Моделирование бизнес-процессов: цели, методы и результаты
Моделирование бизнес-процессов: цели, методы и результаты
Моделирование бизнес-процессов предприятия — важнейший инструмент грамотного и результативного управления.
Компании не работают с максимальной эффективностью сами по себе: процессы необходимо постоянно анализировать, оптимизировать, а иногда и полностью реорганизовать. И моделирование — первый шаг к такому управлению. Разложив
деятельность на компоненты, каждый из которых включает определенную цепь операций, легче увидеть узкие места и ошибки, спрогнозировать риски на каждом из этапов. В краткосрочной перспективе это позволит выстроить более эффективные
бизнес-процессы, а в долгосрочной — поможет компании адаптироваться и совершенствоваться в соответствии с меняющимися условиями и целями.
Моделирование бизнес-процессов: основные понятия
Моделирование бизнес-процессов (Business Process Modeling) — один из методов повышения эффективности и прозрачности работы организации. В его основе лежит процессный подход к управлению: процессы описываются через присущие им
элементы — действия, данные, события, материалы. Полученное описание позволяет глубоко разобраться в бизнес-процессах, увидеть потенциал их улучшения и эффективно организовать взаимодействие всех участников.
Модель — это графическое или текстовое представление бизнес-процессов и логической взаимосвязи между ними. С ее помощью отображают два состояния процессов: как есть — текущая деятельность организации, и как должно быть
— ее будущее состояние после внесения изменений или улучшений.
Системное моделирование бизнес-процессов может быть выражено в виде блок-схем, диаграмм, таблиц, сценариев и т.д. Способы, выбранные для наглядного отображения элементов, называются методами моделирования.
Зачем моделировать бизнес-процессы
К чему приводит отсутствие формализованных бизнес-процессов?
-
Нет распределения полномочий и зон ответственности — возникающие проблемы некому решать.
-
Нет точной и актуальной информации — руководство не может быстро получить данные о текущей деятельности и ее результатах, которые необходимы для управления бизнесом.
-
Нормативные документы неактуальны и противоречивы, работа и взаимодействие сотрудников и подразделений не регламентированы — их функции могут дублироваться, тратится много времени на выяснение рабочих моментов.
-
Эффективность работы подразделений неравномерна — есть лидеры и аутсайдеры, возможно взаимное недовольство между производством и вспомогательными службами.
-
Избыточная цепочка согласований, долгий цикл принятия и исполнения решений — растут непроизводственные затраты, падает исполнительская дисциплина, контроль исполнения решений неэффективен.
-
Плохо работает документооборот — нужные документы сложно найти, нередки потери.
-
Возникает избыток товарных запасов из-за недостаточного планирования.
-
Нарушаются сроки и бюджеты выполнения работ и заказов из-за отсутствия адекватной оценки и контроля.
-
Не ведется контроль удовлетворенности клиентов — пробелы в этом направлении не выявляются и не устраняются.
-
Деятельность предприятия не прозрачна для инвесторов — снижается доверие.
В конечном итоге внутреннее развитие компании не успевает за ростом бизнеса и рыночными изменениями, возникают «болезни роста», процессы становятся все более хаотичными. Если же показатели деятельности перестают устраивать
руководителей, нет возможности выявить проблемные точки и наиболее перспективные направления улучшений.
Наличие моделированных процессов позволяет изменить ситуацию, решив несколько задач:
-
нормирование бизнес-процессов. В большой организации разные команды могут выполнять один и тот же процесс по-разному. Создание оптимального дизайна задает единые правила и гарантирует, что каждый знает, как достичь лучшего
результата; -
гибкость процессов. Анализ бизнес-процессов способствует формированию культуры инноваций и изменений. Возможность настраивать бизнес-операции позволяет компании развиваться в условиях технологических изменений;
-
прозрачность. Все в организации будут знать, как выполняются процессы, это делает работу контролируемой;
-
повышение эффективности. Основная функция моделирования бизнес-процессов — найти способы улучшить выполнение процессов, что приведет к повышению эффективности, производительности, конкурентоспособности и, наконец, прибыли.
Виды и принципы моделирования бизнес-процессов
Попытка учесть одновременно все возможные стороны процесса приведет к чрезмерному усложнению модели. Поэтому моделирование может иметь разную направленность в зависимости от поставленных целей. Основываясь на определенных
характеристиках, которые выбраны как предмет анализа, применяется один из видов моделирования.
Функциональное моделирование бизнес-процессов описывает их в виде функций, которые четко структурированы и взаимосвязаны между собой.
Объектное моделирование: бизнес-процессы отображаются как набор объектов, взаимодействующих между собой. Такими объектами могут быть работники, средства производства, элементы информации и т.д.
Имитационное моделирование — в этом случае процессы представляют через примеры их поведения в разных условиях, анализируя свойства в динамике.
Такое разделение упрощает работу, позволяя сфокусироваться на определенных свойствах процесса. При этом разные модели могут быть применены для одного и того же процесса.
Чтобы получить адекватные модели, необходимо придерживаться основных принципов моделирования бизнес-процессов:
-
Ориентация на эталонные и референтные модели как базу для описания бизнес-процессов.
-
Моделирование «сверху вниз» — в каждой предметной области первыми создаются модели верхнего уровня: для основных процессов, процессов управления, развития, обеспечивающих процессов.
-
Разумная достаточность — уровень детализации, количество моделей и описанных в них типов объектов и связей необходимо соотносить с поставленной задачей.
-
Сфокусированность — необходимо включить в описание процесса его ключевые параметры, отвлекаясь от несущественных деталей.
-
Соизмеримость процессов по сложности (составу) и по значимости.
-
Целостность описания процесса: задание его названия, последовательности функций, участников процесса, используемых ресурсов.
-
Множественность — модель должна отображать свойства объекта, которые влияют на желаемые показатели. При этом для полного представления объекта нужно несколько моделей, которые отображают процесс с разных сторон.
Кроме того, одним из главных принципов можно назвать учет целей проекта — создавая модели, необходимо учитывать, как они будут применяться.
Стадии моделирования бизнес-процессов
Работа над проектом включает несколько этапов моделирования бизнес-процессов организации, которые выполняются последовательно.
-
Создание модели «как есть» — выявление границ и основных компонентов процесса, сбор информации о том, как он работает. Такая исходная модель становится отправной точкой будущих улучшений.
-
Анализ данных — поиск ошибок, ограничений, дублирующихся операций, взаимосвязей. Это позволяет уточнить модель «как есть» и наметить потребности в изменениях.
-
Построение модели «как должно быть» — формулирование состояния процесса, к которому необходимо стремиться. Эта модель отображает будущий процесс после проведения улучшений.
-
Тестирование построенной модели — внедрение ее в деятельность компании, оценка результатов, внесение изменений.
-
Улучшение построенной модели — в процессе использования модель необходимо продолжать анализировать и совершенствовать.
Последний этап по сути не оканчивается — созданная модель будет постоянно дорабатываться с учетом внутренних и внешних изменений.
Методология и инструментарий моделирования бизнес-процессов
Существующие методы моделирования бизнес-процессов позволяют сконцентрироваться на определенных аспектах, определить свойства и связи компонентов и представить их как графическими, так и текстовыми средствами.
Количество методов достаточно велико. В числе основных можно назвать следующие.
-
IDEF — класс методов (IDEF0, IDEF1 и т.д.), основанных на методологии SADT. Модель позволяет описывать в виде графических схем разные стороны процессов. Так, IDEF0 создает модель функций процесса, а IDEF3 —
поведенческую модель. -
VAD — нотация дает общий взгляд на бизнес-процессы, которые непосредственно участвуют в создании ценности, т.е. продукта или услуги.
-
EPC — нотация позволяет создать диаграмму процессов нижнего уровня, в которой для всех событий и функций определены участники, материальные и информационные потоки, стартовые и финишные точки.
-
BPMN — нотация, которая моделирует шаги запланированного бизнес-процесса от начала до завершения. Наглядная блок-схема отображает полную последовательность операций и информационных потоков.
-
Data Flow Diagram отображает передачу информации (не материалов) между операциями в рамках процесса. С помощью DFD можно разбить процесс на более мелкие подпроцессы, поэтому его применяют для структурного анализа.
-
Role Activity Diagram используют для моделирования процесса как совокупности ролей, имеющих определенные функции, и их взаимодействия.
-
Flow Chart Diagram строится с помощью набора символов, которые обозначают элементы процесса: процедуры, инструменты, данные и т.д. Метод отличается гибкостью, позволяя представить процесс как логическую последовательность
действий множеством способов. -
Сети Петри позволяют отобразить динамическое изменение процессов. Модель представляет собой граф, вершины которого — это действия процесса, а дуги — события, определяющие изменение состояния процесса.
Существует ряд программных продуктов, которые могут быть использованы в качестве инструментов моделирования бизнес-процессов с применением описанных методов: ARIS, Business Studio, MS Visio, Bizagi Process Modeler и др.
Моделирование бизнес-процессов: проект из практики
Результаты бизнес-моделирования
В процессе моделирования необходимо рассматривать компанию как систему взаимосвязанных и взаимодействующих процессов. Для этого важно уметь анализировать схемы и работать по ним. Главная цель — не нарисовать схему, а правильно ее
выстроить, создав условия для взаимодействия между структурами и подготовив фундамент для дальнейшего анализа.
Поверхностный и несистемный подход к моделированию бизнес-процессов зачастую приводит к тому, что моделирование не приносит ожидаемых результатов, а сами изменения непонятны ни руководству, ни сотрудникам. В конечном итоге попытка
внедрения оканчивается неудачей и систему моделирования бизнес-процессов забрасывают. Чтобы избежать такого исхода проекта, имеет смысл обратиться к помощи профессиональных консультантов.
Моделирование способно принести компании видимые преимущества:
-
за счет создания единой картины процессов повышается управляемость и контролируемость на всех уровнях;
-
уменьшаются сроки выполнения операций, снижаются расходы без потери качества;
-
формируется четкое понимание потребности в персонале, процесс найма становится более простым и эффективным;
-
благодаря системному подходу предприятие получает и использует возможности для роста, в том числе за счет эффективной работы филиалов;
-
улучшаются финансовые показатели.
Моделирование и анализ бизнес-процессов предприятия — действенный инструмент для оптимизации деятельности, повышения прибыли и успешного развития. Но все эти цели будут достигнуты при условии грамотного описания и
последовательного внедрения.
Моделирование бизнес-процессов — это эффективный инструмент выявления слабых мест в работе предприятия и их устранения. В ходе построения модели деятельность раскладывается на отдельные операции, что позволяет увидеть, как система поведет себя на разных этапах.
!!! Полезный материал! Статьи “Как внедрить бизнес-процессы за 2 дня”. Скачать >
Суть моделирования бизнес-процессов
Бизнес процессы (БП) — это постоянно повторяемые операции или действия, совершая которые можно получить из ресурсов в начале работы конечный продукт в конце. Эффективная работа предполагает в первую очередь исключение лишних, ненужных, необязательных действий.
Моделирование бизнес-процессов — это подробное описание деятельности компании.
В графическом виде модель может быть реализована в форме перечня отдельных бизнес-операций и схемы связей между ними. Наглядность имеет большое значение. График или таблица хорошо демонстрируют взаимозависимости между базовыми элементами в существующих или планируемых условиях. А потому упрощают процесс выявления лишних этапов и неэффективных связей. На схеме сразу видны ненужные (необязательные) согласования и дублирующиеся функции.
Цели
Основной целью моделирования всегда является повышение эффективности деятельности компании: рост рентабельности, прибыли и других показателей. Промежуточными целями выступают:
- установление взаимосвязей между процессами;
- разработка норм и правил выполнения отдельных операций для достижения требуемой результативности;
- оптимизация структуры управления.
- Основные этапы в развитии моделирования бизнес-процессов
Условно, моделирование всех бизнес-процессов можно подразделить на 3 основных этапа:
Первый начался в 20 году прошлого века с выходом в свет “Принципов научного управления” американского инженера Ф. Тейлора. Внедряется SADT – методология структурного анализа, объединяющая процесс моделирования с управлением конфигурацией проекта. Появляются наглядные блок-схемы и сети Петри. В 80-х гг. предпринимаются первые попытки автоматизации. Однако используемые методики несовершенны, так как допускают варианты интерпретации.
В 1990 М. Хаммер и Д. Чампи выпускают “Реинжиниринг корпорации: манифест революции в бизнесе”, которая до сих пор изучается во всех ведущих бизнес-школах мира. Рождается новый подход к моделированию. С этого момента строится две модели: одна описывает существующие процессы, вторая — оптимальные (как должно быть). Продолжаются работы по автоматизации. Основная задача — моделирование нестандартных бизнес-процессов, для чего требуется привлекать программистов и вкладывать средства. Если хотите подробнее узнать о реинжиниринге – читайте эту статью.
2000 гг. ознаменовались появлением работы Г. Смита и П. Фингара “Управление бизнес-процессами: третья волна”. Новый подход предполагает разработку инструментов, которые дадут возможность менеджерам предприятий не только вносить корректировки в схемы бизнес-процессов, но и самим их создавать.
Работа по усовершенствованию способов моделирования бизнес-процессов продолжается. Специалисты отмечают тенденцию к упорядочиванию и стандартизации.
Этапы моделирования бизнес-процессов
Работа по моделированию бизнес-процессов включает в себя 5 этапов:
- Построение базовой модели бизнес-процессов. На этом этапе описываются основные компоненты существующей системы.
- Анализ – изучение процессов и взаимосвязей между ними.
- Разработка оптимальной модели бизнес-процессов. Строится плановая модель организации работы, которая позволит повысить эффективность бизнеса.
- Отработка предложенной модели на практике. Выполняется тестирование с целью выявления слабых мест.
- Доработка модели, если в этом есть необходимость.
!!! Полезный материал! Статьи “Как внедрить бизнес-процессы за 2 дня”. Скачать >
На этом основная работа завершена. Однако дальнейшая деятельность не должна строиться исключительно на созданном шаблоне. Усовершенствование разработанной оптимальной модели бизнес-процессов следует производить перманентно. В противном случае она быстро утратит актуальность и перестанет соответствовать текущим условиям.
Виды
Поскольку анализ схем, состоящих из большого числа элементов, затруднен, принято строить несколько моделей по видам:
- Функциональное моделирование – описывает взаимосвязанные функции.
- Объектное – описывает взаимосвязи и взаимозависимости между собой объектов (персонала, ресурсов и других компонентов).
- Имитационное – описывает варианты развития бизнес-процессов компании в различных условиях.
Принципы моделирования бизнес-процессов
Основных принципов пять:
Принцип осуществимости. Построенная оптимальная модель должна быть пригодной для реализации на практике и способствовать достижению заданных целей. Цели и конкретные показатели должны быть определены заранее.
Информационной достаточности. Моделирование реальных бизнес-процессов компании должно базироваться на реальных данных. Эффективность работы зависит от точности и полноты исходной информации.
Множественности. Для достижения требуемых показателей, необходимо разработать несколько моделей, чтобы описать бизнес-процессы в разных плоскостях (с разных сторон). Только всесторонний охват может привести к желаемому результату с минимальным количеством ошибок.
Агрегирования. Наиболее эффективно строить сложные модели из простых элементов, которые также можно назвать подсистемами. Правильно подобранные блоки позволяют вносить изменения в систему, не переписывая всю модель в связи с изменением данных.
Отделения. Для проведения качественного анализа не обязательно описывать все бизнес-процессы компании. Наиболее простые, структура которых не вызывает вопросов, можно пропустить. Однако данные блоки все же включаются в модель с описанием входящих и исходящих потоков.
Могут иметь значение и другие принципы: сфокусированности (задается фокус на актуальных на данный момент аспектах работы), декомпозиции (отображения процесса как перечня иерархических элементов) и пр.
!!! Полезный материал! Статьи “Как внедрить бизнес-процессы за 2 дня”. Скачать >
Методы моделирования
Методов построения моделей довольно много, среди них:
IDEF — построенная на основе методологии SADT модель состоит из графических схем, облегчающих анализ системы.
DFD — используется при проектировании информационных систем. Показывает взаимосвязи между элементами, процесс передачи данных. Удобна для выявления причин изменени.
Flow Chart Diagram — метод моделирования бизнес-процессов посредством символов. Отличается гибкостью.
Сети Петри – показывают динамику изменения процессов.
Инструменты
- AllFusion Process Modeler. Позволяет строить модели и производить анализ с использованием стандартных инструментов IDEF0, DFD и пр.
- ELMA BPM. Позволяет отслеживать выполнение процессов в реальном времени. Для построения моделей используется нотация BPMN 2.0.
- Draw io. Сервис позволяет строить огромное количество диаграмм и имеет большой набор элементов. Возможно связывать модели через гиперссылки. Кроме того, можно к элементам присоединять файлы из облачных хранилищ данных.
Вышеперечисленные программы подходят как для новичков, так и для требовательных пользователей. Позволяют проводить оптимизацию бизнес-процессов и контролировать исполнение. Подходят для управления проектами и контроля их выполнения в удаленном режиме. Для создания модели используются диаграммы и нотации (специальные знаки графического моделирования).
Специфика применения моделирования бизнес-процессов на практике
Использование моделирования реальных бизнес-процессов на практике чаще всего производится несистемно. Нередко работу начинают, добиваются первых успехов, но как только показатели падают, о системе забывают. Непоследовательность чаще всего объясняется непониманием поставленных целей. Проблема не будет возникать, если планируемые изменения понятны, их реализация не идет в разрез с существующей системой управления, а соответствует долгосрочным целям компании. Появление у менеджмента предприятия самостоятельно определять цели и проводить моделирование повысит заинтересованность и, как следствие, эффективность многократно.
Значение моделирования бизнес-процессов для предприятий
Если работа проведена правильно, на выходе компания получит:
- Повышение управляемости и качества контроля работы и отдельных ее этапов, благодаря хорошему обзору и пониманию всех бизнес-процессов компании.
- Понимание, в каких сотрудниках и ресурсах нуждается предприятие, что позволяет повысить эффективность кадрового отбора.
- Рост финансовых показателей.
- Упрощается процесс расширения компании за счет применения работающей системы бизнес-процессов в новых филиалах.
Как видим, правильное и осознанное моделирование бизнес-процессов только упрощает работу руководства и персонала компании.
!!! Полезный материал! Статьи “Как внедрить бизнес-процессы за 2 дня”. Скачать >
Автор: Марина Ступакова, эксперт компании iTeam
Грамотное моделирование бизнес-процессов позволяет оптимизировать работу компании. Когда её деятельность раскладывается на элементы, состоящие из последовательностей деловых операций, проще увидеть ошибки, которые допускаются, спрогнозировать риски, появляющиеся на разных этапах.
Основные понятия
Чтобы разобраться в моделировании бизнес-процессов, нужно в первую очередь определить, что является бизнес-процессом (БП). В менеджменте это логическая последовательность регулярно повторяющихся действий, благодаря которым удаётся из ресурсов на входе получить конечный продукт на выходе. Задача любой компании, которая хочет оптимизировать свою работу, — выстроить действительно эффективные БП, те, что включают только необходимые операции.
У термина «моделирование» 2 значения: процесс формирования модели бизнес-процессов с применением методологии, если модель готова — процесс её исследования.
Сама модель БП — это описание, отражающее действительную или предполагаемую деятельность организации. Иногда говорят о графической модели бизнес-процесса — это схема процесса, отображающая все операции, переходы между ними. Соответственно, содержательная модель бизнес-процесса — это структура со свойствами элементов, связями.
Описывая основные понятия моделирования бизнес-процессов, стоит отметить также:
- метод, методологию моделирования — способ наглядно показать базовые элементы процесса и их связи через графику, текст;
- модель, блок-схема бизнес-процесса — его описание (в виде текста, символов, таблицы), которое отражает действительную или предполагаемую деятельность компании через функции, механизмы контроля, ресурсы и т. д.
Цели моделирования бизнес-процессов
Главная цель — через моделирование улучшить показатели компании, помочь ей достичь успеха. Если чётко описать все действия, сохранить хронологию документооборота, можно систематизировать информацию об организации и операциях, которые в ней протекают, чтобы потом отобразить всё в графическом виде. Взгляд на графики со стороны позволяет увидеть все ошибки и продумать, как их избежать.
Другие цели:
- нормировать процессы (если соблюдать правила их выполнения, можно добиться желаемой результативности);
- установить взаимосвязи между процессами (чтобы убедиться в правильности процедуры).
Развитие моделирования бизнес-процессов
Условно выделяется 3 «волны» в развитии моделирования БП.
- 1920-е — 1980-е гг.
Когда вышла книга Ф. Тейлора «Принципы научного управления», заинтересовались описанием и разработкой бизнес-процессов. Само описание выполняется в виде текста, таблички. При этом активно используются методологии (SADT), сети Петри, блок-схемы. К слову, последние дают возможность чётко отобразить операции, но их нотация не даёт формализованного описания конкретных моментов процесса, например, не получается указать тех, кто выполняет бизнес-функции.
В 1980-х гг. пытаются автоматизировать БП, и только спустя 10 лет появляется отдельное направление — бизнес-моделирование. Большая часть методологий, которые использовались до этого момента, неполны, могут быть неправильно интерпретированы. В то же время их можно было использовать для обсуждения БП с руководством, ради чего они и создавались.
- 1990-е гг.
Вышла книга «Реинжиниринг корпорации: манифест революции в бизнесе» М. Хаммера и Д. Чампи. Под реинжинирингом понималось создание двух моделей БП: «как есть» и «как должно быть». Последняя и внедрялась.
Также на этом этапе продолжился процесс автоматизации, появились системы управления потоками работ. В них предусматривалась среда разработчика, чтобы моделировать нестандартные БП, правда, для этого нужна была и помощь программистов. Это влекло за собой временные и денежные затраты, поэтому вскоре началась разработка методологий третьего этапа.
- 2000-е гг.
Вышла книга «Управление бизнес-процессами: третья волна» Г. Смита и П. Фингара. К бизнес-процессам подошли по-другому: позаботились о том, чтобы их можно было корректировать при необходимости самостоятельно. Также инструменты этого этапа сводятся к тому, чтобы сами руководители и специалисты организации могли осуществлять моделирование бизнес-процессов для эффективного управления компанией и их внедрения.
На этом этапе также совершенствуются способы моделирования, наблюдается стремление к стандартизации.
Стадии моделирования бизнес-процессов
Поскольку цель моделирования — улучшить показатели через БП, то охватывается не только проектный этап работы, но и работа по внедрению.
Основные стадии:
- построение модели «как есть» (для этого выявляют границы БП, базовые компоненты, делают описание, чтобы понять, как всё работает в настоящий момент);
- анализ данных;
- формирование модели «как должно быть»: (на основе анализа продумывается состояние процесса, к которому нужно стремиться);
- тестирование новой модели;
- усовершенствование (при необходимости вносятся изменения).
Причём моделирование бизнес-процессов не должно заканчиваться последним этапом. Чтобы преуспеть, нужно регулярно пересматривать разработанную модель и дорабатывать её, чтобы она учитывала изменения, соответствовала всем требованиям.
Виды моделирования бизнес-процессов
Исходя из трудностей, которые нужно решить через моделирование, его разделяют по видам. Если не разделять, модель окажется слишком сложной из-за наличия массы компонентов.
Виды:
- функциональное моделирование бизнес-процессов (описание в виде взаимосвязанных функций);
- объектное (в качестве набора объектов, которые взаимодействуют между собой, объектами могут выступать сотрудники, техсредства, информационные компоненты);
- имитационное (подразумевает описание через примеры развития БП в разных условиях, анализ в динамике).
Принципы моделирования бизнес-процессов
- Принцип осуществимости: модель должна способствовать достижению целей. Поэтому предварительно важно обозначить цели и желаемые показатели.
- Информационной достаточности: без точных данных создание модели, как и проектирование бизнес-процессов, невозможно.
- Множественности модели: разрабатываемая модель должна отображать качества объекта, влияющие на нужные, желаемые показатели. Следовательно, чтобы полностью изучить какой-то объект, нужно создать ряд моделей, каждая из которых будет отображать процесс с разных сторон.
- Агрегирования: чаще всего сложную систему можно изобразить как совокупность агрегатов (подсистем). При этом грамотно составленные блоки нижнего уровня позволяют при необходимости изменять всю модель с учётом требований.
- Отделения: в области, которая анализируется, обычно есть ряд отдельных компонентов, структура которых и так понятна. В этом случае ставится условно пустой блок, для которого прописываются лишь важные входные и выходные потоки.
Могут выделяться и другие принципы — сфокусированности (необходимо учитывать только важные моменты, а для каждой модели они свои), декомпозиции. Последний указывает на то, что любой процесс можно отобразить как ряд иерархически выстроенных компонентов.
Методы моделирования бизнес-процессов
Их много, и они могут иметь графические или текстовые средства, чтобы отобразить базовые компоненты процесса, указать связи между ними.
Основные методы:
- IDEF — объединяет несколько методов (IDEF0, IDEF1 и др.). В их основе методология SADT. Модель содержит графические схемы. Те составляются по определённым правилам, благодаря которым можно быстро вникнуть в суть.
- DFD — разработана для проектирования информационных систем. Отображает, как передаются данные между операциями, описывает их взаимосвязь. То есть с помощью DFD можно разбивать процесс на более мелкие процессы. При этом готовая диаграмма будет изображать потоки информации — входы, выходы, причины изменений и т. д.
- Flow Chart Diagram — метод, предполагающий использование символов. Ими обозначаются не только операции, но и данные, оборудование. Метод довольно гибкий, процесс можно отображать разными способами.
Наконец, сети Петри — модель изображается в виде графа. Метод позволяет моделировать изменение процессов в динамике.
Инструменты бизнес-моделирования
Профессиональные программные продукты, которые используются для БМ:
- ARIS — подойдёт продвинутым и начинающим пользователям. Включает также средства оценки и оптимизации стоимости БП, инструменты для внедрения ERP-систем, для контроля выполнения.
- ELMA — система, базирующаяся на создании модели через наглядные диаграммы, нотации BPMN. К слову, нотацией называют набор знаков для графического моделирования бизнес-процессов. ELMA содержит модуль управления проектами, удобную систему контроля, которая применима и для сотрудников филиалов удалённо, хорошо налажен электронный документооборот.
- AllFusion Process Modeler — система, с помощью которой можно делать описание, анализ, моделирование. Включает стандартные методологии: IDEF0, DFD и др.
Бизнес-моделирование: особенности практического применения
В основе БМ должны лежать бизнес-процессы, так как на системе управления ими выстраивается огромное количество других систем управления. Многие компании пытаются внедрять бизнес-процессы, совершенствовать их, и, даже если изначально это удаётся, наблюдается рост показателей, потом те падают, и о системе забывают.
Однако на самом деле проблема не в ней, а в несистемности и непродуманности действий по внедрению и улучшению. К тому же добиться успеха можно, только если предполагаемые изменения понятны и руководству, и подчинённым, а также направлены на долгосрочный результат и учитывают особенности менеджмента отечественных предприятий.
Значение бизнес-моделирования
При правильном описании и внедрении БП, организация получает массу преимуществ:
- улучшается управляемость и контролируемость на всех уровнях благодаря получению общей картины деятельности;
- сокращается время на выполнение операций, уменьшаются затраты без потери качества;
- компания развивается благодаря системному подходу к решению важных вопросов;
- появляется понимание, в каких сотрудниках нуждается организация, упрощается процесс подбора персонала;
- растут финансовые показатели;
- появляется возможность расширить бизнес за счёт создания дополнительных филиалов с работающей системой бизнес-процессов.
Выводы
Моделирование бизнес-процессов существенно упрощает жизнь владельцу и руководителю компании. Главное — правильно определить бизнес-процессы, описать их и внедрить с учётом всех изменений. Тогда успех не заставит себя долго ждать.
Введение
Моделирование бизнес-процесса — процесс отражения субъективного видения потока работ в виде формальной модели, состоящей из взаимосвязанных операций.
Целью моделирования является систематизация знаний о компании и ее бизнес-процессах в наглядной графической форме более удобной для аналитической обработки полученной информации.
В настоящее время на рынке компьютерных технологий представлены несколько специальных программ, позволяющих обследовать предприятие и построить модель. Выбор методологии и инструментов, с помощью которых проводится моделирование бизнес-процессов, основополагающего значения не имеет. Существуют стандартизированные, опробованные временем методологии и инструментальные средства, с помощью которых можно обследовать предприятие и построить его модель. Ключевое их преимущество — простота и доступность к овладению.
Основу многих современных методологий моделирования бизнес-
процессов составила методология SADT. В настоящее время наиболее широко используемая методология описания бизнес-процессов – стандарт США IDEF.
Главное достоинство идеи анализа бизнес-процессов предприятия посредством создания его модели — ее универсальность. Во-первых,
моделирование бизнес-процессов это ответ практически на все вопросы,
касающиеся совершенствования деятельности предприятия и повышения его конкурентоспособности. Во-вторых, руководитель или руководство предприятия, внедрившие у себя конкретную методологию, будет иметь информацию, которая позволит самостоятельно совершенствовать свое предприятие и прогнозировать его будущее.
2
1 Сущность и значение моделирования бизнес-процессов
Моделирование бизнес-процессов позволяет проанализировать не только, как работает предприятие в целом, как оно взаимодействует с внешними организациями, заказчиками и поставщиками, но и как организована деятельность на каждом отдельно взятом рабочем месте.
Существует несколько подходов к определению понятия
«моделирование бизнес-процессов»:
1)моделирование бизнес-процессов — это описание бизнес-
процессов предприятия позволяющее руководителю знать, как работают рядовые сотрудники, а рядовым сотрудникам — как работают их коллеги и на какой конечный результат направлена вся их деятельность [3];
2)моделирование бизнес-процессов — это эффективное средство поиска возможностей улучшения деятельности предприятия;
3)моделирование бизнес-процессов — это средство позволяющее предвидеть и минимизировать риски, возникающие на различных этапах реорганизации деятельности предприятия;
4)моделирование бизнес-процессов — это метод, позволяющий дать оценку текущей деятельности предприятия по отношению к требованиям,
предъявляемым к его функционированию, управлению, эффективности,
конечным результатам деятельности и степени удовлетворенности клиента
[3];
5)моделирование бизнес-процессов — это метод, позволяющий дать стоимостную оценку каждому процессу, взятому в отдельности, и всем бизнес-процессам на предприятии, взятым в совокупности;
6)моделирование бизнес-процессов — это всегда верный способ выявления текущих проблем на предприятии и предвидения будущих.
Современные предприятия вынуждены постоянно заниматься улучшением своей деятельности. Это требует разработки новых технологий и приемов ведения бизнеса, повышения качества конечных результатов
3
деятельности и, конечно, внедрения новых, более эффективных методов управления и организации деятельности предприятий.
Бизнес-процесс – это логичный, последовательный, взаимосвязанный набор мероприятий, который потребляет ресурсы производителя, создает ценность и выдает результат потребителю. Среди основных причин,
побуждающих организацию оптимизировать бизнес-процессы, можно выделить необходимость снижения затрат или длительности производственного цикла, требования, предъявляемые потребителями и государством, внедрение программ управления качеством, слияние компаний, внутриорганизационные противоречия и др. [2].
Моделирование бизнес-процессов – это эффективное средство поиска путей оптимизации деятельности компании, средство прогнозирования и минимизации рисков, возникающих на различных этапах реорганизации предприятия. Этот метод позволяет дать стоимостную оценку каждому отдельному процессу и всем бизнес-процессам организации в совокупности.
Решения по моделированию бизнес-процессов обычно принимается по причинам, представленным на рисунке 1.
Рисунок 1 — Причины, по которым принимается решение по моделированию бизнес-процессов
4
Моделирование бизнес-процессов затрагивает многие аспекты
деятельности компании:
изменение организационной структуры;
оптимизацию функций подразделений и сотрудников;
перераспределение прав и обязанностей руководителей;
изменение внутренних нормативных документов и технологии проведения операций;
новые требования к автоматизации выполняемых процессов и т.
д.
Целью моделирования является систематизация знаний о компании и ее бизнес-процессах в наглядной графической форме более удобной для аналитической обработки полученной информации. Модель должна отражать структуру бизнес-процессов организации, детали их выполнения и последовательность документооборота.
Моделирование бизнес-процессов организации включает два этапа структурное и детальное.
Структурное моделирование бизнес-процессов организации может выполняться в нотации IDEF0 с использованием инструментария BPwin или на языке UML с использованием инструментария Rational Rose. Детальное моделирование выполняется на языке UML.
На этапе структурного моделирования в модели должны быть отражены:
1)существующая организационная структура;
2)документы и иные сущности, используемые при исполнении моделируемых бизнес-процессов и необходимые для моделирования документооборота, с описаниями их основного смысла;
3)структуру бизнес-процессов, отражающую их иерархию от более общих групп к частным бизнес-процессам;
5
4)диаграммы взаимодействия для конечных бизнес-процессов,
отражающие последовательность создания и перемещения документов
(данных, материалов, ресурсов и т.п.) между действующими лицами.
Подготовленная модель должна быть согласованна архитекторами и ведущими программистами, подтверждая, что структура бизнес-процессов понятна.
Детальное моделирование бизнес-процессов выполняется в той же модели и должно отражать требуемую детализацию и должна обеспечить однозначное представление о деятельности организации.
Детальная модель бизнес-процесса должна включать:
1)набор прецедентов отражающих возможные варианты выполнения бизнес-процессов «как есть»;
2)диаграммы действий, детально описывающие последовательность выполнения бизнес-процессов;
3)диаграммы взаимодействия, отражающие схемы документооборота.
Модели должны быть согласованы с ведущими специалистами организации, обладающими необходимыми знаниями.
В случае если после построения моделей согласование не было достигнуто – в модель должны быть внесены необходимые уточнения и коррективы. Процесс итерации (согласование, внесение корректив и уточнений) должен повторяться до момента полного подтверждения, что модель понятна и однозначно представляет детали бизнес-процессов.
2 Методика проведения моделирования бизнес-процессов
Под методологией (нотацией) создания модели (описания) бизнес-
процесса понимается совокупность способов, при помощи которых объекты реального мира и связи между ними представляются в виде модели. Любая методология (методика) включает три основные составляющие:
6
– теоретическая база;
–описание шагов, необходимых для получения заданного результата;
–рекомендации по использованию как отдельно, так и в составе группы методик [2].
Моделирование бизнес-процессов можно выполнять с применением различных подходов, методологий, нотаций и инструментальных средств — в зависимости от требований к модели в каждом конкретном случае. Чем определяются эти требования? Во многом — процессом создания системы автоматизации в целом, в рамках которого проводится моделирование предметной области. Этот процесс определяет, каким образом будет строиться, уточняться и использоваться модель.
Как правило, система создается коллективом людей. Эти люди имеют различные специальности, опыт, привычки, образование, предпочтения и личные качества. Модель бизнес-процессов строится для того, чтобы эти люди могли эффективно обмениваться знаниями и совместно принимать решения по ходу создания системы. Модель является языком общения между сторонами, участвующими в создании системы автоматизации, —
заказчиками, экспертами, архитекторами и т. д. Она должна быть организована таким образом, чтобы каждая сторона, воспринимающая моделируемую систему с собственной точки зрения, могла эффективно вносить свой вклад в общее понимание предметной области.
Процесс создания автоматизированной системы часто оказывается итеративным, поэтому модель должна допускать последовательные уточнения. В идеале модель должна строиться таким образом, чтобы при ее детализации не изменялись ранее построенные более общие элементы модели, а только добавлялись бы новые [2].
Модель должна быть устойчива к изменениям предметной области. Это значит, что она должна быть организована таким образом, чтобы при изменениях предметной области изменялся только некоторый минимально необходимый набор элементов модели. Более того, модель сама должна быть
7
инструментом реорганизации бизнес-процессов в рамках создания системы автоматизации.
Необходимо учитывать важные характеристики моделирования бизнес-
процессов. В частности, к преимуществам моделирования бизнес-процессов относят: повышение качества и скорости производства продукции с одновременным снижением издержек; рост профессионализма сотрудников;
повышение конкурентоспособности компании. Недостатки, в свою очередь:
усиление эксплуатации сотрудников и связанные с этим проблемы социально-психологического характера; необходимость проведения целенаправленной работы по изменению корпоративной культуры.
3 История развития методологий моделирования бизнес-процессов
Основу многих современных методологий моделирования бизнес-
процессов составила методология SADT (Structured Analysis and Design Technique – метод структурного анализа и проектирования) и
алгоритмические языки, применяемые для разработки программного обеспечения.
В сжатом виде история развития методологий моделирования бизнес-
процессов представлена на рисунке 2. Для наглядности параллельно приведена история развития подходов к управлению качеством [2].
8
Рисунок 2 — История развития методологий моделирования бизнес-
процессов
В настоящее время для описания, моделирования и анализа бизнес-
процессов используются несколько типов методологий. К числу наиболее распространенных типов относятся следующие методологии:
моделирования бизнес-процессов (Business Process Modeling);
описания потоков работ (Work Flow Modeling);
описания потоков данных (Data Flow Modeling).
Методологии моделирования бизнес-процессов (Business Process Modeling). Наиболее широко используемая методология описания бизнес-
процессов – стандарт США IDEF0. С момента разработки стандарт не претерпел существенных изменений. В настоящее время развитие методологии IDEF0 сопряжено с совершенствованием поддерживающих ее инструментов – программных продуктов для моделирования бизнес-
процессов (например, BPWin 4.0, ProCap, IDEF0/EM Tool и др.).
Методология IDEF0 предоставляет аналитику широкие возможности для описания бизнеса организации на верхнем уровне с акцентом на управление процессами. Нотация позволяет отражать в модели процесса обратные связи
9
различного типа – по информации, управлению, движению материальных ресурсов [2].
С помощью методологии семейства IDEF можно эффективно отображать и анализировать модели деятельности широкого спектра сложных систем в различных разрезах. При этом широта и глубина обследования процессов в системе определяется самим разработчиком, что позволяет не перегружать создаваемую модель излишними данными. В
настоящий момент к семейству IDEF можно отнести следующие стандарты:
IDEF0 — методология функционального моделирования. С помощью наглядного графического языка IDEF0, изучаемая система предстает перед разработчиками и аналитиками в виде набора взаимосвязанных функций. Как правило, моделирование средствами IDEF0 является первым этапом изучения любой системы;
IDEF1 – методология моделирования информационных потоков внутри системы, позволяющая отображать и анализировать их структуру и взаимосвязи;
IDEF1X (IDEF1 Extended) – методология построения реляционных структур. IDEF1X относится к типу методологий ―Сущность-взаимосвязь‖
(ER – Entity-Relationship) и, как правило, используется для моделирования реляционных баз данных;
IDEF2 – методология динамического моделирования развития систем.
В связи с весьма серьезными сложностями анализа динамических систем от этого стандарта практически отказались, и его развитие приостановилось на самом начальном этапе;
IDEF3 – методология документирования процессов, происходящих в системе, которая используется, например, при исследовании технологических процессов на предприятиях. С помощью IDEF3
описываются сценарий и последовательность операций для каждого процесса. IDEF3 имеет прямую взаимосвязь с методологией IDEF0 – каждая
10
функция может быть представлена в виде отдельного процесса средствами
IDEF3;
IDEF4 – методология построения объектно-ориентированных систем.
Средства IDEF4 позволяют наглядно отображать структуру объектов и заложенные принципы их взаимодействия, тем самым позволяя анализировать и оптимизировать сложные объектно-ориентированные системы;
IDEF5 – методология исследования сложных систем [2].
Система ARIS представляет собой комплекс средств анализа и моделирования деятельности предприятия. Ее методическую основу составляет совокупность различных методов моделирования, отражающих разные взгляды на исследуемую систему. Одна и та же модель может разрабатываться с использованием нескольких методов, что позволяет использовать ARIS специалистам с различными теоретическими знаниями и настраивать его на работу с системами, имеющими свою специфику [1].
ARIS поддерживает четыре типа моделей, отражающих различные аспекты исследуемой системы:
организационные модели, представляющие структуру системы —
иерархию организационных подразделений, должностей и конкретных лиц,
связи между ними, а также территориальную привязку структурных подразделений;
функциональные модели, содержащие иерархию целей, стоящих перед аппаратом управления, с совокупностью деревьев функций,
необходимых для достижения поставленных целей;
информационные модели, отражающие структуру информации,
необходимой для реализации всей совокупности функций системы;
модели управления, представляющие комплексный взгляд на
реализацию бизнес-процессов в рамках системы.
11
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
Что делает портной прежде, чем сшить платье? Правильно, выкройку! А что происходит прежде, чем модная одежда окажется у нас в шкафу? Это длинный процесс, включающий, в числе прочего, показ моделей моды текущего сезона на подиумах.
Таким образом, модная коллекция прежде, чем стать массовой и принести прибыль, проходит этап моделирования, когда разработчики продумывают малейшие нюансы кроя, цвета, фурнитуры, сочетания аксессуаров. И только после того, как будущее платье будет визуализировано на бумаге и в раскрое, можно переходить к созданию модной коллекции одежды.
В идеале, такой путь должен проходить любой продукт, выводимый на рынок, а бизнес-процесс по его выпуску должен быть досконально продуман и распланирован. В крупных компаниях именно так и обстоит дело, и для этого придумано моделирование бизнес-процессов.
Как изобретать что-то новое, мы рассказываем на нашей программе «ТРИЗ на практике: творческий подход на работе и в жизни». Кое-что про методы моделирования бизнес процессов вы можете узнать и сами, а разбираться с любой новой информацией вы научитесь на программе «Лучшие техники самообразования».
Мы же сегодня вкратце расскажем о том, что такое система моделирования бизнес-процессов, зачем она нужна и как применяется. И начнем с небольшого исторического экскурса.
Моделирование бизнес-процессов: немного истории
Необходимость упорядочивания производственных и бизнес-процессов становилась очевидной по мере развития промышленности. Самые первые средства моделирования бизнес-процессов были нацелены на визуализацию всех составляющих производства, снабжения, сбыта и всего, чем занимается промышленное предприятие.
Пионером в этой области стал польский инженер Карол Адамецки (1866-1933). В 1896 году он презентовал диаграммы-гармонограммы (harmonogram, от слова «гармония»), наглядно представлявшие все, что происходило в текущий момент времени на предприятии.
Работа была представлена на русском и польском языках и не получила широкого распространения в научных и производственных кругах, хотя наработки были однозначно интересными [A. Kosieradzka, 2018]. Уже тогда, в 19 столетии, языком науки и бизнеса был английский. Поэтому для того, чтобы работа получила широкую известность, ее нужно было как минимум выпустить на английском.
Намного больший резонанс вызвала разработка британского инженера Генри Ганта (1861-1919). В 1910 году он представил ленточную диаграмму, позволяющую отслеживать состояние всех процессов на предприятии в любой момент времени [H. Gant, 1910]. Разработка получила название по имени своего изобретателя – диаграмма Ганта. С тех пор прошло больше ста лет, однако диаграмма Ганта по-прежнему актуальна и позволяет решать многие организационные задачи:
В 20-е годы прошлого столетия начали использовать математические модели моделирования бизнес-процессов. Так появилась блок-схема – графическая модель, представлявшая описанные формулами алгоритмы и процессы в виде различных геометрических фигур-блоков, которые были последовательно соединены в схему:
По мере усложнения производства усложнялось и моделирование бизнес процессов предприятия. Так, появившийся в 50-е годы метод PERT (Project Evaluation and Review Technique) позволял работать с большим количеством значений, в том числе неопределенных и изменяющихся на протяжении времени проекта.
Желающие вникнуть в математическую часть могут прочитать книгу «Сетевые методы планирования и их применение» [А. Кофман, Г. Дебазей, 1968]. Мы же ограничимся представлением общей схемы сетевой диаграммы PERT, где обозначения от A до F – различные операции, t – время этих операций, а кружочки с цифрами – промежуточные этапы.
Схематично это выглядит так:
Таких операций и промежуточных этапов может быть любое количество, и все они могут быть упорядочены с помощью метода PERT.
Собственно термин «моделирование бизнес-процессов» зародился в 1967 году. Впервые его употребил автор статьи, посвященной теме атомной энергетики [R. Walton, 1967].
С тех пор методология моделирования бизнес-процессов претерпела определенные изменения. В самом общем виде можно выделить два основных подхода, а именно функциональный и объектно-ориентированный [ПитерСофт, 2019]:
- Функциональный подход считает основой функцию или операцию, а сам бизнес-процесс представлен в виде последовательности функций.
- Объектно-ориентированный подход отображает взаимодействие объектов как производственных единиц без детализации операций, но с обязательным описанием условий и событий, от которых зависит бизнес-процесс.
Иногда в качестве отдельного подхода выделяют имитационный подход или имитационное моделирование [KPMS, 2019]. Он подразумевает моделирование поведения бизнес-процессов в различных условиях, с учетом разных внутренних и внешний воздействий с последующим анализом динамических характеристик процессов и распределения ресурсов. Можно сказать, что имитационное моделирование включает в себя элементы и функционального, и объектно-ориентированного подхода.
На сегодняшний день используются самые разные методы и нотации моделирования бизнес-процессов, что позволяет выбрать оптимальный для той или иной сферы деятельности.
Уточним, что нотация – это система графических элементов, символов и условных обозначений, используемых для описания процессов или систем. Вот наиболее популярные нотации, которые задействуются для проектирования бизнес-процессов:
- Нотация IDEF0.
- Нотация Basic Flowchart.
- Нотация Cross-Functional Flowchart.
- Нотация моделирования бизнес-процессов BPMN0 (Business Process Model and Notation).
- Нотация EPC (Event-Driven Process Chain).
Узнать подробнее можно из обзора «Нотации моделирования бизнес-процессов» [Business Studio, 2020]. В контексте нашей темы мы говорим об этом лишь для того, чтобы показать масштаб и многообразие разработок в данной области, что само по себе указывает на важность этой сферы. Почему эта сфера так важна? Давайте разбираться.
Цели моделирования бизнес процессов
Конечная цель моделирования бизнес-процессов, как и всего, что происходит в бизнесе, – это увеличение прибыли. Анализ и моделирование бизнес-процессов позволяют выявить ресурсы для уменьшения себестоимости продукции, увеличения емкости рынка, повышения ценности продукта для потребителей и прочих важных для достижения конечной цели аспектов [enterchain, 2020]. Каким образом?
Зачем моделировать бизнес-процессы:
- Сформировать «взгляд извне» и увидеть сильные и слабые стороны процесса.
- Регламентировать процесс, сформировать четкие правила, условия и нормы выполнения процесса.
- Установить взаимосвязь между процессами и требованиями, которым они должны соответствовать.
- Распределить зоны ответственности и полномочий между участниками процесса.
- Представить данные о процессах в удобном для восприятия формате.
- Оптимизировать цепочку согласования решений.
- Оптимизировать систему контроля за исполнением решений, качеством товара и/или услуги.
- Сбалансировать сырьевые и товарные запасы.
- Увидеть перспективную потребность в ресурсах (материальных, информационных, людских).
- Спрогнозировать бюджет проекта и минимизировать возможные отклонения от сметы.
- Повысить гибкость управления проектами.
- Обеспечить контроль удовлетворенности клиентов.
- Обеспечить прозрачность процессов для инвесторов.
Подробное описание, анализ и моделирование бизнес-процессов позволяют упорядочить и сбалансировать все происходящее в рамках производственного цикла, сбыта, маркетинга и планирования новых продуктов. Как достичь этих целей при том многообразии методов, что предлагает сегодня моделирование бизнес-процессов управления? Для этого нужно придерживаться определенных принципов.
Принципы моделирования бизнес-процессов
Мы уже начали говорить о том, что существуют различные подходы к моделированию бизнес-процессов организации и предприятия. Охватить все и сразу вряд ли возможно, поэтому важно определиться с приоритетами и понять, должны ли быть в центре вашего внимания собственно бизнес-процессы или же гораздо важнее элемент взаимодействия между всеми составляющими бизнес-процесса.
Определившись с подходами, будет проще понять, какие модели проектирования бизнес-процесса наилучшим образом отвечают поставленным целям [enterchain, 2020]. Итак, на каких же принципах должно строиться моделирование?
Топ-10 принципов моделирования бизнес-процессов:
- Ориентация на эталонные и референтные модели как на основу описания бизнес-процесса.
- Целостность описания процесса с целью получения исчерпывающей информации.
- Моделирование «сверху вниз» от моделей верхнего уровня к моделям нижнего уровня.
- Разумная достаточность в описании, детализации, количестве объектов и связей между ними.
- Фокус на ключевых параметрах процесса без отвлечения на второстепенные детали.
- Соизмеримость и соразмерность затрачиваемых ресурсов (материальных, временных, людских) и получаемого результата.
- Множественность как понимание того, что модель должна отображать свойства объекта, влияющие на желаемые показатели.
- Множественность как использование нескольких моделей для полного всестороннего представления объекта или процесса, если одной модели недостаточно.
- Непротиворечивость как понимание того, что все элементы, входящие в модель, должны иметь четкое однозначное толкование и не противоречить друг другу.
- Применимость моделей с учетом цели проекта.
И точно так, как модная коллекция проходит путь от эскиза дизайнера до готового платья, так и моделирование бизнес-процессов – работа объемная, многоаспектная и включающая множество стадий.
Стадии моделирования бизнес-процессов
Итак, какие стадии должно пройти моделирование бизнес-процессов, чтобы модель была эффективной?
5 основных стадий моделирования:
- Создание модели в самом общем виде «как есть» с выявлением границ и основных составляющих процесса, сбором всей необходимой информации.
- Анализ данных, включающий поиск ограничений, слабых мест, дублей функций и операций, возможностей для улучшения модели.
- Построение желаемой модели «как должно быть» с описанием состояния процесса, к которому нужно стремиться.
- Тестирование модели путем внедрения и оценки результатов.
- Улучшение модели с учетом выявленных в ходе тестирования нюансов.
Помимо этого, нужно предусмотреть «люфт» на случай непредвиденных обстоятельств с тем, чтобы оперативно доработать и/или видоизменить модель, если изменятся принципиальные условия, влияющие на планируемый результат. Как это все сделать? Для этого требуется специальный инструментарий.
Инструменты моделирования бизнес-процессов
Мы уже начали говорить об инструментах, когда делали небольшой исторический экскурс. По существу, и диаграмма Ганта, и блок-схема, и метод PERT, и различные нотации – это все инструменты, позволяющие представить бизнес-процессы в удобном для работы виде.
Сейчас мы сделаем обзор наиболее популярных методов, используемых в реальном секторе экономики [enterchain, 2020]. В этом обзоре вы увидите знакомые названия и аббревиатуры, поэтому заранее поясним, что в некоторых случаях метод и нотация могут носить одно и то же название.
Основные методы моделирования:
- BPMN – пошаговый метод проектирования процессов от начала до завершения, представленный в виде схемы. Применяется для презентации как последовательности операций, так и информационных потоков.
- VAD – метод предназначен для формирования общего вида процессов, необходимых для появления товара или услуги.
- Flow Chart Diagram, или диаграмма работ – это метод презентации процесса как логической последовательности действий.
- Data Flow Diagram, она же диаграмма данных – это метод отображения передачи информационных данных между этапами внутри процесса.
- Role Activity Diagram, она же диаграмма ролей – метод проектирования как единства и взаимодействия ролей, каждая из которых имеет свои функции.
- EPC – метод используется преимущественно для проектирования процессов нижнего уровня, где для каждой функции определены участники, материальные ресурсы, информационные потоки, стартовые и финишные точки.
- IDEF – класс методов, включающий семейство стандартов от IDEF0 до IDEF14. Каждый из стандартов заточен под разные задачи, а внутри класса методов используются разные подходы.
Относительно класса методов IDEF заметим, что, например, IDEF0 – это образец функционального подхода, а IDEF4 – это реализация объектно-ориентированного подхода, IDEF7 используется для аудита информационных систем, а IDEF14 – это метод проектирования компьютерных сетей.
Уточним также, что описанные методы реализуются с помощью специального программного обеспечения. Наиболее часто для этих целей используют такие программные продукты, как Business Studio, MS Visio, ARIS, Bizagi Process Modeler.
Разумеется, и методов моделирования, и программных продуктов намного больше. Мы уделили внимание только основным. Самое главное, что стоит понять, – модель должна быть адекватна целям проекта и быть применима для вашей сферы.
Для наглядности можно сказать, что по теме «Моделирование бизнес-процессов» курсовая работа, посвященная салону красоты, будет отличаться от курсовой, посвященной супермаркету. А работа по моделированию процессов для диспетчерской службы будет выглядеть иначе, чем такая же работа, выполненная для совместного предприятия [IT diplom, 2020].
Значит ли это, что, если учесть все вышеизложенное, моделирование однозначно даст положительный результат и прибыль в перспективе? Да, если вы имеете опыт подобного моделирования, хорошо владеете выбранным методом, разбираетесь в нотации и не совершили какой-либо из типовых ошибок.
Как избежать ошибок в моделировании бизнес-процессов?
Как известно, совсем не ошибается только тот, кто ничего не делает, однако тратить время на типовые ошибки, которые уже совершили до вас, было бы неразумно [Fox Manager, 2019]. В основе большинства ошибок лежит либо непонимание сути бизнес-процесса, за моделирование которого нужно взяться, либо плохое знание инструментов моделирования.
«Провисание» любой составляющей ведет к тому, что модель будет работать некорректно. Если же компания начинает заниматься «моделированием ради моделирования», это тоже не дает желаемого результата в виде оптимизации процессов и получения прибыли. Поверхностный подход закономерно ведет к тому, что моделирование не приносит ожидаемого эффекта, а сама модель зачастую непонятна ни руководству, ни персоналу.
В идеале за такими узкоспециальными услугами лучше обратиться к профессионалам, владеющим математическим аппаратом и современными методами моделирования. Это следует сделать как минимум в том случае, если вы ни разу не занимались подобным моделированием и проектированием и не имеете опыта применения теоретических знаний на практике.
Однако если вы уверены, что лучше вас ваш бизнес все равно никто не знает, вполне можно попробовать взяться за создание модели самостоятельно. Тем более что уже накоплен определенный опыт, как избегать типовых ошибок при моделировании [Fox Manager, 2019].
Топ-5 рекомендаций, как избежать ошибок при моделировании:
- Придерживаться выбранного метода и выбранной нотации. Условно говоря, если вы начали строить модель посредством BPMN или FlowChart, пользуйтесь для построения одной модели одним методом.
- Четко определить границы бизнес-процесса. Никто лучше вас не знает, что должно происходить внутри бизнеса, поэтому важно избежать как слишком общего подхода, так и избыточной детализации планируемых операций.
- Избегать «наложения» процессов. Схематическое представление бизнес процессов как последовательности действий для того и требуется, чтобы избежать путаницы и четко понимать, что в какой последовательности происходит и при каких обстоятельствах возможен повторный возврат к тому или иному действию.
- Помнить, что все моделируемые процессы должны быть подчинены единой цели. Следует избегать ситуаций, когда какой-либо процесс моделируется в отрыве от общей работы и общих целей проекта.
- Применять однородную детализацию. Проще говоря, необходимо привести все описания, варианты представления операций и прочее к некоему «общему знаменателю», чтобы избежать непонимания и разных вводящих в заблуждение трактовок.
Итак, мы с вами разобрались, что такое моделирование бизнес-процессов. В умелых руках это очень мощный инструмент улучшения бизнеса, который даст видимый результат уже в ближней перспективе.
Мы желаем, чтобы все процессы в вашем бизнесе и вашей жизни были упорядочены и приносили желаемый эффект. Мы ждем вас на наших программах «ТРИЗ на практике: творческий подход на работе и в жизни» и «Лучшие техники самообразования». И предлагаем ответить на вопрос по теме статьи:
Моделирование бизнес процессов – это аналитическая иллюстрация того, как идёт работа того или иного бизнеса, описание реального положения компании на данный момент и планирование её улучшения. Составление модели является важнейшим компонентом эффективного управления бизнесом.
Сначала система анализируется «как есть», затем эти данные противопоставляются тому «как должно быть». Успешные организации постоянно улучшают свои процессы, стремясь сделать их максимально эффективными и рентабельными.
При возникновении затруднений в деле предприятия, руководитель задаётся вопросами «Как исправить ситуацию?», «С чего начать?», «Что представляет собой основную проблему?». Ответить на эти вопросы поможет построение модели бизнес-процессов.
Суть моделирования бизнес-процессов
Для того чтобы бизнес процветал, нужно время от времени «наводить порядок» — составить чёткий план дальнейших действий, понять к чему стремиться. То есть, система управления должна стать правильно организованной и одинаково понятной для всех, зафиксированной документально в точных терминах. В этом и состоит смысл бизнес-моделирования. Почему мы заботимся о моделировании ведения бизнеса?
В целом, оно используется для восьми целей: коммуникация, обучение и получение необходимых знаний, убеждение и продажа, анализ, управление соответствия требованиям, как условие для разработки программного обеспечения, использование непосредственно как программное обеспечение, а также управление знаниями и их повторное использование.
Во время анализа предприниматели осознают, как реально работает компания. Уже на этом этапе появляются идеи о том, как улучшить систему. Благодаря составлению бизнес-модели появляется набор документов, которые наглядно показывают технологию выполнения работ. В дальнейшем, это облегчит подготовку персонала для той или иной деятельности.
Наличие действенной бизнес-модели повышает управляемость и эффективное использование ресурсов предприятия. Иными словами, моделирование бизнес-процессов подобно путеводителю, помогающему лучше ориентироваться в своём бизнесе.
Виды
Моделирование принято подразделять на следующие виды:
- Функциональное;
- Объектное;
- Имитационное.
Основа функциональной модели – диаграммы, отображающие последовательность функций, которые связаны общими объектами. Преимущество такого вида в графическом удобстве – функциональные блоки связаны между собой интерфейсной дугой, и каждый элемент ссылается на другой.
Ключевой особенностью объектного моделирования является описание взаимосвязи и взаимозависимости объектов между собой, например ресурсов, сотрудников и других компонентов. Подобная цепочка движения бизнеса помогает увеличить конечную стоимость услуг и товаров.
При использовании последнего вида составления бизнес-модели рассматриваются идеи развития бизнеса в различных условиях.
Цели
Составление бизнес-моделей подразумевает несколько целей:
- Описание процессов. Своеобразный разбор хода работы на части, позволяющий «трезво» взглянуть на систему и определить факторы, которые приведут к успеху.
- Систематизация процессов. Во время моделирования создаются правила выполнения процессов, следуя которым можно достичь эффективности деятельности.
- Формирование взаимосвязей в процессах. То есть, устанавливается связь между процессами и требованиями, которые они должны выполнять.
Понимание, оптимизация и автоматизация процессов приводит к более эффективному и прибыльному бизнесу. Благодаря использованию карты процессов информация становится доступной для принятия важных решений. К примеру, при просмотре блок-схемы бизнес-процессов высшее руководство компании может признать, что отделы, предлагающие программы мотивации, такие как «сотрудник недели», более продуктивны, чем те, которые этого не делают. В результате они могут предпочесть стимулы для сотрудников в масштабах всей компании.
Графически изображая рабочие процессы, организация получает прозрачность в различных рабочих процессах в рамках всего бизнеса. Наличие этой информации наготове создает прочную основу для гибкости бизнеса и ускоряет вывод на рынок новых продуктов и услуг.
Все эти цели имеют конечную мотивацию – улучшить производительность работы компании.
Каких проблем помогает избежать моделирование бизнес-процессов
Моделирование, как эффективный способ развития бизнеса, также является спасательным кругом от ряда затруднений.
- Неосведомлённости. Например, компания лишилась своего менеджера, который работал по своей методике. Обычно, руководство не вникает в подробности рабочей рутины своих сотрудников. В итоге, начальник не знает, как должен вести дела новый работник. При наличии готового плана, вы будете знать, как работают сотрудники, кто контролирует тот или иной процесс, а все их действия и обязанности будут зафиксированы.
- Беспорядка в коллективе. Допустим, одна задача выполняется несколькими работниками. Все заняты делом, но так как нет точного порядка, другие процессы простаивают.
- Неконтролируемых расходов. Моделирование позволяет ясно следить за тем, как используется капитал – сколько зарабатывает сотрудник, его премии, отпускные, а также любые мелкие расходы для нужд компании. При таких условиях становятся невозможны кражи или сокрытия денег.
- Потери клиентов. Упорядоченные бизнес-процессы – залог эффективной и оперативной работы. Эту среду можно сравнить с гостиницей. Если в ней налажен порядок, то клиенты обслуживаются без промедления и должным образом, что хорошо отражается на посещаемости отеля. С другой стороны, предприятия, в которых хромает внутренняя система, часто теряют клиентов из-за имеющегося хаоса.
Стадии бизнес моделирования
Работа по моделированию бизнес-процессов состоит из пяти стадий:
- Построение базовой модели «как есть». Для улучшения бизнеса, необходимы актуальные сведения о работе. На этом этапе выявляются данные о процессе, ключевые моменты и рамки процесса.
- Анализ исходной модели. Эта стадия подразумевает изучение процессов и взаимосвязей между ними, устанавливается необходимость изменения процесса.
- Разработка оптимальной модели «как должно быть». Здесь определяется требуемое состояние процесса, образ системы в перспективе, включая все усовершенствования.
- Использование модели на практике, тестирование. Проверка системы на «прочность» и дальнейшее одобрение её внедрения.
- Доработка модели «как должно быть». Моделирование не ограничивается только разработкой шаблона. При необходимости нужно улучшать созданную модель, чтобы она не утратила актуальность и вела компанию к успеху.
Принципы моделирования бизнес-процессов
Продуктивность и достижение результатов напрямую зависят от того, насколько деятельность организации соответствует определённым правилам, ведущим к успеху. Прежде чем описать основные методы моделирования, рассмотрим общие принципы, которые необходимо учитывать при построении модели.
Осуществимости
Построенная модель в первую очередь должна иметь практическую «досягаемость», то есть она должна быть пригодной для реализации поставленных целей. Нужно ясно определить возможности области моделирования, количественные показатели.
Информационной достаточности
Точность и полнота исходной информации играет важную роль в продуктивности работы. При недостаточном количестве данных о компании, модель будет построена некорректно. Модель бизнес-процессов должна строиться на реальных сведениях.
Множественности
Для того, чтобы достичь желаемых показателей, следует составить ряд моделей – так можно рассмотреть процессы с разных углов. Лишь масштабный охват приведёт к нужным результатам, при этом, помогая избежать многочисленных ошибок.
Агрегирования
Когда дело касается строения сложной модели, наиболее простым способом является разделение её на подсистемы и дальнейшая работа с ними. В этом и заключается принцип агрегирования – в упрощении создания комплексной системы. При наличии независимых агрегатов можно с лёгкостью перестраивать модель в зависимости от ситуации, при этом сохраняя целостность всей модели.
Отделения
При проведении анализа стоит обратить внимание только на неясные аспекты, требующие пересмотрения. Нет необходимости описывать все бизнес-процессы компании. Это сохранит как время, так и силы. Тем не менее, эти блоки включаются в модель лишь с описанием входящих и исходящих информационных потоков.
Методы построения бизнес модели
Основной идеей использования методов моделирования является организация дел наиболее подходящим методом, ведущим к уменьшению затрат и улучшению качества продукции или услуг. Предприниматель, исходя из имеющихся целей, может выбрать подходящий метод моделирования бизнес-процессов. От его выбора зависит насколько удобной и понятной окажется модель. Так какие именно методы построения модели бизнеса разработаны на данный момент?
IDEF (Интегрированное описание функционального моделирования) – представляет собой совокупность аналитических приёмов, которая применяется не только в бизнесе, но и в других сферах. Наиболее часто используются IDEF0 и IDEF3. В первом варианте сложные функции разбирают на простые части, которые затем логически объединяются в блоки с помощью стрелок. Во втором иллюстрируется течение работ или переходные состояния процессов.
DFD ( Диаграмма потока данных) – изображает передачу данных между операциями, а также, каким образом изменяются сведения и где хранятся. Деятельность предприятия разделяется на информационные степени, где на базовый уровень добавляется детальное описание структурированных подсистем.
Диаграмма потоков данных предназначена для отображения потока информации из одного источника в другой. Она описывает, как эти процессы соотносятся друг с другом и с людьми, которые их используют. Однако следует отметить, что DFD не занимается техническими особенностями хранения данных. Скорее, каким образом данные проходят через разные процессы.
Flow Chart Diagram (Диаграмма потока работ) – графический способ подачи информации с использованием определённых знаков для набора данных и операций. В итоге на схеме видна логическая цепочка всех операций. Учитывая гибкость такого подхода при необходимости можно изучить действия сразу в нескольких вариантах.
Цветные сети Петри – этот метод специализируется на представлении действий и событий, переходящих из одной стадии в другую. Благодаря этому, становится очевидно что является причиной тех или иных изменений. Когда в системе есть множество процессов, которые взаимодействуют и синхронизируются друг с другом, сети Петри идеально подойдут как способ построения модели.
Этот метод моделирования используется для проектирования, спецификации, моделирования и проверки систем. Он уникален тем, что они может представлять как состояние — такое как пассивное, неотправленное или ожидающее — так и действие — такое как отправка, получение или передача — на одной диаграмме. В цветных сетях используются цвета для различения символов и формальное математическое представление с четко определенным синтаксисом и семантикой.
Методы моделирования реализуются в специальных компьютерных программах, которые позволяются визуализировать «изображение» при вводе информации. Собирание систематизированных знаний о моделях, а также, их способов использования в различных ситуациях способствует успешному применению методик на практике.
Инструменты
Существует множество программных инструментов и средств автоматизации, которые упрощают работу финансовых лидеров. Когда дело доходит до отслеживания бизнес-операций и точного прогнозирования будущего, автоматизация повышает эффективность. Но до того, как такие устройства будут внедрены, стоит отслеживать внутренние процессы.
Успех бизнеса начинается с его организационной структуры и повседневных операций. Технические инструменты также могут быть полезны в этой сфере. Современная IT-сфера предлагает немало программ, которые были созданы, чтобы помочь бизнес-лидерам быстро применять моделирование бизнес-процессов.
Их следует постоянно анализировать для выявления узких мест, которые могут появиться со временем. Следующие программные инструменты не требуют огромных проектов интеграции и могут быть использованы с минимальными затратами.
Bizagi Studio
Позволяет бизнес-группам и ИТ-командам трансформировать любой бизнес-процесс и обеспечивать сквозную автоматизацию цифровых процессов в масштабах всей организации. Платформа состоит из двух модулей – BizAgi Modeler, использующийся для самого моделирования и описания бизнес-процессов, и BizAgi Studio, который превращает модели в работающие приложения. Преимуществом является то, что платформа не требует навыков программирования, легка в использовании.
Функции:
- описание бизнес-процессов;
- проверка анализ и моделирование;
- создание работающих приложений на основе модели;
- реализация и отслеживание процессов в реальном времени;
- передача процессов персоналу;
- передача ресурсов бизнес-процессам.
ELMA BPM
Профессиональный инструмент для управления бизнес-процессов в предприятии, который поддерживает нотацию BPMN 2.0, являющийся международным стандартом. Так как процессы в компании не стоят на месте, система моделирования подстраивается под все изменения. В ELMA предусмотрены такие инструменты, как подпроцессы, отладка процессов, асинхронное взаимодействие между процессами.
Программа самостоятельно раскладывает информацию в оптимальном порядке, но если вас что-либо не устраивает, можете воспользоваться функцией «Конструктор форм» и расположить информацию так, как считаете нужным. По завершённым процессам на платформе можно создать такие виды документов, как регламент, HTML-документация и карта бизнес-процесса.
Функции:
- работа с документами;
- построение моделей;
- передача процессов персоналу;
- понятная «справка»;
- интеграция с 1С
Visual Paradigm
Поддерживает ряд нотаций (IDEF, eEPC, BPMN), блок-схем и моделей. Интерфейс понятный, удобный и может корректироваться пользователем. В VP вы не встретите таких недостатков, как сбои при перетаскивании элементов, наплывы объектов друг на друга, пересечение стрелок.
Если понадобится моделирование всей системы, то это не составит труда, так как есть возможность связать все модели друг с другом. Кроме того, каждому объекту можно задать «манеру поведения» в системе, бизнес-правила. Высокой ценностью обладает функция выгружения данных в виде программного кода, причем на разных языках программирования.
Функции:
- создание моделей в разных нотациях;
- взаимосвязь между моделями;
- построение других моделей;
- самостоятельная генерация документов;
- создание правил поведения моделей;
- модель в виде программного кода и в графическом виде.
Gliffy
Программное обеспечение для создания блок-схем, которое может использоваться предприятиями любого масштаба и отрасли, которым нужна надежная, но простая онлайн-платформа для построения диаграмм и совместной работы. Есть две основные версии программного обеспечения:
- Gliffy Project — это приложение для визуального управления проектами, которое работает вместе с платформой управления проблемами Jira. Он позволяет комбинировать информацию, содержащуюся в Jira, с визуальными элементами рабочего процесса, такими как блок-схемы. Это позволяет вашей команде работать эффективнее, улучшая коммуникацию и получая возможность быстро превращать идеи в действия.
- Gliffy Diagram — это приложение, которое позволяет с легкостью создавать широкий спектр диаграмм и визуализаций. Он проще и имеет более удобный интерфейс, чем многие конкурирующие программные продукты. С помощью предоставленных шаблонов и тем вы можете создавать диаграммы быстрее, чем вы думали. Gliffy также можно использовать для создания многих других типов визуальных представлений. Примеры включают планы этажей, каркасы, интеллект-карты и модели бизнес-процессов.
С этой программой можно связывать диаграммы друг с другом с помощью ссылок, при этом проводя над ними коллективную работу. В сервисе уже встроены все элементы BPMN, можно изменять интерфейс элементов и внедрять свои.
Функции:
- удобное моделирование;
- комплексная поддержка BPMN;
- связь моделей посредством гиперссылок.
BPsimulator
Здесь в основном осуществляется симуляция и оценка модели, благодаря которым обнаруживаются слабые места в процессе, рассчитывается стоимость и загрузка ресурсов. Созданные модели можно сохранить на ПК, Google или One Drive.
Функции:
- симуляция;
- отчёты;
- моделирование, оценка стоимости процесса;
- удобный интерфейс.
ARIS Express
Простая графическая платформа, имеющая организационные модели, карты процессов и модели бизнес процессов в нотации eEPC и BPMN. Имеется функция Smart Design, самостоятельно создающая диаграмму.
Функции:
- Smart Design;
- понятный интерфейс;
- нотации BPMN и eEPC.
Перечисленные программы подойдут как для новичков, так и для знающих специалистов.
Специфика применения моделирования бизнес-процессов на практике
Несмотря на то, моделирование активно внедряется в процессы различных компаний, на практике становится понятно – применяемые методики эффективны лишь в начале их использования. Причиной этому является отсутствие системности – работу начинают, достигают некоторых целей, но при первой неудаче о системе забывают. Для того, чтобы решить эту проблему нужно построить систему управления бизнес-процессами как основу для работы с технологиями совершенствования.
Сложные и непонятные простому персоналу методики бизнес-моделирования не принесут желаемых результатов. Так как, в итоге, работать с ними придётся сотрудникам организации, которые чаще всего не обладают знаниями в сфере современных методов управления.
Хорошие инструменты бизнес-моделирования должны:
- быть легкими в обучении для бизнес-отделов;
- упрощёнными для IT-специалистов для общения с другими отделами;
- быть недорогими и соответствовать отраслевым требованиям;
- иметь встроенный редактор рабочего процесса с графическим интерфейсом;
- уметь моделировать рабочий процесс до реализации.
Бизнес-модели подобны историям, объясняющим, как работают предприятия. Как и хороший рассказ, надежная бизнес-модель содержит четко очерченные персонажи, правдоподобные мотивы и сюжет, который помогает понять ценность всего процесса. Как система, они описывают как части бизнеса сочетаются друг с другом и отвечают на определенные вопросы: кто заказчик? Как мы зарабатываем деньги?
Какая основополагающая экономическая логика объясняет, как мы можем приносить пользу клиентам по приемлемой цене? Каждая жизнеспособная организация построена на надежной бизнес-модели, цель которой – помочь вам лучше управлять своим бизнесом и понимать все процессы. В мире, где данные становятся все более и более важными, в деловой среде они еще более актуальны.
В статье рассказывается:
- Понятие моделирования бизнес-процессов
- Возможное содержание модели бизнес-процессов
- 3 волны развития методологии
- 3 основных цели моделирования бизнес-процессов компании
- Задачи, решаемые при помощи моделирования бизнес-процессов
- Ситуации, когда моделирование бизнес-процессов особенно необходимо
- 5 главных принципов моделирования бизнес-процессов
- 3 разновидности моделирования бизнес-процессов
- 3 основных способа моделирования бизнес-процессов
- 5 этапов моделирования бизнес-процессов
- Результаты бизнес-моделирования
- 5 наиболее распространенных методологий моделирования бизнес-процессов
- Языки бизнес-моделирования
- 5 популярных программ для моделирования бизнес-процессов
- Преимущества моделирования бизнес-процессов
Четко продуманное и грамотно исполненное моделирование бизнес-процессов оптимизирует работу организации. В этом, собственно, и есть главное предназначение данной операции. Если разложить деятельность любой компании на несколько основных составляющих, это позволит обнаружить недочеты в работе фирмы, которые впоследствии можно будет устранить.
Также моделирование бизнес-процессов – это основа для анализа вероятных рисков в деятельности организации, после которого их придется минимизировать либо устранить. Без проведения подобной работы ни одна фирма сегодня не может чувствовать себя в безопасности.
Понятие моделирования бизнес-процессов
Для того, чтобы было проще понять информацию, о которой пойдет речь далее, следует разобраться с основными понятиями.
Под бизнес-процессом (БП) понимается последовательность определенных операций, действий или процедур, имеющих логическое завершение, которые направлены на решение конкретной задачи. В качестве примера можно представить организацию доставки, обработку заявки клиента и др.
Модель бизнес-процесса представляет собой его описание, отображающее данные по операциям, последовательности их выполнения, ответственным лицам и исполнителям. Сюда же входит регламентирующая документация, информация, необходимая для выполнения БП и ожидаемая на выходе. Нередко модель представлена в виде блок-схемы, имеющей множество разветвлений.
Что касается моделирования бизнес-процессов, то здесь речь идет о создании такого шаблона и его анализе после описания БП.
Метод, методология, нотация моделирования бизнес-процессов представляет собой совокупность стандартов и принципов описания, то есть сюда включаются способ описания БП, используемые для обозначения элементов условные обозначения, правила чтения данных элементов и самих моделей.
Определения для моделирования бизнес-процессов
-
Описание БП компании, благодаря которым руководство имеет возможность следить за тем, как работают сотрудники, они, в свою очередь, – за деятельностью коллег, а также знать, какой результат ожидается.
-
Эффективное средство, помогающее найти возможности, позволяющие улучшить деятельность фирмы.
-
Средство, благодаря которому появляется возможность прогнозировать риски на разных этапах реорганизации работы компании и их минимизировать.
-
Способ, который позволяет оценить соответствие деятельности компании требованиям, предъявляемым к ее функционированию, эффективности, управлению, степени удовлетворенности клиента и готовым результатам.
-
Метод, с помощью которого можно оценить стоимость как каждого процесса, так и всех вместе.
Если говорить о менеджменте, то здесь моделирование бизнес-процессов представляет собой шаблон, схему операций, которые регулярно повторяются, имеют логическую последовательность и позволяют из ресурсов получить конечный продукт. Каждая компания, желающая оптимизировать свою работу, должна выстроить эффективные системы процедур, в которые входят только действительно необходимые операции.
Как правило, моделирование бизнес-процессов осуществляется при помощи специальных программ. Благодаря им управлять моделями, как и отслеживать изменения в них, становится гораздо легче. Кроме того, сокращается и время анализа.
Возможное содержание модели бизнес-процессов
Под моделью бизнес-процессов подразумевается схема или список внутренних операций с временно́й логической последовательностью от начала до конца и показанными между ними взаимосвязями. Она может содержать следующее:
-
роли работников и зоны ответственности;
-
общую характеристику БП;
-
набор выполняемых функций;
-
порядок выполнения с перечнем действий, связанных с должностными обязанностями сотрудников;
-
проекты, реализуемые в настоящее время, и их статус;
-
список ресурсов, которые используются в процессе выполнения бизнес-функций;
-
перечень документов (входящих и исходящих);
-
регламентирующие выполнение БП материалы;
-
принцип управления и контроля.
В некоторых случаях в модель бизнес-процессов входят внешние по отношению к компании системы и процессы.
3 волны развития методологии
-
1920–1980 гг.
С выходом книги Ф. Тейлора «Принципы научного управления» многие специалисты заинтересовались такими вопросами, как разработка БП и их описание, которое чаще всего выполнялось в виде табличек и текста с использованием сетей Петри, методологий (SADT) и блок-схемами. Так, если последние и позволяли четко отобразить операции, формализованного описания конкретных моментов БП они не давали, то есть невозможно было указать исполнителей бизнес-функций.
В 1980 гг. началась автоматизация БП, а через 10 лет появилось моделирование бизнес-процессов как отдельное направление. Многие методологии, которые использовались до этого, были неполными и могли интерпретироваться неверно. Однако при этом они применялись для обсуждения бизнес-процессов с начальством, для чего они и были созданы.
-
1990 гг.
В это время выпускается книга Д. Чампи и М. Хамера «Реинжиниринг корпорации: манифест революции в бизнесе». Реинжиниринг предполагал создание двух моделей БП, одна из которых показывала «как есть», а другая «как должно быть». В итоге для внедрения использовалась последняя.
Одновременно с этим продолжалась автоматизация, а также появились системы управления рабочими потоками с предусмотренной в них средой разработчика для моделирования нестандартных бизнес-процессов. Однако поскольку без помощи программистов в этом случае обойтись не получалось, это влекло дополнительные затраты, как денежные, так и временны́е. В результате спустя некоторое время начался третий этап разработки методологий.
-
2000 гг.
В это время выходит книга П. Фингара и Г. Смита «Управление бизнес-процессами: третья волна». Подход к БП стал немного другим, то есть появилась возможность самостоятельной корректировки при необходимости. Кроме того, на данном этапе специалисты компаний, а также их руководители сами могут осуществлять моделирование бизнес-процессов для более эффективного управления предприятием, а также их внедрения. В это же время происходит усовершенствование способов макетирования, а также появляется стремление к стандартизации.
3 основных цели моделирования бизнес-процессов компании
Моделирование бизнес-процессов компании направлено на то, чтобы качество работы повышалось. В результате этого внимание во время анализа акцентируется на снижении стоимости выполнения операций, сокращении времени на них, а также повышении ценности результатов БП.
Основными целями моделирования БП являются:
-
В первую очередь это описание процессов. Моделирование позволяет следить за тем, что происходит во время БП от начала и до конца. Кроме того, с его помощью появляется возможность взглянуть на процессы со стороны, определить улучшения, которые помогут повысить эффективность.
-
Следующая цель моделирования БП – нормирование процессов. Оно задает правила, согласно которым должны выполняться операции. Если от них не отступать, а также следовать требованиям и указаниям руководства, то добиться необходимой производительности БП будет несложно.
-
Еще одной целью моделирования является установка взаимосвязи между процессами и требованиями, которые должны быть ими выполнены.
Задачи, решаемые при помощи моделирования бизнес-процессов
На практике моделирование бизнес-процессов используется для:
-
Точного определения результатов БП, а также оценки его значимости для компании.
-
Ясного определение перечня операций (действий, задач) БП, которые необходимо выполнить. Для детального понимания процесса это очень важно.
-
Определения порядка выполнения операций в бизнес-процессе (параллельного или последовательного). Первый вариант, если его можно использовать, позволяет повысить эффективность БП за счет сокращения времени на его выполнение.
-
Разделения зон ответственности, что позволяет обозначить и отслеживать, какой сотрудник компании или подразделение отвечает за выполнение операции или процесса.
-
Определения потребляемых во время БП ресурсов. Если знать, какие участвуют в тех или иных операциях, то с помощью оптимизации и планирования можно будет повысить эффективность их использования.
-
Понимания сути взаимодействия сотрудников, которые задействованы в процессе с подразделениями предприятия, последующей его оценки и улучшения коммуникации между ними.
-
Слежения за движением документов, которые производятся и потребляются в бизнес-процессах в электронной и бумажной форме. Необходимо разобраться откуда они идут, куда, а также оценить, является ли их движение оптимальным и действительно ли каждый из них необходим.
-
Нахождения потенциально узких мест, а также возможностей, которые позволят улучшить процесс, и использования их для оптимизации.
-
Более эффективного внедрения стандартов качества (например, ИСО 9000) и успешного прохождения сертификации.
-
Использования моделей БП в качестве руководства для сотрудников, которые только устроились в компанию.
-
Проведения эффективной автоматизации бизнес-процессов и отдельных операций, в том числе взаимодействия с поставщиками, клиентами и партнерами.
-
Понимания и описания деятельности компании в целом (разобравшись в совокупности ее бизнес-процессов).
Кейс: VT-metall
Узнай как мы снизили стоимость привлечения заявки в 13 раз для металлообрабатывающей компании в Москве
Узнать как
Нужно сказать, что это далеко не полный список задач, они могут быть и другими, все зависит от типа бизнеса, а также того, что именно необходимо исследовать в данное время.
Ситуации, когда моделирование бизнес-процессов особенно необходимо
Без моделирования бизнес-процессов сложно обойтись в следующих случаях:
-
во время разработки серьезных изменений на предприятии;
-
в подготовительных мероприятиях, связанных с автоматизацией и внедрением инноваций;
-
для обнаружения и устранения слабых мест в работе;
-
если требуется сократить производственный цикл или снизить затраты; для того, чтобы установить показатели KPI (контроля эффективности и результативности), а также для создания мотивационной системы;
-
при переносе БП в новые офисы, филиалы и представительства;
-
во время слияния организаций;
-
перед тем, как проходить аудит;
-
в случае необходимости: участия в конкурсах, например EFQM, получения СМК (сертификата менеджмента качества), а также внедрения программ управления качеством.
5 главных принципов моделирования бизнес-процессов
В основе моделирования бизнес-процессов лежат принципы, которые позволяют создавать адекватные схемы БП. Если их соблюдать, то описание огромного количества состояний процессов можно осуществить таким образом, что модели будут оставаться в достаточной независимости друг от друга, в то же время между компонентами внутри каждой из них образуется тесная взаимосвязь.
В разработке бизнес-процессов используются следующие основные принципы:
-
Декомпозиции – когда каждый процесс представляет собой набор элементов, которые иерархически выстроены. Данный принцип заключается в том, что БП детализируется до составляющих его операций.
-
Сфокусированности – чтобы создать модель процесса, необходимо акцентировать внимание на ключевых аспектах (они в каждом случае могут быть разными) и абстрагироваться от других параметров.
-
Документирования – в схеме должны быть зафиксированы и формализованы входящие в БП элементы. При этом в каждом случае обозначаются они по-разному. Фиксация зависит от выбранных методов и используемого вида моделирования.
-
Непротиворечивости – входящие в схему БП элементы должны не противоречить друг другу и иметь однозначное толкование.
-
Полноты и достаточности – каждый элемент, который планируется включить в модель, должен быть оценен с точки зрения влияния на процесс. Если он не является существенным, то его внедрение не целесообразно, поскольку он может ее только усложнить.
3 разновидности моделирования бизнес-процессов
В зависимости от того, какие проблемы планируется решить с помощью моделирования бизнес-процессов, оно может иметь разную направленность. Если учитывать все воздействия на БП, то схема может стать слишком сложной, описание его будет избыточным. Для того, чтобы этого не допустить, процесс принято делить на виды, которые выбираются в зависимости от того, какие характеристики изучаются. Чтобы сделать БП более совершенным, используется моделирование следующих видов:
Имитационное моделирование
Данный вид представляет собой метод исследования, во время которого система, которую необходимо изучить, заменяется имитирующей ее моделью. После проведения над ней экспериментов удается получить данные о реальной системе. Широкое применение имитационное моделирование БП получило в проектах, связанных с реинжинирингом деятельности организаций, где нужно спрогнозировать результат заранее.
Этот вид включает в себя 4 основных этапа:
-
Создается модель БП (одного или нескольких), выполнение которых требует оптимизации.
-
Запускается имитационная модель выполнения процессов.
-
Осуществляется анализ показателей, которые получены.
-
Повторяется выполнение первых трех пунктов для того, чтобы получить альтернативные сценарии выполнения процессов и выбрать самый оптимальный.
Таким образом, имитационный вид моделирования БП используется для того, чтобы оценить доступные ресурсы бизнес-процесса, а также произвести анализ узких мест его производительности в зависимости от внешних динамических изменений, например, времени (как минимум).
Объектно-ориентированное моделирование
Принцип этого вида моделирования бизнес-процессов заключается в следующем: выделяются классы объектов, затем определяются действия, в которых они будут принимать участие. Объекты могут быть как пассивными, то есть над которыми выполняются действия (материалы, документы, оборудование), так и активными, например, исполнители, организационные единицы, информационные системы (выполняют операции сами).
Данный вид моделирования показывает события, функции, при которых процессы выполняются из-за объектов. У этого метода есть немало плюсов, однако главным из них является то, что он дает более точное определение операций над объектами, благодаря чему решение задачи об их целесообразности принимается обоснованно.
Хотя у него есть и недостаток: операции становятся менее наглядными для лиц, которые отвечают за принятие решений. При этом современные программы позволяют довольно просто представить функциональные схемы.
Функциональное моделирование БП
В данном случае в моделирование БП входит построение схемы технологического процесса в виде последовательности операций. При этом на выходе и входе каждой из них показываются объекты, имеющие разное происхождение, например, информационные и материальные, либо организационные единицы, применяемые ресурсы.
В функциональном моделировании, в котором ведется построение информационных потоков и структурных диаграмм БП, отображается последовательность функций с отсутствием в них схем взаимодействия и сложным выбором альтернативных процессов.
Главным преимуществом функционального вида является понятность и наглядность отображения на разных уровнях абстракции, что очень важно во время введения созданных БП в отделы предприятия. Детализация операций при этом моделировании представлена немного субъективно, что делает построение бизнес-процесса более сложным.
Благодаря разделению моделирования БП по видам обеспечивается концентрация внимания на определенных характеристиках процесса и значительно упрощается работа.
3 основных способа моделирования бизнес-процессов
Существует три способа моделирования бизнес-процессов:
Текстовый способ моделирования
Описание процесса производится на бумаге либо в текстовом редакторе. Как правило, оно представляет собой изложение мыслей, не имеющее определенной структуры, занимающее одну и более страниц (до нескольких десятков).
Плюсом этого способа является то, что здесь не нужны специальные знания и навыки, подготовка. Если говорить о минусах, то в результате получается огромный текст, разобраться в котором другому человеку достаточно сложно.
Моделирование БП с помощью таблиц
Вся информация заносится в электронную или рукописную таблицу. В данном случае данные уже имеют структуру. Однако и здесь нет наглядности, поскольку увидеть целиком таблицу не получится, как и отразить ответвления.
Графическое моделирование бизнес-процессов
Описание процесса происходит посредством составления блок-схемы, где можно проследить самые мелкие вариации действий. Кроме того, здесь присутствует описание к элементам в виде текста, а также виден порядок операций. Создать такую блок-схему можно при помощи любого графического редактора.
Нужно отметить, что в отношении единичного процесса могут быть использованы разные варианты моделирования, что позволяет работать с одним видом моделей независимо от других.
5 этапов моделирования бизнес-процессов
Моделирование БП включает в себя несколько последовательных шагов. А поскольку оно направлено на то, чтобы сделать процессы лучше, то оно предполагает еще и работу по внедрению, а также ее проектную часть. Таким образом, стадии моделирования:
-
В первую очередь необходимо выявить процессы и построить исходную модель (как есть), ведь для того, чтобы сделать БП лучше, необходимо понять, как он действует. Здесь же выявляются его ключевые элементы, определяются границы, собираются данные о работе. Результатом становится создание модели. Однако т. к. она не всегда адекватно отражает реальную картину процесса, то ее называют исходной («как есть») или «первым драфтом».
-
Данная первичная модель пересматривается, анализируется и уточняется. Происходит выявление действий, которые дублируют друг друга, и противоречий, здесь же определяются ограничения БП, его взаимосвязи, а также устанавливается необходимость его изменения. Итогом становится создание конечной схемы «как есть».
-
На следующем этапе осуществляется разработка модели «как должно быть». Проанализировав текущую ситуацию, нужно определиться с тем, какое состояние процесса вы хотите получить. Оно и будет представлено в модели «как должно быть». Она станет отображением будущего процесса со всеми улучшениями.
-
Стадия тестирования и применения. На этом этапе происходит внедрение разработанной модели «как должно быть» в рабочий процесс компании. Она проходит апробацию, если необходимо, то в нее вносятся изменения.
-
Этап, на котором происходит улучшение схемы «как должно быть». Нужно отметить, что ее создание не является единственной задачей моделирования БП. Поскольку каждый процесс со временем совершенствуется и меняется, схемы необходимо периодически улучшать и пересматривать, с чем и связан данный этап моделирования.
Результаты бизнес-моделирования
Моделирование бизнес-процессов позволяет получить:
-
Процессную карту, которая отражает связь между БП и их взаимодействие. Каждый процесс на ней изображен в виде прямоугольника, а связи, например, замена одного БП другим при выполнении определенного условия или их зависимость, – это стрелки. Здесь же представлены документы, регламентирующие ход процессов (инструкции, стандарты и др.) либо передающиеся из одного БП в другой.
-
Диаграмму ролей – отображает роли, а также взаимоотношения между ними во время выполнения процесса. В ней отсутствует иерархия, а представляет она такие связи, как руководство, участие в группе, коммуникацию, замещение одной роли другой и т. д.
-
Модель каждого исследуемого БП, которая дает детальное его описание и отражает роли, ход самого процесса, движение документов, точки возможной оптимизации.
Как правило, она содержит в себе:
-
диаграмму окружения каждой операции, представляющую БП в виде не раскрывающего его ход одного действия. Для него могут быть показаны: необходимые входные данные, запускающее событие, роли, результат, показатели эффективности, компенсирующие процессы, прерывающие события, связанные бизнес-цели, регламентирующую документацию;
-
высокоуровневую диаграмму БП, которая показывает крупные шаги процесса, чаще всего их количество не превышает 10, а также роли, которые с ними связаны;
-
диаграммы каждого шага высокоуровневой модели (может быть использовано несколько иерархически графиков, организованных в зависимости от сложности БП). Они показывают ход процесса в деталях, бизнес-правила, прерывающие события, документы и роли;
-
диаграмму обработки исключений – она показывает действия, которые будут выполняться в особой ситуации, а также того, кто будет исполнителем. Здесь же содержится информация относительно того, куда после окончания обработки исключения передается управление.
5 наиболее распространенных методологий моделирования бизнес-процессов
Благодаря довольно большому количеству методов моделирования бизнес-процессов, сегодня есть возможность акцентировать внимание на разных аспектах. Они включают и текстовые средства, и графические, что позволяет наглядно представлять компоненты БП, а также давать точное определение связей элементов и параметров.
Диаграмма потока работ (Flow Chart Diagram)
Данный метод предполагает представление процесса в графическом виде, где для обозначения данных, операций и оборудования применяются специальные символы. Его используют в том случае, когда нужно отобразить логическую последовательность действий БП. К несомненным преимуществам этого метода следует отнести его гибкость. С его помощью бизнес-процесс можно представить различными способами.
Диаграмма потока данных (Data Flow Diagram)
используется, чтобы отобразить передачу информации от одного бизнес-процесса к другому. Описание взаимосвязей операций в DFD происходит за счет данных и информации.
Данный метод лег в основу структурного анализа процессов, а все потому, что он позволяет раскладывать их на логические уровни. То есть каждый БП разбивается на подпроцессы, в которых уровень детализации значительно выше. Метод DFD дает возможность отражать не материальный, а информационный поток. С помощью такой диаграммы можно узнать, как данные входят в процесс и выходят из него, где они хранятся во время выполнения БП, какие действия их изменяют и т. д.
Диаграмма ролей (Role Activity Diagram)
Используется с целью моделирования бизнес-процесса с точки зрения ролей, их групп, а также взаимодействия между ними. Если говорить о том, что такое роль, то это абстрактный элемент БП, который выполняет ту или иную организационную функцию. Диаграмма ролей показывает взаимодействие между ними и степень ответственности за БП, а также его операции.
Цветные сети Петри
В данном случае модель БП представляется в виде графика, где действия процесса – это вершины, а события, с помощью которых происходит переход БП из одного состояния в другое – дуги. Как правило сети Петри используются в тех случаях, когда требуется разработать динамическое моделирование процесса.
IDEF (Integrated Definitionfor Function Modeling)
В данном случае речь идет о наборе методов, построенных на основе методологии SADT (StructuredAnalysisandDesignTechnique), которые используются для описания разных аспектов БП (IDEF0, IDEF1, IDEF1X, IDEF2, IDEF3, IDEF4, IDEF5).
Наиболее популярными методами моделирования бизнес-процессов являются IDEF0 и IDEF3:
-
IDEF0 – диаграмма, отображающая основные функции БП, взаимосвязанные с ними устройства, управляющие воздействия, входы и выходы. Может быть произведена декомпозиция процесса на более низкий уровень.
-
IDEF3 – с помощью данного метода можно создавать «поведенческую» модель БП, состоящую из двух видов. Один описывает поток работ, второй – состояния перехода объектов.
Многие методы, описанные выше, уже реализованы в виде программ (например CASE средства моделирования бизнес-процессов). Они используются как для поддержки БП, так и с целью их анализа.
Языки бизнес-моделирования
Даже когда речь идет о профессиональной литературе, при смешении описания языков моделирования БП и понятий методологии анализа работы бизнеса нередко возникает путаница.
Если язык моделирования – это всего лишь инструмент, использующийся для создания моделей БП, то методология представляет собой систему стандартов и принципов их описания и дальнейшего анализа.
Также нелишним будет произвести сравнение с программированием в целом, а также его языком. В данную область входит построение алгоритма и его реализация в рамках подходящего языка. Если, например, взять язык программирования Си++, то здесь уже сразу присутствует ограничение определенными рамками, поскольку с его помощью можно решить только конкретные задачи. Однако совсем не обязательно, что именно этот язык программирования будет оптимальным даже в том случае, если поставленную задачу можно решить с его помощью.
Нельзя не сказать и о различиях в языках разработки бизнес-моделей и проектирования систем. Так, если говорить о последних, то существует целое семейство, которое имеет схожие внешние признаки с языками, относящимися к моделированию БП. К таким стоит отнести AresStudios, семейство UML, а также другие, использующиеся в проектировании систем IT.
Главное отличие данных языков от тех, что относятся к разработке БП, заключается в их предназначении. Если говорить о языках проектирования IT-систем, то они рассматривают бизнес-процессы с точки зрения возможности их воплощения в системах IT, автоматизации. Те же, что относятся к моделированию БП – с точки зрения бизнеса, включая работу сотрудников, IT-систем, движение товаров и т. д.
Таким образом, языки проектирования систем не имеют элементов, позволяющих давать полноценное описание действий сотрудников, подразделений, взаимодействия между ними, общения с клиентами, сотрудничества с поставщиками и т. д. Инструменты языков, относящихся к этой группе, помогают сделать процессы автоматизированными, если они поддаются этому. Остальное окажется «за кадром», как «функции» не имеющие расшифровки.
Нужно отметить, что языки разработки БП максимально охватывают именно работу бизнеса, в то время как нюансы алгоритмизации и автоматизации систем не всегда возможно детально, то есть с необходимой точностью, описать.
Для чего использовать языки моделирования БП, которые предполагают наложение строгих ограничений и требуют соблюдения жестких правил? Ведь гораздо проще воспользоваться графическом редактором, нарисовать схему или же сделать это на бумаге, используя ментальный подход. В этом случае не потребуется даже изучать языки моделирования. Правила со стандартами на самом деле являются огромным преимуществом. С помощью языков моделирования можно передать информацию максимально эффективно и качественно. А благодаря стандартизации восприятие становится более непосредственным.
Кроме того, разработка моделей БП происходит значительно быстрее. Все графические блоки и необходимые орудия уже содержатся в языках программирования, поэтому не приходится тратить время на придумывание своей терминологии и рисование. Готовый инструментарий позволяет ускорить работу в его рамках. Это не говорит о том, что язык не придется учить. Однако сделав это один раз, вы сможете экономить время на том, что каждый раз не придется придумывать свой набор обозначений.
К тому же количество возможных ошибок тоже снижается. Список действий (возможных и необходимых) «подсказывают» сами элементы системы. Если же создаются модели в строгих рамках правил, то их работу можно проверить в исполняемой среде, а также осуществить отладку, как в случае с программированием.
Скачайте полезный документ по теме:
Чек-лист: Как добиваться своих целей в переговорах с клиентами
5 популярных программ для моделирования бизнес-процессов
Стоит заметить, что построение бизнес-процесса – дело совсем не простое, поскольку помимо чертежа схемы необходимо продумать, как будет проходить БП. Кроме того, его следует регламентировать, после чего донести до каждого работника эту инструкцию, а также провести тестирование и посмотреть, как все происходит на практике, предусмотреть все минусы и продумать варианты их устранения.
Если моделирование бизнес-процессов на предприятии осуществляется в соответствии с нотацией BPMN, то очень часто используется программное обеспечение, с помощью которого можно не только составить схемы, но и обеспечить работу бизнеса по ним в реальной жизни.
Business Process Management Notation (BPMN) представляет собой систему условных обозначений, которые используются для моделирования БП (построения макета протекания бизнес-процесса). Каждая схема основана на определенном событии, например: получение заявки от клиента (начальное событие), согласование документа, его создание, отправка продукции заказчику, предоставление услуг клиенту, получение от него отзыва (является конечным событием, если нет необходимости его обрабатывать) и др.
Кроме событий есть еще и шлюзы, которые регламентируют движение процесса, благодаря чему позволяют получить конкретную схему БП. К ним относятся связки-переходы с логическим значением («если», «далее», «и»), которые делают бизнес-деятельность более разветвленной, то есть от события (например, поступление заявки) идет несколько шлюзов (заявка фиксируется, обрабатывается, собираются контактные данные заказчика и т. д.).
Далее пойдет речь о ПО, которые используются как для моделирования бизнес-процессов, так и для их автоматизации:
Bizagi Process Modeler
Данное программное обеспечение является бесплатным и позволяет создавать диаграммы процессов, а также документы в нотации стандарта BPMN. Этот инструмент помогает не только построить БП, но и опубликовать полученные в результате работы результаты в разных форматах, включая HTML и MS Word.
ARIS Express
Это программное обеспечение является простым как в установке, так и в использовании, поэтому отлично подойдет новичкам. ARIS Express относится к семейству средств моделирования ARIS (Architecture of Integrated Information Systems).
Он включает в себя не только публикации моделей и инструменты, использующиеся в моделировании БП, но еще и средства разработки системы сбалансированных показателей, интегрирующихся между собой, оценки и оптимизации стоимости БП, инструменты, которые позволяют сделать внедрение ERP-систем более простым, а также те, что отвечают за контроль над выполнением бизнес-процессов.
ELMA
Данный бесплатный продукт является российской разработкой. В основе моделирования бизнес-процессов управления лежит простая идея: с помощью наглядных диаграмм (нотация BPMN) строится модель БП компании, после чего эти описания загружаются в компьютерную систему ELMA и программа отслеживает исполнение БП в работе предприятия на практике.
Основные характеристики:
-
есть управление не только выгодными в плане автоматизации последовательными задачами, но и проектами;
-
система отчетов и контроля (включая модуль KPI), которые позволяют создавать оптимальные условия для командной и удаленной (что в случае с филиалами особенно ценно) работы;
-
документооборот в электронном виде связан со всеми системными модулями и обеспечивает хранение бумаг, а также их классификацию, что позволяет экономить время и минимизировать концепцию «незаменимого сотрудника»;
-
учет прав доступа, а также клиентов решен в модуле CRM (стала возможной интеграция с call-центрами). Для обычного пользователя ELMA может стать инструментом управления задачами либо альтернативой внутрикорпоративной почты.
Comindware Business Application Platform
Данная Low-code платформа представляет собой отечественный продукт, предназначенный для цифровой трансформации предприятия, а также управления и моделирования BPMN-процессами.
Это ПО позволяет упростить автоматизацию БП и сделать ее более глубокой в рамках систем электронного документооборота. Такие процессы как утверждение договора и его подписание являются типичными для документооборота любой организации. Используя входящий в функционал платформы Comindware пользовательский инструмент, можно легко собрать подобный процесс, соответствующий BPMN.
IBM WebSphere Business Modeler
Программное обеспечение IBM Web Sphere Business Modeler предназначено для моделирования бизнес-процессов, их имитации и анализа.
К особенностям этого ПО следует отнести то, что:
-
С его помощью появляется возможность создать список показателей KPI, связать их с элементами БП и спрогнозировать их значение путем имитации модели. Это позволяет отслеживать достижение тактических и стратегических целей организации.
-
Используя диаграммы BPMN-стандарта, позволяет описывать бизнес-процессы. Данные о компании могут копиться в виде взаимосвязанных между собой структурированных справочников.
-
С помощью инструментов, имеющихся в Crystal Report, в системе может создаваться отчетность любого вида, например, регламентные модели или по объектам, которые легко выгрузить в различные форматы (Excel, Word, pdf и др.).
-
Система позволяет проводить более 40 видов анализа, причем как динамического, когда модель исследуется во время имитации и после нее, так и статического, для изучения ее структуры.
-
Может быть использована не только для проектирования, но и для исполнения, а все благодаря возможности сбора значений, показателей и их контроля.
-
Публикация моделей осуществляется таким образом, что они становятся доступны разработчикам для ознакомления и анализа.
-
Простая интеграция системы с другими продуктами, разработанными IBM.
Преимущества моделирования бизнес-процессов
Моделирование БП должно быть основано именно на реальных бизнес-процессах, поскольку на системе управления ими выстраивается множество других подобных систем. Большое количество организаций постоянно предпринимает попытки внедрения различных БП и их оптимизации и нужно отметить, что им это изначально удается, поскольку показатели начинают расти.
Но как только результаты падают, про систему тут же забывают. Хотя нужно сказать, что проблема вовсе не в ней, а в том, что действия по улучшения и внедрению не до конца продуманы и не системны. Кроме того, положительного результата можно добиться только в том случае, если, во-первых, изменения, которые планируется внести, понятны и начальству, и сотрудникам, во-вторых, они направлены на долгосрочный результат и, в-третьих, учтены особенности менеджмента отечественных компаний.
Если описание и ведение бизнес-процессов было проведено правильно, компания получает следующие преимущества:
-
управляемость и контролируемость становятся лучше, причем на всех уровнях, благодаря тому что есть общая картина деятельности;
-
операции выполняются быстрее, а затраты сокращаются, при этом качество конечного продукта не ухудшается;
-
системный подход к решению важных вопросов позволяет компании развиваться;
-
подбор персонала упрощается, поскольку становится понятным, какие сотрудники необходимы компании;
-
финансовые показатели начинают расти;
-
создание дополнительных филиалов с функционирующей системой БП позволяет расширять бизнес.
Несмотря на то, что в современном мире присутствует огромная конкуренция во многих областях предпринимательства, ценовые преимущества отходят на второй план. Для клиентов, а также партнеров более значимым становится качество обслуживания, простота и надежность отношений, а также удобство взаимодействия. Для того чтобы улучшить эти моменты и используется моделирование бизнес-процессов.
Таким образом можно с уверенностью сказать, что благодаря моделированию БП жизнь владельцев и руководителей организаций становится значительно проще. Главное: для того, чтобы добиться успеха, необходимо правильно определить бизнес-процессы, описать их и внедрить, учитывая при этом все изменения.
Статья опубликована: 15.12.2021
Облако тегов
Понравилась статья? Поделитесь: