Crm система что это такое простыми словами в бизнесе

Информации о предназначении и роли CRM-систем в работе современной компании множество. Однако большинство статей и обзоров написаны непонятным языком, мы же постараемся просто и доступно объяснить, что это такое и как работает CRM-система.

Для современного бизнеса внедрение и использование ИТ-технологий является вопросом выживания и повышения собственной конкурентоспособности. Высокая конкуренция и жесткая борьба за каждого клиента требует эталонных решений. Именно для достижения наилучшей эффективности взаимодействия с покупателем внедряется CRM-система. Ее использование помогает повысить прибыль почти в 2 раза, уменьшить расходы и увеличить скорость обработки заказов практически на 50%. Попробуем простыми словами объяснить более детально, что такое CRM и для каких целей она нужна.

Определение CRM

Аббревиатура CRM или Customer Relationship Management с англ. переводится как «управление взаимоотношениями с клиентами», что является одной из основных функций решения. Используя технологии автоматизации и мировые практики продаж, CRM-система помогает выстроить лучшие цепочки взаимодействия. В результате кардинально повышается качество работы и объем продаж.

Если ранее компания учитывала и хранила всю информацию о клиентах в громоздких таблицах в формате Excel, то CRM-система позволяет формировать по каждому потребителю удобную электронную карточку, где предоставляется структурированная информация не только о контактах, но и вся история взаимодействия в хронологическом порядке. Искать и обрабатывать базу клиентов в CRM намного быстрее и эффективней, чем используя любой другой способ. В системе можно всего в один клик установить напоминание о важной встрече или о подготовке коммерческого предложения, узнать детали сделки или выставить счет на оплату. CRM-система оснащена инструментами контроля, благодаря чему пользователь получит сигнал о выполнении поручения или приближении дедлайна. Это лишь ключевой функционал CRM-системы, но в ее арсенале есть множество и других не менее полезных для бизнеса возможностей.

Популярные CRM-системы в России

Low-code CRM-система от компании Террасофт занимает лидирующие позиции в СНГ среди решений для среднего и крупного бизнеса. Линейка продуктов состоит из готовых решений для управления продажами, маркетингом и сервисом. Low-code инструменты позволяют максимально кастомизировать систему без привлечения разработчиков. Готовые вертикальные решения и тысячи успешных интеграций.	Одно из самых популярных решений для малого бизнеса и ИП. Построение эталонного отдела продаж. Контроль менеджеров и планирование Полный набор инструментов для повышен эффективности работы и роста продаж. Автоматическая регистрация заказов, которые поступают по различным каналам коммуникации, работа с воронкой продаж. Интеграция популярных сервисов, телефонии для ускорения работы.	Популярное решение с набором всех необходимых функций и возможностей для малого и среднего бизнеса. Множество интеграций. Готовые решения для различных сфер бизнеса: тур. агентства, контакт-центры, интернет-магазины и др. Понятная отчетность и планирование для каждого менеджера. Встроенные инструменты маркетинга и AI. Полная  интеграция с сайтами на CMS 1C-Битрикс для максимальой продуктивности.	Система для работы с продажами в различных сферах.  Управление коммуникациями по всем каналам. Все необходимое для эталонной работы команды. Единая клиентская база, работа с воронкой продаж, персональное планирование и контроль сроков исполнения для каждого менеджера, постановка задач. Встроенные шаблоны документов, сценарии сделок и автоматические задачи.

Как работает CRM-система – история Андрея и его компании

Понять принцип работы CRM-системы проще всего на примере конкретного бизнеса. Допустим, что Андрей руководит компанией по производству автомобильных навесов, козырьков, накрытий и других металлоконструкций. Когда фирма только начала свою работу, количество клиентов и заказов от них было 3-4 в неделю. Алгоритм работы менеджера был всегда простым: принял предварительный заказ, сделал замеры, обговорил конструкцию изделия, согласовал стоимость, получил предоплату, выполнил работу и закрыл оплату. Андрей делал работу качественно, по хорошей цене и строго соблюдая сроки. В итоге с каждым годом клиентская база разрасталась, увеличивался штат сотрудников, стали появляться масштабные заказы на крупные объекты. Поток заказов вырос в 10 раз и с этого момента начали возникать сбои в работе.

CRM-система на различных устройствах

Причины конфликтных ситуаций были чаще всего связаны с человеческим фактором. Один менеджер пропустил заказ, который поступил по почте. Другой забыл перезвонить и уточнить детали объекта, а третий пропустил дату тендера на крупный объект. Клиенты же могли не дождаться приезда замерщика в назначенное время или сделав предоплату ждать монтажа дольше, чем оговорено изначально. Клиенты стали не только жаловаться на работу компании, писать гневные отзывы, но и попросту уходить к конкурирующим фирмам. В этот момент Андрей понял, что нужно кардинально менять подход к работе компании и контролю своих сотрудников.

Бизнесмен решил внедрить CRM-систему и выстроить работу с клиентами по совершенно новому и единому алгоритму:

Инфорграфика — как работает CRM-система Андрея

1. Клиент оставляет заявку в удобный для него способ – сайт, телефония, e-mail, сообщение в мессенджер. CRM автоматически регистрирует новый заказ, формирует карточку нового клиента (если клиент уже обращался в компанию, запись добавляется в его профиль). Параллельно заказ попадает в первую стадию воронки продаж – «Первичный контакт». Менеджеру поступает сигнал от CRM: «Позвонить клиенту с вебсайта на протяжении 10 минут». Срок реакции устанавливается индивидуально, согласно предварительно настроенному регламенту обработки. Если ответственный сотрудник просрочит выполнение задачи, CRM-система автоматически отправит уведомление Андрею.
2. Интеграция CRM с виртуальной АТС позволяет менеджеру звонить из интерфейса системы, что существенно ускоряет коммуникацию. В процессе разговора менеджер фиксирует пожелания клиента и результаты звонка в профиле клиента. Если клиента устраивают условия работы, сделка переходит на следующий этап воронки — «Выезд на объект». CRM-система автоматически формирует задачу для замерщика на конкретную дату.
3. В процессе замеров клиенту также будут продемонстрированы на выбор материалы из которых будет изготавливаться конструкция. Когда замеры сделаны и заказчик выбрал материалы замерщик вносит всю информацию в отдельный файл и прикрепляет к карточке клиента. Сделка переводится на стадию «Расчет стоимости и формирование счета».
4. Ответственный сотрудник должен на протяжении одного рабочего дня (или другого срока, закрепленного в регламенте работы) рассчитать стоимость объекта. После фиксации суммы в программе менеджер делает звонок клиенту и озвучивает стоимость материалов и работ. Для удобства менеджера система подготовит счет и направит его клиенту. Сделка переходит на стадию «Предоплата».
5. Клиент осуществляет предоплату по счету удобным способом. Сделка переходит на этап «Производство и монтаж».
6. Цех по производству получает заказ по составленному ранее ТЗ, а монтажник планирует и согласовывает дату установки с клиентом. Далее происходит монтаж конструкции, сделка переходит на этап «Завершение оплаты и закрытие сделки».
7. Клиент принимает работу, осуществляет доплату и получает закрывающие документы (чаще всего это акт/договор с гарантией на объект). Монтажнику может ставиться задача сфотографировать объект для портфолио компании и взять отзыв о работе у клиента.
8. На протяжении всего процесса данной сделки Андрей контролирует и получает детальные отчеты о работе в несколько кликов. Он может посмотреть – сколько сделок находится на каждом этапе, где возможно нарушение сроков или регламента работы. Какие менеджеры выполняют план, а какие нет. Также он может помогать менеджерам с проблемными клиентами, ведь контакт клиента с собственником всегда повышает его лояльность и, так скажем, успокаивает нервы.

Пример воронки продаж в компании Андрея

Таким образом, CRM-система систематизировала работу компании Андрея и исключила ошибки, связанные с человеческим фактором. Удалось достичь эталонного взаимодействия с клиентами, дисциплинировать персонал, повысить конверсию запросов в продажи, увеличить лояльность заказчиков к компании и ее прибыль в целом. Благодаря внедрению CRM Андрею удалось вычислить лентяев и неэффективных менеджеров в своем коллективе. Определить самые эффективные источники привлечения клиентов, найти «узкие» места в скриптах менеджеров и принять меры по их устранению.

Контроль коммуникаций и плана продаж в CRM

Аналитика продаж и итогов работы

Пример того, как Андрей может анализировать работу своей компании

Как СРМ автоматизирует рутинные действия?

В работе каждого менеджера встречается множество рутинных действий – регистрация нового клиента, заказа, обращения, проверка актуальности цены/наличия, согласование графика доставки и многое другое. Автоматизировав данные процессы, вы освобождаете рабочее время менеджера от рутины и направляете его на более важные задачи, такие как подготовка коммерческих предложений или звонки потенциальным клиентам.

Кроме этого программа выполняет часть работы пользователя, например, ускоряет процессы визирования заявок, формирует рабочую документацию и улучшает работу с заказами в целом. Также CRM располагает инструментами для эффективного маркетинга и сервиса – планирование мероприятий, всевозможные рассылки, обработка сервисных обращений и заявок. Встроенные технологии кейс-менеджмента, основанные на лучших мировых практиках продаж, предоставляют тактику взаимодействия и регламентируют каждый этап сделки. Данная возможность особенно актуальна в работе сегмента B2B.

Инструменты маркетолога

Сплит-тест

Итоги рассылок

Реализация маркетинговых рассылок в различных CRM-системах

Вышеперечисленные функции CRM-системы помогают выстроить продуктивные взаимоотношения с клиентом, повысить его лояльность к компании и увеличить частоту покупок. Когда заказчик зашел на сайт и оставил на нем заявку, CRM формирует по ней карточку контакта и сделки. В ней указывается начальная стадия воронки продаж: «Первый звонок». Менеджеру поступает подсказка от CRM: «Позвонить клиенту с вебсайта на протяжении 15 минут». Если ответственный сотрудник просрочил выполнение задачи, CRM-система автоматически отправляет уведомление руководителю отдела сбыта.

Нужна ли мне CRM?

Чтобы понять, нужна ли вашему бизнесу CRM-программа, следует посмотреть на то, как организован рабочий процесс. Если работа с клиентами основывается на скриптах телефонных звонков, регулярных встречах и электронной переписке – вам нужна CRM. Работаете с воронкой продаж, оцениваете каналы попадания лидов в воронку и причины их потери – вам нужна CRM. Если вы хотите максимально автоматизировать все рутинные действия и свести ошибки, связанные с человеческим фактором к минимуму – вам нужна CRM. Хотите получать детальную аналитику о работе компании, всех сотрудников, реализованной продукции, перспективных продажах – вам нужна CRM. Подробней о проблеме выбора мы писали в статье – «Как понять нужна ли мне CRM-система?»

Малый бизнес или микропредприятие может обойтись без внедрения системы либо воспользоваться бесплатным решением. Как правило количество заказов составляет 3-5 в день, с этим можно справиться без полноценной системы. Платные и мощные системы будут дорогими и массивными для такого сегмента рынка, в итоге СРМ лишь усложнит работу.

Облачная версия или локальная?

Существует 2 типа реализации CRM-программ: коробочные системы или десктопные (on-site) и облачные, которые работают онлайн. В первом случае CRM устанавливается на сервер клиента. Лицензия приобретается 1 раз, для обновления и поддержки системы следует дополнительно нанимать специалистов или пользоваться услугами собственного ИТ-отдела.

При использовании облачной СРМ пользователю предоставляется онлайн-доступ через WEB-браузер. При этом вся информация и файлы системы хранятся на сервере разработчика. Лицензия оплачивается раз в год, вы всегда можете добавить пользователей или сократить. Облачные решения пользуются большей популярность, соотношение онлайн и коробочных систем составляет приблизительно 85 / 15.

Преимущества и недостатки каждого типа систем

Облачная система	Коробочная система
+ Не нужен собственный сервер + Отсутствие затрат на поддержку и обновление + Доступ 24/7 с любого устройства + Стабильная работа и скорость системы + Быстрая масштабируемость — Оплата по подписке	+ Разовая оплата за лицензии + Полный доступ к ядру системы + Неограниченное дисковое пространство — Сложности с обновлением и поддержкой — Высокие затраты на содержание ИТ-департамента

В одной из наших статей – «CRM в облаке или локально?» мы детально разобрали эти способы работы системы. Рекомендуем ознакомиться.

Выбираем CRM — must have модули

Алгоритм подбора CRM-системы одинаков для компаний разного сегмента. Первоочередная задача – составить список функциональных требований к системе, какие задачи она должна решить. Далее идет сравнение систем, предоставленных на рынке. Сравнение происходит не только по возможностям, но и по ценовым предложениям, уровню технической поддержки и кастомизации системы. Также мы рекомендуем обращать внимание на список готовых дополнений и интеграций со сторонними сервисами. Каждое решение индивидуально, однако мы собрали Must have модули,которые должны быть в любой СРМ:

• Работа с клиентами и клиентской базой – хранение всех взаимодействий, быстрая сегментация и анализ.
• Управление продажами – воронка продаж, скрипты продаж, планирование и анализ.
• Управление задачами – постановка задач руководителем, удобный планировщик, контроль выполнения задач и сроков.
• Автоматизация рутинных действий – регистрация заказов и заявок клиентов, автоматические рассылки по событиям.
• Интеграция с сервисами – дополнение CRM необходимой АТС, почтовым клиентом, мессенджерами, маркетинговыми инструментами.

Мегаплан

AmoCRM

РосБизнесСофт CRM

Террасофт

Битрикс24

После выбора наилучшего предложение происходит процесс внедрения и обучения сотрудников. На всех этапах выбора и интеграции очень важно, чтобы идейный вдохновитель всего проекта объяснял сотрудникам зачем это нужно и как система поможет им повысить результаты, а значит и собственный доход. Подробный материал о выборе CRM системы мы публиковали ранее, рекомендуем к прочтению – «Выбор CRM».

Каких конкретных результатов внедрения ожидать

Ключевая цель внедрения – рост объемов продаж и создание эталонного процесса взаимодействия с клиентами. В зависимости от рода деятельности могут быть и второстепенные цели, но ключевое – рост прибыли. Например, в 2015 году был проведен опрос 500 компаний о том, каких результатов удалось достичь. Результат опроса – рост прибыли после внедрения в среднем составил от 25 до 35%. Общее ускорение работы, автоматизация рутины и снижение операционных затрат отмечают все участники опроса.

Надеюсь наша статья о том, что такое CRM и как она работает была вам полезна.

30 марта 2022

Обновлена: 10 февраля 2023

1683

Рекомендуем посмотреть 5-минутное видео от продакт-менеджера Екатерины Шеленковой о том, что такое СRM, зачем и кому она нужна.

Использование CRM-системы повышает прибыль компаний, уменьшает расходы и увеличивает скорость обработки заявок от клиентов. Ее внедрение — одно из полезных решений для бизнеса.

Мы собрали самую полную статью, в которой вы найдете ответы на частые вопросы по CRM-системам. Поговорим о том, что это за программа, как она работает, какие задачи решает, что необходимо для внедрения CRM-системы и как понять, нужна ли она вашему бизнесу.

Customer Relationship Management (CRM) — система, которая помогает выстроить отношения с клиентами и следить за совершаемыми сделками.

Программа собирает информацию о клиенте в электронную карточку, учитывая все действия:

момент заявки → консультацию со специалистом → визит в магазин → покупку → доставку

Работая в CRM, менеджер наглядно видит историю взаимодействия с каждым клиентом. В ней отображаются все сообщения и разговоры, ФИО, номера телефонов, email. Однако CRM выступает не только как хранилище данных. Она также подсказывает менеджеру или владельцу бизнеса, как лучше связываться с тем или иным клиентом, какова скорость ответа и качество сделки. Система собирает всю аналитику в отчеты, помогает работать с воронкой продаж, планировать дальнейшее взаимодействие с покупателями.

Используя CRM, вы больше не будете вручную составлять клиентские базы в электронных таблицах. Программа все сделает за вас, а также напомнит, когда клиенту пора отправлять оповещение о заказе или информацию о новинках.

CRM — большой комплекс функций, включающий маркетинг, техподдержку, продажи, аналитику, коммуникацию с клиентами. Система автоматизирует основные процессы бизнеса.

Какие CRM-системы бывают

CRM не универсальны, они отличаются уровнем обработки информации и спецификой решаемых задач. Системы для управления взаимоотношениями с клиентом делятся на два основных вида: операционные и маркетинговые.

Операционные — программы для отдела продаж. В них хранится клиентская база и этапы взаимодействия с покупателями. Такие системы помогают менеджерам связываться с клиентами, следить за статусом сделок, отправлять SMS и email, записывать звонки.

Маркетинговые (аналитические) — в них хранится информация не только о продажах, но и о рекламных кампаниях: данные по спецпредложениям, программе лояльности, бонусы, скидки. Система учитывает коммуникацию покупателя с брендом (когда и как часто он посещал сайт, на какие кнопки нажимал, что положил в корзину, на каких этапах перестал взаимодействовать) и дает маркетинговые подсказки.

Помимо операционных и маркетинговых систем, выделяют еще отраслевые, коллаборационные и комбинированные. Кратко познакомимся с ними.

Отраслевые — системы, ориентированные на конкретную область бизнеса, чаще всего являются ПО фирмы. Такие CRM созданы для медицинских центров, агентств по недвижимости, бьюти-индустрии, спортзалов, платформ с курсами.

Коллаборационные CRM делают акцент на сборе обратной связи от клиентов по различным каналам связи. На основе полученных данных принимаются решения об изменении ассортимента товаров и услуг, процесса обслуживания. Готовых программ на рынке пока нет, они или разрабатываются исключительно под компанию, или входят в состав основных CRM, выполняющих более широкий спектр задач.

Комбинированные — системы, сочетающие разные типы CRM. В основном это операционные с функциями маркетинговых.

Как работает CRM-система

Customer Relationship Management (CRM) помогает выстроить взаимоотношения с клиентами. Программа подходит как для малого, так и среднего и крупного бизнеса — в ней может работать даже один менеджер по продажам и больше. CRM синхронизируется с телефонией, почтой, мессенджерами, а также в системе хранится полная история взаимодействия сотрудника с клиентом и записываются все разговоры.

В работе сотруднику могут понадобиться справочники. Например, каталоги товаров, чтобы отследить, имеется ли вещь на складе, в каком количестве, когда планируется поставка, какая у нее сейчас цена. CRM легко синхронизировать с бухгалтерскими программами, где обычно и хранится подобная информация.

К средствам оптимизации относятся шаблоны, счета, напоминания, роботы по отправке писем. Выставить и отправить счет клиенту можно прямо из CRM.

Алгоритм работы в CRM выглядит так:

От типа продажи зависит способ связи с клиентом. Если покупают в интернет-магазине или социальной сети, CRM автоматически создает заявку. Это помогает менеджеру быстро оформить заказ и передать его в доставку. Если покупка длительная, клиент переходит в воронку продаж, при этом CRM разделяет процесс сделки на этапы, выстраивает тактику и определяет процент конверсии на каждом из них.

Если сделка совершилась, CRM переводит клиента в постоянные. Программа автоматически определит оптимальный вариант и частоту коммуникаций с ним — так ведут клиента к повторным продажам. Если клиент не купил, CRM возвращает его на первый этап воронки. Чтобы заключить сделку с этим клиентом, ему можно отправлять персональные предложения.

На всех этапах воронки CRM собирает подробную аналитику в отчеты — это помогает понять эффективность рекламы, проанализировать воронки продаж и скорректировать их. Система определяет приходящий с рекламных площадок трафик и показывает, откуда пришел каждый клиент и сколько из них купили. На основе этого можно принимать решения и вносить корректировки по ходу сделки.

Зачем нужна CRM-система

В CRM удобно работать и руководителям, и менеджерам.

Зачем система нужна менеджеру:

• сохранять информацию о клиентах — контакты, звонки, заявки, платежи, чеки;
• работать с воронкой продаж и вести клиента от заявки до покупки;
• планировать стратегию по каждому клиенту — смс, рассылки, звонки, личные встречи;
• записывать разговоры по телефону, сохранять переписки с клиентом и другую документацию.

Зачем CRM нужна руководителю:

• отслеживать, откуда пришли заявки, покупатели, звонки;
• оценивать эффективность работы отдела продаж и компании в целом;
• анализировать продажи и прибыль компании по каждому менеджеру, планировать и изменять стратегии.

Какие задачи решает CRM

CRM рекомендуют внедрять на этапах роста и развития компании или перед масштабированием до крупной сети. Но ее устанавливают и для того, чтобы решить уже возникшие в работе проблемы.

Владельцу бизнеса или менеджеру важно понимать, какие функции выполняет СРМ-система и для чего она используется. Это поможет в дальнейшем принять решение о том, нужна ли вам CRM, и если да, то какую выбрать.

Автоматизация процессов в компании

CRM-программы избавляют от рутины. Многие компании пользуются электронными таблицами, вручную записывают данные о клиентах, некоторые даже ничего не фиксируют, надеясь на память сотрудников. Это неверный подход к сбору информации, ведь таблицы могут случайно удалиться, менеджер отвлечься, блокнот с записями потеряться. В итоге — утраченная клиентская база, которую вы, возможно, собирали годами.

CRM-система сохраняет всю историю общения с клиентом, фиксирует каждый этап коммуникации и контакты. Она автоматически формирует заявки и назначает каждому менеджеру клиентов на всех этапах сделки. Если менеджер не решит задачу, система оповестит руководителя.

Порядок в клиентской базе

Клиентская база — ядро CRM. Именно на ее основе строятся все процессы. Она включает в себя информацию о клиентах и подрядчиках.

Клиентская база — самый ценный актив для компании. Однако менеджер — живой человек, он также может потерять данные, неравномерно уделять внимание клиентам или вообще сменить место работы. Чтобы актив не исчез, важно централизованно хранить данные.

CRM-система помогает вести учет каждой точки контакта клиента с вашим бизнесом. Программа выступает для сотрудника как календарь, где записаны все события и напоминания.

Система работы отдела продаж

Автоматизация облегчает работу sales-менеджеров и экономит человеческие ресурсы, которые можно направить на другие важные бизнесу задачи. Например, на расширение клиентской базы.

CRM собирает данные в удобные дашборды и отчеты с полным количеством сделок и лидов, прибыли, количеством встреч и звонков. Аналитика покажет, как работает персонал, сколько продаж приносит каждый сотрудник. Также если у вас новый сотрудник, он через историю в CRM быстро ознакомится с делами.

Анализ маркетинговых активностей

CRM-маркетинг — одно из звеньев в построении общей маркетинговой стратегии для бизнеса. Он отвечает за отправку email, SMS, push-уведомлений, совершение «холодных» звонков.

CRM-система фиксирует эти виды упоминаний и следит за эффективностью выбранного канала. Например, вы видите статистику по доставляемости электронных писем, оцениваете процент открытия сообщений, на основе этого принимаете решение провести тесты, изменив контент письма, его длину, иллюстрации.

Также программа дает доступ к сквозной аналитике, где можно отслеживать эффективность всех рекламных кампаний, выделять успешные, отключать неокупаемые. Система даже показывает, какие объявления видел клиент перед подачей заявки.

Качество клиентского сервиса

Системы помогают службам поддержки, которые отвечают за качество клиентского сервиса. Покупателю приятно, когда к нему обращаются по имени-отчеству, помнят о его предпочтениях, знают адрес доставки, оперативно отвечают. Владея этой информацией, бренд проявляет уважение к клиенту и укрепляет лояльность целевой аудитории.

Плюсы CRM-системы

Внедрение системы дает преимущества:

• Создание полной и единой базы клиентов — все заявки с сайта, социальных сетей, мессенджеров поступают в CRM автоматически и сразу.
• Рост продаж благодаря быстрой реакции менеджеров, персонализированному подходу к каждому покупателю и контролю источников лидов.
• Снижение расходов — аналитика помогает определить, откуда преимущественно приходит целевой трафик. Это помогает перераспределять расходы на рекламу и вкладывать бюджет только в эффективные источники.
• Повышение контроля — CRM отслеживает работу сотрудников и определяет, кто работает эффективнее всего.
• Прозрачная отчетность — всю документацию система формирует в режиме онлайн.

Как понять, нужна ли вашему бизнесу CRM

CRM подойдет для компаний, которые много и активно продают. Это могут быть B2B и B2C компании, а также банки, кредитные и страховые организации, инвестиционные фонды, гостиницы и отели, турагентства. Есть распространенный миф о том, что СРМ-система нужна только большим корпорациям, а средний и малый бизнес легко обойдутся без нее. Это заблуждение. CRM-система будет полезна даже небольшой компании.

Если вы продаете и у вас в штате есть хотя бы 1–2 менеджера по продажам, внедряйте систему.

Таким образом вы уже с первых шагов займетесь систематизацией, сохранением и наращиванием клиентской базы. Программа поможет не выгореть на рутинных задачах.

Рассмотрим главные причины, когда стоит внедрить CRM-систему.

У вас большая база клиентов

Большой объем обращений — первый признак, что вам нужна CRM. Тут аргументы простые и весомые: слишком много информации, ее необходимо сохранять и быстро обрабатывать, чтобы не упустить потенциальных клиентов. Время — деньги, покупатель легко перейдет к конкурентам. CRM поможет сформировать карточку обращения, обработать заявку и проконтролировать следующие этапы сделки.

У вас разные каналы трафика

Клиенты приходят из разных источников, и часто бывает, что коммуникация проходит по нескольким каналам. Например, переписка в соцсетях и звонок, переписка через чат-бот на сайте, разговор с менеджером, переписка в мессенджере. За такими цепочками общения неудобно следить. Менеджер каждый раз уточняет запрос, клиент раздражается, ведь он уже не раз его называл. В результате коммуникация нарушается, и никто из участников не доходит до конечной цели. Покупатель не получает товар, вы — прибыль.

CRM предотвращает конфликты. Когда вся информация собирается в единой карточке, это удобно. Любой менеджер может подхватить ситуацию и продолжить сделку.

Ваша сфера: B2B или B2C

Для обеих стратегий ведения бизнеса использование CRM выгодно. Клиент есть клиент, и не так важно, физическое это лицо или юридическое. Вы со своей стороны должны сделать все возможное, чтобы сделка удалась. CRM-система поможет контролировать взаимодействие с покупателями, выделить ключевых клиентов.

Вам необходим анализ работы вашего бизнеса

Системы управления взаимоотношениями с клиентами строятся на сильной системе аналитики. Они формируют отчеты, снабжая их графиками, схемами, диаграммами. Благодаря этому вы делаете прогноз продаж на будущее, выбираете наиболее эффективную рекламу и каналы трафика, распределяете нагрузку на отделы и сотрудников.

У вас большой штат менеджеров

Чем больше сотрудников, тем больше ответственность и тем сложнее их контролировать. Система электронных карточек и отчетов помогает владельцу бизнеса следить за работой менеджеров. Она показывает, кто из них больше всего заключил успешных сделок и повысил продажи, а кто, наоборот, растерял клиентскую базу.

Важный момент: у менеджеров есть доступ к базе данных, но забрать ее или передать третьим лицам они не смогут. Она надежно защищена CRM.

У вас длинный цикл воронки продаж

CRM нужна для оперативной связи и фиксации хронологии общения с клиентом. Не все бизнес-процессы решаются за 1–2 дня, некоторые растягиваются на месяцы и даже годы.

Самый яркий пример — покупка квартиры. Клиенты обычно долго наблюдают за агентствами недвижимости, оставляют заявки, ходят на консультации, думают и только потом приходят к решению, приобретать собственность или нет.

У вас активная маркетинговая политика

Не все программы поддерживают рекламные функции. Если вам важно работать с трафиком и отслеживать, как он влияет на продажи, советуем обратить внимание именно на маркетинговые CRM. В них есть не только аналитика, но и возможность проводить A/B-тесты.

Что должно быть в CRM

Перед выбором определите, какие задачи CRM должна решать. На рынке есть много программ с разным функционалом и тарифами: часто компании не используют функции, за которые платят.

Что точно должно быть в CRM:

• Модуль учета клиентов — сохраняет всю историю коммуникаций.
• Модуль управления продажами — показывает на каком этапе воронки продаж находится каждый покупатель.
• Автоматизация бизнес-процессов — отправляет рекламные сообщения, меняет данные о товарах, напоминает клиентам и сотрудникам о важных событиях.
• Аналитика собирает всю информацию по рекламным площадкам и воронкам продаж.
• Модуль управления задачами, чтобы руководитель контролировал работу персонала.
• Интеграция со сторонними ресурсами — с IP-телефонией, сайтом, почтой, мессенджерами.
• Возможность подключения ПО, приложений для смартфона и других корпоративных программ.

Как выбрать CRM для своей компании

Выбор системы напрямую зависит от задач бизнеса. Собрали для вас факторы, которые влияют на внедрение CRM.

Определите цели и потребности бизнеса

Для начала оцените процессы в компании, количество сотрудников и поступающих заявок, длительность цикла воронки продаж, ежедневный список задач менеджера, проанализируйте этапы совершения сделки с момента заявки до покупки.

Обратитесь к списку задач, которые решает CRM. Они помогут сориентироваться в потребностях бизнеса. Можно пойти от обратного и составить список проблем, которые есть у компании.

Выберите необходимые инструменты

Когда вы определите цель, то поймете, какая нужна система — операционная, маркетинговая, комбинированная. У каждой из них свой набор инструментов. Однако есть и базовые элементы CRM:

• аналитика (инфографика);
• уведомления (push, SMS, email, звонки);
• электронная документация (шаблоны договоров, счетов);
• внутренний сервис (видеосвязь с коллегами, чаты).

Не забудьте изучить тарифы, адаптацию на мобильную версию, синхронизацию с другими системами, например, бухгалтерского учета. Выбирайте CRM, где можно добавлять или удалять функции на рабочей панели. Пусть в CRM поработают сотрудники и скажут, что им нравится, а что нет.

Обратите внимание на интерфейс.

Он должен быть простым и понятным — программа помогает, а не отнимает у менеджеров время на работу с ней. Вся база клиентов и сопутствующие документы хранятся на вашем сервере или в облачном хранилище разработчика. Интеграция CRM с другими ресурсами нужна, чтобы собирать заявки со всех каналов трафика.

Протестируйте CRM в пробный период

Если вы все еще сомневаетесь, нужна ли вам CRM, или подходящую ли вы выбрали технологию, попробуйте бесплатный тестовый период. За это время вы поймете, обладает ли CRM нужными вам инструментами и есть ли результаты.

В облачной версии Битрикс24 есть бесплатный тариф с базовым набором возможностей. Можно добавлять неограниченное количество лидов, создавать индивидуальные коммерческие предложения и отправлять их клиентам прямо из программы, выставлять счета, настраивать воронки продаж.

Чтобы получить доступ к аналитике и отчетам, настройке телефонии, автоматизации продаж и маркетинга, выбирайте один из платных тарифов.

Как начать работать в CRM: первые шаги

Для знакомства с CRM советуем попробовать Битрикс24. Это комбинированная система, которая соединяет в себе функции операционной и маркетинговой CRM. В программе много возможностей для оптимизации продаж. Подойдет среднему и малому бизнесу. Есть бесплатная версия, которая не ограничена количеством сотрудников и временем использования.

На примере Битрикс24 покажем, как начать работать в СРМ:

Вам также может понравиться

CRM-система — это программа, которая хранит все данные о существующих и потенциальных клиентах (имена, контакты, история разговоров) и управляет этой информацией. Практически все современные CRM способны автоматизировать множество повседневных задач, собирать и анализировать статистику, сегментировать клиентскую базу, планировать действия и т.д.

Что такое CRM-системы простыми словами

CRM-система расшифровывается как Customer Relationship Management, что в переводе с английского языка означает «управление взаимоотношениями с клиентами». Но автоматизированное программное обеспечение — это не только учет взаимоотношений с клиентами, ее функционал гораздо шире. Образно говоря, CRM представляет собой кровеносную систему организации.  В первую очередь, это непосредственно каталог контрагентов — клиентов, поставщиков и партнеров.

Что нужно знать о CRM-системах в первую очередь

Универсальная CRM-система встречается редко. Как правило, некоторые программы выполняют одни задачи лучше, чем другие. В зависимости от своих возможностей любая CRM-система попадает в одну из следующих категорий:

Операционная CRM-система	Помогает выполнять повседневные процессы компании и автоматизировать рутинные задачи
Аналитическая CRM-система	Хранит базы данных с подробной информацией о клиентах и бизнес-процессах
Коллективная CRM-система	Повышает эффективность взаимодействия и коммуникации между различными подразделениями компании

Таким образом, операционная CRM-система станет отличным решением для тех, кто занимается продажами и маркетингом и хочет автоматизировать рабочий процесс с помощью ПО для выполнения повседневных рутинных задач. 

В свою очередь, аналитическая CRM оптимизирует рабочие процессы, которые не связаны с потребителями напрямую. Ее основной целью является анализ, улучшение развития и расширение возможностей работы сотрудников внутри компании. 

Коллективная CRM-система направлена на удовлетворение потребностей клиентов путем взаимодействия между всеми отделами в компании (техническая поддержка, отдел продаж, отдел маркетинга). Такая CRM позволяет обмениваться информацией, контролировать и улучшать путь клиента.

Как работает CRM-система

CRM помогает грамотно структурировать бизнес-процессы — это ее основная функция. Внешне такая система напоминает стандартную электронную таблицу Excel, в которой хранится клиентская база. Программа автоматически выводит данные по мере того, как сотрудники организуют свое взаимодействие с клиентами. CRM позволяет любому сотруднику вести клиента, даже если с ним ранее общался другой менеджер.

Функции программы корректируются в соответствии с руководством отдела продаж — основной опцией системы является стандартизация и оптимизация работы администратора, для общения с клиентами.

CRM-система закрывает все мелкие задачи, которые выполняет администратор. Ее список задач выглядит следующим образом:

• Создание документов с помощью шаблонов
• Принятие заявки
• Отправка сообщения клиенту
• Генерация задач для администраторов
• Создание онлайн-отчетов
• Расчет стоимости услуг
• Отслеживание даты операции

В чем польза CRM-систем

Внедрение CRM значительно увеличивает количество клиентов, повышает конверсию и приводит к росту повторных продаж. Преимуществ у программного обеспечения много. 

• В первую очередь, удобный интерфейс для работы с клиентами. CRM-система сохраняет клиентскую базу, собирает историю взаимодействия с ними, анализирует уровень лояльности клиентов к компании и автоматизирует процессы транзакций с клиентами. Благодаря такой функциональности программа поможет не потерять клиента, который проявил интерес к компании.
• Вторым преимуществом является формирование аналитических отчетов в режиме онлайн. С помощью CRM можно проконтролировать рабочий процесс и работу сотрудников компании. Также система позволяет планировать график работы и отпуска персонала, анализировать этапы воронки продаж и избавляться от неэффективных рекламных каналов – за это отвечает специальный модуль, который позволяет отследить путь клиента от этапа захода на сайт до завершения покупки.
• Еще одним важным преимуществом программного обеспечения является автоматизация рабочих процессов. Благодаря такой функции, значительно снижается нагрузка на менеджеров и исключаются ошибки по причине невнимательности сотрудников. Система фиксирует все действия в базе и уведомляет менеджеров компании о срочных задачах (совершить важный звонок или отправить письмо). Инструменты CRM-системы также упрощают ведение документооборота за счет внутренних шаблонов и скриптов.

Для какого бизнеса необходимы CRM-системы

CRM-система станет незаменимым помощником как для малого бизнеса, так и для большого холдинга. Существуют ключевые особенности у каждой деятельности, требующего программного обеспечения. В первую очередь, руководитель компании должен быть заинтересован в долгосрочных отношениях с клиентами, с увеличением повторных и дополнительных продаж и ему важно вести историю взаимодействий с заказчиками, записи писем и звонков. 

Также ПО будет необходимо в любой компании, в которой появляется потребность в автоматической передаче электронной почты и SMS-сообщений. Например, такой способ взаимодействия с покупателями подойдет для любого интернет-магазина или для сети заправок, имеющей своих постоянных посетителей. Благодаря автоматизации система сможет поздравлять клиентов с днем рождения и другими праздниками, информировать их о проходящих акциях и рассылать специальные предложения.

А еще CRM использует клиентскую базу для создания индивидуальных предложений, таких как предоставление персональной скидки на основе предыдущих покупок или обсуждение новой услуги, о которой когда-то просил клиент. Например, ПО принесет пользу как маленьким фитнес-студиям, так и большим спортивным комплексам. 

В целом такая программа позволяет любому руководителю ставить и корректировать задачи, контролировать выполнение в соответствии с дедлайном и следить за эффективностью работы каждого сотрудника – и все это удаленно. 

Можно ли обойтись без CRM-системы

Иногда внедрение CRM-системы может не принести ощутимой пользы и помешать стабильной работе уже отлаженных бизнес-процессов. Порой затраты на использование и обслуживание такого ПО не оправданы и безрезультатны. 

Например, программное обеспечение не понадобится такому предприятию, в котором всего несколько покупателей и поставщиков. Также без CRM могут обойтись монополисты – без конкуренции нет необходимости составлять клиентскую базу, потому что она и так стабильна. Существуют сферы бизнеса, в которых продажи ориентированы на проходящий и случайный клиентский поток, например, придорожные кафе.

Но многие современные компании даже если не заинтересованы в росте клиентской базы, то многие хотят улучшить эффективность и лояльность клиентов, наладить взаимодействие между отделами, отслеживать важные показатели в режиме онлайн – в этом случае CRM-система станет хорошим комплексным решением.

Какие данные собирают CRM-системы

Прежде всего CRM-системы собирают личные данные – ПО включает в себя контактные данные клиентов, демографические и географические данные, а также информацию, связанную с целями компании с помощью анкетирования или опросов потребителей.Стоит отметить, что CRM-система является удобным и безопасным способом хранения персональных данных — если соблюдать все меры предосторожности, вероятность утечки данных практически исключена. 

Помимо этого, программное обеспечение собирает данные о всех транзакциях. Из информации о транзакциях можно узнать доходы и расходы, а также насколько оперативно выставляются счета сотрудниками и как быстро оплачивает их клиент.

Также CRM собирает коммуникационные данные. Она измеряет время ответа клиента на электронные письма, звонки и другие сообщения, а затем подсчитывает количество входящих и исходящих сообщений. Это поможет отследить, а в дальнейшем и проанализировать, какой способ взаимодействия клиенты выбирают чаще.Таким образом, к каждому можно найти индивидуальный подход. Например, интроверты выберут электронную почту, общение в чате и будут счастливы, а занятые люди предпочтут телефонные разговоры. Это позволяет компании сделать общение комфортным, деловым и не превращать его в назойливый спам.

Примеры основных CRM-систем в России в 2023 году

Сегодня существует большое количество CRM-систем, как с облачным, так и с локальным хранилищем. Основными CRM-системами в России в 2023 году являются следующие программы:

Bitrix24	Огромный функционал: от 1С до CRM. Пять тарифов, вспомогательные каналы продаж через мессенджеры и соцсети, поддержка онлайн-касс и любых видов оплаты, интеграция с Яндекс Gо (доставка) и складской учет. Отлично подойдет для среднего и большого предприятия.
Мегаплан	CRM с простым и удобным интерфейсом. Четыре гибких тарифа с бесплатным 14-дневным пробным периодом. В основной функционал входит: планирование, отслеживание продаж, коммуникации между сотрудниками (аудио/видео), интеграция с 1С. Для тех, кто работает через WhatsApp, система автоматически пополнит клиентскую базу, получив сообщение с нового номера. Такая CRM подходит для малого и среднего бизнеса.
AmoCRM	CRM обладает простым и понятным интерфейсом, здесь нет лишних страниц, вся навигация состоит из восьми кнопок — не требуется время на обучение и адаптацию. Система оптимизирована под использование на планшетах и смартфонах. Три тарифа — в каждом предусмотрено управление продажами, автоматическая воронка продаж, API и расширения. ПО подойдет для малого и среднего бизнеса, в частности, для B2B продаж.
«РосБизнесСофт» CRM	CRM-система охватывает все направления деятельности компании от первого контакта с клиентом до отгрузки товара. Также в ПО включен модуль маркетинга. Он позволяет планировать и оценивать эффективность маркетинговых кампаний, осуществлять рассылки по электронной почте и SMS. На выбор два вида лицензирования: аренда и покупка. CRM предусмотрена для использования малым и средним бизнесом.
RetailCRM	CRM рассчитана на интернет-магазины. Помогают в этом интеграции с популярными сервисами и услугами (их более 90+). В ПО предусмотрена настройка автоматической воронки продаж, раздел аналитики (какие товары лучше и чаще продаются, операционные показатели). Систему можно настроить индивидуально под свой бизнес, а можно воспользоваться готовыми решениями, которые представлены на сайте интегратора. RetailCRM предлагает всего два тарифа: бесплатный, с ограниченным функционалом и платный.

Пошаговая инструкция по внедрению CRM-системы

CRM-система помогает решить многие задачи компании: она автоматизирует отчеты и контролирует работу персонала. Перед тем, как внедрять в свой бизнес современное программное обеспечение, необходимо провести полную подготовку к данному этапу пошагово:

1. Определиться с целями и задачами компании

Самым первым и важным шагом является понимание того, какие цели и задачи преследует компания – это поможет выбрать полезное ПО. Например, целями компании может выступать активизация клиентской базы, повышение конверсии заявок на продажу продукта, автоматизация документооборота и отчетности, улучшение воронки продаж, увеличение повторных продаж, а также удобный интерфейс для анализа проектов компании.

2. Рассчитать бюджет на покупку лицензионного ПО и рассмотреть предложения от поставщиков CRM 

Далее необходимо определить минимальные и максимальные затраты и рассмотреть предложение от поставщиков CRM, исходя из потребностей компании. Например, чтобы подобрать варианты, соответствующие бюджету, необходимо знать вводные данные: стоимость ежемесячного обслуживания ПО, либо цену полной покупки лицензии. Необходимо учитывать и стоимость ИТ-инфраструктуры (сервера, дополнительное программное обеспечение, облачные технологии).

3. Провести аудит бизнес-модели

В процессе аудита необходимо собрать всю информацию о бизнес-процессах и разделить их на категории, которые нуждаются в автоматизации в первую очередь.

Как только аудит будет проведен, и бизнес-процессы описаны, специалист по интеграции от компании-разработчика, перенесет их в CRM-систему.

4. Определение количества пользователей

После того, как проведен анализ и выбран поставщик ПО, нужно определить количество пользователей системы — это необходимо для подсчета приобретенных лицензий и настройки доступа. В список могут входить штатные сотрудники, удаленные сотрудники, фрилансеры, менеджеры и технические специалисты.

5. Установка CRM-системы и ее интеграция в бизнес-процессы

После успешного прохождения всех этапов по внедрению CRM-системы и ее установки, остается обучить ключевых сотрудников работе с ПО и использовать предоставленный функционал по максимуму. Стоит отметить, что у многих разработчиков существует служба поддержки, которая помогает в сложных вопросах.

Основные ошибки при внедрении CRM-системы

1. Первая и главная ошибка — отсутствие организации в бизнес-процессах. Если в компании не распределены обязанности и не определен функционал каждого сотрудника, то внедрение CRM-системы само по себе не спасет компанию от хаоса. Прежде чем перейти на CRM, необходимо наладить все бизнес-процессы в организации.
2. Вторая основная ошибка – это неправильно выстроенная воронка продаж (путь клиента от предложения компании до совершения покупки) для транзакций. Например, существует слишком много этапов транзакции, которые не готов проходить клиент или они повторяются с разными формулировками. Необходимо проанализировать свою воронку продаж, чтобы определить, есть ли в ней избыточность. Как правило, от этого страдают компании, которые только начинают использовать CRM.
3. Следующей ошибкой является отсутствие понимания важности CRM-системы сотрудниками в компании. Необходимо провести несколько встреч и рассказать персоналу, что вы лично хотите получить от внедрения системы, что получат они и какие результаты получит вся компания в целом.
4. И последнее, что может помешать работе, – это дополнительные ненужные поля в интерфейсе CRM. Например, большое количество созданных полей, которые поначалу кажутся необходимыми, могут мешать в работе с ПО. Сотрудник, ответственный за внедрение CRM, должен постоянно учитывать потребности работников компании и сложности, которые возникают, чтобы производить настройку системы самостоятельно, либо направлять запросы о настройке разработчику или интегратору.

Популярные вопросы и ответы

На самые частые вопросы читателей о CRM-системах редакция КП попросила ответить Татьяну Газизуллину, исполнительного директора интегратора CRM-систем MOSC.

Время на прочтение
9 мин

Количество просмотров 128K

Где вы храните клиентов? На бумажке, в телефоне, в ежедневнике, в экселе? Или вам в который раз предлагают CRM систему, но у вас нет полного понимания, что это такое и как это работает.

Эта информация не для программистов, айтишников и т.д. Она для владельцев бизнеса, которые хотят понять, что такое CRM система. Не читать про выгоды, пользу, кому она нужна и что это дает, а прежде всего ПОНЯТЬ. Большинство информации на эту тему написано очень умным языком. Даже простые статьи написаны так, как будто люди боятся показаться не профессионалами. И прошу меня простить, если кому-то покажется, что я написал все это слишком простым языком. Я хочу, чтобы вы поняли и разобрались в этом, так как разбираетесь в своем бизнесе, а не считали меня экспертом.

Поэтому давайте разберем CRM систему на части. К чему CRM система относится в бизнесе? Продажи. Что нам нужно для продаж? Клиенты. Поэтому первые две самые важные вещи которые должны у нас быть, и они есть в любой CRM системе, это клиенты и продажи.

Итак. Клиенты. Где вы храните клиентов? На бумажке, в телефоне, в ежедневнике, в экселе?

Вы и сами можете подтвердить что все эти варианты не удобны тем, что:

• Телефон, почта и другая важная информация о клиенте может потеряться, а вместе с ней и сам клиент.
• Нужного клиента не так просто найти. Попробуйте, отыщите его среди кучи бумажек или файлов.
• Трудно хранить всю историю общения с этим клиентом. Вы пытались в блокноте писать про каждого своего клиента подробно?

Здесь бы спасла картотека. Как в старые добрые времена.

Решение отличное. Но есть недостаток. Скорость!

• Скорость поиска нужной информации очень низка. Попробуйте очень быстро найти нужного человека в картотеке. А теперь нескольких.
• Скорость занесения информации тоже низка.

Однако сравнение с картотекой хорошо тем, что всем понятно, как работает картотека.
Так давайте перенесем принцип картотеки на компьютер.

Что у нас есть в картотеке? Куча карточек чего-либо. В нашем случае клиентов.
Вот и мы заведем на каждого клиента карточку, как в картотеке. В этой карточке у нас будет храниться вся информация на клиента. Зашли в карточку, и все как на ладони.

Какую информацию будем хранить?

Ту, что нам нужна для того, чтобы успешно продавать и принимать верные решения. Такую информацию по клиенту можно разбить на две части.

• Информация, которая должна быть по каждому клиенту: ФИО, почта, телефон, город, как вариант какие товары его сейчас интересуют или как он попал в нашу компанию. Проще говоря, вся информация, которую можно “разложить по полочкам”. Назовем ее “основная информация о клиенте”.
• Информация, которая говорит нам о том, когда мы с клиентом в последний раз общались, звонили, писали письма и т.д. По сути, это наши звонки ему, письма, сообщения, все наши комментарии после звонков, т.е. информация по взаимодействию с клиентом.

Как ее будем хранить?

Согласитесь, что в любой системе должен быть порядок, а иначе это уже не система.
Как мы бы это сделали в картотеке? В самом простом варианте у нас бы были одинаковые для всех клиентов и карточек поля: телефон, почта и т.д. В такие поля мы легко можем поместить информацию по типу 1.

А что делать со всей информацией, которая связана с взаимодействиями с клиентом? У нее есть одна особенность. Она зависит от времени. Вот и расположим ее в зависимости от времени, чтобы вначале видеть самую свежую информацию, а потом более позднюю.

В итоге, мы имеем карточку клиента, где хранится вся основная информация о клиенте. Она расположена в полях. На картинке внизу эти поля слева. Вся информация о взаимодействии с клиентом расположена в зависимости от времени. На картинке внизу это справа.

Осталось решить еще один момент. Клиентов-то у нас не один, а много. Как будем их всех размещать? В картотеке все карточки расположены просто по алфавиту. В нашем же случае ничего лучше списка пока не было придумано.

Делаем простой список клиентов. Сколько клиентов в списке нам без разницы. Потому что нужного или нужных нам клиентов мы найдем с помощью поиска или с помощью фильтра.

А если вы зайдете в любую CRM систему, вы это и увидите. Список клиентов, и у каждого клиента карточка с информаций о нем, а также поиск с фильтром.

Таким образом, у нас и получилась первая из основных частей CRM системы. На самом деле некоторым и этого достаточно. Клиентов уже легко искать и информация не теряется.

Но кому-то этого не хватает. Поэтому пойдем дальше. Мы же хотим видеть, что мы клиенту продавали!

Что будем делать с информацией о продажах?

Мы можем указывать всю информацию о продажах прямо в карточке клиента. Однако возникает несколько неудобств:

• В карточке клиента становится слишком много информации.
• У нас нет возможности быстро найти необходимую информацию.

Но выход есть.

Если мы рассмотрим информацию о любой продаже, то как и в случае с клиентом мы сможем ее разбить на две части:

1. Информация, которая должна быть по каждой продаже: сумма продажи, источник продажи (что привело к продаже), есть ли договор по этой продаже и т.д. Проще говоря, основная информация о продаже.
2. Всё взаимодействие с клиентом, которое касается именно этой продажи. Продаж одному клиенту может быть много. Для каждой продажи важно, как мы общаемся с клиентом относительно именно этой продажи.

Тогда есть простое решение. Если клиент и продажа так схожи, то давайте для продажи сделаем такую же карточку как и для клиента. Сделаем список всех продаж, как и клиентов, в котором будет легко найти нужную.

Но у продажи и клиента все же есть важное различие. Продажа, в отличии от клиента, это процесс. И как у любого процесса, у нее есть этапы. Т.е. продажа может начинаться – мы вступили в контакт с клиентом, и может завершаться – мы совершили продажу, либо нет. Между началом и концом есть еще и свои этапы.

Например, сначала продавец общается с клиентом по телефону, потом встречается, потом делает ему коммерческое предложение, потом выставляет счет и получает оплату. У каждого бизнеса своя специфика и свои этапы. Но они есть всегда. Просто потому, что у любого процесса они есть. Даже если вы просто захотите выйти из дома, вам сначала нужно одеться, открыть дверь, потом выйти. Уже как минимум три этапа.

Причем не обязательно, что при переходе от первого этапа до последнего придется проходить обязательно по каждому этапу. Вы можете и без одежды выйти на улицу. В продажах, если вам позвонил клиент и сказал: “я хочу купить”, и он знает конкретно, что хочет купить, вы же не будете настаивать на том, чтобы скинуть ему коммерческое предложение. Вы ему выставляете счет. И фактически вы продаете ему без этапа коммерческое предложение. Вы его перепрыгиваете. В этом нет ничего плохого.

Что будем делать с информацией по этапам?

1. Информацию о том, на каком этапе находится продажа, мы как и всю остальную информацию укажем в карточке продажи.
2. Сделаем так, чтобы было удобней видеть на каком этапе находится сделка.

В случае, когда мы имеем дело с процессом и есть этапы, очень удобным является увидеть сразу на каком этапе находится процесс, в нашем случае продажа. Это как зайти в Макдональдс и на электронном табло видеть, готов ваш заказ или нет. Так и тут. Мы просто по горизонтали (на картинке ниже) располагаем все этапы и под каждым этапом продажи просто отображаются продажи которые на нем находятся.

Остается только одно: связать продажи и клиентов.

Есть у нас список клиентов и список продаж с карточками. Но пока они у нас не связанны.

По сути в этом ничего сложного. Например, когда вы заходите в контакт или фейсбук, вы можете зайти в список всех друзей и из всех пользователей социальной сети увидеть только своих друзей. Т.е. по сути увидеть только тех, кто связаны “дружбой” с вами. Так и здесь.

Сделаем так, что в карточке клиента будет раздел, куда мы можем зайти и увидеть список всех продаж этого клиента и оттуда сможем открыть карточки этих продаж. То же самое сделаем в карточке продажи, чтобы легко было попасть в карточку клиента. Получается, что теперь у нас клиенты и продажи связанны.

Именно это вы и увидите при входе в любую CRM систему:

• Отдельно список клиентов.
• Отдельно список продаж.
• Продажи, которые сделаны выбранному клиенту.
• Клиента, к которому относится выбранная продажа.

Чтобы было еще понятнее, мы посмотрим на все это сверху, как на футбольный матч с трибуны.
Мы же можем рассматривать игрока в футболе как игрока с его характеристиками или как точку на поле, как одну из 11 фигур. Также сверху посмотрим на контакты и клиентов.

Для этого введем новое понятие. Сущность – это различимый объект; объект, который мы можем отличить от другого. В нашей системе мы будем под сущностью понимать некий объект, который каким-либо образом отображается (например в виде карточки), имеет свои поля ввода (например у клиента – телефон, почта, город; у сделки – сумма) и имеет связи (в нашем случае, например, у клиента есть связи с продажами).

Т.е. клиент и продажа это отдельные сущности. И они связанны друг с другом связями как на картинке. Одному клиенту может быть совершено несколько продаж;

Для того, чтобы полноценно работать с клиентами, не хватает только одного.
Мы не редко забываем, что нужно кому-то позвонить, написать и т.д. Кто-то для этого использует ежедневник, кто-то будильник, а кто-то полагается на память.

Давайте добавим просто возможность ставить себе задачи. К счастью, с задачами всем все понятно. Вопрос только в том как они будут отображаться в системе.

Воспользуемся понятием сущности, которое мы ввели. Мы договорились, что под сущностью понимаем некий объект, который каким-либо образом отображается (в случае задачи, это может быть карточка, только не такая как у продажи и клиента), а имеет свои поля ввода (у задачи это срок выполнения, приоритет и т.д.) и имеет связи (задача связанна либо, с продажей либо с контактом).

Т.е. задача — это сущность со своими связями.

Куда поместим задачи в системе?

Во-первых, удобней всего, чтобы они были распложены списком как контакты и продажи.
Сделаем отдельный список, где отображаются все наши задачи, чтобы все их видеть и будем по порядку выполнять. А все они у нас связанны с клиентом либо с продажей. Поэтому мы через них легко попадаем в клиента или продажу.

И второй вопрос на который нам надо ответить: Где отображать задачи в карточке клиента?
Располагать их также как продажи не совсем удобно.

У задач есть одна особенность. Сами задачи тесно связаны с процессом общения с клиентом. Мы звоним, общаемся, после этого пишем комментарий, ставим задачу, посылаем письмо. Потом по задаче снова звоним или идем на встречу. Т.е. для них очень важно, когда задачи поставили и когда их надо выполнить.

Поэтому пусть задачи будут отображаться там же где комментарии и звонки. Там, где расположена вся информация о взаимодействии с клиентом в зависимости от времени.

Если вы зайдете практически в любую CRM систему, то это и увидите. Список задач и возможность ставить задачи в карточке продажи и карточке клиента. В итоге получаем карточку продажи, карточку клиента и задачи.

Мы получили базу клиентов, в которой хранится вся информация о них. И получили понимание кому что продается. И более того, за счет этапов продажи и задач мы эти продажи даже контролируем, т.е. управляем ими.

CRM – управление взаимоотношениями с клиентами. Управляем? Управляем.

По сути, это и есть основной функционал CRM системы. Но согласитесь, что ездить на “мерседес” гораздо комфортней, чем на “жигули”. Так давайте и нашу систему немного прокачаем. Добавим возможностей.

Клиентов и продаж нам может не хватать. Возьмем сразу пример посложней, чтобы понять насколько все просто.

Кроме клиентов у нас могут быть: поставщики, у которых мы берем товар, чтобы перепродать; логистические компании, с которыми мы можем работать для доставки груза; список самого товара, который мы продаем; документы связанные со всем этим – например, договора.

Вроде бы много всего. Но вспомним, что у нас есть – сущности и связи. Чтобы легко разобраться определим, что все это – поставщики, логистические компании, документы и товары — это новые сущности.

Согласитесь, что у каждого из них должен быть список и карточка. Список, чтобы легко найти нужного поставщика, товар и т.д. Карточка, чтобы там была вся информация о них. Этот вопрос закрыли. Тут ничего сложного.

Все, что нам осталось, это использовать наш второй инструмент – связи. И связать эти сущности друг с другом и с тем, что у нас уже есть – клиент, продажа, задача.

Связи зависят от бизнес-процессов. Рассмотрим вариант, когда мы покупаем товар у поставщика и перепродаем его клиенту.

С чем связан клиент?

• Продажи, которые мы совершаем этому клиенту.
• Задачи, которые мы ставим себе или другим по этому клиенту.
• Документы, которые мы оформляем на этого клиента.

По аналогии с продажами мы можем легко видеть в карточке клиента документы, которые с ним связаны.

С чем связана продажа?

• Клиент, которому мы совершили продажу.
• Поставщик, который нам предоставил товар.
• Задачи, которые у нас стоят в связи с этой продажей.
• Логистические компании, которые нам перевозят груз от поставщика к клиенту.
• Товар, который мы продали клиенту.
• Документы, которые мы оформляем в связи с этой продажей.

По аналогии мы легко можем видеть как клиента, так и поставщика, логистические компании, товар и документы в карточке продажи.

С чем связан поставщик?

• Товары, которые он нам предоставляет.
• Задачи, которые стоят перед нами по этому поставщику.
• Продажи, в которых участвует его товар.
• Документы, которые у нас есть в связи с взаимодействием с ним.

По аналогии все остальное: логистические компании, товары, документы.

Правда в данном случае понятие “продажи” зашло за пределы просто получения денег. Тут продажа у нас заканчивается когда клиент получил продукт, который мы предоставляем. Но где она заканчивается мы решаем сами.

И вот насколько бы сложным все это не казалось в начале, из кирпичиков сущностей и связей мы и строим нашу систему. А как все это просто автоматизировать, так чтобы многие процессы происходили автоматически, я распишу в другой раз.

Хотя мы уже вышли за рамки CRM системы. Но это не проблема. Я хотел, чтобы вы поняли, что в любой системе нет ничего сложного.

А если вернуться к понятию CRM системы. Список контактов, список продаж со статусами и задачи — это и есть самый простой пример CRM системы. Что это может вам дать? Любой владелец бизнеса поймет это лучше чем продавец, который хочет ему продать. А все остальное — это моменты удобства, которые позволяют более эффективно осуществлять продажи.

В итоге все равно, система должна быть такой, какая нужна вам, а не такой, какой ее замыслили другие. Она должна автоматизировать ваши бизнес-процессы, а не становиться еще одной обузой.

CRM — это инструмент, который усовершенствует ваши процессы продаж и поддержки клиентов от начала до конца. Что такое CRM система, CRM система для бизнеса, CRM система для продаж простыми словами? Как внедрить CRM систему? Какие преимущества CRM системы для бизнеса?

Сегодня ожидается, что стоимость технологии CRM достигнет 128,97 млрд долларов США в 2028 году, что означает среднегодовой темп роста в 12,1% в течение следующих 7 лет.

Что такое CRM система простыми словами?

Управление взаимоотношениями с клиентами (CRM) — это стратегия, которую компании используют для управления взаимодействием с клиентами и потенциальными клиентами. CRM помогает организациям оптимизировать процессы, строить отношения с клиентами, увеличивать продажи, улучшать обслуживание клиентов и повышать прибыль.

CRM система может принести пользу вашему бизнесу, помогая вам централизовать, оптимизировать и упорядочить общение с клиентами.

По отраслевым оценкам Grandview Research, более 91% компаний с 10 и более сотрудниками используют CRM для управления общения с клиентами.

Преимущества использования CRM системы для бизнеса и продаж

1. Лучшее знание клиентов

Как бы просто это ни звучало, но тот факт, что вся информация о каждом контакте хранится в одном месте, делает CRM супер мощным инструментом в общении.

Подобно шпаргалке, предлагающей легкий доступ к ключевой информации, CRM система дает вашим командам по продажам, маркетингу и обслуживанию клиентов конкурентное преимущество.

Они знают не только полное имя контакта, адрес электронной почты, номер телефона, почтовый адрес, веб-сайт и учетные записи в социальных сетях, но и такие важные бизнес-факты, как положение контакта в компании, его отношения с другими контактами в вашей базе данных, язык, на котором они говорят, и даже их дни рождения.

Имея всю эту информацию под рукой, персонализировать общение с контактом становится проще простого.

C помощью CRM вы можете сохранять все действия, проекты, продажи, сообщения в чате, обмен электронной почтой, счета-фактуры, заказы, контракты или запросы на обслуживание клиентов, в которых когда-либо участвовал контакт.

Другими словами, CRM система позволяет вам лучше знать, кто ваши контакты и чего они хотят.

2. Улучшенная сегментация

Все хотят иметь дело с идеальной аудиторией.

Вы можете сделать это, разделив контакты (клиентов и потенциальных клиентов) на целевые аудитории. И едва ли найдется что-то еще, что делает сегментацию лучше, чем CRM.

CRM позволяет разбивать данные по категориям и критериям, что упрощает создание целевых списков. Такие сегментированные списки, используемые в продажах и маркетинге, позволяют вам проводить маркетинговые кампании для конкретных клиентов, анализировать процесс продаж и пул потенциальных клиентов.

Когда вы знаете к кому обращаетесь, вы можете сознательно адаптировать свое предложение, свою тактику и даже свой рекламный ход.

Хорошая CRM система помогает вам лучше понять, кто действительно заинтересован в том, что вы предлагаете, кто все еще колеблется, а кто холоден как лед.

3. Лучшее удержание клиентов

Помимо того, что это отличный инструмент для поиска и развития ваших потенциальных и новых клиентов, CRM также является отличным инструментом для того, чтобы ваши существующие клиенты были довольны.

CRM система предлагает несколько преимуществ «удержания клиентов»: она поможет вам выполнять свои обещания, напоминая вам о встречах или о том, когда отправлять последующие электронные письма.

Но настоящая хитрость заключается в том, что CRM также может побудить вас связаться с теми клиентами, с которыми вы давно не связывались.

В конце концов, удержание существующего клиента обходится в 6-7 раз дешевле, чем привлечение нового, говорится в отчете Фредерика Райххельда из Bain & Company.

4. Лучшее предвидение потребностей

Мы чувствуем себя более уверенно, когда знаем, чего ожидать.

То же самое относится и к бизнесу. Клиентам проще продавать или продавать больше, если вы отслеживаете их покупательские привычки.

А поскольку одним из ключевых преимуществ наличия CRM системы является помощь продавцам в том, чтобы продавать больше и быстрее, именно доступ к истории взаимодействия с клиентами на протяжении всего пути клиента позволяет торговым представителям предвидеть потребности клиентов.

Если вы знаете историю покупок контакта — что и когда они покупали, какие контракты им предлагались, какие покупательские привычки они продемонстрировали и даже как они стали вашими клиентами, вы можете проявлять инициативу и предлагать новые или лучшие предложения в нужное время.

CRM система также необходима для обеспечения высококлассного обслуживания клиентов. Доступ к истории взаимодействий упрощает своевременное обслуживание клиентов.

Всего несколько щелчков мышью, и вы знаете, были ли у контакта какие-либо проблемы с вашим продуктом, как были обработаны его запросы на обслуживание и были ли они удовлетворены или нет. И если они жаловались на что-то в прошлом — это ваш шанс восстановить свою репутацию и предложить гораздо лучший клиентский опыт.

5. Лучшее и быстрое общение

Не заставлять своих клиентов ждать, быстро отвечая на их запросы, — это признак профессионализма.

Экономия вашего времени и времени ваших клиентов — это CRM система, которая предлагает вам набор настраиваемых, готовых к использованию шаблонов электронной почты, писем, документов, предложений, цитат, приглашений, информационных бюллетеней, голосовых роботов и т. д..

Отчет LinkedIn о состоянии продаж показал, что 64% компаний считают технологию CRM эффективной или очень эффективной. Кроме того, отделы продаж, использующие CRM, также продемонстрировали повышение удовлетворенности работой на 17%.

Процесс внедрения CRM системы

1. Определите, зачем вашей организации нужна CRM система.

Какие области вы хотите улучшить или какие задачи необходимо решить. Соберите информацию из всех ваших областей. Вы должны убедиться, что все пользователи понимают функционал CRM системы. Подобные системы предоставляют тестовый период, в SeeMantic 14 дней бесплатного доступа с технической поддержкой.

2. Изучите поставщика CRM

Опыт на рынке

Уровень знаний сотрудников

Корпоративное видение

Опыт работы поставщика с компаниями такого же размера, как ваша

Рекомендации клиентов

3. Перед внедрением CRM системы избавьтесь от ненужных процессов.

Последнее, что вам нужно делать, — это автоматизировать ненужные процессы или развертывать CRM систему, которая заставит вас изменить способ ведения бизнеса. Оцените качество своих бизнес-процессов и устраните недостатки, а затем убедитесь, что выбранная вами CRM система подходит для вашей практики.

4. Создайте формулу для оценки преимуществ CRM системы для вашей компании.

Измерение конкретных выгод, таких как увеличение дохода на 120 миллионов рублей в год или увеличение коэффициента удержания клиентов на 10%, требует планирования. Знание расчетов преимуществ системы важно, потому что они оценивают успех вашей клиентской стратегии и подтверждают важность системы.

5. Разработайте реалистичный бюджет учитывающий все расходы связанные с внедрением CRM системы.

Обсудите ожидания с выбранным партнером по CRM, чтобы вы оба могли работать в рамках своего бюджета.

6. Для первого этапа внедрения CRM оцените, как вы хотите, чтобы система развивалась в будущем.

Например, есть ли области CRM системы, которые вы хотели бы настроить в соответствии с вашими уникальными потребностями? Добавить других пользователей? Узнайте, сможет ли система приспособиться к этим изменениям.

7. После первого этапа внедрения CRM вы можете рассмотреть дополнительные этапы развертывания.

Например, после того, как вы использовали систему в течение нескольких месяцев, вы можете захотеть распространить систему на другие отделы, внедрить другие модули или другие настройки, которые вы не учитывали при первоначальном внедрении.

8. Оцените, понадобится ли вам система для взаимодействия с другим программным обеспечением, таким как бухгалтерская система или система управления персоналом.

Обсудите простоту и стоимость интеграции с поставщиком, чтобы вы знали, что влечет за собой этот процесс. Какой тип интеграции программного обеспечения поможет вам лучше всего управлять своим бизнесом?

9. Внедрите CRM систему по принципу личного примера.

Поддержка проекта должна исходить от высшего руководства, чтобы привить чувство ответственности к использованию системы.

Технология CRM по-прежнему не оказывает того влияния на отрасль, которого она заслуживает. Около 22% продавцов говорят, что не знают, что такое CRM, а 40% компаний вообще не используют CRM. Эти компании часто полагаются на электронные таблицы и электронную почту для хранения данных о клиентах.

Клиент — это больше, чем просто возможность продажи.

Вы можете предложить качественный продукт, но если вы не будете правильно относиться к своим клиентам, вы ничего не продадите.

Вот почему построение хороших отношений с ними является приоритетом номер один для каждого бизнеса.

Что CRM делает лучше всего — это помогает вам поддерживать хорошие отношения с клиентами, рассматривая каждого индивидуально, не забывая о них и будучи рядом, когда они в вас нуждаются.

Благодарю, что дочитали до конца. Делитесь статьёй с коллегами и подписывайтесь на наш Телеграм канал.