Что является установочным документом описывающим связь проекта с операционной деятельностью компании

После подготовки устава в соответствии с предложенным шаблоном рекомендуется произвести проверку его корректности. Автор устава, как правило, спонсор проекта, должен обязательно убедиться, что:

• информация в уставе, а также сделанные в нем допущения соответствуют исходным данным, которые содержатся в стратегических и тактических целях организации-заказчика, задокументированных предварительных требованиях организации-заказчика, ТЭО, контракте и внутрикорпоративных политиках и методологиях;
• все разделы предложенного формата устава проекта заполнены в соответствии с рекомендациями;
• в самом документе отсутствуют противоречия;
• список рассылки устава проекта включает все функциональные группы, сотрудники которых должны войти в проектную команду, а в идеале — и всех участников проекта внутри организации-заказчика.

Устав проекта является установочным документом, описывающим связь проекта с операционной деятельностью компании. По этой причине внесения значительных изменений в текст данного документа не рекомендуется, а при возникновении такой обоснованной необходимости стоит разработать новый устав проекта, более полно отвечающий реалиям реализуемого проекта. В то же время для обеспечения контроля версионности в процессе разработки устава проекта необходимо использовать т.н. лист управления документом, представленный в табл. 1.6.

Идентификация и анализ участников проекта

Заинтересованная сторона (участник, или стейкхолдер^{3От английского stakeholder — «заинтересованная сторона».}

) — это любое лицо, которое само оказывает влияние на проект или подвергается влиянию проекта и результатов его реализации [5].

На начальной фазе ЖЦ ИС, фазе планирования, целевой группой всегда является руководство компании, на которое следует обращать особое внимание и наиболее тесно взаимодействовать с ним. Кроме того, на данной фазе руководство компании будет и единственной точкой опоры проекта в организации, поэтому нужно четко себе представлять, чем отличаются руководители среднего звена от прочих сотрудников [5].

Вообще процесс идентификации заинтересованной стороны стоит начинать с построения карты участников проекта, на которой мы уже сразу можем произвести классификацию участников проекта по различным категориям. В качестве примера предлагается следующий вариант карты заинтересованных сторон проекта, представленный на рис. 1.3. При разработке карты заинтересованных сторон проекта всегда стоит помнить следующие рекомендации

1. Организация не является единым целым, но представляет собой совокупность отношений между различными заинтересованными сторонами. Построение карты заинтересованных сторон есть первый шаг на пути выявления взаимосвязей между ними.
2. Необходимо выявить всех участников проекта, и в этом аспекте построение красивых и однозначных схем является вторичным по отношению к значимости формирования исчерпывающего списка.
3. Карта заинтересованных сторон не является статической, по мере продвижения проекта она будет уточняться: изначально включенные участники могут быть исключены из рассмотрения, а на поздних этапах могут быть идентифицированы новые.

После выполнения идентификации заинтересованных сторон следует анализ участников проекта, в рамках которого необходимо выяснить уровень воздействия каждого из стейкхолдеров на проект и произвести оценку их вовлеченности в проект.

Для анализа воздействия участников на проект рекомендуется использовать шаблон, приведенный в табл. 1.7.

Анализ воздействия производится в разрезе двух аспектов.

1. Степень организационного влияния участника проекта

   Степень участия заинтересованной стороны проекта в принятии стратегически важных для компании решений, ее влияние на реализацию различных инициатив. Крайне важно при подобном анализе не упустить из рассмотрения и неформальных лидеров организации.

2. Воздействие участников на реализуемый ИТ-проект

Данный показатель характеризует, как конкретный участник может повлиять на проект, насколько важна его поддержка и опасно его неприятие результатов проекта.

Иногда результаты данного анализа могут быть довольно неожиданными: агенты изменений из отделов, «отдаленных» от проекта, требуют гораздо большего внимания, чем сотрудники отдела, реализующего проект, которые оказались в нижнем левом углу. Данный анализ позволяет правильно расставить приоритеты и интенсивность использования типично ограниченных ресурсов, в том числе на реализацию стратегию коммуникаций.

Если анализ воздействия участников позволяет приоритизировать использование ограниченных ресурсов проекта, то оценка вовлеченности позволяет определить степень сопротивления различных участников проекта, которое характеризуется в разрезе двух аспектов [5].

1. Доверие

   Насколько спонсор(ы) и прочие ключевые участники готовы участвовать в проекте и работать с командой до получения итогового результата, насколько можно рассчитывать на их поддержку в критический момент на проекте?

2. Согласие

   Получилось ли достичь согласия с этим конкретным участником (группой участников проекта)? Разделяют ли они точку зрения руководителя проекта?

Поскольку на фазе планирования проекта мы в большей степени говорим именно о руководителях высшего звена — о потенциальных спонсорах проекта, то и результаты данного анализа будут в большей степени применимы именно к этой категории сотрудников.

В зависимости от того, в каком из четырех квадрантов образовавшейся матрицы оказывается тот или иной участник (группа участников), они относятся к нижеуказанным группам, принципы работы с которыми весьма разнятся. Руководителю проекта необходимо установить конструктивный диалог с двумя группами, обладающими высоким уровнем доверия, и сохранять разумную пропорцию их участия.

1. Союзники

   Поддерживают имеющиеся ожидания по проекту, в основном разделяют видение и, скорее всего, заинтересованы в результатах.

2. Конкуренты

   Они заставляют команду руководства проекта постоянно конкурировать за ресурсы, обосновывать значимость проекта и искать наиболее оптимальные и менее затратные способы реализации запланированного — по сути, таким образом, выявляя в последних лучшее.

   Спонсоры и ключевые участники проекта, обладающие низким уровнем доверия, характеризуются также низким уровнем готовности работать над проектом. Две группы, которые относятся к данной категории, — это партнеры и противники.
3. Партнеры

   На первый взгляд, с ними удалось прийти к согласию, но первые их действия свидетельствуют о нерешительности и несоответствии заявленному. Рекомендуется с каждым участником данной категории провести личную беседу, касающуюся его роли на проекте, касающееся их обязательств, для идентификации причин, не позволяющих им действовать более решительно и организованно.

4. Противники

В отличие от партнеров признают свою неготовность действовать — но конфликт с людьми, открыто выражающими свою позицию, маловероятен, поэтому действия по вовлечению их в проект аналогичны действиям по отношению к партнерам: общение, беседа по вопросам их обязанностей и ответственности.

На крупных проектах рекомендуется создавать базу данных участников проекта, в которой будет храниться информация о сотрудниках, способных, так или иначе, оказать влияние на результаты реализации проекта. Хранимая информация включает в себя:

• ФИО и контактную информацию сотрудника;
• сведения об организационной единице, в которой работает сотрудник;
• определение функциональной роли сотрудника;
• категорию получаемых сообщений и их историю.

Наличие такой базы данных позволяет менеджеру проекта, во-первых, держать информацию об участниках проекта всегда под рукой, а во-вторых, избегать неловких ситуаций, когда менеджер забывает с кем-то лично побеседовать.

Под операционной деятельностью (ОД) предприятия или организации понимается основная работа компании, ради которой и создавался бизнес в целом. В предпринимательстве важно всегда следить за развитием рынка, нововведениями в своей области для принятия своевременных соответствующих мер, которые помогут сохранить динамику развития. В конечном счете так называемая «операционка» и является основным двигателем прогресса бизнеса.

Общее представление

Особенности, которые характеризуют ОД:

• Главный компонент всей организации. На ее балансе значительная часть всех активов, которые идут непосредственно на обслуживание определенной категории.
• Приоритетное направление, если имеются другие, то они не конкурируют, а лишь дополняют ее.
• Оценка стадий жизненного цикла компании рассчитывается исходя из показаний эффективности ОД.
• Хозяйственные операции по ОД регулярные, их частота самая высокая.
• Потребляется большой объем живого труда.

Операционные задачи (ОД) предприятия — это любая деятельность, которая приносит прибыль, кроме финансовой и инвестиционной.

Виды

Направления непосредственно связаны со спецификой самого бизнеса. Все имеющиеся разновидности прописаны в ЕГРЮЛ или ЕГРИП, если компания зарегистрирована как ИП или ООО. Те типы, которые не указаны в данных списках, относятся к финансовой и инвестиционной деятельности.

Организации, находящиеся в разных сферах бизнеса, могут причисляться к различным группам. В качестве примера рассмотрим выдачу кредита: для производственной компании этот процесс будет являться финансовой деятельностью, а для, скажем, банка — операционной. Аналогично будет рассматриваться строительство капитального объекта для финансово-кредитных организаций.

Сфера бизнеса определяет значимые виды ресурсов, которые отвечают за ОД. У сферы услуг это сотрудники, для финансовых организаций — деньги, для предприятий может выступать сырье, оборудование или материалы.

ОД банков

У кредитно-финансовых организаций имеется особый вид дохода, ведь главный объект такой деятельности — деньги. Разновидности операционки для банков:

• открытие, ведение и закрытие банковских счетов, карт и пр. для физических и юридических лиц;
• операции с ценными бумагами;
• выдача кредитных продуктов;
• привлечение финансов в качестве вкладов;
• обмен валюты;
• расчетно-кассовое обслуживание.

Приоритетное направление для финансовых компаний — внутренний денежный контроль, который обеспечивают сотрудники. Они занимаются взаимодействием с клиентами, ведут документацию, проводят операции по счетам и т.д.

ОД предприятия

В этой разновидности участвуют все ресурсы, обеспечивающие производственный процесс совместно с продажей товара потребителю. Рабочим циклом является отрезок времени, за который сырье было запущено в работу и перешло в готовую продукцию. Чем быстрее происходит данный промежуток, тем больший объем продуктов/товаров выпускается.

В ОД компании входит:

• закуп сырья и дополнительных расходных материалов;
• аренда здания;
• оплата коммунальных услуг по квитанциям;
• заработная плата сотрудников;
• логистика;
• реклама;
• налоги;
• выручка.

Но в данную категорию нельзя включать:

• ремонт помещения;
• создание сайта;
• приобретение станков и оборудования;
• и т.д.

В ОД предприятия включаются ресурсы, обеспечивающие работу компании каждый день. То есть для общепита покупка продуктов является операционной деятельностью, а приобретение плит и столов — инвестиционной, потому что данные ресурсы будут использоваться продолжительное время.

Производство – это вид ОД, нацеленный только на создание готовой продукции с последующей передачей ее потребителю.

Если компания относится к сфере услуг, то основной ресурс — наемные сотрудники. В ОД данной фирмы входит:

• оплата труда;
• аренда помещения;
• реклама;
• услуги связи;
• налоги и сборы;
• и т.д.

Нельзя приписывать к ОД:

• обновление инструмента, техники;
• создание логотипа;
• и т.д.

Движения финансов

Денежный поток — это данные о перемещении денег внутри фирмы в связи с ведением основного бизнеса. К ним относятся:

• выручка от реализации;
• гонорары;
• арендная плата.

Расходы — выплаты поставщикам, зарплаты и налоги. Эти показатели формируют прибыль от ОД. Обозначается поток CFO и рассчитывается по утвержденной формуле:

EBIT – Н + А ± ИОК, где:

• EBIT – прибыль без расходов;
• Н – налоги;
• А – амортизация;
• ИОК – изменение оборотного капитала.

CFO учитывается в менеджменте и может иметь как положительное значение (приток денег в фирму), так и отрицательное (иногда это говорит о стадии развития компании, когда большая часть средств уходит на закупку оборудования и пр.).

Исходя из этого, денежный поток от операционной деятельности анализируется совместно с показателем чистой прибыли. И возможны только 4 варианта развития событий:

• Имеется прибыль, денежный поток в плюсе — все стабильно.
• Есть доход, но компания все равно в минусе — неэффективное управление ресурсами. Возможны неликвидные остатки на складах.
• Прибыли нет, имеется убыток, а поток в плюсе. Означает, что компания находится на стадии развития или фирма нерентабельна и имеет доход только сезонно.
• Кризис в бизнесе наступает в момент минусовых показателей обеих характеристик.

Основные показательные факторы

Эффективность целевого бизнеса рассчитывается исходя из следующих параметров:

• Коэффициент операционных активов. Показывает, что можно исключить, не нарушив производственные возможности. Считается как отношение активов от операций к общему объему.
• Коэффициент прибыли на одного работника. Используется только в том случае, если эффективность работника влияет на рентабельность. Помогает анализировать эффективность продаж каждого сотрудника. Рассчитывается из отношения активов к количеству трудоустроенных граждан.
• Продолжительность цикла. Характеризуется время с начала приобретения сырья до получения товара потребителями. Расчет происходит из сложения продолжительности всего цикла и дебиторской задолженности. Если показатель минимален, то фирма быстрее проводит обороты денежных средств и вкладывает суммы в новое производство.
• Рентабельность производства. Рассчитывается как отношение прибыли к среднегодовой сумме основных средств и оборотных активов. Показывает размер прибыли с каждого рубля, вложенного в себестоимость.

Чем отличаются операционная, инвестиционная и финансовая деятельность и что к ним относится

Основные показатели и характеристика каждого вида указаны в таблице ниже:

Операционная работа — это, как было сказано ранее, основная и приносит большую часть дохода от ежедневной работы.

Все три вида взаимосвязаны между собой и участвуют в финансировании друг друга. Например, для выплаты заработной платы, фирма может оформить кредит.

Основные задачи

Цель ОД любой организации — выявление нужд для жизнеспособности и дальнейшего усовершенствования.

К примеру, вы хотите открыть компанию, предоставляющую услуги погрузочно-разгрузочных работ. Сюда входит:

• аренда помещения;
• выплаты заработной платы;
• реклама;
• связь.

Из вышесказанного можно сделать вывод, ОД — основа хозяйственной деятельности компании. При нерентабельности бизнеса организация быстро обанкротится и уйдет с рынка.

Производственный цикл предприятия

Это промежуток, за который товар будет произведен или выполнена услуга, начиная с запуска сырья до выхода готового продукта. Его расчет обязателен для грамотного планирования развития фирмы.

На него влияют несколько факторов:

• технологический (оборудование, его скорость и пр.);
• экономический (нужность товара потребителю, его стоимость);
• организационный (как работает команда, настроена ли логистика и пр.).

Чем меньше этот коэффициент, тем больше денежных средств возвращается обратно и снова поступает в оборот.

На данный промежуток влияют основные факторы:

• способ сборки;
• уровень заработной платы;
• предоставляемые условия труда;
• автоматизированность оборудования;
• и пр.

При точном показателе длительности всего цикла можно расширить производится, отказаться от нескольких этапов, развивать бизнес.

Производство — это вид операционной деятельности, направленной на преобразование исходных материалов в конечную продукцию и её реализацию, а также формирование мощности, которая представляет собой максимальное число продуктов на выходе за определенный промежуток времени.

Схема формирования прибыли

Рассмотрим более подробно, как это выглядит, на рисунке:

Последовательность этапов

Если разбирать операционную деятельность корпорации по ступеням, то это будет выглядеть следующим образом:

1. Закупка материалов для производства и его контроль. Бухгалтеры составляют анализы и отчеты по прибыли, убыткам. Важно отслеживать норму ресурсов, так как при нехватке увеличится период производства, а при избытке — случится нерациональное использование материалов.
2. Показатели с первой стадии пересчитываются. Происходит расчет чистого дохода. Рассматриваются потребности в новом или дополнительном оборудовании.
3. По итогам двух этапов составляется план управления по организации работы фирмы.

Каждый шаг может стать стать автоматизированными при подключении операционной системы к вашему бизнесу. Благодаря этому, вы получите преимущества:

• исключите фактор человеческой ошибки;
• нужные показатели всегда под рукой;
• возможность корректировки событий на будущее;
• сокращение персонала;
• сокращение расходов.

Основные виды ресурсов

Ресурсами являются факторы производства, необходимые для нормального функционирования процессов и развития бизнеса. Они подразделяются на:

• Недостаточные. В том случае, если мощность менее, чем требуется. Например, устаревшее оборудование, не квалифицированный персонал и пр.
• Ограниченные. То есть производство не выходит за рамки определенных действий. Например, на заводе происходит только сборка, а запчасти поступают со всех регионов страны.
• Избыточные. Выдается больше товара или имеется возможность производить дополнительные, но потребности в этом нет.

Финансовые потоки

Таковыми являются все движения средств внутри предприятия от официальной деятельности. В данную категорию также входят проценты и дивиденды.

Движение оборотных активов

Процесс проходит в несколько этапов:

1. Имеющийся капитал вкладывается в закупку расходных материалов и необходимого сырья для начала производства.
2. Первоначальный этап создания товара. При этом он еще не завершен.
3. Завершительный этап производства продукции.
4. Транспортировка и реализация потребителям.
5. Проданный товар снова становится капиталом.

Инвестиции

Это направление позволяет компании полноценное развиваться. В качестве примеров можно привести вложения в:

• приобретение портфелей;
• инвестиции научных разработок и стартапов.

Последний пункт более выгоден. Он позволяет расширять границы и переходить на другие рынки, соответственно получать прибыль.

Финансы

Это направление представляет собой инвестирование на короткий промежуток времени. В качестве примера можно привести облигации или выпуск ценных бумаг.

Проведение анализа проходит за несколько раз. На каждом этапе происходит пересчет, выявление несоответствий и полный контроль за всеми финансовыми средствами:

• Предварительный. Изучает все нюансы в законодательстве.
• Текущая операционная деятельность проводит анализ.
• В дальнейшем проверяются расходы и доходы, выявляются нарушения.

Этот этап можно упростить, настроив автоматизированную систему управления. Именно программное обеспечение позволит проводить полный контроль и не перепроверять документы. ПО в автоматическом режиме производит все расчеты и предоставляет результат.

Проценты и дивиденды

Достаточно популярный способ для получения дополнительной прибыли, которые входят в денежные потоки ОД. Первоначально нужно разобраться в понятиях и распределить данные доходы:

• Дивиденды являются частью прибыли, которая начисляются всем владельцам (акционерам). Счет открывается у брокера. Деньги можно вывести на любую банковскую карту.
• Проценты тоже являются доходом, но это долгосрочные вложения, в виде примера выступает вклад.

Каждая фирма, существующая на рынке, старается увеличить обороты средств не кредитными продуктами.

Налог на прибыль

В любом бизнесе этому критерию уделяется особое внимание . Это обязательная статья расходов для каждого предприятия. При отсутствии выплат в государственные органы вам будут наложены пени и штрафы. Как итог, налоговики могут подать в суд на признание банкротом, если накопится большая сумма задолженности.

Налог на прибыль равняется 20 % от всей выручки. Рассмотрим на примере. Ваша чистая прибыль составила 50 тысяч рублей. От этой суммы необходимо оплатить государству 20 %, в данном случае — это 10 тысяч рублей.

Заключение

Итак, в этой статье мы рассмотрели определение понятия текущая операционная деятельность компании/предприятия/корпорации, узнали, что это такое, что в нее входит, какие существуют виды работ. Знания операционной деятельности позволит грамотно контролировать расходы и доходы и вести вперед бизнес. Важно понимать основные аспекты, благодаря которым у вас получится держать баланс и спокойно продвигаться вперед. При неграмотном расчете всех показателей вы останетесь в минусе.

Чтобы решить проблему рутинных задач на производстве, воспользуйтесь мобильной автоматизацией от компании «Клеверенс». Большой опыт и продолжительная работа в этом направлении позволяет дать уверенность в завтрашнем дне и избавить от рисков. Для уточнения деталей и разновидности программного обеспечения, перейдите официальный сайт. Мы предлагаем лояльные требования к сотрудничеству, чем поможем вам наладить и нормализовать все процессы, которые необходимы для производства. Выбирайте подходящий софт и оборудование в соответствии со спецификой вашего бизнеса. Например, если предприятие является торговым, то отлично подойдет ПО «Магазин 15» с терминалом сбора данных – комплект поможет автоматизировать, оптимизировать рабочие места и бизнес-процессы по учету товара в торговой точке.

Операционная деятельность магазина, проекта или корпорации — основа всего бизнеса. Хотите, чтобы дело процветало, не упускайте момент, начните автоматизировать уже сейчас.

Количество показов: 22317

Формирование бизнес-цели проекта

Бизнес-цель – это описание фактора, побуждающего к выполнению проекта. Ее формирование производится на стратегическом уровне, то есть бизнес-цель выступает в качестве связующего звена между глобальными задачами, стоящими перед организациями, и планируемым к реализации проектом. При отходе от стратегического видения происходит смещение бизнес-цели в сторону тактических и даже операционных задач, на уровне которых целью проекта видится «просто выдать продукт», а не достичь какой-либо тактической цели, поддерживающей стратегические цели организации. Этого нельзя допускать: бизнес-цель проекта должна всегда носить тактический или стратегический характер, но в то же время быть предельно точной и ясной (очень редко удается применить широко известный метод SMART к построению бизнес-цели проекта).

Так, например, бизнес-целью проекта по приобретению и установке нового производственного оборудования является не покупка и установка оборудования, а устранение узкого места в производственном процессе и обеспечение надлежащих объемов выпуска, гарантирующих удовлетворение спроса и завоевание определенной доли рынка. Аналогично, проект внедрения информационной системы имеет своей бизнес-целью не разворачивание технических средств, а создание информационно-технологического фундамента для поддержки принятия руководством компании своевременных управленческих решений для обеспечения ее развития и роста.

Бизнес-цель должна быть достаточно веской, чтобы организация решилась перейти к разработке устава проекта, документа, в соответствии с лучшими практиками инициирующего выполнение проекта. В качестве инструмента, позволяющего определить необходимость реализации проекта, может быть использовано ТЭО, или бизнес-кейс, проекта.

Разработка устава проекта

Устав проекта – это инструмент, который формально авторизует проект и является звеном, соединяющим предстоящий проект с текущей работой организации. Данный документ обычно отражает ситуацию со стороны организации-заказчика, выпускается руководителем, внешним по отношению к проекту, и назначает менеджера проекта, наделяя его полномочиями на использование в проекте ресурсов организации. Это особенно актуально в функционально-ориентированных и матричных организациях, т.е. в тех компаниях, где менеджеры не имеют непосредственной власти над членами проектной команды и другими ресурсами, но несут ответственность за выполнение проекта. Для того чтобы устав имел силу в подобной ситуации, издающий его руководитель, или спонсор проекта, должен находиться на том уровне, который подразумевает наличие контроля над ресурсами. Часто датой начала проекта считается день, следующий за подписанием устава.

Процесс разработки устава проекта уже подразумевает, что компания заинтересована в достижении какой-то цели или решении имеющейся проблемы и готова выделять под это ресурсы. Следовательно, со стороны организации-заказчика есть мотив инвестировать средства и ресурсы в генерацию такой информации, которая позволит разработать корректный устав проекта. К информации, имеющей ключевое значение для составления устава, относятся:

• 
  стратегические и тактические цели организации-заказчика;
  
• 
  формулировка требований организации-заказчика;
  
• 
  ТЭО;
  
• 
  контракт;
  
• 
  внутрикорпоративная методология управления проектами и соответствующие политики.
  

Решение о выполнении проекта – итог процесса отбора проектов, основанного на информации, которая изложена в вышеуказанных документах. Таким образом, крайне важно давать прямую ссылку в соответствующих разделах устава на них с тем, чтобы придать уставу больший вес.

В Таблица 5 приведены требования к уставу проекта – перечислены обязательные разделы с необходимыми рекомендациями и пояснениями к их наполнению.

• 
  информация в уставе, а также сделанные в нем допущения соответствуют исходным данным, которые содержатся в описании стратегических и тактических целей организации-заказчика, задокументированных предварительных требованиях организации-заказчика, ТЭО, контракте и внутрикорпоративных политике и методологиях;
  
• 
  все разделы предложенного формата устава проекта заполнены в соответствии с рекомендациями;
  
• 
  в самом документе отсутствуют противоречия;
  
• 
  список рассылки устава проекта включает все функциональные группы, сотрудники которых должны войти в проектную команду, а в идеале – и всех участников проекта внутри организации-заказчика.
  

Устав проекта является установочным документом, описывающим связь проекта с операционной деятельностью компании. По этой причине внесение значительных изменений в текст данного документа не рекомендуется, а при возникновении такой обоснованной необходимости стоит разработать новый устав проекта, более полно отвечающий реалиям реализуемого проекта. В то же время для обеспечения контроля версионности в процессе разработки устава проекта необходимо использовать т.н. лист управления документом, представленный в Таблица 6.

Таблица 6.

Шаблон листа управления документом

Поделитесь с Вашими друзьями: