Что такое реквизиты в унифицированных формах

Унифицированные формы документов привычны и удобны в работе, поэтому, несмотря на то, что большинство из них с 2013 года необязательны, они применяются до сих пор. Об унифицированных формах документов мы расскажем в этой статье.

Унифицированные формы первичных бухгалтерских документов — что это значит?

На протяжении долгих лет, вплоть до 2013 года, в качестве первичных документов для целей бухгалтерского и налогового учета могли использоваться лишь документы, составленные по специально утвержденным формам. Эти формы получили название унифицированных. В свободной форме допускалось составлять только те документы, для которых унифицированной формы не существовало.

Со вступлением в силу закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ экономические субъекты получили право разрабатывать формы документов самостоятельно при условии соблюдения определенных требований к ним. С 2022 года требования закона о бухучете в части документооборота дополняет новый ФСБУ 27/2021. Читайте о новом ФСБУ в нашей статье.

Однако многие компании продолжают применять унифицированные бланки, т.к. они соответствуют всем требованиям законодательства. Эксперты КонсультантПлюс собрали все формы в единый материал. Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите в Справочную информацию.

После этого большинство унифицированных форм первичных документов стали рекомендуемыми, однако остались и обязательные. О них речь пойдет далее.

Какие унифицированные формы первичной учетной документации являются обязательными

Обязательными продолжают оставаться формы первичной документации, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (см. письмо Минфина России от 06.03.2013 № 03-03-06/1/6700). Например, это:

• Кассовые документы из альбома унифицированных форм, утвержденного постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 (информация Минфина России № ПЗ-10/2012, письмо Минфина России от 28.02.2013 № 03-03-06/1/5971).

• Транспортная накладная по форме из приложения 4 к Правилам перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 № 272 (это следует из писем Минфина России от 06.09.2016 № 03-03-06/1/52112, от 20.07.2015 № 03-03-06/1/41407, ФНС РФ от 17.05.2016 № АС-4-15/8657@)..

Таким образом, обязательность применения унифицированных форм относится не только к кассовым документам, но и к транспортной накладной.

Как правильно оформлять первичные документы, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Скачать бланк транспортной накладной вы можете в статье «Подтверждение транспортных расходов — какими документами?».

А еще обязательными являются формы, установленные для бюджетников. Их можно найти в приказе Минфина от 30.03.2015 № 52н об утверждении форм первичных документов и регистров бухучета госорганов и бюджетников и указаний по их применению.

Что означает «альбом унифицированных форм первичной учетной документации» (примеры)

Альбомом унифицированных форм принято именовать так называемую тематическую подборку форм документов. Так, существуют альбомы по учету:

• кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда;
• кассовых операций;
• торговых операций;
• основных средств и нематериальных активов;
• материалов;
• продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения;
• результатов инвентаризации;
• работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ и др.

Унифицированные формы кадровых документов (табели, ведомости и т. п.)

Унифицированные формы кадровых документов утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Условно их можно разделить на 2 группы:

1. Документы непосредственно по учету кадров — от приема до увольнения:

• приказ (распоряжение) о приеме на работу;

См. «Унифицированная форма № Т-1 — скачать бланк и образец».

• личная карточка работника;

См. «Унифицированная форма № Т-2 — бланк и образец заполнения».

• штатное расписание;

См. «Унифицированная форма № Т-3 — Штатное расписание (бланк)».

• приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику;

См. «Унифицированная форма № Т-6 — скачать бланк и образец».

• график отпусков;

См. «Унифицированная форма № Т-7 — график отпусков».

• приказ об увольнении и др.

См. «Унифицированная форма № Т-8 — бланк и образец заполнения».

1. Документы, отражающие данные для расчетов с персоналом:

• табели учета рабочего времени по формам № Т-12 и Т-13;

См. «Унифицированная форма № Т-12 — бланк и образец» и «Унифицированная форма № Т-13 — бланк и образец».

• зарплатные ведомости: расчетно-платежная, расчетная и платежная;

См. «Унифицированная форма № Т-49 — бланк и образец», «Унифицированная форма № Т-51 — расчетный лист» и «Зарплатная ведомость формы Т 53 (скачать бланк)».

• лицевой счет и др.

См. «Унифицированная форма № Т-54 — лицевой счет».

Унифицированная документация по учету кассовых операций

Повторимся: данные формы являются обязательными. Это значит, что составлять кассовые документы вы обязаны строго по формам, которые присутствуют в альбоме, утвержденном постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. Это всем известные:

• приходный кассовый ордер;

См. «Унифицированная форма № КО-1 — приходный кассовый ордер».

• расходный кассовый ордер;

См. «Унифицированная форма № КО-2 — расходный кассовый ордер».

• кассовая книга и т. п.

См. «Унифицированная форма № КО-4 — Кассовая книга»

Другие документы по кассе ищите на нашем сайте в рубрике «Онлайн-кассы ККТ ККМ».

А основные формы первичной учетной документации по другим участкам и объектам вы найдете в рубрике «Бухгалтерский учет > Документы бухгалтерского учета».

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! На нашем сайте для всех документов есть заполненные образцы, которые можно не только посмотреть на сайте, но и скачать в форматах Word или Excel.

Итоги

У организации есть выбор: самостоятельно разрабатывать первичные документы или применять их унифицированные формы. Но есть исключение: при совершении операций по перевозке грузов автомобильным транспортом или приемке/ выдаче денежных средств по прежнему необходимо применять утвержденную в нормативных документах форму транспортной накладной и документы для оформления кассовых операций (приходный/расходный кассовый ордера, кассовую книгу).

5.1 Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными актами органов местного самоуправления.

Изображение герба (Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) муниципального образования) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.2 Эмблема организации, разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках: документов федеральных органов государственной власти (за исключением случаев, предусматривающих использование изображения Государственного герба Российской Федерации), территориальных органов федеральных органов государственной власти, государственных и негосударственных организаций. Изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.3 Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном законодательством порядке, воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа или слева на уровне наименования организации — автора документа (допускается захватывать часть левого поля).

Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.

5.4 Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода.

Пример

5.5 Наименование организации — автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах (уставе или положении). Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением).

Над наименованием организации — автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

5.6 Наименование структурного подразделения — автора документа (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений (органов) в соответствии с локальными нормативными актами и указывается под наименованием организации.

5.7 Наименование должности лица — автора документа используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием организации или наименованием территории (края, области, автономной области и др.), если документ издает руководитель органа власти субъекта Российской Федерации, муниципального образования. Наименование должности лица — автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.

5.8 Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.

В состав справочных данных, за исключением бланков документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, включаются: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).

5.9 Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности) (см. рис. В.6).

5.10 Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа записывается в последовательности — день месяца, месяц, год — одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.

5.11 Регистрационный номер документа — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

5.12 Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.

5.13 Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения. Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.

5.14 Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Пример

5.15 Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указывается в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица.

Пример

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

Пример

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения.

Пример

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.

Пример

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.

Пример

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации адресат указывается обобщенно.

Пример

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)».

Пример

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234.

Пример

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовый адрес.

Пример

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).

Пример

5.16 Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Пример

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера.

Пример

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указываются наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).

Пример

5.17 Заголовок к тексту — краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?»):

приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;

приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания;

письмо (о чем?) о предоставлении информации.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центруется относительно самой длинной строки.

Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 — 5 строк.

5.18. Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. В органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных учреждениях республик наряду с государственным языком Российской Федерации могут употребляться государственные языки республик. В деятельности государственных органов, организаций, предприятий и учреждений Российской Федерации используются государственный язык Российской Федерации, государственные языки республик и иные языки народов Российской Федерации.

(в ред. Изменения N 1, утв. Приказом Росстандарта от 14.05.2018 N 244-ст)

(см. текст в предыдущей редакции)

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

— наименование вида документа, наименование организации — автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;

— наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю»).

В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («коллегия… постановляет», «собрание… решило»).

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции…», «в состав управления входят…», «комиссия провела проверку…»).

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

В деловых (служебных) письмах используются формы изложения:

— от первого лица множественного числа («просим направить…», «представляем на рассмотрение…»);

— от третьего лица единственного числа («министерство не возражает…», «общество считает возможным…»);

— от первого лица единственного числа («считаю необходимым…», «предлагаю рассмотреть…»), если письмо оформлено на должностном бланке.

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

В деловых (служебных) письмах могут использоваться:

— вступительное обращение:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый господин Прохоров!

Уважаемая госпожа Захарова!

Уважаемый Николай Петрович!

Уважаемая Ольга Николаевна!

Уважаемые господа!

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

— заключительная этикетная фраза:

С уважением, …

(Измененная редакция, Изм. N 1).

5.19 Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах — приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:

— если приложение названо в тексте:

— если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения:

— если приложение (приложения) сброшюровано:

— если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

— если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

— в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: … (приложение) или … (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: … (приложение N 2);

— на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Пример

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.

Пример

5.20 Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

— на первом листе документа (если документ имеет титульный лист — на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);

— на последнем листе документа под текстом;

— на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.

Пример

Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указывают: вид документа, организацию — автора документа, дату и номер письма.

Пример 1

Пример 2

5.21 Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.

Пример

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Пример

В организациях, применяющих системы электронного документооборота, согласование может проводиться в электронной форме согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1.

В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.

По усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений.

5.22 Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Пример

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Допускается центровать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Пример

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

Пример

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.

Пример

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Пример

В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии.

Пример

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением).

Пример

или

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

5.23 Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

Пример

5.24 Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

5.25 Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, на оборотной стороне внизу слева.

Пример

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

5.26 Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Пример

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N … за … год») и заверяется печатью организации.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

5.27 Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

5.28 Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости — срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.

Пример

5.29 Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа.

5.30 Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.

Пример

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.

УТВЕРЖДЕНЫ
Постановлением
Госстандарта России
от 25 декабря 2000 г. N 409-ст

Дата введения —
1 апреля 2001 года

ПРАВИЛА ПО СТАНДАРТИЗАЦИИ

ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ ЕДИНОЙ СИСТЕМЫ КЛАССИФИКАЦИИ И КОДИРОВАНИЯ ТЕХНИКО — ЭКОНОМИЧЕСКОЙ И СОЦИАЛЬНОЙ ИНФОРМАЦИИ И УНИФИЦИРОВАННЫХ СИСТЕМ ДОКУМЕНТАЦИИ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПР 50.1.019-2000

Предисловие

Разработаны Всероссийским научно — исследовательским институтом классификации, терминологии и информации по стандартизации и качеству (ВНИИКИ) Госстандарта России, Главным межрегиональным центром обработки и распространения статистической информации (ГМЦ) Госкомстата России.

Внесены Научно — техническим управлением Госстандарта России.

Приняты и введены в действие Постановлением Госстандарта России от 25 декабря 2000 г. N 409-ст.

Взамен ПР 50-733-93.

1. Область применения

Настоящие Основные положения определяют содержание работ по классификации и кодированию технико — экономической и социальной информации и унификации документации, проводимых в области создания и развития Единой системы классификации и кодирования технико — экономической и социальной информации (ЕСКК) и унифицированных систем документации (УСД) в Российской Федерации, категории классификаторов и унифицированных форм документов, стадии их разработки, порядок введения в действие и применения, методы классификации и кодирования информации и унификации документации, международное сотрудничество в этой области.

Основные положения предназначены для федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органов, осуществляющих лицензирование, хозяйствующих субъектов, являющихся юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, действующими на территории Российской Федерации независимо от их формы собственности и организационно — правовой формы, при проведении работ по классификации и кодированию технико — экономической и социальной информации и унификации документации.

Порядок разработки общероссийских классификаторов приведен в [1], а процесс их ведения — в [2].

2. Определения

В области ЕСКК и УСД применяются следующие термины с соответствующими определениями:

2.1. Классификация — разделение множества объектов на подмножества по их сходству или различию в соответствии с принятыми методами классификации.

2.2. Объект классификации — элемент классифицируемого множества.

2.3. Признак классификации — свойство или характеристика объекта классификации, по которому проводится классификация.

2.4. Классификационная группировка — подмножество объектов, полученное в результате классификации.

2.5. Ступень классификации — этап классификации при иерархическом методе классификации, результатом которого является совокупность классификационных группировок.

2.6. Глубина классификации — число ступеней классификации.

2.7. Код: Знак (символ) или совокупность знаков (символов), принятых для обозначения классификационной группировки или объекта классификации.

2.8. Кодирование — присвоение кода классификационной группировке или объекту классификации.

2.9. Алфавит кода — система знаков (символов), принятых для образования кода.

2.10. Иерархический метод классификации — метод классификации, при котором заданное множество последовательно делится на подчиненные подмножества.

2.11. Фасетный метод классификации — метод классификации, при котором заданное множество объектов делится на подмножество независимо, по различным признакам классификации.

2.12. Последовательный метод кодирования — метод кодирования, при котором в кодовом обозначении знаки на каждой ступени деления зависят от результатов разбиения на предыдущих ступенях.

2.13. Параллельный метод кодирования — метод кодирования, при котором признаки классификации кодируются независимо друг от друга определенными разрядами или группой разрядов кодового обозначения.

2.14. Порядковый метод кодирования — метод кодирования, при котором кодовыми обозначениями служат числа натурального ряда.

2.15. Серийно — порядковый метод кодирования — метод кодирования, при котором кодовыми обозначениями служат числа натурального ряда с закреплением отдельных диапазонов (серий) этих чисел за объектами классификации с одинаковыми признаками.

2.16. Классификатор технико — экономической и социальной информации (классификатор) — нормативный документ, представляющий систематизированный свод наименований и кодов классификационных группировок и (или) объектов классификации.

2.17. Общероссийский классификатор (ОК) — классификатор, принятый Госстандартом России и обязательный для применения при межотраслевом обмене информацией.

2.18. Отраслевой (ведомственный) классификатор — классификатор, принятый федеральным органом исполнительной власти (министерством, ведомством), на который возложено выполнение определенных видов экономической деятельности, и не подлежащий применению при межотраслевом обмене информацией.

2.19. Классификатор организации — классификатор, принятый организацией, предприятием или их группами, занимающимися аналогичными видами экономической деятельности, применяемый только этими хозяйствующими субъектами.

2.20. Международная классификация — классификация, принятая международной организацией.

2.21. Ведение классификатора — поддержание классификатора в достоверном состоянии и информационное обслуживание заинтересованных юридических и физических лиц.

2.22. Гармонизация классификаторов — приведение данного классификатора в соответствие с классификатором, выбранным в качестве основы, установленными путями гармонизации.

2.23. Переходной ключ — таблица, устанавливающая соответствие каждой группировке или объекту классификации одного классификатора одной или нескольким группировкам или объектам классификации другого классификатора.

2.24. Унифицированная форма документа (УФД) — созданная с использованием методов унификации документации совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данном виде экономической деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

2.25. Унифицированная система документации — созданная с использованием методов унификации документации совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, отвечающих единым требованиям и объединенных в зависимости от сферы их применения в общероссийские унифицированные системы документации, отраслевые (ведомственные) унифицированные системы документации, унифицированные системы документации организаций.

2.26. Общероссийская унифицированная форма документа — унифицированная форма документа, входящая в состав общероссийской унифицированной системы документации и обязательная для применения на всей территории Российской Федерации в определенном виде экономической деятельности.

2.27. Отраслевая (ведомственная) унифицированная форма документа — унифицированная форма документа, входящая в состав отраслевой (ведомственной) унифицированной системы документации и не предназначенная для межотраслевого применения.

2.28. Унифицированная форма документа организации — унифицированная форма документа, входящая в состав унифицированной системы документации организации и обязательная для применения только в данной организации (предприятии) или их группах, занимающихся аналогичными видами экономической деятельности.

3. Общие положения

3.1. Создание и развитие ЕСКК в Российской Федерации осуществляются в соответствии с:

Законом Российской Федерации «О стандартизации» от 10 июня 1993 г. N 5154-1;

Постановлением Совета Министров — Правительства Российской Федерации от 12 февраля 1993 г. N 121 «О мерах по реализации Государственной программы перехода Российской Федерации на принятую в международной практике систему учета и статистики в соответствии с требованиями развития рыночной экономики»;

Постановлением Правительства Российской Федерации от 12 февраля 1994 г. N 100 «Об организации работ по стандартизации, обеспечению единства измерений, сертификации продукции»;

Постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1251 «О Федеральной программе государственной поддержки местного самоуправления»;

Постановлением Правительства Российской Федерации от 23 ноября 1996 г. N 1410 «О Федеральной целевой программе «Реформирование статистики в 1997 — 2000 годах»;

Постановлением Правительства Российской Федерации от 1 ноября 1999 г. N 1212 «О развитии единой системы классификации и кодирования технико — экономической и социальной информации».

3.2. ЕСКК представляет собой систему, включающую:

общероссийские классификаторы технико — экономической и социальной информации (далее — общероссийские классификаторы);

нормативные и методические документы, регламентирующие разработку, ведение и применение общероссийских классификаторов.

Перечень общероссийских классификаторов и федеральных органов исполнительной власти, ответственных за их ведение, приведен в Приложении А.

3.3. УСД состоят из совокупности взаимосвязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах экономической деятельности; средств их ведения; нормативных и методических документов по их разработке, ведению и применению.

Перечень общероссийских унифицированных систем документации, включенных в Общероссийский классификатор управленческой документации, и федеральных органов исполнительной власти или иных организаций, ответственных за их ведение, приведен в Приложении Б.

3.4. Объектами классификации и кодирования в ЕСКК являются технико — экономические и социальные объекты и их свойства, используемые в различных видах экономической деятельности при межотраслевом обмене информацией.

3.5. Работы по классификации и кодированию технико — экономической и социальной информации и унификации документации проводятся в различных видах экономической деятельности, включая статистику, налоговую, финансовую и правоохранительную деятельность, банковское дело, бухгалтерский учет, стандартизацию, сертификацию, производство продукции и предоставление услуг, таможенное дело, образование, транспорт, торговлю, внешнеэкономическую, лицензионную деятельность, и осуществляются с целью унификации и стандартизации информационного обеспечения процессов экономической деятельности.

3.6. Общероссийские классификаторы создаются федеральными органами исполнительной власти или соответствующими организациями (далее — учреждения, ответственные за разработку общероссийских классификаторов) по согласованию с Госстандартом России, Госкомстатом России и Минэкономразвития России в части основных видов технико — экономической и социальной информации, используемой при межотраслевом обмене.

Могут создаваться отраслевые (ведомственные) классификаторы технико — экономической и социальной информации и классификаторы указанной информации, используемые группой организаций, занимающихся аналогичными видами деятельности, или одной организацией.

На этапе принятия общероссийских классификаторов Госстандарт России совместно с учреждением, ответственным за разработку общероссийского классификатора, определяет федеральный орган исполнительной власти или организацию, ответственные за ведение общероссийских классификаторов (далее — учреждения, ответственные за ведение общероссийских классификаторов), а также организации, с которыми эти классификаторы должны быть согласованы в обязательном порядке.

3.7. Межотраслевую координацию работ по разработке, ведению и развитию ЕСКК осуществляют Госстандарт России и Всероссийский научно — исследовательский институт классификации, терминологии и информации по стандартизации и качеству (ВНИИКИ) Госстандарта России.

Госстандарт России в соответствии с Законом Российской Федерации «О стандартизации» устанавливает порядок разработки, принятия, введения в действие, применения и ведения общероссийских классификаторов.

3.8. Федеральные органы исполнительной власти, органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органы, осуществляющие лицензирование, при создании информационных систем и ресурсов на федеральном и региональном уровнях управления и разработке правовых актов обеспечивают обязательное применение общероссийских классификаторов.

Банку России и органам местного самоуправления рекомендуется обеспечить применение общероссийских классификаторов.

3.9. Федеральные органы исполнительной власти при разработке проектов правовых актов, связанных с созданием и ведением государственных информационных систем и ресурсов, согласовывают с Госкомстатом России эти проекты в части обязательного применения общероссийских классификаторов в целях обеспечения сопоставимости экономико — статистических данных о деятельности юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

3.10. Госкомстат России и Госстандарт России совместно с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти и учреждениями, ответственными за ведение общероссийских классификаторов, обеспечивают их автоматизированное ведение и предоставление в установленном порядке пользователям на всей территории Российской Федерации информации об общероссийских классификаторах и вносимых в них изменениях, записанных на машинных носителях, в том числе с использованием средств телекоммуникаций на базе информационно — вычислительной сети Госкомстата России.

3.11. Минюст России при осуществлении государственной регистрации нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти учитывает требования об обязательном применении общероссийских классификаторов.

3.12. Госстандарт России принимает и обеспечивает официальное типографское издание общероссийских классификаторов и изменений к ним.

3.13. Минфин России при разработке проекта федерального бюджета на соответствующий год предусматривает выделение Госстандарту России средств на развитие ЕСКК.

4. Общие принципы функционирования Единой системы классификации и кодирования технико — экономической и социальной информации

Общими принципами функционирования ЕСКК и ведения работ, связанных с ее развитием, являются:

учет социально — экономических изменений в стране;

открытость и общедоступность ЕСКК для пользователей в той части, которая не содержит сведений, составляющих государственную тайну;

автоматизация процесса обработки технико — экономической и социальной информации;

обеспечение методического и организационного единства ЕСКК;

комплексность ЕСКК, предусматривающая наиболее полный охват технико — экономической и социальной информации, используемой при межотраслевом обмене;

постоянная актуализация технико — экономической и социальной информации;

обязательность применения ЕСКК при формировании государственных информационных систем и ресурсов;

совместимость ЕСКК, государственных информационных систем и ресурсов и их взаимодействие в едином информационном пространстве Российской Федерации на основе использования ЕСКК;

гармонизация ЕСКК с международными и региональными классификаторами и стандартами.

5. Задачи Единой системы классификации и кодирования технико — экономической и социальной информации и унифицированных систем документации в Российской Федерации

Основными задачами ЕСКК и УСД являются:

создание условий для формирования единого информационного пространства на территории Российской Федерации;

систематизация информации по единым классификационным правилам и их использование при прогнозировании социально — экономического развития страны и ведении учета и отчетности;

информационное обеспечение налогообложения, лицензирования, квотирования, операций с недвижимостью, социального страхования, финансового посредничества;

содействие специализации и кооперированию в области производства продукции и оказания услуг;

упорядочение стандартизации и сертификации выпускаемой продукции и оказываемых услуг;

создание условий для унификации документации при осуществлении межотраслевого документооборота;

обеспечение совместимости информационных систем и ресурсов;

обеспечение межотраслевого обмена информационными ресурсами;

гармонизация ЕСКК с международными и региональными классификациями и со стандартами.

6. Категории классификаторов и унифицированных форм документов

6.1. В зависимости от области применения классификаторы подразделяются на следующие категории:

общероссийские классификаторы;

отраслевые (ведомственные) классификаторы;

классификаторы организаций, предприятий или их групп, занимающихся аналогичными видами экономической деятельности (далее — классификаторы организаций).

6.2. Общероссийские классификаторы разрабатываются в целях обеспечения:

сопоставимости данных в различных сферах и на различных уровнях экономической деятельности (межотраслевое применение);

совместимости и взаимодействия государственных информационных систем и ресурсов;

гармонизации с международными и региональными классификациями;

информационной связи с действующими общероссийскими классификаторами;

использования их в общероссийских унифицированных формах документов.

6.3. Отраслевые (ведомственные) классификаторы разрабатываются в целях включения в них информации, содержащейся в унифицированных отраслевых (ведомственных) формах документов, отсутствующей в общероссийских классификаторах или представляющей собой выборки из общероссийских классификаторов, в которых допускается перекодирование объектов классификации, дополнение отсутствующими в них объектами и (или) признаками классификации.

6.4. Классификаторы организаций разрабатываются в целях включения в них информации, содержащейся в унифицированных формах документов организаций, отсутствующей в общероссийских и (или) отраслевых (ведомственных) классификаторах либо представляющей собой выборки из общероссийских и (или) отраслевых (ведомственных) классификаторов, в которых допускается перекодирование объектов классификации, дополнение отсутствующими в них объектами и (или) признаками классификации.

6.5. Для проведения сопоставимости объектов классификации или их группировок из различных классификаторов могут создаваться и использоваться переходные ключи, которые следует рассматривать в качестве справочно — поискового аппарата.

Переходные ключи могут разрабатываться между классификаторами, в которых по разным признакам классифицируются одни и те же объекты классификации; между классификаторами, имеющими взаимосвязанные объекты классификации и т.п.

6.6. Унифицированные системы документации и входящие в них унифицированные формы документов подразделяются на следующие категории:

общероссийские;

отраслевые (ведомственные);

организаций, предприятий или их групп, занимающихся аналогичными видами экономической деятельности (далее — организаций).

6.7. Общероссийские унифицированные формы документов утверждаются федеральными органами исполнительной власти или другими организациями, ответственными за разработку общероссийских унифицированных систем документации, в состав которых входят данные унифицированные формы документов.

6.8. Отраслевые (ведомственные) унифицированные формы документов и унифицированные формы документов организаций разрабатываются на основе общероссийских унифицированных форм документов или во взаимосвязи с ними.

6.9. Отраслевые (ведомственные) унифицированные формы документов утверждаются федеральными органами исполнительной власти или другими организациями, ответственными за разработку отраслевых (ведомственных) унифицированных систем документации, в состав которых входят данные унифицированные формы документов. Формы этой категории включают наряду с реквизитами, содержащимися в общероссийских унифицированных формах документов, реквизиты, отражающие специфику конкретной отрасли (ведомства).

6.10. Унифицированные формы документов организаций утверждаются соответствующими организациями. Формы этой категории включают наряду с реквизитами, содержащимися в общероссийских и отраслевых (ведомственных) унифицированных формах документов, реквизиты, отражающие специфику конкретной организации.

7. Стадии разработки и ведения общероссийских классификаторов и унифицированных форм документов

7.1. Для общероссийского классификатора установлены следующие стадии разработки и ведения:

1-я стадия — организация разработки общероссийского классификатора;

2-я стадия — разработка первой редакции проекта общероссийского классификатора и ее рассылка в заинтересованные организации;

3-я стадия — разработка окончательной редакции проекта общероссийского классификатора, ее обязательное согласование и представление для принятия;

4-стадия — принятие и государственная регистрация общероссийского классификатора;

5-я стадия — официальное издание общероссийского классификатора;

6-я стадия — ведение общероссийского классификатора.

7.2. Для общероссийской унифицированной формы документов установлены следующие стадии разработки и ведения:

1-я стадия — организация разработки общероссийской унифицированной формы документов;

2-я стадия — разработка первой редакции проекта общероссийской унифицированной формы документов;

3-я стадия — разработка окончательной редакции проекта общероссийской унифицированной формы документов;

4-я стадия — утверждение и регистрация общероссийской унифицированной формы документов;

5-я стадия — тиражирование бланков форм документов;

6-я стадия — ведение общероссийской унифицированной формы документов.

7.3. Порядок разработки, утверждения, введения в действие, издания, ведения и применения отраслевых (ведомственных) классификаторов и классификаторов организаций устанавливают соответственно утвердившие их федеральные органы исполнительной власти, министерства, ведомства и организации.

7.4. Порядок разработки, утверждения, введения в действие, тиражирования, ведения и применения отраслевых (ведомственных) унифицированных форм документов и унифицированных форм документов организаций устанавливают соответственно утвердившие их федеральные органы исполнительной власти, министерства, ведомства и организации.

8. Методы классификации и кодирования технико — экономической и социальной информации и унификации документации

8.1. Основными методами классификации технико — экономической и социальной информации являются иерархический и фасетный.

8.2. Основными методами кодирования технико — экономической и социальной информации являются последовательный, параллельный, порядковый и серийно — порядковый.

8.3. Выбор методов классификации и кодирования технико — экономической и социальной информации в каждом конкретном случае осуществляется разработчиком классификатора.

8.4. В зависимости от специфики информации и области применения классификаторов в них возможно применение различных сочетаний основных методов классификации и кодирования.

8.5. Для защиты кодов классификаторов и обеспечения достоверности информации на всех этапах информационного взаимодействия, а также контроля кодов классификаторов при их применении в классификаторы могут вводиться контрольные числа. Контрольное число проставляют после кода. Целесообразность применения контрольных чисел определяет разработчик классификатора.

Контрольное число рассчитывается в соответствии с методикой, изложенной в Приложении В.

8.6. Основными методами унификации документации являются методы содержательной и формальной унификации.

К методам содержательной унификации относятся:

установление ограничительных номенклатур действующих форм;

создание типовых форм;

построение единой модели документов для групп однородных задач (использование формуляра — образца);

унификация и стандартизация реквизитов, используемых в формах.

Методами формальной унификации являются:

унификация структур документов;

создание общих синтаксических правил построения документа;

унификация методов контроля информации документа.

9. Регистрация классификаторов и унифицированных форм документов

9.1. Принятые Госстандартом России общероссийские классификаторы подлежат государственной регистрации, осуществляемой ВНИИКИ Госстандарта России.

9.2. При государственной регистрации каждому общероссийскому классификатору присваивается обозначение, состоящее из обозначения его категории — «ОК», отделенного пробелом трехзначного регистрационного номера и отделенного тире года принятия общероссийского классификатора, записываемого четырьмя цифрами.

Для общероссийского классификатора, построенного на основе полного аутентичного текста международного, регионального или межгосударственного классификатора или стандарта, а также гармонизированного с ними, указываются в скобках обозначения этих классификаторов или стандартов после обозначения категории общероссийского классификатора «ОК».

Для общероссийского классификатора, построенного с учетом требований, отражающих потребности российской экономики, на основе международного, регионального или межгосударственного классификатора или стандарта их обозначения указываются в скобках после обозначения общероссийского классификатора.

9.3. При регистрации общероссийских классификаторов на каждый из них заводится дело общероссийского классификатора.

9.4. Порядок регистрации и обозначения отраслевых (ведомственных) классификаторов и классификаторов организаций устанавливают соответственно утвердившие их федеральные органы исполнительной власти, министерства, ведомства и организации.

9.5. Общероссийские унифицированные формы документов, утвержденные в установленном порядке, подлежат регистрации во ВНИИКИ Госстандарта России путем их включения в Общероссийский классификатор управленческой документации.

9.6. Порядок регистрации отраслевых (ведомственных) унифицированных форм документов и унифицированных форм документов организаций устанавливают соответственно утвердившие их федеральные органы исполнительной власти, министерства, ведомства или организации.

10. Ведение классификаторов и унифицированных форм документов

10.1. Основными задачами ведения общероссийских классификаторов являются:

научно — методическое и организационное обеспечение работ по ведению общероссийских классификаторов;

поддержание общероссийских классификаторов в достоверном состоянии;

информационное обслуживание заинтересованных юридических и физических лиц в части общероссийских классификаторов и вносимых в них изменений.

10.2. Ведение общероссийских классификаторов, их классов и (или) группировок обеспечивают учреждения, ответственные за ведение этих классификаторов, их классов и (или) группировок, или определенные ими головные организации из числа организаций, как правило, находящихся в их ведении.

10.3. Поддержание общероссийских классификаторов в достоверном состоянии включает разработку, согласование, проведение экспертизы и утверждение изменений, вносимых в общероссийские классификаторы, их официальное издание, а также автоматизированное внесение изменений в машинные массивы общероссийских классификаторов.

10.4. Информационное обслуживание заинтересованных юридических и физических лиц в части общероссийских классификаторов и вносимых в них изменений обеспечивают Госстандарт России, Госкомстат России и другие учреждения, ответственные за ведение общероссийских классификаторов.

10.5. Порядок ведения отраслевых (ведомственных) классификаторов и классификаторов организаций определяют соответственно утвердившие их федеральные органы исполнительной власти, министерства, ведомства и организации.

10.6. Ведение общероссийских унифицированных систем документации включает внесение изменений во входящие в них общероссийские унифицированные формы документов, их замену и включение новых унифицированных форм документов, а также внесение изменений в ОКУД.

10.7. Ведение общероссийских унифицированных систем документации обеспечивают федеральные органы исполнительной власти и организации, ответственные за разработку этих систем документации.

10.8. Ведение отраслевых (ведомственных) унифицированных форм документов и унифицированных форм документов организаций обеспечивают соответственно утвердившие их федеральные органы исполнительной власти и организации.

10.9. Официальная информация о принятии, отмене, замене общероссийских классификаторов, внесенных в них изменениях, а также тексты этих изменений публикуются Госстандартом России в ежемесячно выпускаемом информационном указателе «Государственные стандарты».

Перечень действующих на территории Российской Федерации общероссийских классификаторов публикуется Госстандартом России в ежегодно выпускаемом информационном указателе «Государственные стандарты».

11. Основные задачи, функции и принципы построения автоматизированного банка общероссийских классификаторов

11.1. Автоматизированное ведение общероссийских классификаторов на базе информационно — вычислительной сети Госкомстата России осуществляется в рамках автоматизированного банка общероссийских классификаторов (АБК), предусматривающего возможность получения хозяйствующими субъектами актуальной информации по общероссийским классификаторам и изменениям к ним.

11.2. Основными задачами АБК являются:

организация распределенной базы общероссийских классификаторов и поддержание ее в актуальном состоянии;

создание условий для обозначения сопоставимости данных при межотраслевом и межрегиональном обмене информацией при внедрении общероссийских классификаторов;

оперативное предоставление актуальной и достоверной информации по общероссийским классификаторам пользователям и в системы обработки данных функционирующие на различных уровнях, в том числе в Единый Государственный регистр предприятий и организаций (ЕГРПО), целевые реестры (регистры) федеральных органов исполнительной власти;

формирование единого информационного фонда нормативно — справочной информации в целях электронной обработки статистических данных с использованием классификаторов;

рациональное распределение потоков информации (изменений к общероссийским классификаторам, запросов, ответов на запросы) на федеральном и региональном уровнях и уровне местного самоуправления;

обеспечение эффективного информационного взаимодействия АБК с различными информационными системами федеральных органов исполнительной власти и органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации;

решение с использованием общероссийских классификаторов задач аналитического характера, включая получение сводно — группировочных таблиц статистических данных, и обеспечение информационно — справочного обслуживания пользователей в регламентном и диалоговом режимах.

11.3. АБК выполняет следующие функции:

хранение, актуализацию и многократное использование базы общероссийских классификаторов;

поиск и выдачу на видеотерминальные и печатающие устройства необходимых данных из базы общероссийских классификаторов в требуемой для пользователя форме;

реализацию работы в пакетном и диалоговом режимах;

формирование и запись на машинные носители данных об изменениях общероссийских классификаторов для актуализации нормативно — справочной информации, регистров и других баз данных;

оказание различных информационных услуг по запросам хозяйствующих субъектов;

обеспечение сохранности, целостности, контроля и защиты баз данных общероссийских классификаторов от несанкционированного доступа.

11.4. АБК построен на принципах распределенного банка данных, включающего АБК на федеральном и региональном уровнях и обеспечивающего распределение потоков информации и увязку территориальных банков в единую систему. АБК на федеральном уровне реализуется в Главном межрегиональном центре обработки и распространения статистической информации (ГМЦ) Госкомстата России, на региональном уровне — в территориальных органах Госкомстата России.

11.5. АБК на федеральном уровне, как и каждый территориальный банк в отдельности, представляет собой информационно — справочную систему, предназначенную для хранения и обеспечения актуальности информации по общероссийским классификаторам и изменениям к ним и предоставления этой информации хозяйствующим субъектам.

11.6. Информация по общероссийским классификаторам и изменениям к ним в АБК представляется ВНИИКИ Госстандарта России на бумажном и машинном носителях на основе принятых Госстандартом России общероссийских классификаторах и утвержденных ВНИИКИ Госстандарта России изменениях к ним. Информация по общероссийским классификаторам и изменениям к ним представляется во ВНИИКИ Госстандарта России (кроме общероссийских классификаторов, закрепленных за Госстандартом России) на бумажном и машинном носителях учреждениями, ответственными за разработку и за ведение общероссийских классификаторов. ГМЦ Госкомстата России представляет во ВНИИКИ Госстандарта России общероссийские классификаторы и изменения к ним только на бумажном носителе.

12. Введение в действие общероссийских классификаторов и унифицированных форм документов

12.1. На этапе принятия Госстандартом России общероссийского классификатора устанавливается дата введения его в действие, исходя из необходимости сбора тиража, издания общероссийского классификатора и подготовки хозяйствующих субъектов к применению общероссийского классификатора.

12.2. При утверждении общероссийских унифицированных форм документов федеральными органами исполнительной власти и организациями, ответственными за их разработку, устанавливается дата введения их в действие с учетом необходимости регистрации и тиражирования форм документов, подготовки хозяйствующих субъектов к внедрению общероссийских унифицированных форм документов.

13. Основные положения по применению общероссийских классификаторов

13.1. Общероссийские классификаторы подлежат применению в различных видах экономической деятельности, включая статистику, финансовую деятельность, налоговую и лицензионную деятельность, банковское дело, бухгалтерский учет, образование, стандартизацию, сертификацию, производство продукции и оказание услуг, таможенное дело, транспорт, торговлю, внешнеэкономическую, правоохранительную деятельности, для обеспечения информационной совместимости федеральных, региональных и муниципальных информационных систем и ресурсов за счет стандартизации представления объектов технико — экономической и социальной информации в указанных видах экономической деятельности.

13.2. Использование общероссийских классификаторов при разработке правовых актов, а также при создании информационных систем и ресурсов осуществляется путем:

прямого применения общероссийских классификаторов (выборок позиций из общероссийских классификаторов) без изменения принятых кодов и наименований позиций;

включения в общероссийские классификаторы (выборки позиций из общероссийских классификаторов) дополнительных объектов классификации и классификационных признаков, не нарушающих коды и наименования позиций общероссийских классификаторов и предусмотренных в них резервных позиций.

13.3. Присвоение кодов по общероссийским классификаторам хозяйствующим субъектам осуществляют органы государственной статистики при их учете и идентификации в составе Единого государственного регистра предприятий и организаций.

В других случаях присвоение кодов объектам классификации по общероссийским классификаторам хозяйствующие субъекты осуществляют самостоятельно путем их отнесения к соответствующему коду и наименованию позиции общероссийского классификатора и несут установленную законодательством Российской Федерации ответственность за неправильное их присвоение и применение.

13.4. При межотраслевом обмене информацией, создании информационных систем и ресурсов не допускается применение отраслевых (ведомственных) классификаторов технико — экономической и социальной информации и классификаторов организаций для объектов классификации, установленных в общероссийских классификаторах, а также резервных кодов общероссийских классификаторов.

14. Международное сотрудничество в области Единой системы классификации и кодирования технико — экономической и социальной информации и унифицированных систем документации

14.1. Международное сотрудничество по классификации и кодированию технико — экономической и социальной информации и унификации документации осуществляется по линии международных организаций, занимающихся указанными вопросами, а также на двусторонней и многосторонней основах с соответствующими организациями других стран.

14.2. Международное сотрудничество в области ЕСКК и УСД осуществляется в таких международных организациях, как: ООН, ИСО, МОТ, ЮНЕСКО, ЕЭК, Евростат и других.

В рамках ИСО оно осуществляется техническим комитетом по стандартизации ТК 257 «Документы и информация в управлении, торговле, промышленности и банковском деле» во взаимосвязи с техническими комитетами ИСО/ТК 154 «Документы и информационные элементы в управлении, торговле и промышленности» и ИСО/ТК 68 «Банковское дело и соответствующие финансовые службы».

14.3. Международное сотрудничество по линии международных организаций заключается в участии в разработке международных классификаций и стандартов, подготовке замечаний и предложений по проектам международных классификаций и стандартов.

14.4. Проведение работ по классификации и кодированию в странах — членах СНГ осуществляется в соответствии с Соглашением этих стран о проведении согласованной политики в области стандартизации, метрологии и сертификации.

Выработку согласованных решений, координацию работ и определение основных направлений деятельности на межправительственном уровне осуществляет Межгосударственный совет по стандартизации, метрологии и сертификации.

14.5. Использование международных и региональных классификаций осуществляется на основе гармонизации с ними разрабатываемых общероссийских классификаторов путем:

прямого применения международных и региональных классификаций без изменения принятых в них кодов и наименований;

включения в них дополнений, отражающих специфику российской экономики, не нарушающих коды и наименования позиций международных и региональных классификаций и предусмотренных в них резервных позиций, если иное не предусмотрено в международной и региональной классификации.

14.6. Двустороннее или многостороннее сотрудничество по вопросам классификации, кодирования и унификации документации включает работы по гармонизации национальных классификаторов стран — партнеров и систем их ведения, совместную разработку классификаторов, нормативных документов, проведение взаимных консультаций, обмен опытом и информацией.

Приложение А
(обязательное)

ПЕРЕЧЕНЬ
ОБЩЕРОССИЙСКИХ КЛАССИФИКАТОРОВ

Примечание. Порядок расположения общероссийских классификаторов соответствует последовательности их государственной регистрации.

Приложение Б
(обязательное)

ПЕРЕЧЕНЬ
ОБЩЕРОССИЙСКИХ УНИФИЦИРОВАННЫХ СИСТЕМ ДОКУМЕНТАЦИИ, ВКЛЮЧЕННЫХ В ОБЩЕРОССИЙСКИЙ КЛАССИФИКАТОР УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Приложение В
(обязательное)

МЕТОДИКА РАСЧЕТА КОНТРОЛЬНОГО ЧИСЛА

Контрольное число рассчитывается следующим образом:

1. Каждому разряду кода общероссийского классификатора, начиная со старшего разряда, присваивается набор весов, соответствующий натуральному ряду чисел от 1 до 10. Если разрядность кода больше 10, то набор весов повторяется.

2. Каждая цифра кода умножается на вес разряда и вычисляется сумма полученных произведений.

3. Контрольное число для каждого кода представляет собой остаток от деления полученной суммы на модуль «11».

4. Контрольное число должно иметь один разряд, значение которого находится в пределах от 0 до 9.

Если получается остаток, равный 10, то для обеспечения одноразрядного контрольного числа необходимо провести повторный расчет, применяя вторую последовательность весов, сдвинутую на два разряда влево.

Если в случае повторного расчета остаток от деления вновь сохраняется равным 10, то значение контрольного числа проставляется равным «0».

Пример расчета контрольного числа.

Код 5 6 3 9 2 1

Вес разрядов 1 2 3 4 5 6

Сумма произведений, полученная путем умножения каждой цифры кода на вес разряда, равна

5 x 1 + 6 x 2 + 3 x 3 + 9 x 4 + 2 x 5 + 1 x 6 = 78.

Остаток от деления полученной суммы на модуль «11» равен 1

78 : 11 = 7 (1).

Контрольное число для данного кода равно 1.

Приложение Г
(справочное)

БИБЛИОГРАФИЯ

[1] ПР 50.1.020-2000 Порядок разработки общероссийских классификаторов.

[2] ПР 50.1.021-2000 Положение о ведении общероссийских классификаторов на базе информационно — вычислительной сети Госкомстата России.

РЕКВИЗИТЫ УНИФИЦИРОВАННОЙ ФОРМЫ ДОКУМЕНТА