешнеэкономической деятельности (по организации внешнеэкономических связей и созданию совместных предприятий).

Все документы также подразделяются на следующие группы:

 по способу документирования;

  по сфере использования;

  по наименованию;

 по содержанию;

 по характеру содержания;

 по стадиям создания

 по месту составления;

 по грифу ограничения доступа (степени гласности);

 по происхождению;

 по юридической силе;

 по форме изложения (степени унификации);

 по срокам исполнения;

 по срокам хранения;

 по степени обязательности.

Внутри каждой группы документы классифицируются по видам.

По способу документирования различают документы:

— письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах);

— электронные;

— графические;

По сфере использования различают:

— организационно-распорядительные;

— финансово-бухгалтерские;

— научно-технические;

— документы по труду;

— отчетно-статистические.

По содержанию различают простые (документы, посвященные одному вопросу) и сложные документы  (освещается несколько вопросов).

По наименованию существует множество разновидностей документов: приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности и т.д.

По характеру содержания:

— первичные (содержащие исходную информацию);

• вторичные (обобщающие исходную информацию первичных документов).

По месту составления:

— внутренние (разработанные и используемые внутри организации);

— входящие (поступившие в организацию);

— исходящие (отправляемые из организации).

По грифу ограничения доступа (степени гласности):

— открытые (несекретные документы);

— с грифом ограничения доступа.

Документы могут иметь следующие грифы (по возрастанию секретности):

а) «для служебного пользования» (информация, предназначенная только для работников данной организации);

б) «коммерческая тайна» (информация, разглашение которой может нанести ущерб ее обладателю);

в) «конфиденциально» (информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ);

г) «секретно», «совершенно секретно», «особой важности» (информация, составляющая государственную тайну).

По происхождению различают:

— официальные или служебные (составленные юридическим или физическим лицом и оформленные в установленном порядке документы, отражающие интересы организации);

• личные (затрагивающие интересы определенного лица, именные документы, письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб).

По юридической силе:

— оригиналы или подлинники (первые или единственные экземпляры официальных документов, подписанные соответствующим должностным лицом и имеющие юридическую силу);

Оригиналы документов по своему внешнему виду могут быть беловиками и черновиками. Черновик – это рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом. Беловик – это рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.

Для служебных документов оригиналом является беловик, подписанный должностными лицами, с приложением, в ряде случаев, печати.

Документ в окончательной редакции, соответствующим образом оформленный и подписанный, называется подлинником официального документа. Это может быть первый или единичный экземпляр оригинального документа.

— копия (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинников и все его внешние признаки, не имеющие юридической силы);

— отпуск (копия, изготовленная под копирку при оформлении подлинника и остающаяся в делах предприятия, как правило, подписью не заверяется);

— заверенные копии (копии с необходимыми реквизитами, придающими им юридическую силу);

— выписки (части документа с указанием, из какого документа сделана выписка, заверенные должностным лицом и имеющие печать);

— дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющие такую же юридическую силу, как и подлинник) – выдаются при утере или уничтожении подлинника.

По юридической силе документы подразделяют также на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По форме изложения (степени унификации):

— индивидуальные (разовый документ, содержание которого излагается в свободной форме). Разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования;

— трафаретные (когда структура и часть содержания документа заранее подготовлены, а другая часть заполняется при его составлении). Такие документы перспективны, т.к. экономят время на подготовку;

— типовые документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными функциями и носят обязательный характер (т.е. документы, описывающие стандартные процессы явления – например, типовой технологический процесс);

— примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии;

— унифицированные (входящие в какую-либо унифицированную систему документации) в виде анкеты и таблицы.

По срокам исполнения различают:

— срочные (с указанным сроком исполнения документа установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом “срочно”);

По срокам хранения различают документы:

— временного хранения (до 10 лет);

— долговременного хранения (свыше 10 лет);

По степени обязательности:

— информационные (содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций);

• директивные (обязательные для исполнения документы, юридические или технические нормы).

Таким образом, важнейшим признаком для классификации документов является его содержание.

Служебные документы могут подразделяться: по административным вопросам; материально-техническому снабжению; планированию; оперативной деятельности; бухгалтерскому учету; подготовке и расстановке кадров; финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам и т.д.

Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств (отличительных качеств). Принято выделять несколько основных свойств документа, которые характеризуются соответствующими признаками: юридическая сила, оригинальность, подлинность.

2. Реквизиты и оформление документов.

Реквизит (requisitum (лат.) — требуемое, необходимое) — совокупность обязательных данных, без которых документ не может быть основанием для учета и не имеет юридической силы.

Это обязательные данные, установленные законом или положениями для деловых документов. Отсутствие хотя бы одного из реквизитов лишает его держателя возможности использовать документ по назначению.

Именно с помощью реквизитов документам придается стандартное оформление.

Состав и правила оформления реквизитов определяется ГОСТом Р6.30-2003. Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 – место составления или издания документа;

Понятие, состав реквизитов документов (стр. 1 из 3)

Понятие, состав реквизитов документов

В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение поня-тия «документ»:

Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать Федеральный закон “Об информации, информатизации и защите информации” от 20.02.95 № 24-ФЗ.

Это же определение дано и в государственном стандарте на тер-мины и определения «Делопроизводство и архивное дело». Для более полной характеристики понятия «документ» следует рас-крыть и понятие «реквизит».

Каждый документ состоит из ряда составляющих его элемен-тов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ закрепляет следую-щее определение:

Реквизит документа — обязательный элемент оформления официального документа. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Издательство стандартов, 1998.

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями и форме данного до-кумента. Для многих документов число реквизитов строго ограничено.

Для ряда документов число и состав реквизитов уста-новлены законодательными и нормативными актами.

Но в лю-бом случае, как следует из определения, информация, зафикси-рованная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Толь-ко тогда она становится документом.

Таким образом, юридическая сила документа обес-печивается комплексом реквизитов — обязательных элемен-тов оформления документа. К ним относятся: наименование автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Издательство стандартов, 2003. – С. 3.:

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – адресат;

16 – гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати;

26 – отметка о заверении копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа в организацию;

30 – идентификатор электронной копии документа.

Каждый конкретный вид документа содержит свой набор реквизитов (обязательных элементов).

Вопрос№2

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Допускается центрировать каждую строку реквизита “Адресат” по отношению к самой длинной строке. Например:

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово “Копия” перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

скачать за 25 руб.

после оплаты нажмите на кнопку “Вернуться на сайт” – документ будет скачан автоматически